PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN eDMS

SỞ THÔNG TIN & TRUYỀN THÔNG TPHCM

***

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN eDMS

(Dành cho Lãnh đạo)

SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM

TP.HCM, 2010

Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Lãnh đạo 2


MỤC LỤC

1.1.ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG eDMS ....................................................... 4

1.2.TRANG CHỦ ........................................................................................ 4

1.2.1.Thanh Nhắc việc ............................................................................... 4

1.2.2.Tổng hợp tình hình xử lý văn bản ..................................................... 5

1.3.VĂN BẢN ĐẾN ..................................................................................... 5

1.3.1.Sổ văn bản đến .................................................................................. 6

1.3.2.Nhập bút phê .................................................................................. 11

1.3.3.Báo cáo ............................................................................................ 12

1.3.4.Thống kê ......................................................................................... 13

1.3.5.Tra cứu ............................................................................................ 13

1.4.VĂN BẢN ĐI ....................................................................................... 14

1.4.1.Sổ văn bản cá nhân .......................................................................... 14

1.4.2.Soạn văn bản cá nhân ...................................................................... 19

1.4.3.Xem xét .......................................................................................... 19

1.4.4.Báo cáo ............................................................................................ 20

1.4.5.Tra cứu ............................................................................................ 21

1.5.VĂN BẢN NỘI BỘ .............................................................................. 21

1.5.1.Sổ văn bản nội bộ ............................................................................ 21

1.5.2.Soạn văn bản nội bộ ........................................................................ 22

1.5.3.Trả lời .............................................................................................. 22

1.5.4. Báo cáo ........................................................................................... 23

1.5.5.Tra cứu ............................................................................................ 23

1.6.HỒ SƠ CÔNG VIỆC ........................................................................... 24

1.6.1.Danh mục hồ sơ công việc .............................................................. 24


SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM1.6.2.Lập mới hồ sơ công việc ................................................................. 26

1.6.3.Báo cáo ............................................................................................ 26

1.7.BIỂU MẪU ........................................................................................... 26

........................................................................................................................ 27

1.1.ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG eDMS

- Mở trình duyệt web Internet Explorer

- Gõ vào thanh địa chỉ (Address) địa chỉ của trang web: http://<địa chỉ do

phòng tin học cấp>/edms

Ví dụ: http://10.188.148.3/edms (tùy theo đơn vị sẽ khác nhau).

- Gõ tên truy cập và mật khẩu (do phòng tin học cấp) nhấn phím Enter

hoặc nút “Đăng nhập”.

1.2.TRANG CHỦ

1.2.1.Thanh Nhắc việc

Văn bản đến

- Chờ giải quyết: Văn bản do nơi khác gởi đến chờ xử lý.


SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM- Quá hạn: Văn bản chưa giải quyết nhưng đã hết hạn xử lý – theo hạn xử

lý của văn bản. (Hạn này tuỳ theo nội bộ cơ quan quy định).

Văn bản đi

- Đang xem xét: Những văn bản người khác gửi đến cho bạn và đang chờ

bạn cho ý kiến.

- Đã trả lời: Những văn bản gửi đi xem xét, cho ý kiến và đã được trả lời.

Văn bản nội bộ

- Chờ trả lời: Những văn bản trong nội bộ phòng ban gởi đến và chờ bạn

trả lời.

Hồ sơ công việc

- Chưa hoàn tất: Những hồ sơ công việc chưa hoàn tất.

1.2.2.Tổng hợp tình hình xử lý văn bản

Để biết tình hình xử lý văn bản của mình, bạn xem mục “Tổng hợp tình hình xử

lý văn bản” trên Trang chủ.

Chọn thông tin cần tổng hợp như theo chuyên viên hay phòng ban, loại văn bản ,

trong khoảng thời gian nào.

1.3.VĂN BẢN ĐẾN


SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM1.3.1.Sổ văn bản đến

Các thao tác xử lý văn bản đến

- Trên thanh menu, chọn “Văn bản đến” “Sổ văn bản đến”, màn hình danh

sách văn bản đến hiển thị.

- Để xử lý văn bản, trước hết bạn phải tiếp nhận văn bản, check chọn văn

bản cần xử lý và nhấn nút “Tiếp nhận”.

- Tiếp theo, bạn nhấn chuột vào Số văn bản của văn bản cần xem (ví dụ

5/CVDEN-VP) để xem thông tin chi tiết văn bản. Màn hình thông tin chi tiết

của văn bản hiển thị, click chuột vào “File toàn văn” để xem nội dung văn

bản.



- Sau khi xem nội dung xong, tùy vào tính chất công việc của bạn mà bạn sẽ

thực hiện thao tác tiếp theo:

Xử lý văn bản

o Để xử lý văn bản, bạn click vào nút lệnh có biểu tượng trong cột

“Xử lý”.

o Màn hình “Báo cáo kết quả xử lý” hiển thị

Nhập nội dung xử lý văn bản vào mục “Nội dung báo cáo”.

Nếu cần đính kèm văn bản thì nhấp vào mục tài liệu đính kèm. (phần

hướng dẫn đính kèm đã hướng dẫn ở trên).

Nếu bạn là người cuối cùng xử lý văn bản đến này thì chọn mục tình


SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCMtrạng xử lý là “Đã hoàn tất”. Nếu vẫn có bộ phận khác xử lý thì chọn

“Đang xử lý”.

Nếu văn bản cần yêu cầu bạn phải soạn thảo một văn bản khác để trả

lời: bạn nhấn vào nút lệnh “Xử lý” nhấn nút lệnh “Soạn VB trả lời”

(xem tiếp mục Soạn văn bản đi trong phần tiếp theo).

Nếu muốn lưu văn bản này vào Hồ sơ công việc thì chọn nút “Lưu

vào HS_CV” màn hình lưu hồ sơ công việc sẽ hiện lên.

(Check chọn vào ô “Chọn” sau đó nhấn nút chấp nhận. Chương

trình sẽ tự động trả về màn hình trước đó).

Sau đó nhấn nút “Lưu”.

- Khi văn bản đã được xử lý hoàn tất, nếu muốn xem những văn bản đã

xử lý rồi thì nhấn chọn “Đã xử lý”.

Chuyển văn bản đến người khác xử lý

- Để chuyển văn bản cho lãnh đạo, chuyên viên hay phòng ban có thẩm

quyền giải quyết, bạn thực hiện như sau

o Trên màn hình “Danh sách văn bản đến” mục “Chưa xử lý”, bạn

muốn chuyển văn bản nào thì click vào biểu tượng tại dòng văn

bản đó (hoặc check vào cột “Chuyển” và nhấn nút lệnh )



o Màn hình “Chuyển xử lý” hiển thị, bạn thực hiện thao tác như hình

dưới

Lưu ý: Tùy vào đối tượng bạn cần chuyển văn bản mà chọn tab thích hợp

như luồng, phòng ban, người sử dụng, đơn vị trực thuộc.

o : Chuyển văn bản đến lãnh đạo hoặc chuyên viên

trong cùng phòng

o : Chuyển văn bản đến phòng ban khác, mặc định hệ

thống sẽ chuyển đến người được quyền nhận văn bản của phòng đó.


SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCMPhòng ban không có người nhận thì hệ thống sẽ báo “Có 1 phòng ban

được chọn nhưng không có tên người nhận. Vui lòng chọn ít nhất 1 người

để gởi”.

o : sử dụng khi thường xuyên gửi cho một nhóm người.

Nếu muốn gửi văn bản theo luồng thì trước khi chuyển cần tạo luồng trước.

Cách tạo luồng

- Click vào nút - (Luồng là cách ghi nhớ một cách chuyển văn

bản từ máy mình đến máy một cán bộ hay một phòng ban khác, luồng

có lợi là khi lần sau muốn chuyển văn bản đến một đơn vị bộ phận nào

đó chỉ cần chọn luồng là sẽ gởi tới được ngay không cần tạo lại.

Nguyên tắc của luồng gần giống như danh bạ điện thoại khi cần chỉ cần

tìm trong danh sách không cần nhớ số điện thoại).

- Click vào nút

- Thực hiện thao tác như hình dưới



- Sau khi chọn người cần chuyển, bạn nhấn nút lệnh “Gửi” và văn bản sẽ

chuyển văn bản đến người đã chọn. Lúc này bạn sẽ thấy văn bản đã

không còn hiển thị trong mục “Chưa xử lý” nữa, mà đã hiển thị trong

mục “Đã xử lý”.

1.3.2.Nhập bút phê

- Chức năng này chỉ dành những ai được lãnh đạo uỷ quyền xử lý văn

bản. Khi bạn được lãnh đạo ủy quyền xử lý, thì những văn bản đến nào

được gởi đến lãnh đạo, hệ thống cũng sẽ tự động gửi đến cho bạn.

- Để xem danh sách các văn bản này, click vào menu bên trái chọn

“Nhập bút phê”, màn hình nhập bút phê hiển thị.

- Trong mục “Lãnh đạo”, chọn người lãnh đạo mà bạn được uỷ quyền xử

lý, khi đó danh sách văn bản đang cần xử lý hiện ra trong bảng bên

dưới.



- Thao tác xử lý văn bản tương tự như xử lý một văn bản đến.

1.3.3.Báo cáo

Hệ thống sẽ hiển thị các chức năng báo cáo khác nhau (văn thư đơn vị, văn thư

phòng ban, chuyên viên).

- Trên thanh menu chọn “Văn bản đến” chọn chức năng “Báo cáo”

- Màn hình “Báo cáo” xuất hiện, chọn các thông tin cần lập báo cáo như

tầm vực, loại báo cáo, loại sổ, thời gian.

- Nhấn nút

- Màn hình tiếp theo xuất hiện, bạn có thể in hoặ chọn loại định dạng để

lưu về máy như Word, Excel…

- Kết thúc chức năng báo cáo.


SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM1.3.4.Thống kê

- Trên thanh menu chọn “Văn bản đến” chọn chức năng “Thống kê”

- Màn hình “Thống kê” xuất hiện, chọn các thông tin cần thống kê

- Nhấn nút

? (Có nhiều loại thống kê khác nhau, hãy thử chọn loại thống kê khác từ bước

(1) ở trên để thấy kết quả thực tế).

1.3.5.Tra cứu

- Trên thanh menu, chọn “Văn bản đến” chọn chức năng “Tra cứu”

- Màn hình Tra cứu văn bản đến hiển thị, nhập các thông tin của văn bản

cần tìm, sau đó nhấn nút



- Click vào số đến theo sổ của văn bản để xem thông tin chi tiết văn bản

đến.

1.4.VĂN BẢN ĐI

1.4.1.Sổ văn bản cá nhân

Mục đích của chức năng này là dùng để cập nhật, lưu trữ và xử lý văn bản đi do

cá nhân bạn tạo.

Soạn văn bản đi

- Trên thanh menu, chọn “Văn bản đi” chọn chức năng “Sổ văn bản cá

nhân” – (Đây là sổ ghi nhận các văn bản do do cá nhân bạn tạo ra, trình

duyệt hay gởi phát hành)

- Nhấn vào nút . Hoặc chọn chức năng “Soạn văn bản cá nhân”.



- Nhập các thông tin của văn bản (những mục có dấu (*) là những mục

bắt buộc phải nhập).

(*) Nơi nhận là cơ quan, đơn vị sẽ nhận văn bản sau khi văn bản được

phát hành, bạn đừng nhầm lẫn với người mà bạn sẽ chuyển văn bản

để trình xem xét.


SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCMo Click vào đế đính kèm file văn bản đã soạn – Cách chọn

File đính kèm đã hướng dẫn ở chức năng “nhập văn bản đến”.

o Check vào ô chọn nơi nhận có trong danh sách. (Nếu thiếu thì

thông báo cho phòng tin học bổ sung thêm vào hệ thống).

- Nhấn nút “Lưu”.

Lúc này văn bản chỉ mới được lưu vào hệ thống. Trở về màn hình

“Danh sách văn bản đi”, bạn sẽ thấy rằng văn bản của bạn vừa tạo

đã hiển thị trong mục “Khởi thảo”.

Sửa, xóa văn bản

Bạn có thể sửa hoặc xóa văn bản do bạn tạo (nếu cần) bằng nút

lệnh Sửa , Xóa trên màn hình.

Chuyển văn bản đến người khác

Để chuyển văn bản lên cấp trên hoặc người khác cho ý kiến, bạn thực hiện như

sau:

- Click vào biểu tượng trong cột “Luân chuyển” của văn bản muốn

trình cấp trên xem xét.



- Màn hình Chuyển xử lý xuất hiện, nhập nội dung ý kiến của mình và

chọn người mà bạn muốn chuyển văn bản đến (theo thứ tự như hình

dưới).

- Kết thúc việc chuyển văn bản. Và bạn sẽ thấy rằng văn bản của bạn lúc

đầu hiển thị trong mục “Khởi thảo” nhưng bây giờ đã chuyển qua mục

“Trình xem xét”. Nghĩa là lúc này văn bản đã được chuyển qua người

mà bạn đã chọn. Việc còn lại là bạn đợi bút phê của người đó (xem mục


SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCMtiếp theo).

Xem bút phê của người khác

- Màn hình Danh sách văn bản đi hiển thị như hình dưới. Lưu ý rằng văn bản

nào đã được bút phê, trả lời thì trên cột “Trả lời” sẽ có biểu tượng . Ví dụ

hình bên dưới, văn bản thứ 2 đã được trả lời.

- Tiếp theo, để xem nội dung bút phê của lãnh đạo, bạn click vào “Số kí hiệu”

của văn bản (màu đỏ). Ví dụ ở hình trên, văn bản thứ 2 có số kí hiệu là

“CVDI10080000072”.

- Màn hình thông tin chi tiết của văn bản hiển thị như hình dưới. Để xem nội

dung bút phê, bạn click chuột vào tên lãnh đạo hoặc người mà bạn muốn

xem bút phê trong mục “Quy trình công văn đi” (bên trái màn hình).



Lưu ý: Nếu lãnh đạo đã duyệt và ký vào văn bản, lãnh đạo sẽ đính kèm file này

và gởi về cho bạn. Lúc này bạn sẽ download file đã ký và vào chức năng “Sửa” để

thay thế file toàn văn mà lúc đầu bạn soạn thảo.

1.4.2.Soạn văn bản cá nhân

Chức năng này tương tự như chức năng thêm mới trong phần sổ văn bản cá nhân.

1.4.3.Xem xét

Chức năng này để quản lý các văn bản đi của các chuyên viên hoặc người khác

gởi về cho bạn.


SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM- Vào menu Văn bản đi Xem xét.

- Click “Tiếp nhận” để tiếp nhận văn bản.

- Xem nội dung văn bản và thực hiện các thao tác tương tự như xử lý một

văn bản đến.

- Click vào File toàn văn để xem hoặc download file văn bản đi.

- Click vào nút lệnh để bút phê cho người chuyển văn bản đến.

o Nhập nội dung bút phê vào mục “Nội dung trả lời”

o Đính kèm file văn bản (nếu cần).

Lưu ý: Nếu văn bản sau khi download, đã được bạn chỉnh sửa hoặc

ký tên, bạn sẽ đính kèm file này trong “Tài liệu đính kèm”.

o Click vào nút “Lưu”.

- Nếu văn bản cần chuyển đến chuyên viên hoặc lãnh đạo khác xử lý thì

nhấp chuột vào bút chuyển để chuyển xử lý.

1.4.4.Báo cáo

Tương tự như mục văn bản đến nhưng lập báo cáo cho văn bản đi.


SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM1.4.5.Tra cứu

Tương tự như mục văn bản đến nhưng tra cứu thông tin cho văn bản đi.

1.5.VĂN BẢN NỘI BỘ

1.5.1.Sổ văn bản nội bộ

Văn bản nội bộ là những văn bản lưu hành trong nội bộ phòng ban, đơn vị.

Màn hình sổ văn bản nội bộ được gọi mặc định khi bạn vào mục văn bản nội bộ

nên màn hình Sổ văn bản nội bộ cũng là màn hình văn bản nội bộ.

Thao tác soạn văn bản nội bộ

- Trên thanh menu chọn “Văn bản nội bộ” chọn chức năng “Soạn văn

bản nội bộ”

- Màn hình “Soạn văn bản nội bộ” hiển thị như hình dưới, bạn nhập các

thông tin văn bản. (tương tự soạn văn bản đi)

- Tiếp theo, để lưu văn bản vào hệ thống bạn lưu ý:

o Nếu văn bản chỉ để lưu trữ trên hệ thống và không chuyển cho người


Lưu và chuyển người

Chỉ lưu trữ trên hệ thống

Chuyển văn bản


khác thì bạn nhấn vào nút để lưu văn bản. Lúc này văn

bản sẽ được lưu trên hệ thống và hiển thị trong mục “Lưu trữ”.

o Nếu muốn lưu và gửi văn bản đến người khác thì bạn đi thì nhấn chọn

nút . Tiếp theo, nhấn vào nút để chuyển văn bản

đến người khác.

Chuyển văn bản nội bộ đến lãnh đạo, chuyên viên hay phòng ban khác

Thực hiện thao tác chuyển tương tự chuyển văn bản đi.

1.5.2.Soạn văn bản nội bộ

Chức năng này tương tự như nút Thêm mới văn bản nội bộ.

1.5.3.Trả lời

Khi lãnh đạo, chuyên viên gởi văn bản nội bộ cho bạn, bạn sẽ vào chức năng

“Trả lời” để xem và xử lý.

- Trên thanh menu chọn “Văn bản nội bộ” chọn chức năng “Trả lời”.

Hoặc click vào “Trang chủ” “Nhắc việc” “Văn bản nội bộ”

“Chờ trả lời”

- Màn hình “Xem xét văn bản nội bộ” hiển thị như hình dưới



- Nhấn vào hình có mũi tên đỏ ở cột T/N trước văn bản nội bộ

muốn xem để tiếp nhận văn bản.

- Nhấn vào hình ở cột toàn văn để xem nội dung văn bản.

- Nhấn vào hình bút chì ở cột “Xử lý” để xử lý văn bản nội bộ.

- Nhập nội dung trả lời vào ô “Nội dung trả lời”.

- Nhấn vào “Tài liệu đính kèm” để gởi kèm File văn bản. (Thao tác gởi

kèm File đã hướng dẫn ở phần trên).

- Nhấn vào hình tam giác màu đen chỉ xuống ở ô “Tình trạng”, chọn tình

trạng của văn bản – “Đã hoàn tất” hoặc “Đang xử lý”.

- Nhấn vào nút “Lưu” để lưu vào hệ thống.

- Nhấn vào nút “Trở về”.

- Kết thúc thao tác xử lý văn bản nội bộ.

1.5.4. Báo cáo

Tương tự như mục văn bản đến nhưng lập báo cáo cho văn bản nội bộ.

1.5.5.Tra cứu


SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCMTương tự như mục văn bản đến nhưng tra cứu thông tin cho văn nội bộ.

1.6.HỒ SƠ CÔNG VIỆC

Hồ sơ công việc có chức năng như một bìa chứa các hồ sơ, dùng để phân loại và

lưu các văn bản vào trong đó.

1.6.1.Danh mục hồ sơ công việc

- Trên thanh menu, nhấn chọn “Hồ sơ công việc”.

- Nhấn chọn “Lập hồ sơ mới” (trong menu bên trái).

o Nhậpcác thông tin hồ sơ và nhấn nút “Lưu” để lưu hồ sơ công việc.

o Nhấn vào nút “Trở về” để kết thúc.

- Chỉnh sửa, xoá hồ sơ công việc

o Nếu muốn sửa đổi thông tin hồ sơ thì nhấn vào hình bút chì ở cột

“Sửa”. Sau khi chỉnh sửa xong nhấn chọn nút “Cập nhật”.



o Nếu muốn xóa hồ sơ công việc, click vào “X” ở cột “Xóa”.

- Thu thập văn bản vào hồ sơ:

o Click vào biểu tượng ở cột “Chỉnh lý”.

o Check chọn loại văn bản cần bổ sung vào hồ sơ như “Văn bản đến”

hay “Văn bản đi” hay “Văn bản khác”

o Nếu muốn thêm văn bản vào hồ sơ công việc thì click vào .

o Màn hình danh sách văn bản hiển thị, bạn check chọn văn bản muốn

bổ sung vào hồ sơ và nhấn nút . Sau khi chọn xong, bạn nhấn

nút .



- Xóa văn bản khỏi hồ sơ công việc: nhấn chọn hồ sơ đó ở cột “Chọn”,

sau đó Nhấn vào chữ ở lề bên phải.

1.6.2.Lập mới hồ sơ công việc

Tương tự như nút thêm mới hồ sơ công việc trong mục danh mục hồ sơ công

việc.

1.6.3.Báo cáo

Tương tự như chức năng báo cáo trong văn bản đến.

1.7.BIỂU MẪU


SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM- Là danh sách các biểu mẫu do phòng tin học cập nhật lên (Ví dụ: Mẫu

đơn xin nghỉ phép, Hợp đồng lao động, …).

- Nếu muốn cập nhật thêm biểu mẫu trong danh sách thì gởi biểu mẫu

mới đó cho phòng tin học để cập nhật thêm.

- Nhấn chọn chữ “Biễu mẫu” – Xem trong menu phía trên màn hình.


Documents

PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN eDMS