PLAN DE PROYECTO PARA LA CREACIÓN E IMPLEMENTACIÓN … · plan de proyecto para la creaciÓn e implementaciÓn de una pequeÑa empresa de elaboraciÓn y distribuciÓn de productos

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL

(UCI)

PLAN DE PROYECTO PARA LA CREACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UNA

PEQUEÑA EMPRESA DE ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS

MANUALES EN MADERA, CERÁMICA Y VIDRIO.

DIEGO MARCELO COLINA CIFUENTES

PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO

PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACIÓN

DE PROYECTOS.

San José, Costa Rica

Julio 2011


Este Proyecto Final de Graduación

Requisito parcial para optar al grado de Máster en (Nombre de la Maestría)

__________________________

Ing. Marvin Coto Hernández, MAP

_________________________

MATI,

__________________________

________________________


(UCI)

Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como


__________________________

Ing. Marvin Coto Hernández, MAP

PROFESOR TUTOR

_________________________

MATI, José Silva Velázquez, PMP

LECTOR No.1

__________________________

Ing. Carlos Brenes, MAP

LECTOR No.2

________________________

Diego Colina Cifuentes

SUSTENTANTE


fue aprobado por la Universidad como


DEDICATORIA

Con todo el cariño del mundo, dedico este proyecto a mi esposa e hijos, y a mis

padres, por ser parte importante del mismo y sobre todo por ser los motivadores

de su elaboración.

iv

AGRADECIMIENTOS

Agradezco a mi familia, por el apoyo constante, sobre todo en aquellos momentos

de debilidad en los que pensaba que no podía concluir con esta etapa importante

de mi vida profesional y; especialmente a mi esposa por estar siempre a mi lado

brindándome su cariño y apoyo.

A mis padres por también brindarme su apoyo incondicional y por haberme

inculcado siempre el deseo de superación.

A mi tutor, quien con su oportuno y brillante consejo personal y profesional, supo

entregarme la guía apropiada para culminar con éxito éste proyecto.

Y a Dios, por haberme ampliado las perspectivas, otorgándome una nueva

oportunidad de vida.

v

INDICE

HOJA DE APROBACION ii

DEDICATORIA iii

AGRADECIMIENTO iv

INDICE v

INDICE ILUSTRACIONES vii

INDICE CUADROS viii

RESUMEN EJECUTIVO ix

1. INTRODUCCION ............................................................................................. 6 1.1 Antecedentes ........................................................................................ 6 1.2 Problemática.......................................................................................... 7 1.3 Justificación del problema ..................................................................... 7 1.4 Objetivo general .................................................................................... 8 1.5 Objetivos específicos. ............................................................................ 9

2. MARCO TEORICO ........................................................................................ 11 2.1 Marco referencial o institucional .......................................................... 11 2.2 Teoría de Administración de Proyectos ............................................... 15 2.3 Aspectos introductorios para el Plan de Proyecto ............................... 21

3. MARCO METODOLOGICO ........................................................................... 29 3.1 Introducción. ........................................................................................ 29 3.2 Fuentes de información ....................................................................... 29 3.3 Supuestos ........................................................................................... 33 3.4 Técnicas de Investigación ................................................................... 35 3.5 Método de Investigación. ..................................................................... 37 3.6 Herramientas ....................................................................................... 40 3.7 Entregables ......................................................................................... 42

4. DESARROLLO ............................................................................................... 44 4.1 Investigación de Campo ...................................................................... 44 4.2 Alcance del proyecto ........................................................................... 45 4.3 Herramientas para un estudio de mercado ......................................... 55 4.4 Estructura organizativa ........................................................................ 61 4.5 Productos que ofrecerá la microempresa ............................................ 62 4.6 Estrategia de comunicación ................................................................ 63 4.7 Estrategia de riesgos ........................................................................... 66

5. CONCLUSIONES .......................................................................................... 69 6. RECOMENDACIONES .................................................................................. 71 7. BIBLIOGRAFIA .............................................................................................. 73 8. ANEXOS ........................................................................................................ 75

6

Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO ..................................................................... 75 Anexo 2: EDT .................................................................................................... 79 Anexo 3: CRONOGRAMA ................................................................................. 80 Anexo 4: CUESTIONARIO PARA PROVEEDORES ......................................... 83 Anexo 5: MATRIZ PARA RECABAR INFORMACIÒN DE CAMPO EN CUANTO A POSIBLES CLIENTES ................................................................................... 84 Anexo 6: EJEMPLOS DE PRODUCTOS QUE SE OFERTARÁN EN LA MICROEMPRESA ............................................................................................. 85

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1: Ciclo de vida del proyecto ...................................................................... 20

Figura 2: PYMES registradas al 2007 ................................................................... 25

Figura 3: EDT para creación de microempresa de artesanías .............................. 48 Figura 4: EDT para creación de microempresa de artesanías (cont.) ................... 48 Figura 5: EDT para creación de microempresa de artesanías (cont.) ................... 49 Figura 6: Cronograma para creación de microempresa de artesanías ................. 51 Figura 7: Esquema (prototipo) para logotipo ......................................................... 65

ÍNDICE DE CUADROS

Cuadro 1: PYMES registradas al 2007 .................................................................. 25

Cuadro 2: PNBV 2009 – 2013 (Ecuador) .............................................................. 27

Cuadro 3: Fuentes de informaciòn por objetivos ................................................... 32

Cuadro 4: Supuestos por objetivos ....................................................................... 34

Cuadro 5: Técnicas de investigación por objetivos ............................................... 36

Cuadro 6: Métodos de investigación por objetivos ................................................ 38

Cuadro 7: Herramientas para investigación por objetivos ..................................... 41

Cuadro 8: Entregables por objetivos ..................................................................... 43

Cuadro 9: Ejemplo de matriz simple para registro de riesgos ............................... 67

ÍNDICE DE ABREVIATURAS

BCE Banco Central del Ecuador

CAPEIPI Cámara de Pequeños Industriales de Pichincha

EDT Estructura de Desglose de Trabajo

INEC Instituto Nacional de Estadísticas y Censos

MIC Ministerio de Industrias y Competitividad

PFG Plan Final de Graduación

PMI Project Management Institute

PNBV Plan Nacional del Buen Vivir

PYME Pequeña y Mediana Industria

RISE Régimen Impositivo Simplificado del Ecuador

RUC Registro Único de Contribuyentes

RUP Registro Único de Proveedores

SENPLADES Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

UCI Universidad para la Cooperación Internacional

RESUMEN EJECUTIVO

Actualmente, para el Banco Central del Ecuador [BCE] (2010), el índice de desempleo en el Ecuador es bastante alto (7.44%, a septiembre 2010). A pesar de que con la nueva política de gobierno, se está tratando de impulsar la productividad nacional, el incentivo financiero, la creación de masa crítica para preparación de profesionales probos, la inyección de recursos para temas de investigación y productividad; el problema social del desempleo y subempleo es aun latente y visible, sobre todo en las grandes urbes como la capital del país (Quito). Sobre esta base, se decidió buscar los mecanismos para establecer las mejores herramientas que permitan realizar un estudio de mercado, con miras al diseño de un proyecto que permita la creación de una microempresa para la comercialización de productos elaborados a mano, en cerámica, vidrio y madera, con énfasis en la producción de bisutería en vidrio, con diferentes técnicas. Fue necesario utilizar herramientas de varias metodologías para encontrar la información, teniendo en consideración que el contexto actual en el que se estableció la propuesta abarca en su mayoría, documentación, información, y experiencias que fueron desarrolladas recientemente, que se encontraban en proceso de desarrollo paralelo o que no existían para el tema específico de la investigación. La observación de campo es la que de manera principal primó en la obtención de la información necesaria para el establecimiento de las mejores herramientas para un adecuado estudio de mercado; teniendo en cuenta que el acceso a la información fue limitado, sobre todo si se trataba de experiencias de otras empresas similares. Adicionalmente se estableció el alcance del proyecto, a través de herramientas como el EDT y el cronograma de proyecto, definiendo cual sería la parte organizativa del proyecto y estableciendo sus roles y responsabilidades. Si bien es cierto que el proyecto aún no se enfocaba en la elaboración de una planificación para su desarrollo, si se consideró necesario el definir elementos macro que permitan tener una mejor idea de la estructura del plan, determinándose que era importante el desarrollo de estrategias de comunicación y de gestión de riesgos. La estructura detallada de trabajo, se la dividió en dos momentos importantes tales como: el desarrollo de las herramientas para el estudio de mercado y, lo que se definiría como la planificación misma del proyecto de creación de la microempresa, el cual ya incluiría el estudio de mercado.

Es importante recalcar que este estudio no se encargó de la planificación para el diseño de la microempresa de comercialización de artesanías, sino más bien en el proceso previo que permita delimitar lo que se requeriría para el establecimiento de la línea de base del proyecto. Debido a que el proyecto está basado en una conceptualización de microempresa, se aclaró que para las etapas iniciales solamente se tratará de cubrir el mercado local, para lograr un adecuado posicionamiento y sobre todo un reconocimiento en la calidad del producto y servicio finales. El haber construido desde esta etapa una misión y visión, sirvió para la determinación de aquella estructura básica del proyecto de microempresa, que permitirá su éxito. Las dificultades encontradas en el desarrollo de este trabajo dejan como gran lección aprendida, que efectivamente al momento de la planeación debe tenerse mucho cuidado en la identificación de externalidades que pueden afectar el éxito o la efectividad de un proceso, planeación o producto que se pretenda desarrollar. Para las siguientes etapas en la posterior implementación de la microempresa, se deberá empezar por profundizar en la determinación de estrategias apropiadas de acercamiento a quienes son considerados como actores de fuentes primarias y secundarias. Hay que poner mucha atención en los procesos de gestión de riesgos, de costos y de comunicación, para poder cerrar el ciclo de proyecto apropiadamente y asegurar un mayor porcentaje de éxito. Se debe considerar la elaboración de productos adicionales como por ejemplo informes y/o diagnósticos que sean entregados a las instancias gubernamentales (centrales y seccionales) encargadas de llevar un registro de información mercantil, comportamiento económico – financiero y de PYMES; en el cual se ponga de manifiesto la necesidad de contar con información oportuna, actualizada y de fácil acceso. Como parte de la estrategia para el levantamiento de la información, se deberá realizar un fuerte proceso de acercamiento a cada una de las instancias antes mencionadas, para tener un mejor panorama del verdadero comportamiento del mercado en lo que a artesanías y/u objetos manufacturados a mano se refiere. Con la identificación de una línea de especialización, en la cual trabajar para brindar un producto de acuerdo a las características planteadas como visión y misión de la empresa, se considera que se mejoraría el porcentaje de éxito de la empresa.

1. INTRODUCCION

1.1 Antecedentes

Actualmente, para el Banco Central del Ecuador [BCE] (2010), el índice de

desempleo en el Ecuador es bastante alto (7.44%, a septiembre 2010), siendo

cada día más difícil la inserción de personal en áreas de índole profesional,

aumentando cada día el subempleo como medio para la supervivencia diaria, en

actividades en las que las personas suelen explotar sus diversas habilidades,

como alternativas laborales.

En las calles del Ecuador y sobretodo de las grandes ciudades como Quito, es

común encontrarse, a diario, con profesionales de diferentes especialidades que

se desempeñan como choferes de vehículos de transporte púbico, administrando

locales comerciales (ya sean propios o de terceros), como vendedores fijos o

ambulantes.

La falta de oportunidades, la creciente y absurda consideración de que las

personas a partir de los 35 años son demasiado viejas, el no haber contado con

políticas públicas de incentivo productivo – desde que la democracia se reinstauró

en el país (1979)- entre otros, son varios de los diversos factores que contribuyen

para que en el Ecuador existan despidos masivos, explotación laboral y desinterés

por la fuerza laboral; tanto en el sector público como en el privado.

A pesar de que con la nueva política de Gobierno, se está tratando de impulsar la

productividad nacional, el incentivo financiero, la creación de masa crítica para

preparación de profesionales probos y, la inyección de recursos para temas de

investigación y productividad; el problema social del desempleo y subempleo es

aun latente y visible.

1.2 Problemática.

Por experiencias personales contadas por personas cercanas, se ha podido

determinar que la falta de planificación cuando se decide incursionar en cualquier

tipo de empresa, por más pequeña que ésta sea, ha llevado en muchas ocasiones

a un mal manejo del negocio y en otras a su posterior fracaso; motivo por el cual,

se decidió aprovechar las nuevas habilidades adquiridas en ésta capacitación de

maestría, con el fin de hacer realidad una idea, pero de una manera mucho más

seria y técnica.

Aún sin contar con un estudio más profundo de las necesidades reales del

potencial cliente, se ha podido observar que, la realidad económica nacional del

Ecuador, hace que cada día las personas busquen alternativas de calidad y a

menor costo, que les permitan acceder a artículos, no necesariamente de lujo, que

satisfagan sus gustos personales.

En este contexto, se decidió buscar los mecanismos para diseñar un proyecto que

permita la creación de una microempresa para la comercialización de productos

elaborados a mano, en cerámica, vidrio y madera, con énfasis en la producción de

bisutería en vidrio, con diferentes técnicas.

Se pretendió investigar la manera de crear herramientas que permitan un estudio

serio del mercado y la elaboración de un verdadero plan de negocios, que permita

una mejor visualización del potencial proyecto de comercialización.

1.3 Justificación del problema

Está por demás mencionar que se considera que con una planificación adecuada,

para el establecimiento de una pequeña empresa dedicada a la elaboración

manual de productos elaborados en madera, cerámica y vidrio; se puede tener un

mayor porcentaje de seguridad para que el proyecto y el negocio como tal

funcionen de manera apropiada y se logren los objetivos y resultados a los que se

está apuntando, como alternativa productiva rentable.

El hecho de tener artículos diferentes, alternativos, creados a mano y en lo posible

con manufactura y materia prima nacional, ha crecido en el Ecuador; por lo que se

prevé que se podrá incurrir en este mercado con muy buenas oportunidades de

competitividad.

Este tipo de artículos es cada vez más apetecido por personas de estratos

sociales de clase media, media – alta y alta, como alternativas para la satisfacción

de gustos personales que siendo de buena calidad tengan un menor costo y

puedan ser competitivos con respecto a otros elaborados con materiales

considerados de lujo.

Cabe resaltar que la idea toma fuerza luego de que en una pequeña exposición

privada con allegados y amigos, se tuvieron elogios para los productos y la calidad

de los mismos, aún cuando estos habían sido elaborados por simple afición;

poniendo de manifiesto que los podríamos comercializar, pues consideraban que

los productos podrían tener una buena salida.

1.4 Objetivo general

Elaborar un plan para el diseño de herramientas de mercadeo, previo a la creación

e implementación de una pequeña empresa de elaboración y distribución de

productos manuales en madera, cerámica y vidrio, en la ciudad de Quito, Ecuador;

considerando todas aquellas herramientas de planificación establecidas en las

guías y mejores prácticas del PMBOK (PMI, 2008), que permita mejorar las

condiciones socioeconómicas de los proponentes.

1.5 Objetivos específicos.

A. Definir el alcance que permita tener una idea clara de las actividades a

realizarse para la consecución del diseño de las herramientas de mercado,

previo a la creación de la microempresa, así como para un adecuado

monitoreo y seguimiento.

B. Determinar los requerimientos necesarios para la creación de herramientas

de mercado, que permitan conocer de manera más cercana la realidad de

la competencia de productos similares y la capacidad de llegar a los

potenciales clientes; antes de diseñar el proyecto de creación de

microempresa

C. Establecer las actividades, su duración y secuencia, que permitan elaborar

el respectivo cronograma de trabajo para la ejecución y control del

proyecto.

D. Establecer roles y responsabilidades para delimitar la participación de cada

recurso involucrado en el proyecto, con el fin de asegurar la adecuada

optimización de tiempo y costo, con una adecuada planificación de los

recursos necesarios; como producto adicional a la definición de

herramientas de mercado, que además servirá de apoyo al momento del

diseño del proyecto de creación de la microempresa.

E. Desarrollar una estrategia de comunicación que soporte el flujo adecuado

de información y que permita establecer las necesidades de información

para cada uno de los recursos y partes interesadas del proyecto.

F. Desarrollar una estrategia de respuesta ante riesgos que puedan generar

impactos negativos en el desarrollo del proyecto para mitigar los posibles

tropiezos que se encuentren en su desenvolvimiento y se logre una óptima

consecución del proyecto.

11

2. MARCO TEORICO

2.1 Marco referencial o institucional

2.1.1. Antecedentes

El proyecto en el cual se está emprendiendo, no se encuentra cimentado sobre

alguna organización, institución o instancia preestablecida, pues el mismo nace

como una iniciativa propia, como alternativa de medio de vida y sustento familiar;

sobre la base de los inconvenientes laborales suscitados al interior del núcleo

familiar, de quien se encuentra elaborando esta propuesta.

Como tal, es difícil el poder encontrar documentación específica que dé cuenta de

la institucionalidad en la cual se trabajará, pues la propuesta justamente pretende

crear la misma para poder desarrollarse productivamente.

Lo que sí se puede mencionar es que de acuerdo a algunos estudios realizados

en Latinoamérica son las pequeñas y medianas empresas de los países llamados

en desarrollo, quienes conforman una parte importante de la promoción de la

economía de esos países; teniendo en cuenta tanto a aquellas empresas del

sector formal, como del informal (Artecona, 2008).

El Ecuador no se ha quedado al margen de esta actividad, sobre todo debido a los

varios inconvenientes económicos por los que el país ha atravesado desde que el

“boom petrolero” surgió y el cual, a diferencia de lo que pensaban los gobiernos de

entonces (1972), no se convirtió en la panacea económica.

Según los datos del censo de 2001 (vigente hasta la actualidad, pues los datos del

censo del 2011 solamente podrán ser conocidos de manera oficial, a finales de

año), realizado por el Instituto Nacional de Estadística y Censos [INEC] del

12

Ecuador; se estimaron que los microemprendimientos están entre 950.000 a

1.700.000, incluyendo a aquellos productores rurales del país. (Artecoma, 2008)

Para Silva y Calahorrano (2005), la globalización de la economía se produce sin

que se hayan eliminado las formas productivas más rezagadas y tradicionales,

como son las artesanías. Es así como la artesanía ecuatoriana no ha

desaparecido, ni con los procesos de industrialización que se han desarrollado en

los últimos 100 años, ni con las crisis económicas; manteniendo más bien un

proceso dinámico que no ha permitido su estatización.

Para los que son propietarios o gerentes de microempresas, la globalización si

constituye una limitante, pues eso significa la existencia de cambios acelerados y

aumento de la competencia; por lo que el Estado Ecuatoriano, en conjunto con las

cámaras empresariales locales y nacionales, y el apoyo de instancias

internacionales como la Organización Internacional del Trabajo; generan

oportunidades para que aquellos microempresarios puedan tener acceso y

mejores oportunidades de capacitación, nuevas tecnologías, crédito y

financiamiento a largo plazo, así como acceso a mercados internos y de

exportación (Vinueza, 2007).

Actualmente, el Ecuador atraviesa por un nuevo modelo de Estado, que quienes lo

lideran lo han llamado Socialismo del Siglo XXI, y sobre esta base han propuesto

una serie de reformas y cambios, sobre todo en lo concerniente a desarrollo socio-

económico y productividad; al punto que inclusive la nueva Constitución de la

República se cimenta en una filosofía del “Buen Vivir”, la misma que busca no

solamente la igualdad social, sino la adecuada distribución, la redistribución de la

riqueza, el empoderamiento de los procesos de desarrollo, por parte de la propia

población, el mejoramiento de capacidades, la mejora de oportunidades y una

convivencia armónica con la naturaleza; con su adecuado aprovechamiento.

13

Es así como el país se ha planteado una planificación de mediano y largo plazo,

que permita una visión de futuro, pero con acciones inmediatas; motivo por el cual

se desarrolló un Plan Nacional para el Buen Vivir, el mismo que contempla una

planificación entre 2009 y 2013, pero con una visión hacia el 2020.

Dentro de este Plan se establecen 12 objetivos sectoriales, los cuales delinean el

rumbo que el país debe tomar a futuro.

El Objetivo 11 del mencionado Plan hace referencia al “establecimiento de un

sistema económico social, solidario y sostenible”, y en una de sus políticas pone

de manifiesto que es necesario “Impulsar la actividad de pequeñas y medianas

unidades económicas asociativas y fomentar la demanda de los bienes y servicios

que generan.” (SENPLADES, 2009, p. 335)

2.1.2. Misión y visión

Como ya se había mencionado anteriormente, existe una oferta en el mercado de

productos elaborados a mano con una gran variedad de materiales, debido a la

gran vocación artística y creativa de la población ecuatoriana; lamentablemente la

calidad de dichos productos, en muchas ocasiones, no es la óptima, sobretodo en

su acabado, lo cual hace que dichos productos pierdan espacio de competencia.

Consultando con los propios artesanos, se ha podido establecer que en su

mayoría, el cliente busca que el producto final, aún cuando sea de menor costo,

guarde un valor agregado de buen gusto, de acabados finos, de acentuada

delicadeza, de tal forma que estratos sociales más bajos puedan tener acceso a

un objeto que sin ser un elemento de primera necesidad, pueda satisfacer el gusto

por la buena presentación y que a la vista de estratos sociales más altos existan

alternativas menos costosas pero de igual o mejor aspecto para lucir.

14

Los propios centros comerciales y algunas de las galerías de arte, consideran que

su negocio mejoraría si se pudiese realizar una mayor venta en volumen, ya que el

alto costo de algunos de sus artículos solo permite que se realice una venta

esporádica.

Sobre esta base se consideró que dos de los aspectos más importantes que debe

tener en cuenta este nuevo emprendimiento son: el cuidado al momento de dar los

toques finales al producto y, su bajo costo para comercialización.

Misión

Con la utilización de técnicas adecuadas de diseño, manufactura y acabados

finales; se comercializarán productos de cerámica, vidrio y madera de alta calidad

y competitividad para el mercado local.

Visión

Ser el mejor proveedor de productos de calidad (no de cantidad) manufacturados

a mano, para las principales cadenas comerciales y galerías de arte, a nivel local.

2.1.3. Relacionamiento del Marco Institucional con el Objeto del

Proyecto

En este contexto, se tiene buenas expectativas de que la incursión en una

empresa de las características planteadas en esta propuesta, pueda resultar y

lograr los objetivos que se están planteando, sobre todo teniendo en cuenta que

ya se ha tenido experiencias puntuales en la aceptación de los productos a

comercializarse, aún de manera informal

El impulso que actualmente le está dando el Estado Ecuatoriano a iniciativas

microempresariales, es un gran incentivo para que se pueda cristalizar esta idea

15

de proyecto y se considere que los resultados que se obtendrán serán los

esperados.

2.2 Teoría de Administración de Proyectos

2.2.1. Proyecto

Existen muchas definiciones sobre proyecto, como la que por ejemplo menciona

Canelos, R. (2003, p. 38), en la que dice que “Un proyecto no es más que una

búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema que tiende

a resolver entre tantas, una necesidad humana”.

Pero todas siempre apuntan a orientar que el proyecto es un proceso temporal

que permite desarrollar un producto, servicio o resultado único y que tiene una

temporalidad definida, es decir que tiene un principio y un final ya determinados

por una adecuada planificación (PMI, 2008).

Con esto lo que queda claro es que generalmente los proyectos son definidos para

atender necesidades no satisfechas por los procesos normales de tal o cual

organización, o en su defecto para crear procesos nuevos que vayan

encaminados hacia la consecución de un nuevo resultado y/o producto.

En ocasiones los proyectos no son solamente propuestos para resultados y/o

productos, sino también para el fortalecimiento, mejora y/o propuesta de un nuevo

mecanismo que apoye el desarrollo de ese resultado y/o producto para el cual

trabaja la organización.

Lo que siempre se debe tener muy en cuenta es que la finalidad de un proyecto es

lograr el objetivo que se ha planteado y concluir; mientras que el objetivo de las

operaciones normales, es dar respaldo al negocio o actividad que realiza la

organización. (PMI, 2008)

16

2.2.2. Administración de Proyectos

En muchas ocasiones suele hacerse la pregunta de ¿porqué algunas

organizaciones fracasan y otras tienen éxito?; y las respuestas pueden ser muy

diversas, pero casi siempre se llega a la misma conclusión, de que el principal

factor determinante para estas circunstancias radica en una buena o mala

dirección de la organización y/o de los proyectos que se plantean para el apoyo a

su desarrollo.

Según el PMI (2008) la dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos,

habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para

satisfacer los requisitos planteados y se logra mediante la aplicación e integración

de los procesos de dirección de proyectos de inicio, planificación, ejecución,

seguimiento y control, y cierre (ciclo de vida de proyectos). Es por esto que la

dirección de un proyecto incluye:

• Identificar los requisitos

• Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar

• Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costes

• Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas

inquietudes y expectativas de los diferentes interesados.

2.2.3. Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos

El PMI (2008), en el PMBOK, organiza la administración de proyectos en 42

procesos de Dirección, los mismos que están agrupados en 9 áreas de

conocimiento, las cuales son el fundamento básico para la aplicación misma de la

Dirección de Proyectos.

• Gestión del Alcance del Proyecto: es el que se encarga de definir lo que se

incluye y lo que no se incluye en el proyecto, a través de la definición de

17

aquellos aspectos que se consideren que ayudarán al éxito del proyecto.

De esta manera es como se encarga de recopilar la información, definir

detalladamente el producto o servicio a ofertarse, desarrollar aquellas

actividades y tareas que permitirán alcanzar cada uno de los resultados y

objetivos (EDT), verificar que lo establecido en la EDT se haya cumplido y

controlar el desarrollo de las tareas establecidas y los posibles cambios que

se susciten en la línea base.

• Gestión del Tiempo del Proyecto: permite tener una idea clara del término

del proyecto y de cada una de las fases establecidas para el mismo, a

través de la definición de acciones específicas para los resultados, de la

identificación de las interacciones que pudieren haber entre las actividades

del proyecto, de la estimación de los recursos que se necesitan para el

desarrollo del proyecto, de definir los períodos de tiempo necesarios para

cumplir con las actividades planteadas, del establecimiento de un

cronograma y del control del mismo.

• Gestión de los Costos del Proyecto: es la que permite estimar y controlar

los costos, para que los mismos se ajusten al presupuesto establecido para

el proyecto, con el desarrollo de una aproximación a los recursos

financieros que se necesitarán, la suma de los costos establecidos de cada

actividad para poder conocer el costo total y controlar y hacer un

seguimiento constante al proyecto para verificar si se necesitan o no hacer

ajustes a la línea de base presupuestaria.

• Gestión de la Calidad del Proyecto: es la que se encarga de determinar los

procesos de responsabilidad y políticas de calidad de la instancia que

ejecuta el proyecto, para asegurar la calidad del producto y/servicio a

ofertarse; es decir que se encarga de la implementación del sistema de

calidad para la mejora continua de procesos. Abarca los procesos de la

planificación de la calidad, el aseguramiento de la misma y evidentemente

su control.

• Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto: es la encargada de

organizar, gestionar y conducir a todas aquellas personas que están

18

involucradas en el proyecto y que han recibido una asignación de roles

específicos. Involucra la identificación de roles, responsabilidades y

habilidades requeridas para cumplir esos roles, la confirmación de los

recursos humanos disponibles, la mejora de competencias de las personas

involucradas y el seguimiento al desempeño del equipo del proyecto.

• Gestión de las Comunicaciones del Proyecto: es la que se encarga de que

todo el ciclo de manejo de la información sea el adecuado, entre todos y

cada uno de los involucrados en el proyecto. Aquí se debe identificar a los

involucrados directos e indirectos del proyecto, se debe determinar las

necesidades que esos involucrados tienen con respecto a la información,

poner la información relevante a disposición, trabajar en conjunto con los

involucrados para conocer sus necesidades y recopilar y distribuir la

información sobre el estado del proyecto.

• Gestión de los Riesgos del Proyecto: básicamente es la encargada de

disminuir la probabilidad y el impacto de posibles eventos negativos que

pueden ir en desmedro de los resultados y objetivos planteados para el

proyecto. Aquí se debe definir cómo se va a realizar esta gestión de

riesgos, identificar los posibles riesgos que pueden afectar al proyecto,

priorizar los riesgos, analizar numéricamente el efecto de los riesgos

identificados, desarrollar acciones que ayuden a disminuir esas amenazas y

establecer un plan de respuesta ante esas amenazas.

• Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: corresponde a los procesos que

se encargan de la obtención de productos, servicios o resultados que se

necesiten adquirir por fuera del proyecto. Controla todo lo referente a la

parte contractual y a las órdenes de compra. Se debe planificar las

adquisiciones necesarias para el proyecto, realizar los procesos propios de

las adquisiciones con los proveedores, monitorear la ejecución de los

contratos y completar la adquisición misma.

• Gestión de la Integración del proyecto: es aquella que se encarga de

realizar una combinación o unificación de todos los procesos que involucra

la gestión de proyectos; los cuales involucran la elaboración del acta de

19

constitución del proyecto, el desarrollo del plan del proyecto, la ejecución

por si misma del proyecto, el monitoreo y control del trabajo del proyecto, el

control integrado de cambios y evidentemente las etapas de cierre ya sea

del proyecto o de cada una de las fases previstas.

Mientras que ya en el operativo, se puede identificar algunas áreas de aplicación,

las mismas que se basan en el sector y/o la actividad que realiza la organización

que es objeto de estudio, tales como:

• Sector privado.

• Ventas.

• Mercadeo.

• Producción nacional.

• Competitividad.

2.2.4. Ciclo de vida de un proyecto

El proyecto está conformado por un conjunto de fases que se presentan en

secuencia y que a veces se desarrollan a la vez. Este ciclo se encuentra

comprendido dentro de esa temporalidad de la que se había comentado que

posee el proyecto, lo cual significa tener un inicio y un cierre, mas no que sea de

corta duración. (PMI, 2008)

Según el PMBOK (PMI, 2008), el ciclo de vida del proyecto brinda un marco

referencial que permite desarrollar el proyecto y que consta de la siguiente

estructura:

• inicio,

• organización y preparación,

• ejecución del trabajo y

20

• cierre

Normalmente esta es la estructura genérica, pero pueden existir algunas

variaciones, tomando en cuenta de que en ocasiones ciertas etapas de ese ciclo

de vida se desarrollan paralelamente. Por otra parte también cabe mencionar que

no debe olvidarse de la fase de seguimiento y control (figura 1), la cual usualmente

no se menciona, pero que tiene la misma importancia que las otras fases.

Figura 1: Ciclo de vida del proyecto

2.2.5. Procesos en la Administración de Proyectos

Los procesos para la administración de proyectos están estrechamente vinculados

con el propio ciclo de vida de un proyecto, pues siendo en número de 42 se

encuentran agrupados en 5 grupos perfectamente identificados como: iniciación,

planificación, ejecución, seguimiento – control y cierre. (PMI, 2008)

Los procesos de iniciación son aquellos que normalmente están involucrados en el

diseño de un nuevo proyecto como tal o para determinar una nueva etapa de un

proyecto que ya existe; para posteriormente entrar en los detalles que permitirán

establecer claramente los objetivos que se persiguen, cuál sería su alcance y

estructurar la línea de base del mismo (procesos de planificación).

EjecuciónSeguimiento

y Control

Planificación (organización y

preparación)

Inicio

Cierre

21

Se debe definir al detalle el trabajo o las acciones que se deben tomar para que

cada fase de preparación, puesta en marcha y seguimiento del proyecto, llegue a

su propósito esperado, lo cual solamente se consigue con la determinación de un

EDT o WBS (por sus siglas en inglés), la misma que es una herramienta que

permite “subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más

pequeños y más fáciles de dirigir”. (UCI, 2008, p. 52)

Esta EDT, a decir de Gido y Clements (1999) debe ser elaborada por el equipo

que conforma el proyecto y además debe reflejar las responsabilidades que cada

uno de sus integrantes tendrá con respecto a la división del trabajo. Esta

asignación de tareas también puede ser responsabilidad de un grupo que

conforme una unidad dentro de un proyecto u de una organización y que además

deben ser monitoreadas. (Miranda, 2006).

Cuando el proyecto ya ha sido aprobado y empiezan a realizarse sus actividades

para poder cumplirlo, se estaría entrando en la etapa en la que se utilizan los

procesos de ejecución; etapa que va de la mano con los procesos de seguimiento

y control, que se presentan en varios momentos en el proyecto, pues es necesario

que realice un seguimiento constante sobre el desarrollo del proyecto y no

solamente al final del mismo; de tal forma que se puedan tomar los correctivos del

caso, de manera oportuna.

Finalmente se cuenta con los procesos de cierre del proyecto, los cuales permiten

finalizar todas las actividades del proyecto y así consolidar un cierre final del

proyecto, cierre que dependiendo del requerimiento y/o la temática del proyecto,

también puede realizárselo por etapas.

2.3 Aspectos introductorios para el Plan de Proyect o

Cabe destacar que este aspecto solamente se toca a manera de fase introductoria

para la elaboración de un plan para la creación de una microempresa dedicada a

22

la manufactura de artesanías en cerámica, madera y vidrio, pues en realidad este

estudio pone su atención en la identificación de las herramientas necesarias para

la realización del estudio de mercado.

2.2.6. Antecedentes conceptuales

Es muy importante señalar que para Saco y Mazza (2004), lo importante al

momento de tratar de cristalizar una idea para microempresa, es definir si quien

propone la idea tiene un verdadero perfil de emprendedor o necesita considerar la

adquisición de dichas habilidades, establecer claramente las motivaciones que

impulsan a realizar el emprendimiento, determinar los factores que pueden

favorecer o no para la implementación de la microempresa y evidentemente la

identificación de las dificultades que implican la puesta en marcha de una

determinada empresa.

Esto conlleva a que obligatoriamente se deba “examinar uno a uno, todos los

aspectos que afectan a su negocio, desde el análisis inicial de la idea, hasta la

legalización de la empresa.” (Saco y Maza, 2004, p. 39).

Quizás puede tener un tinte de subjetividad, pero Jácome (2010) tiene razón

cuando pone de manifiesto que no se debe olvidar que en el mundo de los

negocios es muy importante tomar en cuenta la decisión, la creatividad, la

persistencia, el accionar, la retroalimentación y el amor que se le ponga a un

emprendimiento, con el fin de lograr el éxito deseado.

Un micro emprendimiento generalmente suele desarrollarse sobre la base de

ciertos escenarios desfavorables en los cuales se han visto inmersos sus

creadores (desempleo, dependencia económica, deudas, imprevistos, etc.), y que

como tal, a consecuencia de una necesidad creada, se han visto en la obligación

de explotar o desarrollar destrezas que muy probablemente las mantenían ocultas

o no fueron explotadas. (Jácome, 2010).

23

Las PYMES, dentro de las cuales se encuentran enmarcadas las microempresas,

se han considerado como empresas de éxito, debido a su gran capacidad de

adaptación ante los cambios, necesidades y retos que puede ofrecer el cambiante

mundo de la economía y el comercio; básicamente porque su tamaño les permite

tener una mayor flexibilidad y capacidad de reacción, con lo cual se convierten en

dignos competidores a nivel global. (Zamora y Villamar, 2011)

En el Ecuador, según Zamora y Villamar (2011), las PYMES se encuentran

territorialmente repartidas en todo el país, siendo la principal fuente de desarrollo

económico para las economías locales.

Para todo esto y con el fin de contar con mejores insumos para el

microempredimiento, es necesario establecer un diagnóstico mínimo, el mismo

que provea de la información necesaria para un mejor diseño e implementación de

la empresa.

El desarrollo de un estudio de mercado es uno de los elementos básicos para el

diseño y elaboración de un proyecto, cualquiera que este fuera, pues permite que

el futuro empresario o el generador del proyecto, se obligue a examinar cada uno

de los aspectos que podrían afectar al negocio, desde el propio inicio de la idea,

hasta su puesta en marcha. (Saco y Mazza, 2004).

Para Eglash (2001), lo importante es tener en cuenta que lo que básicamente se

debe realizar es un conocimiento propio del empresario (conócete a ti mismo), es

decir de sus capacidades y limitantes al momento de plantear y poner en marcha

una idea; así como también el poder identificar de manera apropiada y lo mejor

posible, las necesidades y deseos de los consumidores.

Se debe estar consciente de que los datos que se obtendrán serán fundamentales

al momento de describir las competencias de la propia empresa (tanto al interno,

como al externo), describir al tipo de cliente, definir el producto o servicio a

24

ofertarse y la manera como se piensa llegar a esos potenciales clientes. (Eglash,

2001).

2.2.7. La microempresa y el sector artesanal

Como ya se mencionó en el capítulo 3, este PFG tenía la labor, principalmente, de

realizar la identificación de las principales herramientas que se deberían utilizar

para realizar un estudio de mercado que permita el diseño de un proyecto para

una microempresa dedicada a la elaboración de productos manuales en madera,

cerámica y vidrio, con mayor énfasis en la bisutería en vidrio.

Con esta consideración y teniendo en cuenta que fue necesario el conocimiento

previo del ámbito en el que se debería desenvolver el proyecto frente a una oferta

que probablemente ya existía; fue necesario realizar una investigación de campo y

la revisión de documentación referente a la temática, para conocer el mercado en

el cual se debía incursionar.

Debido a que la temática tiene que ver con la actividad manufacturera, a nivel

general fue necesario tener un conocimiento previo de su comportamiento a nivel

nacional y local, motivo por el cual se acudió a aquellas instancia quienes podían

proporcionar dicha información, como lo son: Cámara de Comercio, Cámara de la

Pequeña Industria, Registro Mercantil, Alcaldía del Distrito Metropolitano de Quito

y el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos – INEC.

Lamentablemente no se obtuvo la receptividad esperada en la mayoría de estas

instancias, motivo por el cual fue necesario recurrir a la investigación de fuentes

de publicación secundarias, que reflejasen información valiosa para el trabajo en

cuestión.

De acuerdo a los registros de la Dirección de Estudios Económicos y Societarios

de la Superintendencia de Compañías (2007) mencionado en Zamora y Villamar

25

(2011), la participación empresarial de las PYMES en el Ecuador, constituye el

88,24%, frente a un 11,76% de participación de las empresas grandes, tal y como

se puede observar en el cuadro 1 y figura 2.

Cuadro 1: PYMES registradas al 2007

Tamaño

Nº de

Compañías Porcentaje

Micro 351 26,29%

Pequeña 539 40,38%

Mediana 288 21,57%

Grande 157 11,76%

TOTAL 1335 100%

Figura 2: PYMES registradas al 2007

Posterior a esto lo que cabe es resaltar que el proyecto de microempresa que se

estaría creando con la delimitación de las herramientas necesarias a través de

este PFG, tiene que ver con el ámbito artesanal y como tal fue importante dar un

pequeño espacio a la investigación para poder conocer la situación y el

comportamiento del sector.

La actividad artesanal tanto en Latinoamérica como en el Ecuador siempre ha

estado presente desde épocas pre-coloniales, y a pesar de que en la actualidad,

las tendencias de modernización y el avance industrial han marcado un importante

espacio en la economía ecuatoriana, la vocación artesanal del país se ha

26,29%

40,38%

21,57%

11,76%

Micro

Pequeña

Mediana

Grande

26

mantenido y aún desempeña un importante papel dentro de la economía y la

cultura nacional. (Silva, 2005)

Sin embargo, para el propio Silva (2005), aparte de que ya existen algunos

obstáculos propios de la actividad artesanal como son: una baja producción,

tecnología inapropiada u obsoleta, falta de capacitación y apoyo técnico; se suman

otros inconvenientes como un difícil o nulo acceso a opciones de crédito y

competencia desigual frente a estrategias de mercado; normalmente porque el

pequeño artesano, empresario o como se lo llame depende de su trabajo diario y

no tiene muchas opciones como para optar por un diferimiento de las ventas de

sus productos.

2.2.8. Marco regulatorio nacional

Toda actividad, sobretodo de carácter comercial siempre necesita tener un

ambiente definido en el cual desenvolverse, obedeciendo a lineamientos que le

permitan una visión clara sobre lo que se le permite o no realizar.

Con la aprobación de su nueva Constitución, a partir del 2008, el Ecuador ha

sufrido cambios trascendentales en lo concerniente a su visión para dar una mayor

atención al sector económico – social, estableciendo una serie de lineamientos,

políticas, estrategias, regulaciones, planes, etc. encaminados hacia un mayor

apoyo al emprendimiento.

Su Plan Nacional para el Buen Vivir (anteriormente llamado Plan Nacional de

Desarrollo), lo que plantea básicamente es una búsqueda igualitaria de desarrollo,

con igualdad de oportunidades para todos los sectores, cuyos aspectos

primordiales fueron abarcados en 12 objetivos principales, como pilares

fundamentales para la gestión plurianual del Gobierno de turno.

27

Cuadro 2: PNBV 2009 – 2013 (Ecuador)

PLAN NACIONAL DEL BUEN VIVIR - PNVB 2009 - 2013 Objetivos

1. Auspiciar la igualdad, cohesión e integración social y territorial en la diversidad.

7. Construir y fortalecer espacios públicos, interculturales y de encuentro común.

2. Mejorar las capacidades y potencialidades de la ciudadanía.

8. Afirmar y fortalecer la identidad nacional, las identidades diversas, la plurinacionalidad y la interculturalidad.

3. Mejorar la calidad de vida de la población.

9. Garantizar la vigencia de los derechos y la justicia.

4. Garantizar los derechos de la naturaleza y promover un ambiente sano y sustentable.

10. Garantizar el acceso a la participación pública y política.

5. Garantizar la soberanía y la paz, e impulsar la inserción estratégica en el mundo y la integración Latinoamericana.

11. Establecer un sistema económico social, solidario y sostenible.

6. Garantizar el trabajo estable, justo y digno en su diversidad de formas.

12. Construir un Estado democrático para el Buen Vivir.

Con este paraguas macro, cabe mencionar que para el tema en cuestión el país si

cuenta con una serie de instrumentos regulatorios que le permiten aprobar,

monitorear y desarrollar todo tipo de actividad económica. Considerando que para

efectos de este estudio no se necesita, aún, entrar en un tema mucho más

profundo en cuanto a marco legal; por lo que se decidió solamente enumerar los

principales instrumentos que rigen la actividad y que son necesarios tanto para la

parte previa como para la puesta en marcha de una idea empresarial. Dichos

instrumentos son los siguientes:

• Ley de Cámaras de Comercio

• Ley de Compañías

• Ley Reformatoria a la Ley de Compañías

• Ley de Cámaras de la Construcción

• Ley de Fomento Artesanal

• Ley de la Pequeña Industria

• Ley de Fomento de Parques Industriales

28

• Ley de Fomento Industrial

• Ley de Propiedad Intelectual

• Ley de Seguridad Social

• Ley de Defensa del Consumidor

• Ordenanzas Municipales: para uso del suelo, para uso del espacio público,

para operación en el Distrito Metropolitano

• Así como serie de reglamentos, decretos ejecutivos y acuerdos

ministeriales (Ministerio de Industrias y Competitividad), que permiten una

regulación ya en el operativo.

29

3. MARCO METODOLOGICO

3.1 Introducción.

Para el proyecto se utilizaron varias herramientas de varias metodologías, que

permitieran encontrar la información necesaria para lograr aplicarlo y obtener los

resultados esperados.

Teniendo en consideración que el contexto actual en el que se estableció la

propuesta, abarca en su mayoría documentación, información, y experiencias que

fueron desarrolladas recientemente o que se encuentran en proceso de desarrollo

paralelo, se creyó conveniente utilizar métodos tales como: analítico – sintético,

objetivo – subjetivo y, de observación.

Se debe recalcar que todo el trabajo realizado, en concordancia con las

metodologías planteadas para la investigación, se centró en cada uno de los

aspectos considerados en la EDT del proyecto.

La EDT, como línea de base, consideró que para un mejor resultado se debía

empezar por identificar las herramientas necesarias que pueden aportar en la

realización de un estudio de mercado, que luego del planteamiento de este plan

será el siguiente paso a realizarse para poder concretar efectivamente el proyecto

planteado.

3.2 Fuentes de información

De acuerdo a Eyssautier (2002), mencionado en la Estructura Básica para

elaborar el documento final de PFG de la Universidad para la Cooperación

Internacional [UCI] (2008), la fuente de información es aquel lugar en el cual se

30

puede obtener los datos necesarios para la investigación y que además estos

deben ser suficientes para poder dar soporte en la defensa de un trabajo.

De la misma manera, en UCI (2008), Eyssautier (2002) manifiesta que existen tres

categorías de fuentes de información, de acuerdo al origen de los datos, como

son: fuentes primarias, fuentes secundarias y fuentes documentales.

Como este proyecto tiene que ver con el diseño e implementación de una pequeña

empresa dedicada a la producción y comercialización de productos manuales, la

información fue recolectada principalmente de experiencias de otras empresas

similares, de clientes potenciales y de fuentes documentales.

En una investigación preliminar realizada, se pudo identificar la dificultad de

conseguir información de fuentes primarias (empresarios que tengan actividades

similares) sobre todo por el hecho de que no tuvieron la suficiente apertura como

para compartir la información.

En el caso de posibles distribuidores, tampoco se notó mucha apertura, más aún

cuando se les manifestó que lo que se estaba realizando era un sondeo de

proveedores para conocer el sector. De la misma experiencia se pudo encontrar

que en las fuentes secundarias (potenciales clientes) existía una mayor apertura y

no fue tan difícil el poder recopilar la información.

Fue necesario contar con bibliografía básica referente a metodologías utilizadas

en proyectos en general, escogiendo aquellas que se consideraron más

pertinentes.

3.1.1. Fuentes Primarias:

Para las fuentes primarias fue necesario referirse a aquellos quienes son los

portadores originales de la información, es decir que no haya sido obtenida por la

31

retransmisión de la misma a través de terceros (Eyssautier, 2002 mencionado en

UCI, 2008).

Para el caso específico de este proyecto, se determinó que las fuentes primarias

eran otros empresarios y posibles proveedores que pudieren entregar información

importante para la construcción de este plan.

3.1.2. Fuentes Secundarias:

En lo referente a fuentes secundarias es evidente que se hace referencia a aquella

información que ya se la obtuvo de la retransmisión de la misma a través de

cualquier medio, la cual a su vez fue obtenida del portador original de la

información (Eyssautier, 2002 mencionado en UCI, 2008).

De esta manera, para el proyecto se considera que las fuentes secundarias fueron

las publicaciones empresariales y/o comerciales que existían sobre la temática y

las regulaciones que se tenían sobre la creación de empresas. Si bien es cierto

que estas fuentes también pudieron ser consideradas como fuentes

documentales; se cree que estaban mejor encasilladas como fuentes secundarias.

Sobre esta base, se consideró importante establecer de qué tipo de fuente de

información se obtenían los datos para poder sustentar cada uno de los objetivos

planteados para este proyecto, tal y como se puede observar en el cuadro 3.

32

Cuadro 3: Fuentes de información por objetivos

Objetivos Fuentes de información

Primarias Secundarias

Definir el alcance que permita tener una idea clara de

las actividades a realizarse para la consecución del

diseño de las herramientas de mercado, previo a la

creación de la microempresa, así como para un

adecuado monitoreo y seguimiento

Empresarios,

proveedores y

posibles clientes. Regulaciones nacionales

y locales, publicaciones

empresariales y/

comerciales.

Determinar los requerimientos necesarios para la

creación de herramientas de mercado, que permitan

conocer de manera más cercana la realidad de la

competencia de productos similares y la capacidad de

llegar a los potenciales clientes; antes de diseñar el

proyecto de creación de microempresa

Establecer las actividades, su duración y secuencia,

que permitan elaborar el respectivo cronograma de

trabajo para la ejecución y control del proyecto

Documentación referente

a la planificación

operativa y

administración de

proyectos

Establecer roles y responsabilidades para delimitar la

participación de cada recurso involucrado en el

proyecto, con el fin de asegurar la adecuada

optimización de tiempo y costo, con una adecuada

planificación de los recursos necesarios; como

producto adicional a la definición de herramientas de

mercado, que además servirá de apoyo al momento

del diseño del proyecto de creación de la

microempresa.

Desarrollar una estrategia de comunicación que

soporte el flujo adecuado de información y que

permita establecer las necesidades de información

para cada uno de los recursos y partes interesadas

del proyecto

Desarrollar una estrategia de respuesta ante riesgos

que puedan generar impactos negativos en el

desarrollo del proyecto para mitigar los posibles

tropiezos que se encuentren en su desenvolvimiento y

se logre una óptima consecución del proyecto

33

3.3 Supuestos

El índice de desempleo en el Ecuador es bastante alto, motivo por el cual las

personas optan por recurrir a la inserción en actividades diferentes, explotando

sus diversas habilidades, con lo cual crece aún más la población que se encuentra

en el subempleo, como alternativa laboral.

Teniendo en cuenta que esa es una de las realidades familiares de quien elaboró

el proyecto, se decidió incursionar en el diseño e implementación de un proyecto

productivo a nivel de pequeña empresa, el mismo que se considera que brindará

una salida viable para solucionar la problemática laboral y de sustento diario.

Por otra parte, la realidad económica del Ecuador, pone de manifiesto que un

porcentaje importante del movimiento económico, depende de actividades que se

realizan en pequeñas empresas de origen familiar.

Aunque los productos manuales que se pretenden comercializar no son de

consumo masivo y mucho menos pertenecen a productos de la canasta básica

familiar, el mercado se encuentra en aumento y la competencia aunque en

cantidad es abundante, en calidad es deficiente, por lo que no será difícil la

inserción en este mercado con productos de mucha mejor calidad en sus materias

primas y acabados.

Con una gran dedicación y una planificación adecuada, se cree que en un lapso

no mayor a 6 meses se lograría la implementación total del proyecto, para que el

mismo se posicione en el mercado, a partir de la definición y presentación de este

plan. En este contexto, fue importante determinar los supuestos que permitirán

hacer un mejor seguimiento y monitoreo del logro de los objetivos planteados

(cuadro 4).

34

Cuadro 4: Supuestos por objetivos

Objetivos Supuestos

Definir el alcance que permita tener una idea

clara de las actividades a realizarse para la

consecución del diseño de las herramientas de

mercado, previo a la creación de la

microempresa, así como para un adecuado

monitoreo y seguimiento

Con un conocimiento detallado de hasta

dónde se quiere incursionar con el proyecto y

de cada una de las actividades que serían

necesarias, se podrá obtener los resultados

esperados.

Determinar los requerimientos necesarios para

la creación de herramientas de mercado, que

permitan conocer de manera más cercana la

realidad de la competencia de productos

similares y la capacidad de llegar a los

potenciales clientes; antes de diseñar el


Un conocimiento más profundo del

comportamiento del mercado local y

nacional, con respecto a productos manuales

elaborados en madera, cerámica y vidrio,

permitirá que el proyecto se desarrolle con

éxito.

Establecer las actividades, su duración y

secuencia, que permitan elaborar el respectivo

cronograma de trabajo para la ejecución y

control del proyecto

Una planificación eficaz, basada en los

conocimientos teóricos adquiridos durante el

desarrollo de la maestría en Administración

de Proyectos, así como las habilidades

gerenciales desarrolladas en los años de

experiencia del proponente del plan,

asegurará el éxito del desarrollo del plan y de

la consecución del propio proyecto.

Establecer roles y responsabilidades para

delimitar la participación de cada recurso

involucrado en el proyecto, con el fin de

asegurar la adecuada optimización de tiempo

y costo, con una adecuada planificación de los

recursos necesarios; como producto adicional

a la definición de herramientas de mercado,

que además servirá de apoyo al momento del

diseño del proyecto de creación de la

microempresa.

Desarrollar una estrategia de comunicación

que soporte el flujo adecuado de información y

que permita establecer las necesidades de

información para cada uno de los recursos y

partes interesadas del proyecto

Desarrollar una estrategia de respuesta ante

riesgos que puedan generar impactos

negativos en el desarrollo del proyecto para

35

mitigar los posibles tropiezos que se

encuentren en su desenvolvimiento y se logre

una óptima consecución del proyecto

3.4 Técnicas de Investigación

Es importante definir las técnicas al momento de realizar cualquier actividad, pues

sobre esta base se integra la estructura mediante la cual se organiza la

investigación; a través de la cual se persiguen los siguientes objetivos (Ramos,

2008): ordenar las etapas de la investigación, aportar instrumentos para manejar

la información, llevar un control de los datos y orientar la obtención de

conocimientos.

En general se establece que las técnicas de investigación pueden ser:

documentales, de campo o mixtas.; las mismas que a su vez utilizan lo que

podríamos denominar técnicas intermedias para la recopilación de la información

en cada uno de los casos. (UCI, 2008)

Para el caso de este proyecto, básicamente se utilizó la técnica de campo, la

misma que de acuerdo a lo manifestado por Muñoz (1998) en UCI (2008) se

encarga de recopilar los datos en el ambiente mismo en el que se desarrolla el

tema de estudio, con el apoyo de algunas herramientas creadas (entrevistas,

encuestas, observaciones, etc.) para el efecto.

Por otra parte, no se debe dejar de lado el hecho de que el pequeño soporte

documental sirvió para conocer los mejores procedimientos en el diseño del

proyecto como tal, teniendo en cuenta que este tipo de investigación se encargó

de recopilar datos establecidos exclusivamente en documentos que hacen

referencia al tema (Muñoz, 1998 mencionado en UCI, 2008).

36

Con este antecedente, lo que se puede entonces notar es que más bien la técnica

de investigación que predominó en este plan fue la mixta, debido al hecho de que

los datos fueron recolectados en el campo y soportados con información

documental. (cuadro 5)

Cuadro 5: Técnicas de investigación por objetivos

Objetivos Técnicas de Investigación

Documental Mixta

Definir el alcance que permita tener una idea

clara de las actividades a realizarse para la

consecución del diseño de las herramientas

de mercado, previo a la creación de la

microempresa, así como para un adecuado


Para este caso fue

necesario el contar con la

información que se pueda

obtener de los

empresarios, de los

proveedores, de los

potenciales clientes y de

la documentación

empresarial y legal que se

obtenga al respecto

Determinar los requerimientos necesarios

para la creación de herramientas de

mercado, que permitan conocer de manera

más cercana la realidad de la competencia

de productos similares y la capacidad de

llegar a los potenciales clientes; antes de

diseñar el proyecto de creación de

microempresa

Establecer las actividades, su duración y

secuencia, que permitan elaborar el

respectivo cronograma de trabajo para la

ejecución y control del proyecto

Fue importante

contar con el soporte

documental referente

a planificación y

administración de

proyectos

Establecer roles y responsabilidades para

delimitar la participación de cada recurso

involucrado en el proyecto, con el fin de

asegurar la adecuada optimización de tiempo

y costo, con una adecuada planificación de

los recursos necesarios; como producto

adicional a la definición de herramientas de

mercado, que además servirá de apoyo al

momento del diseño del proyecto de creación

de la microempresa.

37

Desarrollar una estrategia de comunicación

que soporte el flujo adecuado de información

y que permita establecer las necesidades de

información para cada uno de los recursos y

partes interesadas del proyecto

Desarrollar una estrategia de respuesta ante

riesgos que puedan generar impactos

negativos en el desarrollo del proyecto para

mitigar los posibles tropiezos que se

encuentren en su desenvolvimiento y se

logre una óptima consecución del proyecto

3.5 Método de Investigación.

Para la investigación en sí misma, se decidió que se debería utilizar los métodos:

analítico – sintético, objetivo – subjetivo y particularmente el de observación.

Se escogieron el método analítico - sintético, principalmente por el hecho de que

el análisis implicaba una observación y prueba de los hechos, para posteriormente

sintetizar en una sola meta lo que se pudo recopilar a través de la observación; es

decir que a través de este método lo que se hizo es un examen de los elementos,

por separado, para luego realizar un posterior análisis en conjunto. (UCI, 2008)

Por otro lado, el método objetivo – subjetivo fue el complemento del método

anterior, y se considera que se complementa bien en la propuesta, debido a que la

observación de hechos y fenómenos reales (objetivo), si es posible dentro de la

organización, la misma que fue contrastada con el “estudio de hechos y

fenómenos mediante observaciones personales” (subjetivo), considerando que

este método parte de un análisis que va desde lo real hasta lo supuesto. (Muñoz,

1998 mencionado en UCI, 2008)

38

Evidentemente, el método de observación, fue el que en realidad se constituyó en

la base de los aspectos metodológicos ya que dentro de éste método existían

algunas opciones que podían ser utilizadas, para la recolección de la información;

tales como: observación directa, observación indirecta, observación por entrevista

y observación por encuesta; pues esta metodología permitía acercarse al objeto

de estudio, para ver en detalle la naturaleza del mismo (UCI, 2008)

Cuadro 6: Métodos de investigación por objetivos

Objetivos Métodos de Investigación

Analítico -

Sintético

Objetivo -

subjetivo

Experimental Observación

Definir el alcance que

permita tener una idea

clara de las actividades

a realizarse para la

consecución del diseño

de las herramientas de

mercado, previo a la

creación de la

microempresa, así como

para un adecuado


Con la

información

recopilada de

las fuentes lo

que se realizó

es una análisis

de las mismas

por separado,

para luego

conjugarlas en

un solo

documento que

fue el EDT

Contrastando

los datos

recopilados de

las experiencias

ya existentes

con fuentes

primarias y los

datos

recopilados con

la propia

observación, se

pudo obtener un

mejor resultado

en la

planificación de

las actividades

Con la

consecución

del plan se

pudo observar

si la

planificación

de actividades

y demás fue la

apropiada.

Se realizó una

observación

directa, por lo

menos de la

comercializaci

ón de los

productos,

para poder

tener mayores

insumos en

una mejor

planificación

de las

actividades.

Determinar los

requerimientos

necesarios para la

creación de

herramientas de

mercado, que permitan

conocer de manera más

cercana la realidad de la

competencia de

productos similares y la

capacidad de llegar a

los potenciales clientes;

39

antes de diseñar el

proyecto de creación de

microempresa

Establecer las

actividades, su duración

y secuencia, que

permitan elaborar el

respectivo cronograma

de trabajo para la

ejecución y control del

proyecto

Establecer roles y

responsabilidades para

delimitar la participación

de cada recurso

involucrado en el

proyecto, con el fin de

asegurar la adecuada

optimización de tiempo

y costo, con una

adecuada planificación

de los recursos

necesarios; como

producto adicional a la

definición de

herramientas de

mercado, que además

servirá de apoyo al

momento del diseño del

proyecto de creación de

la microempresa.

Desarrollar una

estrategia de

comunicación que

soporte el flujo

adecuado de

información y que

40

permita establecer las

necesidades de

información para cada

uno de los recursos y

partes interesadas del

proyecto

Desarrollar una

estrategia de respuesta

ante riesgos que

puedan generar

impactos negativos en

el desarrollo del

proyecto para mitigar los

posibles tropiezos que

se encuentren en su

desenvolvimiento y se

logre una óptima

consecución del

proyecto

3.6 Herramientas

Básicamente las herramientas que se utilizaron para este proyecto tienen que ver

con el trabajo de campo, que como ya se mencionó, fue el que predominó en el

análisis, pues se necesitaba conocer de cerca todos aquellos aspectos

relacionados con la producción y la comercialización.

Fueron importantes las encuestas y entrevistas a aquellos involucrados directos,

como lo eran empresarios, proveedores y potenciales clientes, para que brinden

información necesaria para el proyecto.

El seguimiento de la información recopilada a través de su registro en fichas y un

posterior análisis con técnicas estadísticas, brindó un escenario real que permitió

darse una idea de lo que en realidad pasaba con la actividad propuesta. (cuadro 7)

41

Cuadro 7: Herramientas para investigación por objet ivos

Objetivos Herramientas






Entrevistas, encuestas, fichas de

campo







Entrevistas, encuestas, fichas de

recolección de datos, cuestionarios,

revisión documental




Revisión documental







mercado, que además servirá de apoyo al momento del

diseño del proyecto de creación de la microempresa.


soporte el flujo adecuado de información y que permita

establecer las necesidades de información para cada

uno de los recursos y partes interesadas del proyecto






42

3.7 Entregables

Se desarrollaron herramientas que fueron de utilidad para un posterior estudio de

mercado, que asegure el alcance de los objetivos planteados.

Un cronograma de trabajo, fue más que necesario, pues el mismo estableció los

lineamientos básicos de planificación, de tal forma que en el escenario temporal se

puedan alcanzar los objetivos que se perseguían, con el logro de los

consecuentes resultados.

Adicionalmente a esto, se debió establecer una Estructura Detallada de Trabajo,

para poder conocer con exactitud los productos y resultados a obtenerse y en qué

niveles de prioridad; determinando las responsabilidades para el logro de las

mismas.

Posteriormente se realizó un análisis de las principales limitantes que se

encontraron para la implementación del proyecto, de tal forma que se obtuvo un

panorama absolutamente claro sobre los ajustes que se debían realizar desde el

inicio del proyecto.

Solamente al contar con los resultados de cada uno de los entregables

anteriormente citados, se pudo entrar en la etapa de diseño del proyecto mismo,

para que dicho documento apoye una verdadera planificación y una consecución

exitosa de objetivos.

43

Cuadro 8: Entregables por objetivos

Objetivos Entregables






EDT







Herramientas para estudio de

mercado




Cronograma de trabajo







mercado, que además servirá de apoyo al momento

del diseño del proyecto de creación de la

microempresa.

Plan de roles y responsabilidades


soporte el flujo adecuado de información y que permita

establecer las necesidades de información para cada

uno de los recursos y partes interesadas del proyecto

Estrategia de comunicación






Estrategia de riesgos

44

4. DESARROLLO

4.1 Investigación de Campo

En el Ecuador, la oferta de productos de origen artesanal es variada y

normalmente la demanda interna no es muy alta, teniendo en cuenta el tipo de

producto que se lance al mercado.

Con el propósito de contar con mayores insumos para cumplir con el principal

objetivo que fue motivo de la elaboración de este Plan Final de Graduación, se

realizó un sondeo de opinión a tres grupos objetivo: el competidor, el proveedor y

el potencial cliente.

Teniendo en cuenta que en esta etapa de diseño no se encontraba previsto un

estudio de mercado, se optó por realizar conversaciones con representantes de

los tres sectores mencionados, más que todo para poder tener una idea más

cercana a la realidad que permita establecer las dificultades de la temática

planteada.

En esta parte de campo se encontró gran resistencia por parte de quienes son

proveedores de la materia prima, pero sobretodo de los potenciales competidores,

quienes ya tienen un mercado de distribución (como intermediarios) de la materia

prima, de capacitación en técnicas de elaboración de artesanías y en algunos

casos en la venta directa de las mismas artesanías.

A pesar de lo anteriormente mencionado, se logró obtener información extraoficial

de algunos integrantes de dichos centros de posible competencia, quienes

manifestaron que si bien es cierto que en los últimos 5 años se ha difundido la

producción de este tipo de productos, aún no se ha observado que los mismos

tengan una oferta adecuada, sobretodo en cuanto a calidad y eficiencia en el tipo

de acabados, por lo que consideran que ese puede ser uno de los motivos por los

45

cuales dichos productos no han tenido un impacto mayor en el mercado local y

nacional.

Igualmente, los entrevistados mencionan que a nivel internacional es diferente,

sobre todo si se realiza una comparación con economías y mercados cercanos

tales como el peruano, el colombiano y el brasileño, ya que en esos países se ha

dado un mayor impulso al trabajo de estos productos, principalmente en lo que

concierne a bisutería trabajada en vidrio, al combinarla con metales preciosos

como la plata, lo cual obviamente genera un mayor valor agregado y mejora el

acabado final del producto.

4.2 Alcance del proyecto

De acuerdo a lo mencionado en el PMBOK (PMI; 2008), la definición del alcance

del proyecto, lo que permite en realidad es dar a conocer el detalle del proyecto y

del o de los productos involucrados en dicho proyecto; y que además no puede

llegar a una definición cierta, si no se tiene por lo menos una comprensión básica

de la complejidad que puede tener la generación de un producto especificado.

Para este caso en particular se determinaron las herramientas apropiadas para la

elaboración de un estudio de mercado, previo a la creación de una microempresa

que se dedicaría a la elaboración de productos elaborados a mano con cerámica,

madera y vidrio, con un mayor enfoque a lo relacionado con bisutería en vidrio.

Es evidente que no se puede empezar con ningún emprendimiento sin realizar un

diagnóstico adecuado del sector en el cual se enmarcará el proyecto, así como de

su entorno en un contexto global, mucho más cuando se trata de un proyecto que

implique la comercialización de cualquier tipo de producto.

Teniendo una misión y visión definidas, en donde lo que se pretende es la

elaboración de artesanías de calidad con materiales como cerámica, vidrio y

46

madera, así como lograr convertirse en el mejor proveedor de estos artículos; es

básico que se determinen todos y cada uno de los elementos necesarios para

lograr el éxito del proyecto.

Recordando que el proyecto está basado en una conceptualización de

microempresa, hay que estar claros que en etapas iniciales solamente se tratará

de cubrir el mercado local, para lograr un adecuado posicionamiento y sobretodo

un reconocimiento en la calidad del producto y servicio finales.

Como también se mencionó, la idea surge como una necesidad de

emprendimiento familiar, como alternativa productiva, por lo que se está

consciente de que los inicios serán complicados, más aún cuando el presupuesto

con el que se cuenta para el inicio de la empresa es bastante limitado y en gran

parte dependerá de un ahorro de lo que se genere por las propias ventas.

Esto complica de sobremanera el ingreso en el mercado de estos productos, pues

con recursos limitados será bastante complicado por no decirlo casi imposible,

realizar una estrategia agresiva de ingreso en el ámbito competitivo.

El plan de proyecto para la creación de la microempresa será el producto final de

esta etapa de planeación, luego de la elaboración del diagnóstico (estudio de

mercado), el mismo que se basará en las herramientas identificadas en este

trabajo.

Se establecieron, paso a paso, las acciones que el personal del proyecto y todos

sus involucrados, deben realizar; pues como mencionan Gido y Clements (1999),

el alcance del proyecto es todo trabajo que se realiza para que los servicios y/o

productos planteados al inicio del proyecto cumplan con los requisitos de

aceptación y el cliente quede plenamente satisfecho.

47

El plan tomará en cuenta aquellos aspectos necesarios para la definición de la

idea misma, establecerá los requerimientos necesarios para la producción,

definirá los productos a ofertarse, propondrá la temporalidad para el

establecimiento y arranque de la microempresa, definirá los roles de los

involucrados en el proyecto y esbozará una estrategia para el monitoreo y control

de posibles riesgos; todo esto gracias a la información que se recolecte en el

estudio de mercado

4.2.1. Estructura de Desglose de Trabajo (EDT)

Para poder determinar la EDT, se debe identificar primero aquellas etapas macro

que serán necesarias para la consecución del proyecto, tales como: estudio de

mercado (diagnóstico) y el plan para el establecimiento de la microempresa.

Sobre esta base, y entendiendo que también se establecieron los resultados

intermedios para la implementación de la microempresa, posterior a la realización

del estudio de mercado; a continuación se presenta en la figuras 3, 4 y 5 el EDT

que será necesario utilizar para la concreción del proyecto, cuyas actividades y

tareas se explicitan en la descripción de cronograma y en las herramientas para el

estudio de mercado.

48

Figura 3: EDT para creación de microempresa de arte sanías

Figura 4: EDT para creación de microempresa de arte sanías (continuación)

Creación de la

microempresa

Estudio de

mercado

Plan creación

microempresa

Creación

microempresa

Contexto

político-

normativo

Análisis de

proveedoresAnálisis de

competencia

Análisis

posibles

clientes

Revisión

normativa

vigente

Levantamiento

información

Levantamiento

información

Contacto

inicial

Diseño

herramientas

Entrevistas

Levantamiento

información

Informe

estudio

mercado

Revisión

herramientas

políticas

Contacto

inicial

Diseño

herramientas

Entrevistas

Levantamiento

información

Diseño

herramientas

Entrevistas

Levantamiento

información

Redacción

informe

Documento

final

Procesamiento

información

Creación de la

microempresa

Estudio de

mercado

Plan creación

microempresa

Creación

microempresa

Diseño de

proyecto

Plan riesgos Primer

borrador

Segundo

borrador

Plan

comunicacio

nes

Diseño plan

finalPlan calidad

Revisión y

aprobación

Elaboración

Revisión y

aprobación

Elaboración

Revisión y

aprobación

Elaboración

49

Figura 5: EDT para creación de microempresa de arte sanías (continuación)

4.2.2. Cronograma

En lo que concierne a la creación misma de la microempresa, se identificaron tres

etapas fundamentales de la misma (figura 6) con las cuales se pudieron

determinar las actividades básicas que deben cumplirse para la puesta en marcha

del proyecto; las mismas que se desarrollan con mayor detalle, en la descripción

de las herramientas de mercado, más adelante.

Para la determinación del cronograma se definieron las temporalidades de

acuerdo a estimaciones realizadas, sobre la base de la experiencia personal, pues

cuando se realizó el sondeo preliminar para conocer las diferentes etapas de

creación de la microempresa en el Ecuador, también se levantó información

Creación de la

microempresa

Estudio de

mercado

Plan creación

microempresa

Creación

microempresa

ProductosInfraestructuraTramitología

Análisis

proveedores

Proveedores

equipos

Licencia

metropolitana

Patente

municipal

Matrícula

comercio

Impuesto

1.5/mil

RISE

RUP

Proveedores

materia

prima

Compra

equipos

Compra

materiales

Análisis

proveedores

Adecuaciones

para

producción

RUC

SS

Constitución

compañías

Inicio

producción

50

estimada de las instancias pertinentes, sobre la duración del proceso, trámite y/o

accionar previsto.

51

Cálculo

aproximado

en días

Fecha

inicio

Fecha

tèrmino

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Creación de la microempresa 83,5 days? 01/06/11 26/09/11

Estudio de mercado 38 days? 01/06/11 22/07/11

Contexto político - normativo 16 days? 01/06/11 22/06/11

Revisiòn y análisis de las

herramientas políticas inherentes a

producciòn 16 days?

01/06/11 22/06/11

Levantamiento de la información de

organismos públicos y privados que

manejan registros, datos, estadísticas

y documentación sobre producció

artesanal a nivel local y nacional 16 days?

01/06/11 22/06/11

Revisión y análisis de la normativa

vigente que incentiva la producción y

la microempresa 16 days?

01/06/11 22/06/11

Levantamiento de la información

relativa a normativa necesaria para el

impulso de la producción y la

microempresa 16 days?

01/06/11 22/06/11

Análisis de proveedores 16 days? 01/06/11 22/06/11

Levantamiento de información sobre

registros de posibles proveedores 6 days?

01/06/11 08/06/11

Contacto inicial y citas con posibles

proveedores 5 days?06/06/11 10/06/11

Diseño de herramientas para

levantamiento de la información 3 days?06/06/11 08/06/11

Entrevistas con posibles proveedores 8 days?13/06/11 22/06/11

Análisis de competencia 20 days? 06/06/11 01/07/11

Levantamiento de información sobre

registros mercantiles y registros de

negocios similares 6 days?

13/06/11 20/06/11

Contacto inicial y citas con posibles

competidores 3 days?17/06/11 21/06/11


levantamiento de informacuión 3 days?06/06/11 08/06/11

Entrevistas con posibles

competidores 8 days?22/06/11 01/07/11

Análisis de posibles clientes 28 days? 06/06/11 13/07/11

Levantamiento de información de

posibles clientes 6 days?22/06/11 29/06/11


levantamiento de información 3 days?06/06/11 08/06/11

Entrevistas con posibles clientes 8 days? 04/07/11 13/07/11

Informe de estudio de mercado 22 days? 23/06/11 22/07/11

Procesamiento de información 17 days? 23/06/11 15/07/11

Redacción de informe 3 days? 18/07/11 20/07/11

Documento final - resultados de

estudio 2 days?21/07/11 22/07/11

Plan creación microempresa 21 days? 25/07/11 22/08/11

Diseño de proyecto 21 days? 25/07/11 22/08/11

Plan de calidad 21 days? 25/07/11 22/08/11

Plan de Comunicaciones 21 days? 25/07/11 22/08/11

Plan de Gestión del riesgo 21 days? 25/07/11 22/08/11

Primer borrador 10 days? 25/07/11 05/08/11

junio julio agosto septiembre

Tiempo

Actividades

52

Figura 6: Cronograma para creación de microempresa de artesanías

4.2.2.1. Estudio de mercado

Lo primero es la realización de un estudio de mercado, etapa que como

diagnóstico permitiría el establecimiento de la línea de base para la concreción del

proyecto y cuya duración se estimaría en 5 semanas, considerando que para la

determinación de las herramientas para el estudio de mercado, ya se realizó un

sondeo previo.

Debe tomarse en cuenta que en el proceso de diseño de las herramientas para un

estudio de mercado, se identificaron varias dificultades, sobre todo en el orden de

Elaboración 10 days? 25/07/11 05/08/11

Revisiòn y aprobaciòn 1 day? 05/08/11 05/08/11

Segundo borrador 5 days? 08/08/11 12/08/11

Elaboración 1 day? 08/08/11 08/08/11

Revisión y aprobación 5 days? 08/08/11 12/08/11

Diseño - plan final 6 days? 15/08/11 22/08/11

Elaboración 5 days? 15/08/11 19/08/11

Revisión y aprobación 1 day? 22/08/11 22/08/11

Creación de la microempresa 44,5 days? 26/07/11 26/09/11

Tramitología 30 days? 26/07/11 05/09/11

Patente municipal 9 days? 26/07/11 05/08/11

licencia metropolitana de

funcionamiento 9 days?26/07/11 05/08/11

Impuesto 1.5 por mil 9 days? 26/07/11 05/08/11

Matrícula de comercio 10 days? 29/07/11 11/08/11

Registo único de proveedores (RUC) 6 days? 29/07/11 05/08/11

Règimen impositivo simplificado

(RISE) 5 days?01/08/11 05/08/11

Registro único de contribuyentes

(RUC) 11 days?02/08/11 16/08/11

Seguridad social 11 days? 05/08/11 19/08/11

Constitución de compañías 16 days? 15/08/11 05/09/11

Infraestructura 26 days? 27/07/11 31/08/11

adecuaciones para producción 26 days? 27/07/11 31/08/11

Producciòn 17,5 days? 01/09/11 26/09/11

Contactar proveedores para equipos 5 days? 01/09/11 07/09/11

Análisis de proveedores y propuestas 2 days?08/09/11 09/09/11

Compra de equipos 10 days? 12/09/11 23/09/11

Contactar proveedores de materia

prima 5 days?07/09/11 13/09/11

Análisis de proveedores y propuestas 2 days?14/09/11 15/09/11

Compra de materiales 6 days? 16/09/11 23/09/11

inicio de producción 1 days? 26/09/11 26/09/11

53

la recopilación de información y su difícil acceso; por lo que debe establecerse una

estrategia de acercamiento paulatino para con los actores, generadores y

poseedores de dicha información.

En esta etapa se definió que lo importante es analizar el contexto en el cual se

desenvolverá la empresa, por lo que es importante que durante un período de al

menos dos semanas, se dedique tiempo a la revisión y análisis del contexto

político – normativo, establecido en el Ecuador; de acuerdo a lo experimentado en

la fase de campo de este estudio.

Paralelamente a estas actividades y en el mismo período que el análisis del

contexto político – normativo, también se debe dedicar por lo menos la mitad del

tiempo del equipo que conformaría la microempresa, a un análisis de los

involucrados del proyecto, como serían: los posibles proveedores, los potenciales

competidores y aquellos segmentos que hayan sido definidos como los clientes;

estableciendo herramientas distintas de acercamiento y recopilación de la

información para cada uno de los grupos mencionados.

Para culminar el estudio de mercado, registrar y presentar los datos, se elaborará

un documento o informe, el mismo que empezará a configurarse desde la misma

obtención de los datos pero culminará con las diferentes revisiones y ajustes de la

etapa de campo, en un período estimado de tres semanas, considerando

nuevamente la experiencia personal en el análisis de la información recopilada.

4.2.2.2. Plan de proyecto para la creación de la mi croempresa

Cabe manifestar que esta etapa es la fase posterior incluso al estudio de mercado;

estudio que se realizaría con las herramientas identificadas en el presente plan.

Con el fin de poner de manifiesto cual sería el producto final, para los cuales se

habrían identificado las herramientas, se identifica que en un período de tiempo no

54

mayor a tres semanas, se realizará el diseño del proyecto para la creación de la

empresa, siguiendo todos aquellos pasos establecidos en los parámetros para la

creación y gestión de proyectos, incluyendo alcance, presupuesto, plan de calidad,

plan de seguimiento y monitoreo, plan de riesgos, manejo de costos, plan de

comunicaciones y etapas de producción y mercadeo.

Para su mejor diseño se ha establecido que se elaborarán dos documentos de

avance, como borradores previos, los mismos que pasarán por etapas de revisión

y aprobación por parte de los integrantes del proyecto, hasta llegar a la versión

final del plan, previo a la implementación y creación de la microempresa de

artesanías.

4.2.2.3. Creación de la microempresa

Ya con la línea de base (diagnóstico o estudio de mercado) definido y la

planeación configurada, se entrará en la etapa misma de institucionalización del

proyecto, para lo cual en un escenario optimista se determinó que se lo realizará

en un período de 6 semanas.

Debido a que esta fase de la creación de la microempresa implica una etapa de

trámites que se deben cumplir en diferentes instancias y el tiempo que se tome en

cada una de ellas no puede ser manejado por completo por el proyecto, es preciso

tomar las debidas precauciones y considerar la probabilidad de que el período que

se estime pueda sufrir variaciones (período fijado para 4 semanas).

Los trámites a los que se hace referencia tienen que ver con la legalización de la

empresa, el ingreso a procesos fiscales, reconocimiento por las instancias de

gobierno central y seccional, y permisos de operación sin los cuales la empresa

podría tener muchas dificultades

55

Posteriormente se ha considerado que se debe trabajar en todo lo que implica la

infraestructura física en la cual la microempresa desarrollará sus actividades;

etapa que empezará paralelamente a la tramitología de creación de la empresa,

pues implica una serie de adecuaciones para el funcionamiento mínimo de la

microempresa.

Finalmente y luego de tener toda la documentación en regla y la infraestructura

terminada, se procederá a iniciar con la etapa de producción de lo que la

microempresa ofertará, para lo cual los esfuerzos de los integrantes de la

microempresa, dedicarán sus esfuerzos en la identificación de proveedores tanto

de equipos como de materia prima, la adquisición de dichos insumos y el inicio

mismo de la producción como tal; todo en un período de tiempo de alrededor de

tres semanas.

Se ha previsto que todas las etapas y sus actividades y tareas, no deberían tomar

más allá de tres meses de tiempo, con una dedicación del 100% de los integrantes

de la microempresa, estableciéndose que la fecha límite para arrancar con la

operación y la producción sería a finales de septiembre o principios de octubre de

2011.

4.3 Herramientas para un estudio de mercado

Por lo que se ha podido observar en los diferentes referentes conceptuales con

respecto a estudios de mercado, esta metodología puede ser considerada de lo

más compleja y costosa, dependiendo de la particularidad de cada idea y/o

proyecto; por lo que cada caso tiene que hacer su propio análisis y establecer lo

que verdaderamente es necesario y factible, con los recursos con los que cuente

el desarrollador de la idea, así como también con los que se pretenda contar en el

futuro inmediato.

Retomando algunas de las afirmaciones mencionadas en los aspectos

introductorios de este documento, es necesario mencionar que la complejidad que

56

pudiere tener la definición de herramientas para la elaboración de un estudio de

mercado que permita establecer las características de un negocio enfocado a la

manufactura y venta de artesanías elaboradas a base de cerámica, madera y

vidrio, se centra especialmente en la carencia de información que pudiere existir,

debido a la falta de apertura de quienes ya se encuentran en el mercado (como

proveedores, competidores y/clientes potenciales).

Sobre esta base, se consideró que para poder elaborar un apropiado estudio de

mercado en este proyecto se debía realizar un análisis del contexto general en el

que se desarrollaría la propuesta, y un análisis pormenorizado de los proveedores,

de los posibles competidores y de los potenciales clientes.

4.3.1. Análisis del contexto político – normativo

En un país en vías de desarrollo como lo es el Ecuador, en el cual el ambiente

político es variable, y aunque su legislación es abundante en cantidad pero

limitada en aplicabilidad; es necesario que se realice una revisión de aquella

documentación que rige al sector empresarial, pero por sobre todo al

microempresarial, para poder clarificar el panorama en el cual se desarrollará la

propuesta que se encuentra en planteamiento.

Se deberá acudir a aquellas instancias de Gobierno Central y Local, cuyo papel es

preponderante al momento del incentivo a la producción y al emprendimiento de la

microempresa.

El análisis debe iniciarse desde la revisión de la propia Constitución de la

República, la misma que por ser nueva (2008), en algunos casos como el mismo

tema productivo, ha dado un giro importante que incluso prevé la revisión de

muchas de las leyes y reglamentos escritos con anterioridad. Posteriormente la

revisión debe centrarse en un análisis del propio Plan Nacional del Buen Vivir

57

(Plan de Desarrollo), para culminar con la política del sector y la normativa

inherente a la temática.

Es importante que se revisen todas y cada una de las herramientas normativas

que permitirían la creaciòn de la pequeña empresa y su funcionamiento, los cuales

a decir del Observatorio de la Pequeña y Mediana Empresa, de la Universidad

Andina Simón Bolívar (Sede Ecuador), a nivel macro son los siguientes:

• Patente municipal

• Licencia metropolitana de funcionamiento

• Impuesto del 1.5 por mil de los activos totales

• Matrícula de comercio

• Registro Único de Proveedores (RUP)

• Trámite de registro sanitario (sobre todo para negocios alimenticios)

• Régimen Impositivo Simplificado (RISE)

• Registro Único de Contribuyentes (RUC)

• Trámites sobre Seguridad Social

• Trámites sobre constitución de compañías

El levantamiento de esta información y su posterior revisión y análisis proveerán

de insumos importantes para el establecimiento de un plan que permita que el

proyecto se pueda delimitar de manera adecuada, pero sobretodo que se tenga

claridad de las diferentes acciones que deberán realizarse, sobretodo en sus

etapas de inicio.

En este caso, exclusivamente se deberá recurrir a las fuentes primarias de la

información, con el fin de que el levantamiento de los datos sea efectivo, pero

sobretodo que sea de veracidad absoluta. Quizás para poder obtener una idea

general de los pasos a seguir para el levantamiento de esta información y su

posterior análisis, si se podrían realizar breves entrevistas con instancias de fuente

58

secundaria, como por ejemplo a: asociaciones de artesanos, cámaras de comercio

y cámaras de industriales.

4.3.2. Análisis de proveedores

Para el proyecto planteado, en el cual se establece la elaboración de artesanías

elaboradas en cerámica, vidrio y madera; es muy importante que se tenga

perfectamente identificada la o las fuentes para el abastecimiento de la materia

prima necesaria, pues de aquello depende el desarrollo de la empresa y

evidentemente su producción.

Se deberá realizar el levantamiento de la información en los registros mercantiles

y/o en los registros de las cámara de comercio e industrias y del municipio, para lo

cual se debe realizar el respectivo acercamiento directo con las autoridades ya

que con los técnicos y/o mandos medios no se pudo acceder a la información

necesaria, en un sondeo preliminar que se realizó al inicio de la construcción de

esta idea de proyecto.

Necesariamente la información también deberá ser levantada con entrevistas

directas a los proveedores que sean identificados, quienes serán informados

previamente, de la naturaleza de la entrevista para que puedan brindar mayor

apertura, teniendo en cuenta que seremos potenciales clientes para que nos

puedan abastecer de la materia prima para la elaboración de las artesanías que

serán comercializadas.

Al tratarse de un estudio de mercado aún no deberá profundizarse mucho en la

temática por lo que no será necesario entrar en información de costos de la

materia prima y de la distribución de la misma, pero si en la disponibilidad de la

misma y el proceso de distribución. Evidentemente no se debe olvidar de recaudar

información importante como los datos de contacto; datos que serán de mucha

utilidad al momento de realizar los contactos para cuando se concrete el proyecto.

59

Para el efecto se utilizará las preguntas del cuestionario que se encuentra en el

anexo 4.

Otro punto importante a tomarse en cuenta es que también se hará una

diferenciación entre los tipos de proveedores, pues para la microempresa

estipulada en este proyecto se necesitarán proveedores de materia prima,

proveedores de transporte y proveedores de capacitación (la capacitación será

constante, teniendo en cuenta que las técnicas para la elaboración de las

artesanías siempre se están actualizando).

4.3.3. Análisis de potenciales competidores

Algo importante que no debe descuidarse en un estudio de mercado, es un

análisis de quienes se convertirían en la posible competencia del proyecto de

negocio en cuestión, pues de eso también depende el adecuado desarrollo y el

éxito de la comercialización de los productos planteados en el proyecto.

Para este caso, al igual que con los proveedores, será importante que se realice el

levantamiento de la información en las organizaciones que pudieren tener los

respectivos registros, utilizando la misma estrategia de acercamiento directo con

las autoridades, para tratar de conseguir una mayor apertura.

Se considera que podría ser importante solicitar la ayuda que en la actualidad

brindan algunas organizaciones tales como: Conquito que es una instancia

perteneciente al Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, el departamento de

asesoría microempresarial de la Cámara de Pequeños Industriales de Pichincha

(CAPEIPI) y el Programa Emprende Ecuador del Ministerio de Industrias y

Competitividad (MIC); todas estas son instancias de reciente creación y que al

momento promocionan asesoría y ayuda empresarial y microempresarial a todo

nivel.

60

También se debe recordar que luego del levantamiento de esta información será

necesario tomar contacto con los posibles competidores para realizar un análisis

más real del verdadero mercado en el cual se ofertarán las artesanías. En este

caso en particular la estrategia de acercamiento debe ser gradual, de tal forma

que no se genere mayor resistencia a la apertura y a la entrega de información, lo

cual de todas formas no asegura que se logre obtener la información necesaria,

pues hay que recordar que nosotros también podremos convertirnos en la posible

competencia de un mercado en el cual ellos ya se encuentren posicionados.

Se considera que para levantar la información de los posible competidores no

debe utilizarse un cuestionario elaborado como el establecido para los

proveedores, pues se debe lograr que el trato sea mucho menos rígido y que la

información fluya en una conversación de tipo informal; lo cual no quiere decir que

nos tenga una especie de guión establecido que permita conocer información

sobre el tipo de productos que comercializan, los volúmenes de comercialización y

los clientes a quienes va dirigida su oferta.

4.3.4. Análisis de posibles clientes

Esta información, en gran parte surgirá de aquella que se pueda recabar del

acercamiento con los posibles competidores, pues como ellos ya se encuentran

inmersos en el mercado, pueden tener un mayor conocimiento de sus preferencias

y exigencias.

Se considera que para esta parte del estudio de mercado es importante dar una

mayor atención a la investigación de campo y a la observación directa, pues se

deberá realizar una observación de las características y las preferencias de los

clientes que frecuentan los locales de quienes ya comercializan productos

similares a los que se ofertarán en la producción prevista para este proyecto de

artesanías elaboradas en cerámica, madera y vidrio.

61

Para esto, se utilizará una matriz en la que se llenarán datos que permitirá una

posterior tabulación y análisis de la información recolectada mediante la

observación directa (anexo 5).

4.4 Estructura organizativa

La empresa desarrollará sus operaciones a nivel local (en la ciudad de Quito),

pero incorporará mecanismos de promoción y venta a nivel nacional, en una

segunda fase, luego de lograr su posicionamiento a nivel local; con el fin de

posicionar sus productos.

Orgánicamente se prevé que, en un inicio, el proyecto se encuentre constituido por

un mínimo de recurso humano, el mismo que estará conformado por integrantes

del núcleo familiar en un número de dos personas únicamente, de la siguiente

manera:

A. Persona 1 - quien tendría a su cargo

a. Elaboración y producción de los productos que se lanzarán al

mercado.

b. Representación legal de la empresa.

c. Decisión sobre tipo de materia prima a utilizarse.

d. Decisión sobre cantidades de materia prima a utilizarse.

e. Elaboración de bocetos y diseños para los productos que se

lanzarán al mercado.

f. Apoyo en la adquisición de la materia prima.

g. Apoyo en el seguimiento al presupuesto del proyecto.

h. Apoyo en el contacto y seguimiento a clientes potenciales.

i. Apoyo en el control de calidad de la producción de la empresa.

62

B. Persona 2 - quien tendría a su cargo

a. Planificación operativa de la empresa.

b. Seguimiento y monitoreo de la producción de la empresa.

c. Control de calidad de la producción de la empresa.

d. Apoyo en la decisión sobre tipo de materia prima a utilizarse.

e. Apoyo en la decisión sobre cantidades de materia prima a utilizarse.

f. Adquisición en la compra de la materia prima.

g. Seguimiento y monitoreo a proveedores de materia prima.

h. Seguimiento al presupuesto del proyecto.

i. Contacto y seguimiento a clientes potenciales.

j. Elaboración de empaques para el embalaje de los productos de la

empresa.

k. Apoyo en la elaboración de bocetos y diseños para los productos

que se lanzarán al mercado.

l. Apoyo en los acabados finales de los productos de la empresa.

Todas estas responsabilidades han sido previstas, sobre la base de la producción

que pretende mantener la propuesta de pequeña empresa y teniendo en cuenta

que se prevé iniciar con una incursión progresiva en el mercado nacional.

La persona que fungirá como representante legal, será quien lleve las riendas

gerenciales de la empresa; mientras que la otra persona será quien dé soporte

administrativo financiero a la empresa, aparte del apoyo en la producción misma.

4.5 Productos que ofrecerá la microempresa

Como ya se ha mencionado, la empresa incursionará en el mercado de las

artesanías elaboradas manualmente con materiales como: cerámica, vidrio y

madera teniendo un mayor énfasis en la elaboración de bisutería fina en vidrio,

con productos específicos tales como:

63

A. Cerámica

a. Adornos para el hogar y oficina (cuadros, portavasos, pisapapeles,

artículos decorativos, etc.).

b. Adornos de temporada (navidad, días del padre y de la madre, etc.).

B. Vidrio

a. Adornos para el hogar y oficina (cuadros, candelabros, tarjeteros,

artículos decorativos, bisutería, etc.).


C. Madera

a. Adornos para el hogar y oficina (cuadros, portavasos, pisapapeles,

artículos decorativos, bandejas, cajas de té y café, apliques de

pared, etc.).


Estos artículos, como ya se ha dicho serán elaborados en los materiales

manifestados y principalmente son adornos, tal y como lo demuestran las

fotografías del anexo 6

4.6 Estrategia de comunicación

Por la naturaleza del proyecto y considerando que el mismo depende de que se

concrete un estudio de mercado, no se establece como producto un plan de

comunicación, sino solamente una estrategia de como se pensaría que debería

abordarse un plan de comunicación.

64

Es muy importante tomar en cuenta que la planificación de las comunicaciones

permite identificar las necesidades de información que pueden tener los

involucrados en el proyecto, tanto internos como externos, para poder determinar

el mecanismo adecuado sobre cómo se deben abordar las comunicaciones. (PMI,

2008)

Cuando en este proyecto se plantea el establecer una estrategia de

comunicaciones, principalmente se hace referencia a aquellas necesidades de

información que se requerirán para dar a conocer el proyecto y los productos a

ofertarse.

No es que no se quiera dar importancia a los involucrados internos, sino

solamente que como ya se manifestó que inicialmente la estructura organizacional

del proyecto estaría conformada por dos personas, se considera que se debe

poner mayor énfasis en el manejo de la información a nivel externo.

Como en todo proceso de la planificación de un proyecto, esta etapa de la

comunicación también contará con un objetivo que le permita limitar su campo de

acción; y para el caso en cuestión, el objetivo a plantearse será: dar a conocer,

visibilizar, y presentar una serie de acciones que permitan una adecuada difusión

de este proyecto de comercialización de artesanías.

En una estrategia de esta naturaleza, no se debe olvidar un elemento muy

importante como lo es la definición del público meta, el cual ya fue identificado y

se refiere a los tres grupos de involucrados como lo son: proveedores, potenciales

competidores y posibles clientes.

Como herramientas de apoyo para esta estrategia, se volverán a utilizar los

mecanismos de las entrevistas y los cuestionarios, pero con diseño diferente a los

establecidos para el estudio de mercado, pues en este caso se buscará aquella

información que permita conocer si el proyecto y los productos están teniendo la

65

visibilidad y el impacto esperado y el nivel de satisfacción que puede tener el

cliente. También se podrá conocer la opinión de la competencia con respecto a los

productos y la relación que se mantendrá con los proveedores.

Se establecerá una imagen del proyecto a través de un logotipo y un nombre, el

mismo que sea de agrado de sus creadores, que tenga relación con la actividad a

la cual se dedica y que cause impacto en los actores externos al proyecto. Ya se

ha avanzado en un esquema no profesional de un logotipo que por lo menos es

del agrado de quienes están creando el proyecto (figura 7), pero de todas maneras

el mismo pasará por un proceso de revisión y probable rediseño profesional, de tal

forma que reúna los elementos necesarios para la elaboración e impacto de un

logotipo.

Figura 7: Esquema (prototipo) para logotipo

66

Se elaborará un catálogo de los productos que el proyecto pretende comercializar,

tanto en formato impreso como en formato digital, para que el cliente pueda

acceder a una primera impresión de los productos.

Por temas de bajo presupuesto inicial y entendiendo que los medios digitales al

momento son de amplia difusión, se utilizarán los canales de las redes sociales;

siempre con la idea de que en un futuro cercano se diseñará, y mantendrá una

página web del proyecto (empresa).

El pensar en una difusión en prensa escrita y/o radial, es algo que quedará

relegado para un futuro cercano, cuando la empresa ya haya tenido un cierto

posicionamiento en el mercado.

Es importante señalar que se buscarán todos aquellos espacios de exposición y/o

exhibición de productos artesanales y de microemprendimientos, con el fin de

asegurar la participación de la empresa, para seguir dando a conocer los

productos ofertados y la empresa misma.

4.7 Estrategia de riesgos

Al igual que con el tema de comunicación, en este momento del planteamiento del

proyecto de microempresa, aún no cabe el diseño de un plan de gestión de

riesgos, sino solamente una estrategia que clarifique el panorama sobre el cual se

trabajará para enfrentar los riesgos potenciales que se podrían presentar en el

proyecto, en cada una de sus etapas.

Para poder enfrentarse a esta problemática es necesario que primero se

identifiquen los potenciales riesgos, se los clasifique y se establezca una serie de

elementos que permitan enfrentar y mitigar ese riesgo y evidentemente realizar un

adecuado seguimiento sobre su comportamiento. (PMI, 2008)

67

Los riesgos pueden presentarse en cualquiera de las etapas de la planificación y

desarrollo de un proyecto, por lo que se debe ser lo suficientemente prolijo al

momento de establecer una estrategia de cómo poder responder ante sus posibles

efectos, recordando que los efectos de los riesgos (que no son más que eventos

con un nivel de incertidumbre) pueden ser tanto positivos como negativos. (PMI,

2008).

De acuerdo a lo que establece el PMI (2008), son cuatro las técnicas principales

para enfrentar los riesgos, siendo estas: evitar el riesgo, aceptar el riesgo, mitigar

el riesgo y transferir el riesgo. Con este marco conceptual, se cree que lo mejor

para el proyecto de la microempresa sería el de utilizar las técnicas de aceptar,

evitar y mitigar el riesgo, pues la técnica de transferir el riesgo, que básicamente

establece pasar el riesgo y su responsabilidad a un tercero, no cabe en esta

microempresa, teniendo en cuenta que el equipo responsable del proyecto es muy

pequeño.

Para la identificación de los riesgos se utilizará una matriz que a su vez permita

clasificarlos, colocarles un código, definir si se trata de un riesgo positivo o

negativo, y las técnicas que se utilizarán como acciones correctivas. (cuadro 9)

Cuadro 9: Ejemplo de matriz simple para registro de riesgos

Código Descripción Tipo de riesgo

Acciones correctivas

Será responsabilidad tanto del gerente como del director de este

microemprendimiento, el trabajar en conjunto para identificar claramente los

riesgos y enfrentarlos.

68

Recordando nuevamente que esto no es aún un plan de gestión de los riesgos,

sino solamente una estrategia que pretende dar los lineamientos generales, debe

manifestarse que se establecerá un sistema de monitoreo y seguimiento sobre el

desarrollo de los riesgos del proyecto, de tal forma que se tomen los correctivos

del caso y en el tiempo justo, para evitar que el proyecto sufra retrasos y/u otros

inconvenientes que pudieren afectar el éxito del mismo.

Por último se elaborarán informes periódicos al respecto, con una periodicidad

mensual, pero se deberán presentar informe especiales, fuera del período

establecido, en los casos en los que sean necesarios, sobre la base de lo que se

determine en el monitoreo y seguimiento de los riesgos.

69

5. CONCLUSIONES

La determinación de una estructura detallada de trabajo, la definición de un

cronograma, la identificación de herramientas que permitieran un posterior estudio

de mercado y las estrategias macro que definan lo que debe tomarse en cuenta en

el proyecto de microempresa para su planeación y puesta en marcha, son

elementos que permitirían concretar una idea de microempresa familiar en el

mediano plazo.

Para lograr el cumplimiento de esos objetivos planteados, fue necesaria la

utilización de varias metodologías, como las: analítico – sintético, objetivo –

subjetivo y, de observación, para encontrar la información necesaria y obtener los

resultados esperados.

A pesar de que uno de los principales inconvenientes del proyecto fue la dificultad

para conseguir información de fuentes primarias (empresarios que tengan

actividades similares) sobre todo por la falta de apertura para compartir la

información; la actividad fue de mucha ayuda pues permitió el tener una idea clara

del escenario en el cual se desenvolvería la obtención de insumos, con lo cual se

podría establecer la mejor estrategia de acercamiento para con los actores del

proyecto.

Con la determinación de las herramientas para la elaboración del estudio de

mercado, se pudo identificar de manera preliminar, los procesos que serían

necesarios para una posterior concreción del microemprendimiento, con lo cual

también se pudo identificar el tiempo que debería estimarse para cada una de las

etapas.

Aunque el tema del estudio de mercado no fue el propósito de este plan, si fue

necesario el realizar un pequeño sondeo de opinión a tres grupos objetivo: el

competidor, el proveedor y el potencial cliente; más que todo para poder tener una

70

idea cercana a la realidad que permita establecer las dificultades de la temática

planteada.

Ya en el ámbito mismo del proyecto, al haber construido desde esta etapa una

misión y visión, se pudo determinar de mejor manera aquella estructura básica del

proyecto de microempresa, que permitirá su éxito.

Como en cualquier tipo de emprendimiento y sus etapas previas, las dificultades

no dejaron de presentarse, como por ejemplo ciertos inconvenientes tecnológicos

y de licenciamiento de software, que dificultaron el trabajo de desarrollo de

elementos importantes como los de EDT y Cronograma.

Las dificultades encontradas en el desarrollo de este trabajo dejan como gran

lección aprendida, que efectivamente al momento de la planeación debe tenerse

mucho cuidado en la identificación de externalidades que pueden afectar el éxito o

la efectividad de un proceso, planeación o producto que se pretenda desarrollar.

71

6. RECOMENDACIONES

Se recomienda que para las siguientes etapas en la posterior implementación de

la microempresa, se empiece por profundizar en la determinación de estrategias

apropiadas de acercamiento a quienes son considerados como actores de fuentes

primarias y secundarias.

Hay que poner mucha atención en los procesos de gestión de riesgos y sobretodo

en su plan para enfrentarlos, pues sobre la base del difícil acceso a la información,

identificada, se estaría trabajando con demasiados supuestos no sustentados

apropiadamente.

Como aporte a la temática en general, debería considerarse la elaboración de

productos adicionales como por ejemplo informes y/o diagnósticos que sean

entregados a las instancias gubernamentales (centrales y seccionales)

encargadas de llevar un registro de información mercantil, comportamiento

económico – financiero y de PYMES; en el cual se ponga de manifiesto la

necesidad de contar con información oportuna, actualizada y de fácil acceso.

En esta fase del plan no se trabajó con procesos de gestión de costos; debido a la

necesidad de determinar herramientas que permitan realizar un mejor diagnóstico

a causa de la falta de información o acceso a la misma; pero es indispensable que

al momento de continuar con los siguientes pasos, se establezca un plan de

gestión de costos que permita completar el ciclo de proyecto y fortalezca su

implementación.

Si bien es cierto que se ha identificado como equipo para la implementación de la

empresa a un número reducido de dos personas, esto no quiere decir que no se

vaya a tener relación con otros actores directos e indirectos, incluso externos, por

lo que también se debe poner énfasis en la estructuración del plan de

comunicaciones.

72

De igual manera, los responsables de la microempresa, deberán realizar un fuerte

proceso de acercamiento a cada una de las instancias antes mencionadas, para

tener un mejor panorama del verdadero comportamiento del mercado en lo que a

artesanías y/u objetos manufacturados a mano se refiere.

Necesariamente se deberá levantar la información también con entrevistas

directas a los proveedores que sean identificados, quienes serán informados

previamente, de la naturaleza de la entrevista para que puedan brindar mayor

apertura.

Se considera que sería conveniente que la microempresa definiera una línea de

especialización, en la cual trabajar para brindar un producto de acuerdo a las

características planteadas como visión y misión de la empresa.

El catálogo que se prevé elaborar en la microempresa, de preferencia deberá

contar con el asesoramiento de especialistas en diseño y marketing, de tal forma

que sea una herramienta de verdadero soporte para la comercialización de las

artesanías.

Uno de los principales riesgos sería el no poder ejecutar el proyecto en sí, debido

a la falta de presupuesto, sobre todo en lo referente a temas de capital de trabajo;

para lo cual se considera que primero se debería definir un adecuado plan de

gestión de costos que establezca un presupuesto para operación mínima tanto de

inversión como de gasto. Con esa información, en acuerdo con el equipo de

proyecto se debería establecer un mecanismo para solicitar créditos en el sistema

financiero y productivo nacional, con un especial enfoque hacia aquellos que

apoyan el microemprendimiento y que considerarían como garantía del crédito

aquellos equipos que se adquieran para la ejecución del proyecto.

73

7. BIBLIOGRAFIA

Álvarez, M., y Durán, J., (2009). Manual de la micro, pequeña y mediana empresa: una contribución a la mejora de los sistemas de información y el desarrollo de las políticas públicas. Cooperación Técnica Alemana – GTZ. Araque, W. (2006) Investigación: Perfil del emprendedor ecuatoriano. Universidad Andina Simón Bolívar. Manuscrito sin publicar. Artecona, R. (Comp.). (2008). Apertura comercial y capacidades productivas. Estudios de caso. Naciones Unidas. Comisión Económica para América Latina y el Caribe - CEPAL. Bicciato, F., Foschi, L., Bottaro, E., e Ivardi, F. (2002). Microfinanzas en países pequeños de América Latina: Bolivia, Ecuador y El Salvador. Naciones Unidas. Comisión Económica para América Latina y El Caribe – CEPAL.

Chamoun, Y. (2005). Administración Profesional de Proyectos: La guía. McGraw-Hill Interamericana Editores.

Cleland D., e Ireland L. (2001). Manual Portátil del Administrador de Proyectos. McGraw-Hill Interamericana Editores.

Eglash, J. (2001). Cómo preparar un Plan de Negocios.Com: Una guía para el empresario de internet con todo lo que necesita saber sobre planes de negocio y alternativas de financiación (2002 para la edición en español). Ediciones Gestión 2000. Gido, J., y Clements, J. (1999). Administración exitosa de proyectos. International Thompson Editores. Jácome, M. (2010). Cómo iniciar tu propio negocio y/o microempresa (2da. ed.). Editorial El Conejo. Kerzner H. (2005). Project Management: A systems approach to planning, scheduling, and controlling (9na. ed.). John Wiley & Sons, Miranda, J. (2006). El Desafío de la Gerencia de Proyectos. Editora Guadalupe. PMI. (2008). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos: Guía del PMBOK (4ta. ed.). Project Management Institute. Proyecto para la Competitividad de las Artesanías del ecuador. Resumen Ejecutivo de la presentación de resultados. (2000). Centro de Políticas. INCAE.

74

Silva, O. (2005). Un modelo de comercialización de las artesanías ecuatorianas. Tesis para maestría sin publicar. Instituto de Altos Estudios Nacionales. Ecuador. Saco, R., y Mazza, M. (2004). Aprender a crear una microempresa. Ediciones Paidós Ibérica. Ugarte-Quiroz, C. (1996). Estudio de Mercado de la artesanía en fibra vegetal, cuero y madera. IADAP – Instituto Andino de Artes Populares. Zamora, M. G., y Villamar, E. X. (2011). Caracterización de la PYME en la Industria Manufacturera del Distrito Metropolitano de Quito. Centro de Publicaciones. Pontificia Universidad Católica del Ecuador.

75

8. ANEXOS

Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO

ACTA DEL PROYECTO Fecha Nombre de Proyecto 19 – Nov. - 2010

Plan de proyecto para la creación e implementación de una pequeña empresa de elaboración y distribución de productos manuales en madera, cerámica y vidrio.

Áreas de conocimiento / procesos: Área de aplicación (Sector / Actividad):

Como el proyecto establece el diseño, creación e implementación de una pequeña empresa para la producción de artículos varios, se enfoca en todas las áreas de conocimiento, en sus procesos de Iniciación, Planificación, Ejecución y, Seguimiento y Control. Al específico las áreas de conocimiento que se abarcaría en este proyecto serían las de :

1. Gestión de la Integración. 2. Gestión del Alcance. 3. Gestión del Tiempo. 4. Gestión de Costos. 5. Gestión de la Calidad. 6. Gestión de los Recursos

Humanos. 7. Gestión de las

Comunicaciones. 8. Gestión de los Riesgos. 9. Gestión de las Adquisiciones.

1. Sector privado. 2. Ventas. 3. Mercadeo. 4. Producción nacional. 5. Competitividad.

Fecha de inicio del proyecto Fecha tentativa de finalización del proyecto 06 – Dic. - 2010 28 – Feb. - 2011 Objetivos del proyecto (general y específicos) General: Elaborar un plan para el diseño de herramientas de mercadeo, previo a la creación e implementación de una pequeña empresa de elaboración y distribución de productos manuales en madera, cerámica y vidrio, en la ciudad de Quito, Ecuador; considerando todas aquellas herramientas de planificación establecidas en las guías y mejores prácticas del PMBOK (PMI, 2008), que permita mejorar las condiciones socioeconómicas de los proponentes.

76

Específicos: 1. Definir el alcance que permita tener una idea clara de las actividades a

realizarse para la consecución del diseño de las herramientas de mercado, previo a la creación de la microempresa, así como para un adecuado monitoreo y seguimiento.

2. Determinar los requerimientos necesarios para la creación de herramientas de mercado, que permitan conocer de manera más cercana la realidad de la competencia de productos similares y la capacidad de llegar a los potenciales clientes; antes de diseñar el proyecto de creación de microempresa

3. Establecer las actividades, su duración y secuencia, que permitan elaborar el respectivo cronograma de trabajo para la ejecución y control del proyecto.

4. Establecer roles y responsabilidades para delimitar la participación de cada recurso involucrado en el proyecto, con el fin de asegurar la adecuada optimización de tiempo y costo, con una adecuada planificación de los recursos necesarios; como producto adicional a la definición de herramientas de mercado, que además servirá de apoyo al momento del diseño del proyecto de creación de la microempresa.

5. Desarrollar una estrategia de comunicación que soporte el flujo adecuado de información y que permita establecer las necesidades de información para cada uno de los recursos y partes interesadas del proyecto.

6. Desarrollar una estrategia de respuesta ante riesgos que puedan generar impactos negativos en el desarrollo del proyecto para mitigar los posibles tropiezos que se encuentren en su desenvolvimiento y se logre una óptima consecución del proyecto.

Descripción del producto Como producto final del presente proyecto, se prevé el tener un documento de diseño de herramientas de mercado del proyecto, como principal insumo para que luego se pueda crear e implementar el mismo, como una alternativa productiva familiar. Este plan deberá contener los siguientes entregables:

1. Desarrollo de herramientas estudio de mercado 2. Cronograma de trabajo 3. EDT con cada una de las actividades, tareas y responsabilidades 4. Análisis de las principales limitantes para la implementación del proyecto.

Solamente al contar con los resultados de cada uno de los entregables anteriormente citados, se pudo entrar en la etapa de diseño del proyecto mismo, para que dicho documento apoye una verdadera planificación y una consecución exitosa de objetivos.

77

Necesidad del proyecto (Lo que da origen) Actualmente el índice de desempleo en el Ecuador es bastante alto, siendo cada día más difícil la inserción de personal en áreas d índole profesional, motivo por el cual se tiene que recurrir a la explotación de diversas habilidades que no necesariamente puedan ser consideradas como un servicio profesional, sino más bien como una puerta abierta a la incursión en actividades productivas, como alternativas laborales. Teniendo en cuenta que esa es una de las realidades familiares de quien se encuentra elaborando el proyecto, se decidió explotar una de estas habilidades y ponerla en blanco y negro como una propuesta más seria de incursión en el medio laboral. Por otra parte, la realidad económica nacional del Ecuador, hace que cada día las personas busquen alternativas de calidad y a menor costo, que les permitan acceder a artículos, no necesariamente de lujo, pero sí de utilidad superflua que satisfagan sus gustos personales. Gracias a que se le dio importancia a la explotación de estas habilidades y al serio interés de plasmarlo en una propuesta mucho más seria, al interior de la familia se decidió empezar con una adecuada capacitación que permita conocer mejores técnicas de elaboración y producción de los productos que se pretendería comercializar. Justificación de impacto (Aporte y resultados esperados) Una planificación adecuada para el establecimiento de una pequeña empresa dedicada a la elaboración manual de adornos elaborados en madera, cerámica y vidrio; es importante en un creciente mercado que a simple vista ha aumentado en los últimos 5 años, sobretodo en estratos sociales de clase media, media – alta y alta, como alternativas para la satisfacción de gustos personales que siendo de buena calidad tengan un menos costo y puedan ser competitivos con otros elaborados con materiales considerados de lujo. Sumado a esto el hecho de que la corriente de tener artículos diferentes, alternativos, creados a mano y en lo posible con manufactura y materia prima nacional, ha crecido en el Ecuador; se prevé que se podrá incurrir en este mercado con muy buenas oportunidades de competitividad. Restricciones / limitantes / factores críticos de éxito: Restricciones:

1. El estudio de mercado podría no arrojar toda la información necesaria, ni contener información real.

2. La falta de información sobre metodologías de producción en la temática planteada, podría generar retrasos en la elaboración de la propuesta...

3. El no poder dedicar un 100% de tiempo a la elaboración de la propuesta del

proyecto, también podría generar retrasos y falencias en la recolección de la información.

4. La falta de apertura por parte de distribuidores, posibles posibles clientes, para la entrega de información requerida, ocasionaría una en los resultados de la información final.

Factores críticos de éxito: 1. No disponibilidad total de información.2. Falta de presupuesto para la recolección de datos y m

estudios previstos. 3. No aprobación de acta de proyecto.4. No aprobación de propuesta.

Identificación de grupos de interés (Stakeholders)1. Clientes 2. Proveedores de materia prima3. Proveedores de capacitación4. Proveedores de transporte5. Empleados

Cliente(s) directo(s):

1. Jóvenes y adultos de clases media, media 2. Almacenes de venta de objetos artesanales.3. Almacenes de novedades4. Galerías de arte.

Clientes indirectos:

1. Centros comerciales.Estudiante: Diego Marcelo Colina Cifuentes

Aprobado por: Ing. Marvin Coto Hernández Prof. Tutor

proyecto, también podría generar retrasos y falencias en la recolección de

La falta de apertura por parte de distribuidores, posibles competidores y posibles clientes, para la entrega de información requerida, ocasionaría una en los resultados de la información final.

No disponibilidad total de información. Falta de presupuesto para la recolección de datos y movilización para

No aprobación de acta de proyecto. No aprobación de propuesta.

Identificación de grupos de interés (Stakeholders)

Proveedores de materia prima Proveedores de capacitación Proveedores de transporte

Jóvenes y adultos de clases media, media –alta y alta. Almacenes de venta de objetos artesanales. Almacenes de novedades

Centros comerciales.

Diego Marcelo Colina Cifuentes Firma:

Firma:

78

proyecto, también podría generar retrasos y falencias en la recolección de

competidores y posibles clientes, para la entrega de información requerida, ocasionaría una

ovilización para

79

Anexo 2: EDT

EDT proyecto final de

graduación

PFGDesarrollo de

proyecto

Documento final de

PFG

Borrador

PFG

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borrador

Asignación

tutor y

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propuesta

Elaborar

Charter

Desarrollar

propuesta

EDT con

principales

tareas

Propuesta

cronograma

Análisis

principales

limitantes

Consolidado

PFG

Aprobación

PFG

Incorporar

comentarios

/sugerencias

Búsqueda,

definición y

aprobación

Revisión propuesta

para asignación

final

EDT proyecto final de

graduación

PFGDesarrollo de

proyecto

Documento final de

PFG

Herramientas

para estudio de

mercado

Análisis

principales

limitantes

Análisis

disponibilidad

material

Orientación

Analizar

información

existente

Recopilar

información

bibliográfica

Información

fuentes

primarias y

secundarias

Identificar

principales

limitantes

Revisión,

comentarios y

sugerencias

Borrador

versión final

Información

fuentes

primarias y

secundarias

Revisar

documentación

existente

Identificar

potenciales

proveedores

Borrador

versión final

Aprobación

versión final

Revisión y

sugerencias

Versión final

PFG

Documento

versión final

Fecha

defensa

pública

Correcciones

finales e

impresión

Asigna fecha

y convoca

Defensa

pública

80

Anexo 3: CRONOGRAMA

12

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Anexo: Otros Anexo 4: CUESTIONARIO PARA PROVEEDORES Nombre de la empresa: Nombre del entrevistado: Fecha. Lugar Dirección de la empresa: Teléfono de la empresa: Fax de la empresa: E-mail de la empresa: Página web de la empresa: Tipo de proveedor: (no para preguntar, solo para que el entrevistador lo coloque) Transporte: ___ Materia prima: ___ Capacitación:___ 1. ¿Desde cuándo funciona la empresa? 2. ¿Su campo de acción se limita solamente a nivel local o también nacional? 3. ¿Provee su servicio solamente al por mayoreo o también al minoreo? 4. ¿Cuenta con servicio de entrega puerta a puerta? 5. ¿Cuál es la garantía que ofrecen como proveedores, a sus clientes?

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Anexo 5: MATRIZ PARA RECABAR INFORMACIÒN DE CAMPO E N CUANTO A POSIBLES CLIENTES Lugar: Fecha: Tipo de clientes Tipo de producto (preferencias) Género Edades Clase social Vidrio Cerámica Madera Hombre Joven Media Mujer Adulto Med/Alt Alta Tipo de clientes Tipo de producto (preferencias) Género Edades Clase social Vidrio Cerámica Madera Hombre Joven Media Mujer Adulto Med/Alt Alta Tipo de clientes Tipo de producto (preferencias) Género Edades Clase social Vidrio Cerámica Madera Hombre Joven Media Mujer Adulto Med/Alt Alta Tipo de clientes Tipo de producto (preferencias) Género Edades Clase social Vidrio Cerámica Madera Hombre Joven Media Mujer Adulto Med/Alt Alta Tipo de clientes Tipo de producto (preferencias) Género Edades Clase social Vidrio Cerámica Madera Hombre Joven Media Mujer Adulto Med/Alt Alta Tipo de clientes Tipo de producto (preferencias) Género Edades Clase social Vidrio Cerámica Madera Hombre Joven Media Mujer Adulto Med/Alt Alta

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Anexo 6: EJEMPLOS DE PRODUCTOS QUE SE OFERTARÁN EN LA MICROEMPRESA

Vidrio

Madera

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Cerámica

Documents

PLAN DE PROYECTO PARA LA CREACIÓN E IMPLEMENTACIÓN … · plan de proyecto para la creaciÓn e implementaciÓn de una pequeÑa empresa de elaboraciÓn y distribuciÓn de productos