PEREKAYASAAN MAJLIS PERBANDARAN KUALA KANGSAR LESEN TRED PERNIAGAAN & IKLAN

PEREKAYASAAN MAJLIS PERBANDARAN KUALA KANGSAR

LESEN TRED PERNIAGAAN & IKLAN

Pendaftaran Projek : Lesen Tred Perniagaan & IklanSituasi Semasa Peluang Penambahbaikan

Prosedur permohonan untuk mendapatkan lesen rumit, kos

pematuhan yang tinggi dan tempoh masa kelulusan yang panjang.

Selain itu,syarat permohanan tidak lengkap seperti saiz iklan tidak

mematuhi syarat yang ditetapkan.

• Mengurangkan karenah birokrasi

• Mengurangkan masa memproses

Sasaran Projek Skop Projek

• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan

• Faedah Kewangan: Mengurangkan Kos pematuhan

• Matrik = 7 hari

Proses : Kelulusan Lesen Berisiko

Mula : Terima permohonan

Tamat : Keputusan permohonan diperolehi

Dalam Skop: MPKK

Luar Skop: PDRM /Bomba/Pejabat Tanah/Alam

Sekitar/Pejabat Kesihatan/Kejuruteraa/OSC

Carta Perbatuan Ahli Pasukan

FASATEMPOH Champion: YDP HJ Abdul Halim bin Hamed

MULA TAMATKetua Projek : Cik Pavithra A/P Krisnan (010-4634763)

Penubuhan Pasukan 26 JUN 26JUNPen. Projek : En.Aizuddin bin Ahmad Rais (019-4353288)

Pengumpulan Data 26 JUN 26 JUNAhli : En.Amir Adha Bin Hj Mat Talha (012-5588527)

Dalila binti Mohd.Said (017-5604370)

Saedah binti Muhamad Ariffin (019-2476916)

Analisa Data 27 JUN 27 JUN

Cadangan Penyelesaian 27 JUN 27 JUN

Pelaksanaan 28 JUN -

Analisa Keputusan- -

Profil Projek

PROSES ‘AS IS’Lesen Tred Perniagaan & Iklan

(a) Berisiko(b) Tidak Berisiko

Jawatan / Jabatan Aktiviti

PEMOHON

PEMBANTU TADBIR

JAB.LUAR

PPKP(L)

MM:m

PENGURUSAN SU/YDP

PPKP(K)

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan- Berisiko

5) Perniagaan dimulakan (kelulusan bersyarat) Tempoh 60 hari diberi untuk pematuhan syarat (Permit sementara)

4) Akuan penerimaan permohanan dan kelulusan bersyarat dikeluarkan

(Tempoh 60 hari diberi untuk pematuhan syarat)

MP: 10m

MM: 20m

6)Buat Ulasan Teknikal

1)Pemohon Serah Borang

7) Terima ulasan daripada

Jab.Teknikal .

2) Terima Borang permohanan dan

membuat semakan MP:15m

8)Lawatan tapak/pemeriksaan keatas pematuhan

syarat(MP:30m)

A

3) Buat bayaran proses.

5)Buat surat mohon ulasan Jabatan Teknikal

MP:10m

MM: 960m

MM: 2400m

MM: 480M

MM: 480MMM: 20m

MM: 2400m

7) Simpan Fail.


PEMOHON

PEMBANTU TADBIR

Jab. Luar

PPKP(L)

PPKP(K)

PENGURUSAN SU/YDP

PENGHANTAR NOTIS

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan - Berisiko

LULUS21 HARI11) Kelulusan SU/YDP

dalam tempoh 3 hariMP:30m

17) Pemohon membuat bayaran dan

terima lesen

9) Penyediaan laporan

MP:960m

A 13)Minitkan kelulusan kepada PT.

MP:20m

10) Membuat minit keputusan kpd

SU/YDPMP:30m

14) Pemohon dimaklumkan tolak/lulus

MP:10m

16) Surat Kelulusan dan

syarat lesen akan dikeluarkan.

MP:480m

17) Simpan fail untuk rujukan dan

pembaharuan lesen setaip tahun

MP:5m

16) Membuat Rayuan

12)Minit kelulusan kpd PPKP(L)

MP:10m

15)Hantar surat makluman yang ditolak/diterima kpd pemohon

Lulus/ tolak

MM: 240m

MM: 960m

MM: 240m

MM: 480m

MM: 240m

MM: 240m

MM: 240m

ActivityCustomer Value Added(CVA)

Customer Non Value Added

Masa Proses

Masa Menunggu

Jumlah MasaBVA NVA

1 Serah Borang Permohonan / 0 0 0

2 Terima borang permohanan dan semakan / 15 20 35

3 Buat Bayaran Proses / 0 20 20

4 Buat Surat kelulusan/akuan penerimaan permohanan / 10 480 490

5 Buat Surat Mohon ulasan jabatan teknikal / 10 2400 2410

6 Buat Ulasan Teknikal / 0 2400 24007 Terima Ulasan jabatan teknikal / 0 480 4808 Membuat lawatan tapak / 30 960 9909 Penyediaan Laporan / 30 960 990

10 Membuat Minit keputusan kpd SU/YDP / 30 240 27011 Kelulusan Su/YDP / 30 480 51012 Minit Kelulusan kpd PPKP(L) / 10 240 25013 Minitkan kelulusan kepada PT / 20 240 26014 Pemohon dimaklumkan tolak/lulus / 10 240 25015 Hantar surat makluman / 0 960 960

TOTAL 195 10120 10315

Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify and OptimizeNVA – Eliminate

Value Analysis of Process (BERISIKO)

Jawatan / Jabatan

Aktiviti

PEMOHON

PEMBANTU TADBIR

JAB.LUAR

PPKP(L)

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan- Tidak Berisiko

5) Perniagaan dimulakan (kelulusan bersyarat) Tempoh 60 hari diberi untuk pematuhan syarat (Permit

sementara)

4) Akuan penerimaan permohanan dan kelulusan bersyarat

dikeluarkan (Tempoh 60 hari diberi untuk pematuhan syarat)

MP: 10m

MM: 20m




Jab.Teknikal .



8)Lawatan tapak/pemeriksaan ke

atas pematuhan syarat

(MP:30m)

A


5)Buat surat mohon ulasan Jabatan

TeknikalMP:10m

MM: 480m

MM: 2400m

MM: 240MMM: 20m

MM: 2400m

7) Simpan Fail.

MM: 480m


PEMOHON

PEMBANTU TADBIR

Jab. Luar

PPKP(L)

PPKP(K)

PENGHANTAR NOTIS

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan – Tidak Berisiko

LULUS17 HARI

15) Pemohon membuat bayaran dan terima lesen

9) Penyediaan laporanMP:30m

A11)Minitkan kelulusan

kepada PT. MP:10m


PPKP(L)MP:20m


MP:10m

14) Surat Kelulusan dan syarat lesen akan dikeluarkan.

MP:480m



MP:5m

14) Membuat Rayuan

13) Hantar surat makluman yang ditolak/diterima kpd pemohon

Lulus/ tolak

MM: 240m

MM: 960m

MM: 240m

MM: 240m

MM: 240m

ActivityCustomer

Value Added(CVA)


Masa Proses

Masa Menunggu

Jumlah MasaBVA NVA

1 Serah Borang Permohonan / 0 0 0


3 Buat Bayaran Proses / 0 20 20

4 Buat Surat kelulusan/akuan penerimaan permohanan / 10 240 250

5 Buat Surat Mohon ulasan jabatan teknikal / 10 2400 2410

6 Buat Ulasan Teknikal / 0 2400 2400

7 Terima Ulasan jabatan teknikal / 0 480 480

8 Membuat lawatan tapak / 30 480 510

9 Penyediaan Laporan / 30 240 270

10 Minit kepada PPKP(L) / 20 240 260

11 Minit kelulusan kepda PT / 10 240 250

12 Pemohon dimaklumkan tolak/lulus / 10 240 250

13 Hantar surat makluman / 0 960 960

TOTAL 135 7960 8095

Value Analysis of Process(Tak berisiko)

CVA and BVA – Simplify and OptimizeNVA – Eliminate

Rule of Thumb:

PROSES ‘TO BE’Lesen Tred Perniagaan & Iklan

(a)Berisiko(b)Tidak Berisiko

Jawatan / Jabatan

Aktiviti

PEMOHON

PEMBANTU TADBIR

JAB.LUAR

PPKP(L)

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan- Tidak Berisiko

5) Perniagaan dimulakan (kelulusan bersyarat) Tempoh 60 hari diberi untuk pematuhan syarat (Permit

sementara)

4) Akuan penerimaan permohanan dan kelulusan bersyarat

dikeluarkan (Tempoh 60 hari diberi untuk pematuhan syarat)

MP: 10m

MM: 20m




Jab.Teknikal .



8) Lawatan tapak/pemeriksaan ke

atas pematuhan syarat

(MP:30m)

A


5)Buat surat mohon ulasan Jabatan

TeknikalMP:10m

MM: 480m

MM: 2400m

MM: 240MMM: 20m

MM: 2400m

7) Simpan Fail.

MM: 480m

Pemohon mendapatkan sendiri ulasan

jabatan luar selepas

menghantar permohonan ke

majlis


PEMOHON

PEMBANTU TADBIR

Jab. Luar

PPKP(L)

PPKP(K)

PENGHANTAR NOTIS

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan – Tidak BerisikoMM: 220M

LULUS17 HARI

15) Pemohon membuat bayaran dan terima lesen

9) Penyediaan laporanMP:30m

A11)Minitkan kelulusan

kepada PT. MP:10m


PPKP(L)MP:20m


MP:10m

14) Surat Kelulusan dan syarat lesen akan dikeluarkan.

MP:480m



MP:5m

14) Membuat Rayuan

13) Hantar surat makluman yang ditolak/diterima kpd pemohon

Lulus/ tolak

MM: 240m

MM: 960m

MM: 240m

MM: 240m

MM: 240m

Gabung aktiviti 9 dan 10-Hanya PPKP(L) atau

PPKP(K) untuk mengambil

tindakan

Pemohon boleh

dimaklumkan melalui

telefon/e-mel

Jawatan / Jabatan

Aktiviti

PEMOHON

PT

PPKP(L)/PPKP(K)

Proses Kerja Semasa (To Be) Lesen Tred Perniagaan- Tidak Berisiko

5) Perniagaan dimulakan (kelulusan

bersyarat) (Permit sementara)

4) Akuan penerimaan permohanan

dan kelulusan bersyarat

dikeluarkanMP: 10m

1) Pemohon Serah

Borang legkap

2) Terima Borang permohanan

legkapMP:15m

6) Lawatan tapak/ pemeriksaan ke atas

pematuhan syarat(MP:30m)


9) Maklum keputusan

melalui telefon

MP: 10m

10) Simpan fail untuk rujukan

dan pembaharuan lesen setaip

tahun

Lulus/ tolak

10) Buat bayaran &

terima lesen

8) Buat Rayuan

LULUS

6 jam 15 min

7) ) Penyediaan laporanMP:30m

MM: 240M

MM: 45M


PEMOHON

PEMBANTU TADBIR

JAB.LUAR

PPKP(L)

MM:m

PENGURUSAN SU/YDP

PPKP(K)

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan- Berisiko

5) Perniagaan dimulakan (kelulusan bersyarat) Tempoh 60 hari diberi untuk pematuhan syarat (Permit sementara)

4) Akuan penerimaan permohanan dan kelulusan bersyarat dikeluarkan

(Tempoh 60 hari diberi untuk pematuhan syarat)

MP: 10m

MM: 20m




Jab.Teknikal .



8)Lawatan tapak/pemeriksaan keatas pematuhan

syarat(MP:30m)

A


5)Buat surat mohon ulasan Jabatan Teknikal

MP:10m

MM: 960m

MM: 2400m

MM: 480M

MM: 480MMM: 20m

MM: 2400m

7) Simpan Fail.

Pemohon mendapatkan sendiri ulasan

jabatan luar selepas

menghantar permohonan ke

majlis


PEMOHON

PEMBANTU TADBIR

Jab. Luar

PPKP(L)

PPKP(K)

PENGURUSAN SU/YDP

PENGHANTAR NOTIS

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan - BerisikoMM: 220M

LULUS21 HARI11) Kelulusan SU/YDP

dalam tempoh 3 hariMP:30m

17) Pemohon membuat bayaran dan

terima lesen

9) Penyediaan laporan

MP:960m

A 13)Minitkan kelulusan kepada PT.

MP:20m


SU/YDPMP:30m


MP:10m

16) Surat Kelulusan dan

syarat lesen akan dikeluarkan.

MP:480m



MP:5m

16) Membuat Rayuan

12)Minit kelulusan kpd PPKP(L)

MP:10m

15)Hantar surat makluman yang ditolak/diterima kpd pemohon

Lulus/ tolak

MM: 240m

MM: 960m

MM: 240m

MM: 480m

MM: 240m

MM: 240m

MM: 240m

Gabung aktiviti 9 dan 10-Hanya PPKP(L) atau

PPKP(K) untuk mengambil

tindakan

Pemohon dimaklumkan

melalui telefon

Jawatan / Jabatan

Aktiviti

PEMOHON

PT

PPKP(L)/PPKP(K)

PENGURUSAN YDP/SU

Proses Kerja Semasa (To Be) Lesen Tred Perniagaan- Berisiko

5) Perniagaan dimulakan (kelulusan

bersyarat) (Permit sementara)

4) Akuan penerimaan

permohanan dan kelulusan bersyarat

dikeluarkanMP: 10m

1) Pemohon Serah

Borang lengkap

2) Terima Borang permohanan

lengkapMP:15m

6) Lawatan tapak/ pemeriksaan ke atas

pematuhan syarat(MP:30m)


10) Maklum keputusan

melalui telefon

MP: 10m

11) Simpan fail untuk rujukan

dan pembaharuan lesen setaip

tahun

Lulus/ tolak

11) Buat bayaran &

terima lesen

10) Buat Rayuan

1 HARI

LULUS

7) ) Penyediaan laporan/minit kpd

YDP/SUMP:30m

MM: 240M

MM: 45M

8) Kelulusan SU/YDP dalam tempoh 3 hari

MP:30m

9)Minitkan kelulusan kepada PT.

MP:20m

MM: 20M

MM: 30M

No. Perkara Sebelum Selepas

1.Kecekapan Kerjaa) Berisikob) Tidak Berisiko

2.

Masa keseluruhan prosesa) Berisikob) Tidak Berisiko

Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek


Lesen Tred Perniagaan & Iklan

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

1. Asas Undang-undang (nyatakan akta/peraturan)

-UUK Tred, Perniagaan dan Perindustrian-UUK Kedai Gunting Rambut dan Pendandan Rambut -UUK Mengawal Iklan -UUK pengedalian Makanan

-UUK Tred, Perniagaan dan Perindustrian-UUK Kedai Gunting Rambut dan Pendandan Rambut -UUK mengawal iklan -UUK Pengendalian Makanan

-Tiada-

2. Piagam Pelanggan (Masa Kelulusan)

a) Berisiko - 21 harib) Tidak Berisiko – 17 hari

a) Berisiko - 7 hariTidak berisiko - 6 jam 15 minit

1) Tambahan kekerapan mesyuarat kelulusan lesen dari 2 minggu ke 1 minggu sekali

2) Makluman keputusan melalui SMS

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Lesen Tred Perniagaan & IklanItem /

PerkaraSebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

3. Caj/bayaran• Borang• Proses• Kelulusan

a) Borang – Percumab) Proses - RM 30.00c) Kelulusan – Mengikut Aktiviti

Perniagaan

a) Borang – percumab) Proses - RM 30.00c) Kelulusan – Mengikut Aktiviti

Perniagaan

1) Muat turun borang dari laman web

2) Kajian semakan kadar lesen sedang dijalankan.

4. Nama Borang• Komposit

a) Borang Permohonan Lesen Komposit (BL1)

a) Borang Permohonan Lesen Komposit (BL1)

Diringkaskan dari 8 mukasurat kepada 4

mukasurat

5. Tempoh sahlaku 1 tahun 1,2 atau 3 tahun Tempoh sahlaku mengikut

cukai jalan

6.Pembaharuan 1 tahun 1, 2 atau 3 tahun Kadar 1 tahun bagi lesen berisiko

7. Agensi yang dirujuk

a) Jab. Bangunan, b) Jab. Perancangan,c) Jab. Bombad) Pej. Kesihatan (jika berkaitan)e) Pejabat Tanah ( jika berkaitan)f) PDRM (jika berkaitan)g) Jabatan Alam Sekitar

a) Jab. Bangunan, b) Jab. Perancangan,c) Jab. Bombad) Pej. Kesihatan (jika berkaitan)e) Pejabat Tanah ( jika berkaitan)f) PDRM (jika berkaitan)g) Jabatan Alam Sekitar

Klasifikasi semula senarai aktiviti berisiko dan tidak

berisiko




8. Keperluan Dokumen sokongan

a) 2 keping Gambar pemohonb) Salinan Kad Pengenalanc) Pelan Lokasid) Salinan SSMe) Salinan cukai pintuf) Salinan geran tanahg) Salinan surat kebenaran tuan bangunanh) Salinan CF (jika bangunan baru sahaja) i) 2 keping gambar premis pandangan

hadapanj) 1 salinan kad suntikan

a) Gambar pemohon b) Pelan Lokasic) Salinan SSMd) Salinan surat kebenaran tuan

bangunane) Salinan CF (jika bangunan baru

sahaja)f) 1 keping gambar premis

pandangan hadapang) 1 salinan kad suntikan

-

9. Kaedah Permohonan Manual Manual Sistem e - PBT / BLESS


7 WASTES ISU CADANGAN

Correction/ Reject/Defects

1.Borang permohanan yang dihantar tidak lengkap.2.Pegawai membuat keputusan lama utuk kelulusan lesen

1.Borang permohanan yang tidak lengkap tidak diterima oleh Pembantu tadbir.(minta datang dengan maklumat lengkap)

2. PT boleh membuat keputusan kelulusan lesen secara bersyarat degan keizinan pegawai untuk sementara.

Overprocessing

1. Menghantar dan menunggu ulasan dari jabatan teknikal

2. Ulasan Jabatan Teknikal adalah wajib.

1. Tanggungjawab menyediakan surat diserahkan kepada pemohon. Pemberian kuasa diberikan untuk menandatangani.

2. Tempoh maklumbalas daripada Jabatan Teknikal dikurangkan kepada 5 hari.

Overproducing

1. Menyemak dan menyediakan surat permohonan ulasan Jabatan Teknikal.

2. PPKP membuat minit berulang kepada PT

1. Serahkan tangggungjawab semakkan dan surat permohonan ulasan permohonan ulasan Jabatan Teknikal kepada pemohon.

2. PPKP boleh membuat arahan secara lisan.

ISU & CADANGAN PENAMBAHBAIKAN


Waiting

1. Mendapatkan surat ulasan drpd Jabatan Teknikal, mengambil masa terlalu panjang.


3. Ulasan Jabatan adalah wajib.



Transportation

1. Surat ulasan jabatan tidak dapat dihantar serta merta.

2. Penghantaran notis/surat yang bertangguh

1.Memaklumkan kepada Jabatan lebih awal melalui faks/telefon agar persediaan awal dapat dibuat oleh pihak pemohon.2.Penghantar Notis perlu segera terhadap notis/surat yang di bagi oleh PT kepada pemohon.

Inventory 1. Borang permohanan yang dihantar tidak lengkap

menyebabkan kerja proses tangguh.1. Pembantu tadbir perlu membuat satu senarai checklist yang lengkap dan pamerkan dihadapan jabatan.

Motion

1. Kaunter pembayaran dan pendaftaran jauh untuk pemohon.

2. Mesin pencetak jauh menyebabkan PT mengambil masa untuk proses.

1. Boleh menyusun semula Layout kaunter pembayaran dan pendaftaran.

2. Mesin pencetak perlu di setiap jabatan.

Others(Nyatakan) 1. Sistem e-pbt Sistem, e-pbt diselarakan degan sistem BLESS


PEREKAYASAAN MAJLIS PERBANDARAN KUALA KANGSAR

LESEN PENJAJA

Pendaftaran Projek : Lesen Penjaja

Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan

Prosedur pemohon untuk mendapatkan ulasan jabatan luar (Pejabat Kesihatan – suntikan Typhim IV) mengambil masa yang agak lama, menyebabkan kelulusan lesen penjaja (serta merta) tidak dapat dilaksanakan.

• Mengurangkan karenah birokrasi• Mengurangkan masa memproses• Mengurangkan kos pematuhan

Sasaran Projek Skop Projek

• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan• Menjimatkan kos pemohon

Proses : Kelulusan Tidak BerisikoMula : Terima permohonanTamat : Keputusan permohonan diperolehiDalam Skop: MPKKLuar Skop: Pejabat Kesihatan

Carta Perbatuan Ahli Pasukan

FASA

TEMPOH Champion: YDP Tn Haji Abdul Halim Bin Hamed

MULA TAMATKetua Projek : En. Muhammad Aizuddin Bin Ahmad Rais (019-4353288)

Penubuhan Pasukan 26 JUN 26JUN Pen. Projek : Pavithra a/p Krishnan (010-4634763)

Pengumpulan Data 26 JUN 26 JUN Ahli: Dalila Bt Mohd Said (017-5604370)Saedah Bt Mohamed Ariffin (019-5476916)En. Amir Adha B Mat Talha (012-5588527)

Analisa Data 27 JUN 27 JUN


Pelaksanaan 28 JUN -

Analisa Keputusan - -

Profil Projek

PROSES ‘AS IS’Lesen Penjaja

(a) Berisiko(b) Tidak Berisiko


Pemohon

Pembantu Tadbir

PKA /PPKP (L)

Penghantar Notis

2) Semak Borang MP: 10 min

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Penjaja - Berisiko

6) Lawat Tapak / Pemeriksaan Ke Atas

Pematuhan Syarat MP: 60 min

7) Sedia minit keputusanMP: 10 min

9) Hantar surat makluman

1) Serah Borang

8) Sediakan Surat (lulus/tolak). Surat kelulusan serta syarat lesen

dikeluarkanMP: 30 min

MM: 30 m

LULUS

4 HARI

MM: 30m

MM: 150m

10) Buat bayaran, terima

resit & lesen

5) Kelulusan secara lisan

MP: 5 min

Tid

ak lu

lus

3) Buat bayaran proses

4) Akuan terima permohonan

MP: 5 min

Lulus

MM: 120m

MM: 240m

MM: 1440m

ActivityCustomer

Value Added(CVA)


Masa Proses

Masa MenungguJumlah Masa

BVA NVA

1 Pemohon isi borang dan serah √ - - -

2 PT semak dan daftar borang √ 10 min 30 min 40 min

3 PT membuat bayaran proses √ 5 min 30 min 35 min

4 Akuan terima permohonan

√ 5 min 30 min 35 min

5 PPKP / PKA membuat keputusan secara lisan (lulus/tidak)

√ 5 min - 5 min

6 PPKP / PKA menjalankan lawatan tapak & pematuhan syarat

√ 60 min 150 min 210 min

7 Menyediakan minit laporan keputusan kepada PT

√ 10 min 120 min 130 min

8 PT menyediakan surat (lulus/tolak).Surat kelulusan serta syarat lesen dikeluarkan

√ 30 min 240 min 270 min

9 Penghantar notis menghantar surat makluman

√ - 1440 min 485 min

10 Pemohon terima keputusan √ - - -

TOTAL 125 min 2040 min 1210 min

Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify and OptimizeNVA – Eliminate

Value Analysis of Process (BERISIKO)


PEMOHON

PT

PPKP/PKA

1.Serah Borang

4. Mengemaskini maklumat lesen pemohon serta surat kelulusan dan syarat lesen dikeluarkan

MP: 30 min

5. Pemohon Membuat Bayaran dan terima lesen

LULUS56 MINIT

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Penjaja - Tidak Berisiko

2. Semak permohonan

lengkap / tidak

MP : 15 min

Tid

ak le

ngka

p

3. KEPUTUSANMP : 10 min

Tola

k

Lulus

5. Simpan fail untuk rujukan dan

pembaharuanMP: 5 min

MM: 1 m

MM: 5 m

ActivityCustomer

Value Added(CVA)


Masa Proses

Masa Menunggu

Jumlah Masa

BVA NVA

1 Pemohon serah borang √

2 PT semak permohonan √ 15 min 5 min 20 min

3 PPKP menyemak dan meluluskan

permohonan (keputusan)√ 5 min 1 min 6 min

4 PT masukkan data dan menjana surat,

lesen dan resit secara auto generate dari sistem

√ 30 min 0 min 30 min

5 Pemohon membuat bayaran & terima lesen

√

TOTAL 50 min 6 min 56 min

Value Analysis of Process (non-risk)

CVA and BVA – Simplify and OptimizeNVA – Eliminate

Rule of Thumb:

PROSES ‘TO BE’Lesen Penjaja

(a)Berisiko (b)Tidak Berisiko


Pemohon

Pembantu Tadbir

PKA /PPKP (L)

Penghantar Notis

2) Semak Borang MP: 10 min

Proses Kerja Semasa (TO-BE) Lesen Penjaja - Berisiko

6) Lawat Tapak / Pemeriksaan Ke Atas

Pematuhan Syarat MP: 60 min

7) Sedia minit keputusanMP: 10 min

9) Hantar surat makluman

1) Serah Borang

8) Sediakan Surat (lulus/tolak). Surat kelulusan serta syarat lesen

dikeluarkanMP: 30 min

MM: 30 m

MM: 30m

MM: 150m

10) Buat bayaran, terima

resit & lesen

5) Kelulusan secara lisan

MP: 5 min

Tid

ak lu

lus

3) Buat bayaran proses

4) Akuan terima permohonan

MP: 5 min

Lulus

MM: 120m

MM: 240m

MM: 1440m

Cadangan/ isu:Langkah 7 & 9 boleh dimansuh berikutan “karenah birokrasi”

LULUS1 HARI


PEMOHON

PT

PPKP/PKA

1.Serah Borang

4. Mengemaskini maklumat lesen pemohon serta surat kelulusan dan syarat lesen dikeluarkan

MP: 20 min

5. Pemohon Membuat Bayaran dan terima lesen

Proses Kerja Semasa (TO-BE) Lesen Penjaja - Tidak Berisiko

2. Semak permohonan

lengkap / tidak

MP : 10min

Tid

ak le

ngka

p

3. KEPUTUSANMP : 10 min

Tola

k

Lulus

5. Simpan fail untuk rujukan dan

pembaharuanMP: 5 min

Cadangan/

isu:

Mengurangkan

masa

menungguLULUS

30 MINIT


1.Kecekapan Kerjaa) Berisikob) Tidak Berisiko

2.

Masa keseluruhan prosesa) Berisikob) Tidak Berisiko

Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek


Lesen Penjaja



-UUK Penjaja (Majlis Daerah Kuala Kangsar) 1989-UUK Pengandalian Makanan (Majlis Daerah Kuala Kangsar) 1981-UUK Penjaja (Majlis Daerah Kuala Kangsar) (Pindaan 1991)-UUK Pemungutan, Pembuangan Dan Perlupusan Sampah-sarap (Majlis Daerah Kuala Kangsar) 1990-UUK Pasar (Majlis Daerah Kuala Kangsar) 1992

-UUK Penjaja (Majlis Daerah Kuala Kangsar) 1989-UUK Pengandalian Makanan (Majlis Daerah Kuala Kangsar) 1981-UUK Penjaja (Majlis Daerah Kuala Kangsar) (Pindaan 1991)-UUK Pemungutan, Pembuangan Dan Perlupusan Sampah-sarap (Majlis Daerah Kuala Kangsar) 1990-UUK Pasar (Majlis Daerah Kuala Kangsar) 1992

-Tiada-


a) Berisiko - 4 harib) Tidak Berisiko – 1 jam

a) Berisiko - 1 harib) Tidak berisiko – 1 jam

1) Pengesahan / ulasan teknikal tidak perlu diminta berulang kali

2) Hanya PPKP(L) / PPKP(K) yang membuat ulasan


Lesen PenjajaItem /

PerkaraSebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu



Perniagaan


Perniagaan

1) Mengesyorkan aplikasi muat turun borang dari laman web

4. Nama Borang a) Borang Permohonan Lesen Penjaja a) Borang Permohonan Lesen Penjaja Diringkaskan dari 8 mukasurat kepada 4

mukasurat

5. Tempoh sahlaku 1 tahun 1,2 atau 3 tahun Tempoh sahlaku mengikut

cukai jalan

6.Pembaharuan 1 tahun 1, 2 atau 3 tahun Kadar 1 tahun bagi lesen berisiko


a) Jab. Bangunan, b) Jab. Perancangan,c) Jab. Bombad) Pej. Kesihatan (jika berkaitan)e) Pejabat Tanah ( jika berkaitan)f) PDRM (jika berkaitan)g) Jab. Veterinar (jika berkaitan)h)Kementerian Kewangan (jika berkaitan)

a) Jab. Bangunan, b) Jab. Perancangan,c) Jab. Bombad) Pej. Kesihatan (jika berkaitan)e) Pejabat Tanah ( jika berkaitan)f) PDRM (jika berkaitan)g) Jab. Veterinar (jika berkaitan)h)Kementerian Kewangan (jika berkaitan)

Klasifikasi semula senarai aktiviti berisiko dan tidak

berisiko





a) Gambar pemohonb) Salinan Kad Pengenalanc) Pelan Lokasid) Salinan SSMe) Salinan cukai pintuf) Salinan geran tanahg) Salinan surat kebenaran tuan bangunanh) Salinan CF (jika bangunan baru sahaja) i) 1 keping gambar premis pandangan

hadapan

a) Gambar pemohon b) Pelan Lokasic) Salinan SSMd) Salinan surat kebenaran tuan

bangunane) Salinan CF (jika bangunan baru

sahaja)f) 1 keping gambar premis

pandangan hadapan

-

9. Kaedah Permohonan Manual Online Sistem e - PBT / BLESS







Overprocessing





Overproducing







Waiting

1. Mendapatkan sokongan bagi surat permohonan ulasan Jabatan Teknikal (Pejabat Kesihatan, Alam Sekitar, Bomba, PDRM) bagi surat kelulusan dan pengeluaran lesen.





Transportation






Motion





Others(Nyatakan) 1. Sistem e-pbt Sistem, e-pbt diselaraskan dengan sistem BLESS


PEREKAYASAAN LESEN PERNIAGAAN (BPR) MAJLIS PERBANDARAN KUALA KANGSAR

PERMIT PERNIAGAAN

Pendaftaran Projek : Permit PerniagaanSituasi Semasa Peluang Penambahbaikan

Pemohon tidak berpuas hati dengan tempoh masa yang diambil oleh Majlis Perbandaran Kuala Kangsar bagi mendapatkan permit perniagaan. Jika ditambahbaik dengan mempercepatkan masa proses, peniaga akan lebih berpuas hati kerana tidak perlu menunggu lama dan mengurangkan beban kos. Langkah ini pastinya membantu merancakkan lagi aktiviti perniagaan di kawasan Majlis Perbadaran Kuala Kangsar dan menarik minat peniaga serta pelabur ke negeri Perak.

• Mempercepat tempoh kelulusan lesen.

• Mengurangkan kos yang ditanggung pemohon.

Sasaran Projek Skop Projek• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan

• Faedah Kewangan: Mengurangkan kos pematuhan

• METRIC: BILANGAN HARI

Proses : Permit PerniagaanMula : Terima permohonanTamat : Keputusan permohonanDalam Skop : Majlis Perbandaran Kuala Kangsar Luar Skop : Jabatan Bangunan

Carta Perbatuan Ahli Pasukan Fasa Mula Tamat Champion: YDP HJ Abdul Halim bin Hamed

Penubuhan Pasukan 26 JUN 26JUN Ketua Projek : Cik Pavithra A/P Krisnan (010-4634763)

Pengumpulan Data 26 JUN 26 JUN Pen. Projek : En.Aizuddin bin Ahmad Rais (019-4353288)Analisa Data 27 JUN 27 JUN

Ahli : En.Amir Adha Bin Hj Mat Talha (012-5588527)

Dalila binti Mohd.Said (017-5604370)

Saedah binti Muhamad Ariffin (019-2476916)


Pelaksanaan

28 JUN -

Profil Projek (Contoh)

PEMETAAN PROSES ‘AS IS’ Permit Perniagaan

i. Berisikoii. Tidak Berisiko

Jawatan / Jabatan

Aktiviti

Pemohon

PT

PPKP(K) / PPKP(L)

YDP/SU

4.Memasukkan permohanan ke dalam fail

yang berkaitanMP:10m

1. Hantar permohonan

3.Sediakan

bayaran daftar MP:5m

Proses Kerja Semasa (As-Is) Permit Perniagaan (Berisiko)

Lengkap

6.Penyediaan Laporan

PemeriksaanMP:60 minit

8.Makluman keputusan

kpd pemohonMP:480 minit

9. Bayaran & Terima lesen

MM: 5 m

MM: 5 m

MM: 5 m

MM: 240m

2.Terima danSemak

MP:15 minit

5. Lawatan tapak

MP:480m

MM: 30m

7.KeputusanKelulusan Permit

MP: 30minit

MM: 960 m

LULUS

7HARI

MM: 10 m

MM: 960 mTak Lengkap

No. ActivityCustomer

Value Added(CVA)


Masa Proses

(MP)

Masa Menunggu

(MM)

Masa Diambil

(MD)BVA NVA

1 Hantar Borang Permohonan / 0 5 5

2Terima borang permohanan dan semakan

/ 15 5 20

3 Buat Bayaran Proses / Daftar / 5 5 10

4Memasukkan permohanan ke dalam fail yang berkaitan

/ 10 30 40

5 Lawatan tapak / 480 10 490

6 Penyediaan Laporan pemeriksaan / 60 240 300

7 Keputusan kelulusan permit / 30 960 990

8Makluman keputusan kepada pemohon

/ 480 960 1440

9 Bayaran & terima lesen / 0 0 0

*7 hari 1080 2215 3295

Value Analysis of Process Permit Perniagaan(Berisiko)

Rule of Thumb:CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize

NVA – Eliminate Interval – Eliminate or optimize

Jawatan / Jabatan

Aktiviti

Pemohon

PT

PPKP(K) / PPKP(L)




3.Sediakan


Proses Kerja Semasa (As-Is) Permit Perniagaan (Tidak Berisiko)

Lengkap

6.Penyediaan Laporan Pemeriksaan dan minit keputusan kepada PT.

MP:60m

7. Makluman keputusan kpd

pemohonMP:480m


MM: 5 m

MM: 5 m

MM: 5 m

MM: 240m

2.Terima danSemak

MP:15m

5. Lawatan tapakMP:480m

MM: 30m

MM: 10 m


LULUS

5 HARI

No. ActivityCustomer

Value Added(CVA)


Masa Proses

(MP)

Masa Menunggu

(MM)

Masa Diambil

(MD)BVA NVA

1 Hantar Borang Permohonan / 0 5 5


3 Buat Bayaran Proses / Daftar / 5 5 10

4 Memasukkan permohanan ke dalam fail yang berkaitan / 10 30 40

5 Lawatan tapak / 480 10 490

6 Penyediaan Laporan pemeriksaan dan minit keputusan kpd PT / 60 240 300

7 Makluman keputusan kepada pemohon / 480 960 1440

8 Bayaran & terima lesen / 0 0 0

*5 hari 1050 1255 2305

Value Analysis of Process Permit Perniagaan(Tidak Berisiko)

Rule of Thumb:CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize

NVA – Eliminate - Interval – Eliminate or optimize

PROSES ‘TO BE’ Permit Perniagaan

i) Berisiko ii) Tidak Berisiko

Jawatan / Jabatan

Aktiviti

Pemohon

PT

PPKP(K) / PPKP(L)

YDP/SU




3.Sediakan


Proses Kerja Semasa (As-Is) Permit Perniagaan (Berisiko)

Lengkap

6.Penyediaan Laporan

PemeriksaanMP:60 minit

8.Makluman keputusan

kpd pemohonMP:480 minit


MM: 5 m

MM: 5 m

MM: 5 m

MM: 240m

2.Terima danSemak

MP:15 minit

5. Lawatan tapak

MP:480m

MM: 30m


MP: 30minit

MM: 960 m

LULUS

7HARI

MM: 10 m


PPKP(L)/PPKP(K)

minitkan kpd SU/YDP hasil pemeriksaan

tapak

Jawatan / Jabatan

Aktiviti

Pemohon

PT

PPKP(K) / PPKP(L)

YDP/SU




3.Sediakan


Proses Kerja Semasa (To-Be) Permit Perniagaan (Berisiko)

Lengkap

8.Makluman keputusan kpd

pemohonMP:480 minit


MM: 5 m

MM: 5 m

MM: 5 m

MM: 30m

2.Terima danSemak

MP:15 minit

5. Lawatan tapak dan minitkan kpd SU/YDP iaitu hasil

pemeriksaan tapakMP:480m

MM: 30m


MP: 30minit

MM: 480 m

LULUS

4HARI

MM: 480mTak Lengkap

Jawatan / Jabatan

Aktiviti

Pemohon

PT

PPKP(K) / PPKP(L)




3.Sediakan


Proses Kerja Semasa (As-Is) Permit Perniagaan (Tidak Berisiko)

Lengkap

6.Penyediaan Laporan Pemeriksaan dan minit keputusan kepada PT.

MP:60m


pemohonMP:480m


MM: 5 m

MM: 5 m

MM: 5 m

MM: 240m

2.Terima danSemak

MP:15m

5. Lawatan tapakMP:480m

MM: 30m

MM: 10 m


LULUS

5 HARI

PPKP kenalpasti lokasi yg di pohon berdasarkan pelan

lokasi dan gambar/keputusan

Terus minit kelulusan kpd

PT

Jawatan / Jabatan

Aktiviti

Pemohon

PT

PPKP(K) / PPKP(L)




3.Sediakan


Proses Kerja Semasa (To-Be) Permit Perniagaan (Tidak Berisiko)

Lengkap

5.Minit keputusan serta-merta kepada PT selepas mengenalpasti lokasi yang di pohon.

MP:20m


pemohonMP:240m


MM: 5 m

MM: 5 m

MM: 5 m

MM: 20m

2.Terima danSemak

MP:15m

MM: 30m


LULUS

1HARI


1.Kecekapan Proses (%)a) Berisikob) Tidak Berisiko

a) a)

2.Masa keseluruhan Prosesa) Berisikob) Tidak Berisiko

a)a)

Perbandingan Sebelum dan SelepasPERMIT PERNIAGAAN

Permit Perniagaan



•UUK Perlesenan Tred Perniagaan da perindustrian•UUK (mengkompoun kesalahan–kesalahan)(Majlis Daerah Kuala Kangsar)1981

•UUK Perlesenan Tred Perniagaan da perindustrian•UUK (mengkompoun kesalahan–kesalahan)(Majlis Daerah Kuala Kangsar)1981

-


a) Berisiko - 7harib) Tidak berisiko – 5 hari

a) Berisiko-4 harib) Tidak berisiko-I hari

-


a) Borang – Percumab) Kelulusan – mengikut aktivit b) Kelulusan – mengikut aktiviti

-

4. Nama Borang• Komposit• Contoh

a) Borang permohanan kain rentangb) Borang Permit sementara

Tiada Komposit borang


Permit Perniagaan


5. Tempoh sahlaku

1 tahun (dan bergantung Jenis Permit):•Permit kaki lima•Permit tambah meja•Permit Sepanduk

sama -

6. Pembaharuan Tiada Tiada -


a) Pejabat Tanah ( jika berkaitan )B) PDRM ( jika berkaitan )

Sama

Untuk kelulusan sehari tidak perlu rujuk jabatan luaran kerana lokasi perniagaan telah dipastikan tidak menimbulkan gangguan.


a) 2 keping Gambar Pemohonb) 1 Salinan Kad Pengenalanc) 1 salinan Pelan Lokasid) Salinan kesihatan* (Makanan)

a) 1 salinan Pelan Lokasib) 1 Salinan Kad

Pengenalanc) Salinan kesihatan*

(makanan)

Keperluan dokumen sokongan mengikut aktiviti lesen

9. Kaedah Permohonan

Manual Manual e-PBT/BLESS

10. Kekerapan Mesyuarat JKP

Tiada Tiada Tiada







Overprocessing





Overproducing







Waiting

1. Mendapatkan surat ulasan drpd Jabatan Teknikal, mengambil masa terlalu panjang.





Transportation






Motion





Others(Nyatakan) 1. Sistem e-pbt Sistem, e-pbt diselarakan degan sistem BLESS


TAMAT

Documents

PEREKAYASAAN MAJLIS PERBANDARAN KUALA KANGSAR LESEN TRED PERNIAGAAN & IKLAN