MAKLUMAT ORGANISASI

Latar Belakang

Depot Logistik TLDM telah beroperasi sebagai tonggak keperluan logistik TLDM sejak tahun 1960 di Woodland, Singapura dan kemudiannya dipindahkan ke Pangkalan TLDM Lumut pada tahun 1981. Pada 3 April 1985 ianya telah dirasmikan sebagai Depot Besar Logistik TLDM (CNLD) oleh Timbalan Menteri Pertahanan ketika itu iaitu YB Dato’ Abang Abu Bakar bin Dato’ Bandar Abang Haji Mustapha.

Di dalam struktur organisasi yang lama, pembekalan alat ganti kepada Armada dikendalikan oleh Unit Bantuan Stor Armada (UBSA), yang juga merupakan Unit Bantuan Stor Peringkat Wilayah yang menumpukan kepada Tahap Pembekalan Ketiga dalam konsep pembekalan TLDM. Unit ini menumpukan pembekalan terus alat ganti kepada Armada TLDM yang berpangkalan di Lumut. Manakala CNLD pula berfungsi sebagai Depot utama yang bertanggungjawab memenuhi keperluan Unit Bantuan Stor Wilayah dan semua unit di Pangkalan TLDM Lumut di samping pembekalan alat ganti kepada kapal-kapal yang menjalani pembaikan. Perlaksanaan sistem ini telah menyebabkan CNLD dan UBSA terpaksa menyimpan inventori yang sama. Dari segi keberkesanan pelaksanaannya, ini adalah satu tindakan yang tidak kos efektif kerana kedua-dua Depot tersebut berada di lokasi yang sama. Dari segi perlaksanaan tugas pula, terdapat banyak pertindihan kerja kerana struktur organisasi yang hampir sama.

Oleh itu, pada tahun 1996, sejajar dengan penyusunan semula struktur organisasi TLDM keseluruhannya, fungsi CNLD dan UBSA telah digabungkan dan ditukarkan nama sebagai Depot Bekalan Armada (DBA).

Fungsi pembekalan alat ganti dan peralatan kepada Armada dan unit-unit TLDM telah dibahagikan kepada dua dan diambil alih oleh:

Depot Bekalan Armada.

Pembekalan alat ganti bagi Sistem atau Peralatan Armada yang bermakna kesemua peralatan yang digunakan di kapal. Ini termasuk bantuan kepada Depot Logistik Wilayah yang bertanggungjawab kepada kapal-kapal di wilayah masing-masing.

Depot Bantuan TLDM (DB TLDM).

Menumpukan pembekalan alat ganti dan peralatan gunasama seperti perabot, pakaian, rangsum, Petrol Minyak Pelincir dan peralatan bukan peralatan kapal, untuk keperluan kapal dan juga Pangkalan-pangkalan TLDM.

Konsep Pengurusan

Konsep Pengurusan yang diamalkan oleh DBA adalah berasaskan konsep Pengurusan Secara Total (TQM) yang berlandaskan kepada kuasa kewangan yang diamanahkan supaya pembekalan alat ganti dan peralatan kepada kapal-kapal dengan cekap, tepat dan berkualiti bagi mencapai kesiapsagaan armada pada tahap 70%. Pembekalan alat ganti tertumpu kepada pembekalan:

Alat ganti bagi peralatan atau sistem-sistem yang digunakan oleh unit-unit dan Armada TLDM samada bagi keperluan Operasi mahupun keperluan pembaikan.

Keperluan Depot-depot Logistik Wilayah yang juga bertanggungjawab memenuhi keperluan kapal-kapal di wilayah masing-masing.

Struktur Organisasi

Organisasi DBA adalah berasaskan kepada perjawatan baru yang diluluskan melalui FED (M) No: 2040/15/2002 bertarikh 11 Jun 2002 yang mempunyai 656 perjawatan tentera dan awam. Struktur organisasi DBA yang telah diperakukan oleh TLDM adalah seperti di Rajah 2.Organisasi ini terbahagi kepada 3 bahagian utama dan 1 bahagian sokongan iaitu Bahagian Pentadbiran Bantuan, Kawalan Inventori dan Kawalan Material.

a. Bahagian Pentadbiran dan Bantuan.

Bahagian ini akan menumpukan kepada pentadbiran keseluruhan Depot disamping memberikan bantuan kepada bahagian-bahagian lain dari aspek pengurusan sumber manusia, penerimaan barang-barang, keperluan kenderaan, koordinasi penghantaran barang-barang dan juga kewangan. Bahagian ini dibahagikan kepada 5 sub bahagian berikut:

(1) Bahagian Tadbir Tentera. Bertanggungjawab terhadap pentadbiran anggota tentera termasuk kebajikan, tatatertib, pergerakan, rekod dan gaji. Bahagian ini juga bertanggungjawab terhadap senggaraan prasarana organisasi.

(2) Bahagian Tadbir Awam. Bertanggungjawab terhadap kebajikan, tatatertib, pergerakan, rekod dan gaji warga awam.

(3) Bahagian Trafik Dan Kenderaan. Bertanggungjawab

mengurus dan mengkoordinasi penerimaan, pengeluaran dan penghantaran barang-barang disamping menguruskan kesemua kenderaan yang diperjawatkan.

(4) Bahagian Stor Pemulangan. Bertanggungjawab menguruskan penerimaan barang-barang yang dipulangkan oleh kapal dan seterusnya memproses pelupusan dan tender lelongan. Bahagian ini juga bertanggungjawab terhadap senggaraan rakit dan pelampung keselamatan.

(5) Bahagian Kewangan. Bertanggungjawab menguruskan kewangan organisasi bermula daripada menyediakan cadangan sehingga mengawal peruntukan kewangan yang diluluskan.

b. Bahagian Pengurusan Inventori. Bahagian ini bertanggungjawab terhadap kawalan dan juga pengurusan inventori. Ini termasuk urusan dari segi perakaunan inventori, koordinasi dan kawalan permohonan, kawalan mutu dan kejuruteraan. Bahagian ini juga bertanggungjawab terhadap penyelidikan dan pembangunan. Bahagian ini dibahagikan kepada 5 sub bahagian berikut:

(1) Bahagian Koordinasi Material. Bertanggungjawab mengkoordinasikan semua permohonan yang diterima daripada pelanggan-pelanggan.

(2) Bahagian Penyelidikan dan Pembangunan (R&D). Bertanggungjawab melaksanakan penyelidikan dan encadangkan pembangunan atau pembaharuan yang sesuai terhadap segala aspek operasi dan aktiviti organisasi.

(3) Bahagian Koordinasi Refit.Bertanggungjawab mengkoordinasikan semua permohonan yang diterima

daripada pelanggan-pelanggan.

(4) Bahagian Teknologi Maklumat. Bertanggungjawab mengendalikan kesemua kemudahan Teknologi Maklumat yang terdapat di dalam organisasi.

(5) Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan. Bertanggungjawab memberikan perkhidmatan

kejuruteraan dari aspek kawalan mutu alat ganti yang diterima, khidmat nasihat pengenalan barang-barang dan pengawetan.

(6) Bahagian Katalog. Bertanggungjawab sebagai kuasa katalog dalam menyeragamkan penggunaan nombor kenalan kepada konvensi NATO.

c. Bahagian Kawalan Material. Bahagian ini bertanggungjawab di dalam pengurusan material dari aspek perolehan, perbekalan termasuk pengurusan kontrak alat ganti dan pengurusan material secara fizikal. Bahagian ini dibahagikan kepada 4 sub bahagian seperti berikut:

(1) Bahagian Kawalan Material 1. Bertanggungjawab terhadap pengurusan perolehan komoditi alat ganti yang ditetapkan seperti berikut:

(a) Sistem Kuasa Gerak dan Pengerak Utama.

(b) Sistem Alternator.

(c) Sistem Pemampat Udara.

(d) Sistem Pam.

(2) Bahagian Kawalan Material 2. Bertanggungjawab terhadap pengurusan perolehan komoditi alat ganti yang ditetapkan seperti berikut:

(a) Sistem Navigasi.

(b) Sistem Komunikasi.

(c) Sistem Persenjataan.

(d) Sistem Hidrografi.

(e) Sistem Komputer - Perkakasan.

(f) Sistem Elektrik dan Elektronik.

(3) Bahagian Kawalan Material 3. Bertanggungjawab terhadap pengurusan perolehan komoditi alat ganti yang ditetapkan seperti berikut:

(a) Sistem Pembuat Air Tawar.

(b) Sistem Bawah Permukaan.

(c) Sistem dan Peralatan Penyelam.

(d) Sistem Pencegah Kebakaran.

(e) Kabel dan Sauh.

(f) Sistem Kumbahan.

(g) Sistem Hawa Dingin dan Penyejukan.

(h) Rakit dan Jaket Keselamatan.

(i) Carta Laut.

(j) Bot dan OBM

(k) Cat dan Gas Perusahaan.

(4) Bahagian Rumah Stor. Bertanggungjawab terhadap kesemua aspek pengurusan rumah stor.

(d) Bahagian Pengiraan dan Penyelarasan Stok. Bahagian Pengiraan dan Penyelarasan Stok bertanggungjawab terus kepada Pegawai Pemerintah. Bahagian ini bertanggungjawab untuk melaksanakan semakan terhadap alat ganti pegangan Depot mengikut program tahunan yang dirancang melalui Semak Stok Pusingan dan seperti mana yang diarah melalui Semak Stok Khas.

Fungsi Aktiviti

Fungsi DBA adalah untuk memberikan bantuan material kepada unit unit dan Armada TLDM serta mengurus inventori Depot secara keseluruhan meliputi pengurusan rumah stor, pembelian dan pembekalan. Fungsi-fungsi tersebut menjurus kepada aktiviti-aktiviti utama seperti berikut:

(a). Perolehan Alat Ganti. Merancang perolehan alat ganti sama ada untuk keperluan simpanan ataupun keperluan semasa, sesuai dengan peruntukan kewangan yang diluluskan.

(b). Pengurusan Perbelanjaan Tahunan. Menyediakan peruntukan kewangan yang mencukupi bagi menampung keperluan Armada TLDM. Ini termasuk, membuat anggaran sehingga mengawal perbelanjaan bersesuaian dengan polisi kewangan yang diamalkan.

(c). Pengurusan Kontrak Alat Ganti. Menguruskan semua kontrak-kontrak alat ganti yang berkuatkuasa dan mengambil

tindakan terhadap cadangan baru ataupun lanjutan dan tambahan had bumbung bergantung kepada keperluan.

(d). Pengurusan Pembelian. Menguruskan semua jenis pembelian yang dipraktik di dalam perkhidmatan bermula daripada penyediaan sebutharga sehingga alat ganti tersebut dipesan dan diterima. Tatacara pembelian yang dilaksanakan adalah seperti berikut:

(1) Pembelian Melalui Kontrak.

(2) Pembelian Terus.

(3) Pembelian Sebut Harga.

(4) Pembelian ‘Foreign Military Sales (FMS)’.

e. Pemeriksaan dan Penerimaan Alat Ganti. Melaksanakan pemeriksaan kawalan mutu ke atas semua barang yang diterima daripada pembekal ataupun yang dikembalikan oleh kapal sebelum tindakan penerimaan diambil.

f. Pengurusan Rumah Stor. Menguruskan segala keperluan rumah stor merangkumi aktiviti-aktiviti berikut:

(1) Pengurusan dan Kawalan Stok Simpanan.

(2) Pengurusan dan Kawalan Penerimaan/Pengeluaran.

(3) Pengurusan dan Kawalan Ruang Penyimpanan.

(4) Penyelenggaraan Stok Simpanan.

g. Pengeluaran dan Penghantaran. Menguruskan pengeluaran barang-barang kepada pelanggan dan

mengkoordinasikan penghantaran.

h. Menyediakan Perkhidmatan Katalog. Menyediakan perkhidmatan katalog bagi tujuan mengawal dan menentukan penyeragaman penggunaan nombor kenalan alat ganti dalam TLDM.

i. Menyediakan Perkhidmatan Teknikal. Menyediakan perkhidmatan teknikal kepada pelanggan dari segi pengenalan barang-barang dan juga perkhidmatan dalaman seperti mengawal mutu penerimaan dan pengawetan alat ganti di dalam pegangan.

j. Pengiraan dan Penyelarasan Stok. Menyemak dan memeriksa stok pegangan mengikut perancangan Semak Stok Pusingan dan Semak Stok Khas yang akan ditetapkan agar perakaunan inventori sentiasa di dalam keadaan kemas kini.

k. Pelupusan. Mengendali dan mengkoordinasikan tindakan pelupusan peralatan dan alat ganti.

Misi

Mengurus segala bentuk bantuan logistik kepada Armada dan unit-unit TLDM dengan efisien dan efektif bagi mendukung kepentingan strategik dan menentukan kesiagaan kapal-kapal TLDM sentiasa ditahap yang tinggi.

Visi

Menjadi sebuah organisasi yang peka dan responsif terhadap keperluan logistik demi menjamin kecemerlangan Armada TLDM.

Objektif Operasi

Membekal alat ganti dan peralatan kepada kapal-kapal dan depot-depot dengan cekap, tepat dan berkualiti bagi mencapai kesiapsiagaan Armada sekurang-kurangnya pada tahap 70 %.

Piagam Pelanggan

Bagi mencapai objektif yang telah ditetapkan dan berusaha untuk memenuhi keperluan pelanggan dengan lebih produktif, pihak pengurusan DBA menetapkan piagam pelanggan seperti berikut:

a. Membekalkan segala bentuk bantuan logistik untuk TLDM dengan cekap, berkesan dan mengikut tempoh pembekalan yang telah ditetapkan.

b. Melayani dengan penuh iltizam segala keperluan Logistik TLDM dari segi pengurusan sistem kapal dan sumber material supaya ia dapat menjadi satu Armada yang berkeupayaan tinggi, moden, seimbang dan kredibel.

c. Menentukan layanan yang berkualiti dan telus.

Etika Kerja

Setiap warga DBA dikehendaki mengamalkan ciri atau nilai etika yang berikut:

1. Mengamalkan semangat berpasukan dan bekerjasama tidak kira dalam bahagian yang sama ataupun berlainan.

2. Sedar dan peka tentang bidang tugas dan tanggungjawab masing-masing sekiranya tidak dipenuhi maka cacatlah perjalanan organisasi.

3. Sentiasa memberikan kerjasama kepada pelanggan, pembekal dan perkhidmatan lain bagi mencapai satu objektif dan tujuan bersama.Memberikan idea, buah fikiran dan cadangan tidak kira apa jua peringkat bagi menambahbaik organisasi.

4. Sentiasa bersikap positif terhadap tugas dan tanggungjawab masing-masing serta menghormati antara satu sama lain.

Sentiasa jujur, ikhlas dan amanah di dalam pengurusan aset kerajaan.

Pemegang Amanah dan Pelanggan

Pemegang amanah kepada DBA secara amnya adalah Kementerian Pertahanan Malaysia dan Kerajaan Malaysia. Manakala pelanggan DBA adalah terdiri daripada kapal-kapal TLDM dan unit-unit dalam TLDM yang membuat permohonan alat ganti.

SENARAI PEGAWAI MEMERINTAH DEPOT BEKALAN ARMADA SEMENJAK PENUBUHAN SEHINGGA SEKARANG

BIL NAMA DARI HINGGA

1. KEPT KAMALUDDIN BIN SINGAH TLDM 21/9/1987 28/4/1991

2. KEPT ADNAN BIN RASOL TLDM TLDM 11/4/1991 19/12/1994

3. KEPT MOHD NOR BIN ABD HAMID TLDM 13/12/1994 18/01/1998

4. KEPT HJ AB RAHMAN BIN HJ SALLEH TLDM 05/1/1998 22/4/2001

5. KEPT JAAFAR BIN MOHD YASSIN 16/4/2001 22/1/2004

6. KEPT MOHD NOH BIN LEBAI MAHAT TLDM 9/2/2004 27/7/2004

7. KDR MOHAMED FADZIL BIN HJ. SHARKAN TLDM

28/7/2004 14/8/2005

8. KEPT MOHD NOH BIN LEBAI MAHAT TLDM 15/8/2005 30/4/2007

9. KEPT ANUAR BIN MAD SAID TLDM 30/4/07 28/3/08

10. KEPT MOHAMMED ARIFF BIN MAHRU TLDM 28/3/08

DEPOT BEKALAN ARMADA TELAH BEBERAPA KALI BERTANDING BAGI ANUGERAH KUALITI KEMENTERIAN PERTAHANAN

(AKKP). ANTARA PENCAPAIAN TERBAIK DBA IALAH PADA TAHUN SEPERTI BERIKUT:

1. TAHUN 1998 (TEMPAT PERTAMA)KATEGORI TEKNOLOGI MAKLUMAT

2. TAHUN 2002 (TEMPAT PERTAMA)KATEGORI PENGURUSAN LOGISTIK

3. TAHUN 2003 (TEMPAT PERTAMA)KATEGORI INOVASI SISTEM

4. TAHUN 2006 (TEMPAT PERTAMA)KATEGORI INOVASI TEKNIKAL

RUJUKAN:

A. Piala PertandinganB. Quality For An Efficient And Affective Navy (QUEEN