PETUNJUK PENGGUNAAN “ PROGRAM TIME SHEET “ …intranet.mau.co.id/informatika/manual_book/Program Timesheet.pdf · Tekan tombol bergambar komputer, ... 1.2 Laporan Upah Harian

Program Time Sheet © 2008 Divisi Teknologi Informasi

PETUNJUK PENGGUNAAN

“ PROGRAM TIME SHEET “

PT. MULTIBRATA ANUGERAH UTAMA

I. PENDAHULUAN

Program TIME SHEET adalah program yang dirancang untuk dipergunakan oleh

divisi proyek dalam melakukan pencatatan terhadap data harian operasi alat. Nama

program ini adalah “MAU Timesheet.exe “. Program ini dibuat untuk dipakai dikalangan

sendiri (dilingkungan kerja PT. Multibrata Anugerah Utama).

II. INSTALASI PROGRAM

Untuk melakukan instalasi program, ikuti langkah- langkah berikut ini:

1. Jalankan File setup.exe yang ada di dalam direktori. Tunggu hingga muncul

kotak dialog seperti dibawah ini:

Tekan tombol Ok, untuk melanjutkan Instalasi Program

2. Tekan tombol Ok, untuk melanjutkan Instalasi Program, tunggu hingga muncul

kotak dialog seperti dibawah ini :


Tekan tombol bergambar komputer, untuk memulai Instalasi Program. Jika

muncul kotak dialog selanjutnya tekan tombol Continue untuk meneruskan

3. Jika muncul kotak dialog seperti dibawah ini, tekan tombol Yes, untuk

melanjutkan proses instalasi.

! Catatan: Jika selanjutnya ditemukan kembali kotak dialog seperti gambar

disamping, abaikan dengan menekan tombol Yes.

4. Tunggu hingga proses instalasi selesai secara keseluruhan, dengan munculnya kotak

pesan seperti dibawah ini, tekan tombol Ok untuk keluar dari instalasi program.

III. MENGENAL LINGKUNGAN PROGRAM

Untuk program yang berhasil diinstal, dapat diakses melalui shortcut program yang

otomatis terinstal pada computer. Untuk mengakses shortcut program, dapat dilihat pada

Menu Start > All Program > MAU Timesheet > MAU Timesheet. Tunggu hingga muncul

tampilan utama seperti dibawah ini:


Gambar 3.1 Tampilan Utama Program

Menu –menu yang terdapat pada tampilan utama adalah :

Menu File

1. Login : Untuk melakukan akses ke program (Menu Login akan

otomatis menghilang saat akses ke program berhasil)

2. Logout : Untuk menutup akses ke program tanpa keluar dari

program tersebut

3. Keluar : Untuk keluar dari program

Menu Rental

Data Petugas Operator

1.1 Daftar Petugas Operator [F5] : Untuk menampilkan daftar pertugas operator dan supir

1.2 Laporan Upah Harian Operator [F6] : Untuk Mengolah Laporan Upah Harian

Operator

Time sheet Alat

2.1 Data Time sheet Alat [F7] : Untuk mencatat/memasukkan data harian operasi alat

Waktu&Tanggal

Bentuk Form (Contoh:Form Login)


2.2 Laporan Time Sheet Alat Harian [F8] : Untuk Mengolah Laporan Harian Operasi Alat

(Times Sheet)

2.3 Rekap Pemakaian Alat [F9] : Untuk Mengolah Laporan Pemakaian Alat

Transfer Data Rental

Time sheet Alat [F11] : Untuk melakukan transfer data time sheet alat ke pusat

Import Data Rental [F12] : Untuk melakukan import data rental dari pusat

IV. PENGATURAN SETTING KERTAS UNTUK PROGRAM

Sebelum mulai menjalankan program, setting kertas pada printer yang akan dipakai

untuk mencetak laporan harus diatur terlebih dahulu. Ukuran kertas yang memakai Letter

dan posisi kertas memakai Landscape. Jika belum di atur, silahkan ikuti langkah- langkah

dibawah ini :

1. buka menu printer, akses menu Start > Printers and Faxes.

2. Click kanan pada icon printer yang dipakai, lalu pilih Printing Preferences

3. Atur posisi kertas menjadi Landscape pada kolom Orientation, kemudian tekan

tombol Advanced yang berada di pojok kanan bawah, atur paper size menjadi Letter,

tekan tombol OK untuk mengakhiri.

V. CARA PENGGUNAAN

Sebelum mulai menjalankan program, ada hal-hal yang perlu dilakukan untuk

mengoptimalkan kerja program, antara lain :

Ketika membuka program, pertama kali akan muncul form Login, sebagai kunci untuk

mengakses seluruh sub menu pada menu Rental yang ada pada program. Anda diharuskan

memasukan nama user (pengguna) dan password dengan benar, jika tidak maka anda tidak

diperbolehkan untuk mengakses seluruh menu yang ada.

Bila berhasil melakukan login, seluruh sub menu pada menu Rental dapat diakses.

Seluruh transaksi yang berkaitan dengan pencatatan harian operasi alat dilakukan melalui

form-form yang diakses pada menu ini (Rental). Untuk itu akan dijelaskan bagaimana

mengolah data dengan form-form yang ada.


5.1 Pengolahan Data Harian Operasi Alat (Time Sheet Harian)

Untuk melakukan pencatatan terhadap harian operasi alat, digunakan form data

timesheet alat. Form ini dapat dibuka dengan mengakses menu Rental > Time Sheet Alat >

Data Time Sheet Alat atau tekan F7 pada Keyboard. Tunggu hingga muncul tampilan

seperti dibawah ini

Gambar 5.1 Form Pengisian Data Harian Operasi Alat

Keterangan Tombol :

1. Hitung Upah Operator : Menghitung total upah berdasarkan jumlah jam kerja operator

2. Simpan Transaksi : Menyimpan data harian operasi alat

3. Perbaharui Data : Menyimpan perubahan data harian operasi alat

4. Cetak Form Timesheet : Mencetak lembar laporan harian operasi alat

5. Batalkan : Membatalkan pengisian data harian operasi alat

6. Tutup : Menutup form pengisian data harian operasi alat

1 2 3 6

7

8

9

10

4

5


a. Mencatat/Memasukkan Data Harian Operasi Alat Baru

Langkah pencatatan data harian operasi alat berdasarkan urutan nomor pada gambar di

atas :

1. Pilih kode proyek yang dituju (no.1). Nama proyek akan otomatis dimunculkan pada

kolom lokasi jika salah satu kode proyek dipilih.

2. Pilih no.alat yang akan dipakai. No.alat yang tersedia dapat berupa nomor polisi atau

kode alat berat. Nama alat akan otomatis muncul pada kolom jenis alat, jika salah satu

no.alat dipilih (no.2).

3. Tentukan tanggal pengoperasian alat (no.3). Format inputan berupa: hari-bulan-tahun

(contoh: 02-05-2008). Lalu tekan Enter.

4. Tulis nama operator/Supir, sesuai dengan alat/kendaraan yang digunakan (no.4). ID

petugas akan otomatis terisi, jika nama operator telah terisi. Tabel data operator akan

muncul kolom nama operator dimasukkan beberapa karakter/huruf. Penentuan nama

operator dapat dilakukan dengan memilih data operator yang ada pada tabel. Untuk

melanjutkan tekan Enter, atau Click-Mouse pada data di tabel yang dipilih.

5. Untuk mengisi jam kerja operator, centang beberapa kotak yang tersedia sesuai dengan

keterangan rentang jam yang ada (no.5). Jumlah jam kerja operator akan otomatis terisi

sesuai dengan jumlah kotak yang dicentang. Untuk menghitung jumlah upah harian

operator, tekan tombol hitung upah operator.

6. Masukkan nilai KM awal dan akhir atau HM awal dan akhir, sesuai dengan jenis

alat/kendaraan yang digunakan, lalu tekan Enter (no.6). Jika sebelumnya alat/kendaraan

pernah digunakan, maka HM/KM awal akan bernilai sama dengan HM/KM sebelumnya,

jadi hanya HM/KM akhir yang dimasukkan. Selisih nilai KM atau HM yang muncul akan

dijadikan Total jam kerja alat yang digunakan. *khusus kendaraan (Dump Truck,

Tronton) jam kerja alat diambil dari jumlah jam kerja operator. Jam Service alat diisi, jika

ditemukan perbaikan pada alat

7. Centang beberapa kotak pada kolom cek keadaan alat (no.7), jika terdapat penambahan

pada alat sesuai dengan keterangan kotak centangan. Abaikan/jangan dicentang, jika

dirasa tidak belum perlu adanya penambahan pada alat.

8. Masukkan jumlah penambahan/pemakaian bahan alat (no.8). Penambahan bahan alat

yang dimasukan dapat sesuai dengan keterangan kotak yang dicentang sebelumnya.


9. Masukkan keterangan pekerjaan yang dilakukan pada kolom yang tersedia (no.9), lalu

tekan Enter

10. Tekan tombol Simpan Transaksi, untuk menyimpan pencatatan data harian operasi alat.

b. Mengubah Data Harian Operasi Alat yang Sudah Ada

Untuk mengubah data harian operasi alat yang sudah ada, dapat akses melalui form

pengisian data time sheet alat. Langkah- langkah sebagai berikut

1. Ikuti langkah 1 sampai 3 pada bagian Mencatat/Memasukkan Data harian operasi alat

baru sebelumnya.

2. Jika tanggal sudah masukkan, kemudian tekan Enter, untuk memunculkan data timesheet

sesuai dengan tanggal yang dimasukkan.

3. Jika ada perubahan terhadap jumlah jam kerja operator, tombol hitung upah operator

harus ditekan untuk menghitung ulang upah yang diberikan.

4. Tekan tombol Perbaharui data untuk menyimpan perubahan data.

b. Mencetak Form Laporan Harian Operasi Alat

Untuk mencetak form data harian operasi alat, dapat dilakukan saat pengisian data, yaitu

dengan menekan tombol Cetak Form Time Sheet sebelum disimpan. Atau saat perubahan

data, dengan menekan tombol Cetak Form Time Sheet sebelum diperbaharui.

5.2 Mengelola Laporan Data Harian Operasi Alat

Untuk mencetak laporan harian operasi alat, disediakan sebuah form untuk mengelola

laporan tersebut. Form ini dapat mencetak laporan per periode yang dapat ditentukan,

ditambah fasilitas untuk mencetak laporan dengan sistem penyeleksian data berdasarkan

kriteria tertentu.

Untuk mengelola laporan Data Harian Operasi Alat, dapat diakses melalui menu

Rental > Time Sheet Alat > Laporan Time Sheet Harian atau tekan F8 pada Keyboard.


Gambar 5.3 Tampilan Form Pengolahan Laporan Harian Operasi Alat

Keterangan Tombol :

1. Cetak Laporan : Untuk menampilkan print preview dari laporan.

2. Refresh Tabel : Untuk menampilkan kembali seluruh data pada tabel, setelah dilakukan

proses penyeleksian data.

3. Tutup Laporan : Untuk menutup form.

a. Mencetak Laporan Operasi Alat per Periode

Untuk mencetak laporan operasi alat per periode tertentu, ikuti langkah dibawah ini :

1.Tentukan periode tanggal dengan memilih tanggal awal dan tanggal akhir pada kolom

periode (no.1).

2.Perubahan data akan dilihat pada tabel, data yang dimunculkan berdasarkan periode

yang ditentukan (no.4).

3.Tekan tombol Cetak Laporan (no.3) untuk menampilkan print preview dari Laporan

yang bersangkutan.


b. Mencetak Laporan Operasi Alat Berdasarkan Kriteria Tertentu

Untuk mencetak laporan operasi alat berdasarkan kriteria tertentu, ikuti langkah dibawah

ini:

1. Ikuti langkah 1 dan 2 dari prosedur mencetak Llaporan operasi alat per periode

tertentu sebelumnya.

2. Pilih kriteria data yang tersedia pada kolom ‘Berdasarkan’ (no.2). Ada 2 kriteria yang

disediakan yaitu no.alat dan operator. Pilih salah satunya, kemudian pilih kata yang

ada pada kolom ‘Kata kunc i’ untuk menampilkan data yang sesuai dengan kriteria.

(Misal Berdasarkan=No.Alat, kata kunci =EX02PC). Hasil penyeleksian akan

ditampilkan pada tabel (no.4)

3. Tekan tombol Cetak Laporan (no.3) untuk menampilkan print preview dari Laporan

yang bersangkutan.

c. Mengubah Data Harian Operasi Alat yang Sudah Ada

Untuk memudahkan pencarian data harian operasi alat yang telah ada, serta

menampilkannya ke dalam form pengisian data harian operasi alat guna kebutuhan

perubahan dan pengecekan data, form pengolahan laporan data harian operasi alat

menyediakan fasilitas itu. Adapun caranya yaitu dengan memilih salah satu data harian

operasi alat yang ada pada tabel (no.4), lalu click-mouse pada tanda panah yang menyorot

data tersebut untuk menampilkan data ke form pengisian data harian operasi alat.

5.3 Mengelola Laporan/Rekapan Pemakaian Alat

Laporan harian dan rekapan pemakaian alat digunakan untuk mengetahui alat apa yang

digunakan, berapa lama, dan pekerjaan apa yang dilakukan. Untuk mengelola laporan

pemakaian ini dibutuhkan form rekap pemakaian alat. Untuk mengakses form ini dapat

diakses melalui menu Rental > Time Sheet Alat > Rekap Pemakaian Alat atau tekan F9

pada Keyboard.


Gambar 5.4 Tampilan Form Rekap Pemakaian Alat

Keterangan Tombol :

1. Cetak Pemakaian Alat : Untuk menampilkan print preview dari laporan harian

pemakaian Alat.

2. Cetak Rekap Pemakaian Alat : Untuk menampilkan print preview dari Rekap pemakaian

Alat.



4. Tutup Laporan : Untuk menutup form

a. Mencetak Laporan Harian Pemakaian Alat

Untuk mencetak laporan harian pemakaian alat, langkah- langkah yang dilakukan antara

lain:

1. Tentukan kode proyek terlebih dahulu (no.1), pilih no.alat jika ingin menampilkan

laporan per masing-masing alat. Untuk menampilkan seluruh alat, biarkan no.alat

kosong

2. Tentukan periode tanggal dengan memilih tanggal awal dan tanggal akhir pada kolom

periode (no.2).

3. Tekan Tombol Cetak Pemakaian Alat

b. Mencetak Rekap Pemakaian Alat

Untuk mencetak rekap pemakaian alat, dapat mengikuti langkah 1 dan 2 pada prosedur

Mencetak Laporan Harian Pemakaian Alat sebelumnya, kemudian tekan tombol Cetak

Rekap Pemakaian Alat.


5.4 Melihat Data Petugas

Untuk melihat data pertugas yang terdaftar, dapat melihatnya pada form daftar petugas

operator yang disediakan. Form ini hanya melihat nama petugas operator ditambah supir dan

kenek/Helper Alat (jika ada), tanpa adanya fasilitas manipulasi data petugas baru (input,

ubah, hapus). Adapun fasilitas yang ditambahkan yaitu pencarian data yang sesuai dengan

kata/kriteria tertentu. Untuk mengakses form ini dapat dilakukan melalui menu Rental >

Data Petugas Operator > Daftar Petugas Operator atau tekan F5 pada Keyboard.

Gambar 5.5 Tampilan Form Data Petugas Operator

Keterangan Tombol :



2. Tutup Laporan : Untuk menutup form

Langkah pencarian nama petugas dan penyeleksian data pada form daftar petugas operator,

yaitu

1.Cari nama petugas secara manual melalui kolom inputan ‘Cari Nama’. Setiap huruf

yang dimasukkan diproses untuk mencari nama petugas yang memiliki muatan huruf

yang sama (awal huruf dari setiap nama petugas).

1

2


2.Proses penyeleksian data yang dimaksud adalah mengelompokan data sesuai dengan

jabatan yang dipilih. Caranya yaitu dengan memilih pada kolom pilihan Jabatan yang

disediakan.

3.Seluruh proses pencarian atau penyeleksian data akan mengubah susunan data pada

tabel (no.2).

5.5 Mengelola Laporan Pengupahan Petugas

Untuk mengelola Laporan pengupahan, disediakan form pengolahan untuk mencetak

laporan yang berhubungan dengan pengupahan. Adapun output yang dihasilkan dari form ini

adalah rincian upah, rekap upah dan kwitansi pembayaran upah. Untuk mengakses form ini

dapat dilakukan melalui menu Rental > Data Petugas Operator > Laporan Upah Harian

Operator atau tekan F6 pada Keyboard.

Gambar 5.6 Tampilan Form Laporan Upah Harian Operator

Keterangan Tombol :

1. Cetak Rincian : Untuk menampilkan print preview dari Rincian Upah Operator

2. Cetak Rekap: Untuk menampilkan print preview dari Rekap Upah Operator

3. Cetak Kwitansi : Untuk menampilkan print preview dari Keintasi Pembayaran Upah

4. Tutup Laporan : Untuk menutup Form

a. Mencetak Rincian Upah

Untuk mencetak rincian upah, ikuti langkah- langkah dibawah ini :

1. Pilih tanggal awal dan akhir sebagai periode di munculkan data yang akan ditampilkan

(no.2)

2. Jika nama operator dikosongkan (no.1), maka data akan ditampilkan seluruhnya, dan jika

diisi, maka data yang ditampilkan hanya memuat nama operator tersebut

1

3

2


3. Tekan Tombol Cetak Rincian untuk menampilkan laporan

b. Mencetak Rekapan Upah

Untuk mencetak rekapan upah, ikuti langkah- langkah dibawah ini :


(no.2)

2. Nama operator harus kosong (no.1), tidak boleh diisi,

3. Tekan Tombol Cetak Rekap untuk menampilkan laporan

c. Mencetak Kwitansi Pembayaran Upah

Untuk mencetak kwitansi pembayaran upah, ikuti langkah- langkah dibawah ini :


(no.2)

2. Jika nama operator dikosongkan (no.1), maka data akan ditampilkan seluruhnya, dan jika

diisi, maka data yang ditampilkan hanya memuat nama operator tersebut

3. Tekan Tombol Cetak Kwitansi untuk menampilkan Kwintasi pembayaran

5.6 Transfer dan Import Data Rental

Sebagai program yang tidak terkoneksi secara langsung dengan database pusat,

dibutuhkan fasilitas untuk menjembatani pertukaran data. Antara lain dengan adanya fasilitas

import data serta transfer data dari dan ke pusat. Fasilitas transfer data, hanya digunakan

untuk mengirimkan data timesheet/harian operasi alat ke pusat sedangkan import data

digunakan untuk mengambil data petugas, master kendaraan/alat, master proyek, data hari

libur, dan pengupahan

a. Mentransfer Data ke Pusat

Maksud transfer data ini adalah mengkonversikan data timesheet kedalama bentuk file yang

nantinya akan ditransfer ke pusat. Untuk mengakses form transfer data, dapat mengakses

menu Rental > Transfer Data Rental > Time Sheet Alat atau tekan F11 pada Keyboard.


Gambar 5.7 Tampilan Form Transfer Data Time Sheet

Keterangan Tombol :

1. Transfer Data : Untuk mengkonversikan data dari database ke dalam bentuk file yang

bertype .sys (Contoh: data.sys)

2. Tutup : Untuk menutup Form

Untuk melakukan tranfer data, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Tentukan priode tanggal dari data time sheet

2. Tentukan lokasi penyimpanan file transfer hasil konversi data

3. Tekan tombol Transfer Data untuk memulai mengkonversi data ke file, tunggu

hingga muncul pesan “Data Telah berhasil di tulis kedalam file”. Output file yang

dihasilkan ada 2 yaitu dts.sys dan jts.sys didalam lokasi penyimpan yang telah

ditentukan

b. Mengimport Data dari Pusat

Maksud import data ini adalah mengambil file yang dikirim oleh pusat untuk kemudian

dibuka dan dimasukan kedalam system database program Untuk mengakses form transfer

data, dapat mengakses menu Rental > Import Data Rental atau tekan F12 pada Keyboard.

Gambar 5.8 Tampilan Form Import Data Rental

Keterangan Tombol :

2

12


1. Import Data : Untuk mengkonversikan data dari file kedalam database

2. Tutup : Untuk menutup Form

Untuk melakukan tranfer data, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Tekan tombol Browse untuk mencari nama file di lokasi penyimpanan file tersebut.

Bentuk file yang dapat diimport hanya file bertype .sys dan memiliki nama yang khusus,

walaupun file yang lain bisa diakses, tetapi tidak ada pengaruh pada database karena isi

file yang tidak dikenali oleh program

2. Tekan tombol Import Data untuk memulai proses import data dari file ke database dan

tunggu hingga muncul pesan “Data Rental telah berhasil di import ke database”.

5.6 Menutup Program

Untuk mengakhiri dan keluar dari program, dapat mengakses menu File > Keluar.

Sedangkan untuk mengunci/menutup akses pada menu-menu program, tanpa keluar dari

program dapat mengakses menu File > Logout. Program yang di logout akan kembali ke

kondisi dimana program pertama kali dibuka (Langsung muncul form login)

VI. PENUTUP

Akhirnya dengan hati yang terbuka kami selaku penulis menerima kritik dan saran yang

bersifat membangun untuk kemajuan kita bersama dan untuk pengembangan program ini.

Seandainya ada kesulitan mengenai hal – hal yang berhubungan dengan program ini, mohon

menghubungi Divisi Teknologi Informasi untuk mendapatkan penjelasan yang lebih lengkap

dan rinci.

Documents

PETUNJUK PENGGUNAAN “ PROGRAM TIME SHEET “ …intranet.mau.co.id/informatika/manual_book/Program Timesheet.pdf · Tekan tombol bergambar komputer, ... 1.2 Laporan Upah Harian