FORMULACIN DEL PLAN ESTRATGICO 2010 2014 Y PLAN OPERATIVO ANUAL (POA) 2010 DE EPSASA

Entidad Prestadora de Servicios de Saneamiento Ayacucho S.A. -EPSASAReferencia: CONTRATO DE CONSULTORA asociado a ADJUDICACIN DIRECTA SELECTIVA N 008-2009-EPSASA/CEP EPSASA

Informe: Planeamiento Estratgico 2010 2014Elaborado por:

Tabla de contenido 1 2 3 INTRODUCCIN ..................................................................................... 6 ANTECEDENTES.................................................................................... 7 INFORMACIN DE LA EMPRESA EPSASA ....................................... 73.1 3.2 3.3 Resea histrica.......................................................................................................................................... 8 Estructura organizacional ............................................................................................................................ 9 3.2.1 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4 3.3.5 Gerencias...................................................................................................................................... 10 Situacin Actual del Sector ........................................................................................................... 12 Situacin Actual de la Empresa .................................................................................................... 14 Misin actual 2003 - 2007............................................................................................................. 19 Visin Actual 2003 -2007 .............................................................................................................. 19 Objetivos 2003 - 2007................................................................................................................... 20 Situacin Actual......................................................................................................................................... 12

PARTE I Pensamiento Estratgico............................................................ 20 4 MARCO TERICO ................................................................................ 204.1 4.2 Planificacin Estratgica ........................................................................................................................... 20 Metodologa de estudio ............................................................................................................................. 21 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 Enunciacin de la misin .............................................................................................................. 21 Enunciacin de la visin................................................................................................................ 22 Valores institucionales .................................................................................................................. 22 Metas de largo plazo..................................................................................................................... 22 Anlisis FODA............................................................................................................................... 23

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DIAGNSTICO EMPRESARIAL ........................................................... 245.1 5.2 Anlisis del Entorno General ..................................................................................................................... 24 Anlisis interno de la empresa .................................................................................................................. 25

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ANLISIS FODA DE EPSASA.............................................................. 266.1 6.2 6.3 6.4 Fortalezas.................................................................................................................................................. 26 Debilidades................................................................................................................................................ 27 Oportunidades........................................................................................................................................... 27 Amenazas.................................................................................................................................................. 28

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DEFINICIN DEL PENSAMIENTO ESTRATGICO............................. 287.1 7.2 7.3 Visin......................................................................................................................................................... 28 Misin ........................................................................................................................................................ 28 Valores Institucionales............................................................................................................................... 28 7.3.1 7.3.2 Honestidad.................................................................................................................................... 29 Atencin al cliente......................................................................................................................... 29

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7.3.3 7.3.4 7.4 7.4.1 7.4.2 7.4.3 7.4.4 7.4.5

Puntualidad ................................................................................................................................... 29 Compromiso.................................................................................................................................. 29 Calidad del Servicio ...................................................................................................................... 29 Recursos Humanos....................................................................................................................... 29 Sostenibilidad Econmica y Financiera ........................................................................................ 29 Servicio de Atencin al Cliente ..................................................................................................... 30 Medio Ambiente ............................................................................................................................ 30

Metas de largo plazo ................................................................................................................................. 29

PARTE II Plan Estratgico ......................................................................... 30 8 OBJETIVOS ESTRATGICOS.............................................................. 308.1 8.2 8.3 8.4 8.5 Gerencia General: ..................................................................................................................................... 30 8.1.1 8.2.1 8.3.1 8.4.1 8.5.1 Objetivos Especficos Gerencia General ...................................................................................... 30 Objetivos Especficos Gerencia Comercial................................................................................... 31 Objetivos Especficos Gerencia Administracin............................................................................ 31 Objetivos Especficos Gerencia de Operaciones:......................................................................... 32 Objetivos Especficos Gerencia de Ingeniera .............................................................................. 32 Gerencia Comercial:.................................................................................................................................. 31 Gerencia de Administracin: ..................................................................................................................... 31 Gerencia de Operaciones:......................................................................................................................... 31 Gerencia de Ingeniera:............................................................................................................................. 32

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INDICADORES ESTRATGICOS ......................................................... 329.1 9.2 9.3 9.4 9.5 Gerencia General ...................................................................................................................................... 33 Gerencia Comercial................................................................................................................................... 37 Gerencia de Administracin ...................................................................................................................... 42 Gerencia de Operaciones.......................................................................................................................... 45 Gerencia de Ingeniera.............................................................................................................................. 49

10 ESTRATEGIAS...................................................................................... 5310.1 Gerencia General ...................................................................................................................................... 53 10.2 Gerencia Comercial................................................................................................................................... 54 10.3 Gerencia de Administracin ...................................................................................................................... 54 10.4 Gerencia de Operaciones.......................................................................................................................... 55 10.5 Gerencia de Ingeniera.............................................................................................................................. 56

11 TCTICAS............................................................................................. 5711.1 Gerencia General ...................................................................................................................................... 57 11.2 Gerencia Comercial................................................................................................................................... 58 11.3 Gerencia de Administracin ...................................................................................................................... 59 11.4 Gerencia de Operaciones.......................................................................................................................... 61 11.5 Gerencia de Ingeniera.............................................................................................................................. 62

12 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ......................................... 64Pgina | 3

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IlustracionesIlustracin 1 mbito de Jurisdiccin EPSASA ................................................................................ 9 Ilustracin 2 Organigrama de EPSASA......................................................................................... 10 Ilustracin 3 Volumen producido y captado por EPSASA ........................................................... 17 Ilustracin 4 Cobertura de Agua Potable .................................................................................... 18 Ilustracin 5 Principales Datos Comerciales ............................................................................... 18 Ilustracin 6 Niveles de Morosidad............................................................................................. 19 Ilustracin 7 Lgica en el desarrollo de un Plan Estratgico....................................................... 21 Ilustracin 8 Proceso Metodolgico ........................................................................................... 23

TablasTabla 1 Conformacin del Directorio .......................................................................................... 11 Tabla 2 Categoras de las EPS ...................................................................................................... 13 Tabla 3 Concentracin poblacional Regin Ayacucho ................................................................ 14 Tabla 4 Creacin de Asociaciones y Asentamientos Humanos en Ayacucho ............................. 15 Tabla 5 Fuente de Abastecimiento - Huamanga ......................................................................... 16 Tabla 6 Estado de Resultados de EPSASA en miles de soles....................................................... 25 Tabla 7 Participacin Gerencial.................................................................................................. 26 Tabla 8 Objetivos Estratgicos 2010 -2014 Gerencia General .................................................... 34 Tabla 9 Indicadores Obtenidos de Objetivos Especficos 2010-2014 Gerencia General. ........... 35 Tabla 10 Indicadores Estratgicos - Gerencia Comercial 2010 -2014 ......................................... 38 Tabla 11 Indicadores obtenidos de Objetivos Especficos 2010-2014 - Gerencia Comercial ..... 40 Tabla 12 Objetivos Estratgicos 2010-2014 Gerencia de Administracin .................................. 43 Tabla 13 Indicadores Obtenidos de los Objetivos Especficos 2010 -2014 Gerencia de Administracin ............................................................................................................................ 44 Tabla 14 Indicador Estratgico 2010 - 2014 - Gerencia de Operaciones .................................... 46 Tabla 15 Indicadores Obtenidos de los Objetivos Especficos 2010-2014 Gerencia Operacional ..................................................................................................................................................... 47 Tabla 16 Indicadores Estratgicos 2010 -2014 Gerencia de Ingeniera ...................................... 50 Tabla 17 Indicadores Obtenidos sobre los objetivos especficos................................................ 51

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1 INTRODUCCINEl presente informe se encuentra enmarcado dentro del entregable final del contrato de consultora asociado a la adjudicacin directa selectiva N 008-2009-EPSASA/CEP bajo la supervisin de la Gerencia General especficamente de la Oficina de Desarrollo Institucional de la Entidad Prestadora de Servicios de Saneamiento Ayacucho en adelante EPSASA. El desarrollo del informe detalla el Plan Estratgico 2010 - 2014 de EPSASA el mismo que tuvo la participacin de la alta direccin de la empresa a travs de cuatro talleres guiados por el moderador siguiendo una metodologa que permita ordenar la lluvia de ideas y transformarlas en un Plan Estratgico ordenado de acuerdo a la realidad el cual a traviesa la empresa. El Plan Estratgico de EPSASA es el principal documento de gestin institucional en l se define la razn de ser de la empresa y gua las acciones a fin de cumplir con los objetivos que se definen en ello. El Planeamiento Estratgico es un proceso en cual se definen la visin, misin, metas de largo plazo, objetivos y estrategias a partir del anlisis FODA en ese sentido es necesaria la participacin de los principales actores y la obtencin de informacin acerca de los principales problemas que atraviesa cada gerencia y sus puntos crticos. El informe detalla los estudios que antecedieron al objetivo de la consultora especialmente de GTZ PROAGUA y del SISTEMA DE FORTALECIMIENTO DE CAPACIDADES seguidamente se pone nfasis en la informacin relevante de la empresa que incluye la resea histrica, estructura organizacional entre otros detalles. Se desarrolla el marco terico que incluye la metodologa empleada en la elaboracin del informe, mediante encuestas se determina el diagnostico empresarial y en el primer taller se define el anlisis FODA como punto de inicio de la definicin del pensamiento estratgico en el segundo taller se desarrolla el total del Planeamiento Estratgico esto incluye los objetivos, indicadores estratgicos asimismo las estrategias y tcticas.

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2 ANTECEDENTESEntre los aos 1999 y 2000 EPSASA desarroll su Pensamiento Estratgico, Plan Estratgico 2000 - 2004 y su plan operativo anual 2000 con la ayuda tcnica de PROAGUA GTZ. Debido a los diferentes cambios que ha sufrido la organizacin como son los proyectos ejecutados con el financiamiento de KFW de Alemania en esos aos, destinas a mejorar la infraestructura de la institucin, acompaado de cambios realizados al personal por cuestiones polticas la realidad la institucin ha variado motivo por el cual en Enero del 2003 se realiz la actualizacin del Plan Estratgico 2003-2007 con asesoramiento tcnico de GTZ PROAGUA. Estos planes se desarrollaron con apoyo de todas las reas a travs de una seria de encuestas annimas que ayudaron a determinar la visin, misin y valores instituciones, que actualmente figuran en su pgina web, adems cada rea de la empresa elabor su anlisis FODA donde se establecieron las metas de los Indicadores Estratgicos 2003 -2007; dichas planes estuvieron a cargo de Ing. Frank Vidaln como moderador y Lic. Eloy Alarcn como Comoderador en el ao 2003. En el ao 2009 a travs Sistema de Fortalecimiento de Capacidades para el Sub Sector Saneamiento se procede a la actualizacin de los planes estratgicos elaborados por EPSASA con apoyo de la Cooperacin Tcnica Alemana GTZ PROAGUA en el 2003 bajo Resolucin Directorial N 010 Vivienda/VMCS-DNS de fecha 05 de Marzo 2008 donde se aprueba el formato de propuesta de acciones inciales para el fortalecimiento de la gestin social y empresarial de las Entidades Prestadoras de Servicio de Saneamiento (EPS) El Plan de Fortalecimiento de Capacidades empresariales se desarroll en las instalaciones de la sede central de la empresa (Ayacucho), el cual estuvo encabezado por el Gerente General en coordinacin con las dems gerencias con el fin de orientar los esfuerzos y acciones al cumplimiento de planes de accin que permitan el desarrollo y capacitacin del personal El objetivo central del fortalecimiento de capacidades es idear un modelo de gestin que permita al personal desempear sus funciones de manera eficiente y eficaz en aras de cumplir de los objeticos institucionales trazados por la empresa (EPS). El Plan se elabor en colaboracin de los gerentes, directores y jefes del rea lo que ayud a sentar las bases para el desarrollo del diagnostico y el anlisis FODA de la empresa que permiti analizar la situacin institucional interna y externa con el fin de disear la visin, misin, valores institucionales, estrategias, indicadores de gestin y finalmente las metas. De manera similar en esta consultora se diseo del plan estratgico en colaboracin constante del personal a travs de talleres y encuestas que se realizaron en la institucin.

3 INFORMACIN DE LA EMPRESA EPSASA

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Es necesario conocer a la empresa desde sus origines hasta la situacional actual en la que se encuentra, esto proporcionar un diagnostico preliminar en la cual se establecer el pensamiento estratgico de acuerdo a la realidad el cual atraviesa.

3.1 Resea histricaEn el ao 1993 se constituye el Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado Huamanga y Huanta S.A. (EMAPA), en cumplimiento a lo dispuesto por el D.S. 030-91PCM y dems normas. El 27 de diciembre de 1996, se modifica la razn social de la empresa a Entidad Prestadora de Servicios de Saneamiento Ayacucho S.A. (E.P.S. Ayacucho S.A.) en cumplimiento a lo dispuesto por el art. 18 y 3ra Disposicin complementaria de la Ley General de Servicios de Saneamiento Ley 26338 y el 21 de diciembre de 1998, en sesin ordinaria de la Junta General de Accionistas se acuerda modificar el estatuto de la EPS Ayacucho S.A. en cumplimiento a la nueva Ley de Sociedades, cambiando sus siglas a EPSASA como es conocida actualmente. EPSASA es una Entidad Prestadora Municipal de derecho privado, con autonoma tcnica, administrativa y econmica; normada por la ley N 26338 Ley General de Saneamiento y su Reglamento aprobado con D.S N 09-95-PRES y la Ley N 26887 Ley General de Sociedades, y presupuestalmente est comprendida dentro de las Empresas de tratamiento empresarial, bajo el mbito de la Direccin Nacional del Presupuesto Pblico del Ministerio de Economa y Finanzas. Tiene como objetivo principal brindar los servicios de agua potable y alcantarillado a las localidades de Huamanga y Huanta, su actividad principal es la captacin, tratamiento, almacenamiento y distribucin del agua potable para uso domstico, comercial e industrial en su mbito de jurisdiccin. De igual manera programa y ejecuta obras y proyectos referidos al sector como son ampliacin y mejoramiento del sistema de saneamiento; la entidad que regula principalmente las tarifas cobradas a los usuarios es la Superintendencia Nacional de Servicios de Saneamiento (SUNASS). EPSASA se encuentra ubicado en el Jr. Manco Capac N 342 de provincia de Huamanga departamento de Ayacucho y la sucursal de Huanta es Jr Julio C. Tello N 155 del distrito de Huanta.

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Ilustracin 1 mbito de Jurisdiccin EPSASA

Zona de jurisdiccin EPSASA Huamanga - Huanta

Fuente: EPSASA Elaboracin: ESAN

El mbito de jurisdiccin de EPSASA se centra bsicamente en dos distritos como se puede apreciar en el Ilustracin 1 Huanta y Huamanga atendiendo a una poblacin estimada de 93,360 y 221, 4691 habitantes respectivamente.

3.2 Estructura organizacionalLa organizacin, direccin y administracin de la empresa depende bsicamente de la Junta General de accionistas, Directorio y la Gerencia General, donde cada una establece lineamientos de poltica con la finalidad de brindar los mejores servicios al usuario de manera eficiente y eficaz.

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Fuente; Censo poblacional 2007 Instituto Nacional de Estadstica e Informtica INEI.

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Ilustracin 2 Organigrama de EPSASA

O G N R E T U T R LD L E S S -2 6 R A IG A S R C U A E A P A A 00JU GE NTA NERA D A IO L E CC NISTA S

DIR CTOR E IO OFIC DE INA C ONTROL IN NO TER GERENC GEN AL IA ER

U ADDE NID INFOR MATIC A

OF ADE ICIN DES RO LO AR L INSTITUC IONAL

G ERENC DE IA AD MINISTRA N YFIN ZA CIO AN S

O INA D FIC E IMAG Y EN E AC DUC ION SANITAR IA

OF ADE ICIN ASESOR LEGAL IA

U ADDE NID TESO RERIA

DPTO. D E C ONTA BILID AD

DPTO.D E LOGIS AY TIC SER ICIOS V GENE RALE S

DPTO D . E RECU RSOS HU MANOS

G EN O ER CIA PERA CION AL

GER NCIAC E OMERC L IA

GERENCIADEINGE NIER IA

U ADDE NID CONT DE ROL CALID AD

UNID D AD E FACTU CION RA

DPTO. D E PR ODUC N CIO

DPTO DE . MANTENIMIENTO

DPTO D . E REDES Y CONTR D OL E PER AS DID

DPTO DE . CATASTR DE O CLIEN TES

DP D TO. E C ANZAS OBR

DPTO. D E M ICION ED

D PTO. DE COM IAL ERC I ZACIO N

DPTO. D E EST UDIOSY PR EC S OY TO

D O. DE PT SUPERV ISION YL IQUID DE . OBR AS

GERENC DE HU TA IA AN

DPTO . OPE RACIONAL

DPTO. C R OME CIAL

Fuente: EPSASA

Como se puede apreciar en la Ilustracin 2 EPSASA se divide en seis gerencias esenciales, cada una de ellas participa en la elaboracin del planeamiento estratgico, son las siguientes: 3.2.1 Gerencias

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3.2.1.1 Gerencia General Es el mximo rgano de la institucin encargada de la gestin y direccin de la misma 3.2.1.2 Gerencia de Administracin y finanzas Como rgano de apoyo tiene la principal responsabilidad de brindar soporte logstico en las diferentes oficinas de la institucin adems de procesar la informacin financiera oportuna. 3.2.1.3 Gerencia Operacional Es el rgano ms importante debido a que tiene la responsabilidad de brindar los servicios de agua y desage sus principales funciones son: captacin, conduccin, produccin y distribucin de agua potable asimismo realiza los controles de calidad de acuerdo a los estndares vigentes. 3.2.1.4 Gerencia Comercial Su principal responsabilidad es velar el correcto funcionamiento del sistema comercial esto incluye, conexiones de agua potable y alcantarillado, lecturas de consumo, reparto de recibos asimismo el establecimiento de polticas de cobranzas. 3.2.1.5 Gerencia de Ingeniera Es el rgano que se encarga de formular, elaborar y ejecutar de proyectos de Inversin Pblica en Saneamiento. 3.2.1.6 Gerencia Huanta Est conformada por el departamento operacional, comercial y una unidad de apoyo administrativo

Los accionistas de EPSASA estn conformados por 5 representantes de las siguientes municipalidades: Municipalidad Provincial de Huamanga Municipalidad Distrital de San Juan Bautista. Municipalidad Distrital de Carmen Alto. Municipalidad Distrital de Jess Nazareno Municipalidad Provincial de Huanta

Los funcionarios responsables del normal y correcto funcionamiento de la institucin estn a cargo del directorio que est compuesto de la siguiente manera:Tabla 1 Conformacin del Directorio

DIRECTORIO Pgina | 11

Dos representantes de las municipalidades Representante del Concejo Regional de Colegios Profesionales de Ayacucho Representante de la Cmara de Comercio Industria y Turismo de Ayacucho Representante del Gobierno Regional de Ayacucho.Fuente: EPSASA Elaboracin: ESAN

Uno de los objetivos centrales de EPSASA es brindar el mejor servicio a los usuarios en tal sentido el directorio tiene la potestad de dirigir al gestin administrativa tomando en consideracin el cumplimiento de las normas, formulacin de planes maestros y programas de operacin, de acuerdo a la Visin Misin de la institucin.

3.3 Situacin Actual3.3.1 Situacin Actual del Sector La poblacin del Per, de acuerdo al Censo de Poblacin y Vivienda, es alrededor de 28 millones de habitantes, de los cuales 21,1 millones viven zonas urbanas; y 7,2 millones, en zonas rurales. El pas est dividido en 24 departamentos, con 196 provincias y 1.833 distritos, siendo 1,521 distritos los atendidos con agua potable y alcantarillado por las municipalidades, juntas administradoras de servicios de saneamiento u otras; mientras que 312 distritos se encuentran bajo el mbito de 50 EPS supervisadas por la SUNASS, de las cuales 48 son empresas municipales; una, SEDAPAL, se encuentra bajo la responsabilidad del Gobierno Central; y una, Aguas de Tumbes (ATUSA), se encuentra administrada de una empresa privada bajo la modalidad de Concesin. Estas EPS brindan servicios de agua potable, alcantarillado y en algunos casos tratamiento de las aguas residuales, a un total de 17,1 millones de habitantes, es decir un 81,0 % de la poblacin urbana y un 60,4% de la poblacin total a nivel nacional, de los cuales el 86% cuentan con los servicios de agua potable y 77% alcantarillado. SEDAPAL atiende a la capital de la Repblica y a la provincia constitucional del Callao y es la EPS de mayor tamao, con una cobertura de 92% en su jurisdiccin. Lima cuenta con 8.4 millones de habitantes, casi el 50% de la poblacin urbana del Per y el 30% del total. La SUNASS ha clasificado en cuatro categoras a las EPS, la misma que se muestra en la Tabla 2 asimismo se describe como: i. SEDAPAL: Por ser la EPS que abastece a la ciudad de Lima y Callao, constituye un grupo por s misma, ya que tiene 1,1 millones de conexiones de agua potable. EPS Grandes: Son las que abastecen a ciudades grandes, por lo que tienen entre 40 mil a 200 mil conexiones de agua potable. EPS Medianas: Tienen entre 10 mil a 40 mil conexiones de agua potable. Pgina | 12

ii.

iii.

iv.

EPS Pequeas: Son las que abastecen a poblaciones urbanas pequeas, por lo que tienen menos de 10 mil conexiones de agua potable

Tabla 2 Categoras de las EPS

CATEGORIA SEDAPAL EPS GRANDES EPS MEDIANAS EPS PEQUEASFuente: SUNASS

CONEXIONES Ms de 1 milln de conexiones >40,000 hasta 200,000 >10,000 hasta 40,000