Plus X Consultoria em Projetos

Implantação de PMO em LISARB

Consultoria em Projetos

Nossa Empresa


A Plus X Ltda é uma empresa sediada em Ribeirão Preto – SP. Fundada em 2001, conta atualmente com 30 funcionários. Atua principalmente na implantação de Project Management Office – PMO nas empresas, orientando para o desenvolvimento e gestão de projetos. Nosso portfólio de Clientes abrange tanto o setor público como

o privado, no mercado nacional e internacional.

Equipe para o Projeto Lisarb


Marcio Alexandre Pancelli

Tiago de Castro Cervantes

Rivânio Severo de Medeiros

Clalber Rogerio Ferreira

José Homero do Nascimento

Julio Luis de Almeida Lino

LISARB

“Um Futuro Melhor Para Um Pais Melhor Com SUPERAÇÃO”


Caso LISARB

Lisarb é um grande país que esta passando por inúmeros problemas socioeconômicos, no entanto, está tentando com a implantação de um programa chamado SUPERAÇÃO minimizar estes problemas. O programa SUPERAÇÃO está balizada em 9 estratégias fundamentadas nas necessidades da população, como Justiça, Proteção Social, Cultura, Diversidade, Sustentabilidade, Educação Princípios e Valores, Politica Externa e Combate a Corrupção, que serão alcançadas através da execução de um conjunto de projetos no país. Para aumentar o nível de assertividade dos projetos o Presidente de Lisarb solicitou a Plus X que demonstrasse as vantagens de implementar um PMO para a definição e gerenciamento de seu portfólio. A seguir, temos a proposta da Plus X.

Pesquisa de Maturidade


A Plus X forneceu ao presidente da LISARB, um questionário para ser respondido pelo seu Ministério do Planejamento para identificar o nível de maturidade em gerenciamento de projetos. Através do resultado desta pesquisa, a Plus X terá como identificar o nível atual de maturidade do país, e assim, elaborar e traçar estratégias de implementação para alcançarmos o objetivo de amadurecimento nos processos e gestão de projetos para a LISARB.

Análise do Nível de Maturidade


Através do resultado obtido na pesquisa de nível de maturidade, utilizando critério modelo MMGP – Prado, chegou-se a conclusão que LISARB encontra-se no nível 2 de maturidade, ou seja, o país tem seus processos conhecidos de linguagem comum, com alguns itens relevantes: • O ministério do planejamento fez investimentos em

treinamentos e adquiriu software de gerenciamento de projetos

• Podem existir iniciativas isoladas de padronização de procedimentos, mas o seu uso é restrito

• Os fracassos teimam em continuar acontecendo

Níveis de Maturidade


Implantação de PMO


Para implantação do PMO serão identificados os seguintes pontos: • Benefícios da implantação do PMO • Nível hierárquico a ser implantado o PMO • Função do PMO a ser implantado • Modelo de PMO a ser implantado • Métricas de Sucesso a serem estabelecidas • Etapas de implementação do PMO

Benefícios da Implantação de PMO


• Redução de custos dos projetos • Compartilhamento e coordenação de recursos entre os

diversos projetos que serão implementados • Redução da vulnerabilidade da empresa • Padronização de processos • Gestão integrada de riscos • Gestão integrada de comunicação • Gerenciamento e acúmulo de conhecimento através de

lições aprendidas

PMO “Estratégico” visando a organização

como um todo

PMO “Tático” visando processos e otimização de recursos em projetos diferentes

PMO “Operacional” visando projetos e/ou programas individuais

Nível Hierárquico a ser Implantado o PMO

O PMO pode ser implanta nos três níveis hierárquicos dependendo da estratégia a ser adotada:

LISARB


Nossa consultoria optou pela implantação do PMO no Nível Estratégico H3, pois após a analise de maturidade e o estudo detalhado dos processos e históricos, identificamos que não há uma metodologia formal de gerenciamento de projetos, não existe uma referencia com experiência na gestão de projetos e principalmente não existe uma imposição para a formação de uma cultura de praticar as boas praticas em gerenciamento de projetos.

Nível Hierárquico a ser Implantado o PMO


Função do PMO a ser Implantado

O PMO pode possuir varias funções na organização dependendo da estratégia a ser adotada:

LISARB


Nossa consultoria optou pela implantação do PMO com uma de Métodos e Procedimentos, pois após a analise de maturidade e o estudo detalhado dos processos e históricos, identificamos que não há uma metodologia formal de gerenciamento de projetos, não existe uma existe uma gestão de stakeholders e mudanças, que são os principais problema da não assertividade dos projetos.

Função do PMO a ser Implantado

Modelo de PMO a ser Implantado

O PMO possui 3 Modelos distintos, Torre de controle, Pool de recurso e Estação Meteorológica a ser aplicada na organização dependendo da estratégia a ser adotada:

LISARB


Nossa consultoria optou pela implantação do PMO em um modelo de Torre de Comando, pois após a analise de maturidade e o estudo detalhado dos processos e históricos, identificamos que esta seria a melhor estratégia levando em consideração que com essa modalidade poderíamos estabelecer padrões para gerencia de projetos dando suporte de maneira a reforçar os mesmos, promovendo uma melhoria continua e elevando a maturidade da organização. Posteriormente seria necessário a implantação de Estações Meteorológicas nos estado para o acompanhamento e reporte do andamento dos projetos.

Modelo de PMO a ser Implantado


Nossa consultoria optou pela escolha de algumas métricas para que se possa medir a melhorias geradas pela implantação do PMO, como:

• Genéricas:

Quantidade de projetos trabalhados pelo PMO/mês, para analisar a participação do PMO nos projetos desenvolvidos no país;

Números de falha de projeto antes e depois do PMO, para verificar a assertividade dos projetos posterior a implantação do PMO

Métricas de Sucesso a serem Estabelecidas


• Específicas:

Índice de alterações do escopo, para analisar se a participação do PMO está efetivamente diminuindo as alterações de escopo nos projetos desenvolvidos no país;

Índice de cumprimento de prazo, para analisar se a participação do PMO está efetivamente diminuindo os atrasos no cronograma dos projetos desenvolvidos no país;

Índice de cumprimento de custos, para analisar se a participação do PMO está efetivamente diminuindo as alterações dos custos previstos nos projetos desenvolvidos no país;

Métricas de Sucesso a serem Estabelecidas


Para a implementação do PMO seguiremos as seguintes etapas:

Etapas de Implementação do PMO

Fase 1 – Preparação do Terreno

Fase 2 – Metas de Curto Prazo

Fase 3 – Soluções de Longo Prazo

Fase 4 – Manter e Aprimorar


1. Preparação do Terreno

Analise da situação do Organização

Termo de abertura do projeto

Definir as iniciativas de curto prazo e os objetivos de longo prazo

Definir metas e objetivos

Estudar a organização em relação ao modelo de maturidade

Reuniões com as partes interessadas

Determinar as funções da equipe

Preparar a estratégia de comunicação



2. Metas de Curto Prazo

Catalogação dos projetos

Suporte para novos projetos

Treinamentos para as equipes de projetos

Identificação e implementação de tecnologias

Estabelecimento de modelos

Consolidação de relatórios de indicadores

Elaboração de modelos e padrões



3. Soluções de longo Prazo

Desenvolvimento e customização contínua dos processos

Desenvolvimento de um programa fixo de treinamento

Gerenciamento de recursos

Desenvolvimento de relatórios e métricas detalhadas

Implantação de ferramentas

Criação de planos de carreira para a área de gerência de projetos

Gerenciamento estratégico de portfólio

Planejamento de mudanças organizacionais e de transição.



4. Manter e Aprimorar

Garantir a melhoria continua, aplicando as metodologias e procedimentos garantindo a criação da cultura do gerenciamento de projeto, otimizando os resultados dos mesmos.


Definição e Gestão de Portfolio


Definição de Portfolio

Após a implantação do PMO e a definição do Planejamento Estratégico deverá ser realizado criação, seleção, priorização e balanceamento dos projetos que satisfaça os objetivos estratégicos de Lisarb listados a seguir:

1 • Aliança por um Lisarb Mais Justo

2 • Política cidadã baseada em princípios e valores

3 • Educação para a sociedade do conhecimento

4 • Economia para Uma Sociedade Sustentável

5 • Proteção Social

6 • Qualidade de vida e segurança para os Lisarbeanos

7 • Cultura e fortalecimento da diversidade

8 • Política externa para século 21

9 • Combate a corrupção

Definição de Portfolio


Para definição do portfolio de projetos que serão implementados em Lisarb com auxilio do PMO serão necessários os seguintes passos: • Identificação dos Projetos • Categorização dos Projetos • Avaliação dos Projetos • Seleção dos Projetos • Priorização dos Projetos • Balanceamento do Portfólio de Projetos • Iteração com os Processos Anteriores

Identificação dos Projetos


Neste processo foram identificados 30 projetos por nossa consultoria, por meio de uma reunião de “Ideation” realizada para compor o portfólio de projetos a serem executados para satisfazer os objetivos estratégicos propostos por Lisarb. Tais projetos serão listados nos próximos quadros.



2 Alicerce

3 Tolerância

Zero

1 Sem Fronteiras

5 Transfor

mar

7 Inovação

8 Mais Soldados

4 Respirar

10 Reajuste

9 Agente social

6 Empregos



12 Criança

Feliz

13 Pedagógi

co

11 Educar 15

Intercâmbio

17 Captação

de recursos

18 Crescime

nto 14 Ação Social

20 Hiperinfl

ação

19 Plano de

Reformas

16 Nós Podemos



22 Chumbo Trocado

23 Objetivo

do Milênio

21 Estou Aqui

25 Interven

ção Social

27 Inclusão

Social

28 Orelhão

24 Sou Livre

30 Super Idade

29 Crescer

26 Reforma



Dos 30 projetos identificados foram selecionados 10 projetos com maior viabilidade de implantação:

Número Nome do Projeto Legenda 1 Sem Fronteiras Troca de experiências públicas com outros países

2 Alicerce Investimento na educação básica e respeito à diversidade

3 Tolerância Zero Punição para pequenos delitos

4 Respirar Rodízio de carros para melhorar a qualidade do ar

5 Transformar Formação dos jovens em atividades para o mercado de trabalho

6 Empregos Geração de empregos pela atração de novas empresas

7 Inovação Necessidade de graduação e concurso para concorrer a cargos políticos

8 Mais Soldados Soldados do exército para policiamento de rua

9 Agente social Atendimento no domicílio para famílias com dificuldades

10 Reajuste Desconto fiscal para empresas que mais empregam

Categorização dos Projetos

Neste processo foi feito o agrupamento dos projetos identificados em 6 categorias de especificas de Projetos que serão demonstradas abaixo: • Objetivo estratégico 5 Saúde

• Objetivos estratégicos 3 e 7 Educação

• Objetivo estratégico 5 Segurança

• Objetivo estratégico 4 Economia

• Objetivos estratégicos 1, 2, 6 e 7 Social

• Objetivos estratégicos 8 e 9 Gestão Publica

Categorização dos Projetos

Saúde Educação Segurança Economia Social Gestão Pública

Respirar Alicerce Tolerância

Zero

Transformar Mais

Soldados

Empregos

Reajuste

Agente social

Sem Fronteiras

Inovação

Neste quadro foram associados os 10 principais projetos com as suas respectivas categorias:

Avaliação dos Projetos


Neste processo foi estabelecido os critérios que serão utilizados para classificar os projetos para uma futura priorização, bem como, para eliminar os projetos que seriam inviáveis. Os critérios com seus respectivos pesos e notas serão demonstrados nos próximos quadros.

Avaliação dos Projetos


Notas

Critérios Peso 0 5 10 Eliminatório

Popularidade 20% 0-50% 50-80% 50-80%

Custo (% PIB) 20% >10% 5-10% até 5%

Impacto Econômico 10% <20% 20%-60% >60%

Abrangência Populacional 10% <30% 30%-70% >70%

Desenvolvimento Social (IDH) 10% Acrésc. < 0,1 Acrésc. de 0,1 a 0,3 Acrésc. > 0,3

Tempo de Implantação 30% 2 a 4 Anos 1 a 2 Anos Até um Ano >4 anos

Total 100%

Seleção


Critério Peso Projeto 1 Projeto 2 Projeto 3 Projeto 4 Projeto 5

Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média

Popularidade 20% 0 0 10 2,5 10 2,5 10 2,5 10 2

Custo (% PIB) 20% 10 3 5 1,5 5 1,5 5 1,5 5 1

Impacto Econômico 10% 5 0,5 5 0,5 0 0 5 0,5 5 0,5

Abrangência Populacional 10% 0 0 5 0,5 0 0 5 0,5 10 1 Desenvolvimento Social (IDH) 10% 5 1,25 10 2,5 10 2,5 10 2,5 5 0,5

Tempo de Implantação 30% 5 1,5 5 1,5 0 0 10 3 0 0

Média Final 4,75 7,50 6,50 7,50 5,00

Seleção


Critério Peso Projeto 6 Projeto 7 Projeto 8 Projeto 9 Projeto 10

Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média

Popularidade 20% 10 2 10 2 10 2 5 1 0 0

Custo (% PIB) 20% 10 2 10 2 0 0 10 2 10 2

Impacto Econômico 10% 5 0,5 5 0,5 5 0,5 5 0,5 10 1

Abrangência Populacional 10% 5 0,5 10 1 10 1 5 0,5 0 0 Desenvolvimento Social (IDH) 10% 5 0,5 5 0,5 10 1 10 1 10 1

Tempo de Implantação 30% 10 3 10 3 5 1,5 10 3 10 3

Média Final 8,5 9,0 6,0 8,0 7,0

Priorização


Projeto Nome Média Priorização

Projeto 7 Inovação 9,00 1º

Projeto 6 Empregos 8,50 2º

Projeto 9 Agente social 8,00 3º

Projeto 2 Alicerce 7,50 4º

Projeto 4 Respirar 7,50 5º

Projeto 10 Reajuste 7,00 6º

Projeto 3 Tolerância Zero 6,50 7º

Projeto 8 Mais Soldados 6,00 8º

Projeto 5 Transformar 5,00 9º

Projeto 1 Sem Fronteiras 4,75 10º

Balanceamento

Autorização do Portfólio


Essas são as diretrizes para a implantação de um PMO e os projetos sugeridos para atender os objetivos estratégicos de LISARB Estamos à disposição para prestar esclarecimentos, fazer revisões e discutir alternativas.

AGRADECEMOS A SUA ATENÇÃO!


Documents

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