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Descripción de perfil profesional de la secretaria
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INSTITUTO PRODUCTIVO
CIPERMUM
PERFIL PROFESIONAL DE LA SECRETARIA
CURSO:
SECRETARIADO EJECUTIVO
DOCENTE:
KAREN L. VILCA
ALUMNOS:
YAJAIDA ABARCA RIMAYHUAMAN
NELI HUAYTA MAMANI
NORMA RIMAYHUAMAN GALLEGOS
DEZZY SENCIA QUISPE
YOLANDA BOLIVAR GAMARRA
CUSCO- 2015
PRESENTACION
En nuestro trabajo, el desarrollo profesional de la secretaria presentaremos las
relaciones humanas dentro de la oficina, funciones básicas y específicas de la
secretaria, y su gran avance debido a la era tecnológica actual además de
estar presente en la toma de decisiones dentro y fuera de la empresa, sus
increíbles equipos de trabajo laboral, el beneficio de las redes sociales que
estas les brinda a la secretaria actualizar información de la empresa con ayuda
de páginas web y programas de finanzas.
El presente trabajo se realizó con mucho esmero y dedicación esperando
colmar las expectativas del docente.
Las alumnas.
1
INDICE
Tabla de contenidoINDICE........................................................................................................................................2
PERFIL DE LA SECRETARIA................................................................................................4
1. OBJETIVO......................................................................................................................4
2. OBJETIVOS ESPECIFICOS.......................................................................................4
3. SECRETARIA................................................................................................................4
4. HISTORIA DEL SECRETARIADO.............................................................................6
5. SECRETARIADO:.........................................................................................................7
6. SECRETARIADO EJECUTIVO...................................................................................8
7. CAMPO OCUPACIONAL............................................................................................9
8. VOCACIÓN DE LA SECRETARIA.............................................................................9
9. MISIÓN DE LA SECRETARIA..................................................................................10
10. FUNCIONES BÁSICAS DE LA SECRETARIA..................................................10
11. COMPARACION DE SECRETARIA TRADICIONAL Y MODERNA...............14
12. APTITUDES DE LA SECRETARIA......................................................................14
12.1. DESARROLLOPERSONAL..........................................................................14
12.2. DESARROLLO CONDUCTUAL...................................................................15
12.3. LIDERAZGO.....................................................................................................15
12.4. DESARROLLO PROFESIONAL...................................................................15
12.5. GESTIÓN EMPRESARIAL............................................................................15
12.6. INFORMÁTICA................................................................................................16
13. CUALIDADES PERSONALES..............................................................................16
14. DECALOGO DE LA SECRETARIA.....................................................................20
15. ACRÓSTICO DE LA SECRETARIA....................................................................21
16. FORMACIÓN DE LA SECRETARIA....................................................................22
16.1. MECANOGRAFÍA.-.........................................................................................23
16.2. OFIMÁTICA.-...................................................................................................23
16.3. ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA.-..................................................................23
16.4. CALIGRAFÍA.-.................................................................................................23
16.5. ARCHIVO.-.......................................................................................................23
16.6. IDIOMAS EXTRANJEROS.-..........................................................................23
16.7. MATEMÁTICA FINANCIERA.-......................................................................23
16.8. CONTABILIDAD.-...........................................................................................24
2
17. PRESENTACIÓN PERSONAL.............................................................................24
18. VESTIMENTA DE LA SECRETARIA...................................................................25
19. CÓDIGO DEONTOLÓGICO DE LAS SECRETARIAS.....................................25
19.1. PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL...................................................26
19.2. PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL DEL SECRETO PROFESIONAL...............................................................................................................26
20. RELACIONES INTERPERSONALES..................................................................27
20.1. RELACIONES CON SUS COMPAÑEROS.................................................27
20.2. RELACIONES CON LA EMPRESA.............................................................28
20.3. EN RELACIÓN CON SU PROFESIÓN........................................................28
21. ¿CÓMO CONSTRUIR UNA BUENA IMAGEN DE SECRETARIA?...............29
22. ORACIÓN DE LA SECRETARIA.........................................................................31
CONCLUSION.........................................................................................................................32
BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA..........................................................................................33
3
PERFIL PROFESIONAL DE LA SECRETARIA
1. OBJETIVO
Conocer el desarrollo de la secretaria en general, enfocándonos en la
secretaria ejecutiva moderna Dando a conocer las características básicas y
específicas para el buen desarrollo profesional y actualizada con los
beneficios de las redes sociales para la satisfacción de clientes, y las
relaciones humanas que la secretaria debe saber manejar en el área laboral, y
la construcción de una buena imagen secretarial y empresarial.
2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Llevar a cabo las normas de una secretaria ejecutiva moderna evitando
así disgusto por parte de un cliente
Analizar el recorrido en el tiempo conociendo las diferencias de la
secretaria tradicional a la secretaria ejecutiva.
Buena atención al cliente evitando la insatisfacción de sus superiores o
clientes en un trabajo profesional mal desempeñado.
3. SECRETARIA
Del latín secretarĭus, una secretaria o un secretario es una persona que se
encarga de recibir y redactar la correspondencia de un superior jerárquico,
llevar adelante la agenda de éste y custodiar y ordenar los documentos de
una oficina. El cargo que ocupa una secretaria suele conocerse como
auxiliar administrativo.
Una secretaria, también denominada en algunos lugares del mundo como
auxiliar administrativa, es aquella persona que se ocupa de la realización de
actividades elementales de oficina, ya sea en una empresa privada o en
alguna dependencia del estado, además de ser la estrecha colaboradora del
directivo con el cual colabora, es decir, la secretaria del presidente de una
empresa es de alguna manera la gestora de su tiempo para que este no
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tenga más que preocuparse que en lo que respecta a la toma de decisiones
de la empresa para así conseguir mejores clientes, del resto se encargará la
secretaria.
Sus principales funciones o actividades se encuentran ligadas a lo que se
conoce como trabajo de oficina, tales como tramitar la entrada y salida de
correspondencia, recepción de documentación, atención de llamadas
telefónicas, atención de visitas y de proveedores, archivo de documentos,
realización de cálculos, reportar a su superior todo aquello inherente a su
área, estar al corriente de la tramitación de expedientes, manejo de la
agenda, tanto la de reuniones como la de contactos y su mantenimiento de
manera organizada y actualizada, manejo de todas aquellas herramientas de
una oficina, como ser la fotocopiadora, la impresora, el fax, la computadora,
entre otros, manejo de idiomas, preferentemente el inglés, pero por supuesto
que cuantos más maneje será mucho mejor, ya que sus condiciones y
aspiraciones podrán ser mucho más altas dentro de la organización en la
cual se desempeña y poseer conocimientos en materia de protocolo
institucional y empresarial.
Si bien no requiere de largos años de estudio como las carreras de grado, la
de Secretaria es una profesión que también puede estudiarse y que por
supuesto reúne todas aquellas actividades que se le requerirán a quien
desempeña el puesto.
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Generalmente, a quienes aspiran al cargo se les realiza una breve prueba en
aquellas cuestiones específicas que se buscan, por ejemplo que maneje tal
o cual programa informático o que hable y escriba en perfecto inglés.
4. HISTORIA DEL SECRETARIADO
La palabra “secretario” viene
directamente del latín, del
participio del verbo secernere,
secretum, que significaba
“distinguir” o “discernir”. Un
secretarius era la persona que
llevaba los negocios en secreto
sobre todo para una persona
poderosa como un noble. Esta
figura se comenzó a popularizar
en el Renacimiento y fue en el
siglo XIX cuando ya se constituyó en una figura estable que se ocupaba
sobre todo de la correspondencia diaria y de otro tipo de ayudas para los
poderosos.
Con el tiempo, el título se fue ampliando y un secretario fue asumiendo
distintas funciones, con una cierta especialización. Encontramos, pues, un
secretario financiero, un secretario general… Dejando simplemente la
palabra “secretario” para los puestos menos concretos.
Con la invención de la máquina de escribir en la década de 1880, muchas
mujeres entraron en el campo del secretariado y a partir de la Primera
Guerra Mundial, el puesto de secretaria ha sido asociado a las mujeres
tradicionalmente, aunque últimamente se ha igualado la proporción de
ambos sexos.
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Hoy en día es rara la empresa mediana que no tiene un secretario o
secretaria para organizar llamadas, mantener al día la agenda o realizar
tareas imprescindibles para la marcha de la empresa pero no relacionadas
directamente con su actividad principal.
5. SECRETARIADO:
Tradicionalmente, se llama secretario o secretaria (del latín secretarĭus1 ) a la
persona encargada de supervisar los asuntos, sobre todo aquello que requería
confidencialidad, de personas de cierto poder, como monarcas, papas, etc.
Este significado todavía se da en varios países del mundo anglosajón o
latinoamericano con los cargos políticos de secretario de estado o con el
significado de «ministro» de un departamento importante de gobierno, como
home secretary, foreign secretary, etc. Asimismo, muchas organizaciones
grandes tienen como máximo cargo administrativo o de gestión, como
secretario general. Por otra parte, dependiendo del tipo de organización para la
cual trabajan, pueden o no compartir las tareas del auxiliar administrativo, una
profesión orientada a realizar actividades básicas de oficina.
El secretariado es una función esencial en cualquier tipo de actividad
empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las
profesiones liberales. La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de una
empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico. En la terminología
tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la
correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de
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trámite y custodia los documentos de una oficina. Pero en los últimos tiempos
el concepto de secretaria ha cambiado notablemente: ahora ha pasado a ser la
asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir
responsabilidades de éste con credibilidad. La creciente complejidad de la vida
empresarial, ha tenido como consecuencia que la secretaria se encargue
preferentemente de asistir a su superior de manera más directa. Será ella quien
confeccione los informes, memorandos o dossiers; en definitiva, quien facilite el
trabajo a su jefe con la debida eficacia. Por lo tanto, también debe conocer, en
líneas generales, las características generales de éste, para colaborar con él
con cierto conocimiento de la materia. El trabajo administrativo que deba
realizar cada secretaria puede ser muy diferente entre una y otra, en relación al
campo de actividad de la empresa en que se encuentre laborando, ya que cada
sector tiene sus propias características.
6. SECRETARIADO EJECUTIVO
El secretario ejecutivo o el secretario direccional es una persona que trabaja
como asistente administrativo para un alto ejecutivo. En general, esto no es un
puesto de secretaria de nivel de entrada. Por lo general, este trabajo requerirá
muchos años de experiencia como secretaria predominantemente de
funcionarios de alto rango. Los deberes del trabajo de un secretario ejecutivo
pueden extender las de una secretaria tradicional. Aunque la experiencia puede
ser un factor contribuyente, algunos empleadores pueden requerir una
educación universitaria para obtener esta posición.
La graduación de la escuela secundaria suele ser el mínimo nivel de educación
requerido para trabajar como secretaria ejecutiva. Como el campo de las
secretarias ejecutivas puede ser competitivo, obtener un título universitario
puede darnos un poco de ventaja para conseguir un empleo. Algunas personas
pueden optar por obtener un título de secretariado, mientras que otros pueden
optar por una licenciatura. Muchas personas que buscan esta posición como
una carrera pueden inscribirse en un programa universitario relacionado con el
negocio, tales como Administración de Empresas, Finanzas o Contabilidad
entre otras.
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En la mayoría de los casos, el secretario ejecutivo es la mano derecha de un
ejecutivo de rango superior en una empresa o establecimiento. El secretario o
secretaria es muy a menudo la fuerza impulsora detrás de las escenas, lo que
garantiza que el negocio funcione sin problemas en el día a día. Los secretarios
deben realizar muchas tareas, algunas de las funciones más comunes pueden
incluir cartas o correos escritos en nombre de su jefe, así como tomar
mensajes y recados entre otras cosas. Además, el secretario puede
proporcionar apoyo administrativo a otros directivos del departamento.
7. CAMPO OCUPACIONAL
Empresas Públicas
Empresas Privadas
Bancos
Compañías de seguro
Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP)
Ministerios
Consulados
Colegios Fiscales y Particulares
Organizaciones no gubernamentales
Microempresas Propias
Agencias de Viajes
Agencias de Publicidad
Instituciones promotoras de Eventos Sociales y Culturales
Aeropuertos
Empresas de Telecomunicaciones
8. VOCACIÓN DE LA SECRETARIA
Vocación de servicio, asistiendo a las personas en la organización y armonía
del desarrollo de un trabajo.
O cualquier sueño o anhelo específico que se sienta involucrado u orientado
hacia esta dirección.
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9. MISIÓN DE LA SECRETARIA
Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, además
de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir dentro de la empresa.
10. FUNCIONES BÁSICAS DE LA SECRETARIA
A. Representación personal de su jefe y de la empresa.
La Secretaria es la primera imagen que se muestra de la empresa y de su
superior, al ser la primera persona con la que se relacionan los visitantes. La
impresión que reciban en su primer contacto dependerá en muchas ocasiones
de la eficacia con que se desenvuelva la Secretaria.
B. Ayuda a organizar y simplificar el trabajo del jefe.
La Secretaria como asistente directa del jefe le facilitará su trabajo, ayudándolo
a ganar tiempo. Para esto deberá tener en cuenta:
INTERRUPCIONES
Debe saber tratar con palabras y maneras no agresivas al que
intenta interrumpir en momentos en que no es conveniente para el
jefe.
Identificar con claridad la gravedad del asunto por si se justifica la
interrupción.
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Prometer (y confirmar después), que hallará el momento para que
pueda verlo.
Ofrecer su ayuda en la solución del problema para evitarle tener
que esperar.
Sugerir una hora más apropiada si esto fuera posible.
ARCHIVO
Organizar un sistema de archivo apropiado al tipo de trabajo que
se realiza.
Debe ser capaz de crear condiciones para que en su ausencia su
jefe pueda encontrar un documento determinado.
Debe saber bien lo que su jefe quiere y necesita.
REDACCIÓN
Debe asumir cada vez más la redacción de documentos
rutinarios, respuestas, consolidación de informes, llenados de
planillas, etc.
FILTRACIÓN
Actuar como filtro entre el mundo exterior y su jefe, para evitar
que lea todos los documentos o que tenga que verlos completos.
Debe saber tomar decisiones, en caso de ausencia de su jefe,
para encaminar asuntos o correspondencias urgentes,
consultándolas a otros dirigentes o subordinados para que sean
resueltas o al menos evaluadas.
SEGUIMIENTO
Crear un sistema de atención y prevención de emergencias sobre
asuntos como los siguientes:
- Carta, memos o notas enviadas a terceros que demandan
respuestas.
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- Respuesta que el propio jefe debe dar a terceros antes de
determinada fecha
- Vencimiento de todo tipo
- Compromisos que demandan preparación previa
- Acuerdos de reuniones
- Cronogramas que abarcan proyectos completos o tareas de
cumplimiento sistemático, como programas de capacitación,
plan de mantenimiento, chequeo de puntos críticos y otros
LISTA DE CHEQUEO
Aplicar listas de chequeo a todo lo que requiera una verificación
de detalle.
Ejemplo:
- Todos los puntos que hay que revisar en un informe antes de
entregarlo.
- Todo lo que hay que asegurar para celebrar una reunión.
- Todos los detalles a verificar para un viaje al extranjero.
GESTIÓN
Asumir actividades que no requieren de forma imprescindible
la participación personal de su jefe, o reducir las necesidades
de la participación a una aprobación o visto bueno.
Interactuar con el resto de los jefes, manteniendo la distancia
correspondiente para lograr un clima de cooperación
adecuado.
Tratar de presentarle a su jefe soluciones y no problemas.
Coordinar todo lo relacionado con la organización,
planificación de reuniones y viajes de su jefe.
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C. Enlace y coordinación.
La Secretaria facilitará las comunicaciones tanto internas como externas.
Actúa de enlace entre su jefe y cualquier otra persona, ya sea, de la
empresa o fuera de esta (clientes, proveedores, instituciones privadas o
estatales, etc.).
Para cumplir eficazmente esta función deberá tener dominio de las técnicas
de redacción y el manejo de los equipos de comunicación (teléfonos, fax, e-
mail, etc.).
Además de estas funciones, la Secretaria tiene otras funciones
administrativas como son:
o La entrada y salida de correspondencia: control y clasificación del
correo que llega y control y envío de la correspondencia de salida
o La redacción y gestión de la correspondencia, dossier, memorias,
informes, etcétera
o Gestión y control de los archivos
o Atención de las llamadas telefónicas
o Elaboración de actas
o Custodia de los documentos de la oficina
o Gestión de los compromisos del jefe o ejecutivo y acogida de las
visitas
o Organización de viajes eventuales, reuniones y cenas de trabajo
del director
o Gestión de la caja de pequeños gastos cotidianos
o Compras (materiales de oficinas)
o Servicios generales
o Organización y supervisión del trabajo de otros empleados
o Relaciones con algunos proveedores
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11. COMPARACION DE SECRETARIA TRADICIONAL Y MODERNA
SECRETARIA TRADICIONAL SECRETARIA MODERNA
Sus tareas no son
administrativas o
ejecutivas sino que solo son
orientadas a tareas concretas.
Conocimientos más de
mecanografía o ortografía
que de conocimientos
modernos.
Software común, tales como
hojas de cálculo, de
procesamiento de textos o
gráficos.
Publica artículos o eventos en
una pagina web.
Salario fijo básico a sus
conocimientos.
Sus tareas son de negociación
o administrativas y pueden
tomar decisiones de forma
independiente.
Conocimientos superiores de
gramática aplicaciones
modernas, dos o más
idiomas.
Conocimiento total del mundo
virtual programas de software
avanzados, equipada con
equipos de oficina modernos.
Diseña paginas web y las
administra para su mayor
organización.
Su salario aumenta cada vez
más conforme vaya
avanzando.
Representa personalmente a
su jefe o empresa.
12. APTITUDES DE LA SECRETARIA
12.1. DESARROLLO PERSONAL
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Buena presencia
Buena imagen física
Buena salud física y mental
Pulcra
12.2. DESARROLLO CONDUCTUAL
Con personalidad
Iniciativa, inteligente y discreta
Proactiva, dinámica, flexible y tolerante
Apertura al cambio
12.3. LIDERAZGO
Capacidad para tomar decisiones
Capacidad organizativa
Trabajo en equipo
Disponibilidad de tiempo
Responsable, honesta, leal y creativa
12.4. DESARROLLO PROFESIONAL
Redacción propia
Ortografía eficaz
Habilidad y destreza en elteclado de la computadora
Cultura general
Dominio del inglés
Dominio de conocimientosy competencias inherentesa la función
secretarial
Facilidad de expresión
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12.5. GESTIÓN EMPRESARIAL
Dominio en sistemas informáticos
Administración para el trabajo
Marketing de servicios
Cálculos mercantiles
12.6. INFORMÁTICA
Herramientas de gestión en:
Word
Excel
Access
PowerPoint
Correo Electrónico
Internet
13. CUALIDADES PERSONALES
Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que
conjuntamente con las destrezas y conocimientos le permitirán desarrollar su
trabajo de la manera más óptima y además le ayudarán a trabajar con otras
personas como miembros de un equipo. Dentro delas cualidades personales
más importantes que una secretaria debe poseer son las siguientes:
A. Discreción.-
Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo de confianza
ytiene acceso a material considerado reservado, deberá tener los
documentos alejados de miradas indiscretas, además de mantener la
prudencia respecto a la información que conoce.
B. Adaptabilidad.-
Se requiere que toda secretaria tenga la capacidad para poder adaptarse a
los cambios de ambiente, de funciones y de normas dentro de su trabajo.
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Esto significa que debe tener disposición favorable ante cambios bruscos en
su rutina de trabajo
C. Iniciativa y capacidad de trabajo.-
Se entiende por iniciativa a la capacidad que tiene toda persona para
emprender una acción, sin la necesidad de que otras se lo indiquen. Una
secretaria con iniciativa debe anticiparse a las necesidades de su jefe con
precaución y criterio.
D. Puntualidad.-
Es una manifestación de seriedad y formalidad. Toda secretaria debe ser
puntal en el cumplimiento de su horario de trabajo como en el desarrollo de
las labores encomendadas.
E. Responsabilidad.-
Implica que la secretaria debe ser capaz de realizar su trabajo de manera
óptima sin necesidad de supervisión.
F. Limpieza y orden.-
Una secretaria siempre debe ser ordenada, tener su oficina, archivos,
armarios y estanterías en orden y limpios.
G. Paciencia.-
La secretaria debe mantener la tranquilidad en todo momento,
inclusocuando las cosas no marchen como lo espera.
H. Cooperación.-
El trabajo administrativo constantemente requiere de trabajo en equipo, por
lo tanto la secretaria debe ser capaz de trabajar y de cooperar con los
demás compañeros de trabajo.
I. Buen criterio.-
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Poseer un buen juicio significa tener la habilidad de recopilar información
sobre un tema, estudiarlo cuidadosamente y decidir la acción que sea más
apropiada, en beneficio a los intereses de la empresa.
J. Buena voluntad.-
Toda organización requiere en algunas oportunidades de un esfuerzo
adicional de sus colaboradores, para ello la secretaria debe tener la
voluntad de ofrecer sus servicios cuando se lo requieran y calidad.
K. Dedicación.-
Durante el tiempo que la secretaria permanezca en la oficina debe mostrar
dedicación en su trabajo, sin emplear su tiempo en actividades que no se
relacionen con sus quehaceres habituales.
L. Pulcritud.-
Todo trabajo encomendado a la secretaria debe realizarse con esmero y su
presentación debe ser impecable.
M. Previsión.-
Significa saber anticiparse a las necesidades que pudieran suscitarse en la
organización.
N. Sinceridad.-
La relación jefe – secretaria tiene que sustentarse en la confianza. Por lo
tanto la secretaria debe transmitir información correcta y verdadera a su jefe
cuando estela solicite.
O. Educación y Cortesía
La educación y la cortesía son dos cualidades que todo el mundo debería
tener, pero para una secretaria son esenciales. La secretaria debe ser
cortes con todos y en todos los momentos, incluso y de forma especial con
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quien no lo es. Responder con cortesía a quien se muestra grosero puede
ser un arma eficaz.
Ser cortés no significa, que se tenga que aceptar todo con una sonrisa; con
cortesía se puede despedir a uno tajantemente, liberarse de una persona
inoportuna, decirle las cosas claras a un compañero de trabajo.
P. Madurez
La madurez no es un problema de edad. Nos permite encontrar el justo
equilibrio incluso en las situaciones más delicadas, ayuda a entender la
importancia del propio trabajo y a evitar actitudes que no estén acorde con
la propia situación.
Es una cualidad indispensable para las relaciones interpersonales, sobre
todo con el propio jefe, y a la hora de valorar las situaciones y problemas
que se encuentran en el trabajo de cada día.
Q. Inteligencia
Es la facultad de conocer, comprender y entender. Parte de unas aptitudes
innatas, pero es posible educarla y mejorar su rendimiento. Todo esto se
puede hacer mediante la práctica del estudio, la reflexión, el análisis de los
detalles, la abstracción etc. Además la inteligencia puede apoyarse
mediante la intuición.
R. Buena Memoria
Una secretaria sin memoria no tiene ningún futuro. No sólo se da por
descontado que no debe olvidar nada de lo que le atañe, sino que se
espera de ella que sea la memoria del jefe. Para evitar sobrecargar la
memoria, se recomienda utilizar las agendas y anotar en ellas todos los
datos; de esta forma es mucho más sencillo recordar las cosas principales y
más importantes sin correr el riesgo de olvidar algo.
Todo esto lo debe hacer de manera juiciosa para no dar la impresión de que
está asumiendo las funciones que están reservadas al jefe.
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S. Interés y responsabilidad
Debe ser capaz de involucrarse a fondo en su trabajo, lo que la ayudará a
saber tomar decisiones, asumir responsabilidades y comprometerse a
cumplir los compromisos adquiridos. Todo ello en el marco de las
atribuciones que le corresponden.
En cuanto a la responsabilidad, debe asumir los compromisos adquiridos y
nunca comprometerse con algo que sabe que no cumplirá.
La responsabilidad se asume en el mismo acto de tomar el compromiso y se
desarrolla hasta el cumplimiento final de los objetivos acordados.
14. DECALOGO DE LA SECRETARIA
1. La secretaria debe realizar su trabajo y cumplir sus funciones con
corrección, a través de una labor metódica y sistemática.
2. El contenido desempeño de las funciones requiere de cultura,
conocimientos complementarios, adaptarlos a las labores que ejecuta.
3. La actividad personal y cotidiana debe basarse en la descripción y la
eficacia acompañada de actitudes como la lealtad, el respeto, la sinceridad.
4. El conocimiento de inglés.
5. El vestido debe ser discreto, realizar las actividades con elegancia y buen
gusto.
6. Adaptar su propia imagen a lo que dictamine la empresa para la que
trabaja.
7. El sentido de la responsabilidad para cumplir todas las tareas que se
presentan en la oficina, así como su óptima solución de problemas, debe ser
el principal objeto de la secretaria.
8. La relación con el jefe estará basada en la lealtad y el respeto mutuo.
9. Hay que saber anticiparse a los posibles problemas si en su mano está la
solución, resuélvalo.
10. Si las circunstancias así lo requieren debe estar dispuestas a trabajar
fuera del horario establecido y acompañar a su superior y viajes.
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15. ACRÓSTICO DE LA SECRETARIA
Ser sincere pero sin ofender.
l deseo de server sea el faro orientador de tu sencillez. Esfuérzate por
cultivar siempre el sentido ético de su profesión. E
Crear un ambiente de cordialidad y amistad en el lugar donde trabajas.
echaza las adulaciones y sirve siempre con alegría y responsabilidad.
Entusiásmate. Rl entusiasmo aumenta la eficiencia y permite cosechar grandes
satisfacciones.Een discreción en el cumplimiento de tus tareas porque tu misión es noble y
delicada. T21
Ama tu trabajo. Ama tu trabajo y tendrás la satisfacción del deber cumplido.
Recuerda que la responsabilidad es la base del éxito.
nterésate en todo lo que te rodea y tendrás la oportunidad de desarrollar al
máximo tus potencialidades.IA
ctúa con lealtad, solidaridad con todo lo bueno, lo justo y lo correcto
16. FORMACIÓN DE LA SECRETARIA
Cada vez es mayor el número de secretarias que requiere el ámbito
empresarial, puesto que una secretaria es de vital importancia en todos los
sectores de desarrollo. Pero así como existen grandes ofertas de trabajo para
las secretarias, también se espera de ellas un alto nivel competitivo, lo cual se
logra con la formación profesional de estas. Aparte de los estudios que haya
cursado, una secretaria debe tener una sólida preparación, extensa cultura
general, uso correcto del lenguaje escrito y oral con una expresión fluida y clara
y además de una muy buena educación, que le facilitará su desenvolvimiento
en cualquier nivel en el ámbito empresarial La secretaria debe conocer sobre
ciertas materias que le permitirán desempeñar sus funciones con la debida
eficacia profesional.
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16.1. MECANOGRAFÍA.-
El dominio de la mecanografía es básico para toda secretaria, puesto que
en la realización de sus labores diarias tendrá que mecanografiar diversos
documentos con pulcritud, a una velocidad adecuada y sin errores ni faltas
ortográficas.
16.2. OFIMÁTICA.-
El avance vertiginoso de la informática, hace que la computadora sea la
herramienta básica en el trabajo de oficina, por lo tanto toda secretaria debe
saber hacer uso de los programas de procesamiento de textos, hojas de
cálculo, elaboración de presentaciones, diseño, entre otros.
16.3. ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA.-
Los conocimientos gramaticales son imprescindibles a nivel de redacción,
se espera que toda secretaria sepa expresarse correctamente por escrito
con claridad y condición. Así mismo, debe estar capacitada para redactar
distintas clases de documentos administrativos y comerciales.
16.4. CALIGRAFÍA.-
Una buena caligrafía, es decir una letra legible en la escritura de palabras y
números, evitará confusiones y errores.
16.5. ARCHIVO.-
Es también importante que la secretaria tenga conocimientos sobre los
sistemas de organización de archivos, para que pueda almacenar la
información adecuadamente y así poder localizarla rápidamente.
16.6. IDIOMAS EXTRANJEROS.-
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Es imprescindible el conocimiento de inglés tanto a nivel escrito como
hablado, puesto que cada día se incrementan las relaciones
internacionales.
16.7. MATEMÁTICA FINANCIERA.-
El trabajo administrativo requiere el conocimiento de la matemática
financiera, que consiste en el cálculo de operaciones sencillas como los
porcentajes, intereses, tasas, etc.
16.8. CONTABILIDAD.-
Es importante conocer los elementos básicos de la contabilidad, para poder
interpretar la estructura y transacciones financieras de un negocio
17. PRESENTACIÓN PERSONAL
Vestuario adecuado.
Profesionalismo.
Expresión verbal o gestual.
Utilizar diversas técnicas laborales.
Los gestos.
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CARACTERISTICAS DE LA SECRETARIA
PERFECTA
CONOCIMIENTOS TÉCNICOS
CUALIDADES HUMANAS Y
ÉTICAS
IMAGEN PROFESIONAL
HABILIADES SOCIALES
Forma de conducirse.
El vocabulario.
El aseo e higiene personal.
El tono y volumen de voz.
18. VESTIMENTA DE LA SECRETARIA
19. CÓDIGO DEONTOLÓGICO DE LAS SECRETARIAS
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1.USA MÁXIMO 3 COLORES A LA
VEZ.
2. USAR UN MAQUILLAJE
DISCRETO
3.CUIDA MUCHO TU HIGIENE EN
CABELLO Y MANOS.
19.1. PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL
A. Dignidad.-
La secretaria debe abstenerse de todo comportamiento que suponga
infracción o descrédito y desenvolverse en el ejercicio de su
profesión con honor y dignidad.
B. Integridad.-
Debe actuar con honradez, lealtad y buena fe.
C. Secreto profesional.-
Debe observar estrictamente el principio de confidencialidad en los
hechos y noticias que conozca por razones del ejercicio de su
profesión.
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19.2. PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL DEL SECRETO
PROFESIONAL
Además de un deber, observar el secreto profesional es un derecho
que ampara el ejercicio de la profesión de secretaria, sin olvidar que
existen leyes que lo protegen.
El derecho y la oblación del secreto profesional comprenden:
Las confidencias e información personal de su superior, a que
pudiera tener acceso en el ámbito de su ejercicio profesional.
Los hechos de conocimiento restringido que afecten a sus
superiores, compañeros o miembros cualesquiera del colectivo en
el que la secretaria desempeñe su labor. Por ejemplo: dossiers
personales, profesionales o médicos.
La información cuyo contenido tenga un valor específico para un
lector no autorizado; o cualquier otra información que figure
clasificada como confidencial, restringida o con una distribución
de personas específicas.
La secretaria evitará duplicar información confidencial y mantenerla
fuera de los archivos oficiales sin conocimientos de su superior.
El secreto profesional no debe entrar en conflicto con la lealtad a la
entidad para la que trabaja la secretaria, que debe responder a la
confianza que su superior deposita en ella al confiarle y compartir
información confidencial. Por ello, debe comunicar a su superior
información que a él mismo o a la entidad para la que trabaja pudiera
ocasionar perjuicio o beneficio. Los límites de esta divulgación van
marcados por el sentido de lealtad y la integridad que conforman el perfil
personal de la secretaria.
20. RELACIONES INTERPERSONALES
20.1. RELACIONES CON SUS COMPAÑEROS
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La secretaria debe abstenerse de cualquier competencia desleal en
relación con sus compañeros.
La discreción es un elemento específico en las relaciones externas
de la secretaria y el fundamento primario de su capacidad para
salvaguardar el secreto profesional. La secretaria debe ser
consciente que la discreción es algo de una importancia
fundamental. Lo que para otros miembros del colectivo puedan
resultar faltas leves de respeto o convivencia (comentarios de
menosprecio a compañeros, comentarios hirientes, jocosos, o tonos
de burla; o dudar públicamente de la calidad técnica de un superior),
para la secretaria es algo vinculado a su comportamiento
profesional.
Es obligación de toda secretaria prestar su colaboración a todos su
colegas, cuando sea necesaria su intervención para que nos e
produzcan atrasos en el trabajo y no perjudique el normal
funcionamiento de la entidad donde presta sus servicios.
20.2. RELACIONES CON LA EMPRESA
La secretaria debe estar siempre dispuesta a prestar apoyo y
cooperación a su empresa y ha de conocer, así mismo, los objetivos
y la política interna de la misma.
La secretaria no aceptará remuneración profesional que no sea por
su salario, incentivos y bonos que su empresa destine a tal efecto.
Le está prohibido aceptar gratificaciones económicas u otras
compensaciones que estén directamente relacionadas con la
transmisión de información.
La secretaria tiene el deber de contribuir a la celeridad del trabajo,
no debiendo aceptar sugerencias ni coacciones para eludir su
cumplimiento.
20.3. EN RELACIÓN CON SU PROFESIÓN
28
La secretaria debe cultivar sus aptitudes y actualizar sus conocimientos,
a fin que su trabajo se ejecute al más alto nivel de rendimiento.
Demostrará permanentemente afán de superación y proactividad, tanto
en lo personal como en su contribución a la empresa.
La secretaria debe abstenerse de realizar cualquier práctica que pueda
perjudicar la reputación de su profesión.
Ninguna secretaria debe valerse de su influencia sobre sus superiores,
ni apelar a vinculaciones de amistad o recomendaciones para obtener.
Ascensos no merecidos y, como consecuencia mayor
remuneración de la que le corresponde en el trabajo que
desempeña, impidiendo el ascenso de otras personas que por su
experiencia, y conocimientos y años de servicio lo tiene más
merecido.
Conseguir que personas que no están preparadas para el
ejercicio del secretariado ejecuten las tareas propias de esta
profesión.
Conseguir que personas que no están preparadas para el
ejercicio del secretariado ejecuten las tareas propias de esta
profesión.
Ha de ser consciente de que representa un colectivo al que tiene
la obligación de defender y enaltecer.
Ha de conseguir que se respete el Código Deontológico de su
profesión. En este sentido, es apropiado que sea instrumento de
difusión del mismo, tanto para afirmar los valores contenidos en el
código como para ampararse en él.
21. ¿CÓMO CONSTRUIR UNA BUENA IMAGEN DE SECRETARIA?
A. El perfil de la secretaria perfecta.
Por supuesto ponga aquello que todas las empresas de recursos
humanos y de selección de personal saben de memoria: idiomas,
ofimática, relaciones humanas y públicas, Pero la secretaria perfecta es
algo más y en esto vamos a centrarnos.
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B. Secretaria = confianza.
Una buena secretaria debe ser acreedora de la máxima confianza. Su
formación, solidez, discreción carácter, personalidad... es clave para que
exista una relación de confianza absoluta y sea copartícipe de las
fortalezas y debilidades de la empresa.
C. El tiempo es un recurso muy valioso: el arte de vivir la agenda.
Para un alto directivo /a el tiempo es su recurso más escaso y valioso.
Poder atender a los máximos temas posibles y hacerlo sin estrés y en
"buena forma" es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e
inteligente.
D. La secretaria como gestora.
Una de las secretarias de alta dirección que tuve la suerte de conocer
cada vez que cogía el teléfono transmitía la importancia de la empresa y
de su máximo representante, con tal maestría que se convertía en un
factor de imagen, invaluable para la empresa.
E. Hacer valer la autoridad /liderazgo de su jefe.
Me comentaba uno de los más altos directivos de América que su
secretaria era la garantía de la ejecución de cualquier reunión en la que
se tomaban decisiones.
F. Aprender, cursos especializados.
Una buena secretaria necesita aprender tanto como el jefe. Debe
ponerse al día de todo lo que es importante en la empresa. Debe
familiarizarse de cosas nuevas, aunque sean complejas llámese
nanotecnología, biotecnología o terminología financiera especializada.
G. Dominar Internet y todas las herramientas de productividad.
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Toda la información está en Internet y hay decenas de Apps
(aplicaciones smartphones) para incrementar la productividad y hacer
muy eficaz el trabajo.
H. Ser positiva, sonreír y crear un buen clima de motivación.
Sobran explicaciones una secretaria, especialmente de dirección, debe
contribuir a crear un clima positivo y agradable que potencie la imagen a
la que antes nos referíamos
22.ORACIÓN DE LA SECRETARIA
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CONCLUSION
I. La secretaria ejecutiva debe dar paso a su creatividad, manejar
adecuadamente las herramientas modernas de la telemática, facilitar la
operatividad de su jefe, dominar el inglés; así como también establecer
efectivas relaciones con el entorno interno y externo de la empresa.
BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA
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- Bendezú, M. (1990).
ABC de la secretaria ejecutiva computarizada
. Perú: Lima S.A.
- Canda, M. (Ed.). (1998).
Secretaria ejecutiva
(Vols. 1). España: Cultural Ediciones.
- Días, J. (1980).
Temas diversos de utilidad para secretarias.
Perú: Libros Técnicos.-Enciclopedia de la Secretaria (1996). México: Grupo
Editorial Océano.
- Ensenyat, L. (1981).
El libro de la secretaria
. España: Hispano Europea S.A.
- Gamboa, J. (2005).
Cómo ser una secretaria de gerencia.
Perú: Grijley.
- Llabrés, A. y CORTÉS, A. (1988).
Técnicas y prácticas de oficina
. México: Mc GrawHill.
- Lowe, B. (1992).
La recepcionista. México: Patria.
- Mora, V. (2008).
Perfil de la nueva secretaria ejecutiva
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![Perfil da morbimortalidade masculina no Brasil · Perfil da morbimortalidade masculina no Brasil [recurso eletrônico] / Ministério da Saúde, Secretaria de Atenção à Saúde,](https://img.pdfslide.tips/doc/110x75/5edb5164ad6a402d66657a22/perfil-da-morbimortalidade-masculina-no-brasil-perfil-da-morbimortalidade-masculina.jpg)
