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Plan Anual
de Desarrollo
Archivístico
Dirección General Adjunta de
Administración y Finanzas
Coordinación de Archivo
2017
Presentación
El Instituto Nacional del Emprendedor en la Planeación en materia de Archi-
vos presenta El Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017, documento ela-
borado de acuerdo a lo establecido en el Artículo 12, fracción I y VI de la Ley
Federal de Archivos:
I. Elaborar y someter a autorización del Comité de Transparencia, o su equi-
valente, los procedimientos y métodos para administrar y mejorar el funcio-
namiento y operación de los archivos de los sujetos obligados, con base en la
integración de un Plan Anual de Desarrollo Archivístico y de conformidad
con lo establecido en esta Ley, su Reglamento y demás disposiciones aplica-
bles;
VI. Elaborar y presentar al Comité de Transparencia o su equivalente el
Plan Anual de Desarrollo Archivístico, en el que se contemplen las acciones
a emprender a escala institucional para la modernización y mejoramiento
continuo de los Servicios Documentales y Archivísticos, el cuál deberá ser
publicado en el portal de internet de cada institución, así como sus respecti-
vos informes anuales de cumplimiento.
En virtud de lo anterior se contempla para el Ejercicio Fiscal 2017 el desa-
rrollo de los Programas y Proyectos orientados a clasificar, organizar, conser-
var y depurar los expedientes del INADEM.
PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
2017
Contenido
1. Marco de Referencia
Antecedentes 2015 del INADEM
Situación en materia de Archivos del INADEM
2. Justificación
Programas y Acciones en materia de Archivos a corto, mediano y
largo plazo del INADEM
3. Objetivo
4. Planeación
Diagnóstico del INADEM
Entregables de mejora continua
Cronograma de actividades
5. Formalización
PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
2017
1. Marco de Referencia
Antecedentes 2015 del INADEM
El Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2015 como Metas Establecidas tuvo
dos:
1. Archivo de Concentración
2. Incremento en la digitalización del Sistema de Archivos
El espacio físico para el Archivo de Concentración del INADEM se delimitó
con Acta Administrativa elaborada en la ciudad de México el día 20 de mayo
de 2016 en la instalaciones ubicadas en Av. 412 No. 1096 col. San Juan de
Aragón CP 07980 del. Gustavo A. Madero para dar cumplimiento a lo esta-
blecido en el artículo 15 de la Ley Federal de Archivos que a la letra dice:
“Los sujetos obligados contarán con un Archivo de Concentración, adscrito
al Área Coordinadora de Archivos, en donde se conservará aquella documen-
tación de uso esporádico que debe mantenerse por razones administrativas,
legales, fiscales o contables.
En este contexto, se cuenta con la designación del Responsable de Archivo
de Concentración de Taxímetros del INADEM.
PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
2017
El Plan de Digitalización Parcial 2016 elaborado por la Coordinación de Ar-
chivos estableció el objetivo de registrar, resguardar y controlar los docu-
mentos de archivos electrónicos vinculados con los soportes en papel, deli-
mitando documentos digitalizados y documentos electrónicos.
El beneficio del plan obtuvo la experiencia del Proceso de Digitalización Par-
cial.
PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
2017
Situación en materia de Archivos del INADEM
PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
2017
Ámbito Interno Ámbito Externo
Fortalezas Oportunidades
Sistema Institucional de
Archivo
Digitalización Parcial
Retos Debilidades
Bajas Documentales Débil Comunicación con el AGN
2. Justificación
Programas y Acciones en materia de Archivos a corto, mediano y
largo plazo del INADEM
PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
2017
Programa Acciones Plazo Fecha
Plan Anual de
Desarrollo
Archivístico
Elaboración del
PADA.
Formalización del
PADA.
Presentación
ante el Comité de
Transparencia.
Difusión en el
Portal de
Obligaciones de
Transparencia.
Largo Plazo Noviembre, 2016
Diciembre, 2016
Enero, 2017
Febrero, 2017
PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
2017
Cuadro General
de Clasifica-
ción
Archivística
Catálogo de
Disposición
Documental
Reuniones de
trabajo.
Fichas Técnicas
de Valoración.
Integración
CGCA y
CADIDO.
Presentación al
Comité de
Transparencia.
Registro ante el
Archivo General
de la Nación.
Difusión en el
Portal de
Obligaciones de
Transparencia
Largo Plazo Junio, 2016
Junio, 2016
Julio, 2016
Agosto, 2016
Febrero, 2017
Noviembre, 2016
PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
2017
Guía
Documental de
Archivos/
Inventario
General
Elaboración de
Guía Documental
de Archivo por
cada Unidad
Administrativa.
Integración de la
Guía e Inventario
del INADEM.
Presentación al
Comité de
Transparencia.
Difusión en el
Portal de
Obligaciones de
Transparencia
Mediano Plazo Enero, 2017
Febrero, 2017
Marzo, 2017
Abril, 2017
PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
2017
Informe de
Avances en
Materia de
Archivos
Elaboración del
Informe.
Presentación al
Comité de
Transparencia e
Incorporación al
Portal de
Obligaciones de
Transparencia.
Mediano Plazo Febrero, 2017
Marzo, 2017
Capacitación
Archivística
Cursos de:
1.Administración
Documental
2.Gestión
Documental
Transparencia y
Archivos en el
INAI.
3.Bajas
Documentales.
Largo Plazo Febrero 2017
Agosto, 2017
Sujeto a la Pro-
gramación del
INAI
Marzo, 2017
Septiembre,
2017
PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
2017
Sistema
Institucional de
Archivo
Actualización de
los
Nombramientos:
Coordinador de
Archivo.
Responsable de
Archivo de
Concentración.
Titular y suplente
ante el
COTECAEF.
Responsables de
Archivo de
Trámite
Largo Plazo. Acti-
vidad Permanente
Enero, 2017
Prácticas
Archivísticas
Consultas por
medio del link,
telefónicas,
correo
electrónico y
Personales
Largo Plazo. Actividad
Permanente
PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
Archivo de
Concentración
Transferencias
Primarias y CAI
Inventarios
Bajas
Documentales
Largo Plazo Marzo y
Septiembre 2017
Febrero 2017
Marzo, Abril,
Septiembre y
Octubre, 2017
Diagnostico de
las Unidades
Administrativas
Ejecución la
Entrevista a cada
unidad
administrativa
Mediano Plazo Noviembre 2016
Plan de
Digitalización
Parcial
Elaboración del
Plan de
Digitalización
Parcial
Implementación
del Plan de
Digitalización
Parcial
Evaluación del
Plan de
Digitalización
Parcial
Mediano Plazo Noviembre y
Diciembre 2016
Febrero, Marzo,
Abril, Mayo,
Junio, Julio y
Agosto 2017
Septiembre 2017
3. Objetivo
Ejecución de Programas y Acciones para la mejora continua de los servicios
documentales y archivísticos, cumpliendo con las obligaciones del Portal de
Transparencia y un crecimiento en la digitalización parcial.
PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
2017
4. Planeación
Diagnostico del INADEM
Se realizara una Análisis Interno como medida de diagnostico en materia de
archivo de cada Unidad Administrativa, donde la Coordinación de Archivo y
los responsables de Archivo de Tramite, documentaran la situación actual
archivística.
PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
2017
DIAGNÓSTICO EN MATERIA DE ARCHIVO
PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
2017
Área
I. De Identificación
II. De Producción e Integración de Expedientes
III. De Instrumentos de Control y Consulta Archivística
IV. De Descripción Documental
V. De Valoración y Disposición Documental
VI. De la Tecnología
VII. De Organización Estructural
VIII. De Recursos Humanos
IX. De Recursos Materiales e Infraestructura
X. De Planeación del Desarrollo Archivístico
XI. Normatividad en Materia de Archivos de Transparencia
PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
2017
I. AREA DE IDENTIFICACION
Unidad Administrativa:
Nombre del Titular de la Unidad Administrativa:
Responsable de Archivo de Tramite:
Piso:
II. ÁREA DE PRODUCCIÓN E INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES
4. ¿En qué soporte se encuentran Documentos
que genera la Unidad Administrativa?
- Papel
- Electrónico
- Otro
5. La integración de los Expedientes de Archivo
en soporte papel se realza:
- Por Asunto
- Por Tema
- Por Diversos Asuntos
- Por Diversos Temas
- Por el Área que genera
el
Documento
1. Total de Expedientes que hay en el Archivo de Trámite:
2. Promedio de Expediente nuevos que genera, cada mes, la Unidad Admi-
nistrativa en sus Archivos de Trámite:
3. Total de Expedientes que hay en el Archivo de Concentración:
PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
2017
6. Los Documentos Electrónicos que
se producen, ¿se imprimen y se in-
tegran a un Expediente de Archivo
en soporte Papel?
Si
No
II. ÁREA DE PRODUCCIÓN E INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES
III. ÁREA DE INSTRUMENTOS DE CONTROL
Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA
1. ¿ La Unidad Administrativa cono-
ce el Cuadro General de Clasifica-
ción Archivística para la clasifica-
ción de los Expedientes de Archivo?
Si
No
2. ¿Qué autoridad elaboró el Cuadro
General de Clasificación Archivísti-
ca?
Instituto Federal de Acceso a la
Información y Protección de Da-
tos (IFAI)
Archivo General de la Nación
(AGN)
Área Coordinadora de Archivos
de la Institución
Unidad Administrativa
Área Coordinadora de Archivos
y las Unidades Administrativas
PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
2017
3. El Cuadro General de Clasifica-
ción Archivística que se utiliza en la
Unidad Administrativa es:
Por Funciones
Por Organigrama
Orgánico-funcional
4. ¿Los Expedientes de Archivo es-
tán organizados de acuerdo con el
Cuadro General de Clasificación Ar-
chivística?
Si
No
Parcialmente
III. ÁREA DE INSTRUMENTOS DE CONTROL Y
CONSULTA ARCHIVÍSTICA
5. ¿La Unidad Administrativa utiliza
el Catálogo de Disposición Docu-
mental registrado en el AGN?
Si
No
No sabe
6. ¿Qué autoridad elaboró el Catálo-
go de Disposición Documental?
AGN
Área Coordinadora de Archivos
de la Institución
Cada Unidad Administrativa
elaboró su parte
Área Coordinadora de archivos
y las Unidades Administrativas
7. ¿La Unidad Administrativa utiliza
el Catálogo de Disposición Docu-
mental los Valores Documentales y
la Vigencia de los Expedientes de
Archivo?
Si
No
PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
2017
III. ÁREA DE INSTRUMENTOS DE CONTROL Y
CONSULTA ARCHIVÍSTICA
8. ¿La Unidad Administrativa cuenta con
la Guía Documental de Archivos actuali-
zada?
Si
No
9. ¿Los Archivos de la Unidad Adminis-
trativa elaboran Inventarios Generales de
los Expedientes de Archivo para el con-
trol de los mismos?
Si
No
10. Indique los Campos que incluye el
Formato de Inventario que se utiliza la
Unidad Administrativa en los Archivos.
Título
Tipo de Inventario
Numero de página
Fecha de Transferencia
Número de Transferencia
Ubicación Topográfica
Dependencia o entidad
Unidad Administrativa
Área de Procedencia
Valor Primario
Sección
Serie
Número de Caja
Número Consecutivo
PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
2017
IV. ÁREA DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
1. ¿Los Expedientes de Archivo cuentan
con la Carátula o guarda exterior?
Si
No
Parcialmente
2. Si la respuesta de la pregunta anterior
es afirmativa, señale los Elementos que
contiene la Carátula del Expediente de
archivo.
Unidad Administrativa
Fondo Documental
Sección
Subsección
Serie
Subserie
Número del Expediente
Fecha de apertura
Fecha de cierre
Asunto del expediente
Valor Documental
Vigencia Documental
Cantidad de fojas útiles
Ubicación topográfica
PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
2017
V. ÁREA DE VALORACIÓN Y DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
1. ¿Los Expedientes de Archivo se sujetan a un
Proceso de Valoración Documental que determi-
ne los plazos de vigencia en el Archivo de Trámi-
te?
Si
No
2. ¿En el o los Archivos de Trámite se da cum-
plimiento a los Plazos de Conservación de los
Expedientes conforme a lo establecido en el Ca-
tálogo de Disposición Documental?
Si
No
3. ¿El o los Archivos de Trámite realizan transfe-
rencias primarias de los Expedientes al Archivo
de Concentración?
Si
No
4. ¿Las Transferencia Primarias se realizan con
base en plazos de vigencia establecidos en el
Catálogo de Disposición Documental?
Si
No
5. ¿Se toman en cuenta los Periodos de Reserva Si
6. Las Trasferencias Primarias de los Expedien-
tes de Archivo se realizan mediante la elabora-
El Inventario Oficial
del AGN
7. ¿La Coordinación de Archivos difunde las dis-
posiciones oficiales de Valoración Documental
para dictaminar la Baja Documental de los Ex-
pedientes de Archivo?
Si
No
PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
2017
V. ÁREA DE VALORACIÓN Y DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
8. Anote quien solicita la Auto-
rización para realizar una Baja
Documental
Instituto Federal de Acceso a la In-
formación y Protección de Datos
(IFAI)
AGN
Área Coordinadora de Archivos de la
Institución
Unidad de Contabilidad Guberna-
VI. ÁREA DE LA TECNOLOGÍA
1. ¿La Unidad Administrativa cuenta con equipos de computo
para la Administración de los Expedientes de Archivo?
Si
No
2. ¿La Unidad Administrativa cuenta con equipo para digitali-
zar los Expedientes de Archivo?
Si
No
3. ¿La Unidad Administrativa cuenta con equipo para la re- Si
4. ¿En la Unidad Administrativa se digitalizan los Expedien- Si
5. ¿En la Unidad Administrativa existen Programas para la
digitalización de los Expedientes de Archivo?
Si
No
PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
2017
VII. ÁREA DE ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL
1. ¿En la Instituto existe un Área Coordinadora de Archi- Si
2. ¿El Área Coordinadora de Archivos organiza y determina
las Políticas o procedimientos de operación de los Archivos
de Trámite y Concentración?
Si
No
3. ¿El Área Coordinadora de Archivos de su Institución esta
representada dentro del Comité de Información?
Si
No
4. ¿En la Instituto se cuenta con Programas para la Con-
servación a largo plazo de los Documentos de Archivo en
formato electrónico?
Si
No
5. ¿En la Institución se ha dado validez jurídica a los Expe-
dientes de Archivo que se conservan en formato electrónico,
con la finalidad de constituirlos como Documentos Probato-
rios?
Si
No
6. En el Instituto ¿el o los Archivos de Trámite son una ofi-
cina formalmente establecida para la administración de los
Documentos?
Si
No
PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
2017
VII. ÁREA DE ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL
7. ¿Los Archivos de Trámite de su Uni-
dad Administrativa están integrados
formalmente al Sistema Institucional
de Archivos?
Si
No
Parcialmente
8. ¿El o los Archivos de Trámite de su
Unidad Administrativa tienen relacio-
nes de coordinación y cooperación con
el Área Coordinadora de Archivos?
Si
No
9. Indique cuáles procedimientos ar-
chivísticos se realizan en el o los Ar-
chivos de Trámite de su Unidad Admi-
nistrativa.
Integración de Expedientes
Identificación
Clasificación
Ordenación
Descripción
Conservación
10. ¿La Institución cuenta con Archivo
de Concentración?
Si
No
11. ¿El Archivo de Concentración del
Instituto está integrado formalmente
al Sistema Institucional de Archivos?
Si
No
No sabe
PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
2017
VIII. ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
1. ¿El Coordinador de Archivos desempeña otras
labores además de las actividades de Coordina-
ción de Archivos?
Si
No
2. ¿El personal que labora en los Archivos de
Trámite desempeña otras labores además de las
actividades de Archivo?
Si
No
3. ¿Qué porcentaje de la jornada laboral invierte
el personal de los Archivos de Trámite en las acti-
vidades propias de Archivo?
10-20 %
21-50 %
51-80 %
81– 100 %
4. Además del Responsable de Archivo de
Tramite, ¿cuántas personas trabajan en el
Archivo de Trámite?
Sólo una persona
2 a 4 personas
5 a 10 personas
11 a 20 personas
21 a 30 personas
31 a 40 perdonas
41 a 50 personas
PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
2017
VIII. ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
5. ¿El personal que labora en el o los Ar-
chivos de Concentración desempeña otras
labores además de las actividades de Ar-
chivo?
Si
No
6. ¿El personal que labora en los Archivos
de la Unidad Administrativa recibe cursos
de capacitación en materia de Gestión de
Documentos y Administración de Archi-
vos?
Si
No
No se ha recibido en los
últimos tres años
7. ¿En el Instituto se ha establecido un
Programa de Capacitación en materia de
Archivos?
Si
No
IX. ÁREA DE RECURSOS MATERIALES E INFRAESTRUCTURA
1. ¿Las áreas de trabajo de los Ar-
chivos de Trámite están debida-
mente separadas de las áreas de
resguardo de los Expedientes?
Si
No
PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
XI. ÁREA DE NORMATIVIDAD EN MATERIA DE ARCHIVOS Y
TRANSPARENCIA
1. ¿Para la organización documental y administración
de archivos en su Unidad Administrativa se aplica la
Ley Federal de Archivos (LFA)?
Si
No
2. ¿En los Archivos de su Unidad Administrativa se
aplica el Reglamento de la LFA?
Si
No
3. ¿En los Archivos de su Unidad Administrativa se
aplica la LFTAIPG?
Si
No
4. ¿En los Archivos de su Unidad Administrativa se
aplican los Lineamientos Generales para la Organiza-
ción y Conservación de los Archivos de las Dependen-
cias y Entidades de la Administración Pública Fede-
ral?
Si
No
1. ¿Cuál es la situación de la Pla-
neación del Desarrollo Archivísti-
co del Instituto?
Cuenta con Plan de Desarro-
llo Archivístico
Cuenta con Programa de
Desarrollo Archivístico
No cuenta con estrategia de
Planeación Archivística
2. Indique la periodicidad con que
se realiza el Plan o Programa de
Desarrollo Archivístico
Anual
Bianual
Trianual
Sexenal
X. ÁREA DE PLANEACIÓN DE DESARROLLO ARCHIVISTICO
PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
2017
XI. ÁREA DE NORMATIVIDAD EN MATERIA DE ARCHIVOS
Y TRANSPARENCIA
5. ¿En los Archivos de su Unidad Administrativa se aplica
el Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acce-
so a la Información Pública Gubernamental?
Si
No
6. ¿En los Archivos de su Unidad Administrativa se apli-
can los Lineamientos Generales para la Clasificación y
Desclasificación de la Información de la Dependencias y
Entidades de la Administración Pública Federal?
Si
No
Nombre, Cargo y Firma del
Titular de la Unidad Administrativa
Nombre, Cargo y Firma del
Responsable de Archivo de Trámite
CP Guillermo Posadas Campos Coordinador de Archivos del
INADEM
Lic. Alex Ricardo Trejo Sánchez Responsable de Archivo de
Concentración
Entregables de Mejora Continua
PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
2017
DOCUMENTOS ENTREGABLES ESTATUS
Plan Anual de Desarrollo
Archivístico.
Enero 2017 al Comité de
Transparencia
Cuadro General de Clasificación
Archivística
Febrero 2017 registrado al AGN
Catalogo de Disposición
Documental
Febrero 2017 registrado al AGN
Guía Documental de Archivos e
Inventario General del INADEM
Marzo 2017 al Comité de
Transparencia
Programa de Capacitaciones en
Materia de Archivos
Enero 2017 al Área de Recursos
Humanos
Calendario de Bajas Documentales Enero de 2017 a los Titulares de las
Unidades Administrativas
Informe Anual de Avances en
Materia de Archivos
Febrero 2017 al Comité de
Transparencia
Informe del Plan de Digitalización
Parcial
Septiembre 2017