Plan Auditoria Efe

1

“Tiendas Efe S.A.”

QUISPE PEREZ ASOCIADOS SOCIEDAD CIVIL DIRECCIÓN: Calle Lima Nº 1250 – Moquegua Perú - TEFELEFONO: 053464645

2 Auditoria de Sistemas

PLAN DE AUDITORIA DE SISTEMAS

1. ORIGEN DEL EXAMEN La presente auditoría de sistemas se realiza en cumplimiento de contrato de sociedad de auditoria QUISPE Y PEREZ ASOCIADOS SOCIEDAD CIVIL a la empresa TIENDAS EFE S.A.

2. OBJETIVO DEL EXAMEN

Objetivo General

Revisar y evaluar los controles, sistemas, procedimientos de informática, equipos de computo, su utilización, eficiencia, seguridad, examinar el hardware y software implementado, así como la documentación de sistemas de la empresa TIENDAS EFE S.A. conforme a la normatividad aplicable y si estos han cumplido con las meta de entidad; a fin de que se logre una utilización más eficiente y segura de la información que servirá para una adecuada toma de decisiones. Objetivo Específico

Los objetivos establecidos para la ejecución de este Auditoria de Sistemas son:

a) Determinar sí la Oficina de Tecnología de la Información ha realizado sus tareas y funciones de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de organización y funciones y en el Manual de Organización y Funciones (MOF) de la Institución y a su estructura orgánica.

b) Comprobar sí la Oficina de Tecnología de la Información ha cumplido con la ejecución de los proyectos programados en los Planes Operativos durante los años 2011 y 2012 (hasta el 31/10/2012).

c) Establecer sí la Oficina de Tecnología de la Información ha emitido un Plan de Sistemas de Información acorde a las necesidades de la Institución.

d) Determinar sí existen adecuados controles de datos, fuente de operación y de salida.

e) Establecer sí existen adecuados procedimientos de control para la administración del hardware de la empresa.

f) Comprobar la existencia de un adecuado programa de mantenimiento de equipos de computación.

g) Comprobar la existencia de adecuados procedimientos de control de seguridad de programas de datos y equipos de cómputo

h) Comprobar la existencia de un Plan de Contingencias adecuado a las reales necesidades de la Institución.

QUISPE Y PEREZ ASOCIADOS SOCIEDAD CIVIL DIRECCIÓN: Calle Lima Nº 1250 Moquegua - Perú - TEFELEFONO: 053464646


i) Comprobar la implementación en la aplicación de las técnicas de Intranet dentro de la empresa como un medio de fortalecer el Control Interno existente e incrementar la eficiencia de las comunicaciones internas

j) Establecer sí existen adecuados procedimientos de control para la administración del software de la empresa y si está debidamente autorizado.

k) Determinar si se han adoptado acciones correctivas sobre seguridad de sistemas informáticos.

3. ALCANCE El alcance de la auditoría comprenderá la revisión de las acciones realizadas por la Oficina de la Tecnología de la Información por el período comprendido desde el año 2011 y 2012 (hasta el 31/10/2012).

4. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD General

a) Descripción de la Empresa Tiendas Efe S.A., inició sus actividades en 1961, como una división comercial de Enrique Ferreyros S.A. constituyéndose como Tiendas Efe S.A. en febrero de 1966. Desde entonces ha tenido a la ciudad de Chiclayo como oficina principal y luego fue abriendo nuevas tiendas, inicialmente en el norte y centro del país y posteriormente, en los últimos años a nivel nacional. En Abril de 1993 Tiendas EFE S.A. fue adquirida por sus actuales propietarios en partes iguales, siendo ambas personas profesionales con muchos años de experiencia en el manejo comercial, financiero y operativo del sector dentro del grupo fundador, lo que les permitió relanzar Tiendas EFE S.A. con rapidez y eficiencia. Posteriormente, en agosto y noviembre de 1995 se concretaron acuerdos de absorción de “Comercial Su Casa” y “Del Castillo & Cía. S.A.” respectivamente. Desde entonces, puede observarse una favorable evolución del negocio con una importante presencia de tiendas en las principales ciudades de provincias y en la Capital. El desarrollo de la red de tiendas ha sido importante, alcanzando a cubrir 45 ciudades y 66 tiendas en todo el país, incluyendo las últimas aperturas en la de las tiendas de: Cáceres, Huáscar, Pro, Cusco 2, Iquitos 2, Pachacútec, Cañete y Carabayllo, cabe mencionar que por temas operativos se cerró la tienda de Mi



Perú, reemplazándola por Pachacútec. Las actividades comerciales están enfocadas en la comercialización al detalle de equipos electrodomésticos, equipos de cómputo, telefonía celular, equipos digitales de las marcas más reconocidas del medio, así como, Máxima Garantía Extendida entre otros.

LINEA BLANCA LINEA MARRON OTROS

TIPO MARCA TIPO MARCA TIPO MARCA

Cocinas Refrigeradoras Secadoras Lavadoras Hornos

BSH, LG, Mabe, Inresa, Indurama Samsung, Coldex

Video Audio

Samsung, Sony, Panasonic Phillips LG Orizon3V (marcas Propias)

Batidoras Licuadoras Tostadoras Cámaras fotográficas, filmadoras, Celulares Computadoras

Oster, Phillips, Imaco, Motorola, Samsung, Nokia, Sony Ericsson, Alcatel, HP, Toshiba y compatibles

El crecimiento del sector electrodomésticos durante los cuatro últimos años es el siguiente: en el año 2008 creció 26%; en el 2009 decreció en -2.3% en el 2010 el crecimiento fue de 32%,; y en el 2011 el crecimiento fue de 12% con ventas estimadas de, 1,200 millones, El sector crece en promedio anual 2.6 veces del PBI. La distribución del mercado de electrodomésticos es 50% Lima y 50% provincias. Actualmente, Tiendas EFE S.A. participa tanto en provincias, mercado que conoce bien, como en Lima, reto que estamos asumiendo de manera positiva. La empresa cuenta con 66 tiendas más una de saldos de mercadería y registra ventas de S/. 458.9 millones, logrando el liderazgo del mercado de provincias por cuarto año consecutivo con aproximadamente el 18% de participación y un estimado del 11% a nivel nacional

b) Principal actividad La actividad principal de la empresa es la venta de artefactos, principalmente artefactos electrodomésticos (línea blanca: refrigeradoras, lavadoras, cocinas, otros; línea marrón: televisores, DVD, equipos de sonidos, otros y pequeños artefactos: licuadoras, tostadoras, otros), equipos de cómputo, como de tecnología digital y de telefonía celular. Asimismo en su proceso de diversificación en el 2010 añadió a su línea de negocios la venta de motos.

c) Visión Estar en la mente de cada peruano que necesite nuestros productos y servicios.



d) Misión Ser la mejor alternativa peruana en satisfacer las necesidades de nuestros clientes, promoviendo el consumo de nuestros productos basados en la excelencia del servicio; logrando a su vez la solidez de la empresa y el bienestar de sus integrantes.

e) Estructura Orgánica

Oficina de la Tecnología de la Información a) Principales actividades

Promover convenios y contratos nacionales e internacionales referidos al

manejo y potenciar el uso de las de las T.I. Representar a la empresa en eventos referidos al uso de las T.I. Planificar y promover proyectos referidos a T.I. en la empresa. Planificar, organizar, dirigir y supervisar el Desarrollo de Análisis, Diseño,

Programación y Mantenimiento de aplicativos, sistemas de información y base de datos.

Planificar, organizar, dirigir y supervisar el adecuado mantenimiento de Hardware, Software, de la Red Interconectada; del Portal Virtual y/o Portal de Transparencia o de Información Pública.

Asesorar y/o asistir a las Gerencias en asuntos de su competencia y promover programas de capacitación del personal; así como participar en los procesos que involucren la adquisición de equipos de cómputo;

Planificar, dirigir, ejecutar y supervisar las actividades de procesamiento automático de datos en la administración según Ley de Transparencia.

Proponer al Directorio, la implementación de tecnologías de información de punta, logrando para esto un buen soporte para la toma de decisiones.



Divulgar a través de la Página Web, información referida a datos generales, disposiciones y comunicados de la Empresa.

Dirigir el desarrollo de análisis, diseño, programación y mantenimiento de aplicativos, sistemas de información y base de datos.

Elaborar y dirigir la aplicación de los manuales de programación para automatizar los procesos de información de la Empresa; así como otros relacionados con la seguridad y protección del Hardware y Software en el ámbito de su competencia.

Cumplir y hacer cumplir bajo responsabilidad, las disposiciones relativas a Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Asesorar en materia de adquisición de sistemas y servicios, programas, redes y comunicación.

Emitir opinión técnica sobre normas y dispositivos legales referentes al Sistema de Informática.

Interpretar cálculos estadísticos para su diagramación, análisis, diagnósticos y/o tratamiento de estudios que permita evaluar las metas y objetivos.

Otras funciones inherentes a su cargo y las que encomiende la empresa.

b) Estructura orgánica

c) Documentos de gestión Manual de Organización y funciones Reglamento de Organización y Funciones Políticas, normas, estándares y procedimientos Contrato y pólizas de seguros Ley del Código de Ética de Profesionales Manuales de sistemas Reglamento Interno de Trabajo



5. NORMATIVA APLICABLE Normas aplicables a la institución

a) Constitución Política del Estado b) Leyes y Normas Vigentes para toda empresa privada. c) El Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobado por Decreto

Supremo Nº 179-2004-EF, modificado por el Decreto Legislativo Nº 972 y la Ley Nº 29308

d) Apéndice II del Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto General a las Ventas e Impuesto Selectivo al Consumo, aprobado por Decreto Supremo Nº 055-99-EF

e) Texto Único Ordenado (TUO) de la Ley Nº 28194, Ley para la Lucha contra la Evasión y para la Formalización de la Economía aprobado mediante el Decreto Supremo Nº 150-2007-EF, norma que crea el Impuesto a las Transacciones Financieras – ITF

f) Ley General de Sociedades Ley N° 26887 g) Normas Internacionales de Contabilidad Oficializadas h) Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas - NAGA i) Normas internacionales de auditoria NIAS

Normas aplicables a Sistemas Informáticos

Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática

a) LEY Nº 27309 Ley que incorpora los Delitos Informáticos al Código Penal creada con fecha 17 de setiembre 2000.

b) De conformidad con el Decreto Supremo N° 066-2003-PCM y ROF de la PCM, la presidencia del consejo de ministros se encargan en normar, coordinar integrar y promover el desarrollo de la actividad informática en la administración pública, impulsando y fomentando el uso de las nueva etnologías de la información para la modernización y desarrollo del estado, actúa como ente rector del sistema nacional de informática, dirige y supervisa la política nacional de informática y gobierno electrónico.

c) Mediante la Resolución de la Comisión de Reglamentos Técnicos y Comerciales N° 0026-2004/CRT-INDECOPI se aprobó como norma técnica peruana la “NTP-ISO/IEC 17799:2004 EDI Tecnología de la Información. Código de buenas prácticas para la gestión de seguridad de la información. 1ra. Edición”.

d) Verificar el cumplimiento de las medidas para garantizar la legalidad de la adquisición de programas de software, dispuestas en el D.S. N° 013-2003-PCM del 12 de Febrero del 2003, sus modificatorias aprobadas mediante D.S. N° 053-2008-PCM de 9 de agosto 2008, D.S. N° 077-2008-PCM del 27 de Noviembre 2008 y D.S. N° 076-2010-PCM del 24 de Julio 2010; en la guía aprobada con R.M. N° 073-2004-PCM del 17 de marzo del 2004.

e) La actividad se ejecutara durante el primer trimestre y el alcance corresponderá al ejercicio anterior (Enero – Diciembre 2011). Su ejecución se reportará en el formato contenido en el anexo 17, el cual estará disponible en el portal institucional de la contraloría general de la República.



6. INFORMES A EMITIR Y FECHAS DE ENTREGA Oficina de la Tecnología de la Información y estadística

DNI INTEGRANTE DEL EQUIPO

VISITA PRELIMAR TRABAJO DE CAMPO ELABORACIÓN DEL

INFORME TOTAL DIAS UTILES

TOTAL HORAS

DEL AL DEL AL DEL AL

42824116 06/08/2012 16/08/2012 17/08/2012 07/09/2012 10/09/2012 17/09/2012 30 Días. 240 HRS.

46332226 06/08/2012 23/08/2012 24/08/2012 26/09/2012 27/09/2012 10/09/2012 45 Días. 360HRS.

45256345 06/08/2012 20/08/2012 21/08/2012 14/09/2012 17/09/2012 25/09/2012 35 Días. 280HRS.

48157889 06/08/2012 23/08/2012 24/08/2012 26/09/2012 27/09/2012 10/09/2012 45 Días. 360 HRS.

41115181 06/08/2012 16/08/2012 17/08/2012 07/09/2012 10/09/2012 17/09/2012 30 Días. 240 HRS.

7. IDENTIFICACIÓN DE ÁREAS CRITICAS a) oficina de contabilidad

La contabilidad de la empresa Tiendas EFE S.A. Es sistematizada, el procesamiento contable se realiza mediante software de facturación- caja, Remuneraciones. De la entrevista con los responsables de Área de contabilidad, se tiene que los registros contables están actualizados y la información es útil para tomar decisiones oportunas. Además se verificará los registros para comprobar el adecuado control de su movimiento; además, sus consistencia y existencia de los registros contables entre otros. Software que utiliza la Oficina de Contabilidad: El Contasis es una Sistema Integrado de Gestión para pequeñas y medianas empresas que permite controlar todas las áreas de su negocio y le genera información en tiempo real de la forma más fácil, más rápida y con el mayor nivel analítico. Constituye un Sistema Integrado de Gestión para los procesos de ventas, compras, almacenes, caja y bancos, cuentas por cobrar y cuentas por pagar, contabilidad, recursos humanos, activos fijos, entre otros, sobre la base de mejores prácticas de negocios, manteniendo una interfaz con los requerimientos tributarios, laborales y exigencias normativas contables vigentes para el Perú el 2010 y 2011 como los Libros electrónicos, nuevo PCGE con últimas modificaciones entre otros.



b) Oficina de tesorería De la entrevista con los responsables del Área de Tesorería, manifiestan que existe una adecuada segregación de funciones por cuanto tienen un número adecuado de trabajadores en las diferentes áreas. Se tienen cuentas bancarias en Moneda extranjera. Se concilian las cuentas bancarias oportunamente, son realizadas y verificadas por un empleado responsable. Las cuentas bancarias de la empresa están debidamente registradas en libros de contabilidad, se ha implementado los procedimientos de pago, control bancario, administración de fondos fijos. Además existe procedimiento de pagos de todas las operaciones de ingresos y gastos efectuados durante el período 2011. Software que utiliza la Subgerencia de Tesorería:

SICO – Comercial es un Software integral para pequeñas y medianas empresas (PYMES) que le permitirá incrementar su productividad y controlar su negocio; la oficina de Tesorería lo usa para llevar los Libro Bancos, Pago proveedores, Flujo Caja, Caja Chica, Rendición de Cuenta, etc.

Modulo Giro - Impresión de Cheques Con este sistema, la Oficina de Tesorería, elevará su productividad, en calidad y rapidez de atención a los usuarios, emitiendo los cheques automáticamente desde el CONTASIS por impresora láser y controlando el estado de cuenta corriente.

c) Oficina de personal

La empresa tiene una estructura orgánica bien definida en cuanto a la cantidad de trabajadores necesarios para el desarrollo normal de las actividades de la oficina de personal, en relación a la cantidad de sus áreas. La empresa cuenta con una Directiva Interna para contratar a personal calificado, además se cuenta con un Reglamento Interno de Trabajo el cual es de conocimiento de todo el personal. El sistema de remuneraciones que se utiliza software contable, el cual permite el cálculo de las remuneraciones y elabora las notas de contabilidad de remuneraciones automático.

http://www.olx.com.pe/q/impresora/c-240



Software que utiliza la Subgerencia Oficina de personal

SICO – Comercial es un Software integral para pequeñas y medianas empresas (PYMES) que le permitirá incrementar su productividad y controlar su negocio; la oficina de Personal lo usa para: Boleta Pago, Quinta Categoría, Planilla Electrónica, AFP.NET, CTS, Liquidación Beneficios Sociales, distribución de utilidades, etc.

d) Oficina de la tecnología de información Se verificará la consistencia de los sistemas informáticos utilizados en las diferentes áreas administrativas y operativas. La empresa ha contratado por servicio de consultoría externa la sistematización de sus operaciones, a fin de contar con información y de gestión oportuna.

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N°

CUENTA Y/O ÁREA

% TOTAL

FACTORES DE RIESGO RIESG

O ENFOQUE DE

AUDITRIA PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA A

APLICAR

1 Oficina de

contabilidad

60%

Inconsistencia en la presentación oportuna de los Estados Financieros.

No existe detalle de Saldos de los Ejercicios anteriores.

No existe adecuada segregación de Funciones.

Falta de Actualización en el Software.

Alto

Pruebas sustantivas

Verificación de los Estados Financieros comparativos.

Inspección de Documentos Contables que sustentes los saldos.

Verificación de los Documentos de Gestión.

Verificación de las Nuevas actualizaciones de Software.

2 Oficina de tesorería

40%

Existen Cuentas Corrientes sobre las cuales no se elaboran conciliaciones bancarias mensuales.

No se realizan arqueo de caja Diario.

El libro C y Bancos tiene retraso.

Alto

Pruebas sustantivas

Recensiones bancarias

Circularizaciones bancarias

Arqueo de caja

Cotejar los ingresos diarios con los depósitos bancarios.

Conciliaciones y confirmación de saldos.

3 Oficina de Personal

N/A

No existen factores de riesgo importantes

Moderado

Pruebas de Cumplimiento

Inspección de Documentos Contables que sustentes los saldos.

Revisión de planillas

4 Oficina de la

Tecnología de la Información

N/A El software contiene aplicaciones que

no están siendo utilizadas Moderado

Pruebas de Cumplimiento

Verificación de manéales de instrucción, revisión de la implementación

8. PUNTOS DE ATENCIÓN

a) Oficina de contabilidad b) Oficina de tesorería



9. FUNCIONARIOS DE LA EMPRESA EXAMINADA

N° NOMBRES Y APELLIDOS CARGO DNI CONDICIÓN

LABORAL

PERIODO DE GESTIÓN DIRECCIÓN DOMICILIARIA INICIO TÉRMINO

01 Ricardo Del Castillo Cornejo Presidente del Directorio 04425687 Designado 02.01.2011 Continua Calle Ilo 245

02 Manuel Tudela Gubbins Director 04405468 Designado 02.01.2011 Continua Jr. Moquegua 458

03 Eduardo Castro Mendivil Braschi Directo 04583158 Designado 02.01.2011 Continua Urb. Los damascos No.191

04 Jesús Zamora León Director 15462546 Designado 02.01.2011 Continua Calle Lima N° 725

05 Rafael Llosa Barrios Director 04426515 Designado 02.01.2011 Continua Av. Balta 125

06 Julio Luque Badenes Director 04465258 Designado 02.01.2011 Continua Calle Calamazo 535

07 Guillermo del Castillo Johnson Director 40364568 Designado 02.01.2011 Continua Jr. Ayacucho 598

08 Enrique Gubbins Bovet Director 35561246 Designado 02.01.2011 Continua Calle Lima 598

09 Marco Antonio Segura Márquez Gerente General 40546135 Designado 02.01.2011 Continua Calle Moquegua 782

10 José Carreras Schroeder Gerente Comercial 04446328 Designado 02.01.2011 Continua Jr. Los Aromitos 521

11 Manuel Cardenal Prato Gerente de Administ. y Finanzas 04465466 Designado 02.01.2011 Continua Av. 28 de Julio 531

12 Gonzalo Ezcurra del Castillo Gerente Marketing 44383213 Designado 02.01.2011 Continua Calle Piura N° 562

13 Luis Miguel Valdivieso Sánchez Gerente de Recursos Humanos 46813218 Designado 02.01.2011 Continua Calle Junín N° 563

14 Vladimir Bazán Barrantes Sucursal Norte 1 49131825 Designado 02.01.2011 Continua Calle Torata N° 423

15 Javier Díaz Ramírez Sucursal Norte 2 04435436 Designado 02.01.2011 Continua Calle Arequipa N° 697

16 Erick Salazar Llanos Sucursal Centro 04435846 Designado 02.01.2011 Continua Jr. Cuzco N° 568

17 Manuel Núñez Vera Sucursal Sur 44356489 Designado 02.01.2011 Continua Calle Ilo N° 453

18 Ernesto Palomino Rodríguez Sucursal Oriente 44610387 Designado 02.01.2011 Continua Av. Miramar N° 54

19 Augusto Valladares Maturano Sucursal Sur Chico 04610387 Designado 02.01.2011 Continua Calle Moquegua N°123

20 Roberto Pareja Cabrera Sucursal Lina Norte 04210381 Designado 02.01.2011 Continua Calle Tacna N° 213

21 Jorge Pickman Rueda Sucursal Lima Sur 44356489 Designado 02.01.2011 Continua Calle Ilo N° 200

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10. PRESUPUESTO DE TIEMPO

CARGO COSTO H/H

(a)

TOTAL HORAS DE

CARGO S/.

PROPUESTA (b)

TOTAL COSTO H/H

(a x b)

1. Supervisor S/. 50,00 240 S/. 12.000,00

2. Jefe de Comisión S/. 50,00 360 S/. 18.000,00

3. Integrante 1 S/. 40,00 280 S/. 11.200,00

4. Especialista S/. 50,00 360 S/. 18.000,00

5. Integrante 2 S/. 40,00 240 S/. 9.600,00

S/. 68.800,00

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11. PARTICIPACIÓN DE ESPECIALISTAS El personal del Órgano de Auditoría Interna que participará en el examen es el siguiente:

Para realizar esta acción de control necesitamos la participación de un especialista en Ingeniería de Computación y Sistemas; asimismo el apoyo de un abogado.

INTEGRANTES DEL EQUIPO PROPUESTO

SOCIEDAD:

QUISPE Y PEREZ ASOCIADOS S. CIVIL

EMPRESA: TIENDAS EFE S.A.

DNI APELLIDOS Y NOMBRE CONDICIÓN

LABORAL

CARGO EN LA COMISION

HORAS ASIGNADAS

DIAS UTILES

AÑO EN EL CARGO DE LA SOA

ESPECIALISTA DESCRIPCION

42824116 Juan Perez Luna Contratado Supervisor 240 30 5 Años C.P.C.C.

46332226 Carlos Quispe Perez Contratado Jefe de Comisión 360 45 4 Años Ing. De Sistemas

48157889 Carlos Rojas Luis Contratado Integrante 1 280 35 3 Años C.P.C.C.

45256345 Pedro Medina Perez Contratado Especialista 360 45 4 Años Ing. Informático

41115181 Juan Luna Luna Contratado Especialista 240 30 3 Años Abogada

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