PENGURUSAN MESYUARAT

ZULKIFLI YAHYA

• Perbincangan formal di antara dua pihak atau lebih untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi.

Mesyuarat adalah berbeza di antara satu sama lain mengikut jenis, objektif, keahlian dan organisasi.

DEFINASI

Asas mengapa sesuatu mesyuarat itu dijalankan:

1. Penyampaian dan pertukaran maklumat2. Kerjasama projek, penyelarasan dan komunikasi3. Penyelesaian konflik/mengatasi krisis4. Analisa halacara dan perancangan masa depan5. Memperbaiki kerja-kerja semasa6. Latihan dan pembangunan

TUJUAN MESYUARAT

JENIS MESYUARAT

• MESYUARAT BERSIRI

- Berkala dan ada kesinambungan

- Melebehi sekali dalam tempoh tertentu

- Ahli, mengikut jawatan/fungsi

- Agenda, tersusun dan tetap

...sambung…

• MESYUARAT KHAS

- Ad-hoc

- Sekali atau beberapa kali mengikut keperluan

- Ahli, terdiri dari pelbagai kepakaran berkaitan

- Agenda, ringkas tetapi mendalam/terperinci

- Nama, menjelaskan tujuan/fungsi

KELEMAHAN

• Mesyarat jarang diadakan

• Minit lewat dihantar

• Agenda tidak ditetapkan/tidak jelas

• Tiada sumbangan semasa mesyuarat

• Wakil terlalu “junior” untuk beri keputusan

• Kurang perancangan/persedian

• Sikap tidak komited dan “dedicated”

• Tidak ada ‘follow-up and follow-through”

• Mempunyai agenda dan objektif yang jelas • Bermula dan berakhir mengikut ketetapan masa• Kemudahan fizikal yang sesuai dan selesa• Notis panggilan mesyuarat yang mencukupi• Ahli yang hadir mempunyai kepakaran• Perbincangan yang diadakan secara positif

PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI

…sambung…

• Peranan Pengerusi yang berkesan• Peranan Setiausaha yang berkesan• Peranan Ahli/Anggota• Minit mesyuarat direkodkan dengan tepat• Tindakan susulan dilaksanakan dengan

berkesan

KEBERKESANAN MESYUARAT

Tertakluk kepada peranan yang dimainkan

oleh 3 watak utama;

- Pengerusi

- Setiausaha/Urusetia

- Ahli/Anggota

Prinsip 5W+1H

•Mengapa perlu diadakan? (Why?)

•Apakah objektif yang hendak dicapai?(What?)

•Bilakah mesyuarat hendak diadakan?(When?)

•Siapakah yang perlu dijemput?(Who?)

•Dimanakah mesyuarat hendak diadakan?(Where?)

•Bagaimana mesyuarat hendak dikendalikan?

(How?)

Ini memerlukan perbincangan antara Pengerusi

dan Setiausaha/Urusetia.

MERANCANG MESYUARAT

SETIAUSAHA/URUSETIA

• Menentukan agenda, tarikh, masa, jemputan

(bincang dengan Pengerusi), dan tempat.

• Membuat tempahan bilik.

• Menentukan kertas kerja disediakan (jika berkenaan).

SEBELUM MESYUARAT

…sambung…

• Menghantar jemputan. • Memastikan persediaan kemudahan bilik. • Menentukan kehadiran• Adakan perbincangan sebelum mesyuarat.

i. Perutusan pengerusi

ii. Pengesahan minit mesyuarat yang lalu

iii. Perkara-perkara berbangkit

iv. Senarai perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan (jika ada)

v. Pembentangkan kertas-kertas kerja (jika ada)

vi. Hal-hal lain

vii. Penutup

AGENDA MESYUARAT

• Nama mesyuarat

• Nama Pengerusi

• Nama Setiausaha

• Tarikh, masa mula dan masa dijangka tamat

• Bilangan ahli/anggota yang akan hadir

• Peralatan/kemudahan yang diperlukan

• Jenis minuman dan jamuan ringan yang diperlukan

TEMPAHAN BILIK MESYUARAT

• 15 hari (hari kerja?) sebelum mesyuarat, semua kertas kerja diterima

• Salinan kertas kerja yang diperlukan?

• Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif (sekiranya kertas kerja melebihi 15 muka surat tidak termasuk lampiran)

PENYEDIAAN KERTAS KERJA

SEKURANG-KURANG 10 HARI (HARI BEKERJA?) SEBELUM MESYUARAT

NYATAKAN:

• Nama mesyuarat

• Tarikh dan tempat

• Masa mula dan masa dijangka tamat

• Agenda

• Nama pengerusi

JEMPUTAN MESYUARAT

• Menentukan bilik berada dalam keadaan bersih, kemas dan teratur

• Tempat duduk mencukupi

• Lebel nama mengikut keperluan

• Alat pembesar suara, PC/Projektor/LCD, disediakan

• Kertas dan pensil disediakan

PERSEDIAAN BILIK MESYUARAT

• Jam dinding yang tepat berfungsi • Gelas dan jug berisi air• Gula-gula• Whiteboard yang bersih beserta pen dan

pemadan• Menentukan semula tempahan minuman

telah dibuat

…sambung…

•Hubungi ahli/anggota mesyuarat:

- telefon, fax, e-mail, dsb.

• Sediakan senarai 1 hari sebelum mesyuarat.

MENENTUKAN KEHADIRAN

Mengadakan perbincangan dengan Pengerusi:

• Perkara/isu yang akan dibincang

• Meneliti maklum balas yang diterima

• Mengenal pasti tindakan yang perlu diambil

• Adakan beberapa (dua?) hari sebelum

PERBINCANGAN PRA MESYUARAT

Setiausaha/Urusetia

• Senarai nama kehadiran mesyuarat

• Senarai nama tidak hadir dan alasan

• Catatkan perkara penting yang dibincangkan dalam mesyuarat

• Keputusan yang dibuat

• Tindakan susulan yang perlu diambil

TINDAKAN SEMASA MESYUARAT

PERANAN PENGERUSI SEMASAMESYUARAT

PADA AWAL MESYUARAT:

• Datang awal, sebelum waktu mula• Mulakan pada waktunya• Wujudkan suasana yang sesuai/baik• Maklumkan tujuan/objektif dan agenda

…sambung…

SEMASA PERBINCANGAN:

• Beri peluang sama rata kepada ahli• Galakkan penyertaan• Kawal perbincangan• Kekalkan suasana harmoni• Beri kesimpulan dari masa ke masa• Agenda dibincang satu persatu

…sambung…

AKHIR MESYUARAT:

• Rumuskan perkara utama yang dibincang• Maklumkan keputusan yang telah diambil• Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil• Tetapkan tarikh, masa dan tempat mesyuarat

akan datang

PERANAN AHLI/ANGGOTA

• Sebelum mesyuarat - buat persiapan dan tiba awal

• Semasa mesyuarat - memberi sumbangan berkesan, mematuhi peraturan dan tatacara

• Selepas mesyuarat - lapor kepada pihak berkenaan mengenai apa yang dibincang dan diputuskan, ambil tindakan atas keputusan dan maklumbalas kepada Urusetia.

SETIAUSAHA/URUSETIA

• Penyediaan Minit

• Format Minit Mesyuarat

• Susunan Nama Ahli-ahli mesyuarat

• Catatan Perbincangan

• Pengesahan Maklum Balas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat

• Bilangan

• Rujukan Minit

SELEPAS MESYUARAT

Laporan Maklum Balas Oleh Urusetia

• Cabutan keputusan

• Ringkasan dan ulasan Urusetia

• Maklum balas dari ahli/anggota mesyuarat

• Senarai ahli/anggota yang belum memberi maklum balas

…sambung…

• Bersiri - pendek (2 - 3 jam)

• Ad-hoc - mengambil masa bersesuaian dengan

isu/perkara

• Memberi banyak maklumat

• Keputusan dibuat dengan persetujuan terbanyak

• Keputusan dibuat dengan tegas

• Setiap keputusan diambil tindakan segera

MESYUARAT BERKUALITI

Contoh Rekod Khas Yang DicadangkanBagi Pengesanan Maklum balas/Pelaksanaan

Keputusan-Keputusan Mesyuarat

PerkaraRujukanMinit

BilTarikhHantar

Jawatan/Peg./Unit

Maklum Balas

Tkh TerimaTkh bentangTkh patut terima

Status(Tamat/sambung)

SEKIAN, TERIMA KASIH, WASSALAM