Planeacion Sistemas ERP

UNIVERSIDAD

FACULTAD DE

SISTEMA U

AUTOR (ES): DAVID KANAGUSICO

PLANEACIÓN DE LOS SISTEMAS

INTEGRALES (ERP´s) PARA LOS

NEGOCIOS

Plan: 2005

Licenciatura: Informática

Área: Informática (Gestión de

la información)

Requisitos: Ninguno

Tipo de

asignatura:

NIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO

ACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN

UNIVERSIDAD ABIERTA Y EDUCACIÓN A DISTANCIA

KANAGUSICO

PLANEACIÓN DE LOS SISTEMAS

INTEGRALES (ERP´s) PARA LOS

Clave: 0050

Créditos: 8

Licenciatura: Informática Semestre: 7

Área: Informática (Gestión de Horas de

asesoría:

Horas por

semana:

Obligatori

a ( )

Optativa ( x )

SUAyED 1

ISTANCIA

Horas de

Horas por

4

Optativa ( x )

SUAyED 2

TEMARIO OFICIAL (horas sugeridas 64)

1. PLATAFORMA DE HARDWARE PARA

SISTEMAS EMPRESARIALES

8

2. CONCEPTOS DE BASES DE DATOS

RELACIONALES Y MULTIDIMENSIONALES

8

3. SEMBLANZA DE LOS SISTEMAS INTEGRALES 6

4. PRINCIPALES ALTERNATIVAS DE LOS

SISTEMAS EMPRESARIALES (ERP´S)

10

5. CONCEPTOS DE SUPPLY CHAIN

MANAGEMENT (CADENA DE SUMINISTRO)

12

6. PLANEACIÓN E IMPLANTACIÓN DE UN

MÓDULO DE ERP

20

SUAyED 3

INTRODUCCIÓN GENERAL A LA ASIGNATURA

La materia es una introducción a los sistemas integrales de gestión

conocidos en inglés como ERP, las siglas significan Enterprise

Resource Planning. Dichos sistemas se encargan de gestionar la

información de una organización, generalmente tramitan información

sobre inventarios, recursos humanos, ventas, compras o producción.

La asignatura está dividida en seis unidades.

En la unidad 1 se tratan temas introductorios como el concepto de

ERP, sus características, sus ventajas y desventajas, además del

hardware y software necesario para su ejecución.

La unidad 2 trata de temas fundamentales de bases de datos

relacionales y multidimensionales. La unidad 3 hace una semblanza

sobre la historia de los ERP y su impacto en las organizaciones.

La unidad 4 trata de alternativas de ERP tanto de opciones

comerciales como libres. La unidad 5 trata del concepto de la

cadena de suministro y la unidad 6 trata de los pasos necesarios

para implantar un ERP en una organización.

SUAyED 4

OBJETIVO GENERAL DE LA ASIGNATURA

Al finalizar el curso, el alumno conocerá los aspectos relacionados

con los sistemas integrales para los negocios (ERP´S), así como

también conocerá las principales alternativas que existen en el

mercado sobre estos sistemas.

SUAyED 5

ESTRUCTURA CONCEPTUAL

PLATAFORMA DE HARDWARE PARA

SISTEMAS EMPRESARIALES

CONCEPTOS DE BASES DE DATOS

RELACIONALES Y MULTIDIMENSIONALES

PLANEACION E IMPLANTACION DE

UN MODULO DE ERP

CONCEPTOS DE SUPPLY CHAIN MANAGEMENT (CADENA DE SUMINISTRO)

PRINCIPALES ALTERNATIVAS DE

LOS SISTEMAS INTEGRALES

ERP`S

SEMBLANZA DE LOS SISTEMAS INTEGRALES

SUAyED 6

UNIDAD 1. PLATAFORMA DE HARDWARE PARA SISTEMAS

EMPRESARIALES

OBJETIVO PARTICULAR

Al finalizar esta unidad, el alumno comprenderá el concepto de ERP,

sus principales características, sus fortalezas y debilidades, además

de los elementos de hardware necesarios para su implantación.

INTRODUCCIÓN DE LA UNIDAD

Los sistemas de información gestionan datos, dependiendo del

objetivo del sistema de información este tendrá ciertas

características. En esta unidad se hará una introducción a un tipo de

sistema de información que gestiona e integra la información de una

organización. Este sistema es conocido como ERP. Se hablará del

concepto de ERP, de sus principales características, así como una

clasificación de acuerdo al tipo de licencia de software, que pueden

ser libres y comerciales, sus ventajas y desventajas, los módulos

que lo integran y los elementos de hardware y software necesarios

para poder implantarlo.

SUAyED 7

LO QUE SÉ

Envío de archivo

Define con tus propias palabras qué módulos debería contener un

sistema de información para una organización de tipo comercial. Por

ejemplo, un supermercado. El sistema debe permitir gestionar la

mayoría de la información administrativa de la empresa.

Para enviar tu respuesta, pulsa el botón Editar mi envío; se mostrará un

editor de texto en el cual puedes redactar tu información; una vez que

hayas concluido, salva tu actividad pulsando el botón Guardar cambios.

SUAyED 8

TEMARIO DETALLADO DE LA UNIDAD

1. PLATAFORMA DE HARDWARE PARA SISTEMAS

EMPRESARIALES

1.1 Introducción a los ERP´S

1.2 Componentes, características, fortalezas y debilidades de los ERP´S

1.3 Elementos de Hardware necesarios para un ERP

SUAyED 9

1. PLATAFORMA DE HARDWARE PARA SISTEMAS EMPRESARIAL ES

1.1 Introducción a los ERP´S

Definición de ERP (Definición de EPR, 2012; Shtub, 2003, p. 1-16)

Un ERP es un sistema de información que gestiona la información

de una organización. Dicha información se encuentra integrada y

estandarizada, que de esta manera se puede compartir con todas

las áreas de la organización.

Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión, se

caracterizan por estar compuestos por diferentes módulos

integrados en una sola aplicación. Estos módulos varían

dependiendo del tipo de ERP, ya que no es lo mismo un ERP

orientado a la industria de la transformación que un ERP para un

hospital, pero en general sus módulos son: producción, ventas,

compras, finanzas, contabilidad, inventarios, nómina y pedidos,

puede que un ERP contenga mas módulos o menos módulos, todo

depende del ERP a utilizar. Generalmente, los ERP comerciales

tienen más módulos que los ERP realizados bajo la filosofía del

software libre.

Un ERP integra la información de dichos módulos evitando la

duplicidad de información y concentrando la información en una sola

base de datos. Esto hace que sea relativamente fácil compartir la

información de las distintas áreas de una empresa, incluso se

pueden obtener información de dos áreas y concentrarlas en un solo

reporte, por ejemplo se puede obtener un reporte que compare las

ventas, con el movimiento en inventarios. Esto es posible gracias a

que la información de ambas áreas está concentrada en la bases de

datos. Otra ventaja de mantener la información de todas las áreas en

SUAyED 10

una sola base de datos, es que se pueden realizar reportes que

sirvan para la toma de decisiones, por ejemplo se puede saber

cuáles son los productos más vendidos o los que dejan un mayor

margen de ganancia. Con base a esta información los directivos

tomarán decisiones basadas en datos confiables.

Los ERP difieren de otros sistemas información administrativos

como los paquetes contables o administrativos, debido a que los

paquetes o realizan una sola función o unas cuantas. Por ejemplo,

un paquete contable únicamente realiza la contabilidad, un sistema

de inventarios se encarga solo de inventarios. Puede que un

paquete cuente con más de una función, pero aun así no es un ERP.

Un programa de facturación puede contener un módulo de

inventarios y un módulo contable. Hasta este momento el ERP y el

paquete son similares, sin embargo, si el usuario desea realizar

modificaciones en el paquete, no lo puede hacer, ya que los usuarios

no tienen acceso ni al código fuente, ni a la base de datos, en otras

palabras, un paquete no puede ser modificado, un paquete no puede

ser adaptado a las necesidades del cliente. Aquí hay una diferencia

con un ERP.

Un ERP esta pensado para ser adaptado a las necesidades de la

organización. Los ERP pueden ser adaptados pues los usuarios

tienen acceso al código fuente de las aplicaciones, también tienen

acceso a la base de datos y esta también puede ser modificada.

Cabe destacar que se necesita de personal especializado para

modificar un ERP, pero estas modificaciones pueden ser realizadas

por los consultores del proveedor, o por personal de la misma

organización, por supuesto con una capacitación previa. Esto no es

posible con un paquete administrativo, lo que un cliente adquiere con

un paquete contable es lo que tendrá siempre.

SUAyED 11

Hay una segunda diferencia en entre el ERP y el paquete

administrativo. Generalmente los paquetes administrativos están

pensados para ser utilizados por una PYME. En cambio un ERP está

pensado para organizaciones de mayor tamaño, empresas

medianas y grandes. Una organización de mediana o grande cuenta

con personal especializado, en este caso para modificar el ERP se

requiere de programadores, administradores de bases de datos y de

servidores.

La gestión de un ERP requiere de una infraestructura tecnológica y

de personal especializado, aquí existe una tercera diferencia con el

paquete contable, el paquete contable puede ser utilizado y

mantenido por usuarios que no necesariamente son especialistas en

tecnologías de información.

Una cuarta y última diferencia es el costo, un paquete contable

puede costar algunos miles de pesos, pero un ERP puede costar

millones de dólares.

Las diferencias con los paquetes contables muestran que los ERP

son sistemas de gestión de información que integran las prácticas de

negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una

organización de mayor tamaño, generalmente se usan en empresas

comerciales e industriales, en el caso de empresas comerciales, es

común su uso en supermercados y tiendas departamentales, en el

caso de empresas industriales, es común su uso en empresas de

transformación, como por ejemplo fábricas de autopartes, acereras,

cementeras, cerveceras y farmacéuticas por mencionar algunas.

SUAyED 12

El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los

procesos de negocio de la empresa. De esta manera la información

esta disponible para todas las áreas de la empresa, por ejemplo, el

área de ventas puede consultar los inventarios, contabilidad puede

conocer las facturas de los proveedores, la gerencia puede conocer

el estado de resultados, al estar toda la información en un solo

sistema de información y en una sola base de datos.

Los objetivos de una empresa al implementar un ERP pueden variar

dependiendo de los objetivos de la misma, sin embargo existen

objetivos que generalmente se buscan en la mayoría de las

empresas.

Los objetivos principales de un ERP son:

• Integración de la información de todas las áreas de la

empresa.

• Evitar la duplicidad de información.

• Utilización de un solo sistema de información.

• Compartir información entre áreas.

• Agilización de los procesos de negocio.

• Acceso a toda la información de forma precisa y oportuna.

• Estandarización del formato de la información.

• Obtención de información para la toma de decisiones.

El propósito de un ERP es obtener un manejo eficiente de la

información, para optimizar los procesos de negocios, dar una mejor

atención a clientes y proveedores, y obtener información de manera

oportuna para la toma de decisiones.

Definición de CRM (Macro web, 2014; García, 2001, p. 19-25)

La gestión de la relación con el cliente es la forma que tienen las

empresas para interactuar con sus clientes, y la tecnología de

SUAyED 13

información y telecomunicaciones le ha dado protagonismo a este

concepto. Las TIC ofrecen la posibilidad de relacionarnos de manera

individual con cada cliente de una manera ágil y oportuna.

En un sentido estricto este tipo de sistemas no forman parte de un

ERP, sin embargo actualmente están muy ligados entre si, existe

software como el Viena Advantange o el DoliBarr, que ya incluyen un

CRM integrado al ERP. Pero antes de continuar es necesario definir

las siglas CRM. Las siglas quieren decir Customer Relationship

Management, en español su traducción sería la administración de

las relaciones con el cliente. La atención al cliente no es algo nuevo,

solo que ahora se auxilia de la tecnología a través del CRM. El

objetivo de un CRM es contar con información acerca de los clientes

para poder satisfacer sus necesidades de una mejor manera, si

tomamos en cuenta que la información de los clientes ya se

encuentra almacenada en la base de datos de un ERP, su

explotación a través de un CRM es un paso sencillo.

Los CRM además sirven para obtener estudios de mercado que

permitan desarrollar mejores estrategias de venta y atención al

cliente.

El CRM ayuda a la estrategia de la empresa de atender mejor a sus

clientes, dicha estrategia centra sus esfuerzos en el conocimiento de

los clientes, detectando sus necesidades, aumentando su

satisfacción, incrementando su fidelidad e incrementando la

rentabilidad del cliente a la empresa, mediante el análisis de las

informaciones extraídas por los clientes desde los diferentes medios

de información.

SUAyED 14

Un CRM es una aplicación que las empresas utilizan para

administrar todos los aspectos de sus encuentros con los clientes.

Un sistema CRM puede incluir desde tecnología para la recolección

de datos cuando un cliente adquiere un producto o un servicio, ya

sea de manera presencial o a través de una tienda en línea.

Un CRM ayuda a la empresa a contactarse en forma eficiente con

sus clientes. Así las soluciones CRM integran las TIC junto a las

estrategias de mercado para identificar clientes potenciales,

atraerlos y retenerlos.

Un CRM es una herramienta que se enfoca en la atención al cliente.

Pensemos en una tienda departamental, la cuál puede obtener

información de los productos que adquieren sus clientes, y de esta

manera puede conocer sus preferencias, y así enfocar sus esfuerzos

a satisfacer dichas necesidades o incluso intentar crear nuevas

necesidades.

Actualmente la competencia entre empresas es feroz, por ejemplo

los supermercados tienen una competencia muy fuerte entre ellos, y

en realidad los productos y servicios que ofrecen se asemejan

bastante. Las principales diferencias radican en el precio de venta

del producto y del trato al cliente que reciben, dichas empresas

realizan campañas de publicidad para obtener nuevos clientes,

además deben satisfacer las necesidades de los clientes actuales,

los cuales si reciben un trato especial, posiblemente compraran mas

productos o servicios en un determinado supermercado, es por ello

que se hace necesario mantener a los clientes actuales y atraer

nuevos, pero para esto se necesita información.

SUAyED 15

¿Que desea un cliente?

• Precio

• Variedad

• Calidad

• Oportunidad

• Buen servicio

Es en esta parte donde ayuda un CRM ya que facilita la

segmentación de los clientes según sus necesidades y ayuda a una

empresa a competir en base a sus servicios. Además facilita la

interacción con los clientes lo que a su vez ayuda a conocer sus

necesidades.

CRM es una estrategia que engloba a toda la empresa, donde el

cliente participa en la implementación de estrategias de mercadeo,

teniendo en cuanta sus necesidades.

Pero para llegar a este punto, no se pueden hacer suposiciones, se

debe obtener la información, se debe filtrar y consultar para

entonces tomar las decisiones adecuadas, y en esta parte el uso de

un CRM, es de gran ayuda.

Veamos algunos ejemplos de software de CRM:

Esta es la interfaz de un CRM libre de nombre SugarCRM:

SUAyED 16

Fuente: CRM, s. f.

Otro CRM libre es Vtiger CRM

Fuente: Vtiger, 2014.

SUAyED 17

Tipos de ERP

La clasificación de un ERP puede realizarse en base al tipo de

negocio al que va dirigido, un ERP puede estar dirigido a la industria

de la transformación, al comercio, a los sistemas de salud, a

sistemas financieros, orientados al gobierno etc., sería una lista muy

larga de abarcar, así que se optará por clasificarlos de acuerdo al

tipo de licencia del ERP. Se clasificaran en ERP comerciales

entendiendo que es un software por el cuál se debe pagar una

licencia para su utilización, y los ERP libres, por los cuáles no es

necesario pagar cuota alguna.

ERP Comerciales

Este tipo de ERP requiere el pago de una licencia para poder ser

utilizado, generalmente se pagan el número de usuarios del sistema,

y este pago es aparte del costo de implantación del sistema. De esta

manera, el precio de utilizar una solución de este tipo suele

encarecerse mucho. Existen sistemas ERP comerciales que

pertenecen a grandes desarrolladoras de software como SAP,

Oracle o Microsoft, las cuales cuentan con productos muy estables y

personal capacitado no solo en el país donde se comercializa, sino

en casi todo el mundo. Si una organización dispone con los recursos

necesarios y decide utilizar una solución comercial, esto proporciona

muchas ventajas para dicha organización.

Ventajas

• Software probado. Las compañías productoras de software

comercial, por lo general tienen departamentos de control de

calidad, que llevan a cabo muchas pruebas sobre el software

que producen.

SUAyED 18

• Recursos a la investigación y desarrollo. Se destina una parte

importante de los recursos a la investigación sobre mejoras

del producto.

• Personal capacitado. El proveedor se encarga de capacitar a

sus consultores, algunos de ellos ya cuentan con la

experiencia de varias instalaciones, existe incluso la

posibilidad de traer consultores de otros países, para resolver

problemas en la implantación de un ERP, aunque con costo

adicional para el cliente.

• Uso común por los usuarios. El software comercial de

empresas dominantes en el mercado ha sido usado por

muchas personas y es más fácil encontrar a alguien que lo

sepa usar, en lugar de un software poco común que muy

pocas personas lo han utilizado.

• Uso común por los consultores. Es más fácil encontrar

consultores de un software que es dominante en el mercado,

que de uno poco conocido, lo que redunda en la facilidad para

encontrar personal capacitado para mantener y modificar el

ERP. Por otro lado, en el mercado de los ERP comerciales,

es común encontrar consultores independientes, y que

además, cobran menos que los consultores de los

proveedores.

• Software para aplicaciones muy específicas. Existe software

comercial diseñado para sectores muy específicos, que no

existen en ningún otro lado más que en la compañía que lo

produce.

• Difusión de publicaciones acerca del uso del software. Existe

gran cantidad de publicaciones, que documentan y facilitan el

uso de las tecnologías que proveen las compañías de

software comerciales. Hoy en día se pueden encontrar

manuales en Internet de los ERP más populares.

SUAyED 19

Desventajas (Muñiz, p. 21-23: Clasificación de ERP, 2012: Tipos de

ERP, s. f.)

• Cursos de aprendizaje costosos. Es difícil aprender a utilizar

eficientemente el software propietario sin haber asistido a

costosos cursos de capacitación, dichos cursos los imparte el

proveedor o sus socios de negocios, y aunque se puede optar

por buscar capacitación con capacitadores no certificados,

existe el riesgo de que la capacitación sea deficiente.

• Código fuente cerrado. Aunque en un ERP se tiene acceso al

código de muchas aplicaciones, no todo el código está

disponible para los usuarios del sistema. Existen partes que

son solo del conocimiento de los programadores del

proveedor, y es entendible pues es su ventaja competitiva

frente a la competencia. Pero eso puede traer problemas para

el personal técnico de la empresa usuaria del ERP, pues no

conocen todo el código del ERP. Algunos componentes son

como una caja negra, cuyo funcionamiento se desconoce y

cuyos resultados son impredecibles. En otros casos es

imposible encontrar la causa de un resultado erróneo,

producido por un componente cuyo funcionamiento se

desconoce.

• Soporte técnico costoso. En la mayoría de los casos el

soporte técnico es muy costoso, pero muchas veces es

necesario pagarlo, ya que el proveedor es el único que cuenta

con la información precisa de cómo funciona el ERP.

• Adaptaciones costosas. Las adaptaciones son costosas, hay

empresas que cobran por hora y en dólares el trabajo de sus

consultores, lo que eleva muchísimo el costo de realizar

adaptaciones para las necesidades de la empresa. En caso

de que sea vitalmente necesaria tal modificación, es

SUAyED 20

necesario pagar una elevada suma de dinero al proveedor,

para que sea esta quien lleve a cabo la modificación.

• Ilegalidad de copias sin licencia para el efecto. Es ilegal hacer

copias del software propietario sin antes haber contratado las

licencias necesarias.

• Imposibilidad de compartir. Si una empresa tiene funcionando

exitosamente un sistema dependiente de tecnología

propietaria, no lo puede compartir con otras empresas a

menos que cada una de éstas contrate todas las licencias

necesarias.

• Quedar sin soporte técnico. Si la compañía fabricante del

software propietario se va a la banca rota el soporte técnico

desaparece, la posibilidad de en un futuro tener versiones

mejoradas de dicho software desaparece y la posibilidad de

corregir los errores de dicho software también desaparece.

Los clientes que contrataron licencias para el uso de ese

software quedan completamente abandonados a su propia

suerte.

• Descontinuación de una línea de software. Si una compañía

fabricante de software es comprada por otra más poderosa,

es probable que esa línea de software quede descontinuada y

nunca más en la vida vuelva a tener una modificación.

• Dependencia a proveedores. En la mayoría de los casos la

empresa se hace dependiente de un solo proveedor.

Existen varios proveedores de ERP comerciales, los más comunes

son:

SUAyED 21

• SAP ERP

Fuente: Tipos de ERP, s. f.

• Microsoft Dynamics ERP

Fuente: Intech Systems, s. f.

SUAyED 22

• JDEdwards

http://www.siliconweek.es/noticias/jd-edwards-enterpriseone-llega-

actualizado-16742

SUAyED 23

• Intelisis

http://desarrollo.intelisis.com/HTML.aspx?Pagina=3325

ERP Libres (Roca, 2007)

Este es un tipo de ERP, donde desarrolladores se dedican a crear

un sistema y lo ponen a la disposición de todo el mundo. Muchas

veces son iniciadores en solitario de un proyecto por interés

personal, lo que luego da lugar a una comunidad de usuarios con los

mismos intereses compartidos.

Antes de continuar es necesario realizar una breve descripción del

significado de software libre.

SUAyED 24

La definición de Software Libre, escrita por Richard Stallman y

publicada por la Free Software Foundation (Fundación por el

Software Libre o FSF), define al software libre como un asunto de

libertad, no de precio. El término software libre en inglés es free

software, lo que crea confusión entre algunos usuarios pues la

palabra free significa tanto libre como gratuito en inglés y la FSF

enfatiza que el término free (libre) se usa en su acepción de libertad,

como en "libertad de expresión" ("free speech") y no en términos de

gratuidad como en "cerveza gratis" ("free beer").

Los proyectos libres se basan en la entrega y garantía de libertades

al usuario final. El Software Libre es el que da las siguientes

libertades:

1. La libertad de ejecutar el programa, para cualquier propósito

(libertad 0).

2. La libertad de estudiar cómo trabaja el programa, y cambiarlo

para que haga lo que usted quiera (libertad 1). El acceso al

código fuente es una condición necesaria para ello.

3. La libertad de redistribuir copias para que pueda ayudar al

prójimo (libertad 2).

4. La libertad de mejorar el programa y publicar sus mejoras, y

versiones modificadas en general, para que se beneficie toda

la comunidad (libertad 3). El acceso al código fuente es una

condición necesaria.

Ya con esta breve definición podemos continuar con el tema de los

ERP libres. Los ERP libres son una buena alternativa a los ERP

comerciales. Aunque se tiende a pensar: “si es libre es gratis”, esto

no es del todo cierto, así como no es cierto tampoco que todo

SUAyED 25

software libre esté hecho por un grupo de gente sin ánimo de lucro.

Las empresas desarrolladoras de este tipo de sistemas suelen tener

una comunidad de socios de negocios que ofrecen servicios de

implantación, configuración, y formación de usuarios en sus

aplicaciones ERP. Además, ofrecen para nuevos socios o clientes

que desean implantar la solución de forma independiente (en su

propia empresa, por ejemplo), unos cursos de capacitación. Sin

estas opciones es muy difícil llevar a cabo la configuración, e

implantación del sistema, ya que podemos estar mucho tiempo

averiguando su funcionamiento interno, pues suelen ser muy

complicados de adaptar.

Otra opción son las comunidades de usuarios del ERP, los usuarios

del sistema comparten sus experiencias y resuelven dudas entre

ellos, en otras palabras los usuarios pueden acceder a un servicio de

soporte técnico entre “camaradas”.

Además, usando aplicaciones de código abierto, se asegura un buen

servicio, ya que si la empresa proveedora del software no da un

buen trato al cliente, éste puede elegir que otra empresa le dé el

soporte sin cambiar de aplicación. En cambio, con aplicaciones

comerciales, se depende del proveedor, que puede subir los precios

cuando quiera.

Al igual que el software comercial, el software libre, tiene ventajas y

desventajas:

Ventajas

• La licencia es gratuita. Se puede utilizar el producto sin pagar

una licencia, se puede instalar en la cantidad de servidores y

clientes que queramos.

SUAyED 26

• Se puede acceder al código fuente. El ERP se puede

modificar y adaptar a las necesidades de la organización. No

existen códigos cerrados, todo el código esta abierto, y se

puede modificar y adaptar.

• Aunque es común encontrar errores en el software libre, estos

se pueden reparar, ya que se tiene acceso aI código fuente.

• Se pueden incluir correcciones realizadas por otros usuarios,

y sin costo alguno.

• Se puede adaptar para que pueda correr en varios sistemas

operativos, por supuesto si el lenguaje de programación lo

permite.

• Se puede adaptar para que utilice otra base de datos

diferente a la incluida en el software.

• Se puede obtener soporte de los desarrolladores o de otros

usuarios del software.

Desventajas (Muñiz, 2004; Tipos de ERP, 2012; Tipos de sistemas

ERP, s. f.)

• Es común encontrar errores en el software libre, ya que las

personas encargadas del proyecto no cuentan con los

recursos para mantener a un grupo de “testers”, de hecho lo

usual es que los usuarios del software reporten los errores, o

incluso los corrijan, y después mandan las correcciones a los

responsables del proyecto.

• Carecen de muchas funcionalidades. De hecho, muchos

proyectos Opensource se caracterizan por no ofrecer todas

las funcionalidades del software comercial. Con el tiempo los

proyectos se van completando, pero es un proceso de

innovación es mas lento en el software libre, que en el

software comercial.

SUAyED 27

• No están pensados para todos los países. Los

desarrolladores de una aplicación la planean para su país de

origen, y muchas veces el software no se adapta a las normas

de otro país, puede inclusive que solo se encuentre disponible

en un solo idioma, y aunque generalmente el software libre

utiliza el ingles como el estándar, esto no siempre sucede, se

puede encontrar software libre en idiomas poco comunes.

• Puede cambiar la licencia, por ejemplo a una cerrada,

motivado por la falta de beneficios. En este caso nos

podemos quedar con una aplicación obsoleta.

• El desarrollo se queda sin soporte, esto es algo aun peor,

debido a que los desarrolladores del software, decidieron ya

no invertir más recursos en el proyecto, e igualmente nos

quedamos con una aplicación obsoleta.

• Falta de capacitación. Resulta muy difícil, por la propia

complejidad de estos proyectos, entender la arquitectura de

los mismos si no se recibe una capacitación. Es complicado

implantar una de estas soluciones sin una formación

adecuada. Y esta formación no siempre es fácil de obtener,

de hecho en el caso del software libre, los desarrolladores

tienen que ser autodidactas.

• Mayor inversión de tiempo. Existe un ahorro en al pago de las

licencias, sin embargo en el software libre, se tiene que

invertir tiempo investigando y entendiendo como funcionan las

aplicaciones. Existen comunidades de usuarios que pueden

ayudar, pero esto no es una capacitación formal. Es común

que el usuario del software tiene que descubrir por si mismo,

todas funcionalidades, aciertos y errores del software.

• Falta de compatibilidad. Es importante determinar si el

software es compatible con otros sistemas operativos, u otras

aplicaciones, si se puede compartir su información. De lo

SUAyED 28

contrario estaremos utilizando un software que esta aislado

de otras aplicaciones.

• Falta de responsabilidad. El software Opensource se suele

entregar sin garantía de ningún tipo. Es un riesgo, por lo que

hay realizar pruebas exhaustivas e investigar si existen

implantaciones del mismo, y si fueron exitosas o no.

Ejemplos de ERP libres:

• Openbravo

Fuente: Openbravo ERP, 2014.

• Viena Advantage

SUAyED 29

Fuente: ERP CRM, 2014

SUAyED 30

• DoliBarr

Fuente: Dolibarr ERP-CRM, 2014.

SUAyED 31

• ADempiere

Fuente: ADempiere ERP Business Suite, 2014.

• WebErp

Fuente: webERP Accounting, 2014.

SUAyED 32

La ventaja clara es que el software no tiene un costo por el uso de

una licencia, sin embargo es necesario dedicarle una buena cantidad

de esfuerzo, ya que estos ERP libres no cuentan con todas las

funcionalidades que las empresas necesitan, sin embargo son una

opción muy viable, para empresas que no cuentan con los recursos

para pagar un ERP comercial, o que simplemente no desean estar

atados a un proveedor de software con licencia de pago.

SUAyED 33

1.2 Componentes, características, fortalezas y deb ilidades de

los ERP´S (Muñiz, 2004: 25-30)

Dependiendo del ERP, los componentes del mismo varían, no es lo

mismo un ERP, que se dedica a lo compra y venta de productos, a

un ERP que se utiliza para gestionar una empresa automotriz, pero

en general los más comunes son.

Clientes

Este modulo gestiona la información de los clientes, además de sus

transacciones como la facturación o remisiones.

Ventas

Este modulo está muy relacionado con el de clientes, puede que en

un ERP estén los módulos unidos, como su nombre lo indica, este

módulo gestiona el proceso de ventas, esta módulo puede incluir un

apartado de pedidos y ventas al contado.

Proveedores

Este modulo gestiona la información de los proveedores, además de

las facturas a pagar o pagadas, y el tipo de productos o servicios

que manejan.

Producción

No todos los ERP tienen este módulo, si el ERP esta orientado a

empresas comerciales no se utiliza, pero en las empresas

industriales es fundamental. Este modulo contiene información de

materias primas, productos y procesos, costos estándar, compras y

costos de producción.

SUAyED 34

Almacén

Gestión de artículos, de ubicaciones, recepción de materiales,

control de movimientos y preparación de pedidos, incluso se pueden

manejar varios almacenes.

Contabilidad

Como su nombre lo indica es información relativa a la información

financiera de la organización, gestionar información sobre cuentas

contables, balances y estados de resultados.

Gestión de recursos humanos

No todos los ERP cuentan con este módulo debido a su complejidad,

este modulo gestiona la información relativa a los empleados,

nóminas y seguros sociales, contratación, capacitación de personal,

gastos de viaje, planes de carrera y salud laboral.

Configuración

Todos los ERP utilizan un modulo de configuración, este no está

disponible para el usuario común, ya que sería peligroso, este

modulo está restringido para los administradores del ERP, que se

configura los perfiles del usuario, la tasa de impuestos, las cuentas

contables, el tipo de moneda y todo lo que tenga que ver con la

configuración del ERP.

Características de los ERP

Las características de los ERP son variadas. Una de las

características más importantes y de la que se hablo en la

introducción es su capacidad para ser modificados, para ser

adaptados a las necesidades de cada organización:

SUAyED 35

Adaptables

Los ERP están diseñados para adaptarse a los procesos de negocio

de cada empresa. Esto se logra debido a que cuentan en un primer

nivel de herramientas de configuración, por ejemplo un ERP se

puede configurar para que sea utilizado con diferentes tipos de

impuestos, diferentes tipos de monedas, diferentes tipos de

embalaje de productos, o diferentes tipos de datos de captura para

clientes y proveedores o diferentes tipos de reportes. En este punto

son parecidos a los paquetes administrativos, pero si se requiere de

una adecuación más profunda, los ERP cuentan con los códigos

fuentes de las aplicaciones ya establecidas, esto es, si un aplicación

no cuenta con la estructura adecuada, esta se puede modificar, o se

puede incluso crear una nueva aplicación. Supongamos que el ERP

cuenta con una aplicación que permite la captura de información de

clientes, pero la empres desea incluir mas datos, como el CURP, lo

único necesario es modificar dicha aplicación para que permita

incluir el CURP, y como además los ERP cuentan con una base de

datos, esta también se modificar para incluir dicho campo en la base

de datos. Los ERP se pueden adaptar a las necesidades de cada

organización.

Integrales

Una empresa mediana o grande, cuenta con varias areas, si no se

utiliza un ERP, es necesario que cada area cuente con un sistema

de información, ya sea informático o en papel, esto conlleva que la

información se puede duplicar, no es fácil de compartir y no es

estándar. Por ejemplo en un empresa comercial, el departamento de

recursos humanos guarda los curriculums de los empleados en

papel, el area de inventarios utiliza un sistema de inventarios

desarrollado en Visual Basic , y el área de ventas utiliza un sistema

de facturación que usa una base de datos Paradox. Al momento de

SUAyED 36

intentar compartir y concentrar la información de los tres sistemas,

puede ser una tarea muy complicada.

Si se utiliza un ERP, la información de los tres sistemas puede estar

integrada en una sola base datos, la cual puede generar reportes de

manera estándar, las tres áreas pueden consultar la información y

no es necesario realizar un proceso de filtración y concentración de

información.

Veamos otro ejemplo. El caso de la venta de un producto. En primer

lugar se realiza una orden de compra a un proveedor, la orden de

compra se envía al almacenista, el almacenista recibe el embarque y

recibe los productos, ahora que hay existencia en el inventario el

vendedor venden un producto, se genera una factura y es necesario

disminuir el inventario y actualizar las cuentas contables. Todos

estos movimientos se pueden realizar con Un ERP, y quedarán

registrados en una base datos. Si la empresa no usa un ERP,

necesitará tener varios sistemas que controlen los procesos

mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la

información se duplica, y existe la posibilidad de errores en los

datos.

Modulares

Los ERP utilizan módulos que realizan una actividad en especifico y

se encuentran interrelacionados por la información que comparten y

que se genera a partir de sus procesos. Los ERP permiten la

posibilidad de habilitar o deshabilitar los módulos, además los

módulos pueden configurarse de acuerdo a los requerimientos del

cliente. Ejemplo: ventas, compras, finanzas, inventarios,

contabilidad, etc.

SUAyED 37

Cabe destacar que el ERP debe configurarse para que los usuario

solo puedan ver una parte del sistema, en otras palabras los

usuarios de ventas, no necesariamente pueden ver la información de

contabilidad y viceversa. Los ERP cuentan con perfiles de cada

usuario, y cada usuario se le otorgan permisos para acceder a cada

modulo.

Ventajas de un ERP

Las ventajas de un ERP superan por mucho a las desventajas,

veamos primero las ventajas.

Ventajas:

• Base de datos centralizada.

• Datos estandarizados.

• Acceso a la información desde cualquier módulo, por

supuesto si el usuario goza de los privilegios para hacerlo.

• Los módulos del ERP interactúan entre sí consolidando todas

las operaciones.

• En un sistema ERP los datos se introducen sólo una vez y

pueden ser procesados por el módulo, donde se introdujeron

los datos, o incluso pueden ser explotados con otros fines.

Por ejemplo los datos de los clientes solo se capturan una

vez, pero estos datos pueden ser consultados para realizar un

reporte de clientes, estos reportes pueden ser ordenados en

base a la dirección del cliente, con el objetivo de enviarles

información de productos o servicios. La información del

cliente se capturo una vez, pero puede ser explotada de

diversas maneras.

• Un ERP puede tener menús modulares y configurables según

los roles de cada usuario.

• Información confiable y veraz.

SUAyED 38

• Acceso a la información integrada en tiempo real

• Control total de la información de la empresa y de la

información que genera.

• Datos accesibles desde cualquier lugar, existen ERP que

están orientados a la WEB y se pueden acceder incluso

desde una Tablet.

• Reducción de costos de gestión.

• Flexibilidad. Es posible hacer cambios en cualquier momento,

por ejemplo cambios en los impuestos o en las leyes

laborales.

• Agiliza las relaciones comerciales con socios de negocios.

• Minimiza tiempo de respuesta hacia clientes y proveedores.

• Permite a los tomadores de decisiones, tener información

para una reacción rápida al mercado.

• Mejora la gestión de la información.

• Optimiza los procesos de trabajo.

• Automatiza las operaciones de la empresa.

• Estandariza y simplifica los procesos de negocio.

• No se trabaja por duplicado, por lo que elimina costos por

posibles errores.

• Optimiza los recursos.

Las desventajas son menores, pero hay que tomarlas en cuenta.

Desventajas (Shtub, 2003: Muñiz, 2004)

• Se requiere de personal especializado para su

mantenimiento.

• Los costos de los ERP comerciales son muy elevados.

• Los ERP libres no cuentan con la funcionalidad necesaria

para las empresas.

• Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar

alguno de sus procesos para alinearlos con los del ERP.

SUAyED 39

1.3 Elementos de Hardware necesarios para un ERP

Un sistema de información de gestión está constituido por los

procedimientos, personas y medios técnicos que permiten capturar,

administrar y consultar la información, de forma que pueda contribuir

a la toma de decisiones o a la puesta en práctica de dichas

decisiones.

Los componentes de un sistema de información pueden ser

clasificados en tres grupos:

• Las herramientas tecnológicas: hardware, software, base de

datos, telecomunicaciones.

• Las personas

• Los procedimientos

Las tecnologías de información son el soporte para un ERP, este no

podría existir sin las mismas.

En este sentido, las tecnologías de información y

telecomunicaciones representan un ingrediente básico para la

solución aunque no la solución en sí misma. Los sistemas de

información precisan las siguientes herramientas tecnológicas:

Hardware

Consiste en el equipamiento físico para llevar a cabo la entrada,

proceso y salida de la información. Los dispositivos de entrada

incluyen teclados, lectores de discos, de memorias flash, etc. Los

dispositivos de proceso incluyen la unidad central de proceso,

memoria y almacenamiento. Existen múltiples dispositivos de salida

como impresoras y pantallas de computadora, aunque hoy en día

una pantalla puede ser también un dispositivo de entrada, como por

ejemplo una pantalla touch-screen. Sin ánimo de profundizar en este

tipo de recursos, podemos clasificar a los recursos de hardware en

tres grandes categorías:

SUAyED 40

• Computadoras: Estas pueden ser desde main-frames y

servidores hasta computadoras personales y tablets.

• Periféricos: los cuales incluyen toda una variada gama que

abarca desde los elementos más comunes de entrada,

visualización, almacenamiento y distribución de datos e

información como pueden ser los teclados, pantallas,

impresoras etc.

• Hardware de telecomunicaciones. Permiten a las

organizaciones enlazar sistemas informáticos constituyendo

redes. Las redes de área local interconectan equipos en un

entorno reducido, típicamente en una oficina o edificio. Las

redes de área amplia (WAN) pueden interconectar sistemas

alejados mediante redes de comunicación exteriores,

habitualmente públicas. Actualmente la red de Internet, es la

red más popular en todo el mundo, y todos los ERP

modernos, permiten su interconexión a la red de redes.

Software

Consiste en los programas computacionales. Estos programas

permiten a la computadora procesar la información. Podemos

clasificar el software en los tres siguientes grupos:

• Software de sistemas; se trata de un componente

estrechamente asociado al propio hardware, que permite a

éste operar y soportar software específico para las

aplicaciones, un ejemplo de esto son los sistemas operativos.

• Software de aplicación; que es el conjunto de programas que

permitirán realizar las funciones previstas para el sistema de

información, un software de ofimática, un paquete

administrativo o un ERP son un ejemplo de un software

aplicación.

SUAyED 41

• Otro software; como pueden ser las herramientas de

desarrollo, compiladores, software de comunicaciones, etc.

Bases de datos

Donde se encuentra almacenada la información de la empresa. La

base de datos de la organización puede recoger hechos e

información sobre clientes, empleados, ventas, compras, inventarios

etc.

El personal

Es el elemento más importante en la mayor parte de los sistemas de

información basados en la computadora. Podemos distinguir dos

tipos de personas en relación al sistema de información:

• Personal específico del área de sistemas: incluye aquellas

personas que gestionan, desarrollan programas, y mantienen

el sistema informático.

• Usuarios en general: directivos y usuarios en general que

interaccionan de algún modo con el sistema.

Lógicamente, los dos grupos descritos pueden presentar

coincidencia en algún caso.

Los procedimientos

Incluyen las estrategias, políticas, métodos y reglas que en general

se aplican en el uso y gestión del sistema de información. (Muñiz,

2004).

SUAyED 42

RESUMEN DE LA UNIDAD

La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para

determinadas empresas. Estas aplicaciones están enfocadas

sectores específicos de la industria o el comercio, son aplicaciones

que ya poseen la funcionalidad necesaria para determinados

procesos de negocio de un sector. Los ERP son un ejemplo de esta

tendencia, existen ERP especializados en empresas comerciales o

industriales, incluso para el sector salud.

Las tendencias comerciales obligan a las empresas a ser más

competitivas. Para ser competitiva es necesario que una compañía

tenga optimizado e integrado sus flujos internos de información y sus

relaciones comerciales con proveedores, y así conseguir objetivos

básicos como son la reducción de costos, agilización de procesos y

mejora de atención al cliente.

Las tecnologías de la información y telecomunicaciones han

permitido, en gran medida, la consecución de dichos objetivos. En

esta área, podemos reseñar la aportación de los ERP.

Las empresas requieren una continua optimización en su política de

costos, de mejora continua en sus procesos, ya sean de producción,

comercialización o administración; así como un incremento

constante de su productividad, y una mejora en la atención al cliente,

dándole respuestas confiables y oportunas.

La gestión la información generada a través de un ERP mejora

notablemente, ya no es necesario integrar y estandarizar la

información de varios sistemas, algunos de estos sistemas pueden

ser en papel, lo que dificulta aun más su integración. Un ERP ya

tiene la mayoría de la información en una sola base datos, lo único

SUAyED 43

que resta es explotar dicha información, esto agiliza la toma de

decisiones.

Las soluciones de ERP son muy variadas, si se cuenta con los

recursos necesarios, se puede optar por una solución comercial,

pero de no ser así, existen opciones con el software libre.

La información es poder, y las empresas que cuenten con

información oportuna y fiable serán las que podrán sobrevivir.

SUAyED 44

GLOSARIO

Término Descripción

ERP Siglas en ingles de Enterprise Resource Planning, o

planeador de recursos empresariales, aunque una

traducción más adecuada al español sería, sistema

de gestión integral.

CRM Siglas en inglés de Customer Relationship

Management, software para la gestión de las

relaciones con los clientes de una empresa.

Software

libre

Software por el que no hay que pagar un a licencia y

le da al usuario la libertad para ejecutar, copiar,

distribuir, estudiar, cambiar y mejorar el software.

SUAyED 45

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Actividad 1. Envío de archivo

Realiza un cuadro comparativo donde indiques las diferencias entre un

paquete administrativo y un ERP.





Realiza una lista de las ventajas y las desventajas de utilizar un ERP en

una organización.





Realiza una investigación sobre un CRM, e indica a manera de lista

cuáles son las funciones de dicho CRM.




SUAyED 46

SUAyED 47

CUESTIONARIO DE REFORZAMIENTO

1. Define ¿qué es un sistema de información?

2. Define ¿qué es una base de datos?

3. Define ¿qué es un servidor?

4. Define ¿qué es un ERP?

5. ¿Qué significan las siglas ERP?

6. Menciona tres características de un ERP

7. Define ¿qué es un CRM?

8. ¿Qué Significan las siglas CRM?

9. ¿Qué es el código fuente?

10. ¿De qué elementos de software está compuesto un ERP?

SUAyED 48

LO QUE APRENDÍ

Envío de archivo

El siguiente ejercicio tiene por objetivo que comprendas los pasos

necesarios, para realizar una compra a un proveedor, esto es un

procedimiento normal en cualquier ERP.

Realiza un diagrama de flujo donde indiques los pasos que deberá

seguir un sistema de información para la compra de un producto a un

proveedor y su alta en el almacén de inventarios.

La empresa que realiza la compra es un supermercado y la compra la

realiza directamente con el fabricante.

Se comprarán 100 computadoras a crédito a un plazo de 3 meses de

pago, el proveedor entregará una factura al final del pago total, que se

hará en tres exhibiciones, el proveedor entregara un comprobante por

cada pago.

Una vez recibido el embarque, las computadoras serán almacenadas en

la bodega 1, en la bodega 1 se almacenan los productos de electrónica,

existen 4 bodegas mas, una para productos perecederos, otra para ropa,

y una para farmacia y una más para varios.

El diagrama de flujo debe considerar los siguientes pasos:

1. Inicio.

2. Acceder al sistema de pedidos con el usuario autorizado.

3. Escoger un proveedor.

4. Crear un pedido de compra.

5. Escoger el producto a comprar

6. Escoger el plazo y tipo de pago al proveedor.

SUAyED 49

7. Escoger el tipo de moneda con que se pagara al proveedor.

8. Almacenar el pedido y esperar la llegada del embarque (La

notificación al proveedor del pedido, no lo hace el área de

sistemas y no entra dentro del diagrama de flujo).

9. Recibir el embarque.

10. Verificar que la cantidad y tipo de producto corresponde al pedido.

11. Recibir los productos.

12. Asignar los productos al almacén numero 1.

13. Fin.

Realiza tu actividad en un procesador de textos, guárdala en tu

computadora y una vez concluida, presiona el botón Examinar . Localiza

el archivo, ya seleccionado, presiona Subir este archivo para guardarlo

en la plataforma.

SUAyED 50

EXAMEN DE AUTOEVALUACIÓN

1. Es una diferencia entre un paquete administrativo y un ERP

a) Un paquete administrativo no puede ser modificado el

ERP si

b) Un paquete administrativo es más fácil de usar que un

ERP

c) Un paquete administrativo es mas costoso que un ERP

d) Un paquete administrativo no necesita de Internet y un

ERP si

2. En un ERP se puede tener acceso a

a) Los manuales técnicos

b) Los manuales de usuario

c) El código fuente

d) El código ejecutable

3. Uno de los elementos principales de un ERP es:

a) La base de datos

b) La interfaz del usuario

c) El acceso a Internet

d) La ayuda en línea

4. Una manera de clasificar al software ERP es como:

a) Comercial y libre

b) Costoso y económico

c) De PC o de Servidor

d) Con red o sin red

5. Es una libertad del software libre:

a) Libertad de compra

b) Libertad de venta

c) Libertad de distribución

d) Libertad de borrado

SUAyED 51

6. Es uno de los objetivos de un ERP:

a) Bloqueo de la información

b) Integración de la información

c) Acceso a internet

d) Protección de los datos

7. Es uno de los objetivos de un CRM:

a) Gestión de información de ventas

b) Gestión de información de clientes

c) Gestión de información de proveedores

d) Gestión de información financiera

8. Es un ejemplo de un ERP comercial:

a) Aspel

b) SAP

c) DB2

d) Oracle

9. Es un ejemplo de un ERP libre:

a) JDedwards

b) DoliBarr

c) Informix

d) MySQL

10. Es un ejemplo de un CRM:

a) PostgreSQL

b) Vtiger

c) LISP

d) OpenBravo

SUAyED 52

MESOGRAFÍA

BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA

Autor Capítulo Páginas

Shtub, A.

Introduction 1-16

Shtub, A.

Organizations and

organizational structures

18-30

García, I. Introducción. “CRM un

regreso al futuro”

19-25

Muñiz, L. Introducción. 21-23

Muñiz, L. Características y

componentes del sistema

ERP

25-30

Roca, M. Historia y desarrollo del

software libre y del

código abierto.

17-27

BIBLIOGRAFÍA BÁSICA (REFERENCIAS)

Shtub, A.. (2003). Enterprise Resource Planning. The Dynamics of

Operations Management. Kluwer Academic Publishers. USA.

García, I. (2001). CRM. Gestión de la relación con los clientes.

Madrid: FC Editorial.

Muñiz, L. (2004). ERP. Guía práctica para la selección e

implantación. Madrid: Gestión 2000.

Roca, M. (2007). Software libre. Empresa y administración en

España y Cataluña. Barcelona: UOC Ediciones.

SUAyED 53

BIBLIOGRAFÍA COMPLEMENTARIA (TEMARIO ANALITICO)

Amor, D. (2000). La revolución E-business. Claves para vivir en un

mundo interconectado. San Pablo, Brasil: Prentice-Hall.

Fellestein Craig, Wood Ron. (2000). E-commerce. Explorando

negocios y sociedades virtuales. San Pablo, Brasil: Prentice-Hall.

SITIO DESCRIPCIÓN

http://gestiweb.com/?q=content/211

-definici%C3%B3n-de-erp

Definición de un ERP


-componentes-de-un-erp

Componentes que integran a un

ERP


-tipos-de-erp

Clasificación de ERP de

acuerdo al tipo de licencia: libre

y comercial

http://www.yourerpsoftware.com/co

ntent/28-tipos-de-sistemas-erp

Tipo de ERP de acuerdo al tipo

de licencia: libre y comercial

http://www.webandmacros.com/crm

.htm

Características de un CRM

http://www.sugarcrm.com/products/

sales

Interfaz de un CRM libre de

nombre SugarCRM.

https://www.vtiger.com/open-

source/

Interfaz Vtiger

http://global.sap.com/mexico/solutio Tipos de ERP

SUAyED 54

ns/business-suite/erp/sistemas-

erp.epx

http://www.google.com.mx/imgres?

um=1&hl=es-

419&biw=1024&bih=570&tbm=isch

&tbnid=JrKf6Typthsy6M:&imgrefurl

=http://www.intech-

systems.com/graphical_representat

ion_ax.html&docid=Ah-

H8fW_kMjhmM&imgurl=http://www.

intech-

systems.com/images/role_center_l

g.jpg&w=1033&h=782&ei=UY1HUo

b1A6Oy2wWKvIH4Dg&zoom=1&ia

ct=rc&dur=231&page=1&tbnh=152

&tbnw=201&start=0&ndsp=15&ved

=1t:429,r:0,s:0,i:76&tx=125&ty=75

Intech Systems

http://sourceforge.net/projects/open

bravo/?source=directory#screensho

ts

Openbravo ERP

http://sourceforge.net/projects/erp-

crm-

advant/?source=directory#screensh

ot

ERP CRM

http://sourceforge.net/projects/dolib

arr/?source=directory#screenshots

Dolibarr ERP-CRM

SUAyED 55

http://sourceforge.net/projects/ade

mpiere/?source=directory#screensh

ots

ADempiere ERP Business Suite

http://sourceforge.net/projects/web-

erp/?source=directory#screenshots

webERP Accounting

http://www.siliconweek.es/noticias/j

d-edwards-enterpriseone-llega-

actualizado-16742

Imagen del ERP JDEdwards

http://desarrollo.intelisis.com/HTML.

aspx?Pagina=3325

Imagen del ERP Intelisis

UNIVERSIDAD

FACULTAD DE

SISTEMA UNIVERSIDAD

UNIDAD 2. CONCEPTOS DE BASES D

MULTIDIMENSIONALES

OBJETIVO PARTICULAR

El Objetivo de esta unidad es que conozcas las características más importantes de

las bases de datos relacionales y multidimensio

INTRODUCCIÓN

Uno de los elementos fundamentales de un ERP es su base de datos, porque no

se puede concebir a una ERP sin una base datos propios. Aunque existen

diversos modelos de bases de datos, el modelo que más se uti

de información para las organizaciones es el relacional, modelo que también se

utiliza en los ERP. Existen otros modelos, como el orientado a objetos, el

documental o el deductivo, sin embargo es el modelo relacional el que prevalece.

Por otro lado, los ERP también explotan las bases de datos multidimensionales,

que son una variación de las bases de datos relacionales que utilizan cubos

OLAP. La palabra OLAP significa

Analítico en Línea, y que el almacenamiento físico de los datos se realiza en un

vector multidimensional. Los cubos OLAP se pueden considerar como una

ampliación de las dos dimensiones de una tabla. Una dimensión es un campo, y

otra dimensión es un hecho o

segunda dimensión podría ser una región. La base de datos multidimensional

podría realizar una consulta de las ventas de un producto en una determinada

región, de una manera más veloz que una base de datos relacional. Esa es la

razón de su utilización.



NIVERSIDAD ABIERTA Y EDUCACIÓN A DISTANCIA

CONCEPTOS DE BASES DE DATOS RELACIONALES

MULTIDIMENSIONALES

OBJETIVO PARTICULAR


las bases de datos relacionales y multidimensionales, y su relación con los ERP.



diversos modelos de bases de datos, el modelo que más se utiliza en los siste






OLAP. La palabra OLAP significa OnLine Analytical Processing

ue el almacenamiento físico de los datos se realiza en un



otra dimensión es un hecho o fact. Una dimensión podría ser un producto, y la




SUAyED 56

ISTANCIA

E DATOS RELACIONALES Y


nales, y su relación con los ERP.



liza en los sistemas






OnLine Analytical Processing o procesamiento

ue el almacenamiento físico de los datos se realiza en un



dría ser un producto, y la




SUAyED 57

LO QUE SÉ

Envío de archivo

1. Define a una base de datos

2. Define a un manejador de bases de datos

3. ¿Qué es un modelo de bases de datos?

4. ¿Qué es SQL?

5. ¿Qué son las bases de datos multidimensionales?




Temario detallado

2. CONCEPTOS DE BASES DE DATOS RELACIONALES Y

MULTIDIMENSIONALES

2.1 Bases de datos relacionales.

2.2 Bases de datos multidimensionales.

SUAyED 58

2.1 Bases de datos relacionales

Una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo tema y

almacenados para su posterior uso. Gracias al desarrollo de la informática, las

bases de datos son utilizadas en muchísimos campos, entre ellos los ERP, que las

utilizan para almacenar, actualizar y gestionar la mayoría de los datos de una

organización. (Dubois, 2005: 162-182).

Es necesario hacer énfasis en el hecho de los datos tienen relación entre si, ya

que se puede poseer un conjunto de archivos de algún procesador de textos, o un

conjunto de hojas de cálculo, pero esto no es una base de datos, solo sería un

banco de datos, ya que la información no tiene relación entre sí. Las bases de

datos están compuestas por objetos que tienen relación entre sí. En el caso de las

bases de datos relacionales, los objetos son tablas que pueden relacionarse entre

sí.

Las bases de datos están integradas por varios elementos, veamos los más

importantes:

La base de datos , que contiene los datos.

El manejador de bases de datos es el software que gestiona dichos datos, dicho

software se conoce en ingles como DBMS (Data Base Management System).

Estos programás permiten almacenar, gestionar y consultar los datos. Ejemplos de

este tipo de software es MySQL, PostgreSQL, SQLServer, Oracle, DB2, etc. Cabe

destacar que muchos ERP, utilizan estos manejadores de bases de datos para

almacenar sus datos, de hecho la mayoría de los ERP son configurables para

utilizar alguno de los manejadores de bases de datos más populares.

El motor de almacenamiento de la base de datos es el servicio principal para

almacenar, procesar y proteger los datos. El Motor de base de datos proporciona

un acceso controlado a los datos. Dependiendo de las necesidades del sistema de

información se pueden utilizar uno u otro motor de bases de datos, por ejemplo

SUAyED 59

MySQL cuenta con el motor MyISAM, cuya principal característica es la velocidad

de acceso a los datos.

Como un ejemplo veamos las características de dos de los motores más utilizados

de MySQL:

Características del motor MyISAM:

• No transaccional.

• Muy rápido en lectura y escritura.

• Bajo requerimiento de espacio en disco y memoria.

• Es una buena elección cuando necesitamos velocidad, y tenemos pocas

modificaciones simultáneas de la tabla.

Características del motor InnoDB:

• Transaccional. Cuando múltiples transacciones modifican registros,

InnoDB mantiene aisladas las transacciones guardando para cada

una de ellas una versión distinta de un mismo registro.

• Restricciones en claves foráneas.

• Fácil recuperación de datos en caso de error.

• Posibilidad de deshacer transacciones a medias.

• Necesita más espacio en disco y memoria que MyISAM para guardar

los datos (unas tres veces más de espacio en disco, y utiliza más

memoria RAM para las memorias temporales si queremos conseguir

un rendimiento óptimo).

• Es una buena elección cuando necesitamos transacciones,

restricciones en claves foráneas, o tenemos muchas escrituras

simultáneas.

Cabe destacar que generalmente los ERP de motores del tipo de InnoDB, debido

a que se utilizan muchas transacciones.

SUAyED 60

El diccionarios de datos , el cual es un conjunto de metadatos que contiene las

características de los datos que se van a utilizar en el sistema que se programa,

incluyendo nombre, descripción, alias, contenido y organización.

El lenguaje de definición de datos o Data Definition Languaje (DDL) ayuda a

crear y mantener el diccionario de datos y crea los objetos que utiliza la base de

baso, como la base de datos misma, y las tablas que la componen.

El lenguaje de manipulación de datos o Data Definition Languaje (DML) ayuda

al usuario a añadir, cambiar y borrar información de la base de datos y la consulta

para extraer información.

El lenguaje de consulta de datos permite consultar a la base de datos, analizar

los datos y actualizarlos según los privilegios de cada usuario. También controla la

seguridad de la base de datos para prevenir accesos no autorizados que vean,

borren o cambien los datos. Mediante el uso de claves se permite el acceso a toda

la base de datos o a parte de ella. A modo de ejemplo, una base de datos de un

ERP puede contener todos los datos de los empleados, pero sólo un grupo de

usuarios puede estar autorizado a ver las nóminas, mientras que otros pueden

estar autorizados a ver sólo las historias laborales.

Modelos de bases de datos

Un modelo de datos es una descripción del repositorio donde se almacenan los

datos, así como los métodos para almacenar, gestionar y consultar la información

de dichos repositorios.

Existen varios modelos o formas de organizar la información en una base de

datos, aunque el modelo relacional es el modelo más popular, existen otros

modelos. Veamos los diferentes modelos de bases de datos:

SUAyED 61

Bases de datos jerárquicas

En este modelo los datos se organizan en forma de un árbol invertido, en donde

un nodo padre de información puede tener varios hijos. El nodo que no tiene

padres es llamado raíz, y a los nodos que no tienen hijos se los conoce como

hojas.

Las bases de datos jerárquicas son especialmente útiles en el caso de

aplicaciones que manejan un gran volumen de información.

Pero este modelo también tiene sus desventajas, ya que un nodo hijo no puede

tener más de un padre y para acceder a un nodo es necesario iniciar por el nodo

raíz.

Fuente: Modelos de bases de datos, 2012.

Actualmente no son muy populares, pues fueron reemplazadas por las bases de

datos relacionales, ya que las segundas son más fáciles de utilizar.

Base de datos en red

En este modelo las entidades también se representan como nodos y sus

relaciones son las líneas que los unen. En esta estructura cualquier componente

puede relacionarse con cualquier otro

varios padres.

Fuente: Modelo de red, 2012.

El argumento principal a favor del modelo de red, en comparación con el modelo

jerárquico, era que permitió un modelado más natural de relaciones entre

entidades. Tanto el modelo jerárquico como el modelo de red, fueron muy

populares para el manejo de grandes cantidades de datos. Hasta principios de los

años 1980 las ventajas de ambos modelos fueron útiles, pero el hardware se hizo

cada vez más rápido, y la flexibilidad del modelo relacional condujo al desuso del

modelo de red y el jerárquico

Bases de datos relacionales

Éste es un modelo muy utilizado en la actualidad para gestionar los datos. Tras

ser postulados sus fundamentos en 1970 por Edgar Frank Codd, de los

laboratorios IBM en San José California, no tardó en consolidarse como un nue

paradigma en los modelos de base de datos. Su idea fundamental es el uso de

"relaciones". Esto es pensando en cada relación como si fuese una tabla que está

compuesta por registros (las filas de una tabla), y los campos (que representarían

las columnas de una tabla).

puede relacionarse con cualquier otro: Se permite que un mismo nodo tenga

de red, 2012.




manejo de grandes cantidades de datos. Hasta principios de los



modelo de red y el jerárquico.

Bases de datos relacionales



laboratorios IBM en San José California, no tardó en consolidarse como un nue




de una tabla).

SUAyED 62

: Se permite que un mismo nodo tenga




manejo de grandes cantidades de datos. Hasta principios de los





laboratorios IBM en San José California, no tardó en consolidarse como un nuevo




SUAyED 63

En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen

relevancia (a diferencia de otros modelos como el jerárquico y el de red). Esto

agrega facilidad de uso para los administradores y usuarios de la base de datos.

La información puede ser recuperada o almacenada mediante consultas que

ofrecen una amplia flexibilidad y facilidad.

El lenguaje más habitual para construir las consultas a bases de datos

relacionales es SQL, Structured Query Language o Lenguaje Estructurado de

Consultas, un estándar implementado por los principales motores de bases de

datos relacionales.

Durante su diseño, una base de datos relacional pasa por un proceso al que se le

conoce como normalización de una base de datos.

Debido a que el objetivo de este capítulo es explicar el modelo relacional, este

será tratado de manera más amplia más adelante.

Fuente: Curso de Access2, 2003.

SUAyED 64

2.2 Bases de datos multidimensionales (Modelos de datos, 2014)

Básicamente no se diferencian demasiado de las bases de datos relacionales (una

tabla en una base de datos relacional podría serlo también en una base de datos

multidimensional), la diferencia está más bien a nivel conceptual; en las bases de

datos multidimensionales los campos o atributos de una tabla pueden ser de dos

tipos, o bien representan dimensiones de la tabla, o bien representan hechos que

se desean estudiar. Este tipo de bases de datos se utilizan para crear cubos

OLAP.

Fuente: Cubo OLAP, 2013.

Bases de datos orientadas a objetos (Base de datos orientada a objetos, 2014)

En la década de 1990, el paradigma de la orientación a objetos se aplicó a las

bases de datos creando un nuevo modelo llamado base de datos orientada a

objetos. Esto tuvo el fin representar los objetos de una base de datos con las

propiedades del paradigma orientado a objetos.

Se han propuesto distintos modos de almacenar objetos en una base de datos.

Algunos se han aproximado desde la perspectiva de la programación, haciendo

los objetos sean manipulados por un de lenguaje de consulta especializado en

bases de datos orientadas a objetos como OQL (Object Query Language).

SUAyED 65

Las bases de datos orientadas a objetos sufren falta de estandarización; aunque

han sido definidos estándares por el Object Database Management Group nunca

han sido implementados con generalidad suficiente como para permitir la

interoperabilidad entre productos. Sin embargo, las bases de datos orientadas a

objetos han sido empleadas eficazmente en distintas aplicaciones: generalmente

en nichos especializados como ingeniería o biología molecular, pero no de forma

general con soporte comercial. Sin embargo algunas de las ideas que ha aportado

han sido recogidas por los fabricantes de bases de datos relacionales y se han

aplicado en extensiones al lenguaje SQL, por ejemplo PostgreSQL, retoma

algunas ideas como la herencia en las tablas.

Este modelo, almacena es una base de datos los objetos completos (estado y

comportamiento).

En una base de datos orientada a objetos, la información se representa mediante

objetos como los presentes en la programación orientada a objetos. Cuando se

integra las características de una base de datos con las de un lenguaje de

programación orientado a objetos, el resultado es un sistema gestor de base de

datos orientada a objetos (ODBMS, object database management system). Un

ODBMS hace que los objetos de la base de datos aparezcan como objetos de un

lenguaje de programación en uno o más lenguajes de programación a los que dé

soporte.

Las bases de datos orientadas a objetos se diseñan para trabajar bien en

conjunción con lenguajes de programación orientados a objetos como Java y C++.

Los ODBMS usan exactamente el mismo modelo que estos lenguajes de

programación.

SUAyED 66

Fuente: Modelos emergentes de Base de datos, 2014.

Bases de datos documentales

Una base de datos documental está constituida por un conjunto de programas que

almacenan, recuperan y gestionan datos de documentos. Este tipo de bases de

datos constituyen una de las principales subcategorías dentro de las denominadas

bases de datos no SQL. A diferencia de las bases de datos relacionales, estas

bases de datos están diseñadas alrededor de una noción abstracta de

"Documento".

Una base de datos documental permite la indexación a texto completo, y en líneas

generales realizar búsquedas más potentes.

El concepto central de una base de datos orientada a documentos es el concepto

mismo de Documento. Mientras cada implementación de base de datos orientada

a documentos difiere en los detalles, en general todas ellas comparten el principio

SUAyED 67

de que los documentos codifican datos siguiendo algún formato estándar. Entre

las codificaciones usadas en la actualidad se encuentran XML y, así como

formatos binarios como PDF y documentos Microsoft Office (MS Word, Excel y

demás).

Bases de datos deductivas (Modelos de datos, 2014)

Un sistema de base de datos deductiva, permite hacer deducciones a través de

inferencias. Se basa principalmente en reglas y hechos que son almacenados en

la base de datos. Las bases de datos deductivas son también llamadas bases de

datos lógicas, a raíz de que se basa en lógica matemática. Este tipo de base de

datos surge debido a las limitaciones de la base de datos relacional de deducir

relaciones indirectas de los datos almacenados en la base de datos.

Una base de datos lógica utiliza un subconjunto del lenguaje Prolog llamado

Datalog el cual es declarativo y permite a la computadora hacer deducciones para

contestar a consultas basándose en los hechos y reglas almacenados.

Este tipo de bases de datos tiene las siguientes ventajas:

• Uso de reglas lógicas para expresar las consultas.

• Capacidad de obtener nueva información a través de la información

almacenada en la base de datos mediante inferencias.

Características del modelo relacional

Una base de datos relacional es un conjunto de una o más tablas estructuradas en

registros y campos, que se vinculan entre sí por un campo en común, este campo

en común se le denomina clave o llave, este campo debe ser único en cada tabla,

ejemplo de un campo llave, puede ser un RFC o un CURP.

En este modelo los datos son almacenados en relaciones. Esto tiene la ventaja de

que es más fácil de entender y de utilizar por el usuario de la base de datos. La

información puede ser recuperada o almacenada por medio de consultas que

ofrecen flexibilidad y facilidad para administrar los datos.

SUAyED 68

Este modelo considera la base de datos como un conjunto de tablas que tienen

relación entre si. De manera simple, una relación representa una tabla que no es

más que un conjunto de registros, cada registro es un conjunto de campos y cada

campo representa un valor que interpretado representa información.

Entre las ventajas de este modelo están:

1. Facilidad de creación y actualización de objetos de la base de datos.

2. Utilización de un lenguaje estándar DML y DDL.

3. Estandarización del modelo.

4. Gran cantidad de manejadores tanto libres como comerciales que utilizan

este modelo.

Normalización de una base de datos:

Las bases de datos relacionales pasan por un proceso al que se le conoce como

normalización, el objetivo de la normalización es optimizar la base de datos,

aunque no es posible optimizar una base de datos al 100%, la normalización

ayuda a optimizarla lo más posible.

Las bases de datos relacionales se normalizan para:

• Evitar la redundancia de los datos, en la medida de lo posible.

• Optimizar el consumo de recursos.

Para continuar con el tema de normalización es necesario realizar las siguientes

definiciones:

Una dependencia funcional es una conexión entre uno o más atributos. Por

ejemplo si se conoce el valor de clave esta tiene una relación con el Nombre .

Las dependencias funcionales del sistema se escriben utilizando una flecha, de la

siguiente manera:

FechaDeNacimiento Edad

De la normalización (lógica) a la implementación (física) puede se

éstas dependencias funcionales para lograr la eficiencia en las tablas.

Dependencia funcional transitiva.

Sean X, Y, Z tres atributos de la misma entidad. Si

X y Z de Y, pero X no depende funcionalmente de

depende transitivamente de

X Y Z entonces X


Edad Conducir


Entonces tenemos que

determina la posibilidad de

persona pueden conducir a través de

En otras palabras la posibilidad de conducir dependerá transitivamente de la fecha

de nacimiento

Edad

De la normalización (lógica) a la implementación (física) puede se


Dependencia funcional

Dependencia funcional transitiva.

tres atributos de la misma entidad. Si Y depende funcionalmente de

no depende funcionalmente de Y, se dice entonces que

depende transitivamente de X. Simbólicamente sería:

Z

Edad

Edad Conducir

Entonces tenemos que FechaDeNacimiento determina la Edad

determina la posibilidad de Conducir, indirectamente podemos saber si una

persona pueden conducir a través de FechaDeNacimiento.


Dependencia funcional transitiva

SUAyED 69

De la normalización (lógica) a la implementación (física) puede ser factible tener


depende funcionalmente de

, se dice entonces que Z

Edad y la Edad

, indirectamente podemos saber si una


SUAyED 70

Llave primaria

Una llave primaria es un campo que identifica de manera única a un registro. La

llave primaria es un identificador único para cada registro. Se acostumbra que la

llave primaria sea el primer campo de una tabla pero es más una conveniencia

que una obligación. Muchas veces la llave primaria es numérica y auto-

incrementada, es decir, generada mediante una secuencia numérica,

incrementada automáticamente cada vez que se inserta un registro, generalmente

se utiliza un tipo de dato serial. Aunque esto no es una obligación, si es muy

práctico.

En una tabla puede pueden existir varios campos que pueden ser clave primaria,

por ejemplo el RFC y el CURP de un cliente. En este caso se dice que son llaves

candidatas a ser llaves primarias.

Una llave foránea es aquella columna que existiendo como dependiente en una

tabla, es a su vez llave primaria en otra tabla.

Por ejemplo se tienen dos tablas, una de vendedores y otra de clientes, la tabla de

clientes tiene una llave primaria que es la clave del vendedor. La tabla de clientes

tiene también una llave primaria que es la clave del cliente, pero la tabla de

clientes también tiene la clave del vendedor, esto con el objetivo de saber que

vendedor atiende a que cliente.

clave_c Nombre_c vendedor

1863 Juan Pérez López 23

2341 Luisa Hernández

Ramírez

12

SUAyED 71

clave_v nombre_v categoría

23 Julian Martínez

González

Junior

12 Ana Gutierrez Osorio Senior

Ya con esto conceptos podemos definir las tres primeras reglas normales, existen

más reglas normales, pero estas son las que comúnmente se aplican en los

sistemas de información.

Primera forma normal

Una tabla está en Primera Forma Normal si:

• Todos los atributos son atómicos. Un atributo es atómico si los elementos

del dominio son indivisibles, mínimos.

• La tabla contiene una llave primaria.

• La clave primaria no contiene atributos nulos.

• Una tabla no puede tener múltiples valores en cada columna.

Esta forma normal elimina los valores repetidos dentro de una Base de Datos

Segunda forma normal

Dependencia Funcional. Una relación está en 2FN si está en 1FN y si los atributos

que no forman parte de ninguna clave dependen de forma completa de la llave

primaria. Es decir que todos los campos que no son llave principal deben

depender la llave primaria.

En otras palabras podríamos decir que la segunda forma normal está basada en el

concepto de dependencia completamente funcional.

Tercera forma normal

La tabla se encuentra en 3FN si es 2FN y si no existe ninguna dependencia

funcional transitiva entre los atributos que no son llave primaria.

SUAyED 72

La normalización tiene por objetivo ser eficiente el uso de una base de datos, y

aunque hay otras maneras de hacerla eficiente, como el uso de índices para

acelerar las búsquedas, estos pueden ralentizar la actualización de los datos.

Dependiendo del uso de la aplicación, se priorizará el acceso indexado o una

rápida actualización de la información. La optimización difiere sensiblemente en

cada motor de base de datos y depende de factores como el objetivo del sistema

de información, por ejemplo la normalización indica que no debe existir duplicidad

de registros, pero por necesidades de seguridad o rapidez es necesario duplicar

los registros. Por ejemplo la base de datos cuenta con una tabla de clientes y una

de vendedores. Para aumentar la rapidez en las consultas y poder obtener

reportes relacionados con las ventas, a la tabla de clientes se le agregara la clave

de su vendedor (Date, 2011: 356-363). Esto es redundante, pero necesario.

Diagrama Entidad-Relación

El diagrama entidad-relación es una herramienta para el modelado de datos que

permite representar las entidades de un sistema de información así como sus

relaciones.

El diagrama entidad-relación está basado en una percepción del mundo real que

consta de una colección de objetos básicos, llamados entidades, y de relaciones

entre esos objetos.

Entidad

Representa un objeto del mundo real con características únicas, es decir, se

diferencia de otro objeto, incluso siendo del mismo tipo.

Algunos Ejemplos:

• Una persona. (Se diferencia de cualquier otra persona, incluso siendo

gemelos).

• Un automóvil. (Aunque sean de la misma marca, el mismo modelo tendrán

atributos diferentes, por ejemplo, el número de motor o sus placas).

SUAyED 73

• Una casa (Aunque sea exactamente igual a otra, aún se diferenciará en su

dirección).

Una entidad puede ser un objeto con existencia física como: una persona, un

animal, una casa, etc. (entidad concreta ); o un objeto con existencia conceptual

como: un puesto de trabajo, una asignatura de clases, un nombre, etc. (entidad

abstracta ).

Una entidad está descrita y se representa por sus atributos. Por ejemplo, la

entidad Persona los atributos son: Nombre, Apellido, Género, Estatura, Peso,

Fecha de nacimiento.

Atributos

Los atributos son las características que definen o identifican a una entidad. Estas

pueden ser muchas, y el diseñador solo utiliza o implementa las que considere

más relevantes. Los atributos son las propiedades que describen a cada entidad

en un conjunto de entidades.

En un conjunto de entidades del mismo tipo, cada entidad tiene valores

específicos asignados para cada uno de sus atributos, de esta forma, es posible

su identificación unívoca.

Ejemplos:

A la colección de entidades “alumnos”, con el siguiente conjunto de atributos en

común, (número de cuenta, nombre, edad, semestre), pertenecen las entidades:

• (1, Sofía, 38 años, 2).

• (2, Josefa, 19 años, 5).

• (3, Carlos, 20 años, 2).

SUAyED 74

Cada una de las entidades pertenecientes a este conjunto se diferencia de las

demás por el valor de sus atributos. Nótese que dos o más entidades diferentes

pueden tener los mismos valores para algunos de sus atributos, pero nunca para

todos.

En particular, los atributos identificativos son aquellos que permiten diferenciar a

una instancia de la entidad de otra distinta. Por ejemplo, el atributo identificativo

que distingue a un alumno de otro es su número de cuenta.

Para cada atributo, existe un dominio del mismo, este hace referencia al tipo de

datos que será almacenado o a restricciones en los valores que el atributo puede

tomar (cadenas de caracteres, números, solo dos letras, solo números mayores

que cero, solo números enteros).

Cuando algún atributo correspondiente a una entidad no tiene un valor

determinado, recibe el valor nulo , bien sea porque no se conoce, porque no

existe o porque no se sabe nada al respecto del mismo. Cabe destacar que las

bases de datos deben poder tratar valores nulos.

Relación

Describe cierta dependencia entre entidades o permite la asociación de las

mismas.

Ejemplo:

Si tenemos dos entidades, "CLIENTE" y "FACTURAS", podemos entender la

relación entre ambas al tomar un caso de cada una de ellas. Entonces, podríamos

tener la ocurrencia "Factura 213", de la entidad "FACTURAS" y la ocurrencia

"Pedro López", de la entidad "CLIENTE", entre las que es posible relacionar que la

factura 213 le pertenece a Pedro López.

SUAyED 75

Una relación tiene sentido al expresar las entidades que relaciona. En el ejemplo

anterior, podemos decir que un cliente (entidad), posee (relación) una factura

(entidad).

Conjunto de relaciones.

Consiste en una colección, o conjunto, de relaciones de la misma naturaleza.

Ejemplo:

Dados los conjuntos de entidades "Factura" y "Cliente", todas las relaciones de

la forma factura-cliente, permiten obtener la información de los clientes y sus

facturas.

Cardinalidad

Dado un conjunto de relaciones en el que participan dos o más conjuntos de

entidades, la correspondencia de cardinalidad indica el número de entidades con

las que puede estar relacionada una entidad dada.

Dado un conjunto de relaciones binarias y los conjuntos de entidades A y B, la

correspondencia de cardinalidades puede ser:

• Uno a Uno: (1:1) Una entidad de A se relaciona únicamente con una

entidad en B y viceversa (ejemplo relación vehículo - matrícula: cada

vehículo tiene una única matrícula, y cada matrícula está asociada a un

único vehículo).

• Uno a varios: (1:N)Una entidad en A se relaciona con cero o muchas

entidades en B. Pero una entidad en B se relaciona con una única entidad

en A (ejemplo vendedor - ventas).

• Varios a Uno: (N:1)Una entidad en A se relaciona exclusivamente con una

entidad en B. Pero una entidad en B se puede relacionar con 0 o muchas

entidades en A (ejemplo empleado-centro de trabajo).

• Varios a Varios: (N:M). Una entidad en A se puede relacionar con 0 o

muchas entidades en B y viceversa (ejemplo asociaciones- ciudadanos,

SUAyED 76

donde muchos ciudadanos pueden pertenecer a una misma asociación, y

cada ciudadano puede pertenecer a muchas asociaciones distintas).

Los diagramas entidad relación son una representación gráfica de las relaciones

entre entidades de un sistema de información. Estos diagramas modelan los

objetos de una base de datos de manera gráfica.

Entidades

Las entidades son el fundamento del diagrama entidad relación. Podemos adoptar

como definición de entidad cualquier cosa o parte del mundo que es distinguible

del resto. Por ejemplo, en un sistema de facturación, las personas y las facturas se

podrían interpretar como entidades. Las entidades pueden representar entes

concretos, como una persona o un producto, o abstractas, como por ejemplo un

servicio. Se representan por medio de un rectángulo.

Atributos

Se representan mediante una elipse etiquetada mediante un nombre en su interior.

Cuando un atributo es identificativo de la entidad se suele subrayar dicha etiqueta.

Por motivos de legibilidad, los atributos suelen no aparecer representados en el

diagrama entidad-relación, sino descritos textualmente en otros documentos

adjuntos.

Relaciones

Se representan mediante un rombo etiquetado en su interior con un verbo. Este

rombo se debe unir mediante líneas con las entidades (rectángulos) que relaciona,

para así saber cuál es la relación que lleva cada uno.

SUAyED 77

Fuente: Date, 2001: 424-425.

Lenguaje estructurado de consultas SQL (Dubois, 2005: 64-113)

El lenguaje SQL en inglés (Structured Query Language) es un lenguaje de

consulta que permite revisar, actualizar y mantener una base de datos relacional.

Dicho lenguaje permite realizar consultas de una manera sencilla.

Los orígenes del SQL están ligados a los de las bases de datos relacionales. En

1970 Edgar F. Cood propone el modelo relacional y asociado a este un lenguaje

de acceso a los datos. Basándose en estas ideas, los laboratorios de IBM definen

el lenguaje SEQUEL (Structured English Query Language) que más tarde sería

implementado por el DBMS experimental System R, desarrollado en 1977 también

por IBM. Sin embargo, fue la empresa Oracle quien lo introdujo por primera vez en

1979 en un programa comercial.

El SEQUEL terminaría siendo el predecesor de SQL, siendo este una versión

evolucionada del primero. El SQL pasa a ser el lenguaje por excelencia de los

diversos manejadores de bases de datos relacionales y es por fin estandarizado

en 1986 por ANSI, dando lugar a la primera versión estándar de este lenguaje, el

"SQL-86" o "SQL1". Al año siguiente este estándar es también adoptado por la

ISO.

SUAyED 78

En la actualidad el SQL es el estándar de facto en la mayoría de los manejadores

de bases de datos relacionales, tanto libres como comerciales. Como un dato

adicional la versión 2006 de SQL Define las maneras en las cuales el SQL se

puede utilizar conjuntamente con XML. Define maneras de importar y guardar

datos XML en una base de datos SQL, manipulándolos dentro de la base de datos

y publicando el XML y los datos SQL en forma XML. Además, proporciona

facilidades que permiten a las aplicaciones integrar dentro de su código SQL el

uso de XQuery, lenguaje de consulta XML publicado por el W3C (World Wide Web

Consortium) para acceso a datos y documentos XML.

El SQL es un lenguaje de acceso a bases de datos que explota la flexibilidad y

potencia de los sistemás relacionales y permite así gran variedad de operaciones,

es cual tiene las siguientes características.

• Lenguaje de definición de datos: El DDL de SQL proporciona comandos

para la definición de esquemás de relación, borrado de relaciones y

modificaciones de los esquemás de relación. Por ejemplo el comando

CREATE se utiliza para crear una base de datos o un tabla.

• Lenguaje interactivo de manipulación de datos: El DML de SQL incluye

sentencias de consulta como SELECT, el cual es utilizado para recuperar

datos de una tabla.

• Control de transacciones: SQL tiene comandos para especificar el

comienzo y el final de una transacción.

• SQL incorporado y dinámico: Esto quiere decir que se pueden incorporar

instrucciones de SQL en lenguajes de programación como: C++, C, Java,

PHP, etc.

Lenguaje de definición de datos (DDL)

El lenguaje de definición de datos (en inglés Data Definition Language, o DDL), es

el que se encarga de la creación y mantenimiento de los objetos de la base de

datos. Incluye órdenes para modificar, borrar o definir las tablas en las que se

almacenan los datos de la base de datos. Existen cuatro operaciones básicas:

SUAyED 79

CREATE (Crear), ALTER (Modificar), DROP (Eliminar) y TRUNCATE (Eliminar el

contenido). Veamos algunos ejemplos de estos comandos.

CREATE

Este comando crea objetos, por ejemplo una tabla. En este ejemplo se crea la

tabla de clientes:

CREATE TABLE Clientes

(Nombre varchar(50),

Direccion varchar(50),

Colonia varchar(50),

Municipio varchar(25),

Telefono varchar(10),

Fecha_Nacimiento datetime);

ALTER

Este comando permite modificar la estructura de un objeto. Se pueden agregar o

quitar campos a una tabla, modificar el tipo de datos de un campo, agregar o

quitar índices a una tabla etc.

Veamos un ejemplo donde se agrega el campo RFC a la tabla de clientes, el tipo

de datos del campo es VARCHAR.

ALTER TABLE 'CLIENTES' ADD RFC VARCHAR;

DROP

Este comando elimina un objeto de la base de datos. Puede ser una tabla, vista, o

índice o cualquier otro objeto que el motor de la base de datos soporte.

DROP TABLE 'CLIENTES'.

SUAyED 80

TRUNCATE

Este comando elimina el contenido de una tabla. La ventaja sobre el comando

DROP, es que si se quiere borrar todo el contenido de la tabla, es mucho más

rápido, especialmente si la tabla es muy grande. La desventaja es que

TRUNCATE sólo sirve cuando se quiere eliminar absolutamente todos los

registros, ya que no se permite la cláusula WHERE. Si bien, en un principio, esta

sentencia parecería ser DML (Lenguaje de Manipulación de Datos), es en realidad

una DDL, ya que internamente, el comando TRUNCATE borra la tabla y la vuelve

a crear y no ejecuta ninguna transacción.

TRUNCATE TABLE 'VENDEDORES';

Lenguaje de manipulación de datos DML (Data Manipul ation Language)

Un lenguaje de manipulación de datos (Data Manipulation Language, o DML en

inglés) es un lenguaje proporcionado por el DBMS que permite a los usuarios

llevar a cabo las tareas de consulta de los datos.

El lenguaje de manipulación de datos más popular hoy día es SQL, usado para

recuperar y manipular datos en una base de datos relacional. Veamos algunos de

los comandos más comunes.

INSERT

Una sentencia INSERT de SQL agrega uno o más registros a una tabla en la base

de datos.

Las cantidades de columnas y valores deben ser iguales. Si una columna no se

especifica, le será asignado el valor por omisión. Los valores especificados (o

implícitos) por la sentencia INSERT deberán satisfacer todas las restricciones

aplicables. Si ocurre un error de sintaxis o si alguna de las restricciones es violada,

no se agrega la fila y se devuelve un error.

SUAyED 81

INSERT INTO Clientes (Nombre, Telefono)

VALUES ('Juan Gomez', 4886850230);

Cuando se especifican todos los valores de una tabla, se puede utilizar la

sentencia acortada:

INSERT INTO nombreTabla VALUES ('valor1', ['valor2,...'])

Ejemplo (asumiendo que 'nombre' y 'número' son las únicas columnas de la tabla

'clientes'):

INSERT INTO Clientes

VALUES ('Pedro Mendez', 0804739681);

SELECT

Una vez que existen datos en la tabla es posible consultarla a través del comando

SELECT, el ejemplo más sencillo es seleccionar todos los campos de la tabla

Clientes. el asterisco significa que se consultan todos los campos.

SELECT *

FROM Clientes;

Pero si solo se desea que aparezca el nombre del cliente y su teléfono entonces

se debe realizar la siguiente consulta:

SELECT Nombre, Telefono

FROM Clientes;

Pero generalmente no se desea consultar toda la tabla, si la tabla de clientes tiene

miles o quizá millones de registros, eso no sería optimo. En tal caso se utiliza la

sentencia WHERE que filtra la información de acuerdo a una condición.

SELECT Nombre, Telefono*

FROM Clientes

WHERE name IN ('Juan Perez')

SUAyED 82

UPDATE

Una sentencia UPDATE de SQL es utilizada para modificar los valores de un

conjunto de registros existentes en una tabla, por ejemplo veamos un ejemplo

donde se corrige el nombre de un cliente.

UPDATE Clientes SET Nombre = 'Francisco Mendez' WHERE field2 = 'Francis

Mendez';

DELETE

Una sentencia DELETE de SQL borra uno o más registros existentes en una tabla,

veamos un ejemplo donde queremos eliminar los datos de un cliente.

DELETE FROM Clientes WHERE nombre = 'Pedro Flores';

2.2 Bases de datos multidimensionales

Las bases de datos multidimensionales (Bases de datos multidimensionales:

OLAP vs OLTP, 2013) son una variación del modelo relacional que utiliza cubos

OLAP para organizar los datos y expresar las relaciones entre ellos. Las

principales ventajas de este tipo de bases de datos son la versatilidad para cruzar

información y la alta velocidad de respuesta. Esto las convierte en herramientas

básicas para soluciones de Business intelligence o de Big Data, donde el análisis

de los datos resulta crucial.

En general, estamos acostumbrados a trabajar con bases de datos orientadas a

transacciones (conocidas como bases de datos OLTP). A continuación veremos

las principales diferencias con las bases de datos multidimensionales (conocidas

como bases de datos OLAP ).

Es necesario identificar las diferencias entre cada base de datos, veamos:

SUAyED 83

OLTP – On-Line Transactional Processing

Los sistemas OLTP son bases de datos relacionales orientadas a transacciones.

Una transacción es una secuencia de operaciones llevada a cabo por una base de

datos de manera atómica.

La atomicidad asegura que la operación se ha realizado correcta y

completamente, de forma que no pueda quedar a medias en caso de que surja

cualquier error.

Las operaciones en un sistema OLTP pueden ser de cuatro tipos diferentes:

SELECT, INSERT, DELETE y UPDATE. Al tratarse de un proceso atómico, cada

transacción solo tiene dos posibles finales: commit (si se han llevado a cabo

correctamente todas las operaciones) o rollback (cuando una operación de la

secuencia ha fallado, en cuyo caso hay que deshacer los cambios producidos por

el resto de las operaciones de la transacción y alertar del error). Las transacciones

son básicas para un programa de gestión. Su necesidad se ve muy clara en un

software ERP.

Un sistema de tipo OLTP administra aplicaciones transaccionales, generalmente

para la introducción, recuperación y procesamiento de transacciones. Tareas que

un ERP realiza de manera cotidiana.

El software de tipo OLTP se basa en la arquitectura cliente servidor, un esquema

que es utilizado por todos los ERP.

Propiedades de las bases de datos OLTP

Los sistemas OLTP son la versión tradicional de una base de datos: se diseñan

utilizando un modelo entidad-relación, se implementan en los motores típicos de

base de datos (Oracle, SQLServer, MySQL… etc.) y dan soporte a la mayor parte

del software del mercado, incluyendo un ERP:

SUAyED 84

• Optimizadas para lecturas y escrituras concurrentes: gracias a las

propiedades ACID, el acceso a los datos está adaptado para tareas

frecuentes de lectura y escritura.

• Organizadas según la capa de aplicación: las tablas y los datos se

estructuran según el software que los maneja: programa de gestión a

medida, ERP, CRM etc.

• Consultas realizadas en SQL.

OLAP: On Line Analytical Processing

El término OLAP, que proviene de Online Analitical Processing (Procesamiento

Analítico en Línea), define a una tecnología que se basa en el análisis

multidimensional de los datos y que le permite al usuario tener una visión más

rápida e interactiva de los mismos.

Este análisis, también conocido como análisis del hipercubo, organiza la

información según los parámetros que se consulten, de manera tal que a partir de

estructuras multidimensionales que contienen los datos resumidos de Sistemas

Transaccionales, conocidos como OLTP (Online Transactional Processing) o de

grandes bases, se obtendrá la información requerida.

Es muy utilizado en el área de marketing, ventas, informes, etc., especialmente

porque las respuestas a consultas se obtienen muy rápidamente y además porque

puede obtener los datos tanto de una fuente externa como de una base interna.

Los sistemas OLAP son bases de datos orientadas al procesamiento analítico.

Este análisis suele implicar, generalmente, la lectura de grandes cantidades de

datos para llegar a extraer algún tipo de información útil: tendencias de ventas,

patrones de comportamiento de los consumidores, elaboración de informes

complejos, etc.

SUAyED 85

Un cubo OLAP no es más que un vector de varias dimensiones. Desde un punto

de vista relacional, puede verse como una tabla de hechos (fact table) que tiene

dos tipos de columnas:

• Indicadores: también denominados métricas, son los valores numéricos con

los que se opera. Por ejemplo: nº de clientes, nº de proveedores, importe de

las ventas, nº de ventas, importe de las compras, nº de compras… etc.

• Dimensiones: son las características por las que se pueden filtrar y cruzar

los indicadores. Por ejemplo: tiempo (fijando un determinado día, mes o

año), geografía (fijando un determinado país, región o ciudad), proveedor,

cliente, modo de pago, etc.

Las columnas correspondientes a las dimensiones tienen llaves foráneas a tablas

de dimensión, que generalmente son tablas de maestros con clave-valor

(esquema en estrella) o tablas organizadas en jerarquías (esquema de copo de

nieve) como: ciudad – provincia – país.

En general suele resultar necesario dimensionar la volumetría de los cubos para

conseguir que generen los informes deseados, y monitorizar su tamaño para

garantizar que los resultados se obtienen en el tiempo esperado. En este sentido

suele resultar fundamental tener en cuenta dos características básicas: la

cardinalidad del cubo , posibles combinaciones de todos los valores de todas las

dimensiones, y la granularidad del cubo , nivel de detalle máximo de los datos, o

lo que es lo mismo, nivel de agregación mínimo de la información.

Propiedades de las bases de datos OLAP

• Optimizadas para operaciones de lectura: dado que la acción más común

es la consulta, estas bases de datos disponen de valores agregados y

resultados pres calculados que les permiten responder en tiempo récord.

Evitar las restricciones ACID les da agilidad.

• Organizadas según las necesidades analíticas: los datos están

estructurados según las áreas de negocio, y los formatos de los datos están

SUAyED 86

integrados de manera uniforme en toda la organización. Se busca evitar

islas de datos.

• Asíncronas: no siempre se actualizan en tiempo real, sino que se suelen

alimentar con información procedente de las bases de datos relacionales

mediante un proceso de extracción, transformación y carga en ingles

Extraccion, Transformation, Load (ETL).

• Gestión de datos históricos a largo plazo: una de las exigencias analíticas

consiste en realizar estudios de evolución a lo largo del tiempo, esto

requiere que estas bases de datos mantengan un histórico a largo plazo,

normalmente no inferior a cinco años.

Tipos de persistencia OLAP

En los orígenes de la tecnología OLAP la mayor parte de las compañías asumió

que la única solución para una aplicación OLAP era un modelo de

almacenamiento no relacional. Sin embargo, otras compañías no tardaron en

descubrir que a través del uso de estructuras de base de datos (esquemas de

estrella y de copo de nieve), índices y el almacenamiento de agregados, se

podrían utilizar sistemas de administración de bases de datos relacionales para el

OLAP.

SUAyED 87


Una base de datos, se refiere a una colección de datos que tienen relación entre

si, existen varios modelos de bases de datos, pero el más popular es el modelo

relacional, la mayoría de los sistemas de información utilizan bases de datos para

almacenar su información, y los sistemas ERP no son la excepción.

OLAP es el acrónimo en inglés de procesamiento analítico en línea. Es una

solución utilizada en el campo de la llamada Inteligencia empresarial (o Business

Intelligence) cuyo objetivo es agilizar la consulta de grandes cantidades de datos.

Para ello utiliza estructuras multidimensionales (o Cubos OLAP) que contienen

datos resumidos de grandes Bases de datos o Sistemás Transaccionales (OLTP).

Se usa en informes de negocios de ventas, marketing, informes de dirección,

minería de datos y áreas similares. La principal característica que potencia a

OLAP, es que es lo más rápido a la hora de ejecutar sentencias SQL de tipo

SELECT, en contraposición con OLTP que es la mejor opción para operaciones de

tipo INSERT, UPDATE Y DELETE. Cabe destacar que existen ERP como SAP

que ofrecen este tipo de soluciones.

SUAyED 88

GLOSARIO

OLAP: OnLine Analytical Processing o procesamiento Analítico en Línea

OLTP: Sistemás de información orientado a transacciones.

DDL: Data Definition Language o lenguaje de definición de datos, utilizado para

crear los objetos de la base de datos.

DML: Data Manipulation Language o lenguaje de manipulación de datos, utilizado

para actualizar, eliminar o insertar datos en las tablas de la base de datos.

SUAyED 89



Utilizando un diagrama entidad relación, diagrama el proceso de la venta de

un producto.


editor de texto en el cual puedes redactar tu información; una vez que hayas

concluido, salva tu actividad pulsando el botón Guardar cambios.


Utilizando el lenguaje SQL, agrega un cliente a una tabla de nombre clientes.




SUAyED 90


1. Que es SQL

2. Que es un diagrama entidad-relación

3. Define a una base de datos relacional

4. Que es una llave primaria

5. Que es un a base de datos multidimensional

6. Que es la normalización

7. Qué es una llave candidata

8. Que es un cubo OLAP

9. Menciona un manejador de bases de datos relacional

10. Que es un motor de bases de datos

SUAyED 91

LO QUE APRENDÍ

Envío de archivo

Define cuál es la ventaja de utilizar el modelo relacional para un sistema de

información empresarial.




Envío de archivo

En que puede ayudar las bases de datos multidimensionales a la toma de

decisiones en una organización.




SUAyED 92


11. Es un ejemplo de un comando DML

e) INSERT

f) IF

g) THEN

h) WHERE

12. Es un ejemplo de un comando DDL

e) DROP

f) UPDATE

g) CASE

h) WHILE

13. MyISAM es un:

e) Lenguaje de consulta

f) Motor de bases de datos

g) Base de datos relacional

h) Lenguaje de programación

14. Es un conjunto de metadatos que contiene las características de los datos

que se van a utilizar en el sistema:

e) Base de datos

f) Diccionario de datos

g) Lenguaje de consulta

h) ERP

15. Las bases de datos ____________ tienen la forma de un árbol invertido.

e) Documentales

f) Orientadas a objetos

g) Jerárquicas

h) Objeto-Relacionales

16. Que los valores sean atómicos, este descrito en

e) La primera forma normal

f) La segunda forma normal

SUAyED 93

g) La tercera forma normal

h) La cuarta forma normal

17. El __________ en una sentencia SELECT permite seleccionar todos los

campos de una tabla.

e) Punto y coma (;)

f) Astersico (*)

g) Dos puntos (:)

h) Guin (-)

18. Las bases de datos orientadas a transacciones tiene las siglas:

e) OLTP

f) MOLAP

g) ROLAP

h) OLAP

19. La atomicidad es una propiedad de:

e) CRM

f) ACID

g) ERP

h) DB2

20. OLAP está orientado al:

a) Modelo entidad-relación

b) Procesamiento analítico

c) Procesamiento por lotes

d) Modelo orientado a objetos

SUAyED 94

MESOGRAFÍA



Date C. J. Normalización Adicional

1FN, 2FN, 3FN, FNBC

356-363

Date C. J. El modelo entidad relación 424-425

Dubois Paul Características de los

motores de

almacenamiento

162-182

Dubois Paul Ejecutar sentencias SQL 64-113


Date, J. (2001). Introducción a los sistemás de bases de datos. México: Pearson

Prentice-Hall.

Dubois P. (2005). Programación MySQL. Madrid: Anaya Multimedia.

SUAyED 95

SITIOS DE INTERNET

http://blog.classora.com/2013/06/25/bases-de-

datos-multidimensionales-olap-vs-oltp/

Bases de datos multidimensionales:

OLAP vs OLTP

http://es.wikipedia.org/wiki/Cubo_OLAP Cubo OLAP

http://es.wikipedia.org/wiki/Modelo_relacional Modelo relacional

http://es.wikipedia.org/wiki/Bases_de_datos Modelos de datos

http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos_ori

entada_a_objetos

Base de datos orientada a objetos

http://es.wikipedia.org/wiki/Normalizaci%C3%

B3n_de_bases_de_datos

Normalización de bases de datos.

http://es.wikipedia.org/wiki/Modelo_entidad-

relaci%C3%B3n

Modelo entidad-relación

http://www.desarrolloweb.com/articulos/model

os-base-datos.html

Modelos de bases de datos

http://es.wikipedia.org/wiki/Modelo_de_red

Modelo de red

http://www.aulafacil.com/Access2/CursoAcces

s/Lecc-1-Acc.htm

Curso de Access2

http://enrique-baez-

carro.wikispaces.com/A)+Unidad+1+Modelos+

Emergentes+de+Base+de+Datos

Modelos emergentes de bases de

datos

UNIVERSIDAD

FACULTAD DE

SISTEMA UNIVERSIDAD

UNIDAD 3. SEMBLANZA DE LOS SIS

OBJETIVO PARTICULAR

Al finalizar esta unidad, el alumno conocerá la historia de los ERP,

como identificar los beneficios de su implantación, se verá un

ejemplo de las ventajas de su implantación, y se conocerá el

esquema de seguridad de un ERP.

INTRODUCCIÓN.

Los ERP como son actualmente, son una evolución de sistemas mas

antiguos orientados al suministro de materias primas, estos sistemas

fueron desarrollados durante la segunda guerra mundial en EU, se

utilizaban para gestionar la producción de material bélico, pues

optimizaban los inventarios y garantizaban el abastecimiento de la

materia prima. Esto sistemas fueron conocidos como MRP en ingles

Material Requirement Planning, una vez terminada la guerra, los

empresario estadounidenses se dieron cuenta de la ventaja de

utilizar sistemas de este tipo en las fabricas, por lo que implantaron

en las mismas, estos sistemas fueron reemplazados por los ERP

actuales. Así como los MRP fueron un hito en su momento, los ERP

lo son en las empresas, y aunque su implantación es costosa en

recursos para la empresa, los beneficios justifican los recursos

invertidos, si se realiza una evaluación para identificar las ventajas y

desventajas de un ERP, lo mas probable es que las ventajas sean




SEMBLANZA DE LOS SIS TEMAS INTEGRALES

OBJETIVO PARTICULAR


identificar los beneficios de su implantación, se verá un


esquema de seguridad de un ERP.


uministro de materias primas, estos sistemas




Esto sistemas fueron conocidos como MRP en ingles




smas, estos sistemas fueron reemplazados por los ERP

. Así como los MRP fueron un hito en su momento, los ERP



, si se realiza una evaluación para identificar las ventajas y


SUAyED 96

ISTANCIA


identificar los beneficios de su implantación, se verá un



uministro de materias primas, estos sistemas




Esto sistemas fueron conocidos como MRP en ingles




smas, estos sistemas fueron reemplazados por los ERP

. Así como los MRP fueron un hito en su momento, los ERP



, si se realiza una evaluación para identificar las ventajas y


SUAyED 97

mayores que las desventajas. La razón para invertir tanto esfuerzo

en la implantación de un ERP, es lograr mejorar actividades clave

para la organización, como dar una mejor atención al cliente,

controlar los inventarios, integrar la información o aumentar la

productividad de los empleados. Son varias las mejoras en las

actividades de la empresas al implantar un ERP. Una de esas

mejoras y no menos importante que las mencionadas, es que un

ERP cuenta con las herramientas necesarias para proteger la

integridad y confidencialidad de la información. De entrada al

encontrarse la información en una sola base de datos, es más fácil

protegerla, pero adicional a esto los ERP cuentan con protección

orientada al usuario utilizando contraseñas y seguridad orientada a

los privilegios utilizando perfiles. Un ERP permite la creación de

distintos perfiles para limitar el acceso a la información sensible.

SUAyED 98

LO QUE SÉ

Como evaluarías el impacto de la implantación de un sistema de

información, en una organización.

Temario detallado

3. SEMBLANZA DE LOS SISTEMAS INTEGRALES.

3.1. Perspectiva histórica de evolución de los ERP´S.

3.2. Evaluación del impacto de los ERP´S en las organizaciones.

3.3. Escenarios para la operación de los ERP´S en las organizaciones.

3.4. Niveles de seguridad en un ERP.

SUAyED 99

Desarrollo de la Unidad

3.1. Perspectiva histórica de evolución de los ERP´ S (Toomey, 1999: 1-12).

Actualmente existen muchos tipos de ERP, dependiendo del tipo de

organizaciones al que están dirigidos, existen ERP pensados para empresas

comerciales, que se dedican a la venta de productos y servicios, existen ERP

pensados para instituciones de salud, también existen ERP pensados para

empresas de manufactura. Estos últimos fueron los primeros tipos de ERP, debido

a que los ERP fueron la evolución de otros sistemas pensados en la manufactura.

El primero de estos sistemas fueron los MRP, que significa Material Requirement

Planning . Este tipo de sistemas gestionaban los materiales para abastecer la

manufactura de un producto.

Los sistemas MRP tienen su origen en la segunda guerra mundial. Durante el

conflicto el gobierno estadounidense empleo programas de cómputo para controlar

la logística de sus unidades en acciones bélicas.

Después que terminó la guerra, a finales de los años cincuenta, este tipo de

sistemas se utilizaron en las fábricas, para el abastecimiento de materias primas.

Aunque las computadoras de esa época pertenecían a la primera generación (las

computadoras de la primera generación utilizaban bulbos, tarjetas perforadas y

almacenaban la información en tambores magnéticos), ya contaban con capacidad

de almacenamiento y recuperación de datos, lo que permitía gestionar los

inventarios de materiales.

En la época de los sesentas las computadoras ya pertenecían a la segunda

generación, (están computadoras eran mucho mas pequeñas, ya que no utilizaban

bulbos, sino transistores, y también eran mas veloces y consumían menos

energía) los sistemas MRP ayudaron a las empresas a reducir los niveles de

inventario de los materiales que utilizaban en su proceso productivo, esto debido a

que al planear sus requerimientos de insumos basándose en lo que se

SUAyED 100

demandaba, los costos se reducían, ya que se compraba sólo lo necesario y

cuando era necesario.

La ventaja de estos sistemas fue mantener un nivel de inventarios, suficiente para

no detener la producción, pero sin tener inventarios excesivos. Estos sistemas

incluían módulos para gestionar el inventario, gestionar las actividades de

transformación de materia prima.

Un MRP es utilizado para solucionar el problema de controlar y coordinar los

materiales para que se estén disponibles cuando se precisan, y sin necesidad de

tener un inventario excesivo.

Antes de la llegada de los MRP la forma de garantizar que existiera un stock

suficiente era manejar un inventario excesivo, además de que manejar el proceso

de producción de manera manual, podría llegar a ser muy complejo.

El siguiente paso en la evolución de este tipo de sistemas fueron los sistemas

Manufacturing Resource Planning o también conocidos como MRP II.

Este tipo de sistemas hicieron su aparición en los ochentas. En esa época las

computadoras estaban en la tercera generación (La tercera generación de las

computadoras utiliza circuitos integrados, son computadoras mas pequeñas y

potentes).

Los sistemas MRP II incluían todas las funcionalidades del MRP, a los que hay

que sumar las siguientes funciones:

1. Retroalimentación del estado de la planta de producción a todos los niveles

implicados en la planificación, para que la siguiente puesta en marcha pueda

ser actualizada automáticamente.

2. Ordenamiento de las etapas de producción. Estas etapas generalmente

incluyen la compra de la materia prima, la gestión de la mano de obra, el

proceso de transformación de una materia prima en un pieza, su

SUAyED 101

ensamblaje, los costos de producción, los plazos de fabricación, las cargas

de trabajo y el ensamble del producto final.

Los ERP evolucionaron a partir de los MRP y MRP II, lo que inicialmente fue un

sistema dedicado a la producción, se le fueron añadiendo mas funciones, para la

para la gestión de las otras áreas de la empresa: como Ventas, Compras,

Finanzas, Contabilidad, Recursos Humanos, etc. Es en este punto cuando

podemos hablar de nacimiento del concepto ERP (Enterprise Resource Planning)

como sistema que integra las áreas de una organización. Los ERP a diferencia de

sus antecesores, cubren las actividades de una empresa, y ya no se enfocan solo

a la manufactura, sino a otros giros. La gestión de la producción y distribución ya

solo son una parte del ERP, ahora gestionan, proveedores, clientes, ventas,

compras etcétera.

Fue en la época de los 90 cuando los ERP experimentaron su mayor despegue,

porque ya era común hablar de redes locales y el concepto de cliente-servidor,

donde se podía instalar un sistema de información en un servidor y era accesible a

través de computadoras personales, conectadas a través de una red local.

Pero la evolución de los ERP continuo, a los ERP tradicionales se les achaca su

exceso de rigidez, su alto costo y siempre estuvieron orientados a las grandes

empresas, además eran sumamente complejos.

A partir del 2000 los ERP empezaron a transformarse, cabe destacar que en esta

época se empieza a desarrollar el internet, las redes y un acelerado desarrollo de

las computadoras. Los ERP actuales ya se han enfocado también a las medianas

empresas, con la consecuente reducción de costos para estos ERP, SAP es una

empresa alemana líder en ERP, ofrece soluciones para este tipo de empresas.

Las siglas de SAP son una abreviatura en alemán. Las siglas en alemán de SAP

son: Systeme, Anwendungen und Produkte. Aunque el nombre completo de la

empresa es Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenvera rbeitung

SUAyED 102

("Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamiento de Datos"). Como puede

apreciarse, las siglas no indican el nombre completo de la empresa, ya que solo

incluyen las tres primeras siglas, pero la empresa solo utiliza las tres primeras

siglas para identificarse.

SAP fue fundada en junio de 1972 como Systemanalyse und

Programmentwicklung ("Sistemas de Análisis y Desarrollo de Programas") por

cinco exingenieros de IBM en Mannheim, Baden-Württemberg (Dietmar Hopp,

Klaus Tschira, Hans-Werner Hector, Hasso Plattner, y Claus Wellenreuther). El

acrónimo fue cambiado más adelante para llamarse Systeme, Anwendungen

und Produkte in der Datenverarbeitung ("Sistemas, Aplicaciones y Productos en

Procesamiento de Datos").

En 1973, nombro a su software SAP R/1. Al que posteriormente renombro como

R/2 y R/3. A mediados de la década de 1990, SAP siguió la tendencia de las

aplicaciones orietadas a Web y rediseño el concepto de procesos de negocio

(integración a través de Internet).

SAP AG se convirtió en el nombre oficial de la compañía después de la junta

general de accionistas de 2005. AG es la abreviatura en alemán de

Aktiengesellschaft (sociedad anónima).

Actualmente SAP es considerada como el tercer proveedor independiente de

software del mundo y el mayor fabricante europeo de software. Ofrece soluciones

para grandes empresas así como empresas medianas.

FUENTE: http://es.wikipedia.org/wiki/SAP_AG

Los ERP se han vuelto más compatibles con otras aplicaciones, actualmente se

integran a aplicaciones de ofimática. Tienen una integración a la web, los ERP

pueden ser accesibles desde Internet, algo impensable en los primeros ERP.

SUAyED 103

Incluso existen ERP de código abierto, aunque carecen de muchas de las

funcionalidades de los ERP comerciales, son una solución que ofrecen sus

propias ventajas, ya que los usuarios no están obligados a pagar una licencia, o

una renta, y tienen acceso a todo el código fuente del ERP.

Los ERP siguen evolucionando y la tendencia es que sean más fáciles de usar,

orientados a la web y con un costo más reducido. (Muñiz, 2004: 21-23).

3.2. Evaluación del impacto de los ERP´S en las org anizaciones (León, 1998:

11-23)

Los ERP generalmente tienen un impacto positivo en las organizaciones, y aunque

su implantación puede resultar onerosa en tiempo y recursos, los beneficios

justifican el esfuerzo de su implantación. En el primer capítulo de este apunte se

mencionaron los beneficios de manera general, en este capítulo veremos los

beneficios a mas detalle, específicamente los beneficios en reducción de costos,

reducción de tiempos, disminución de errores y mejora en la atención al cliente.

No todas las empresas buscan los mismos beneficios, incluso un beneficio puede

traducirse en un mayor gasto y esto puede ser una desventaja. Por ejemplo

adquirir un ERP es mas costoso que utilizar un paquete administrativo. Todo

depende de lo que sea prioritario para la empresa.

Veamos un ejemplo concreto. Una empresa necesita adquirir un software de

facturación electrónica, por que la autoridad hacendaria así lo exige. La empresa

puede adquirir un paquete de facturación que no le cuesta más de 5000 pesos,

pero este software de facturación solo maneja eso, facturación. No tiene un

modulo de inventarios, no tiene un modulo contable, no tiene un modulo de

compras a proveedores, no tiene un modulo de punto de venta, y por ultimo no es

configurable, debido a que las funciones del paquete, no se pueden modificar.

SUAyED 104

Un ERP si cuenta con los módulos que se mencionaron y se pueden configurar,

pero implantar un ERP, puede llevar meses y en algunos casos años. Cabe

destacar el costo, el cual puede ir desde decenas de miles de pesos, hasta

millones de pesos. Todo depende de la capacidad económica de la empresa y de

sus necesidades.

Veamos como impacta el ERP en una empresa.

• Integración de la información.

• Acceso a la información desde cualquier modulo.

• Datos accesibles desde cualquier lugar.

• Los módulos del ERP interactúan entre sí consolidando todas

las operaciones.

• Minimiza tiempos de respuesta a clientes y proveedores

• Optimiza los procesos de trabajo.

• No se trabaja por duplicado, por lo que elimina costos por

posibles errores.

• Reducción de costos de gestión.

• Los costos de los ERP comerciales son muy elevados.

• Se requiere de personal especializado para su

mantenimiento.

• Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar

alguno de sus procesos para alinearlos con los del ERP.

Ahora veamos estos puntos a más detalle.

Beneficio de integración de la información en un so lo sistema, en una sola

base de datos y con un solo formato.

SUAyED 105

• Ganancia en tiempo, no es necesario consultar varios sistemas, toda la

información se encuentra en una base de datos.

• Disminución de errores, al encontrarse la información en un solo sistema,

no es necesario trasladar la información de un formato a otro, lo que reduce

la posibilidad de errores de transcripción de información.

La cantidad de tiempo ganado puede medirse fácilmente, sólo es necesario

calcular la diferencia de tiempo invertido en el uso del sistema anterior y el actual.

La cantidad de errores de transcripción es igualmente fácil de medir, solo se

calcula la diferencia entre la cantidad de errores del sistema anterior y el actual.

Acceso a la información desde cualquier módulo.

Este beneficio también es fácilmente cuantificable en términos de tiempo ganado,

sólo se establece la diferencia de tiempo que utilizaba un empleado en obtener

información, y cuanto tiempo le lleva obtenerla en el sistema, aquí la diferencia

puede ser enorme.

Datos accesibles desde cualquier lugar.

Acceder a la información dentro de la misma empresa puede ser una pérdida de

tiempo, si no se encuentra en una solo base de datos, pero que decir si se desea

acceder a la información desde una ubicación remota, si el sistema actual permite

su acceso desde una vía remota la situación no es tan complicada, pero si el

sistema no lo permite, la pérdida de tiempo para acceder a la información es

enorme, aquí el beneficio es ganancia en tiempo. Para saber cuánto tiempo se

gana, es muy simple, se calcula la diferencia en tiempo de ambos procedimientos.

Los módulos del ERP interactúan entre sí consolidan do todas las

operaciones.

SUAyED 106

El beneficio aquí es doble, el primero y más importante es que se reducen errores

al no tener que transcribir información entre diferentes sistemas, y el segundo es

el beneficio de reducir la cantidad de errores de transcripción. Para calcular la

ganancia en tiempo y en errores, solo hay que calcular la diferencia entre el

tiempo y errores del anterior sistema y el actual.

Minimiza tiempos de respuesta a clientes y proveedo res

Esto se puede medir con facilidad. Cuanto tiempo se emplea para atender a un

cliente o a un proveedor, teóricamente los tiempos deben reducirse, al utilizar un

ERP, pero deben calcularse.

Optimiza los procesos de trabajo

Un ERP es un sistema integral. Si se vende una factura, se actualizan los datos de

manera automática en el stock, y en la contabilidad y toda la transacción se

registra. Se registra el nombre del cliente, la factura, el movimiento en inventarios y

el movimiento contable, es claro que hay un beneficio en ahorro de tiempo, solo es

necesario calcular cual es el beneficio en tiempo.

No se trabaja por duplicado, por lo que elimina cos tos por posibles errores.

Al encontrarse toda la información integrada en un solo sistema y en una sola

base de datos, los errores se minimizan, pues ya no hay errores al trasladar la

información de un punto a otro. Sólo hay que calcular la diferencia entre el número

de errores de captura, en el sistema anterior y el ERP.

Reducción de costos de gestión.

Este punto puede arrojar resultados diferentes dependiendo de lo que se busca,

ya que si se busca disminuir errores, el ERP lo hará, pero en cuanto a costo del

software, este generalmente es mayor a un paquete administrativo o a un sistema

en papel. En este caso para calcular el costo de gestión del sistema, la formula es

SUAyED 107

sencilla, cuanto cuesta el uso del anterior sistema y cuanto cuesta el uso de

sistema actual.

Pero esa es una formula muy simple, también es necesario calcular el costo de los

errores, de la duplicidad de información, y de la falta de atención a clientes y

proveedores, para entonces determinar si el sistema es mas costoso o menos

costoso. Los errores, la falta de atención al cliente y la perdida de tiempo también

tienen un costo.

Los costos de los ERP comerciales son muy elevados.

Es evidente que el costo de un ERP comercial es más elevado que el costo de

llevar el sistema con papel, con paquetes de ofimática o con un paquete

administrativo. Incluso si se utiliza un ERP libre, este debe ajustarse, eso se

traduce en tiempo, y el tiempo también es dinero. En este caso hay que calcular la

diferencia en costo del sistema actual el costo del ERP.

Se requiere de personal especializado para su mante nimiento.

Un ERP no es un paquete administrativo, se requiere de personal especializado

para su ajuste y mantenimiento, lo que implica contratar a personal especializado, o

pagar los servicios de un consultor, esto va relacionado con los costos de mantener

al ERP. El cálculo es sencillo. Cuanto más me cuesta el personal especializado.

Las empresas que lo implanten suelen tener que modi ficar alguno de sus

procesos para alinearlos con los del ERP

Eso es algo que los proveedores tratan de no mencionar. El uso de un ERP

también implica cambios en algunos procesos, estos cambios implican un impacto

en tiempo y en dinero. Cual es la diferencia de utilizar el ERP en tiempo y en costo

con el sistema actual.

Dependiendo del tipo de empresa, algunos factores son más importantes que

otros. Para una empresa hotelera el servicio al cliente es fundamental. Pero a otra

SUAyED 108

empresa de manufactura la optimización del tiempo es muy importante. Todo

depende del tipo de empresa y la visión de los directivos.

Fuente: Calidad de gestión, 2009.

Para poder visualizar de manera clara los impactos de la implantación del ERP, es

necesario utilizar una tabla como la siguiente, en ella se determinara el impacto en

la organización, y si es factible utilizarlo o no: (Grabot, Mayére y Bazet, 2008: 1-

10)

Tabla de ventajas y desventajas

Característica Ventaja Desventaja

Integración de la información x

Acceso a la información desde cualquier modulo.


x

Los módulos del ERP interactúan entre sí

consolidando todas las operaciones.

x

SUAyED 109

Minimiza tiempos de respuesta a clientes y proveedores x

Optimiza los procesos de trabajo. x

No se trabaja por duplicado, por lo que

elimina costos por posibles errores.

x

Reducción de costos de gestión. x

Los costos de los ERP comerciales son

muy elevados.

x

Se requiere de personal especializado para

su mantenimiento.

x

Las empresas que lo implanten suelen

tener que modificar alguno de sus procesos

para alinearlos con los del ERP.

x

Una vez que se identifican las ventajas y desventajas, cada una se puede evaluar.

SUAyED 110

Ventaja Buena Regular Mala

Integración de la información x

Acceso a la información desde cualquier modulo.


x

Los módulos del ERP interactúan entre sí

consolidando todas las operaciones.

x

Minimiza tiempos de respuesta a clientes y proveedores x

Optimiza los procesos de trabajo. x

No se trabaja por duplicado, por lo que

elimina costos por posibles errores.

x

Reducción de costos de gestión. x

Los costos de los ERP comerciales son

muy elevados.

Se requiere de personal especializado para

su mantenimiento.

Las desventajas también se evalúan.

Desventaja Alta Regular Baja

Los costos de los ERP

comerciales son muy

elevados.

x

Se requiere de personal

especializado para su

mantenimiento.

x

Las empresas que lo

implanten suelen tener que

modificar alguno de sus

procesos para alinearlos con

los del ERP.

x

SUAyED 111

3.3. Escenarios para la operación de los ERP´s en l as organizaciones (León,

1998: 25-33)

El simple hecho de utilizar un sistema de información, no garantiza la solución de

los problemas de gestión de una organización, un ERP es una herramienta para

solucionar un problema, no la solución al problema.

Utilizar un ERP en una organización es justificable cuando se obtienen beneficios

para la organización. Los beneficios pueden ser: ahorros en tiempo, reducción de

gastos o mejora en alguna actividad.

Las razones de la implantación de un ERP pueden ser diversas y cambian

dependiendo del giro de la organización, pero las empresas que deciden utilizar un

ERP es porque se encuentran con algunos problemas que serán expuestos con el

ejemplo de una compañía ficticia:

Veamos el ejemplo de una empresa comercial que se dedica a la venta y compra

de productos, específicamente hablaremos de una ferretera que no cuenta con un

ERP y desea implantarlo, supongamos que la empresa ya cuenta con

computadoras y tiene cierto nivel de organización en su información de negocios.

Sin embargo no cuenta con un sistema de información integral y los diferentes

departamentos utilizan programas de ofimática o paquetes administrativos, por lo

cual cada área cuenta con su propia información, y la compartición de la misma no

es algo sencillo, y esta tendiente a errores.

Llamaremos a esta empresa “ferretera del centro”, la misma es una empresa

dedicada a la venta al mayoreo y menudeo de artículos de ferretería, y cuenta con

las siguientes áreas:

• Ventas.

• Compras.

• Inventarios.

SUAyED 112

• Contabilidad.

• Recursos Humanos.

Esta empresa no cuenta con un sistema integral de gestión, cada aérea cuenta

con su información en computadora, pero no es fácil compartir dicha información

por lo siguiente:

• El área de ventas tiene un paquete de facturación.

• El área de compras realiza sus compras utilizando formatos en papel.

• El área de inventarios realiza sus inventarios utilizando un a hoja de calculo.

• El área de contabilidad utiliza un paquete contable.

La información de sus diversas áreas no se encuentra integrada, y no es tan fácil

compartirla, ya que si el área de ventas tiene un sistema de facturación, dicha

información no puede ser compartida con otras áreas, por ejemplo contabilidad o

inventarios, ya que ellos cuentan con su propia aplicación.

El primer problema es que la información no es fácilmente compartible. El segundo

problema es que no hay una adecuada gestión de inventarios, ya que ventas no

tiene acceso al sistema de inventarios, para saber si hay stock suficiente debe

comunicarse telefónicamente con el responsable de inventarios.

El tercer problema es que el área contable debe guardar todas las facturas de

venta y hacer un conteo manual de todas ellas al final del día, una vez que se

terminaron de contar, esta información se almacena en una hoja de calculo, y

posteriormente se captura la información en el paquete contable, lo que implica un

enorme gasto de tiempo para los contadores.

El cuarto problema es que el área de inventarios utiliza un formato en papel, y es

común que la información en papel, difiere del inventario real.

SUAyED 113

Se plantea un problema complejo tomando en cuenta los factores mencionados,

sin embargo una manera de solucionarlos es utilizando un sistema integral de

gestión, después que la gerencia decide adquirir un ERP, y después de su

proceso de implantación se pueden observar los siguiente beneficios en la

ferretera.

La información ya puede ser compartida, por ejemplo el área de ventas sabe en

todo momento el stock de inventario, ya que el sistema permite al vendedor de

mostrador acceder al inventario del almacén.

Existe un mayor control de los inventarios, ya que los inventarios están ligados al

sistema de compras a proveedores y estos se actualizan cada vez que se compra

un producto, esto es el inventario se incrementa. El modulo de ventas también se

encuentra integrado al modulo de inventarios, por lo tanto cuando se vende un

producto el inventario decrece. Esto le ahorra trabajo al encargado del almacén y

tiene un mayor control del inventario, ya no tiene que llevar su control en papel.

El área contable puede saber en todo momento cuales son las facturas tanto de

venta o de compra ya que están registradas dentro del sistema, por lo que no es

necesario hacer un conteo físico de cada factura, ni guardar dicha información en

la hoja de cálculo, lo que redunda en un ahorro de tiempo, y disminución de

errores de captura.

Con este pequeño ejemplo podemos darnos cuenta del impacto que tiene un ERP

dentro de una organización, el ejemplo esta pensado en una empresa mediana,

pero lo mismo aplica para una empresa de mayor tamaño.

Con este ejemplo se notan varios beneficios al utilizar un ERP pero se

enumeraran:

1. Integración de la información.

SUAyED 114

2. Permite la toma de decisiones basada en datos reales, y fidedignos. Un

ERP permite concentran la información de toda una organización.

3. Estandarización de la información.

4. Ahorro de tiempo para realizar las actividades operativas o de gestión.

5. Como consecuencia del ahorro de tiempo, el personal puede dedicarse a

otras tareas. En otras palabras el personal es más productivo.

6. Al haber un ahorro de tiempo, y manejo de información de manera mas

precisa, y estandarizada se puede dar una mejor atención al cliente.

7. Al mantenerse la información concentrada, se pueden mantener un mejor

nivel de seguridad tanto para su acceso, como para su resguardo.

8. Al realizar una transacción esta se propaga a los demás módulos del ERP.

9. Mayor facilidad para realizar seguimiento de transacciones, ya que toda

transacción se queda registrada en el sistema, en palabras más simples,

deja su huella.

10. Mejor gestión del inventario, una herencia de sus predecesores el MRP y el

MRP II.

Fuente: Qué es un ERP, s. f.

SUAyED 115

3.4. Niveles de seguridad en un ERP (León, 1998: 169-170)

La seguridad de la información es el área de la informática que se enfoca en la

protección y resguardo de la información, en específico en datos que se

encuentran almacenados en un sistema de información. El objetivo de la

seguridad de la información es mantener la confidencialidad, disponibilidad e

integridad de la misma. Estos conceptos aplican a los datos almacenados en un

ERP, ya que la organización no se puede dar el lujo de mantener desprotegida su

información. El hecho de mantener la información en una sola base de datos en

lugar de bases distintas, o incluso mantenerla en papel, le da mayor seguridad a la

información. Pero esto no es suficiente. Es necesario contar con las restricciones

necesarias para que los usuarios solo tengan acceso a cierta información. Por

ejemplo un vendedor, no debe tener acceso a la información de nómina.

En el primer párrafo se hablo de tres conceptos relacionados con la seguridad, la

confidencialidad, la disponibilidad y la integridad, veamos que significan.

Confidencialidad

Es la propiedad de prevenir la divulgación de información a personas no

autorizadas. La confidencialidad es el acceso a la información únicamente por

personas que cuenten con la autorización para hacerlo.

Por ejemplo, en el ejemplo que se menciono antes, un vendedor de mostrador

debe tener acceso a la información de los artículos que vende, las características

de los productos, su precio, incluso puede tener acceso a la existencia de

productos en el inventario, también debe tener cierta información sobre un cliente,

como su nombre, dirección, teléfono y RFC. Pero no debe poder ver más

información, solo debe tener acceso a la información necesaria para la realización

de su actividad.

SUAyED 116

Integridad

Es la propiedad que busca mantener los datos libres de modificaciones no

autorizadas. La integridad es mantener con exactitud la información tal cual fue

generada, sin ser alterada.

La violación de integridad se presenta cuando un empleado o programa ya sea

intencionalmente o por accidente, modifica o borra datos.

Los datos solo deben ser actualizados o borrados por el personal autorizado, y

estas modificaciones deben ser registradas, el registro debe contener quien hizo la

modificación, porque la realizo, y la fecha y hora de cuando la realizo.

Disponibilidad

La disponibilidad es la característica de la información, de encontrarse a

disposición de quienes deben acceder a ella, ya sean personas o programas. La

disponibilidad es el acceso a la información por las personas o programas

autorizados, en el momento que así lo requieran.

En el caso de un ERP, el sistema se debe encontrar en un servidor que garantice

que el sistema estará disponible en todo momento, evitando interrupciones del

servicio debido a cortes de energía, fallos de hardware, y actualizaciones del

sistema.

La disponibilidad además de ser importante en el proceso de seguridad de la

información, es además variada en el sentido de que existen varios mecanismos

para cumplir con los niveles de servicio que se requiera. Se pueden utilizar

equipos de alta disponibilidad, enlaces redundantes, etc. La gama de posibilidades

dependerá de lo que queremos proteger y el nivel de servicio que se quiera

proporcionar.

SUAyED 117

Seguridad en el ERP

Hoy día no se puede entender un ERP que carezca de unos niveles mínimos de

seguridad que nos permitan proteger la información para que sea confidencial e

integra, y solo sea visible para los usuarios autorizados.

Los ERP cuentan con funciones que permiten resguardar los datos, a manera de

ejemplo se utilizara el ERP WebErp, (www.weberp.org) para realizar los ejemplos.

Una contraseña o password es una forma de autentificación (Autentificación Es

verificar que algo es verdadero, en este caso es validar a través de una

contraseña que sólo la persona autorizada puede entrar al sistema) que utiliza una

clave confidencial secreta para permitir el acceso hacia algún programa. La

contraseña debe mantenerse en secreto, para que no puedan acceder personas

no autorizadas, este medio de protección se le conoce como control de acceso

orientado al usuario . Un ERP debe contar con este tipo de control. Veamos un

ejemplo de la pantalla de entrada del WerbErp, la cual pide un a contraseña para

poder ingresar.

SUAyED 118

Fuente: Practical Web, 2013.

Existe otro tipo de control de acceso, este es conocido como control de acceso

orientado a los privilegios. En un grupo de usuarios existen privilegios diferentes

dependiendo del tipo de usuario. Dependiendo del tipo de usuarios en un sistema

de información, estos tendrán diferentes nombres, para el caso de un ERP estos

podrían ser: vendedores, contadores, almacenistas etc. Los diferentes usuarios

tendrán diferentes privilegios según su perfil, el perfil indica los privilegios de los

que goza un usuario, un perfil de usuario permite al sistema mantener la

confidencialidad e integridad de la información, pues los usuarios verán solo lo que

deban ver.

La clasificación de los usuarios en diferentes perfiles nos permitirá además

realizar:

• Restricciones a determinada información sensible

• Restricciones sobre altas, bajas o modificación de datos

• Ocultar o mostrar funciones del sistema

SUAyED 119

Veamos un ejemplo de los distintos perfiles que se pueden agregar en un ERP.

Fuente: Practical Web, 2013.

En esta pantalla se pueden apreciar distintos perfiles, el administrador del sistema

es el que contara con todos los privilegios, pero no así los demás usuarios.

Niveles de acceso

Se trata de asignar niveles de acceso a usuarios, eso es, asignar permisos para

realizar alguna actividad, o solo algunas. Esta configuración puede hacerse en el

ERP, veamos como:

Primero veremos los permisos del administrador del sistema, los cuales por

supuesto serán todos.

SUAyED 120

http://www.weberp.org

Cada línea indica las funciones que puede realizar este usuario, en este caso, el

usuario tiene acceso a todas las funciones del sistema, porque es quien lo

administra, pero no todos los usuarios tendrán esos privilegios, veamos los

privilegios del contador.

SUAyED 121


Podemos ver que las funciones a las que tiene acceso el contador están en la

columna izquierda, y las funciones a las que no tiene acceso se encuentran en la

columna izquierda.

Como se puede ver cada usuario tiene perfiles diferentes, pero siendo un ERP, en

este incluso se puede crear un nuevo usuario y asignarle un perfil. Veamos la

pantalla de creación de usuarios.

SUAyED 122


En esta pantalla se crean los nuevos usuarios, y se les asigna un perfil.

Como puede verse, un ERP cuenta con varios perfiles para garantizar la

información utilizando el acceso orientado a privilegios.

Dependiendo del nivel de privilegios un usuario vera diferentes pantallas, por

ejemplo la pantalla del administrador del sistema es la siguiente:


El administrador tiene acceso a todas las pantallas.

Pero ahora veamos un usuario mas limitado, por ejemplo un empleado de

compras.

SUAyED 123


Como puede observarse el empleado de compras tiene mucho menos acceso a

funciones que el administrador del sistema. El ERP permite desactivar bloques

completos de menús, de tal forma que el usuario, por ejemplo dedicado a

compras, no vea ni siquiera una sola opción relacionada con el módulo de

configuración.


SUAyED 124


Para gestionar los recursos y procesos de una empresa es necesario contar con

información veraz y oportuna, y para obtener dicha información es necesario

contar con un sistema de información que la proporcione. Un ejemplo de este tipo

de sistemas son los MRP, que fueron utilizados en las fábricas estadounidenses,

al finalizar la segunda guerra mundial, para gestionar los suministros de las

fábricas. Los MRP fueron los antecesores de los ERP. Los ERP están diseñados

para integrar toda la información de recursos y procesos de una empresa, en un

solo sistema y en una sola base de datos.

Los ERP facilitan la disponibilidad de la información, permitiendo agilizar la toma

de decisiones.

Los ERP evolucionaron de los sistemas MRP, que gestionan el suministro de

materia prima de una fábrica. Pero la gestión del suministro de materias primas, es

solo una de las funcionalidades de un ERP, los ERP son capaces de gestionar e

integrar todas las áreas y procesos de la empresa.

Un ERP permite integrar todos los procesos del negocio, como producción,

compras, ventas, contabilidad, finanzas, recursos humanos u otras áreas,

dependiendo del giro de la empresa y el tamaño de la misma.

Las soluciones de ERP en el mercado son variadas, desde software para grandes

empresas, así como para medianas empresas. Desde software con licencia hasta

software libre.

El objetivo de utilizar un ERP en una empresa, es hacerla más competitiva y su

impacto en general es positivo, incluso en el rubro de la seguridad hay mejoras ya

que un ERP cuenta con los niveles de seguridad necesarios para garantizar la

integridad y confidencialidad de la información.

SUAyED 125

Sin embargo es muy recomendable realizar un análisis de sus ventajas y

desventajas, antes de implantarlo en una empresa.

SUAyED 126

GLOSARIO

MRP

Material Requirement Planning. Este tipo de sistemas gestionaban los materiales

para abastecer la manufactura de un producto, fueron utilizados en EU durante la

segunda guerra mundial.

Equipos de alta disponibilidad

Configuración de equipos que permite que el servicio no se detenga, pues si un

servidor falla, inmediatamente toma el servicio un segundo servidor.

Enlace redundante

En un enlace redundante los conmutadores de red están entrelazados, por lo que

si se cae un enlace otro toma su lugar.

SUAyED 127


Investiga que son los requisitos funcionales y no funcionales de un sistema de

información.

Investiga que otras opciones existen además de las vistas en esta unidad para

garantizar la seguridad de los datos de un sistema de información. Considera

opciones de hardware y software.

SUAyED 128


11. Define que es un sistema MRP

12. Define que es un sistema MRP II

13. Cuál es el objetivo de usar un MRP

14. Cuál es la tendencia a futuro de los ERP

15. Cuál es el objetivo de la seguridad de los datos en un sistema

de información

16. Que es un perfil de usuario

17. Cuál es la utilidad de los perfiles de usuario

18. Como podemos identificar las ventajas o desventajas de usar

un ERP

19. Que son los niveles de acceso en un ERP

20. Que es un privilegio de usuario

SUAyED 129

LO QUE APRENDÍ

Envío de archivo

El siguiente ejercicio tiene como objetivo que identifiques, las ventajas y

desventajas de implantar un ERP en una empresa, para esto basado en

lo visto en esta unidad realiza una tabla, donde compares las ventajas y

desventajas de utilizar un ERP en una organización, después de esto,

califica cada ventaja y desventaja.




en la plataforma.

SUAyED 130


21. La ___________ de la información se refiere al resguardo de

los datos

i) Seguridad

j) Calidad

k) Oportunidad

l) Criptografía

22. La ____________ es la propiedad de prevenir la divulgación

de información a personas no autorizadas

i) Llave privada

j) Confidencialidad

k) Llave pública

l) Firma digital

23. La _____________ es la propiedad que busca mantener los

datos libres de modificaciones no autorizadas

i) Seguridad

j) Integridad

k) Fiabilidad

l) Confiabilidad

24. La _______________ es la característica de la información,

de encontrarse a disposición de quienes deben acceder a ella

i) Libertad

j) Visibilidad

k) Disponibilidad

l) Funcionalidad

25. Es un ejemplo de control de acceso orientado al usuario

i) Permisos al usuario

j) Algoritmo criptográfico

k) Contraseña

l) Identificación

SUAyED 131

26. Es un ejemplo de control de acceso orientado a los datos

i) Clave privada

j) Clave pública

k) Password

l) Privilegios del usuario

27. La autentificación es:

i) Verificar que algo es falso

j) Verificar que algo es verdadero

k) Revisar algo

l) No revisar algo

28. Los MRP fueron utilizados para:

i) Gestionar la contabilidad

j) Gestionar las ventas

k) Gestionar el abastecimiento de materia prima

l) Gestionar los recursos humanos

29. El uso de un ERP requiere de:

i) Personal administrativo

j) Personal no especializado

k) Personal especializado

l) Personal contable

30. Una diferencia de un ERP con un paquete administrativo es:

e) El paquete corre en Windows el ERP no

f) El ERP corre en Linux, el paquete no.

g) Las funciones del paquete se pueden modificar y las

ERP no

h) Las funciones del ERP se pueden modificar y las del

paquete no

SUAyED 132

MESOGRAFÍA



Grabot, B., Mayére, A,

and Bazet, I

The Mutual Influence of

the Tool and the

Organisation

1-10

Toomey, J. Introduction 1-12

Muñiz, L. Introducción 21-23

Leon, A. Introduction to ERP 11-23

Leon, A. Basic ERP Concepts 25-33

Leon, A. Advanced technology and

ERP security

169-170


Grabot, B., Mayére, A, and Bazet, I. (2008). ERP Systems and Organizational

Change. UK: A Socio-technical Insight.

Toomey, J. (1999). MRP II, Planning for Manufacturing Excellence. USA:

Chapman & Hall.

Muñiz, L. (2004). ERP. Guía práctica para la selección e implantación. Barcelona:

Gestión 2000.

Leon, A. (1998). ERP Demistyed. Nueva Delhi: McGraw-Hill.


Shtub, A. (2003). Enterprise Resource Planning. The Dynamics of

Operations Management. USA: Kluwer Academic Publishers.

SUAyED 133

SITIOS DE INTERNET

SITIO DESCRIPCIÓN


Pagina del ERP WebErp

http://calidad-

gestion.com.ar/software_erp/impleme

ntar_software_erp.html

Imagen de la implementación

de un ERP

http://orekait.com/blog/que-es-un-

erp-como-puede-un-erp-ayudar-a-mi-

empresa/

Imagen de ventajas al utilizar

un ERP

http://es.wikipedia.org/wiki/SAP_AG

Información sobre la empresa

de software ERP SAP

UNIVERSIDAD

FACULTAD DE

SISTEMA UNIVERSIDAD

UNIDAD 4. PRINCIPALES ALTERNAT

EMPRESARIALES (ERP´S

OBJETIVO PARTICULAR

Al finalizar esta unidad, el alumno co

que se encuentran en el mercado y sus principales características.

INTRODUCCIÓN

En general los distintos ERP que se encuentran en el mercado ofrecen

funcionalidades similares, como producción, compras, ventas, inventarios, facturas

y contabilidad. Sin embargo, se hace necesario conocer las características de los

ERP más comunes en el mercado, para utilizar el que más se adapte a los

recursos y necesidades de una organización.

Existen ERP que ofrecen más funcionalidades que otros. Exist

costosos que otros, también existen soluciones de software libre, para aquellas

empresas que no pueden costearse un software comercial o porque simplemente

desean tener el control del código fuente del ERP y no desean estar atados a un

proveedor.

En este capitulo se analizaran dos ERP comerciales y uno libre para que el

alumno tenga una panorámica de los ERP que se pueden encontrar en el

mercado. Por ultimo se realizara un pequeño ejercicio de auditoria a este tipo de

sistemas.




PRINCIPALES ALTERNAT IVAS DE LOS SISTEMAS

EMPRESARIALES (ERP´S )

OBJETIVO PARTICULAR

Al finalizar esta unidad, el alumno conocerá algunas soluciones de sof




contabilidad. Sin embargo, se hace necesario conocer las características de los


recursos y necesidades de una organización.

Existen ERP que ofrecen más funcionalidades que otros. Exist







SUAyED 134

ISTANCIA

SISTEMAS

nocerá algunas soluciones de software ERP




contabilidad. Sin embargo, se hace necesario conocer las características de los


Existen ERP que ofrecen más funcionalidades que otros. Existen ERP más







SUAyED 135

LO QUE SÉ

Menciona los ERP que conozcas.

Temario detallado

4. PRINCIPALES ALTERNATIVAS DE LOS SISTEMAS EMPRESA RIALES

(ERP´S)

4.1 Principales ERP´S en el mercado (características, diferencias,

componentes) (punto del temario: IV. Principales alternativas de los

sistemas empresariales ERP´S)

4.1.1 SAP

- Origen

- Estructura/componentes

- Auditando un ERP

4.1.2 Oracle

- Origen


- Auditando un ERP

4.1.3 WebERP

- Origen


- Auditando un ERP

SUAyED 136

4.1 Principales ERP´S en el mercado (característica s, diferencias,

componentes) (punto del temario: IV. Principales al ternativas de los

sistemas empresariales ERP´S)

4.1.1 SAP

SAP AG es una empresa transnacional alemana dedicada al desarrollo de ERP,

es de las primeras empresas que incursionaron en el desarrollo de los ERP.

Fuente: Logotipo de SAP, 2014.

Fundada en 1972, y con sede en Walldorf, Baden-Württemberg. Esencialmente,

SAP trabaja en el sector de software de planificación de recursos empresariales o

ERP. El principal producto de la compañía es R/3, en el que la R significa

procesamiento en tiempo real y el número 3 se refiere a las tres capas de la

arquitectura de proceso: bases de datos, servidor de aplicaciones y cliente. El

predecesor de R/3 fue el R/2.

SUAyED 137

Origen

SAP fue fundada en junio de 1972 como "Sistemas de Análisis y Desarrollo de

Programás" por cinco ex ingenieros de IBM en Alemania (Dietmar Hopp, Klaus

Tschira, Hans-Werner Hector, Hasso Plattner, y Claus Wellenreuther). El acrónimo

fue cambiado más adelante para ser "Sistemas, Aplicaciones y Productos en

Procesamiento de Datos".

En 1973, la solución SAP R/1 se puso en marcha. Seis años después, en 1979,

SAP lanzó SAP R/2. Posteriormente lanzo la versión R/3 desde 1992 hasta 1995.

Posterior a esto SAP rediseño el concepto de procesos de negocio realizando una

integración a través de Internet. (Pallai, 2011: 5-7).

Aunque sus principales aplicaciones están destinadas a grandes empresas, SAP

también se dirige a la pequeña y mediana empresa con productos como SAP

Business One.

Este sistema integra las siguientes funciones: (Seinor, 2010)

• Gestión financiera

• Compras

• Ventas

• Distribución

• Gestión de atención al cliente,

• Comercio electrónico

• Gestión de inventarios.

Es un sistema que ya tiene integrados todos los módulos anteriores, a diferencia

del SAP/R3 donde los módulos son separados. Además cuenta con la

funcionalidad de un CRM en las áreas de marketing y ventas.

SUAyED 138

Estructura/componentes

El sistema SAP R/3 es un sistema integral de información. Esto quiere decir que

una vez que la información es almacenada, está disponible para todos los

usuarios del sistema, facilitando la utilización de la información.

Por ejemplo, si el departamento de una empresa necesita comprar un automóvil

para un ejecutivo, este es buscado en una agencia de autos. Con SAP R/3, el

siguiente paso es dar de alta la orden de compra, la cual automáticamente ordena

los fondos necesarios. En este punto todas las oficinas que necesiten saber sobre

esta compra, tendrán la información. Por lo tanto, lo anterior no se requiere

recapturar la información, o mandar oficios a otros departamentos, ya que toda la

información estará almacenada en la base de datos, y podrá ser consultada por

los usuarios interesados y autorizados por el administrador de SAP/R3. Una vez

que el automóvil es recibido, el departamento notificará del hecho al sistema SAP

R/3 y se pagará la factura sin la necesidad de aprobaciones futuras. La oficina de

contabilidad ya tiene la información de la compra, incluso el sistema actualiza la

contabilidad de manera automática. La oficina de activos, a través del sistema

sabe que el automóvil fue entregado y desde ese momento puede empezar a

hacer el cálculo de la depreciación.

Como pudo verse en el ejemplo anterior el SAP R/3 es un sistema que permite

controlar los procesos que se llevan a cabo en una empresa.

Ahora bien, SAP R/3 está dividido en módulos.

Los principales módulos del sistema R/3 incluyen cientos de procesos de negocio

para satisfacer las necesidades de las empresas en sus aplicaciones de gestión e

información.

Las aplicaciones del programa funcionan de modo integrado, de forma que la

actualización de la información de un módulo puede impactar en la actualización

de la información en otros módulos.

SUAyED 139

Veamos los módulos de SAP

FI (Financial). Gestión financiera. Pensado para gestionar tareas financieras y

contables, este módulo ayuda a crear y mantener registros financieros, como la

contabilidad general, cuentas por pagar, cuentas por cobrar. Aquí se registran las

ventas y las compras de manera automática. Entre las funcionalidades de este

modulo se encuentran:

• Contabilidad financiera y contabilidad analítica: registra cantidades y

valores de las transacciones relevantes actualizando un conjunto de

libros, que se utilizan como un soporte para la gestión y para las

aplicaciones analíticas.

• Administración de la cadena de suministro financiera: Ayuda a optimizar

las actividades de flujo de caja, y gestiona los procesos de facturación,

de transacciones con los clientes, distribuidores y proveedores.

CO (Controlling). Control . Diseñado para monitorear las operaciones de la

empresa, emitir reportes de las mismas y así tomar decisiones.

IM (Investment Managemet) . Gestión de inversiones. Pensado para gestionar

inversiones como bonos y determinar si dichas inversiones producen los

beneficios esperados a los inversores de la empresa.

PS (Proyect System) . Sistema de control de proyectos. Como su nombre lo

indica, está pensado para gestionar proyectos grandes y pequeños, pequeños

como realizar un plan de contratación o grandes proyectos como la construcción

de una fabrica.

HCM (Human Capital Management). Gestión del Capital Humano. El sistema

proporciona funciones que gestionan los recursos humanos. Entre las

funcionalidades tenemos a:

SUAyED 140

• Administración de las relaciones con el empleado: ayuda a establecer

relaciones de colaboración y de interacción entre individuos, creando

equipos de trabajo.

• Administración del ciclo de vida del empleado: automatiza las fases del

ciclo de vida del empleado, desde la contratación a la formación, el

desarrollo y la retención.

• Administración de transacciones del empleado: Integra procesos como

nómina, administración y gestión de tiempos.

SD (Sales and Distribution). Ventas y distribución. Gestión de ventas y gestión

de la distribución.

MM (Material Management). Gestión de Materiales. Encargado de gestionar los

recursos materiales de la empresa. Además gestiona el inventario y la compra de

productos.

PP (Production Planning). Planeación de la producción. Se gestiona el tipo de

producto y la cantidad a producir, de acuerdo a la demanda.

LE (Logistic Execution) . Ejecución de la logística para las actividades de entrega

del modulo SD, como compras, ventas, producción y gestión del inventario.

QM (Quality Management) . Control de calidad. Modulo pensado para supervisar

y mejorar la calidad de los productos.

WM (Warehouse Management). Gestión de almacenes. Gestiona los distintos

almacenes de la empresa.

CS (Customer Service). Servicio al cliente. Gestión de atención al cliente, tiene

por objetivo retener a los clientes y mejorar su atención a los mismos.

El ERP de SAP es un software muy completo, cuenta con la flexibilidad para

integrarse con otros sistemas, tanto propios de SAP como de terceros. Cuenta con

SUAyED 141

muchas funcionalidades que le permiten soportar todos o casi todos los procesos

de negocio de una empresa. (Pallai, 2011: 20-31).

Auditando un ERP (Muñoz, 2002: 24-25)

Antes de abordar el tema de auditar un ERP, es necesario hablar del concepto de

auditoría en informática.

La auditoría en informática consiste en la revisión técnica que se realiza a un

sistema de cómputo, el software y la información utilizadas en una empresa, así

como las instalaciones, y la infraestructura de telecomunicaciones. La auditoria

también se realiza a la gestión informática y las medidas de seguridad. Esto con el

objetivo de determinar si el sistema de información, mantiene la integridad,

fiabilidad y confidencialidad de los datos, si lleva a cabo eficazmente los fines de la

organización, si utiliza eficientemente los recursos, si la gestión informática es

adecuada y si cumple con las leyes establecidas.

Tipos de auditoría informática

Existen varios tipos de auditoría en informática, pero para el caso de un ERP, los

tipos de auditoría más comunes son los siguientes:

Auditoría de la gestión informática : este tipo de auditoría se refiere al carácter

operativo y administrativo de un sistema de información, tales como la planeación,

la organización y el control, en este caso de un ERP. La auditoria tiene el objetivo

de verificar que los usuarios finales del sistema, utilicen el sistema de manera

adecuada, por ejemplo introduciendo los datos de manera correcta. La auditoria

puede incluir a los administrador o administradores del modulo o módulos del

ERP. Por ejemplo para determinar si la asignación de los perfiles de usuario es la

adecuada a su rol dentro de la empresa.

SUAyED 142

Auditoría de las bases de datos : Todos los ERP utilizan una base de datos para

almacenar la información, es importante revisar los controles de acceso, y la

integridad de los datos, además de revisar si los respaldos se realizan con la

periodicidad requerida, puede revisarse el log de transacciones para determinar el

tipo de transacciones y la fecha en que se ejecutaron, en la base de datos.

Auditoria del sistema de cómputo : Un ERP está alojado en un servidor, y este

debe funcionar de manera adecuada, en este caso se debe revisar si la capacidad

del hardware es suficiente para soportar los requerimientos del sistema de

información. La auditoria puede incluir los sistemas de almacenamiento

permanente como discos duros, DVD u otro elemento de respaldo.

Auditoría de la seguridad de los sistemas de cómput o: La auditoria de los

sistemas de información es fundamental, la auditoria en seguridad se puede referir

a dos aspectos:

• Seguridad lógica: Seguridad de los datos verificando disponibilidad,

integridad, confidencialidad, autenticidad y no repudio.

• Seguridad física: Seguridad en las instalaciones donde se encuentra

alojado el servidor, evitando ubicaciones de riesgo, y en algunos casos no

revelando la situación física del servidor. También está referida a las

protecciones externas como arcos de seguridad, circuitos cerrados de

televisión, vigilantes, controles de acceso basados en contraseñas o

controles de acceso biométricos etc.

Auditoría de la infraestructura de telecomunicacion es. Se refiere a la auditoria

de los componentes de la red, la topología, los protocolos, las conexiones, los

privilegios y demás aspectos que repercuten en su administración y

aprovechamiento. (Muñoz, 2002: 25-27).

SUAyED 143

Principales herramientas para efectuar una auditorí a informática a un ERP

En la realización de una auditoría informática el auditor puede realizar distintas

pruebas, para el caso de un ERP, las siguientes pruebas son las más aplicables:

Cuestionarios: Conjunto de preguntas a las que el sujeto puede responder

oralmente o por escrito, cuyo fin es poner en evidencia determinados aspectos.

Las preguntas deben ser claras sencillas y concretas.

Por ejemplo, se le puede preguntar al usuario como captura el nombre de los

clientes de la empresa, indicando si captura primero el nombre o primero el

apellido.

También se le puede preguntar si antes de capturar un cliente, revisa si dicho

cliente ya se encuentra en el sistema.

Listas de chequeo: Similares a los cuestionarios, pero con la diferencia es que

las respuesta indican el cumplimiento o no de un lineamiento.

Un ejemplo de una lista de chequeo es una pregunta con una respuesta afirmativa

o negativa, dicha pregunta puede ser, para el administrador de la base de datos,

Los respaldos de la base de datos se hacen diariamente si ( ) no ( ). En este caso

la respuesta solo puede ser afirmativa o negativa.

Entrevista: La entrevista es una de las actividades personales más importante del

auditor; en ellas, éste recoge más información, bajo la forma de una conversación

correcta y lo menos tensa posible, una serie de preguntas variadas, y sencillas.

La entrevista permite ahondar en algún tema de interés para el auditor, y sirve

para que el entrevistado exponga sus ideas o inquietudes.

SUAyED 144

Pruebas de cumplimiento: Verifican el grado de cumplimiento de lo revelado

mediante el análisis de la muestra. Proporciona evidencias de que los controles

claves existen y que son aplicables.

Una prueba de cumplimiento es revisar por ejemplo si las claves de los usuarios

tienen al menos ocho caracteres de longitud. (UAEH, 2010)

Como se menciono anteriormente existen varios tipos de auditorías, en este caso

se auditara la seguridad lógica de un ERP, independientemente del ERP, se

revisan prácticamente los mismos elementos, ya sólo de acuerdo a la

particularidad de cada sistema, se hará un poco diferente. Se empezara por

revisar los siguientes elementos para el ERP de SAP, pero es algo similar para

otro ERP.

Lo principal es entender el alcance de la auditoría que vamos a realizar. Una

auditoría de la seguridad lógica de un sistema, se concentra en revisar la

configuración del mismo, con el fin de exponer las fallas que puedan poner en

jaque la seguridad de la información que en el reside. Y solo se revisaran aspectos

que estén relacionados con dicha seguridad, este es el alcance de la auditoria.

Los sistemas ERP, incluyendo a SAP, aportan seguridad en las operaciones, y

poseen controles embebidos en el mismo. Pero esta seguridad tiene que ser

configurada de manera adecuada, para que sea efectiva.

Y también es importante destacar lo siguiente respecto a un ERP. Al momento de

auditar la seguridad lógica, será necesario revisar otros elementos del ERP, como

la seguridad en la base de datos, la seguridad en la infraestructura de

telecomunicaciones y la seguridad del sistema de cómputo

• Seguridad lógica del ERP.

• Seguridad en la base de datos.

SUAyED 145

• Seguridad en el sistema de información.

• Seguridad en la infraestructura de telecomunicaciones.

Por lo que es necesario revisar las partes mencionadas, no solo la configuración

del ERP.

Antes de empezar con la auditoría sobre el sistema, hay cierta información que

uno debería recopilar en lo que respecta al software de SAP:

Versión de SAP sobre la que se va a trabajar Distintos parámetros y

configuraciones son posibles dependiendo de la versión del sistema.

Hardware involucrado. Es necesario conocer el tipo de servidores, la

infraestructura de red u otro elemento tangible del sistema.

Base de Datos. Averiguar la base de datos que se está utilizando.

Sistema operativo. Averiguar el sistema operativo que se está utilizando.

Módulos implementados. Para conocer el alcance de la revisión, es necesario

conocer los módulos implementados del ERP.

Número de desarrollos ABAP o Z. Nos servirá como dato sobre la complejidad

del sistema y de su diferencia con el sistema estándar. Este dato es de suma

importancia a la hora de saber lo complejo del análisis de roles y en un posible

caso de reingeniería de los mismos.

Forma de acceso al sistema - A través del SAP GUI, Web, interfaz desde otras

aplicaciones, usuarios de internet.

Sistemas que garantizan la disponibilidad del siste ma. Servidores de alta

disponibilidad, a pruebas de fallos, enlaces redundantes y otros sistemas que

debamos verificar. (Auditar SAP, s. f.).

SUAyED 146

Una vez que se verifico esa información. Seguimos con los puntos a verificar en

una auditoría para revisar la seguridad lógica.

Cabe destacar que lo conveniente para realizar esta auditoría es realizar

cuestionarios, listas de chequeo y pruebas de cumplimiento.

En el caso de SAP se realizaran las siguientes actividades:

1. Verificar que los permisos para trabajar con órdenes de transporte, tareas, y

pasajes entre ambientes, estén asignados a las personas que deben cumplir los

respectivos roles.

2. Verificar que los programas realizados posean los authority check o permisos

de ejecución que requiramos.

3. Verificar todos los usuarios que posean permisos para desarrollar en ambientes

productivos.

4. Verificar roles y sus privilegios. Por roles se entiende el papel del usuario en la

organización, un rol puede ser contador, vendedor, almacenista, etc. Y los

privilegios asociados a dicho rol. Un contador solo puede ver información contable,

un almacenista sólo puede ver inventarios.

5. Verificar procedimientos para realizar respaldos.

6. Verificar forma en que se garantiza la disponibilidad del sistema. (hardware de

alta disponibilidad, enlaces redundantes , etc.)

7. Verificar la seguridad en la infraestructura de red, si se tienen los permisos

adecuados, si hay acceso a internet, configuración del firewall, etc.

8. Verificar la seguridad en la base de datos, determinar si los usuarios poseen los

privilegios adecuados.

SUAyED 147

4.1.2 Oracle

Oracle Corporation es una de las mayores compañías de software del mundo.

Sus productos van desde bases de datos hasta sistemas integrales de gestión.

Origen

Los ingenieros de Sillicon Valley, Larry Ellison, Bob Miner y Ed Oates fundan en

1977 una empresa de consultoría llamada Software Development Laboratories

(SDL) y tiempo después obtienen un contrato con la CIA para diseñar un sistema

especial de bases de datos con código clave "Oracle". Ellison y Miner habían leído

un artículo en la revista IBM Journal of Research and Development donde se

describía una versión preliminar del lenguaje SQL, basado en el artículo de Edgar

F. Codd donde propone el modelo relacional.

Fuente: wikipedia.org/wiki/Oracle_Corporation, 2014.

Fuente: Oracle, 2014.

En 1978 y buscando la coherencia con sus objetivos empresariales, SDL cambia

de nombre a Relational Software Incorporated (RSI). La compañía busca tener un

producto que fuese compatible con el SQL de IBM, y además enfocarse en un

mercado de las minicomputadoras, abarcando así un segmento que en esos

momentos IBM no le interesaba.

SUAyED 148

En 1982 RSI cambia su nombre a Oracle Systems Corporation, y poco después se

acorta a su definitivo Oracle Corporation.

En 1984, Oracle V4 soporta consistencia de lectura y en 1985 Oracle V5 empieza

a soportar el modelo Cliente/Servidor para unirse al auge de la aparición de las

redes. En 1989 trajo la aparición del ERP de Oracle, conocido como Oracle

Financials, junto a la versión 6 del motor, que agrega un lenguaje procedural

(Pl/Sql), bloqueo a nivel de fila y la posibilidad de hacer respaldos sin la necesidad

de terminar los procesos involucrado.

Siendo Internet ya una realidad y con los nuevos paradigmas de programación

empezando a aparecer para intentar desplazar a los paradigmas imperativos, en

1997 Oracle V8 comienza a soportar desarrollos orientados a objetos y el

almacenamiento y ejecución de contenido multimedia y en 1999 sale a la luz

Oracle 8i para estar a tono con los requerimientos de la Internet, de donde se

derive la i del nombre. Además, el motor incorpora una Java Virtual Machine

interna para soportar el almacenamiento y ejecución de código Java dentro del

motor.

En 2001 Oracle 9i trae más de 400 nuevas características incluyendo la habilidad

de manipular documentos XML, opciones de alta disponibilidad, bases de datos en

Cluster.

Durante la primera década del siglo XXI Oracle se caracterizó por realizar una

serie de adquisiciones para ampliar su mercado, que por años son:

• En 2004 Oracle compra el ERP Peoplesoft por 10.500 millones de dólares.

• En 2009 se anuncia la adquisición de Sun Microsystems, en una operación

que ronda los 7.400 millones de dólares.

• PeopleSoft, Inc. es una compañía que ofrece sistemas ERP. Existió como

una corporación independiente hasta su adquisición por parte de Oracle

Corporation.

SUAyED 149

• Fundada en 1987 por Ken Morris y Dave Duffield, PeopleSoft fue

originalmente sede en Walnut Creek, California antes de mudarse a

Pleasanton, California.

• PeopleSoft versión 1, fue lanzado a finales de 1980.

• PeopleSoft ha ampliado su gama de productos para incluir un módulo de

finanzas en 1992, la distribución en 1994, y la fabricación en 1996 tras la

adquisición de Oracle.

• En 1995 inaugura su oficina en México, la primera en América Latina.

• En 2003: Adquiere a JD Edwards.

• En 2004 es adquirida por Oracle Corporation.

Aplicaciones

El conjunto de productos de PeopleSoft se basó inicialmente en un enfoque

cliente-servidor. Con el lanzamiento de la versión 8, el conjunto completo se

trasladó a un diseño centrado en la web llamada Arquitectura Pure Internet. El

nuevo formato permite que todas las funciones se puedan ejecutar en un

navegador web. El sistema puede funcionar como un ERP, similar a SAP, pero

también pueden ser utilizados los módulos individuales.

Plataforma de desarrollo

SUAyED 150

La arquitectura se basa en la tecnología PeopleTools. PeopleTools incluye

muchos componentes diferentes que se utilizan para crear aplicaciones basadas

en web: un lenguaje de programación conocido como PeopleCode, herramientas

de diseño para definir diversos tipos de metadatos, la estructura estándar de

seguridad, herramientas de procesamiento por lotes, y la capacidad de interfaz

con una base de datos de SQL. Los metadatos describen datos para interfaces de

usuario, tablas, mensajes, navegación, seguridad, portales, etc. Este conjunto de

herramientas permite al software ser independiente de la plataforma. (Oracle

Corporation, 2014)


El ERP de PeopleSoft cuenta con los siguientes módulos:

Administración de ciclo de vida de activos

La función de este modulo es gestionar instalaciones, equipos y la maquinaria de

producción, con el objetivo de vigilar y mantener los bienes durante su vida útil.

Administración del desempeño empresarial

El objetivo de este modulo es gestionar los proyectos y las finanzas de los

mismos, planificación y rotación de personal, y control de costos. Esto permite

elegir y dar prioridad a los proyectos adecuados, asignar los recursos adecuados,

y dar seguimiento a la rentabilidad de los mismos.

Administración financiera

Gestiona la información financiera de la empresa, para permitir visualizar

información financiera importante para el negocio.

Administración de capital humano

SUAyED 151

Este modulo tiene el nombre de HCM. El Objetivo de este modulo es gestionar la

fuerza de trabajo de una empresa, y facilitar su retención y motivación.

Nomina

Este módulo calcula los ingresos brutos netos, las deducciones y los impuestos

relacionados.

Administración de la cadena de abastecimiento

Gestiona el abastecimiento para la cadena de suministro, incluyendo planes para

producir y el orden a los procesos de negocio. (Software de planeación, 2008).

Auditando un ERP

Al igual que con SAP, es necesario conocer alguno datos, los cuales son muy

similares.

a) Versión de PeopleSoft.

b) Hardware involucrado.

c) Base de Datos.

d) Sistema operativo.

e) Módulos implementados.

f) Número de desarrollos con PeopleTools.

g) Sistemas que garantizan la disponibilidad del sistema.



1. Verificar que los programas cuenten los permisos de ejecución.

SUAyED 152

2. Verificar roles y sus privilegios.

3. Verificar procedimientos para realizar respaldos

4. Verificar forma en que se garantiza la disponibilidad del sistema.

5. Verificar la seguridad en la infraestructura de red

6. Verificar la seguridad en la base de datos

4.1.3 WebERP

Origen

El webERP es un sistema ERP basado en Web, esta desarrollado en PHP y

MySQL, los clientes solo requieren de un web browser y un lector de archivos PDF

para los reportes. Cabe destacar que el WebErp es software libre. Y aunque no

cuenta con las funcionalidades de un software comercial, si posee la funcionalidad

básica de un ERP.

El software WebERP fue creado en 2003, como un software open source, entre

varios programadores. (Web EPR, 2011).

En un principio fue un sistema muy rudimentario. Sin embargo a finales del 2004 y

mediados del 2005, se integraron más programadores al proyecto, el sistema en

un inicio fue desarrollado en Java, pero después fue codificado en PHP, en 2007

se le agrego compatibilidad con MySQL. La versión actual es la 4.05.


SUAyED 153

El ERP funciona en cualquier web server que pueda soportar PHP y produce

informes al formato de documento portable PDF, debido a que utiliza PHP, las

modificaciones solo se realizan en el servidor.

Modulo de órdenes de compra

El módulo de ordenes de compra, gestiona las compras de los clientes. Dichas

ordenes se pueden facturar posteriormente.

Modulo de ventas de mostrador

Se pueden realizar ventas a los clientes, sin necesidad de realizar un pedido.

Modulo de Impuestos

Permite gestionar distintos tipos de impuestos dependientes en el tipo de

producto.

Modulo de Cuentas por cobrar

Gestión de las cuentas por cobrar, condiciones de pago para el cliente.

Actualización automática de los pagos en el libro mayor. Informes definidos por el

usuario del análisis de ventas a PDF o a la hoja de balance (valores separados

coma del csv).

Las cuentas de cliente pueden estar en cualquier moneda.

Tarifa individual para cada factura, defecto a la tarifa de la tabla de la moneda.

Facturas y notas de crédito creadas en pdf.

SUAyED 154

Reportes que muestran las transacciones demuestran la secuencia de facturas, de

notas de crédito y de recibos incorporados.

Gestión de Inventarios

Se puede crear un número ilimitado de almacenes.

Se mantiene un historial de las transacciones del artículo (cuando se compro, a

quien se compro y cuando se integro al almacén).

Permite la creación de kits (conjunto de artículos).

La recepción de inventario contra órdenes de compra crea los diarios en el libro

mayor y la cantidad que se le debe a un proveedor.

Modulo de Compras

Las órdenes de compra pueden estar en cualquier moneda.

El mismo artículo se puede comprar de muchos diversos proveedores.

Las órdenes de compra registran la cantidad recibida, la cantidad facturada y la

cantidad originalmente pedida.

Permite además el cálculo del costo del envío de los productos comprados.

Modulo de Cuentas por pagar:

Las facturas se pueden incorporar contra las mercancías recibidas. Así asegurar el

pago se hace solamente para las mercancías recibidas.

Modulo de Bancos:

Se pueden definir tantas cuentas bancarias como sea necesario.

SUAyED 155

Las cuentas bancarias pueden ser en cualquier moneda y los pagos/los recibos se

pueden pagar en cualquier moneda de cualquier cuenta bancaria

Las transferencias entre las cuentas son detectadas automáticamente por la

entrada del pago a otra cuenta bancaria o recibo.

Modulo de Libro mayor general: (Practical Wen, 2013)

Períodos automáticamente mantenidos.

Balance y declaraciones de ganancias y pérdidas.

Información contra presupuesto.

Los grupos de cuenta pueden ser jerarquizados.

Auditando un ERP

Al igual que con los ERP comerciales, es necesario conocer alguno datos previos

a la auditoria.

Versión del WebERP .

Hardware involucrado.

Sistema operativo

Base de Datos . Generalmente es MySQL pero puede ser otra base de datos.

Módulos visibles. A diferencia de los anteriores ERP, el WebERP utiliza todos los

módulos, lo que se puede hacer si no se desea utilizar todos los módulos, es

SUAyED 156

hacerlos invisibles a los usuarios, esto se hace en el módulo de configuración del

WebErp.

Sistemas que garantizan la disponibilidad del siste ma.



1. Verificar roles y sus privilegios.

2. Verificar procedimientos para realizar respaldos

3. Verificar forma en que se garantiza la disponibilidad del sistema.

4. Verificar la seguridad en la infraestructura de red

5. Verificar la seguridad en la base de datos

6. Verificar la seguridad del servidor web, generalmente se utiliza apache

SUAyED 157


Existen diferentes ERP en el mercado, las soluciones que ofrecen empresas como

SAP u Oracle pueden costar miles o hasta millones de dólares, son soluciones

que están muy probadas y que tienen muchas funcionalidades, lo que les permite

abarcar todas o casi todas las áreas de una empresa.

Pero para aquellas empresas que no pueden costearse una solución de SAP o de

Oracle, existen soluciones de tipo software libre.

La auditoria de un sistema de información tiene por objetivo garantizar el buen

funcionamiento de un sistema de información. Existen diferentes tipos de auditoría

en informática, en este capítulo se revisaron, las que están relacionadas con la

seguridad lógica del ERP.

El software comercial tiene soluciones que están muy probadas y que tienen

muchas funcionalidades, lo que les permite abarcar todas o casi todas las áreas

de una empresa.

Los ERP de software libre no ofrecen la funcionalidad de los ERP comerciales, no

hay un soporte técnico de un proveedor, y requieren de muchas adaptaciones.

Pero por otro lado no tienen costo, y el soporte técnico se obtiene a través de

otros usuarios del sistema.

Sin embargo si el ERP es gestionado de manera adecuada, no importa si es libre

o comercial, se puede garantizar un servicio adecuado y fiable.

SUAyED 158

GLOSARIO

Inteligencia de negocios

Conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración y creación

de conocimiento mediante el análisis de datos existentes en una organización.

Equipos de alta disponibilidad

Configuración de equipos que permite que el servicio no se detenga, pues si un

servidor falla, inmediatamente toma el servicio un segundo servidor.

Enlace redundante

En un enlace redundante los conmutadores de red están entrelazados, por lo que

si se cae un enlace otro toma su lugar.

Log de transacciones

Archivo que contiene las transacciones que se realizaron en la base de datos.

SUAyED 159


• Investiga al menos otra solución de un ERP, y describe sus

características más importantes.

• Investiga que otros tipos de auditorías en informática existen.

SUAyED 160


1. Menciona dos módulos del ERP de SAP

2. Menciona dos módulos del ERP de Oracle

3. Menciona dos módulos del ERP de WebERP

4. Que es la auditoria en informática

5. Cuál es el objetivo de la auditoría en informática

6. Que tipos de auditoría existen

7. Que es un entrevista

8. Que es una lista de chequeo

9. Qué es la seguridad física

10. Qué es la seguridad lógica

SUAyED 161

LO QUE APRENDÍ

El siguiente ejercicio tiene como objetivo que identifiques los elementos

a ser auditados en una base de datos, toma en cuenta que la base de

datos almacena la información del ERP.

Realiza diez preguntas que le realizarías al administrador de la base de

datos del ERP para determinar si la seguridad lógica es la adecuada.

SUAyED 162


31. La ___________________ consiste en recoger, agrupar y

evaluar evidencias para determinar si un sistema de

información, mantiene la integridad de los datos, lleva a cabo

eficazmente los fines de la organización, utiliza eficientemente

los recursos, y cumple con las leyes y regulaciones

establecidas.

m) Auditoría en informática

n) Seguridad informática

o) Realización de encuestas

p) Observación

32. El módulo de SAP ___________ provee soporte para la

gestión de inversiones.

m) CO

n) IM

o) FI

p) PS

33. La administración del ciclo de vida del empleado es parte de

un módulo de SAP que se conoce como

m) HCM

n) SD

o) MM

p) PP

34. La administración del capital humano es un modulo de

PeopleSoft que también se le llama.

SUAyED 163

m) Administración del desempeño empresarial

n) Administración de la cadena de abastecimiento

o) SQL

p) HCM

35. La _________________ se refiere a la ubicación de la

organización, evitando ubicaciones de riesgo, y en algunos

casos no revelando la ubicación de esta.

m) Criptografía

n) Seguridad física

o) La disponibilidad

p) Seguridad lógica

36. Las ________________ es una de las principales

herramientas de las que dispone un auditor informático

m) Computadoras

n) Listas de chequeo

o) Bases de datos

p) Hojas de cálculo

37. Antes de iniciar una auditoria es conveniente

m) Revisar computadoras

n) Revisar los módulos implementados

o) Entrevistar empleados

p) Hacer una gráfica de gantt

38. Es una herramienta que se utiliza en el ERP de Oracle, que

se utiliza para crear aplicaciones

m) Visual Basic

n) Java

SUAyED 164

o) PeopleTools

p) Pascal

39. La auditoria de ______________ se refiere al carácter

operativo y administrativo de un sistema de información

m) Administrativa

n) La gestión informática

o) De bases de datos

p) Operativa

40. :Es la base de datos default del WebERP

i) Sybase

j) SQLServer

k) Oracle

l) MySQL

SUAyED 165

MESOGRAFÍA



Grabot, B., Mayére, A., y

Bazet, I.

Integrative technologies in

the workplace

37-45

Pallai, D. An overview of SAP sales

and distribution

5-7

Pallai, D. An overview of SAP sales

and distribution

20-31

Muñoz, C. Conceptos generales 24-25

Muñoz, C Conceptos generales 25-27


Grabot, B., Mayére, A., y Bazet, I. (2008). ERP Systems and Organisational

Change. A Socio-techical Insight. Springer. UK: 219 pp.

Pallai, D. (2011). SAP SD Handbook. Jones and Bartlett Publishers. USA:Springer.

611 pp.

Muñoz, C. (2002). Auditoria en sistemas computacionales. México: Pearson. 785

pp.

SUAyED 166


Shtub, A. (2003). Enterprise Resource Planning. The Dynamics of Operations

Management. USA: Kluwer Academic Publishers. 146 pp

SITIOS DE INTERNET

SITIO DESCRIPCIÓN

http://www.uaeh.edu.mx/docencia/P_Present

aciones/tlahuelilpan/sistemas/auditoria_infor

matica/auditoria_informatica.pdf

Conceptos de auditoría en informática

http://www.weberp.org Pagina del ERP WebErp

http://www.seguridadsap.com/sap/auditar-

sap-introduccion/

Conceptos de auditoría para el ERP

de SAP

http://www.seguridadsap.com/sap/auditar-

sap-%e2%80%93-revision-ii/

Conceptos de auditoría para el ERP

de SAP

http://www.seidor.es/wps/portal/sei.Home/SA

P/QueEsSAPBusinessOne/!ut/p/c5/04

_SB8K8xLLM9MSSzPy8xBz9CP0os3j

XEN9QSydDRwN_zxBjA08zU7cwdy8

3IxN3I6B8JE55_zBjknS7G3kYGHh6er

j7-

Jg6GRp4GBLQHQ5yLX7bUeSxmA-

SN8ABHA30_Tzyc1P1C3JDIwwyA9IB

GQM42A!!/dl3/d3/L2dBISEvZ0FBIS9n

QSEh/

Conceptos sobre el software SAP

Bussiness One

http://www.fansshare.com/community/upload

s26/6015/sap_logo/

Logotipo de SAP

http://es.wikipedia.org/wiki/Oracle_Corporati

on

Historia de Oracle

http://epnbdd-

oracle.blogspot.mx/2012/05/privilegios-y-

usuarios-en-oracle.html

Logotipo de Oracle

http://www.slideshare.net/deedlitmurata/peop Características de PeopleSoft

SUAyED 167

le-soft-presentation

http://www.qualsys.com.mx/peoplesoft_finan

zas.html

Características de PeopleSoft

http://www.qualsys.com.mx/peoplesoft_hum

anos.html

Características de PeopleSoft

http://www.slideshare.net/deedlitmurata/peop

le-soft-presentation Características de PeopleSoft

http://www.peoplesoftcareer.com/blog/people

soft-tutorial/

Logotipo de PeopleSoft

http://www.elatewiki.org/index.php/WebERP Características del WebERP

http://civicom.eu/weberp-introduccion Logotipo del WebErp

UNIVERSIDAD

FACULTAD DE

SISTEMA UNIVERSIDAD

UNIDAD 5. CONCEPTOS DE

SUMINISTRO)

OBJETIVO PARTICULAR

El objetivo de esta unidad es que el alumno conozca el funcionamiento de la

cadena de suministro en una empresa, y su interacción con un CRM.

INTRODUCCIÓN

Las cadenas de suministro tienen su origen en la logística, y ha llegado a su punto

más alto con las tecnologías de información, la cadena de suministro involucra

desde los proveedores, la fábrica, los almacenes, los distribuidores, los

vendedores al detalle y al consumidor final.

Y es precisamente en el consumidor final, donde se une la cadena de suministro

con los sistemas gestión para atención al cliente o CRM (

Management). Una empresa debe darle una atención adecua

gracias a los clientes una empresa se mantienes, y debe ofrecer productos que

satisfagan sus necesidades, entre las distintas razones para que un cliente este

satisfecho, se le deben ofrecer productos de calidad, a un precio aceptable y

deben ser entregados de manera oportuna, estos tres elementos, calidad, precio y

oportunidad, están íntimamente ligados con la cadena de suministro.




CONCEPTOS DE SUPPLY CHAIN MANAGEM ENT

OBJETIVO PARTICULAR






dedores al detalle y al consumidor final.


con los sistemas gestión para atención al cliente o CRM (Customer Relationship

). Una empresa debe darle una atención adecuada a sus clientes,






SUAyED 168

ISTANCIA

ENT (CADENA DE







Customer Relationship

da a sus clientes,






SUAyED 169

LO QUE SÉ

Envío de archivo

Define con tus propias palabras que entiendes por cadena de suministro.

Para enviar tu respuesta, pulsa el botón Editar mi envío; se mostrará un editor de

texto en el cual puedes redactar tu información; una vez que hayas concluido,

salva tu actividad pulsando el botón Guardar cambios

Temario detallado

5. CONCEPTOS DE SUPPLY CHAIN MANAGEMENT (CADENA DE

SUMINISTRO)

5.1 Introducción (Qué es, origen, evolución, estructura/componentes,

participantes)

5.2 Ejemplos de utilización en Industrias (Manufactura y Detallista)

5.3 Integración de CRM y SCM

SUAyED 170

5.1 Introducción (Qué es, origen, evolución, estruc tura/componentes,

participantes)

Definición

Una cadena de suministro es un conjunto de instalaciones y medios de

distribución que tiene por objetivo la obtención de materiales a través de

proveedores, para su transformación en productos terminados, su

almacenamiento, distribución y entrega de dichos productos a los consumidores

finales.

Una cadena de suministro consta de las siguientes partes:

• El suministro.

• La fabricación.

• El almacenamiento.

• La distribución.

• El consumidor final.

La parte del suministro se concentra en contactar con los proveedores para

conseguir las materias primas para la fabricación de un producto.

La fabricación convierte estas materias primas en productos terminados.

El almacenamiento, como su nombre lo indica, se encarga de resguardar los

productos en un almacén.

La distribución se encarga de que los productos terminados lleguen al consumidor

a través de los distribuidores y comercios al menudeo.

El consumidor final es la última etapa de la cadena de suministro, es quien

demanda el producto. (Chávez, 2012: 32-36).

Origen de las cadenas de suministro

El antecedente de las cadenas de suministro en las empresas se puede remontar

a la revolución industrial. La revolución industrial es un periodo histórico que

comprende la segunda mitad del siglo XVIII y principios del siglo XIX, en dicho

periodo el trabajo artesanal fue sustituido por la manufactura en las fábricas. Las

fábricas necesitaron de materias primas para poder manufacturar los productos.

SUAyED 171

Una de las áreas productivas que impacto la revolución industrial, fue en los

textiles. La mecanización de los telares, aumento la producción y fue necesaria

una mayor cantidad de materias primas como el algodón o la lana para producir

las telas, fue necesario crear cadenas de suministro para abastecer a los telares,

también en la revolución industrial el comerció creció pues al haber una mayor

producción era posible comerciar con una mayor cantidad de productos, no solo

en el país de origen sino en el extranjero, para al final ofrecerse las telas en

comercios al detalle.

El primer antecedente de las cadenas de suministro fue la revolución industrial. Un

segundo antecedente en las cadenas de suministro fue el fordismo. El término

fordismo se refiere al modo de producción en cadena que llevó a la práctica Henry

Ford; fabricante de automóviles de Estados Unidos. Este sistema comenzó con la

producción del primer automóvil a partir de 1908 con una innovación: La cadena

de montaje. La cadena de montaje es la utilización de bandas que transportan las

piezas para ser ensambladas por los obreros. Para poder llevar a cabo este

método de producción fue necesario utilizar un suministro más eficiente, para

poder abastecer de piezas a las armadoras de automóviles.

El tercer antecedente en las cadenas de suministro esta relacionados con la

utilización de sistemas de información orientados al abastecimiento. El primero de

estos sistemas fueron los MRP, que significa Material Requirement Planning. Este

tipo de sistemas gestionaban los materiales para abastecer la manufactura de un

producto. Estos sistemas fueron utilizados a finales de la segunda guerra mundial

para el abastecimiento de materias primas en las fábricas, este tema fue tratado

en la unidad 3 de los apuntes.

La necesidad de las empresas de mantener un adecuado abastecimiento de

materias primas y entrega del producto final, dio origen a la logística de la

distribución, la cual se puede se puede definir como el conjunto de medios

SUAyED 172

necesarios para que una empresa pueda llevar a cabo la organización del servicio

de distribución.

Fuente: UNITECUPV, 2011.

Y es precisamente la logística el origen de las cadenas de suministro. La logística

desarrolla métodos y modelos para el manejo del abastecimiento y su relación con

los proveedores, para la gestión de almacenes, inventarios y transporte.

Para el nacimiento de la cadena de suministro, además fue fundamental el uso de

las tecnologías de información, ya había un antecedente con los MRP.

El surgimiento de las cadenas de suministro fue en la práctica. El trabajo conjunto

entre empresas fue una necesidad, fue necesario movilizar materias primas,

productos en proceso o terminados desde los proveedores hasta el consumidor

final. (Chávez, 2012: 26-32).

Evolución de las cadenas de suministro

Como se menciono en el apartado anterior las cadenas de suministro han tenido

varios antecedentes, siendo el más importante la logística.

En la década de los 50 la logística se enfoco a la satisfacción del cliente, lo que

provoco que en cada etapa del proceso de la logística buscara la satisfacción del

SUAyED 173

cliente, pero tomando en cuenta el costo para lograr dicho objetivo.

Adicionalmente en este periodo las empresas buscaban lograr una ventaja

competitiva, a través de la satisfacción del cliente. Como puede observase, hay

una gran similitud con los objetivos de las cadenas de suministro.

En la década de los 60 la logística tomo un nuevo enfoque donde el outsourcing

era el mecanismo adecuado para llegar a los clientes, ya que tenia como objetivo

principal la contratación de otras empresas para que el flujo de bienes o

información sea eficiente y llegue a todas las partes que estén al alcance de la

empresa. Un ejemplo de esto es una empresa que produce bienes para el

consumidor final, por ejemplo una empresa farmacéutica, y que necesita de una

empresa transportista, que se dedique a distribuir su producto a las farmacias.

En la década de los 70 surgió el concepto de Just in time, el cual es un sistema de

organización de la producción para las fábricas japonesas. Este método permite

aumentar la productividad. La manera de lograrlo es que no se produce bajo

suposiciones, sino sobre pedidos reales. En otras palabras es producir los bienes

necesarios, en las cantidades necesarias y con la calidad requerida.

En la década de los 90 la logística en las empresas se fue convirtiendo en un

proceso más orientado a las relaciones con sus clientes y proveedores.

Dicho proceso de orientación ocasiono que la administración logística tuvo que

realizar planes para acercarse al consumidor final, con el fin de retener y

conseguir nuevos clientes, estableciendo planes eficientes para el abastecimiento

de los productos.

Todos estos cambios ocasionaron el nacimiento del concepto de cadena de

suministros.

SUAyED 174

Fuente: Cadena de suministro, 2014.

Dicha cadena de suministros implica varios participantes como proveedores,

fabricantes, distribuidores, detallistas y los consumidores finales.

La administración de la cadena se suministros busca la integración en todos los

participantes en la cadena, la cual ha tenido más auge por la evolución de las

tecnologías de información y telecomunicaciones. La cadena de suministros busca

integrar a todos los participantes con el objetivo de dar un mejor servicio al

consumidor final, además de darle valor al producto y que el cliente se vuelva fiel a

la empresa. (Chávez, 2012: 26-32).

Software de cadenas de suministro

Existen soluciones de software comercial de cadenas de suministro.

SUAyED 175

Fuente: http://code.greysparling.com/wiki/SupplyChainFunctionalTesting

PeopleSoft Supply Chain Management (SCM) posee una solución para la cadena

de suministro, incluye los procesos de negocio de planificación de producción y

pedido a efectivo.

Fuente: Imagen de Solutions.

SUAyED 176

Otro software orientado a la cadena de suministro es el Infor SCM, este software

está orientado al planeamiento táctico y estratégico y su ejecución. Además hace

uso de las redes sociales para su colaboración interna, así como con clientes,

socios y proveedores.

Estructura y componentes

La cadena de suministro implica un flujo constante de información y productos

entre las diferentes etapas, desde el proveedor, hasta el consumidor final.

El cliente es la parte primordial de las cadenas de suministro. El propósito

fundamental de las cadenas de suministro es satisfacer las necesidades del

cliente. Si no existiera el consumidor final, la cadena de suministro no tendría

sentido.

Una cadena de suministro puede abarcar varias etapas que incluyen: clientes,

detallistas, distribuidores, fabricantes, proveedores de materias primas.

Cada etapa de la cadena de suministro se conecta a través del flujo de productos

e información.

Las funciones que componen la cadena de suministro interna a una empresa

dedicada a la producción son:

• Administración de Productos (AP), que es la oferta que la compañía hace al

mercado. La cadena de suministro se diseña para satisfacer esta oferta.

• Servicio a Clientes (SC), esta función es la responsable de enlazar la

necesidad del cliente con la operación de la compañía. Si existe inventario

para satisfacer la demanda del cliente, SC, pasa sus instrucciones

directamente al área de Distribución; si hay que producir, pasa sus

instrucciones a Control de Producción.

• Control de Producción (CP), Es la función que se encarga de programar la

producción y, para esto necesita el abastecimiento de materias primas.

SUAyED 177

• Abastecimiento (Aba), que se encarga de proveer los las materias primas

necesarias para satisfacer las necesidades de Producción.

• Distribución (Dis), que se encarga de hacer llegar a los clientes los

productos terminados, ya sea través de su propia red de distribución a

través de terceros.

Estas cinco funciones deben operar coordinadamente. La sincronización es muy

importante en la cadena de suministro, para que esta funcione adecuadamente.

Participantes de la cadena de suministro

Todos los proveedores de bienes y todos los fabricantes están relacionados por la

demanda de los consumidores, desde la adquisición de materias primas hasta la

entrega de productos terminados.

Internamente, en una empresa dedicada a la producción, la cadena de suministro

conecta a toda la organización, pero en especial las funciones comerciales

(Mercadotecnia, Ventas, Servicio al Cliente) de abasto de insumos para la

producción (Abastecimiento), productivas (Producción) y de almacenaje y

distribución de productos terminados (Distribución), con el objetivo de alinear las

operaciones internas hacia el servicio al cliente. (Chávez, 2012: 36-42).

5.2 Ejemplos de utilización en Industrias (Manufact ura y Detallista)

Una cadena de suministro esta formada por todas aquellas partes involucradas de

manera directa o indirecta en la solicitud de un cliente. La cadena de suministro

incluye al fabricante, al proveedor, transportistas, almacenistas los vendedores al

mayoreo y al menudeo y al consumidor final.

En el siguiente ejemplo se verá la cadena de suministro de un producto muy

conocido en México. El chocolate abuelita.

SUAyED 178

Para este ejemplo se mostrarán las distintas cadenas de suministro para producir

el chocolate abuelita.

Fuente: Imagen de chocolate abuelita, 2008.

Cadena 1

Engomix, empresa

dedicada a proporcionar semillas de

cacao

Corpoandex, empresas

dedicadas a la siembra de cacao

Los supermercados lo compran a la

fábrica

Nestlé produce

chocolate abuelita

Destination, empresa

dedicada al transporte de

alimentos

El producto llega al consumidor final

Lo compra un mayorista

Lo compra una tienda

de abarrotes

SUAyED 179

Cadena 2

Cadena 3

Cadena 4

Hortifair, empresa

dedicada ala exportación de semillas

La caña se siembra con las semillas de Hortifair

Grupo Saenz distribuye la

caña a empresas

que fabrican azúcar

Zucarmex es el proveedor de azúcar de

Nestlé

Nestlé produce

chocolate abuelita

Gave, empresa que

provee de semillas para

cultivo

Lopez & Garcia,

empresa distribuidora de semillas y

productos vegetales

Aceite vegetal

comestible utilizado para la

fabricación de chocolate

abuelita

Nestlé produce

chocolate abuelita

Santa Clara es una

empresa proveedora de leche sin pasteurizar

Lopez & Garcia,

empresa distribuidora de semillas y

productos vegetales

Aceite vegetal

comestible utilizado para la

fabricación de chocolate

abuelita

Nestlé produce

chocolate abuelita

SUAyED 180

Cadena 5

Como puede apreciarse, son varias las cadenas de suministro para producir un

solo producto. La cadena de suministro para producir un producto aparentemente

sencillo, involucra a diversas empresas, iniciando con las materias primas, su

transformación en un bien terminado, las empresas al detalle y termina con el

consumidor final del producto.

Las cadenas de suministro involucran muchas empresas, el reto se encuentra en

coordinarlas todas ellas, para lograr un producto de calidad que llegue hasta el

consumidor final, de manera oportuna y aun precio adecuado.

5.3 Integración de CRM y SCM

CRM (Customer Relationship Management), en su traducción literal, se

entiende como la Gestión sobre la Relación con los Consumidores, sin embargo

su traducción literal al español no refleja su verdadero significado. Una traducción

mas adecuada sería, gestión de la relación con los clientes para su atención.

Un CRM es un sistema de información que tiene por objetivo ser más efectivo al

momento de interactuar con un cliente y conseguir su lealtad, un CRM se dedica a

adquirir y mantener la lealtad del cliente.

Los beneficios del CRM no sólo se concretan en la retención y la lealtad de los

clientes, sino también en tener un mercadeo más efectivo, y abrir la posibilidad a

la introducción de nuevos productos.

Sapore se dedica ala recolección de cultivos

de soya

Mercados campesinos, distribuye el producto al mayoreo

Brazsoy es proveedora de Nestlé

Nestlé produce

chocolate abuelita

SUAyED 181

Las empresas desean obtener nuevos clientes y mantener la lealtad de los ya

existentes. Estos últimos pasan a conformar uno de los activos más valiosos de la

empresa. Gracias a los clientes la empresa sobrevive, es lógico pensar en

atenderlos de manera adecuada.

Con la implementación del sistema CRM, la compañía podrá ser capaz de conocer

las necesidades de sus clientes. El sistema debe ser un medio de obtener

información sin llegar al grado de acosar al cliente. Este es un punto muy

importante, pues es común que las empresas traten de vender a través de

llamadas telefónicas, o correos electrónicos y en lugar de conseguir nuevos

clientes o mantener a los existentes, terminar por fastidiarlos y en ocasiones

perderlos por el constante acoso.

El objetivo del uso de un CRM es incrementar las ventas, incrementar ganancias,

e incrementar la satisfacción del cliente. (García, 2001: 25-26).

Software de CRM

Desde el primer contacto hasta el servicio posterior a la venta, las soluciones de

CRM permiten darle seguimiento a las actividades de los clientes, mejorar la

efectividad de las ventas, proporcionar un mejor servicio al cliente y crear

relaciones de lealtad con los clientes.

Estas son buenas razones para utilizar un CRM. En un mundo donde un producto

debe ofrecer ventajas frente a la competencia, y existe una constante guerra de

precios, la empresa que triunfe será, la que aparte de ofrecer productos de calidad

y un precio aceptable, la que comprenda que la atención que proporciona a sus

clientes, es un factor decisivo para atraerlos y mantenerlos.

Un CRM ayuda a una empresa a transformar la forma en que mercadea, vende y

le da atención a sus clientes. Con un enfoque de CRM, una organización utilizará

cada oportunidad que tenga para interesar a sus clientes en sus productos,

SUAyED 182

fomentando con esto su lealtad y construyendo relaciones a largo plazo

mutuamente benéficas.

Existen muchas soluciones de software para CRM, algunas incluso son de

software libre, para aquellas empresas que no puedan pagar un software

comercial. (Shet, Jagdish y Shainesh, 2001: 336-337).

Algunos ejemplos de los CRM comerciales, que son utilizados por las empresas

son:

Microsoft Dynamics CRM : Es un CRM fácil de utilizar, esta diseñado para que el

usuario pueda crear informes, gráficas, herramientas de marketing, y envío de

correos electrónicos.

Fuente: Dynamics, 2014.

SUAyED 183

Pero como se menciono, no solamente existen soluciones de software comercial,

también existen de software libre, en la unidad 1 se menciono el nombre de dos

CRM libres, el SugarCRM y el Vtiger.

SugarCRM es un sistema CRM basado en LAMP (Linux-Apache-MySQL-PHP),

desarrollado por la empresa SugarCRM, Inc.

Tiene cinco ediciones, una de ellas es libre y otras cuatro ediciones con

componentes no-libres y con un costo por usuario. SugarCRM es una aplicación

CRM muy completa para empresas de distinto tamaño. Está diseñada para facilitar

la gestión de ventas, oportunidades y contactos de negocios y más. A partir de la

versión 4.5 permite utilizar SQL Server como base de datos; y la empresa ha

firmado acuerdos con Microsoft para poder expandir su mercado sobre servidores

con Windows.

La edición libre de SugarCRM se distribuye con el nombre de Sugar Community

Edition antes conocida como Sugar Open Source.

Fuente: Directory screenshots

SUAyED 184

Otro CRM también libre es el Vtiger CRM, el cuál ofrece gestión de ventas, gestión

del inventario y proveedores, servicio de ayuda al cliente, estudio de clientes

potenciales, análisis e informes.

También incluye características de interacción con el usuario como: Integración

con sistemas de correo electrónico, otra característica destacable es el hecho de

que al ser una aplicación web para su acceso sólo será requerido un navegador.

Fuente: Directory Screenshots

Hoy en día, las empresas pueden elegir entre varias soluciones de CRM, tanto

comerciales como de software libre. Debe buscarse una que se adecue a las

necesidades y presupuesto de la empresa.

Un CRM es una herramienta para escuchar y atender al cliente, para de esta

manera, adecuar los productos y servicios a sus necesidades.

SUAyED 185

Las páginas Web, el correo electrónico y las redes sociales, son medios de

información que le facilitaron a los clientes ponerse en contacto con las empresas,

las cuales necesitan ahora responder eficientemente a esta demanda de atención.

Para responder a las necesidades de sus clientes, las empresas utilizan un CRM

para reunir y analizar información sobre los clientes, y conocer sus preferencias.

Esto conducirá a establecer una relación de mutuo beneficio, el cliente obtiene lo

que desea y las empresas venden sus productos. Esta nueve dinámica se apoya

en la tecnología, sin embargo cabe destacar que la tecnología es un medio para

alcanzar el mutuo beneficio, lo mas importante es un cambio de paradigma y ya no

ver al cliente solo como una oportunidad de venta, se debe escuchar y atender al

cliente, y un CRM es un medio para lograrlo.

CRM y cadenas de suministro

La relación del CRM con las cadenas de suministro es comprensible, ya que de

acuerdo a las necesidades de los clientes, la empresa se deberá proveer de

ciertos insumos para producir los bienes que el cliente demanda.

Una parte importante del éxito de una empresa, se basa en la adecuada

integración del CRM con la cadena de suministro. La administración de la cadena

de suministro, es la coordinación de los proveedores, productores, distribuidores, y

clientes. En esta integración el papel de la tecnología de la información y

telecomunicaciones es muy importante.

Una empresa cuenta con diferentes departamentos, desde compras hasta servicio

al cliente, los objetivos pueden ser similares o tal vez, diferentes. El departamento

de compras se preocupa por obtener el insumo de mejor calidad y al mejor precio,

así como del tiempo de entrega. Mientras que el departamento de manufactura

desea producir mas bienes, en menos tiempo, de mejor calidad y al costo mas

bajo, en pocas palabras el mejor producto al precio mas bajo.

SUAyED 186

Por otro lado, si hablamos de almacenamiento, en este departamento quieren

tener un bajo inventario, esto debido a que el manejo de inventarios altos requiere

bodegas mas grandes y si los insumos tienen caducidad, estos se pueden volver

obsoletos. Por último el almacenista desea obtener una capacidad de resurtido

rápido.

En un primer vistazo, estos puntos son congruentes entre si, sin embargo esto no

quiere decir que los departamentos estén coordinados. Si el departamento de

compras obtiene un material que a manufactura no le satisface, o si compras no

consigue a tiempo la materia prima, o puede suceder que ventas necesita cierta

cantidad de productos, pero en el almacén no hay suficiente cantidad de los

mismos, entonces empiezan los problemas.

Por otro lado, los clientes, que constituyen el otro extremo de la cadena de

suministro, buscan productos de calidad, amplio surtido, precio adecuado y una

entrega oportuna. Si al cliente no se le satisface, simplemente busca otro

producto, entonces la empresa pierde un cliente y la competencia gana uno.

La administración de la cadena de suministro debe ayudar a producir un bien con

una calidad óptima, en el menor tiempo posible, y acercarlo al consumidor final,

por otro lado, un CRM tiene que ver con la satisfacción del consumidor. De esta

manera el punto de unión entre la cadena de suministro y el CRM es el cliente.

La cadena de suministro y un CRM deben obtener lo siguiente:

• Mayor retención de los clientes.

• Incremento en las ventas y los ingresos.

• Obtener productos de calidad.

• Reducir los tiempos en manufactura.

• Mantener un stock adecuado.

• Agilizar la distribución de un producto.

SUAyED 187

• Acercar el producto al consumidor.

Es necesario administrar las necesidades de los clientes, desde el usuario final

hasta el inicio de la cadena de suministro, que son las materias primas. De tal

forma que la cadena de suministro y el CRM, sean eficaces para poder retener y

adquirir a nuevos clientes, y sean eficientes para producir productos de calidad y

con bajo costo.

Lo ideal es equilibrar la atención a los clientes con la cadena de suministro, se

requiere equilibrar la relación con el cliente, con el funcionamiento adecuado de la

cadena de suministro, en esta relación el CRM debe ayudarnos a identificar a los

clientes importantes, y se debe centrar en ellos la gestión de la relación con el

cliente o CRM. Una vez que se identifique a los clientes valiosos, se les debe

proporcionar el trato adecuado para ganarse su lealtad, como obsequios,

descuentos, o algún trato especial.

En una cadena de suministro tradicional, un proveedor satisface la demanda en

base a las necesidades del cliente, por ejemplo una tienda de abarrotes le pide al

proveedor los productos que se le han terminado. Aparentemente si la tienda

cuenta con el producto que le cliente necesita, el cliente ya está satisfecho, pero

esto no necesariamente es cierto, ya que tienda de abarrotes no le agrega valor a

la relación con el cliente.

Hay varias formas de agregar valor a la relación con el cliente.

La primera es la maximización del valor desde el punto de vista del cliente, esto

incluye el entender las necesidades del cliente y también su percepción, después

de hacer los cambios, es necesario monitorear las percepciones de valor de los

clientes, para saber si se esta obteniendo más valor o menos valor. Las quejas

son un área clave para ver si se genera valor. Por ejemplo un negocio puede tener

un amplio surtido y bajos precios, pero si la atención no es amable, el cliente

dejara de adquirir los productos del negocio. Un trato amable es algo que no es

oneroso y si muy redituable.

SUAyED 188

Otra manera de obtener valor es la velocidad en el servicio, la velocidad de

servicio para los clientes de McDonalds es una de las claves de su éxito.

Otra manera de obtener valor es reducir los costos de producción. Muchos

productos hechos es China son mas baratos que los productos de la competencia,

esto debido a que los costos de producción de China son mas bajos que en otros

países. Esto le agrega valor a los productos hechos en China.

Otro ejemplo son los relojes fabricados en suiza. Los relojes suizos son más caros

que los relojes producidos en otros países, pero el reloj suizo agrega el valor de la

calidad y de poseer un producto exclusivo, y hay personas que están dispuestas a

pagar un precio mucho más alto por un reloj suizo. Los relojes suizos agregan el

valor de exclusividad.

El agregar valor es importante para mantener y ganar nuevos clientes, y la

adecuada integración del CRM y la cadena de suministro es una manera de

lograrlo. Y gracias a la tecnología es más fácil lograrlo, con Internet y la Web es

posible enlazar sistemas de cadena de suministro y CRM de una forma más

rápida y sencilla de lo que se hacía anteriormente. (Shet, Jagdish y Shainesh,

2001: 337-344).

SUAyED 189


Las cadenas de suministro tienen sus inicios en la revolución industrial, los

productos se empezaron a manufacturar en las fabricas, y los productos de los

artesanos se consumieron menos por ser más costosos, los bienes que las

personas requerían, ahora eran producidos en las fabricas, y estás necesitaron de

las cadenas de suministro para poder fabricar los productos, otro salto en las

cadenas de suministro fue el fordismo, antes del fordismo, la fabricación de los

automóviles era prácticamente manual, los automóviles eran artículos de lujo, pero

Ford cambio el paradigma en la construcción de automóviles, los automóviles en

las fabricas de Ford se ensamblaban en cadenas de montaje, por lo que se

requirió un abastecimiento más veloz, ya que la producción en las ensambladoras

de Ford, era mucho mayor que en las ensambladoras tradicionales. Otro gran

salto fue la aparición de los MRP, estos sistemas gestionaban el abastecimiento

de materias primas en las fabricas, el ultimo gran salto fue la integración de las

cadenas de suministro con los CRM, pues dependiendo de las necesidades del

cliente, es el tipo de materiales con los que debe abastecerse la cadena de

suministro. Lo recomendable es buscar la excelencia simultánea en la cadena de

suministro y el CRM.

SUAyED 190

GLOSARIO

CRM

Customer Relationship Management. Sistema de información diseñados para

recabar información de los clientes, y así satisfacer sus necesidades de manera

adecuada

Supply Chain

Cadena de suministro. Es el conjunto de participantes en la manufactura de un

producto, desde el proveedor, hasta el consumidor final.

Fordismo

Es un modo de producción en cadena, desarrollado por Henry Ford.

Just in time

Es un método administrativo que busca producir los elementos que se necesitan,

en las cantidades necesarias y en el momento oportuno

SUAyED 191


Investiga la cadena de suministro de algún producto.

Realiza tu actividad en un procesador de textos, guárdala en tu computadora y

una vez concluida, presiona el botón Examinar . Localiza el archivo, ya

seleccionado, presiona Subir este archivo para guardarlo en la plataforma

Investiga una empresa que utilice un CRM, y como lo utiliza.



seleccionado, presiona Subir este archivo para guardarlo en la plataforma

SUAyED 192


11. Que es una cadena de suministro

12. Que es un CRM

13. Cuál es el objetivo de la cadena de suministro

14. Cuál es el objetivo de un CRM

15. Cuál es la relación entre la cadena de suministro y un CRM

16. Qué es la logística

17. Describe la evolución de las cadenas de suministro

18. De que elementos consta una cadena de suministro

19. Menciona un software de CRM

20. Menciona una manera de agregar valor a un producto o un servicio

SUAyED 193

LO QUE APRENDÍ

Envío de archivo

El siguiente ejercicio tiene como objetivo que identifiques, los elementos

participantes en una cadena de suministro.

Que participantes considerarías que deberían integrar, la cadena de

suministro para ofrecer los arbolitos de navidad naturales al consumidor.

Considera que la cadena de suministro inicia con un proveedor o

proveedores y termina con el consumidor final.




en la plataforma.

SUAyED 194


41. El ___________________ es uno de los participantes en la

cadena de suministro.

q) Distribuidor

r) ERP

s) MRP

t) Sistema de información

42. Las cadenas de suministro tienen su origen en.

q) La llamada tercera ola

r) La edad media

s) La revolución industrial

t) El renacimiento

43. Una ______________ es un conjunto de instalaciones y

medios de distribución que tiene por objetivo la obtención de

materiales a través de proveedores

q) Fabrica

r) Taller

s) Cadena de suministro

t) Cadena de montaje

44. La ___________ convierte las materias primas en productos

terminados.

q) Tienda departamental

r) Lista enlazada

s) Fabricación

t) Lista doblemente enlazada

45. El ___________ es la última etapa de la cadena de

suministro, es quien demanda el producto.

q) Proveedor

r) Consumidor

s) Distribuidor

SUAyED 195

t) Almacenista

46. El término __________ se refiere al modo de producción en

cadena

q) Toyotismo

r) Taylorismo

s) Fordismo

t) Humano-relacionismo

47. Es la función es la responsable de enlazar la necesidad del

cliente con la operación de la compañía.

q) Compras

r) Ventas

s) Manufactura

t) Servicio a clientes

48. Un _____ ayuda a una empresa a transformar la forma en

que mercadea, vende y le da atención a sus clientes.

q) ERP

r) CRM

s) MRP

t) SCM

49. Es un ejemplo de un CRM comercial

q) PeopleSoft

r) Visual Basic

s) FoxPro

t) Outlook

50. :Es un ejemplo de un CRM libre

m) PHP

n) Vtiger

o) MySQL

p) PostgreSQL

SUAyED 196

MESOGRAFÍA



Chavez, Jorge. Torres-

Rabello, Rodolfo

¿Que son las cadenas de

suministro? Orígenes,

fundamentos y conceptos

21-26


Rabello, Rodolfo




26-32


Rabello, Rodolfo




36-42

Garcia, Ignacio Introducción: CRM un

regreso al futuro

25-26

N Shet, Jagdish.

Parvatuyar, Atul.

Shainesh, G

Managing Relationships in

Supply Chains of the 21

Century

336-337

N Shet, Jagdish.

Parvatuyar, Atul.

Shainesh, G

Managing Relationships in

Supply Chains of the 21

Century

337-344


Chavez, Jorge. Torres-Rabello, Rodolfo. (2012). Supply Chain Management. RIL

Editores. Chile.

Garcia, Ignacio. (2001). CRM Gestión de la relación con los clientes. FC Editorial.

España.

N Shet, Jagdish. Parvatuyar, Atul. Shainesh, G. (2001). Customer Relationship

Management Emerging concepts Tools and Aplications. Tata McGraw-Hill. India.

SUAyED 197


Shtub, Avraham. (2003). Enterprise Resource Planning. The

Dynamics of Operations Management. Kluwer Academic Publishers.

USA. 146 pp

SITIOS DE INTERNET

SITIO DESCRIPCIÓN

http://www.slideshare.net/MariaGpeR

dzMarthell/cadena-de-

suministros-ejemplo-de-

chocolate-abuelita

Información sobre la cadena de

suministro del producto

chocolate abuelita

http://code.greysparling.com/wiki/Sup

plyChainFunctionalTesting

Imagen del software de

peopleSoft para la cadena de

suministro

http://www.oracle.com/lad/products/a

pplications/peoplesoft-

enterprise/overview/index.html

Software para la cadena de

suministro.

http://es.infor.com/solutions/scm/ Imagen del software de Infor para

la cadena de suministro

http://es.infor.com/solutions/scm Software para la cadena de

suministro

http://www.solomon.com.hk/products/

data-audit-for-dynamics-crm-4-0

Imagen sobre el CRM Microsoft

Dynamics

http://www.microsoft.com/es-

es/dynamics/default.aspx

Información sobre el CRM

Microsoft Dynamics

http://sourceforge.net/projects/sugarc

rm/?source=directory#screenshots

Imagen sobre el CRM

SugarCRM

http://www.sugarcrm.com/ Información sobre el CRM

SUAyED 198

SugarCRM

https://www.vtiger.com/ Información sobre el CRM

Vtiger

http://sourceforge.net/projects/vtigerc

rm/?source=directory#screenshots

Imagen sobre el CRM Vtiger

http://unitecupv2011kmgv.wordpress.

com/2011/06/27/41/

Imagen sobre logística de

distribución

http://tecnoculto.com/2008/02/28/el-

chocolate-abuelita-esta-hecho-

con-abuelitas/

Imagen del producto chocolate

abuelita”

http://www.channelbiz.es/2014/01/07/

la-administracion-de-la-cadena-de-

suministro-o-scm-triunfara-en-2014/

Imagen sobre la cadena de

suministro

UNIVERSIDAD

FACULTAD DE

SISTEMA UNIVERSIDAD

UNIDAD 6. PLANEACIÓN E IMPLANT

OBJETIVO PARTICULAR

Que el alumno conozca los pasos necesarios para poder implantar un ERP

mantenimiento y su ciclo de vida

INTRODUCCIÓN

Un ERP es un sistema que integra toda o al menos la mayoría de la información

de una organización, pero para llegar ese punto, primero es necesario realizar un

análisis y un diseño de las adecuaciones que

implantación. Un ERP no es un paquete administrativo que simplemente se instala

y configura. Es más complejo que eso. Para poder implementar un ERP es

necesario primero conocer los procesos de la organización, entrevistar

concientizar a los usuarios del sistema, configurarlo y adecuarlo a las necesidades

del cliente, dichas adecuaciones implican realización de programas y

adecuaciones en la bases de datos y por último gestionarlo de manera adecuada,

para que los usuarios del ERP obtengan la información que necesitan, para el

adecuado desempeño de la organización.

Antes de iniciar la implementación de un ERP, es necesario determinar si es

factible utilizarlo o costearlo,

primero hablar con los

considerando adquirir.




PLANEACIÓN E IMPLANT ACIÓN DE UN MÓDULO D

OBJETIVO PARTICULAR

el alumno conozca los pasos necesarios para poder implantar un ERP

mantenimiento y su ciclo de vida.



análisis y un diseño de las adecuaciones que se realizarán en el ERP durante su



necesario primero conocer los procesos de la organización, entrevistar




os del ERP obtengan la información que necesitan, para el

adecuado desempeño de la organización.


factible utilizarlo o costearlo, para determinar estos dos puntos

primero hablar con los especialistas de los ERP, que la organización está

SUAyED 199

ISTANCIA

ACIÓN DE UN MÓDULO DE ERP

el alumno conozca los pasos necesarios para poder implantar un ERP, su



se realizarán en el ERP durante su



necesario primero conocer los procesos de la organización, entrevistarse y




os del ERP obtengan la información que necesitan, para el


para determinar estos dos puntos es necesario

ERP, que la organización está

SUAyED 200

Por supuesto, que los consultores ofrecerán implantar el ERP que ofrecen ellos,

pero los especialistas en sistemas de la organización y todo el demás personal

administrativo, deben evaluar las fortalezas y debilidades que ofrecen los distintos

ERP.

Una vez que ya fue elegido un ERP, determinaran las tareas a realizar y las

adecuaciones que se pueden implementar. Por último, los consultores

determinaran el costo de su implementación.

Cabe destacar que es necesario tener empatía con todos los usuarios del futuro

sistema, pues son ellos quienes aportan información valiosa para que el sistema

tenga factibilidad operativa. Es muy importante, que el personal de la organización

participe en el proyecto. De esta manera no solo se obtendrá información valiosa,

sino además el personal de la organización se sentirá tomando en cuenta, para la

implantación del proyecto, y tendrá una actitud participativa respecto al desarrollo

e implementación del ERP.

SUAyED 201

LO QUE SÉ

Envío de archivo

Con tus propias palabras define las etapas de lo que debe incluir el análisis y

diseño de un sistema de información.

Para enviar tu respuesta, pulsa el botón Editar mi envío; se mostrará un editor de

texto en el cual puedes redactar tu información; una vez que hayas concluido,

salva tu actividad pulsando el botón Guardar cambios.

Temario detallado

6. PLANEACIÓN E IMPLANTACIÓN DE UN MÓDULO DE ERP

6.1 Introducción (Metodología estructurada)

6.2 Vulnerabilidades y controles de los ERP´s

6.3 Ciclo de vida de los ERP´s

6.4 Control de cambios

6.5 Problemas y controles post implementación

SUAyED 202

6.1 Introducción (Metodología estructurada)

El análisis de sistemas se emplea para diseñar e implementar mejoras en el

funcionamiento de las organizaciones, a través de un sistema de información.

Una vez terminada la fase del análisis, se procede con el diseño del sistema, el

diseño define los componentes que integran el sistema de información.

El analista evalúa el funcionamiento de una organización mediante la revisión del

flujo de datos en una organización, con el propósito de mejorar sus procesos.

El analista debe tener la capacidad de trabajar con todo tipo de personas y contar

con suficiente sensibilidad y experiencia para poder entender la problemática a

resolver. El analista no solo debe ser un consultor sino un agente de cambio.

Fuente: Metodología estructurada.

El análisis y diseño de un sistema es un procedimiento que también se realiza

cuando se decide utilizar un ERP. Aunque existen ciertas diferencias, ya que en el

caso de un ERP, no se desarrolla un sistema desde cero, sino que se utiliza un

sistema ya terminado, que debe ser adaptado a las necesidades de una empresa.

SUAyED 203

Ahora bien existen varios métodos de realizar el análisis y diseño de un sistema.

Ejemplos de estos métodos es el de prototipos, el cual se basa en el desarrollo de

prototipos que son mostrados al usuario con todas sus partes en funcionamiento.

El Iterativo o Incremental, donde se elabora la arquitectura completa del sistema.

Al final del desarrollo se realizan incrementos o versiones parciales del mismo

sistema (Iteraciones).

Otro método es el denominado en Cascada. Este método se aplica siguiendo una

serie de fases de manera secuencial. Las fases son las siguientes:

• Requerimientos o identificación de necesidades.

• Análisis.

• Diseño.

• Implementación.

• Mantenimiento.

Este método se verá a más detalle, para este apartado solo se verán las primeras

tres fases, ya que las dos últimas se verán en la parte del ciclo más adelante.

Requerimientos o identificación de necesidades

Es el primer paso del análisis del sistema, en este proceso el analista se reúne

con el usuario o usuarios, e identifican las metas, se analizan las perspectivas del

cliente, sus necesidades y requerimientos, sobre la planificación temporal y

presupuestal, y otros puntos que puedan ayudar a la identificación y desarrollo del

proyecto.

Sus objetivos son siguientes:

• Analizar y documentar las necesidades que deben ser soportadas por el

sistema propuesto.

SUAyED 204

• Identificar los requisitos.

• Realizar un estudio de las diferentes alternativas de solución

Para realizar el análisis de un sistema debe primero entenderse el problema, y

para poder entenderlo es necesario conocerlo, así que el primer paso es identificar

las necesidades o requerimientos.

Se realiza un cuestionario para identificar estas necesidades. Las preguntas

pueden variar dependiendo del giro y tamaño de la organización, pero

generalmente se realizan las siguientes preguntas.

¿Qué sistema utilizan actualmente?

¿Porque razón utilizan el sistema actual?

¿Qué ventajas y desventajas posee el sistema actual?

¿De qué parte del negocio se encarga el sistema actual?

¿Requirieren de personal externo para el manejo del sistema actual?

¿Con qué infraestructura de TIC cuentan?

¿Qué esperan del nuevo sistema?

¿En cuánto tiempo desean utilizar el nuevo sistema?

Posterior al análisis de requisitos se realiza un estudio de viabilidad.

Análisis del sistema

SUAyED 205

El análisis de un sistema es un conjunto de procedimientos para determinar la

viabilidad de desarrollar un sistema, y en este caso para utilizar un ERP, además

se estudia la factibilidad de utilizarlo, además de identificar las necesidades a

cubrir con el ERP.

Es importante determinar la viabilidad y conveniencia de implantar un sistema, se

deben tomar en tomar en cuenta tres áreas principales:

Viabilidad económica

Una evaluación de los costos de implantación del ERP, comparados con los

beneficios obtenidos del sistema. Significa una valoración de la inversión

comparada con los beneficios que se obtendrán.

Viabilidad Técnica

Un estudio de funcionalidad y restricciones del sistema. Por ejemplo es importante

determinar si el hardware con que cuenta la empresa es capaz de soportar el

ERP.

La plataforma más utilizada por los ERP es la plataforma cliente/servidor. Como

cliente entiéndase una computadora utilizada por el usuario para acceder a las

informaciones en otra máquina del mismo perfil pero con configuraciones más

altas que hospeda los módulos de gestión. Es importante determinar si el

hardware se pude reutilizar o si es necesario adquirir uno nuevo.

Lo mismo aplica a la infraestructura de red, tanto de la red interna como de la red

externa, si se desea que el ERP sea accesible fuera de la empresa.

Por último determinar si el sistema operativo es compatible con el ERP.

Viabilidad legal

SUAyED 206

Es determinar cualquier posibilidad de infracción legal en que se podría incurrir al

utilizar el ERP. Por ejemplo en México es obligado realizar facturas electrónicas y

el ERP debe tener la capacidad de entregar las facturas con los requisitos que

pide la autoridad fiscal.

Una vez realizado el estudio de viabilidad el siguiente paso es realizar las

especificaciones del sistema.

Especificaciones del sistema

Es un documento que describe la funcionalidad del sistema en este caso del ERP,

cabe destacar que la funcionalidad ya es conocida por los proveedores, ya que el

ERP es un sistema acabado, en este caso las especificaciones se refieren a las

adaptaciones a realizar sobre los módulos del ERP. Las especificaciones de los

requisitos del ERP se producen en la terminación de la tarea de análisis. El paso

siguiente es realizar el diseño del sistema. (Seen, 1992: 120-164).

Diseño del sistema

El diseño de sistemas consiste en utilizar una metodología con el propósito de

definir un sistema, con suficientes detalles como para permitir su interpretación y

codificación. En el caso del ERP, el sistema ya está terminado, pero debe ser

adaptado. De esta manera se realizaran los siguientes pasos para su adaptación.

Diseño de la interfaz de usuario

Cada modulo del ERP ya trae una plantilla de pantallas, pero deberán ser

adaptadas a las necesidades del usuario. Cabe destacar que con las adaptaciones

a las interfaces, también será necesario realizar adaptaciones en la base de datos.

Diseño de Interacciones con la Base de Datos

SUAyED 207

Los ERP utilizan una base de datos, dichas bases de datos generalmente utilizan

el modelo relacional, la base de datos del ERP ya está construida, pero debe ser

adaptada, las adaptaciones pueden ser debido al tipo de datos que deben ser

capturados por las interfaces o los reportes que deben ser generados por el ERP.

Y precisamente el diseño de reportes es el siguiente paso.

Diseño de reportes

En este parte se deben diseñar los resultados o reportes generados por el ERP,

para la mayoría de los usuarios la salida es la única razón para el desarrollo de un

ERP y la base de evaluación de su utilidad. Es importante determinar qué

información presentar. Decidir si la información será presentada en forma textual,

grafica o impresa. (Seen, 1992: 172-230).

Grafica de Gantt

Es muy importante que se realice una gráfica de Gantt donde se indiquen los

recursos y los tiempos para concretar el proyecto. El objetivo de la grafica de

Gantt es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes actividades a lo

largo de un tiempo total, además de los recursos. Entre los recursos se puede

incluir:

• El hardware y software necesario.

• El personal necesario, tanto los usuarios como los consultores.

Ya existen varios tipos de software para realizar gráficas de Gantt, los hay

inclusive libres como el software Gantt Project. (http://www.ganttproject.biz/).

Debajo se muestra una imagen de Gantt Project.

SUAyED 208

Fuente: Diagrama de Gantt.

Implementación

En esta fase de instala y configura el nuevo sistema, además se capacita a los

usuarios para su utilización. Se pueden utilizar los siguientes métodos para su

implementación.

• Método directo: Se empieza a utilizar el nuevo sistema y se abandona el

antiguo

• Método paralelo: Se utilizan los dos sistemas al mismo tiempo para

comparar resultados

• Método piloto: Se utiliza el sistema pero solo en un área de la organización.

• Método en fases: Se implementa solo una parte del sistema, y una vez

terminada se implementa otra parte del sistema.

SUAyED 209

Mantenimiento

El mantenimiento es la modificación de un producto de un sistema después de su

implementación, la razones del mantenimiento pueden ser ajustes o

actualizaciones para mejorar dicho sistema. (Seen, 1992: 814-841).

6.2 Vulnerabilidades y Controles de los ERP´s

Todo sistema tiene fortalezas y debilidades, en este apartado nos enfocaremos a

las fortalezas y debilidades respecto a la seguridad de acceso al sistema de

información.

La seguridad es la facultad de estar a cubierto de alguna amenaza. Desde este

punto de vista la seguridad total es muy difícil de lograr, puesto que implicaría

describir todas las amenazas a que puede verse sometido el sistema. Lo que se

manifiesta en los sistemas es la vulnerabilidad. No se puede hablar de un sistema

informático totalmente seguro, sino más bien de uno en el que no se conocen tipos

de ataques que puedan vulnerarlo, debido a que se han establecido medidas

contra ellos.

La vulnerabilidad es un aspecto del sistema de información que es susceptible de

ser atacado o de dañar la seguridad del mismo. Representan las debilidades en un

sistema informático.

Existen distintos tipos de vulnerabilidades en un sistema de información, pero para

el caso de un ERP revisaremos las siguientes tipos de vulnerabilidades:

Vulnerabilidad del sistema de información : El sistema debe contar con formas

de autenticar a los usuarios.

SUAyED 210

Vulnerabilidad de sistema operativo : Ciertos fallos o debilidades del software

del sistema operativo hacen más fácil acceder al mismo y lo hacen menos fiable.

En este apartado se incluyen todos los bugs en los sistemas operativos, u otros

tipos de aplicaciones que permiten atacarlos.

Vulnerabilidad de los medios de almacenamiento : Se refiere a la posibilidad de

daño de los discos duros u otros dispositivos de almacenamiento.

Vulnerabilidad de los medios de comunicación : La conexión de las

computadoras a una red supone un enorme incremento de la vulnerabilidad del

sistema. Aumenta enormemente la escala del riesgo a que está sometido, al

aumentar la cantidad de gente que puede tener acceso al mismo. Es importante

una adecuada configuración de enlaces alambricos, inalambricos, cortafuegos,

etc.

Vulnerabilidad humana. Las personas que administran y utilizan el sistema de

información representan la mayor vulnerabilidad del sistema. Toda la seguridad

del sistema descansa sobre el administrador del mismo que tiene acceso al

máximo nivel y sin restricciones al mismo.

Los usuarios del sistema también suponen un gran riesgo al mismo. Ellos son los

que pueden acceder al mismo. Si el usuario no utiliza el sistema de manera

adecuada, puede eliminar o dañar la información. (Areito, 2008: 1-25).

Controles en el ERP

Ahora bien, estas vulnerabilidades se pueden minimizar si se tienen las

previsiones necesarias.

Para fortalecer la seguridad en el sistema de infor mación los usuarios solo

deben acceder a información de acuerdo a su rol, el administrador del sistema de

SUAyED 211

información es el responsable de la adecuada configuración de roles y privilegios

de los usuarios.

Para fortalecer la seguridad en el sistema operativo lo más recomendable es

utilizar un sistema operativo orientado a ser servidor, como un Linux, Unix o

Windows Server, y es muy recomendable utilizar un firewall, un firewall es un

software que impide la conexión de software no autorizado.

Para fortalecer la seguridad en los medios de almacenamiento , lo recomendable

es realizar respaldos de manera periódica, además de respaldar los datos en mas

de un medio de almacenamiento.

La vulnerabilidad de los medios de comunicación , se puede controlar si es una

red interna, pero ene le caso de una red como Internet, hay menos control. Si se

utiliza internet, lo más recomendable es utilizar una línea dedicada. Una línea

dedicada es una red que solamente utilizara la empresa, es más costosa, pero

más fiable.

En el caso de la vulnerabilidad humana , esta es la más difícil de controlar, en

este caso se debe confiar en el departamento de recursos humanos, para

contratar al personal más confiable. (Areito, 2008: 1-25).

Los controles vistos hasta el momento son muy generales y no son propios del

ERP, el ERP también cuenta con controles para limitar el acceso a la información

de cada usuario del sistema. Dependiendo del ERP a utilizar, será diferente la

forma de otorgar permisos a los usuarios del sistema. Para los ejemplos se

utilizara el software libre WebErp (http://www.weberp.org).

Controles de acceso en el ERP

SUAyED 212

Los usuarios en un ERP pueden ser definidos con acceso solamente a ciertas

opciones, dependiendo del tipo de usuario. El vendedor no debe ver la información

del contador, o del responsable de producción.

Las opciones aplicables a los usuarios pueden ser configuradas para cumplir con

el rol que tienen en la empresa. La primer restricción de acceso es la entrada al

sistema, este sistema en particular, (WebErp) protege de accesos no autorizados

si la introducción incorrecta de la contraseña se realiza más de tres veces, el

sistema bloquea la cuenta, la cuenta se mantendrá bloqueada hasta que el

administrador reajuste el acceso a dicho usuario.

Veamos la pantalla de entrada del WebErp.

Fuente: Weberp.org

SUAyED 213

El usuario debe introducir de manera correcta el usuario y la contraseña, ahora

dependiendo de los privilegios otorgados al usuario podrá ver cierta información.

El administrador del sistema tendrá acceso a todo la información del sistema.

Imaginemos que el usuario es el contador de la empresa, siendo este su rol, solo

podrá ver información relacionada con su actividad, para el caso de este ERP la

pantalla que vería el contador sería la siguiente:

Fuente: Weberp.org

El contador, solo verá la información contable.

Ahora pensemos en que el usuario del ERP, es el encargado de compras. Cuando

introduzca su contraseña, verá una pantalla como la siguiente:

Fuente: Weberp.org

SUAyED 214

Como puede apreciarse, las pantallas son diferentes, de esta manera cada

usuario solo tiene acceso a la información que tiene permitida.

Por supuesto el administrador del sistema tendrá acceso a toda la información, si

el administrador del sistema entra al ERP, entonces verá una pantalla como la

siguiente:

Fuente: Weberp.org

Como puede apreciarse en esta pantalla, el administrador no solo tiene acceso al

menú de opciones del contador y del encargado de compras, sino que además

tiene acceso a otras opciones, como ventas, inventarios o producción. En otras

palabras el administrador del sistema tiene el acceso a toda la información.

El administrador es el que además crea a los usuarios y les otorga sus privilegios

y restringe la información que pueden utilizar. Veamos un ejemplo de cómo el

administrador le otorga privilegios a un usuario del ERP.

Imaginemos que el administrador decide otorgarle privilegios al gerente de

producción, para esto le dará acceso solamente al menú de producción. La

pantalla para dar de altas al usuario cuenta con varias opciones, pero para efecto

del ejemplo, solo se muestran las opciones que dan acceso a los módulos del

ERP.

SUAyED 215

Fuente: Weberp.org

Como puede observarse, el usuario solo tiene acceso al modulo de producción.

Cuando el gerente de producción entre al sistema, verá una pantalla como la

siguiente:

Fuente: Weberp.org

El ERP cuenta con sus propias medidas de control de usuarios, pero no puede

dejarse de lado la seguridad del sistema operativo, la seguridad de las

telecomunicaciones y la seguridad respecto a la confiabilidad de los empleados.

SUAyED 216

6.3 Ciclo de Vida de los ERP´s

Un ERP como cualquier sistema de información, tiene un ciclo de vida, veamos

sus etapas.

Primera etapa. Adquisición del ERP

La primera etapa consiste en la adquisición del ERP, previamente se debieron

analizar varias opciones de ERP´s comerciales o incluso de software libre,

tomando en cuenta la funcionalidad del ERP y su costo, ya que un ERP comercial

puede llegar a costar millones de pesos. Aunque por otro lado, también existen los

ERP libres.

En esta primera etapa se debe seleccionar al ERP si la funcionalidad cubre las

necesidades de la organización.

Segunda etapa. Implementación del ERP

En la segunda etapa se procede a realizar la implementación del ERP.

Muy importante en esta etapa es definir el alcance de la implantación del ERP, es

decir qué áreas y funciones comprenderá la implantación así como un primer

planteamiento de calendario.

La primera acción es realizar un inventario de la infraestructura con que se cuenta.

Antes de cambiar computadoras, servidores y equipo de red, es necesario

determinar lo que puede ser utilizado.

Si el hardware con que cuenta la empresa tiene las características que el ERP

necesita, se procede a su instalación. De lo contrario se realizaran los ajustes

necesarios en la infraestructura de tecnología y telecomunicaciones.

SUAyED 217

Otra indicación importante es que, la organización mantenga un ambiente de

pruebas de implementación del ERP y otro de producción de los sistemas actuales

hasta tener la seguridad de que el proyecto está listo para entrar en un ambiente

productivo.

El siguiente paso es configurar el ERP y realizar las modificaciones necesarias

para adaptarlo a las reglas de negocio de la organización, en esta etapa es muy

importante estar muy de cerca tanto con directivos y usuarios finales del sistema,

para conocer sus necesidades y expectativas, y además un punto muy importante,

reducir al mínimo su resistencia al cambio .

Una vez que el ERP ya posee las modificaciones necesarias se procede a una

etapa de pruebas para comprobar, que los ajustes responden a las necesidades

de los usuarios y además comprobar que el sistema no presenta fallas.

Una vez corregidos los errores y revisado la funcionalidad del sistema con los

usuarios y directivos se procede a una etapa de pruebas del sistema.

Terminada la etapa de pruebas se procede a liberar el ERP y capacitar a los

usuarios y entra en una fase productiva.

Tercera etapa. Estabilización

En esta etapa se le da mantenimiento al ERP y se realizaran los ajustes al sistema

conforme surjan nuevas necesidades o se modifiquen las actuales, un ejemplo de

una nueva necesidad es la realización de facturas electrónicas.

Cuarta etapa. Baja del sistema

Como todo sistema un ERP también tiene un fin de su utilización, esto

generalmente sucede debido a los cambios tecnológicos, por ejemplo si se hace

necesario cambiar el sistema operativo y el ERP no es capaz de adaptarse al

mismo, o cambios en el hardware, y el ERP no es capaz de soportar dicho

hardware. Entonces será necesario actualizar el ERP a una versión moderna y

SUAyED 218

migrar los datos a la nueva versión del ERP, por lo que se iniciara nuevamente en

la etapa 1. (Harwood, 2003: 27-30).

6.4 Control de Cambios

Los cambios en un ERP dependerán de las necesidades de cada empresa, estos

cambio deben ser documentados de manera adecuada para que cualquier

persona involucrada en el mantenimiento del ERP les pueda dar seguimiento, o

incluso para deshacer los cambios si es que estos no cumplen con las

necesidades de los usuarios.

Los tipos de cambios que generalmente se realizan en un ERP se pueden

clasificar de la siguiente manera:

1. Cambios en las interfases de usuario

2. Cambios en la base de datos

3. Cambios en la generación de reportes

Cambios en las interfases de usuario

En el caso de las interfases de usuario, estas deben documentarse indicando lo

siguiente:

1. El programa que fue modificado.

2. La fecha de la modificación.

3. El autor de la modificación.

4. Los cambios realizados y el motivo de los cambios.

SUAyED 219

Cambios en la base de datos

Normalmente, un sistema ERP está integrado a una base de datos relacional. El

usuario interactúa con la base de datos a través de interfases, y es casi seguro

que así como las interfases tienen que ser modificadas, también lo será la base de

datos. (Harwood, 2003: 31-38).

La información que debe redactarse para los cambios en la base de datos es la

siguiente:

1. El nombre de la base de datos.

2. El nombre de la tabla.

3. El nombre de los campos modificados.

4. El tipo de dato del campo modificado.


6. El motivo de los cambios.

Cambios en la generación de reportes

1. El reporte que fue modificado.

2. Los datos que arroja el reporte (texto o gráficos)

3. Condiciones para que los datos sean mostrados (Aplicación de ofimática,

navegador web, lector de documentos PDF, etc.)

4. La fecha de la modificación.


6. Los cambios realizados y el motivo de los cambios.

6.5 Problemas y Controles Postimplementación

Una vez que el ERP ha sido implementado inicia su fase productiva, siendo esta

etapa crítica para el éxito o el fracaso del sistema. Se debe realizar un

SUAyED 220

seguimiento y control estricto de los objetivos previamente definidos así como de

los elementos críticos para el éxito del proyecto

Existen tres elementos muy importantes a realizar cuando el sistema ya se

encuentra productivo.

1. Capacitar y concientizar a los usuarios del sistema.

2. Corregir errores

3. Actualizar el sistema

Capacitar y concientizar a los usuarios del sistema

En esta etapa es muy importante capacitar y concientizar a los usuarios de la

utilidad del sistema. Es común un sentimiento de resistencia al cambio entre los

usuarios, debido a que tendrán que utilizar otro sistema. El realizar las actividades

de la misma manera produce seguridad, y hacerlas de una manera diferente

puede producir temor. Es tarea del consultor del ERP ayudar a los usuarios a

perder el temor a usar el sistema.

Corregir errores

Por otro lado, una vez que el sistema esta productivo, es importante estar de cerca

con los usuarios para detectar errores y corregirlos a la brevedad. Para esto es

importante que el consultor este siempre de cerca con el usuario del sistema

escuchando sus observaciones.

Actualizar el sistema

Un consultor debe estar constantemente actualizado respecto a los cambios

tecnológicos y legales para que el sistema funcione de manera adecuada, por lo

que es necesario que el consultor se encuentre en permanente actualización.

Otro aspecto es que un ERP cuenta con varios módulos, así que si el usuario

desea utilizar otro modulo, será necesario desarrollar otra implementación.

SUAyED 221

Cuanto mayor es la integración de los módulos del ERP, más eficientes serán los

procesos de una empresa. Esa fórmula puede hacer la diferencia a la hora de

atender e inclusive de retener un cliente. (Harwood, 2003: 31-38).

SUAyED 222


Un ERP es un sistema de información que centraliza, a través de diversos

módulos, las diferentes áreas de una empresa, para ofrecer una solución integral

para la gestión de información. Esta centralización a su vez facilita el análisis de la

información. Y analizar la información llevará a la empresa a tomar decisiones con

información veraz y oportuna. Pero para llegar a este punto, es necesaria una

correcta implantación del ERP.

Existen muchas consideraciones que deben ser analizadas antes de la

implementación, como la factibilidad, y los requisitos para utilizar el ERP y

después de la implementación, el mantenimiento y adecuación, para que dicha

implementación sea exitosa.

La comunicación y el compromiso entre los involucrados con la implementación

del ERP, son de suma importancia para el éxito del proyecto. Es de vital

importancia involucrar a los usuarios del ERP, para que se sientan parte del

proyecto y se reduzca la resistencia al cambio.

Los ERP proporcionan más ventajas que desventajas a las organizaciones que

optan por su uso y que a pesar que son costosos en muchos sentidos, tiempo,

dinero y esfuerzo, a largo plazo proporcionan ventajas a las organizaciones que

los utilizan.

SUAyED 223

GLOSARIO

Línea dedicada

Una línea dedicada es una red privada (a diferencia de Internet que es una red

pública) que se utiliza para conectar redes de área local a un proveedor de

servicios de Internet, de esta manera el cliente siempre está conectado y son

compartir la red con otros usuarios.

Vulnerabilidad

En seguridad informática, la palabra vulnerabilidad hace referencia a una debilidad

en un sistema permitiendo a un atacante violar la confidencialidad, integridad,

disponibilidad y control de acceso del sistema.

Ofimática

La ofimática es el conjunto de aplicaciones, y herramientas informáticas que se

utilizan en actividades de oficina para optimizar las tareas.

SUAyED 224


Envío de archivo

Investiga alguna empresa que haya implantado un ERP y cuáles son los pasos

que siguió para dicha implantación.



seleccionado, presiona Subir este archivo para guardarlo en la plataforma.

SUAyED 225


21. Que es el análisis de un sistema

22. Que es el diseño de un sistema

23. Que vulnerabilidades de seguridad identificas en el uso de un ERP

24. Qué es la resistencia al cambio

25. Cuál es la diferencia entre implantar un paquete administrativo y un ERP.

26. Qué es la identificación de necesidades

27. Qué es una gráfica de Gantt

28. Qué es un estudio de viabilidad

29. Qué es una interfaz de usuario

30. Que es un paquete de ofimática

SUAyED 226

LO QUE APRENDÍ

Envío de archivo

El siguiente ejercicio tiene como objetivo que identifiques, las fases más

importantes para la implementación de un ERP.

La empresa de abarrotes “Abarrotes de México”, desea implantar un

ERP. Dicha empresa está dedicada a la comercialización al mayoreo de

productos de abarrotes. Sus principales clientes son tiendas de

abarrotes al menudeo. Cuenta con 5 sucursales, todas en el distrito

federal. Tanto en las sucursales como en la casa matriz, cuentan con

computadoras personales, todas las sucursales tienen acceso a Internet.

Que fases debes considerar para la implantación de un ERP. Considera

que la empresa cuenta con un presupuesto de hasta un millón de pesos

para adquirir e implementar un ERP, ya sea libre o comercial.




en la plataforma.

SUAyED 227


51. Una línea ___________________ es una red privada que

solo utiliza la empresa.

u) Dedicada

v) Integrada

w) Compartida

x) Conmutada

52. Una manera de identificar las necesidades de una

organización es a través de:

u) Un algoritmo

v) Un cuestionario

w) Un diagrama de flujo

x) Una herramienta case

53. ___________ de un sistema, es un conjunto de

procedimientos para determinar la viabilidad de desarrollar un

sistema

u) Diseño

v) Construcción

w) Análisis

x) Implementación

54. Una evaluación de los costos de implantación del ERP es un

ejemplo de:

u) Estudio Técnico

v) Diseño lógico

w) Estudio de viabilidad económica

x) Diseño físico

55. Un estudio de viabilidad técnica es

u) Un estudio de vulnerabilidad física

v) Un estudio de vulnerabilidad lógica

w) Un estudio de la viabilidad legal del sistema

SUAyED 228

x) Un estudio de funcionalidad y restricciones del sistema

56. Un ejemplo de un control de acceso en un ERP es que:

u) Los clientes tengan acceso al ERP

v) El contador solo pueda ver la información contable

w) Los proveedores tengan acceso al ERP

x) El usuario tenga acceso a la base de datos

57. Qué utilidad tiene la utilización de un firewall

u) Que no se pueda acceder a la base de datos

v) Que no se puedan generar reportes sin autorización

w) Que se impidan conexiones no autorizadas al sistema

x) Que no se puedan realizar compras sin autorización

58. Es una etapa en el ciclo de vida de un ERP

u) Elección de las llaves primarias

v) Realización del diagrama de flujo de datos

w) Realización de algoritmos

x) Estabilización

59. Son cambios que se dan en los ERP una vez implantados

u) Cambios del compilador

v) Cambios en los reportes

w) Cambios en los diagramas entidad relación

x) Cambio del lenguaje de programación

60. Actualizar el sistema es uno de los controles en la

q) Instalación

r) Preimplementación

s) Postimplementación

t) Baja del sistema

SUAyED 229

MESOGRAFÍA



A. Seen, James Herramientas para

determinar requerimientos

del sistema

120-164

A. Seen, James Estrategia de desarrollo

por análisis estructurado

172-230

A. Seen, James Administración del

proceso de implantación

del sistema

814-841

Areitio, Javier Fundamentos de

seguridad de la

información

1-25

Harwood, Sthepen The present generation 27-30

Harwood, Sthepen The present generation 31-38


A. Seen, James. (1992). Análisis y diseño de sistemas de información. McGraw-

Hill. México. 942 pp.

Areitio, Javier. (2008). Seguridad de la información. Redes, informática y sistemas

de información. Paraninfo. España. 561 pp.

SUAyED 230

Harwood, Sthepen. (2003). ERP The implementación cycle. Butterworth-

Heinemann. Inglaterra. 181 pp.


Shtub, Avraham. (2003). Enterprise Resource Planning. The

Dynamics of Operations Management. Kluwer Academic Publishers.

USA. 146 pp

SITIOS DE INTERNET

SITIO DESCRIPCIÓN

http://www.internetglosario.com/332/L%C3%

ADneaDedicada.html

Concepto de línea dedicada

http://www.ganttproject.biz/

Sitio web del software Gantt Project


Imagenes del WebErp


Sitio web del software WebErp

http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_Ga

ntt

Imagen de una grafica de gantt

http://85517amdsi.blogspot.mx/2010/08/meto

dologia-estructurada.html

Imagen de la metodología

estructurada

SUAyED 231

RESPUESTAS DEL EXAMEN DE AUTOEVALUACIÓN DE

PLANEACIÓN SISTEMAS ERP

Unidad 1

1 A 6 B

2 C 7 B

3 A 8 B

4 A 9 B

5 C 10 B

Unidad 2

1 A 6 A

2 A 7 B

3 B 8 A

4 B 9 B

5 C 10 B

Unidad 3

1 A 6 D

2 B 7 B

3 B 8 C

4 C 9 C

5 C 10 D

SUAyED 232

Unidad 4

1 A 6 B

2 B 7 B

3 A 8 C

4 D 9 B

5 B 10 D

Unidad 5

1 A 6 C

2 C 7 D

3 C 8 D

4 C 9 A

5 B 10 B

Unidad 6

1 A 6 B

2 B 7 C

3 C 8 D

4 C 9 B

5 D 10 C

Documents

Planeacion Sistemas ERP