Podręcznik użytkownika - moduł COPS · Web viewźródła finansowania FI-AA - w przypadku braku należy utworzyć w transakcji ZPS_ZFI01 (sekcja środków trwałych zespół FI-AA)

document.docx, 2015-10-06 06:18:00Obsługa danych podstawowych Strona 1/76

Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzaniaObsługa danych podstawowych projektów kosztowych

Obszar biznesowy COPS

Wersja 1.0

1


Spis Treści1 Tworzenie i edycja projektów kosztowych.............................................................................3

1.1 Struktura budowy danych podstawowych Systemu Projektowego:...............................31.2 Zasady numeracji projektów i elementów PSP w grupach................................................31.2.1 Numeracja projektów z grupy 501 oraz 500 (w ramach realizowanych projektów):..........31.2.2 Nr elementów PSP projektów z grupy 501 oraz 500 (w ramach realizowanych projektów)............................................................................................................................................................................... 31.2.3 Nr elementów PSP projektów z grupy 501-64 oraz 501-86.............................................................3

1.3 Edycja Projektów i elementów PSP dla projektów...............................................................31.3.1 Tworzenie definicji projektu z grupy 501 oraz 500 (w ramach realizowanych projektów) – edytor projektu..................................................................................................................................................................31.3.2 Tworzenie elementów PSP z grupy 501 oraz 500 – Edytor projektu..........................................31.3.3 Tworzenie wariantów wyboru dla przetwarzania zbiorczego........................................................3

2 Historia dokumentu........................................................................................................................ 3

2


1 Tworzenie i edycja projektów kosztowychElementy PSP są danymi podstawowymi modułu SAP System Projektowy (PS), w przypadku konfiguracji SAP COPS w Uniwersytecie Warszawskim, elementy PSP zostaną użyte jako podstawowy obiekt dekretacji kosztów projektów i najczęściej odpowiadają na pytanie Controllera „w związku z jakim projektem powstają koszty/przychody?”.

1.1 Struktura budowy danych podstawowych Systemu Projektowego:

Projekt – odzwierciedla wyodrębniony osobny zdefiniowane przedsięwzięcie (projekt) prowadzony przez Uniwersytet Warszawski. Posiada swój jednoznaczny identyfikujący go numer, składający się z określonej liczby znaków (nie wliczając w to znaków rozdzielający takich jak ukośnik(/). Do definicji projektu przypisujemy strukturę elementów PSP będącymi obiektami dekretacji kosztowej/przychodowej modułu FI i CO. Definicja projektu nie jest obiektem dekretacji.

Struktura elementów PSP – w ramach projektu tworzona jest hierarchiczna struktura elementów PSP. Bezpośrednio do projektu przypisany jest główny element PSP poziomu pierwszego mający numer identyczny z numerem projektu. Do niego przypisane są elementy PSP poziomu drugiego. Do elementów poziomu drugiego będą przypisane elementy poziomu trzeciego, do elementów trzeciego poziomu elementy czwartego poziomu i analogicznie. Maksymalnie przewidziane jest 4 poziomy elementów PSP w ramach jednego projektu.

Element PSP – obiekt tworzony w ramach projektu. Posiada jednoznacznie identyfikujący go numer, przypisanie do danych organizacyjnych modułu FI i CO oraz cechy go charakteryzujące. Początkowe znaki jego numeru zawierają zawsze numer projektu oraz numer nadrzędnych elementów PSP. Może być

3


bezpośrednim obiektem dekretacji kosztowej. Numer Elementu PSP zawiera maksymalnie 24 znaki (włącznie ze znakami rozdzielającymi)

Ilość elementów PSP w projekcie musi co najmniej odzwierciedlać ilość źródeł finansowania danego przedsięwzięcia. Źródła finansowania rozumiane jako umowy/decyzje/środki własne, z których projekt/działalność będzie finansowana.

Na UW wykorzystywane będą następujące grupy projektów:

Projekty dla działalności dydaktycznej – 500,

Projekty dla działalności naukowo-badawczej – 501,

Projekty dla rozliczeń:

o kosztów działalności pomocniczej – 531,

o kosztów działalności socjalnej – 535,

o kosztów wydziałowych - 550,

o kosztów ogólnouczelnianych - 551,

projekty inwestycyjne – 0802,

projekty na zakupy gotowych środków trwałych – 0801,

zbieranie kosztów budynków – B,

W ramach grup projektów będą tworzone projekty oraz elementy PSP dla:

typowych projektów realizowanych w UW w grupach 500, 501, 0801, 0802, 303

ewidencji wartości pozaprojektowych w ramach grup 500, 531, 550, 551, B.

1.2 Zasady numeracji projektów i elementów PSP w grupach

1.2.1 Numeracja projektów z grupy 501 oraz 500 (w ramach realizowanych projektów):Numeracja projektów w ramach działalności 501

Kolejne znaki nr projektu 0 0 0 - X X X X - 0 0 - 0 0 0 0 0 0 0

Oznaczenie sekcji numeru A - B - C - D

Gdzie

4


A - oznacza rodzaj działalności i podtyp działalności z grupy 501 oraz 500 (w ramach realizowanych projektów ze źródeł finansowania: 04, 05, 06, 08, 09, 13),B – oznaczenie działu gospodarczego,C - oznacza podtyp działalności D – oznacza 7 kolejnych cyfr – system pilnuje aby w danej grupie np. 501 te 7 cyfr nie wystąpiło w takiej samej kolejności,

Przykład numeru projektu501-D114-70-0123456

1.2.2 Nr elementów PSP projektów z grupy 501 oraz 500 (w ramach realizowanych projektów)

Kolejne znaki nr projektu

0 0 0 - X X X X - 0 0 - 0 0 0 0 0 0 0 - 0 0

Oznaczenie

sekcji numeru

A - B - C - D - E

Gdzie: A - oznacza rodzaj działalności i podtyp działalności z grupy 501,B – oznaczenie działu gospodarczego,C – oznacza podtyp działalnościD - oznacza 7 kolejnych cyfr – system pilnuje aby w danej grupie np. 501 te cyfr nie wystąpiło w takiej samej kolejności,E – oznacza nr elementu PSP na kolejnym poziomie (np. zadanie i podzadanie)

W danych podstawowych elementów PSP będą umieszczone informacje niezbędne do określenia dekretacji, w tym MPK. Założeniem jest, że elementy PSP dla typowych projektów będą zawierały MPK na poziomie działu gospodarczego (MPK główny). W danych podstawowych będzie umieszczony jeden MPK.

5


Przykład numeru elementów PSP501-D114-70-0123456-01

Przykład numeracji projektu na bazie danych z Kwestury na podstawie systemu HMS

Dane do przykładu:W ramach projektu 500-06-123456 zakupiono składnik majątku trwałegoObecny zapis w księgach w HMS: 080-12-00-00-01-06999/4 gdzie: - 080 konto KG- 12-00-00 – Wydział Chemii- 01- zakup jednorazowy- 06999 – numer (kod) źródła finansowania w słowniku HMS-este dla 500-06-123456 - 4 – pierwsza cyfra KŚTZaproponowana struktura w SAP odnosi się jedynie do projektów kosztowo-inwestycyjnych z przypisanym budżetem.W przypadku projektów z jednorazową amortyzacją do projektu nie zakładany jest element PSP dla zakupy inwestycyjnego.

Rozwiązanie w SAP:W przypadku projektów kosztowo-inwestycyjnych przyjęto, że nr elementu PSP dla inwestycji długoterminowych będzie umieszczony w tej samej strukturze, w przypadku zakupów jednorazowych tworzone będą oddzielne projekty i elementy PSP.W ramach tego projektu zakładamy dla przykładu, że będą 2 projekty:1 dla zakupu inwestycyjnego z numerem 0801-D112-06999-012 dla zebrania kosztów z numerem 500-D112-06-0123456

Istotne jest aby w przypadku, gdy w projekcie występują elementy kosztowe oraz inwestycyjne, elementy PSP były zakładane na poziomie 1 z ewentualnymi elementami na poziomie niższym. W przypadku gdy część kosztowa jest

6


finansowana ze źródła zewnętrznego i ze środków własnych, elementy PSP z obu części są tworzone na 1. poziomie. Jest to konieczne z uwagi na to, że zebrane wartości rozliczane są w różny sposób.

1.2.3 Nr elementów PSP projektów z grupy 501-64 oraz 501-86Z racji tego, że w projektach BST (Badania Statutowe) i DSM (Działalność Statutowa Młodych Naukowców) może wystąpić maksymalnie 99 elementów PSP. Elementy PSP z pełnym oznaczeniem będą stosowane z uwagi na potrzebę rejestracji pozycji kosztowych związanych z poszczególnymi grupami pracowniczymi.

Kolejne znaki nr projektu

0 0 0 - X X X X - 0 0 - 0 0 0 0 0 0 0 - 0 0

Oznaczenie

sekcji numeru

A - B - C - D - E

Gdzie: A - oznacza rodzaj działalności i podtyp działalności z grupy 501,B – oznaczenie działu gospodarczego,C – oznacza podtyp działalnościD - oznacza 7 kolejnych cyfr – system pilnuje aby w danej grupie np. 501 te 7 cyfr nie wystąpiło w takiej samej kolejności,E – oznacza nr elementu PSP na kolejnym poziomie

Taka konstrukcja elementów PSP BST i DSM powoduje, że rozliczenie kosztów pośrednich odbywać się będzie na poziomie pracownika (poziom E – jeżeli nastąpi takie rozbicie).

Przykład numeru elementu PSP dla podtypu 501-64501-D114-64-123456-01

7


1.3 Edycja Projektów i elementów PSP dla projektówPrzed rozpoczęciem tworzenia projektu należy upewnić się, że wszystkie niezbędne dane słownikowe są wprowadzone. W tym powinno się zawierać:

numer decyzji - w przypadku braku należy utworzyć w transakcji ZPS_DEC01 - instrukcja COPS007_Uzupełnienie słownika decyzji

numer umowy - w przypadku braku należy utworzyć w transakcji ZPS_UMO01 - instrukcja COPS008_Uzupełnienie słownika umów

źródła finansowania FI-AA - w przypadku braku należy utworzyć w transakcji ZPS_ZFI01 (sekcja środków trwałych zespół FI-AA) - instrukcja COPS009_Uzupełnienie słownika źródeł finansowania FI-AA

zleceniodawca - odpowiednie dane powinny być założone w kartotekach dostawców/odbiorców.

1.3.1 Tworzenie definicji projektu z grupy 501 oraz 500 (w ramach realizowanych projektów) – edytor projektu

Menu Rachunkowość → System projektowy → Projekt → Edytor projektu

Transakcja CJ20n

Aby utworzyć nową definicję projektu wybieramy ikonę

8


Po wybraniu tej opcji pojawi się w prawym oknie ekran do utworzenia definicji projektu:

Przed wprowadzeniem nr definicji projektu należy wprowadzić Profil projektu. Parametr ten określa sposób rozliczenia projektu i jest niezbędny do prawidłowego funkcjonowania całego projektu. Jeżeli profil projektu nie będzie zgodny z numerem projektu (wydzielonymi segmentami numeru), to definicja projektu nie będzie zapamiętana. Parametr ten po wprowadzeniu numeru projektu jest nieedytowalny (nie można go zmienić), w przypadku wprowadzenia nr projektu niezgodnego z profilem projektu i po pojawieniu się komunikatu błędu należy rozpocząć tworzenie definicji projektu od nowa.

9


Po wprowadzeniu Profilu projektu należy wprowadzić nr definicji projektu w pole "Def. projektu".

Numeracja projektów w ramach działalności 501 oraz dla projektów kosztowych w ramach działalności dydaktycznej (500):Kolejne znaki nr projektu

0 0 0 - X X X X - 0 0 - 0 0 0 0 0 0 0

Oznaczenie

sekcji numeru

A - B - C - D

Gdzie A - oznacza rodzaj działalności i podtyp działalności z grupy 501 oraz 500 (w ramach realizowanych projektów ze źródeł finansowania: 04, 05, 06, 08, 09, 13),B – oznaczenie działu gospodarczego,C - oznacza podtyp działalności (źródło finansowania)D – oznacza 7 kolejnych cyfr – system pilnuje aby w danej grupie np. 501 te 7 cyfr nie wystąpiło w takiej samej kolejności,

Przykład numeru projektu

10


501-D114-70-0123456Nr definicji projektu można wypełnić od razu zgodnie z zasadami podanymi w powyższych punktach.

Profil projektu jest polem obowiązkowym, które należy wypełnić w ramach tworzenie definicji projektu.

Profil projektu jest uzależniony od działalności w ramach, której zakładany jest projekt.

Lista profili projektów stosowana na UW:

Maska projektu

Profil projektu

Opis – nazwa profilu projektu

500 50000 50000 Koszty kształcenia na studiach50004 50004 Fundusz innowacji dydaktycznych50005 50005 Środki z UE (inne niż strukturalne)50006 50006 Fundusze strukturalne z UE50007 50007 Koszty prowadzenia kursów50008 50008 Środki finansowe do rozliczenia50009 50009 Program Erasmus50010 50010 Koszty kształcenia na studiach podyplom50011 50011 Poz. k. dział. dydakt z dot. budżetu p.50012 50012 Poz. K. dział. dydakt z przychodów włas.50013 50013 Dotacja projakościowa, KRK, KNOW501 50155 50155 Polsko-Norweska Współpraca Badawcza50156 50156 Bad. naukowe z fund. naukowych EU „FS”50157 50157 Projekty badawcze specjalne „PS”50158 50158 Projekty badawczo-rozwojowe „PBR”50159 50159 Projekty i programy MNiSW „PM”50162 50162 Prace badawcze „fundowane” „F”50163 50163 Wsparcie międzyna. mobil. naukowców WMMN50164 50164 Badania statusowe „BST”

11


Maska projektu

Profil projektu

Opis – nazwa profilu projektu

50166 50166 Projekty badawcze – granty „GR”50170 50170 Spec. projekty i urządz. badaw. „SPUB”50171 50171 Projekty badawcze zamawiane „PBZ”50173 50173 Dotacje celowe „DOC”50174 50174 Subsydia dla naukowców „NP”50179 50179 Spec. progr. bada. program. ram. „SPBPR”50180 50180 7 ramowy program UE50181 50181 Granty na wsparcie 7PR „GG”50182 50182 Projekty badawcze programu LIDER LD50183 50183 Strateg. prog. BN i prac roz. SPBN50184 50184 Inicjatywy międzynarodowe IM50185 50185 NCBiR inicjatywy międzynarodowe IM NCBIR50186 50186 Działalność statutowa młodych nauk. DSM50187 50187 Narodowy program rozwoju humanistyki50188 50188 Ideas Plus50189 50189 Polsko-Szwajcarski program badawczy PSPB50190 50190 Innotech Pat. Plus, Prog. bad. stos. IPS530 53100 53100 Działalność pomocnicza53500 53500 Działalność socjalna550 550 55000 55000 Koszty wydziałowe55100 55100 Koszty ogólnouczelniane580 580 58000 58000 Rozliczenie wydawnictw08 0801 0801 Zakupy jednorazowe0802 0802 Inwestycje długoterminowe (w tym WNiP)0303 0303 WNiP zakupy jednorazoweB B B100 BudynkiProfil tworzonego projektu wybieramy z listy

Profil projektu odpowiada numerowi projektu i składa się z segmentu A (501) i C (70) => 50170

12


Po wybraniu odpowiedniej pozycji należy kliknąć Enter, system wskaże pola obowiązkowe do wypełnienia, w tym:

Dział gospodarczy,

Kierownik projektu,

Termin rozpoczęcia,

Termin zakończenia projektu.

Dział gospodarczy musi być zgodny z segmentem B nazwy projektu - w przykładzie D114Po wybraniu działu gospodarczego i kliknięciu Enter system umożliwi dalszą edycję danych definicji projektu.

13


Należy uzupełnić pola:

Konieczne do wypełnienia pola

Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

Osoba monitorująca

Osoba odpowiedzialna za monitorowanie budżetu na projekcie. Pracownik UW. Pole

14


budżet opcjonalne

Kier. Projektu Informacja o kierowniku projektu, który zajmuje się prowadzeniem projektu. Może to być pracownik UW ale niekoniecznie. Pole jest obowiązkowe do wprowadzenia.

Term. Rozp. Termin rozpoczęcia projektu. Data. Pole jest obowiązkowe do wprowadzenia.

Zakończenie Termin zakończenia projektu. Data. Pole jest obowiązkowe do wprowadzenia.

Waluta Należy ustawić kod waluty w polu waluta jeśli projekt ma być prowadzony w innej walucie niż PLN. Umożliwi to rejestrowanie wartości na projekcie w różnych walutach.

Kierowników projektu wybieramy z listy wprowadzonej do systemu SAP.

Uzupełniamy termin rozpoczęcia i zakończenia:

15


Po uzupełnieniu dat może pojawić się komunikat ostrzeżenia, o tym, że data nie jest dniem roboczym. Komunikat można potwierdzić lub zmienić daty na daty mieszczące się w dniach roboczych.

W zakładce Sterowanie należy sprawdzić i ewentualnie zmienić Profil budżetu. W profilu budżetu określone są parametry związane z wprowadzaniem i kontrolą budżetu:

A00000 - wprowadzenie łączne; kontrola łączna

B00000 - wprowadzanie roczne; kontrola roczna

C00000 - wprowadzenie łączne i roczne; kontrola roczna

Dla typowych projektów pola nie zmieniamy.

Profil budżetu oraz pozostałe parametry wynikają z Profilu Projektu:

16


Przechodzimy do zakładki "Długi opis":

Uzupełniamy pole wg potrzeb. Długi opis jest zapamiętywany w postaci pliku w systemie SAP. Do pola opis projektu kopiowanych jest pierwszych 40 znaków.

17


Po wypełnieniu i skontrolowaniu wypełnionych pól należy zapisać dane

podstawowe za pomocą ikony lub kombinacji klawiszy Ctrl + S.

W przypadku niezgodności numeru projektu z działem gospodarczym wygenerowany zostanie błąd:

O poprawnym zapisaniu danych system informuje nas w dolnej części ekranu

komunikatem

1.3.2 Tworzenie elementów PSP z grupy 501 oraz 500 – Edytor projektuElementy PSP dla typowych projektów mogą zawierać w swojej strukturze elementy PSP dla:

Kosztów finansowanych ze źródła zewnętrznego

Kosztów finansowanych ze środków własnych (oznaczenie z 99 na końcu)

Nakładów inwestycyjnych.

W ramach elementów PSP dla kosztów finansowanych z zewnątrz i inwestycyjnych rozbudowujemy strukturę wg potrzeb - dla zadań i podzadań; źródeł finansowania FI-AA. Podczas tworzenia kolejnych poziomów posługujemy się funkcjonalnością substytucji w celu automatycznego uzupełnienia pól z dalszą korektą.

1.3.2.1 Tworzenie elementów PSP z grupy 501 oraz 500 - poziom 1

18



Transakcja CJ20n

Wykonujemy transakcję CJ20N i wybieramy projekt z listy roboczej:

Lub wyszukać projekt, do którego będzie dodawany element PSP, należy kliknąć

ikonę lub kombinację klawiszy Alt + R + O i w oknie, które się pojawi wybrać nr projektu, do którego nowy element PSP ma zostać dodany. Jeżeli nie pamiętamy pełnego numeru projektu i nie ma go w liście roboczej, to uzupełniamy w oknie dialogowym część numeru zakończony gwiazdką:

i klikamy na klawisz funkcyjny F4 lub ikonę obok pola Definicja projektu:

Otrzymamy kolejne okno dialogowe:

19


Kliknąć Enter lub w celu wyświetlenia listy projektów:

Wybieramy projekt do dalszego przetwarzania klikając dwukrotnie na odpowiednią linię, bądź klikamy na tą linię i potwierdzamy wybór enterem lub klikając na .

20


Wybrany projekt zostanie przeniesiony do okna dialogowego:

Potwierdzamy wybór klikając na enter lub :

Przechodzimy do tworzenia pierwszego elementu PSP klikając na ikonę lub wybieramy element PSP w listy wzorców:

21


W przypadku wyboru za pomocą ikony otrzymujemy:

Wprowadzamy numery elementów PSP pamiętając o tym, że na pierwszym poziomie wprowadzamy elementy PSP w zależności od sposobu rozliczenia. Na tym poziomie powinny się znaleźć elementy PSP dla:

Kosztów finansowanych ze źródła zewnętrznego

Kosztów finansowanych ze środków własnych

Nakładów inwestycyjnych,

o ile w projekcie występuje taki podział.

Po wprowadzeniu numerów i potwierdzeniu otrzymujemy następującą postać elementów PSP w projekcie:

Należy uzupełnić dane podstawowe poszczególnych elementów PSP. W tym celu przechodzimy do szczegółów poszczególnych elementów PSP klikając dwukrotnie na pierwszy z nich otzymujemy:

22


W zakładce dane podstawowe należy uzupełnić numer zamawiającego MPK - zgodny z MPK realizującym projekt oraz dane związane z Programem inwestycyjnym (Program inwestycyjny 001UW, Rok oraz pozycję programu):

Numer MPK rozpoczyna się od numeru działu gospodarczego bez literki D --> D114 -> 114.

W przypadku projektów kosztowych pozycja programu inwestycyjnego składa się z następujących segmentów rozdzielonych kropką:

Numer działu gospodarczego

Rodzaj działalności

Źródło finansowania.

Pozostałe pola pozostawić bez zmian.

Wskaźniki operacyjne będą uzupełnione na podstawie zdefiniowanej substytucji:

23


Element dekretacji - zaznaczony umożliwia księgowanie kosztów na elemencie PSP, wszystkimi dostępnymi transakcjami

Element fakturowania - zaznaczony umożliwia księgowanie przychodów na elemencie PSP, na kontach zdefiniowanych jako rodzaje przychodów.

Element planowania - zaznaczamy o ile istnieje potrzeba planowania umożliwia planowanie kosztów i przychodów na elemencie PSP - wybór jest opcjonalny.

Nastepnie przechodzimy do zakładki "Sterowanie":

Należy uzupełnić pola (w przypadku niewypełnienia w trakcie zapamiętywania projektu wygenerowany zostanie komunikat błędu):

Kwalifi. VAT

Partner/Lider

Pole kwalifikowalny VAT wypełniamu ręcznie lub wybieramy z listy (klikamy na klawisz funkcyjny F4 lub ikonę obok pola Kwalifi. VAT):

24


Pole Partner/Lider wypełniamu ręcznie lub wybieramy z listy (klikamy na klawisz funkcyjny F4 lub ikonę obok pola Partner/Lider):

Po wypełnieniu pól otrzymujemy:

25


Przechodzimy do zakładki "Dane UW":

26



Budżet k. bezpośrednich - pole informacyjne nie związane z kontrolą dostępności

Walutę budżetu

Podstawowe konto bankowe - konto z którego finansowane są płatności w ramach projektu

Numer umowy związany z projektem - w przypadku braku wprowadzamy "BRAK"

Numer decyzji związany z projektem - w przypadku braku wprowadzamy "BRAK"

Źródło finansowania FI-AA - w przypadu elementów PSP kosztowych wprowadzamy "00000"

Zlecający, w tym:

o Typ - O dla odbiorcy D dla dostawcy

o Numer zlecającego (w przypadku O wybierany z listy odbiorców, D - dostawców)

Zarządzanie polami w obszarze Rozliczenie kosztów pośrednich:

27


W przypadku gdy naliczenie kosztów pośrednich dla elementu PSP w projekcie ma być wykonane automatycznie uzupełniamy pola:

Podstawa naliczenia kosztów pośrednich - grupa rodzajów kosztów od których naliczane są koszty wydziałowe i ogólnouczelniane;

Narzut kosztów wydziałowych % - procent narzutu kosztów wydziałowych od podstawy naliczenia

Narzut kosztów ogólnouczelnianych % - procent narzutu kosztów ogólnouczelnianych od podstawy naliczenia.

W przypadku gdy naliczenie kosztów pośrednich dla elementu PSP w projekcie ma być wykonane ręcznie, zaznaczamy wskaźnik:

Naliczenie ręczne

i uzupełniamy pola:


Narzut kosztów wydziałowych % - wprowadzamu 0,000 lub właściwy narzut

Narzut kosztów ogólnouczelnianych % - wprowadzamu 0,000 lub właściwy narzut.

Podstawa naliczenia kosztów pośrednich jest określona przez grupę kosztów utworzoną w systemie SAP na potrzeby naliczenia. Rodzaje kosztów zawarte w tej grupie brane są pod uwagę przy wyliczeniu wartości kosztów do naliczenia. Zastosowana jest zasada, że wszystkie grupy rodzajów kosztów, które mogą być użyte w naliczeniu rozpoczynają się od litery N:

28


Przykładowo grupa:

N_000 bez wyłączeń - zawiera wszystkie rodzaje kosztów 4*

N_0A0 Z wyłączeniem aparatury - zawiera wszystkie rodzaje kosztów 4* bez 4* związanych z aparaturą.

N_0B0 Z wyłączeniem aparatury - zawiera wszystkie rodzaje kosztów 4* bez 4* związanych z usługami.

grupy rodzajów kosztów można wyświetlić w transakcji KAH3.

Po uzupełnieniu danych otrzymamy:

29


Po zakończeniu wprowadzania należy nacisnąć ikonę lub nacisnąć klawisz Ctrl + S, lub rozpocząć dodawanie nowego elementu PSP.

1.3.2.2 Tworzenie elementów PSP z grupy 501 oraz 500 - poziom 2 i kolejne


Transakcja CJ20n


30






31




32




Przechodzimy do tworzenia pierwszego elementu PSP II poziomu klikając na ikonę lub wybieramy element PSP w listy wzorców:


33


Wprowadzamy numery elementów PSP II poziomu dla podziału na zadania, odpowiedzialnych, w zależności od potrzeb.

Numer kolejnego poziomu składa się z numeru poprzedniego uzupełnionego o dwie cyfry z zakresu - 01-99. Należy pamiętać, żeby w kolumnie poziom wprowadzić 2:


Potwierdzamy enterem i otrzymujemy:

Uzupełniamy pole Oznaczenie dla elementu PSP zgodnie z określonym podziałem:

34


W celu uzupełnienia danych podstawowych elementu PSP w pierwszej kolejności uruchamiamy substytucje. Pola danych podstawowych zostaną uzuopełnione i będą mogły być odpowiednio skorygowane (dane będą kopiowane z poziomu 1):

Pojawi się komunikat:

Potwierdzamy enterem. Przechodzimy do korekty danych podstawowych elementu PSP:

35


Klikamy dwukrotnie na element PSP do skorygowania:

Możemy zmienić pole Kierownik projektu, jeżeli tworzymy odrębne elementy dla odpowiedzialnych:

Pole jest substytuwane wyłącznie w przypadku, gdy jest puste.

Jeżeli mają być skorygowane dane UW (decyzja, umowa), to przechodzimy do zakładki "Dane UW":

36


Należy określić sposób księgowania; rozliczenia kosztów pośrednich:







Naliczenie ręczne




37



Podstawa naliczenia kosztów pośrednich jest określona przez grupę kosztów utworzoną w systemie SAP na potrzeby naliczenia. Rodzaje kosztów zawarte w tej grupie brane są pod uwagę przy wyliczeniu wartości kosztów do naliczenia. Zastosowana jest zasada, że wszystkie grupy rodzajów kosztów, które mogą być użyte w naliczeniu rozpoczynają się od litery N:

Przykładowo grupa:






1.3.2.3 Tworzenie elementów PSP z grupy 501 oraz 500 - poziom 1 środki własne


Transakcja CJ20n


38






39




40



Potwierdzamy wybór i otrzymujemy:


Wprowadzamy numer elementu PSP dla środków własnych:


41


Potwierdzamy wybór klikając na enter lub :Klikamy dwukrotnie na element PSP dla środków własnych:


42



W przypadku projektów kosztowych pozycja programu inwestycyjnego składa się z następujących segmentów rozdzielonych kropką:

Numer działu gospodarczego

Rodzaj działalności

Źródło finansowania.







43



Kwalifi. VAT

Partner/Lider



44




45


46



Wkład własny - na podstawie tej informacji uzupełniane są dane związane z rozliczeniem elementu PSP (usunięty klucz rozgraniczenia i uzupełniony przepis rozliczeniowy)





Zlecający, w tym:



47


W przypadku elementów PSP dla wkładu własnego zleceniodawcą będzie Uniwersytet Warszawski:







Naliczenie ręczne





Podstawa naliczenia kosztów pośrednich jest określona przez grupę kosztów utworzoną w systemie SAP na potrzeby naliczenia. Rodzaje kosztów zawarte w tej grupie brane są pod uwagę przy wyliczeniu wartości kosztów do naliczenia.

48


Zastosowana jest zasada, że wszystkie grupy rodzajów kosztów, które mogą być użyte w naliczeniu rozpoczynają się od litery N:

Przykładowo grupa:





Opcjonalnie uzupełniamy dane dla pól:


Walutę budżetu


49



1.3.2.4 Tworzenie elementu inwestycyjnego w projekcie - poziom 1Element inwestycyjny może być utworzony po utworzeniu struktury projektu kosztowego przez użytkowników odpowiedzialnych. Tworzenie struktury projektu inwestycyjnego należy wykonać zgodnie z instrukcją do tworzenia elementów PSP inwestycyjnych.


Transakcja CJ20n


50







51




Potwierdzamy wybór i otrzymujemy:

52



Wprowadzamy numer elementu PSP dla środków własnych:


53



Wybieramy element inwestycyjny do edycji:


54



W przypadku projektów inwestycyjnych pozycja programu inwestycyjnego wybrana jest z listy:

8001 Zakupy jednorazowe

8002 Środki trwałe w budowie realizowane w czasie

3033 WNiP zakupy jednorazowe







55



Kwalifi. VAT

Partner/Lider


funkcyjny F4 lub ikonę obok pola Kwalifi. VAT):

56




57




58




59





Zlecający, w tym:



Opcjonalnie uzupełniamy dane dla pól:


Walutę budżetu

Naliczenie ręczne - wyłącznie w przypadku gdy koszty pośrednie nie będą naliczone na podstawie zdefniowanych parametrów w elemencie PSP - możliwe będzie wyłącznie rozliczene ręczne.


60


W przypadku tworzenia inwestycyjnych elementów PSP w projekcie kosztowym należy skorygować parametry związane z rozliczeniem tego elementu PSP. Domyślne wartości pochodzą z profilu projektu i uniemożliwiają rozliczenia na składniki majątku trwałego. W celu korekty należy wykonać następujące czynności:

Należy wprowadzić w pola:

Profil rozliczenia wartość NAKKOS

Schemat rozliczenia K1Będąc w danych podstawowych elementu PSP inwestycyjnego należy wybrać z menu:

61


Otrzymamy okno z przepisem rozliczeniowym, wybieramy z menu:

62


Korygujemy wartości w polach:

Profil rozliczenia wartością NAKKOS

Schemat rozliczenia wartością K1Otrzymamy:

Wracamy do okna przepisu rozliczeniowego dla elementu PSP klikając na

klawisz funkcyjny F3 lub ikonę

63


Wracamy do okna przetwarzania elementu PSP klikając na klawisz funkcyjny F3

lub ikonę


W tym przypadku nastąpi uruchomienie:

substytucji - automatycznego uzupełnienia danych podstawowych elementów PSP

walidacji - tj. kontroli poprawności wprowadzonych danych.

Po utworzeniu i zapamiętaniu projektu ze strukturą elementów PSP otrzymamy komunikat o tworzeniu.

Kolejnym krokiem jest zatwierdzenie elementów PSP. Do momentu zatwierdzenia nie ma możliwości księgowania kosztów, nakładów i przychodów, możliwe jest planowanie i budżetowanie.

64


Istotne jest to, żeby elementy PSP zatwierdzać po wprowadzeniu budżetu.

Uruchamiamy transakcję CJ20N:


1.3.2.5 Usuwanie elementów PSP w projekcie


Transakcja CJ20n


65






66




67



Jeżeli na elementach PSP nie odbyły się żadne księgowania, to można je usunąć z systemu.

W celu usunięcia wybieramy element PSP dwukrotnie na niego klikając w

strukturze po lewej stronie a nasępnie klikamy ikonę w przypadku elementu PSP I poziomu otrzymamy komunikat:

68


Po kliknięciu na przycisk otrzymamy:

:

Czerwony komunikat oznacza, że z danych podstawowych należy usunąć przypisania do programu inwestycyjnego.

Wracamy do poprzedniego okna potwierdzając enterem oraz klikamy na przycisk:

Usuwamy wpis w polach:

i powtarzamy próbę usunięcia klikając na ikonę

Otrzymamy komunikat:

69


Potwierdzamy klikając na przycisk . W przypadku rezygnacji

klikamy enter lub jeden z przycisków .

W wyniku usunięcia struktura elementów PSP będzie skorygowana (uwaga: jeżeli istnieją elementy PSP na niższym poziomie, również zostaną usunięte):

Po zakończeniu operacji należy nacisnąć ikonę lub nacisnąć klawisz Ctrl + S, lub kontynuować edycję elementów PSP w projekcie.

1.3.3 Tworzenie wariantów wyboru dla przetwarzania zbiorczego

Menu Rachunkowość → System projektowy → Controlling → Zamknięcie okresu → Bieżące ustawienia → Tworzenie wariantów wyboru dla przetwarzania zbiorczego

Transakcja S_ALR_87004530

Po wybraniu tej transakcji system wyświetli ekran:

70


Wprowadzamy nazwę techniczną wariantu wyboru

i klikamy na przycisk

71


Wprowadzamy parametry ograniczeń.

Nazwa na ekranie

Wartość Komentarz

Projekt Wprowadzona ręcznie

Obowiązkowe. Można wprowadzić „*”

Element PSP Wprowadzona ręcznie

Elementy PSP do raportowania

Sieć/Zlecenie PUSTE Niewykorzystywane

Czynność PUSTE Niewykorzystywane

Materiał w sieci PUSTE Niewykorzystywane

Możliwe jest wykorzystanie funkcjonalności ograniczeń dynamicznych po

kliknięciu na przycisk :

72


Wybieramy jedną z gałęzi klikając na przycisk

Zaznaczamy wybrany parametr ograniczenia i klikamy na przycisk

W prawej części pojawi się dodatkowy parametr ograniczenia:

73


Powyższy wybór oznacza, że zostaną wybrane wszystkie projekty 501 z elementami PSP zaczynającymi się od 501 przypisanymi do działu gospodarczego D114.

Przechodzimy do atrybutów klikając na przycisk .

Wprowadzamy opisową nazwę wariantu:

Zapamiętujemy klikając na przycisk lub CTRL+S.

Nastąpi powrót do ekranu ograniczeń. W dolnej części pojawi się komunikat:

74


Wychodzimy do okna głównego klikając trzy razy na ikonę lub klawisz funkcyjny F3.

75


2 Historia dokumentu

Data Autor Wersja Opis2015-09-15

Tomasz Maroń V 1.0 Wersja wstępna

2015-09-25

Tomasz Maroń V 1.0 Uwzględnienie uwag SAPTEST-622

2015-10-05

Tomasz Maroń V.1.0 Uwzględnienie uwag przesłanych mailem w dniu 28.09.2015

2015-10-05

Tomasz Maroń V.1.0 Uwzględnienie uwag SAPTEST-685

76

Documents

Podręcznik użytkownika - moduł COPS · Web viewźródła finansowania FI-AA - w przypadku braku należy utworzyć w transakcji ZPS_ZFI01 (sekcja środków trwałych zespół FI-AA)