Perfil de una Secretaria

Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza y que cumpla con las siguientes características:

- Buena presencia.- Persona de buen trato, amable, cortés y seria.- Excelente redacción y ortografía.- Facilidad de expresión verbal y escrita.- Persona proactiva y organizada.- Facilidad para interactuar en grupos.

Perfil de una Secretaria

- Dominio de Microsoft Office, Internet, etc.

- Brindar apoyo a todos los departamentos.

- Aptitudes para la Organización.

- Buenas relaciones interpersonales.

- Habilidades para el planeamiento,

motivación, liderazgo y toma de decisiones.

- Capacidad para trabajar en equipo y bajo

presión.

Funciones de una Secretaria

‐ Ser puntual en todas sus actividades .

‐ Mantener discreción sobre todo lo que

respecta a la empresa.

‐ Hacer y recibir llamadas telefónicas para

tener informado a los jefes de los

compromisos y demás asuntos.

Funciones de una Secretaria

‐ Recibir e informar asuntos que tengan que

ver con el departamento correspondiente,

para que todos estén informados y

desarrollar bien el trabajo asignado.

‐ Evitar hacer comentarios innecesarios

sobre cualquier funcionario o departamentos

dentro de la empresa.

Funciones de una Secretaria

‐ Obedecer y realizar instrucciones que

sean

asignadas por su jefe.

‐ Mejora y aprendizaje continúo.

Secretaria = Confianza

‐ Una buena secretaria debe ser acreedora

de la máxima confianza.

‐ Su formación, solidez, discreción carácter,

personalidad... es clave para que exista una

relación de confianza absoluta y sea

copartícipe de las fortalezas y debilidades

de la empresa.

Secretaria = Confianza

‐ Su compromiso, fidelidad e identificación

con la empresa y las personas que la dirigen

debe ser total.

‐ Si se consigue la empatía y confianza total

entre el jefe y secretaria, se está dando un

paso de gigantes en multitud de facetas.

El tiempo es un recurso muy

valiosoPara un alto directivo (a) el tiempo

es su recurso más escaso y valioso.

Poder atender el máximo de temas

posibles y hacerlo sin estrés y en "buena

forma" es fundamental el apoyo de una

secretaria intuitiva e inteligente.

El tiempo es un recurso muy

valioso Hacer ganar tiempo a un alto directivo

es un arte y requiere una atención

permanente

y total.

Es preparar a tiempo toda la

documentación para una reunión.

Es la habilidad para cortar una visita que

se prolonga excesivamente

El tiempo es un recurso muy

valioso Es dar la excusa perfecta para llegar

media hora más tarde a una próxima

reunión

Es alquilar un servicio de habitación

durante dos horas para poder ducharse tras

un viaje de diez horas y llegar en perfectas

condiciones a una reunión importante...

El tiempo es un recurso muy

valioso Es dar la excusa perfecta por teléfono

y que el jefe no quede mal.

Es saber lo que el jefe necesita, piensa y

anticiparse a dárselo con la seguridad de no

equivocarse.

Es saber cuando tiene sed, o es mandar la

nota de agradecimiento usual.

El tiempo es un recurso muy

valioso Es vivir el día intentando cuidar cada

minuto del jefe.

Es ayudarle a cumplir la agenda sin estrés

y manejando los imprevistos.

La secretaria como gestora

Una secretaria de alta dirección cada vez

que toma el teléfono tiene que transmitir la

importancia de la empresa y de su máximo

representante, con tal maestría que se

convierta en un factor de imagen, invaluable

para la empresa.

La secretaria como gestora

En otro orden de cosas, gestione

hábilmente en un vuelo de largo recorrido

un upgrade a firts class.

Se preocupe de hacer llegar tres propuestas

diferentes para una cena especial y la

reserva en la mesa más especial.

La secretaria como gestora

Se asegure de un trato personalizado en

el Hotel y de que los detalles estén

impecables en el business center.

Conseguir acelerar una entrega, gestionar

una mejora de cualquier tipo. ¿Cuánto vale

una secretaria así?

Hacer valer la autoridad de su

JefeDar seguimiento temporal y eficiente:

buenas formas, recordatorios, llamadas

antes

de la fecha...

En resumen, que sea posible que las

personas involucradas en la entrega de

información, respuestas, proyectos, etc.

cumplan en tiempo y forma con el Jefe.

Hacer valer la autoridad de su Jefe

Y de esta manera, la mente del jefe

pueda descansar y ocuparse de cosas

nuevas,

con la confianza que su secretaria da un

seguimiento y el pressing perfecto para que

se ejecuten los temas tratados y acordados.

Aprender cursos especializados

Una buena secretaria necesita

aprender tanto como el jefe.

Debe ponerse al día de todo lo que es

importante

en la empresa.

Debe familiarizarse de cosas nuevas,

aunque sean complejas llámese

nanotecnología, biotecnología o

terminología financiera especializada.

Aprender cursos especializados

Debe formarse continuamente,

hacer cursos especializados y lo debe hacer

en horarios extra, sin que afecte al normal

desarrollo de cada día.