PEREKAYASAAN MAJLIS PERBANDARAN KUALA KANGSAR

LESEN TRED PERNIAGAAN & IKLAN

Pendaftaran Projek : Lesen Tred Perniagaan & IklanSituasi Semasa Peluang Penambahbaikan

Prosedur permohonan untuk mendapatkan lesen rumit, kos

pematuhan yang tinggi dan tempoh masa kelulusan yang panjang.

Selain itu,syarat permohanan tidak lengkap seperti saiz iklan tidak

mematuhi syarat yang ditetapkan.

• Mengurangkan karenah birokrasi

• Mengurangkan masa memproses

Sasaran Projek Skop Projek

• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan

• Faedah Kewangan: Mengurangkan Kos pematuhan

• Matrik = 7 hari

Proses : Kelulusan Lesen Berisiko

Mula : Terima permohonan

Tamat : Keputusan permohonan diperolehi

Dalam Skop: MPKK

Luar Skop: PDRM /Bomba/Pejabat Tanah/Alam

Sekitar/Pejabat Kesihatan/Kejuruteraa/OSCCarta Perbatuan Ahli Pasukan

FASATEMPOH Champion: YDP HJ Abdul Halim bin Hamed

MULA TAMAT Ketua Projek : Cik Pavithra A/P Krisnan (010-4634763)

Penubuhan Pasukan 26 JUN 26JUN Pen. Projek : En.Aizuddin bin Ahmad Rais (019-4353288)

Pengumpulan Data 26 JUN 26 JUNAhli : En.Amir Adha Bin Hj Mat Talha (012-5588527)

Dalila binti Mohd.Said (017-5604370)

Saedah binti Muhamad Ariffin (019-2476916)

Analisa Data 27 JUN 27 JUNCadangan Penyelesaian 27 JUN 27 JUNPelaksanaan 28 JUN -

Analisa Keputusan- -

Profil Projek

PROSES ‘AS IS’Lesen Tred Perniagaan & Iklan

(a) Berisiko(b) Tidak Berisiko

Jawatan / Jabatan Aktiviti

PEMOHON

PEMBANTU TADBIR

JAB.LUAR

PPKP(L)

MM:m

PENGURUSAN SU/YDP

PPKP(K)

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan- Berisiko

5) Perniagaan dimulakan (kelulusan bersyarat) Tempoh 60 hari diberi untuk pematuhan syarat (Permit sementara)

4) Akuan penerimaan permohanan dan kelulusan bersyarat dikeluarkan

(Tempoh 60 hari diberi untuk pematuhan syarat)

MP: 10m

MM: 20m

6)Buat Ulasan Teknikal

1)Pemohon Serah Borang

7) Terima ulasan daripada

Jab.Teknikal .

2) Terima Borang permohanan dan

membuat semakan MP:15m

8)Lawatan tapak/pemeriksaan keatas pematuhan

syarat(MP:30m)

A

3) Buat bayaran proses.

5)Buat surat mohon ulasan Jabatan Teknikal

MP:10m

MM: 960m

MM: 2400m

MM: 480M

MM: 480MMM: 20m

MM: 2400m

7) Simpan Fail.

Jawatan / Jabatan Aktiviti

PEMOHON

PEMBANTU TADBIR

Jab. Luar

PPKP(L)

PPKP(K)

PENGURUSAN SU/YDP

PENGHANTAR NOTIS

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan - Berisiko

LULUS21 HARI11) Kelulusan SU/YDP

dalam tempoh 3 hariMP:30m

17) Pemohon membuat bayaran dan

terima lesen

9) Penyediaan laporan

MP:960mA 13)Minitkan kelulusan

kepada PT. MP:20m

10) Membuat minit keputusan kpd

SU/YDPMP:30m

14) Pemohon dimaklumkan tolak/lulus

MP:10m

16) Surat Kelulusan dan

syarat lesen akan dikeluarkan.

MP:480m

17) Simpan fail untuk rujukan dan

pembaharuan lesen setaip tahun

MP:5m

16) Membuat Rayuan

12)Minit kelulusan kpd PPKP(L)

MP:10m

15)Hantar surat makluman yang ditolak/diterima kpd pemohon

Lulus/ tolak

MM: 240m

MM: 960m

MM: 240m

MM: 480m

MM: 240m

MM: 240m

MM: 240m

ActivityCustomer Value Added(CVA)

Customer Non Value Added

Masa Proses Masa Menunggu Jumlah

MasaBVA NVA

1 Serah Borang Permohonan / 0 0 02 Terima borang permohanan dan

semakan / 15 20 353 Buat Bayaran Proses / 0 20 204 Buat Surat kelulusan/akuan penerimaan

permohanan / 10 480 490

5 Buat Surat Mohon ulasan jabatan teknikal / 10 2400 2410

6 Buat Ulasan Teknikal / 0 2400 24007 Terima Ulasan jabatan teknikal / 0 480 4808 Membuat lawatan tapak / 30 960 9909 Penyediaan Laporan / 30 960 990

10 Membuat Minit keputusan kpd SU/YDP / 30 240 27011 Kelulusan Su/YDP / 30 480 51012 Minit Kelulusan kpd PPKP(L) / 10 240 25013 Minitkan kelulusan kepada PT / 20 240 26014 Pemohon dimaklumkan tolak/lulus / 10 240 25015 Hantar surat makluman / 0 960 960

TOTAL 195 10120 10315

Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify and OptimizeNVA – Eliminate

Value Analysis of Process (BERISIKO)

Jawatan / Jabatan Aktiviti

PEMOHON

PEMBANTU TADBIR

JAB.LUAR

PPKP(L)

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan- Tidak Berisiko

5) Perniagaan dimulakan (kelulusan bersyarat) Tempoh 60 hari diberi untuk pematuhan syarat (Permit sementara)

4) Akuan penerimaan permohanan dan kelulusan bersyarat dikeluarkan

(Tempoh 60 hari diberi untuk pematuhan syarat)

MP: 10m

MM: 20m

6)Buat Ulasan Teknikal

1)Pemohon Serah Borang

7) Terima ulasan daripada

Jab.Teknikal .

2) Terima Borang permohanan dan

membuat semakan MP:15m

8)Lawatan tapak/pemeriksaan ke atas pematuhan syarat

(MP:30m)

A

3) Buat bayaran proses.

5)Buat surat mohon ulasan Jabatan Teknikal

MP:10m

MM: 480m

MM: 2400m

MM: 240MMM: 20m

MM: 2400m

7) Simpan Fail.

MM: 480m

Jawatan / Jabatan Aktiviti

PEMOHON

PEMBANTU TADBIR

Jab. Luar

PPKP(L)

PPKP(K)

PENGHANTAR NOTIS

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan – Tidak Berisiko

LULUS17 HARI

15) Pemohon membuat bayaran dan

terima lesen

9) Penyediaan laporanMP:30m

A 11)Minitkan kelulusan kepada PT.

MP:10m

10) Membuat minit keputusan kpd PPKP(L)

MP:20m

12) Pemohon dimaklumkan tolak/lulusMP:10m

14) Surat Kelulusan dan syarat lesen akan

dikeluarkan.MP:480m

15) Simpan fail untuk rujukan dan

pembaharuan lesen setaip tahun

MP:5m

14) Membuat Rayuan

13) Hantar surat makluman yang ditolak/diterima kpd pemohon

Lulus/ tolak

MM: 240m

MM: 960m

MM: 240m

MM: 240m

MM: 240m

ActivityCustomer

Value Added(CVA)

Customer Non Value Added

Masa Proses

Masa Menunggu

Jumlah Masa

BVA NVA

1 Serah Borang Permohonan / 0 0 0

2 Terima borang permohanan dan semakan / 15 20 35

3 Buat Bayaran Proses / 0 20 20

4 Buat Surat kelulusan/akuan penerimaan permohanan / 10 240 250

5 Buat Surat Mohon ulasan jabatan teknikal / 10 2400 2410

6 Buat Ulasan Teknikal / 0 2400 2400

7 Terima Ulasan jabatan teknikal / 0 480 480

8 Membuat lawatan tapak / 30 480 510

9 Penyediaan Laporan / 30 240 270

10 Minit kepada PPKP(L) / 20 240 260

11 Minit kelulusan kepda PT / 10 240 250

12 Pemohon dimaklumkan tolak/lulus / 10 240 250

13 Hantar surat makluman / 0 960 960

TOTAL 135 7960 8095

Value Analysis of Process(Tak berisiko)

CVA and BVA – Simplify and OptimizeNVA – Eliminate

Rule of Thumb:

PROSES ‘TO BE’Lesen Tred Perniagaan & Iklan

(a)Berisiko(b)Tidak Berisiko

Jawatan / Jabatan Aktiviti

PEMOHON

PEMBANTU TADBIR

JAB.LUAR

PPKP(L)

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan- Tidak Berisiko

5) Perniagaan dimulakan (kelulusan bersyarat) Tempoh 60 hari diberi untuk pematuhan syarat (Permit sementara)

4) Akuan penerimaan permohanan dan kelulusan bersyarat dikeluarkan

(Tempoh 60 hari diberi untuk pematuhan syarat)

MP: 10m

MM: 20m

6)Buat Ulasan Teknikal

1)Pemohon Serah Borang

7) Terima ulasan daripada

Jab.Teknikal .

2) Terima Borang permohanan dan

membuat semakan MP:15m

8) Lawatan tapak/pemeriksaan ke atas pematuhan syarat

(MP:30m)

A

3) Buat bayaran proses.

5)Buat surat mohon ulasan Jabatan Teknikal

MP:10m

MM: 480m

MM: 2400m

MM: 240MMM: 20m

MM: 2400m

7) Simpan Fail.

MM: 480m

Pemohon mendapatkan sendiri ulasan

jabatan luar selepas menghantar

permohonan ke majlis

Jawatan / Jabatan Aktiviti

PEMOHON

PEMBANTU TADBIR

Jab. Luar

PPKP(L)

PPKP(K)

PENGHANTAR NOTIS

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan – Tidak BerisikoMM: 220M

LULUS17 HARI

15) Pemohon membuat bayaran dan

terima lesen

9) Penyediaan laporanMP:30m

A 11)Minitkan kelulusan kepada PT.

MP:10m

10) Membuat minit keputusan kpd PPKP(L)

MP:20m

12) Pemohon dimaklumkan tolak/lulusMP:10m

14) Surat Kelulusan dan syarat lesen akan

dikeluarkan.MP:480m

15) Simpan fail untuk rujukan dan

pembaharuan lesen setaip tahun

MP:5m

14) Membuat Rayuan

13) Hantar surat makluman yang ditolak/diterima kpd pemohon

Lulus/ tolak

MM: 240m

MM: 960m

MM: 240m

MM: 240m

MM: 240m

Gabung aktiviti 9 dan 10-Hanya PPKP(L) atau

PPKP(K) untuk mengambil

tindakan

Pemohon boleh

dimaklumkan melalui

telefon/e-mel

Jawatan / Jabatan Aktiviti

PEMOHON

PT

PPKP(L)/PPKP(K)

Proses Kerja Semasa (To Be) Lesen Tred Perniagaan- Tidak Berisiko

5) Perniagaan dimulakan (kelulusan

bersyarat) (Permit sementara)

4) Akuan penerimaan permohanan dan kelulusan

bersyarat dikeluarkan

MP: 10m

1) Pemohon Serah

Borang legkap

2) Terima Borang permohanan

legkapMP:15m

6) Lawatan tapak/ pemeriksaan ke atas pematuhan syarat

(MP:30m)

3) Buat bayaran proses.

9) Maklum keputusan

melalui telefon

MP: 10m

10) Simpan fail untuk rujukan dan

pembaharuan lesen setaip tahun

Lulus/ tolak

10) Buat bayaran &

terima lesen

8) Buat Rayuan

LULUS

6 jam 15 min

7) ) Penyediaan laporanMP:30m

MM: 240M

MM: 45M

Jawatan / Jabatan Aktiviti

PEMOHON

PEMBANTU TADBIR

JAB.LUAR

PPKP(L)

MM:m

PENGURUSAN SU/YDP

PPKP(K)

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan- Berisiko

5) Perniagaan dimulakan (kelulusan bersyarat) Tempoh 60 hari diberi untuk pematuhan syarat (Permit sementara)

4) Akuan penerimaan permohanan dan kelulusan bersyarat dikeluarkan

(Tempoh 60 hari diberi untuk pematuhan syarat)

MP: 10m

MM: 20m

6)Buat Ulasan Teknikal

1)Pemohon Serah Borang

7) Terima ulasan daripada

Jab.Teknikal .

2) Terima Borang permohanan dan

membuat semakan MP:15m

8)Lawatan tapak/pemeriksaan keatas pematuhan

syarat(MP:30m)

A

3) Buat bayaran proses.

5)Buat surat mohon ulasan Jabatan Teknikal

MP:10m

MM: 960m

MM: 2400m

MM: 480M

MM: 480MMM: 20m

MM: 2400m

7) Simpan Fail.

Pemohon mendapatkan sendiri ulasan

jabatan luar selepas menghantar

permohonan ke majlis

Jawatan / Jabatan Aktiviti

PEMOHON

PEMBANTU TADBIR

Jab. Luar

PPKP(L)

PPKP(K)

PENGURUSAN SU/YDP

PENGHANTAR NOTIS

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan - BerisikoMM: 220M

LULUS21 HARI11) Kelulusan SU/YDP

dalam tempoh 3 hariMP:30m

17) Pemohon membuat bayaran dan

terima lesen

9) Penyediaan laporan

MP:960mA 13)Minitkan kelulusan

kepada PT. MP:20m

10) Membuat minit keputusan kpd

SU/YDPMP:30m

14) Pemohon dimaklumkan tolak/lulus

MP:10m

16) Surat Kelulusan dan

syarat lesen akan dikeluarkan.

MP:480m

17) Simpan fail untuk rujukan dan

pembaharuan lesen setaip tahun

MP:5m

16) Membuat Rayuan

12)Minit kelulusan kpd PPKP(L)

MP:10m

15)Hantar surat makluman yang ditolak/diterima kpd pemohon

Lulus/ tolak

MM: 240m

MM: 960m

MM: 240m

MM: 480m

MM: 240m

MM: 240m

MM: 240m

Gabung aktiviti 9 dan 10-Hanya PPKP(L) atau

PPKP(K) untuk mengambil

tindakan

Pemohon dimaklumkan

melalui telefon

Jawatan / Jabatan Aktiviti

PEMOHON

PT

PPKP(L)/PPKP(K)

PENGURUSAN YDP/SU

Proses Kerja Semasa (To Be) Lesen Tred Perniagaan- Berisiko

5) Perniagaan dimulakan (kelulusan

bersyarat) (Permit sementara)

4) Akuan penerimaan

permohanan dan kelulusan bersyarat

dikeluarkanMP: 10m

1) Pemohon Serah

Borang lengkap

2) Terima Borang permohanan

lengkapMP:15m

6) Lawatan tapak/ pemeriksaan ke atas pematuhan syarat

(MP:30m)

3) Buat bayaran proses.

10) Maklum keputusan

melalui telefon

MP: 10m

11) Simpan fail untuk rujukan dan

pembaharuan lesen setaip tahun

Lulus/ tolak

11) Buat bayaran &

terima lesen

10) Buat Rayuan

1 HARI

LULUS

7) ) Penyediaan laporan/minit kpd

YDP/SUMP:30m

MM: 240M

MM: 45M

8) Kelulusan SU/YDP dalam tempoh 3 hari

MP:30m

9)Minitkan kelulusan kepada PT.

MP:20m

MM: 20M

MM: 30M

No. Perkara Sebelum Selepas

1.Kecekapan Kerjaa) Berisikob) Tidak Berisiko

a) 2%b) 2%

a) 30%b) 24%

2.

Masa keseluruhan prosesa) Berisikob) Tidak Berisiko

a) 21 harib) 17 hari

a) 1 harib) 6 jam

Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek

LESEN TRED PERNIAGAAN & IKLAN

Lesen Tred Perniagaan & IklanItem / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

1. Asas Undang-undang (nyatakan akta/peraturan)

-UUK Tred, Perniagaan dan Perindustrian-UUK Kedai Gunting Rambut dan Pendandan Rambut -UUK Mengawal Iklan -UUK pengedalian Makanan

-UUK Tred, Perniagaan dan Perindustrian-UUK Kedai Gunting Rambut dan Pendandan Rambut -UUK mengawal iklan -UUK Pengendalian Makanan

-Tiada-

2. Piagam Pelanggan (Masa Kelulusan)

a) Berisiko - 21 harib) Tidak Berisiko – 17 hari

a) Berisiko - 7 hariTidak berisiko - 6 jam 15 minit

1) Tambahan kekerapan mesyuarat kelulusan lesen dari 2 minggu ke 1 minggu sekali

2) Makluman keputusan melalui SMS

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Lesen Tred Perniagaan & IklanItem /

Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

3. Caj/bayaran• Borang• Proses• Kelulusan

a) Borang – Percumab) Proses - RM 30.00c) Kelulusan – Mengikut Aktiviti

Perniagaan

a) Borang – percumab) Proses - RM 30.00c) Kelulusan – Mengikut Aktiviti

Perniagaan

1) Muat turun borang dari laman web

2) Kajian semakan kadar lesen sedang dijalankan.

4. Nama Borang• Komposit

a) Borang Permohonan Lesen Komposit (BL1)

a) Borang Permohonan Lesen Komposit (BL1)

Diringkaskan dari 8 mukasurat kepada 4

mukasurat

5. Tempoh sahlaku 1 tahun 1,2 atau 3 tahun Tempoh sahlaku mengikut

cukai jalan

6.Pembaharuan 1 tahun 1, 2 atau 3 tahun Kadar 1 tahun bagi lesen berisiko

7. Agensi yang dirujuk

a) Jab. Bangunan, b) Jab. Perancangan,c) Jab. Bombad) Pej. Kesihatan (jika berkaitan)e) Pejabat Tanah ( jika berkaitan)f) PDRM (jika berkaitan)g) Jabatan Alam Sekitar

a) Jab. Bangunan, b) Jab. Perancangan,c) Jab. Bombad) Pej. Kesihatan (jika berkaitan)e) Pejabat Tanah ( jika berkaitan)f) PDRM (jika berkaitan)g) Jabatan Alam Sekitar

Klasifikasi semula senarai aktiviti berisiko dan tidak

berisiko

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Lesen Tred Perniagaan & Iklan

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

8. Keperluan Dokumen sokongan

a) 2 keping Gambar pemohonb) Salinan Kad Pengenalanc) Pelan Lokasid) Salinan SSMe) Salinan cukai pintuf) Salinan geran tanahg) Salinan surat kebenaran tuan bangunanh) Salinan CF (jika bangunan baru sahaja) i) 2 keping gambar premis pandangan

hadapanj) 1 salinan kad suntikan

a) Gambar pemohon b) Pelan Lokasic) Salinan SSMd) Salinan surat kebenaran tuan

bangunane) Salinan CF (jika bangunan baru

sahaja)f) 1 keping gambar premis

pandangan hadapang) 1 salinan kad suntikan

-

9. Kaedah Permohonan Manual Manual Sistem e - PBT / BLESS

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

7 WASTES ISU CADANGAN

Correction/ Reject/Defects

1.Borang permohanan yang dihantar tidak lengkap.2.Pegawai membuat keputusan lama utuk kelulusan lesen

1.Borang permohanan yang tidak lengkap tidak diterima oleh Pembantu tadbir.(minta datang dengan maklumat lengkap)

2. PT boleh membuat keputusan kelulusan lesen secara bersyarat degan keizinan pegawai untuk sementara.

Overprocessing

1. Menghantar dan menunggu ulasan dari jabatan teknikal

2. Ulasan Jabatan Teknikal adalah wajib.

1. Tanggungjawab menyediakan surat diserahkan kepada pemohon. Pemberian kuasa diberikan untuk menandatangani.

2. Tempoh maklumbalas daripada Jabatan Teknikal dikurangkan kepada 5 hari.

Overproducing

1. Menyemak dan menyediakan surat permohonan ulasan Jabatan Teknikal.

2. PPKP membuat minit berulang kepada PT

1. Serahkan tangggungjawab semakkan dan surat permohonan ulasan permohonan ulasan Jabatan Teknikal kepada pemohon.

2. PPKP boleh membuat arahan secara lisan.

ISU & CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

7 WASTES ISU CADANGAN

Waiting

1. Mendapatkan surat ulasan drpd Jabatan Teknikal, mengambil masa terlalu panjang.

2. Menghantar dan menunggu ulasan dari jabatan teknikal

3. Ulasan Jabatan adalah wajib.

1. Tanggungjawab menyediakan surat diserahkan kepada pemohon. Pemberian kuasa diberikan untuk menandatangani.

2. Tempoh maklumbalas daripada Jabatan Teknikal dikurangkan kepada 5 hari.

Transportation1. Surat ulasan jabatan tidak dapat dihantar serta merta.2. Penghantaran notis/surat yang bertangguh

1.Memaklumkan kepada Jabatan lebih awal melalui faks/telefon agar persediaan awal dapat dibuat oleh pihak pemohon.2.Penghantar Notis perlu segera terhadap notis/surat yang di bagi oleh PT kepada pemohon.

Inventory 1. Borang permohanan yang dihantar tidak lengkap

menyebabkan kerja proses tangguh.1. Pembantu tadbir perlu membuat satu senarai checklist yang lengkap dan pamerkan dihadapan jabatan.

Motion1. Kaunter pembayaran dan pendaftaran jauh untuk

pemohon.2. Mesin pencetak jauh menyebabkan PT mengambil

masa untuk proses.

1. Boleh menyusun semula Layout kaunter pembayaran dan pendaftaran.

2. Mesin pencetak perlu di setiap jabatan.

Others(Nyatakan) 1. Sistem e-pbt Sistem, e-pbt diselarakan degan sistem BLESS

ISU & CADANGAN PENAMBAHBAIKAN