Upload
dian-p-tinambunan
View
571
Download
29
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Penerapan fungsi website forum atau situs komunitas pada perancangan suatu bentuk website baru dalam hubungannya dengan pembelajaran SAP dan sharing / berbagi permasalahan SAP akan dapat membantu meningkatkan interaksi antara teknikal sistem dan user yang lebih cepat, efisien (interaksi yang tidak berulang-ulang dan memakan waktu yang lama) serta mampu untuk merangsang pencapaian proses bisnis yang lebih terintegrasi lagi.Interaksi antara teknikal sistem dan user yang lebih cepat dan terintegrasi akan mendukung pencapaian dan percepatan proses aktivitas bisnis dan pengembangannya.
Citation preview
LAPORAN KERJA PRAKTEK
PADA WILMAR GROUP
MEDAN
Tanggal 09 November 2012 - 21 Desember 2012
Disusun Sebagai Salah Satu Syarat
Untuk Menyelesaikan Pendidikan Strata - 1 Program Studi Sistem Informasi
Oleh :
Dian P. Tinambunan
113303041012
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNOLOGI & ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS PRIMA INDONESIA
MEDAN
2012
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN KERJA PRAKTEK
PADA WILMAR GROUP
MEDAN
Tanggal 09 November 2012 - 21 Desember 2012
OLEH :
NAMA : DIAN P. TINAMBUNAN
NIM : 113303041012
Disetujui Oleh :
Pembimbing Perusahaan Dosen Pembimbing
Hadrian Kastanto Safrian Aswati, S.Kom., M.Kom.
Mengetahui :
Dekan Fakultas Ketua Program Studi
Teknologi dan Ilmu Komputer Sistem Informasi
Universitas Prima Indonesia Medan
Abdi Dharma, S.Kom. Safrian Aswati, S.Kom., M.Kom.
i
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmat-Nya kepada kita
sehingga kegiatan dan penyusunan laporan Kerja Praktek Lapangan di Wilmar International
Limited Medan, dapat berjalan dengan baik dan lancar.
Kerja Praktek Lapangan ini dibuat dan diajukan untuk memenuhi salah satu syarat
guna mencapai gelar Sarjana Komputer (S.Kom) di Fakultas Teknologi dan Ilmu Komputer
Universitas Prima Indonesia. Kerja Praktek Lapangan ini dilaksanakan untuk meningkatkan
pemahaman tentang aspek pemograman komputer bagi mahasiswa sehingga setelah lulus
dapat menjadi sistem analis yang mempunyai kompetensi dan mampu bersaing di dunia kerja.
Penulis menyadari bahwa pelaksanaan Kerja Praktek sampai dengan penyusunan
laporan Kerja Praktek dapat terlaksana dengan baik berkat kerjasama, bantuan, pengarahan
dan dukungan dari berbagai pihak, baik secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena
itu, pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada:
1. Bapak Prof. dr.Djakobus Tarigan, AAI, DAAK, selaku Rektor Universitas Prima
Indonesia.
2. Bapak Christnatalis, S.Kom, selaku Dekan Fakultas Teknologi dan Ilmu Komputer
Universitas Prima Indonesia Medan.
3. Bapak Safrian Aswati, S.Kom., M.Kom., selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Teknologi dan Ilmu Komputer Universitas Prima Indonesia Medan.
4. Bapak Safrian Aswati, S.Kom., M.Kom., selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak
memberikan pengarahan dalam menyelesaikan penyusunan laporan Kerja Praktek ini.
5. Bapak Hadrian Kastanto, Pembimbing di Wilmar International Limited yang telah banyak
memberikan pengarahan dalam menyelesaikan pelaksanaan Kerja Praktek.
ii
6. Segenap pegawai dan staf Wilmar International Limited Medan.
7. Segenap dosen, karyawan dan pengelola Program Sistem Informasi Universitas Prima
Indonesia.
8. Alm. Drs. Wilmar Tinambunan, ayahanda tercinta atas inspirasi dan kekuatan yang
mengilhami pencapaian pembelajaran konsep dan literatur bahasa.
9. Alm. Theresia Sihombing, ibunda tercinta atas inspirasi dan kekuatan yang mengilhami
kecintaan dan kesabaran untuk memulai dari hal-hal kecil.
10. Maria Nurhayati Butar-Butar, adinda tercinta yang mengajarkan kesabaran dan kesetiaan
untuk mencoba yang mudah memaklumi lalu memaafkan.
11. Saudara serta sahabat tercinta atas dukungan dan doa yang telah diberikan kepada penulis.
Rekan-rekan Mahasiswa Program Studi Sistem Informasi Universitas Prima Indonesia.
12. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu atas bantuan dan dukungan
yang diberikan, baik secara langsung maupan tidak langsung.
Semoga Tuhan Yang Maha Esa akan selalu memberkati dan membalas semua bantuan
yang telah diberikan kepada penulis. Penulis menyadari bahwa laporan PKL ini masih jauh
dari sempurna dikarenakan keterbatasan pengetahuan dan pengalaman penulis. Oleh karena
itu, penulis sangat mengharapkan adanya kritik dan saran yang membangun dari semua pihak.
Dengan segala kerendahan hati, semoga laporan PKL ini dapat bermanfaat bagi Almamater
dan mahasiswa seprofesi serta sejawat.
Medan, Maret 2012
Penulis
iii
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR ........................................................................................................... i
DAFTAR ISI ....................................................................................................................... iii
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................................ v
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ..................................................................................................... 1
1.3 Tujuan Kerja Praktek ............................................................................................ 2
1.4 Manfaat Kerja Praktek .......................................................................................... 3
1.5 Sistematika Penulisan Laporan Kerja Praktek ....................................................... 4
BAB II DESKRIPSI TEMPAT KERJA
2.1 Sejarah dan Perkembangan Wilmar ...................................................................... 6
2.2 Struktur Organisasi ............................................................................................... 9
2.2 Tugas dan Wewenang ......................................................................................... 11
2.3 Visi dan Misi Wilmar International Limited ........................................................ 14
2.3.1 Visi Wilmar International Limited .......................................................... 14
2.3.2 Misi Wilmar International Limited ......................................................... 15
2.4 Etika Bisnis Wilmar ............................................................................................ 15
iv
2.5 Logo Perusahaan dan Maknanya ......................................................................... 18
2.5.1 Logo Perusahaan .................................................................................... 18
2.5.2 Makna Lambang .................................................................................... 19
2.6 Kegiatan Selama Kerja Praktek ........................................................................... 20
2.7 Kendala Yang dihadapi dan Upaya untuk Memecahkannya ................................ 26
BAB III PEMBAHASAN MASALAH
3.1 Analisis Permasalahan ........................................................................................ 28
3.2 Analisis Sistem Berjalan ..................................................................................... 33
3.3 Analisis Sistem Usulan ....................................................................................... 39
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan ........................................................................................................ 47
4.2 Saran .................................................................................................................. 48
v
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Interaksi User dan Sistem Analis ................................................................ 1
Lampiran 2 Struktur Organisasi Proyek Wilmar ............................................................ 9
Lampiran 3 Struktur Organisasi Bisnis Proses Wilmar .................................................. 10
Lampiran 4 Struktur Organisasi Wilmar International Plantation .................................... 10
Lampiran 5 Dewan Direksi Wilmar ............................................................................... 13
Lampiran 6 Peta Wilayah Bisnis Wilmar ....................................................................... 14
Lampiran 7 Logo Perusahaan Wilmar ........................................................................... 18
Lampiran 8 Kegiatan Selama Kerja Praktek .................................................................. 20
Lampiran 9 Tampilan Akses SAP Wilmar melalui SSL-Explorer .................................. 27
Lampiran 10 SAP Support Feedback via Email ............................................................... 30
Lampiran 11 SAP Support Feedback via Program Pandion ............................................. 31
Lampiran 12 Tampilan Akses Masuk Website Bugtracker.NET ...................................... 32
Lampiran 13 Flowchart Proses Permintaan Kode Material Sistem Berjalan ..................... 34
Lampiran 14 Flowchart Proses Permintaan Service Number Sistem Berjalan .................. 36
Lampiran 15 Flowchart Proses Permintaan Kode Vendor Sistem Berjalan ...................... 38
Lampiran 16 Flowchart Proses Permintaan Kode Material Sistem Usulan ....................... 41
Lampiran 17 Flowchart Proses Permintaan Service Number Sistem Usulan .................... 43
Lampiran 18 Flowchart Proses Permintaan Kode Vendor Sistem Usulan ......................... 45
Lampiran 19 Surat Permohonan Kerja Praktek ................................................................ 49
Lampiran 20 Surat Jawaban Permohonan Kerja Praktek .................................................. 50
Lampiran 19 Nota Kesepahaman ..................................................................................... 51
vi
Lampiran 19 Lembar Bimbingan Kerja Praktek 01 .......................................................... 52
Lampiran 19 Lembar Bimbingan Kerja Praktek 02 .......................................................... 53
Lampiran 20 Daftar Penilaian Kerja Praktek ................................................................... 54
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sistem merupakan sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling
mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu
sistem akan dirancang oleh satu orang atau sekelompok orang yang membentuk tim.
Orang yang merancang sistem ini disebut Sistem Analis.
Gambar 1.1 Interaksi User dan Sistem Analis
Analis Sistem adalah seseorang yang bertanggung jawab atas penelitian, perencanaan,
pengkoordinasian dan merekomendasikan pemilihan perangkat lunak dan sistem yang paling
sesuai dengan kebutuhan organisasi bisnis atau perusahaan. Sistem analis memegang peranan
yang sangat penting dalam proses pengembangan sistem. Seorang sistem analis harus
memiliki setidaknya 4 (empat) keahlian dasar: analisis, teknis, manajerial dan interpersonal
(berkomunikasi dengan orang lain). Analis sistem atau sistem analis bisa pula menjadi
perantara atau penghubung antara perusahaan penjual perangkat lunak dengan organisasi
tempat ia bekerja dan bertanggung jawab atas analisis biaya pengembangan sistem, rancangan
usulan desain dan pengembangannya serta menentukan rentang waktu yang diperlukan.
Manajemen
User Sistem Analis Programmer
2
1.2 Tempat dan Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek
Dalam melaksanakan kerja praktek profesi sistem analis, penulis mengambil
perusahaan perkebunan kelapa sawit untuk dijadikan tempat penelitian, yaitu Wilmar
International Limited yang beralamat di B&G Tower Lantai 7-10 Jl. Putri Hijau No.10
Medan. Penulis melaksanakan kerja praktek di Wilmar International Limited dari tanggal 09
November sampai dengan 21 Desember 2012. Kerja praktek ini berlangsung dari hari Senin
sampai dengan hari Jumat, dimulai dari pukul 08.30 sampai dengan pukul 17.30.
1.3 Tujuan Kerja Praktek
Kerja Praktek lapangan bertujuan untuk membekali calon sistem analis dengan
wawasan, pengetahuan dan ketrampilan mengenai seluruh aspek dalam bidang keahlian
pemrograman, terutama yang berhubungan dengan bidang keahlian teknik pengolahan data,
teknologi komputer dan pemrograman komputer, aplikasi bisnis secara umum, pemecahan
masalah kompleks, komunikasi dan pembinaan hubungan kerja serta pemahaman
pengembangan sistem informasi sehingga dapat menghasilkan calon-calon sistem analis yang
siap terjun ke dalam dunia kerja profesinya.
Adapun tujuan Kerja Praktek lapangan adalah sebagai berikut:
1. Memenuhi mata kuliah kerja praktek dan persyaratan dalam mengambil mata kuliah
skripsi untuk menyelesaikan pendidikan Strata 1 pada fakultas Teknologi & Ilmu
Komputer program studi Sistem Informasi Universitas Prima Indonesia.
2. Mengenal lebih dalam tentang prosedur pengolahan data dan informasi secara baik
dan benar di dalam suatu sistem informasi.
3
3. Mengetahui secara langsung penerapan ilmu pengetahuan teori yang diperoleh pada
masa kuliah ke dalam lingkungan kerja serta hubungannya dengan perkembangan
teknologi.
4. Memberikan kontribusi perbaikan dalam operasional bisnis maupun interaksinya, serta
pengambilan keputusan dan perencanaan.
5. Mengukur tingkat manfaat ilmu pengetahuan yang dimiliki dalam berbagai kehidupan
masyarakat.
6. Memberikan sumbangsih pemikiran untuk mengevaluasi kinerja sistem yang
diterapkan dan memberikan alternatif perbaikan dalam meningkatkan efisiensi dan
efektivitas sistem.
7. Mengenal dan mengetahui secara langsung tentang profil manajemen perusahaan
sebagai salah satu penerapan disiplin dan pengembangan karier.
8. Meningkatkan hubungan kerjasama antara perguruan tinggi dan perusahaan.
9. Memperoleh wawasan tentang dunia kerja dalam meningkatkan pengalaman kerja
sehingga dapat menjadi tenaga kerja profesional nantinya.
10. Lebih dapat memahami konsep-konsep non-akademis di lingkungan kerja.
1.4 Manfaat Kerja Praktek
1.4.1 Manfaat Bagi Mahasiswa
1. Dapat memperoleh gambaran dunia kerja agar bisa menyesuaikan diri nantinya ketika
memasuki dunia kerja yang sebenarnya.
4
2. Dapat mengaplikasikan ilmu dan keterampilan yang telah diperoleh pada masa kuliah
dan sekaligus menambah wawasan dan pengalaman.
3. Dapat mengetahui perbandingan antara teori dan ilmu yang diperoleh selama
perkuliahan dengan praktek di lapangan.
4. Meningkatkan kedisiplinan dan tanggung jawab dalam perkerjaan.
1.4.2 Manfaat Bagi Akademik
1. Dapat meningkatkan kerjasama antara lembaga pendidikan khususnya Akademik
dengan Perusahaan.
2. Dapat mempromosikan keberadaan Akademik di tengah-tengah dunia kerja khususnya
Perusahaan Wilmar International Limited sehingga dapat mengantisipasi kebutuhan
dunia kerja akan tenaga kerja yang profesional dan kompeten.
1.4.3 Manfaat Bagi Perusahaan
1. Memberikan alternatif peningkatan interaksi respon pembelajaran dan permasalahan
penggunaan program SAP yang digunakan oleh Wilmar International Limited.
2. Membantu Instansi/Lembaga dalam menyelesaikan tugas sehari-hari selama Kerja
Praktek Lapangan.
1.5 Sistematika Penulisan Laporan Kerja Praktek
Penulisan laporan Kerja Praktek Lapangan dibagi atas 4 (empat) Bab, masing-masing
bab di bagi atas subbab dengan maksud agar laporan Kerja Praktek Lapangan dapat lebih
terperinci dan akan lebih mempermudah pemahaman.
5
Adapun sistematika penulisan laporan Kerja Praktek Lapangan ini adalah sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab ini penulis menguraikan Latar Belakang, Tempat dan Waktu Pelaksanaan
Kerja Praktek, Tujuan Peraktek Kerja, Manfaat Kerja Praktek, dan Sistematika Penulisan
Laporan Kerja Praktek.
BAB II DESKRIPSI TEMPAT KERJA PRAKTEK
Dalam bab ini penulis menguraikan Sejarah dan Perkembangan Wilmar, Profil
Manajemen Wilmar, Wilayah Bisnis Wilmar, Evolusi Proses Bisnis dan Segmentasi Pasar
Wilmar, Etika Bisnis Wilmar, Visi dan Misi, Nilai-Nilai Inti perusahaan, Kegiatan Selama
Kerja Praktek dan Kendala yang dihadapi serta Upaya untuk Memecahkannya.
BAB III PEMBAHASAN MASALAH
Dalam bab ini penulis menguraikan analisis permasalahan interaksi teknikal sistem
dan user, analisis sistem berjalan dan analisis sistem usulan pengembangan interaksi teknikal
sistem dan user.
BAB IV PENUTUP
Dalam bab ini penulis menguraikan Kesimpulan dan Saran mengenai dampak dan
pengembangan interaksi teknikal sistem dan user yang dapat diambil dari kegiatan Kerja
Praktek yang dilakukan di Wilmar International Limited Medan.
6
BAB II
DESKRIPSI TEMPAT KERJA PRAKTEK
2.1 Sejarah dan Perkembangan Wilmar
Sejarah dan perkembangan Wilmar Group dalam hubungannya dengan evolusi proses
bisnis dapat diuraikan sebagai berikut:
1981 1 Agustus 1979 Pendirian PT.Karya Prajona Nelayan (KPN sebagai pabrik es).
1983 Pabrik es mulai beroperasi.
1987 – 1988 Masuk ke bisnis minyak kelapa sawit dan mulai membangun pabrik PKO KPN
– Paya Pasir.
1989 – 1990 Mulai mengekspor Palm Kernel Oil (PKO) keluar negeri dengan perusahaan
trading di Hongkong.
1991 Membangun Pabrik PKO Bukit Kapur Reksa (BKR) – Dumai.
Membeli Sinar Alam Permai (SAP), pabrik refinery di Palembang.
Membangun pabrik Refinery di BKR.
KPN Group mulai memasuki bisnis perkebunan kelapa sawit di Padang.
1993 – 1994 Awal tahun 1993 refinery di BKR mulai beroperasi.
Pada masa ini, KPN Group mulai mengalami pertumbuhan yang pesat dan
hampir setiap tahun melakukan ekspansi di BKR & SAP. Pada akhir tahun
1995, China Cereal Oil dan Grain Company bergabung dengan KPN Group.
Tahun 1994 ADM Group dari Amerika Serikat ikut bergabung dengan KPN
Group.
7
1996 Membangun Pabrik di Kuala Tanjung (Multimas Nabati Asahan – MNA)
lengkap dengan pelabuhan dan melakukan ekspansi operasi bisnis ke Malaysia.
1998 – 2005 Mulai berekspansi ke pabrik kelapa sawit karena melihat adanya kesempatan
untuk merubah pabrik kelapa sawit menjadi industri besar.
Perkembangan bisnis yang cukup pesat dan melakukan ekspansi bisnis ke
Negara Asia, Eropa dan Afrika.
2000 Mulai mengembangkan dan memasarkan produk minyak goreng unggulan
Sania di Indonesia.
2002 Mendirikan area bisnis manufaktur pupuk.
2004 Memulai operasi bisnis Oleochemical.
2005 Membeli saham mayoritas di Jakarta Stock Exchange atas PT. Cahaya Kalbar
Tbk, produsen khusus minyak dan lemak untuk coklat, kakao gula-gula
industri, bakery dan kue bahan industri, dan industri makanan dan minuman.
2006 Berganti nama menjadi Wilmar International Limited pada tanggal 14 Juli
2006 setelah selesainya pengambilalihan kebalikan dari Ezyhealth Asia Pasifik
Ltd. Kembali tercatat di Bursa Efek Singapura pada tanggal 8 Agustus 2006
setelah latihan penempatan ekuitas sukses di S $ 0,80 per saham, yang
mengangkat sekitar US $ 180 juta. Akuisisi dari lima perusahaan perkebunan
dengan land bank gabungan dari 85.000 hektar di Kalimantan, Indonesia.
Akuisisi 25.000 hektar land bank oleh dua anak perusahaan yang ada. Akuisisi
perusahaan perkebunan dengan land bank seluas 30.000 hektar di Jambi,
Sumatera, yang 12.700 hektar telah ditanami.
8
2007 Menyelesaikan merger dengan perkebunan kelapa sawit Group Kuok, minyak
nabati, biji-bijian dan usaha terkait dalam sebuah kesepakatan senilai US $ 2,7
miliar, serta latihan restrukturisasi untuk memperoleh minyak nabati, minyak
sayur, biji-bijian dan bisnis terkait Wilmar Holdings Pte Ltd (WHPL),
termasuk kepentingan yang dimiliki oleh Archer Daniels Midland Asia Pasifik
(ADM) dan anak perusahaan dalam bisnis ini, untuk US $ 1,6 miliar.
Membentuk perusahaan patungan (Joint Venture) dengan Olam International
Ltd dan Group SIFC, salah satu perusahaan terbesar di Afrika agro-industri
kelompok dengan kepentingan yang signifikan di kelapa sawit, minyak biji
kapas, karet alam dan sektor gula di Afrika. Joint Venture tersebut bertujuan
untuk mengembangkan posisi kepemimpinan regional di sawit, gula karet
alam, minyak dan berpotensi di lain tanaman perkebunan pertanian di Afrika.
2008 Membentuk perusahaan patungan (Joint Venture) dengan Lemak Nizhny
Novgorod & Kelompok Minyak dan Ekspor Delta Pte Ltd ekspansi ujung
tombak di Rusia dan negara-negara CIS.
2010 Perluasan operasi bisnis ke bisnis gula melalui akuisisi Sucrogen Limited,
produsen gula terbesar mentah dan refiner di Australia, dan PT Jawamanis
Rafinasi, kilang gula terkemuka di Indonesia.
2011 Perluasan operasi bisnis ke bisnis gula melalui akuisisi PT Duta Sugar
International di Mill Indonesia dan Proserpine di Australia.
2012 Perluasan operasi bisnis kelapa sawit di Nigeria atas 2 company yaitu Biase
Plantation Limited dan Eyop Plantartion Limited serta di Ghana atas 1
company Benzo Oil Palm Plantation.
9
2.2 Struktur Organisasi
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Proyek Wilmar
10
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bisnis Proses Wilmar
Gambar 2.3 Struktur Organisasi Wilmar International Plantation
11
2.2 Tugas dan Wewenang
1. Project Sponsor and Steering Committee (Sponsor Proyek dan Komite Pengarah)
• Sponsor dan pimpinan proyek secara keseluruhan
• Pengambilan keputusan tertinggi badan proyek
• Menentukan arah proyek secara keseluruhan dan mendukung rencana pengelolaan
proyek
• Menentukan jadwal dan target serta menyelesaikan masalah - masalah kebijakan
• Memberikan arahan kepada Manajemen Proyek dan memantau kemajuan pekerjaan
terhadap rencana jadwal dan membuat penyesuaian yang diperlukan
• Bertindak sebagai Dewan Pengawas perubahan sistem
2. Global BPM Team (Tim BPM Global)
• Menyediakan masukan tentang persyaratan manajemen sistem
• Bertanggung jawab untuk meninjau dan menerima seluruh pencapaian sistem
3. Internal Audit (Audit Internal)
• Memberikan masukan audit sistem dan kontrol
4. Project Management (Manajemen Proyek)
• Bertanggung jawab atas keseharian manajemen dan operasional proyek
• Koordinasi seluruh tim dan memantau kemajuan
12
5. WCS Functional Team (Tim Fungsional WCS)
• Bertanggung jawab untuk memberikan modul fungsional sistem
• Menyediakan support atau dukungan kepada pengguna sistem
6. Wilmar Global Rollout Team (Tim Rollout Global Wilmar)
• Bertanggung jawab untuk memelihara kesinambungan prospek bisnis Wilmar Grup
serta perancangan peluncuran bisnis selanjutnya
7. Wilmar Functional Team (Tim Fungsional Wilmar)
• Bertanggung jawab untuk bekerja sama dengan Tim Fungsional WCS dalam
memberikan fungsional modul dan pencapaian sistem
• Bekerja sama dengan Tim Proses Bisnis dan menyediakan support atau dukungan
kepada pengguna
13
Dewan Direksi / Board of Directors Wilmar
Gambar 2.4 Dewan Direksi Wilmar
KUOK KHOON HONG (Chairman and Chief Executive Officer)
MARTUA SITORUS (Executive Director and Chief Operating Officer)
TEO KIM YONG (Executive Director)
KUOK KHOON CHEN (Non-Executive Director)
KUOK KHOON EAN (Non-Executive Director)
JUAN LUCIANO (Non-Executive Director)
YEO TENG YANG (Lead Independent Director)
LEONG HORN KEE (Independent Director)
TAY KAH CHYE (Independent Director)
KWAH THIAM HOCK (Independent Director)
14
Peta Wilayah Bisnis Wilmar
Cakupan Bisnis Global Wilmar mencakup lebih dari 176 group perusahaan Wilmar dengan
400 area bisnis manufacturing seperti terlihat pada gambar di bawah.
Gambar 2.5 Peta Wilayah Bisnis Wilmar
2.3 Visi dan Misi Wilmar International Limited
2.3.1 Visi Wilmar International Limited
Perusahaan kelas dunia yang dinamis di bisnis agrikultur dan industri terkait dengan
pertumbuhan yang dinamis dengan tetap mempertahankan posisinya sebagai pemimpin pasar
di dunia, melalui kemitraan dana manajemen yang baik.
15
2.3.2 Misi Wilmar International Limited
Menjadi mitra bisnis yang unggul dan layak dipercaya bagi stakeholder.
2.4 Etika Bisnis Wilmar
2.4.1 Definisi
Etika bisnis merupakan cara untuk melakukan kegiatan bisnis, yang mencakup seluruh aspek
yang berkaitan dengan individu, perusahaan dan juga masyarakat. Etika Bisnis dapat menjadi
standar dan pedoman bagi seluruh karyawan termasuk manajemen dan menjadikannya
sebagai pedoman untuk melaksanakan pekerjaan sehari-hari dengan dilandasi moral yang
luhur, jujur, transparan dan sikap yang profesional.
2.4.2 Etika Bisnis Perusahaan
1. Perusahaan memberikan kesempatan yang sama kepada karyawan yang memiliki
kemampuan untuk mengembangkan karirnya tanpa membedakan gender, senioritas
dan SARA.
2. Perusahaan memperlakukan karyawan sebagai asset yang berharga, karena itu perlu
dihargai dan ditingkatkan kompetensi dan karakter kerjanya.
3. Perusahaan membangun suasana keterbukaan dan komunikasi dua arah secara layak di
dalam masalah tugas dan tanggungjawab kerja.
4. Perusahaan memberi penghargaan kepada karyawan yang berprestasi.
16
2.4.3 Nilai – Nilai Inti (Core Values)
Dalam komitmennya untuk keunggulan, Wilmar dipandu oleh seperangkat nilai-nilai yang
mendefinisikan siapa dan cara bekerja.
ü Profesionalisme yang didasari rasa memiliki
ü Kerendahan hati yang didasari kesederhanaan
ü Integritas yang didasari kejujuran
ü Kerja keras yang didasari sinergi tim
ü Kepemimpinan yang berwawasan global.
2.4.4 Etika Kerja Karyawan (Employee’s Work Ethic)
A. Terhadap Perusahaan
1. Menjadi warga perusahaan yang baik, memiliki kemauan dan jujur dalam bekerja,
mentaati peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.
2. Menggunakan dan mengembangkan profesionalisme secara optimal untuk
kepentingan perusahaan.
3. Turut menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan secara bersama-sama
membangun budaya kerja yang baik
B. Terhadap Wewenang dan Jabatannya
1. Menggunakan wewenang dan jabatan dengan penuh tanggung jawab untuk
kepentingan perusahaan dan tidak untuk kepentingan pribadi seperti:
a. Melaksanakan kegiatan usaha dengan pihak-pihak yang memiliki kegiatan
usaha sejenis.
17
b. Melaksanakan kegiatan usaha dengan pihak-pihak yang telah dilarang
manajemen.
c. Melakukan perjanjian kerjasama usaha dengan pihak lain, baik tertulis maupun
tidak tertulis untuk memasok bahan atau menjual hasil produksi perusahaan
untuk kepentingan pribadi, tanpa persetujuan manajemen.
d. Menjalankan kegiatan usaha pribadi yang sejenis dengan kegiatan usaha
perusahaan.
2. Tidak menerima imbalan dalam bentuk apapun, baik langsung atau tidak langsung,
mengikat atau tidak mengikat dari pihak ketiga tanpa sepengetahuan dan persetujuan
perusahaan.
3. Menjaga dan menggunakan seluruh data, informasi dan fasilitas/asset perusahaan
untuk kepentingan perusahaan, bukan untuk kepentingan pribadi atau pihak-pihak
tertentu seperti:
a. Menunjukkan atau memberikan data atau informasi asli atau copy/soft copy
tentang kebijakan kinerja, system, organisasi, strategi, kebijakan, desain
project, dokumen legal dan keputusan penting kepada pihak luar tanpa
persetujuan manajemen.
b. Membocorkan data atau informasi yang belum ditetapkan manajemen dapat
dipublikasikan baik secara eksternal maupun internal kepada pihak lain, yang
dapat mempengaruhi nilai asset/saham perusahaan.
4. Bekerja atau memberikan konsultasi kepada perusahaan lain, baik yang berkompetisi
maupun yang tidak berkompetensi tanpa persetujuan manajemen.
18
5. Menjaga nama baik perusahaan melalui sikap dan perilaku, baik di dalam maupun di
luar perusahaan.
C. Terhadap Atasan dan Bawahan
1. Sebagai atasan menjadi panutan, pengarah dan pembimbing bawahan dan bertanggung
jawab atas perilaku, kinerja dan unjuk kerja bawahan di perusahaan.
2. Sebagai bawahan secara aktif mengembangkan diri dan mengekspresikan potensi
dengan arahan dari atasan.
3. Saling menerima, menghargai dan membina kerjasama (teamwork) dalam suasana
keterbukaan didasari ketulusan dan niat baik.
D. Terhadap Sesama Karyawan
1. Saling menghargai, mendorong semangat dan membina kerjasama dalam tugas dan
tanggungjawab masing-masing.
2. Mengembangkan integritas dan keterbukaan dalam membina hubungan yang harmonis
sebagai warga perusahaan.
2.5 Logo Perusahaan dan Maknanya
2.5.1 Logo Perusahaan
Gambar 2.6 Peta Wilayah Bisnis Wilmar
19
Nama wilmar merupakan singkatan dari 2 nama, yaitu William, nama panggilan
Kuok Khoon Hong, dan Martua, dari Martua Sitorus.
Martua Sitorus (Thio Seng Hap atau Ahok) adalah pendiri Wilmar International Limited
berasal dari Siantar, Sumatera Utara. Beliau adalah lulusan di bidang ekonomi dari
Universitas HKBP Nommensen, Medan, Sumatera Utara. Pada akhir tahun 1980-an. Martua
Sitorus menjalin kemitraan dagang dengan Kuok Khoon Hong. Pria berusia 57 tahun ini
adalah keponakan Robert Kuok, raja bisnis gula dan properti Malaysia. Keduanya sepakat
untuk mengembangkan bisnis bersama-sama. Mereka berdua adalah pemilik signifikan
Wilmar Holdings Pte Ltd (perusahaan holding Wilmar International Ltd). Keduanya berbagi
tugas, Kuok Khoon Hong sebagai chairman & CEO dan Martua sebagai chief operating
officer (COO) Wilmar International Ltd.
2.5.2 Makna Lambang
Makna lambang logo perusahaan memiliki 4 identitas:
1. Huruf “W” pada bagian atas logo, merupakan inisial nama Wilmar
2. “Wilmar” pada bagian tengah logo, merupakan singkatan 2 nama pendiri perusahaan
Wilmar International Limited, yaitu William Kuok dan Martua Sitorus.
3. “Excellent” pada bagian bawah logo, yang berarti “unggul”, merupakan semboyan
langkah bisnis untuk semaksimal mungkin memenuhi keinginan konsumen dan
unggul dalam persaingan.
4. “Trustworthy” pada bagian bawah logo, yang berarti “terpercaya” yang menjadi
semboyan citra perusahaan untuk menjadi mitra terpercaya dalam dunia bisnis dan
masyarakat.
20
2.6 Kegiatan Selama Kerja Praktek
Kegiatan yang penulis lakukan selama melaksanakan Kerja Praktek di Wilmar International
Limited adalah sebagai berikut:
No. Tanggal Kegiatan Bidang Paraf
1. 09 Nov 2012 Mengamati cara kerja sistem analis SAP Program SAP
2. 12 Nov 2012 Menginstal program SAP dan konfigurasi aplikasi
server
Program SAP
3. 13 Nov 2012 Menginstal program Pandion dan konfigurasi
aplikasi server
Program SAP
4. 14 Nov 2012 Mengenal dan menggunakan program SAP Program SAP
5. 15 Nov 2012 Mengenal dan menggunakan task bugtracker WCS Program SAP
6. 16 Nov 2012 Extend Material Trade & Non Trade (MM01)
Change Material Master (MM02)
Display Material Master (MM03)
View Material Master List on Report
(ZMM_MATERIAL)
Program SAP
7. 19 Nov 2012 Create – Extend Vendor (MK01)
Edit Vendor Details (MK02)
Display Vendor Details (MK03)
View Vendor on Report (ZMM_VENDOR)
Program SAP
21
8. 20 Nov 2012 Create Service (AC01)
Edit – Delete Service Details (AC02)
Display Service Details (AC03)
View Service on Report (AC05)
Program SAP
9. 21 Nov 2012 Create Purchase Requisition for Stock (ME51N)
Create PR for Cost Centre (ME51N)
Create Purchase Requisition for Asset (ME51N)
Create Purchase Requisition Service (ME51N)
Display Purchase Requisition (ME53N)
Edit - Delete Purchase Requisition (ME52N)
Release/Cancel Release PR (ME55)
View Daily PR on Report (ZMM_PUR_PR1)
Program SAP
10. 22 Nov 2012 Create Request for Quotation (ME41)
Display Request for Quotation (ME43)
Edit - Delete Request for Quotation (ME42)
Maintain Request for Quotation (ME47)
Program SAP
11. 23 Nov 2012 Create Purchase Order from PR Stock (ME21N)
Create PO from PR Cost Centre (ME21N)
Create PO from PR Asset (ME21N)
Create PO from RFQ (ME21N)
Create PO Outstanding for Stock (ME21N)
Program SAP
22
Create PO Outstanding for Cost Centre (ME21N)
Create PO Outstanding for Asset (ME21N)
Create PO Service (ME21N)
Display Purchase Order (ME21N)
Edit - Delete Purchase Order (ME22N)
Release/Cancel Release PO (ME28)
View Purchasing Document per Tracking Number
on Report (ZMM_PUR_PO1)
12. 26 Nov 2012 Create Goods Receipt PO (MIGO)
Create Goods Receipt STO (MIGO)
Display Header Text and Message Output Print GR
(MB03)
Edit Header Text and Message Output Print Goods
Receipt (MB02)
Print Goods Receipt (MB90)
Cancellation GR (MIGO)
Program SAP
13. 27 Nov 2012 Create Goods Issue for Cost Centre – 201 (MIGO)
Create Goods Issue for Asset – 241 (MIGO)
Create Goods Issue Scrapping – 551 (MIGO)
Display Goods Issue (MIGO)
Display Header Text and Message Output Print
Goods Issue (MB03)
Program SAP
23
Edit Header Text and Message Output Print Goods
Issue (MB02)
Print Goods Issue (MB90)
Cancellation Goods Issue (MIGO)
14. 28 Nov 2012 Create Create TP Material to Material - 309 (MIGO)
Create TP Storage to Storage - 311 (MIGO)
Create TP Plant to Plant – 303 (MIGO)
Create TP Plant In Storage In Plant – 305 (MIGO)
Display Goods Issue (MIGO)
Display Header Text and Message Output Print
Goods Issue (MIGO)
Edit Header Text and Message Output Print Goods
Issue (MB02)
Cancellation Transfer Posting (MIGO)
Program SAP
15. 29 Nov 2012 View Daily Stock Movement on Report
(ZMM_MOVEMENT)
View Stock on Posting Date on Report (ZMB5B)
Program SAP
16. 30 Nov 2012 Create AFCE (ZAFCE)
Display AFCE (ZAFCE)
Program SAP
17. 03 Des 2012 Edit - Delete AFCE (ZAFCE)
Print AFCE (ZAFCE)
Release/Cancel Release AFCE (ZAFCE)
Program SAP
24
18. 04 Des 2012 View Control AFCE1 on Report (ZMM_AFCE1)
View Control AFCE2 on Report (ZMM_AFCE2)
Program SAP
19. 05 Des 2012 Create Vehicle Running Activity (ZVRA)
Display Vehicle Running Activity (ZVRA)
Program SAP
20. 06 Des 2012 Maintain VRA (ZVRA_ACTVT)
Delete/Undelete VRA (ZVRA_ACTVT)
Program SAP
21. 07 Des 2012 View VRA Yearly Balances on Report (ZVRA01)
View VRA Monthly Balances on Report (ZVRA02)
Program SAP
22. 10 Des 2012 Create Contract (ZCONT)
Display Contract (ZCONT)
Edit Contract (ZCONT)
Delete/Undelete Contract (ZCONT)
Program SAP
23. 11 Des 2012 Create PR Seeds (ME51N)
Display PR Seeds (ME53N)
Edit PR Seeds (ME52N)
Delete/Undelete PR Seeds (ME52N)
Program SAP
24. 12 Des 2012 Create PO Seeds (ME21N)
Display PO Seeds (ME23N)
Edit PO Seeds (ME22N)
Delete/Undelete PO Seeds (ME22N)
Program SAP
25. 13 Des 2012 Create Good Receipt PO Seeds (MIGO) Program SAP
25
Display Good Receipt PO Seeds (MIGO)
Cancellation GR PO Seeds (MIGO)
26. 14 Des 2012 Create Good Issue Seeds (MIGO)
Display Good Issue Seeds (MIGO)
Program SAP
27. 17 Des 2012 Create GR without PO (MIGO) Program SAP
28. 18 Des 2012 Transfer Posting Pre Nursery to Main Nursery
(MIGO)
Program SAP
29. 19 Des 2012 Double Ton (MIGO)
Culling Main Nursery (MIGO)
Program SAP
30. 20 Des 2012 Good Issue Intern Sales - 9D0 (MIGO)
Good Issue Main Nursery (MIGO)
Program SAP
31. 21 Des 2012 View Nursery on Report (ZMM_NURSERY) Program SAP
Medan, 02 Maret 2012
Diketahui
26
2.7 Kendala Yang dihadapi dan Upaya untuk Memecahkannya
Selama penulis melaksanakan Kerja Praktek di Wilmar International Limited, penulis
mengalami beberapa kendala atau hambatan, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Kendala yang penulis hadapi dalam mendapatkan konfirmasi izin akses administrasi,
yaitu pelaksanaan Kerja Praktek yang memerlukan akses pada objek proses bisnis
tertentu yang mengharuskan adanya izin akses administrasi dari Wilmar Plantation
PGA Head dan HRD Head yang berkedudukan di kantor Wilmar International
Plantation di Gedung Multivision Tower, Jakarta Selatan.
2. Waktu untuk melaksanakan Kerja Praktek yang sangat terbatas dikarenakan penulis
diharuskan untuk menyelesaikan pekerjaan harian profesi sistem analis untuk support
penggunaan sistem SAP untuk seluruh user Wilmar Indonesia, penyelesaian proses
testing dan dokumentasi blueprint atas konfigurasi sistem SAP untuk proyek Nigeria,
training power user yang memperbantukan profesi sistem analis untuk proyek Papua
serta aktivitas internal meeting untuk pengembangan sistem SAP.
3. Dokumentasi proses bisnis dan proses-proses sistem SAP di Wilmar yang masih
belum tersedia secara lengkap dan menyeluruh untuk keperluan training user dan
pembelajaran penggunaan transaksi-transaksi sistem aplikasi SAP.
Untuk mengatasi kendala-kendala yang penulis hadapi, penulis berusaha untuk:
1. Mengajukan permohonan konfirmasi izin akses administrasi pada objek-objek proses
bisnis Wilmar tertentu ke Wilmar Plantation PGA Head dan HRD Head melalui
proses pengiriman email yang berulang dan berkelanjutan hingga izin akses
administrasi telah penulis dapatkan.
27
2. Penulis berusaha untuk menyelesaikan dokumentasi Kerja Praktek pada jam kantor
dan juga di luar jam kantor Wilmar sampai pada waktu dini hari di rumah untuk dapat
memberikan prioritas utama pada list pekerjaan yang diberikan oleh manajemen
Wilmar.
3. Dikarenakan dokumentasi sistem aplikasi SAP di Wilmar yang masih belum tersedia
secara lengkap dan menyeluruh dan juga keterbatasan waktu pelaksanaan kerja
praktek, penulis berusaha melakukan dokumentasi langsung dari sistem aplikasi SAP.
Untuk dapat melakukan akses sistem aplikasi SAP melalui internet, penulis
menggunakan modem Smartfren dan berusaha untuk mendapatkan akses user SSL-
Explorer https://webssl.wilmar-international.com/showLogon.do.
Akses SSL-Explorer Wilmar merupakan akses sistem aplikasi SAP Wilmar yang
berjalan melalui jaringan internet dengan account user yang dibatasi pada manajemen
user tertentu saja.
Gambar 2.7 Tampilan Akses SAP Wilmar melalui SSL-Explorer
28
BAB III
PEMBAHASAN MASALAH
3.1 Analisis Permasalahan
Penulis mengangkat masalah interaksi yang sulit dan berulang-ulang yang terjadi pada
Wilmar International Limited dalam laporan kerja praktek ini. Masalah yang penulis angkat
dalam laporan kerja praktek ini adalah tentang sistem interaksi antara teknikal sistem dan
user. Setiap unit dan departemen memiliki data yang akan dikelola dalam beberapa dokumen
dan transaksi sistem SAP yang saling beruhubungan untuk menghasilkan laporan yang akurat
kepada manajemen. Dalam pengelolaan data tersebut ke dalam sistem SAP, user tidak
diberikan otorisasi untuk memegang kendali penuh atas seluruh data yang ada di sistem SAP.
Sebagai contoh, material yang digunakan pada transaksi-transaksi yang ada di sistem SAP
disusun dan diatur dalam suatu entitas kode material. User diberikan otorisasi untuk membuat
dokumen pembelian material pada sistem SAP menggunakan kode material tertentu namun
user tidak diberikan otorisasi untuk membuat kode material di sistem SAP. Otorisasi kode
material sebaiknya hanya diberikan kepada teknikal sistem atau kepada power user tertentu
saja. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari kode material yang double (double material
code), kode material yang salah (wrong material code), material group yang tidak sesuai
(wrong material group) dan lain sebagainya. Sistem Aplikasi SAP mengelompokkan dan
menjabarkan deskripsi jenis-jenis material sebagai entitas kode material / material code pada
master data SAP.
Transaksi Purchase Requisition Material dan transaksi Purchase Order Material menggunakan
entitas kode material / material code untuk membuat dokumen purchase material di sistem.
29
Wilmar memetakan material trade dan material non trade ke dalam kode material berdasarkan
material group, material type dan attribut lainnya di sistem SAP.
Contoh Kode Material Non Trade:
010.028.603 NOTEBOOK HP PROBOOK 4331S
029.002.019 COOKING OIL SANIA @ 1L
Contoh Kode Material Trade:
6.0110000 FFB-FRESH FRUIT BUNCH
6.1121000 CRUDE PALM KERNEL OIL
Proses pembuatan kode material, kode vendor, service number dan lainnya di sistem SAP
tersebut memerlukan pemetaan yang akurat yang didasarkan atas profil-profil material yang
diberikan oleh user. Kecepatan proses pembuatan kode material, kode vendor, service number
dan lainnya serta adanya pemeliharaan history permintaan user akan membantu untuk
menyelesaikan permasalahan yang timbul nantinya terhadap berbagai dugaan kemungkinan
akan adanya data yang tidak benar, palsu, duplikat dan sebagainya.
Interaksi antara teknikal sistem dan pengguna akhir (user) dalam rutinitas transaksi-transaksi
proses bisnis dan penanganan permasalahan-permasalahan yang ada pada sistem aplikasi SAP
masih bersifat manual yang difungsikan dalam 4 wadah komunikasi:
1. Email (sarana kirim mengirim surat melalui jaringan lokal komputer atau internet).
Interaksi permintaan create kode material, kode vendor, service number dan permasalahan
sistem lainnya di Willmar dapat dilakukan dengan aktivitas pengiriman email.
30
Gambar 3.1 SAP Support Feedback via Email
Feedback support SAP via email dapat terjadi berulang-ulang apabila case yang sama
terjadi pada user yang berbeda. Proses feedback email yang berulang-ulang adalah bersifat
kurang efisien dan tidak cukup cepat menyediakan feedback balasan dikarenakan
perancangan tutorial pada isi email memerlukan waktu yang tidak sedikit.
2. Pandion (sarana komunikasi percakapan tulisan dalam bentuk chating).
Interaksi user untuk permintaan extend kode material, extend kode vendor, penggunaan
service number dan permasalahan sistem aplikasi SAP di Willmar dapat juga dilakukan
dengan percakapan tulisan berbentuk chatting menggunakan program Pandion.
31
Gambar 3.2 SAP Support Feedback via Program Pandion
Feedback support SAP via pandion tidak memungkinkan komunikasi yang interaktif
menggunakan gambar atau objek printscreen untuk memandu pemahaman user, seperti
halnya melalui email.
3. Bugtracker.NET
Bugtracker.NET merupakan website interaktif Wilmar Consultancy Service yang
digunakan untuk pengajuan dan penyelesaian permasalahan-permasalahan program SAP
serta pengembangan aplikasi program SAP. Interaksi pengajuan dan penanganan semua
32
permasalahan sistem SAP Wilmar diatur dalam task-task bugtracker yang diklasifikasikan
pada kategori-kategori tertentu.
Gambar 3.3 Tampilan Akses Masuk Website Bugtracker.NET
Proses feedback support SAP via Bugtracker masih tetap dapat dilakukan berulang-ulang
apabila case yang sama terjadi pada user yang berbeda dan teknikal sistem yang berbeda
juga. Selain itu, permasalahan - permasalah support SAP yang telah dihandle melalui task
bugtracker disimpan pada nomor task bugtracker yang bersifat running number yang
hanya dapat dicari berdasarkan judul task bugtracker. Hal ini memberikan kesulitan untuk
pencarian task dari banyaknya task yang ada dengan berdasarkan informasi tertentu yang
terdapat pada badan task bugtracker, dan bukan pada judul task bugtracker.
33
3.2 Analisis Sistem Berjalan
Sebelum penulis membuat sebuah program website, penulis terlebih dahulu membuat
flowchart proses permintaan kode material, kode vendor, service number dan lainnya dari
user ke teknikal sistem yang sedang berjalan pada Wilmar International Limited.
3.2.1 Flowchart Permintaan Kode Material Sistem Berjalan
Proses permintaan kode material melibatkan 2 teknikal sistem, yaitu: teknikal sistem
global WCS (Wilmar Consultancy Service) dan teknikal sistem lokal WIP SAP (Wilmar
International Plantation SAP). Agar material dapat diproses dalam pembuatan dokumen
pembelian melalui transaksi Purchase Requisition atau transaksi Purchase Order sistem SAP,
kode material harus dibuat terlebih dahulu pada master data sistem SAP dan kemudian
diextend pada entitas-entitas tertentu yang diperlukan.
Otorisasi SAP merupakan klaim legitimasi atau pembenaran hak untuk melakukan aktivitas-
aktivitas tertentu dalam menjalankan suatu transaksi sistem aplikasi SAP. Pemetaan otorisasi
SAP dibagi ke dalam beberapa jenis aktivitas (activity) seperti: create (kode: 01), edit (kode:
02), display (kode:03), block (kode:05), delete (kode: 06), activate - generate (kode: 07),
display change documents (kode: 08), display price (kode: 09), post (kode:10), change
number range status (kode: 11) dan masih ada puluhan aktivitas lainnya.
Otorisasi pembuatan kode material baru di sistem SAP pada Wilmar International Limited
ditangani oleh teknikal sistem global WCS melalui pengajuan task bugtracker, sementara
otorisasi extend kode material pada entitas-entitas tertentu yang diperlukan, ditangani oleh
teknikal sistem lokal WIP SAP melalui pengajuan email atau pandion oleh user.
34
Gambar 3.4 Flowchart Proses Permintaan Kode Material Sistem Berjalan
Berikut penjabaran flowchart permintaan kode material sistem berjalan, yaitu:
a. Departemen Store menerima profil materal baru.
b. User Store memeriksa apakah kode material sudah ada di sistem SAP menggunakan
transaksi ZMM_MATERIAL3.
c. User memeriksa apakah kode material sudah diextend ke plant dan storage location
menggunakan transaksi ZMM_MATERIAL.
d. Membuat task permintaan kode material baru melalui bugtracker kepada teknikal
sistem global WCS
35
e. Teknikal sistem global WCS memeriksa profil material di sistem untuk dapat
melanjutkan pembuatan kode material menggunakan transaksi MM01.
f. Teknikal sistem global WCS menjawab task permintaan kode material baru pada
bugtracker dengan memberikan kode material.
g. User mengajukan permintaan extend kode material ke teknikal sistem lokal WIP SAP
pada entitas-entitas yang diperlukan.
h. Teknikal sistem lokal WIP SAP memproses extend kode material pada entitas yang
diminta menggunakan transaksi MM01.
i. Teknikal sistem lokal WIP SAP memberitahu user bahwa kode material telah
diextend.
j. User melanjutkan proses pembuatan transaksi Purchase Requisition (ME51N) atau
transaksi Purchase Order (ME21N) menggunakan kode material yang telah dibuat.
3.2.2 Flowchart Permintaan Service Number Sistem Berjalan
Proses permintaan service number hanya melibatkan 1 teknikal sistem, yaitu: teknikal
sistem lokal WIP SAP (Wilmar International Plantation SAP). Agar service dapat diproses
dalam pembuatan dokumen pembelian melalui transaksi Service Purchase Requisition atau
transaksi Service Purchase Order sistem SAP, service number harus dibuat terlebih dahulu
pada master data sistem SAP.
Otorisasi pembuatan service number baru di sistem SAP pada Wilmar International Limite
ditangani oleh teknikal sistem lokal WIP SAP.
36
Gambar 3.5 Flowchart Proses Permintaan Service Number Sistem Berjalan
Berikut penjabaran flowchart permintaan service number sistem berjalan, yaitu:
a. Departemen Store menerima profil service baru.
b. User Store memeriksa apakah service sudah ada di sistem menggunakan transaksi
Service Purchase Requisition (ME51N) atau Service Purchase Order (ME21N).
37
c. User Store mengajukan permintaan service number baru kepada teknikal lokal WIP
SAP.
d. Teknikal sistem lokal WIP SAP memeriksa profil service di sistem untuk dapat
melanjutkan pembuatan service number menggunakan transaksi AC01.
e. Teknikal sistem lokal WIP SAP memberikan service number baru kepada user.
f. User Store melanjutkan pembuatan Service Purchase Requisition (ME51N) atau
transaksi Service Purchase Order (ME21N) menggunakan service number yang telah
dibuat.
3.2.3 Flowchart Permintaan Kode Vendor Sistem Berjalan
Proses permintaan kode vendor melibatkan hanya melibatkan 1 teknikal sistem, yaitu
teknikal sistem lokal WIP SAP (Wilmar International Plantation SAP). Agar pembelian
material atau service dapat diproses dalam pembuatan dokumen pembelian melalui transaksi
transaksi Purchase Order sistem SAP, kode vendor harus dibuat terlebih dahulu pada master
data sistem SAP dan kemudian diextend pada entitas-entitas tertentu yang diperlukan.
Otorisasi pembuatan kode vendor baru di sistem SAP dan otorisasi extend kode vendor di
sistem SAP pada Wilmar Intenational Limited ditangani sepenuhnya oleh teknikal sistem
lokal WIP SAP.
Walaupun demikian, otorisasi extend kode vendor pada entitas-entitas tertentu yang
diperlukan, masih dapat diberikan kepada power user tertentu untuk tujuan meningkatkan
kecepatan feedback dalam proses maintain data sistem SAP.
Hal pemberian otorisasi extend kode vendor kepada power user sepenuhnya ditentukan oleh
masing-masing manajemen unit dan departemen Wilmar Internatiol Limited.
38
Gambar 3.6 Flowchart Proses Permintaan Kode Vendor Sistem Berjalan
Berikut penjabaran flowchart permintaan kode vendor sistem berjalan, yaitu:
a. Departemen Store menerima profil vendor / supplier baru.
b. User Purchasing / Accounting memeriksa apakah vendor sudah ada di sistem
menggunakan transaksi Service Purchase Requisition (ME51N) atau Service
Purchase Order (ME21N).
c. User Purchasing / Accounting mengajukan permintaan kode vendor baru kepada
teknikal lokal WIP SAP.
39
d. Teknikal sistem lokal WIP SAP memeriksa profil vendor di sistem untuk dapat
melanjutkan pembuatan kode vendor menggunakan transaksi MK01 atau FK01.
e. Teknikal sistem lokal WIP SAP memberikan kode vendor baru kepada user.
f. User memeriksa apakah kode vendor sudah diextend menggunakan transaksi
Purchase Order (ME21N).
g. User mengajukan permintaan extend kode vendor ke teknikal sistem lokal WIP SAP
pada entitas-entitas yang diperlukan.
h. Teknikal sistem lokal WIP SAP memproses extend kode vendor pada entitas yang
diminta.
i. Teknikal sistem lokal WIP SAP memberitahu user bahwa kode vendor telah
diextend.
j. User Store melanjutkan pembuatan Purchase Order (ME21N) menggunakan kode
vendor yang telah dibuat.
3.3 Analisis Sistem Usulan
Setelah penulis melakukan analisis pada interaksi teknikal sistem dan user melalui
fasilitas email, pandion dan bugtracker yang berlangsung di Wilmar International Limited,
penulis menemukan bahwa penanganan permasalahan support SAP yang berulang-ulang dan
sulitnya menyediakan waktu feedback yang cukup cepat ke pengguna akhir (user) menjadi
hambatan yang sering ditemukan pada proses maintain data kode material, service number,
kode vendor dan data master sistem SAP lainnya. Permasalahan support ini belum cukup
efektif dan efisien menimbang cakupan bisnis global Wilmar yang mencapai lebih dari 176
group perusahaan dengan 400 area bisnis manufacturing. Wilayah bisnis Wilmar International
40
Limited yang luas tersebut memerlukan pengembangan interaksi support SAP yang tidak
hanya mencakup user-user di berbagai daerah Indonesia yang berbeda seperti Riau, Jambi,
Sumatera Selatan, Jawa, Kalimantan Barat, Kalimantan Tengah, Kalimantan Timur dan
lainnya, namun juga dapat mencakup user-user di berbagai negara yang berbeda seperti
Malaysia, Singapura, Thailand, Vietnam, China, Eropa, dan Afrika.
Untuk mengatasi hambatan tersebut, maka penulis mengusulkan untuk merancang pengajuan
pembuatan website baru dari sejumlah website-website Wilmar yang sudah ada. Perancangan
website baru ini lebih mengarah ke jenis website forum SAP atau situs komunitas SAP.
Website Forum WIP SAP merupakan website sarana forum Wilmar Plantation SAP yang
dibentuk menggunakan jaringan intranet Wilmar dalam hubungannya dengan pembelajaran
SAP dan sharing permasalahan SAP. Sehubungan dengan tujuannya yang bersifat internal,
website ini hanya dapat diakses dari jaringan intranet Wilmar dan tidak dapat diakses dari
jaringan internet.
Tujuan pembentukan forum website adalah sebagai berikut :
• Pembelajaran SAP.
• Posting & Sharing Permasalahan SAP.
• Permintaan master data seperti: Vendor Code, Service Number, AFCE Notification,
VRA Activity, Maintain Material Code dan Master Data List.
• Error SAP Support.
• Diskusi Sistem
• Information Support
41
3.3.1 Flowchart Permintaan Kode Material Sistem Usulan
Setelah penulis melakukan analisis pada proses permintaan kode material di Wilmar
International Limited, penulis menemukan 2 flow proses yang masih bersifat manual dimana
2 proses tersebut tidak cukup baik menyimpan dan menyediakan history data yang fleksibel
serta memungkinkan terjadinya penurunan kecepatan penanganan data pada kondisi tertentu.
Untuk mengatasi kekurangan tersebut, maka penulis merancang Flowchart Permintaan Kode
Material sebagai usulan untuk Wilmar International Limited.
Gambar 3.7 Flowchart Proses Permintaan Kode Material Sistem Usulan
42
Berikut penjabaran flowchart permintaan kode material sistem usulan, yaitu:
a. Departemen Store menerima profil materal baru.
b. User Store memeriksa apakah kode material sudah ada di sistem SAP menggunakan
transaksi ZMM_MATERIAL3.
c. User memeriksa apakah kode material sudah diextend ke plant dan storage location
menggunakan transaksi ZMM_MATERIAL.
d. User membuat task permintaan kode material baru melalui bugtracker kepada teknikal
sistem global WCS
e. Teknikal sistem global WCS memeriksa profil material di sistem untuk dapat
melanjutkan pembuatan kode material menggunakan transaksi MM01.
f. Teknikal sistem global WCS menjawab task permintaan kode material baru pada
bugtracker dengan memberikan kode material.
g. User membuat thread permintaan extend kode material melaui Web Forum kepada
teknikal sistem lokal WIP SAP pada entitas-entitas yang diperlukan.
h. Teknikal sistem lokal WIP SAP memproses extend kode material pada entitas yang
diminta menggunakan transaksi MM01.
i. Teknikal sistem lokal WIP SAP menjawab thread permintaan extend kode material
bahwa kode material telah diextend.
j. User melanjutkan proses pembuatan transaksi Purchase Requisition (ME51N) atau
transaksi Purchase Order (ME21N) menggunakan kode material yang telah dibuat.
43
3.3.2 Flowchart Permintaan Service Number Sistem Usulan
Setelah penulis melakukan analisis pada proses permintaan service number di Wilmar
International Limited, penulis menemukan 2 proses yang masih bersifat manual dimana
proses tersebut tidak cukup baik dalam menyimpan dan menyediakan history data serta
memungkinkan terjadinya penurunan kecepatan penanganan. Untuk mengatasi kekurangan
tersebut, maka penulis merancang Flowchart Permintaan Service Number sebagai usulan
untuk Wilmar International Limited.
Gambar 3.8 Flowchart Proses Permintaan Service Number Sistem Usulan
44
Berikut penjabaran flowchart permintaan service number sistem usulan, yaitu:
a. Departemen Store menerima profil service baru.
b. User Store memeriksa apakah service sudah ada di sistem menggunakan transaksi
Service Purchase Requisition (ME51N) atau Service Purchase Order (ME21N).
c. User Store membuat thread permintaan service number baru kepada teknikal lokal
WIP SAP melalui Web Forum.
d. Teknikal sistem lokal WIP SAP memeriksa profil service di sistem untuk dapat
melanjutkan pembuatan service number menggunakan transaksi AC01.
e. Teknikal sistem lokal WIP SAP menjawab thread permintaan service number baru
dengan memberikan service number.
f. User Store melanjutkan pembuatan Service Purchase Requisition (ME51N) atau
transaksi Service Purchase Order (ME21N) menggunakan service number yang telah
dibuat.
3.3.3 Flowchart Permintaan Kode Vendor Sistem Usulan
Setelah penulis melakukan analisis pada proses permintaan kode vendor di Wilmar
International Limited, penulis menemukan 4 proses yang masih bersifat manual dimana
proses-proses tersebut tidak cukup baik dalam menyimpan dan menyediakan history data
yang fleksibel serta memungkinkan terjadinya penurunan kecepatan penanganan data pada
kondisi tertentu. Untuk mengatasi kekurangan tersebut, maka penulis merancang Flowchart
Permintaan Kode Vendor sebagai usulan untuk Wilmar International Limited.
45
Gambar 3.9 Flowchart Proses Permintaan Kode Vendor Sistem Usulan
Berikut penjabaran flowchart permintaan kode vendor sistem usulan, yaitu:
a. Departemen Store menerima profil vendor / supplier baru.
b. User Purchasing / Accounting memeriksa apakah vendor sudah ada di sistem SAP
menggunakan transaksi Service Purchase Requisition (ME51N) atau Service Purchase
Order (ME21N) atau Vendor Master List (ZMM_VENDOR).
c. User Purchasing / Accounting membuat thread permintaan kode vendor baru kepada
teknikal lokal WIP SAP melalui Web Forum.
d. Teknikal sistem lokal WIP SAP memeriksa profil vendor di sistem untuk dapat
melanjutkan pembuatan kode vendor menggunakan transaksi MK01 atau FK01.
46
e. Teknikal sistem lokal WIP SAP menjawab thread permintaan kode vendor baru
dengan memberikan kode vendor melalui Web Forum.
f. User memeriksa apakah kode vendor sudah diextend menggunakan transaksi Purchase
Order (ME21N).
g. User membuat thread permintaan extend kode vendor ke teknikal sistem lokal WIP
SAP melalui Web Forum.
h. Teknikal sistem lokal WIP SAP memproses extend kode vendor pada entitas yang
diminta menggunakan transaksi MK01 atau transaksi FK01.
i. Teknikal sistem lokal WIP SAP menjawab thread permintaan extend kode vendor
melalui Web Forum bahwa kode vendor telah diextend.
j. User Store melanjutkan pembuatan Purchase Order (ME21N) menggunakan kode
vendor yang telah dibuat.
47
BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Secara umum sistem aplikasi SAP dibangun oleh 3 fungsi profesi teknikal sistem
untuk merancang dan memenuhi kinerja transaksi-transaksi yang diperlukan pengguna akhir
(user), yaitu:
1. Functional (Sistem Analis)
2. ABAPer (Programmer)
3. Basis (System Administrator)
Dengan mengimplementasikan sistem aplikasi SAP pada suatu organisasi, maka akan
membantu untuk mengintegrasikan sistem yang memiliki dampak sebagai berikut:
1. Perubahan modul yang mengupdate modul lainnya secara otomatis.
2. Real Time Processing untuk integrasi data yang terupdate secara langsung.
3. Transparansi data untuk dapat melihat semua informasi yang bernilai up-to-date.
4. Meningkatkan kecepatan proses bisnis.
5. Meningkatkan konsistensi proses bisnis.
6. Meningkatkan kualitas proses bisnis.
Menciptakan proses interaksi support SAP anatara teknikal sistem dan user melalui
email, pandion, dan bugtracker dapat memberikan dukungan penggunaan transaksi-transaksi
sistem aplikasi SAP yang cukup baik untuk meningkatkan pencapaian dan percepatan
aktivitas proses bisnis, walaupun interaksi yang berulang-ulang sering ditemukan.
48
4.2 Saran
Penanganan permasalahan support SAP yang berulang-ulang dan tidak menyediakan
waktu feedback yang cukup cepat ke pengguna akhir (user) dapat menjadi hambatan
kecepatan dan efisiensi feedback teknikal sistem ke user untuk meningkatkan pencapaian dan
percepatan aktivitas proses bisnis yang terintegrasi dengan lebih baik. Hambatan tersebut
dapat menyita waktu dan konsentrasi sistem analis hanya dalam siklus pemeliharaan sistem
dan tidak memberikan waktu yang cukup memadai dalam pengembangan sistem.
Penerapan fungsi website forum atau situs komunitas pada perancangan suatu bentuk
website baru dalam hubungannya dengan pembelajaran SAP dan sharing / berbagi
permasalahan SAP akan dapat membantu meningkatkan interaksi antara teknikal sistem dan
user yang lebih cepat, efisien (interaksi yang tidak berulang-ulang dan memakan waktu yang
lama) serta mampu untuk merangsang pencapaian proses bisnis yang lebih terintegrasi lagi.
Interaksi antara teknikal sistem dan user yang lebih cepat dan terintegrasi akan
mendukung pencapaian dan percepatan proses aktivitas bisnis dan pengembangannya.