PERANCANGANSISTEM INFORMASI AKUNTANSIPADA UMKM BIDANG USAHA PERDAGANGAN

Untung SubagyoSTMIK EL RAHMA

e-mail: uunboy@gmail.com

IntisariSemakin berkembangnya suatu perusahaan, termasuk di dalamnya jenis UMKM

bidang usaha perdagangan maka intensitas transaksi keuangan terutama yang berhubungandengan cash inflow maupun cash outflow akan semakin meningkat. Sedangkan informasi yanglengkap, akurat serta tepat waktu dalam bentuk laporan yang terstruktur akan transaksitersebut sangat dibutuhkan oleh para pengambil keputusan seperti: pemilik perusahaan,kreditur, karyawan dan lain-lain.

Informasi yang lengkap dan akurat tetapi tidak tepat waktu akan menjadi tidakberguna, sedangkan informasi yang tepat waktu tetapi tidak lengkap dan tidak akurat hanyaakan menyesatkan para pengambil keputusan.

Dengan semakin meningkatnya data transaksi yang harus diolah maka kemungkinanbisa timbul beberapa kesalahan. Kesalahan dapat terjadi dalam pencatatan karena faktormanusia sehingga laporan yang dibuat tidak lengkap, tidak teliti atau laporan tidak dapatdisajikan tepat waktu.Kata Kunci : SIA, RPL, usaha kecil menengah, perdagangan

PENDAHULUANArti penting usaha mikro kecil dan menengah yang tergabung dalam UMKM tidak

bisa diremehkan karena merupakan penyumbang lapangan pekerjaan terbesar dalamperekonomian Indonesia. Lapangan kerja di Indonesia sebesar 30% merupakan sektorformal dan sisanya sebesar 70% merupakan sektor informal. Lapangan kerja formal terdiridari 0,55% disediakan oleh usaha besar (aset diluar tanah dan bangunan diatas Rp 10milyar dan omzet Rp 50 miliar tiap tahunnya), usaha menengah 11,01% dan usaha kecilmenyumbang 18,44% dari seluruh lapangan kerja formal. Lapangan kerja non formal 70%disediakan oleh usaha kecil yang tergolong dalam usaha mikro dan gurem, hal ini berartitelah mengisi sekitar 85% dari seluruh lapangan pekerjaan di Indonesia. Sedangkanpengangguran terbuka berdasarkan data BPS sekitar 9% dari seluruh angkatan kerja ataumencapai 9,1 juta orang.

Semakin berkembangnya suatu perusahaan, termasuk di dalamnya jenis UMKMbidang usaha perdagangan maka intensitas transaksi keuangan terutama yang berhubungandengan cash inflow maupun cash outflow akan semakin meningkat. Sedangkan informasi yanglengkap, akurat serta tepat waktu dalam bentuk laporan yang terstruktur akan transaksitersebut sangat dibutuhkan oleh para pengambil keputusan seperti : pemilik perusahaan,kreditur, karyawan dan lain-lain.

Informasi yang lengkap dan akurat tetapi tidak tepat waktu akan menjadi tidakberguna, sedangkan informasi yang tepat waktu tetapi tidak lengkap dan tidak akurat hanyaakan menyesatkan para pengambil keputusan.

Dengan semakin meningkatnya data transaksi yang harus diolah maka kemungkinanbisa timbul beberapa kesalahan. Kesalahan dapat terjadi dalam pencatatan karena faktormanusia sehingga laporan yang dibuat tidak lengkap, tidak teliti atau laporan tidak dapatdisajikan tepat waktu.

Hal – hal yang bisa dilakukan untuk menangani permasalahan tersebut antara lainmenambah pegawai baru atau memberi pelatihan kepada pegawai mengenai akuntansisehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat. Hal ini tentu saja akanmenambah pengeluaran rutin dalam jangka waktu yang panjang karena ada tambahan biayagaji yang harus dikeluarkan. Alternatif penyelesaian masalah di atas yang bisa ditempuh saatini adalah mengubah sistem manual menjadi Sistem Pengolahan Data Elektronik / EDP(electronik data processing) sehingga proses pengolahan mulai dari pencatatan sampai menjadilaporan akan semakin mudah, cepat, teliti dan dapat tepat waktu penyajiannya.

Berangkat dari permasalahan tersebut maka peneliti memberikan pemecahanmasalah dengan mengubah pengolahan data transaksi cash inflow dan cash outflow denganSistem Pengolahan Data Elektronik.

Perumusan MasalahDalam penelitian ini akan dibahas perancangan sistem untuk Cash Inflow dan Cash

Outflow yang berasal dari transaksi keuangan tunai dari sebuah UMKM bidang usahaperdagangan. Perancangan sistem dimulai dari pembuatan Diagram Alir Data, Basis Data,Kamus Data Tabel, Relasi Antar Tabel, , Flowchart System, Flowchart Program, DesainMenu, Desain Masukan, Desain Keluaran sampai dengan pengolahan data transaksi cashinflow dan cash outflow ke dalam Sistem Pengolahan Data Elektronik hingga menghasilkanlaporan jurnal, buku besar, neraca saldo, penyesuaian, laporan rugi laba, laporan perubahanmodal, laporan aliran kas, jurnal tutup buku, neraca saldo setelah tutup buku, neraca saldoawal bulan tahun berikutnya.

Untuk membatasi agar pembahasan tidak melebar dan bertitik tolak dari latarbelakang masalah maka dijelaskan prinsip dan metode dalam akuntansi serta bahasapemrograman yang digunakan dalam menghasilkan sistem pengolahan data elektronikuntuk data transaksi cash inflow dan cash outflow.

Apakah dengan pemilihan prinsip dan metode dalam akuntansi serta bahasapemrograman yang digunakan dalam menghasilkan sistem pengolahan data elektronikuntuk data transaksi cash inflow dan cash outflow akan menyebabkan efisiensi dan efektifitasjika perusahaan semakin berkembang.

Landasan TeoriDefinisi Akuntansi

Ada beberapa kutipan pendapat dari ahli mengenai definisi akuntansi, yaitu sebagaiberikut: Menurut ABP Statement No.4 (Tahun 1970) yang berjudul “Basic Concepts andAccounting principles Underlying Financial Statement of Business Enterprises” : “Akuntansi adalahsebuah aktivitas jasa, dimana fungsinya adalah memberikan informasi kuantitatif, terutamainformasi mengenai keuangan dan entitas ekonomi yang dimaksudkan akan menjadiberguna dalam pengambilan keputusan ekonomi (dalam membuat pilihan di antaraberbagai alternative yang ada)”. Sedangkan menurut American Institute of Certified PublicAccountants (AICPA) , akuntansi adalah : “seni pencatatan, pengklasifikasian, danpengikhtisaran transaksi dan peristiwa keuangan dengan cara tertentu dan dalam ukuranmoneter, termasuk penafsiran atas hasil-hasilnya”.

PenjualanAdapun pengertian penjualan adalah total jumlah yang dibebankan pada pelanggan

atas barang yang terjual, baik penjualan kas atau kredit. Baik retur dan potongan penjualan,maupun diskon penjualan dikurangkan dari penjualan untuk menghasilkan penjualanbersih.

Jurnal Penerimaan KasJurnal penerimaan kas (cash receipt journal) digunakan untuk mencatat semua

penerimaan uang, termasuk penjualan tunai dan penerimaan tagihan. Semua transaksi yangmelibatkan penerimaan kas dicatat pada jurnal penerimaan kas. Jadi, jurnal penerimaan kasmempunyai yang disebut kas (debit). Semua transaksi yang dicatat pada jurnal penerimaankas akan melibatkan ayat pada kolom kas (debet). Jenis transaksi yang berkaitan denganpenerimaan kas dan seberapa sering hal itu terjadi menentukan judul-judul yang akandiberikan kepada kolom-kolom lain. Pada akhir setiap bulan, jumlah-jumlah pada setiapkolom ditotal. Jumlah debet harus sama dengan jumlah kredit karena setiap jumlah kolompada kolom akun kredit akun lainnya telah diposkan.

Harga Pokok Penjualan (HPP)Harga pokok penjualan adalah harga barang yang terjual ke konsumen. Harga

pokok penjualan ditentukan dengan mengurangkan persediaan barang dagang akhir periodeterhadap barang dagang tersedia dijual selama periode bersangkutan. Persediaan barangdagang akhir periode ditentukan dengan melakukan penghitungan fisik persediaan yangtersisa.

PersediaanPersediaan digunakan untuk mengindikasikan barang dagang yang disimpan untuk

kemudian dijual dalam operasi bisnis perusahaan dan bahan yang digunakan dalam prosesproduksi atau yang disimpan untuk tujuan itu.

Sistem Informasi Akuntansi (SIA)Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi non keuangan

yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.

Basis DataBasis data adalah kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara suatu file dengan

fiel yang lain dan merupakan suatu langkah yang selalu dilakukan oleh seorang programmeruntuk mengimplentasikan data pada suatu program, sehinggan program tersebut dapatdigunakan dengan praktis. Ada tiga tipe file dalam basis data, yaitu:

a. File MasterFile master menampung data-data yang relatif tidak mudah berubah dan menjadiacuan bagi file-file yang lain.

b. File TransaksiFile transaksi merupakan file sementara untuk mengumpulkan transaksi yangterjadi yang melibatkan beberapa file master, beserta data tambahan pada tiap-tiaptransaksi.

c. File LaporanFile laporan merupakan file sementara yang dipakai untuk menyimpan outputyang belum dicetak, misalkan output yang belum. Dicetak disimpan terlebihdahulu dalam file laporan.

Metode Desain DatabaseDesain database dilakukan dalam tiga tahap utama, yaitu : desain database secara

konsep, desain database secara lojik, dan desain database secara fisik. Desain databasesecara konsep dilakukan dengan membangun model dari informasi yang digunakan, tidak

tergantung dari implementasi secara fisik dengan menggunakan dbms tertentu. Model yangdibangun dalam tahap ini adalah model ER, gambaran dunia nyata yang diistilahkan dalamobyek/entitas dan keterhubungan/relasi antar obyek. Komponen dalam model ER adalahentiti, relasi, dan atribut.

Diagram Alir Data (Data Flow Diagram)Diagram alir data berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau

sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkunganfisik di mana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik di mana data tersebut akandisimpan.

METODE PENELITIANMetode Yang DigunakanMetode-metode yang akan digunakan peneliti untuk mencapai tujuan diatas, yaitu :

1. Metode Deskriptif, memecahkan masalah dengan mendepenelitiankan fakta denganstudi hubungan yang membandingkan hasil penelitian yang telah dilakukan.

2. Metode Eksperimen, dengan membuat data transaksi Cash Inflow dan CashOutflowUMKM bidang usaha perdagangan selama 1 (satu) bulan dan mencatatkedalam Sistem Pengolahan Data Elektronik / EDP yang telah dibuat sertamenampilkannya dalam bentuk laporan-laporan.

Tahapan-tahapan penelitian yang akan dilakukan adalah :1. Pada tahap pertama akan ditetapkan Prinsip dan Metode yang digunakan dalam

Perusahaan. Prinsip yang digunakan adalah Accrual Basis, metode penyusutan yangdipakai adalah Straight Line, metode pencatatan persediaan adalah First In First Out(FIFO).

2. Pada tahap yang kedua dituliskan semua atribut-atribut yang akan digunakankemudian membuat bentuk tidak normal (Unnormalized), menyusunnya dalambentuk Normal Kesatu dan Normal Kedua, selanjutnya membuat Relasi AntarTabel, Diagram Konteks, Diagram Berjenjang, DAD, Flowchart System,Flowchart Program.

3. Pada tahap ketiga mengolah data transaksi Cash Inflow dan Cash Outflow ke dalamSistem Pengolahan Data Elektronik / EDP hingga menghasilkan laporan-laporan.

4. Pada tahap keempat menganalisa efisiensi dan efektivitas pengolahan data transaksicash inflow dan cash outflow dengan sistem pengolahan data elektronik / EDPdibandingkan dengan sistem manual

Tujuan PenelitianDari penelitian ini, peneliti mempunyai tujuan:

a. Merancang dan mengimplementasikan dalam bahasa pemrograman untukmenghasilkan suatu aplikasi yang dapat digunakan untuk :- Mencatat proses pemesanan barang dan pembelian barang bedasarkan pesanan.- Mencatat proses penjualan barang pada konsumen- Membuat laporan jurnal, buku besar, neraca saldo, penyesuaian, laporan rugi

laba, laporan perubahan modal, laporan aliran kas, jurnal tutup buku, neracasaldo setelah tutup buku, neraca saldo awal bulan tahun berikutnya.

b. Mengintegrasikan sistem tersebut dalam aplikasi berbasis client server yang dapatdiakses oleh banyak orang (pengguna).

c. Untuk memudahkan pengecekkan stok barang sehingga proses pemesanan barangdapat segera dilakukan untuk menanggulangi kekosongan barang.

d. Untuk mendapatkan laporan-laporan keuangan seperti Jurnal Umum, Buku Besar,Neraca, dan sebagainya dengan lebih cepat dan mudah.

e. Untuk mengetahui keuntungan/kerugian, posisi kas, perubahan modal padaperusahaan dengan mudah.

HASIL DAN PEMBAHASANAnalisa Kebutuhan Sistem

Setelah melakukan pengumpulan data dengan studi pustaka, maka diuraikankegiatan yang terjadi pada suatu UMKM bidang usaha perdagangan adalah sebagai berikut:a. Pembelian barang

Setelah perusahaan melakukan pemesanan, maka dilakukan pembelian terhadap barang-barang yang sudah dipesan dan dibayar secara tunai. Proses pembelian bisa jugadilakukan secara langsung tanpa melalui proses pemesanan terlebih dulu.

b. Penjualan barangPerusahaan melakukan penjualan barang-barang yang tersedia di stok kepadapelanggan.

c. Pencatatan keluar masuk kasSelama melakukan kegiatan-kegiatan di atas, perusahaan juga menerima masukan kasmisalnya berupa modal. Selain itu juga melakukan pengeluaran berupa biaya-biayaatauapun yang lainnya. Untuk melakukan perhitungan rugi laba dan perubahan modal,maka diperlukan pencatatan terhadap pemasukan dan pengeluaran yang terjadi.

d. Pencatatan Jurnal PenyesuaianPerusahaan perlu melakukan penyesuaian terhadap nilai-nilai barang yang dimilikidikarenakan terjadi penyusutan, maupun melakukan penyesuaian biaya-biaya yangsebenarnya dipakai dari biaya yang sudah dikeluarkan di setiap periode. Pencatatn inidilakukan pada jurnal penyesuaian.

e. Pencatatan Data-Data MasterSebelum melakukan transaksi-transaksi di atas, perusahaan memerlukan beberapa datamaster yang harus dipersiapkan terlebih dahulu. Data-data master yang perludipersiapkan terlebih dahulu diantaranya yaitu data Barang, data Rekening, dansebagainya.

Perancangan Umum SistemPerancangan sistem merupakan langkah awal yang sangat penting pada

pembuatan/pengembangan sistem. Hal ini disebabkan karena perancangan sistem akansangat menentukan hasil dari sistem yang dibuat. Dengan demikian perancangan sistemharus dibuat secara cermat dan teliti sehingga dapat menghasilkan sistem baru yang sesuaidengan yang diharapkan dan mampu memberikan solusi permasalahan atau penyempurnadari sistem sebelumnya. Dalam perancangan Sistem Informasi perhitungan tingkatkontaminasi ini akan digunakan beberapa metode perancangan sistem, yang dimulai denganpembuatan Diagram Alir Data (DAD) .

Diagram Arus Data (DAD)DAD Level 0 Sistem

Dalam diagram ini proses yang terjadi dalam Sistem Informasi kas dijabarkandengan lebih jelas. Diagram aliran Data level 0 dari sistem ini ditunjukan pada Gambar 1.

Gambar 1. Level 0 Sistem

DAD Level 1 SistemDiagram Alir Data level 1 ini merupakan penjabaran dari DAD level 0 di atas.

Dalam DAD level 1 ini, proses dalam DAD level 0 dijelaskan kembali alur-alurnya secaralebih mendetail. Gambar 2 sampai dengan Gambar 16 menunjukan DAD level 1 darisistem.

DAD Level 1 Input Data

Gambar 2. Level 1 Input Data

DAD Level 1 Transaksi Proses Pembelian

Gambar 2. Level 1 Transaksi Proses Pembelian

DAD Level 1 Transaksi Proses Penjualan

Gambar 3. Level 1 Transaksi Proses Penjualan

DAD Level 1 Transaksi Proses Pengeluaran/Pemasukan

Gambar 4. Level 1 Transaksi Proses Pengeluaran/Pemasukan

DAD Level 1 Transaksi Proses Input Jurnal Penyesuaian

Gambar 5. DAD Level 1 Transaksi Proses Input Jurnal Penyesuaian

DAD Level 1 Laporan Jurnal

Gambar 6. DAD Level 1 Laporan Jurnal

DAD Level 1 Laporan Buku Besar

Gambar 7. DAD Level 1 Laporan Buku Besar

DAD Level 1 Laporan Neraca Saldo

Gambar 8. DAD Level 1 Laporan Neraca Saldo

DAD Level 1 Laporan Jurnal Penyesuaian

Gambar 9. DAD Level 1 Laporan Jurnal Penyesuaian

DAD Level 1 Laporan Neraca Saldo Setelah Penyesuaian

Gambar 10. DAD Level 1 Laporan Neraca Saldo Setelah Penyesuaian

DAD Level 1 Laporan Rugi Laba

Gambar 11. DAD Level 1 Laporan Rugi Laba

DAD Level 1 Laporan Perubahan Modal

Gambar 12. DAD Level 1 Laporan Perubahan Modal

DAD Level 1 Laporan Neraca

Gambar 13. DAD Level 1 Laporan Neraca

Level 1 Laporan Stok

Gambar 14. DAD Level 1 Laporan Stok

Level 1 Laporan Pembelian

Gambar 15. DAD Level 1 Laporan Pembelian

Level 1 Laporan Penjualan

Gambar 16. DAD Level 1 Laporan Penjualan

Relasi Antar tabel

Gambar 17 Relasi Antar Tabel

KESIMPULAN1. Perancangan Sistem Informasi ini merupakan perancangan perangkat lunak yang dapat

digunakan untuk sistem pencatatan transaksi yang terjadi pada suatu UMKM bidangusaha perdagangan, baik transaksi pembelian tunai, penjualan tunai, serta transaksipemasukan dan pengeluaran kas pada perusahaan

2. Sistem informasi ini dapat menghasilkan laporan-laporan keuangan yang diperlukanpada perusahaan dagang, seperti Jurnal Umum, Buku Besar, Laporan Rugi Laba,Laporan Perubahan Modal, Neraca Saldo

SARANPerancangan ini belum diimplementasikan sehingga perlu penelitian lebih lanjut

untuk mengimplementasikan perancangan ini ke suatu bahasa pemrograman.

DAFTAR PUSTAKABambang, Hariyanto, 2004, Rekayasa Sistem Berorientasi Obyek, Informatika, Bandung

Jogiyanto, 2005, Analisis & Disain Sistem Informasi, Penerbit Andi, Yogyakarta

Jusuf, Haryono AL, 1978, Dasar-Dasar Akuntansi, Penerbit BPFE, Yogyakarta

Kadir, Abdul., 1998, Konsep & Tuntunan Praktis Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta

Kristanto, Harianto, 1999, Konsep dan Perancangan Database, Penerbit Andi, Yogyakarta