Plan de Gestión del Riesgo de Desastres de las Entidades

Plan de Gestión del Riesgo de Desastres de las Entidades

Públicas y Privadas (PGRDEPP)

Refinería de Cartagena

Sistema de Gestión HSE

Gerencia de HSE

HSE-L-055 Elaborado

20/11/2019 Versión: 1

Plantilla 089 Plan de Gestión del Riesgo de Desastres de las Entidades Públicas y Privadas (PGRDEPP) 12/07/2019 V-2 1/53

Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan

los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

PLAN DE GESTION DE RIESGO DE DESASTRES DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS

(PGRDEPP) PARA LA REFINERIA DE CARTAGENA

HSE-L-055

Versión 1

ECOPETROL

VICEPRESIDENCIA REFINACION Y PROCESOS INDUSTRIALES

Año 2019





Gerencia de HSE

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INTRODUCCIÓN 4

ALCANCE DEL PLAN 4

OBJETIVO 4

ESTRUCTURA GENERAL DEL PGRDEPP 4

VIGENCIA DEL PGRDEPP 5

1. PROCESO DE CONOCIMIENTO DEL RIESGO 6

1.1 INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO O LAS INSTALACIONES 6

1.2 CONTEXTO EXTERNO ASOCIADO CON LOS PROYECTOS, INSTALACIÓN Y SUS ACTIVIDADES INDUSTRIALES 12

1.2.1 ELEMENTOS POTENCIALMENTE EXPUESTOS 12

1.2.2 CONDICIONES BIOFÍSICAS Y DE LOCALIZACIÓN 13

1.2.3 OTRAS INSTALACIONES O ACTIVIDADES QUE PUEDEN SER FUENTES DE AMENAZAS PARA LAS

INSTALACIONES Y ACTIVIDADES INDUSTRIALES DE ECOPETROL 13

1.2.4 INFORMACIÓN ASOCIADA CON INSTRUMENTOS PARA LA PLANIFICACIÓN DEL DESARROLLO Y PARA LA

GESTIÓN DEL RIESGO DE DESASTRES 13

1.3 CONTEXTO INTERNO 16

1.3.1 GOBIERNO, ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 16

1.3.2 POLÍTICAS, OBJETIVOS Y ESTRATEGIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PGRDEPP 19

1.3.3 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN HSE 23

1.3.4 CAPACIDADES 25

1.3.5 LAS RELACIONES CON LAS PARTES INVOLUCRADAS INTERNAS, ASÍ COMO SU PERCEPCIÓN Y VALORES 26

1.3.6 PROCESO PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO 27

2. PROCESO DE REDUCCIÓN DEL RIESGO 33

2.1 INTERVENCIÓN CORRECTIVA 34

2.2 INTERVENCIÓN PROSPECTIVA 36

2.3 PROTECCIÓN FINANCIERA 37

3. MANEJO DEL DESASTRE 38

3.1 PREPARACIÓN PARA LA RESPUESTA A EMERGENCIAS 38

3.1.1 IDENTIFICACIÓN DE LOS ESCENARIOS DE EMERGENCIA Y DESASTRES 39

3.1.2 MODELO DE MANDO Y CONTROL PARA LA ORGANIZACIÓN DE LA RESPUESTA 39

3.1.3 MARCO DE ACTUACIÓN 41

3.1.4 CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL 41

3.1.5 RECURSOS REQUERIDOS PARA ATENCIÓN DE EMERGENCIAS Y DESASTRES 42

3.1.6 PLANES DE AYUDA MUTUA 42

3.1.7 SIMULACIONES Y SIMULACROS 42

3.1.8 PLAN DE DIVULGACIÓN Y SOCIALIZACIÓN 43

3.2 EJECUCIÓN PARA LA RESPUESTA A EMERGENCIAS 43

3.2.1 NIVELES DE ACTIVACIÓN Y RESPUESTA A DESASTRES 43

3.2.2 MECANISMOS DE ALERTA Y ALARMA 43

3.2.3 CADENAS DE LLAMADO 44

3.2.4 PROTOCOLOS GENERALES DE RESPUESTA PARA ESCENARIOS DE EMERGENCIA Y DESASTRE 44

3.2.5 PRIORIDADES DE ATENCIÓN 44

3.2.6 ACTIVIDADES CRÍTICAS EN LA ATENCIÓN DEL DESASTRE 44

3.2.7 ACTUALIZACIÓN DE LOS PLANES DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIA 45

3.3 PREPARACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA RECUPERACIÓN 45

4. IMPLEMENTACIÓN SECTORIAL Y ARMONIZACIÓN TERRITORIAL 45





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5. SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN DEL PGRDEPP 46

6. REVISIÓN Y AJUSTE DEL PGRDEPP 46

ANEXO 1 50

ANEXO 2 51

RELACIÓN DE VERSIONES 53





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INTRODUCCIÓN

Este documento presenta el Plan de Gestión del Riesgo de Desastres de las Entidades Públicas y Privadas

(PGRDEPP) correspondientes a la Refinería de Cartagena, perteneciente a la Vicepresidencia de

Refinación y Procesos Industriales.

Ecopetrol hacen uso de prácticas, normas y códigos técnicos internacionalmente reconocidos del sector,

para identificar, analizar, valorar y gestionar los riesgos derivados de sus actividades.

Para ello, Ecopetrol cuentan con un Sistema de Gestión HSE1 que asegura el compromiso con la vida, el

ambiente, los bienes, los medios de subsistencia y los activos de las compañías. Su objetivo es lograr un

nivel apropiado de integridad y consistencia para definir el marco de referencia y los requisitos para la

implementación de las prácticas, los estándares y lineamientos en seguridad, salud y ambiente. Al mismo

tiempo, su implementación contribuye al logro de operaciones sanas, seguras y ambientalmente

responsables en cada uno de los segmentos y áreas que componen las compañías. Lo anterior a la luz

de la legislación colombiana vigente y enmarcada en los procesos de gestión del riesgo: conocimiento,

reducción y manejo (Ley 1523 de 2012).

ALCANCE DEL PLAN

El presente PGRDEPP tiene como alcance, comunicar a las autoridades y diferentes actores territoriales,

los escenarios con potencialidad de desastre que se derivan de las actividades de la operación de la

Refinería de Cartagena. En este Plan se presentan las medidas establecidas para reducir las condiciones

de riesgo actual y futuro en los territorios.

OBJETIVO

Establecer y comunicar las acciones para la gestión del riesgo de desastres en la Refinería de Cartagena,

con base en los resultados de los análisis específicos de riesgos realizados a los proyectos, instalaciones

y actividades, y cuyo fin es incrementar la seguridad de las operaciones, las personas, el ambiente, la

infraestructura y en general el territorio.

Este Plan permite “identificar, priorizar, formular, programar y hacer seguimiento a las acciones

necesarias para conocer y reducir las condiciones de riesgo (actual y futuro) de sus instalaciones y de

aquellas derivadas de su propia actividad u operación que pueden generar daños y pérdidas a su entorno,

así como dar respuesta a los desastres que puedan presentarse, permitiendo además su articulación con

los sistemas de gestión de la entidad, los ámbitos territoriales, sectoriales e institucionales de la gestión

del riesgo de desastres y los demás instrumentos de planeación estipulados en la Ley 1523 de 20122

para la gestión del riesgo de desastres”, dando cumplimento al requisito establecido en el Decreto 2157

de 20173.

ESTRUCTURA GENERAL DEL PGRDEPP

La formulación del presente PGRDEPP toma como base los procesos de la Ley 1523 de 2012, los cuales

son:

Conocimiento del riesgo: El proceso de conocimiento del riesgo provee la base temática para

desarrollar los procesos de reducción del riesgo y de manejo del desastre3.

1 Salud, Seguridad Industrial y de Procesos y Ambiente (por sus siglas en inglés) 2 LEY 1523 DE 2012, Por la cual se adopta la política nacional de gestión del riesgo de desastres y se establece el Sistema Nacional de Gestión

del Riesgo de Desastres y se dictan otras disposiciones. 3 DECRETO 2157 DE 2017, Por medio del cual se adoptan directrices generales para la elaboración del plan de gestión del riesgo de desastres

de las entidades públicas y privadas en el marco del artículo 42 de la Ley 1523 de 2012.





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Reducción del riesgo: Consiste en el tratamiento del riesgo para definir el tipo de intervención,

las directrices para el diseño y las especificaciones técnicas de las medidas a implementar para

modificar los riesgos identificados, analizados y evaluados en el proceso de conocimiento del

riesgo mediante: reducir el riesgo actual (mitigación del riesgo, intervención correctiva), reducir

el riesgo futuro (prevención del riesgo, intervención prospectiva) y la protección financiera3.

Manejo del desastre: Con base en los resultados del análisis específico de riesgos (proceso de

conocimiento) y las medidas implementadas de reducción del riesgo, se estructura el Plan de

Emergencia y Contingencia del proceso de manejo del desastre el cual se compone de:

preparación para la respuesta, ejecución de la respuesta y la preparación y ejecución de la

recuperación (rehabilitación y reconstrucción), estás ultimas se realizarán acorde a lo establecido

en la evaluación inicial y post emergencia, de acuerdo al grado de impacto sobre la población, los

bienes y los servicios interrumpidos y deteriorados3.

La estructura del presente documento adopta los procesos anteriormente mencionados y los armoniza

con el Sistema de Gestión HSE de Ecopetrol, siendo sus principales numerales:

Numeral 1. Proceso de conocimiento del riesgo

o Información general de las instalaciones

o Contexto externo asociado con la instalación y su operación

o Contexto interno de la instalación (gobierno, marco de referencia y gestión del riesgo)

Numeral 2. Procesos de reducción del riesgo

o Intervención correctiva

o Intervención prospectiva

o Protección financiera

Numeral 3. Proceso de manejo del desastre

o Preparación para la respuesta a emergencias

o Ejecución para la respuesta a emergencias

o Preparación y ejecución de la recuperación

Numeral 4. Implementación sectorial y armonización territorial

Numeral 5. Seguimiento y verificación del PGRDEPP

Numeral 6. Revisión y ajuste.

VIGENCIA DEL PGRDEPP

El presente PGRDEPP estará vigente hasta la próxima revisión o ajuste de conformidad con el artículo

2.3.1.5.2.8.1 del Decreto 2157 de 2017.

En el Anexo 1 se presenta el control de revisiones y ajustes asociados con este documento.





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1. PROCESO DE CONOCIMIENTO DEL RIESGO

El proceso de conocimiento del riesgo incluye: el establecimiento del contexto asociado con la instalación

y sus actividades, la valoración técnica del riesgo y el monitoreo del mismo, mediante la presentación de

los tres (3) aspectos incluidos en el artículo 2.3.1.5.2.1.1 del Decreto 2157 de 2017:

Información general de la instalación o el proyecto.

Contexto externo donde se enmarca la instalación o el proyecto.

Contexto interno de la compañía, asociado con la gestión del riesgo.

1.1 Información general del proyecto o las instalaciones

El objeto social de Ecopetrol es el desarrollo, en Colombia o en el exterior, de actividades comerciales o

industriales correspondientes o relacionadas con la exploración, explotación, refinación, transporte,

almacenamiento, distribución y comercialización de hidrocarburos, sus derivados y productos, mediante:

La exploración y explotación de hidrocarburos en áreas o campos petroleros que, antes del 1º de

enero de 2004: a) se encontraban vinculadas a contratos ya suscritos o, b) estaban siendo

operadas directamente por la compañía.

La exploración y explotación de las áreas o campos petroleros que le sean asignadas por la

Agencia Nacional de Hidrocarburos (ANH).

Exploración y explotación de hidrocarburos en el exterior, directamente o a través de contratos

celebrados con terceros.

Refinación, procesamiento y cualquier otro proceso industrial o petroquímico de los hidrocarburos,

sus derivados, productos o afines, en instalaciones propias o de terceros, en el territorio nacional

y en el exterior.

Compra, venta, importación, exportación, procesamiento, almacenamiento, mezcla, distribución,

comercialización, industrialización, y/o venta de hidrocarburos, sus derivados, productos y afines,

en Colombia y en el exterior.

Transporte y almacenamiento de hidrocarburos, sus derivados, productos y afines, a través de

sistemas de transporte o almacenamiento propios o de terceros, en el territorio nacional y en el

exterior, con excepción del transporte comercial de gas natural en el territorio nacional.

Realizar la investigación, desarrollo y comercialización de fuentes convencionales y alternas de

energía.

Realizar la producción, mezcla, almacenamiento, transporte y comercialización de componentes

oxigenantes y biocombustibles.

Realizar la operación portuaria.

Realizar cualquier actividad complementaria, conexa o útil para el desarrollo de las anteriores.

Como bien se mencionó anteriormente, el presente PGRDEPP se ha construido para las instalaciones o

proyecto de la Refinería de Cartagena adscrita a la Vicepresidencia de Refinación y Procesos Industriales.

Con el ánimo de poner en contexto a la Gerencia, sus instalaciones, proyectos y actividades, se presentan

la información de la Tabla 1.





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Tabla 1. Información general del proyecto, instalaciones o actividades de la Refinería de Cartagena.

Información general de las actividades incluidas en el PGRDEPP

Gerencia /

Vicepresidenci

a

Refinería de Cartagena Vereda(s)/municipio(s)/dep

artamento(s)

Cartagena /

Bolívar

Contacto del

responsable

del PGRDEPP

Jorge Bayona De la Ossa

Jefe Dpto. Gestión

Integral Riesgo GRC

Teléfono 6682588

Dirección principal de

referencia

Zona. Industrial

Mamonal Km. 10

Contacto en

caso de

emergencia

Carlos Andres Perez

Angulo

Coordinador de Prevención

y Control de Emergencias

Teléfono 6682806 / 82504

Coordenadas

Punto central o centroide

(Coordenadas planas datum

magna sirgas origen Bogotá:

Este 844845.974, Norte

1632946.4), el cual se ubica al

interior del complejo industrial.

Teléfonos de la

instalación

6682211

Contexto externo asociado con la instalación y su operación

Descripción

general del área

y sus

actividades:

La Refinería de

Cartagena, se

localiza en la

Zona Industrial

de Mamonal

perteneciente a la

Localidad III –

Industrial y de la

Bahía, del Distrito

Turístico y

Cultural de

Cartagena de

Indias en el

departamento de

Bolívar;

aproximadament

e a siete (7)

Kilómetros al sur

de la ciudad,

sobre la margen

oriental de la

Bahía de

Cartagena y a

tres (3)





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Kilómetros del

Canal del Dique.

La refinación del

petróleo es la

separación del

petróleo crudo en

sus principales

fracciones, las

cuales son

posteriormente

procesadas para

obtener

productos

terminados.

La Refinería de

Cartagena tiene

como carga

nominal completa

165.000 barriles

de crudo diario y

el 97.7% de la

carga es

convertida en

productos

valiosos, para ello

cuenta con 34

unidades de

proceso de las

cuales 18 son

utilizadas para

servicios

industriales y 16

para el proceso de

refinación, éstas

últimas diseñadas

con la última

tecnología

proporcionando

productos con

mayor valor lo

cual se ve

reflejado en la

rentabilidad de la

compañía y desde

el punto de vista

ambiental una

producción más limpia.





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Al mismo tiempo, los proyectos, instalaciones y actividades incluidos en este Plan, se encuentran

enmarcados en instrumentos de manejo y control ambiental los cuales reposan en los archivos de las

Autoridades Ambientales Competentes, tal como se relacionan en la Tabla 2.

Tabla 2. Proyecto, instalaciones o actividades y su relación con los instrumentos ambientales

Para determinar los proyectos, instalaciones y actividades que pueden ser origen de escenarios de

desastre, se adoptan la definición de la Ley 1523 de 2012.

Desastre: Es el resultado que se desencadena de la manifestación de uno o varios eventos

naturales o antropogénicos no intencionales que al encontrar condiciones propicias de

vulnerabilidad en las personas, los bienes, la infraestructura, los medios de subsistencia, la

prestación de servicios o los recursos ambientales, causa daños o pérdidas humanas,

materiales, económicas o ambientales, generando una alteración intensa, grave y

extendida en las condiciones normales de funcionamiento de la sociedad, que exige del Estado

y del sistema nacional ejecutar acciones de respuesta a la emergencia, rehabilitación y

reconstrucción (Ley 1527 de 2012)4.

Con base en lo anterior, Ecopetrol ha determinado los siguientes criterios para tipificar a un “escenario

de riesgo tecnológico” como un “escenario de riesgo de desastre”. Los criterios propuestos corresponden

con el máximo valor de consecuencias establecida en la RAM5 de la compañía, sin tener en cuenta la

probabilidad asociada con el escenario. Para que un escenario de riesgo tecnológico sea tipificado como

un escenario de riesgo de desastre, debe cumplir al menos uno (1) de los siguientes criterios:

Escenarios que tengan la potencialidad de generar múltiples fatalidades de personas no

involucradas con la operación y que puedan superar la capacidad de los servicios de urgencias6 a

nivel regional, o

4 Negrilla y subrayado no incluida en el texto original 5 Matriz de Evaluación de Riesgos (RAM, por su sigla en inglés de Risk Assessment Matrix) 6 Hacen referencia a los servicios de urgencia y emergencia en salud

Sistema

industrial

Expediente

ANLA

Resolución del

instrumento de

control y

seguimiento

ambiental

Alcance ICA

/ PMA – LA

(líneas)

Alcance ICA /

PMA – LA

(instalaciones)

OPERACIÓN DE

PLANTAS

NUEVAS EN LA

REFINERÍA DE

CARTAGENA

LAM 0761

LAM 0761

Resolución 1157 del

10 de noviembre de

2000

Resolución 2102 del

28 de noviembre de

2008

Resolución 511 del

12 de marzo de 2010

NA

Plantas Nuevas

en la Refinería de

Cartagena





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Escenarios de pérdida de contención que tengan la potencialidad de generar afectaciones

ambientales intensas, graves y extendidas, y que, dada la peligrosidad de las sustancias

involucradas, requieran de procesos de recuperación ambiental complejos, o7

Escenarios de pérdida de contención en tuberías de transporte (crudo o productos refinados8),

que puedan comprometer el suministro de servicios vitales9 por más de tres (3) días, en al menos

un municipio con categoría: especial, primera o segunda (Ley 1551 de 2012), o

Escenarios de pérdida de contención que requieran evacuación de más de 400 hogares

(aproximadamente 1240 personas10), por más de cinco (5) días, o

Escenarios de pérdida de contención en operaciones costa afuera como consecuencia de una

pérdida del control de pozo (blow-out), o

Escenarios de pérdida de contención en puertos fluviales y costeros que puedan generar

afectación ambiental intensa, grave y extendida, como consecución de la peligrosidad de las

sustancias involucradas y el difícil control de la fuente de emisión.

Para efectos del presente PGRDEPP, en la Tabla 3 se identifican los proyectos, instalaciones o actividades

con potencialidad de generar escenarios de desastre, correspondientes a la Refinería de Cartagena.

7 En algunas oportunidades, dada la materialización de un escenario de desastre se sobrepasan ampliamente las capacidades de los servicios

de emergencia y urgencia regionales. 8 No aplica para tuberías de producción, donde el crudo se puede considerar la fase dispersa. 9 Agua potable, alcantarillado, disposición de residuos, energía o telecomunicaciones 10 Calculado con base en datos DANE, 3,1 integrantes por hogar (2019)

Plan de Gestión del Riesgo de Desastres de las entidades públicas y privadas

(PGRDEPP)



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Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido,

copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

Tabla 3. Proyecto, instalaciones o actividades con potencialidad de riesgo de desastre

Sistemas industriales con potencialidad de desastre

No.

Nombre del sistema o

actividad

(expediente ANLA)

Tipo de sistema

Localización del

sistema o actividad

Descripción del escenario de

desastre relacionado con el

proyecto o la actividad

Sis

tem

a

de

pro

du

cció

n

(p

lata

for

mas,

po

zos)

Esta

ció

n o

insta

lació

n

Sis

tem

a

de

tran

sp

ort

e

Con

tin

en

t

al

(on

-

sh

ore)

No

co

nti

nen

t

al

(o

ff-

sh

ore)

1 Unidad 044 (LAM 0761) X X Coordenadas

Pérdida de contención (Fuga) de Ácido

Fluorhídrico (HF) en la sección de

reacción de la unidad 044

La descripción de los escenarios de desastre que se listan en la Tabla 3 , pueden ser consultados en el Anexo 2 del presente documento. Si se

requiere información adicional de los sistemas o actividades descritos en tabla anterior, esta puede ser consultada en los instrumentos

ambientales, los cuales se encuentran disponibles para consulta pública en los archivos de información de las autoridades ambientales

competentes (p.ej. ANLA).

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públicas y privadas (PGRDEPP)



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1.2 Contexto externo asociado con los proyectos, instalación y sus actividades industriales

En armonía con el Decreto 2157 de 2017, el contexto externo está definido por el ambiente exterior en

el que realizan las actividades, el cual incluye:

Elementos potencialmente expuestos.

Condiciones biofísicas y de localización.

Otras instalaciones o actividades que pueden ser fuentes de amenazas para las instalaciones y

actividades industriales.

Información asociada con instrumentos para la planificación del desarrollo y para la gestión del

riesgo de desastres.

1.2.1 Elementos potencialmente expuestos

Para Ecopetrol, los elementos vulnerables potencialmente expuesto ante la ocurrencia de escenario de

riesgo, son aquellos que se localizan dentro de un perímetro de efecto11. Con el ánimo de facilitar los

análisis posteriores, se define la siguiente tipología de elementos vulnerables:

Asentamientos humanos.

Áreas ambientalmente sensibles declaradas en los instrumentos de manejo y control ambiental

de las operaciones.

Infraestructura de interés público.

Infraestructura productiva.

Bienes de interés cultural.

Cultivos (ciclo corto, mediano/tardío y forestal).

Lugares para el almacenamiento y la captación de recurso hídrico para el consumo, riego y

recreación

Otras instalaciones o actividades que pueden ser fuentes de amenazas para las instalaciones y

actividades industriales de Ecopetrol.

La identificación de los elementos potencialmente expuestos se realiza mediante información secundaria

(p.ej. fuentes oficiales) y primaria (p.ej. visitas de campo), siguiendo los lineamientos del documento

HSE-G-022, Guía para Análisis de Consecuencias y Análisis Cuantitativo del Riesgo.

Los elementos expuestos asociados con las instalaciones o actividades identificadas en la Tabla 2 y en la

Tabla 3, pueden ser consultados en los Planes de Emergencia, disponibles para consulta pública en los

archivos de las autoridades nacionales competentes.

11 Isocontorno de efecto tóxico, por sobrepresión o radiación, según las características de peligrosidad de las sustancias involucradas





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1.2.2 Condiciones biofísicas y de localización

La información correspondiente a las condiciones biofísicas y de localización se describe en detalle en los

Estudios de Impacto Ambiental (EIA), los Planes de Manejo Ambiental Integral (PMAI) o Licencia Global,

los cuales incluyen:

Aspectos físicos tales como geología, geomorfología, hidrología, hidrogeología, paisaje, suelos y

usos de la tierra, usos y calidad de agua, geotecnia y atmósfera.

Aspectos biofísicos tales como ecosistemas terrestres (flora y fauna) y acuáticos continentales y

marino-costeros.

Aspectos socioeconómicos tales como dimensiones demográficas, espaciales, económicos y

culturales.

1.2.3 Otras instalaciones o actividades que pueden ser fuentes de amenazas para las

instalaciones y actividades industriales de Ecopetrol

Los predios adyacentes que pueden significar amenazas de origen tecnológico se identifican mediante

información secundaria (p.ej. fuentes oficiales) y primaria (p.ej. visitas de campo), siguiendo los

lineamientos expuestos en el documento HSE-G-022, Guía para Análisis de Consecuencias y Análisis

Cuantitativo del Riesgo. Esta información es parte integral de los Planes de Emergencia y Contingencia,

y por lo tanto está incluidos en los instrumentos de manejo y control ambiental que reposan en los

archivos de las autoridades ambientales competentes (p.ej. ANLA).

1.2.4 Información asociada con instrumentos para la planificación del desarrollo y para la

gestión del riesgo de desastres

En lo relacionado a los instrumentos para la planificación del desarrollo y la gestión de riesgo de

desastres, el presente PGRDEPP ha tomado como referencia los incluidos en la Tabla 4.

Tabla 4. Instrumentos para la planificación del desarrollo y para la gestión del riesgo de desastres

consultados para este PGRDEPP

Instrumento Instrumentos Consultados

Planes de Ordenación y Manejo de

Cuencas Hidrográficas-POMCA

NA

Planes de Manejo de Áreas Protegidas

(DRMI)

NA

Planes de Ordenación y Manejo de

Unidades Ambientales Costeras-

POMIUAC

NA

Planes de Ordenamiento Territorial-

POT

Plan de Ordenamiento Territorial del Distrito Turístico

y Cultural de

Cartagena de Indias

Planes Municipales de Gestión del

Riesgo-PMGRD

Plan Distrital de Gestión del Riesgo Cartagena de

Indias 2013

Estrategias Municipales de Respuesta-

EMR

Estrategia para la Respuesta a Emergencias -E.D.R.E-

del Distrito de Cartagena de Indias 2013

Planes Territoriales y Sectoriales de Cambio Climático

Plan de Gestión de Riesgo del Sector para el Cambio Climático y Salud





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Por otra parte, la información consultada para la identificación de los elementos potencialmente

expuestos para la elaboración de este Plan, se relaciona en la Tabla 5.

Tabla 5. Fuentes de información para la identificación de elementos potencialmente expuestos

Elementos

potencialmente

expuestos

Fuente de información

Asentamientos

humanos

- Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE

- Sistema de Selección de Beneficiarios para Programas Sociales - SISBEN

- Autoridades de las entidades territoriales del área de influencia del

proyecto (Alcaldía y/o gobernación)

Infraestructura social



proyecto (Alcaldía y/o gobernación)

- Agencia Nacional de Tierras

- Unidad de Restitución de Tierras – URT

- Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC

Infraestructura de

desarrollo y servicios

- Agencia Nacional de Infraestructura – ANI

- Empresas de Servicios Públicos del área del proyecto

- Unidad de Planeación Minero Energética - UPME

Actividad productiva



proyecto (alcaldía o gobernación)

- Unidad Municipal de Asistencia Técnica Agropecuaria - UMATA

- Unidad de Planificación Rural Agropecuaria – UPRA

- Ministerio de Agricultura

Bienes de interés

cultural


proyecto (alcaldía o gobernación)

- Institutos de cultura de las entidades territoriales del área de influencia

del proyecto (alcaldía o gobernación)

- Ministerio de Cultura

- Instituto Colombiano de Antropología e Historia -ICANH

Sitios de captación de

agua

- Autoridad Nacional de Licencias Ambientales - ANLA

- Corporación Autónoma Regional – CAR, del área de influencia del proyecto

- Empresas de Servicios Públicos del área del proyecto

- Superintendencia de Servicios Públicos - SUPERSERVICIOS

Áreas ambientalmente

sensibles

- Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible - MADS

- Dirección de Bosques del MADS

- Parques Nacionales Naturales de Colombia

- Asociación Red Colombiana de Reservas Naturales de la Sociedad Civil -

RESNATUR

- Corporaciones Autónomas Regionales – CAR, del área de influencia del

proyecto

- Organizaciones NO Gubernamentales – ONG

- Instituto de Investigación de Recursos Biológicos Alexander von Humboldt

- Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras - INVEMAR

Acuíferos - Servicio Geológico Colombiano – SGC





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Dado que la escala geográfica de la información disponible en las entidades es insuficiente para la

caracterización de los elementos potencialmente expuestos, Ecopetrol ha generado información con

mayor nivel de resolución (p.ej. 1:25.000), para realizar una adecuada identificación de elementos

vulnerables del medio biótico y socioeconómico, la cual ha requerido el uso de imágenes de satélite,

fotografía aérea y trabajo de campo. Esta información se encuentra incluida en los respectivos Planes de

Emergencia, los cuales se encuentran disponibles para consulta pública, en el archivo de información de

la Autoridad Nacional de Licencias Ambientales – ANLA.

Finalmente, para la elaboración de este PGRDEPP, se han consultado fuentes nacionales para la

identificación y caracterización de amenazas de origen natural y socionatural (Tabla 6).

Tabla 6. Fuentes de información de amenazas con origen natural y socionatural

Amenaza Entidad Información disponible de la

entidad Fuente

Sísmica Servicio Geológico

Colombiano - SGC

El SGC realiza el monitoreo y

análisis de la actividad sísmica y

movimientos fuertes en el país, así

como la evaluación de la amenaza

sísmica.

http://www2.sgc.gov.co/

Inundaciones

Instituto de

Hidrología,

Meteorología y

Estudios

Ambientales -

IDEAM

El IDEAM cuenta con un Sistema

de Pronósticos hidrológicos y

alertas tempranas para el

fenómeno de inundación.

http://www.ideam.gov.co/

Erosión y

procesos de

remoción en

masa

Servicio Geológico

Colombiano - SGC

Visor con identificación de zonas

con amenaza de movimientos de

tierra por caídas, deslizamientos,

reptaciones y otros tipos de

movimiento asociados

http://simma.sgc.gov.co./

Condiciones

meteomarinas

Centro de

Investigaciones

Oceanográficas e

Hidrográficas -

CIOH

Permite conocer las condiciones de

mareas, viento y oleaje para los

principales puertos del país. Se

cuenta con información de

pronóstico de hasta cinco (5) días

a futuro

https://www.cioh.org.co/

Condiciones

meteomarinas

y tsunamis

Dirección General

Marítima - DIMAR

Reportes del comportamiento

marino, e información de

pronósticos diarios para el pacífico

y el caribe colombiano. Igualmente

cuenta con un visor

https://www.dimar.mil.co/

Incendios de

cobertura

vegetal

Instituto de

Hidrología,

Meteorología y

Estudios

El IDEAM cuenta con un Sistema

de Pronósticos hidrológicos y

alertas tempranas para el

fenómeno de inundación.

http://www.ideam.gov.co/





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Amenaza Entidad Información disponible de la

entidad Fuente

Ambientales -

IDEAM

1.3 Contexto interno

El Decreto 2157 de 2017, define al contexto interno como: el ambiente intrínseco en el cual las entidades

públicas y privadas buscan alcanzar sus objetivos y se relaciona con la alineación de la gestión del riesgo

en los procesos propios de la actividad, la cultura, estructura y estrategia de la entidad evaluada. Estos

procesos deben estar alineados con los objetivos de la organización y el compromiso, la credibilidad y la

confianza que se debe generar con los trabajadores, los clientes y la comunidad del área de influencia.

La organización debe establecer las expectativas bajo las cuales propenderá por el fortalecimiento de

una cultura en HSE donde se viva el compromiso con la vida mediante el cuidado de las personas, el

medio ambiente y el entorno general donde desarrolle sus actividades.

1.3.1 Gobierno, estructura organizacional, funciones y responsabilidades

La Guía de Gestión de Riesgos en Ecopetrol, VEI-G-010, define las generalidades para la gestión integral

de riesgos de la compañía, con el fin de asegurar una gestión adecuada de las desviaciones frente al

cumplimiento de los objetivos y producir información confiable para la toma de decisiones en la amplia

gama de actividades, decisiones u operaciones de la empresa. Ecopetrol gestiona sus riesgos desde una

perspectiva estratégica, táctica y operativa. Es decir, todos los responsables de la organización cuentan

con metodologías y métodos de gestión ajustados a su nivel de responsabilidad (Ilustración 1).





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Ilustración 1. Estructura organizacional Ecopetrol12

La estructura organizacional considera de manera clara los roles, autoridades y responsabilidades para

gestionar los riesgos y comunicarlos dentro y fuera de la organización, así mismo se basa en la cultura

de la prevención, la cual es un valor inherente a la organización (Ilustración 2, VEI-G-01).

12 Última actualización 14 diciembre de 2018





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Ilustración 2. Alcance de aplicación de la Gestión de Riesgos en Ecopetrol

Así mismo, la guía SGC-G-00713 define los roles y responsabilidades necesarios para diseñar,

implementar, sostener y mejorar el Sistema de Gestión en la organización. En esta se definen con claridad

los roles de: 1. La alta dirección, 2. Los representantes de la alta dirección, 3. Los líderes temáticos del

sistema integrado de gestión, 4. Los líderes temáticos (especialidad), 5. Los evaluadores internos y 6.

Los administradores documentales. Tanto a nivel estratégico, táctico y operativo, los perfiles de cargo

describen con claridad las funciones y responsabilidades para cada uno de los colaboradores de la

organización.

Adicionalmente en la Guía de análisis de riesgos de proceso (ECP-VST-O-PRO-GT-001), se señalan las

responsabilidades HSE de los roles de liderazgo y los miembros del Comité, las cuales son:

Presidente, vicepresidentes, gerentes y directivos:

o Establecer metas, objetivos y expectativas en relación al elemento.

o Pedir cuentas de la implementación del elemento.

o Auditar el nivel de implementación y cumplimiento de los programas de ARP, en papel y

en campo, para demostrar compromiso visible, dar ejemplo a la organización y fijar el

estándar de las expectativas.

o Dar seguimiento en las juntas del Comité de HSE, al desempeño en ARP de la Línea de

Responsabilidad y establecer planes de acción para corregir las desviaciones.

Jefes de departamento y coordinadores:

o Participar activamente en el programa de implementación.

o Dar seguimiento a la implementación de los lineamientos para realizar los análisis de

riesgos de procesos (ARP) en todas las unidades o áreas operativas, a través de los

responsables del área/gerencia.

o Monitorear periódicamente los indicadores para ARP del punto anterior.

o Reconocer logros sobresalientes y reorientar fallas e incumplimientos en la implantación

y aplicación de ARP y por el cumplimiento de las recomendaciones.

o Hacer análisis críticos de la implementación y funcionamiento del elemento.

Responsables del área:

o Implementar el programa definido para establecimiento de ARP en todas las áreas

operativas.

13 Guía de Roles y Responsabilidades para la Administración de los Sistemas de Gestión





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o Identificar y corregir cualquier barrera u obstáculo para la implementación del elemento

en sus áreas de responsabilidad.

o Promover y asegurar que los lineamientos para realizar ARP, sean adecuadamente

comunicados y entendidos por sus subordinados.

o Promover y asegurar la capacitación de su personal en la realización de ARP.

o Asignar personal adecuado, entrenado en ARP y con conocimientos del proceso para la

realización de ARP.

o Asegurar la realización de ARP con calidad en todas las áreas.

o Monitorear periódicamente los indicadores para ARP del punto anterior.

o Rendir cuentas del estado de avance y ejecución del programa de ARP.

o Apoyar la institucionalización y sustentabilidad del elemento, llevando a cabo auditorias

programadas y corregir las desviaciones que sean encontradas.

o Transmitir los resultados de las auditorias en las reuniones del personal de sus áreas de

responsabilidad.

Líder de análisis de riesgos de procesos (ARP) del área:

o Desarrollar los lineamientos y procedimientos para la aplicación y multiplicación del ARP

en la fase de implementación.

o Desarrollar el programa de implementación de ARP.

o Proponer los criterios e indicadores para la medición del avance de la ejecución de los

ARP.

o Auditar el grado de cumplimiento de los programas de ARP y reporta estatus y avances al

Comité de ASP.

o Coordinar y elaborar los programas de ARP fijando prioridades con el responsable del área

operativa.

o Asignar compromisos al equipo de trabajo para la elaboración del ARP para garantizar el

éxito del ejercicio.

o Asesorar a los equipos de identificación de peligros de Proceso en los aspectos técnicos

generales de ARP.

o Ayudar en las labores de auditoría del programa de trabajo en ARP, verificando la calidad

de los ARP.

o Participar en la capacitación en las técnicas de IPP para los nuevos integrantes del equipo.

o El líder evaluará la documentación mínima requerida que debe tener para realizar el ARP.

o Capacitar al personal integrante de los Equipos de ARP en cómo realizar ARP.

o El líder conocedor de la metodología de análisis de peligros de proceso puede ser

contratado o propio.

Áreas operativas, mantenimiento y técnicos:

o Participar activamente en el desarrollo de los ARP según su designación.

o Suministrar la información requerida por el líder de ARP.

1.3.2 Políticas, objetivos y estrategia para la implementación del PGRDEPP

El marco general de acción para la gestión del riesgo se establece en el compendio de buenas prácticas

para la gestión y control integral de procesos y en la Política Integral de Ecopetrol (SGC-POL-001), la

cual establece:

Declaración y propósito (SGC-POL-001):

Somos Energía que Transforma a Colombia.





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Ecopetrol S.A., es empresa enfocada a descubrir fuentes de energía y a convertirlas en riqueza

para todos, haciendo su mejor esfuerzo para garantizar su sostenibilidad y el crecimiento

constante. Desarrolla sus actividades cumpliendo las normas legales vigentes, las buenas prácticas

de gobierno corporativo y las mejores prácticas de la industria, el respeto de los derechos humanos

y los compromisos de responsabilidad social empresarial.

En este mismo documento, se relacionan los principios fundamentales que guían los procesos de toma

de decisión de en la organización, los cuales son:

i. Ética y transparencia: Enmarcamos nuestras actuaciones en la ética y la transparencia, por tanto,

tenemos cero tolerancias ante la ocurrencia de hechos constitutivos de fraude, corrupción,

soborno, lavado de activos, la financiación del terrorismo y violaciones a la FCPA, dando

cumplimiento a las leyes nacionales e internacionales que nos son aplicables.

ii. Compromiso con la vida: El compromiso con la vida, la protección ambiental y la prevención de

lesiones y enfermedades están presentes en todas nuestras actividades. En consecuencia,

efectuamos nuestros mejores esfuerzos para proteger la vida de las personas y el entorno,

aplicando los estándares adecuados de seguridad y salud en el trabajo, mientras que cuidamos

el medio ambiente y aseguramos la sostenibilidad de las operaciones. Tratamos con especial

cuidado el agua y nuestra riqueza ambiental, como elementos esenciales del bienestar social.

iii. Desarrollo e igualdad: Impulsamos el desarrollo y compromiso de nuestros empleados,

sembrando en ellos el liderazgo colectivo, la excelencia y la humildad, con el fin de lograr un

desempeño excepcional y estándares de clase mundial. Promovemos la diversidad, inclusión,

igualdad de oportunidades, respeto y cabal cumplimiento de los derechos humanos, en un entorno

de armonía laboral, bienestar y calidad de vida de los trabajadores y nuestros colaboradores. Nos

adherimos con entusiasmo a nuestro propósito superior y nuestros valores para contribuir a la

transformación del país.

iv. Excelencia operacional: Fijamos metas desafiantes, basados en altos estándares de desempeño,

la gestión eficiente de los recursos, la mejora continua de nuestros procesos y operaciones.

Reconocemos y gestionamos la existencia de riesgos que pueden afectar el logro de

nuestros objetivos y la continuidad del negocio, nuestra reputación y permanencia y

aplicamos controles adecuados para mitigarlos. La excelencia operacional es condición

necesaria para la construcción de entornos seguros y ambientalmente sostenibles.

Trabajamos conjuntamente para ejecutar y compartir las mejores prácticas operativas y

tecnológicas de gestión energética, incrementando nuestra competitividad y generando valor para

nuestra organización14.

v. Desarrollo sostenible: Aseguramos el logro de objetivos empresariales en el largo plazo basados

en el equilibrio económico, social y ambiental. Generamos prosperidad compartida en los

territorios en los que operamos, creando relaciones de respeto mutuo, reconocimiento y diálogo

con las comunidades.

vi. Información y comunicación: Declaramos la información como un activo clave para la gestión y

toma de decisiones. Comunicamos y divulgamos información relevante a nuestros grupos de

interés, mediante un adecuado tratamiento de la misma, cumpliendo con la normatividad vigente

en cuanto a calidad, seguridad, propiedad intelectual y privacidad.

vii. Conocimiento e innovación: Consideramos la gestión del conocimiento, la tecnología y la

innovación como factores fundamentales para la generación de valor y ventajas competitivas para

14 Negrilla y subrayado no incluida en el texto original





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la organización. Fortalecemos el aprendizaje organizacional, incorporando nuevos conocimientos,

mejores prácticas de la industria y conformando equipos interdisciplinarios y redes inteligentes

para que actúen de forma coordinada.

Por otra parte, la Guía de Gestión de Riesgos en Ecopetrol establece el ciclo único para la gestión de

riesgos, el cual incluye las etapas de: planear, identificar, evaluar, tratar, monitorear y comunicar

(Ilustración 3).

Ilustración 3. Ciclo único de gestión de riesgos (VEI-G-010)

Ecopetrol clasifica los riesgos con base en referencias normativas, estándares y buenas prácticas, y los

relaciona con las áreas corporativas encargadas de su monitoreo (Tabla 7).

Tabla 7. Clasificación de los principales riesgos según normativa, estándares y buenas prácticas15

Norma, estándar o buenas

práctica Tipo de riesgo

Área encargada del

monitoreo del riesgo

NTC ISO 14000:2004

(Certificado) Riesgo ambiental Gerencia HSE

NTC OHSAS 18001:2007

(Certificado)

Riesgos de seguridad industrial

y salud ocupacional Gerencia HSE

NTC ISO/IEC 27001:2006 Riesgos de seguridad de la

información Vicepresidencia Digital

NTC ISO 28000:2008 Riesgos de seguridad en cadena

de suministros Gerencia Planeación Operativa

OSHA 1901.119 Riesgos de seguridad de

procesos Gerencia HSE

15 Existen otros riesgos tales como: discontinuidad del negocio, crisis, asegurabilidad, entre otros, los cuales son gestionados a través de los

dueños del proceso, quienes garantizan el ciclo único de gestión de riesgos.





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COBIT 4.1 Riesgos de tecnología de

información Vicepresidencia Digital

Ley SOX Riesgos (errores) en el reporte

financiero

Vicepresidencia de

Cumplimiento

Leyes anticorrupción, fraude,

lavado de activos y financiación

del terrorismo

Riesgo de cumplimiento:

corrupción, fraude, lavado de

activos y financiación del

terrorismo

Vicepresidencia de

Cumplimiento

Ley 1581 de 2012 y sus

decretos reglamentarios

Riesgos de seguridad de la

información y datos personales Vicepresidencia Digital

Circular externa 100 de 1995

de la Superintendencia

Financiera o Basilea

Riesgo de crédito, mercado y

liquidez

Vicepresidencia Corporativa de

Finanzas

Al mismo tiempo, Ecopetrol complementa la clasificación de la Tabla 7 con una clasificación por alcance,

la cual incluye: estrategia, proceso, programas y proyectos, casos de negocio, fusiones y adquisiciones,

contratación y actividades (Tabla 8).

Tabla 8. Caracterización de riesgos según alcance

Alcance Tipo de riesgo Referente normativo Área encargada del

monitoreo del riesgo

Estratégico Riesgos empresariales COSO – ERM/ ISO

31000

Vicepresidencia de

Cumplimiento

Procesos Riesgos de procesos COSO Vicepresidencia de

Cumplimiento

Programas y proyectos Riesgos en programas

y proyectos PMBOK

Vicepresidencia de

Ingeniería y Proyectos

Casos de negocio,

fusiones y

adquisiciones

Riesgos en casos de

negocios, fusiones y

adquisiciones

COSO – ERM / ISO

31000

Vicepresidencia

Corporativa de

Finanzas,

Vicepresidencia de

Exploración

Contratación Riesgos en la gestión

de contratos ISO 31000

Vicepresidencia de

Abastecimiento y

Servicios

Actividades Riesgos operacionales

NTC OHSAS

18001:2007

ISO 14001:2015

Gerencia HSE

Tal como queda en evidencia en la Tabla 8, los riesgos que se derivan de las actividades son gestionados

a través del Sistema de Gestión HSE (HSE-M-003), cuyo propósito es lograr un nivel apropiado de

integridad y consistencia para definir el marco de referencia y los requisitos para la implementación de

las prácticas, los estándares y lineamientos en seguridad, salud y medio ambiente. Su implementación

contribuye al logro de operaciones sanas, seguras y ambientalmente responsables en cada uno de los

segmentos y áreas que componen la compañía (Ilustración 4).





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Ilustración 4. Sistema de Gestión HSE (HSE-M-003) y su relación con los procesos para la gestión del

riesgo (Ley 1523 de 2012 y Decreto 2157 de 2017)

1.3.3 Descripción del Sistema de Gestión HSE

Los elementos fundamentales para la gestión de riesgos HSE en Ecopetrol están representados por:

Estrategia y direccionamiento: Asegurar el direccionamiento y alineación de la organización hacia

el logro de sus objetivos en materia de HSE. Todo esto con el fin de garantizar una operación

sana, limpia y segura que contribuya a la generación de valor y el desarrollo sostenible de la

empresa, apalancando su objetivo mediante cuatro (4) componentes:

1) Cultura: Liderazgo, compromiso.

2) Objetivos, metas y programas.

3) Cumplimiento legal.

4) Disciplina operacional.

Riesgos y controles: Gestiona los riesgos relacionados con la operación con el fin de prevenir

lesiones y deterioros en la salud de los trabajadores y minimizar impactos en las instalaciones y

el medio ambiente, apalancando su objetivo mediante tres (3) componentes:

5) Gestión integral de riesgos e impactos.

6) Vigilancia epidemiológica.





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7) Control de cambios.

Gente: Gestiona de forma adecuada y oportuna el talento humano de la compañía con el fin de

lograr la implementación del sistema de gestión HSE y administrar los riesgos, apalancando su

objetivo en tres (3) componentes:

8) Roles y responsabilidades.

9) Gestión de competencias.

10) Comunicación y consulta con partes interesadas.

Información y conocimiento: Asegura la información de manera veraz y oportuna, asegurando la

disponibilidad y trazabilidad que permita tomar acciones como parte de la gestión integral de

riesgos, apalancando su objetivo en tres (3) componentes:

11) Tecnología de proceso.

12) Prácticas seguras del trabajo.

13) Gestión documental.

Recursos: Provee los recursos suficientes para gestionar los riesgos a través de la implementación

de planes y programas, y aplicar mecanismos de control para identificar y corregir las

desviaciones, apalancando su objetivo en dos (2) componentes:

14) Integridad mecánica.

15) Gestión de contratistas.

Operaciones: Incorporación de prácticas de seguridad para la puesta en marcha, operación y

mantenimiento de las instalaciones, incluyendo planes de respuesta a emergencia ante

condiciones de anormalidad operacional, apalancando su objetivo en tres (3) componentes:

16) Operación estructurada.

17) Revisión de seguridad pre-arranque.

18) Planeación y respuesta a emergencias y contingencias.

Monitoreo y mejora: Establece mecanismos de seguimiento y control que permitan evidenciar el

logro de los resultados en busca de la mejora continua del sistema de gestión HSE, apalancando

su objetivo en cuatro (4) componentes:

19) Indicadores de desempeño.

20) Gestión de incidentes.

21) Evaluaciones.

22) Revisión por la dirección.

Ahora bien, en lo relacionado con evento antropogénicos no intencionales, el Sistema de Gestión HSE se

operativiza mediante la Guía de Análisis de Riesgos de Proceso (ECP-VST-O-PRO-GT-001) y la Guía de

Administración de Seguridad de Procesos (HSE-G-037). Su principal objetivo es lograr el mejor

desempeño operacional, interviniendo el riesgo de origen tecnológico, evitando y controlando las pérdidas

de contención como emisiones de productos peligrosos o energía, con potencial peligroso, estableciendo

las medidas y acciones necesarias de protección y control, para reducir la posible afectación de los

eventos peligrosos en las personas, el medio ambiente e instalaciones.

Los diferentes niveles estratégicos de la organización han establecido una Política Integral apropiada para

los segmentos del negocio, acorde con la naturaleza, magnitud, peligros, riesgos e impactos de las

actividades y productos, buscando siempre la mejora continua. En materia de seguridad de procesos, se

han establecido principios que orientan los procesos de toma de decisiones y actividades operativas que

impacten o puedan impactar el desempeño y sostenibilidad del negocio.





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Principios que direccionan la Política Integral HSE

Compromiso con la vida: Implica un énfasis en la prevención de lesiones, accidentes, en la

reducción de emisiones al ambiente y la conservación de la salud de los trabajadores.

Excelencia operacional: Implica la operación segura y eficiente a través del comportamiento de las

personas y el control de los riesgos involucrados en las operaciones.

Desarrollo sostenible: Se reconoce y enfatiza que el “derecho de operar” lo otorga la sociedad, si

la empresa opera de manera socialmente responsable y ambientalmente equilibrada.

1.3.4 Capacidades

Ecopetrol cuenta con recursos financieros, humanos, físicos y tecnológicos para la gestión de riesgos,

asignados en los diferentes procesos de la compañía. En la Tabla 9 se listan las áreas de los negocios y

su relación con procesos de gestión del riesgo con base en lo establecido por la Ley 1523 de 2012 y el

Decreto 2157 de 2017.

Tabla 9. Relación entre los procesos para la gestión del riesgo y los procesos de la compañía

TIPO DE

PROCESO SEGMENTO PROCESO

Proceso de Gestión de

Riesgos relacionado

Con

ocim

ien

to d

el

rie

sg

o

Red

ucció

n

del

rie

sg

o

Man

ejo

del

desastr

e

Direccionamiento

Planificación y alineación estratégica ✓

Gestión integrada de portafolio ✓ ✓

Planeación financiera y presupuesto ✓ ✓

Gestión empresarial ✓

Negocio

Exploración y

Producción

(upstream)

Exploración ✓ ✓ ✓

Perforación y completamiento ✓ ✓ ✓

Gestión de oportunidades de

desarrollo ✓

Gestión de activos con asociadas ✓ ✓

Gestión de producción ✓ ✓

Mejora de eficiencia en producción ✓

Planeación integrada de campos ✓

Direccionamiento de recursos y

reservas ✓ ✓

Transporte

(midstream)

Transporte y logística de

hidrocarburos ✓ ✓ ✓

Transformación (downstream)

Refinación ✓ ✓ ✓

Petroquímica ✓ ✓ ✓





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Transversales de negocio

Compra y venta de materias primas,

productos y servicios ✓ ✓ ✓

Desarrollo de proyectos ✓ ✓

Nuevos negocios ✓

Abastecimiento ✓

Entorno ✓ ✓ ✓

Cadena de suministro ✓

Gestión de energía ✓

Apoyo

Talento humano ✓

Jurídica ✓ ✓

Tecnología de negocio ✓ ✓

Gestión de información ✓

1.3.5 Las relaciones con las partes involucradas internas, así como su percepción y valores

Como parte de la estrategia de responsabilidad corporativa de Ecopetrol, periódicamente se realizan

sondeos y encuestas de percepción y expectativas, a sus grupos de interés internos (Tabla 10).

Tabla 10. Grupos de interés internos

Grupo de Directo Empleados, pensionados y sus beneficiarios

Área responsable Vicepresidencia de Talento Humano

Subgrupos de

interés

Empleados, beneficiarios, organizaciones sindicales, pensionados y

estudiantes en práctica.

Promesa de valor Agregar valor a través de la Gestión del Talento Humano, la calidad de vida

y bienestar de las personas

Objetivos

Contribuir a la calidad de vida de los empleados, pensionados y sus

beneficiarios

Facilitar el desarrollo y movilidad del talento humano (TH) en la

organización

Promover un ambiente laboral sano y seguro

Actuar en un marco de respeto al derecho de asociación y libertad sindical

Proporcionar los beneficios y servicios de TH con calidad y oportunidad,

asegurando una adecuada atención a los empleados, pensionados y

beneficiarios.

Grupo de Indirecto Contratistas y sus empleados

Área responsable Vicepresidencia de Abastecimiento

Subgrupos de

interés

Contratistas activos, potenciales proveedores, proveedores de los

contratistas, subcontratistas de los proveedores y trabajadores de

contratistas

Promesa de valor Transparencia, reglas claras y una relación de mutuo beneficio





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Objetivos

Asegurar reglas claras en los procesos de contratación

Generar valor compartido a través de la identificación de oportunidades en

la cadena de abastecimiento

Asegurar el cumplimiento de altos estándares de desempeño

Desarrollar proveedores sostenibles en términos de productividad,

competitividad, cultura y gestión empresarial.

Es importante mencionar que Ecopetrol realiza contratos de operación y prestación de servicios con

diferentes compañías especializadas, las cuales enmarcan su actuación en las directrices Ecopetrol y las

mejores prácticas del sector (p.ej. API, ASME, ISO, NACE, entre otras).

La comunicación con constituyentes internos y externos es una prioridad para Ecopetrol y por ello la

organización publica sus horarios y centros de atención a nivel nacional (https://www.ecopetrol.com.co

– Atención al ciudadano). La compañía cuentan con mecanismos de comunicación específicos de riesgos,

apalancados en el componente número diez (10) del Sistema de Gestión HSE (Comunicación y consulta

con partes interesadas).

1.3.6 Proceso para la gestión del riesgo

La gestión del riesgo en Ecopetrol adopta los principios establecidos en la Ley 1523 de 2012 y los

mencionados en el numeral 1.3.2, todos ellos en armonía con los incluidos en la ISO 31000:2018

(integral, estructurada y exhaustiva, adaptada, inclusiva, dinámica, mejor información disponible,

factores humanos y culturales y mejora continua).

Con base en ellos, Ecopetrol ha definido un proceso de gestión de riesgos, el cual permea de manera

general todas las actividades y funciones de la organización, propendiendo por una gestión eficiente con

sólidas bases de gobernanza y el desarrollo de capacidades de integración, diseño, implementación,

valoración y mejora continua.

El proceso para la gestión del riesgo en Ecopetrol incluye (Ilustración 5):

Aplicación sistemática de su política.

Procedimientos y prácticas a las actividades de comunicación y consulta.

Seguimiento y revisión.

Establecimiento del contexto.

Evaluación y tratamiento del riesgo.

El registro y el informe del proceso.

https://www.ecopetrol.com.co/





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Ilustración 5. Proceso de la gestión del riesgo (ISO 31000:2018)

El proceso de gestión del riesgo es parte integral de Sistema de Gestión HSE. Las Guía de Análisis de

Riesgos de Proceso (ECP-VST-O-PRO-GT-001) y la de Administración de Seguridad de Procesos,

operativizan este proceso en las actividades cotidianas de toma de decisiones a nivel estratégico y

operacional. Es importante mencionar que, aunque el proceso de gestión del riesgo se presenta

frecuentemente como secuencial, en la práctica es iterativo, tal como lo señala la nueva versión de la

norma ISO 31000.

En lo relacionado a riesgos operacionales, la gestión del riesgo implementado por Ecopetrol incluye los

procesos de conocimiento y reducción del riesgo, tal como lo establece el Decreto 2157 de 2017.

1.3.6.1 Alcance, contexto y criterios

Ecopetrol define el contexto interno y externo de sus operaciones, tal como se planteó en los numerales

1.1 y 1.2. Al mismo tiempo, define el alcance de sus actividades de gestión del riesgo los niveles

estratégico y operacional. Adicionalmente, con el ánimo de soportar los procesos de identificación,

análisis, valoración y tratamiento, la organización ha definido:

Un conjunto de metodologías y métodos para la identificación y el análisis de los riesgos

mencionados en el numeral 1.3.2, con base en ISO 31010:2009 (ECP-VST-O-PRO-GT-001, HSE-

G-037).

Criterios de riesgo máximo y mínimo, los que permiten valorar los resultados de sus análisis y

soportar los procesos de toma de decisiones de tratamiento (RAM Ecopetrol, ECP-VST-O-PRO-

GT-001).





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Ilustración 6. RAM Ecopetrol (ECP-VST-O-PRO-GT-001)

La cantidad y el tipo de riesgo que se puede retener, con base en los objetivos de determinados

por la organización (ECP-VST-O-PRO-GT-001).

Los criterios de temporalidad para la realización del proceso, con base en el ciclo de vida del

activo (ECP-VST-O-PRO-GT-001).

El análisis de concurrencia de eventos independientes, los cuales definen análisis complejos que

requieren estudios técnicos especializados (ECP-VST-O-PRO-GT-001).

1.3.6.2 Identificación del riesgo

En la etapa de identificación, Ecopetrol: encuentra, reconoce e identifica los riesgos que colaboran e

impiden el cumplimiento de sus objetivos, con base en los resultados del proceso de conocimiento. Para

ello, se han definido un conjunto de metodologías y métodos que permiten el análisis y la valoración de

peligros y riesgos, los cuales toman en cuenta (ECP-VST-O-PRO-GT-001, HSE-G-022, ver numerales 1.1

y 1.2):

El tipo de peligro presente en la instalación o el proyecto.

Las causas de los eventos.

Las amenazas y las oportunidades.

Las vulnerabilidades y capacidades.

La dinámica de los contextos (interno y externo).

Las métricas e indicadores que permiten el monitoreo de los factores de riesgo.

El estado de los activos a lo largo de su ciclo de vida.

La valoración de consecuencias a través de la estimación de impactos en los elementos

potencialmente expuestos.

Las limitaciones de las metodologías y métodos utilizados para la identificación

Los sesgos y supuestos que emergen de criterio experto.

No ha ocurrido

en la industria

Ha ocurrido en la

Empresa o en la

industria

Ha ocurrido en la

Empresa en los

últimos 10 años

Sucede varias

veces al año en

la Empresa.

De probable

ocurrencia en un

lapso entre 1 y 5

años

Sucede varias

veces al año en

el

Departamento*.

Puede ocurrir en

el transcurso del

año

G

R

A

V

E

D

A

D

PERSONASECONÓMICA

(USD$)AMBIENTAL CLIENTES REPUTACIÓN A B C D E

Ninguna Ninguna Ninguna

M M

Lesión Leve de trabajadores

(Primeros Auxilios)Menor a 10.000 Leve N N L L

N N Sin Lesión Ninguna N N N

N

M H

Importante

Pérdida de

clientes de

mercado

sensible o

prioritario

Lesión Menor (Sin

Incapacidad) en

trabajadores ó Primeros

auxilios, sin hospitalización

a personal de la comunidad

Mayor a 10,000 y Menor

o Igual a 1 00.000Menor

Quejas y/o

Reclamos N N L

N L M

Nacional y baja

importancia

M H H VH

H HM M

Mayor a 10 Millones Mayor

Pérdida de

participación

en el mercado

1

M

Incapacidad Temporal

(Mayor o Igual a 1 Día) de

trabajadores u

hospitalización en centros

asistenciales de personal de

Mayor a 100,000 y Menor

o Igual a 1 MillonLocalizada

Desabastecimi

ento y/o

Pérdida de

Clientes

Nacional y sin

rechazo de un

grupo de

interés

Nacional y con

rechazo de un

grupo de

interés

L

Incumplimiento

de

Especificacione

s solucionado

Local y baja

importancia

0

CONSECUENCIAS

CATEGORÍAS

5

4

3

2

PROBABILIDAD

Internacional

Incapacidad Permanente

(Total o Parcial) de

trabajadores ó Incapacidad

temporal de personal de la

comunidad

Mayor a 1 Millon y Menor

o Igual a 10 Millones

Una o Más Fatalidades de

trabajadores ó

incapacidades permanentes

a personal de la comunidad





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1.3.6.3 Análisis de riesgos

Mediante la realización de los análisis, la organización comprende la naturaleza de los riesgos y sus

características, tomando en cuenta (ECP-VST-O-PRO-GT-001, HSE-G-022):

La incertidumbre de los eventos.

La probabilidad de que estos ocurran.

Las potenciales consecuencias si estos se materializan.

La interrelación entre los eventos (escenarios de riesgo).

Las medidas existentes o necesarias (p.ej. controles, barreras).

La eficiencia las medidas dispuestas para evitar, prevenir, controlar o mitigar los eventos

indeseados.

Los niveles de sensibilidad y confianza que soportan efectivamente los procesos de toma de

decisiones desde lo táctico y lo operativo.

Con base en lo anterior, la guía ECP-VST-O-PRO-GT-001 estable que los métodos para el análisis de

riesgos a ser utilizados son:

¿Qué pasa si…?: Técnica de análisis de riesgo en la cual el equipo de analistas utiliza su

experiencia y creatividad para generar, responder, y evaluar una lista de preguntas “qué pasa si”

para identificar riesgos potenciales de proceso.

Estudios de peligros y operabilidad (HAZOP, por sus siglas en inglés): Técnica sistemática,

cualitativa para identificar riesgos de proceso y problemas potenciales de operación, utilizando

una serie de palabras guía para estudiar desviaciones de parámetros asociadas con el proceso.

Árboles de fallas: Técnica que desarrolla un modelo lógico (p.ej. el árbol de fallas) de las

diferentes combinaciones de eventos básicos (p.ej. fallas de sistema o componentes) que pueden

resultar en un resultado particular (p.ej. un indeseado), conocido como el evento límite. Usando

álgebra Booleana, el modelo puede ser evaluado cuantitativamente para determinar la frecuencia

estimada del evento límite.

Análisis modo de fallas y efectos (FMEA, por sus siglas en inglés): Técnica que analiza todos los

modos de falla de los componentes conocidos de un sistema e identifica los eventos no deseados.

Análisis de capas de protección (LOPA, por sus siglas en inglés): Técnica que analiza escenarios

de riesgo, utilizando valores predefinidos de frecuencias base, probabilidades de falla de la capa

de protección independiente (IPL) y una descripción general de la gravedad de las consecuencias,

para comparar el valor de riesgo obtenido con los criterios de riesgo máximo o mínimo de la

organización, con el ánimo de determinar la eficiencia de las capas de protección. Los escenarios

analizados por LOPA, son una selección de algunos escenarios identificados por técnicas

cualitativas como el HAZOP.

Con el ánimo de relacionar las técnicas anteriormente mencionadas con el ciclo de vida del activo, la guía

ECP-VST-O-PRO-GT-001 propone la Tabla 11.

Tabla 11. Técnicas de análisis de riesgos y ciclo de vida del activo (simplificado)

Ciclo de vida del activo ¿Qué pasa

si…? FMEA HAZOP

Árbol de

fallas LOPA

Diseño Ingeniería conceptual

1





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Ingeniería

básica 1 3 1 3 1

Ingeniería

detallada 1 2 1 3 1

Operación 1 2 2 3 3

Actualización o

modificación del sistema 1 2 2 3 3

Salida de operación o

desmantelamiento 1 2

1: mínimo; 2: recomendado; 3: complementario

Ahora bien, Ecopetrol complementa las técnicas anteriormente mencionada con análisis más complejos,

los cuales permiten la reducción de incertidumbre en la estimación de consecuencias para soportar la

preparación y atención de emergencia (Guía para Análisis de Consecuencias y Análisis Cuantitativo del

Riesgo, HSE-G-022). Por otra parte, la organización ha definido procesos o metodologías que soportan

la toma de decisiones en prearranque e integridad de los activos, tales como:

Revisiones de seguridad de prearranque (RSPA, guía ECP-VST-O-PRO-003): Proceso para la

verificación final que se aplica a nuevos sistemas e instalaciones existentes, que han sido

modificadas o que hayan sido intervenidas por parada de emergencia o mantenimiento mayor.

Lo anterior incluye equipos de producción (p.ej. sistemas de levantamiento, mantenimiento de

subsuelo, perforación)

Inspección basada en riesgos (RBI16, ECP-VIN-O-PRO_GT-004): Metodología basada en el análisis

de riesgo, la cual determina la estrategia de inspección, monitoreo y mitigación del riesgo para

los activos físicos en su programa de mantenimiento.

Mantenimiento centrado en la confiabilidad (RCM17, ECP-VIN-O-PRO-GT-004): proceso que

soporta la decisión para determinar, en función de costo y efectividad, los requerimientos de

mantenimiento óptimo de un activo físico en su contexto operativo con base en los análisis de

modo de fallas

Otros procedimientos, procesos, método y metodologías se incluyen en la Guía de Administración de

Seguridad de Procesos (HSE-G-037).

1.3.6.4 Valoración del riesgo

Mediante la valoración del riesgo, Ecopetrol, soporta su proceso de toma de decisiones. En esta etapa,

se compara el riesgo obtenido del análisis con los criterios establecidos para determinar su aceptabilidad,

tolerabilidad o intolerabilidad (ver numeral 1.3.6.1). Como resultado de esta etapa, se pueden

desprender las siguientes acciones:

Continuar con las acciones ya establecidas (p.ej. monitorio).

Considerar acciones adicionales para el tratamiento del riesgo (p.ej. incluir una barrera

adicional).

16 Por sus siglas en inglés 17 Por sus siglas en inglés





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o Eliminación.

o Prevención.

o Control.

o Mitigación.

Realizar análisis adicionales que permitan soportar el proceso de toma de decisión (p.ej. para

reducción de incertidumbre).

Reconsiderar los objetivos establecidos, con base en el análisis de alternativas.

1.3.6.5 Tratamiento del riesgo

En esta etapa, Ecopetrol formula y selecciona las opciones para el tratamiento del riesgo, planifica e

implementa las medidas seleccionadas, evalúa la eficiencia de las mismas, define si el riesgo residual es

aceptable o tolerable, y de no ser tolerable, evalúa opciones adicionales de tratamiento.

Generalmente, la selección de las opciones para el tratamiento del riesgo se realiza mediante un balance

beneficios/costos. Para los escenarios de desastre, la selección de las opciones no se limita a

consideraciones económicas, dada su impacto potencial y baja probabilidad. Por ello Ecopetrol

complementa sus análisis técnicos con análisis de contexto y valores, para este tipo de escenarios, y

evalúa las siguientes alternativas de tratamiento:

No desarrollar la actividad (evitar).

Realizar la actividad tal cual está definida (aceptar o tolerar).

Eliminar la fuente de peligro (eliminar o sustituir).

Modificar la probabilidad de los escenarios de riesgo (prevención, ver numerales 2.1 y 2.2).

Modificar las consecuencias potenciales que se desprenden los eventos límite o de particular

interés (mitigación, ver numerales 2.1 y 2.2).

Compartir el riesgo (transferencia, ver numeral 2.3).

Realizar la actividad tal cual está definida con base en riesgo informado (retener).

1.3.6.6 Seguimiento y revisión

Ecopetrol asegura y mejora su proceso de gestión del riesgo mediante mecanismos de seguimiento y

revisión de índices e indicadores en todas las instancias de toma de decisiones de la organización. En

esta etapa se planifica, recopila, analiza y documenta la información producto de evaluaciones y métricas

de desempeño HSE, con el ánimo de proporcionar retroalimentación relacionada con el comportamiento

del sistema.

Las evaluaciones estudian la conformidad, eficacia y adecuación de los componentes de seguridad de

procesos dentro del sistema de gestión HSE de Ecopetrol, mediante la verificación de la capacidad del

área evaluada para cumplir con los requisitos definidos en cada uno de sus componentes, detectando

fortalezas y debilidades y asegurando el mejoramiento continuo del sistema (HSE-G-037). Las instancias

de evaluación se enmarcan en lo establecido por la Guía Evaluaciones Integrales al Modelo de Gestión

HSE (GHS-G-012), el cual expone los lineamientos para realizar evaluación, incluidos los componentes

de la administración de seguridad de procesos.

Por otra parte, se ha establecido un conjunto de métricas HSE, las cuales permiten evaluar el estado de

madurez asociado con la cultura en seguridad a través de la escala de Bradley y el desempeño de la

efectividad de las medidas de gestión del riesgo mediante la práctica recomendada API RP-754, entre

otras.





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20/11/2019 Versión: 1




1.3.6.7 Registro e informe

La organización documenta e informa las actividades que se adelantan para la gestión del riesgo, así

como sus resultados a sus grupos de interés internos y externos. Este proceso permite soportar la toma

de decisiones a nivel estratégico, táctico y operativo, lo que apalanca mejorar en las actividades

cotidianas con base en riesgo informado. Para garantizar la correcta documentación en Ecopetrol se ha

establecido el Programa de Gestión Documental, SGC-K-00118, el cual tiene como objetivo “garantizar

que la documentación de Ecopetrol S.A., se recibe, organiza y conserva como evidencia de sus

actividades, se constituye en memoria institucional, sirve para la toma de decisiones y como fuente para

atender los requerimientos de los diferentes grupos de interés.”

2. PROCESO DE REDUCCIÓN DEL RIESGO

Este proceso consiste en el tratamiento del riesgo para definir el tipo de intervención, las directrices

para el diseño y las especificaciones técnicas de las medidas a implementar para modificar los riesgos

identificados, analizados y evaluados en el proceso de conocimiento del riesgo mediante: reducir el riesgo

actual (mitigación del riesgo - intervención correctiva), reducir el riesgo futuro (prevención del riesgo -

intervención prospectiva) y la protección financiera (Decreto 2157 de 2017).

La estrategia de reducción del riesgo se apalanca en la gestión integral del activo industrial, el cual se

analiza a lo largo de su ciclo de vida19, en las fases de: diseño, comisionamiento, operación, abandono

temporal, desmantelamiento y restauración (cuando apliquen).

En la Ilustración 7, se esquematiza la gestión integral de riesgos de Ecopetrol, la cual se encuentra en

armonía con la Ley 1523 de 2012, el Decreto 2157 de 2017, la normativa ambiental vigente, la familia

de normas ISO para la gestión de riesgos y las buenas prácticas del sector.

18 Este Programa toma como base lo expuesto en la Ley 564 de 200, la Ley 1712 de 2014, el Decreto 2609 de 2012, entre otras disposiciones 19 Sistemas e instalaciones industriales





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Ilustración 7. Gestión integral del riesgo tecnológico a lo largo del ciclo de vida de los activos

En los sistemas y actividades industriales, tanto la intervención correctiva como la prospectiva, se

gestionan integralmente en las distancias instancias de la toma de decisiones, desde lo táctico hasta lo

operativo (actividades o tareas).

2.1 Intervención correctiva

Esta consiste en el tratamiento del riesgo para definir el tipo de intervención, las directrices para el diseño

y las especificaciones técnicas de las medidas a implementar para modificar los riesgos identificados,

analizados y evaluados en el proceso de conocimiento del riesgo mediante: reducir el riesgo actual

(mitigación del riesgo - intervención correctiva), reducir el riesgo futuro (prevención del riesgo -

intervención prospectiva) y la protección financiera (Decreto 2157 de 2017).

La intervención correctiva incluye la:

Identificación de alternativas de intervención correctivas.

Priorización de las medidas de intervención.

Diseño, especificaciones y desarrollo de las medidas de intervención seleccionadas, tanto de

medidas estructurales como no estructurales.

En el día a día de las actividades, las medidas de reducción del riesgo se definen con base a los resultados

obtenidos en el procesos de conocimiento, donde se identifican los eventos indeseados o límite (p.ej.

pérdida de contención), sus posibles causas o amenazas, las posibles consecuencias en las personas, el





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ambiente, la prestación de servicios vitales, los bienes, la infraestructura y los medios de subsistencia;

así como las medidas correctivas o prospectivas necesarias para una operación segura, las cuales se

diseñan, implementan y mantienen.

Ahora bien, las medidas correctivas en los sistemas industriales y actividades de Ecopetrol están

representadas por:

Medidas estructurales.

o Elementos de diseño.

Diseño bajo estándares y códigos (p.ej. API, ASTM, UL, entre otros).

Adopción de buenas prácticas de diseño (voluntarias).

Diseño inherentemente seguro.

Entre otros.

o Sistemas técnicos activos.

Sistemas básicos de control de procesos (BPCS, por sus siglas en inglés).

Sistemas de alarmas.

Sistemas instrumentados de seguridad o de parada de emergencia20.

Sistemas alivio de presión (p.ej. válvulas de seguridad).

Sistemas de mitigación (p.ej. teas).

Entre otros.

o Sistemas técnicos pasivos.

Sistemas de protección contra la corrosión (p.ej. recubrimientos).

Sistemas de protección contra fuego (p.ej. muros resistentes a fuego).

Sistemas de protección contra explosión (p.ej. muros resistentes a explosión).

Sistema de doble contención.

Sistemas perimetrales de cerramiento.

Derechos de vía para los sistemas de transporte.

Entre otros.

Medidas no estructurales.

o Procedimientos de prearranque.

o Procedimientos de operación.

o Procedimientos de emergencia.

o Planes de Emergencia y Contingencia (PEC).

o Otros procedimientos (p.ej. inspección, mantenimiento y pruebas).

o Planes y programas (p.ej. actualización de sistemas).

o Entre otras.

Técnicamente, las medidas estructurales y no estructurales se denominan barreras y estas se pueden

visualizar sobre diagramas de corbatín (Ilustración 8).

20 No todos los sistemas requieren de un SIS o EDS (sólo cuando aplique)





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Ilustración 8. Diagrama de corbatín

Los riesgos operacionales son dinámicos, lo que implica una valoración continua de estos, con el ánimo

de evaluar el estado de las medidas implementadas y el riesgo residual. La valoración prospectiva de los

riesgos, tal como se presentó en el numeral 2.2, permite la priorización de acciones en los planes y

programas definidos al interior de Ecopetrol. Un ejemplo de ello son las órdenes de mantenimiento, las

cuales se sistematizan en SAP (Systems, Applications, Products in Data Processing), con el ánimo de

asegurar su planeación, recursos, seguimientos y ejecución de las actividades necesarias para la

garantizar el buen estado de las medidas estructurales y no estructurales. SAP no es la única plataforma

que le permite a Ecopetrol gestionar efectivamente sus operaciones, a esta se suman otras herramientas

tecnológicas complementarias como Salesforce, Smartplant21, entre otras. La sistematización de este

tipo de procesos, permite el diseño y seguimiento de métricas de costo, ejecución presupuestal, estado

de las actividades, controles de cambio, entre otras; todo esto soportado por un equipo de colaboradores,

que garantiza técnicamente la integridad y la operación segura de los activos.

2.2 Intervención prospectiva

Esta consiste en garantizar que no surjan nuevas situaciones de riesgo y se concreta a través de acciones

de prevención, que impiden que las personas y los bienes lleguen a estar expuestos ante posibles eventos

peligrosos, se disminuyan las pérdidas o se propenda por la sostenibilidad de las entidades (Decreto 2157

de 2017).

Técnicamente, la intervención prospectiva incorpora medidas estructurales y no estructurales, y se

pueden también visualizar mediante los denominados diagramas de corbatín (ver Ilustración 8). Tal como

lo señala el Decreto 2157 de 2017, estas deben ser definidas para actividades nuevas y existentes.

Para actividades nuevas, Ecopetrol diseña sus estrategias de proyecto con base en las restricciones del

contexto interno y externo, tales como:

Instrumentos legislativos.

Instrumentos de planificación territorial y ordenamiento (p.ej. POT).

Elementos potencialmente expuestos, tales como los mencionados en el numeral 1.2.

Los estudios de riesgo y potenciales consecuencia de los sistemas industriales y su operación.

21 A 2019 se implementa en las instalaciones de refinación





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Análisis de tendencias del contexto externo (p.ej. mercado, demanda energética).

El análisis de alternativas de medidas de intervención correctiva, realizado en las etapas de

diseño.

La definición de alternativas y su inclusión en el sistema de gestión de riesgos de la organización.

En lo relacionado a actividades existentes, la organización diseña la intervención prospectiva con base

en:

Las métricas de riesgos del seguimiento de métricas retrospectivas y prospectivas22.

Análisis de datos con base en modelos estadísticos clásicos o modelos de datos masivos (big

data).

Análisis de tendencias del contexto externo (p.ej. análisis demográficos, socioeconómicos,

tecnología).

Los estudios técnicos relacionados con los instrumentos ambientales.

Los estudios de riesgo y potenciales consecuencia de los sistemas industriales y su operación.

Los Planes de Emergencia y Contingencia de sus instalaciones industriales.

El análisis de alternativas de medidas de intervención correctiva, realizado en las etapas de

actualización o revisión de diseños.

El monitoreo y control del Sistema de Gestión HSE, el cual se soporta en las herramientas

tecnológicas mencionadas en el numeral 2.1.

El control de los activos en la totalidad de su ciclo de vida (ver Ilustración 7).

En conclusión, Ecopetrol diseña, implementa y mantiene sus medidas de intervención correctiva y

prospectiva con base en la gestión integral de sus activos y el análisis de tendencias del contexto interno

y externo; mediante aproximaciones prescriptivas23 y de desempeño con base en riesgo.

2.3 Protección financiera

Está constituida por los instrumentos del mercado financiero suscritos de manera anticipada para

disponer de recursos económicos, una vez se materialice el riesgo, para cubrir el costo de los daños y la

recuperación (Decreto 2157 de 2017).

El Departamento Corporativo de Transferencia de Riesgos, ha establecido diferentes análisis e

instrumentos de transferencia y retención, entre los que se encuentran24:

Análisis de capacidad de retención de riesgo

Análisis y definición de mecanismos de retención y transferencia

Instrumentos de retención y transferencia:

o Programa de seguros.

o Fondo de autoseguro.

o Excesos de pérdida.

o Stop Loss.

o Mutual.

o Línea de crédito contingente.

o Entre otros.

22 También llamadas por algunos autores métricas activas y reactivas (p.ej. API RP-754) 23 Por ejemplo: estándares, buenas prácticas del sector 24 GFI-V-042





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Adicionalmente a los mecanismos de transferencia y retención listados, Ecopetrol presupuesta

anualmente partidas específicas para la gestión integral de sus activos, así como para el funcionamiento,

el monitoreo, la evaluación y el mejoramiento de su Sistema de Gestión HSE, a través de las gerencias

responsables de los activos.

3. MANEJO DEL DESASTRE

El manejo de desastre y emergencias en Ecopetrol está reglamentado mediante la Guía de Gestión de

Emergencias y Desastres o la norma que lo modifique, derogue o sustituya, por lo tanto las directrices y

lineamientos asociados a este numeral serán referenciados a partir de dicho documento.

El manejo desastres se realizará a través de Planes de Emergencia y Contingencia PEC, establecidos con

base en los resultados de los análisis de riesgos (conocimiento de riesgos) y las medidas implementadas

para la reducción de dichos riesgos y tendrán como objetivo fundamental garantizar la intervención

inmediata, oportuna y efectiva ante escenarios de emergencia y desastres que se puedan presentar, con

el fin de proteger a las personas, el ambiente y la infraestructura.

Dado que las actividades de petróleo y gas son licenciadas, los Planes de Emergencia y Contingencia PEC

se encuentran disponibles para consulta pública, en el archivo de información de la Autoridad Nacional

de Licencias Ambientales – ANLA (ver Tabla 2).

Tal como lo establece la legislación nacional aplicable (Decreto 2157 de 2017) y la Guía de Gestión de

Emergencias de Ecopetrol o la norma que la modifique, derogue o sustituya, el desarrollo e

implementación de los Planes PEC en Ecopetrol se realizan teniendo en cuenta las siguientes

consideraciones:

Cada instalación donde Ecopetrol desarrolla sus operaciones o actividades deberá estar cubierta

por un Plan de Emergencia y Contingencia PEC, debidamente documentado en la Plantilla 067 o

la norma que la modifique sustituya o derogue.

Los PEC deberán ser revisados y actualizados anualmente.

La documentación de los PEC se deberá realizar en la Plantilla 067 o aquella que lo modifique,

derogue o sustituya y que incluye como mínimo los siguientes componentes y elementos:

- Preparación para la respuesta.

- Ejecución de la Respuesta.

- Preparación y ejecución de la recuperación ante eventos de desastre.

3.1 Preparación para la respuesta a emergencias

La etapa de preparación está orientada a garantizar la capacidad de respuesta necesaria para atender y

controlar de forma ágil y oportuna las emergencias o desastres que se puedan presentar en las

instalaciones donde Ecopetrol desarrolla sus operaciones.

Este componente es homologable al plan estratégico establecido desde el Plan Nacional de Contingencia

contra Derrames de Hidrocarburos, derivados y sustancias nocivas en aguas marinas, fluviales o lacustres

(Decreto 321 de 1999) e incluye como mínimo los siguientes elementos:





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3.1.1 Identificación de los escenarios de emergencia y desastres

Los escenarios de emergencia se definen a partir de los resultados de los análisis de riesgo (Conocimiento

y reducción de riesgos) disponibles en cada instalación, y que permiten conocer niveles de afectación e

impacto y son la base para el establecimiento de las estrategias de respuesta.

Los escenarios típicos que se consideran dentro de los planes PEC, incluyen entre otros:

Derrames.

Incendios.

Explosiones.

Fugas de gases tóxicos.

3.1.2 Modelo de mando y control para la organización de la respuesta

Ecopetrol adoptó desde el año 2010 el modelo Sistema Comando de Incidentes (SCI) USAID/OFDA25, el

cual permite que a través de una estructura organizacional común se administren de forma eficiente los

recursos disponibles para atender y controlar las emergencias y/o desastres tal como se muestra en la

Ilustración 9.

Ilustración 9. Estructura Sistema Comando de Incidentes (SCI) propuesta por USAID/OFDA

El modelo SCI establece la toma de decisiones bajo las siguientes funciones de mando y control:

25 Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional a través de la Oficina de los Estados Unidos para la Asistencia para Desastres en el Exterior

Logística Jefe de Sección de

Logística

Planeación Jefe de Sección de

Planeación

Operaciones Jefe de Sección de

Operaciones

Comandante de Incidente

Seguridad en las Operaciones (Oficial)

Información Pública (Oficial)

Enlace (Oficial)

Seguridad Física (Oficial)

Fuerza de Tarea Líder

Equipo de Intervención

Líder

Recurso Simple

Unidad de Costos Líder

Unidad de Tiempos

Líder

Unidad de Proveeduría

Líder

Unidad de Suministro

Líder

Unidad de Instalaciones

Líder

Unidad de Apoyo

Terrestre Líder

Unidad de Comunicaciones

Líder

Unidad Médica Líder

Unidad de Alimentos

Líder

Unidad de Recursos Líder

Unidad de Situación Líder

Unidad Ambiental Líder

Unidad de Desmovilización

Líder

Unidad de Documentación

Líder

Recurso Simple

Personal General

Personal de Respuesta - En área de atención o zona de impacto

Rama de Servicio

Coordinador

Rama de Apoyo

Coordinador

Equipo de Soporte al negocio

Administración & Finanzas

Jefe de Sección de Administración y

Finanzas

Rama Coordinador

Rama Coordinador

División Supervisor

Grupo Supervisor

Fuerza de Tarea Líder

Equipo de Intervención

Líder

Unidad de Técnicos Especialistas

Líder

Consejos

Distritales/

Municipales para

la Gestión del Riesgo

Líderes

comunitarios/ Comunidades

Planes de ayuda mutua

Activación de recursos adicionales al modelo SCI





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Mando: Ejecutado por el comandante de incidente, es responsable de la coordinación, dirección,

control y administración de los recursos en el sitio de la emergencia.

Seguridad: Ejecutado por el oficial de seguridad HSE / Física, responsable de la implementación

de las medidas necesarias para garantizar la seguridad física y de HSE de todo el personal que

participa en la respuesta a la emergencia.

Información Pública: Ejecutado por el oficial de información pública es responsable del manejo de

las solicitudes de información y prepara los comunicados para los medios de prensa, instituciones

y público en general.

Enlace: Ejecutado por el oficial de enlace es el responsable del flujo de información con entes

externos.

Planificación: Ejecutado por el Jefe de sección de planificación es el responsable de dirigir el

proceso de recolección, consolidación, análisis y transformación de la información en planes de

acción, así como del control de la evolución del mismo mediante indicadores.

Operaciones: Ejecutado por el Jefe de Sección de Operaciones, es el responsable del manejo de

todas las operaciones de respuesta y control al evento. Activa y supervisa los recursos de

organización de acuerdo con lo establecido en los planes de acción y dirige su ejecución.

Logística: Ejecutado por el Jefe de sección de logística, encargado de coordinar la provisión de

los servicios, instalaciones, y materiales, incluyendo el personal que operará los equipos para

atender el evento.

Administración y Finanzas: Ejecutado por el Jefe de Sección de Administración y finanzas,

responsable de los aspectos administrativos, financieros y costos del incidente.

Cada plan PEC diseña y conforma la estructura detallada según los escenarios que debe manejar y con

base en el modelo mostrado en la figura anterior.





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3.1.3 Marco de actuación

Considerando que la materialización de un escenario de desastre podría generar la interrupción del

negocio y/o llegar a impactar la reputación y el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la

compañía, la respuesta en cada instalación deberá articularse con los niveles de toma de decisión

asociados a continuidad del negocio y manejo de crisis como se muestra a continuación (Tabla 12).

Tabla 12. Alcance de la toma de decisiones en emergencia, continuidad y crisis

Nivel de

Respuesta Alcance

Responsable toma de

decisión Plan aplicable

Emergencia

Proteger y salvaguardar la vida

humana, minimizar consecuencias

sobre el medio ambiente, reducir el

daño a los activos, minimizar

pérdidas económicas

Comando de la

emergencias Plan de emergencia

Continuidad

Garantizar la continuidad de negocio

y de los procesos críticos de la

organización y asegurar el flujo de

caja y la entrega de productos

claves a los clientes

Equipo de Soporte al

negocio

Plan de continuidad

de negocio

Crisis

Proteger la reputación y

sostenibilidad de la empresa y

asegurar el cumplimiento de sus

objetivos estratégicos.

Comité de Crisis Plan de gestión de

crisis

El escalamiento de la respuesta desde emergencias hasta continuidad y crisis, se muestra en la

Ilustración 10.

Ilustración 10. Escalamiento: emergencia-continuidad-desastre

Así mismo en cada uno de los PEC se establecen los roles y responsabilidades de los diferentes cargos

de la organización de la respuesta a nivel interno, así como de las entidades que puedan intervenir antes,

durante y después de ocurrida el desastre documentadas de acuerdo con las responsabilidades legales

propias de cada entidad, establecidas en la legislación vigente.

3.1.4 Capacitación y entrenamiento del personal

La capacitación del personal estratégico, táctico y operativo responsable de la respuesta a desastres se

desarrolla a través de programas de formación y entrenamiento que incluye las siguientes temáticas:





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Sistema Comando de Incidentes.

Soporte básico de vida.

Rescate.

Control de incendios en áreas administrativas y operativas.

Control de derrames.

Control de emergencias con materiales peligrosos.

La formación para el personal en general y visitantes que no tiene responsabilidad directa en la atención

de emergencias en una instalación o locación, comprenderá charlas de divulgación de los planes de

emergencia correspondientes.

La formación para comunidades asentadas en el área de influencia directa de las instalaciones o

locaciones, comprenderá charlas de divulgación de riesgos y planes de emergencia correspondientes que

son reportadas a la Gerencia HSE.

3.1.5 Recursos requeridos para atención de emergencias y desastres

En lo relacionado al equipamiento o recursos disponibles, las instalaciones de Ecopetrol disponen de

equipos, sistemas, ubicaciones y áreas para garantizar la ejecución de las estrategias y procedimientos

de atención y control definidos para los escenarios de desastre identificados.

Teniendo en cuenta que en escenarios de desastre se podría requerir préstamo de equipos entre las

áreas de negocio se dispone de una base de información consolidada de equipos a nivel empresarial.

Los equipos o sistemas disponibles para el control de escenarios de desastre son considerados como

equipos críticos, lo que implica rutinas de mantenimiento estrictas llevadas a cabo por las áreas de

mantenimiento de las instalaciones industriales.

3.1.6 Planes de ayuda mutua

Ecopetrol cuenta con planes de ayuda mutua establecidos como convenios privados, voluntarios y

recíprocos que se establecen con otras empresas con el fin de prestar de forma coordinada asistencia de

recursos técnicos y humanos en caso de presentarse una situación de emergencia que supere la

capacidad de respuesta de sus instalaciones.

Cada instalación de acuerdo con la evaluación de capacidad de respuesta, establece planes de ayuda

mutua teniendo en cuenta los criterios de facilidad, reducción de costos, cercanía o la oportunidad de

optimizar la respuesta a una emergencia.

3.1.7 Simulaciones y simulacros

Con el fin de revisar, evaluar, identificar opciones de ajuste y asegurar la mejora continua de los planes

de emergencia y contingencia PEC; en cada una de las instalaciones en donde Ecopetrol desarrolla sus

actividades y operaciones, se realizan simulaciones (ejercicios de escritorio) y simulacros (ejercicios con

despliegue de recursos en campo), teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:

Cada instalación cuenta con un plan de simulaciones y simulacros que permita la prueba de todos

los escenarios de emergencia y/o desastre que se encuentren identificados en el Plan de

Emergencia y Contingencia correspondiente, independiente del nivel de afectación o impacto.

El plan establecido deberá permitir su ejecución en un periodo máximo de 3 años.

Una vez ejecutado el plan; deberá reiniciar un nuevo ciclo de pruebas que cumpla los dos

numerales anteriores.





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En el caso de identificarse nuevos escenarios de emergencia o desastre; estos deberán ser

incluidos en el plan mediante un control de cambios documentado.

Los planes de simulaciones y simulacros deberán estar debidamente formalizados y aprobados

por el nivel gerencial responsable de la instalación y deberán disponer de los recursos necesarios

para asegurar su ejecución.

El plan deberá considerar la priorización de los escenarios, y su ejecución se realizará de acuerdo

con este orden de prioridades.

Los escenarios de desastres deberán ser probados a través de simulacros, como mínimo una (1)

vez al año y deben cumplir con los siguientes aspectos:

o Despliegue de recursos en campo

o Participación activa del nivel gerencial

o Participación de la totalidad de integrantes del Comando de la emergencia

o Deberá incluir la prueba de cadena de llamado y la articulación de la respuesta con

Entidades y autoridades de orden local y regional, con comunidades, con planes de ayuda

mutua y con el Comité de Crisis Empresarial.

El personal que no tiene responsabilidad directa en la atención de emergencias en una instalación

deberá participar en simulacros de evacuación general mínimo una vez al año.

Las simulaciones y simulacros son evaluados y se genera un informe final que incluye el plan de

cierre de brechas.

3.1.8 Plan de divulgación y socialización

Cada instalación donde Ecopetrol desarrolla sus actividades y operaciones cuenta con un plan anual de

divulgaciones del Plan de Emergencia y Contingencia PEC que incluye la siguiente población objetivo:

Personal general al interior de la organización.

Entidades externas.

Entidades plan de ayuda mutua.

Comunidades.

3.2 Ejecución para la respuesta a emergencias

Este componente define el marco de actuación y acciones reactivas, instancias de coordinación,

estructuras de intervención de la Empresa y la articulación de la respuesta con actores internos y

externos, para responder a las emergencias o desastres

Incluye como mínimo los siguientes elementos que serán documentados en el Plan de emergencia y

contingencia PEC correspondiente a cada instalación de acuerdo con la plantilla corporativa 067 o la

norma que la modifique, sustituya o derogue.

3.2.1 Niveles de activación y respuesta a desastres

Se determinan en cada Plan de Emergencia y Contingencia con el fin de establecer el nivel de toma de

decisiones y de movilización de recursos internos y externos ante un desastre.

3.2.2 Mecanismos de alerta y alarma

Los mecanismos de alarma se especifican en cada Plan de Emergencia y Contingencias, dadas las

particulares de los sistemas utilizados y las necesidades de alerta.





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3.2.3 Cadenas de llamado

Necesarias para gestionar la movilización de recursos para verificar su ocurrencia e iniciar la atención del

evento, se documentan de acuerdo con

3.2.4 Protocolos generales de respuesta para escenarios de emergencia y desastre

Incluye como mínimo los procedimientos de atención de los escenarios de desastre identificados para

cada instalación, procedimientos de evacuación, traslado de afectados a centros de alojamiento temporal,

así como protocolos de aplicación de la Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades- EDAN.

3.2.5 Prioridades de atención

La toma de decisiones para la respuesta a emergencias y/o desastre en Ecopetrol, estará enfocada a

salvaguardar la vida humana, la reducción de impactos al ambiente, la protección de los bienes e

infraestructura y la preservación de la información.

De acuerdo con la declaración de principios fundamentales que orienta los procesos de toma de decisiones

en condiciones de emergencia, los cuales se explicitan en la Política Integral de Ecopetrol (SGC-POL-001)

y en el Compendio de Buenas Prácticas para la Gestión y Control Integral de Procesos, las cuales son

(ver numeral 1.3.2):

Compromiso con la vida: El compromiso con la vida, la protección ambiental y la prevención

de lesiones y enfermedades están presentes en todas nuestras actividades. En consecuencia,

efectuamos nuestros mejores esfuerzos para proteger la vida de las personas y el entorno,

aplicando los estándares adecuados de seguridad y salud en el trabajo, mientras que cuidamos

el medio ambiente y aseguramos la sostenibilidad de las operaciones. Tratamos con especial

cuidado el agua y nuestra riqueza ambiental, como elementos esenciales del bienestar

social.

Desarrollo sostenible: Aseguramos el logro de objetivos empresariales en el largo plazo

basados en el equilibrio económico, social y ambiental. Generamos prosperidad compartida

en los territorios en los que operamos, creando relaciones de respeto mutuo, reconocimiento y

diálogo con las comunidades.

Información y comunicación: Declaramos la información como un activo clave para la gestión y

toma de decisiones. Comunicamos y divulgamos información relevante a nuestros grupos

de interés, mediante un adecuado tratamiento de la misma, cumpliendo con la normatividad

vigente en cuanto a calidad, seguridad, propiedad intelectual y privacidad.

3.2.6 Actividades críticas en la atención del desastre

Las actividades críticas en la atención del desastre incluyen: Consolidar los daños y la afectación a la prestación de los servicios básicos de respuesta como

consecuencia de la emergencia. Para los escenarios de desastre se pueden estimar previamente

esta afectación y el comandante la podrá tener de referencia.

Identificación de necesidades de recursos humanos y materiales para la atención, análisis y

evaluación de necesidades.

Adaptar la estructura organizacional de respuesta de acuerdo con los requerimientos y evolución

de la emergencia.

Establecer las prioridades de la respuesta, alineado con el Modelo Sistema Comando de Incidentes

y de acuerdo con la información recopilada.





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Activar y escalar las necesidades relacionadas con recursos.

Escalar las necesidades orientadas hacia el plan de continuidad de la organización o acciones

desde el Comité de Crisis Empresarial.

3.2.7 Actualización de los planes de emergencia y contingencia

Se realizará anualmente un proceso de actualización de los planes de emergencias y contingencias PEC

en cada una de las instalaciones.

3.3 Preparación y ejecución de la recuperación

Con base en la Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades (EDAN), se establecerán posibles

alternativas y acciones que podrían implementarse para restablecer el normal funcionamiento sobre una

comunidad, medio ambiente, o infraestructura afectada, dependiendo de la causa de la emergencia y el

grado de responsabilidad de la organización sobre la misma.

4. IMPLEMENTACIÓN SECTORIAL Y ARMONIZACIÓN TERRITORIAL

Como elemento transversal a los procesos definidos por la Ley 1523 de 2012, se requieren de

mecanismos y espacios de la comunicación y divulgación que apalanquen las acciones derivadas del

conocimiento, reducción y manejo. Para ello Ecopetrol, ha establecido la Guía para la construcción de

planes de relacionamiento y comunicación con los grupos de interés, comunidad y estado a nivel local

(GDE-G-004). Esta tiene como objetivo establecer lineamientos para la planeación, seguimiento y

evaluación de los espacios y mecanismos de relacionamiento entre Ecopetrol y los grupos de interés

“comunidad” y “estado” a nivel local y regional, con el fin de construir y mantener relaciones de confianza

y cooperación que permitan generar condiciones de bienestar y prosperidad compartida en las áreas en

las que opera Ecopetrol, o planea hacerlo.

La Guía provee lineamientos y aspectos metodológicos, los cuales incluye:

La identificación y caracterización de los actores relevantes

La definición de los objetivos de relacionamiento

La identificación y planeación de los espacios de relacionamiento

Así como el seguimiento, control y evaluación de las acciones de relacionamiento y comunicación.

Ahora bien, en lo específico para los procesos de socialización y comunicación de los PGRDEPP, la

Gerencia HSE ha establecido las siguientes directrices para los procesos de divulgación de los Planes:

Se requiere definir una estrategia de comunicación del PGRDEPP por gerencia, la cual debe incluir:

o La conformación de un equipo interdisciplinario para comunicar de manera integral los

riesgos a los grupos de interés

o Interrelacionar los procesos de comunicación con los requerimientos ambientales

existentes, asociados por los Planes de Gestión de Riesgo incluidos en los instrumentos

de ambientales y los Planes de Emergencia y Contingencia (PEC)

o Incluir espacios de divulgación adicionales en los PEC, de ser necesario, y relacionarlos en

el Programa anual de preparación a emergencias (GHS-F-142)

o Es mandatorio el establecimiento de espacios de divulgación e involucramientos con los

Consejos Territoriales de Gestión de Riesgo de Desastres.





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Se deben incluir actividades de comunicación y divulgación para las siguientes poblaciones

objetivos:

o Personal relacionado con la operación (directo e indirecto)

o Consejos y autoridades territoriales

o Comunidades.

Los procesos de comunicación y divulgación deben incluir los procesos de:

o Conocimiento del riesgo

o Reducción del riesgo

o Manejo del desastre.

Como se mencionó con anterioridad, la Gerencia HSE, realiza seguimiento a las acciones de comunicación

y divulgación, a través del seguimiento de los Programas anuales para la preparación a emergencias.

5. SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN DEL PGRDEPP

Ecopetrol realiza seguimiento y verificación de los PGRDEPP a través de sus Sistema de Gestión HSE, en

sus tres (3) procesos: conocimiento, reducción y manejo, e integra en armonía los resultados de sus

análisis técnicos en los procesos de licenciamiento (ambiental y de entorno).

Para ello, se han definido indicadores asociados con cada uno de los procesos de la Ley 1523 de 2012,

los cuales cubren de manera integral los veintidós (22) componentes del sistema.

Los PGRDEPP son identificados mediante código único generado por la Gerencia HSE de Ecopetrol. Cada

uno de los Planes generados por las gerencias, debe ser sistematizado en el repositorio de documentación

corporativo26, lo que permite la trazabilidad de las versiones generadas, así como las instancias de

revisión y ajuste (Decreto 2157 de 2017).

6. REVISIÓN Y AJUSTE DEL PGRDEPP

Los PGRDEPP deben ser revisados y ajustados, cuando:

Se ha cumplido un (1) año de su vigencia, o

Se requiere armoniza la información entre los PGRDEPP y los PEC. Los escenarios de desastre

deben estar incluidos en los PEC de forma explícita. Se debe indicar que es un escenario de

desastre a la luz del Decreto 2157 de 2017 y se deben distinguir con claridad de los otros

escenarios de riesgo.

Tal como se mencionó anteriormente, las revisiones y ajustes se darán por:

Necesidades externas

o Ante una solicitud de cambio menor a una autoridad (p.ej. nuevo pozo).

o Ante una solicitud relacionada con los instrumentos ambientales:

Estudios de Impacto Ambiental (EIA).

Planes de Manejo Ambiental Integrales (PMAI).

Planes de Manejo Ambiental Específicos (PME).

Medidas de Manejo Ambiental (MMA), y demás estudios ambientales donde se

establezca la ejecución de actividades que impliquen riesgos.

26 Intranet Ecopetrol: SGI-Consulta Documentos Normativos y de Gestión





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o Ante el vencimiento del término (p.ej. “…revisado y ajustado anualmente…” - Decreto

2157, Artículo 2.3.1.5.2.8.1).

Necesidades internas:

o Ante un cambio mayor en los activos (p.ej. actualización de unidades, aumentos de

capacidad27).

o Ante la revisión y la actualización de los Planes de Emergencia y Contingencia (PEC).

o Ante la actualización de los análisis de riesgos y consecuencias de los activos.

o Ante la actualización de la información disponible asociada con amenazas ajenas a la

operación (p.ej. nueva información asociada amenazas naturales, socionaturales o

antrópicas).

o Ante la incorporación o reincorporación de activos.

o Ante la materialización de eventos no previstos en los análisis de riesgos y consecuencias.

La revisión y el ajuste de los PGRDEPP deben:

Ser documentada en el Anexo 1 de esta Plantilla (Control de revisiones y ajustes).

Ser radicada anualmente en los Consejos Territoriales, tal como lo establece el Decreto.

Ser armonizada con los planes de los instrumentos ambientales y los PEC. La información entre

los instrumentos debe ser consistente y actualizada.

Incluir las acciones de socialización y comunicación de los PGRDEPP28, en las actividades del PEC

de:

o Divulgación a comunidades.

o Divulgación a autoridades y entidades.

Las revisiones por cambios menores que no involucren ajustes en el Plan, deben ser documentadas en

el Anexo (Control de revisiones y ajustes) y debe ser comunicadas a la autoridad en la solicitud. En este

caso, no es necesario radicar nuevamente el PGRDEPP ante el Consejo Territorial.

Por otra parte, si por un cambio menor se requiere el ajuste del Plan, se debe notificar a la autoridad a

la que se le solicita el cambio y el nuevo PGRDEPP debe ser radicado ante el Consejo Territorial.

Con el ánimo de aclarar las responsabilidades relacionadas con la realización, revisión y ajuste de los

PGRDEPP, se presenta a continuación la matriz de la asignación de responsabilidades (Tabla 13).

Tabla 13. Matriz RASCI asociada con la realización, revisión y ajuste de los PGRDEPP

Actividades primarias

Vic

ep

resi

den

te

resp

on

sa

ble

s d

e

los

acti

vo

s

Geren

te

de a

cti

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Resp

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to

Resp

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iería

*

Resp

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en

torn

o

Resp

on

sa

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juríd

ico

R

esp

on

sa

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de

co

mu

nic

a

cio

nes

Revisar y ajustar de un PGRDEPP

existente o elaborar un nuevo

PGRDEPP (incluye asignación de

recursos)

A R C C S S C S I -

27 Tenga en cuenta que el PGRDEPP debe identificar e incluir los escenarios de desastre, sin importar la fase de vida en que se encuentren los

activos (p.ej. operación, mantenimiento, construcción, conexión, precomisionamiento, abandono temporal, abandono definitivo) 28 Nota: Toda comunicación de los PGRDEPP debe tomar en cuenta los lineamientos comunicados por la Gerencia HSE-GHS, memorando

fechado el 10 de abril de 2019 (Radicado 2-2019-093-5986).





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Actividades primarias

Vic

ep

resi

den

te

resp

on

sa

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s d

e

los

acti

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Geren

te

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cti

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man

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iería

*

Resp

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de

en

torn

o

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sa

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juríd

ico

R

esp

on

sa

ble

de

co

mu

nic

a

cio

nes

Asegurar el procesos

de identificación, análisis y

evaluación de los riesgos nuevos

o existentes (Capitulo 1 y 2 del

PGRDEPP)

- A S C S S R C C -

Actualizar/ Ajustar los PEC de

acuerdo con los escenarios

analizados y documentar los

requerimientos establecidos en el

capítulo 3 del PGRDEPP “Manejo

del Desastre”

- A S R S S C C C -

Incluir los escenarios de desastre

en el PEC, planes de ayuda mutua

y acuerdo de cooperación

A A S R I - I I I -

Incluir en la estrategia de

comunicación del PEC la

comunicación de los escenarios

PGRDEPP

A A C R - - S S I S

Radicar el PGRDEPP ante los

consejos territoriales para la

gestión del riesgo de desastres

A R S S I I I I C I

Radicar el PGRDEPP ante otras

autoridades ambientales A R R I I I I I C I

Comunicar a la población de la

empresa (interna) A R S R I I I I I S

Comunicar a la población del área

de influencia (externa) los

resultados del Plan

A R S R I I I C C S

Atender solicitudes de las

autoridades relacionadas con el

PGRDEPP

A R R C C I C C C I

Atender solicitudes del público en

los relacionado al PGRDEPP A R S S I I S C C I

(R) Responsable de asegurar el cumplimiento

(A) Quien acepta el accountability por la decisión frente a la organización (sólo uno por actividad))

(I) Individuo/área informada del resultado de la actividad oportunamente

(C) Individuo/área que debe proveer input o ser parte del proceso de decisión (consultado)

(S) Quien contribuye o incluso proporciona recursos para la adecuada identificación, desarrollo y

ejecución de una actividad (soporte)





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* GIRO u otras instancias responsables de ARP.

Finalmente, la revisión anual de los PGRDEPP permite la mejora continua, en cada uno de los procesos

de conocimiento del riesgo, reducción del riesgo y manejo del desastre.

Plan de Gestión del Riesgo de Desastres de las entidades públicas y privadas

(PGRDEPP)



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Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido,

copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

Anexo 1

CONTROL DE REVISIONES Y AJUSTES ASOCIADOS CON ESTE DOCUMENTO

Consecuti

vo Fecha revisión

(dd/mm/aaaa)

Descripción de la

revisión

Requiere

Ajuste Descripción del

ajuste

Fecha ajuste

(dd/mm/aaaa)

No. de reg.

del

profesional

responsable

Expediente

ANLA

relacionados

Alcance ICA

/ PMA-LA Sí No

001 30/11/2020 Revisión anual del

PGRDEPP X NA NA E0012197

Todos los

mencionados

en la Tabla 2

Todos los

mencionados

en la Tabla 2


públicas y privadas (PGRDEPP)Refinería de Cartagena


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Anexo 2

DESCRIPCIÓN DE LOS ESCENARIOS DE DESASTRE

Vicepresidencia de Refinación y Procesos Industriales


Instalación o proyecto: Operación de Plantas Nuevas en la Refinería de Cartagena

Descripción del escenario:

Pérdida de contención (Fuga) de Ácido Fluorhídrico (HF) en la sección de reacción de la unidad 044,

con formación de nube tóxica que afectase a la Refinería de Cartagena y las comunidades vecinas,

dependiendo de la dirección del viento se podría afectar a la comunidad de Membrillal.

Código del

escenario

044-D-

04/R3/H330

Fecha de

identificación 16/11/2018

Última

fecha de

revisión

15/11/2018

Diagrama de corbatín asociado con el escenario

Barreas de prevención Barreras de mitigación

Nombre de la barrera o el control

Co

no

ci-

mie

nt

o

Red

u

cció

n

Nombre de la barrera o el

control Red

u

cció

n

Man

e

jo

Control de Humedad en el sistema X Sistema de Cortina de agua. X

Operación dentro de Guías de control

y Ventanas Operativas X X

UC01 (SIS asociado al

desinventariado de HF por

emergencia)

X X

Piping Class 3CB2S03 y diseño de

proceso (material Tambor y Reactores ASTM A 516 GR 70)

X X HF aditivado con Betapicolina X




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Disponibilidad/operabilidad de PSV-

1990 X Plan de Emergencia y Contingencia X

Arranque automático (UC25) por baja

presión en el cabezal de agua de

enfriamiento de cualquiera de las

bombas eléctricas disponibles.

X

Sistema de diluvio XV-5001 X

Fire Proofing X X

Aislamiento Térmico por fuego X X

Área de interés asociadas con el escenario de desastre

Pérdida de contención (Fuga) de Ácido Fluorhídrico (HF) en la sección de reacción de la unidad 044,

con formación de nube tóxica que afectase a la Refinería de Cartagena y las comunidades vecinas,

dependiendo de la dirección del viento se podría afectar a la comunidad de Membrillal.

En asentamientos humanos: comunidades vecinas, dependiendo de la dirección del viento se

podían afectar a la comunidad de Membrillal, la cual tiene aproximadamente 3.509 habitantes.

Frecuencia de Ocurrencia: C (< un evento en 1000 años)

Ubicación: 10°18’54,15”N , 75°29’16,98”O

Actividades PGRDEPP 2019-2020 asociadas con el escenario

Proceso de

gestión Actividad Seguimiento 2019 2020

Conocimiento

Actualización de análisis de riesgos XXX Intranet X

Ecualización de EIA Intranet X

Evaluación de efectividad las barreras (Gestión

dinámica ) Intranet X X

Reducción

Instalación de XXX barrera SAP X X

Actualización barreras (Corbatín) SAP X

Integridad SAP X X




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20/11/2019 Versión: 1




Manejo Revisión y ajuste del PEC P8 X X

Revisión y ajuste PGRDEPP P8 X X

RELACIÓN DE VERSIONES

Documento Anterior

Versión Fecha Código y Título del Documento Cambios

1 20/12/2018 RFN-L-083 – Plan de Gestión del Riesgo de

Desastres de las Entidades Públicas y Privadas

(PGRDEPP) Refinería de Cartagena

Elaboración del

documento

Documento Nuevo

Versión Fecha Cambios

1 20/11/2019

Se reemplaza el documento RFN-L-083 – Plan de Gestión del Riesgo

de Desastres de las Entidades Públicas y Privadas (PGRDEPP) Refinería

de Cartagena ajustándose a la nueva plantilla (Plantilla 089) V2

emitida el 12/07/2019.

Para mayor información dirigirse a:

Autor(es): Luis Eduardo Pérez Martelo

Teléfono: 6683693 Buzón: [email protected]

Dependencia: Gestión Integral del Riesgo Operacional

Revisado electrónicamente por: Aprobado electrónicamente por:

LUIS BERNARDO GÓMEZ AGRESOTT

Coordinador Gestión Riesgo Operacional

Cédula de Ciudadanía No. 73.164.185

Departamento de Gestión Integral del Riesgo

Operacional

JORGE BAYONA DE LA OSSA

Jefe Departamento PRS

Cédula de Ciudadanía No. 73.137.312

Departamento de Gestión Integral del

Riesgo Operacional

Documento firmado electrónicamente, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 2364 de 2012, por medio del cual se reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones. Para verificar el cumplimiento de este mecanismo, el sistema genera un reporte electrónico que evidencia la trazabilidad de las acciones de revisión y aprobación por los responsables. Si requiere verificar esta información, solicite dicho reporte a Service Desk.

mailto:[email protected]

Documents

Plan de Gestión del Riesgo de Desastres de las Entidades