Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod

8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod

1/44

Bahagian VIII – Panduan Pengurusan

Pejabat


2/44

2

Tanggungjawab Ketua Jabatan Dan KetuaAgensi Definisi Bilik Fail dan Bilik Rekod Keperluan Bilik Fail dan Bilik Rekod

Pengurusan Bilik Fail dan Bilik Rekod yangbaik

Apakah faedah yang diperolehi ?

Jadual Pelupusan RekodPelan Tindakkan BencanaProgram Rekod PentingRumusan


3/44

Bertanggungjawab bagi pewujudan,

penyelenggaraan, pemeliharaan dan

pelupusan setiap rekod awam dibawah

jagaan dan kawalannyaKetua Jabatan hendaklah :

Mematuhi dan melaksanakan semua Piawaian

dan Prosedur Pengurusan Rekod Awam yang

ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara;

Mengadakan bilik rekod jabatan dengan

kelengkapan dan peralatan yang bersesuaian;


4/44

Melaksanakan pelupusan rekod awam

mengikut Peraturan Pelupusan RekodAwam, Akta Arkib Negara Malaysia 2003

(Akta 629)

DAN

Melantik seorang Pegawai Rekod Jabatan

sekurang-kurangnya gred 27 atau setaraf

dengannya dan memaklumkanperlantikannya ke Arkib Negara Malaysia


5/44

Ketua Jabatan perlu mengambil tindakkan

yang sesuai untuk menyelenggara dan

memelihara rekod awam dari sebarang

kerosakan, kemusnahan dan kehilangansemasa dibawah jagaan mereka


6/44

Pembaikan Kecil

Sebarang kerosakan kecil ke atas rekod awam

hendaklah dibaiki dengan cermat

menggunakan bahan perekat yang dibuat daripada tepungubi kayu. Gam cecair atau pita selofan tidak sesuai

digunakan kerana kandungan asidnya boleh merosakkan

dan mencacatkan kertas.

Mana-mana kertas atau lampiran yang tertanggal daripada

sesuatu fail hendaklah dimasukkan semula ke dalam fail

berkenaan mengikut susunan asal seperti mana yang

tercatat di atas kertas minit. Rekod Basah/Rosak


7/44

Rekod Basah/Rosak

Rekod-rekod yang basah hendaklah dikeringkan

dengan menggunakan kertas serap air (blotting

paper) dan kipas angin. Rekod-rekod ini jangan sekali-kali dijemur di

bawah sinaran matahari atau disalai.


8/44


9/44

Pelbagai istilah/pangggilan - Bilik

Pendaftaran Fail/Ruang Penyimpanan

Rekod/Bilik Fail/Bilik Registri

9


10/44

Tempat penyimpanan, penyelenggaran

dan pengawalan rekod dan fail yang

aktif Aktiviti : Pendaftaran surat, pembukaan fail,

klasifikasi fail, penyusunan fail, pengawalan fail

dan mengindeks fail.

10


11/44

RUANG SIMPANAN SEMENTARA BAGI REKOD-REKOD SEPARA AKTIF DAN TIDAK AKTIF

SUPAYA PENGGUNAAN, PENYELENGGARAAN,

PENGAWALAN TERHADAP REKOD-REKOD

TERSEBUT MENJADI LEBIH EKONOMI DANLEBIH CEKAP

BILIK SEMENTARA MENUNGGU TINDAKAN

PELUPUSAN DIAMBIL KEATASNYA SAMADA

MUSNAH ATAU SIMPAN

TIDAK BOLEH DISAMATAKRIF DENGAN STOR


12/44

Untuk Menyimpan Secara Teratur Rekod-rekod Separa Aktif Dan Tidak Aktif Supaya

Memudahkan pengesanan rekod

Memudahkan aktiviti tindakan pengasingan

bagi tujuan pelupusan

Mengawal keselamatan rekod-rekod tidak

aktif


13/44

Rekod perlu dijaga supaya keselamatanterjamin

Memastikan tidak rosak

Kajian menunjukkan terdapat jabatan yangtidak mempunyai Bilik Rekod

Rekod diletakkan dibawah tangga, kontena,rumah sewa, gudang, garaj kenderaandsbgnya


14/44

Struktur Bahan tidak mudah terbakar.

Muatan lantai bilik ini mestilah mampu

menampung beban seberat 1500kg bagi satu meter

persegi.

Ketinggian minima siling daripada paras atas

rak/kotak simpanan rekod (45 sm/ 1.5 kaki).

Jarak bahagian bawah rak dengan lantai lebihkurang 6 inci

Susunatur ruang bilik registri - dua bahagian iaitu

ruang simpanan/pengendalian rekod yang tertutup

dan ruang kaunter yang terbuka.

14


15/44

Bilik rekod ini mestilah selamat daripadamusuh-musuh rekod dan semua agen perosak .

Faktor fizikal, biologikal, kimiawi dan manusia.

Bilik ini perlu dibuat pemeriksaan yang berkala

- pewasapan dan pengawalan serangga(Pest-

Control) perlu dilakukan secara berkala.

15


16/44

BILIKREKOD

Lokasi Keluasan bilik

Struktur

Kawalan Udara

dan Suhu Bilik

Peralatan danKelengkapan Keselamatan

Rekod

PencegahanKebakaran/Kerosakan

PengendalianRekod

PemeliharaanRekod Dan Agen

Perosak

16


17/44

KESELAMATAN BANGUNAN

1. Lokasi

Tinggi dari punca air/banjirDekat dengan ibu pejabat

Tingkat atas bangunan

Jauh dari punca kebakaran spt. gudang,

kawasan berlalang, stesen minyak, depoh gasdll.

Akses: Kawasan terkawal dan berpagar


18/44

Kawalan Fizikal:

Perlu ada sistem kawalan–

hanyaboleh diakses oleh kakitangan yang

dibenarkan sahaja.Sentiasa berkunci

Buku Daftar keluar masuk Bilik Faildan Bilik Rekod


19/44

Langkah-langkah keselamatan fizikal tertakluk jugakepada Bhg. 22 Arahan Keselamatan

Menghadkan jalan keluar masuk dan mengadakan

kaunter-kaunter

Menyediakan atau memperkukuhkan tingkap-tingkapdan pintu-pintu dengan dilengkapi kunci keselamatan

Memperkukuhkan dinding dan siling


20/44

2.Bahan Binaan:

Bangunan dan bilik: Kekuatan lantai (Floor Loading)

Tidak mudah terbakar seperti siling,

pintu rintangan api Pintu keluar dan pintu masuk

Tanda kawasan larangan

Bangunan kayu tidak digalakkan

Kemudahan elektrik (SistemPendawaian)


21/44

1. API:Sistem kawalan kebakaran

Pengesan asap

Pengesan apiAlat pemadam

Gelung Pancutan

Loceng amaran

45 sentimeter jarak dari silingLatihan memadam api

http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/Hyperlink_contoh-contoh/Peralatan%20dalam%20Bilik%20Rekod.ppt


22/44

2. Air:

Elakkan tangki air di bumbung

bangunan

Elakkan paip air melalui bilik rekod


23/44

3. Kawalan kelembapan

Pedingin udara

Alat `dehumidifier’ Silica gel


24/44

Kawalan kelembapan

Kadar kelembapan bandingan (RH) yang sesuai

bagi Bilik Fail dan Bilik Rekod bergantung kepada

jenis-jenis rekod yang disimpan. Contoh :

Kertas - RH 50% - 55%,

Rekod Pandang Dengar - RH 25% - 45%,

Rekod Elektronik - RH 30% - 40%


25/44

4.Kawalan suhu:

Pedingin udara

KipasPeredaran udara

Tingkap


26/44

Kawalan suhu:

Keperluan suhu untuk rekod spt berikut:

- Kertas - 18°C - 22°C

- Mikrofilem - 15°C - 18°C

- Pita Video - 15°C - 18°C

- Gambar (Hitam Putih) - 18°C - 20°C

- Gambar (Berwarna) – kurang 18°C

26


27/44

5. Pencerobohan:Kawalan 24 jam

Kunci

Kawasan Terhad

Pagar Keselamatan Jenis Y berduri


28/44

6. Kawalan Cahaya:

Menggunakan langsir

Cermin boleh ditinta

Lampu di bilik fail perlu dipasang penapiscahaya

Lampu di bilik rekod hendaklah sentiasa

ditutup sekiranya tidak ada aktiviti dijalankan


29/44

Dilarang merokok,

Makan, minum, tidur dan sebarang aktiviti yang

tidak sihat

Sentiasa dibersihkan

29


30/44

30

Manusia

Bakar

Sabotaj

Curi

Jual


31/44

Serangga

Lipas

Gegat (Silver fish)

BubukAnai-anai

Tikus

Kawalan

Bahan Kimia

Ubat gegat

PewasapanKontrak

pembasmian

MakananRacun


32/44

8. Bencana Alam:

Pelan Tindakan Bencana

http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/Hyperlink_contoh-contoh/Pelan%20Tindakan%20Bencana.pptxhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/Hyperlink_contoh-contoh/Pelan%20Tindakan%20Bencana.pptx


33/44

Ketua Jabatan perlu sediakan PelanTindakkan Bencana meliputi aspekpersediaan menghadapi bencana dan

tindakan pemulihan rekod akibatbencana

Dapatkan nasihat kepakaran dari Arkib

Negara Malaysia


34/44

Memastikan rekod awam selamat daripada bencana,

Minimakan kerosakan rekod awam dengan mengenalpasti jenisdan punca kerosakan bagi tindakan pemulihan,

Persiapkan pejabat awam untuk menghadapi kemungkinanbencana,

Membolehkan pejabat awam terus beroperasi selepasmenghadapi sesuatu bencana

Mengambil tindakan pemulihan dengan kadar segera selepasmenghadapi sesuatu bencana,

Membentuk satu pasukan Petugas (Response Team) di pejabatawam.


35/44

Penyediaan panduan pelan tindakan bencana

Pembentukan jawatankuasa pengurusan bencana

Penyediaan fasiliti dan infrastruktur


36/44

Sebelum bencanaBentuk Pasukan bertindak Bencana (Response

Team)

Membuat analisa risiko

Menyediakan peralatan menyelamat danpemuliharaan

Menyediakan peraturan serta panduanmenghadapi bencana

Memantapkan kawalan dan peralatan keselamatan

Beri latihan serta program kesedaran bencana


37/44

Semasa bencana

Gerakkan Pasukan Tindakan

BencanaHubungi agensi dan petugas

yang berkaitan

Buat tinjauan serta sediakanlaporan bagi tindakan seterusnya


38/44

Selepas bencana

Pastikan ruang/kawasan selamat

Buat analisa kerosakanPastikan tindakan pemuliharaan

Sediakan laporan keseluruhan

kerja yang dijalankan


39/44

Memastikan semua peraturan pengurusan bilik fail dan

bilik rekod dipatuhi

Memastikan bilik fail dan bilik rekod sentiasa bersih Memastikan rekod-rekod disusun kemas mengikut siri

dan kumpulan rekod yang betul

39


40/44

Buku daftar perlu disemak untuk pemantauan

Melaporkan kepada PRJ sekiranya terdapat

kerosakan atau serangan serangga.

Memantau kelembapan bandingan dan suhu di

Bilik Fail dan Bilik Rekod

40


41/44

Ketua Jabatan perlu sediakan Jadual Pelupusan

Rekod Fungsian (Functional Record) danmendapat kelulusan Ketua Pengarah Arkib

Negara Malaysia

Bagi Rekod Urusan Am (HousekeepingRecords) tindakan pelupusan perlu ikut JPRAm yg disediakan oleh Arkib Negara Malaysia

Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod


42/44

JADUAL PELUPUSAN REKOD

Jadual Pelupusan Rekod AM

JADUAL PELUPUSAN REKOD KEWANGAN DAN

PERAKAUNAN

( www.arkib.gov.my)

Jadual Pelupusan Rekod Fungsian

Jabatan Penjara Malaysia

Lembaga Hasil Dalam Negeri


43/44

Ketua Jabatan perlu kenal pasti rekod-

rekod penting jabatan

Buat perancangan pemeliharaan

Buat salinan keselamatan(back up)

dan disimpan di lokasi berasingan


44/44

SESI SOAL-JAWAB

ARKIB NEGARA MALAYSIA

CAWANGAN KEDAH DAN PERLIS

ALOR MERAH

O5250 ALOR STAR

KEDAH DARUL AMAN

Telefon (Talian Terus) - 04-7204213Fax - 04-7340235Website - www.arkib.gov.myEmail - [email protected]

TERIMA KASIH

Documents

Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod