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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO
INVIMA
Bogotá D.C., Enero de 2015
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TABLA DE CONTENIDO
1 INTRODUCCIÓN .........................................................................................................................................4
2 GENERALIDADES .....................................................................................................................................5
2.1 OBJETIVOS.........................................................................................................................................5
2.2 ALCANCE ............................................................................................................................................5
2.3 MARCO JURÍDICO .............................................................................................................................5
2.4 RESPONSABLES ...............................................................................................................................7
3 COMPONENTES DEL PLAN .....................................................................................................................8
3.1 PRIMER COMPONENTE: METODOLOGIA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y ACCIONES PARA SU MANEJO ........................................................................................8
3.1.1 Política para la Gestión Integral del Riesgo ................................................................ 8
3.1.2 Análisis de los Riesgos de Corrupción ....................................................................... 9
3.1.3 Diseño de Controles ................................................................................................. 10
3.2 SEGUNDO COMPONENTE: ESTRATEGIAS ANTITRÁMITE ........................................................ 11
3.2.1 Informe Inicial de Racionalización de Trámites......................................................... 11
3.2.2 Racionalización de Trámites Corte a 31 de Diciembre de 2013 ............................... 11
3.2.3 Racionalización de Trámites Corte a 31 de Diciembre de 2014 ............................... 11
3.3 TERCER COMPONENTE: RENDICIÓN DE CUENTAS ................................................................. 13
3.4 CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO .. 14
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CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Versión Cambios Responsables
15-ene-015 03 1. Actualización de la totalidad del documento
Elaboración:
Dra. Rocío del Pilar Rubio Vargas Jefe Oficina de Atención al Ciudadano
Dra. Gina Nuñez Hernández
Asesora de Dirección General con Asignación de Funciones de Directora de
la Dirección de Cosméticos, Aseo, Plaguicidas y Productos de Higiene
Doméstica
Ing. Daniel Francisco Silva Manotas Profesional Universitario Oficina Asesora
de Planeación
Revisión:
Dra. Rocío del Pilar Rubio Vargas Jefe Oficina de Atención al Ciudadano
Dra. Gina Nuñez Hernández
Asesora de Dirección General con Asignación de Funciones de Directora de
la Dirección de Cosméticos, Aseo, Plaguicidas y Productos de Higiene
Doméstica
Ing. María del Pilar Hidalgo Alférez Coordinadora Grupo SIG Oficina
Asesora de Planeación
Aprobación:
Dra. Rocío del Pilar Rubio Vargas Jefe Oficina de Atención al Ciudadano
Dra. Gina Nuñez Hernández
Asesora de Dirección General con Asignación de Funciones de Directora de
la Dirección de Cosméticos, Aseo, Plaguicidas y Productos de Higiene
Doméstica
Ing. Daladier Medina Niño Jefe Oficina Asesora de Planeación
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1 INTRODUCCIÓN
El Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA, ha venido adelantando actividades que contribuyen a una gestión transparente, tales como la racionalización de trámites, suministro de información clara, precisa y oportuna, la respuesta oportuna a las quejas, peticiones y reclamos y una identificación de posibles riesgos de corrupción. Lo anterior se aplica no solo por cumplir con la Ley sino para fomentar la transparencia y el manejo eficiente de los recursos públicos asignados al cumplimiento de los objetivos institucionales y en consecuencia contribuir a una mejor calidad de vida de los ciudadanos y al cumplimiento de los fines esenciales de la gestión pública.
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2 GENERALIDADES
2.1 OBJETIVOS
Fomentar la transparencia de la gestión pública, generando mecanismos de divulgación de las acciones institucionales, los posibles riesgos asociados con las mismas y con la gestión administrativa y los mecanismos de intervención y participación de nuestros usuarios tanto internos como externos en procura del mejoramiento continuo en el desempeño institucional. Fortalecer los mecanismos existentes y las prácticas continuas que favorezcan la gestión del riesgo institucional involucrando tanto al nivel directivo de la entidad como las áreas funcionales y a todos los servidores públicos del Instituto. Brindar información clara, precisa y confiable a la ciudadanía con el fin de llevar a cabo de manera eficaz el control social y la veeduría ciudadana sobre las acciones desarrolladas por el Instituto.
2.2 ALCANCE
El plan anticorrupción y atención al ciudadano establecido por el INVIMA, aplica a todos los procesos y procedimientos desarrollados por el Instituto dentro de su diario accionar de acuerdo a las funciones que le han sido conferidas por la Ley.
2.3 MARCO JURÍDICO
Constitución Política Colombiana Título IV Capítulo 1. Establece los procedimientos, mecanismos y formas de participación ciudadana. LEY 1474 DE JULIO 12 DE 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, la cual establece en el artículo 73, con respecto al Plan anticorrupción y de atención al ciudadano. “Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias antitrámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano”. El Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y
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Lucha Contra la Corrupción señalará una metodología para diseñar y hacerle seguimiento a la señalada estrategia. Parágrafo. En aquellas entidades donde se tenga implementado un sistema integral de administración de riesgos, se podrá validar la metodología de este sistema con la definida por el Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha Contra la Corrupción.” DECRETO 2641 DE 2012 “Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011” Artículo 4. La máxima autoridad de la entidad u organismo velará directamente porque se implementen debidamente las disposiciones contenidas en el documento de "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano". La consolidación del plan anticorrupción y de atención al ciudadano, estará a cargo de la oficina de planeación de las entidades o quien haga sus veces, quienes además servirán de facilitadores para todo el proceso de elaboración del mismo. Ley 80 de 1993, por la cual se expide el estatuto general de contratación de la administración pública que establece en el artículo 51 respecto a la Responsabilidad de los Servidores Públicos. “El servidor público responderá disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos de la Constitución y de la ley” Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Decreto–Ley 019 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”. Ley 734 de 2002 “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”. Ley 1150 de 2007 Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.
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2.4 RESPONSABLES
Reporte: Son responsables del reporte las áreas de la entidad con competencia directa en las estrategias planteadas, las cuales mantiene las evidencias de lo actuado y lo reportado, en concordancia con la misión y visión del Instituto, los objetivos estratégicos institucionales y las actividades planteadas en el Plan Operativo Anual, en este orden de ideas son responsables del reporte por componente:
Componente Responsable de Reporte
Metodología para la Identificación de Riesgos de Corrupción y Acciones para su Manejo
Responsables de Proceso
Estrategias Antitrámite Responsables de Proceso
Rendición de Cuentas Jefe de la Oficina de Divulgación y Atención al Ciudadano
Mecanismos para Mejorar la Atención al Ciudadano
Jefe de la Oficina de Divulgación y Atención al Ciudadano
Seguimiento: La responsabilidad de la definición del mecanismo de seguimiento y del seguimiento en sí del Plan es de la Jefatura de la Oficina de Control Interno la cual puede hacer seguimiento a través de los informes de seguimiento, los cuales constituirán la evidencia de lo formulado y lo ejecutado respecto al plan, y la Oficina Asesora de Planeación a través de los grupos de Proyectos Presupuesto y Estadística y Sistemas integrados de Gestión, quienes verifican el cumplimiento de las metas e indicadores propuestos para cada actividad desarrollada por las áreas misionales dentro del marco estratégico establecido mediante el Sistema de Gestión de Calidad.
Formulación y Actualización: Son responsables de la formulación y actualización las áreas de la entidad con competencia directa en los componentes del Plan, en coordinación de la Unidad de Riesgo, la Oficina de Atención al Ciudadano, la Oficina Asesora jurídica y la Oficina asesora de planeación quienes velaran porque el mismo sea actualizado en el tiempo prudencial y se incluyan en el mismo las observaciones, requerimientos y justificaciones de las áreas técnicas quienes deberán remitir a la Oficina Asesora de Planeación antes del 30 de enero de 2016 los comentarios y sugerencias así como también las observaciones recibidas de parte de los usuarios externos del Instituto.
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3 COMPONENTES DEL PLAN
3.1 PRIMER COMPONENTE: METODOLOGIA PARA LA IDENTIFICACIÓN
DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y ACCIONES PARA SU MANEJO
Para este primer componente el INVIMA elaboró el procedimiento de Administración de Riesgos, código PA07-SIG-PR06, la Guía Básica de Administración del Riesgo, código PA07-SIG-G3 y la Política para la Gestión Integral del Riesgo. 3.1.1 Política para la Gestión Integral del Riesgo El Instituto Nacional de Vigilancia de medicamentos y alimentos INVIMA se compromete a:
Valorar, gestionar y comunicar los riesgos asociados a los establecimientos, servicios y tipos de productos y tecnologías objeto de inspección, vigilancia y control sanitario
Administrar los riesgos operativos que puedan impedir el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Luchar contra la ilegalidad de productos y tecnologías en todo el territorio Nacional, basado en el enfoque de gestión de riesgos, propiciando la articulación de medidas de prevención, control y seguimiento con autoridades responsables de su control, buscando con ello garantizar la protección de la salud pública.
Trabajar en el fomento de la conciencia sanitaria y la autorregulación de los actores. Esta política se desarrollará a través de la gestión de riesgos asociados a:
Procesos Estratégicos
Procesos Misionales
Procesos de Apoyo
Procesos de Evaluación y Control
Riesgo Reputacional del INVIMA. Para lograr este propósito la entidad adopta metodologías de análisis de riesgo, que permitan la identificación, valoración, control, monitoreo y comunicación, con el que garantiza la implementación oportuna de acciones y controles para dar un tratamiento oportuno y efectivo y así evitar su materialización.
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Para la formulación y operacionalización de la política de administración del riesgo es fundamental tener claridad sobre la misión, los objetivos y la naturaleza dl INVIMA, como también se debe tener en cuenta los objetivos de los proceso que cada uno de ellos desarrolla, como parte de la misión general del instituto, además, de tener una visión sistémica de la gestión del instituto de manera que no se perciba la administración de riesgos como una herramienta aislada del accionar administrativo del INVIMA. Por ende, la definición del contexto es el punto de partida de una identificación eficiente de los factores internos o externos que pueden generar riesgos de corrupción y que por lo tanto atenten contra el cumplimiento de los objetivos institucionales. El análisis del contexto estratégico se realiza a partir del conocimiento e identificación de situaciones del entorno tanto de carácter social, económico, cultural, de orden público, político, legal y /o cambios tecnológicos que afectan o pueden afectar al cumplimiento de los objetivos definidos en los procesos. Se aplicaron varias herramientas y técnicas como por ejemplo: entrevistas con expertos en el área, reuniones con directivos y con personas de todos los niveles de la institución, lluvias de ideas con los integrantes de las áreas, diagramas de flujo, herramientas de estudio “causa y efecto” y análisis por escenarios, entre otros. Estas herramientas deben ser tenidas en cuenta en cada fase de la Administración de Riesgos, ya que la participación activa de los integrantes de las áreas o dependencia permitirá una correcta identificación, Análisis, Valoración e implementación de los planes de tratamiento de los Riesgos de corrupción. 3.1.2 Análisis de los Riesgos de Corrupción El análisis del riesgo busca establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de ellos, calificándolos y evaluándolos para establecer el nivel de riesgo y las acciones que conformarán el plan de tratamiento a implementar. La responsabilidad del análisis será de todos los servidores públicos del INVIMA. Para riesgos de corrupción el análisis del riesgo busca determinar el grado en el cual se puede materializar un evento. Teniendo en cuenta la guía para la administración del riesgo del departamento Administrativo de la Función Pública, para la probabilidad de materialización de los riesgos de corrupción se consideran los siguientes criterios: (i) Casi Seguro: Se espera que el evento ocurra en la mayoría de las circunstancias y (ii) Posible: el evento puede ocurrir en algún momento. El impacto de la materialización de un riesgo de corrupción es único, por cuanto lesiona la imagen, la credibilidad, la transparencia y la probidad de las entidades y del estado, afectando los recursos públicos, la confianza y el cumplimiento de las funciones de la administración, siendo por tanto inaceptable la materialización de un riesgo de corrupción.
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3.1.3 Diseño de Controles Los controles se definen como mecanismos, políticas, prácticas u otras acciones existentes que actúan para minimizar el riesgo negativo o potenciar oportunidades positivas en la gestión del riesgo, con el fin de garantizar el desarrollo y cumplimiento de las actividades acorde a los requisitos institucionales. Los controles se clasifican en:
Preventivos: aquellos que actúan para eliminar las causas del riesgo para prevenir su ocurrencia o materialización.
Correctivos: aquellos que permiten el restablecimiento de la actividad después de ser detectado un evento no deseable; también permiten la modificación de las acciones que propiciaron su ocurrencia.
Los controles acorde a su tipo, correctivo o preventivo, debe tener en cuenta la viabilidad y costo de los mismos. La clasificación de los controles está asociada a:
Controles de Gestión: Son aquellos controles orientados a garantizar el cumplimiento de las estrategias, políticas y objetivos institucionales, dentro de los cuales se encuentran: los indicadores, evaluaciones, auditorias, informes, comités etc.
Controles Operativos: Son aquellos controles enfocados a garantizar la ejecución de las actividades, se encuentran soportados en los manuales, procedimientos, guías o instructivos definidos para desarrollar dicha actividad; también hacen parte las funciones y responsabilidades determinadas al personal, la infraestructura y todos los recursos dispuestos para la realización de dichas actividades.
Controles Legales: Son aquellos en los cuales hacen parte la normatividad interna y externa aplicable a la Institución. Por ejemplo, Acuerdos, Resoluciones etc.
Los controles definidos pueden estar incluidos en:
En la realización de actividades de capacitación o sensibilización a los servidores públicos sobre autocontrol y autoevaluación.
La evaluación al sistema de control interno de la Institución.
Las auditorías y los planes de mejoramiento.
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La identificación y gestión de los riesgos asociados a este componente se puede observar en el Mapa Institucional de Riesgos de Corrupción.
3.2 SEGUNDO COMPONENTE: ESTRATEGIAS ANTITRÁMITE
3.2.1 Informe Inicial de Racionalización de Trámites Desde del momento que entro en vigor el Decreto- Ley 019 de 2012, el INVIMA basado en la directrices del DAFP, donde se exigía la construcción de una mesa técnica conformada por los Directores, Jefes de Oficina o sus designados, se creó un plan de trabajo para dar cumplimiento con los diferentes artículos que debía cumplir directamente el INVIMA que fueron evaluados por un grupo de abogados idóneos de la Entidad y confirmados por el DAFP. Una vez identificados los artículos pertinentes se trabajó en conjunto con el delegado del DAFP para minimizar el riesgo del incumpliendo de algún artículo prioritario frente a las expectativas del Gobierno Nacional. 3.2.2 Racionalización de Trámites Corte a 31 de Diciembre de 2013 La Oficina de Planeación e Informática en el año 2012 realizó un trabajo conjunto con la diferentes Dependencias del INVIMA que tienen trámites, para lo cual y de acuerdo a las directrices del DAFP, se actualizaron las hojas de vida de los trámites y formatos, identificando en cada trámite cuales aplicaban para racionalización de algún tipo (simplificación, estandarización, eliminación, optimización y automatización). Así mismo se publicó en el Sistema Único de Información de Trámites SUIT, la información actualizada de cada trámite con los documentos asociados y los formatos correspondientes, obteniendo un total de 71 trámites y 51 racionalizados. Después se incluyeron (2) trámites para un total en la actualidad de 73 trámites. 3.2.3 Racionalización de Trámites Corte a 31 de Diciembre de 2014 El Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA, con el fin de fortalecer y facilitar el acceso a los usuarios a la entidad y cumplir con el componente Estrategia antitrámites ha establecido acciones para facilitar la gestión de trámites por parte de los usuarios, dentro de las cuales se analizan y se revisan los procesos de cada trámite y la documentación que se requiere en conjunto con las direcciones misionales, Oficina de las TIC´S, Oficina de Atención al Ciudadano y la Oficina Asesora de Planeación. Dentro del ejercicio se revisan los trámites posibles de establecer en línea liderado por la oficina TIC´S.
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En el año 2014 el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA realizó las siguientes modificaciones a los trámites con el fin de facilitar la actuación de los usuarios frente a la entidad al momento de solicitar los trámites.
i. Modificación de trámites con el fin de facilitar la actuación de los usuarios frente a la entidad:
1. Integración de tarifas de cuatro trámites a dos para que el usuario en una sola
transacción pueda pagar la visita y la certificación, esto con el fin de disminuir los pasos y tiempos de respuesta y de esta manera otorgar el certificado correspondiente de manera eficaz. La integración se realizó para:
Certificación de capacidad de almacenamiento y/o acondicionamiento de
dispositivos médicos y Certificado de capacidad de almacenamiento y/o condicionamiento de dispositivos médicos
Concepto técnico de las condiciones sanitarias a establecimientos fabricantes de
dispositivos médicos y reactivos de diagnóstico in vitro y Certificado de concepto técnico de condiciones sanitarias
2. Actualización del formulario en línea del trámite Inscripción de establecimientos de
alimentos, para facilitar el reporte de la información
ii. Disminución de tiempos de respuesta de 30 a 15 días para los siguientes trámites.
Certificado de capacidad de producción (BPMC - Buenas Prácticas de
Manufactura Cosmética)
Certificado de cumplimiento de las Buenas Prácticas de Manufactura (BPM) o Certificado de Buenas Prácticas de Elaboración (BPE).
Las anteriores modificaciones se realizaron en el marco del decreto 019 de 2012 y los lineamientos de Gobierno en Línea que busca acercar al ciudadano al estado, en este caso al Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – INVIMA. Se ejecutó el 100% de lo establecido en el plan estratégico antitrámite 2014. El cronograma para la vigencia 2015 se puede observar en el Plan Estrategia Antitrámites 2015 Con el plan establecido se pretende identificar y seleccionar los trámites que serán objeto de racionalización de acuerdo a los criterios establecidos por el DAFP, lo anterior con el fin de facilitar el acceso al ciudadano a los trámites y servicio que presta la entidad.
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3.3 TERCER COMPONENTE: RENDICIÓN DE CUENTAS
El documento Conpes 3654 del 12 de abril de 2010, señala que la rendición de cuentas es una expresión de control social, que comprende acciones de petición de información y de explicaciones, así como la evaluación de la gestión, y que busca la transparencia de la gestión de la administración pública para lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno.1 A partir de los diagnósticos de rendición de cuentas realizados, se propone y se establecen cambios específicos que permitan interacción permanente con los ciudadanos, transparencia en cada una de las actuaciones y construcción participativa de actividades que lo reconozcan como parte del instituto, para esto se ha trabajado en:
Formular estrategias de participación social para que el ciudadano tenga la posibilidad de interactuar directamente con la institución, conociendo Y proponiendo acciones que permitan fortalecer la entrega de información.
Convocatoria y cubrimiento a nivel nacional, para que todo el territorio conozcan y participen en la gestión del INVIMA.
Implementar metodologías (conversatorios, mesas de trabajo) que permitan que el ciudadano no solo conozca la gestión del instituto si no que tenga la posibilidad de evaluarla y dar a conocer su opinión respecto a esta.
El INVIMA incorporó a su gestión el proceso permanente de Rendición de Cuentas con el fin de mostrar públicamente sus actuaciones ganando transparencia y por consiguiente legitimidad institucional, capitalizando la retroalimentación de las posturas de la ciudadanía para incorporarlas a la gestión.
Una vez se realiza la Rendición de Cuentas se ponen en el contexto público los resultados obtenidos, de tal manera que se visibilice la transparencia y participación de las partes interesadas. Posteriormente, se realiza valoración del proceso en todas sus fases, registrando las propuestas recolectadas, constituyéndose como insumo para el mejoramiento de las prácticas de gestión incorporándolas a la institucionalidad. El cronograma para este componente se puede observar en Plan de Rendición de Cuentas
1 Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Pág. 17
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3.4 CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA
ATENCION AL CIUDADANO
En busca de optimizar la calidad y efectividad del servicio, el INVIMA trabaja en el fortalecimiento en los canales de atención al ciudadano para responder a las necesidades y expectativas, fomentar la participación social y reconocer al ciudadano como el centro de la gestión de la entidad; Para esta labor se aplica las directrices impartidas por el Programa Nacional de Servicio al Ciudadano y el Departamento Nacional de Planeación – DNP- , reconociendo la importancia de cada de sus programas, proyectos y herramienta que permiten llegar de forma oportuna, colaborativa y eficiente a cada uno de los ciudadanos. El INVIMA comprometido con el nuevo modelo de gestión pública, incluyo la excelencia en la prestación de servicio en las estrategias institucionales fomentando el desarrollo de programas y proyectos para generar así un enfoque diferente en la prestación de servicio. Los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano en el INVIMA han permitido reconocer las falencias, entender necesidades de los ciudadanos, fortalecer procesos que mejoran la entrega oportuna de trámites, generar participación ciudadana y adelantar actividades que fomentan la excelencia en el servicio; para el 2015 se va a trabajar en implementar acciones de mejora a las actividades desarrolladas en 2014 y se seguirá trabajando con actividades específicas en cada uno de los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. El cronograma para este componente se puede observar en Plan de Atención al Ciudadano 2015.
