PMO 10 Principales Atribuciones _ Jesús Ruiz Nicolás

7/26/2019 PMO 10 Principales Atribuciones _ Jess Ruiz Nicols

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15/5/2016 La Oficina de Direccin de Proyectos (PMO) y sus 10 principales atribuciones | Jess Ruiz Nicols

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La Oficina deDireccin de

Proyectos (PMO) ysus 10 principalesatribucionesAl revisar la estructura de una empresa, o

el registro de interesados (stakeholders) deun proyecto, es sencillo identificar el papel

y las funciones de algunas de las unidades

ms habituales en cualquier organizacin;

por ejemplo, el Departamento de

Finanzas, el Servicio de Informtica o el

equipo de comerciales. Otras unidades de

la organizacin no son tan conocidas y en

ocasiones ni siquiera tienen la visibilidad

que merecen. Tal es el caso de la Oficina

de Direccin de Proyectos o Project

Management Office (en adelante, PMO),

que resulta ser generalmente un

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departamento transversal en la

organizacin dedicado a coordinar la

direccin de proyectos a su cargo.

El Project Management Instituteaporta

una definicin ms formal en su gua

PMBOK:

A project managementoffice (PMO) is amanagement structurethat standardizes theproject-related governanceprocesses and facilitatesthe sharing of resources,methodologies, tools, andtechniques. Theresponsibilities of a PMOcan range from providingproject managementsupport functions toactually being responsiblefor the direct managementof one or more projects.

En muchas empresas o Administraciones

Cultura del hroe

Delegar

Documentacin EOI

Equipo

Equipos Errores Esquema

Gartner Gestin

Glosario Gobierno

Hbitos Libertad

Libros

Liderazgo

Lxico

Meritocracia

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Modelo de avalancha

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Orientacin a objetivos

Patrn PMBOK

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Pblicas no existe la Oficina de Direccin

de Proyectos. En organizaciones pequeas

casi siempre es presincidble, y cobra

mayor importancia conforme aumenta el

tamao y la complejidad de la

organizacin y los proyectos. En

organizaciones grandes sus funciones a

veces se reparten entre la alta direccin,

los directores de proyecto, los tcnicos y

los mandos intermedios. Lo cierto es que

no existe una modelo correcto o

consensuado para disear y constituir unaPMO, y en la prctica su implementacin

difiere completamente de una

organizacin a otra. An as, lo habitual es

que est formada por varias personas

cualificadas en direccin de proyectos y

perfectamente al tanto del rumbo delnegocio.

En el proceso de implantacin de una

PMO es muy recomendable abordar con

decisin algunas cuestiones de tipo

organizacional de las que depender el

xito de su trabajo. Por ejemplo, esfundamental que la PMO nazca con una

misin y unas competencias claras, con la

autoridad necesaria y el respaldo de la

alta direccin. La cuestin de la autoridad

-y esto es igualmente vlido para

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directores de proyecto y programa- debe

quedar completamente resuelta y

explcita, especialmente si se trata de

organizaciones no orientadas a proyectos,

donde adquiren mayor dificultad todas las

tareas transversales, como la reingeniera

de procesos, la gestin de proyectos y la

modificacin de grupos de trabajo.

Las 10 principales

atribuciones de unaPMOLas funciones que puede desempear una

PMO son muchas y casi todas de carcter

transversal. Su papel puede llegar a ser

determinante para que los proyectos en

marcha lleguen a buen puerto, lo cualafecta inevitablemente al apartado del

negocio. Es por ello que, insistiendo en lo

anterior, resulta imprescindible definir y

comunicar con claridad meridiana los

asuntos de los que se encargar esta

unidad, as como la autoridad que se le

otorga para cumplir su misin. La PMO

ser ineficiente si su papel no est

claramente especificado y delimitado.

Algunas de las atribuciones habituales de

una PMO:


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1. Direccin de proyectos. Asumir la

direccin en exclusiva de determinados

proyectos o programas para los que no

se contratan nuevos directores. Siempre

que lo he visto se ha tratado de

proyectos de tamao reducido.

2. Alineamiento de proyectos y negocio.

Poner nfasis en la supervisin,

planificacin, priorizacin, ejecucin y

cancelacin de proyectos en funcin de

los planteamientos estratgicos de la

organizacin. Una de las funciones de laPMO es velar porque comportamientos

y procedimientos desarrollados dentro

de los distintos proyectos concuerden

siempre con los objetivos del negocio.

3. Evaluacin de propuestas. Colaborar

en la evaluacin de potencialesproyectos, analizar su viabilidad y su

conveniencia desde el punto de vista del

negocio y participar as en el proceso de

aprobacin o rechazo.

4. Coordinacin. La PMO asume

frecuentemente el rol de coordinadorde directores de proyecto, programa,

portafolio, alta direccin,

patrocinadores y otros interesados.

5. Consultora. El project manager

encuentra en la PMO a un grupo de


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expertos en direccin de proyectos

(normalmente, otros project managers)

a los que pedir consejo, plantear

problemas y trasladar sugerencias

relativas a las particularidades que

surgen en su proyecto. Aconsejar en

buenas prcticas de direccin de

proyectos dentro de los criterios de

tiempo, coste y calidad aceptables es

una de las principales atribuciones de

una PMO, siendo de especial utilidad

sus aportaciones a la gestin delcambio y la integracin. Por otro lado,

es frecuente ampliar la consultora a

mbitos tcnicos, muy tpico de las PMO

de organizaciones TIC.

6. Configuracin. Proporcionar

metodologas, plantillas, polticas,herramientas informticas, tecnologas

de desarrollo, etc.

7. Garantizar el acceso a la informacin.

Actuar como punto de contacto y

gestionar el acceso a la documentacin

histrica y las lecciones aprendidas, as

como a la informacin de proyectos an

no cerrados.

8. Formacin. Disear y dirigir los

programas de formacin de la

organizacin, debiendo tener en cuenta

las necesidades de cualquier miembro


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del equipo y no centrndose

nicamente en formacin relativa a

direccin de proyectos. En este

apartado se deben considerar

cuestiones de negocio, tecnologas,

certificaciones, comunicacin, gestin

de equipos, etc.

9. Recursos humanos. Seleccin de

personal para nuevas incorporaciones y

tambin anlisis de perfiles para

fomentar sinergias entre proyectos y

movimientos de personal, logrando unmejor aprovechamiento de los recursos

propios y reduciendo costes de tiempo y

curva de aprendizaje de nuevos

miembros del equipo.

10. Cultura de project management. Si

existe una PMO en la organizacin, latarea colosal de crear una cultura de

direccin y orientacin a proyectos ser

su responsabilidad primordial y, por

desgracia, casi exclusiva. Este esfuerzo

por difundir y defender la implantacin

de buenas prcticas de direccin de

proyectos debe realizarse en dos

sentidos: hacia los equipos de proyecto

(no slo el project manager) y hacia los

niveles directivos de la organizacin.

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DATE

25/05/2014

AUTHOR

Jess Ruiz Nicols

CATEGORY

Project Management

TAG

Autoridad

Coordinacin

PMO

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La importancia estratgica de la PMO yalgunos errores comunes | Jess Ruiz Nicols06/09/2014 - 09:02

[] La Oficina de Direccin de Proyectos

(PMO) y sus 10 principales atribuciones

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