Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Pada Kondisi ...teknik.janabadra.ac.id/wp-content/uploads/2016/04/penelitianrusdyujb.pdf · 1.2 Latar Belakang ... 3.5 Pengisian Data Contoh

LAPORAN PENELITIAN

Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan

Pada Kondisi Tertentu

Oleh

Drs. Rusdy Agustaf, M.Kom

Dosen Teknik Informatika FT UJB

NPP : 187070037

LEMBAGA PENGEMBANGAN PENELITIAN DAN PENGABDIAN

KEPADA MASYARAKAT UNIVERSITAS JANABADRA

YOGYAKARTA

2015

iii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL

HALAMAN PENGESAHAAN .................................................................................. i

KATA PENGANTAR ................................................................................................. ii

DAFTAR ISI ................................................................................................................ iii

DAFTAR GAMBAR .................................................................................................... v

DAFTAR TABEL ...................................................................................................... vi

INTISARI ..................................................................................................................... vii

BAB 1 PENDAHULUAN .......................................................................................... 1

1.1 Tinjaun Umum ...................................................................................................... 1

1.2 Latar Belakang ........................................................................................................ 2

1.3 Rumusan Masalah .................................................................................................. 3

1.4 Batasan Penelitian .................................................................................................. 3

1.5 Tujuan Penelitian .................................................................................................. 5

1.6 Manfaat Penelitian ................................................................................................ 5

1.7 Metode Penetian .................................................................................................... 6

1.8 Sistematika Penulisan ............................................................................................ 6

BAB 2 GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN DAN LANDASAN TEORI .... 8

2.1 Gambaran Umum UPT Perpustakaan Pusat UJB ................................................. 8

2.2 Job Diskripsi Pegawai UPT Perpustakaan Pusat UJB ......................................... 11

2.3 Jumlah Anggota, Buku dan Peminjaman pada UPT Perpustakaan Pusat ............. 15

2.4 Kejadian atau Kebutuhan pada Buku Perpustakaan .............................................. 17

2.5 Tinjaun Pustaka ..................................................................................................... 18

iviv

BAB 3 PERANCANGAN SISTEM .......................................................................... 20

3.1 Bagan Organisasi .................................................................................................. 20

3.2 Kejadian atau Kebutuhan Pada Buku Perpustakaan .............................................. 21

3.3 Diagram Arus Data ................................................................................................ 24

3.4 Model Data ............................................................................................................ 26

3.5 Pengisian Data Contoh ......................................................................................... 28

3.6 Perancangan Basis Data ........................................................................................ 30

3.7 Perancangan Form Masukan atau Input ............................................................... 34

BAB 4 IMPLEMENTASI SISTEM ....................................................................... 37

4.1 Tampilan Menu Utama ......................................................................................... 37

4.2 Layar Masukan Data ............................................................................................. 37

4.3 Layar Keluaran Data ............................................................................................ 39

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ................................................................... 40

5.1 Kesimpulan .......................................................................................................... 40

5.2 Saran ...................................................................................................................... 41

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................... 42

vv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi UPT Perpustakaan Pusat UJB ................................. 9

Gambar 2.2 Foto Kampus Badran Pingit .................................................................... 9

Gambar 2.3 Foto UPT Perpustakaan Pusat UJB .......................................................... 9

Gambar 2.4 Penulis dan Kepala UPT Perpustakaan Pusat UJB ................................ 10

Gambar 2.5 Penempatan Buku- Buku Fak.Teknik & Fak. Ekonomi ......................... 10

Gambar 2.6 Penempatan Buku- Buku Fak. Hukum & Fak. Pertanian ...................... 10

Gambar 2.7 Ruang Referensi dan Pelayanan Internet ............................................... 11

Gambar 2.8 Ruang Diskusi dan Ruang Baca ............................................................. 11

Gambar 3.1 Sistem Organisasi Perpustakaan Pada Kondisi Tertentu ........................ 21

Gambar 3.2 DFD Level 0 ......................................................................................... 22

Gambar 3.3 DFD Level 1 ......................................................................................... 25

Gambar 3.4 DFD Level 2 ......................................................................................... 25

Gambar 3.5 DFD Level 3 ......................................................................................... 26

Gambar 3.6 MDL 1 ................................................................................................... 30

Gambar 3.7 MDL 2 ................................................................................................... 31

Gambar 3.8 MDL 3 ................................................................................................... 31

Gambar 3.9 MDL 4 ................................................................................................... 32

vivi

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Jumlah Anggota Perpustakaan Pusat ......................................................... 15

Tabel 2.2 Jumlah Buku Berdasarkan Judul ............................................................... 16

Tabel 2.3 Jumlah Buku Berdasarkan Eksemplar ....................................................... 16

Tabel 2.4 Jumlah Peminjaman Ruang Sirkulasi ........................................................ 16

Tabel 2.5 Jumlah Peminjaman Ruang Referensi ....................................................... 16

Tabel 3.1 Entity Model Data ..................................................................................... 27

Tabel 3.2 MDL 5 ....................................................................................................... 32

Tabel 3.3 MDL 7 ....................................................................................................... 34

Tabel 3.4 Pembelian Buku ........................................................................................ 35

Tabel 3.5 Pendaftaran Anggota Peminjaman Buku Baru .......................................... 36

Tabel 3.6 Penambahan Stock Buku .......................................................................... 36

Tabel 3.7 Keanggotaan Kebutuhan ........................................................................... 36

viivii

INTISARI

Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Pada Kondisi Tertentu merupakan suatu

perancangan yang bertujuan untuk meningkatkan pelayanan yang ada pada perpustakaan dan

sangat dibutuhkan / diperlukan oleh Pengelola atau Anggota Perpustakaan untuk mengetahui,

mengecek atau dapat memperoleh apa saja yang diinginkan atau yang dapat diakses pada unit

pelaksana perpustakaan pada kondisi tertentu.

Pengelola Perpustakaan dapat mengecek atau mengontrol banyak paket buku (meliputi

bukubuku, diktatdiktat, majalahmajalah, jurnaljurnal, kliping dan sebagainya), juga untuk

melihat jumlah anggota, banyak peminjaman buku, masa/lama peminjaman buku, penambahan

buku baru, penarikkan/ penghapusan bukubuku lama, selanjutnya paket buku yang disebut

diatas dikatakan buku saja. Pengelola Perpustakaan terdiri dari : Pembina, Kepala, Sekretaris dan

Staf administrasi perpustakaan.

Anggota Perpustakaan dapat mencari atau melihat pengarang, penerbit, tahun terbit, judul

dari bukubuku, diktatdiktat, majalahmajalah, jurnaljurnal, kliping dan sebagainya yang ada

pada perpustakaan, juga dapat mengusulkan penambahan judul atau jumlah buku-buku yang ada

di perpustakaan.

Anggota Perpustakaan dapat terdiri dari : Dosendosen, Staf Pengajar (asisten, tenaga ahli

dan lainnya), Mahasiswa biasa atau luar biasa, para cendikiawan/ masyarakat yang sudah

memenuhi syarat yang telah ditentukan dan sebagainya.

Diharapkan melalui sistem informasi perpustakaan baik pengelola perpustakaan (kepala

perpustakaan, para staf yang melayani perpustakaan) dan para anggota perpustakaan

memperoleh suatu sistem pelayanan yang ada pada perpustakaan sehingga terjadi efisiensi baik

waktu, tenaga, pikiran dan pembiayaan.

Kata kunci: Perancangan, pengelola perpustakaan, fasilitas yang ada, anggota perpustakaan.

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Tinjauan Umum

Perpustakaan merupakan sebagai tempat peletakan buku-buku referensi dan karya

ilmiah lainnya, yang secara sengaja diatur pada rak-rak buku atau tempat-tempat yang

sudah di-sediakan dalam rangka memberikan fasilitas bagi para Dosen / para Tenaga

Ahli / para Mahasiswa dan lainnya, yang membutuhkan bahan-bahan referensi untuk

mendalami suatu karya ilmiah dari para pakar yang telah menulis karya ilmiah pada

periode sebelumnya dan kemudian mereka kembangkan untuk karya-karya ilmiah yang

lebih baik lagi bagi masa mendatang.

Sistem Informasi Perpustakaan pada kondisi tertentu merupakan suatu bentuk

pelayanan dari rangkaian kebutuhan yang diperlukan oleh Pengelola atau Anggota

Perpustakaan untuk mengecek, meneliti atau memperoleh apa saja yang diinginkan pada

unit pelaksana perpustakaan. Pengelola Perpustakaan dapat mengecek atau mengontrol

banyak paket buku (meliputi bukubuku, diktatdiktat, majalahmajalah, jurnaljurnal,

kliping dan sebagainya), juga untuk melihat jumlah anggota, banyak peminjaman buku,

masa/lama peminjaman buku, penambahan buku baru, banyak penarikkan/ penghapusan

bukubuku lama, selanjutnya paket buku yang disebut diatas dikatakan buku saja.

Pengelola Perpustakaan terdiri dari : Pembina, Kepala, Sekretaris, manager

lapangan dan Staf administrasi perpustakaan. Anggota Perpustakaan sesuai kebutuhan

dapat mencari atau me-ngecek pengarang, penerbit, tahun terbit, judul dari bukubuku,

diktatdiktat, majalahmajalah, jurnaljurnal, kliping dan lain sebagainya yang ada pada

perpustakaan, dan juga dapat mengusulkan penambahan judul atau jumlah buku-buku

yang ada di perpustakaan.

Pengelola perpustakaan (kepala perpustakaan, manager lapangan, para staf yang

melayani perpustakaan) dan anggota perpustakaan (para dosen, tenaga ahli, mahasiswa,

staf pengajar/ asisten dan lainnya), diharapkan melalui perancangan sistem informasi

perpustakaan pada kondisi tertentu, sehingga para anggota perpustakaan memperoleh

2

suatu sistem pelayanan yang ada pada perpustakaan menjadi lebih baik, sehingga terjadi

efisiensi baik waktu, tenaga, pikiran dan pembiayaan.

1.2 Latar Belakang Masalah

Sebagai pihak pengelola atau pihak pengguna jasa perpustakaan biasanya sering

kali timbul kendala didalam menyelesaikan urusan perpustakaan, bisa terjadi apa yang

diinginkan pihak pengguna tidak bisa terpenuhi karena sistem informasi perpustakaan

belum terbentuk terutama pada kondisi tertentu sehingga pihak pengguna mengalami

kecewa terhadap pihak pengelola, karena apa yang diiinginkan pihak pengguna tidak

bisa dipenuhi oleh pihak pengelola. Agar kekecewaan pengguna tidak terjadi maka

untuk itu pihak pengelola perlu merancang suatu sistem teknologi informasi pada

kondisi tertentu untuk mengatasi hal-hal diatas dengan mempergunakan teknologi

komputer, sehingga masalah masalah yang cukup rumit pada perpustakaan dapat

diselesaikan secara baik, maka dengan sistem informasi perpustakaan itu dapat

memberikan informasi yang cukup akurat, cepat, tepat dan mudah, dan akan menghemat

waktu pengguna dan pekerjaan pengelola perpustakaan. Perancangan sistem informasi

perpustakaan pada kondisi tertentu dibuat karena disesuaikan kondisi yang ditinjau :

1. Sebagai pengelola berharap mengetahui apa yang perlu secara cepat didapat :

a. Berapa banyak jumlah buku secara menyeluruh ?

b. Berapa banyak jumlah anggota perpustakaan ?

c. Berapa banyak jumlah judul buku beserta eksemplar yang ada ?

d. Berapa banyak jumlah, serta judul buku baru yang tersedia (dengan batasan buku

diatas tahun 2010) ?

e. Berapa banyak jumlah buku yang dipinjamkan ?

f. Berapa banyak jumlah buku yang akan dibeli ( buku baru / buku lama ) ?

g. Berapa banyak jumlah buku yang dikembalikan tepat waktu, dan juga berapa

banyak buku yang belum dikembalikan ?

h. Berapa banyak denda yang diterima dari keterlambatan pengembalian buku ?

3

2. Sebagai anggota berharap ingin mengetahui secara cepat :

a. Informasi mengenai judul buku.

b. Informasi mengenai penulis buku.

c. Informasi mengenai nama penerbit buku dan tahun terbit.

d. Informasi mengenai bukubuku yang sejenis / seragam

1.3 Rumusan Masalah

Berdasarkan tinjauan umum dan latar belakang masalah yang telah diuraikan

diatas, maka penulis dapat mengambil rumusan masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana merancang perangkat lunak suatu sistem perpustakaan sehingga pihak

pengelola mudah untuk melayani pengguna / anggota perpustakaan, dan pengguna

dapat memanfaatkan jasa dari perpustakaan yang ada pada kondisi tertentu ?

2. Bagaimana memanfaatkan teknologi komputer untuk merancang sistem informasi

perpustakaan pada kondisi tertentu ?

3. Bagaimana menggunakan software yang ada untuk kepentingan kelangsungan

pemanfaatan perpustakaan yang disediakan ?

1.4 Batasan Masalah

Sistem Informasi Perpustakaan yang akan dirancang berikut, mempunyai batasan-

batasan di dalam memberikan informasi mengenai perpustakaan. Permasalahan yang ada

terbatas sebagai berikut :

1. Data Anggota :

a. Calon anggota mengisi formulir pendaftaran

b. Memperoleh kartu anggota

c. Kode anggota

d. Nama anggota

e. Alamat anggota

f. Masa berlaku

4

g. Perpanjangan masa keanggotaan

h. Penghapusan keanggotaan

2. Informasi Buku :

a. Kode buku dan jumlahnya

b. Judul buku dan jumlahnya

c. Penulis / pengarang buku

d. Nama penerbit

e. Tahun terbitan

f. Koreksi data buku

g. Pencatatan buku baru

h. Penghapusan buku lama

3. Data Peminjaman

a. Kartu peminjaman

b. Tanggal peminjaman

c. Tanggal pengembalian

d. Buku yang bias / tidak bisa dipinjam

e. Frekuensi peminjaman

f. Denda keterlambatan

g. Penghapusan kartu peminjaman

4. Pendataan Usulan :

a. Judul buku yang diusulkan

b. Judul buku yang diperbanyak

c. Buku yang dibeli

d. Buku dari hasil sumbangan

e. Buku rusak yang diperbaiki

f. Penghapusan judul buku

5

1.5 Tujuan Penelitian

Tujuan yang akan diharapkan pada penelitian perancangan sistem informasi

perpustakaan pada kondisi tertentu ini, agar dapat memaparkan hal-hal berikut :

1. Pelayanan maksimal kepada para dosen/ tenaga ahli/ mahasiswa/pengguna/pelanggan

agar mereka mendapat menggunakan jasa perpustakaan dengan baik pada kondisi

tertentu yang mereka perlukan.

2. Pihak Universitas/ Fakultas berusaha agar para dosen/ tenaga ahli/ mahasiswa/

pengguna/ pelanggan dapat menggunakan perpustakaan untuk menambah wawasan

ilmu yang mereka punyai, sehingga ilmu pengetahuan semakin bisa dikembangkan.

1.6 Manfaat Penelitian

Manfaat yang diperoleh dari penelitian perancangan sistem informasi perpustakaan

pada kondisi tertentu ini, diharapkan dapat memberikan kontribusi bagi :

1. Universitas/ Fakultas sehingga para dosen/ tenaga ahli/ mahasiswa/ pengguna /

pelanggan bertambah banyak menggunakan fasilitas yang ada dan yang tersedia

diperpustakaan, baik dari judul materi, banyak jumlah buku yang tersedia per topik

dan juga ruang baca yang memadai untuk menggali dan mengembangkan ilmu.

2. Diharapkan pada penelitian ini para dosen / tenaga ahli/ mahasiswa/ pengguna/

pelanggan dapat menambah ilmu diruang perpustakaan, memakai fasilitas yang ada

dan tersedia, baik dari sisi banyak topik buku yang tersedia, jumlah buku per topik,

penambahan topik buku baru yang mengikuti perkembangan jaman diharapkan

tersedia diruang perpustakaan, sehingga pengembangan ilmu dapat segera terwujud.

3. Pelayanan bagi para dosen/ tenaga ahli/ mahasiswa/ pengguna / pelanggan diruang

perpustakaan semakin terlayani, pengunjung anggota perpustakaan semakin banyak,

tempat untuk ruang baca semakin disenangi, keberadaan perpustakaan diminati.

6

1.7 Metode Penelitian

Pada penelitian perancangan sistem informasi pada kondisi tertentu ini, penulis

melakukan cara dengan menggunakan metode sebagai berikut :

1. Literatur yaitu sumber-sumber Informasi atau teori-teori yang berkaitan / diperlukan

pada penelitian diambil dari pustaka/ literatur, datasheet, penelusuran melalui

internet, dan sumber lainnya yang dapat di pertanggung jawabkan.

2. Penelitian yang dilakukan dengan melakukan datang ke-lokasi tata usaha

perpustakaan pusat, diadakan ceking dilokasi, dengan cara diskusi, wawancara atau

mengajukan pertanyaan yang diperlukan kepada pimpinan, para staf perpustakaan.

3. Melihat buku-buku yang tersedia, sistem dan fasilitas yang sudah tersedia bagi

pengunjung perpustakaan, serta meneliti ruang-ruang peletakan buku, ruang baca

serta fasilitas yang tersedia diruang perpustakaan.

1.8 Sistematika Penulisan

Agar memudahkan didalam memahami sistematika laporan penelitian perancangan

sistem informasi perpustakaan pada kondisi tertentu ini, maka penulis menuliskan

pembahasan ke dalam sistematika penulisan. Penjelasan Bab-bab sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Berisi tentang tinjauan umum, latar belakang masalah, rumusan

masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian,

metode penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II : GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN & LANDASAN TEORI

Berisi tentang visi-misi dan foto-foto berikut,gambaran umum

upt perpustakaan pusat Universitas Janabadra, job diskripsi

pegawai, jumlah anggota, buku dan peminjaman, kejadian dan

kebutuhan buku di perpustakaan dan tinjauan pustaka.

7

BAB III : PERANCANGAN SISTEM

Berisi tentang bagan organisasi, kejadian dan kebutuhan buku,

diagram arus data, model data, pengisian data contoh,

perancangan basis data dan perancangan form masukan.

BAB IV : IMPLEMENTASI SISTEM

Berisi tentang tampilan menu utama, layar masukan data dan

layar keluaran data

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

Berisi tentang kesimpulan dan saran.

LAMPIRAN

DAFTAR PUSTAKA

8

BAB 2

GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN

DAN LANDASAN TEORI

2.1 Gambaran Umum UPT Perpustakaan Pusat Universitas Janabadra

Penelitian untuk mengerjakan perancangan sistem informasi perpustakaan pada

kondisi tertentu dilakukan terbatas pada UPT Perpustakaan Pusat Universitas Janabadra

yang telah menggunakan Program Perpustakaan “Senayan”, penulis merancang sistem

informasi perpustakaan pada kondisi tertentu dengan berpedoman dan pengamatan pada

literatur yang ada serta mencoba meng-kreasikan serta menyesuaikan dengan kebutuhan

yang mungkin timbul pada perpustakaan secara umum dan khususnya upt perpustakaan

pusat Universitas Janabadra, sehingga diperoleh bahan untuk meng-evaluasi proram

perpustakaan “Senayan” itu, sekilas gambaran umum yang ada pada perpustakaan pusat

Universitas Janabadra, disajikan sebagai berikut :

1. Visi dan Misi

Visi : Menjadikan pusat layanan sumber ilmu pengetahuan dan pembelajaran serta

penelitian berbasis teknologi informasi.

Misi :

a. Menyediakan informasi ilmiah untuk mendukung proses pembelajaran, penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat.

b. Menyediakan akses sumber informasi.

c. Meningkatkan kerjasama baik internal maupun eksternal.

2. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi UPT Perpustakaan Pusat Univ. Janabadra sebagai berikut :

a. Kepala Perpustakaan : Siti Sumarmi

b. Kepala Unit : Rien Nugroho

c. Bagian Pengolahan dan Sistem Informasi : Aulia Rahayu

d. Bagian Sirkulasi : W. Vita P.

e. Bagian Referensi : Puspa W.

f. Bagian e-journal & internet : Era Bugiono

g. Bagian Keuangan & Kepegawaian : Daryanti

Struktur Organisasi UPT Perpustakaan Pusat Univ. Janabadra seperti gambar 2.1

9

Gambar 2.1 Struktur Organisasi UPT Perpustakaan Pusat Univ. Janabadra

3. Foto Kampus Universitas Janabadra Pingit Yogyakarta

Gambar 2.2 Foto Kampus Badran Pingit

4. Foto UPT Perpustakaan Pusat Universitas Janabadra Pingit Yogyakarta

Bagian

e-Journal &

Internet

Bagian

Sirkulasi

Bagian

Pengolahan

& SI

Kepala

Perpustakaan

Bag. Umum

Keuangan &

Kepegawaian

Bagian

Referensi

Kepala

Unit

Gambar 2.3 Foto UPT Perpustaan Pusat UJB

10

5. Foto Penulis dan Kepala UPT Perpustakaan Pusat Universitas Janabadra

Penulis lagi meneliti dan diskusi mengenai peri hal yang ada di upt perpustakaan pusat.

Gambar 2.4 Penulis dan Kepala UPT Perpustakaan Pusat UJB

6. Foto Ruang Sirkulasi UPT Perpustakaan Pusat Universitas Janabadra

Gambar 2.5 Penempatan Buku-Buku Fak. Teknik & Buku-Buku Fak. Ekonomi

Gambar 2.6 Penempatan Buku-Buku Fak. Hukum & Buku-Buku Fak. Pertanian

11

7. Foto Ruang Referensi UPT Perpustakaan Pusat Universitas Janabadra

Gambar 2.7 Ruang Referensi dan Pelayanan Internet

Gambar 2.8 Ruang Diskusi dan Ruang Baca

2.2 Job Diskripsi Pegawai UPT Perpustakaan Pusat Universitas Janabadra

Job Diskripsi Pegawai UPT Perpustakaan Pusat Universitas Janabadra telah dirinci

oleh Kepala UPT Perpustakaan Universitas Janabadra sebagai berikut :

1. Nama : Aulia Rahayu, SIP

NPP : 112090480

Bagian : Pengolahan, Pendataan dan Sistem Informasi

Tugas A :

Pendataaan dan Pengolahan

a. Melakukan inventarisasi koleksi Perpustakaan.

b. Melakukan pengolahan koleksi buku-buku Perpustakaan.

12

c. Melakukan pendataan/entri data dan pembuatan barcode.

d. Pendataan koleksi yang dipinjam dosen dan Mahasiswa

e. Pembuatan surat keterangan bebas pustaka.

f. Tim pengadaan bahan pustaka.

g. Mengurusi Bebas Pustaka untuk menerima Buku Skripsi (Hard Copy) dan CD

dalam bentuk PDF (Soft Copy).

h. Menghadiri Undangan Seminar, Pertemuan JLA, Pelatihan dan lain lain yang

berhubungan dengan Perpustakaan.

i. Melakukan pembukuan keuangan berupa denda keterlambatan pengembalian buku,

pendaftaran anggota perpustakaan, bebas pustaka.

j. Bekerjasama dalam pekerjaan yang bersifat segera.

Tugas B :

Bagian Sistem Informasi

a. Mengurusi Sistem Informasi Automasi Perpustakaan.

b. Mengurusi jurnal GARUDA

2. Nama : Puspa Widiyanti

NPP : 189070085

Bagian : Pelayanan Refrensi dan Keuangan

Tugas A :

Pelayanan Referensi

a. Membantu pemustaka dalam menggunakan koleksi referensi, Majalah, Jurnal

dan Grey Literatur.

b. Menjawab pertanyaan pemustaka tentang seputar koleksi Referensi.

c. Merangsang pemustaka untuk menggunakan koleksi Referensi.

d. Inventarisasi dan Selfing koleksi Referensi.

e. Menempatkan koleksi Referensi di rak yang telah ditentukan.

f. Mengarahkan mahasiswa untuk mengakses e-Journal (Jurnal Elektronik)

Nasional maupun Internasional, e-Learning dan lain-lain.

g. Menyiapkan presensi pemustaka & merekap.

h. Mengarahkan pemustaka dalam pemakaian internet.

i. Merapikan koleksi titipan Bp.Mr.Soedarisman Poerwokoesoemo.

13

j.. Tim pengadaan koleksi Perpustakaan.

k. Bekerjasama dalam suatu pekerjaan yang sifatnya segera.

Tugas B :

Bagian Keuangan

a. Melakukan pembukuan keuangan : foto copy, pengunjung luar UJB, pembelian buku,

dan pemeliharaan buku.

b. Bekerjasama dalam suatu pekerjaan yang bersifat segera.

3. Nama : CH. Daryanti

NPP : 101010353

Bagian : Sirkulasi, Pemeliharaan & Umum

Tugas A :

Bagian Sirkulasi

a. Melayani pendaftaran Anggota Perpustakaan.

b. Melayani peminjaman, Perpanjangan & Pengembalian Bahan Pustaka.

c. Selfing koleksi Bahan Pustaka di Ruang Sirkulasi.

d. Mencatat kebutuhan bahan pustaka mahasiswa & dosen untuk pertimbangan

pengadaan bahan pustaka.

e. Menyiapkan presensi kehadiran Pemustaka dan Penelusuran Bahan Pustaka.

f. Mengawasi pemustaka di ruang baca koleksi copy 1.

g. Mengecekan peminjaman koleksi untuk Bebas Pustaka.

h. Pembuatan kartu anggota perpustakaan.

i. Pembuatan kartu pinjaman.

j. Bekerjasama dalam suatu pekerjaan bersifat segera.

Tugas B :

Bagian Pemeliharaan

a. Selfing koleksi Perpustakaan yang Rusak.

b. Kerjasama bagian keuangan dan dibantu bagian pelaporan untuk perbaikan,

penyampulan dan penjilitan.

14

Tugas C :

Bagian Umum

a. Pengagendaan surat masuk dan pengetikan surat keluar.

b. Permohonan barang-barang keperluan Perpustakaan ke BAKU.

c. Pengurusan rapat untuk pembuatan Undangan dan daftar hadir.

4. Nama : Era Bugiono

NPP : 195070244

Bagian : Sistem Informasi Automasi Perpustakaan,e–Journal, Jogja Lib

dan Pelaporan.

Tugas A :

Pelayanan Umum

a. Akses e – Journal ( Jurnal Elektronik )

- Download, penjilitan Journal Elektronik untuk menambah koleksi Referensi.

- Pemberitahuan ke unit – unit terkait.

- Mengikuti pelatihan.

b. Melakukan akses untuk JLA ( Jogya Library for All )

- Mengarahkan pemustaka dalam mencari koleksi didalam Kampus maupun

di luar Universitas Janabadra.

- Mengikuti pelatihan – pelatihan.

c. Membuat Laporan

Pengunjung Sirkulasi, Referensi, Pemakai Internet, Jurnal, Majalah, Grey Literatur

dan Koleksi Perpustakaan.

d. Membantu Pemeliharaan koleksi ( Sampul, Perbaikan dan Penjilidan).

e. Perbaikan ringan perangkat Komputer yang rusak.

f. Membantu pelayanan di Ruang Referensi.

g. Bekerjasama dalam suatu pekerjaan yang bersifat segera.

Tugas B :

Bagian Kepegawaian

a. Mengurusi kelengkapan setiap pegawai dan mengarsip ( Ijazah, Sertifikat, SK dll).

b. Mengajukan kenaikan pangkat dan Golongan.

c. Mengurusi dan mengarsip DP3 setiap pegawai.

15

5. Nama : Winarsih Vita Puspitawati, SIP

NPP :

Bagian : Pengolahan, pendataan dan Pelaporan.

Tugas A :

Pendataaan dan Pengolahan

a. Melakukan inventarisasi koleksi Perpustakaan.

b. Melakukan pengolahan koleksi buku-buku Perpustakaan.

c. Melakukan pendataan/entri data dan pembuatan barcode.

d. Pendataan koleksi yang dipinjam dosen dan Mahasiswa.

e. Pembuatan surat keterangan bebas pustaka.

f. Tim pengadaan bahan pustaka.

g. Mengurusi Bebas Pustaka untuk menerima Buku Skripsi (Hard Copy) dan CD dalam

bentuk PDF (Soft Copy).

h. Menghadiri Undangan Seminar, Pertemuan JLA, Pelatihan dan lain-lain yang

berhubungan dengan Perpustakaan.

i. Melakukan pembukuan keuangan : denda keterlambatan pengembalian buku,

pendaftaran anggota perpustakaan, bebas pustaka.

j. Bekerjasama dalam pekerjaan yang bersifat segera.

Tugas B :

Bagian Sistem Informasi

a. Mengurusi Sistem Informasi Automasi Perpustakaan.

b. Mengurusi jurnal GARUDA

2.3 Jumlah Anggota, Buku dan Peminjaman Pada UPT Perpustakaan Pusat

Universita Janabadra

Tabel 2.1 Jumlah Anggota Perpustakaan Pusat

Keterangan Tahun Akademik

2009/2010 2010/2011 2011/2012 2012/2013 2013/2014 2014/2015

Anggota Aktif 466 415 417 560 385 609

16

Tabel 2.2 Jumlah Buku Berdasarkan Judul

Fakultas Tahun Akademik

2009/2010 2010/2011 2011/2012 2012/2013 2013/2014 2014/2015

Hukum 2233 2332 2372 2412 2103 2297

Ekonomi 2434 2482 2514 2560 2637 2652

Teknik 2064 2121 2133 2143 2186 2190

Pertanian 534 539 539 539 559 561

LP3M 53 53 53 53 65 65

Umum 1246 1350 1350 1359 1369 1388

Jumlah 8564 8877 8961 9066 8919 9153

Tabel 2.3 Jumlah Buku Berdasarkan Eksemplar


2009/2010 2010/2011 2011/2012 2012/2013 2013/2014 2014/2015

Hukum 14026 14169 1421 1540 12790 4917

Ekonomi 17247 17332 17443 17534 17875 17916

Teknik 11401 11634 11676 11713 11970 11981

Pertanian 3073 3073 3073 3073 3093 3100

LP3M 230 230 230 230 242 242

Umum 6460 6662 6662 6671 6721 6744

Jumlah 52437 53100 40505 40761 52691 44900

Tabel 2.4 Jumlah Peminjam Ruang Sirkulasi

Tahun Akademik

2009/2010 2010/2011 2011/2012 2012/2013 2013/2014 2014/2015

2110 1500 417 449 558 576

2130 1821 2415 1575 888 1287

1529 975 1583 821 595 536

127 64 105 114 76 61

5896 4360 4520 2959 2117 2460

Tabel 2.5 Jumlah Peminjam Ruang Refrensi


2009/2010 2010/2011 2011/2012 2012/2013 2013/2014 2014/2015

Hukum 1911 1534 1328 32 29 199

Ekonomi 1205 1310 2100 842 1541 350

Teknik 1905 2735 4447 1459 1315 213

Pertanian 91 106 277 146 216 35

Jumlah 5112 5685 8152 2479 3101 797

17

2.4 Kejadian Atau Kebutuhan Pada Buku Perpustakaan

Pada setiap perpustakaan terdapat kebutuhankebutuhan yang melibatkan Anggota

Perpustakaan, Peminjaman Buku, dan penambahan persediaan buku. Setiap kejadian atau

kebutuhan yang diperlukan tentu sangat berpengaruh terhadap halhal lainnya, misalnya

kebutuhan peminjaman buku akan mengakibatkan jumlah kebutuhan buku berkurang, dan

sebaliknya untuk kebutuhan penambahan buku perlu diadakan yaitu :

1. Penambahan kebutuhan terhadap buku

Penambahan jumlah kebutuhan terhadap buku tertentu akan mengakibatkan

bertambahnya jumlah buku yang dibutuhkan baik terhadap kategori buku tertentu

maupun jumlah kebutuhan secara keseluruhan.

2. Peminjaman Buku kepada Anggota Perpustakaan

Kebutuhan Peminjaman Buku dari Anggota Perpustakaan akan mengakibatkan

berkurangnya jumlah buku yang tersedia. Untuk Anggota Perpustakaan baru akan

dicatat terlebih dahulu identitasnya. Jumlah buku yang dipinjamkan tidak boleh

melebihi jumlah persediaan bukunya, maka akan diberi pesan kesalahan atau

pemberitahuan batas pembelian yang masih diperbolehkan.

3. Pencatatan penerimaan buku oleh Anggota Perpustakaan

Kebutuhan pembelian buku akan sah saat anggota perpustakaan melaporkan bahwa

buku yang dikirim telah diterimanya.

4. Tulisantulisan yang dibuat

Tulisantulisan yang dibuat meliputi : tulisan peminjaman buku (peminjaman yang

disetujui/diterima), tulisan peminjaman bulanan (peminjaman yang telah

disetujui/diterima), 10 kategori buku terlaris yang dipinjam selama 1 bulan tertentu,

tulisan kebutuhan buku berdasar kategorinya (jumlah dan total peminjaman buku),

tulisan anggota perpustakaan berdasar keanggotaan, 10 anggota perpustakaan yang

memiliki frekuensi kebutuhan peminjaman dalam satu bulannya, tulisan peminjaman

yang belum disetujui.

18

Perincian setiap tulisan yang dibuat yaitu sebagai berikut :

Tulisan Peminjaman Buku (peminjaman yang disetujui/diterima), berdasarkan pada

tanggal kebutuhan tertentu tersebut.

Tulisan peminjaman bulanan (peminjaman yang disetujui/diterima), berdasarkan

pada bulan kebutuhan tertentu tersebut.

Tulisan 10 buku terlaris yang dipinjam selama 1 bulan, berdasarkan pada bulan

kebutuhan tertentu tersebut.

Tulisan kebutuhan buku berdasar kategorinya (jumlah dan total peminjaman buku),

berdasarkan kode buku yang dipinjamkan.

Tulisan anggota perpustakaan berdasarkan keanggotaan tertentu.

Tulisan 10 anggota perpustakaan yang memiliki frekuensi kebutuhan peminjaman,

berdasarkan bulan tertentu.

Tulisan peminjaman yang belum disetujui, berdasarkan pada mulai dari bulan

kebutuhan tertentu tersebut.

2.5 Tinjauan Pustaka

Tinjauan pustaka dilakukan berdasarkan pendapat-pendapat para pakar yang ahli

dibidangnya, agar pada penelitian nanti dapat memberikan pengertian yang sama, maka

diperlukan keterangan mengenai istilah-istilah yang dipakai nanti .

Penelitian yang dilakukan penyusun dengan menggunakan 2 (dua) metode penelitian

sebagai berikut ini :

1. Metode Observasi

Metode observasi melakukan teknik, dengan mengadakan pengamatan dan

mewawancarai, yang mencangkup wilayah bagian tata usaha / bagian pengajaran,

dengan mengadakan penelitian diwilayah itu, maka diperoleh materi atau bahan-bahan

penelitian yang dibutuhkan. Data yang diperoleh dari bagian tata usaha/ bagian

pengajaran dapat diperoleh data riil/ nyata.

19

Berdasarkan data fisik dan non fisik yang menggambarkan aktivitas mahasiswa

mengajukan/ meminta pelayanan, akan pengaruhi kualitas visual.

2. Metoda Analisis

Metode analisis mencangkup: pendekatan yang digunakan, teknik analisis, tahapan atau

langkah-langkah dalam melakukan analisis terhadap pelayanan yang akan diberikan

oleh bagian tata usaha/ bagian pengajaran/ prodi atau fakultas,serta meng-analisis

kebutuhan mahasiswa terhadap pelayanan yang akan diterima mahasiswa oleh pegawai/

staf yang bertugas melayani permintaan para mahasiswa.

20

BAB 3

PERANCANGAN SISTEM

3.1 Bagan Organisasi

Suatu struktur organisasi seperti unit perpustakaan tentu pelayanan utamanya

yaitu melayani permintaan peminjaman buku-buku atau melayani peminjaman

buku-buku hanya untuk dibaca, yang ada diruang referensi khusus berupa buku-

buku yang tersedia dalam jumlah yang terbatas, koran-koran lokal juga koran-

koran nasional, majalah-majalah, jurnal-jurnal baik jurnal nasional maupun jurnal

internasional atau lainnya seperti buku laporan kerja praktek, laporan praktikum,

laporan skripsi masing-masing l(satu) buku, dari para mahasiswa telah selesai

kuliah dan diwajibkan mengumpulkan buku laporan tersebut di-unit perpustakaan,

buku-buku tersebut disediakan untuk dibaca bagi yang berminat mempelajarinya

atau untuk menambah pengetahuan dan dapat dijadikan sebagai bahan acuan

untuk membuat buku laporan yang sejenis bagi para mahasiswa yang

membutuhkannya. Peminjaman buku-buku bagi mahasiswa yang membutuhkan

atau yang akan mengerjakan tugas membuat buku laporan untuk dilayani. Semula

pelayanan perpustakaan dilakukan secara manual bagi peminjamkan buku,

kemudian pelayanan ditingkatkan sehingga peminjaman buku-buku atau yang lain

dipermudah dan dipercepat dengan menggunakan teknologi komputer yaitu

dengan menggunakan internet.

Peserta atau anggota peminjam perpustakaan tentu sangat meng-inginkan

pelayanan yang lebih mudah dan praktis yaitu pelayanan peminjaman buku atau

lainnya secara online yang dapat diambil pinjaman buku atau yang sejenis itu

sesuai dengan waktu yang telah disepakati, bisa juga peminjam tidak perlu datang

keperpustakaan, cukup dengan menggunakan memakai labtop/ komputer atau alat

elektronik lainnya seperti gat-get, hand phone atau lainnya yang terkoneksi dengan

internet, sehingga buku-buku atau lainnya yang akan dipinjam dapat diantar ke

peserta/ peminjam yang meng-inginkan dengan biaya pengganti ongkos transport.

21

Semua kebutuhan akan peminjaman buku-buku atau lainnya yang dilakukan

peserta, juga semua kegiatan pelayanan buku-buku atau lainnya berada dibawah

kontrol pengawasan kepala perpustakaan sekaligus pengelola (manajemen) dari

perpustakaan tersebut, dan semua kejadian kegiatan pelayanan peminjaman buku

atau lainnya yang tersedia dalam perpustakaan harus segera dilaporkan kepada

pihak manajemen. Bagan organisasi yang terdapat pada perencanaan sistem yaitu :

Keterangan :

Kedudukan ketua bagian pada gambar 3.1 diatas karena kekurangan

petugas maka kedudukan kabag. disejajarkan sebagai petugas administrasi.

Anggota Perpustakaan berupa mahasiswa sebagai anggota tetap yang

mendaftarkan diri pada perpustakaan, sedangkan anggota tidak tetap yaitu

anggota yang hanya sebagai pengunjung biasa atau hanya sebagai pembaca

atau pengunjung dengan menggunakan identitas kartu mahasiswa.

3.2 Kejadian Atau Kebutuhan Pada Buku Perpustakaan

Pada setiap sistem perpustakaan yang ada pada kondisi tertentu, pasti

terdapat berbagai kebutuhankebutuhan yang ada, sehingga akan melibatkan

pegawai/ petugas administasi, anggota perpustakaan, peminjaman buku, karena

dengan adanya peminjaman buku atau lainnya, tentu juga memerlukan

Anggota

Perpustakaan

Anggota

Perpustakaan

Kabag.

Rumah Tangga Kabag.

Keuangan

Kabag.

Akademik

Kepala

Perpustakaan

Kabag.

Masyarakat

Gambar 3.1 Sistem Organisasi Perpustakaan Pada Kondisi Tertentu

22

penambahan persediaan buku-buku, agar dapat mencukupi permintaan

peminjaman, serta juga berusaha untuk dapat mengikuti kebutuhan buku-buku.

terutama penambahan buku-buku baru yang dapat mengikuti perkembangan

kemajuan yang ada dimasyarakat baik didaerah sekitar, lokal, nasional maupun

internasional, sagar tidak kehilangan momentum mengikuti perkembangan zaman.

Setiap kejadian dari interaksi yang ada atau kebutuhan pelayanan tersebut

berpengaruh terhadap halhal lainnya, misalnya kebutuhan peminjaman buku-

buku diruang peminjaman maka akan mengakibatkan jumlah kebutuhan buku

yang tersedia berkurang, dan ini tentu perlu ditindak lanjuti untuk memenuhi

kebutuhan buku-buku dengan mengadakan penambahan buku-buku yaitu :

1. Penambahan kebutuhan terhadap buku

Penambahan jumlah kebutuhan terhadap buku-buku tertentu, apalagi buku-

buku yang mengikuti perkembangan zaman sangat dibutuhkan, ini akan

mengakibatkan bertambahnya jumlah buku yang dibutuhkan baik terhadap

kategori buku tertentu maupun jumlah kebutuhan secara keseluruhan akan

meningkatkan, masalah ini tentu berpengaruh terhadap anggaran, terutama

pada anggaran pengeluaran.

2. Peminjaman buku kepada anggota perpustakaan

Kebutuhan yang ada pada peminjaman buku dari anggota perpustakaan akan

mengakibatkan berkurangnya jumlah buku yang tersedia, dan untuk anggota

perpustakaan yang baru akan dicatat terlebih dahulu identitasnya. Jumlah buku

yang dipinjamkan tidak boleh melebihi jumlah persediaan buku yang tersedia,

maka akan diberi pesan kesalahan atau pemberitahuan batas dari pembelian

yang masih diperbolehkan.

3. Pencatatan penerimaan buku oleh anggota perpustakaan

Kebutuhan pembelian buku sangat diharapkan untuk menambah jumlah buku-

buku yang tersedia, tentu ini akan menimbulkan masalah tersendiri, pembelian

buku menjadi sah bila saat pegawai atau petugas perpustakaan telah meng-arsip

buku-buku tersebut sesuai dengan kode yang telah diatur dan pembelian buku

23

tersebut sudah dipertanggung jawabkan, didata dan telah melaporkan pada

pimpinan bahwa buku yang dikirim telah diterima.

4. Tulisan peminjaman yang dibuat dan diarsipkan

Tulisan peminjaman yang dibuat/ diarsip meliputi : Tulisan peminjaman buku

(peminjaman yang disetujui/diterima), tulisan peminjaman bulanan

(peminjaman yang telah disetujui/diterima), 10 kategori buku terlaris yang

dipinjam selama 1 bulan tertentu, tulisan kebutuhan buku berdasar kategorinya

(jumlah dan total peminjaman buku).

5. Tulisan anggota yang dibuat dan diarsipkan

Tulisan peserta/ anggota perpustakaan berdasar keanggotaan, 10 anggota

perpustakaan yang memiliki frekuensi kebutuhan peminjaman dalam satu

bulan didata, juga tulisan peminjaman buku yang belum disetujui dicatat

karena terbatas buku-buku atau lainnya yang tersedia, sehingga akan diketahui

peserta yang meminjam buku agar dapat diminta kembali sesuai batas waktu

peminjaman berakhir.

Kejadian atau kebutuhan pada sistem perpustakaan pada kondisi tertentu perlu

dibuatkan daftar/ blangko yang nantinya dibuatkan sistem informasi perpustakaan

pada sistem kondisi tertentu, perincian setiap tulisan yang dibuat sebagai berikut :

Tulisan peminjaman buku (dibuat daftar/ blangko peminjaman yang telah

disetujui/diterima), berdasarkan pada tanggal kebutuhan tertentu tersebut.

Tulisan peminjaman buku bulanan (dibuat daftar/ blangko peminjaman yang

disetujui/diterima), berdasarkan pada bulan kebutuhan tertentu.

Tulisan 10 buku terlaris yang dipinjam selama 1 bulan (dibuat daftar/

blangko jumlah dan total peminjaman buku terlaris), berdasarkan pada

bulan kebutuhan tertentu tersebut.

Tulisan kebutuhan buku berdasar kategorinya (dibuat daftar/ blangko

jumlah dan total peminjaman buku), berdasarkan kode buku yang dipinjamkan

kepada peserta atau anggota perpustakaan.

24

Kepala

Perpustakaan

Operasional

Setup

Tulisan

SISTEM

INFORMASI

Perpustakaan

Top

Kepala Perpustakaan

Tulisan anggota perpustakaan berdasarkan keanggotaan tertentu (dibuat daftar/

blangko jumlah anggota tetap perpustakaan), berdasarkan peserta/ anggota

yang mendaftarkan jadi anggota tetap perpustakaan.

Tulisan 10 anggota perpustakaan yang memiliki frekuensi kebutuhan

peminjaman (dibuat daftar/ blangko jumlah anggota perpustakaan yang

memuat frekuensi kebutuhan pinjamantetap), berdasarkan bulan tertentu.

Tulisan peminjaman yang belum disetujui (dibuat daftar/ blangko anggota

perpustakaan yang belum disetujui peminjaman buku untuk dipinjamkan)

berdasarkan dari bulan kebutuhan tertentu tersebut.

3.3 Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)

Diagram arus data menggambarkan aliran data yang masuk dan keluar dari

sistem, untuk kejadian diatas adalah sebagai berikut :

Diagram arus data seperti gambar 3.2 merupakan Data Flow Diagram (DFD) level

0 memperlihatkan kepala perpustakaan sebagai penentu operasional pada sistem

perpustakaan pada kondisi tertentu kedudukan sebagai admin.

Gambar 3.2 DFD Level 0

Diagram arus data dilanjutkan seperti gambar 3.3 merupakan DFD level 1

memperlihatkan anggota peminjaman buku harus melakukan login dulu untuk

pendaftaran, setelah diverifikasi / pengecekan anggota barulah dapat melakukan

validasi atau peminjaman dan membuat order yang disetujui oleh kepala

perpustakaan sehingga buku dapat dipinjam, dapat digambarkan seperti berikut :

25

Anggota

Peminjaman

Buku

Pendaf

taran

LOGIN

VERI

FIKASI

VALIDASI

POSTING

ORDER

Persetu

juan

Kepala perpustakaan

Operasional

Manajer

Operasional

SETUP

OPTION BUKU

SETUP

VALIDATION

TRANSACTION



memperlihatkan petugas yang ditunjuk sebagai manager operasional bertugas

mencari buku yang akan dipinjaman, kemudian disetujui untuk dipinjamkan

kepada anggota perpustakaan itu, dapat digambarkan seperti berikut :



memperlihatkan petugas yang ditunjuk sebagai manager operasional bertugas

26

Manajer

Operasional

SETUP

REPORT

setelah buku dipinjamkan memberi atau membuat report / laporan kepada kepala

perpustakaan, berfungsi untuk pendataan buku yang ada pada perpustakaan, dapat

digambarkan seperti berikut :


3.4 Model data (Data Dictionary)

Semua informasi kebutuhan perpustakaan disimpan dalam masingmasing

entity yang saling berhubungan. Entityentity yang digunakan sebagai berikut :

1. Entity anggota perpustakaan, digunakan untuk menyimpan informasi

mengenai anggota perpustakaan.

2. Entity buku, digunakan untuk menyimpan informasi mengenai perincian buku-

buku yang dipinjamkan.

3. Entity peminjaman, digunakan untuk menyimpan informasi mengenai

perincian dari kebutuhan buku-buku yang dipinjamkan.

4. Entity pesanan, digunakan untuk menyimpan informasi mengenai peminjaman

buku dan harga jual dari buku yang telah dipinjamkan.

27

Perincian model data yang disimpan dalam masingmasing entity tersebut

seperti pada Tabel 3.1 berikut :

Tabel 3.1 Entity Model Data

Nama field Tipe data Kunci Keterangan

KodeAnggota

Peminjaman Buku

Numeric Primary Kode Anggota Perpustakaan

Nama Text (25) Nama Anggota Perpustakaan

Alamat Text (30) Alamat Anggota

Perpustakaan

Keanggotaan Text (10) Keanggotaan Anggota

Perpustakaan

Notelpon Text (8) Nomor telepon Anggota

Perpustakaan

Email Text (25) Email Anggota Perpustakaan

User Text (20) User Anggota Perpustakaan

Password Text (20) Password Anggota

Perpustakaan

Kodebuku Text (10) Primary Kode buku

Nama Text (25) Nama buku

Persediaan buku Number Kebutuhan buku

Hargapokok Number Peminjaman Buku buku

Hargajual Number Harga Jual buku

Kodekebutuhan Text (10) Primary Kode kebutuhan

KodeAnggota

Peminjaman Buku

Number Kode Anggota Perpustakaan

Tglkebutuhan Date/Time Tgl kebutuhan

Tglditerima Date/Time Tgl kebutuhan diterima

Validasi Yes/No Keanggotaankebutuhan

Kodekebutuhan Text (10) Primary Kode kebutuhan

28

Kodebuku Text (10) Kode buku

Jumlah Number Jumlah buku pesanan

Hargapokok Number Peminjaman Buku buku

Hargajual Number Harga Jual buku

Kodeadmin Numeric Primary Kode admin

Nama Text (25) Nama admin

Alamat Text (30) Alamat admin

Keanggotaan Text (10) Keanggotaan admin

Notelpon Text (8) Nomor telepon admin

Email Text (25) Email admin

User Text (20) User admin

Password Text (20) Password admin

Attribut Text (5) Attribut admin

Kodeadmin Numeric Kode admin

Kodekebutuhan Text (10) Kode kebutuhan

Kejadian Text (25) Kejadian validasi

Kodebuku Text (10) Primary Kode buku

Jenis Text (25) Jenis Buku

3.5 Pengisian Data Contoh

Pengisian data contoh yang disajikan berikut ini yaitu beberapa contoh

pengisian data pada entity diatas :

1. Data contoh untuk entity Anggota Peminjaman Buku

KodeAnggota Peminjaman Buku : 1

Nama : BatmanJogja

Alamat : Jl. Super Hero 1

Keanggotaan : New Yorkarto

Notelpon : 87654321

29

Email : [email protected]

User : batmanhero

Password : herobatman

IInterest : AG-PL

2. Data contoh untuk entity buku

Kodebuku : IT002-1999

Nama : Virus Application

Persediaan buku : 200

Hargapokok : 25000

Hargajual : 27000

3. Data contoh untuk entity Peminjaman Buku Order

Kodekebutuhan : 00312001


Tglkebutuhan : 24 Mei 2001

Tglditerima : 28 Mei 2001

Validasi : No

4. Data contoh untuk entity pesanan


Kodebuku : IT002-1999

Jumlah : 11

Hargapokok : 25000

Hargajual : 27000

5. Data contoh untuk entity admin


Nama : BatmanJogja

Alamat : Jl. Super Hero 1

Keanggotaan : New Yorkarto

Notelpon : 87654321

Email : [email protected]

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

30

User : batman

Password : hero

Attribut : rwx

6. Data contoh untuk entity response

Kodeadmin : 1


Kejadian : 07/04/2001

4. Data contoh untuk entity jenisbuku

Kodebuku : PL

Jenis : Politik

3.6 Perancangan Basis Data

Pada perancangan basis data untuk sistem informasi perpustakaan pada

keadaan tertentu perlu model datanya yaitu sebagai berikut :

1. Model Data Logika 1 (MDL 1)

Model Data Logika 1 akan mendefinisikan entity utama. Pada sistem

Perpustakaan ada 7 entity utama yang dibentuk, pada gambar 3.6 yaitu :

ANGGOTA PEMINJAMAN BUKU, PEMINJAMAN BUKUORDER,

JENISBUKU, RESPONSE, ADMIN, PESANAN, dan BUKU.

Gambar 3.6 MDL 1

Bagian kiri atas menjelaskan nama entity, sedangkan bagian kanan atas

menjelaskan perkiraan jumlah record yang mungkin terjadi dalam satu hari.

ANGGOTA

PEMINJAMAN

BUKU 100

PEMINJAMAN

BUKUORDER 10

JENISBUKU 10 RESPONSE 100

ADMIN

100

PESANAN

100

BUKU

10

31

ANGGOTA

PEMINJAMAN

BUKU PEMINJAMAN

BUKUORDER

JENISBUKU

RESPONSE

ADMIN

PESANAN

BUKU

@kodeAnggota

Peminjaman

Buku

@kodekebutuhan

@kodebuku

ANGGOTA

PEMINJAMAN

BUKU PEMINJAMAN

BUKUORDER

JENISBUKU

RESPONSE

@kodeadmin

ADMIN

PESANAN

@kodebuku

BUKU


Model Data Logika 2 akan menentukan hubungan antara entity utama, perlu

diketahui ada 3 (tiga) macam tipe hubungan antara entity pada gambar 3.7

yaitu sebagai berikut :

Hubungan satu lawan satu

Hubungan satu lawan banyak

Hubungan banyak lawan banyak

`

Gambar 3.7 MDL 2


Pada Model Data Logika 3 akan ditentukan kunci primer. Tanda @

menandakan kunci primer yang ada pada model data logika di gambar 3.8

Gambar 3.8 MDL 3

32

#kodeAnggota

PEMINJAMAN

BUKUORDER

JENISBUKU

#kodeadmin

#kodekebutuhan

RESPONSE

ADMIN

PESANAN

BUKU

4. Model Data Logika 4

Kunci tamu merupakan satu atribute atau satu set atribute yang melengkapi

suatu hubungan yang bisa menunjukkan kunci tamu ke induknya.

Gambar 3.8 MDL 4

Kunci tamu ditempatkan pada entity anak dan sama dengan kunci primer

induk yang direlasikan. Hubungan antara entity induk dengan anak merupakan

hubungan satu lawan banyak.


Menentukan aturan kunci bisnis. Aturan ini mengalamati secara khusus

integritas dari relationship. Aturan ini mengatur akibat dari penyisipan,

penghapusan dan operasi pembaharuan pada relationship.

Tabel 3.2 MDL 5

Parent Table Child Table Update Delete Insert

PEMINJAMAN

BUKU / ORDER

PESANAN Ignore Cascade Ignore


Penambahan atribute bukan kunci. Satu atribute adalah satu fakta tentang

informasi dalam entity.

Untuk entity ANGGOTA PEMINJAMAN BUKU :

Tambahan atribute yang bukan kunci pada entity yaitu : nama, alamat,

keanggotaan, notelpon, email, user, password, interest

33

Untuk entity PEMINJAMAN BUKUORDER :

Tambahan atribute yang bukan kunci pada entity yaitu : tglkebutuhan,

tglditerima, validasi

Untuk entity PESANAN :

Tambahan atribute yang bukan kunci pada entity yaitu : jumlah,

hargapokok, hargajual

Untuk entity BUKU :

Tambahan atribute yang bukan kunci pada entity yaitu : nama, stock,

hargapokok, hargajual

Untuk entity RESPONSE :

Tambahan atribute yang bukan kunci pada entity yaitu : kejadian

Untuk entity ADMIN :

Tambahan atribute yang bukan kunci pada entity yaitu : nama, alamat,

keanggotaan, notelpon, email, user, password, attribut

Untuk entity JENISBUKU :

Tambahan atribute yang bukan kunci pada entity yaitu : jenis


Perancangan basis data yang baik akan membuat / memudahkan dalam

mengimplementasikan relasi antar tabel ke dalam program. Bentuk relasi antar

tabel (ternormalisasi) dalam sistem perpustakaan sesuai perincian diatas seperti

pada tabel 3. 3 berikut :

34

Buku

Kodebuku

Nama

Persediaan

buku

Hargapokok

Hargajual

Anggota

Peminjaman

Buku

KodeAnggota

Peminjaman

Buku

Nama

Alamat

Keanggotaan

Notelpon

Email

User

Password

Peminjaman

BUKUOrder

Kodekebutuha

n

KodeAnggota

Peminjaman

Buku

Tglkebutuhan

Tglditerima

Validasi

Pesanan

Kodekebutuha

n

Kodebuku

Jumlah

Hargapokok

Hargajual

Admin

Kodeadmin

Nama

Alamat

Keanggotaan

Notelpon

Email

User

Password

Attribut

Response

Kodeadmin

Kodekebutuha

n

Kejadian

JENISBUKU

Kodebuku

Jenis

Tabel 3.3 MDL 7

3.7 Perancangan Form Masukan atau Input

Bentuk form masukan harus dapat meminimalkan kesalahan yang mungkin

diperbuat dalam memasukan data. Disamping itu urutan pengisian form masukan

35

juga harus diperhatikan agar pemakai tidak merasa bingung dalam melakukan

pengisian data. Satu hal lain yang penting yaitu sedapat mungkin pemakai sedikit

memasukan / mengetikkan data, karena kemungkinan salah pemasukan data dapat

terjadi. Bentuk masukan beberapa form sebagai berikut :

1. Form Kebutuhan Pembelian Buku

Bentuk pada form kebutuhan pembelian buku masukan harus dapat me-

minimalkan kesalahan seperti pada Tabel 3.4 kebutuhan pembelian buku.

Tabel 3.4 Pembelian Buku

2. Form Pendaftaran Anggota Peminjaman Buku Baru

Bentuk pada form pendaftaran anggota peminjaman buku baru harus dapat

me-minimalkan kesalahan seperti Tabel 3.5 pendaftaran peminjam buku baru.

Tabel 3.5 Pendaftaran Anggota Peminjam Buku Baru

3. Form Penambahan Stock Buku

Bentuk pada form Penambahan Stock Buku harus dapat me minimalkan

Interest : xxx xxx xxx xxx ALL

Kode Buku Nama Buku Harga Masuk Keranjang

xxxx-xxxx xxxxxxxxxxxxxxxx Rp. xxxxxx,xx x






Halaman x dari x View Cart << < > >>

SEARCH By Nama Buku = xxxxxxxx cari

PERSONAL ID

Nama xxxxxxxxxxx User Account xxxxxxxxxxx

Address xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

City xxxxxxxxxxx Phone Number xxxxxxxxxxx

Email xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Password xxxxxxxxxx Retype Password xxxxxxxxxx

SAVE YES NO

36

kesalahan seperti pada Tabel 3.6 penambahan stock buku.

Tabel 3.6 Penambahan Stock Buku

4. Form Keanggotaan Kebutuhan

Bentuk pada form keanggotaan kebutuhan harus dapat me minimalkan

kesalahan seperti pada Tabel 3.7 keanggotaan kebutuhan

Tabel 3.7 Keanggotaan Kebutuhan

Changes And Update Buku

Batal Kode

Buku

Nama

Buku

Stock

Lama

Tambah

Stock

Stock

Baru

Harga

Pokok

Harga

Jual

Update

x xxxx xxxx xx xx xx xxxx xxxx Update



Penambahan Buku

Kode Buku Nama Buku Stock Harga Pokok Harga Jual Tambh

xx - xx xxxxxxx xx Rp. xxxxxx Rp. xxxxxx Update

Validation Transaction

Kelompok Berdasar ALL

No Kode Kebutuhan Kode Anggota

Peminjaman Buku

Tgl

Kebutuhan

Validasi

xx xxxx-xxxx xxxx xx xxx xxxx x




Validasi

37

BAB 4

IMPLEMENTASI SISTEM

4.1 Tampilan Menu Utama

Pada implementasi sistem perancangan sistem informasi perpustakaan pada

kondisi tertentu memiliki dua sajian interface yaitu untuk Anggota Peminjaman

Buku dan Kepala Perpustakaan Operasional selaku berfungsi sebagai administrasi

(admin) didalam perusahaan atau kepala unit perpustakaan. Masing-masing

tampilan dapat dilihat sebagai berikut :

Anggota Peminjaman Buku

Pendaftaran dilakukan dengan meng-click Sign Up Here.

Kepala Perpustakaan Operasional

Kedua form diatas sesungguhnya digunakan untuk membatasi siapa saja

yang telah mempunyai hak untuk mengoperasikan sistem, sedangkan untuk

penambahan/ perubahan yang ber-hak kepala perpustakaan sebagai operasional /

manager perpustakaan, ini dilakukan oleh Kepala Utama Perpustakaan.

4.2 Layar Masukan Data

Pada layar monitor pada rancangan sistem informasi perpustakaan pada

kondisi tertentu yang akan dapat di akses yaitu :

1. Layar Pendaftaran Anggota Peminjaman Buku Baru

Fasilitas Pendaftaran Anggota Peminjaman Buku hanya dapat dilakukan sekali

pada sebuah User Account saja.

2. Layar Perubahan Identitas Anggota Peminjaman Buku

Pada form ini dapat pula seorang Anggota Peminjaman Buku melakukan

perubahan terhadap interest atau minat terhadap jenis buku tertentu, disamping

melakukan pengubahan data pribadi.

38

3. Layar Pembelian Buku

Daftar buku yang dipinjam dapat dilihat dan dapat dengan mudah dimasukan /

ditampung dalam sebuah simpanan, sebelum akhirnya diputuskan jadi dibeli.

Pada form ini juga disediakan fasilitas pencarian terhadap nama buku atau kode

buku dan juga Anggota Peminjaman Buku dapat dengan mudah

mengelompokkan buku berdasarkan interestnya.

Pada pembelian, seorang Anggota Staf Buku diberikan hak untuk dapat

membatalkan kebutuhan pembelian buku. Limit waktu yang diberikan dalam

Unit Perpustakaan yaitu 1 (satu) jam terhitung sejak waktu pemesanan buku.

Pemesanan langsung mengurangi jumlah stock, hal ini ditentukan agar proses

yang terjadi dapat dengan mudah terkontrol dengan cepat dan terfokus.

Hal yang terpenting yaitu Anggota Peminjaman Buku harus mencetak atau

menyimpan tampilan kartu seperti yang tampak pada layar monitor.

4. Layar Penambahan dan Pengubahan Buku oleh Kepala Perpustakaan Manager

Operasional

Penambahan atau pengubahan (update) ditangani oleh kepala perpustakaan

sebagai manager operasional yang telah diberi hak oleh kepala perpustakaan

utama untuk masalah itu. Penambahan jenis buku juga diperkenankan.

5. Layar Keanggotaan Kebutuhan oleh Kepala Perpustakaan Operasional

Pada form ini akan tampil seluruh kebutuhan beserta penjelasan informasi

lainnya yang berkaitan dengan sebuah kebutuhan yang diperlukan dan

dilakukan oleh anggota perpustakaan sebagai/ untuk peminjaman buku. Proses

keanggotaan tetap dilakukan oleh kepala perpustakaan operasional yang diberi

hak untuk itu. Proses keanggotaan menandakan bahwa buku-buku yang

dipesan oleh anggota perpustakaan peminjaman buku telah dikirimkan.

39

4.3 Layar Keluaran Data

Pada sistem perangkat lunak, rancangan sistem informasi perpustakaan pada

kondisi tertentu pada layar monitor akan dapat ditampilkan keluaran data sehingga

anggota perpustakaan dapat dengan mudah meng-akses yaitu :

1. Layar Keluaran Keanggotaan Kebutuhan Anggota Peminjaman Buku

Anggota Peminjaman Buku setelah ataupun telah melakukan kebutuhan dapat

dengan segera melihat apakah buku yang dipesan telah terkirim atau belum.

Pada form ini terdapat 4 (empat) menu yang memudah anggota perpustakaan

peminjaman buku memperoleh informasi tentang buku yang telah dipesan.

2. Layar Keluaran Report oleh Kepala Perpustakaan Operasional

Tersedia 8 (delapan) pilihan report yang dapat dihasilkan oleh sistem informasi

Perpustakaan pada kondisi tertentu ini yaitu :

- Peminjaman hari ini.

- Peminjaman bulanan yang telah tervalidasi.

- Peminjaman bulanan yang belum tervalidasi.

- Tersedia 10 (sepuluh) buku terlaris dalam bulan tertentu.

- Tersedia stock buku.

- Keanggotaan anggota perpustakaan peminjaman buku.

- Tersedia 10 (sepuluh) anggota perpustakaan peminjaman buku yang

memiliki frekuensi kebutuhan tinggi.

- Tersedia buku tamu (guest book).

- Pemilihan report diikuti dengan menekan tombol proses.

40

BAB 5

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Menganalisa / analisis terhadap suatu sistem yang sangat kompleks, dapat menjadi

mudah bila sistem yang sangat kompleks tersebut dipecah-pecah / dibagi-bagi menjadi

sistem yang kompleks dengan bagian-bagian yang lebih sederhana. Peralatan analisis

terstruktur yang digunakan dalam membagi menjadi bagian yang lebih sederhana akan

sangat membantu untuk lebih memahami sistem kompleks yang ada.

Perancangan sistem informasi perpustakaan pada kondisi tertentu menjadi lebih

mudah atau lebih tertruktur bila mengunakan bagan gambar arus data, gambaran rinci

mengenai kebutuhan informasi suatu organisasi menjadi semakin jelas, sedangkan bagan

struktur organisasi dapat memperlihatkan prosedur kerja yang berlaku dalam organisasi.

Struktur organisasi perusahaan seperti pada unit perpustakaan ternyata memiliki pengaruh

penting terhadap keberadaan sistem informasi dalam sebuah organisasi pada perguruan

tinggi.

Pertimbangan atas kelebihan dan kekurangan pada program perangkat lunak pada

implementasi perancangan sistem informasi perpustakaan pada masa tertentu yang telah

dirancang ini, dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. Komputerisasi suatu sistem informasi perpustakaan pada kondisi tertentu merupakan

sarana yang sangat penting, karena beberapa pekerjaan pada pengolahan data yang

mungkin diwaktu sebelumnya membutuhkan waktu yang relatif lama akan menjadi

lebih cepat dan mudah .dan lebih meng-efsienkan waktu, tenaga, biaya dan lainnya.

2. Menerapkan komputerisasi disuatu perusahaan atau unit kerja seperti pada unit

perpustakaan memang tidaklah mudah, karena membutuhkan persiapan yang lebih

matang dan waktu yang relatif agak lama dan perencanaan anggaran biaya yang tidak

sedikit. Mengingat pengembangan perpustakaan dimasa yang akan datang, maka

komputerisasi akan menjadi pilihan yang utama dan standard.

3. Sistem ini dapat menghasilkan tulisan-tulisan yang diminta, antara lain tulisan

peminjaman harian, tulisan peminjaman bulanan, 10 (sepuluh) buku yang terlaris, stock

buku, anggota perpustakaan peminjaman buku, dan tingkat frekuensi kebutuhan.

41

5.2 Saran-Saran

Pembuatan sistem informasi perpustakaan pada kondisi tertentu nantinya secara

online bertujuan untuk menghasilkan program perpustakaan bersifat user friendly dan dapat

digunakan secara online, sehingga mudah dipakai oleh segenap anggota perpustakaan

sekalipun tanpa adanya pembedaan platform.

Pengembangan lebih lanjut sistem informasi perpustakaan pada kondisi tertentu dapat

dilakukan terus menerus dengan menambah sistem jaringan antar Fakultas yang ada di

lingkungan Universitas secara online. Pelatihan khusus bagi para staf administrasi sangat

diperlukan untuk meningkatkan profesionalitas, dan selaku kepala perpustakaan sebagai

managerial operasional dapat meningkatkan kemampuan operasional dan diperlukan kerja

keras, lebih efektif, efisien dan dapat belajar untuk mengatasi setiap permasalahan yang

timbul dalam operasional, dan juga selalu diharapkan mampu untuk memperbaiki source

program walaupun dalam taraf yang sederhana, sehingga kendala kecil yang terjadi dapat

dihindari, serta dapat diatasi secepat mungkin sehingga tidak kehilangan waktu.

Selama diterapkan sistem komputerisasi dalam beberapa waktu tertentu, cara manual

hendaklah masih dipakai untuk menguji kebenaran sistem informasi, demikian kelayakan

dan kesempurnaan sistem informasi perpustakaan pada kondisi tertentu dapat digunakan

sesuai dengan kebutuhan dan juga sesuai dengan yang diinginkan, diharapkan rancangan

sistem informasi perpustakaan pada masa tertentu ini segera terwujud, sehingga kalau

memang lebih baik, akurat dan sangat efisien dari sisi waktu dan biaya, sehingga

diharapkan dapat menggantikan program perpustakaan “senayan” yang telah ada di- upt

perpustakaan pusat Universitas Janabadra.

42

DAFTAR PUSTAKA

1. Tauri D. Mahyuzir, 1991, “Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak”, PT Elex

Media Komputindo, Jakarta

2. Gordon B. Davis, 1992, “Kerangka dasar Sistem Informasi Manajemen”, PT. Pustaka

3. Raymond Mc Leod, Jr , 1995, “Sistem Informasi Manajemen”, Prentice-Hall

Internasional Inc, USA

4. George M. Scoot, 1995, “Sprinciples of Management Information System”, Mc. Graw-

Hill Book Company, New York.

5. Roger S. Pressman, Ph.D., 1997, “Software Engineering”, Mc Graw Hill Companies,

Inc, Printed in Singapore.

6. Kristanto Harianto, Ir. , 1998, “Konsep dan Perancangan Database”, Edisi Kedua

Andi Offset, Yogyakarta.

7. Fedorov Alex, css, 1998, “Profesional Active Server Pages 2.0”, Wrox Press Ltd.,

Canada, UK.

8. Kroenke M David, 2000, “Database Processing Fundamentals, Design and

Implementation”, Prentice Hall International, Inc, Seventh Edition,United States of

America.

Documents

Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Pada Kondisi ...teknik.janabadra.ac.id/wp-content/uploads/2016/04/penelitianrusdyujb.pdf · 1.2 Latar Belakang ... 3.5 Pengisian Data Contoh