Planner4You: Pixi guideinhouse.drc.dk/faceflash/sites/default/files...Et tekstfelt dukker op, hvor du kan skrive dine notater. Når du er færdig med at skrive. Klik på ”Gem”

1

Planner4You: Pixi-guide

Indholdsfortegnelse

Indledning ................................................................................................................................ 3

Forsiden ................................................................................................................................... 4

Menulinjen ............................................................................................................................ 4

Notifikationer ....................................................................................................................... 5

Sagsaktiviteter .................................................................................................................... 6

Journal ..................................................................................................................................... 7

Journalen ............................................................................................................................ 7

Sådan får du overblik over dine journaler fra forsiden ..................................................... 8

Sådan skriver du i journalen ............................................................................................... 9

Kartotek .................................................................................................................................. 10

Sådan opretter du en Borger ............................................................................................ 11

Sådan opretter du en Sag ................................................................................................. 13

Sådan opretter du en Sagsaktivitet .................................................................................. 15

Sådan tilgår du Sagsaktiviteten fra Sagen ....................................................................... 18

Sådan tilgår du Sagsaktiviteten fra Borgeren .................................................................. 20

Sådan tilgår du Sagsaktiviteten fra kartoteket ................................................................ 22

Klik på en overskrift for at hoppe til det kapitel, du gerne vil læse.

2


Indholdsfortegnelse

Sådan tilgår du Borger og Sag fra Sagsaktiviteten ......................................................... 23

Sådan lukker de en Sagsaktivitet ..................................................................................... 24

Sådan lukker du en Sag .................................................................................................... 25

Sådan opretter og tilknytter du medarbejdere ................................................................ 26

Sådan ændre du Password for medarbejdere som Sagsansvarlig ................................ 29

Sådan ændrer du dit password ........................................................................................ 30

Upload af dokumenter ...................................................................................................... 31

Klik på en overskrift for at hoppe til det kapitel, du gerne vil læse.

3

Indledning

Planner4You er skabt til at give overblik over Integrationsnets arbejde med de enkelte borgere og

familier.

Du kan kun få adgang til Planner4you, hvis du er oprettet i medarbejderkartoteket og har fået et

brugernavn og en adgangskode.

Du har kun adgang til at åbne de sager, du er tilknyttet, som medarbejder, og du må kun åbne de

sagsaktiviteter, der er relevante for, at du kan udføre dit arbejde.

Hvor meget, du kan udrette i systemet, afhænger af, hvilken rolle, du har fået tildelt.

1. Hvis du har rollen ”Udførende” kan du læse og skrive journalnotater på de sager, du er til-

knyttet og uploade dokumenter.

2. Hvis du har rollen ”Aktivitetsansvarlig” kan du oprette nye borgere, sager og sagsaktiviteter,

og du kan tilknytte medarbejdere til de sager og sagsaktiviteter, du er ansvarlig for. Du kan

desuden gøre alt det, de ”Udførende” kan.

3. Hvis du har rollen ”Sagsansvarlig” kan du oprette nye medarbejdere og give dem bruger-

navn og password. Du kan endvidere udføre alt det, som ”Aktivitetsansvarlige” og

”Udførende” kan. Hvis du er ”Sagsansvarlig” har du automatisk adgang til alle sager i den

afdeling, du er tilknyttet.

Pixi-guiden her indeholder en række små manualer til, hvordan du finder rundt i Planner4You og

benytter systemet i dit daglige arbejde.

Hvis du har spørgsmål til systemet eller din rolle, kan du rette henvendelse til din nærmeste leder

eller superbruger. Hvis de ikke kan hjælpe dig kontaktes systemadministrator på tlf. 33735148 /

26343011 - eller pr. mail: [email protected]

Tilbage til indholdsfortegnelsen


4

Menulinjen

Forsiden til Planner4You indeholder en menulinje og et overblik over aktiviteterne for de borgere,

du er tilknyttet.



Menulinjen ses på toppen af forsiden og indeholder en række menupunkter. Du kan bruge dem

alle — undtagen ”Opgaver”, ”Opslagstavle” og ”Rapporter”, som pt. ikke er aktiveret i Integrati-

onsnets version af P4Y.

Journal:

Giver direkte adgang til journalen. (Se side 7)

Kartotek:

Herfra kan du tilgå kartotekerne over borgere, sager og sagsaktiviteter. (Se side 10)

Fil lagring:

Her er dokumenter af fælles interesse uploadet. Pt. er der 3 biblioteker:

Dansk Flygtningehjælp indeholder dokumenter fra det tidligere Integrationsnet Sjælland.

Integrationsnet indeholder dokumenter fra det tidligere Integrationsnet Jylland.

Planner4You der indeholder manualer til brugen af Integrationsnets nuværende version af Planner4You.

Indstillinger:

Her kan du ændre password, og du har f.eks. også mulighed for at ændre på, hvordan journal-

notater vises.

Enalyzer: Direkte link til progressionsmålingsværktøjet.

5

Notifikationer



Feltet Notifikationer viser planlagte opfølgninger med borgerne på specifikke datoer.

For at markere en opfølgning som udført klikker du på navnet i notifikationen, hvorefter der kom-

mer en boks op.

A. Klik i boksen ”Udført”

B. Klik ”Gem”

NB!

Du kan kun se notifikationer på opfølgninger, hvor

1. Du er tilknyttet som Integrationsnet medarbejder på selve sagsaktiviteten (Gælder ikke sagsansvarlige, som kan se alle notifikationer i egen afdeling)

2. Der er tastet en dato for opfølgning, ligeledes på selve sagsaktiviteten (Se side 15)

6

Sagsaktiviteter



Boksen Sagsaktiviteter giver et overblik over alle de sagsaktiviteter, du er tilknyttet

1. Klik på Journal ud for den ønskede sagsaktivitet for at gå direkte til journalen for denne

2. Klik på for at gå til medarbejder oversigt, her kan du klikke på borgerens navn for at

komme til sagsaktiviteten

NB!

På forsiden kan du kun se sagsaktiviteter, som du er tilknyttet som Integrationsnet medarbejder inde på de enkelte sagsaktiviteters stamoplysninger i kartoteket.

7

Der findes mange veje ind i journalen—de to nemmeste måder at tilgå journalen er:

Journalen



1. Du kan åbne menupunktet ”Journal” oppe i venstre hjørne og hermed for et overblik over jour-

nalnotaterne på alle de sagsaktiviteter, du er tilknyttet.

2. Du kan klikke på ”Journal” i Sagsaktivitets-overblikket for at komme direkte til den ønsket jour-

nal

8

1. Fra Forsiden vælger du menuen ”Journal”

2. Her ses et eksempel på et overblik over de seneste journalnotater for alle sagsaktiviteter

Sådan får du overblik over dine journaler fra forsiden

3. I menuen til venstre kan du

A. Indstille Interval efter, hvor langt tilbage du ønsker at se journalnotater

Sortere efter ”Nyeste først”

B. Søge en sagsaktivitet med enten navn eller sagsaktivitetsnummer og kun se journal-

notater på denne.

C. Sætte ”Hovedmål” til et ønsket emne og kun se journalnotater vedr. dette

D. Sætte ”Delmål” til et ønsket emne og kun se journalnotater vedr. dette. Når ”Delmål”

sættes kommer en boks, med forklaring på hvad der skal stå i dette emne, op i højre

side af skærmbilledet



4. Hvis du nu vil skrive et journalnotat skal du vælge én sagsaktivitet, ét hovedmål og ét delmål

for at få tekstfeltet frem.

9

2. For at skrive skal du vælge et Hovedmål og et Delmål

1. Hvis du vil se tidligere journalnotater på sagsaktiviteten, inden du begynder at skrive, så indstil

efter hvor langt tilbage, du ønsker at se

Sådan skriver du i journalen



Alt efter din måde at tilgå journalen kan oversigten se lidt forskellig ud, men den fungerer på præ-

cis sammen måde

3. Et tekstfelt dukker op, hvor du kan skrive dine notater. Når du er færdig med at skrive. Klik på

”Gem”

Journalen er nu opdateret med dine notater

10

Kartotek

Systemet indeholder flere kartoteker og en struktur for, hvilke oplysninger, der skal registreres i

dem. De kartoteker, du kommer til at arbejde mest med, er: Borger, Sag og Sagsaktivitet.

Sagen giver et overblik over, hvilke aktiviteter Integrationsnet har med en borger eller familie. En

borger og en familie kan kun være tilknyttet én sag. Til gengæld kan borgeren eller familiens

medlemmer være tilknyttet en eller flere sagsaktiviteter. Nye sagsaktiviteter skal altid oprettes

under sagen.

En sagsaktivitet svarer til den kontrakt, der er indgået med kommunen, om en specifik aktivitet.

Den skal bl.a. indeholde oplysninger om, hvad målet med kontrakten er, hvornår den starter, og

hvornår den slutter. Journaliseringen sker inde under sagsaktiviteten, og det er her dine egne

notater, til arbejdet med borgeren eller familien, skal skrives ind.

Opret ny Borger, Sag og Sagsaktivitet

Hvis du har rollen ”aktivitetsansvarlig” eller ”sagsansvarlig” kan du oprette nye sager, borgere og

sagsaktiviteter.

Når der skal oprettes ny Borger, Sag og Sagsaktivitet starter du med at oprette borgeren. Heref-

ter oprettes Sag og Sagsaktivitet under sagen. Borgeren tilknyttes sagsaktiviteten og er dermed

også tilknyttet sagen.

Sagsansvarlige har her adgang til medarbejderkartoteket og kan oprette nye medarbejdere.



11

Sådan opretter du en borger

1. Åben ”Kartotek”

2. Undersøg først om borgeren findes i systemet. Dette gøres i menuen ”Valg”:

A. Vælg type: Borger

B. Filter: Status indstilles på ->Alle<-

C. Søg på borger med enten navn eller CPR-nr.

D. Hvis borgeren er i systemet, gå videre til ”Sådan opretter du en sag”

3. Hvis borgeren ikke er oprettet i Planner4You, vil en meddelelse sige:

”Ingen resultater fundet”



12

Sådan opretter du en borger

4. Hvis borgeren ikke er i Planner4You, skal du oprette en ny. Dette gøres ved:

A. ”Vælg type” skal stå på ”Borger”

B. Dernæst klikkes der på ”Opret ny”

5. Udfyld de røde bokse under fanen ”Stamdata”. Klik efterfølgende på ”Gem”

Hermed er borgeren oprettet i borger kartoteket. Nu kan du så oprette Sag og Sagsaktivitet på

Borgeren.



13

Sådan opretter du en sag

Det undersøges først om borgeren allerede har en sag

2. Sådan opretter du en ny Sag:

A. ”Vælg type” skal stå på ”Sag”

B. Dernæst klikkes der på ”Opret ny”

1. Gå til borgeren og se under Sagsaktiviteter, hvor du finder Sagsnr

Hvis der intet Sagsnr er, skal der oprettes en ny sag, ellers kan sagen tilgås og Sagsaktivitet kan

oprettes under sagen. (Se side 18, hvordan du åbner en eksisterende sag).



14

Sådan opretter du en sag

5. Der dukker her en boks op, hvori medarbejderens navn skal tilføjes:

A. Begynd at skrive medarbejderens navn, og når det dukker op på listen, vælges det fulde

navn

B. Klik derefter på ”Gem”

C. Luk vinduet, hvis flere medarbejdere skal tilføjes udføres trin 4 til 5 igen

Sagen er nu oprettet.

Scroll længere ned på siden til feltet Sagsaktivitet for at oprette en agsaktivtet

4. For at tilføje medarbejdere til sagen klik på ”Opret” og derefter klik på

3. Udfyld først Startdatoen for forløbet og klik på ”Gem”. Slutdato udfyldes automatisk når denne

udfyldes i Sagsaktiviteten.

Herfra scroller du ned på siden for at kunne tilknytte medarbejdere til sagen



15

Sådan opretter du en sagsaktivitet

2. Borgeren bliver tilknyttet både Sag og Sagsaktiviteten når navnet skrives ind her og vælges

fra listen

A. De røde felter udfyldes og der klikkes ”Gem”

1. Åben Sagen; scroll ned på siden til feltet ”Sagsaktiviteter”

A. Klik ”Opret”

B. Dernæst klik

Sagsaktiviteten skal oprettes fra Sagen



16


4. Begynd indtastning af medarbejderens navn og vælg fra list billedet, klik herefter på ”Gem”



3. Scroll ned for at indføre data om Integrationsnet medarbejdere:

A. Klik ”Opret”

B. Klik på

17


6. Sagsbehandlerens Navn, Mail og Telefon udfyldes og der klikkes ”Gem” og vinduet lukkes

Borger, Sag og Sagsaktivitet er nu oprettet, og herfra kan journaliseringen begynde

5. Scroll yderligere ned for at indføre data om den kommunale sagsbehandler:

A. Klik ”Opret”

B. Klik på



18

Sådan tilgår du Sagsaktiviteten fra Sagen

1. Når sagsnummer kendes, benyttes menuen ”Valg”

A. Vælg type: Sag

B. Filter: Status: ->Alle<.-

C. Søg på sagsnummer

1.b Hvis sagsnummer ikke kendes:

1. Find Borgerens side

2. Klik på fanen ”Sagsaktiviteter”

3. Find sagsnummeret under kolonnen ”Sagsnr”

Fra kartoteket eksisterer der 3 veje ind til Sagsaktiviteten, den kan enten tilgås fra Sagen, Borge-

ren eller Sagsaktivitet. Denne metode kan benyttes, hvis der ønskes et fuldt overblik over, hvad

der ligger under Sagen. Dette kunne f.eks. være et overblik over, hvilke aktiviteter Integrationsnet

har med en familie, der er tilknyttet samme Sag.



19

Sådan tilgår du Sagsaktiviteten fra Sagen

2. Ved at scrolle ned i Sagsmappen ses feltet Sagsaktiviteter, der indeholder samtlige Sagsakti-

viteter tilknyttet borgeren eller familien. For at finde den rette Sagsaktivitet:

A. Scroll ud til højre og find den/de Sagsaktiviteter du er tilknyttet under ”Integrationsnet

medarbejder”

B. Undersøg, hvilket forretningområde der er tale om

C. Se, om det er det rigtige Sagsaktivitetsnummer

D. Åbn den rette Sagsaktivitet ved at klikke på den rette



20

Sådan tilgår du Sagsaktiviteten fra Borgeren

1. For at finde sagsaktiviteten fra Borgeren benyttes menuen

”Valg”

A. Vælg type: Borger

B. Vælg navn: Indtast navn eller CPR-nr på den

2. Klik på fanen ”Sagsaktiviteter”

Denne metode benyttes, hvis der ønskes et fuldt overblik over alle aktiviteter med en specifik Bor-

ger (Hvor sagsaktiviteter med evt. familiemedlemmer under samme sag ikke vises).



21

Sådan tilgår du Sagsaktiviteten fra Borgeren

3. I oversigten findes den rette Sagsaktivitet ved først at:

A. Scroll ud til højre og find den/de Sagsaktiviteter, du er tilknyttet under ”Integrationsnet

medarbejder”

B. Undersøg hvilket forretningområde, der er tale om

C. Se, om det er det rigtige Sagsaktivitetsnummer

D. Åbn den rette Sagsaktivitet ved at klikke på den rette



22

Sådan tilgår du sagsaktiviteten fra kartoteket

1. I menuen ”Valg”:

A. Vælg type: Sagsaktivitet

B. Filter: Afdeling: Vælg den ønskede afdeling

C. Vælg navn: Indtast det ønskede navn eller CPR-nr

2. Vælg den rette Sagsaktivitet fra listen

Denne vej ind i Sagsaktiviteten kan kun benyttes, hvis der kun er en Sagsaktivitet tilknyttet borge-

ren, eller hvis Sagsaktivitetsnummeret kendes



23

Sådan tilgår du Borger og Sag fra Sagsaktiviteten

Fra Sagsoversigten er det muligt at tilgå både den tilknyttede Borger og Sag ved at klikke

ud for enten Borger eller Sagsnr



24

Sådan lukker du en Sagsaktivitet

Gå til sagsaktiviteten:

A. Sæt flueben i boksen ”Lukket”

B. Indskriv slut dato

C. Vælg ”Afslutningsårsag”

D. Status indstilles til ”Inaktiv”

E. Klik ”Gem”

Når kontrakten med kommunen ophører eller forlænges skal den pågældende Sagsaktivitet luk-

kes.



25

Sådan lukker du en Sag

Gå til sagsoversigten:

A. Sæt flueben i boksen ”Lukket”

B. Indskriv slut dato

C. Hvis der er tale om BES, vælges her lukningsårsag fra rullemenuen

D. Hvis der er tale om FAM/UNG, vælges lukningsårsag fra rullemenuen

E. Status indstilles til ”Inaktiv”

F. Klik ”Gem”

Når en Sag ikke længere er aktiv, og alle Sagsaktiviteter er afsluttet, skal Sagen lukkes.



26

1. Under ”Valg”:

A. Vælg type: Medarbejder

B. Klik ”Opret ny”

2. Indtast den nye medarbejders navn og klik ”Opret”

Sådan opretter og tilknytter du medarbejdere*



NB!

* Du kan kun oprette nye medarbejdere, hvis du har rollen ”Sagsansvarlig” i systemet. Hvis du

har rollen ”Aktivitetsansvarlig” kan du godt tilknytte kolleger, der allerede er oprettet i medarbej-

derkartoteket, til sager, som du er ansvarlig for.

27

3. Udfyld felterne:

A. Udfyld ”Mobil” og ”E-mail”

B. Tilknyt medarbejder til ”Afdelinger”

C. Angiv medarbejders ”Roller”

D. Klik ”Gem”

4. Klik herefter på fanen ”Egenskaber”

Sådan opretter og tilknytter du medarbejdere



28

5. I fanen ”Egenskaber” skal du:

A. Tjekke at boksen ud for ”Bruger” er klikket af

B. Udfylde medarbejderens navn, som bliver personens brugernavn

C. Udfylde et midlertidigt Password, til førstegangs-login, brugeren skal selv ind og æn-

dre denne efterfølgende

D. Klikke ”Gem”

Medarbejderen er nu oprettet i medarbejderkartoteket og kan nu benytte sig af Planner4You samt

tilknyttes sager.

Sådan opretter og tilknytter du medarbejdere



29

1. Under ”Valg”:

A. Vælg type: Medarbejder

B. Filter: Status: Ansat

C. Vælg navn: Indtast navn på ønsket medarbejder

Vælg fanebladet Egenskaber

Sådan ændrer du password for medarbejdere som Sagsansvarlig



I fanen ”Egenskaber” skal du:

A. Udfylde medarbejderens navn, som bliver personens brugernavn

B. Udfylde et midlertidigt Password, til første gangs login, brugeren skal selv ind og æn-

dre denne efterfølgende

C. Klikke ”Gem”

30

1. Fra forsiden klikker du ind på ”Indstillinger” i topmenuen

2. I menuen til venstre på skærmen kaldet ”Indstillinger”,

klikkes der på ”Password”

3. Her vælges det ny Password:

A. Indtast dit nye Password

B. Indtast dit nye Password igen

C. Klik ”Ok”

Password er nu ændret, og du skal benytte det nye Password næste gang du logger på Plan-

ner4You

Sådan ændrer du dit password



31

Som udgangspunkt skal alle dokumenter uploades på Sagsaktivitet.

I undtagelsestilfælde, hvor et dokument er relevant for alle sagsaktiviteter ift. en borger eller fami-

lie kan dokumentet uploades på Borger eller Sag.

Sagsaktivitet: Hvis der er tale om dokumenter der er specifikke for sagsaktiviteten og bør kunne

læses af alle kan dokumentet uploades hed.

Uploading af dokumenter



2. Et pop-up vindue kommer frem på skærmen

A. Klik ”Vælg fil” for at åbne stifinder, således at du kan finde den ønskede fil på din

computer

B. Når filen er valgt, klik ”Upload”. Filen er nu gemt under dokumenter

1. Find fanen dokumenter og klik ”Upload fil”

Documents

Planner4You: Pixi guideinhouse.drc.dk/faceflash/sites/default/files...Et tekstfelt dukker op, hvor du kan skrive dine notater. Når du er færdig med at skrive. Klik på ”Gem”