Planes Gerencia de La Información

Código: GMC-FO-160-032

Versión: 2

OBJETIVO:

GRUPO DE ESTANDARES:GERENCIA DE LA INFORMACIÓN

Completo

ESTÁNDAR / CRITERIO AFECTADO OPORTUNIDAD DE MEJORA

PRIORIZACIÓN *

ACCIONES DE MEJORAMIENTO

Rie

sgo

Cos

to

Vol

umen

Tota

l

Estado Observaciones Estado Observaciones Estado Observaciones

Estándar 140. Código: (GI1)

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Completo 1 Completo

ATRASADO 2 Desarrollo COMPLETO

COMPLETO COMPLETO

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Completo 1 Completo

Desarrollo COMPLETO COMPLETO

COMPLETO COMPLETO

PRIORIZACIÓN DE OPORTUNIDADES DE MEJORA Y PLANES DE MEJORAMIENTO EN ACREDITACIÓN

GESTIÓN DE MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA INTEGRADO

CALIDAD

Fortalecer la toma de decisiones efectiva en todos los niveles de gestión, a traves del mejoramiento de la calidad del dato y la articulación de los componentes (Personas, procesos y herramientas) del sistema de información del Hospital. Plan de mejoramiento del mes de Abril al mes de Diciembre 2014 cierre Enero 2015

SEGUIMIENTO 1: Fecha Julio 2014

SEGUIMIENTO 2: Fecha Octubre 2014

SEGUIMIENTO 3: Fecha Enero 2015

Responsable del seguimiento

Responsable del seguimiento

Existen procesos para identificar, responder a las necesidades y evaluar la efectividad de información de los usuarios y sus familias, los colaboradores, y todos los procesos de la organización. Esto incluye las necesidades:

Criterios:• Identificadas en los procesos de atención.• Relacionadas con el direccionamiento y la planeación de la organización.• De asignación de recursos.• De docencia-servicio.• Investigación.• Salud pública.• Promoción y prevención.• Del paciente y su familia durante su atención.• Mejoramiento de la calidad

OportunidadGestion de Compras

.Articular los mecanismos de identificación y respuestas de necesidades de los usuarios familias, colaboradores y entes externos a las lineas de intervención del programa de gestión de la información y comunicaciones.

Establecer el mecanismo de identificación y respuestas de necesidades de los usuarios familias, colaboradores y entes externos a las lineas de intervención del programa de gestión de la información y comunicaciones.

Se identifican las necesidades a traves de la PQRS para los usuarios al igual que los buzones , redes sociales, para el cliente interno se realiza a traves de expresate .com y redes sociales.

Se identifican las necesidades a traves de la PQRS para los usuarios al igual que los buzones , redes sociales, para el cliente interno se realiza a traves de expresate .com y redes sociales. Igualmente se diseño el docuemnto GGD-DO-003 con su matriz y FO GGD-130-004.

Socializar el mecanismo de identificación y respuestas de necesidades de los usuarios familias, colaboradores y entes externos de la información y comunicaciones.

Se envio a cada uno de los lideres para que diligenciatran la matriz de informacion actualizandola y publicandola en la intranet. Igualmente a traves de trabajo social se socializa al colaborador interno y usuarios de los mecanicos cpmp formato de quejas, buzones, SDQS. Soportes en la oficina de atencion al ausuario.

Monitorear el mecanismo de identificación y respuestas de necesidades de los usuarios familias, colaboradores y entes externos de la información y comunicaciones y su oportunidad.

El monitoreo se realiza a traves del manejo del sistema SDQS garantizando el ingreso de todos los erauerimientos al mismo a traves de un acompañamiento diario a la persona encaragada del maejo del sistema, igualemnte se establece el porcentyaje de respustas oportuna y con calidad que se encuentra en el 100% soporte Oficina de atencion al usuario.

El monitoreo se realiza a traves del manejo del sistema SDQS garantizando el ingreso de todos los erauerimientos al mismo a traves de un acompañamiento diario a la persona encaragada del maejo del sistema, igualemnte se establece el porcentyaje de respustas oportuna y con calidad que se encuentra en el 100% soporte Oficina de atencion al usuario.

Actualizar el plan de gerencia de la información 2014

Ajustar el plan de comunicaciones para el año 2014

Se ajusto el documento GGD-DO-130_001 cominucaciones Institucionales

Se ajusto el documento GGD-DO-130_001 cominucaciones Institucionales

Socializar y deplegar el plan de comunicaciones para el año 2014

Se socializó a nivel del comité de comunicaciones.

Se deplego el documento GGD-DO-130_001 cominucaciones institucionales a traves de la intranet institucional.

Se deplego el documento GGD-DO-130_001 cominucaciones institucionales a traves de la intranet institucional.

Monitorear el cumplimiento del plan de comunicaciones realizando los ajustes pertinentes.

Se eraliza monitorizacion permanente al cumplimiento del documento de comunicaciones a traves de la revision de los oficios intrenos y extrenos y el uso de las carteleras y de los avisos.

Se eraliza monitorizacion permanente al cumplimiento del documento de comunicaciones a traves de la revision de los oficios intrenos y extrenos y el uso de las carteleras y de los avisos.

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Completo 1 Completo Completo


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ATRASADO 2 COMPLETO

ATRASADO 2 COMPLETO COMPLETO

ATRASADO 2 COMPLETO COMPLETO

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Desarrollo 1 COMPLETO

Desarrollo 1 COMPLETO

Cuando el análisis periódico de la información detecta variaciones no esperadas o no deseables en el desempeño de los procesos, la organización realiza análisis de causas y genera acciones de mejoramiento continuo.Criterios:• La organización garantiza el diseño y el seguimiento de protocolos por cumplir, en caso de variaciones observadas.• La organización tiene prevista la existencia de grupos o mecanismos interdisciplinarios para evaluar variaciones no esperadas.• Realiza seguimiento a las decisiones adoptadas frente a una brecha en la información.• Se hace énfasis en las decisiones para el mejoramiento continuo.• Las acciones se comunican a los colaboradores de los procesos relacionados para que se hagan parte del mejoramiento.

Fortalecer la operatividad de los comités, llevados a que su objetivo sea el de gestionar la mejora continua, con base en el análisis de los resultados de la medición.

Realizar seguimiento a los planes de accion y cronogramas establecidos por los comites institucionales. Que hacen parte del PAMEC

Se esta realizando el seguimiento se presentara en el informe del mes de Julio de 2014

Se realiza seguimeinto a los palnes de accion de los comites, se asite y apricipa activamente en los comites de comites, los resultados son presentados en el informe a gerencia.

Se realiza seguimeinto a los palnes de accion de los comites, se asite y apricipa activamente en los comites de comites, los resultados son presentados en el informe a gerencia.

Analisis en los comites de los indicadores colocando las acciones seguir para corregir las desviaciones frente a las metas.

Para el area financiera se entregan informes y se analizan en los comites.



Realizar seguimiento en los comites de las tareas instauradas.

Se realizan en los comites el seguimiento a las tareas.



Fortalecer a los equipos de trabajo en el uso de las herramientas de control de la gestión (Capacitación y estructuración de indicadores).

Realizar capacitaciones a los lideres de los servicios en diligenciamiento y analisis de indicadores.

Se realizan capacitacion y acompañamiento permanente se cuentan con actas.



Monitorear el diligenciamiento y analisis de indicadores, restroalimenatndo a los lideres de los servciso y/o areas.

Se realizan la retroalimentacion y ajustes a los indicadores. Se cuenta con actas.



La adopción de tecnologías de la información y comunicaciones tendrá en cuenta:

Criterios:• Los costos asociados.• El entrenamiento al personal.• Los aspectos éticos.• La relación existente entre tecnología y personal (número de equipos, cobertura, etc.).

Articular el PETIC con el programa de gerencia de la información.

Socializar el PETIC articulado al Programa de gerencia de la Información a nievl de toda la organización

Se encuentra el docuemnto del plan estategico de tecnologia de informacion y comunicaciones PETIC publicado en la intranet y la wiki de sistemas. .

Medir la adherencia al conocimiento del PETIC

Se mide la adherencia atraves de los ambaer informatico, realizando retroalimentacion al colaborador y se aplica una evaluacion del servcio prestado. Soportes Sistemas

Se mide la adherencia atraves de los ambaer informatico, realizando retroalimentacion al colaborador y se aplica una evaluacion del servcio prestado. Soportes Sistemas

Monitorear el cumplimineto de las acciones del PETIC institucional.

Se realiza con los colaboradores en visita de manejo de equipos de computo y sistema de informacion. Se cuenta con actas. Soportes sistemas

Se realiza con los colaboradores en visita de manejo de equipos de computo y sistema de informacion. Se cuenta con actas. Soportes sistemas

Ejecutar la linea de intervención relacionada con infraestructura informática, en adquisición y adopción de tecnología de información y comunicaciones.

Gestionar la adquisición y adopción de tecnología de información y comunicaciones.

Se ha gestionado a traves de convenios con la SDS la entrega de equipos de computo.



Monitorear las acciones a realizar en cumplimiento de las lineas de intervención del programa de gestión de la información y comunicaciones.

Se realizan seguimiento semaforizado al cumplimiento de las ineas de intervención del programa de gestión de la información y comunicaciones.

Se realizan seguimiento semaforizado al cumplimiento de las ineas de intervención del programa de gestión de la información y comunicaciones.

Se realizan seguimiento semaforizado al cumplimiento de las ineas de intervención del programa de gestión de la información y comunicaciones. Existen mecanismos estandarizados,

implementados y evaluados para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.

Criterios:• La seguridad y la confidencialidad.• Acceso no autorizado.• Pérdida de información.• Manipulación.• Mal uso de los equipos y de la información, para fines distintos a los legalmente contemplados por la organización.• Deterioro, de todo tipo, de los archivos.• Los registros médicos no pueden dejarse o archivarse en sitios físicos donde no esté restringido el acceso a visitantes o personal no autorizado.• Existe un procedimiento para la asignación de claves de acceso.• Existencia de backups y copias redundantes de información.• Control documental y de registros.• Indicadores de seguridad de la información.

Actualizar el plan de contingencia e incorporar el comité de historias para asegurar lo pertinente a los registros clínicos

Ajustar el Manual de Historias Clinicas involucrando plan de contingencias.

Se realizo el ajuste al manual de historias clinicas por el doctor jesus maestre, se encuentra colgado en la intranet.

Socilizar y desplegar Manual de Historias Clinicas involucrando plan de continegencias

Socializaron en el mes noviembre en comites de comites losc ambios efectuados en el manual se soporta con actas que las tiene comité de historias clinicas

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Atrasado Atrasado

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Desarrollo 1 COMPLETO COMPLETO


Completo Completo

Estándar 146. Código: (GI7)

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Desarrollo COMPLETO

Desarrollo Se encuentar aen proceso. COMPLETO

ATRASADO 2 COMPLETO

Existen mecanismos estandarizados, implementados y evaluados para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.

Criterios:• La seguridad y la confidencialidad.• Acceso no autorizado.• Pérdida de información.• Manipulación.• Mal uso de los equipos y de la información, para fines distintos a los legalmente contemplados por la organización.• Deterioro, de todo tipo, de los archivos.• Los registros médicos no pueden dejarse o archivarse en sitios físicos donde no esté restringido el acceso a visitantes o personal no autorizado.• Existe un procedimiento para la asignación de claves de acceso.• Existencia de backups y copias redundantes de información.• Control documental y de registros.• Indicadores de seguridad de la información.

Actualizar el plan de contingencia e incorporar el comité de historias para asegurar lo pertinente a los registros clínicos

Evaluar el proceso de registro de las actividades y conocimeinto de plan de contingencias.

Implementar mecanismos de evaluación del dato que permitan establecer los criterios del estándar

Establecer el mecanismos para evaluar Oportunidad, facilidad de acceso, confiabilidad y validez de la información, seguridad y veracidad de el dato.

Todos los jueves se realiza reuniones para analizar la veracidad del dato, antes de sacar un dato se concilia con los lideres de modulos.

Todos los jueves se realiza reuniones para analizar la veracidad del dato, antes de sacar un dato se concilia con los lideres de modulos.

Evaluar Oportunidad, facilidad de acceso, confiabilidad y validez de la información, seguridad y veracidad. del dato.

Se realiza seguimiento periodico y se establecen las estrategias para que se entrgue oportunamente la información



Actualizar el procedimiento de obtención de RIPs haciendo énfasis en la definición y evaluación de los puntos de control

Ajustar el procedimiento RIPS estableciendo los puntos de control especificos.

Se realizó un diagnostico, se estableció el plan de mejoramiento, se esta ajustando el documentos.

Se ajusto el documento GGD-PR-130 _006 registro individual de prestacion de servicios. RIPS, se encuentra publicado en la intrane,.

Se ajusto el documento GGD-PR-130 _006 registro individual de prestacion de servicios. RIPS, se encuentra publicado en la intrane,.

Socializar a nievl de todos los lideres de servicios y areas el procedimiento RIPS y los puntos de control especificos.

Se realiza capacitación y acompañamiento a los lideres de servicio en el diligenciamiento de los RIPS



Medir adherencia al conocimiento del procedimiento RIPS y los puntos de control especificos.

Se realiza la adherencia a traves de la validacion de los RIPS , se realizan capacitaciones a según los hallazgos encontrados.

Se realiza la adherencia a traves de la validacion de los RIPS , se realizan capacitaciones a según los hallazgos encontrados.

.Articular el proceso para la realización de la minería resultante de las diferentes bases de datos

Identificar cuales son las entradas y salidas de la informacion de cada uno de los procesos

Se han ajustado las entradas y salidad de los procesos, se esta en la espera de validad la plantilla.

Se establecio una matriz que contiene Dependencia responsable información que recibe la dependencia proceso relacionado procedencia de la información recepcionada , procedencia externa/interna frecuencia soporte(s) utilizados(es) para la recepciòn de informaciòn tipo de información recepcionada (físico, electrónico, otro) procedimiento o trámite asociado a la información en la dependencia clientes de la información producida soportes de salida de información del área punto de control de esta información almacenamiento

Existen procesos para la gestión y minería de los datos, que permitan obtener la información en forma oportuna, veraz, clara y conciliada. Esto incluye:Criterios:• La transmisión del dato.• La definición de responsables de cada paso en la gestión del dato.• Los permisos asignados a cada responsable.• La validación y la conciliación entre los datos recolectados y gestionados en forma física y/o electrónica.• La generación de información útil en los niveles operativos.• La evaluación de la calidad y coherencia de datos generados.

Identificar los responsables de las entradas y salidas de la informacion de cada uno de los procesos

Se establecio una matriz que contiene Dependencia responsable información que recibe la dependencia proceso relacionado procedencia de la información recepcionada , procedencia externa/interna frecuencia soporte(s) utilizados(es) para la recepciòn de informaciòn tipo de información recepcionada (físico, electrónico, otro) procedimiento o trámite asociado a la información en la dependencia clientes de la información producida soportes de salida de información del área punto de control de esta información almacenamiento

Formalizar la metodologia de validacion de datos antes de que sirva de fuente para la Gestión

Se cuenta con documento de metodologia publicado en la intranet.

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Completo Se realizan los ajustes acordados.

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Completo Completo Se realizan los ajustes acordados.

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Desarrollo Completo Completo

Completo

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Completo 1 Completo

Completo 1 Completo

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APROBACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO INDICADORES DE CUMPLIMIENTO

LÍDER DEL GRUPO DE ESTÁNDARES Ing. Isabel Victoria Pineda NUMERO ACTIVIDADES97.222222

GRUPO FUNCIONAL DE CALIDAD Ma. Eugenia Rodríguez Núñez

ESTADO PRIMER SEGUIMIENTO

GERENTE Dra Viviana Fernanda Meneses Romero COMPLETO 0 0 0

EN DESARROLLO 0 0 0

ATRASADO 0 0 0

Existen procesos para la gestión y minería de los datos, que permitan obtener la información en forma oportuna, veraz, clara y conciliada. Esto incluye:Criterios:• La transmisión del dato.• La definición de responsables de cada paso en la gestión del dato.• Los permisos asignados a cada responsable.• La validación y la conciliación entre los datos recolectados y gestionados en forma física y/o electrónica.• La generación de información útil en los niveles operativos.• La evaluación de la calidad y coherencia de datos generados.

.Articular el proceso para la realización de la minería resultante de las diferentes bases de datos

Fortalecer la estrategia Gerencia tu servicio

Resocializar a nivel de todad la organización la estretegia gerenciando su servicio

Se realizó la socializacion de gerenciando su servcio en los asistenciales.

Se realizó la socializacion de gerenciando su servcio en los asistenciales.

Realizar seguimiento a la estretegia gerenciando su servicios , retroalimentando los resultados

Se esta realizando seguimiento con los servicios asistenciales.

Se esta realizando en las carpetas el seguimiento de los indicadores.

Se esta realizando en las carpetas el seguimiento de los indicadores.

Generar mecanismos para el cotejo de la información generada desde los servicios y la oficial hasta obtener un nivel de confiabilidad

Realizar mensualmente verificacion entre datos generados del sistema y datos de los lideres de los servicios y/o areas con el fin de verificar diferencias.

Se realiza el cruce de informacion entre los datos generados por los lideres de servicio y el sistema de información.



Ajustar las diferencias encontrando la causa.

Se realizan los ajustes acordados.

La gestión de las oportunidades de mejora consideradas en el proceso organizacional de mejoramiento continuo, que apliquen al grupo de estándares, se desarrolla teniendo en cuenta:

Criterios:• El enfoque organizacional del mejoramiento continuo.• La implementación de oportunidades de mejora priorizadas y la remoción de barreras de mejoramiento, por parte de los equipos deautoevaluación, los equipos de mejora y los demás colaboradores de la organización.• La articulación de oportunidades de mejora que tengan relación entre los diferentes procesos y grupos de estándares.• El seguimiento a los resultados del mejoramiento, la verificaron del cierre de ciclo, el mantenimiento y el aseguramiento de la calidad.• La comunicación de los resultados.

Articular el proceso de retroalimentación de resultados con el programa de comunicaciones

Ajustar el programa de comunicaciones de manera que contenga la manera y espacios de retrolimentacion de información

Se encuentra Ajustado y validado por comité de comunicaciones.

Se encuentra Ajustado y validado por comité de comunicaciones.

Socializar y desplegar el programa de comunicaciones de manera que contenga la manera y espacios de retrolimentacion de información

Se socializo en el comité de comunicaciones.

El programa de informacion y comunicaciones se encuentra publicado en la intranet al igual que el documento GG-DO-130_001 del 23 de septiembre de 2014. manual de comunicaciones que contiene los espacios de retraolimentacion.

El programa de informacion y comunicaciones se encuentra publicado en la intranet al igual que el documento GG-DO-130_001 del 23 de septiembre de 2014. manual de comunicaciones que contiene los espacios de retraolimentacion.

Monitorear el cierre de ciclo, el mantenimiento y la retroalimentación

Se realiza seguimiento al programa de comunicaciones soportes en calidad.

Desplegar el programa de mejoramiento continuo

Evaluar la realizacion de las acciones de cada linea de intervencion en forma semaforizada y sistematica

Se realiza seguimiento de las acciones de cada linea de intervención en forma semaforizada

Se realiza seguimiento de las acciones de cada linea de intervención en forma semaforizada

Socializar los resultados de las evaluaciones a las acciones de cada linea de intervención en forma semaforizada y sistematica

Se socializa los resultados en los comites y se presentan informes.

Se socializa los resultados en los comites y se presentan informes.

Establecer ajuste a las acciones de cada linea de intervencion del programa según los resultados de las evaluaciones.

Se realizan los ajustes los cuales se encuentran en las actas.

Se realizan los ajustes los cuales se encuentran en las actas.

SEGUNDO SEGUIMIENTO

TERCER SEGUIMIENTO

NO INICIADO = = =

PRIORIZACION *

PUNTAJE RIESGO % CUMPLIMIENTO

1 No representa ningún riesgo para los pacientes, familiares y entorno COMPLETO = = =

2 Representa bajo riesgo para pacientes y familiares EN DESARROLLO = = =

3 Representa riesgo moderado para pacientes y/o familiares. ATRASADO = = =

4 Representa alto riesgo para los pacientes y/o familiares NO INICIADO = = =

5 Representa alto riesgo para pacientes familiares o entorno.

Estado Dimensiones Proceso Responsable

Completo Enfoque Accesibilidad Apoyo Diagnostico y TerapeuticoDesarrollo Implementaci Aceptabilidad Cirugia

Seguridad Atrasado Resultado Competencia Consulta Externa

Continuidad No iniciado Continuidad Enfermeria

Coordinacion Gestion al Usuario y su Familia

Efectividad Gestion Cientifica

Eficiencia Gestion Comercial

Oportunidad Gestion de Compras

Pertinencia Gestion de la Sostenibilidad Financiera

Seguridad Gestion de Control Institucional

Gestion de Gerencia y Direccionamiento Estrategico

90.90909091 Rehabilitación

Urgencias

Hospitalización

Atributo de Calidad

Coordinación

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