PHÂN TÍCH HỆ THỐNG & THIẾT KẾ HỆ · 2017. 6. 3. · PHÂN TÍCH HỆ THỐNG & THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐỀ TÀI: QUẢN LÍ SIÊU THỊ LOTTE MART Nhóm

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG & THIẾT KẾ HỆ

THỐNG THÔNG TIN

ĐỀ TÀI: QUẢN LÍ SIÊU THỊ LOTTE MART

Nhóm 2:

Mạc Thiệu Minh

Trần Minh Đức

Nguyễn Hoàng Long

I. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống:

KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG

Hệ thống: Quản lý siêu thị Lotte Mart.

Người lập: Nhóm 2 ( 16CĐ-CNTT03 )

Ngày lập: 31/03/2017

STT CHỦ ĐỀ YÊU CẦU NGÀY BẮT ĐẦU NGÀY KẾT THÚC

1 Quản lý hệ thống nhập hàng.

Tìm hiểu quy trình nhập và xuất hàng hoá.

31/03/2017 31/03/2017

2 Quản lý hệ thống bán hàng.

Tìm hiểu về

hoá đơn,

thông tin của

khách hàng và

giá cả của

những sản

phẩm.

31/03/2017 31/03/2017

3 Quản lý hệ thống hàng tồn

kho.

Tìm hiểu quy

trình xử lý

hàng tồn kho.

31/03/2017 31/03/2017

II. Kế hoạch và phiếu phỏng vấn:

1. Kế hoạch phỏng vấn lần 1:

KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN Người được hỏi :

Võ Thị Thảo Loan

Người đi phỏng vấn:

Mạc Thiệu Minh.

Địa chỉ:

469 Nguyễn Hữu Thọ, P. Tân Hưng, Q. 7, Tp.

Hồ Chí Minh.

Thời gian: 31/03/2017

Thời gian bắt đầu phỏng vấn: 14h00

Thời gian kết thúc phỏng vấn: 14h20

Đối tượng phỏng vấn là:

Nhân viên quản lí bán hàng.

Các yêu cầu được hỏi:

- Vai trò, vị trí, trình độ, kinh nghiệm của

người phỏng vấn.

Chương trình:

-Giới thiệu.

-Tổng quan về dự án.

-Tổng quan phỏng vấn.

Thời gian của từng đợt phỏng vấn:

- 01 phút

- 02 phút

- 03 phút

-Câu hỏi và trả lời.

-Ý kiến của người được hỏi.

-Kết thúc.

- 10 phút

- 03 phút

- 04 phút

( Tổng cộng thời gian phỏng vấn là 20 phút )

PHIẾU PHỎNG VẤN Dự án:

Quản lí siêu thị.

Tiểu dự án:

Quản lí quá trình bán hàng.

Người được hỏi:

Võ Thị Thảo Loan.

Thời gian: 31/03/2017

Người phỏng vấn:

Mạc Thiệu Minh.

Câu hỏi:

1. Khi mua hàng ở Lotte Mart, khách hàng có

quyền đổi trả hàng đã mua hay không?

- Có. Nếu khách hàng có hóa đơn tính tiền, và

thời gian đổi trả không quá 7 ngày kể từ ngày

thanh toán.

2. Quá trình thanh toán như thế nào?

- Trước tiên là sẽ quét mã vạch sản phẩm rồi

lưu vào hóa đơn, sau đó in ra hóa đơn cho

khách hàng.

3. Siêu thị sẽ thiết lập hóa đơn cho khách

hàng ra sao?

- Mỗi ngày, các nhân viên thuộc bộ phận bán

hàng cho phép nhân viên bán hàng lập hoá

đơn tính tiền cho khách hàng một cách nhanh

chóng. Đối với những khách hàng mua lẻ

hoặc số lượng ít thì hệ thống không cần lưu

thông tin mà chỉ lưu lại hoá đơn để bộ phận

kế toán thống kê. Đối với khách hàng mua

với số lượng nhiều hoặc là khách hàng thân

thiết thì nhân viên sẽ lưu lại thông tin của

khách và cấp cho khách một cái thẻ khách

hàng thân thiết với số điểm thưởng khoảng

7% giá trị hoá đơn mua hàng.

4. Siêu thị có nhận đặt hàng qua điện thoại

không?

-Có. Khách hàng có thể liên hệ với siêu thị

qua số điện thoại: (08) 37 754 169

hoặc hotline: 09 14 430 969

5. Siêu thị có những hình thức thanh toán

nào?

- Có 2 loại hình thức để thanh toán:

+ Thanh toán trực tiếp.

Khách hàng sẽ chọn hàng trực tiếp tại siêu

thị sau đó thanh toán tại quầy.

*Ưu điểm: Khi mua có thể xác định thời hạn sử dụng của món đồ, có thể trả hàng. *Khuyết điểm: Tốn nhiều thời gian và chi phí

+Thanh toán gián tiếp.

Khách hàng sẽ phải liệt kê cho nhân viên

bán hàng biết để nhân viên chuẩn bị hàng mà

khách yêu cầu. Sau đó hàng sẽ được chuyển

tới nhân viên giao hàng và giao đến tận nhà.

*Ưu điểm: Tiết kiệm thời gian.

*Khuyết điểm: Dễ thiếu sót trong quá trình

vận chuyển, không thể trả hoặc đổi hàng nếu

món hàng đó bị lỗi.

6. Trong hóa đơn gồm có những thông tin gì? - Gồm có:

Tên, mã và giá cả của sản phẩm, số tiền

khách trả và tiền dư, tên nhân viên và tên siêu

thị.

7. Dịch vụ giao hàng của siêu thị như thế

nào?

Hóa đơn từ 500.000vnđ trở lên thì sẽ được

giao hàng miễn phí trong nội thành và sẽ

được kèm theo hàng tặng (nếu còn).


KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN Người được hỏi:

Nguyễn Quốc Bảo.


Nguyễn Hoàng Long.

Địa chỉ:


Hồ Chí Minh.

Thời gian: 31/03/2017




Nhân viên quản lí nhập hàng



người phỏng vấn

Chương trình:

-Giới thiệu

-Tổng quan về dự án

-Tổng quan phỏng vấn

-Câu hỏi và trả lời

-Ý kiến của người được hỏi

-Kết thúc


- 01 phút

- 02 phút

- 03 phút

- 10 phút

- 03 phút

- 04 phút




Tiểu dự án:

Quản lí quá trình nhập hàng



Thời gian: 31/03/2017


Nguyễn Hoàng Long.

Câu hỏi:

1. Siêu thị quản lý quá trình nhập hàng như

thế nào?

2. Mặt hàng nhập về siêu thị sẽ do ai kiểm

soát?

- Căn cứ vào tình hình bán hàng ở siêu thị

hằng ngày, bộ phận kiểm kê sẽ thống kê lại tất

cả mặt hàng để biết được mặt hàng nào còn

hay đã hết. Từ đó đưa ra yêu cầu nhập hàng,

hoặc chuyển hàng từ kho ra quầy.

- Mặt hàng mới nhập về sẽ do nhân viên quản

lý phụ trách tin học lưu trữ các thông tin của

hàng hóa vào hệ thống quản lý.

3. Nguồn hàng được nhập từ đâu?

4. Quy trình xuất hàng hóa như thế nào?

5. Mỗi mặt hàng sẽ được phân biệt như thế

nào?

6. Trên mặt hàng sẽ bao gồm những thông tin

gì?

7. Trên phiếu kho có những thông tin gì?

- Nguồn hàng được nhập dưới 2 hình thức:

+ Đơn đặt hàng: Hợp đồng mua bán giữa siêu

thị và nhà cung cấp.

+ Hợp đồng trao đổi hàng hóa giữa siêu thị

với các doanh nghiệp khác.

- Nhân viên bán hàng chuyển hàng từ kho đến

quầy bán. Quầy bán sẽ trưng bày sản phẩm

nhiều mặt hàng có liên quan đến nhau, giúp

khách hàng thuận tiện trong việc mua sắm,

nhân viên bán hàng dễ kiểm kê hàng hóa.

- Mỗi mặt hàng sẽ được đánh một mã vạch.

Mỗi một mã vạch đều có mã số riêng để được

phân biệt với các loại hàng hóa khác. Một mã

bán hàng có độ dài theo cấu trúc của hệ thống

của mã vạch Barcode quốc tế đối với những

mặt hàng có in sẵn mã vạch của nhà sản xuất.

- Các thông tin gồm:

Mã vạch, giá bán, đơn vị tính, ngày sản xuất,

hạn sử dụng, số lượng, v…v…

- Gồm có:

Số lượng nhập, tên hàng, xuất hàng, ngày

nhập xuất, số thứ tự, v…v…


KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN Người được hỏi:



Trần Minh Đức

Địa chỉ:

Tại Lotte Mart


Hồ Chí Minh.

Thời gian: 31/03/2017




Nhân viên quản lí nhập hàng



người phỏng vấn

Chương trình:

-Giới thiệu

-Tổng quan về dự án

-Tổng quan phỏng vấn

-Câu hỏi và trả lời

-Ý kiến của người được hỏi

-Kết thúc


- 02 phút

- 02 phút

- 06 phút

- 10 phút

- 06 phút

- 04 phút




Tiểu dự án:

Quản lí hàng tồn kho.


Võ Thị Thảo Loan.

Thời gian: 31/03/2017


Trần Minh Đức

Câu hỏi:

1. Hàng tồn kho được chia làm mấy loại?

2. Hàng tồn kho do ai phụ trách xử lý?

3. Trên các mặt hàng tồn gồm có những thông

tin gì?

4. Khi gần hết hạn hoặc đã hết hạn thì siêu thị

xử lý hàng tồn kho như thế nào?

5. Siêu thị sẽ xử lý như thế nào nếu hàng tồn

- Được chia làm 2 loại:

+Hàng tồn kho gần hết hạn.

+Hàng tồn kho đã hết hạn.

- Do 2 bộ phận phụ trách:

+Tổ tin học: Thực hiện việc nhập và xuất dữ

liệu hàng tồn.

+Tổ mặt hàng: Báo cáo tình trạng hàng tồn

của siêu thị.

- Gồm có:

Mã vạch, ngày sản xuất, ngày hết hạn, số

lượng, giá bán, v…v…

- Đối với những mặt hàng sắp hết hạn, siêu

thị buộc phải giảm giá bán 50% các mặt hàng

đó hoặc mua 1 tặng 1. Nếu hàng đã hết hạn

thì siêu thị sẽ đem đi phân hủy hoặc tái chế.

Như vậy thì siêu thị mới tránh được tổn thất

và có thể thu hồi lại vốn.

- Nếu hàng tồn kho quá nhiều, siêu thị buộc

kho quá nhiều?

6. Siêu thị đã dùng biện pháp gì để quản lí

hàng tồn một cách hiệu quả?

phải chấp nhận một khoản thiệt hại để bán

được hàng. Các siêu thị có thể thuê các xe tải

nhỏ trong thời gian nhất định để sắp xếp các

sản phẩm của mình lên xe và trang trí thật bắt

mắt. Với cách làm này thì siêu thị vừa thu lại

lợi nhuận từ bán hàng trực tiếp, vừa có thể

quảng bá hình ảnh sản phẩm của mình đến

với khách hàng một cách trực quan nhất.

- Đầu tư công nghệ và nâng cao trình độ quản

lí kho.

- Thường xuyên kiểm kê hàng theo định kỳ.

- Sắp xếp hàng trong kho một cách khoa học

nhất.

- Luôn đảm bảo định mức tồn kho tối ưu.

III. Mô tả chi tiết hệ thống và một số biểu mẫu:

1. Mô tả chi tiết hệ thống:

a/ Quá trình nhập-xuất hàng:

Đầu tiên để nhập hàng thì Siêu thị phải dựa vào bảng báo giá của nhà cung

cấp và thống kê lại hàng tồn. Khi nhập hàng về , nhân viên quản lí phải kiểm tra

hàng, kí nhận , thanh toán , rồi cập nhật vào cơ sỡ dữ liệu, nhân viên phân loại

hàng , dán giá bán và đưa vào từng gian hàng theo chủng loại hàng. Sau đó nhân

viên sẽ chuyển mặc hàng đến khu vực được phân công. Trước khi các mặt hàng

xuất được kho, thì nhân viên sẽ kiểm tra mặt hàng, lập phiếu xuất kho

b/ Quá trình bán hàng:

Siêu thị gồm nhiều loại mặt hàng khác nhau(ví dụ: Mặt hàng thực phẩm, quần áo,

điện máy, mặt hàng gia dụng, mặt hàng đồ chơi trẻ em, dụng cụ học tập và các mặt

hàng làm đẹp,.v.v...Mỗi loại mặt hàng sẽ được dán báo giá khác nhau trên mỗi sản

phẩm để cho khách hàng biết rõ giá cả sản phẩm trước khi mua hàng và nhân viên

sẽ kiểm tra số lượng hàng, giá cả các mặt hàng ( quét mã vạch ), Lập hóa đơn

thanh toán. Sau đó nhân viên lưu hóa đơn thanh toán vào cơ sở dữ liệu để thống kê.

Từ đó bộ phận thống kê kiểm tra được các mặt hàng của siêu thị và trình lên ban

giám đốc.

c/ Quá trình quản lý hàng tồn:

Cuối ngày hay bất cứ khi nào có yêu cầu kiểm kê hàng tồn kho, bộ phận

kiểm kê sẽ tiến hành lập phiếu kiểm cho những mặt hàng cần phải kiểm kê. Đồng

thời đối chiếu với các phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn bán ra để biết số lượng hàng

hóa lưu thông như thế nào.

2. Hóa đơn mua hàng:

3. Phiếu nhập kho:

Form QT-OP-04/1

Nhà cung cấp: Mã số thuế:

Địa chỉ:

Điện thoại: Fax: Email:

PHIẾU GIAO NHẬN HÀNG HÓA

NOTE FOR DELIVERING/RECEIVING GOODS

Số phiếu:

Ngày:

Bản số: <1/2/3/4>

Người mua hàng: Lotte Mart Nam Sài Gòn

Địa chỉ: 469 Nguyễn Hữu Thọ, Phường Tân Hưng, Quận 7, TP HCM

STT Mã sản

phẩm

Tên sản phẩm

Đơn vị

tính

Số lượng

đặt

Số lượng giao

Số lượng thực nhận

Ghi chú

1

2

3

…

Đơn vị giao hàng

Chữ ký người nhận & kiểm hàng:

Ngày nhận hàng:

BO Ngành hàng Bảo vệ Người giao hàng

Chữ ký Chữ ký Chữ ký Chữ ký

Họ và tên Họ và tên Họ và tên Họ và tên

<Con mộc &

chữ ký của NCC>

4. Phiếu xuất kho:

Cửa hàng ……

PHIẾU TRẢ HÀNG NOTE FOR RETURN

Tên nhà cung cấp:………………….……....Mã nhà cung cấp:…….…… Tên quầy:.............................................................Mã quầy…..:…….……… Tên người đề

nghị:……………..................................................…….………………

STT Tên sản phẩm Mã sản phẩm Đơn vị Số lượng đề

nghị

Ngày trả

hàng

Ghi chú

1 2 3 4 5 6 7

Form QT - OP - 04/2

Số phiếu:

Ngày:

Lý do trả hàng:………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………

5. Sơ đồ ERD và lược đồ quan hệ:

+Sơ đồ ERD:

NHAP

CTNH

LAPPN

LAPPX

CTXH

XUAT

KHO

Makho

Tenkho

PHIEUNHAP

Maphieunhap

Ngaynhap

NHACUNGCAP

Manhacungcap

Tennhacungcap

Diachi

Tennvdd

...

KHACHHANG

Makhachhang

Tenkhachhang

Diachi

Donvi

...

PHIEUXUAT

Maphieuxuat

Ngayxuat

HANG

Mahang

Tenhang

Donvitinh

...

Đại diện NCC BO An ninh Bảo vệ Sup FM SM

Ngày: Ngày: Ngày: Ngày: Ngày: Ngày: Ngày:

Tên: Tên: Tên: Tên: Tên: Tên: Tên:

-SLN

-DVN

-SLX

-DVX

+Lược đồ quan hệ:

KHO ( Makho, Tenkho )

Tân từ : Mỗi kho sẽ được quản lý bằng một mã kho duy

nhất (Makho) ,từ mã kho ta sẽ biết được tên kho (Tenkho).

PHIEUNHAP ( Maphieunhap, Ngaylap, #Makho,

#Manhacungcap )

Tân từ : Quản lý nhập hàng hóa từ nhà cung cấp vào kho

hàng, được quản lý bằng phiếu nhập, mỗi phiếu nhập có mã

phiếu nhập duy nhất (Maphieunhap),từ mã phiếu nhập ta sẽ

biết được ngày lập phiếu (Ngaylap), mã kho hàng (Makho),

mã nhà cung cấp hàng hóa (Manhacungcap).

NHACUNGCAP ( Manhacungcap, Tennhacungcap, Diachi,

Donvitinh )

Tân từ : Mỗi nhà cung cấp hàng cho siêu thị sẽ được qui

định bằng một mã nhà cung cấp duy nhất

(Manhacungcap),biết được mã nhà cung cấp ta sẽ biết tên

nhà cung cấp đó (Tennhacungcap), Địa chỉ nhà cung cấp

(Diachi), và đơn vị tính hàng hóa (Donvitinh).

HANG ( Mahang, Tenhang, Donvitinh )

Tân từ : Mỗi mặt hàng sẽ được quản lý bằng một mã hàng

(Mahang), biết mã hàng ta sẽ biết được tên hàng (Tenhang),

và đơn vị tính (Donvitinh).

CTNH ( SLN, DVN, #Mahang, #Maphieunhap )

Tân từ : Chi tiết đơn hàng lúc nhập cần có các thông tin : số

lượng hàng hóa nhập vào kho (SLN), Đơn vị nhập (DVN),

mã hàng hóa đó (Mahang), và mã phiếu nhập hàng

(Maphieunhap).

PHIEUXUAT ( Maphieuxuat, Ngayxuat, #Makho,

#Makhachhang )

Tân từ : Mỗi khi siêu thị cần xuất hàng từ nhà kho đến

khách hàng, thì cần phải có phiếu xuất kho, phiếu xuất bao

gồm có thông tin mã phiếu xuất (Maphieuxuat), ngày xuất

kho (Ngayxuat), mã kho hàng (Makho), và mã khách mua

hàng (Makhachhang).

CTXH ( SLX, DVX, #Mahang, #Maphieuxuat )

Tân từ : Chi tiết xuất kho cần có các thông tin : số lượng

hàng hóa xuất kho (SLX), đơn vị xuất hàng hóa (DVX), mã

mặt hàng (Mahang), và mã phiếu xuất hàng (Maphieuxuat).

Documents

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG & THIẾT KẾ HỆ · 2017. 6. 3. · PHÂN TÍCH HỆ THỐNG & THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐỀ TÀI: QUẢN LÍ SIÊU THỊ LOTTE MART Nhóm