Phan Tich Thiet Ke He Thong Access

Bài tập lớn Access “QUẢN LÝ KHO” _________________________________________________________________________________

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

____QUẢN LÝ KHO____

LỜI MỞ ĐẦU Xã hội ngày càng phát triển, thông tin ngày càng trở nên phong phú, đa dạng và phức tạp. Sự bùng nổ thông tin đã thực sự trở nên một vấn đề cấp thiết cần giải quyết. Công nghệ thông tin (CNTT) ra đời và phát triển nhằm sử lý những vấn đề trọng đại đó. Ngày nay khó hình dung một ngành nghề hay một lĩnh vực nào mà công nghệ thông tin không chen chân vào.Một trong những lĩnh vực mà tin học thâm nhập vào sâu và thu được những thành tựu to lớn là lĩnh vực quản lý.Tin học trong lĩnh vực này góp phần đáng kể làm giảm nhẹ công sức tiền bạc. Và trong bài này chúng em xin giới thiệu chương trình quản lý kho bằng Microsoft access.Mặc dù cố gắng nhưng do hạn chế về mặt thời gian với những kiến thức còn non yếu về chuyên ngành quản lý nên bản báo cáo này còn nhiều thiếu sót.Rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô,các bạn để chương trình được hoàn thiện hơn. Để thực hiện chương trình này chúng em thực hiện theo: Chương 1: Một số vấn đề chung về hệ thống thông tin quản lý Chương 2: Khảo sát đề tài Đề tài: Quản lý kho Chương 3: Hệ thống các bảng Chương 4: Mô hình Query Chương 5: Hệ thống các form Chương 6: Hệ thống báo cáo Và Chương 7: thiết kế Macro

I. Tóm tắt về dự án:1. Mục đích dự án:

- Dự án nhằm xây dựng nên một hệ thống (phần mềm) trợ giúp cho việc quản lý thông tin của các kho hàng.-Thông tin hàng hóa, kho hàng được sử lý tập trung thuận tiện cho các công ty có thể quản lý sản phẩm của mình cũng như trong vấn đề xuất, nhập, thống kê sản phẩm…một cách nhanh chóng,chính xác.

2. Phạm vi ứng dụng:-Tập trung vào việc quản lý các kho hàng, với nhiều chủng loại mặt hàng khác nhau và tùy biến theo từng trường hợp cụ thể.-Dành cho các công ty/doanh nghiệp vừa và nhỏ.-Hệ thống quản lý nhiều kho hàng đặt ở nhiều nơi phục vụ cho 1 cửa hàng.

3. Nhật ký khảo sát :

1


-Theo khảo sát thực tế về nghiệp vụ của một hệ thống quản lý kho , chúng ta có thể nắm được quy trình công việc của hệ thống như sau:

+ Khi nhận được yêu cầu nhập hàng từ phòng thông tin gửi đến, người quản lý kho có trách nhiệm làm thủ tục nhập hàng theo hóa đơn, viết phiếu nhập kho .Kiểm tra và xác nhận các mặt hàng vừa nhập.Đưa số hàng vừa nhập vào kho .+Mỗi mặt hàng nhập về có thể được lưu trữ ở các kho khác nhau, một kho có thể lưu trư được nhiều mặt hàng khác nhau.+Khi phiếu yêu cầu xuất kho được gửi đến ,người quản lý kho kiểm tra lại số lượng sản phẩm cần xuất trong các kho và lập phiếu xuất kho, xuất các mặt hàng theo yêu cầu.+Nếu số lượng sản phẩm hiện có trong kho không đủ so với số lượng cần xuất.Người quản lý kho có thể ngừng chưa xuất sản phẩm và đề nghị nhập sản phẩm sau đó mới xuất đủ 1 lần theo yêu cầu.Hoặc có thể xuất số sản phẩm hiện có trong kho và tạo “Phiếu xuất thiếu”,sau đó tiếp tục xuất trả khi đủ sản phẩm.+Ngoài ra trong quá trình kiểm kê nếu sản phẩm nào đó hỏng hay tồn kho thì người quản lý kho có thể tạo “Phiếu xuất trả” để trả lại cho nhà cung cấp.+Một nhà cung cấp có thể cung cấp nhiều mặt hàng cho công ty và công ty nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau.+Hàng ngày người quản lý có trách nhiệm tổng kết các mặt hàng xuất nhập trong ngày.+Cuối tháng người quản lý kho tổng hợp các phiếu nhập kho-xuất kho hợp lệ để ghi lại vào sổ.Sau đó kiểm kê số lượng sản phẩm nhập xuất, số lượng hàng tồn, hàng hỏng.

4. Các hồ sơ :a.Phiếu nhập:

Phiếu nhập kho*****

Mã phiếu:….. Họ và tên người lập phiếu:……………………………………..

Họ và tên người giao:…………………………………………..Tên nhà cung cấp:………………………………………………Lý do nhập:…………………………………………………….Hóa đơn kèm theo:……………………………………………..Nhập tại kho số:………..

2


Địa chỉ kho:………………………………………………

Stt Tên sản phẩm Hãng sản xuất Số lượng Giá nhập Thành tiền . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Tổng tiền:………….-Tổng tiền (viết bằng chữ):…………………………………………….

Nhập, Ngày….tháng…năm……

Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng(Ký,Họ Tên) (Ký,Họ Tên) (Ký,Họ Tên)

b.Phiếu xuất:

Phiếu xuất kho

*****

Mã phiếu:…..Họ và tên người lập phiếu:……………………………………..Họ và tên người nhận:…………………………………………..Lý do xuất:…………………………………………………….Hóa đơn kèm theo:……………………………………………..Xuất tại kho số:………..Địa chỉ kho:………………………………………………

Stt Tên sản phẩm Hãng sản xuất Số lượng Giá Thành tiền . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Tổng tiền:………….

3


-Tổng số tiền(Viết bằng chữ):…………………………………………

Xuất, Ngày….tháng…năm……

Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng(Ký,Họ Tên) (Ký,Họ Tên) (Ký,Họ Tên)

II. Bảng phân tích xác định:1. Chức năng , tác nhân và hồ sơ dữ liệu:

Đông từ + Bổ ngữ Danh Từ Tác nhân ngoài và HSDL

Kiểm tra hàng Kho số 1,2…Nhập hàng Kho hàng HSDLXuất hàng Hàng HSDLTạo phiếu nhập Ban quản lý Tác nhân ngoàiTạo phiếu xuất Thủ kho HSDLKiểm kho Thủ quỹ HSDLLưu trữ người nhận Phiếu nhập HSDLLưu trữ nhà cung cấp Phiếu xuất HSDLBáo cáo nhập, xuất Báo cáo HSDL

2. Nhóm các chức năng theo mạch công việc:

Các chức năng Gộp nhóm chức năng

Gộp nhóm chức năng đỉnh

Kiểm tra hàng1.Nhập khoViết phiếu nhập

Ghi thông tin phiếu nhập Nhập hàng vào kho

4


Quản Lý KhoXác nhận hàng cần xuất 2.Xuất khoKiểm tra hàngLập phiếu xuấtLưu thông tin phiếu xuấtThống kê nhập kho

3.Thống kê hàng hóa

Thống kê xuất khoThống kê tồn & hỏngLập báo cáoTổng kết báo cáo

4.Quản lý thông tinPhương án nhập hàngLập báo cáo

3. Sơ đồ phân cấp chức năng:

4. Mô tả chức năng lá:

5


a.Nhập kho-Khi có hàng nhập theo yêu cầu nhập hàng từ công ty,người quan lý kho co trách nhiệm kiểm kê , xác nhận các mặt hàng .Sau đó lưu thông tin các mặt hàng vừa nhập vào cơ sở dữ liệu.-Các nhân viên kho phân loại theo từng sản phẩm để lưu trữ tại kho chỉ định.-Các phiếu nhập được lưu lai để báo cáo thống kê

b.Xuất kho-Xác nhận các mặt hàng theo phiếu yêu cầu xuất.-Kiểm tra số lượng , chất lượng của các sản phẩm.-Tạo phiếu xuất và lưu thông tin các mặt hàng vừa xuât trong cơ sơ dư liệu để báo cáo thồng kê-Xuất hàng chuyển cho bộ phận thu ngân làm hóa đơn .c.Thông kê hàng hóa-Thống kê số lượng nhập-Thống kê số lương xuất-Thống kê số hàng tồn kho.Có thể thống kê theo ngày hay theo một khoảng thời gian theo yêu cầu. d.Quản lý thông tin-Tổng kết các báo cáo nhập , xuất kho.-Đưa ra phương án nhập hàng hợp lý-Lập báo cáo.

5. Sơ đồ ngữ cảnh:

6


6. Ma trận thực thể chức năng:

Các chức năng

Các thự thể

Phiếu nhập

Dòng nhập

Phiếu xuất

Dòng xuất

Phương án nhập

Duyệt cấp P.X

Thống kê hàng

Tổng hợp

1.Nhập kho

C U U

2.Xuất kho

C R R

7


3.Thống kê hàng hóa

R R C R R

4.Quản lý thông tin

C R C R R U

III. Xác định sơ đồ luồng dữ liệu:1.Sơ đồ luồng dư liệu mức 0:

8


9


-Danh sách thực thể:a.Phiếu nhậpb.Nhập khoc.Phiếu xuấtd.Xuất hànge.Phương án nhập hàngf.Duyệt cấp phiếu xuấtg.Thống kê hàng hóah.Tổng kết

a.Sơ đồ Luồng dữ liệu của tiến trình “Nhập kho”:

a b c d e f g h1 C U U2 C R R3 R R C R R4 C R C R R U

10


b.Sơ đồ Luồng dữ liệu của tiến trình “Xuất kho”:

11


c.Sơ đồ Luồng dữ liệu của tiến trình “Thống kê hàng hóa”:

12


d.Sơ đồ Luồng dữ liệu của tiến trình “Quản lý thông tin”:

13


IV. Xây dưng mô hình khái niệm dữ liệu:1.Mô hình E-R và xây dựng cơ sở dư liệu vật lý: a.Xác định ma trân phụ thuộc hàm:

14


Phiếu xuất Phụ thuộc hàm

Mã phiếu

Ngày xuất

Người nhận

Đơn vị

Lý do xuất

Số CMTND

Kho

Mặt hàng

Đơn vị tính

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

15


Ghi chú

b.Xác định các thực thể và mối quan hệ:1.HÀNG(mã hàng,tên hàng,đơn vị,đơn giá,số lượng)2.PHIẾU NHẬP(số phiếu nhập,ngày nhập, mã kho,mã NCC,lý do nhập)3.PHIẾU XUẤT(số phiếu,ngày nhập, mã kho,mã khách, lý do xuất)4.DÒNG NHẬP(số phiếu nhập,mã hàng,số lượng nhập,giá nhập)5.DÒNG XUẤt(số phiếu xuất,mã hàng,số lượng xuất)6.NHÀ CUNG CẤP(mã NCC,tên NCC,địa chỉ NCC,Số điện thoại NCC,Email NCC)7.MÃ KHÁCH(mã khách,đơn vị,số CMTND)8.KHO(Mã kho, tên kho)

16


17


c.Vẽ sơ đồ khái niệm:

18


d.Mô hinh E-R:

19


V. Xác đinh luông hệ thống:1.Sơ đồ cho tiến trình “Nhập kho”:

Máy thực hiện 2 tiến trình 1.2 và 1.6:-Xử lý hàng khi có phiếu nhập hàng.-Xác định số lượng hàng trong kho:

Số lương hàng = số lượng hàng nhập + số lượng hàng tồn.

20


2.Sơ đồ cho tiến trình “Xuất kho”:

Máy thực hiện 2 tiến trình 2.4 và 2.5:-Sau khi phiếu xuaast được lập hợp lê, thủ kho xuất hàng theo phiếu xuất

3.Sơ đồ cho tiến trình “Thống kê hàng hóa”:

21


Máy thực hiện 2 tiến trình 3.1 và 3.2:-Tiến trình “Hàng nhập kho”:Xác dinh loại hàng và số lượng được nhập khớp với phiếu nhập hàng.-Tiến trình “Hàng xuất kho”:Kiểm tra số lượng các mặt hàng xuất khoTổng kết giữa số lượng xuất và nhập để cập nhật hàng tồn kho:

Hàng tồn = (hàng nhập kỳ trước + hàng nhập) +- hàng xuất

VI. Cơ sỏ dữ liệu:

1. Dòng nhập:

Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tảMaphieunhap Number Mã phiếu nhập

22


Masp Number Mã sản phẩmSoluongnhap Number Mã sản phẩm

Gia nhap Number Giá nhập

2. Dòng xuất:

Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tảMaphieuxuat Number Mã phiếu nhập

Masp Number Mã sản phẩmSoluongxuat Number Số lượng xuất

3. Hàng:

Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tảMasp AutoNumber Mã sản phẩmTenSP Text Tên sản phẩm

Thongtin Text Thong tin sản phẩmSoluong Number Số lượngDongia Number Đơn giá

Baohanh Number Bảo hành

5. Khách:

Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tảMakhach Text Mã kháchTenkhach Text Tên kháchDckhach Text Địa chỉ khách

Sodienthoaikhach Number Số điện thoại khách

6. Kho:

Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tảMakho AutoNumber Mã khoDckho Text Địa chỉ khoTenkho Text Tên kho

7. Người cung cấp:

23


Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tảMakho AutoNumber Mã người cung cấp

TenNCC Text Tên người cung cấpDcNCC Text Địa chỉ NCC

SodienthoaiNCC Text Số điện thoại NCCEmailNCC Text Email NCC

8. Phiếu nhập

Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tảMakho AutoNumber Mã phiếu nhập

Ngaynhap Date/Time Ngày nhậpMaNCC Number Mã NCCMakho Number Mã kho

9. Phiếu xuất:

Tên trường Kiểu dữ liệu Miêu tảMaphieuxuat AutoNumber Mã phiếu xuất

Ngaynhap Date/Time Ngày xuấtMakhach Number Mã kháchMakho Number Mã kho

24


VII. Sơ đồ quan hệ:

25


VIII. Một số giao diện của chương trình:1.Giao diện “Phiếu tạo nhâp”:

a. Giao diện “tạo phiếu nhập”:

26


b. Giao diện “Xem phiếu nhập”:

27


2. Giao diện “Phiếu xuất”:a. Giao diện “Tạo phiếu xuất”:

b.Giao diện “Xem phiếu xuất”

28


3. Giao diện “NCC – Khách”

29


a.Giao diện “Tìm NCC”

c. Giao diện “Thêm NCC”

30


4. Giao diện “Hàng”

31


a. Giao diện “Thêm thong tin sản phẩm”

b. Giao diện “Tìm kiếm sản phẩm”:

32


33


34

Documents

Phan Tich Thiet Ke He Thong Access