TAKLIMATTAKLIMATPENGURUSAPENGURUSA

N N SISTEM FAILSISTEM FAIL

1

SISTEM FAILSISTEM FAIL

• Sistem Fail adalah sebahagian daripada pengurusan Rekod yang melibatkan urusan penyusunan, penyimpanan dan penyelenggaraan mengikut klasifikasi rekod supaya mudah dikesan dan diperolehi dengan cepat apabila dikehendaki

2

Jenis Untuk Warna

RAHSIA Tender Merah Jambu Berpalang

SULIT Aduan/Laporan Hijau Salahlaku

TERHAD Fail Peribadi Putih

BIASA Terbuka/ Putih Harian

SAMPUL Fail sementara kuningKECIL

3

Kemudahkesanan fail Kemudahkesanan fail

• Folder Fail timbul

a) masukkan semua surat masuk dalam satu folder tegak ( ikut bulan – guna kertas warna)

b) masukkan semua surat keluar dalam satu folder tegak ( ikut bulan-guna kertas warna )

3) Mendaftar / Membuka Fail3) Mendaftar / Membuka Fail• Semua permohonan mendaftar /

membuka fail hendaklah dibuat dengan

• Borang tersebut hendaklah ditandatangani oleh Ketua Unit/ Pegawai Eksekutif/ Ketua Pembantu Tadbir

• Tempoh fail didaftarkan dan disediakan ialah 7 hari dari tarikh permohonan diterima.

5

CONTOHCONTOH : TAJUK FAIL : TAJUK FAIL INDUKINDUK

Jabatan - PPD

Tajuk Besar - Pengurusan Sekolah

Perkara - Unit Kualiti

Aktiviti - MS ISO SIRIM

Bilangan ( ) - bil surat keluar

6

KOD FAIL INDUKKOD FAIL INDUK

PPD / 01 / 01 / 001 / ( )

Jabatan Tajuk Aktiviti Perkara Bil Besar (bidang)

7

Susunan rak folder

5) Kertas Minit

Tiap-tiap fail perlu disediakan kertas minit. Surat-surat yang dimasukkan ke dalam fail hendaklah direkod pada kertas minit.

Borang Am 6, PNMB, KL hendaklah digunakan. Bila membuka fail hendaklah ditentukan borang Am 6 (Kertas Minit) disematkan di sebelah kiri fail bagi tujuan merekod surat keluar dan surat masuk. Bila mencatat tentukan :

i) Kandungan masuk - dakwat merahii) Kandungan keluar - dakwat biru/hitam

9

Surat Bertarikh ……………. kepada ………….

Tarikh surat dihantar ………………..

Tajuk Surat : ……………………..

Tarikh surat diterima …………….drp.………… Perkara………………………………..….……….

Tarikh surat dikandungkan ……………………..

Tindakan :

2

1

10

6.6. ARAHAN PENUTUPAN FAILARAHAN PENUTUPAN FAIL

1. Fail hendaklah ditutup apabila telah mengandungi 100 kandungan atau bila difikirkan terlalu tebal ( telah mencapai 1 inci ) yang mana lebih dahulu

2. Apabila fail asal ditutup kulit fail hendaklah dicatat “ DITUTUP-JILID2 DIBUKA ”

3. Buka fail lain dengan menggunakan jilid 2 dan nombor rujukan yang sama digunakan. Bilangan kandungan dimulakan dengan nombor baru (mula dari nombor 1)

11