OLEH

SKOP CERAMAH/TAKLIMAT

1. PENGENALAN

2. PRINSIP DAN OBJEKTIF PEROLEHAN

3. DASAR PEROLEHAN KERAJAAN

4. PERANCANGAN PEROLEHAN

5. KAEDAH/TATACARA PEROLEHAN

APA YANG DIMAKSUDKAN PENGURUSAN PEROLEHAN KERAJAAN?

Pengurusan Perolehanadalah suatu pengurusan dimana

agensi yang ingin mendapatkan sesuatukeperluannya

menguruskan denganmengambilkira dan menyelesaikan

persoalan di bawah:-

WHAT?

HOW MANY?

WHO?

- 2 -

WHEN?

WHAT PRICE?

WHERE?

WHY?

HOW?

Dengan mengikut undang-undang, peraturan, dasar dan Tatacara Perolehan Kerajaan yang

ditetapkan

UNDANG-UNDANG & PERATURAN PEROLEHAN KERAJAAN

1. Menggunakan wang awam mestilah mengikut tatacara yang ditetapkan oleh Y.B. MK selaras dengan APK 1957.

2. Y.B. MK telah membuat ketetapan kaedah perolehan dengan mengeluarkan Arahan Perbendaharaan– AP 166 - 300 (Prosedur Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja)

3. Pindaan AP dan penetapan dasar/tatacara tertentu diperjelaskan melalui Pekeliling Perb (PP), Surat P. Perb. (SPP) dan Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP).

Semua agensi kerajaan mestilah mematuhi AP melainkanmendapat kebenaran bertulis daripada Perbendaharaan.

UNDANG-UNDANG & PERATURAN PEROLEHAN KERAJAAN/SUMBER KUASA

Akta Tatacara Kewangan 1957

PP SPP

Perlembagaan PersekutuanBab VII, Perkara 39 (96-112)

Menerangkan Tentang Dasar Pengurusan Kewangan

Prinsip Pengurusan Kewangan Kerajaan

Arahan Perbendaharaan Garispanduan dan Peraturan Kewangan

Peraturan Kewangan lebih terperinci

PIHAK BERKUASA PUSAT BAGI PEROLEHAN KERAJAAN (AP 166)

1. Kuasa Am Perbendaharaan-sbg pihak berkuasa pusatdalam pengawalan, penguatkuasaan, penyeliaan, penyelarasan, penggunaan, pembahagian, penyimpanan, pemindahan antara Jab. & pelupusan barang-barang.

2. Kuasa Khusus Perbendaharaana) menentukan kriteria, syarat-syarat

pendaftaran & mendaftarkan individu, firma, sykt atau

pertubuhan;b) membeli atau memperolehi dgn cara

paling menguntungkan;

*Kuasa Khusus Perbendaharaan c) membuat kontrak bg perolehan Jab; d) memiliki, memegang, mengurus,

mengendali, menyiap, memasang, mentauliah, mengangkut, membaiki,

menyenggara & menjaga barang-barang/ harta takalih/kelengkapan;

e) mengeluarkan arahan bagi pengawalan, penyeliaan & penyelarasan *dlm urusan perolehan, penyimpanan, pembahagian, penggunaan, pemindahan antara Jabatan & pelupusan barang-barang;

f) menjalankan pemeriksaan ke atas Jab.*; g) menjalankan penyiasatan ke atas Jab. * h) mengambil tindakan ke atas ind., firma,

sykt & pertubuhan yg didapati bersalah – kerana engkar/prestasi tak memuaskan

SECARA CENTRALISED (PERBENDAHARAAN MALAYSIA)

- perolehan barang gunasama dikendalikan secara pusat (AP 178)

• SECARA DECENTRALISED (KEMENTERIAN/JABATAN/AGENSI

LAIN)

JENIS-JENIS PEROLEHAN

1. BEKALAN:

~Barangan yg dibekalkan bagi menjalankan sesuatu aktiviti, program atau projek.

~juga sebagai input kepada proses kerja/ perkhidmatanContoh: Pakaian, alatan pejabat, makanan, kenderaan, bahan binaan.

2. PERKHIDMATAN:

~khidmat tenaga manusia atau kepakaran /kemahiran untuk melaksana &menyiapkan sesuatu kerja.

2.1 Perkhidmatan PerundingContoh: semua jenis kajian

2.2 Perkhidmatan Bukan PerundingContoh: pengedalian kursus &latihan, penyenggaraan &pembaikan, pencucian &

pembersihan, penyewaan & pengurusan bangunan

3. KERJA:

~melibatkan kerja-kerja pembinaan & sivil, mekanikal dan elektrikal. Contoh: Bina Jalan, bina bangunan, buat saliran

MISI ASAS PEROLEHAN – ‘8Rs’

To Purchase :

the right item

at the right quantity delivered

from the right source

at the right quality of material

at the right place

at the right price

at the right time

for the right user

KEWAJIPAN MEMBUAT KAJIAN

PASARAN (AP 169.1)

Adalah menjadi kewajipan setiap pegawai yang menguruskan perolehan:

membuat kajian pasaran yang berpatutan bahawa barang yang akan dibeli itu adalah yang paling sesuai dan menguntungkan.

Andaian ini dibuat setelah mengambil kira kualiti, harga, kegunaan barang itu dan faktor-faktor lain yang berkaitan.

PRINSIP PEROLEHAN

Akauntabiliti awam

Nilai faedah yang terbaik (best value for money)

Saingan terbuka.

Adil dan saksama

Diuruskan secara telus (transparent)

OBJEKTIF PENGURUSAN PEROLEHAN KERAJAAN

Best value for money

Sebagai alat mencapai dasar kerajaan

Menggalakkan pertumbuhan industri tempatan

Pengurusan stor yang cekap & berkesan

Pemindahan teknologi

Memenuhi kuantiti yang dikehendaki

Kualiti yang terjamin

Menjimatkan pertukaran wang asing

DASAR PEROLEHAN KERAJAAN

Peraturan tender yang saksama.

Menggalakkan perkembangan industri tempatan termasuk dasar perolehan barangan import melalui penggunaan pengangkutan(perkapalan/pengangkutan) dan industri tempatan.

Memberi keutamaan kepada Syarikat Bumiputra

Menggalakkan pemindahan teknologi dan memberi latihan.

Sebagai ‘leverage’ mendapatkan konsesi

KEUTAMAAN HARGA (BEKALAN/PERKHIDMATAN BAGI SYARIKAT BUMIPUTERA)

i) Melebihi RM100,000 hingga RM500,000 -10%

ii) Melebihi RM500,000 hingga RM1.5 juta - 7%

iii) Melebihi RM1.5 juta hingga 5 juta - 5%

iv) Melebihi RM5 juta hingga RM10 juta - 3%

v) Melebihi RM10 juta hingga RM15 juta - 2.5%

HAD NILAI % KEUTAMAAN

(Berasaskan nilai tawaran terendah dan boleh diterima dari syarikat Bukan Bumiputra)

CONTOH

1/5 540,000.00 Bumi lulus 4

2/5 550,000.00 Bumi lulus 5

3/5 495,000.00 B. B lulus 3

4/5 490,000.00 B. B tak lulus 1

5/5 493,000.00 Bumi tak lulus 2

KOD HARGA (RM) TARAF J/K PT Ikut ST

Contoh perkiraan:RM540,000 – RM495,000 X 100%

RM495,000RM45,000 X 100% = 9% (dalam lingkungan 10%)RM495,000

Dalam kes ini, syarikat 1/5 hendaklah dipilih

KEUTAMAAN BUMIPUTERA BAGI PEROLEHAN KERJA

a) Kerja-kerja bernilai kurang RM200,000 dikhaskan kepada Bumiputera.

c) 30% dari peruntukan tahunan untuk kerja dikhaskan kepada Bumiputera (Tidak termasuk kerja-kerja kurang RM200,000).

b) Sekurang-kurang 50% bagi projek bernilai RM200,000 hingga RM350,000 dikhaskan untuk ditandingi di kalangan Bumiputera.

DASAR PEROLEHAN BARANGAN IMPORT

Semua perolehan kerajaan bagi barangan import hendaklah mematuhi dasar dan syarat-syarat berikut:-

…..2/-

1. Barangan import bernilai RM50,000 setiap tahun diperolehi secara Free On Board (FOB). Sebelum tender dikeluarkan - perlu mendapat kelulusan daripada

Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan Industri (SPP Bil. 6/97)

2. Semua urusan penghantaran hendaklah dkendalikan oleh penghantaran kerajaan (SPP Bil. 6/96)

3. Perlindungan insurans ditanggung di bawah akaun amanah (KWIBK). (0.5% drp nilai barang dikreditkan ke akaun ini.)

4. Pengimportan untuk kategori bahan/ barangan yang sama dengan bahan/ barangan tempatan hanya bolehdipertimbangkan jika:

5.1 Tidak terdapat gred/kelas tertentu buatan tempatan

5.2 bahan/barangan tersebut tidak boleh diganti dengan bahan/ barangan tempatan yang lain atau

5.3 berlaku kekurangan bekalan pada peringkat Nasional.

PENGGUNAAN BARANGAN BUATAN TEMPATAN

Bagi semua perolehan bekalan/ perkhidmatan/kerja, barangan keluaran tempatan hendaklah digunakan sepenuhnya.

Perolehan bahan/barangan/perkhidmatan import hanya dipertimbangkan jika telah dipastikan yang tempatan tidak dapat diperolehi.

PERANCANGAN PEROLEHAN

1. Peruntukan/Pembiayaan

2. Kajian Pasaran Dalam Perolehan3. Penyediaan Carta/Jadual Perancangan

4. Pendaftaran Kontraktor

5. Semakan Dengan Item Kontrak Pusat6. Bidang Khas Untuk Bumiputera7. Penggunaan Borang Standard

8. Penggunaan Matawang9. Penyediaan Spesifikasi10. Perlantikan Perunding

11. Pelawaan Tender Tempatan/ Antarabangsa

12. Pemindahan Teknologi

TATACARA PEROLEHAN KERAJAAN (UMUM)

1. Perolehan melalui Panjar Wang Runcit.2. Perolehan melalui Kontrak Pusat.3. Perolehan Terus (Pembelian runcit).

4. Perolehan melalui Sebut Harga.

5. Perolehan Melalui Tender.6. Perolehan Darurat.

7. Perolehan Secara Gotong-Rorong

…..2/-

- 2 -

8. Perolehan Rundingan Terus.

9. Perolehan melalui perlanjutan/Perubahan Kontrak.

10. Perolehan (kerja) melalui Jabatan Teknik (JKR & JPS).

11. Perolehan melalui Perkhidmatan Perunding.

12. Perolehan melalui Penggunaan Kontrak jabatan lain (AP 178.2).

PEROLEHAN MELALUI PANJAR WANG RUNCIT [Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.2 Tahun 2002].Pindaan kepada Arahan Perbendaharaan 97(d)

a) Untuk kegunaan segera,

b) Harga tidak melebihi RM500.00 [AP 97 (d)],

c) Tiada dokumen pembelian diperlukan (memadai dengan mengemukakan resit sahaja).

PEROLEHAN MELALUI KONTRAK PUSAT (AP. 178.1)

a) Barang-barang gunasama.

b) Perlu merujuk kepada Pekeliling Kontrak Perbendaharaan.http://www.treasury.gov.my

c) Gunakan Pesanan Kerajaan sebagai dokumen pembelian.

….2/-

d) Item Kontrak Pusat:-

bacaan/alat tulis dan surih.

Alat kelengkapan pejabat dan kediaman.

Alat kawalan kebombaan dan kawalan keselamatan.

Alat pandang dengar, semboyan dan penyiaran.

Pakaian dan peralatan jahitan.

Makanan dan minuman.

Bahan api, kimia industri dan cat.

Baja dan alat pertanian dan ternakan.

PEROLEHAN TERUS (AP. 173.1, AP 179 DAN SPP 2/2001 Tambahan Pertama Bil 2 Tahun 1999 dan SPP 8 tahun 2004).

a) Jumlah harga setiap jenis item tidak melebihi RM10,000 setahun boleh diperolehi dari syarikat yang tak berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

b) Jumlah harga setiap jenis item melebihi RM10,000 hingga RM50,000 dalam setahun hendaklah diperolehi dari syarikat Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

….2/-

- 2 -

c) Bagi perolehan kerja yang bernilai tidak melebihi RM20,000.00 perolehan boleh dibuat secara lantikan terus dikalangan kontrak kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) di bawah kepala dan sub kepala yang berkenaan.

Keseluruhan perbelanjaan bagi (a) dan (b)hendaklah tidak melebihi50% daripada peruntukan tahunan PTJ.

e) Gunakan Pesanan Kerajaan atau Inden sebagai dokumen pembelian/perolehan mengikut mana yang berkaitan.

d) Bagi perolehan kerja yang bernilai RM 20,000 sehingga RM100,000.00 perolehan boleh dibuat secara lantikan terus (undian/pusingan) dengan menggunakan Jadual Kadar Harga Kejuruteraan Awam dikalangan kontrak kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) di bawah kepala dan sub kepala yang berkenaan.

PEROLEHAN MELALUI SEBUTHARGA (AP 170 dan SPP 2/2001). (HAD PEROLEHAN RM 200,000.00)

a) Perolehan bekalan/perkhidmatan yang bernilai lebih RM50,000 - RM200,000.

b) Bagi perolehan bekalan/perkhidmatan bernilai melebihi RM50,000 – RM100,000 pelawaan dibuat kpd. sekurang-kurangnya lima (5) Pembekal/Kontraktor bertaraf Bumi-putera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

d) Perolehan kerja-kerja kecil atau pembaikan yang tidak mengubah sturktur asal bernilai RM20,000 hingga RM 200,000.00, hendaklah dipelawa daripada Kontraktor di daerah terdekat yang berdaftar dengan PKK dalam kelas yang berkaitan.

C) Perolehan bekalan/perkhidmatan yang bernilai RM100,000 hingga RM 200,000 sebutharga boleh dipelawa daripada sekurang-kurangnya mana-mana 5 Syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

e) Dokumen Lampiran Q (AP) digunakan.

h) Keputusan Sebutharga dibuat oleh Jawatankuasa Sebutharga (3 orang).

j) Jika tawaran terendah tidak disetuju-terima , sebab-sebab penolakan hendak-lah dinyatakan dalam keputusan sebutharga.

f) Tempoh SH sekurang-kurangnya 7 hari.

i) J/K Sebutharga hendaklah menerima tawaran paling baik dari segi harga dan kualiti mengikut keperluan & penentuan

g) SH dibuka oleh J/kuasa Pembuka SH.

PEROLEHAN MELALUI TENDER (AP 171 DAN SPP 2/95) (PEROLEHAN > RM200,000.00)

a) Iklan bagi tender tempatan sekurang-kurangnya dalam satu (1) akhbar tempatan berbahasa Malaysia.

b) Tender diiklan dalam tempoh tidak kurang dari 21 hari.

c) Tender diterima dalam sampul berlakri - Bekalan/Perkhidmatan – 2 sampul- Kerja – 1 sampul.

d) Peti tender yang mempunyai dua kunci disediakan, anak kunci dipegang oleh 2 org pegawai kanan

…2/-

- 2 -

e) Perolehan bagi barangan yang diimport, tawaran harga hendaklah secara FOB.

f) Tender dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Tender.

g) Tender hendaklah dinilai oleh Jawatankuasa Teknikal dan Jawatankuasa Kewangan.

h) Tender dipertimbang dan diluluskan oleh Lembaga Perolehan.

i) Setuju terima tender.

PEROLEHAN PEMBELIAN DARURAT (AP 173.2)- yg perlu dibuat segera atau serta merta

a) Prosedur biasa perolehan (AP 170, 171 dan 172) dikecualikan dalam hal darurat.

b) Kuantiti tidak melebihi keperluan semasa darurat.

c) Kemukakan laporan kepada Pegawai Pengawal dalam tempoh 1 bulan dari tarikh perolehan untuk dihantar kepada Perbendaharaan/PWN bagi tujuan penyiasatan & audit.

PEROLEHAN SECARA GOTONG-ROYONG ( SPP BIL. 4/2004)

a) Had maksimum kewangan RM100,000 dan diberikan terus kpd pihak peneraju.

b) Projek kecil yg tidak memerlukan kepakaran khusus.

c) Boleh dilaksanakan sendiri oleh Pihak Peneraju Projek e.g: JKKK – dengan diawasi Pegawai Penyelia.

….2/-

Kriteria Penentuan Projek Gotong Royong:-

G/R ~ konsep kerja berama-ramai secara bermuafakat– untuk menyempurnakan sesuatu kerja – tanpa mengharapkan keuntungan kewangan

- 2 -

d) Mestilah bebas dari semua halangan seperti pemilikan tapak projek,

e) Melibatkan tenaga penduduk tempatan dan bercorak kemasyarakatan e.g – kerja-kerja pembinaan, pembersihan atau lain-lain.

….3/-

f) Tempoh pelaksanaan tidak melebihi 14 hari kerja berturut-turut @ 14 hari dalam tempoh maksimum tiga (3) bulan.

- 3 -Syarat-Syarat Pelaksanaan Projek G/R:-

a) Senarai projek dikenalpasti terlebih dahulu dan mendapat persetujuan Peg. Pengawal,

b) Diseliakan oleh Pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pemegang Waran/Pemegang Waran Kecil yg bertanggungjawab memastikan hal-hal kewangan diuruskan dgn betul & telus, menyelia pelaksanaan projek & mengesahkan projek siap,

c) Pihak Peneraju bert/jawab memastikan keselamatan bahan & peralatan projek sepanjang tempoh pelaksanaan.

d) Jika perlu, Pegawai Yang Diberi Kuasa hendaklah mendapatkan kerjasama Jabatan Teknik bagi pelaksanaan projek.

- 4 -

Kawalan dan Pengurusan

c) 1 penyata kewangan berasingan hendaklah disediakan & disimpan oleh PPP bg setiap projek & boleh diperiksa mana-mana pihak pd bila-bila masa;

a) Pihak Peneraju dikehendaki membuka/ mempunyai satu akaun bank tempatan;

b) sumbangan kewangan drp swasta/org perseorangan boleh diterima oleh PPP dgn syarat resit dikeluarkan dan sumbangan dimasukkan ke dlm. akaun G/R;

Bayaran elaun saguhati dan makan minum peserta dihadkan sehingga 20% daripada Peruntukan Pemberian Kerajaan - dibayar mengikut kemahiran dan tahap penglibatan peserta.

Elaun Saguhati Kepada Peserta

Semua Pegawai Pemegang Waran/Pemegang Waran Kecil dikehendaki mengemukakan laporan pelaksanaan projek gotong royong secara berkala bagi setiap separuh tahun pertama dan kedua kepada Pegawai Pengawal, dan ianya hendaklah sampai ke Perbendaharaan sebelum 31 Julai/31 Januari.

Laporan Pelaksanaan Projek

PEROLEHAN SECARA RUNDINGAN TERUS

Perolehan yang dibuat secara langsung dengan mana-mana kontraktor/pembekal setelah mendapat kelulusan khas Perbendaharaan Malaysia.

PEROLEHAN MELALUI PERLANJUTAN/PERUBAHAN KONTRAK (AP 201, AP 202DAN SPP 2/99)

Bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan perlanjutan dan perubahan kontrak boleh ditimbang dan diluluskan oleh Lembaga Perolehan dan Jawatankuasa Sebutharga dengan syarat-syarat berikut:-

a) Kontrak masih berkuatkuasa;

b) Tidak melibatkan kenaikan harga;

….2/-

- 2 -

d) Tambahan kuantiti tidak boleh melebihi 50% dari kontrak asal tertakluk maksimum RM5 juta dengan syarat jumlah tambahan dan kontrak asal tidak melebihi RM15 juta.

c) Perlanjutan hanya untuk sekali sahaja dan tempoh maksimum sehingga dua (2) tahun;

….3/-

- 3 -

e) Arahan perubahan kontrak bagi perolehan kerja boleh diluluskan oleh pihak berkuasa sebagaimana yang ditetapkan di bawah AP 202.2 dengan syarat:-

i) Tempoh kontrak masih berjalan semasa arahan perubahan kerja dikeluarkan, kecuali dibenarkan di bawah syarat-syarat kontrak;

ii) Bagi kerja tambahan, perubahannya hendaklah ditapak binaan; dan

iii) Bagi kerja gantian, perubahan adalah dalam skop kontrak asal dan kerja yang ditentukan dalam kontrak asal hendaklah dapat dikenalpasti dalam kerja-kerja gantian itu.

PEROLEHAN MELALUI JABATAN TEKNIK (AP 182)

a) Semua Jabatan Bukan Teknik hendaklah merujuk kepada Jabatan Teknik bagi perolehan kerja yang melibatkan perubahan struktur bangunan ataupun kerja elektrik.

b) Sekiranya Jabatan Teknik tidak berkemampuan, perolehan melalui perkhidmatan perunding hendaklah dilaksanakan di mana sesalinan ‘AS Built Drawing’ hendaklah dikemukakan kepada Jabatan Teknik.

….2/-

- 2 -

c) Bagi kerja-kerja yang melibatkan bangunan kerajaan kelulusan bahagian bangunan-bangunan kerajaan hendaklah diperolehi terlebih dahulu.

d) Bagi bangunan yang disewa, kebenaran tuan punya bangunan hendaklah diperolehi terlebih dahulu. Jabatan boleh menggunakan perunding yang bertanggungjawab kepada bangunan tersebut.

….3/-

- 3 -

e) Kerja-kerja penyelenggaraan dan membaiki kerosakan kecil yang tidak melibatkan struktur bangunan dan kerja letrik dan bernilai tidak melebihi RM50,000.00 bagi satu kali pembaikan boleh diurus sendiri oleh Jabatan tanpa merujuk Jabatan Teknik.

f) Pengecualian dari tatacara yang ditetapkan boleh diberikan oleh Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri mengikut mana yang berkaitan.

PEROLEHAN MELALUI PERKHIDMATAN PERUNDING (AP 186 DAN SPP 3/95)

a) Menggunakan Perunding yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan sahaja.

b) Hendaklah mendapat kelulusan Jawatankuasa Pemilihan & Perlantikan Perunding Peringkat Agensi (JPPPA) yang berkenaan.

c) Kelulusan bayaran perkhidmatan perunding hendaklah diperolehi dari Perbendaharaan atau Lembaga Perolehan atau JPPPA mengikut mana yang berkenaan.

…..2/-

- 2 -

d) Perunding dilantik hendaklah menguruskan perolehan bagi pihak jabatan berkenaan mengikut Tatacara Perolehan Kerajaan yang berkuatkuasa.

e) Agensi hendaklah membuat laporan perlantikan perunding mengikut format khas yang ditetapkan dalam tempoh 1 bulan selepas perlantikan dibuat.

f) Laporan prestasi perunding hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan atau JPPPA yang berkenaan.

PEROLEHAN MELALUI PENGGUNAAN KONTRAK JABATAN LAIN

• diperolehi daripada jabatan tersebut atau secara terus daripada

kontraktornya, dengan syarat-syarat yang sama

• hendaklah mendapat kelulusan Perbendaharaan/Pihak Berkuasa Kewangan Negeri terlebih dahulu

APA PENDAPAT ANDA?

1. Beli barang RM160K secara SH.

2. Ikat kontrak RM250K dengan kelulusan JKSH.

3. SH dikeluarkan dalam masa 6 hari

4. Beli barang RM25K per pesanan dari Sykt. BB.

5. Minta SH dari 2 Sykt. dan pilih sendiri yang termurah (harga tawaran RM1,200).

6. Iklan Tender 28 hari.

7. SH RM75K kepada Sykt. BB.

8. Keluarkan L.O setelah kerja dilaksanakan.

9. Tender dibuka oleh 3 org peg. Kump. Sokongan