PHẦN MỀM BẢNG TÍNH - iemba.ac.vn · PDF filethành một bảng tính lớn duy nhất, ... tính sẽ tạo ra sự thay đổi tương ứng trong các bảng tính còn lại,

Phần mềm bảng tính Tài liệu tham khảo

PHẦN MỀM BẢNG TÍNH Nội dung:

- Tổng quan phần mềm bảng tính - Microsoft Excel cơ bản

1. Phần mềm bảng tính Trong chương trước, chúng ta đã tìm hiểu một trong những phần mềm văn phòng được các nhân viên phòng giấy ưa thích nhất. Và thật thế, bây giờ các công ty khi tuyển nhân viên điều kiện tiên quyết là phải biết soạn thảo văn bản bằng Microsoft Word. Như chúng ta đã biết, Microsoft Word là một phần mềm trong bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office của công ty Microsoft. Là một phần mềm văn bản, MS Word thoả mãn tất cả các yêu cầu của người sử dụng về mặt soạn thảo văn bản. Thế còn trong việc quản lý ví dụ như quản lý tiền lương của công ty thì sao? Liệu MS Word có thể đáp ứng được không? Với chức năng tạo bảng, MS Word có thể dùng để lưu trữ danh sách cán bộ công nhân viên trong công ty, thế nhưng MS Word không có chức năng tính toán tự động. Giả sử rằng bằng MS Word, chúng ta nhập dữ liệu một cách thủ công (mất khá nhiều công sức), chúng ta thu được danh sách 100 cán bộ công nhân viên, bây giờ với yêu cầu tính trợ cấp chức vụ cho từng người với công thức tính TC = HSL * 2.0 (ví dụ thế), thì chúng ta phải thực thi công thức trên cho cả 100 cán bộ công nhân viên, và như thế quả là mất công.

Vậy có cách nào để tự động hoá quá trình trên, giảm bớt các thao tác trên dữ liệu cho nhân viên quản lý dữ liệu?

Đứng trước yêu cầu ngày càng tăng của các công ty mà số nhân viên lên đến hàng nghìn, thậm chí hàng chục nghìn, các công ty phần mềm đã tiến hành nghiên cứu phát triển một phần mềm đáp ứng các nhu cầu trên. Mặc dù các quá trình nghiên cứu tiến hành độc lập, song cái đích cuối cùng của họ là phát triển một phần mềm có tên gọi chung là phần mềm bảng tính.

Phần mềm bảng tính là một loại phần mềm trợ giúp tính toán được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực nghiên cứu khoa học, phân tính tài chính, kế toán - thống kê, … Các phần mềm này cho phép chúng ta có thể giải quyết một cách nhanh chóng nhiều bài toán với các con số và các công thức tính toán khác nhau. Không những thế, nó còn giúp chúng ta khám phá mối liên hệ tìm ẩn giữa các con số, làm cơ sở cho các dự đoán và kết luận sau này.

Người sử dụng làm việc với phần mềm bảng tính thông qua một giao diện gọi là bảng tính (worksheet). Bảng tính (như tên gọi của nó) có cấu trúc bảng hai chiều, là một mạng lưới các hàng (rows) và cột (columns). Giao điểm của hàng và cột gọi là ô (cell) chính là nơi chứa dữ liệu.

Hàng được đánh số thứ tự bằng số (bắt đầu từ 1), còn cột lại được đánh dấu bằng các chữ cái (bắt đầu từ A - tại sao sẽ trình bày sau). Mỗi cell chứa dữ liệu được đánh xác định bởi

Tổng hợp: ThS Trịnh Hoàng Nam - 1 -


một địa chỉ duy nhất dưới dạng một cặp số thứ tự hàng-cột (ví dụ A1, B3, C23, …). Một khối cell là một tập hợp các cell liền kề nhau tạo thành một hình chữ nhật trên bảng tính. Giống như việc xác định khối hình chữ nhật thông thường, khối cell được xác định bởi địa chỉ của cell trên cùng bên trái (left-top) và địa chỉ của cell dưới cùng bên phải (right-bottom). Nội dung trên trong mỗi cell cũng rất đa dạng, chúng có thể là dữ liệu kiểu số, chuỗi ký tự, ngày tháng hoặc là một công thức tính toán. Trong trường hợp cell chứa công thức tính toán, công thức này sẽ bị che lấp (chỉ khi nào ta nhắp vào đó, thì công thức mới hiện ra), thay vào đó là giá trị thu được sau khi thực thi công thức tính toán đó.

Các phần mềm bảng tính tuỳ theo công ty phát triển có thể khác nhau về giao diện và một số chức năng, cũng như các quá trình thực thi giao tác song đại đa số chúng đều có chung các chức năng sau: 1.1. Tự động lặp lại các giá trị, tiêu đề, công thức Trong một bảng tính, thường có một số dữ liệu và công thức được lặp đi lặp lại nhiều lần, phần mềm bảng tính thường có các công cụ cho phép sao chép và tạo nhanh những phần lặp này. 1.2. Tự động tính lại Giá trị của các cell chứa công thức (trong trường hợp trong công thức này có sử dụng dữ liệu của các cell khác trong bảng tính) sẽ được tính lại khi có bất kỳ sự thay đổi nào đối với các cell được đề cập đến trong công thức tính toán. 1.3. Thư viện hàm Để nâng cao hiệu quả (nhanh, dễ dùng, tiện lợi), nhanh chóng, phần mềm bảng tính thường có một thư viện hàm rất phong phú, hữu ích bao gồm tất cả những công thức tính toán thường dùng. Thư viện hàm còn hỗ trợ cho người dùng chức năng truy gọi nhanh, giúp hạn chế tối đa lỗi chính tả, sai câu lệnh trong việc gọi các hàm tính toán. 1.4. Macro Ngoài ra, phần mềm bảng tính còn cho phép định nghĩa các chuỗi công việc thành từng macro lưu lại, để sau đó mỗi khi cần thiết có thể gọi thực hiện macro thay cho việc phải gọi thực hiện lần lượt từng công việc. Điều này giảm thiểu thời gian thiết kế bảng tính. 1.5. Bảng tính mẫu Với mục đích tăng cường khả năng hỗ trợ thiết kế bảng tính, phần mềm bảng tính còn tạo sẵn một số bảng tính mẫu. Người dùng sau khi xác định công việc của mình, họ - nếu không muốn tạo bảng tính mới – có thể chọn một trong các bảng tính mẫu có sẵn. Ngoài ra, người dùng cũng có thể tạo cho riêng họ những bảng tính mẫu mới, để khi lặp lại công việc tương tự họ sẽ không phải bắt đầu từ đầu công việc thiết kế bảng tính, thay vào đó họ chỉ cần chọn bảng tính mẫu mà họ cho là thích hợp. 1.6. Liên kết Đối với các bảng tính có kích thước thật lớn, sẽ tốt hơn nếu chúng ta chia cắt nó thành nhiều bảng tính khác nhau. Vấn đề đặt ra là làm sao có thể nhóm các bảng tính con này thành một bảng tính lớn duy nhất, vì chúng có quan hệ chặt chẽ với nhau, truy vấn lẫn



nhau. Với khả năng liên kết nhiều bảng tính với nhau, mỗi sự thay đổi trong một bảng tính sẽ tạo ra sự thay đổi tương ứng trong các bảng tính còn lại, vấn đề này không còn là vấn đề khó khăn nữa. 1.7. Chức năng cơ sở dữ liệu Để đáp ứng công việc tổng hợp, so sánh, tính toán, truy vấn có điều kiện các dữ liệu lưu trong bảng tính, các phần mềm bảng tính hỗ trợ thực hiện một số chức năng thao tác dữ liệu cơ bản như sắp xếp, gom nhóm, tìm kiếm, … 1.8. Đồ thị - biểu đồ Với con người nói chung, văn bản là công cụ truyền thông tin có hiệu quả thấp nhất. Bằng hình ảnh, thông tin sẽ được truyền tải nhanh hơn đến bộ não con người. Chẳng thế mà ngay trong việc học ngoại ngữ, học từ vựng bằng hình ảnh hiệu quả hơn nhiều so với việc đọc những dòng chữ vô cảm. Chính vì thế, để năng cao khả năng thể hiện thông tin, phần mềm bảng tính đã tích hợp chức năng tạo biểu đồ, cho phép tạo một số loại đồ thị - biểu đồ thông dụng từ các số liệu trên bảng tính. Biểu đồ cho phép người sử dụng có cái nhìn trực quan về mối quan hệ tiềm ẩn giữa các số liệu trong bảng. 2. Lịch sử phát triển 3. Tổng quan về MS Excel XP Microsoft Excel XP (còn gọi là Excel 2002 hay Excel 10) là một phần mềm chuyên dùng trong lĩnh vực bảng tính điện tử (worksheet). Bên cạnh các chức năng thông dụng mà hầu hết các phần mềm cùng loại – như Lotus 1-2-3, Quattro – đều có, Excel tỏ ra vượt trội với những công cụ hỗ trợ thân quen và tiện lợi. Ngoài ra Excel là phần mềm có tính đồ hoạ cao, có khả năng liên kết nhiều bảng tính, thậm chí còn có thể trao đổi dữ liệu với nhiều phần mềm khác. Hiện nay Excel được sử dụng rất rộng rãi trong các lĩnh vực phân tích tài chính, thống kê, kế toán và nhiều công tác văn phòng khác. 3.1. Bộ chương trình Microsoft Excel XP Để dùng được Microsoft Excel XP, đòi hỏi máy vi tính của chúng ta phải đáp ứng các yêu cầu sau: - Máy vi tính Pentium II trở lên, tốt nhất là Pentium III 833MHz trở lên - Bộ nhớ RAM tối thiểu là 32MB, càng lớn càng tốt - Đĩa cứng tối thiểu 1GB - Hệ điều hành Windows 98 trở lên - Có cài đặt Microsoft Excel XP (trong bộ Office XP) 3.2. Bộ gõ tiếng Việt Rõ ràng trong các bảng tính mà chúng ta tạo ra sau này, ngôn ngữ dùng chính là tiếng Việt, do đó chúng ta phải chuẩn bị môi trường làm việc tiếng Việt cho Excel XP. Việc này khá đơn giản, chỉ cần tải về một bộ gõ tiếng Việt (ví dụ như VietKey 2000). Sau khi cài đặt xong, khởi động ứng dụng VietKey 2000, lập tức xuất hiện cửa sổ VietKey Panel Control, ở thanh Input Methods, chúng ta chọn kiểu bộ gõ sẽ dùng, có hai bộ gõ phổ biến là Telex và VNI (mặc định là Telex – tôi chọn Telex làm bộ gõ tiếng Việt chính thức). Ở



thanh Char Sets, chúng ta chọn lựa kiểu font chữ muốn dùng, ở đây tôi chọn Unicode Pre-compound, TCVN 6909:2001 ở mục Unicode 16bit. Chú ý: Với cách chọn lựa này, font chữ của chúng ta là Unicode, một font chữ theo tiêu chuẩn quốc tế mà hiện nay các phiên bản hệ điều hành đều cài đặt tự động. Lợi ích của việc này là chúng ta có thể xem các tài liệu tiếng Việt định dạng Unicode ở bất cứ máy tính nào cho dù máy đó có hỗ trợ font tiếng Việt hay không. 3.3. Khởi động Microsoft Excel XP 3.4. Chuẩn bị môi trường Nhằm nhập số liệu kiểu ngày tháng theo trình tự dd/mm/yyyy (ngày/tháng/ năm), lập công thức ngăn cách các đối số bằng dấy phẩy, và biểu diễn các giá trị bằng số theo cách của người Việt, hãy thực hiện các bước sau đây:

- Gọi Start – Settings – Control Panel để mở cửa sổ điều khiển chỉnh sửa các chức năng của hệ điều hành.

- Trong cửa sổ Control Panel, nhắp 2 lần vào Region Settings, - Trong cửa sổ Regional and Language Options, nhắp vào Customize để thay đổi

các thông tin về vùng miền

- Chuyển sang mục Date để thay đổi định dạng ngày tháng thích hợp



3.5. Khái niệm về bảng tính Excel

3.5.1. Vai trò của bảng tính Microsoft Excel là một phần mềm bảng tính cực mạnh dùng để tổ chức, phân tích và trình bày số liệu. Microsoft Excel có 5 chức năng chính:

Worksheet Bảng tính điện tử Nhập, lưu trữ, phân tích, tính toán trên số liệu

Chart Đồ thị Biểu diễn số liệu dưới dạng đồ thị Database Cơ sở dữ liệu Quản lý số liệu có khối lượng lớn

Macro Lệnh vĩ mô Tự động hoá các công việc cần lập lại nhiều lần

Advanced Formatting Graphics

Định dạng và đồ hoạ cao cấp Tạo lập các báo biểu chuyên nghiệp

Bảng tính Excel là một loại tài liệu có khả năng biến đổi những nội dung thông tin hỗn độn trở thành một tập hợp số liệu có tổ chức. Bảng tính được bố trí trong một tập sách (workbook) gồm nhiều trang (worksheet), mỗi trang là một bảng phân chia thành các cột (columns) và các hàng (rows) lập thành những đơn vị xử lý được gọi là ô (cells). Người ta có thể nhập vào cell các dạng số liệu khác nhau như văn bản (text), trị số (number), công thức (formula) hay ngày giờ (date and time).



Chúng ta có thể sao chép hay di chuyển số liệu từ cell này sang cell khác bằng cách ban hành các lệnh thích hợp qua bàn phím hay con chuột. Thế mạnh của bảng tính điện tử là các công thức (formula). Đó có thể là những biểu thức toán học (số học hay đại số) hoặc biểu thức xử lý chuỗi (ghép nối, cắt, trích đoạn, …) hay biểu thức luận lý (logic hay boolean). Biểu thức trong công thức bao giờ cũng cho một giá trị và đó là lệnh linh hoạt luôn phản ánh thực tại của bảng tính. Khi một thành phần liên quan đến công thức được (bị) thay đổi thì trị của công thức lập tức tự động điều chỉnh theo. Chúng ta có thể sắp xếp số liệu trong bảng tính theo trật tự cần khai thác, thực hiện các phép phân tích hay tổng hợp. Nếu cần, có thể bố cục thành dàn bài phân ra từng đẳng cấp cho các dòng trong bảng tính. Ngoài ra còn có thể liên kết số liệu giữa các bảng tính với nhau, tạo thành một tổng thể thống nhất giữa hai hay nhiều bảng tính trong cùng một cơ sở dữ liệu, để cho khi thay đổi dữ liệu trong bảng tính này, thì bảng tính khác cũng đồng thời biến chuyển theo. Bảng tính thường cần được in ấn ra phục vụ người sử dụng. Việc trình bày và định dạng cho bảng tính cũng như xem thử trước khi in là một thực tế cần thiết nhưng rất dễ dàng. Số liệu trong bảng tính có thể dùng để tạo ra các đồ thị, một dạng thông tin dễ tiếp nhận. 3.5.2. Một số ví dụ minh hoạ

3.6. Cơ cấu của một bảng tính Như đã nhắc ở phần giới thiệu phần mềm bảng tính, bảng tính Excel được xem như một quyển tập (workbook) gồm từ 1 đến tối đa 255 tờ (worksheet). Mỗi sheet được xem như một trang giấy kẻ ô gồm 256 (28) cột (columns) và 65.536 (216) hàng (rows). Khu vực giao nhau giữa một cột và một hàng thì gọi là cell (ô), như vậy mỗi sheet có tối đa 65.536 rows x 256 cols = 16.777.216 (224) cell. Trong cell chứa số liệu, cell là đơn vị cơ sở để xử lý của bảng tính. Mỗi cell có thể chứa được một chuỗi tối đa 32.767 ký tự ( 215 ký tự). Các worksheet được đặt tên ngầm định bắt đầu là Sheet1, Sheet2, … Người dùng có thể sửa lại tên cho các sheet nếu muốn. Các cột được đặt nhãn từ trái sang phải, bắt đầu là cột A tiếp theo là cột B, C, cho đến Z. Liền sau cột Z là các cột AA, AB, …, đến AZ, cứ như thế cho đến nhóm cuối cùng là IA, IB, …, IV là đủ 256 cột. Các hàng được đánh số liên tục từ 1 đến 65.536. Nếu người dùng không quen với cách đặt nhãn A, B, C, … cho cột, thì có thể chọn số thứ tự liên tục từ 1 đến 256 tính từ bên trái trở đi. Tuy nhiên cách này sẽ gặp khá nhiều bất tiện khi tham chiếu đến địa chỉ các cell. Để phân biệt các cell với nhau trên cùng một Sheet, mỗi cell đều có một địa chỉ được thiết lập như sau:



- Nếu chọn cách gọi cột bằng các nhãn A, B, C, … thì địa chỉ cell gồm ký hiệu cột và số hiệu hàng, ví dụ A130, B747, Z27, X30, …

- Nếu gọi cột bằng số thứ tự từ 1 đến 256 thì địa chỉ cell có dạng RnCm, ví dụ R1C1, R5C7, …

Để phân biệt các cell trên các sheet khác nhau, phải ghi địa chỉ cell liền sau tên sheet nối với nhau bằng chấm than. Ví dụ Sheet3!B12 là cell nằm trên cột B hàng 12 của Sheet3. 3.7. Số liệu trong bảng tính Chúng ta có thể đưa số liệu hay công thức vào bảng tính bằng cách nhập vào các cell những nội dung cần thiết. Nội dung của cell có thể là chuỗi văn bản (text), giá trị số (number) hay là công thức tính toán (formula). Excel tự động tính giá trị cho các công thức mỗi khi số liệu trên bảng tính (liên quan đến công thức tính toán) thay đổi. Hình thức biểu diễn thông tin bên trong mỗi cell cũng dễ dàng điều chỉnh về kích cỡ (size), kiểu dáng (style) hay màu sắc (color). Ngoài ra, chúng ta còn có thể gắn vào bảng tính các đối tượng đồ họa (graphic objects) nhằm tô điểm thêm cho bảng tính. Hơn nữa, chúng ta còn có thể liên kết (link) các bảng tính lại với nhau, ví dụ như liên kết số liệu của các báo cáo hàng tháng để sản xuất ra báo cáo cuối quý hay cuối năm. Và trong trường hợp này, những sửa đổi thực hiện trên các bảng tính hàng tháng sẽ sửa đổi luôn cả số liệu tương ứng liên hệ trong bảng tính của quý hay của cả năm. 3.8. Nguyên tắc chung khi xử lý các cell Excel làm việc trên quy ước là trước hết phải chọn mục tiêu, sau đó là xử lý trên mục tiêu vừa chọn. Trên màn hình luôn có một khung chữ nhật tạm gọi là hộp định vị nằm trên một cell nào đó, dùng để chọn mục tiêu xử lý. Mục tiêu được chọn trước khi xử lý có thể là:

- một cell - một dãy các cell (range) - trọn một cột (column) - trọn một hàng (row) - trọn một tờ (sheet) - nhiều sheet trong bảng tính - chỉ một vật thể (object) - một phần văn bản trên dòng công thức (formula bar)

Mục tiêu khi chọn sẽ có màu khác đi xung quanh có đường viền. Ở góc dưới bên phải của khối chọn có một khối nhỏ gọi là Fill Handle. 4. Làm việc với Excel XP 4.1. Tạo một bảng tính mới Ngay khi kích hoạt Excel, trên màn hình đã có sẵn một workbook có tên gọi là Book1, và sheet mặc định đầu tiên là sheet1. Trong trường hợp, đang làm việc trên một workbook



nào đó, mà muốn mở thêm workbook mới, thì hoặc là gọi lệnh từ menu File – New, hoặc là gọi lệnh New – Blank Workbook ngay từ Task Pane (như hình).

4.2. Nhập liệu vào cell Để nhập dữ liệu vào bảng tính mở sẵn, tiến hành các bước sau đây:

- Đặt khung chọn vào cell cần nhập liệu, - Gõ trị muốn nhập, trị này vừa xuất hiện trên dòng công thức (formula bar) vừa

xuất hiện ngay trong cell, - Nhấn Enter hoặc Tab, hay nhắp vào ký hiệu Enter Box ngay trên dòng công thức.

Chú ý: Nếu nhắp nút Cancel Box trên Formula Bar hay nhấp phím Escape thì trị vừa gõ sẽ bị xoá mất.

4.2.1. Nhập trị vào từng cell trong một dãy - Chọn dãy cell cần nhập (ví dụ A1:B4), cả dãy cell sẽ đổi màu, trong đó chỉ một

cell đang hoạt động gọi là cell hiện hành, khác màu với với cả dãy, - Gõ trị vào cell hiện hành, - Gõ Enter, sẽ đưa trị vào cell đồng thời chuyển khung định vị xuống cell dưới hoặc

Shift+Enter để chuyển lên cell liền trên.

4.2.2. Nhập một trị vào tất cả cell trong dãy - Chọn dãy các cell cần nhập liệu, dãy cell sẽ đổi màu, - Gõ trị muốn nhập cho cell hiện hành, bấm cặp phím Ctrl+Enter.



Khung chọn

Nút Cancel

Formula bar

Nút Enter

4.2.3. Cách nhận định kiểu số liệu Khi chúng ta nhập liệu vào một cell, MS Excel sẽ tự động nhận định kiểu dữ liệu của trị được gõ vào đó: - Nếu trị gồm các con số, có thể có cả dấu +, −, (), /, $, %, ., hay chữ E (hoa và

thường) mà có thể diễn dịch được là trị số, Excel sẽ lưu giữ thành trị số trong cell, - Nếu trị gồm lẫn lộn chữ và số, khiến cho không thể diễn dịch được thành một trị

số, Excel sẽ lưu trữ thành một trị chuỗi trong cell, - Khi nhập vào ngày tháng, phải gõ theo trình tự được quy định bởi mục Regional

Settings của Control Panel (đã trình bày ở phần trước), nếu là một ngày hợp lệ, thì ngày sẽ được bố trí về bên phải của cell. Nếu không, trị gõ vào được xem như chuỗi ký tự,

- Nếu trị bắt đầu bởi dấu =, Excel sẽ xem là một công thức, và sẽ tính ra trị của công thức đó để chứa vào cell,

- Nếu trị bắt đầu bởi dấu ‘, Excel luôn xem đó là một chuỗi.

4.3. Toán tử

4.3.1. Toán tử toán học Cũng giống như các phần mềm thiết lập bảng tính khác, Excel dùng các dấu +, −, *, /, ^, % trong các biểu thức hay công thức tính toán. - Trong một biểu thức, thứ tự ưu tiên cũng là: %, ^, * hay /, + hay −, và nếu cùng

cấp ưu tiên thì từ trái qua phải. - Nếu cần thay đổi sự ưu tiên quy ước này, phải dùng dấu ngoặc tròn (), và chỉ được

dùng dấu ngoặc tròn mà thôi. Trong trường hợp có ngoặc như vậy, việc tính trị cho biểu thức sẽ theo quy tắc:

o Ngoặc trong tính trước, ngoặc ngoài tính sau, o Trong ngoặc tính trước, ngoài ngoặc tính sau, o Tính theo thứ tự ưu tiên ở trên, o Bên trái tính trước, bên phải tính sau.

4.3.2. Toán tử ghép chuỗi



Toán tử ghép chuỗi (string concatenation) là dấu &, đọc là ampersand, dùng để: - Ghép hai cụm số thành một cụm số, - Ghép hai chuỗi thành một chuỗi, - Chép một cụm số với một chuỗi (hoặc ngược lại) để cho ra một chuỗi.

4.3.3. Toán tử so sánh Dùng để so sánh hai biểu thức. Các giá trị đem so sánh thường là cùng kiểu với nhau (số với số, chuỗi với chuỗi, …). Tuy nhiên, có trường hợp các biểu thức so sánh không cùng kiểu: - Trị luận lý TRUE lớn hơn trị luận lý FALSE, - Biểu thức luận lý lớn hơn biểu thức chuỗi, - Biểu thức chuỗi lớn hơn biểu thức số, 4.3.4. Ký hiệu rào trực kiện chuỗi Trừ khi nhập trực tiếp một trị chuỗi vào trong cell thì chỉ cần gõ tự nhiên, còng trong các công thức, muốn đưa vào một giá trị chuỗi ngay trong nó, thì phải rào trị chuỗi giữa cặp dấu nháy kép “”.

4.4. Thao tác trên cell

4.4.1. Chỉnh sửa - Chọn cell muốn sửa, nhắp vào dòng Formula Bar hoặc bấm phím F2, điểm chèn

nhảy vào dòng này, - Thực hiện việc chỉnh sửa, xong Enter. 4.4.2. Xoá bỏ - Chọn khối dãy cell muốn xoá - Gọi lệnh Edit – Clear - Chọn các thuộc tính muốn xoá (All, Format, Contents, …). Chọn OK. 4.4.3. Drag Drop - Chọn cell hoặc dãy cell muốn di chuyển. Rà chuột vào các cạnh vùng chọn sao

cho mũi chuột hình dấu cộng biến thành hình mũi tên. - Nhấn và giữ nút bên trái của chuột, sẽ thấy xuất hiện khung mờ mờ. Vần giữ chìm

nút bên trái trong khi di chuyển cái khung mờ của khối chọn đến nơi nào tuỳ ý. Sau đó:

o Nếu để nguyên khung mờ trùm lên khu vực nào đó mà nhả nút chuột ra, nội dung của khối chọn sẽ phủ đè lên khu vực này,

o Nếu nhấn chìm phím Shift, nội dung khối chọn sẽ được chèn vào khu vực đó.

4.4.4. Cut Copy - Chọn cell hoặc dãy cell muốn cắt, - Bấm Ctrl-X (hoặc gọi Edit – Cut), một khung có đường biên di động bao quanh

khối vừa cắt, - Chọn cell bên trái của khu vực cần dán,



o Nếu muốn dán phủ đè lên khu vực này thì bấm Enter hoặc Ctrl+V hoặc gọi lệnh Edit – Paste

o Nếu muốn nội dung khối chọn sẽ được chèn vào khu vực này, các cell hiện hữu tại đây sẽ né sang một bên nhường chỗ:

Right Click gọi menu di động (popup menu) Chọn Insert Copied Cells - chọn tiếp Shift Cell Down hoặc Right

4.5. Ban hành công thức Như chúng ta đã biết, chúng ta có thể nhập dữ liệu vào bảng tính, mà cụ thể hơn là vào các cell. Dữ liệu ở đây có thể là giá trị số, giá trị chuỗi, hay là các công thức tính toán. Các bước để ban hành công thức trong Excel như sau:

- Chọn cell muốn áp dụng công thức, - Gõ dấu bằng (=) sẽ kích hoạt dòng Formula Bar, đồng thời lúc này Excel cũng

xác nhận rằng phần tiếp theo trong Formula Bar sẽ là công thức tính toán, - Gõ vào công thức hoặc dùng kỹ thuật dán các thành phần vào công thức. Khi

xong công thức, bấm Enter. Chú ý: Nếu gõ tên một hàm cho đến dấu mở ngoặc ( rồi bấm Ctrl+A hoặc Shift- F3 thì Excel sẽ kích hoạt hộp thoại Function Wizard giúp chúng ta khỏi bị lỗi cú pháp, chúng ta chỉ việc thay các đối số bằng các giá trị thực mà thôi. Xong chọn OK. 4.6. Hiệu đính trên cell

4.6.1. Chèn thêm cell - Chọn khối cell phía trên hoặc bên trái khu vực muốn chen - Rà chuột vào Fill Handle, nhấn giữ phím Shift, kéo Fill Handle xuống dưới hoặc

qua phải. 4.6.2. Chèn thêm hàng - Nhắp chọn ngoài đầu bờ những hàng sắp chen - Right Click, chọn Insert, hoặc rà chuột vào Fill Handle, nhấn giữ phím Shift, kéo

Fill Handle xuống dưới.

4.6.3. Chèn thêm cột - Nhắp chọn trên đỉnh cột những cột sắp chen, - Right Click, chọn Insert, hoặc rà chuột vào Fill Handle, nhấn giữ phím Shift, kéo

Fill Handle qua phải. 4.6.4. Bỏ cell - Chọn cell hay khối cell muốn bỏ - Rà chuột vào Fill Handle, nhấn giữ phím Shift, kéo Fill Handle ngược lên trên

hoặc qua trái. 4.6.5. Bỏ hàng/cột 4.6.6. Điều chỉnh độ cao của hàng



Excel áp dụng chiều cao chuẩn cho các hàng, mỗi hàng sẽ thay đổi độ cao một cách tự động để thích ứng với cỡ chữ lớn nhất trong hàng đó. - Chọn hàng hoặc các hàng cần điều chỉnh độ cao, - Rà chuột vào lần gạch phía dưới của hàng, nhắp nút trái và rê lên hay xuống, điều

chỉnh vừa ý thì nhả ra. 4.6.7. Điều chỉnh độ rộng của cột - Chọn cột hoặc các cột cần điều chỉnh cho độ rộng, - Rà chuột vào lằn gạch bên phải của cột, nhấn nút trái và kéo giăng ra, điều chỉnh

vừa ý thì nhả chuột ra. 4.6.8. Thay đổi độ rộng chuẩn - Chọn cell, khối cell, hoặc cả bảng tính, - Gọi lệnh Format – Column – Standard Width, - Trong khung Standard Width gõ một trị số tương ứng với số ký tự chứa được

trong cột theo kích cỡ của Font hiện hành. Chọn OK. 4.6.9. Định dạng cell có điều kiện Nhằm tập trung chú ý của người xem vào một số cell (row) nào đó, người ta thay đổi định dạng cho các cell này, chỉ có những cell chứa thông tin đáp ứng điều kiện nào đó mới có được định dạng đặc biệt này. Ví dụ như trong bảng tính lương hàng tháng, người ta muốn chú ý vào những nhân viên làm việc trên 22 ngày trong tháng bằng cách nếu trị số lớn hơn 22 thì thể hiện đậm, nghiêng, màu đỏ, nền sẫm. Thao tác này được thực hiện bằng cách đánh dấu khối cell muốn định dạng (ví dụ như cột NGÀY LAO ĐỘNG) sau đó gọi FORMAT – CONDITIONAL FORMATTING, hộp thoại như hình

Sau khi thay đổi các thông số cần thiết (như hình), nhấn OK, ta sẽ được như mong muốn.

4.7. Hỗ trợ về danh sách hàm Trong quá trình ban hành công thức tính toán, thật là khó để nhớ hết tất cả các công thức được hỗ trợ sẵn cũng như khó tránh khỏi sai sót trong quá trình sử dụng chúng. Để tránh được điều này, Excel cung cấp danh sách tất cả các hàm, theo vần ABC của tên hàm, hoặc theo nhóm công dụng. Lúc chúng ta chọn hàm nào rồi, Excel không những đưa tên hàm vào dòng Formula Bar, mà còn ghi luôn cả mẫu cú pháp trên đó. Chúng ta chỉ việc sửa đổi các đối số cho phù hợp.



4.7.1. Hỗ trợ mẫu câu Trong trường hợp nhớ chính xác tên hàm - Chọn cell muốn lập công thức có dùng hàm - Gõ dấu =, gõ tên hàm, dấu mở ngoặc, ví dụ như = SUM( - Ngay cạnh chuột, sẽ hiện ra mẫu câu, ví dụ = SUM(number1,[number2],…), dựa vào đó mà nhập tiếp các thông số cho hàm, đóng ngoặc, và Enter. 4.7.2. Hướng dẫn sử dụng hàm Trong trường hợp không nhó đúng tên hàm - Chọn cell muốn lập công thức có dùng hàm - Nhấn Shift+F3 hoặc gọi lệnh Insert – Function để mở hộp thoại Insert Function,

- Chọn nhóm hàm trong khung Select a category, và chọn tên hàm trong khung

Select a Function, - Nhắp OK, Excel sẽ dán tên hàm cùng mẫu cú pháp vào dòng Formula Bar đồng

thời kích hoạt hộp thoại chức năng …Function Arguments hướng dẫn từng bước và cú pháp các đối số của hàm. Chúng ta chỉ cần thay các đối số bằng cái mà chúng ta cần.



4.7.3. Đặt tên khối Các địa chỉ cell hoặc khối cell dùng trong các công thức thường làm cho bảng tính trở thành khô khan. Người ta thường đặt trước những tên cho các cell hoặc khối cell chứa dữ liệu quan trọng, sau đó dùng các tên này trong những công thức. Tiến hành các bước sau đây: - Chọn cell, gọi lệnh Insert – Name – Define. Trong hộp thoại, gõ tên vào khung

Name in … Trọng khung Refers to đã có sẵn địa chỉ tương ứng, nhắp OK, - Name Block phải là duy nhất cho cả Workbook và dùng được cho mọi sheet trong

Workbook đó, Chú ý: Các Block Names chỉ có tác dụng nội bộ bên trong bảng tính đã đặt tên khối mà thôi. Còn hàm là thành phần sẵn có của phần mềm. 4.7.4. Hỗ trợ danh sách tên khối

- Chọn cell muốn lập công thức có dùng đến tên Block Name của cell hoặc khối cell,



- Nhắp F3 hoặc gọi lệnh Insert – Names – Paste.

5. Các hàm thông dụng của Excel XP STT Hàm Giá trị trả về

1 LEFT(chuỗi,n) n ký tự bên trái chuỗi 2 RIGHT(chuỗi,n) n ký tự bên phải chuỗi 3 MID(chuỗi,m,n) n ký tự từ ký tự thứ m trong chuỗi 4 TRIM(chuỗi) chuỗi đã loại bỏ các khoảng trống trước và sau 5 UPPER(chuỗi) đổi chữ thường thành chữ hoa 6 LOWER(chuỗi) đổi chữ hoa thành chữ thường 7 PROPER(chuỗi) đổi chữ cái đầu mỗi từ thành chữ hoa 8 LEN(chuỗi) độ dài chuỗi

STT Hàm Giá trị trả về 1 ABS(x) trị tuyệt đối 2 INT(x) phần nguyên nhỏ hơn hoặc bằng x 3 MOD(m,n) số dư của phép chia m cho n 4 ROUND(x,n) x làm tròn tới n chữ số (kể từ hàng đơn vị) 5 LN(x) logarit tự nhiên 6 EXP(x) ex

STT Hàm Giá trị trả về

1 NOW() ngày giờ hiện hành 2 TODAY() ngày hiện hành 3 DAY(ngày) ngày (số) 4 MONTH(ngày) tháng 5 YEAR(ngày) năm 6 WEEKDAY(ngày) số thứ tự trong tuần 7 TIME(giờ, phút, giây) giá trị thời gian 8 HOUR(thời gian) giờ 9 MINUTE(thời gian) phút 10 SECOND(thời gian) giây

STT Hàm Giá trị trả về

1 NOT(bthL) phủ định của biểu thức logic bthL 2 AND(bthL1,bthL2,…) phép và logic 3 OR(bthL1,bthL2,…) phép hoặc logic 4 IF(điều-kiện,bth1,bth2) cho <bth1> nếu thoả mãn <điều-kiện> hoặc <bth2>

trong trường hợp ngược lại STT Hàm Giá trị trở về

1 AVERAGE(danh sách) Giá trị trung bình của các số trong danh sách 2 MAX(danh sách) Giá trị lớn nhất của các số trong danh sách 3 MIN(danh sách) Giá trị nhỏ nhất của các số trong danh sách 4 SUM(danh sách) Tổng các số trong danh sách



5 COUNT(khối cell) Đếm các cell trong vùng được chỉ định 6 COUNTA(khối cell) Đếm các cell không rỗng trong vùng chỉ định 7 RANK(cell,khối cell,kiểu) Thứ tự xếp hạng của các cell trong khối

Chú ý: Xét ví dụ sau đây: Người ta đánh giá thành tích của vận động viên theo một loạt chỉ tiêu (có tính điểm). Các vận động viên có tổng số điểm từ 90 điểm trở lên được xếp loại tốt, từ 70 tới dưới 90 điểm - loại khá, từ 40 đến dưới 70 điểm - loại trung bình, dưới 40 - loại yếu. Lập bảng phân loại thành tích cho các vận động viên.

Có thể dùng hàm IF để giải quyết bài toán trên bằng cách thiết lập các mối quan hệ so sánh như sau: [F3] = =IF(E3<$A$4,$B$3,IF(E3<$A$5,$B$4,IF(E3<$A$6,$B$5,$B$6))) Tuy nhiên, có một cách ngắn gọn hơn nhiều, đó là dùng hàm dò tìm ngang VLOOKUP (Vertical Look Up) với cú pháp như sau = VLOOKUP(giá-trị-cần-dò,bảng-dò,cột-trả-về,kiểu-dò-tìm) Hàm này dò tìm giá-trị-cần-dò được nêu trong cột đầu tiên của bảng-dò. Nếu tìm thấy, hàm sẽ trả về nội dung cell tương ứng trong cột-trả-về. Ngược lại, nếu không tìm thấy, hàm trả về giá trị #NA (Not Available). Kiểu-dò-tìm xác định là dò tìm chính xác hay dò tìm xấp xỉ. Áp dụng vào ví dụ trên, ta có [F3]=VLOOKUP(E3,$A$3:$B$6,2) Một số hàm tài chính thông dụng STT Hàm Giá trị trả về 1 FV(Rate,Nper,Pmt,Pv,Type) Giá trị tương lai của các khoản đầu tư giống

nhau trong nhiều chu kỳ 2 PV(Rate,Nper,Pmt,Fv,Type) Giá trị có hiện tại 3 Rate(Nper,Pmt,Pv,Fv,Type) Lãi suất/lợi tức đầu tư 4 PMT(Rate,Nper,Pv,Fv,Type) Số tiền trả cho mỗi kỳ 5 NPER(Rate,Pmt,Pv,Fv,Type) Số kỳ đầu tư Trong đó:

- Rate: lãi suất/lợi tức đầu tư



- Nper: số kỳ - Pmt: số tiền trả cho mỗi kỳ - Pv: trị giá hiện thời - Fv: trị giá tương lai - Type: hình thức thanh toán (1- trả đầu mỗi kỳ, 0 - trả cuối kỳ)

Ví dụ: Một người gửi tiết kiệm đều đặn số tiền 100.000 đồng/tháng với lãi suất 0.3%/tháng. Tiền gửi được nộp vào ngân hàng đầu mỗi tháng. Tính số tiền có sau ba năm kể từ lần gửi đầu tiên. 6. Tổ chức cơ sở dữ liệu 6.1. Khái niệm cơ sở dữ liệu Trong thực tế, khi sử dụng Excel, ngoài các công cụ tính toán thông thường, người ta còn có rất nhiều nhu cầu về lưu trữ dữ liệu và thao tác trên các dữ liệu này, chẳng hạn: - Truy tìm hoặc vấn tin thông qua một bảng tiêu chuẩn được định nghĩa trước, để tìm

các số liệu thoả mãn điều kiện nào đó, - Sắp xếp tất cả hoặc một phần của bảng tính theo vần chữ cái hoặc trị số, - Trích rút một phần số liệu dựa trên bảng tiêu chuẩn được chỉ định trước, - Đơn giản hoá việc thêm, sửa và xoá số liệu trên bảng tính, - In ấn số liệu theo một mục đích nào đó, - Kết toán số liệu theo từng nhóm. Để thực hiện được các công việc trên, các dữ liệu phải được tổ chức, lưu trữ trong các cơ sở dữ liệu (database, viết tắt CSDL). Về mặt hình thức, mỗi CSDL là một bảng gồm nhiều hàng (rows), nhiều cột (columns). Mỗi cột trong CSDL được gọi là một trường (field). Tên trường (field name) được ghi trong hàng đầu tiên của bảng CSDL, các hàng tiếp theo dùng để ghi dữ liệu và được gọi là các mẫu tin (record). Khi tạo CSDL cho Excel cần chú ý: - Các mẫu tin nên được sắp xếp liên tục, không có dòng trống giữa dòng tên trường và

mẫu tin đầu tiên, - Tên trường phải được nhập trong từng cell riêng, và là duy nhất trong bảng tính,

không có cell trống trong phần tên trường.

Khi nhập liệu cho CSDL, chỉ cần nhập trước vài dòng làm mẫu, trong đó có thể ban hành sẵn công thức, số dòng còn lại có thể được nhập vào thông qua một công cụ hỗ trợ (Form). Trong Form, chúng ta chỉ phải gõ các dữ liệu thô, những công thức sẽ do Excel dựa vào công thức của dòng trước đó hoàn tất.

Ngoài ra, để có thể thực hiện các thao tác trên CSDL Excel, chúng ta cần phải làm quen với một số khái niệm mới.

6.1.1. Khu vực CSDL (Database) - Nhập các tên field name trong hàng đầu tiên của khối cell mà ta chọn trở thành

CSDL, - Nhập số liệu vào các hàng ngay phía dưới hàng field name, - Các vùng (cell) trong CSDL có thể gồm cả chuỗi, số, công thức (hàm), - Trong phạm vi CSDL, không được chứa các Merge Cell,



- Phía dưới dòng cuối cùng của CSDL, không được có các cell với các công thức dùng vào mục đích tổng hợp số liệu (ví dụ: SUM, AVERAGE, MAX, MIN, …) vì sẽ không thể nhập liệu theo chuẩn của các record được.

6.1.2. Bảng tiêu chuẩn (Criteria Table) Là một khu vực trong bảng tính có CSDL, gồm 2 dòng trở lên, ở đó nêu các tiêu chuẩn hay điều kiện lựa chọn (phục vụ cho thao tác truy vấn CSDL). Có thể định nghĩa bảng tiêu chuẩn theo cách sau: - Sao chép tên các field (dòng đầu tiên) của CSDL vào một khu vực khác, - Tuỳ mục đích truy vấn, nêu điều kiện lựa chọn tại một (hoặc nhiều, nếu là điều

kiện phức hợp) dòng liền dưới của dòng tiêu đề cột. - Bảng tiêu chuẩn có thể ở trên cùng một sheet với CSDL, cũng có thể ở sheet khác,

nhưng phải trong cùng workbook với CSDL. 6.1.3. Khu vực trích số liệu (Extract Table) Cũng là một khu vực trong bảng tính có chứa CSDL, dùng làm nơi nhận kết quả truy vấn sau mỗi lần lọc. Khu vực trích số liệu được chuẩn bị như sau: - Sao chép tên các field (dòng đầu tiên) của CSDL vào một khu vực khác, - Thứ tự các cột trên tiêu đề của vùng trích không nhất thiết phải đúng thứ tự các

cột tiêu đề của CSDL, cột nào cần trích mới phải ghi, nhưng nếu ghi, phải ghi đúng field name như của CSDL,

- Khu vực trích số liệu bắt buộc phải nằm trên cùng một sheet với CSDL.

6.2. Hình ảnh về CSDL của Excel

6.3. Một số thao tác cơ bản trên CSDL

6.3.1. Sắp xếp bằng SORT Mục đích: Sắp xếp lại các mẫu tin (record) của một CSDL theo thứ tự tăng dần của một số trường nào đó. Thao tác:



- Đưa con trỏ tới cell bất kỳ trong CSDL, chọn Data – Sort - Trong hộp thoại SORT, chỉ định các khoá sắp xếp chính (Sort by), các khoá phụ

(Then by), và thứ tự sắp xếp cho các khoá (Ascending/Descending).

6.3.2. Nhập liệu bằng FORM Mục đích: Hiện thỉ mẫu tin theo dạng đứng để duyệt và thao tác, đồng thời để cập nhập nhanh dữ liệu. Thực hiện: - Đưa con trỏ tới vị trí bất kỳ trong CSDL, chọn Data – Form, - Trong hộp thoại (với tên là tên của sheet hiện hành), chúng ta thấy từng mẫu tin

được trình bày dưới dạng các mẫu nhập liệu, kèm theo những mục đối thoại cần thiết. Mục nào chứa dữ liệu thô sẽ hiện trong một khung nhập liệu, mục nào là công thức thì chỉ thấy giá trị mà thôi, nghĩa là không thay đổi công thức được,

New : Tạo mẫu tin mới Delete : Xoá mẫu tin hiện tại Restore : Phục hồi Find Prev : Trở về mẫu tin trước Find Next : Tìm mẫu tin tiếp theo Criteria : Tìm mẫu tin thoả mãn điều kiện - Muốn sửa mẫu tin nào, cứ sửa ngay số liệu bên trong các khung, - Từ field này sang field khác phải dùng phím TAB chứ không được dùng Enter, - Nếu mục bị sửa liên quan đến công thức cho những mục khác, Excel sửa ngay các

mục liên hệ sau khi chuyển sang mẫu tin khác trong FORM.



6.3.3. Dùng Data Validation List Trở lại ví dụ dùng hàm dò tìm VLOOKUP với kiểu-dò-tìm là TRUE (tìm chính xác), rõ ràng dữ liệu nhập vào CSDL phải phù hợp với cột đầu tiên trong bảng-dò-tìm. Điều gì xảy ra nếu chúng ta nhập vào một mẫu tin mà giá-trị-cần-dò không có trong bảng-dò-tìm? Excel sẽ trả về một giá trị #NA. Vấn đề đặt ra là làm thế nào không cho phép xảy ra quá trình trên, nghĩa là, Excel không chấp nhận cho chúng ta cập nhập những mẫu tin không được phép. Với cách dùng Validation List, chúng ta có thể giải quyết vấn đề trên.

Ví dụ: Theo hình vẽ trên, bảng-dò-tìm là BẢNG-GIÁ, cột dò tìm trong CSDL là cột LOẠI. Thao tác: - Quét chọn khối cell C3:C29 - Gọi lệnh Data – Validation



- Trong trang Settings, mục Allow chọn List, sau đó, ở mục Source, chúng ta nhập vào đó khối cell chứa các dữ liệu dùng để đối chiếu (ở đây là =$O$3:$O$11. Nhắp OK.

- Bây giờ, giả sử cell C4 không phải là BIA mà là COCA (không có trong khối $O$3:$O$11), lập tức Excel sẽ thông báo lỗi.

6.3.4. Truy vấn dữ liệu bằng bộ lọc FILTER Mục đích: Cho phép chọn lọc, rút trích ra các mẫu tin thoả mãn một số điều kiện nào đó trong một CSDL. Có thể lọc dữ liệu theo các điều kiện đơn giản bảng AutoFilter hoặc lọc, rút trích theo các điều kiện phức tạp bằng cách sử dụng chức năng Advanced Filter. 6.3.4.1. AutoFilter Thực hiện: Đưa trỏ tới cell bất kỳ trong CSDL, vào Data – Filter. Chọn AutoFilter, xác định tiêu chuẩn chọn lọc cho từng trường (field) CSDL. Trước khi chọn AutoFilter



Sau khi chọn AutoFilter

Các tiêu chuẩn chọn cho một trường:



All : hiển thị toàn bộ các mẫu tin Top 10 : hiển thị một số mẫu tin ở đầu CSDL Custom : hiển thị các mẫu tin có giá trị trường thoả mãn điều kiện Giá trị : hiển thị các mẫu tin có giá trị trường được chỉ định Blank : hiển thị các mẫu tin có giả trị trường trống 6.3.4.2. Advanced Filter Tại đây, chúng ta sẽ sử dụng các khái niệm như bảng tiêu chuẩn (criteria table) và bảng trích số liệu (extract table) để thiết lập điều kiện truy vấn và vùng xuất dữ liệu. Ví dụ

Thực hiện: - Chọn cell bất kỳ trong CSDL, gọi lệnh Tools – Options – Transition. Đánh dấu

vào mục Transition formula evaluation, - Đặt tên cho các cột số liệu, - Xác nhận điều kiện truy vấn, - Quét trọn khối chứa CSDL, gọi lệnh Data – Filter – Advanced Filter, - Ta có hộp thoại như sau

Với:

o List Range: khối cell chứa CSDL thực hiện thao tác lọc o Criteria Range: khối cell chứa các điều kiện lọc (bảng tiêu chuẩn) o Copy To: khối cell dùng để hiển thị kết quả (bảng trích dữ liệu)

Và kết quả thu được như sau:



6.3.5. Tổng hợp theo nhóm với SUBTOTAL Với một CSDL lớn, phức tạp, nhiều tầng nhiều lớp, nhu cầu tổng hợp số liệu theo nhóm là không thể thiếu. Để làm được điều này, trước hết ta phải sắp xếp CSDL theo nhóm (dùng SORT), sau đó tiến hành tổng hợp số liệu theo từng nhóm một. Giả sử CSDL của chúng ta đã được sắp xếp theo nhóm.

Gọi lệnh Data – Subtotals, hộp thoại sau đây xuất hiện



- Xác định trường được dùng để gom nhóm (At each change in), trường cần tổng hợp (Add subtotal to - ở ví dụ này có 2 trường), hàm được dùng để tổng hợp (Use function),

- Sau khi nhắp nút OK, trong CSDL của chúng ta, vào cuối mỗi nhóm, Excel tự động chèn vào một dòng và cho số tổng hợp ở dòng đó.



6.4. Thao tác nâng cao trên CSDL 6.4.1. Consolidate Cho phép hợp nhất dữ liệu từ một hay nhiều bảng tính Ví dụ: Một cửa hàng kinh doanh ba loại hàng A, B, C. Cửa hàng có ba nhân viên X,Y, Z. Số lượng hàng bán được hàng tháng của các nhân viên được ghi lại tại các vị trí khác nhau của bảng tính. Thống kê số hàng bán được của từng nhân viên trong tháng 1 và 2.

Thực hiện: - Đưa con trỏ vào vùng kết quả - Chọn Data / Consolidate. Xuất hiện hộp thoại Consolidate

o Function Hàm được sử dụng o Reference Vùng dữ liệu nguồn được tham chiếu o Use Label in Sử dụng nhãn của vùng dữ liệu nguồn o Create Links to Source Data: Tạo liên kết với dữ liệu nguồn

- Đưa vùng tham chiếu vào hộp All References o Chọn vùng tham chiếu o Nhấn Add để thêm vùng tham chiếu o Nhấn Delete để xoá vùng tham chiếu khi cần o Nhấn OK để kết thúc



6.4.2. Pivot table Cho phép tạo ra một bảng dữ liệu tổng hợp từ một bảng tính Excel hoặc từ một nguồn dữ liệu bên ngoài khác Ví dụ: Cho bảng thống kê lượng hàng bán được mỗi ngày của các nhân viên. Hãy tổng hợp dữ liệu bằng Pivot table.

- Đưa con trỏ tới vùng chứa kết quả - Chọn Data / Pivot Table



- Chọn Microsoft Excel, nhấp Next - Chọn vùng dữ liệu nguồn

- Xác định vị trí bảng kết quả

- Nhấn Layout để chọn tiêu thức thống kê, kéo các trường vào vị trí Row, Column

và Data



- Nhấp Option để thêm bớt các dòng Total trong bảng Pivot

- Nhấn Finish để kết thúc



7. Công cụ vẽ và đồ thị 7.1. Giới thiệu MS Excel cho phép tạo nhiều kiểu biểu đồ từ một bảng dữ liệu trong bảng tính, biểu đồ thể hiện dữ liệu dưới dạng các hình vẽ đồ hoạ cho phép người sử dụng có cái nhìn trực quan hơn về sự biến đổi, cũng như các mối phụ thuộc tiềm ẩn giữa chúng.

Biểu đồ là một đối tượng riêng được thể hiện trong cửa sổ bảng tính, do đó có thể di chuyển, phóng to, thu nhỏ theo ý muốn của người sử dụng. Biểu đồ được chèn vào các sheet tại vị trí tuỳ ý và không nằm trong bất kỳ cell nào. Trong một bảng tính có thể có nhiều biểu đồ, các biểu đồ có thể phủ lấp lên nhau.

Trước khi vẽ biểu đồ cần phải chuẩn bị sẵn dữ liệu trên bảng tính. Hình ảnh trên đồ thị luôn phản ánh thực thể số liệu trong khối cell dữ liệu nguồn của đồ thị, khi thay đổi giá trị trong khối cell này, đồ thị cũng tự động thay đổi theo.

Ví dụ: Xét bảng số liệu thống kê doanh số bán ba loại hàng A, B, C (đơn vị tỷ đồng) của một công ty trong các năm 2000, 2001, 2002 như sau:

2000 2001 2002 A 300 500 800 B 200 400 300 C 600 500 700

Category

Data Points

Data Series

Data Series Name



Trong đó: - Data Series: các dãy dữ liệu cần biểu diễn, có thể bố trí theo cột (columns) hoặc

theo dòng (rows), - Data Series Name: tên dãy dữ liệu, được ghi tại đầu mỗi dãy, - Category Name: tên loại dữ liệu, - Data Points: điểm dữ liệu, dữ liệu trong một dãy ứng với các category. Nói chung một biểu đồ Excel thường có các thành phần sau: - Chart title: tiêu đề của biểu đồ, - Value Axis: trục giá trị, có thể là trục X hoặc trục Y, - Category Axis: trục phân loại, là trục Z, - Plot Area: vùng biểu diễn dãy dữ liệu, mỗi điểm dữ liệu được biểu diễn bằng một

ký hiệu, - Gridlines: lưới vẽ, - Legend: ghi chú ký hiệu biểu diễn.

7.2. Tạo biểu đồ bằng Chart Wizard Giả sử chúng ta đã tạo sẵn bảng tính như trong hình vẽ trên, bây giờ chúng ta sẽ tạo hai biểu đồ tương ứng với hai khối dữ liệu đó. Thực hiện:

- Đưa con trỏ tới bảng dữ liệu, gọi lệnh Insert – Chart,



- Chọn kiểu biểu đồ

- Xác định vùng dữ liệu



- Chọn các thông số cho biểu đồ

- Chọn vị trí hiển thị biểu đồ

8. Ví dụ thực hành 8.1. Ví dụ Thiết kế bảng tính lương nhân viên theo mẫu sau:



Trong đó: - LƯƠNG = Lương cơ bản (LCB) x Số ngày công (NGÀY) - TẠM ỨNG = 2/3 x LƯƠNG tính tròn đến đơn vị NGHÌN - CÒN LẠI = LƯƠNG - TẠM ỨNG Nhằm tập trung chú ý vào các nhân viên mẫn cán, có số ngày công cao, người ta muốn trong cột NGÀY, nếu trị số trên 22 thì thể hiện đậm, nghiêng, màu đỏ, nền sẫm, ngược lại, thì màu đen, nền trắng. 8.2. Ví dụ Thiết kế bảng tính như hình sau



Trong đó: - Phụ cấp: lấy hệ số (trị cho sẵn ở K2) đem nhân với:

o Nếu chức vụ là Giám đốc: 500 o Nếu chức vụ là Phó giám đốc hay Trưởng phòng: 400 o Nếu là Phó trưởng phòng hay Kế toán: 300 o Ngoài ra: 150

- Lương thời gian = Lương căn bản * ngày công - Tổng quỹ lương theo sản phẩm : lấy quỹ lương (số độc lập ở K1) trừ đi tổng số

phụ cấp (F22) và trừ đi tổng lương thời gian (G22) - Lương sản phẩm cho từng người: Lấy tổng quỹ lương sản phẩm (H22) chia cho

tổng ngày công (E22) nhân với ngày công của từng người, tính tròn không có số lẻ.

- Thanh toán đợt 1: 60% của (phụ cấp+lương thời gian+lương sản phẩm), tính tròn đến hàng trăm.

- Thanh toán đợt 2: phần còn lại - Từng đơn vị phòng Kế hoạch và phòng Kinh doanh phải tính số cộng riêng của

từng đơn vị - Cột tỷ lệ tính tỷ lệ phần trăm của mỗi đơn vị hay cá nhân 8.3. Ví dụ Thiết kế bảng tính theo mẫu như sau



Sau đó tiến hành tổng hợp số liệu theo KHÁCH HÀNG, theo TÀI KHOẢN, theo NGÀY TRONG TUẦN, cuối cùng vẽ đồ thị minh hoạ cho doanh số theo NGÀY TRONG TUẦN



8.4. Ví dụ Lập bảng tính như hình vẽ, trong đó - TRIGIA = DGIA*SOLG - Dùng VLOOKUP cho DGIA sử dụng BẢNG GIÁ - Báo lỗi nếu nhập hàng hoá không có trong BẢNG GIÁ Sau đó, xuất ra các mẫu tin thoả mãn các điều kiện sau: - Đơn vị sản xuất là MISA hoặc CEB - Số lượng không dưới 300



Cuối cùng hãy thực hiện việc tổng kết căn cứ theo nhóm các sản phẩm



9. Bài tập


Documents

PHẦN MỀM BẢNG TÍNH - iemba.ac.vn · PDF filethành một bảng tính lớn duy nhất, ... tính sẽ tạo ra sự thay đổi tương ứng trong các bảng tính còn lại,