1

PHỤ LỤC VII/TDDN:

HƯỚNG DẪN TẠO LẬP KHOẢN VAY TRONG HỆ THỐNG SIBS

1. Áp dụng.

- Tài liệu này được sử dụng cho người mới tiếp cận hệ thống Silverlake Integrate Banking

System_SIBS, nó tạo cho người sử dụng biết cách tạo khoản vay, từ bước đầu tiên đến bước

cuối cùng. Nó chưa bao gồm qui định phê duyệt của Officers, Leaders cũng như công tác cập

nhật (maintenance).

- Công tác cập nhật_maintenance, điều chỉnh, xử lý lỗi, các bước giải ngân, thu nợ gốc, lãi,

phí đề nghị xem tài liệu đính kèm.

2. Giải thích một số thuật ngữ

CIF (Customer Information File): Hồ sơ thông tin khách hàng.

CIF number - Số CIF.

A/A (Application for Accommodation): Hồ sơ xin vay. Bản ghi hồ sơ xin vay lưu trữ

các thông tin về khách hàng vay như giới tính, ngày sinh, ngày thành lập, tình trạng hôn nhân,

thu nhập... và một thông tin rất quan trọng là giới hạn tín dụng đối với khách hàng.

A/A number: Số hiệu hồ sơ xin vay hay mã số tín dụng, sau đây thống nhất gọi là mã

số tín dụng. Mỗi khách hàng có một mã số tín dụng duy nhất, đại diện cho mối quan hệ tín

dụng của khách hàng với BIDV.

Facility - Hạn mức hay hợp đồng. Nếu facility không gắn với các sản phẩm (không tạo

tài khoản vay gắn với facility) thì gọi là hạn mức, còn nếu facility gắn với các loại sản phẩm

vay (loan type) và tạo tài khoản gắn với facility thì gọi là hợp đồng tín dụng. Facility lưu giữ

các thông tin cơ bản của một hợp đồng tín dụng như hạn mức, lãi suất, thời hạn...

ACF (Application for Credit Facility) number - Số hạn mức hay số hợp đồng vay vốn.

Normal Account: Tài khoản thông thường.

Main Account: Tài khoản chính.

Tranche Account: Tài khoản phụ.

Các tài khoản vay lưu trữ đầy đủ các thông tin cơ bản của khoản vay như: Hạn mức

được duyệt, hạn mức khả dụng, số dư gốc, lãi cộng dồn, lãi phạt, lãi suất, thời hạn, ngày đến

hạn trả gốc, ngày đến hạn trả lãi, ngày đáo hạn, lịch rút vốn, lịch trả nợ, các thông tin thống kê

về lịch sử khoản vay...

Lưu ý: Chỉ có tài khoản thông thường (normal account) và tài khoản phụ (tranche)

mới được phép thực hiện các giao dịch tài chính (giải ngân, thu nợ gốc, lãi...), còn tài khoản

chính được sử dụng để quản lý hạn mức

* Cấu trúc số A/A, ACF, Account:

- Cấu trúc AA gồm 15 ký tự như sau:

BBB-NNNNNNNNN-CCC

Trong đó: BBB ( 3 ký tự) - Mã chi nhánh.

NNNNNNNNN (9 ký tự)- Số CIF

CCC ( 3 ký tự) -Số chạy (sử dụng trong trường hợp tạo nhiều A/A).

2

- Cấu trúc Facility gồm 14 số như sau:

BBB/YYYY/NNNNNNN

Trong đó: BBB (3 ký tự) - Mã chi nhánh

YYYY (4 ký tự) - Năm

NNNNNNN (7 ký tự) - Số chạy sẽ bắt đầu lại vào đầu năm (chạy theo năm).

- Số tài khoản gồm 13 ký tự. Cấu trúc như sau:

BBB-PP-TT-NNNNNN-C

Trong đó: BBB (3 ký tự) - Mã chi nhánh

PP (2 ký tự) - Mã sản phẩm

Các mã sản phẩm được sử dụng trong tài khoản vay là:

80 – Tài khoản chính (Main)

81 – Tài khoản phụ (Tranche)

82 – Tài khoản thông thường (Normal Account)

NNNNNN (6 ký tự) – Số chạy

TT – Mã tiền tệ

C (1 ký tự) - Số kiểm tra.

Mô hình quản lý thông tin phân hệ tín dụng theo các cấp độ

CIF

CIF Number

Application

A/A Number

Facility (1)

Revolving Facility (2)

Multi currency

Facility (4)

Level 0

Main Account

A/C Number

Account

(Normal )

Account

A/C Number Account

(Normal)

A/C Number Account

A/C Number Tranche

Account

Facility (3)

Non-revolving

Account

(Normal)

Facility

Level 1

Facility

Level 1

Account

(Normal)

Account

(Normal)

3

3. Trình tự thực hiện tạo khoản vay

3.1 Tạo CIF.

Hệ thống SIBS cho phép nhập tất cả thông tin về khách hàng, khoản vay, kể cả khoản vay

bị huỷ bỏ, từ chối hay được phê duyệt.

Đối với khách hàng đến đặt quan hệ lần đầu với BIDV, ta vào menu Functional

Maintenance – CIF – CIF New Customer Maintenance để nhập mới CIF cho khách hàng.

Để tạo mới ta vào mục: CIF new customer maintenance, sau đó vào mục: Customer

information creation, nhấn enter. Màn hình sau sẽ hiển thị:

Nếu khách hàng là cá nhân, ta chọn “Yes”, không phải chọn “No”.

Nhấn “OK” màn hình sau sẽ hiển thị. Nếu là khách hàng đã có trong hệ thống, thì ta có thể

search by name: Ta nhập tên khách hàng và nhấn “Search”.

4

.

Ở màn hình này cho ta có các thông tin cơ bản để có thể truy cập xem các thông tin chi

tiết ở các Menu khác.

Nếu là khách hàng mới, hoặc search không thấy, thì ta nhấn “Add” để nhập mới. Màn

hình sau sẽ hiển thị:

5

Ta nhập các thông tin chi tiết ở màn hình CIF details (1) và CIF details(2). Sau khi hoàn

thành details (1) và details (2) là ta đã hoàn thành việc tạo CIF cho khách hàng.

Việc nhập thông tin khách hàng cá nhân hoặc doanh nghiệp là tương tự.

Chú ý: Tên khách hàng có thể trùng nhau, nhưng ID thì phải là duy nhất. Thông tin khách

hàng cũng như các thông tin khác được lưu giữ lâu dài trong hệ thống. Thông tin CIF cũng

phải được cập nhật thường xuyên.

Từ Mục CIF_module ta có các chức năng tạo mới, maintenance và vấn tin. Từ mục

“CIF inquiry”, ta có thể xem các thông tin tổng hợp về khách hàng _Summary, profitability,

summary, các thông tin blacklisted, thông tin tổng hợp các khoản tiền gửi, tiền vay, bảo lãnh.

Tham khảo tài liệu hướng dẫn về CIF để biết thêm chi tiết.

3.2 Tạo A/A_- Application for Accommodation.

Đường dẫn menu Maintenance Functional Maintenance Loan

Application Maintenance

Từ màn hình dưới đây, ta vào mục “Application maintenance” (80100) để “ Search”

theo customer mane hoặc customer number đã được tạo ra ở phần trên.

6

Sau đó nhấn “Add” để tạo mới A/A cho khách hàng mới. màn hình dưới đây sẽ hiển thị:

Nhập tên khách hàng mới hoặc Customer number vừa tạo ra ở mục CIF, sau đó nhấn

“Search”, hệ thống sẽ hiển thị màn hình dưới đây:

7

Từ đây ta nhấn “OK”, màn hình “88301 LN AA maintenance_add” sẽ hiển thị.

Phần phía trên màn hình là các thông tin được lấy từ CIF module, ta hoàn thành nốt

các thông tin ở phần tiếp theo. Ở góc trên bên phải màn hình là số A/A của khách hàng do

máy tự tạo ra..

Số A/A mới được

tạo bởi hệ thống.

Thông tin

tại cấp độ

CIF

8

Application Date Ngày nộp đơn xin vay, hệ thống ngầm định là ngày hiện tại.

Bank/Branch Hệ thống sẽ mặc định mã chi nhánh. Nếu bạn được quyền duy trì liên

chi nhánh, thì bạn được phép thay đổi mã chi nhánh. Nếu không mã chi

nhánh sẽ là 1 trường được hiển thị.

Officer Code Mã cán bộ quản lý khách hàng, đã được cài trong tham số hệ thống.

Working

experience(10a)

Đây là trường 10 ký tự. Nhập kinh nghiệm làm việc theo thời gian năm

hoặc tháng. Ví dụ: 10 năm

Cal. Specific

Provision

Tính dự phòng rủi ro cụ thể đối với khách hàng.

Date classified Ngày phân loại.

Car Code (1a) Nếu tài khoản được liên kết với Facility có một số kỳ chậm trả và đã

được phân loại, nhập CAR code của nó tại đây. Trường này ngầm định

là 10 - Không phân loại (Non classification).

Review Date Ngày xem xét lại đối với A/A này.

File Retention

(Years)

Số năm mã số tín dụng được lưu trử trong hệ thống. Giá trị hợp lệ là từ

“1” đến “9”. Nếu nhập giá trị “9” A/A sẽ được lưu giữ trong hệ thống

vô hạn.

Review

Remarks

Nhận xét về khách hàng khi xem xét lại.

Refinance from

(50a)

Nếu khách hàng được tái tài trợ từ bất cứ ngân hàng hay định chế tài

chính nào, thì nhập thông tin vào trường này.

Customer Limit Giới hạn tín dụng đối với khách hàng.

Currency Type Loại tiền xác định giới hạn tín dụng đối với khách hàng này.

SIC Code 1-4

(5a each)

Mã thông tin đặc biệt cung cấp cho người sử dụng để xác định các thông

tin bổ sung mới về khách hàng.

Đối với việc tạo mới A/A cho khách hàng thì trường bắt buộc phải nhập là giới hạn tín

dụng đối với khách hàng (customer limit) và mã cán bộ quản lý (Officer code):

Giới hạn tín dụng đối với khách hàng được hiểu là tổng mức dư nợ tín dụng tối đa quy

VNĐ mà Ngân hàng ĐT&PT Việt nam cấp đối với một khách hàng, bao gồm dư nợ cho vay,

số dư bảo lãnh, số dư L/C không phải ký quỹ, dư nợ cho vay chiết khấu, dư nợ cho vay thấu

chi.....Đối với khách hàng quan hệ tín dụng tại nhiều chi nhánh thì giới hạn tín dụng này bằng

tổng các hạn mức tín dụng từng chi nhánh cấp cho khách hàng.

Việc xác định giới hạn tín dụng đối với khách hàng BIDV sẽ có văn bản quy định sau.

Các trường khác tuỳ chọn không bắt buộc phải nhập.

Lưu ý: Giới hạn tín dụng (customer limit) được share cho các hạn mức, hợp đồng (facility),

nghĩa là với giới hạn tín dụng tại A/A là 10 tỷ thì có thể tạo nhiều facility cùng giá trị là 10 tỷ

nhưng tổng số dư nợ của tất cả các facility không quá 10 tỷ.

Việc thay đổi tăng hoặc giảm hạn mức này thì phải là người có đủ thẩm quyền mới

thực hiện được.

3.3 Tạo ACF (số hạn mức hoặc hợp đồng vay):

Từ Loan module, vào mục Application maintenance, sau đó khởi động Menu ID:80100_LN

Application maintenance.

9

Màn hình sau sẽ hiển thị:

Tại đây ta có thể Search theo ba tuỳ chọn sau:Customer name, Application number

hoặc CIF number. Sau khi nhìn thấy tên khách hàng hiển thị trên màn hình, ta nhấn “Facility”,

màn hình sau sẽ hiển thị:

10

Ta nhấn “Add” để tạo Facility mới:

Từ các options ở mục Facility code, product type, currency type ta chọn được các sản

phẩm phù hợp với loại sản phẩm của khoản vay. Số facility được hệ thống tự động tạo ra ở

góc trên bên phải màn hình.

Việc lựa chọn Facility code và Product type như sau:

11

- Các mã Facility (Facility code) từ 001 đến 023 là cho vay đối với các tổ chức tín dụng.

- Các mã Facility từ 101 đến 504 là cho vay đối với các tổ chức kinh tế và cá nhân.

- Các loại mã Facility sau gắn với tài khoản chính - phụ ( main – tranche):

+ 016 – CHO VAY NGAN HAN TCTD TAI KHOAN CHINH.

+ 107 – CHO VAY NGAN HAN TAI KHOAN CHINH.

+ 115 – CHO VAY TRUNG HAN TAI KHOAN CHINH.

+ 124 – CHO VAY DAI HAN TAI KHOAN CHINH.

+ 137 – CV DTT DAI HAN BIDV THANH VIEN TK CHINH.

+ 202 – CHO VAY KHNN TAI KHOAN CHINH.

+ 404 -CHO VAY UT CHINH PHU VON ODA TAI KHOAN CHINH.

Các loại Facility trên bao gồm 2 cấp độ tài khoản chính (Main Account) và tài khoản phụ

(Tranche Account) được thiết lập để phục vụ chuyển đổi dữ liệu đối với các hợp đồng tín

dụng ngắn hạn hạn mức, hợp đồng trung hạn, dài hạn, đồng tài trợ, cho vay KHNN và chỉ

định, cho vay ODA mà trong hệ thống cũ một hợp đồng tín dụng gồm nhiều khế ước (bảng

kê rút vốn). Các khế ước này khác nhau về loại tiền, về thời hạn trả và về lãi suất.

Đối với các hợp đồng tín dụng chuyển đổi sang loại Facility này thì tiếp tục sử dụng theo

cấu trúc tài khoản chính, phụ ( Main – Tranche)...

Trừ hợp đồng cho vay ngắn hạn hạn mức, các hợp đồng tín dụng tạo mới sau chuyển đổi

không sử dụng các loại facility trên mà chọn loại facility sử dụng tài khoản thông

thường (Normal Account) như sau:

Mã Loại Mô tả loại Facility

Facility Facility

001 CKGTCGTCTD TAI CHIET KHAU GTCG CAC TCTD

002 CCGTCGTCTD CAM CO GTCG DOI VOI CAC TCTD

011 CVTCTD NH CV NGAN HAN CAC TCTD TRONG NUOC

012 CVTCTD TH CV TRUNG HAN CAC TCTD TRONG NUOC

013 CVTCTD DH CV DAI HAN CAC TCTD TRONG NUOC

014 CVKHACTCTD CHO VAY KHAC CAC TCTD TRONG NUOC

015 CVTCTDNN CHO VAY CAC TCTD NUOC NGOAI

021 TCTDUTCVNH CV NGAN HAN VON UTDT TCTD TRONG NUOC

022 TCTDUTCVTH CV TRUNG HAN VON UTDT TCTD TRONG NUOC

023 TCTDUTCVDH CV DAI HAN VON UTDT TCTD TRONG NUOC

101 CVCHKHAU CHO VAY CHIET KHAU GIAY TO CO GIA

102 CVCAMCO CHO VAY CAM CO GIAY TO CO GIA

103 CVNHTCKT CHO VAY NGAN HAN THEO MON TCKT

104 CVNHHANMUC CHO VAY NGAN HAN HAN MUC

105 CVNHCANHAN CHO VAY NGAN HAN CA NHAN

106 CVUTBANCK CHO VAY UNG TIEN BAN CHUNG KHOAN

109 CVNHCBCNV CHO VAY NGAN HAN CBCNV (PMT CODE 0)

111 CVTHTCKT CHO VAY TRUNG HAN TCKT

112 CVTHCANHAN CHO VAY TRUNG HAN CA NHAN

113 CVTHLUONG CHO VAY TRUNG HAN THEO LUONG

121 CVDHTCKT CHO VAY DAI HAN TCKT

122 CVDHCANHAN CHO VAY DAI HAN CA NHAN

131 CVNHDTT-DM CHO VAY NGAN HAN DTT DAU MOI

132 CVTHDTT-DM CHO VAY TRUNG HAN DTT DAU MOI

133 CVDHDTT-DM CHO VAY DAI HAN DTT DAU MOI

134 CVNHDTT-TV CHO VAY NGAN HAN DTT THANH VIEN

135 CVTHDTT-TV CHO VAY TRUNG HAN DTT THANH VIEN

12

136 CVDHDTT-TV CHO VAY DAI HAN DTT THANH VIEN

201 CVKHNN&CD CHO VAY KHNN & CHI DINH

301 CVBBBLANH CHO VAY BAT BUOC BAO LANH

401 CVUTTTIEP CHO VAY UY THAC TRUC TIEP

402 CVUTCPHU CHO VAY UY THAC NHAN CHINH PHU

403 CVUTKHAC CHO VAY UY THAC KHAC

500 CVBVANG CH0 VAY BAO DAM GIA TRI THEO GIA VANG

501 CVCAMDO CHO VAY CAM DO

502 CVVONDB CHO VAY VON DAC BIET

503 CVTTCNO CHO VAY THANH TOAN CONG NO

504 CVKHAC CHO VAY KHAC

Lưu ý:

- Mỗi Facility tương ứng với một hợp đồng tín dụng ký với khách hàng. Đối với hợp

đồng cho vay ngắn hạn theo hạn mức hàng năm thì mỗi năm mở một facility cho khách hàng.

- Việc tạo Facility mà để trống loại sản phẩm (Product type) thì chỉ tạo ra được một

hạn mức bao gồm số tiền, thời hạn (Facility này không mở được tài khoản để giải ngân cho

vay đối với khách hàng).

Sau lựa chọn xong ta nhấn “OK”, màn hình tiếp theo sẽ hiển thị:

Tên trường Mô tả tên trường

ACF Number Số ACF (Số hạn mức vay hoặc số hợp đồng tín dụng). Số này có thể do

hệ thống tự động tạo ra hoặc được nhập thủ công do Ngân hàng quy định.

ACF Status Trường này ngầm định là "P" (pending -chờ phê duyệt) đối với facility

mới được nhập. Hệ thống có 4 trạng thái của facility:

„P‟ = Pending - Chờ phê duyệt

„A‟ = Approved - Đã phê duyệt

„R‟ = Rejected - Ngân hàng từ chối

„C‟ = Cancel - Khách hàng huỷ bỏ

Product Type Loại sản phẩm của facility được nhập khi tạo facility và mặc định ở đây.

13

Tên trường Mô tả tên trường

Date Applied Ngày khách hàng đề nghị (Ngày đáo hạn của hợp đồng được tính từ ngày

này + thời hạn của hợp đồng ). Hệ thống ngầm định là ngày hiện tại.

Currency Type Mã tiền tệ của facility được ngầm định ở đây.

Amount Applied Số tiền khách hàng đề nghị vay.

Purpose Code Mã mục đích của hợp đồng vay này. Các mã mục đích được thiết lập

trong tham số. Người sử dụng nhấn vào nút sọc xuống để lựa chọn mục

đích vay phù hợp.

Revolving/Non

revolving

Quay vòng/Không

quay vòng.

„R‟ = Revolving-Quay vòng (Multi-Account)

Một Facility tạo được nhiều account

„N‟ = Non-revolving-Không quay vòng (Only-Acc)

Một Facility chỉ tạo được 1 Account.

Available

Balance

Indicator

Chỉ số xác định số dư khả dụng: Nếu facility là không quay vòng thì số dư

khả dụng dựa trên: Original amount („O‟)-Số tiền duyệt vay ban đầu, Nếu

facility quay vòng thì số dư khả dụng dựa trên: Principal („P‟) -Dư nợ gốc

hay Outstanding Balance („S‟)- Số dư gộp (gốc+lãi).

Date sent for

approval

Ngày gửi hồ sơ của khoản vay để phê duyệt.

Rec. from

approval center

Ngày hồ sơ đề nghị vay nhận được từ trung tâm phê duyệt.

Date approved Ngày phê duyệt hợp đồng này.

Approved By Người có thẩm quyền phê duyệt khoản vay này. Mã của người có thẩm

quyền phê duyệt đã được xác định trong file tham số cấp phê duyệt.

Date of Offer Ngày thông báo cho người vay vốn về việc ngân hàng chấp nhận món vay.

Date Offer

Accepted

Ngày mà Facility chính thức được khách hàng chấp nhận. Ngày này chính

là ngày hợp đồng tín dụng của khoản vay được ký kết..

Tại màn hình này cán bộ Quản trị tín dụng chỉ nhập 2 trường bắt buộc là số tiền đề

nghị vay (Amount Applied ) và chọn đúng mục đích vay (Purpose code) và chuyển sang màn hình

Facility Details 2 -Chi tiết facility 2:

14

Tên trường Mô tả tên trường

Amount

Approved

Số tiền được duyệt cho khoản vay này được hiển thị từ “Số tiền khách hàng đề

nghị vay” từ màn hình trước. Số tiền được duyệt này có thể được thay đổi

nhưng phải ít hơn hoặc bằng số tiền đề nghị vay.

Facility

Limit

Hạn mức này được ngầm định bằng số tiền khách hàng đề nghị vay và có thể

được thay đổi

Available

Limit

Hạn mức khả dụng của facility (hợp đồng).

Available

Balance

Số dư khả dụng (số dư khách hàng còn có thể được sử dụng)

Interest

Base (1.0)

Cơ sở tính lãi cho hệ thống biết cách tính lãi đối với khoản vay này. Hệ thống

mặc định mã là: 8=Rest loan (tính lãi trên số dư nợ gốc kỳ trước).

Mode Of

Interest (1a)

Phương thức lãi cho khoản vay này. Trường này áp dụng cho khoản vay rest loan

và khoản vay chiết khấu. Nó quyết định xem khoản vay được tính lãi trên số dư của

ngày trước, tháng trước, quý trước, nửa năm trước hay năm trước. Hiện nay BIDV

áp dụng phương thức tính lãi là D: tính lãi theo số dư ngày hôm trước.

Year Base

(1a)

Hiện nay, BIDV áp dụng cơ sở năm là 2 (được mặc định trong tham số):

„2‟=Interest will be accrued on actual/360 days basis.

Lãi sẽ được cộng dồn trên cơ sở số ngày thực tế/360

Rate

Number

Mã lãi suất chủ được thiết lập trong tham số hệ thống. Hiện nay, phân hệ tiền

vay chưa sử dụng mã lãi suất chủ này.

Interest

Rate (7.4)

Lãi suất áp dụng cho facility này.

Term/Term

Code (3.0,

1a)

Kỳ hạn của facility này, tính bằng D-day hoặc M-month

„D‟=Ngày

„M‟=Tháng

Rate Review

Date

Ngày thay đổi lãi suất cho kỳ tiếp theo (áp dụng trong trường hợp dùng lãi suất

chủ). Nếu để trống thì khi lãi suất chủ thay đổi thì lãi suất của khoản vay sẽ thay

đổi theo. Nếu như muốn lãi suất thay đổi vào một ngày nào đó sau 6 tháng thì

nhập ngày cần thay dổi vào trường này.

Variance (%)/

Var Code

Biên độ dao động (phí cộng thêm) đối với khoản vay, áp dụng đối với khoản cho

vay lãi suất thả nổi và sử dụng lãi suất chủ.

Prime Rate

Floor (%)

Lãi suất sàn, lãi suất áp dụng cho khoản vay này không được nhỏ hơn trường lãi

suất này.

Prime Rate

Ceiling (%)

Lãi suất trần, lãi suất áp dụng cho khoản vay này không được lớn hơn trường lãi

suất này.

Rate review

term/code

Chu kỳ thay đổi lãi suất. Nếu lãi suất thay đổi hàng ngày thì ngày xem xét lãi

suất chủ bạn nhập giá trị “0” và các trường khác để trống. Nếu lãi suất thay đổi

6 tháng một lần, bạn nhập “6 M”. Nếu thay đổi 10 ngày một lần thì bạn nhập

10 D

Lưu ý: Trong màn hình này chỉ nhập 2 trường là lãi suất (Interest Rate) và thời hạn vay

(term/term code). Những thông tin này có thể thay đổi ở mức tài khoản. Các thông tin khác

hệ thống tự mặc định.

Hiện tại chưa sử dụng mã lãi suất chủ (Rate number) nên người sử dụng không kích nút

Calculate Interest Rate đồng thời các trường ngày thay đổi lãi suất, chu kỳ thay đổi lãi suất,

lãi suất trần, lãi suất sàn... không bắt buộc phải nhập.

Tiếp theo chuyển sang màn hình Facility Detail (3):

15

Tên trường Mô tả tên trường

Payment

Code.

Mã thanh toán (trường này được thiết lập sẵn trong tham số). Xem phần

thuật ngữ để hiểu rõ ý nghĩa từng giá trị.

Payment

freq/code

Chu kỳ (tần suất) trả gốc

„D‟=Days: Ngày

„M‟=Months: Tháng

Hệ thống sẽ đưa ra các giá trị mặc định từ tệp tham số loại khoản vay.

Int.payment

freq/code

Chu kỳ (tần suất) trả lãi, nhập số ngày hoặc số tháng thanh toán lãi, theo

các mã sau:

„D‟= Days-số ngày

„M‟= Months-số tháng

Payment

Amount

Số tiền thanh toán từng kỳ hạn trả. Nếu payment code là 0 thì số tiền này

bao gồm gốc và lãi cộng dồn. Đối với các payment code 1, 5, 6 thì

payment code là số tiền gốc.

Nếu bạn muốn hệ thống tính số tiền này nhấn chuột vào “Calculate

Payment-amount”.

Final Payment

Amount

Số tiền thanh toán kỳ cuối cùng nếu số tiền trả kỳ cuối trả khác với các kỳ

trước.

Late Charge

Code

Mã phí phạt chậm trả. Phải chọn mã phù hợp đã khai báo trong file tham

số cúa mã phí trả chậm.

Grace

Period/ Code.

Thời gian ân hạn. Nếu muốn hệ thống tự động thiết lập ngày trả nợ đầu

tiên dựa trên ngày giải ngân đầu tiên cộng với thời gian ân hạn thì nhập số

tháng hoặc ngày ân hạn ở đây. Mã thời gian ân hạn:

„D‟= Ngày

„M‟= Tháng

Expiry Date Ngày đáo hạn của hợp đồng này.

Processing Phí xử lý khoản vay.

16

Tên trường Mô tả tên trường

Fee

Legal Fee Chi phí về luật pháp.

Officer Code Mã cán bộ quản lý khoản vay (được thiết lập trong tham số hệ thống)

Share Limit

Ind

Yes = Y “Chia sẻ hạn mức”, hoặc No = N “Không chia sẻ hạn mức”

Áp dụng cho việc tạo nhiều cấp độ Facility.

Trong màn hình này, chỉ nhập trường tần suất trả nợ gốc và tần suất trả lãi

(Payment freq/code,In.t Payment freq/code) các thông tin khác được mặc định trong tham số

hệ thống và chỉ thay đổi khi có khác biệt.

Nếu muốn hệ thống tính toán số tiền trả nợ một kỳ hạn (payment amount) thì cán bộ

tín dụng kích vào nút “Calculate Payment-amount” (tính số tiền trả nợ).

Sau khi cán bộ tín dụng hoàn thành việc nhập các thông tin ở ba màn hình: Facility

detail (1), Facility (2) và Facility (3) – Click OK để hệ thống chấp nhận.

Tiếp theo, cấp có thẩm quyền (Trưởng, phó phòng Quản trị tín dụng) phải vào phê

duyệt Facility:

Tương tự như bước trên, vào menu 80100, tìm đến Facility cần phê duyệt, click Modify –

màn hình sau sẽ xuất hiện:

Người phê duyệt chuyển trạng thái Facility (ACF Status) từ P sang A, đồng thời nhập

toàn bộ thông tin phê duyệt (Approval Information): Nơi phê duyệt, các loại ngày phê

duỵệt…

Sau khi phê duyệt Facility chuyển sang phần tạo tài khoản.

Thông tin do

Officer nhập

17

Lưu ý: Một số chức năng liên quan đến Facility.

- Sau khi tạo Facility nếu hợp đồng vay có bảo đảm thì phải kết nối tài sản bảo đảm.

vào menu 80100 tìm đúng Facility cần kết nối tài sản bảo đảm click Function sau đó click

Link Collateral. (Xem tài liệu hướng dẫn nhập và kết nối tài sản bảo đảm).

- Để tạo Facility nhiều cấp độ (level), sau khi tạo xong 1 Facility, để tạo Facility cấp

độ dưới nó, vào menu 80100 chọn đúng Facility, click Function sau đó click Create Sub

Group và tiếp tục thực hiện các bước tạo Facility như trên.

- Mỗi Facility chỉ gắn với một loại tiền cụ thể, để tạo các tài khoản vay theo nhiều loại

tiền tệ khác nhau (kể cả Facility gồm tài khoản chính phụ Main – Tranche và Facility gắn với

tài khoản thông thường), chọn đúng Facility, click Function sau đó click Currency

Allowed sau đó Add loại tiền tệ cần mở tài khoản vay:

Màn hình bổ sung loại tiền:

Tạo Facility cấp

độ thấp hơn

Thêm loại tiền đối

với hợp đồng cho

vay đa tiền tệ

Officer kết nối

tài sản bảo đảm

18

3.4 Tạo tài khoản vay (Account)

Đường dẫn Menu Maintenance Functional Maintenance Loan Account Maintenance

Menu 80200 - LN Account Maintenance

Vào mục “Account maintenance”, tiếp tục vào mục “80200”, tìm kiếm khách cần tạo

tài khoản. Từ màn hình 80200, ta chọn “Select”, hệ thống sẽ hiển thị màn hình dưới đây:

19

Tìm kiếm theo số CIF hoặc tên khách hàng - Nhấn Select (chọn) – màn hình dưới đây sẽ hiển

thị:

Ở màn hình này ta chọn số ACF (Facility) thích hợp để tạo tài khoản mới. Click select hệ

thống sẽ hiển thị màn hình tiếp theo:

20

Từ đây, ta chọn “Quick A/C opening” để tạo tài khoản..

Ta nhấn “OK”. Hệ thống hiển thị màn hình tiếp theo:

Chọn loại sản phẩm và tiền tệ

thích hợp đối với hợp đồng

cho vay đa tiền tệ

21

Hệ thống tự động cập nhật thông tin từ hợp đồng (Facility) xuống cấp độ tài khoản. Đối với

màn hình này cần lưu ý nhập một số thông tin sau:

Org Loan Amount: Số tiền duyệt vay

Drawing limit: Hạn mức rút vốn.

Số tiền này hệ thống mặc định bằng hạn mức của hợp đồng (Facility), vì vậy đối với

cho vay ngắn hạn hạn mức (sử dụng Facility code 104) thì khi tạo từng Account tương ứng

với từng hợp đồng cho vay ngắn hạn cụ thể thì phải sửa số tiền này tương ứng với giá trị của

hợp đồng tín dụng ngắn hạn cụ thể.

Tranche Max Term code: Thời hạn tối đa của tài khoản phụ (tranche): Trường này chỉ

phải nhập khi tạo tài khoản chính Main Account.

Int. Paym Freq/Freq code: Tần suất trả lãi (1 tháng, 3 tháng...).

Payment Freq/Freq code: Tần suất trả gốc (1 tháng, 3 tháng...).

Loan Term/Term code: Thời hạn cho vay (tháng/ngày)

Interest Due Day/Date: Ngày đến hạn trả lãi đầu tiên

First Payment Day/Date: Ngày đến hạn trả gốc đầu tiên.

Lưu ý:

- Đối với sản phẩm cho vay chiết khấu, cầm cố thương phiếu, giấy tờ có giá thì không

cần phải nhập hai ngày trên (Hệ thống sẽ tự xác định trùng với ngày đáo hạn).

- Ngày đến hạn trả lãi đầu tiên hiện tại hệ thống đang mặc định là ngày 25 hàng tháng.

Nếu giải ngân trước ngày 15 thì ngày đến hạn trả lãi đầu tiên là 25 của tháng đó, nếu giải ngân

sau ngày 15 thì ngày đến hạn trả lãi đầu tiên là ngày 25 của tháng tiếp theo.

Đối với các hợp đồng cho vay mà ngày đến hạn trả lãi không phải là ngày 25 hàng

tháng hoặc tần suất trả lãi lớn hơn 1 tháng (3, 6 tháng) thì người sử dụng nhập ngày trả lãi

đầu tiên. Ví dụ, ngày 20/02/2004.

- Ngày đến hạn trả gốc đầu tiên: Đối với tài khoản cho vay ngắn hạn, trả nợ gốc một

Số TK hệ thống tự sinh ra

Ngày đến hạn trả lãi

đầu tiên

Ngày đến hạn trả

gốc đầu tiên

22

lần vào cuối kỳ thì không cần nhập ngày này (Hệ thống sẽ tự xác định bằng ngày giải ngân

đầu tiên + tần suất trả gốc).

Đối với các tài khoản cho vay trung dài hạn thì người sử dụng phải nhập ngày đến

hạn trả nợ gốc đầu tiên (kỳ trả đầu tiên theo hợp đồng).

- Các ngày đến hạn trả nợ gốc, trả lãi tiếp theo hệ thống sẽ xác định bằng ngày đến hạn

trả đầu tiên + tần suất trả gốc, lãi.

- Nếu hệ thống cảnh báo ngày đến hạn rơi vào ngày nghỉ thì người sử dụng phải điều

chỉnh ngày đến hạn. Ví dụ ngày đến hạn trả lãi đầu tiên là 25/04/2004 rơi vào ngày chủ nhật

thì người sử dụng phải điều chỉnh lại thành ngày 26/04/2004 là ngày thứ hai, nhưng trong

trường ngày trong tháng “day” thì nhập ngày 25 để hệ thống xác định ngày trả của các tháng

tiếp theo là ngày 25 hàng tháng.

Các trường khác hệ thống mặc định không phải nhập:

- Origination Date: Ngày tạo tài khoản, hệ thống ngầm định là ngày hiện tại.

- Interest Base: Cơ sở tính lãi - hệ thống mặc định là 8

- Mode of Interest: Phương thức tính lãi - Hệ thống mặc định là D: Daily

- Maturity Date: Ngày đáo hạn cuối cùng của tài khoản vay. Nếu để trống trường

này hệ thống tự tính bằng ngày giải ngân đầu tiên cộng với thời hạn cho vay.

Đối với khoản cho vay cầm cố, chiết khấu giấy tờ có giá nếu thời hạn cho vay lớn hơn

ngày đến hạn của giấy tờ có giá thì nhập ngày đáo hạn bằng với ngày đến hạn của giấy tờ có

giá. Ví dụ ngày vay là 01/06/2004 ngày đáo hạn của giấy tờ có giá là 16/07/2004 thì có thể

nhập thời hạn vay (loan term) là 2 M (2 tháng) và nhập ngày đáo hạn là 16/07/2004.

- Final Maturity date: Ngày đáo hạn cuối cùng (trong trường hợp sử dụng tài khoản

chính phụ).

Nhập thông tin ở màn hình Detail 2:

Lãi suất

Số tiền trả nợ

23

Màn hình Quick A/C opening detail (2):

- Cán bộ tín dụng kiểm tra lại lãi suất (Interest rate) do hệ thống kết xuất dữ liệu

từ hợp đồng tín dụng.

- Đối với tài khoản phụ (tranche account) thì phải nhập lãi suất.

- Nhập số tiền trả nợ từng kỳ (payment amount) và số tiền trả nợ kỳ cuối cùng (Final

payment amount). Người sử dụng có thể kích nút CALCULATE Payment-amount để hệ

thống tính số tiền trả nợ.

Các tài khoản vay trung dài hạn nếu số tiền tất cả các kỳ trả nợ bằng nhau, hoặc chỉ

khác kỳ cuối thì chỉ nhập số tiền trả nợ ở 2 trường payment amount và Final payment amount

ở trên, không phải nhập lịch trả nợ thay thế.

Lưu ý: Đối với những hợp đồng cho vay có lãi suất thay đổi, nếu được phép sử dụng mã lãi

suất chủ thì người sử dụng có thể nhập những trường sau:

Rate Number – Mã lãi suất chủ (chọn mã lãi suất chủ của chi nhánh).

Rate Variance – Phí

Rate Variance Code – Mã phí: Chọn „+‟

Rate Review date: Ngày đến hạn thay đổi lãi suất.

Rate review day: Ngày trong tháng xem lại lãi suất.

Rate review term/Code: Tần suất xem lại lãi suất/mã.

Các trường nhập để lấy thông tin về thay đổi lãi suất thủ công bởi người sử dụng:

+ Rate User Review Date: Ngày xem lại lãi suất bởi người sử dụng.

+ Rate User Review Day: Ngày trong tháng xem lại lãi suất bởi người sử dụng.

+ Rate User review Term/Code: Tần suất xem lại lãi suất bở người sử dụng (lãi suất

thay đổi 3 tháng, 6 tháng…).

Những trường nhập thông tin về thay đổi lãi suất ở trên chỉ mang tính thông tin tham

khảo. Tuy nhiên muốn tạo được báo cáo về các tài khoản đến hạn thay đổi lãi suất thì người

sử dụng phải nhập những thông tin trên.

3.5 Thay đổi thông tin tài khoản (Change account info)

Đối với tài khoản mới tạo trong ngày (trước khi chạy batch run cuối ngày) để thay đổi

thông tin tài khoản vào menu 80200 tìm tài khoản mới tạo kích vào nút Change A/C info (như

màn hình dưới):

24

Đối với tài khoản đang hoạt động thì sử dụng menu 80201 LN Account Function

Maintenance để thay đổi thông tin tài khoản:

Nhập số tài khoản kích nút Account Info để vào màn hình thay đổi thông tin tài khoản

như sau:

Trong mục thay đổi thông tin tài khoản có các màn hình chính như sau:

Màn hình 1 - Account Detail: Thông tin chi tiết tài khoản.

`

Trạng

thái tài

khoản

Mã thanh

toán

25

Payment code: Mã thanh toán

Hiện nay chỉ sử dụng 4 loại mã thanh toán sau:

0 - Số tiền trả từng kỳ bằng nhau gồm cả gốc và lãi cộng dồn.

Ví dụ: Nếu chọn mã thanh toán 0 thì nhập số tiền trả nợ (payment amount) là 500.000

thì hệ thống sẽ hiểu số tiền trả nợ trên bao gồm cả gốc và lãi (số lãi phải trả từng kỳ

giảm dần và gốc tăng dần và tổng số tiền trả nợ luôn bằng 500.000).

1 - Số tiền trả nợ từng kỳ gồm gốc bằng nhau, lãi tính trên số dư nợ thực tế (lịch

trả nợ gốc và lãi trùng nhau)

5 - Trả gốc và lãi một lần khi đến hạn.

6 - Trả gốc và lãi theo lịch riêng biệt (lịch trả nợ gốc và lãi khác nhau)

Lưu ý: Các mã thanh toán 0, 1, 5 lịch trả lãi trùng với lịch trả nợ gốc (chỉ cần nhập ngày đến

hạn trả gốc, không cần nhập ngày đến hạn trả lãi). Các mã thanh toán 2, 3 hiện tại không sử

dụng.

Việc chọn các mã thanh toán rất quan trọng nó ảnh hưởng tới số tiền trả nợ gốc và lãi trong hệ

thống vì vậy người sử dụng phải lưu ý chọn mã thanh toán thích hợp khi tạo tài khoản vay

hoặc tạo lịch trả nợ.

Màn hình 2 - Rate info: Thông tin về lãi suất khoản vay.

Màn hình 3 - Late charge Info: Thông tin về lãi phạt nợ quá hạn.

Số tiền trả nợ 1 kỳ Số tiền trả nợ kỳ cuối

Lãi suất

26

Lưu ý: Hệ thống mặc định mã lãi phạt nợ quá hạn là 50% lãi cho vay trong hạn. Nếu

tài khoản vay của khách hàng có lãi phạt nhỏ hơn 50% thì người sử dụng vào thay đổi

mã lãi phạt tại đây.

Màn hình 4 - Code: Các loại mã

Người sử dụng tại chi nhánh vào lựa chọn các loại mã theo đúng tính chất khoản vay:

Mã phòng tín dụng, mã mục đích khoản vay, mã cán bộ.

Lãi phạt trên gốc

Lãi phạt trên lãi

Mã phòng

Mã mục đích

Mã cán bộ

Mã tham gia (TK

cho vay đồng tài trợ)

Mã lãi phạt

Nợ QH

27

Màn hình 5 - Flags: Cờ tuỳ chọn

Nếu khoản vay có lịch trả nợ không đều thì chọn Lịch trả nợ thay thế (Alternate Payment

Schedule) là Yes.

Màn hình 6 – Dates&Payment Method: Ngày và phương thức thanh toán

Lịch trả nợ thay thế

Lãi suất thay thế

Tính ngày trả nợ đầu tiên dựa

trên ngày giản ngân đầu tiên Tính ngày trả lãi đầu tiên

Tính ngày trả gốc đầu tiên

Lịch giải ngân

28

Hiện nay, các sản phẩm đều đặt tự động tính ngày đến hạn trả lãi và ngày đến hạn trả nợ

gốc đầu tiên. Vì vậy, khi tạo tài khoản vay nếu người sử dụng đã nhập thủ công ngày

đến hạn trả lãi và ngày đến hạn trả gốc đầu tiên thì nếu vào thay đổi thông tin tài

khoản hệ thống sẽ báo lỗi.

Để khắc phục lỗi này thì người sử dụng vào màn hình Date&Payment Method –

(ngày và phương thức thanh toán):

- Chọn Calc 1st Payt Date on 1

st Rel là: No

- Calc 1 st Int Day/Date: Chọn N – User Manual

- Calc 1st Payt Day/Date: Chọn N – User Manual

- Xóa ngày 25 và ngày 15.

Màn hình 7 – Penalty Info: Thông tin về phí phạt

Thông tin về phí phạt: Màn hình này để nhập thông tin tính phí phạt trả trước nợ

gốc hoặc phí tất toán sớm khoản vay.

Màn hình 8 – NPL&Classification Info: Thông tin về nợ quá hạn và phân loại nợ.

29

Lưu ý: Người sử dụng không được thay đổi 4 chỉ số nợ quá hạn A, B, C, D (4 chỉ số này do

máy tự động xác định căn cứ vào ngày đến hạn trả gốc, lãi). Người sử dụng chỉ thay đổi thủ

công các chỉ số từ T đến Y. Việc thay đổi các chỉ số này sẽ phát sinh bút toán hạch toán trong

tài khoản tổng hợp tại GL.

Màn hình 9 – Insurance Info: Thông tin về bảo hiểm.

Thông tin về bảo hiểm khoản vay hiện không sử dụng.

Chỉ số nợ quá hạn

30

Màn hình 10 – MISC Info: Thông tin khác.

Các trường khoản vay cấp bù và cho vay có bảo đảm (Secured/Unsecured) chỉ

mang tính thông tin.

Màn hình 11 – Commitment Fee Info: Thông tin về phí cam kết.

Màn hình này nhập thông tin để tính phí cam kết.

Ngày bắt đầu

Ngày hết hạn giải ngân

Phí cam kết

Khoản vay cấp bù Khoản vay có bảo đảm

31

Màn hình 12 – Cancellation Fees Info: Thông tin về phí huỷ bỏ.

Màn hình này nhập thông tin về phí hủy bỏ.

3.6 Các chức năng phụ trợ khác

* Tạo lịch trả nợ thay thế: Sau khi chọn lịch cờ lịch trả nợ thay thế tại màn hình 5 (trang

28), người sử dụng vào tiếp tục vào màn hình sau (menu 80201) chọn mục lịch trả nợ thay thế

(Alternate Payment Schedule):

32

Một số thuật ngữ:

Payment Term: Số kỳ trả nợ.

Payment Made: Thực hiện trả nợ (trường này không phải nhập).

Payment Freq: Tần suất trả nợ gốc (3 tháng, 6 tháng…).

Payment Code: Mã thanh toán - Chọn các mã thích hợp (đã giải thích ở phần trên).

State Date: Ngày bắt đầu trả nợ của kỳ.

33

Lưu ý: Lịch trả nợ có thể nhập theo từng kỳ trả nợ, khi đó trường payment term nhập là 1,

hoặc có thể nhập gộp nhiều kỳ trả nợ (ví dụ: số tiền trả nợ các năm khác nhau, tần suất trả là 1

tháng thì có thể nhập trường payment term là 12 (12 kỳ), payment amount nhập số tiền trả của

1 kỳ, start date nhập ngày bắt đầu trả của kỳ đầu tiên trong 12 kỳ.

* Nhập lãi suất thay thế.

Lãi suất thay thế áp dụng trong trường hợp người sử dụng muốn nhập một lãi suất có

ngày hiệu lực trong tương lai (Đối với các tài khoản cho vay lãi suất thả nổi, người sử dụng

muốn nhập lãi suất mới trước ngày lãi suất có hiệu lực).

Sau khi chọn lịch cờ lãi suất thay thế tại màn hình 5 (trang 28), người sử dụng vào

tiếp tục vào menu 80201 chọn mục lãi suất thay thế (Alternate Rate).

Nhập lãi suất mới và ngày hiệu lực theo màn hình dưới đây.

* Nhập nguồn vốn cho vay:

Ngày hiệu lực lãi suất mới

Lãi suất mới

34

* Thay đổi lãi suất tài khoản vay:

Đối với khoản vay áp dụng lãi suất thả nổi, thì có thể thực hiện thay đổi lãi suất thủ công

bằng các menu sau:

- Menu: 80300 LN Rate Change By Account No – Thay đổi lãi suất theo tài khoản.

Màn hình sau sẽ hiển thị:

35

Menu: 80403 – Restructuring Loan Term Extension

Vào mục Loan Restructuring 2: Nhập lãi suất mới ở mục Interest Rate.

Lưu ý: Menu 80403 chỉ thay đổi lãi suất có hiệu lực đúng ngày, đối với các trường

hợp thay đổi lãi suất lùi ngày hiệu lực phải sử dụng menu 80300 ở trên.

_______________________________________________________

Nhập lãi suất

mới

Nhập ngày hiệu

lực lãi suất

Nhập lãi suất

mới

Dùng menu này có thể điều

chỉnh lãi suất lùi ngày