Planeación y Herramientas Para La Planeación

ADMINISTRACIÓN DE UNIDADES

INFORMÁTICAS [UNIDAD II. PLANEACIÓN DE UNIDADES INFORMÁTICAS]

[Seleccionar fecha]

L.I. Rosalba Cervantes Meza | Pág. 15

UNIDAD II PLANEACION DE UNIDADES INFORMATICAS

PLANEACIÓN:

¦ Definir objetivos y la manera de llegar a ellos.

¦ Los objetivos y los planes de acción a seguir para lograrlos.

¦ Proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible

determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un curso de acción.

2.1 VENTAJAS, DESVENTAJAS Y FRACASOS DE LA PLANEACIÓN. Ventajas: o Contribuye a actividades ordenadas y con propósitos.

o Necesidad de cambios futuros.

o Proporciona bases para el control.

o Reduce riesgos

o Aprovechamiento/distribución justa de los recursos.

o Permite una mejor organización.

o Ayuda a la dirección de la empresa.

o Solo se puede controlar y dirigir lo que se planea.

Desventajas: o Limita la iniciativa

o Consume tiempo y recursos.

o Ata a la organización a un paradigma

o Limita la precisión de la información y los hechos futuros.

Causas del fracaso de la planeación o No estar fundamentados en una investigación objetiva.

o No ser congruentes con la misión de la empresa.

o No tener claros sus objetivos.

o Estar mal determinados en el tiempo y alcance.

o Tener una mala estimación del costo del proyecto.

o Tener políticas inflexibles ante cambios inesperados.

o Tener deficiencias de comunicación.

o Inadecuada división del trabajo y responsabilidades.



[Seleccionar fecha]


2.2 APLICACIÓN DE LOS NIVELES DE PLANEACIÓN.

8 NIVELES DE PLANEACIÓN A LLEVAR A CABO EN EL ÁREA DE INFORMÁTICA:

n Planeación estratégica n Planeación táctica n Planeación operativa n Planeación organizacional n Planeación de recursos n Planeación de personal n Planeación de instalación física n Planeación de requerimientos.

1. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA. Es la planeación de tipo general proyectada al logro de los objetivos institucionales de

la empresa y tienen como finalidad básica el establecimiento de guías generales de

acción de la misma.

Este tipo de planeación se concibe como el proceso que consiste en decidir sobre los

objetivos de una organización, sobre los recursos que serán utilizados, y las políticas

generales que orientarán la adquisición y administración de tales recursos, considerando

a la empresa como una entidad total. Las características de esta planeación son, entre otras, las siguientes:

n Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes

específicos subsecuentes.

n Es conducida o ejecutada por los más altos niveles jerárquicos de dirección.

n Establece un marco de referencia general para toda la organización.

n Se maneja información fundamentalmente externa.

n Afronta mayores niveles de incertidumbre en relación con los otros tipos de

planeación.

n Normalmente cubre amplios períodos.

n No define lineamientos detallados.

n Su parámetro principal es la efectividad.



[Seleccionar fecha]


2. PLANEACIÓN TÁCTICA. Parte de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y se refiere a las

cuestiones concernientes a cada una de las principales áreas de actividad de las

empresas y al empleo más efectivo de los recursos que se han aplicado para el logro de

los objetivos específicos.

La diferencia entre ambas consiste en el elemento tiempo implicado en los

diferentes procesos; mientras más largo es el elemento tiempo, más estratégica es la

planeación. Por tanto, una planeación será estratégica si se refiere a toda la empresa,

será táctica, si se refiere a gran parte de la planeación de un producto o de publicidad.

Algunas de las características principales de la planeación táctica son:

n Se da dentro de las orientaciones producidas por la planeación estratégica.

n Es conducida y ejecutada por los ejecutivos de nivel medio.

n Se refiere a un área específica de actividad de las que consta la empresa.

n Se maneja información externa e interna.

n Está orientada hacia la coordinación de recursos.

n Sus parámetros principales son efectividad y eficiencia.

3. PLANEACIÓN OPERATIVA. Se refiere básicamente a la asignación previa de las tareas específicas que deben

realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones.

Las características más sobresalientes de la planeación operacional son: n Se da dentro de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y táctica.

n Es conducida y ejecutada por los jefes de menor rango jerárquico.

n Trata con actividades normalmente programables.

n Sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisión.

n Normalmente cubre períodos reducidos.

n Su parámetro principal es la eficiencia.



[Seleccionar fecha]


Planeación estratégica Tiene una perspectiva más amplia del comportamiento de la empresa en el tiempo, es

una visión de la empresa. Es mayor a 5 años. Cuentan con planes de contingencia o

emergencia por problemas que pudieran presentarse.

Planeación táctica Son proyectos de mediano plazo, de uno a cinco años, como planes de crecimiento o

penetración de nuevos productos que implican un cambio estratégico que requiere

sensibilización y capacitación de mandos medios.

Planeación operativa Es de corto plazo o ciclos cortos, se refiere a los procesos continuos, repetitivos,

conocidos como operaciones.

Planes estratégicos

Habilidades conceptuales

y directivos

Planes tácticos

Habilidades de motivación

Planes operativos

Habilidades técnicas

Visión estratégica

Directivos

Mandos medios

Empleados y obreros

Finanzas Recursos Humanos Mercadotecnia Operaciones

M I S I

O N



[Seleccionar fecha]


PLANEACIÓN ORGANIZACIONAL

El propósito de la planeación organizacional es alcanzar los objetivos del usuario y del

centro de cómputo a través del control administrativo dentro de una organización

debidamente estructurada.

Características organizacionales 1.- Objetivos {metas definidas}

2.- Especialización {actividades por área, para evitar duplicidad de funciones y costos}

3.- Coordinación

4.- Autoridad {delegar el poder para la toma de decisiones}

5.- Responsabilidad {asignación de responsabilidades para el logro de los objetivos}

1.- Objetivos:

n Medibles: permite que el personal sepa con exactitud lo que se espera de el y al

administrador le facilita la evaluación y el control.

n Factibles: No deben ser inalcanzables.

n No-Contradictorios: Metas conflictivas generan confusión y por lo tanto baja

productividad

n Relevantes: Deben ser similares a las metas organizacionales

n Claros: que se puedan comprender

Clasificación de los Objetivos

ü Orientados al usuario Obtener resultados cuando se requiere (oportunidad)

Obtener resultados como se requiere (calidad)

ü Orientados al Centro de Computo

Obtener la máxima productividad con los recursos disponibles (eficiencia)

Protección en los recursos económicos (seguridad)

Minimizar costos manteniendo la calidad (costos)

Mantener al personal motivado (satisfacer al personal)



[Seleccionar fecha]


2.- Especialización de actividades: Debe facilitar la detención de áreas ineficientes

Clasificación

n Relaciones con usuarios

n Tipos de procesamiento

n Soporte

3.- Coordinación de actividades: Deben darse en

n Dentro de cada área

n Entre el centro de computo y las diferentes áreas

4 y 5.- Autoridad y Responsabilidad: Autoridad es el poder de toma de decisiones concernientes al trabajo que se ejecuta

n Responsabilidad es la obligación de ejecutar ciertas acciones

n Se debe tender a delegar autoridad junto con responsabilidad

n Los organigramas pueden ayudar a los puntos anteriores

PLANEACIÓN DE RECURSOS. En esta planeación el encargado del centro de cómputo, organiza los recursos

económicos con que se cuenta, es decir destina la cantidad de recursos necesarios para

la subsistencia del departamento.

INADECUADO CONVENIENTE

AUMENTAR LAS VENTAS DURANTE EL 2006 AUMENTAR LAS VENTAS EN 10% EN CADA

REGION, DURANTE EL 2006

MEJORAR LA CALIDAD DE LOS EMPLEADOS

DE LA OFICINA QUE SE CONTRATEN EN EL

2006

CONTRATAR SOLO AQUEL PERSONAL QUE

DEMUESTRE CAPACIDAD PASA NDO LAS

PRUEBAS DE EFICIENCIA Y APTITUDES

DURANTE EL 2006

CONSTRUIR Y EQUIPAR UNA NUEVA

PLANTA PARA EL PRIMERO DE ENERO DEL

2008

COMPLETAR LAS ESPECIFICACIONES DE

APROBACION EL PRIMERO DE MARZO,

COMPLETAR LA CONTRUCCION EL

PRIMERO DE SEPRIEMBRE, INSTALAR TODO

EL EQUIPO Y QUE EMPIECE A FUNCIONAR

EL PRIMERO DE ENERO

LOGRAR EL MAXIMO DE UTILIZACION

POSIBLE DEL EQUIPO DE LA EMPRESA

LOGRAR UNA UTILIZACION DEL EQUIPO DE

COMPUTO DEL 85% PARA EL PRIMERO DE

SEPTIEMPBRE DEL 2006 Y MANTENER EL

MISMO RITMO



[Seleccionar fecha]


PLANEACIÓN DE PERSONAL. En esta etapa de la planeación, el administrador del centro de cómputo debe seleccionar

al personal que se requiere para la operación del centro de sistemas de acuerdo con su

perfil profesional y su experiencia en ámbito laboral.

PLANEACIÓN DE INSTALACIÓN FÍSICA Se refiere a todo lo que tiene que ver con el equipo que se debe utilizar y debe de estar

contenido en el centro de cómputo.

• Reguladores

• Aire acondicionado

• Extinguidores

PLANEACIÓN DE REQUERIMIENTOS Las consideraciones que debemos tomar en cuenta para la adquisición de software y de

hardware, así como la formación de un equipo de evaluación y restricciones.

2.3 HERRAMIENTAS DE LA PLANEACIÓN

HERRAMIENTAS DE LA PLANEACIÓN n Políticas

n Procedimientos de trabajo

n Programas

n Presupuestos y pronósticos

n Proyecto

n Planes contingentes

n Planes estratégicos

CONCEPTOS n Estrategias.- Acción de proyectar a futuro deseado y los medios efectivos para

conseguirlo.

n Objetivo.- Propósitos de la organización en función del tiempo.

n Metas.- Resultados parciales cuantificables de logro de los objetivos que espera

alcanzar una organización el corto o mediano plazo.

n Políticas.- decisiones preestablecidas que orientan la acción de los ejecutivos,

mandos medios y operativos.

n Normas o reglas.- Son especificaciones concretas de cómo debe actuarse entre

situaciones determinadas. Su función asegurar la calida de procesos.

n Acciones.- Hecho y actitudes que deben llevarse a cabo para lograr las metas.



[Seleccionar fecha]


n Procedimientos o procesos.- Son operaciones continuas o periódicas que sigue

una secuencia preestablecidas para obtener un fin.

n Proyecto.- Son estudios sobre la viabilidad y rentabilidad de una inversión nueva.

n Misión.- Propósito o razón fundamental de la existencia de una organización.

n Visión.- Es la percepción precisa de la empresa marcadas por su organización

formal.

PASOS PARA LLEVAR A CABO LA PLANEACIÓN n Definir misión y visión

n Establecer objetivos

n Analizar recursos de la organización

n Analizar oportunidades y riesgos

n Identificar y evaluar estrategias o alternativas.

n Seleccionar las estrategias

n Llevarlas a cabo

EL MODELO DE LAS "CINCO FUERZAS" DE PORTER

Es muy popular el enfoque para la planificación de la estrategia corporativa, propuesto en

1980 por Michael Porter, en su libro Competitive Strategy: Techniques for Analyzing Industries and Competitors. Según Porter, existen cinco fuerzas que determinan las

consecuencias de rentabilidad a largo plazo de un mercado o de algún segmento de éste.

La corporación debe evaluar sus objetivos y recursos frente a éstas cinco fuerzas que

rigen la competencia industrial:



[Seleccionar fecha]


1. Amenaza de entrada de nuevos competidores: El atractivo del mercado o el

segmento depende de qué tan fáciles de franquear son las barreras para los

nuevos participantes que puedan llegar con nuevos recursos y capacidades para

apoderarse de una porción del mercado.

2. Rivalidad entre los competidores: Para una corporación será más difícil competir

en un mercado o en uno de sus segmentos donde los competidores estén muy

bien posicionados, sean muy numerosos y los costos fijos sean altos, pues

constantemente estará enfrentada a guerras de precios, campañas publicitarias

agresivas, promociones y entrada de nuevos productos.

3. Poder de negociación de los proveedores: Un mercado o segmento del

mercado no será atractivo cuando los proveedores estén muy bien organizados

gremialmente, tengan fuertes recursos y puedan imponer sus condiciones de

precio y tamaño del pedido. La situación se complica aún más si los insumos que

suministran son claves para nosotros, no tienen sustitutos o son pocos y de alto

costo. La situación será aun más crítica si al proveedor le conviene

estratégicamente integrarse hacia adelante.

4. Poder de negociación de los compradores: Un mercado o segmento no será

atractivo cuando los clientes están muy bien organizados, el producto tiene varios o

muchos sustitutos, el producto no es muy diferenciado o es de bajo costo para el

cliente, porque permite que pueda haber sustituciones por igual o menor costo. A

mayor organización de los compradores mayores serán sus exigencias en materia

de reducción de precios, de mayor calidad y servicios y por consiguiente la

corporación tendrá una disminución en los márgenes de utilidad. La situación se

hace más crítica si a las organizaciones de compradores les conviene

estratégicamente integrarse hacia atrás.

5. Amenaza de ingreso de productos sustitutos: Un mercado o segmento no es

atractivo si existen productos sustitutos reales o potenciales. La situación se

complica si los sustitutos están más avanzados tecnológicamente o pueden entrar

a precios más bajos reduciendo los márgenes de utilidad de la corporación y de la

industria.



[Seleccionar fecha]


LA CADENA DE VALOR

La cadena de valor fue descrita y popularizada por Michael Porter en 1986. La cadena de

valor categoriza las actividades que producen valor añadido en una organización. Se

dividen en dos tipos de actividades:

· Las actividades primarias que conforman la creación física del producto, las

actividades relacionadas con su venta y la asistencia post-venta. Se dividen en:

o Logística interna: recepción, almacenamiento y distribución de las materias

primas.

o Operaciones (producción): recepción de las materias primas para

transformarlas en el producto final.

o Logística externa: almacenamiento de los productos terminados y

distribución del producto al consumidor.

o Ventas y Marketing: actividades con las cuales se da a conocer el producto.

o Servicios post-venta (mantenimiento): actividades destinadas a mantener o

realzar el valor del producto. Ej: garantías

Estas actividades son apoyadas por:

o Infraestructura de la organización: actividades que prestan apoyo a toda la

empresa, como la planificación, contabilidad, finanzas...

o Dirección de recursos humanos: búsqueda, contratación y motivación del

personal.

o Desarrollo de tecnología (investigación y desarrollo): obtención, mejora y

gestión de la tecnología.

o Abastecimiento (compras): proceso de compra de los materiales.



[Seleccionar fecha]


Exterior

NegativasPositivas

AmenazasOportunidades

Debilidades Fortalezas

Interior

Exterior

NegativasPositivas

AmenazasOportunidades

Debilidades Fortalezas

Interior

MATRIZ FODA

Técnica de planeación estratégica que permite crear o reajustar a una estrategia,

ya sea de negocios, mercadotecnia, comunicación, etc...

Permite visualizar la situación actual de una empresa u organización; para obtener

un diagnóstico preciso que permita tomar decisiones

FORTALEZAS

Son cualidades que funcionan como diferenciadores y son ventajas con respecto a la

competencia. Se clasifican en:

n Comunes: poseídas por varias empresas

n Distintivas: poseídas por pocos competidores.

n De imitación: son grandes capacidades que pueden ser copiadas y

mejoradas de otras empresas.

OPORTUNIDADES Son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables y permiten

obtener ventajas competitivas.

Pueden convertirse en Fortalezas o Amenazas DEBILIDADES

Son aquellos factores que provocan una posición desfavorable o desventaja

frente a la competencia. recursos de los que se carece, habilidades que no se

poseen, actividades que no se desarrollan positivamente, etc.

AMENAZAS Son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a

atentar incluso contra la permanencia de la organización.



[Seleccionar fecha]


Documents

Planeación y Herramientas Para La Planeación