PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN BIAYA STUDI MAHASISWA PADA AMIKOM CIPTA DARMA SURAKARTA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Rini

11.22.1370

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2013

DESIGNING INFORMATION SYSTEM OF PAYMENT TUITION FEES IN AMIKOM CIPTA DARMA SURAKARTA

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN BIAYA STUDI MAHASISWA

PADA AMIKOM CIPTA DARMA SURAKARTA

Rini Andi Sunyoto

Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT Education is important for the development of civilization and technological progress. The institution aims to produce a great man in their field and are able to compete for the times. Educational institutions meet the needs of the daily operating costs from government funds and money paid by students. Amikom Cipta Darma Surakarta is one Informatics Manajamenen Diploma institution is located at Jl. Ahmad Yani no. 181 Surakarta. Amikom surakarta set the study costs varying every year class. At the beginning of registration, students were told the details and the total cost of tuition to be paid during the course. Proof of payment created manually. Moreover, officers still have to record the payments on the computer, more precisely in Microsoft Excel. It makes officers work twice. No re-printing receipts if students ask for proof payment because the previous receipts was missing. The difference tuition fees every year class makes the officers often forget the amount of fees that should be paid. Along with the development of technology, Amikom Surakarta requires a computerized payment tuition fees system to solve the problems. The information system will ease the task of employee and provide accurate information. Information systems of payment tuition fees developed using Java Programming Language, NetBeans IDE 7.2 and MySQL. Keyword : Amikom Cipta Darma Surakarta, information system, payment, tuition fees, java, NetBeans IDE 7.2, MySQL.

1

1. PENDAHULUAN

Pendidikan merupakan hal penting bagi perkembangan peradaban dan kemajuan

teknologi. Lembaga pendidikan bertujuan menghasilkan manusia – manusia hebat

dibidangnya dan mampu bersaing untuk perkembangan zaman. Lembaga pendidikan

membiayai kegiatan akademiknya dari dana pemerintah dan biaya studi yang dibayarkan

oleh mahasiswa.

Kelancaran administrasi menjadi salah satu pendukung kelancaran kegiatan belajar

mengajar. Informasi yang cepat dan akurat dibutuhkan untuk mendukung pengambilan

keputusan. Pemanfaatan teknologi komputer bisa mengurangi human error,

mempercepat proses serta dapat meringankan pekerjaan manusia.

Sistem pembayaran biaya studi di Amikom Cipta Darma Surakarta masih manual.

Kwitansi dibuat dengan tulisan tangan sehingga mengakibatkan kwitansi tidak dapat

dicetak ulang. Selain membuat kwitansi, karyawan mencatat pembayaran dikomputer,

lebih tepatnya di Microsoft Excel. Hal ini membuat karyawan bekerja dua kali. Lembar

kerja Microsoft Excel kurang informatif, terlihat rumit karena terdiri dari banyak kolom.

Jika terjadi salah ketik dibagian rumus bisa berakibat semua perhitungan menjadi salah.

Amikom Cipta Darma Surakarta menetapkan biaya studi yang berbeda-beda di setiap

tahun angkatan. Perbedaan biaya studi tersebut membuat petugas sering lupa jumlah

biaya yang seharusnya dibayar oleh mahasiswa.

Amikom Cipta Darma Surakarta membutuhkan sistem pembayaran studi yang

terkomputerisasi untuk mengatasi masalah-masalah diatas. Sistem informasi akan

mengurangi terjadinya kesalahan, meringankan pekerjaan dan memberikan informasi

yang akurat. Sistem informasi pembayaran biaya studi akan mendukung kelancaran

administrasi dan pengambilan keputusan di Amikom Cipta Darma Surakarta.

Berdasarkan latar belakang tersebut didapat rumusan masalah yaitu : Bagaimana

agar dapat mengurangi terjadinya kesalahan pencatatan pembayaran biaya studi,

meringankan pekerjaan karyawan dan memberikan informasi pembayaran biaya studi

yang akurat.

Adapun tujuan dari penelitian ini antara lain :

1. Sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan Program Pendidikan S1

Jurusan Sistem Informasi di STMIK Amikom Yogyakarta.

2. Sedangkan tujuan khusus penelitian ini adalah diterapkannya sistem

pembayaran biaya studi mahasiswa secara komputer pada Amikom Cipta

2

Darma Surakarta, untuk mengurangi terjadinya kesalahan, membantu

meringankan tugas karyawan dan memberikan informasi yang akurat.

2. LANDASAN TEORI

2.1 Definisi Sistem Informasi

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang

sama untuk mencapai tujuan.1

Menurut Gordon B. Davis (1984:200), “Information is data that has been processed

into a form that is meaningful to the recipient and is of real or perceived value in current

or prospective actions or decisions.” Yang mengandung pengertian sebagai berikut:

Informasi adalah data yang telah diproses/diolah ke dalam bentuk yang sangat berarti

untuk penerimanya dan merupakan nilai yang sesungguhnya atau dipahami dalam

tindakan atau keputusan sekarang atau nantinya.2

Sistem Informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri

atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk

menghimpun, menyimpan dan mengelola data serta menyediakan informasi keluar-an

kepada para pemakai.(Gelinas, Oram, dan Wiggins :1990) 3

2.2 Definisi Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-

bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen

tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem

merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi

menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya.4

1 Raymond McLeod, Jr, Sistem Informasi Manajemen, hal 9

2 Chr. Jimmy L. Gaol, Sistem Informasi Manajemen, hal 8

3 Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, hal 11

4 Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, hal 44

3

Desain sistem atau perancangan sistem adalah teknik pemecahan masalah yang

saling melengkapi (dengan analisis sistem) yang merangkai kembali bagian-bagian

komponen menjadi sistem yang lengkap, harapannya, sebuah sistem yang diperbaiki.5

Dokumen yang dibuat dalam tahap perancangan atau desain adalah sebagai berikut6

1. Process Modelling (Pemodelan proses), cara formal untuk menggambarkan

bagaimana bisnis beroperasi. Cara yang popular untuk merepresentasikan

proses model adalah dengan menggunakan data flow diagram (DFD).

2. Data Modelling (Pemodelan data), cara formal untuk menggambarkan data

yang digunakan dan diciptakan dalam suatu sistem bisnis. Salah satu cara

pemodelan data adalah dengan ERD (Entity Relationship Diagram).

3. Interface Design (Desain antar muka), merancang tampilan yang akan

digunakan pengguna untuk berinteraksi dengan sistem

2.3 Perangkat Lunak yang Digunakan

Sistem yang baru dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman Java,

code editor NetBeans IDE 7.2 dan database MySQL. Java merupakan perangkat lunak

yang cepat popular, karena dapat berjalan di berbagai platform, mudah dipelajari dan

powerful. Aplikasi yang dapat dibuat dengan Java adalah aplikasi berbasis PC, web dan

mobile.7 NetBeans IDE merupakan produk yang digunakan untuk melakukan

pemrograman baik menulis kode, mengompilasi, mencari kesalahan dan

mendistribusikan program.8

MySQL adalah sebuah sistem manajemen database relasi (relational database

management system) yang bersifat terbuka (open source). MySQL boleh di-download

oleh siapa saja, baik versi kode program aslinya (source code program) maupun versi

binernya dan bisa digunakan secara gratis (relatif) baik untuk dimodifikasi sesuai dengan

kebutuhan seseorang maupun sebagai suatu program aplikasi computer.9

2.4 Tinjauan Umum Amikom Cipta Darma Surakarta

5 Ibid hal 44

6 Ibid hal 103

7 Yuniar Supardi, Pemrograman Database Java & MySQL, hal 1-2

8 Wahana Komputer, Pengembangan Aplikasi Database Berbasis JavaDB dengan NetBeans, hal 2

9 Arbie, Manajemen Database dengan MySQL, hal 1

4

AMIKOM SURAKARTA adalah perguruan tinggi komputer di Surakarta yang di

kembangkan dan dibawah manajemen STMIK AMIKOM YOGYAKARTA yang

merupakan Perguruan Tinggi Komputer dengan Akreditasi “A” Pertama di Indonesia dari

Badan Akreditasi Nasional. Dengan tujuan memudahkan layanan dan mendekatkan diri

dengan calon mahasiswa di Surakarta dan sekitarnya. AMIKOM SURAKARTA menjadi

Perguruan Tinggi Komputer di Surakarta yang berorientasi pada Teknologi Informasi dan

Multimedia Terkini beradaptasi dengan Penguasaan Konsep Managerial, sehingga

memunculkan lulusan yang sesuai dengan pasar tenaga kerja. Waktu studi yang

dibutuhkan untuk menyelesaikan studi (116 SKS), dimungkinkan untuk menyelesaikan

studi dalam waktu lebih cepat (5 semester).

Visi Amikom Cipta Darma Surakarta :

Menjadi Perguruan Tinggi yang unggul dalam pelayanan pendidikan teknologi

komputer di Indonesia tahun 2020

Misi Amikom Cipta Darma Surakarta :

Mencetak lulusan Ahli Madya Komputer yang handal, trampil, dan diterima di

dunia kerja.

Tumbuh dan berkembang dalam keselarasan dan keseimbangan.

Diterima di Masyarakat

Pusat statistik pendidikan balitbang depdiknas mendefinisikan biaya pendidikan

sebagai seluruh pengeluaran yang berupa sumber daya (input) baik berupa barang

(natura) atau berupa uang yang ditujukan untuk menunjang kegiatan proses belajar

mengajar. (Pusat Statistik Pendidikan Balitbang Depdiknas, 2000:5). Pembayaran

biaya studi yaitu proses membayar sejumlah uang yang dikeluarkan untuk menunjang

kegiatan belajar.

Biaya studi di Amikom Cipta Darma Surakarta ditentukan diawal tahun angkatan dan

dipastikan tidak akan ada perubahan. Biaya studi berbeda-beda pada setiap tahun

angkatan. Biaya studi di Amikom Cipta Darma Surakarta terdiri dari :

1. Biaya Pendaftaran, adalah biaya yang dibayarkan calon mahasiswa saat

melakukan pendaftaran.

2. Biaya Registrasi & Atribut Pendukung, merupakan biaya kelengkapan

registrasi dan atribut pendukung seperti jas almamater. Biaya tersebut harus

dibayarkan lunas saat her-registrasi (daftar ulang).

5

3. SPP Tetap, adalah SPP yang jumlahnya tetap, tidak tergantung pada jumlah

sks mata kuliah dan jumlah praktikum/laboratorium yang ditempuh oleh

mahasiswa dalam suatu semester. SPP tetap dibayarkan setiap awal

semester.

4. SPP Variabel, adalah SPP yang besarnya ditentukan berdasarkan jumlah sks

dari seluruh mata kuliah yang ditempuh oleh mahasiswa dalam suatu

semester. SPP variabel dibedakan menjadi SPP variabel semester reguler dan

SPP variabel semester perbaikan.

5. Biaya Pengembangan Institusi

Biaya pengembangan institusi (biasa disebut biaya sarana) dibayarkan saat

her-registrasi (daftar ulang). Pembayaran biaya ini bisa diangsur. Amikom

Cipta Darma Surakarta memberikan potongan biaya sarana sesuai dengan

gelombang pendaftaran

6. Biaya lain-lain

\Selain biaya studi diatas terdapat juga biaya lain-lain seperti biaya wisuda.

3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Kelemahan Sistem

Untuk dapat mengembangkan sistem yang lebih baik, yang harus dilakukan pertama

kali adalah mengetahui masalah yang terjadi dan kelemahan pada sistem lama. Metode

analisis yang digunakan adalah metode PIECES. PIECES menganalisa 6 aspek yaitu

performance, information, economic, control, efficiency, dan service.

Dalam sistem lama dibutuhkan waktu tanggap minimal 15 menit. Untuk mencari

tunggakan seorang mahasiswa, karyawan harus mencari letak data mahasiswa dalam

sebuah tabel excel yang besar, mengecek satu per satu biaya yang belum dibayarkan

dan menjumlahkannya.

Karyawan melakukan kerja 2 kali setiap terjadi pembayaran, yang pertama karyawan

membuatkan kwitansi dan yang kedua kwitansi tersebut harus dicatat di lembar kerja

Microsoft Excel. Kwitansi bisa hilang atau rusak sebelum dicatat.

Pembayaran biaya studi di Amikom Cipta Darma Surakarta dicatat di Microsoft

Excel. Sehingga kemungkinan terjadi kesalahan sangat besar. Pencatatan di lembar

kerja Microsoft Excel bisa diakses oleh siapa saja dan bisa diedit termasuk rumus

perhitungan. Sistem berjalan tidak bisa menampilkan history pembayaran per tanggal.

6

3.2 Analisis Kebutuhan Sistem

Sistem baru dituntut untuk memiliki kebutuhan fungsional sebagai berikut.

Tabel 3.1 Kebutuhan Fungsional Sistem Baru

No Kebutuhan Fungsional

1. Sistem mempunyai menu login dan logout untuk admin dan user

a. Sistem hanya mengijinkan pengguna yang terdaftar saja yang bisa

masuk ke aplikasi.

b. Sistem terdapat validasi password (terdapat peringatan jika pengguna

salah memasukkan password)

2. Sistem bisa menampilkan, input, edit, dan hapus data pengguna.

a. Sistem harus memberikan peringatan jika data yang dimasukkan tidak

lengkap.

b. Sistem harus ada konfirmasi password, agar tidak terjadi kesalahan

penulisan password.

3. Sistem harus bisa menampilkan, edit, dan hapus data pendaftar.

a. Sistem harus bisa melakukan pencarian data calon pendaftar dengan

kata kunci nomor pendaftaran, nama dan asal sekolah.

b. Sistem harus memberikan peringatan jika data-data yang penting tidak

diisi.

c. Sistem tidak bisa melakukan entri data pendaftar, karena data

pendaftar harus dimasukkan melelaui transaksi pendaftaran.

4. Sistem harus bisa menampilkan, edit, dan hapus data mahasiswa.

a. Sistem dapat melakukan pencarian data mahasiswa dengan kata kunci

nim, nama dan asal sekolah pendaftar.

b. Sistem harus memberikan peringatan jika data-data yang penting tidak

diisi.

c. Sistem tidak mengijinkan entri data mahasiswa baru, karena data

mahasiswa harus melalui her-registrasi terlebih dulu.

5. Sistem bisa menampilkan, input, edit, dan hapus data tahun ajaran.

6. Sistem bisa menampilkan, input, edit, dan hapus data jenis biaya.

7. Sistem harus bisa melakukan transaksi pendaftaran

a. Sistem harus memberikan peringatan jika data tidak diisi dengan

lengkap.

b. Sistem harus bisa memberikan no pendaftaran otomatis.

c. Sistem bisa menyimpan transaksi pembayaran biaya pendaftaran.

8. . Sistem harus bisa melakukan transaksi her-registrasi

a. Sistem harus bisa memberikan NIM secara otomatis.

b. Sistem harus bisa menampilkan data pendaftar dengan melakukan

pencarian berdasarkan no. pendaftaran.

c. Sistem harus bisa menyimpan data pendaftar.

d. Sistem harus bisa menyimpan data biaya yang dibayarkan.

9. . Sistem harus bisa melakukan transaksi pembayaran

7

a. Sistem harus bisa memberikan no. pembayaran secara otomatis.

b. Sistem harus bisa menampilkan data mahasiswa dengan melakukan

pencarian berdasarkan nim

c. Sistem harus bisa menampilkan tunggakan biaya maupun history

transaksi pembayaran yang sudah dilakukan.

10. Sistem harus bisa mengolah laporan secara otomatis

a. Sistem harus bisa menampilkan laporan data pendaftar berdasarkan

gelombang, tanggal, bulan, dan tahun tertentu. Dan berdasarkan

sekolah asal

b. Sistem harus bisa menampilkan laporan data mahasiswa berdasarkan

tahun angkatan. Dan berdasarkan sekolah asal

c. Sistem harus bisa menampilkan laporan mahasiswa yang masih

mempunyai tunggakan

d. Sistem harus bisa menampilkan laporan pembayaran berdasarkan

tanggal, bulan dan tahun tertentu.

3.3 Perancangan Sistem

Diagram konteks adalah DFD pertama dalam proses bisnis. Menunjukkan semua

proses bisnis dalam 1 proses tunggal (proses 0) dan semua entitas yang menerima atau

memberikan informasi ke sistem.

Front Office

Bag.

Akademik

Bag.

Keuangan

Pendaftar

Mahasiswa

Data pendataran

Data her – registrasi

Data pembayaran

Kwitansi

Kartu pendaftaran

Kwitansi

Lap. Pendaftaran

Lap. Her-registrasi

Lap. Mhs yang belum bayar Lap. Pembayaran

Lap Rekap Cash In

Admin

Data tahun ajaran

Data gelombang

Data Program studi

Data biaya

Data Semester

0

Sistem Informasi

Pembayaran Biaya

Studi Mahasiswa

Gambar 3.1 Diagram Konteks Sistem Baru

8

DFD level 0 menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem,

relasi antar proses dan penyimpanan data.

2

TRANSAKSI

3

LAPORAN

MASTER

1

ADMIN

FRONT OFFICE

BAG. AKADEMIK

BAG.

KEUANGAN

Data tahun ajaran

Data gelombang

Data biaya

Data semester

Data Pendaftaran

Data her-registrasi

Data pembayaran

Lap. Pendaftaran

Lap. Her-registrasi

Lap. Mhs yang belum bayar

Laporan Pembayaran

Kwitansi

Kartu pendaftaran

Kwitansi

D2 gelombang

D4 biaya

D1 tahun_ajartahun_ajar

gelombang

biaya

semester

Ambil data tahun ajaran

Ambil data gelombang

Ambil data biaya

D6 pendaftar

D7 mahasiswaPENDAFTAR

MAHASISWA

D8 bayar

pendaftar

mhs

pembayaran

Ambil data pendaftar

Ambil data mhs

Ambil data pembayaran

D5 semester

Ambil data semester

Ambil data pendaftar

Ambil mhs

Ambil data tahun_ajar

Ambil gelombang

D3 Progdiprogdi

Ambil progdi

Ambil progdi

Gambar 3.2 DFD Level 0 Sistem Baru

3.4 Perancangan Basis Data

Relasi tabel setelah dilakukan normalisasi adalah

9

SEMESTER

Id_semester*SemesterTahun_ajarstatus

DETAIL_BAYAR

No_bayar*id_biaya_thn*SksbayarId_semester**

JENIS_BIAYA

Id_biaya*Nama_biayaPer_semesterPer_sksgelombang

SET_BIAYA

Id_biaya_thn*Id_biaya**Id_progdi**GelombangTahun_angkatanjumlah

MAHASISWA

Nim*No. Pendaftaran**Tanggal_her_registrasiId_progdi**KelasTh_masukNamaJenis_kelaminTempat_lahirTgl_lahirAlamatKewarganegaraanAgama Status_nikahNama_ayahTempat_lahir_ayahTanggal_lahir_ayahKewarganegaraan_ayahAgama_ayahPendidikan_terakhir_ayahPekerjaan_ayahAlamat_kantor_ayahAlamat_ayahPenghasilan DibiayaiStatus_keluargaStatus

PENDAFTAR

No_pendaftaran*Tanggal_daftarTahun_masukGelombangNama_pendaftarJenis_Kelamin_pendTempat lahir_pendTanggal lahir_pendAlamat_pendAsal sekolahAlamat sekolahJurusan asalNemId_progdi**Kelas_pendInfo kampus

BAYAR

No_bayar*Tanggal_bayarNim**No_pendaftaran**Total

PROGDI

Id_progdi*Nama_progdiJenjangJurusanTotal_semesterTotal_sks

Gambar 3.3 Relasi Tabel

3.5 Perancangan Interface / Antarmuka

3.5.1 Rancangan Form Menu

Tahun Ajaran

Pendaftar

Setting Biaya

GelombangSemester

Mahasiswa

PENDAFTARAN

PEMBAYARAN

HER REGISTRASI

Lap. Pendaftaran

Lap.

Pembayaran

Lap.

Tunggakan

Mahasiswa

Lap. Mahasiswa

Sistem Informasi Pembayaran

AMIKOM CIPTA DARMA SURAKARTAJl. A. Yani no. 181 Kartasura

Semester Ganjil Tahun Akademik 2012/2013

Login

Jenis Biaya

DATA & INFORMASI TRANSAKSI LAPORAN

MASTER DATA

Utilitas

Otoritas

User

Back Up

Data User

Setting Paket SKS

Kamis,

15 November 2012 Exit

Rekap Cash

- In

History

pembayaran &

Cetak ulang

kuitansi

Ganti

Password

LOGO

Program Studi

Gambar 3.4 Rancangan Form Menu

10

3.5.2 Rancangan Form Transaksi Pendaftaran

:: Transaksi Pendaftaran ::

No. Pendaftaran

Nama Lengkap

xxx

xxx

Tanggal dd/mm/yyyy

Jenis Kelamin

Tempat Lahir xxx

Tanggal Lahir dd/mm/yyyy

Alamat xxx

xxx

PerempuanLaki-laki

Asal Sekolah xxx

Jurusan di SMA IPA IPS

Jenjang D3 S1 Jurusan xxx

Kelas xxx

Bahasa

Lainnya

Kota xxx

Tahun Masuk xxxGelombang

Rata-rata NEM 9.99

xxx

Data

Pendaftar

Biaya

Pendaftaran

BARU BATAL KELUAR

Selanjutnya >>

:: Transaksi Pendaftaran ::

No. Pendaftaran

No. Pembayaran

xxx Tanggal dd/mm/yyyy

X Belum dibayarkanBiaya Pendaftaran

xxx

Jenjang D3 S1 Jurusan xxx

Kelas xxx

Tahun Masuk xxxGelombang

9999

xxx

<< Sebelumnya

Data

PendaftarBiaya

Pendaftaran

Centang jika sudah melakukan pembayaran

Simpan dan Cetak Kwitansi Cetak Kartu Pendaftaran

BARU BATAL KELUAR

Gambar 3.5 Rancangan Halaman Data Pendaftar Transaksi Pendaftaran

3.5.3 Rancangan Form Transaksi Pembayaran

:: Transaksi Pembayaran ::

No. Pembayaran xxx Tanggal dd/mm/yyyy

NIM

Nama

Jenjang / Jurusan

Thn. Masuk

xxx CARI

xxx

xxx

xxx

Data Mahasiswa

History Pembayaran

Biaya XXX 999

Biaya XXX 999

Biaya XXX 999

Biaya XXX 999

Semester xxx

99 SKS

Semester xxx

Th xxx

Th xxx

Biaya lain 999xxx

TOTAL BAYAR

999RpSimpan &

Cetak Kuitansi

BARU KELUAR

Gambar 3.6 Rancangan Transaksi pembayaran

4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

Implementasi sistem informasi pembayaran biaya studi berarti menerapkan

sistem baru yang sesuai dengan kebutuhan dan memenuhi tujuan telah disepakati.

Tahapan implementasi yang dilakukan adalah uji coba program dan sistem, manual

program, manual instalasi dan pemeliharaan sistem.

4.1 Uji coba Program dan Sistem

11

Tabel 4. 1 Pengujian login

Kasus dan Hasil Uji (Data Normal)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan

User name : admin Password : admin Klik tombol login

Semua tombol menu aktif

Semua tombol menu aktif.

Diterima

Kasus dan Hasil Uji (Data Salah)

User name : salah Password : salah Klik tombol login

Muncul peringatan ”Kombinasi user dan password salah” Tampilan menu tidak berubah.

Muncul peringatan ”Kombinasi user dan password salah” Tampilan menu tidak berubah.

Diterima

Tabel 4. 2 Pengujian Pengolahan Data Pembayaran

Kasus dan Hasil Uji (Data Normal)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan

Saat form tampil pertama kali.

No. Pembayaran dan tanggal tampil otomatis.

No. Pembayaran dan tanggal tampil otomatis.

Diterima

Klik tombol cari Muncul form pencarian mahasiswa yang aktif

Muncul form pencarian mahasiswa yang aktif

Diterima

Setelah memilih mahasiswa

Muncul biaya yang belum dibayar dan history pembayaran.

Muncul biaya yang belum dibayar dan history pembayaran.

Diterima

Centang checkbox biaya

Secara otomatis jumlah biaya yang dipilih terakumulasi pada total bayar.

Secara otomatis jumlah biaya yang dipilih terakumulasi pada total bayar.

Diterima

Data lengkap klik simpan.

Data pembayaran disimpan dan muncul pesan penyimpanan data berhasil disimpan.

Data pembayaran disimpan dan muncul pesan penyimpanan data berhasil disimpan.

Diterima

Kasus dan Hasil Uji (Data Salah)

Jumlah bayar lebih besar dari jumlah biaya

Muncul peringatan dan tidak diijinkan. Data tidak bisa disimpan.

Muncul peringatan dan tidak diijinkan. Data tidak bisa disimpan.

Diterima

White box testing dilakukan selama proses development dan karena hasil pengujian

black box tidak ditemukan masalah maka tidak perlu dilakukan pengujian white box. Hasil

pengujian program tidak ditemukan kesalahan dan program berjalan lancar sehingga

dapat dinyatakan program layak digunakan.

Pengujian sistem dilakukan untuk mengetahui apakah sistem yang dibuat dapat

memenuhi kebutuhan. Berikut ini adalah hasil dari pengujian sistem yang dilakukan :

12

Tabel 4.3 Hasil Pengujian Sistem

No Kebutuhan Fungsional Kesimpulan

1. Sistem mempunyai menu login dan logout untuk admin dan user

Terpenuhi

a. Sistem hanya mengijinkan pengguna yang terdaftar saja yang bisa masuk ke aplikasi.

Terpenuhi

b. Sistem terdapat validasi password (terdapat peringatan jika pengguna salah memasukkan password)

Terpenuhi

2. Sistem bisa menampilkan, input, edit, dan hapus data pengguna.

Terpenuhi

a. Sistem harus memberikan peringatan jika data yang dimasukkan tidak lengkap.

Terpenuhi

b. Sistem harus ada konfirmasi password, agar tidak terjadi kesalahan penulisan password.

Terpenuhi

3. Sistem harus bisa menampilkan, edit, dan hapus data pendaftar.

Terpenuhi

a. Sistem harus bisa melakukan pencarian data calon pendaftar dengan kata kunci nomor pendaftaran, nama dan asal sekolah.

Terpenuhi

b. Sistem harus memberikan peringatan jika data-data yang penting tidak diisi.

Terpenuhi

c. Sistem tidak bisa melakukan entri data pendaftar, karena data pendaftar harus dimasukkan melelaui transaksi pendaftaran.

Terpenuhi

4. Sistem harus bisa menampilkan, edit, dan hapus data mahasiswa.

Terpenuhi

a. Sistem dapat melakukan pencarian data mahasiswa dengan kata kunci nim, nama dan asal sekolah pendaftar.

Terpenuhi

b. Sistem harus memberikan peringatan jika data-data yang penting tidak diisi.

Terpenuhi

c. Sistem tidak mengijinkan entri data mahasiswa baru, karena data mahasiswa harus melalui her-registrasi terlebih dulu.

Terpenuhi

5. Sistem bisa menampilkan, input, edit, dan hapus data tahun ajaran.

Terpenuhi

6. Sistem bisa menampilkan, input, edit, dan hapus data jenis biaya.

Terpenuhi

7. Sistem harus bisa melakukan transaksi pendaftaran Terpenuhi

a. Sistem harus memberikan peringatan jika data tidak diisi dengan lengkap.

Terpenuhi

b. Sistem harus bisa memberikan no pendaftaran otomatis. Terpenuhi

c. Sistem bisa menyimpan transaksi pembayaran biaya pendaftaran.

Terpenuhi

8. . Sistem harus bisa melakukan transaksi her-registrasi Terpenuhi

a. Sistem harus bisa memberikan NIM secara otomatis. Terpenuhi

b. Sistem harus bisa menampilkan data pendaftar dengan melakukan pencarian berdasarkan no. pendaftaran.

Terpenuhi

c. Sistem harus bisa menyimpan data pendaftar. Terpenuhi

d. Sistem harus bisa menyimpan data biaya yang dibayarkan.

Terpenuhi

9. . Sistem harus bisa melakukan transaksi pembayaran Terpenuhi

13

a. Sistem harus bisa memberikan no. pembayaran secara otomatis.

Terpenuhi

b. Sistem harus bisa menampilkan data mahasiswa dengan melakukan pencarian berdasarkan nim

Terpenuhi

c. Sistem harus bisa menampilkan tunggakan biaya maupun history transaksi pembayaran yang sudah dilakukan.

Terpenuhi

10. Sistem harus bisa mengolah laporan secara otomatis Terpenuhi

a. Sistem harus bisa menampilkan laporan data pendaftar berdasarkan gelombang, tanggal, bulan, dan tahun tertentu. Dan berdasarkan sekolah asal

Terpenuhi

b. Sistem harus bisa menampilkan laporan data mahasiswa berdasarkan tahun angkatan. Dan berdasarkan sekolah asal

Terpenuhi

c. Sistem harus bisa menampilkan laporan mahasiswa yang masih mempunyai tunggakan

Terpenuhi

d. Sistem harus bisa menampilkan laporan pembayaran berdasarkan tanggal, bulan dan tahun tertentu.

Terpenuhi

Pengujian sistem memberikan hasil bahwa semua kebutuhan fungsional sistem baru

terpenuhi, sehingga sistem yang baru layak untuk menggantikan sistem lama.

4.2 Manual Program

1. Login Sistem

Tampilan awal aplikasi adalah menu dengan tombol yang masih terkunci:

Gambar 4.1 Main menu SimBayar Amikom

14

Agar bisa masuk aplikasi, lakukan login dengan memasukkan username dan

password yang dimiliki kemudian tekan tombol login.

2. Main Menu

Main menu terbagi menjadi 5 kelompok menu yaitu menu Data dan Informasi,

Master Data, Transaksi, Laporan dan Utilitas. Menu utama dari sistem pembayaran biaya

studi Amikom Surakarta adalah Menu Master data, Transaksi dan Laporan.

Gambar 4.2 Kelompok-kelompok menu

3. Form Input Data Setting Biaya Tahun

Gambar 4.3 Form Input Setting Biaya Per Tahun

Form setting biaya tahun digunakan untuk menyetting biaya pada tiap-tiap tahun

ajaran. Pengolahan datanya sama dengan langkah pengolahan data semester diatas.

Dilengkapi fasilitas pencarian berdasarkan tahun ajaran dan nama biaya.

15

4. Transaksi Pembayaran

Gambar 4.4 Form Pembayaran

Form pembayaran berfungsi untuk mengolah data pembayaran. Dalam form ini

ditampilkan biaya-biaya yang belum dibayar dan history pembayaran mahasiswa

tersebut. No bayar dan tanggal terisi secara otomatis. Berikut ini adalah langkah-langkah

pengolahan data pembayaran.

a. Cari mahasiswa dengan mengklik tombol Cari.

b. Pilih mahasiswa dengan klik data pada tabel kemudian klik OK. Sistem akan

menampilkan data mahasiswa, history pembayaran mahasiswa tersebut dan

biaya-biaya yang belum dibayarkan.

Gambar 4.5 Proses Pembayaran

16

c. Beri centang (klik) pada biaya yang dibayar dan isi jumlah yang dibayarkan

dalam kolom bayar. Untuk melakukan penyimpanan dan cetak kuitansi klik

tombol .

Gambar 4.6 Kuitansi

5. Laporan Pembayaran

Laporan pembayaran terbagi menjadi 2 laporan yaitu laporan harian dan bulanan.

Dapat dikelompokkan dan dipilih berdasarkan tahun ajaran. Langkah untuk

menampilkan laporan pembayaran sama dengan laporan pendaftaran diatas. Berikut

tampilan laporan pembayaran per bulan group biaya.

Gambar 4.7 Laporan Pembayaran Bulanan Group Biaya

17

4.3 Manual Instalasi

Tahapan-tahapan serta aplikasi yang perlu diinstal adalah :

1. Instal XAMPP

2. Instalasi JDK 7

3. Instalasi Sistem Pembayaran Biaya Kuliah (SimBayar Amikom)

.

4. Setelah proses instalasi selesai, shorcut aplikasi SimBayar Amikom akan

muncul di dekstop.

5. PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan penelitan yang telah dilaksanakan di Amikom Surakarta, maka dapat

diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Sistem pembayaran biaya studi di Amikom Surakarta masih manual sehingga

berdampak pada kemungkinan terjadi kesalahan. Karyawan mencatat

pembayaran dikomputer, lebih tepatnya di Microsoft Excel. Lembar kerja

Microsoft Excel kurang informatif, terlihat rumit karena terdiri dari banyak kolom.

Jika terjadi salah ketik dibagian rumus bisa berakibat semua perhitungan menjadi

salah. Hal ini membuat karyawan bekerja dua kali karena petugas harus

membuat kwitansi dengan tulisan tangan. Dampak lainnya dapat mengakibatkan

kwitansi tidak dapat dicetak ulang. Perbedaan biaya studi per tahun ajaran

membuat petugas sering lupa jumlah biaya yang seharusnya dibayar oleh

mahasiswa.

2. Dengan adanya sistem yang baru akan mampu mengurangi kesalahan karena

rumus perhitungan ada didalam sistem dan tidak dapat dirubah. Sistem yang

baru lebih informatif, user dapat memilih informasi sesuai yang dibutuhkan.

Perhitungan dilakukan oleh komputer sehingga menjamin kebenaran dan

keakuratan informasi yang ditampilkan.

18

3. Pada sistem yang baru karyawan hanya perlu menginputkan data pembayaran

dan tidak perlu membuat kwitansi. Sistem dapat menampilkan informasi

mengenai biaya dan jumlah biaya per tahun ajaran dan yang belum dibayar

(tunggakan) sehingga membantu meringankan pekerjaan karyawan.

5.2 Saran

Amikom Surakarta sudah mempunyai sumber daya manusia dan fasilitas yang

memadai, namun perlu diadakan pelatihan terhadap karyawan-karyawan yang

bersangkutan agar dapat menggunakan dan memanfaatkan sistem secara maksimal.

Bagi para pembaca, tulisan ini dapat digunakan sebagai bahan penelitian

selanjutnya serta diharapkan dapat mengembangkan serta memperbaiki

kekurangan-kekurangan. Berikut kekurangan sistem :

1. Sistem baru belum bisa mengolah data tunggakan mahasiswa cuti dan belum

terdapat batas waktu pembayaran biaya yang bisa dikredit.

2. Sistem baru dibuat berbasis pemrograman dekstop dan masih dapat

dikembangkan menjadi aplikasi berbasis web dengan berbagai fitur lainnya agar

lebih membantu proses pembayaran.

3. Sistem baru hanya mengolah data yang berkaitan dengan pembayaran biaya

studi mahasiswa. Sehingga diharapkan sistem ini dapat diintegrasikan dengan

sistem akademik yang mendukung kelancaran administrasi kampus.

6. DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan perancangan sistem informasi. Yogyakarta : Andi. Anonim. 2010. Pengembangan Aplikasi Database Berbasis JavaDB dengan NetBeans.

Yogyakarta : Andi. Arbie. 2004. Manajemen Database dengan MySQL. Yogyakarta : Andi. Chr. Jimmy L. Gaol. 2008. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : PT. Grasindo. Kadir, Abdul. 2008. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi. McLeod, Raymond Jr. 1996. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : Indeks. Supardi, Yuniar. 2007. Pemrograman Database Java & MySQL. Jakarta : Elex Media

Komputindo.