Upload
eva
View
217
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
People Control (Tugas 4)Eva Kusuma W (C1G014069)
Management Control System
BAB I
PENDAHULUAN
Manajemen adalah faktor kemanusiaan yang mengikat suatu kelompok bersama dan
memberikan motivasi untuk tercapainya tujuan yang sudah ditetapkan organisasi.
Sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu faktor kunci dalam manajerial.
yakni bagaimana menciptakan SDM yang berkualitas dan memiliki keterampilan serta
berdaya saing tinggi dalam menghadapi persaingan global. Menurut Ulrich (1997)
dalam Meiyanto (1999) menyatakan bahwa hanya ada satu landasan sukses untuk
keunggulan bersaing bagi perusahaan yaitu bagaimana mengelola SDM dalam
perusahaan itu. Manusia dalam hal ini karyawan merupakan aset yang berharga dan
menguntungan perusahaan dalam jangka waktu panjang, oleh karena itu perusahaan
perlu memberikan perhatian yang lebih kepada karyawan.
Perusahaan perlu memandang karyawan sebagai pribadi bukan alat. Sebagai
pribadi tentu mempunyai kebutuhan akan pengakuan dan penghargaan. Untuk dapat
berprestasi pemenuhan kebutuhan karyawan harus diperhatikan sehingga karyawan
merasa dihargai dan diakui keberadaaanya. Dengan demikian perusahaan tidak hanya
menuntut apa yang harus diberikan karyawan terhadap perusahaan tetapi juga
memikirkan apakah kebutuhan karyawan sudah terpenuhi sehingga akan
menumbuhkan sikap loyalitas karyawan terhadap perusahaan.
Sommer dkk (1996) dalam Meiyanto (1999) menambahkan bahwa
pemenuhan kebutuhan karyawan ini sangat penting bagi karyawan juga bagi
perusahaan. Perusahaan membutuhkan partisipasi karyawan dalam kualitas dan
kuantitas tertentu, sedangkan karyawan membutuhkan pekerjaan yang
menyenangkan, kesempatan berpartisipasi, upah yang sesuai, kesempatan promosi,
serta hubungan atasan dan bawahan yang baik. Kesepakatan dalam pemenuhan dua
kebutuhan tersebut secara adil akan mampu menumbuhkan loyalitas yang tinggi
karyawan terhadap organisasinya, yang pada akhirnya akan merangsang karyawan
untuk bekerja baik.
Ditinjau dari segi kepemimpinan dalam organisasi dibutuhkan seorang
pemimpin yang memiliki jiwa kepemimpinan sehingga mampu mempengaruhi orang
lain dalam agar bekerja bersama sebagai suatu tim untuk mencapai tujuan yang ingin
dicapai, selain itu harus bisa membedakan otoritas (wewenang delegasi suatu perintah
2 People control (STAR BPKP)
dari atas) dan kepemimpinan (wewenang yang didapat seseorang dari rekan maupun
bawahannya). Dalam melaksanakan fungsi kepemimpinan, seorang pemimpin harus
memahami benar bahwa individu merupakan komponen yang penting dalam
organisasi sehingga harus dilibatkan dalam pendelegasian tanggung jawab untuk
mencapai tujuan organisasi dengan tanpa mengabaikan aspek budaya dan lingkungan
organisasi, serta adanya persetujuan antara pihak manajemen dengan bawahan,
(Conger, 1998) dalam (Nurrohim, 2009). Untuk menunjang fungsi inilah dibutuhkan
adanya people control.
People control (STAR BPKP) 3
BAB II
PEMBAHASAN
People control adalah pengendalian yang menekankan pada sikap dan motivasi orang
yang terlibat dalam organisasi, misalnya penilaian karyawan dan kultur organisasi.
People control berfokus kepada tipe orang yang dipilih yang dapat dipercaya untuk
melakukan dan suatu pekerjaan (Praptapa, 2009). People control dilakukan bila atasan
atau pihak yang melakukan pengendalian tidak memiliki pengetahuan dan
keterampilan yang cukup tentang bagaimana suatu pekerjaan seharusnya dilakukan.
Pemilihan tipe orang yang dimaksud bukan dibatasi pada tipe profesi tertentu. Secara
umum yang dimaksud tipe orang adalah orang-orang yang memenuhi kualifikasi
tertentu, pengalaman kerja tertentu, dan kriteria tipe lainnya yang dianggap penting
untuk tercapainya suatu organisasi. People control dipilih untuk meyakinkan
organisasi bahwa orang dapat mengendalikan perilaku diri sendiri maupun saling
mengendalikan perilaku orang-orang yang ada di dalam organisasi. Jadi diharapkan
terjadi self monitoring dan mutual monitoring. Dua pendekatan tersebut sebagai
pengendalian personal dan pengendalian kultural.
Pengendalian Personel dan Kultur (Personnel and cultural control).
Personnel control membantu pegawai mengerjakan pekerjaannya dengan
baik untuk kebaikan perusahaan atas dasar inisiatifnya sendiri. Pengendalian ini
memungkinkan setiap pegawai mengontrol perilaku dirinya sendiri maupun
perilaku rekan kerjanya. Asumsi yang digunakan adalah pada dasarnya orang itu
baik. Tujuan pengendalian personel adalah meyakinkan pegawai untuk
mengontrol perilaku dirinya sendiri maupun perilaku rekan kerjanya
(termotivasi tanpa harus dikontrol) dan memberikan arahan agar pegawai tahu
apa yang dibutuhkan darinya. Metode yang dapat digunakan untuk
mengimplementasikan personnel control adalah :
1. Seleksi dan penempatan staff. Filosofinya adalah mendapatkan orang yang
tepat pada tempat yang sesuai dan mendorong orang tersebut menggunakan
imajinasinya dalam menyelesaikan tugasnya.
Contoh: Penerimaan pegawai baru BPKP tahun 2010 sudah sesuai dengan
kualifikasi yang dibutuhkan, dimana ada 1500 pendaftar dengan 50 posisi
4 People control (STAR BPKP)
yang tersedia. Dari 50 posisi tersebut 30 berlatar belakang akuntansi dan
manajemen, sisanya jurusan hukum dan teknologi informasi (IT). Seleksi
dilakukan tiga tahap yaitu administrasi, tes tertulis dan wawancara. 30
pegawai tersebut akan menjadi calon auditor, jurusan hukum penempatan di
Biro Hukum dan jurusan IT penempatan di Pusinfowas. Biro hukum
mengurusi masalah peraturan dan kebijakan yang terkait dengan perundang-
undangan sedangkan Pusinfowas adalah bagian yang mengembangkan
sistem dan aplikasi yang ada di BPKP.
2. Pelatihan (training), untuk memberikan informasi mengenai apa saja yang
diinginkan, supaya pegawai tidak melakukan kesalahan dalam tugasnya.
Contoh: Sebagai pegawai baru sebelum terjun langsung melakukan tugas
audit, BPKP akan melakukan diklat pembentukan auditor yang berlangsung
selama 1 bulan. Dimana setelah lulus diklat tersebut baru diperkenankan
melakukan tugas audit dan sudah berhak mendapatkan tunjangan kinerja
100% dan tunjangan jabatan.
3. Desain pekerjaan dan penyediaan sumber daya yang memadai.
Pekerjaan seluruh elemen organisasi harus dirancang sebaik-baiknya agar
karyawan termotivasi untuk bekerja yang terbaik bagi organisasi. Di dalam
perancangan kerja yang baik, karyawan yang lebih berkualitas akan memiliki
kesempatan yang lebih dalam karir. Perancangan kerja yang baik akan
menunjukkan jalur karir (carrier path) yang jelas terbuka bagi semua orang
sehingga semua orang memiliki informasi yang cukup tentang bagaimana
mereka dapat meniti karir di organisasi tersebut.
Contoh: menurut saya perancangan karir di BPKP belum terlaksana dengan
baik. Sistem rotasi dan mutasi belum jelas dan terbuka. Peraturan rotasi dan
mutasi suka berubah-ubah tergantung kebijakan Kepala Perwakilan.
Sehingga bisa saja orang yang mempunyai hubungan baik dengan Kepala
Perwakilan akan dipindah sebelum waktunya. Penyebaran auditor menurut
kompetensi belum merata. Masih terdapat kesenjangan antara jumlah
supervisor, ketua tim dan anggota tim. Seperti di Perwakilan DKI Jakarta,
dimana terdapat kelebihan Ketua tim tetapi kekurangan anggota tim.
Sedangkan di Perwakilan Papua terdapat kelebihan anggota tim dan
kekurangan ketua tim. Sehingga anggota tim di Papua terkadang diperankan
People control (STAR BPKP) 5
menjadi ketua tim dimana tanggung jawab yang diemban lebih besar karena
harus membuat Laporan Hasil Pengawasan.
Cultural control mendorong timbulnya pengawasan mutual yang biasanya
berupa tekanan sosial yang berasal dari kelompok pada individu yang
menyimpang dari norma atau nilai kelompok. Cultural control menjadi sangat
efektif ketika anggota organisasi memiliki ikatan emosi yang kuat satu dengan
yang lain.
Agar cultural control ini dapat terbentuk, maka diperlukan :
1. Code of conduct yaitu pernyataan formal dan tertulis yang berlaku di
perusahaan yang mencantumkan nilai-nilai perusahaan dan komitmen
kepada stakeholders. Setiap pernyataan didesain untuk membantu staff
mengerti tingkah laku apa yang diharapkan.
2. Group based reward. Meskipun penghargaan yang diberikan kepada
kelompok menyebabkan hubungan antara usaha individu dengan
penghargaan yang diberikan menjadi lemah, penghargaan yang diberikan
kepada kelompok ini memiliki pengaruh positif terhadap motivasi dan
kinerja. Tujuannya adalah mengkomunikasikan ekspektasi dan pemanfaatan
mutual monitoring (social control) dari anggota group dengan memberikan
pendelegasian proses monitoring kepada anggota kelompok lainnya.
3. Inter-organizational transfer yaitu melakukan mutasi staff ke fungsi lain atau
divisi lain untuk memberikan pemahaman yang lebih baik atas organisasi
secara keseluruhan.
4. Physical and social arrangement.yaitu pengaturan fisik ruang kantor maupun
interior dan pengaturan sosial seperti busana kerja atau seragam yang
mencerminkan persamaan antar staff dapat membentuk kultur.
5. Tone at the top, yaitu pembentukan kultur dengan contoh tingkah laku yang
dimulai dari atasan.
Personnel dan cultural control yang kuat dan efektif dapat mendominasi
sistem pengendalian . Dengan kata lain cultural control dapat menggantikan
result control maupun action control. Semakin kuat kultur, maka semakin sedikit
dibutuhkannya manual kebijakan, bagan organisasi maupun prosedur dan
aturan yang detail. Tingkat efektivitas personnel dan cultural control dapat
berbeda secara signifikan antar kelompok.
6 People control (STAR BPKP)
Beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh manajemen dalam
menerapkan pengendalian personel dan kultur :
1. Keikutsertaan senior manajemen. Manajemen dapat mengadakan
pertemuan berkala untuk membahas kinerja yang dicapai dan permasalahan
yang dihadapi. Jika staff mencapai hasil yang baik, diberikan penghargaan,
misalnya dalam bentuk pujian.
2. Jumlah staff yang memadai, untuk melakukan aktivitas yang diperlukan
serta analisa yang menyeluruh dan sistimatis.
3. Keseimbangan antara kebebasan dan pembatasan (freedom and restraint).
Kebebasan diperlukan untuk dapat mengambil manfaat dari kemampuan
dan pengetahuan profesional staff. Pembatasan juga diperlukan untuk
meyakinkan bahwa kebijakan yang ditentukan dilaksanakan.
Motivasi staff untuk mengambil tindakan untuk dapat mencapai tujuan
organisasi secara efektif dan efisien tanpa adanya penalti di masa yang akan
datang.
Contoh: Di Perwakilan Kalimantan Timur setiap pagi sebelum bekerja akan
dilakukan doa bersama. Setelah doa bersama Kepala Perwakilan akan
melakukan briefing mengenai informasi penting yang akan disampaikan kepada
seluruh pegawai serta memberikan kata-kata motivasi. Briefing dimulai dengan
yel-yel khas Kaltim yaitu “Kaltim sukses mulia”. Setelah briefing disampaikan
dibuka sesi tanya jawab apabila ada masukan, kritik atau saran untuk kemudian
ditindaklanjuti oleh Kepala Perwakilan. Setelah selesai diakhiri dengan salaman
antara pejabat struktural dan seluruh pegawai. Selain itu tiap semester biasanya
akan dilakukan penilaian pegawai teladan. Dimana pegawai yang terpilih akan
mendapatkan penghargaan dan sedikit hadiah berupa uang. Penilaian
didasarkan pada ketepatan waktu, tanggap terhadap perubahan kondisi
lingkungan kerja serta berdedikasi tinggi terhadap organisasi. Menurut saya
budaya ini cukup baik karena dapat mengurangi kesenjangan antara pejabat dan
bawahan karena semua informasi, aspirasi dan masukan akan tersampaikan
secara langsung. Serta pegawai akan lebih termotivasi bekerja lebih baik karena
merasa dihargai dan diakui.
People control (STAR BPKP) 7
BAB III
PENUTUP
Pengendalian personal berdasarkan pada suatu pandangan bahwa pada
dasarnya manusia memiliki kecenderungan untuk mengendalikan diri sendiri. Hal ini
dikarenakan kebanyakan orang memiliki kesadaran untuk mengerjakan sesuatu yang
benar dan mereka akan mendapatkan kepuasan apabila berhasil melakukan suatu
pekerjaan dengan baik dan benar dan juga kepuasan bila organisasi mendapatkan
suatu prestasi.
Terdapat tiga cara untuk menerapkan pengendalian personal, yaitu melalui seleksi dan
penempatan kerja, pelatihan, dan perancangan kerja. Pengendalian kultural terjadi saat
orang-orang di dalam suatu organisasi saling melakukan pengamatan dan pengawasan
sehingga antara mereka terjadi suatu ikatan emosional dan kemudian muncul suatu
norma serta nilai bersama. Pengendalian kultural akan meningkatkan rasa
kebersamaan yang berkenan dengan tradisi, norma, kepercayaan, idiologi, sikap dan
perilaku.
8 People control (STAR BPKP)
DAFTAR PUSTAKA
Nurrohim, L. A. (2009). Efektifitas Komunikasi dalam Organisasi. Jurnal Manajemen , 7 (4).
Meiyanto, F. H. (1999). Nilai-Nilai Kerja dan Komitmen Organisasi: Sebuah Studi dalam Konteks Pekerja Indonesia. Jurnal Psikologi , 1, 29-40.
Merchant, W. A. (2012). Management Control System (3nd Edition ed.). Edinburg, Essex, England: Pearson Education Limited.
Praptapa, A. (2009). The Art of Controlling People. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
People control (STAR BPKP) 9