GESTION DOCUMENTAL Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander

Cdigo: -MA-AM- 1-01-04

Versin:01 Vigente desde:28/09/2009

PERFIL DE CARGO ADMINISTRATIVO PERFIL CARGO ADMINISTRATIVONombre del cargo: Tecnico Administrativo III Ocupacin: Administrador documental Departamento: Fecha: Centro de Administracin Documental. Ago 24 / 2009

Pgina

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Nivel en el Organigrama Grupo Ejecutivo Grupo Profesional Grupo Tcnico y Tecnolgico Auxiliar Administrativo Grupo Operativo

Nmero de personas a cargo: Tres (03) Misin del cargo: Realizar los procesos necesarios que conduzcan a garantizar la adecuada conservacin y preservacin de la informacin y proporcionar calidad en el servicio de consultas de informacin y documentacin, respondiendo a las necesidades del usuario tanto a nivel interno como externo.

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Cdigo: -MA-AM- 1-01-03

Versin:01 Vigente desde:28/09/2009 OORDINACION GRUPO APOYO ADMINISTRATIVO MIXTO PERFIL CARGO ADMINISTRATIVO Pgina

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Cdigo: -MA-AM- 1-01-04

FUNCIONES DEL CARGO

HABILIDADES CONOCIMIENTOS FORMACIN: Naturaleza y alcance de los conocimientos generales requeridos para el PROCESOS PERSONALES correcto desempeo FUNCIONES DEL EMPLEADO del cargo. PERFIL CARGO ADMINISTRATIVO ESPECFICOS REQUERIDAS NECESARIOS

Versin:01 Vigente desde:28/09/2009

Bachillerato1.Recepcin y verificacin de superior, Media vocacional Disposicin Capacidad de Conocimientos Pgina anlisis Estudios tcnicos posteriores a secundaria: Cul? archivstica, Informacin Interna( documentacin y de sntesis. tcnologicos en de x aonservar Tecnologa en Administracin Documental, bibliotecologa c Cual? en el archivstica. informacin Tecnologas. x CAD) para Buena consulta Memoria. 2. Preparacin y organizacin Normatividad Posgrado. Cul? documentales en legajos y de legal series Concentracin en archivstica. . expedientes. Creatividad. Tablas de Observaciones retencin 3. Codificacin de informacin: Documental. asignacin de cdigos Capacidad de documentales la serie documental ejecucin de acuerdo con y decisin. Bases de Datos y signacin de la ubicacin para a la recuperacin de la Capacidad de informacin. Planeacion. Idiomas: Espaol Otro _Ingles_________________ 4. Indexacin de la informacin en Expresin Oral y Escrita. el sistema digital de consulta Sistema Conocimientos en informtica Inters por el de Bsqueda y Recuperacin de logro Informacin. x Procesador de palabras Graficadores Capacidad de x Hoja de clculo Programacin Innovacin. 5. Ubicacin fsica de la informacin x Correo electrnico Mantenimiento en el Archivo Central. Trabajo en x Bases de datos equipo. 6 Aplicacin de las Tablas de Liderazgo . Retencin documental a EXPERIENCIA REQUERIDA: la documentacin conservada Diplomacia. de acuerdo a la retencin estipulada Entre 0 y un ao x Entre uno y dos Entre dos y tresMs de tres aos para serie. cada y stadsticas solicitados para informes e OBSEVACIONES:__________________________________________________ y consultas de los usuarios internos 1. Elaboracin de proyectos documentales que apoyen la ejecucin de procesos nuevos 7. Elaboracin de reportes

Gestin Documental

Capacidad de ejecucin y decisin. Capacidad de Planeacin

Resultados esperados: ________ 1. Informacin organizada y dispuesta al usuario Firma 2. Oportunidad en la consulta. 3. Informacin actualizada. 4. Asertividad en la conservacin y administracin de la informacin. 5. Confiabilidad de la informacin.

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Versin:01 DESCRIPCIN DE REQUERIMIENTOS DEL EMPLEADO Vigente ACTIVIDADES PRINCIPALES DEL CARGO desde:28/09/2009Tecnico III PERFIL CARGO ADMINISTRATIVO Recibir la informacin de los diferentes departamentos para conservar en el CAD. Pgina Revisar y controlar la documentacin recibida de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos en el CAD, y normas archivsticas Profesional. Cul? vigentes expedidas por la Ley General de Archivos. Clasificar y asignar a cada serie documental el cdigo correspondiente. Consignar en la Remisin de documentos el cdigo y la ubicacin fsica que se asigna a cada expediente. Preferiblemente un Tecnlogo en Administracin Documental y Micrografa Ingresar en el sistema digital de consulta, los datos correspondientes aada serie. c Preparar y organizar legajos. Almacenar fsicamente la documentacin en el Archivo Central. Colaborar en la implementacin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental. Atender consultas de clientes internos y externos. Verificar y controlar la informacin que se ha prestado. Llevar estadsticas al respecto. Realizar control de la informacin que no se est remisionando al CAD por parte de las dependencias. Revisar peridicamente los archivos de gestin para determinar las nuevas series documentales que se estn generando y asignar nuevos cdigos. Elaborar informes peridicos de actividades realizadas. Las dems funciones asignadas por el jefe o por autoridad competente.