Planejamento e Controle Financeiro para Escritórios de Advocacia

I CONFERÊNCIA INTERNACIONAL EM GESTÃO LEGAL

Abril 2011


Planejamento e Controle Financeiro

- Planejamento Estratégico - Orçamento Anual e Projeção de Fluxo de Caixa- Ponto de Equilíbrio- Centros de Custos- Rateio de Despesas Indiretas- Análise de Resultados: Real x Orçado- Precificação- Tesouraria (fluxo de caixa, faturamento, cobrança)


Planejamento Estratégico

- Evita desperdiçar recursos com projetos e ações desconectadas das políticas, metas e objetivos do escritório

- Definir área de atuação e características do negócio (área de concentração, tipo de escritório, cobertura geográfica, tipo de staff, associações, etc.)

- Análise político-econômica (áreas com potencial de negócios, legislação, investimentos, etc.)

- Identificar pontos fortes e fracos, oportunidades e ameaças

- Definir objetivos, metas e estratégias (quantitativo e qualitativos)

I CONFERÊNCIA INTERNACIONAL EM GESTÃO LEGAL EstratégicoOrçamento Anual

- Tradução operacional e financeira de curto prazo do Planejamento Estratégico

- Projeções baseadas em dados novos e históricos ajustados às tendências e fatos que afetarão as operações nos próximos 12 meses (base zero ou ajuste histórico ?)

- Comparação mensal com dados reais permite ajustes de rota e ênfase em políticas e ações bem sucedidas


Projeção de Fluxo de Caixa

- Cash is king !

- Permite visualizar posição de caixa diária e do mês, antecipando ajustes e ações preventivas

- Divide-se em 3 partes:

- Posição inicial (saldo bancários, empréstimos, aplicações)- Receitas e despesas operacionais- Itens não-operacionais (investimentos, empréstimos, contingências)

Fluxo de Caixa ABRIL DE 2011 DIA 1 DIA 2 DIA 3 ... DIA 30 total

POSIÇÃO INICIAL DE CAIXA 15.000,00 23.675,00 24.795,00 ... 26.350,00 21.200,00

BANCO A 5.000,00 5.000,00 5.000,00 5.000,00 5.000,00

BANCO B 10.000,00 18.675,00 19.795,00 21.350,00 16.200,00

TOTAL DE RECEBIMENTOS: 17.500,00 8.200,00 1.000,00 ... 20.000,00 138.500,00

CONTRATOS FIXOS 5.000,00 1.000,00 - 12.000,00 50.000,00

FATURAS ESPECIAIS 12.000,00 7.000,00 1.000,00 7.500,00 85.000,00

COMISSÕES E OUTROS CRÉDITOS 500,00 200,00 - 500,00 3.500,00

TOTAL DAS DESPESAS 8.725,00 7.000,00 2.350,00 ... 23.250,00 129.000,00 HONORÁRIOS ASSOCIADOS 2.000,00 - - 3.000,00 5.000,00

PARTICIPAÇÕES SÓCIOS 5.000,00 - - 10.000,00 45.000,00

SERVIÇOS TERCEIRIZADOS 1.500,00 500,00 250,00 3.000,00 5.000,00

OCUPAÇÃO - 5.000,00 - - 8.000,00

DESPESAS GERAIS 200,00 1.500,00 2.100,00 2.000,00 45.000,00

IMPOSTOS E TAXAS - - - 5.000,00 20.000,00

DESPESAS BANCÁRIAS 25,00 - - 250,00 1.000,00

CAPITAL DE GIRO 150,00 (80,00) (100,00) ... (150,00) 700,00

REEMBOLSOS 200,00 120,00 - 200,00 2.500,00

ADIANTAMENTO A CLIENTES 50,00 200,00 100,00 350,00 1.800,00

CAIXA OPERACIONAL (REC - DESP - CAP. GIRO) 8.925,00 1.120,00 (1.450,00) ... (3.400,00) 10.200,00

ENTRADAS/(SAÍDAS) NÃO OPERACIONAIS - - (1.500,00) (3.000,00)

INVESTIMENTOS - - - 500,00

AMORTIZAÇÕES 250,00 - 250,00 500,00

POSIÇÃO DE CAIXA FINAL 8.675,00 1.120,00 (1.450,00) ... (5.150) 6.200,00

(REC - DESP + CAP. GIRO - AMORTS - INVESTIMENTOS)

SALDO FINAL DE CAIXA 23.675,00 24.795,00 23.345,00 ... 21.200,00


Ponto de Equilíbrio (P.E.)

- Permite conhecer volume de receita necessário para cobrir todos os custos, assim como o efeito do mix “custos fixos- custos variáveis-margem de lucro”

- Custos fixos: advogados com remuneração fixa, pessoal adm, aluguel, contratos de prestação de serviços e despesas recorrentes

- Custos variáveis: impostos e participação dos advogados nas faturas e/ou no lucro

- Margem de lucro: (1 – custos variáveis/receita)

- Cálculo do P.E. : custos fixos / margem de lucro

Custo Fixo

Custo Total

Custo Variável

Receitas

Ponto de Equilíbrio

Gráfico do Ponto de Equilíbrio

Cálculo do Ponto de Equilíbrio (P.E.)

CUSTOS FIXOS DIRETOS : PESSOAL ADM- FOLHA 15.000ALUGUEL e TAXAS 5.000DESPESAS GERAIS 8.000ESTAGIÁRIOS 5.000ADVOGADOS – fixo 15.000

48.000

CUSTOS VARIÁVEIS : IMPOSTOS 15% sobre fatura ADVGS -SÓCIOS 40% sobre fatura líquida

CÁLCULO DO P.E.: CUSTO FIXOS / MARGEM de LUCRO

48.000 / (1 – 0,55) = 48.000 / 0,45 = $ 106.700

CONCLUSÃO: ESCRITÓRIO PRECISA FATURAR R$ 106,7 MIL PARA COBRIR TODOS SEUS CUSTOS


Centros de Custos

- Instalar sistema contábil que permita lançamentos por “centro de custos”

- Definir centros de custos (Ex.: Cível-RJ, Fiscal-SP, Administração, etc.)

- Centros de custos serão debitados por suas despesas diretas

- Despesas indiretas (overhead) serão rateadas para cada centro de custos conforme taxa de utilização


Rateio de Overhead

- OVERHEAD deve ser rateado pelos centros de custos conforme taxa de utilização

- Critérios básicos de rateio:

PESSOAL ADM – ratear pelo número de advogados, estagiários e paralegais que trabalham diretamente nos centros de custos

OCUPAÇÃO – ratear pela área ocupada por cada centro de custos

DESPESAS GERAIS – ratear pelo número de pessoas que utilizam os serviços e produtos classificados como despesas gerais.

Relatório de Desempenho

Mês : Acumulado

real orçado variação real orçado variação

ReceitasAB

Despesas Diretas A

B C

Margem Direta

Overhead (rateio)

Resultado Operacional

Rec./Desp. Não Operacionais

Distribuição de Lucros

Resultado Final



Aging de Contas a Receber

MES ÁREA A ÁREA B ÁREA C TOTAL

ANTERIOR

0 a 30

31 a 60

61 a 90

91 a 120

> 120

total

ÍNDICES DE EFICIÊNCIA

RECEITA 100

DESPESAS DIRETAS 25

OVERHEAD 10

REMUNERAÇÃO ADVGS 45

IMPOSTOS 15

INVESTIMENTOS/CONTINGÊNCIAS 5



Precificação

1. Cost-Plus

Informações Básicas: número de processos, localidades a serem atendidas, reembolso de despesas, previsão de crescimento do acervo, média de processos encerrados;mês.

Definir custos diretos (“marginais”) do contrato: numero de advogados e estagiários alocados ao contrato, correspondentes, pessoal de apoio, cópias, telefone, etc.

Estimar investimentos : novos computadores, ampliação das instalações, aparelhos telefônicos, etc.). Amortizar em 24 meses.

Definir margem de lucro desejada ou possível (20%, 30%, etc.)

Adicionar impostos: no caso, divide-se o custo + margem de lucro por (1 – impostos) ou (1 – 0,15) = 0,85

Exemplo: QUANT. PROCESSOS: 1.000CUSTOS DIRETOS: $ 10.000 (advgs, corresp., estags, cópias, telefone)INVESTIMENTOS: $ 8.000 amortizado em 24 meses = $ 333 / MÊSMARGEM DESEJADA: 30% (líquida de impostos)IMPOSTOS: 15% PREÇO FINAL: (10.000 + 333) / 0,7 / 0, 85 / 1.000 = $ 17,36 por processo


Precificação

2. Cliente Define Preço

Nesta caso, define-se a estrutura necessária para atender ao contrato, calculam-se os custos tal como no exemplo anterior e toma-se a decisão se o retorno é atraente ou não para o escritório.

Exemplo: PREÇO PROPOSTO: $ 15,00 por processo ou $ 12,75 líquido de impostosQUANT. PROCESSOS: 1.000CUSTOS DIRETOS: $ 10.000 (advgs, corresp., estags, cópias, telefone)INVESTIMENTOS: $ 8.000 amortizado em 24 meses = $ 333 / mesCUSTO TOTAL: ($ 10.000 + $ 333) / 1.000 = $ 10,33 por processoMARGEM: $ 12,75 - $10,33 = $ 2,42 por processo ou 19%

Nota: se o escritório opera acima do P.E. e se o preço proposto gera margem positiva é recomendável aceitar o contrato, pois assim o escritório estará maximizando o lucro.


Precificação

OVERHEAD – quando incluir ?

A precificação deve considerar apenas o impacto dos novos custos (“marginais”) do novo contrato sobre a estrutura de custos.

Se o novo contrato não alterar o OVERHEAD, não há necessidade de incluir estes custos no cálculo do preço.

Se, porém, o novo contrato implica em aumento do OVERHEAD (ajuste no contrato do contador ou contratação de mais funcionários, por exemplo) então este aumento do OVERHEAD deve ser incluído no cálculo do preço.

A inclusão apenas dos custos marginais, não do OVERHEAD, na precificação, torna a

proposta ser mais competitiva.

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