Podręcznik użytkownika systemu EZD PUWezd.it.uw.edu.pl/.../sites/268/...systemu_EZD_PUW.pdfP Podręcznik użytkownika EZD PUW Strona 6 z 204 1 System EZD PUW – wprowadzenie EZD

P Podręcznik użytkownika EZD PUW

Strona 1 z 204

Podręcznik użytkownika systemu EZD PUW


Strona 2 z 204

Spis treści

1 System EZD PUW – wprowadzenie ................................................................................................................. 6

1.1 System EZD PUW w administracji publicznej .......................................................................................... 6

1.1.1 Cele realizacji przedsięwzięcia .......................................................................................................... 6

1.1.2 Historia powstania i rozwoju systemu EZD PUW ............................................................................. 7

1.1.3 Uwarunkowania prawne .................................................................................................................. 8

1.2 System EZD PUW w liczbach ................................................................................................................... 9

1.2.1 Partnerzy PUW oraz obecny stan wdrożeń ...................................................................................... 9

2 Interfejs użytkownika ................................................................................................................................... 13

2.1 Panel pracy użytkownika ....................................................................................................................... 13

2.1.1 Strona główna panelu ..................................................................................................................... 13

2.1.2 Moduł foldery ................................................................................................................................. 16

2.1.3 Moduł Kancelaria ............................................................................................................................ 17

2.1.4 Moduł Rejestry ............................................................................................................................... 17

2.1.5 Moduł Spis spraw ........................................................................................................................... 18

2.1.6 Moduł Raporty ................................................................................................................................ 20

2.1.7 Moduł Wyszukiwanie...................................................................................................................... 20

3 Typowe zadania w systemie EZD PUW realizowane przez Kancelarię ......................................................... 23

3.1 Rozdzielenie wpływów .......................................................................................................................... 23

3.2 Przyjmowanie kopert ............................................................................................................................ 23

3.3 Kreator koszulki ..................................................................................................................................... 25

3.4 Kod kreskowy ........................................................................................................................................ 29

3.5 Uzupełnianie metadanych ..................................................................................................................... 30

3.6 Skład chronologiczny ............................................................................................................................. 32

3.6.1 Rejestrowanie nowych dokumentów w składzie chronologicznym ............................................... 32

3.6.2 Wypożyczanie/Zwracanie/Wyrejstrowanie dokumentów ze składu chronologicznego – czynności

pracownika kancelarii .............................................................................................................................. 34

3.6.3 Wyrejestrowanie omyłkowo zarejestrowanego dokumentu ......................................................... 41

3.6.4 Poprawianie opisów numerów technicznych ................................................................................. 41

3.6.5 Ponowny wydruk kodów kreskowych ............................................................................................ 42

3.7 Rejestrowanie kopert ............................................................................................................................ 42

3.8 Podgląd korespondencji ........................................................................................................................ 51

3.9 Zwrotki................................................................................................................................................... 52


Strona 3 z 204

3.10 Raporty ................................................................................................................................................ 58

4 Typowe zadania w systemie EZD PUW realizowane przez mniejsze Punkty Kancelaryjne (sekretariaty) ... 59

4.1 Uzupełnianie metadanych oraz opis pism otrzymanych z Głównego Punktu Kancelaryjnego ............. 59

4.2 Przekazywanie pism do dekretacji ........................................................................................................ 59

4.3 Rejestracja wpływów dostarczonych bezpośrednio (fax, e-mail) ......................................................... 59

5 Typowe zadania w systemie EZD PUW realizowane przez Wojewodę, Wicewojewodę, Dyrektora

Generalnego, Dyrektorów Wydziałów ............................................................................................................ 61

5.1 Zapoznanie się z treścią i zawartością koszulki ..................................................................................... 61

5.2 Dekretowanie korespondencji .............................................................................................................. 62

5.3 Akceptacja pism .................................................................................................................................... 62

5.4 Akceptacja wielostopniowa – przygotowanie pism do podpisu Wojewody, Wicewojewody, Dyrektora

Generalnego ................................................................................................................................................ 63

6 Typowe zadania w systemie EZD PUW realizowane przez kierownika oddziału oraz pracownika

merytorycznego ............................................................................................................................................... 72

6.1 Tworzenie nowej koszulki ..................................................................................................................... 72

6.2 Dodanie załączników i pism z szablonu ................................................................................................. 74

6.3 Dodawanie notatek do akt sprawy ....................................................................................................... 75

6.4 Dodawanie opinii do akt sprawy ........................................................................................................... 76

6.5 Uzupełnianie metadanych ..................................................................................................................... 77

6.6 Rejestracja spraw .................................................................................................................................. 77

6.7 Błędna rejestracja sprawy ..................................................................................................................... 80

6.8 Przenoszenie spraw do innego symbolu JRWA .................................................................................... 81

6.9 Metryka sprawy ..................................................................................................................................... 86

6.10 Zakańczanie / Zawieszanie / Wznawianie spraw ................................................................................ 90

6.11 Wiązanie pism ze sprawą .................................................................................................................... 91

6.12 Dekretacja pism ................................................................................................................................... 94

6.13 Udostępnianie akt w sprawie .............................................................................................................. 96

6.14 Doudostępnienie ............................................................................................................................... 102

6.15 Cofnięcie udostępnienia .................................................................................................................... 102

6.16 Powiadomienia o zmianach w koszulce ............................................................................................ 103

6.17 Grupowe przekazywanie pism z możliwością jednoczesnego udostępniania dokumentów ............ 105

6.18 Szablony obiegu ................................................................................................................................ 108


Strona 4 z 204

6.19 Dodanie etykiet ................................................................................................................................. 113

6.20 Porównywanie dokumentów ............................................................................................................ 116

6.21 Akceptacja dokumentów................................................................................................................... 118

6.22 Obsługa dokumentu wrażliwego ....................................................................................................... 121

6.23 Podpisanie dokumentów .................................................................................................................. 122

6.24 Weryfikacja składanych dokumentów .............................................................................................. 123

6.25 Wydruk uwierzytelnienia podpisu elektronicznego .......................................................................... 124

6.26 Umieszczenie formuły uwierzytelnienia podpisu elektronicznego pod treścią dokumentu

stworzonego za pomocą add-ina .............................................................................................................. 124

6.27 Przygotowanie wysyłki (list tradycyjny) ............................................................................................ 124

6.28 Wygenerowanie rozdzielnika ........................................................................................................... 129

6.29 Korespondencja Zbiorcza .................................................................................................................. 130

6.30 Korespondencja osobista/międzyresortowa ................................................................................. 136

6.31 Korespondencja osobista wysyłana przez pracownika merytorycznego ...................................... 140

6.32 Drukowanie kopert/etykiet na innym stanowisku niż rejestracja wysyłki .................................... 142

6.33 Rejestrowanie wychodzących maili/faxów.................................................................................... 144

6.34 Tworzenie list adresatów ............................................................................................................... 145

6.35 Import adresatów .......................................................................................................................... 148

6.36 Prowadzenie rejestrów .................................................................................................................. 150

6.37 ePismo ........................................................................................................................................... 158

6.38 Dodatkowe informacje o dokumentach ........................................................................................ 159

6.39 eKorespondencja ........................................................................................................................... 159

6.40 Zamówienie wypożyczenia dokumentu ze składu chronologicznego przez pracownika .............. 166

6.41 Ustawianie zastępstw .................................................................................................................... 167

7. Typowe zadania w systemie EZD PUW realizowane przez pracownika archiwum ............................... 170

7.1 Przekazywanie spraw prowadzonych w systemie EZD do Archiwum Zakładowego .......................... 170

7.2 Weryfikacja i przyjmowanie spraw przez Archiwum Zakładowego .................................................... 174

7.3 Ponowne przekazanie spraw na stan archiwum zakładowego ........................................................... 178

7.4 Zarządzanie sprawami zarchiwizowanymi .......................................................................................... 179

7.5 Raport stanu archiwum ....................................................................................................................... 180

7.6 Archwizacja spraw pracownika .......................................................................................................... 180


Strona 5 z 204

7.7 Archwizacja spraw pracownika .......................................................................................................... 181

8 Zasady bezpieczeństwa związane z pracą w systemie EZD PUW ............................................................... 182

9 Wsparcie dla użytkowników – procedura przekazywania zgłoszeń do HelpDesk PUW ............................. 182

10 „Porady dnia” dla użytkowników systemu EZD PUW ............................................................................... 182

11 Słownik pojęć ............................................................................................................................................ 201


Strona 6 z 204

1 System EZD PUW – wprowadzenie

EZD to skrót od Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją.

Z pomocą szczegółowego wyjaśnienia pojęcia przychodzą zapisy Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z

dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz

instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Zgodnie z zapisami § 2. pkt 13):

System EZD to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający

wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz

gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych.

System EZD PUW to system do Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją autorstwa Podlaskiego Urzędu

Wojewódzkiego.

1.1 System EZD PUW w administracji publicznej

1.1.1 Cele realizacji przedsięwzięcia

Realizacji każdego przedsięwzięcia przyświecają określone cele. Fundamentalnym celem wdrożenia EZD

PUW w urzędzie jest usprawnienie jego funkcjonowania. System umożliwia kompleksowe załatwianie i

rozstrzyganie spraw w postaci elektronicznej oraz wsparcie prowadzenia spraw prowadzonych w postaci

tradycyjnej. Jest to jednak tylko jeden z celów i korzyści, jakie osiągają urzędy.

Transparentność działania urzędów i urzędników

Jedna z największych korzyści wynikających z wdrożenia systemów EZD w administracji. Przejrzystość

działań osiągana poprzez odzwierciedlenie wszystkich czynności wykonywanych przez urzędników w trakcie

załatwiania spraw, to nie tylko korzyść dla klientów administracji, którzy w ten sposób mają możliwość

zapoznania się ze sposobem załatwiania sprawy, ale także narzędzie urzędów kierownictwa do zarządzania

urzędem. Doświadczenie wskazuje, że urzędy, w których EZD obowiązuje jako podstawowy system

kancelaryjny, funkcjonują sprawniej, podnosząc kulturę organizacyjną pracy, a urzędnicy z poczuciem

większej odpowiedzialności realizują powierzone zadania.

Realizowanie korespondencji pomiędzy podmiotami w postaci elektronicznej

Realizowanie korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi wyłącznie w postaci elektronicznej,

poprzez system EZD PUW, który jest zintegrowany z e-PUAP, pozwala na uzyskiwanie realnych

oszczędności kosztów wysyłki i skrócenie czasu jej doręczania - wysyłanych jest od kilkunastu do

kilkudziesięciu tysięcy miesięcznie dokumentów pomiędzy jednostkami administracji publicznej.

Uruchomienie korespondencji wewnętrznej w urzędzie w postaci elektronicznej

Wymiana korespondencji w postaci elektronicznej, zarówno pomiędzy urzędami, jak i komórkami organizacyjnymi urzędu (wewnątrz urzędu), przekłada się na zredukowanie liczby wytwarzanych dokumentów papierowych, co również stanowi źródło oszczędności.


Strona 7 z 204

Interoperacyjność

Interoperacyjność na poziomie operacyjnym uzyskiwana jest poprzez automatyczną komunikację pomiędzy

urzędami poprzez ePUAP oraz inne platformy regionalne. Dzięki elektronizacji procedur administracyjnych

powstaje możliwość korzystania z zasobów informacyjnych Państwa, celem upraszczania procedur

administracyjnych i odciążania obywateli od przenoszenia informacji pomiędzy urzędami w postaci

papierowej.

Reużywalność, czyli ponowne wykorzystanie

System EZD PUW jest wspólną wartością urzędów z niego korzystających. Fundamentem przedsięwzięcia

EZD PUW jest ponowne wykorzystanie produktów wytwarzanych przez polską administrację w ramach

realizowanych zadań publicznych. Dotyczy to także wytwarzanych innych produktów niż sam jednolity

system, takich jak procedury, dokumentacja, aplikacje oraz współdzielenie bazy wiedzy tworzonej dzięki

współpracy pomiędzy wieloma urzędami. –Przedsięwzięcie EZD PUW to sieć wartości współpracujących ze

sobą urzędów i wykorzystywanie wspólnie wypracowywanych rozwiązań.

Statystyki

Dzięki jednolitości systemu EZD PUW funkcjonującego w jednostkach administracji publicznej RP, możliwe

jest generowanie i przechowywanie danych statystycznych dot. jego funkcjonowania w administracji

i wpływu na rozwój e-administracji. Możliwe jest dokonywanie analizy porównawczej wg różnych

kryteriów (m.in. liczba użytkowników, dokumentów elektronicznych, naturalnych i skanowanych, liczba

wysyłek i podpisów itp.).

1.1.2 Historia powstania i rozwoju systemu EZD PUW

Początki przygody z dokumentem elektronicznym w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim sięgają roku 2006.

Rok 2010 był rokiem przełomowym. Wtedy to na mocy polecenia i wytycznych Ministra Spraw

Wewnętrznych i Administracji prowadzony był pilotaż, na mocy którego po raz pierwszy w Podlaskim

Urzędzie Wojewódzkim został zatrzymany dokument papierowy i rozpoczęto dokumentowanie spraw w

postaci elektronicznej. Wtedy też w urzędzie powstał system EZD PUW.

Kolejna ważna data to 20 stycznia 2011 r. przełom dla rozwoju EZD, przede wszystkim ze względu na

wejście w życie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów wprowadzającego nową instrukcję kancelaryjną.

Rok 2006 - Początki prac z elektronicznym dokumentem w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim

Rok 2010 powstanie nowego systemu EZD autorstwa PUW i pod jego wyłączną

kontrolą, którego właścicielem jest Skarb Państwa

od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2010 - pilotażowe wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania

dokumentacją w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim

Rok 2011:

- wejście w życie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów wprowadzającego nową instrukcję kancelaryjną,

- Wojewoda Podlaski wskazał, iż system EZD będzie podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu

załatwiania i rozstrzygania spraw w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim.


Strona 8 z 204

Styczeń 2012 roku EZD PUW funkcjonuje, jako podstawowy system odzwierciedlający przebieg załatwiania

spraw, w urzędach wojewódzkich w Krakowie oraz Opolu.

pierwszy kwartał 2012 roku - rozpoczęto prace przygotowawcze do pilotażowego wdrożenia systemu EZD

w kilku jednostkach administracji zespolonej województwa podlaskiego oraz małopolskiego

od połowy 2011 roku do dzisiaj ... - EZD PUW został wdrożony już w kilkudziesięciu urzędach – kilkadziesiąt

tysięcy urzędników pracuje w jednolitym systemie na terenie całego kraju, a kolejne urzędy przygotowują

się do wspólnego przedsięwzięcia.

1.1.3 Uwarunkowania prawne

W polskim systemie prawnym można wyróżnić kilka aktów prawnych zawierających regulację dla rynku

informatycznego i dla infrastruktury informacyjnej państwa.

Do aktów takich zalicza się przede wszystkim:

● ustawę o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tzw. „ustawę

o informatyzacji”),

● ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną,

● ustawę o podpisie elektronicznym,

● ustawę o elektronicznych instrumentach płatniczych,

● ustawę o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wraz z aktami wykonawczymi,

● ustawa o dostępie do informacji publicznej,

● ustawę - Kodeks postępowania administracyjnego,

● ustawę - Ordynacja podatkowa,

● rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych

wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,

● rozporządzenie Prezesa Rady Ministra w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów

elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i

kopii dokumentów elektronicznych.

Zgodnie z ustawą z dnia 17 lutego 2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania

publiczne i w myśl art. 3 wspomnianej ustawy dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość

znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na

informatycznym nośniku danych.

● ustawa z dnia 17 lutego 2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania

publiczne,

● ustawa z dnia 10 stycznia 2014r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów

realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw.


Strona 9 z 204

Historia regulacji:

● Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych Administracji z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie

sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych.

● Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r.

w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów

elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych.

1.2 System EZD PUW w liczbach

1.2.1 Partnerzy PUW oraz obecny stan wdrożeń

Każda instytucja, która wdraża system EZD PUW, na podstawie porozumienia podpisanego z Wojewodą

Podlaskim, zyskuje status Partnera.

Poniżej znajduje się lista Partnerów w podziale na typ instytucji, wraz z informacją o dacie zawarcie

porozumienia i stanie wdrożenia.

LP. NAZWA INSTYTUCJI DATA ZAWARCIA POROZUMIENIA

STAN WDROŻENIA

URZĘDY WOJEWÓDZKIE

1. Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie 19.07.2011 Wdrożono jako system podstawowy

2. Opolski Urząd Wojewódzki w Opolu 27.07.2011 Wdrożono jako system podstawowy

3. Warmińsko-Mazurski Urząd Wojewódzki w Olsztynie 07.09.2011 Wdrożono jako system podstawowy

4. Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku 14.09.2011 Wdrożono jako system podstawowy

5. Lubelski Urząd Wojewódzki w Lublinie 15.09.2011 Wdrożono jako system podstawowy

6. Świętokrzyski Urząd Wojewódzki w Kielcach 19.09.2011 Wdrożono jako system podstawowy

7. Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie 14.11.2011 Wdrożono jako system podstawowy

8. Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi 13.03.2012 Wdrożono jako system podstawowy

9. Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie 25.04.2012 Wdrożono jako system podstawowy

10. Dolnośląski Urząd Wojewódzki we Wrocławiu 06.06.2012 Wdrożono jako system podstawowy

11. Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach 20.08.2012 Wdrożono jako system podstawowy

12. Lubuski Urząd Wojewódzki w Gorzowie Wielkopolskim 13.09.2012 Wdrożono jako system podstawowy

13. Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu 07.10.2014 Trwają prace wdrożeniowe

MINISTERSTWA


Strona 10 z 204

1. Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego 01.06.2012 Wdrożono jako system podstawowy

2. Ministerstwo Edukacji Narodowej 26.02.2013 Wdrożono jako system podstawowy

3. Ministerstwo Zdrowia 21.03.2013 Wdrożono jako system podstawowy

4. Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji 21.08.2013 Wdrożono jako system podstawowy

5. Ministerstwo Skarbu Państwa 24.02.2014 Wdrożono jako system podstawowy

6. Ministerstwo Finansów 17.06.2014 Wdrożono jako system podstawowy

7. Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju 04.08.2014 Trwają prace wdrożeniowe

8. Ministerswto Środowiska 26.01.2015 Trwają prace wdrożeniowe

9. Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi 02.02.2015 Trwają prace wdrożeniowe

10. Ministerstwo Spraw Zagranicznych 24.06.2015 Trwają prace wdrożeniowe

ARCHIWA

1. Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych 04.07.2012

Wdrożono w zakresie wdrożenia EZD PUW w wybranych archiwach państwowych

2. Archiwum Państwowe w Olsztynie 24.08.2012 Wdrożono jako system wspierający

3. Archiwum Państwowe w Szczecinie 05.02.2013 Wdrożono jako system wspierający

4. Archiwum Państwowe w Lublinie 11.10.2013 Wdrożono jako system wspierający

5. Archiwum Państwowe w Koszalinie 04.09.2014 Trwają prace wdrożeniowe

6. Archiwum Państwowe w Kielcach 04.09.2014 Trwają prace wdrożeniowe

UCZELNIE WYŻSZE

1. Uniwersytet Warszawski Wydział Historyczny 02.03.2012 Wdrożono do celów edukacyjnych

2. Uniwersytet w Białymstoku 26.03.2012 Wdrożono do celów edukacyjnych

3. Uniwersytet Warszawski 15.11.2012 Wdrożono do celów edukacyjnych

4. Uniwersytet Pedagogiczny im. Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie

30.12.2013 Wdrożono do celów edukacyjnych


Strona 11 z 204

5. Szkoła Główna Handlowa w Warszawie 10.06.2014 Wdrożono jako system podstawowy

6. Politechnika Białostocka 05.01.2015 Trwają prace wdrożeniowe

7. Uniwersytet Gdański 08.04.2015 Trwają prace wdrożeniowe

8. Uniwersytet Warszawski 04.05.2015 Trwają prace wdrożeniowe

URZĘDY CENTRALNE

1. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów 10.11.2011 Wdrożono w zakresie testowym

2. Komenda Główna Straży Granicznej 06.08.2012 Wdrożenie testowe

3. Główny Urząd Geodezji i Kartografii 19.09.2012 Wdrożono jako system podstawowy

4. Rządowe Centrum Legislacji 27.09.2012 Wdrożono jako system podstawowy

5. Rzecznik Praw Obywatelskich 12.11.2012 Wdrożono jako system podstawowy

6. Krajowy Zarząd Gospodarki Wodnej 07.03.2013 Wdrożono jako system podstawowy

7. Centrum Informatyczne Edukacji 05.07.2013 Wdrożono jako system wspierający

8. Urząd do Spraw Cudzoziemców 12.07.2013 Trwają prace wdrożeniowe

9. Rzecznik Praw Pacjenta 18.07.2013 Wdrożono jako system podstawowy

10. Narodowy Bank Polski 29.07.2013 Porozumienie w zakresie transferu wiedzy

11. Główny Urząd Miar 02.09.2013 Trwają prace wdrożeniowe

12. Urząd Transportu Kolejowego 01.10.2013 Wdrożono jako system podstawowy

13. Dyrekcja Generalna Lasów Państwowych 05.11.2013 Wdrożono do celów testowych

14. Urząd Patentowy RP 17.12.2013 Trwają prace wdrożeniowe

15. Rzecznik Praw Dziecka 11.02.2014 Wdrożono jako system podstawowy

16. Kancelaria Prezydenta 01.08.2014 Wdrożono jako system wspierający

17. Narodowy Fundusz Zdrowia - Oddział w Białymstoku 19.01.2015 Wdrożono jako system podstawowy

18. Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa 19.01.2015 Wdrożenie testowe

19. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych 19.01.2015 Trwają prace wdrożeniowe


Strona 12 z 204

20. Narodowe Centrum Nauki 24.03.2015 Wdrożono do celów testowych

21. Izba Celna w Białymstoku 24.04.2015 Trwają prace wdrożeniowe

22. Narodowy Fundusz Zdrowia - Oddział Warmińsko-Mazurski w Olsztynie

30.06.2015 Trwają prace wdrożeniowe

23. Główny Urząd Nadzoru Budowlanego 06.07.2015 Trwają prace wdrożeniowe

24. Narodowe Archiwum Cyfrowe 08.09.2015 Trwają prace wdrożeniowe

25. Agencja Nieruchomości Rolnych 16.09.2015 Trwają prace wdrożeniowe do celów testowych

26. Narodowy Fundusz Zdrowia 09.10.2015 Trwają prace wdrożeniowe

27. Narodowe Centrum Nauki 13.10.2015 Trwają prace wdrożeniowe

SAMORZĄDY

1. Urząd Miasta Gdańsk 13.07.2015 Trwają prace wdrożeniowe

2. Urząd Miasta Łódź 15.07.2015 Trwają prace wdrożeniowe

3. Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego 17.07.2015 Trwają prace wdrożeniowe

4. Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego 17.07.2015 Trwają prace wdrożeniowe

5. Urząd Miejski w Sokółce 12.10.2015 Trwają prace wdrożeniowe

POZOSTALI PARTNERZY

1. Sąd Okręgowy w Białymstoku 24.08.2015 Trwają prace wdrożeniowe

2. SP ZOZ Ministerstwa Spraw Wewnętrznych w Białymstoku 08.09.2015 Trwają prace wdrożeniowe

Na mocy porozumień Wojewody Podlaskiego zawartych z innymi wojewodami system EZD

PUW został wdrożony na dzień dzisiejszy w 13 urzędach wojewódzkich: Małopolskim,

Opolskim, Pomorskim, Warmińsko-Mazurskim, Świętokrzyskim, Lubelskim, Mazowieckim,

Łódzkim, Zachodniopomorskim, Lubuskim, Dolnośląskim oraz Śląskim i jest wdrażany w

Wielkopolskim. Obecnie prowadzone są wdrożenia jednolitego systemu EZD PUW

w administracji zespolonej poszczególnych województw.


Strona 13 z 204

2 Interfejs użytkownika

2.1 Panel pracy użytkownika

2.1.1 Strona główna panelu


Strona 14 z 204

Główna strona systemu EZD jest podzielona na trzy części:

W górnej części aplikacji znajduje się informacja o użytkowniku zalogowanym w systemie.

W lewej części znajduje się menu aplikacji, które kieruje do poszczególnych modułów systemu:

Moduł Pism

Moduł Kancelarii

Moduł Etykiet


Strona 15 z 204

Moduł Rejestrów

Moduł Spisu Spraw

Moduł Raportów

Moduł Wyszukiwania

Po prawej stronie głównego widoku znajduje się część robocza, która zmienia się w zależności od wybranej

opcji z menu.

Na stronie głównej panelu znajduję się:

Lista pism do odbioru

Funkcja „Sprawdź zastępców” - Lista

użytkowników, którzy mogą zastąpić

zalogowanego pracownika;

Osoby zastępowane – lista użytkowników,

których może zastąpić zalogowany

pracownik.

Skrót do listy pism w realizacji

Funkcja umożliwiająca ustawienie

przypomnienia o terminie realizacji

danego dokumentu.


Strona 16 z 204

Panel umożliwiający dotarcie do pism/spraw o różnym statusie, które są dostępne danemu

pracownikowi.

Umożliwia wyszukiwanie po kodzie

kreskowym korespondencji,

wychodzącej, pism itp.

Umożliwia wyszukanie dokumentu po znaku

sprawy, sygnaturze pisma, nr RPW lub

identyfikatora koszulki.

Przydatne linki

2.1.2 Moduł foldery

Wykaz pism/spraw do odbioru, zadekretowanych od innych

pracowników systemu EZD.

Wykaz pism/spraw aktualnie realizowanych.

Lista pism/spraw, które zostały zadekretowane do innego pracownika.

Lista pism/spraw, które zostały zakończone.

Spis dokumentów, które zostały udostępnione do zapoznania się z ich

treścią, bez konieczności dodania przez odbiorcę wkładu własnego

(opinii, notatki, pisma).


Strona 17 z 204

Moduł Kancelaria umożliwia wykonywanie podstawowych czynności kancelaryjnych.

Spis dokumentów, które stanowią wkład wydziału wspierającego

załatwienie sprawy w komórce merytorycznej.

Lista pism/spraw, które zostały udostępnione innym użytkownikom.

W widoku znajdują się wszystkie koszulki w folderze Nowe/

W realizacji.

W widoku znajdują się tylko te grupy koszulek, dla których został

ustawiony, co najmniej jeden dokument do podpisu.

W widoku znajdują się tylko te grupy koszulek, dla których termin

realizacji/zakończenia sprawy został przekroczony lub wypada na datę

bieżącą.

Przyciski „Wszystkie”, „Do podpisu”, „Przeterminowane” znajdują się w folderze Nowe/W realizacji.

2.1.3 Moduł Kancelaria

Służy do rejestrowania wszystkich wysyłanych kopert z urzędu.

Umożliwia przeglądanie korespondencji wychodzącej,

zarejestrowanej w danym dniu, hurtowej rejestracji wysyłki, a także

podsumowania liczby wysłanej, niewysłanej oraz anulowanej

korespondencji.

Umożliwia wygerenerowanie wykazu przesyłek wychodzących dla

Poczty Polskiej, który stanowi potwierdzenie nadania

korespondencji.

2.1.4 Moduł Rejestry


Strona 18 z 204

Moduł umożliwia przeglądanie spraw zarejestrowanych w systemie EZD. Sprawy są zhierarchizowane

według symboli i haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt. Pracownik ma dostęp do

dokumentów wynikający z nadanych uprawnień.

Moduł umożliwiający zarządzanie rejestrami w systemie EZD.

Wyszukiwanie korespondencji wychodzącej / drukowanie etykiet

adresowych korespondencji wychodzącej.

Zarządzanie listami grup adresatów.

Służy do wyświetlania wykazu dokumentów zadekretowanych przez

wskazanego użytkownika.

Umożliwia wysyłanie wiadomości do innych użytkowników systemu

EZD.

Służy do zarządzania rezerwacjami zasobów instytucji np. salą

konferencyjną, samochodem służbowym, laptopem. (Stary moduł

systemu EZD. W najnowszej wersji zastąpi go moduł „Kalendarz”).

Służy do zarządzania rezerwacjami zasobów instytucji np. salą

konferencyjną, samochodem służbowym, laptopem.

Umożliwia przerejestrowanie sprawy do innej teczki JRWA oraz

zmianę prowadzącego sprawę.

Umożliwia dostęp do innych rejestrów np. CRSiW, RWP.

2.1.5 Moduł Spis spraw

Po użyciu ikonki „Spis spraw” system uruchamia nowy widok z dostępem do wykazu wszystkich symboli

i haseł klasyfikacyjnych, dla których zostały założone sprawy w danym roku w wybranej komórce

organizacyjnej.

Aplikacja umożliwia także dostęp do spraw zarejestrowanych w latach poprzednich.


Strona 19 z 204

Aby wyszukać zarejestrowaną sprawę w latach wcześniejszych należy wybrać rok, w którym sprawa została

zarejestrowana.

Aby dokonać wyboru symboli i hasła klasyfikacyjnego należy wskazać odpowiednią pozycję z wykazu.

Możliwość filtrowania spraw.

Wygeneruje się spis spraw w formie tabeli:

Spis spraw zawiera informacje w jakiej formie jest prowadzona dana sprawa:

Zielony pasek po lewej stronie oznacza, iż sprawa prowadzona jest w formie elektronicznej.


Strona 20 z 204

Moduł umożliwiający generowanie raportów/rejestrów, użytecznych w pracy punktu kancelaryjnego.

Czerwony pasek po lewej stronie oznacza, iż sprawa prowadzona jest w formie papierowej.

Spis spraw zawiera także informacje dotyczące statusu każdej sprawy zarejestrowanej w tym spisie,

wskazując etap załatwienia sprawy.

Sprawa zakończona

Sprawa zawieszona

Sprawa przekazana archiwum zakładowemu

Brak

oznaczenia

paskiem

Sprawa się toczy

2.1.6 Moduł Raporty

2.1.7 Moduł Wyszukiwanie


Strona 21 z 204

Moduł umożliwia wyszukiwanie Spraw, Pism, Wpływów zarejestrowanych w systemie, według zadanych

kryteriów.

Możliwość wyszukiwania zależna jest od nadanych uprawnień. Osoba wyszukująca może mieć wgląd do

spraw swoich, całego oddziału, wydziału. W przypadku pracownika Kancelarii, po nadaniu uprawnienia

Reader 44 – możliwy jest odczyt wszystkich wpływów.

Możemy określić następujące kryteria wyszukiwania według:

-sprawy, do której należy pismo:

-koszulki oraz jej atrybutów:

-etapu obiegu koszulki:

-wpływu dokumentu:

- nadawcy wpływu:


Strona 22 z 204

- dokumentu – jego nazwy i daty utworzenia:

Wyniki wyszukiwania możemy pogrupować klikając w odpowiedni tytuł kolumny:

Aby wyszukać pismo/sprawę należy w wyszukiwarce wypełnić, co najmniej dwa atrybuty, które stanowią

warunek wyszukiwania:


Strona 23 z 204

Aby skutecznie rejestrować korespondencję należy rozdzielać ją zgodnie z przeznaczeniem, a kolejne

wpływy rejestrować stosując podział na poszczególne komórki organizacyjne.

Funkcjonalność umożliwia weryfikację kompletności przekazywanych listów poleconych zgodnie z Nr. R,

z listą obejmującą rejestr przesyłek poleconych, udostępnioną w elektronicznym pliku, przekazanym

pocztą elektroniczną z Poczty Polskiej. Aby opcja była aktywna, należy nadać uprawnienie

„Przyjmowanie przesyłek PP 182”.

3 Typowe zadania w systemie EZD PUW realizowane przez Kancelarię

3.1 Rozdzielenie wpływów

3.2 Przyjmowanie kopert


Strona 24 z 204

Aby zweryfikować kompletność przekazanych listów poleconych należy wczytać listę ze spisem numerów R,

zapisaną w formacie xml dostarczoną wcześniej przez operatora pocztowego. Wówczas pojawi się lista

z numerami R.

Następnie należy zeskanować kod kreskowy R. z danej przesyłki poleconej, Jeśli nr jest na liście zostanie on

wyświetlony w kolumnie „Numer nadania potwierdzone” Każdy potwierdzony numer R zostanie opatrzony

następującym komunikatem :


Strona 25 z 204

Funkcjonalność „Kreator koszulki” umożliwia zarejestrowanie przesyłki wpływającej w rejestrze

przesyłek wpływających, poprzez dołączenie i wygenerowanie Nr RPW, będącego unikalnym

identyfikatorem wpływu wraz z metadanymi opisującymi przesyłkę. Z kreatora koszulki korzystamy w

sytuacji, gdy zarejestrowany dokument nie będzie posiadał odwzorowania cyfrowego.

Jeżeli zeskanowany zostanie numer, którego nie ma na liście wyświetli się następujący komunikat:

3.3 Kreator koszulki


Strona 26 z 204

Aby przejść do formularza Kreatora koszulki należy z poziomu strony głównej przejść do sekcji Kancelaria i

kliknąć Kreator koszulki.

W nowym widoku należy wskazać osobę, na której konto zostanie przekazana nowoutworzona koszulka.


Strona 27 z 204

UWAGA!

Tytuł/nazwa musi być dwuwyrazowa, nadana intuicyjnie oraz określać zawartość rejestrowanego

dokumentu.

Następnie należy uzupełnić metadane dokumentu.

Należy wyszukać i wybrać adresata (pojawi się w lewym górnym rogu), lub w przypadku nowego adresata

wprowadzić dane ręcznie oraz uzupełnić informacje o piśmie. Wprowadzone dane należy zatwierdzić

przyciskiem . System wygeneruje etykietę z numerem RPW, którą należy nakleić na pierwszą

stronę dokumentu.

Wybrana osoba pojawi

się w okienku „Wybrani

pracownicy”.


Strona 28 z 204

Po kliknięciu rejestruj koszulka z zarejestrowaną przesyłką automatycznie trafi na konto osoby, która

została wcześniej wybrana ze struktury organizacyjnej. Na koncie pracownika kancelarii znajdzie się

w folderze Przekazane.

W widoku koszulki znajdować się będzie informacja o numerze RPW. Dokument zawsze będzie miał nazwę

„Dokument wpływający z dnia…”, nie podlega edycji.

Pojawi się również komunikat o tym, że dokument nie został odwzorowany cyfrowo.


Strona 29 z 204

Kod kreskowy używany jest podczas hurtowej rejestracji dokumentów, w celu zaewidencjonowania ich

w rejestrze przesyłek wpływających, zaznaczenia typu odwzorowania cyfrowego oraz ulokowania

w systemie EZD.

3.4 Kod kreskowy

Z poziomu strony głównej należy przejść do sekcji Kancelaria, do zakładki Kod kreskowy. Pierwszą

czynnością przy rejestracji wpływu jest wybór osoby, do której zostanie przekazany.

Kolejną czynnością jest wybór daty otrzymania pisma przez podmiot. Domyślnie data ustawiona jest na

dzień bieżący.

Wybrać typ odwzorowania dokumentu:

Pełne – jeśli dokument zostanie

w pełni zeskanowany.

Brak – w przypadku, gdy dokument

nie zostanie odwzorowany cyfrowo.

Niepełne – jeśli dokument zostanie

zeskanowany częściowo.


Strona 30 z 204

Metadane to zestaw usystematyzowanych informacji, ułatwiających wyszukiwanie, kontrolę,

przechowywanie oraz zarządzanie dokumentacją. Zestaw metadanych posiada każda sprawa, którą

zakłada się i w ramach której kompletuje się dokumenty elektroniczne powiązane z realizacją tej sprawy.

Następnie korzystając z przycisku , system wygeneruje tyle nr RPW ile jest podane

w polu „Liczba kodów”.

3.5 Uzupełnianie metadanych

Na stronie głównej należy przejść do sekcji Kancelaria, do zakładki Uzupełnianie metadanych.

W widoku Uzupełnianie metadanych dokumentu należy :

a) Sczytać za pomocą czytnika kod kreskowy RPW oraz wpisać tytuł dokumentu.

b) Uzupełnić dane nadawcy oraz informacje dodatkowe opisujące przesyłkę.


Strona 31 z 204

Po wypełnieniu danych, należy je zatwierdzić klikając .

Użytkownik może również zarejestrować dokument w składzie chronologicznym. W tym celu należy

zaznaczyć checkbox „Rejestruj w składzie chronologicznym”, wybrać skład, wprowadzić krótki opis

zawartości i kliknąć .


Strona 32 z 204

Skład chronologiczny – to usystematyzowany zbiór dokumentów w postaci nieelektronicznej,

uporządkowanych zgodnie z kolejnością wprowadzenia do systemu EZD, stworzony w podmiocie,

w którym wdrożony został system EZD. Dokumentacja w postaci papierowej wraz z kopertą,

prowadzona w oparciu o system EZD, powinna zostać przekazana na stan składu chronologicznego.

Pracownik zajmujący się obsługą składu chronologicznego powinien przyjmować pełną dokumentację

wraz z kopertą.

3.6 Skład chronologiczny

W zależności od instrukcji kancelaryjnej danej instytucji, można skonfigurować wiele zbiorów składów

chronologicznych, na przykład:

1. Skład chronologiczny przesyłek, które zostały w pełni odwzorowane cyfrowo, z nadanym numerem

z SCP.

2. Skład chronologiczny przesyłek, które nie zostały w pełni odwzorowane, posiadających numer

z SCN.

3. Innych dokumentów wytworzonych w instytucji, będących częścią akt spraw elektronicznych,

z nadanym numerem z SCW.

4. Skład nośników danych pełny , z nadanym numerem z NDP.

5. Skład nośników danych niepełny, z nadanym numerem NDN.

6. Skład chronologiczny zwrotek.

3.6.1 Rejestrowanie nowych dokumentów w składzie chronologicznym

Z poziomu strony głównej należy przejść do sekcji Kancelaria, do zakładki Skład chronologiczny.

Należy dokonać wyboru składu;

Wybrać rodzaj odwzorowania (pełne lub niepełne);

W polu „Identyfikator dokumentu lub kod kreskowy RPW” zeskanować kod kreskowy RPW, który

umieszczony jest na piśmie:

Wybrać Rejestrującego, czyli osobę, która przyniosła dokumenty;

Umieścić krótki opis zawartości dokumentu;

Zatwierdzić przyjęcie dokumentu na stan składu chronologicznego poprzez kliknięcie na przycisk

. Wówczas wydrukowany zostanie kod kreskowy, który należy

umieścić na dokumencie.

Kod techniczny służy do zarządzania dokumentacją w składzie chronologicznym;


Strona 33 z 204

UWAGA!

Zaznaczając checkbox , system pozwoli przez kliknięcie klawisza „Enter”,

automatycznie przyjąć dokument na stan składu chronologicznego.

System pozwala wybrać lokalizację przechowywanego dokumentu. Należy kliknąć na pole

prawym przyciskiem myszy, dzięki czemu pojawi się rozwijalna lista z opcjami do wyboru.

Po wybraniu danej opcji pojawi się okno, w którym należy uzupełnić wymagane pola, a następnie zapisać

klikając na przycisk .


Strona 34 z 204

Dokumenty będące na stanie składu chronologicznego mogą zostać wypożyczone (np. w przypadku,

kiedy dokument nie został całkowicie odwzorowany cyfrowo), zwracane oraz wyrejestrowane.

W kolejnym oknie należy kliknąć przycisk , w celu wydrukowania kodu z nadanym numerem

składu chronologicznego dodanej lokalizacji.

3.6.2 Wypożyczanie/Zwracanie/Wyrejstrowanie dokumentów ze składu chronologicznego – czynności

pracownika kancelarii

Wypożyczanie dokumentacji znajdującej się w składzie chronologicznym

System EZD umożliwia użytkownikom zamawianie dokumentów będących na stanie składu

chronologicznego.

Zamówienie dokumentów przez pracownika merytorycznego

Osoba obsługująca kancelarię przygotowuje zamówione przez pracownika merytorycznego dokumenty do

wypożyczenia. W tym celu z poziomu strony głównej należy przejść do sekcji „Raporty, a następnie wybrać

zakładkę „Zamówienia składów chronologicznych”.


Strona 35 z 204

W kolejnym widoku należy wygenerować raport poprzez przycisk .

W oparciu o wygenerowane dane pracownik kancelarii przygotowuje zamówione dokumenty.

Po przyjściu pracownika merytorycznego do kancelarii, jej pracownik powinien przejść ze strony głównej do

sekcji „Kancelaria”, a następnie do zakładki „Skład chronologiczny”.

W kolejnym widoku należy przejść do zakładki „Wypożyczanie/Zwracanie/Wyrejestrowanie dokumentów ze

składu chronologicznego”.


Strona 36 z 204

W polu „Kod techniczny składu (lub numer ID z etykiety)” należy zeskanować kod kreskowy z dokumentu

przeznaczonego do wypożyczenia. System automatycznie uzyska dane o zamówieniu, osobie zamawiającej

oraz o wprowadzonych uwagach.

Po uzupełnieniu potrzebnych danych, wypożyczenie należy zatwierdzić przyciskiem .

Wówczas wyświetlony zostanie komunikat:

Po wypożyczeniu w widoku koszulki, w sekcji „Skład chronologiczny” pojawi się informacja, komu i kiedy

został wypożyczony dokument.

Zamówienie wyrejstrowania dokumentu

Aby odebrać złożone zamówienie wyrejestrowania dokumentu, z poziomu strony głównej należy przejść do

sekcji „Raporty”, a następnie wybrać „Zamówienia składów chronologicznych”.


Strona 37 z 204

W kolejnym widoku należy wygenerować raport poprzez przycisk .

W oparciu o wygenerowane dane należy przygotować zamówione dokumenty. W tym celu należy w widoku

strony głównej przejść do zakładki „Kancelaria”, „Skład chronologiczny”, a następnie do pola

„Wypożyczanie/Zwracanie/Wyrejestrowanie dokumentów ze składu chronologicznego”.

Następnie należy zeskanować kod kreskowy dokumentu i wczytać go w polu „Kod techniczny składu (lub

numer ID z etykiety). Wówczas automatycznie pojawią się dane wypełniane podczas wypożyczania

dokumentu. Aby zatwierdzić wyrejestrowanie należy kliknąć na przycisk .


Strona 38 z 204

Po zatwierdzeniu wyrejestrowania, system wyświetli następujący komunikat:

W widoku koszulki zmieni się status dokumentu.

Wypożyczanie

Użytkownik chcąc wypożyczyć dokument ze składu chronologicznego, powinien udać się do kancelarii oraz

podać jej pracownikowi numer RPW dokumentu do wypożyczenia.

Wówczas należy ze strony głównej przejść do sekcji „Kancelaria”, a następnie do zakładki „Skład

chronologiczny”. W widoku obsługi składu należy przejść do zakładki „Wypożyczanie/ Zwracanie/

Wyrejestrowanie dokumentów ze składu chronologicznego”.

Następnie należy zeskanować kod kreskowy znajdujący się na dokumencie, do pola „Kod techniczny składu

(lub numer ID z etykiety)”, a w polu „Pracownik docelowy” wybrać osobę, która chce wypożyczyć

dokument.


Strona 39 z 204

Aby zatwierdzić wypożyczenie należy kliknąć na przycisk . Wówczas wyświetli się komunikat:

Informacje o tym kto i kiedy wypożyczył dokument znajdą się w widoku koszulki, w sekcji „Skład

chronologiczny”.

Zwracanie dokumentów.

Pracownik, który zajmuje się obsługą składu chronologicznego, powinien przyjąć cały komplet dokumentów

razem z kopertą, gdyż są one integralną częścią przesyłki, która przechowywana jest w składzie

chronologicznym.

Aby zwrócić wypożyczony dokument, należy z poziomu strony głównej przejść do sekcji Kancelaria, do

zakładki Skład Chronologiczny, a następnie do zakładki Wypożyczanie/Zwracanie/Wyrejestrowanie

dokumentów ze składu chronologicznego.

W polu Kod techniczny składu (lub numer ID etykiety) należy zeskanować kod techniczny składu, zaznaczyć

planowaną operację – „Zwrot”, a następnie wybrać pracownika oddającego dokument.

Aby zatwierdzić zwrot, należy kliknąć na przycisk .

Po zwróceniu dokumentu, system wyświetli komunikat potwierdzający:

W widoku koszulki zmieni się status dokumentu z „Wypożyczony”, na „Dostępny”.


Strona 40 z 204

W sytuacji, gdy istnieje konieczność przekazania dokumentacji do załatwienia sprawy innym organom,

zgodnie z właściwością lub dokumentacja wprowadzona na stan składu chronologicznego stanowi

element akt sprawy prowadzonej w postaci papierowej, na wniosek prowadzącego sprawę dokonuje się

wycofania dokumentacji ze składu chronologicznego. Można tego dokonać na dwa sposoby.

Wyrejestrowanie ze składu chronologicznego na potrzeby wysyłki/sprawy tradycyjnej

Pracownik chcąc wyrejestrować dokument ze składu chronologicznego powinien udać się do kancelarii w

raz z numer RPW dokumentu do wyrejestrowania.

Po odszukaniu dokumentu w składzie należy przejść do sekcji „Kancelaria”, „Skład chronologiczny” i wybrać

zakładkę „Wypożyczanie/Zwracanie/Wyrejestrowanie dokumentów ze składu chronologicznego”.

Następnie należy zeskanować kod kreskowy dokumentu i wczytać go w polu „Kod techniczny składu (lub

numer ID z etykiety)”, wskazać jedną z przyczyn wyrejestrowania: wyrejestrowanie na potrzeby wysyłki lub

wyrejestrowanie na potrzeby sprawy tradycyjnej i z rozwijalnej listy wybrać osobę, która chce

wyrejestrować dokument.

Aby zatwierdzić wyrejestrowanie należy kliknąć na przycisk .

Wówczas system wyświetli komunikat:

W widoku koszulki zmieni się status dokumentu.


Strona 41 z 204

3.6.3 Wyrejestrowanie omyłkowo zarejestrowanego dokumentu

System EZD pozwala wyrejestrować omyłkowo zarejestrowane w składzie chronologicznym dokumenty. W

tym celu w sekcji Kancelaria, w zakładce Skład chronologiczny, należy przejść do pola „Usuwanie błędnych

numerów technicznych”, zeskanować kod dokumentu oraz podać przyczynę usunięcia. Wyrejestrowanie

należy zatwierdzić klikając na przycisk .

Po usunięciu pojawi się następujący komunikat:

Jeżeli nie zostanie podana przyczyna usunięcia numeru technicznego, wówczas system wyświetli

komunikat:

W koszulce, w sekcji „Skład chronologiczny” przestanie być widoczny dokument, którego numer techniczny

został usunięty.

3.6.4 Poprawianie opisów numerów technicznych

Chcąc zmienić lub dodać opis numeru technicznego dokumentu, który znajduje się w składzie

chronologicznym, należy w sekcji Kancelaria przejść do zakładki Skład chronologiczny, a następnie wybrać

„Poprawianie opisów numerów technicznych”. Należy zeskanować kod techniczny składu, dodać nowy opis

i zatwierdzić klikając na przycisk .


Strona 42 z 204

Po poprawieniu opisu system wyświetli następujący komunikat:

Opisy numerów technicznych są dostępne w sekcji Raporty, w polu Spis dokumentów składu.

3.6.5 Ponowny wydruk kodów kreskowych

W celu ponownego wydrukowania kodu kreskowego należy w sekcji Kancelaria przejść do zakładki Skład

chronologiczny, a następnie kliknąć w sekcję „Ponowny wydruk kodów kreskowych”. Zeskanować

czytnikiem lub wpisać kod, który ma zostać ponownie wydrukowany i kliknąć przycisk „Drukuj”, przy kodzie,

który ma zostać wydrukowany.

3.7 Rejestrowanie kopert

W celu zarejestrowania korespondencji wychodzącej należy na stronie głównej przejść do sekcji Kancelaria,

a następnie do zakładki .

Istnieją trzy możliwości:


Strona 43 z 204

Opcja Przyjęcie umożliwia przyjmowanie korespondencji fizycznie dostarczanej do kancelarii. Mimo

przyjęcia na stan kancelarii, korespondencja ta nadal będzie miała status niewysłana.

Przyjęcie

Do pola „Kod kreskowy koperty” należy zeskanować kod, który znajduje się na kopercie. Wówczas status

korespondencji zmieni się na „Przyjęto”.

W formularzu rejestracji korespondencji znajdują się dodatkowo informacje odnoszące się do:

Czasu, w którym pracownik utworzył korespondencję wychodzącą (data utworzenia);

Dnia, w którym kancelaria przyjęła kopertę, który jest dniem bieżącym (data oznaczenia);

Daty nadania korespondencji, którą domyślnie ustawiono na dzień bieżący.

Rodzaju korespondencji.

Chcąc drugi raz zarejestrować tą samą kopertę, wyświetlony zostanie następujący komunikat:


Strona 44 z 204

Jeżeli nastąpi błędna rejestracja, system poinformuje o tym użytkownika komunikatem:

Status korespondencji zmienia się w zależności od wykonanej czynności.

korespondencja niewysłana (pracownik rejestruje korespondencję)

korespondencja anulowana (anulowanie wysłanej już korespondencji)

korespondencja przyjęta (korespondencja przyjęta przez pracownika kancelarii)

korespondencja wysłana (korespondencja wysłana przez pracownika kancelarii)

korespondencja usunięta

Wysyłanie

Opcja umożliwia wysyłkę korespondencji. Istnieją dwa sposoby.

Sposób 1


Strona 45 z 204

Po zeskanowaniu kodu, koperta zostanie automatycznie wysłana i otrzyma status „Wysłana”.

Sposób 2

Po wczytaniu kodu znajdującego się na kopercie, należy wybrać opłatę za korespondencję. Wówczas status

korespondencji zmieni się automatycznie z „Przyjęta”, na „Wysłana”. Rodzaj wysyłki wybiera pracownik

merytoryczny, na tym poziomie pracownik Kancelarii może go zmodyfikować, jeśli wystąpi taka potrzeba.

Podczas próby ponownej rejestracji koperty, system wyświetli następujący komunikat:


Strona 46 z 204

Funkcja pozwala hurtowo wysyłać koperty wygenerowane z jednej korespondencji, tzn. wówczas, gdy

wysyłane jest jedno pismo do wielu adresatów.

Opcja ta umożliwia weryfikację korespondencji, czyli sprawdzenia pod względem ewentualnych błędów

i możliwości ich poprawy, bez zmiany statusu.

Weryfikacja

Po zeskanowaniu kodu z koperty, wyświetlona zostanie informacja o statusie koperty. Przy weryfikacji

istnieje możliwość anulowania korespondencji przyjętej bądź wysłanej.

Użytkownik nie posiadając stosownych uprawnień, po wysłaniu korespondencji, nie ma możliwości jej

anulowania.

Nadając uprawnienie „Rejestracja kopert – anulowanie wysłanych kopert 174”, pracownik kancelarii ma

możliwość anulować własną korespondencję, jednak tylko z bieżącego dnia.

Aktualizuj grupę


Strona 47 z 204

Podczas rejestracji, tak jak na przykładzie, wygenerowane zostaną trzy koperty. Może ich być jednak więcej,

w zależności od wysyłki (np. 150, 200 przy wysyłce zaproszeń do urzędów).


Strona 48 z 204

Aby nie powtarzać czynności dla każdej z kopert zarejestrowanych w korespondencji, najpierw należy

wysyłać jedną z nich.


Strona 49 z 204

Następnie należy kliknąć na przycisk , aby wczytać wszystkie koperty z danej korespondencji,

a następnie zatwierdzić wykonanie operacji klikając na przycisk Ok.


Strona 50 z 204

System EZD umożliwia wygerenerowanie wykazu przesyłek wychodzących dla Poczty Polskiej, który

stanowi potwierdzenie nadania korespondencji.

System wyświetli komunikat informujący o poprawności wykonania operacji.

Zgodnie z komunikatem, system przeniesie ustawienia pierwszej koperty na pozostałe, tzn. jeśli zostanie

ona wysłana, wówczas pozostałe również zostaną wysłane, jeśli zostanie przyjęta, to samo stanie się z

pozostałymi kopertami.

Przygotowanie pocztowej książki nadawczej

Aby przygotować pocztową książkę nadawczą, należy na stronie głównej przejść do sekcji „Kancelaria”, a

następnie kliknąć zakładkę . W kolejnym widoku należy wybrać „PKN”.


Strona 51 z 204

Widok umożliwia przeglądanie korespondencji wychodzącej, zarejestrowanej w danym dniu, hurtowej

rejestracji wysyłki, a także podsumowania liczby wysłanej, niewysłanej oraz anulowanej korespondencji.

Oprócz tego, system informuje o koszcie całkowitym, razem ze średnią kwotą wysyłki.

W formatce z kalendarzem należy zaznaczyć dzień, z którego ma zostać wygenerowany raport.

Wydruk korespondencji prezentuje się następująco:

3.8 Podgląd korespondencji


Strona 52 z 204

Funkcja umożliwia przyjęcie zwrotnych potwierdzeń odbioru. Aby funkcja ta była aktywna, należy nadać

uprawnienie „Obsługa zwrotek 99”.

W widoku strony głównej należy przejść do sekcji Kancelaria, a następnie do zakładki „Podgląd

korespondencji”. Po wyborze daty z kalendarza należy użyć przycisku . Wówczas system wczyta

całą korespondencję zarejestrowaną w danym terminie, wraz ze statusami wysyłki.

3.9 Zwrotki

Wówczas w sekcji „Kancelaria” na stronie głównej pojawi się zakładka „Zwrotki”.


Strona 53 z 204

W celu przyjęcia zwrotki, zeskanuj kod kreskowy zwrotki, z kalendarza wybierz datę, w której została

odebrana przez odbiorcę, oraz użyj przycisku .

Zwrotce nadaje się nr RPW lub nie, rejestruje w składzie chronologicznym, w zależności czy dotyczy ona

spraw elektronicznych, czy papierowych, można stworzyć również oddzielny skład chronologiczny zwrotek.

Po zarejestrowaniu zwrotki pojawi się następujący komunikat z systemu:

Jeżeli nie zostanie podana data odbioru zwrotki, system wyświetli komunikat:

Nieokreślono – w przypadku,

gdy nie ma możliwości

odczytania zwrotki.

Adresatowi – odbiór osoby, do

której zaadresowana była

korespondencja. Innej osobie – jeśli przesyłkę

odebrał ktoś inny niż adresat.


Strona 54 z 204

W widoku koszulki, z której wysłana została zwrotka pojawi się jej symbol.

Zaznaczając pewne opcje podczas rejestracji zwrotki, po najechaniu na nią, pojawią się informacje

o zwrotce.

a) Następnie należy zeskanować zwrotne potwierdzenie odbioru. Postępuje się tak, jak

w przypadku dokumentów wpływających z RPW. W tym celu należy uruchomić zewnętrzny

program do skanowania, zeskanować zwrotkę i wyeksportować ją do systemu EZD. System

rozpozna zwrotkę po jej kodzie kreskowym oraz dołączy skan do odpowiedniej koszulki/sprawy.


Strona 55 z 204

Po zeskanowaniu zwrotki, w koszulce zmieni się jej status:

Skan dostępny jest po naciśnięciu ikony zwrotki skan zwrotki pobierze się na dysk komputera.

Przyjęcie zwrotki

Po wybraniu opcji „Zwrócona”, należy wybrać datę oraz powód nieodebrania korespondencji przez

odbiorcę.


Strona 56 z 204

Jeśli przesyłka ze zwrotką nie została odebrana, w korespondencji wychodzącej wyświetli się nowa ikona

, a widok koszulki wyglądał będzie następująco:

Po najechaniu na ikonę zwrotki dołączonej do przesyłki nieodebranej pojawią się następujące informacje:

Możliwe jest również przyjęcie zwrotki dla każdej koperty, po podaniu jej identyfikatora. Należy

wprowadzić go ręcznie w pole „Kod kreskowy zwrotki”, bądź odczytać kod z koperty czytnikiem kodów.

Identyfikator zwrotki jest tożsamy z identyfikatorem koperty, do której zwrotka została dołączona.


Strona 57 z 204

Podczas wprowadzania daty odebrania przesyłki przez odbiorcę (data znajdująca się na zwrotce), system

zablokuje możliwość wpisania daty wcześniejszej, niż data nadania wysyłki bądź daty późniejszej niż data

zarejestrowania zwrotki.


Strona 58 z 204

System EZD pozwala generować raporty/rejestry, użyteczne w pracy punktu kancelaryjnego.

Ustawienia !

W ustawieniach, w sekcji domyślnych powiadomień znajdują się dodatkowe opcje:

Zaznaczając opcję „Rejestracja zwrotki”, po przyjęciu zwrotki, w korespondencji wychodzącej pojawi się

ikonka

Opcja „Dostarczanie zwrotek do wszystkich adresatów” pozwala otrzymywać powiadomienia

o zarejestrowaniu wpływu wszystkich zwrotek z konkretnego dnia.

Opcja „Niedostarczenie zwrotek do wszystkich adresatów” działa wówczas, gdy chociażby jedna przesyłka z

wysłanych ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru danego dnia, nie została odebrana, a przy rejestracji jej

wpływu w systemie EZD zwrotka uzyskała status „Nieodebrana”.

Najkorzystniejsze jest używanie opcji 2 oraz 3 równolegle, ponieważ w przypadku, kiedy co najmniej jedna

zwrotka nie została odebrana, nie zadziała powiadomienie „Dostarczanie zwrotek do wszystkich

adresatów”. Powiadomienie zostanie wygenerowane wówczas, gdy wpłyną wszystkie zwrotki.

3.10 Raporty


Strona 59 z 204

Mniejszy Punkt Kancelaryjny jest kolejnym miejscem,w którym można wprowadzić pisma do systemu.

Do mniejszych punktów kancelaryjnych trafiają również dokumenty wprowadzone w głównej Kancelarii

lub skierowane bezpośrednio do punktów kancelaryjnych w toku obiegu pisma.

4 Typowe zadania w systemie EZD PUW realizowane przez mniejsze Punkty

Kancelaryjne (sekretariaty)

4.1 Uzupełnianie metadanych oraz opis pism otrzymanych z Głównego Punktu Kancelaryjnego

Po odbiorze zarejestrowanej korespondencji z głównego punktu kancelaryjnego należy sprawdzić

poprawność metadanych, czytelność załączników oraz opisać zarejestrowany dokument bądź plik

dokumentów. W razie konieczności korespondencję można rozdzielić.

W niektórych procedurach wewnętrznych, istnieje możliwość bezpośredniego przekazania korespondencji

wpływającej właściwemu pracownikami, pomijając etap dekretacji. W tym celu należy skorzystać z opcji

„Przekaż” oraz wybrać właściwego pracownika.

4.2 Przekazywanie pism do dekretacji

Pisma, które powinny zostać zadekretowane należy przekazać w tym celu Wojewodzie, Dyrektorowi

Generalnemu bądź Dyrektorowi Wydziału.

4.3 Rejestracja wpływów dostarczonych bezpośrednio (fax, e-mail)


Strona 60 z 204

W punktach kancelaryjnych istnieje możliwość rejestrowania pism wpływających bezpośrednio na

stanowisko pracy sekretariatu, bez konieczności użycia oprogramowania SkanPlus/Kofax. Rejestrując

e-mail należy ściągnąć go łącznie z załącznikami z poczty na pulpit, w odpowiednim formacie (np. msg)

oraz dodać całość poprzez załącznik.

W tym celu należy:

Utworzyć nową koszulkę oraz nadać jej nazwę opisującą jej zawartość;

Przy pomocy przycisku należy wybrać z dysku skan dokumentu;

Z menu podręcznego należy wybrać „Rejestr wpływający (RPW)”, a następnie „Rejestruj”.

Uzupełnić metadane dokumentu: podstawowe.

Metadane dotyczące adresata.


Strona 61 z 204

A także pozostałe informacje.

Uzupełnione dane należy zapisać używając przycisku .

5 Typowe zadania w systemie EZD PUW realizowane przez Wojewodę, Wicewojewodę,

Dyrektora Generalnego, Dyrektorów Wydziałów

5.1 Zapoznanie się z treścią i zawartością koszulki

Aby odebrać nową korespondencję należy na stronie głównej w polu „Nowe Pisma” wybrać konkretną

sprawę/koszulkę. Nowe pismo pojawi się również folderze „Nowe”.


Strona 62 z 204

W przypadku dekretacji przez Wojewodę, Wicewojewodę bądź Dyrektora Generalnego Urzędu

dokumentu elektronicznego, dla więcej niż jednego wydziału, dyrektor wydziału wskazanego w dekretacji

jako pierwszy powinien skopiować przekazany dokument, a następnie przekazać jego elektroniczne kopie

do dyrektorów wydziałów wskazanych w dekretacji. Powinien również dokonać dekretacji w swoim

wydziale.

Pracownik za pośrednictwem kierownika oddziału przekazuje akta sprawy osobie, która ma dokonać

akceptacji. Umożliwia to zapoznanie się z dokumentacją.

5.2 Dekretowanie korespondencji

5.3 Akceptacja pism

Aby zaakceptować dokument, należy kliknąć na ikonkę „Monit” . Wówczas dokument zostanie

zaznaczony na kolor żółty. Następnie z menu podręcznego należy wybrać „Akceptuj dokument” oraz

potwierdzić akceptację wybierając „Ok” w nowym oknie.


Strona 63 z 204

Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez osobę nieupoważnioną

do podpisania pisma i przesłaniu lub przekazaniu pisma do akceptacji kolejnej osobie, aż do

ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do podpisania pisma.

Dokument przekazany do akceptacji można również odrzucić. W tym celu należy w menu podręcznym

wybrać „Odrzuć dokument”, a w kolejnym oknie potwierdzić operację.

5.4 Akceptacja wielostopniowa – przygotowanie pism do podpisu Wojewody, Wicewojewody,

Dyrektora Generalnego

Osoba akceptująca dokument ma możliwość jego edycji. Aby złożyć podpis należy w widoku

koszulki/sprawy kliknąć na ikonę .


Strona 64 z 204

Przed rozpoczęciem pracy z podpisem elektronicznym w systemie EZD, należy najpierw wskazać go w

systemie. W tym celu, należy przjeść do „Ustawień” na koncie użytkownika , gdzie konfigurowany jest

podpis.

Następnie należy przejść do zakładki „Podpis” i z dostępnych certyfikatów wybrać ten, którym pracownik

złoży podpis w systemie EZD.


Strona 65 z 204

Po wybraniu właściwego certyfikatu, należy kliknąć w przycisk „Zapisz”.


Strona 66 z 204

System wyświetli odpowiedni komunikat na zielonym tle.

Aby podpisać dokument należy przejść do koszulki ze sprawą, w której znajduje się dokument do podpisu.

W kolejnym kroku można skorzystać spośród dwóch opcji:

1. Klikając na ikonę znajdującą się wierszu wyróżnionego do podpisu.


Strona 67 z 204

2. Kikając w menu podręczne dokumentu wyróżnionego do podpisu, a następnie wybrać opcję

„Podpisz”.

Po skorzystaniu z jednego z powyższych sposobów wyświetli się następujący widok:


Strona 68 z 204

Następnie wyświetli się odpowiedni komunikat, w którym przy złożeniu pierwszego podpisu należy wybrać

właściwy checkbox oraz użyć przycisku „ Run”.

Po wykonaniu powyższych czynności system uruchomi widok informujący o składaniu podpisu.


Strona 69 z 204

Po czym zostanie uruchumiona aplikacja umożliwiająca podpisanie dokumentu, w której należy wpisać PIN

do karty kryptograficznej.


Strona 70 z 204

Po wprowadzeniu poprawnego PIN-u należy zatwierdzić czynność podpisania klikając przycisk „ Ok”.


Strona 71 z 204

Po złożeniu podpisu ikonka wybarwi się na czerwony kolor .

Po najechaniu na ikonkę podpisu system wyświetli informację dotyczącą złożonego podpisu.

Dodatkowo przy składaniu podpisu istnieje możliwość włączenia zapamiętania wpisanego raz PIN-u dla

kolejno podpisywanych dokumentów. Do wyboru są następujące opcje:


Strona 72 z 204

Wirtualna koszulka to swego rodzaju opakowanie dla dokumentu elektronicznego. Do koszulki można

dodawać nowe pisma i w ten sposób kompletować dokumentację danej sprawy.

6 Typowe zadania w systemie EZD PUW realizowane przez kierownika oddziału oraz

pracownika merytorycznego

6.1 Tworzenie nowej koszulki

Nową koszulkę możemy stworzyć w trzech miejscach, używając przycisku .

1) Z widoku folderu

„Nowe”


Strona 73 z 204

UWAGA!

Tytuł pisma/koszulki powinien składać się z minimum dwóch wyrazów.

Tytuł/nazwa musi być nadana intuicyjnie oraz określać zawartość tworzonego dokumentu.

System EZD automatycznie nada pismu unikatowy, niepowtarzalny numer: „Identyfikator

koszulki”.

- następnie należy wypełnić puste pole „Tytuł/nazwa” w widoku okna.

Zatwierdzić przyciskiem .

2) Z widoku folderu

„W realizacji”

3) Z przydatnych linków na stronie głównej


Strona 74 z 204

6.2 Dodanie załączników i pism z szablonu

Aby dodać załącznik do systemu EZD należy użyć przycisku .

W nowym widoku „Załącznik” należy wybrać plik klikając w puste pole „Wybierz plik z dysku”.

Następnie wybrać odpowiedni plik z dysku i dodać do systemu.

W celu dodania pisma z szablonu należy przy pomocy przycisku otworzyć nowy szablon.


Strona 75 z 204

Należy uzupełnić treść pisma oraz zapisać za pomocą ikonki lub skrótu klawiszowego „CTRL + S” .

Widok po dodaniu dokumentu stworzonego za pomocą szablonu do koszulki:

6.3 Dodawanie notatek do akt sprawy

Aby dodać notatkę należy w widoku koszulki/sprawy kliknąć przycisk i wpisać treść,

a następnie zapisać.

Notatka pojawi się w aktach sprawy.


Strona 76 z 204

UWAGA!

Notatkę można edytować poprzez kliknięcie na nią. Każdą zmianę należy zapisać.

Dodanie opinii umożliwia wyrażenie zdania na temat koszulki/sprawy. Dzięki niej pracownik prowadzący

może nanieść poprawki, uzupełnić braki.

Aby usunąć notatkę należy kliknąć na ikonę .

6.4 Dodawanie opinii do akt sprawy

Aby dołączyć opinię do akt, należy w widoku sprawy/koszulki kliknąć na ikonę . Następnie

wpisać tytuł, treść i zapisać.

W aktach pojawi się dodana opinia.

Opinię można usunąć klikając na przycisk .


Strona 77 z 204

UWAGA!

Tytuł/nazwa musi być dwuwyrazowa, nadana intuicyjnie oraz musi określać zawartość rejestrowanego

dokumentu.

Metadane to zestaw usystematyzowanych informacji, ułatwiających wyszukiwanie, kontrolę,

przechowywanie oraz zarządzanie dokumentacją. Zestaw metadanych posiada każda sprawa, którą

zakłada się w ramach której kompletuje się dokumenty elektroniczne powiązane z realizacją tej sprawy.

6.5 Uzupełnianie metadanych

W dokumentach, w których nie zostały uzupełnione metadane ikonka pozostaje szara. Aby uzupełnić

metadane, należy kliknąć ikonkę .

W formularzu metadanych należy uzupełnić informacje o dokumencie.

Wprowadzone dane należy zapisać klikając na przycisk .

Widok przed zapisaniem metadanych.

6.6 Rejestracja spraw

Aby założyć i zarejestrować sprawę należy kliknąć „Załóż sprawę”.

Po uzupełnieniu metadanych ikonka „Metadane”wybarwi się.


Strona 78 z 204

Zostanie wyświetlone okno „Zakładania sprawy”, w którym należy wypełnić puste pola stanowiące kolejne

elementy znaku sprawy:

Wpisując ręcznie odpowiedni symbol JRWA lub wybierając go ze znajdującego się wykazu pod

ikonką ,

Po ustawieniu kursora w polu „Nr sprawy” automatycznie pojawi się pierwszy wolny numer dla

danej teczki.


Strona 79 z 204

UWAGA!

W chwili założenia w systemie EZD sprawy prowadzonej w sposób tradycyjny, w koszulce sprawy pojawi

się komunikat „Sprawa prowadzona papierowo!”.

Zatwierdzenie założenia sprawy należy dokonać przez kliknięcie przycisku .

Zielony kolor oznacza, iż sprawa prowadzona jest w formie elektronicznej

Czerwony kolor oznacza, iż sprawa prowadzona jest w formie papierowej.

Sprawa prowadzona w systemie tradycyjnym – pracownik rejestruje w EZD sprawę prowadzoną w sposób

tradycyjny, poprzez wybór odpowiedniego symbolu JRWA, który znajduje się w widoku okna służącego do

zakładania spraw w EZD.

Symbole klasyfikacyjne dla spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym są oznakowane w systemie

kolorem czerwonym , odpowiadają one wykazowi symboli, które stanowią katalog klas z wykazu akt

stanowiących wyjątki od podstawowych sposobów dokumentowania procesu załatwiania spraw panujących

w instytucji, prowadzonych papierowo.


Strona 80 z 204

UWAGA!

Pomocnicze zakładanie spraw w systemie EZD, prowadzonych w formie tradycyjnej na podstawie

udostępnionego dokumentu tyczą się sytuacji, w której w komórce, której zostało udostępnione pismo

zachodzi konieczność wszczęcia sprawy prowadzonej w formie papierowej.

Głównym warunkiem założenia w systemie sprawy prowadzonej w systemie tradycyjnym jest wycofanie

dokumentacji papierowej otrzymanej z zewnątrz ze składu chronologicznego. Zapisek o wycofaniu

dokumentacji widnieje w koszulce zawierającej odwzorowanie cyfrowe dokumentu tradycyjnego.

W sytuacji, gdy sprawa jest prowadzona w formie papierowej, całkowita dokumentacja odzwierciedlająca

proces załatwiania spraw, powinna być zmagazynowana w teczkach aktowych.

Zakładanie spraw prowadzonym w systemie tradycyjnym na podstawie pisma udostępnionego.

W koszulce z udostępnionym dokumentem znajduje się przycisk . Po kliknięciu przycisku

pojawi się nowe okno z wykazem klas ze zbioru akt stanowiących wyjątki w oparciu, o które dopuszcza się w

podmiocie rejestrowanie sprawy w oparciu o dokument udostępniony.

6.7 Błędna rejestracja sprawy

W przypadku błędnej rejestracji sprawy należy kliknąć w znak sprawy i poprzez ikonę „Usuń ze spisu spraw”

otworzy nam się nowe okno „Powód usunięcia ze spisu spraw”.


Strona 81 z 204

W przypadku zarejestrowania sprawy w nieprawidłowym symbolu JRWA, istnieje możliwość

przeniesienia go do właściwego.

W celu usunięcia sprawy należy wybrać opcję „Błędna rejestracja”, dokonać uzasadnienia wykonywanej

czynności oraz zatwierdzić klikając przycisk „Usuń”.

6.8 Przenoszenie spraw do innego symbolu JRWA

Aby przenieść akta sprawy należy poprzez przycisk dokonać wybrania opcji

„Przeniesiona do innej teczki RWA” oraz uargumentować wykonywaną czynność. Następnie należy

wpisać ręcznie odpowiedni symbol jednolitego rzeczowego wykazu akt lub wybrać go ze znajdującego się

wykazu . Po ustawieniu kursora w polu „Nr sprawy” automatycznie zostanie nadany numer danego

spisu spraw. Aby zatwierdzić przeniesienie sprawy należy kliknąć przycisk „Usuń”.


Strona 82 z 204

Krzyżowe wpisy w spisie spraw.

Z poziomu strony głównej należy przejść do sekcji Spis spraw.

W widoku spisu spraw należy wybrać:

rocznik, w którym zarejestrowana była sprawa

teczkę RWA

jednostkę, w której zarejestrowana została sprawa

Wówczas automatycznie pojawi się spis spraw zgodnych z wybranymi kryteriami.


Strona 83 z 204

Na liście spraw znajdzie się sprawa, która została przerejestrowana.

Widok sprawy w teczce przed przerejestrowaniem:


Strona 84 z 204

Widok sprawy w teczce po przerejestrowaniu:


Strona 85 z 204

UWAGA!

Odpowiednie wpisy dotyczące przerejestrowania lub usunięcia sprawy znajdują się w historii sprawy.


Strona 86 z 204

2. Metryki dla spraw papierowych rejestrowanych pomocniczo w systemie EZD - system EZD wspiera

zarządzanie metryką. Działania prowadzone w systemie są automatycznie odnotowane przez system

i powinny być ręcznie wypełniane przez pracownika prowadzącego sprawę, o działania wykonywane

w sprawie poza systemem EZD, poprzez wybranie danych, z osłownikowanych pól.

1. Metryka dla spraw elektronicznych jest generowana bezpośrednio w systemie EZD.

Zakładka „Metryka” wyświetla się po założeniu sprawy przy przycisku „Historia”, automatycznie

umieszczane są przefiltrowane informacje z zakładki „Historia”, przedstawione chronologicznie, jako

rejestr wykonywanych czynności w sprawie zawierające:

1. Datę i termin realizowanych czynności;

2. Dane pracownika oraz stanowisko osoby, która realizuje dane czynności;

3. Określanie rodzaju wykonywanych czynności;

4. Odniesienie do dokumentów elektronicznych bądź nieelektronicznych, do których odwołują

się poszczególne działania.

6.9 Metryka sprawy

W celu wygenerowania metryki sprawy należy z widoku sprawy kliknąć ikonkę , a kolejno

wybrać .System wyświetli następujące okno.


Strona 87 z 204

UWAGA!

Po wypełnienia metryczki istnieje możliwość jej wydruku.

Aby zaktualizować metrykę należy z widoku sprawy przejść w zakładkę „Metryka”.

Zostanie wyświetlone okienko , w którym należy:

● Wybrać czynność, która została wykonana,

● Wybrać osobę, która wykonywała daną czynność,

● Wybrać datę dokonanej czynności,

● Wpisać identyfikator dokumentu – np. nazwa dokumentu, której czynność dotyczyła.

Aby zatwierdzić wykonywane czynności należy kliknąć przycisk .

Aby ją wydrukować należy kliknąć przycisk kolejno wybrać format np. PDF

i wyeksportować metryczkę poprzez kliknięcie „Export”.

3. Metryka dla spraw papierowych nie rejestrowanych w EZD – prowadzenie metryki w systemie EZD dla

spraw prowadzonych jedynie w formie papierowej, wymagać będzie osoby prowadzącej sprawę

ręcznego wypełnienia pustych pól metryczki.

Aby ręcznie zaktualizować metryczkę należy z modułu kliknąć przycisk „Stwórz metrykę

sprawy”.


Strona 88 z 204

Wyświetlony zostanie nowy widok okna „Zakładanie metryki Sprawy”, w którym trzeba wpisać:

Po wypełnieniu potrzebnych danych należy kliknąć przycisk . Następnie zostanie wyświetlone

okno „Metryka sprawy”, w którym należy:

Nr JRWA, w której została zarejestrowana.

sprawa

Kolejny wolny numer danego spisu

spraw.

Rok.


Strona 89 z 204

UWAGA!

● Każdy wpis można usunąć klikając ikonę .

● W sytuacji, gdy konieczne jest wpisanie czynności nie znajdujących się na rozwijalnej liście

należy w widoku okna w rubryce „Czynność” wybrać opcje „Inne”, a kolejno w rubryce „Inna

czynność” uzupełnić ręcznie brakujące działanie. Uzupełnione dane należy zatwierdzić klikając

przycisk „Dodaj”.

● Uzupełnić tytuł sprawy,

● Wybrać czynność, która została wykonana,

● Wybrać osobę wykonującą daną czynność,

● Identyfikator dokumentu – np. nazwa dokumentu, którego czynność dotyczyła.

Aby zatwierdzić wykonane czynności należy kliknąć przycisk .


Strona 90 z 204

UWAGA!

System uniemożliwi zakończenia sprawy/pisma, w której nie uzupełniono metadanych.

6.10 Zakańczanie / Zawieszanie / Wznawianie spraw

Zakańczanie, zawieszanie i wznawianie spraw należą do obowiązków pracownika prowadzącego sprawę.

Zakańczanie

Po zakończeniu prac nad daną sprawą należy ją zakończyć.

Aby zakończyć sprawę bądź koszulkę należy kliknąć przycisk „Zakończ” w jej widoku.

Następnie należy wybrać powód zakończenia sprawy.

Jeśli pismo nie tworzy akt sprawy, konieczne jest wskazanie właściwego symbolu oraz hasła z JRWA.

Sprawy, zakończone zostają przeniesione do folderu w sekcji „Foldery”. Każda

sprawa zakończona przez nas znajdująca się w tym folderze może zostać wznowiona.


Strona 91 z 204

W sytuacji, gdy wpływający dokument dotyczy sprawy już rozpoczętej, użytkownik prowadzący sprawę

powinien dokonać powiązania zarejestrowanego dokumentu z prowadzoną sprawą.

Zawieszanie spraw

Aby zawiesić sprawę, w jej widoku należy kliknąć przycisk „Zawieś”.

Zawieszona sprawa może zostać wznowiona.

Wznawianie sprawy

W celu wznowienia sprawy, należy kliknąć przycisk w górnej części widoku. Po wznowieniu

wszystkie czynności z nią związane zostają przywrócone.

6.11 Wiązanie pism ze sprawą


Strona 92 z 204

W tym celu należy z poziomu koszulki pisma kliknąć przycisk .

Aby wyszukać odpowiednią sprawę należy w widoku okna wybrać rok, nr Teczki RWA oraz sprawę,

z którą zostanie połączone pismo lub uzupełnić znak sprawy albo id koszulki sprawy, do której zostanie

powiązane pismo.

Po wyszukaniu i zaznaczeniu sprawy przy pomocy pola checkbox system automatycznie powiąże pismo ze

sprawą.


Strona 93 z 204

UWAGA!

System posiada możliwość zmiany widoku powiązywania poprzez zmianę ustawienia administracyjnego-

Alternatywny sposób powiązywania spraw.

Widok opcji powiązywania z ustawieniem na ON.

● Zamiast filtrów zastosowano wyszukiwanie.

● Koszulka nie powiązuje się automatycznie po kliknięciu na nazwę sprawy, należy potwierdzić

powiązanie klikając .


Strona 94 z 204

Dekretację określa się jako przekazanie pisma wraz z załącznikami, zobowiązującą do podjęcia

konkretnych czynności. Może dodatkowo zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia

sprawy.

6.12 Dekretacja pism

W celu przekazania pisma do dekretacji, należy nacisnąć przycisk .

1) Aby zadekretować sprawę, należy wybrać osobę z rozwijalnej listy schematu organizacyjnego

podmiotu lub wpisać w okienku pierwsze litery nazwiska właściwego pracownika.

2) W widoku „Uwagi” należy wpisać treść dyspozycji lub wybrać gotowe sformułowania.

3) Wybierz przycisk .

Na koncie użytkownika dekretującego koszulka z zadekretowanym dokumentem zostanie automatycznie

przeniesioną do folderu .

System automatycznie wyświetli pasujące

wyniki wyszukiwania.


Strona 95 z 204

UWAGA!

Sprawę/pismo można zadekretować tylko do jednej osoby!

4) Aby anulować proces dekretacji należy kliknąć przycisk „Anuluj” – wówczas nastąpi przejście do

poprzedniego widoku pisma.

Cofnięcie błędnej dekretacji

W sytuacji, gdy dokonamy błędnej dekretacji istnieje możliwość jej cofnięcia. W tym celu należy wejść

w folder „Przekazane” oraz przejścia do zadekretowanego dokumentu. Następnie dokonać zwrotu

dokumentu poprzez kliknięcie przycisku


Strona 96 z 204

UWAGA!

Czynność ta zafunkcjonuje tylko, gdy adresat dekretacji nie odebrał jeszcze zadekretowanego

dokumentu.

W sytuacji, gdy dokumentacja jest prowadzona w systemie EZD, komórka merytoryczna współpracująca

przy tworzeniu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi w danej sprawie dokonuje udostępnienia

sprawy w systemie EZD oznaczając jednocześnie, jaką część dokumentacji tworzących akta sprawy

będzie udostępniona tym komórkom oraz w jakim trybie – do odczytu czy do edycji.

Udostępnianie dokumentacji między komórkami organizacyjnymi odbywa się jedynie w sposób

elektroniczny z uwzględnieniem sekretariatów, na konta, których „przesyła się” pisma. Takie działanie

podlega rejestrowaniu w rejestrze pism wewnętrznych w systemie EZD.

Błędne dekretacje

W sytuacji otrzymania błędnie zadekretowanego pisma, należy zwrócić pismo dekretującemu

w celu dokonania zmiany dekretacji klikając ikonę „Zwróć”.

6.13 Udostępnianie akt w sprawie

Aby udostępnić dokumentację innej komórce, należy użyć przycisku , który znajduje się

w widoku pisma/sprawy.


Strona 97 z 204

W widoku udostępniania należy dokonać wyboru użytkownika lub użytkowników (w funkcji udostępnij

możliwe jest przesłanie dokumentu do większej liczby pracowników), korzystając z listy struktury

organizacyjnej. Wybrane osoby zostaną wyświetlone w oknie „wybrani pracownicy”.

Następnie należy zaznaczyć załącznik lub załączniki, które chcemy udostępnić, z zaznaczaniem trybu

udostępnienia. Tryb do odczytu umożliwia adresatowi zapoznanie się z treścią dokumentu bez możliwości

jego edytowania, z kolei tryb edycji pozwala na modyfikowanie pisma.


Strona 98 z 204

Aby udostępnić pismo w trybie do odczytu należy zaznaczyć pole typu checkbox przy właściwym

dokumencie . W celu umożliwienia innemu pracownikowi modyfikacji dokumentu należy

kliknąć lewym przyciskiem myszy w nazwę dokumentu, co spowoduję zmianę trybu udostępniania

.

Udostępnianie posiada także inne dodatkowe funkcje:

● uwagi (umożliwia dołączenie informacji, które będą widoczne w dekretacjach oraz procesie

przebiegu dokumentów),

● rejestr pism wewnętrznych (ma na celu rejestrację dokumentów dekretowanych między

komórkami organizacyjnymi i ewidencjonowania pism tworzonych na wewnętrzny użytek

podmiotu),

● rejestrowanie opinii (umożliwia rejestrację pism w rejestrze opinii),

● pilne (monit podkreślający wysoką rangę),

● termin (umożliwia określenie terminy realizacji dokumentu).

Aby zatwierdzić wyżej opisane czynności, należy kliknąć w prawym dolnym rogu widoku przycisk

lub w razie rezygnacji z udostępnienia przycisk .

UWAGA!

● Dokument udostępniony danemu pracownikowi może być dalej przez tę osobę

udostępniany lub przekazywany.

● Po zaznajomieniu się z udostępnionym pismem odbiorca powinien potwierdzić odczyt

klikając przycisk .

● Pracownikowi, któremu został udostępniony dokument może go zakończyć oraz ponownie

wznowić.

● Osoba kierująca sprawę w komórce merytorycznej, dokonując udostępnienia innym

użytkownikom, posiada widok obiegu dokumentów, który stanowi podgląd statusu prac na

udostępnionym dokumencie.


Strona 99 z 204

Tryb do odczytu umożliwia adresatowi zapoznanie się z treścią dokumentu bez możliwości edytowania.

Nie ma możliwości usunięcia dokumentu, zaktualizowania, zaznaczania w nim monitu oraz uzupełniania

w nim metadanych. Można jedynie edytować nazwę i zaakceptować dokument.

Czerwona ikonka informuje o tym, iż drugi użytkownik nie odebrał jeszcze koszulki tzn. że nie zapoznał

się jeszcze z treścią dokumentu.

Pomarańczowa oznacza, iż drugi użytkownik dokonał odbioru koszulki, a więc zapoznał się z treścią

dokumentu i jest w trakcie prac lub w dalszym ciągu zapoznaje się z udostępnionym pismem.

Zielona ikonka oznacza zakończenie prac nad pismem przez drugiego użytkownika.

Okno z widokiem „Obiegu dokumentów” posiada także ikonki , które służą do zapoznania się z aktualną

historią obiegu udostępnionego pisma drugiego użytkownika.

Tryb do odczytu/do edycji

Użytkownik, który stworzył sprawę w systemie EZD i współpracuje przy realizacji tej sprawy z innymi

podmiotami, udostępnia im tę sprawę poprzez system EZD, ustalając jednocześnie, jaka część dokumentacji

tworzących akta sprawy będzie udostępniona tym komórkom oraz w jakim trybie – do odczytu czy do

edycji.

Aby dołączyć do udostępnionego dokumentu „wkładu własnego” należy:

● poprzez przycisk dodać nowy dokument, który przy pomocy aplikacji Addin,

zostanie otworzony w odpowiednim programie. Zapisać wkład własny za pomocą ikonki lub

skrótu klawiszowego „CTRL + S” .

●

● dodać dokument zapisany na dysku. Następnie z widoku pisma klikamy przycisk .


Strona 100 z 204

W oknie „Załącznik” należy wybrać plik klikając w puste pole „Wybierz plik z dysku”, następnie zatwierdzić

czynność klikając przycisk .

● zapisać metadane dokumentu.

Przy pomocy funkcji „Przekaż” można przekazać udostępniony dokument do akceptacji przełożonego. Po

odebraniu zaakceptowanego dokumentu należy go zatwierdzić w celu przekazania wkładu własnego do

komórki merytorycznej.

W celu zatwierdzenia wkładu własnego do akt sprawy komórki merytorycznej należy z widoku

pisma/sprawy kliknąć przycisk W nowym oknie należy zaznaczyć odpowiednie pole typu

checkbox, przy pliku który będzie naszym wkładem do sprawy.

Kolejną czynnością jest:

● dodanie pisma do rejestru pism wewnętrznych,

● dodanie dokumentu do rejestru opinii (tylko opinie),

● odznaczanie automatyczne zakończenia koszulki udostępnionej po dokonaniu zatwierdzenia.

W sytuacji otrzymania pisma udostępnionego do wiadomości, posiadającego tylko informację, bez

konieczności odpowiedzi, po zaznajomieniu się z treścią dokumentu należy zakończyć pracę poprzez

kliknięcie przycisku oraz wybranie opcji „Zakończenie zwykłe” i kliknięcie „Zakończ”.


Strona 101 z 204

UWAGA!

● Na modyfikację dokumentu ustawiono czas 1 godziny, po jej upływie blokada ustępuje i kolejny

pracownik może edytować dokument.

● Zapisanie modyfikacji na dokumencie udostępnionym przy pomocy aplikacji Addin automatycznie

zdejmuje blokadę.

● W sytuacji, gdy blokada nie zdejmie się automatycznie należy po zapisaniu zmian ręcznie

odblokować poprzez kliknięcie ikonki .

● Dokumentów udostępnionych w trybie do edycji nie zatwierdza się, gdyż pracuje się na jednym i

tym samym dokumencie. W tej sytuacji nie ma „wkładów własnych”,

● Użytkownik, który udostępnił dokument może go zakończyć, a następnie go wznowić.

● Pracownik udostępniający pismo/sprawę powinien zakończyć je po otrzymaniu od wszystkich

adresatów potwierdzeń odczytu. Wówczas dokument ten zniknie ze wszystkich kont użytkowników,

u których się znajdował.

● Po zablokowaniu dokumentu przez jednego pracownika inni użytkownicy, posiadający dostęp do

dokumentu, nie mają wówczas możliwości edycji dokumentu.

Tryb edycji pozwala adresatowi na zapoznanie się z treścią udostępnionego dokumentu z możliwością jego

modyfikacji. Tryb do edycji daje możliwość równoczesnego udostępniania dokumentu kilku pracownikom

oraz wspólną pracę na dokumencie.

Przy podstawowych ikonkach jak złożenie podpisu, monit załącznika, załącznik, formularz metadanych,

zmiana nazwy załącznika ukazuje się nowa dodatkowa ikona , która po kliknięciu pozwoli nam pracować

w dokumencie. W tym czasie na tym dokumencie może pracować tylko jeden użytkownik, ten który jako

pierwszy zablokował kłódkę . Edytowanie dokumentu należy zakończyć zapisaniem pliku klikając lub

skorzystać ze skrótu klawiszowego „CTRL + S”.

Każdorazowe zapisanie dokumentu powoduje zamknięcie kłódki. Klikając przycisk , kończymy

pracę nad udostępnioną koszulką , natomiast status tejże koszulki zmieni się w obiegu dokumentów na

zieloną kulkę


Strona 102 z 204

W przypadku, gdy pracownik udostępnił zbyt małą ilość dokumentów, ma możliwość doudostępnienia.

Nie trzeba po raz kolejny udostępniać korzystając z funkcji udostępnij. Wystarczy, że z menu

podręcznego wybierze się „udostępnij” dokument, który nie został udostępniony wcześniej.

UWAGA!

We wszystkich udostępnionych etapach istnieje możliwość zmiany trybu udostępnionego dokumentu.

W przypadku, gdy pracownik omyłkowo udostępni dokumenty, ma możliwość cofnięcia tej operacji.

6.14 Doudostępnienie

Klikając w menu podręczne dokumentu znajdziemy ikonkę udostępniania dokumentu, która umożliwia

udostępnianie dodatkowego pliku do wszystkich użytkowników, którzy już otrzymali udostępnione

dokumenty z danej koszulki/sprawy. Dodatkowo funkcja udostępniania zawiera dwie możliwości: do

odczytu lub do edycji.

6.15 Cofnięcie udostępnienia

W celu cofnięcia udostępnionego dokumentu należy z poziomu widoku obiegu dokumentu kliknąć w ikonę

statusu udostępnienia oraz zaakceptować czynność cofnięcia udostępnienia.


Strona 103 z 204

Dekret wyświetli się w sposób następujący:

6.16 Powiadomienia o zmianach w koszulce

W celu otrzymania powiadomienia o modyfikacjach zachodzących w koszulkach należy z widoku koszulki

kliknąć w zakładkę „Powiadomienia”.

W następnej kolejności należy wskazać czynności zachodzące w koszulce, o których mamy być

powiadamiani.

Zestaw powiadomień o zmianach jest przypisywany każdej koszulce odrębnie.


Strona 104 z 204


Strona 105 z 204

Folder „W realizacji” posiada funkcję grupowego przekazywania. Grupowe przekazywanie ma na celu

przekazanie kilku wybranych koszulek jednocześnie.

UWAGA!

Ikonka , znajdującą się w lewym, górnym rogu widoku okna usuwa całą listę wybranych koszulek.

Podczas grupowego przekazywania możliwe jest wybranie max. 20 koszulek.

6.17 Grupowe przekazywanie pism z możliwością jednoczesnego udostępniania dokumentów

Aby zastosować grupowe przekazywanie należy:

● W widoku folder „W realizacji” należy wybrać koszulki, które chcemy zadekretować. Grupowe

wybieranie koszulek odbywa się poprzez klikanie w wiersze koszulek

z wciśniętym klawiszem CTRL. Po wybraniu, co najmniej jednej koszulki, pojawi się okienko

wybranych koszulek do grupowej dekretacji.

W widoku okna znajduje się lista wybranych koszulek. Każda wybrana koszulka to jeden wiersz, który

zawiera nazwę koszulki oraz ikonkę . W przypadku nieprawidłowego wyboru koszulki, istnieje możliwość

jej usunięcia klikając ikonkę .

Po wybraniu odpowiednich koszulek, w celu grupowego przekazywania należy kliknąć przycisk .

Po kliknięciu przycisku „Przekaż” pojawi się okno przekazywania, w którym trzeba wybrać osobę, do której

zadekretujemy dokumenty. Dodatkowo na samej górze widoku pojawi się lista wybranych koszulek do

dekretacji.


Strona 106 z 204

UWAGA!

Przy korzystaniu z funkcji „Przekaż” może znajdować się tylko jeden pracownik, do którego zostanie

przekazana koszulka, w związku z tym, na liście może być tylko jeden pracownik bez zaznaczonego pola

checkbox. Jeśli na liście zostanie więcej niż jeden pracownik z odznaczonym polem checkbox system

poinformuje nas komunikatem o błędnym wyborze.

System daje możliwość dekretowania koszulki do jednego użytkownika przy jednoczesnym udostępnieniu

dokumentów innym użytkownikom. W tym celu należy wejść w funkcję Przekaż, zaznaczyć checkbox na

liście pracowników, do której osoby koszulka zostanie przekazana, a do których tylko udostępniona.

W celu dodania więcej niż jednego pracownika należy przy wyborze jednostki bądź pracownika wcisnąć

klawisz CTRL. Jeżeli wciśniemy klawisz CTRL i dokonamy wyboru jednostki system doda wszystkich

pracowników z wybranej jednostki. W przypadku wyboru pracownika z wciśniętym klawiszem CTRL system

doda osobę do listy po prawej stronie widoku.

Przy korzystaniu z funkcji „Przekaż” zaznaczenie przy pracowniku pola checkbox ustawi na nim tryb

„Udostępniania” (oznacza to, iż zaznaczonemu pracownikowi zostanie udostępniona koszulka).

Każdy pracownik na liście posiada

pole typu checkbox.


Strona 107 z 204

Jak treść komunikatu wskazuje należy na liście pracowników zostawić tylko jednego pracownika bez

zaznaczonego pola checkbox. Do tego jednego pracownika zostaną przekazane koszulki. Dla pozostałych

pracowników koszulki będą UDOSTĘPNIONE. Zaznaczonym pracownikom otrzymają dokumenty w trybie

„Do odczytu”.

Aby przyspieszyć operację zaznaczania osób na liście, należy pod listą kliknąć funkcję „Zaznacz wszystkie”.

Opcja ta zaznacza wszystkie osoby na liście, następnie należy odznaczyć tylko jedną odpowiednią osobę, do

której zostaną przekazane koszulki.

W przypadku braku odznaczenia checxkboxa zostanie wyświetlony komunikat.

Po wyświetleniu takiego komunikatu należy odznaczyć jednego pracownika, do którego zostanie

przekazana koszulka.

Funkcja „Przekaż”, jak i „Udostępnij” potwierdza wykonanie operacji odpowiednim komunikatem:


Strona 108 z 204

Szablony obiegu są funkcją systemu EZD umożliwiającą przekazanie koszulki kolejno wybranym osobom

np. przy wielostopniowej akceptacji pisma.

Z funkcji może skorzystać każdy użytkownik systemu, nie trzeba włączać żadnego dodatkowego

uprawnienia.

Szablony obiegu tworzy się indywidualnie, szablon stworzony przez jednego użytkownika nie będzie

już dostępny dla innego.

6.18 Szablony obiegu

Szablon obiegu dostępne są w funkcji „Przekaż”.


Strona 109 z 204

W oknie przekazywania można skorzystać z wcześniej utworzonego szablonu obiegu lub przygotować nowy

szablon.

Aby utworzyć nowy szablon należy kliknąć „Utwórz nowy szablon obiegu”. System przekieruje nas do

nowego okna, w którym zarządza się szablonami.


Strona 110 z 204

Pojawi się nowe okno, które umożliwi z rozwijalnej listy wybrać kolejno pracowników, którzy mają być

przypisani do danego szablonu obiegu.

Jedną osobę można wybrać więcej niż raz, można również umieścić samego siebie na końcu obiegu

koszulki, by do nas wróciła np. o akceptacji przełożonych.

Po dodaniu pracowników do szablonu obiegu należy kliknąć „Zapisz zmiany”.

Po zapisaniu zmian nowy szablon obiegu będzie dostępny z poziomu opcji „Przekaż”.


Strona 111 z 204

Po wybraniu gotowego szablonu obiegu wyświetlą się osoby do niego przypisane w kolejności

przekazywania.

Funkcja „Przekaż” potwierdza wykonanie operacji odpowiednim komunikatem.

Aby zmodyfikować gotowy szablon należy przy pomocy funkcji „Przekaż” w dowolnej koszulce kliknąć

„Utwórz nowy szablon obiegu”.

Gotowy szablon można edytować:

zmieniając jego nazwę,

dodając kolejną osobę do obiegu,


Strona 112 z 204

usuwając wybraną osobę z obiegu za pomocą przycisku

Operację usunięcia pracownika z obiegu należy zatwierdzić klikając przycisk „OK” w wyświetlonym

komunikacie.

zmieniając kolejność osób w obiegu przy pomocy przeciągania i opuszczania.


Strona 113 z 204

UWAGA!

Aby uzyskać dostęp do osobistych folderów, należy mieć nadane uprawnienie Dostęp do etykiet (162).

Osobiste foldery/Etykiety są to spersonalizowane katalogi, które wyświetlają się pod folderami

systemowymi, pozwalają uporządkować koszulki/sprawy np. pod względem istotności.

można również usunąć cały szablon obiegu.

Operację usunięcia obiegu należy zatwierdzić klikając przycisk „OK” w wyświetlonym komunikacie.

Po dokonaniu zmian należy pamiętać, by zapisać je w szablonie.

Osobie, która otrzymała koszulkę z szablonem obiegu, pojawią się zamiast funkcji "Przekaż" nowe przyciski

w sekcji zarządzania koszulką.

6.19 Dodanie etykiet


Strona 114 z 204

UWAGA!

Aby móc zarządzać etykietami – tworzyć je, edytować i usuwać należy mieć nadane uprawnienie

Etykiety w ustawieniach (161).

Aby utworzyć etykietę należy podać jej nazwę oraz kliknąć „Dodaj nowy” oraz zapisać zmiany.

Uprawnienie spowoduje

pojawienie się nowej zakładki

w ustawieniach profilu.


Strona 115 z 204

UWAGA!

Foldery osobiste/Etykiety mają charakter pomocniczy i zabierają koszulki z folderów systemowych np.

„W realizacji” czy „Przekazane”.

Po przeładowaniu strony w zakładce „Etykiety” powinna pojawić się nowa etykieta.

Po stworzeniu etykiety można dodać wybraną koszulkę do stworzonej etykiety.

Koszulkę do etykiety dodaje się z poziomu koszulki i zakładki „Etykiety”.

Należy zaznaczyć checkbox przy odpowiedniej etykiecie.

Po przeładowaniu strony koszulka pojawi się w Folderze osobistym.


Strona 116 z 204

System daje możliwość porównania zawartości dwóch różnych dokumentów, a także dwóch wersji tego

samego dokumentu, w przypadku naniesienia poprawek lub wprowadzenia dodatkowych treści.

Usuwanie koszulki z etykiety/folderu osobistego.

Aby usunąć koszulkę z etykiety wystarczy odkliknąć chechbox z poziomu zakładki Etykiety w koszulce.

Po przeładowaniu strony koszulka zniknie z osobistego folderu.

Usuwanie i edycja Etykiet.

Etykiety można usuwać i edytować z poziomu Ustawień profilu.

Można zmienić nazwę folderu lub go usunąć.

Nie trzeba wcześniej przenosić koszulek z danego folderu, aby go usunąć.

6.20 Porównywanie dokumentów

Aby porównać zawartość dwóch różnych pism należy:


Strona 117 z 204

● Przy pomocy menu podręcznego obu dokumentów wybrać ikonę „Porównaj”. W prawym górnym

rogu widoku systemu zostanie wyświetlona dodatkowa ikona Po jej przyciśnięciu pojawi się

nowy widok okna z informacją, który z dokumentów jest wzorcowym, a który zmodyfikowanym.

W celu porównania dokumentów należy kliknąć przycisk „Porównaj”.

W celu zamienienia porównywanego dokumenty należy kliknąć „Usuń dokument wzorcowy z porównania”

lub „Usuń dokument zmodyfikowany z porównywania” w zależności od tego, który dokument chcemy

usunąć.

Następnie należy ponownie dokonać wyboru dokumentu do porównania przy pomocy ikonki „Porównaj”

z menu podręcznego.

Aby porównać dwie różne wersje tego samego dokumentu należy:

● Kliknąć w ikonkę „Historia dokumentu” . Przy pomocy ikonki „ Porównaj” wybieramy dwie

wersje dokumentu, które chcemy porównać.


Strona 118 z 204

Przez akceptację rozumie się wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną, dla sposobu załatwienia sprawy

lub aprobatę treści pisma.

W prawym górnym rogu widoku systemu zostanie wyświetlona dodatkowa ikona Po jej

kliknięciu pojawi się nowy widok z informacją, który z dokumentów jest wzorcowym, a który

zmodyfikowanym. W celu porównania dokumentów należy kliknąć przycisk „Porównaj”.

W celu zamienienia porównywanego dokumenty należy kliknąć „Usuń dokument wzorcowy z porównania”

lub „Usuń dokument zmodyfikowany z porównywania” w zależności od tego, który dokument chcemy

usunąć.

Następnie należy ponownie dokonać wyboru dokumentu do porównania przy pomocy ikonki „Porównaj”


6.21 Akceptacja dokumentów

System EZD daje możliwość akceptowania oraz odrzucenia treści dokumentu dzięki rejestrowaniu

wykonywanych czynności przez pracownika w historii i zmiany statusu dokumentu. Aby użytkownik

prowadzący sprawę uzyskał akceptację przygotowanego dokumentu musi przy pomocy funkcji

przekazać dokumentacje użytkownikowi w celu podpisania/akceptacji pisma. W celu ustawienia monitu

dokumentu należy kliknąć ikonkę .

Pole wiersza oznaczonego monitem zmienia kolor na żółty, w dodatku w miejscu ikonki znajduje się

ikonka .


Strona 119 z 204

Jeśli pracownik chce wyłączyć monit dokumentu należy nacisnąć funkcję „Monit” wybierając ją


Monit z dokumentu zostanie ściągnięty, czyli żółte pole zniknie, a w miejsce ikonki „Akceptuj” ponownie

pojawi się ikonka „Monit”.

● Zaakceptowanie pliku poprzez wciśnięcie funkcji .

Czynność akceptacji należy zatwierdzić kliknięciem przycisku „OK” w wyświetlonym komunikacie.


Strona 120 z 204

UWAGA!

Jeśli dokument zostanie podmieniony lub zmodyfikowany to monit załącznika ponownie wybarwi się na

żółty kolor, gdyż akceptacja tyczyła się innej wersji dokumentu.

Dokument po operacji akceptacji zostanie zatwierdzony, a adekwatny wpis zostanie przekazany do historii,

a pole wiersza monitu załącznika zmieni kolor na zielony.

Zaakceptowane pismo może być kilkakrotnie akceptowane oraz dekretowane dalej w celu akceptacji.

Każdorazowe akceptowanie pisma jest zapisywane w historii dokumentu.

Odrzucanie dokumentu

Pismo może zostać odrzucone. W tym przypadku należy z menu podręcznego wybrać „Odrzuć dokument”.


Strona 121 z 204

Czynność odrzucenie dokumentu należy zatwierdzić w wyświetlonym komunikacie przyciskiem „OK”.

Po operacji zatwierdzającej komunikat dokument zostanie odrzucony, a dalsza jego akceptacja czy

odrzucenie będzie niemożliwe. Pole wiesza odrzuconego monitu załącznika zmienia się na kolor czerwony:

Kolejna próba odrzucenia dokumentu wyświetli komunikat:

Ponowne zaakceptowanie dokumentu będzie możliwe po aktualizacji załącznika.

6.22 Obsługa dokumentu wrażliwego

Aby nadać dokumentacji status dokumentu wrażliwego, należy poprzez menu podręczne wybrać opcję

. Czynność określenia dokumentu należy zatwierdzić kliknięciem .


Strona 122 z 204

W miejscu ikonki pojawi się nowa , która oznacza, iż dokument jest wrażliwy.

Przed:

Po:

W celu usunięcia statusu wrażliwego należy przy pomocy menu podręcznego wybrać opcję

oraz zatwierdzić wykonywaną czynność.

UWAGA!

W chwili wybrania opcji „Chroń dokument” dostęp do zawartości dokumentu wrażliwego zostają

pozbawieni użytkownicy, którzy uczestniczyli w obiegu przez użyciem funkcji „Ochrona danych”.

6.23 Podpisanie dokumentów


Strona 123 z 204

W systemie obiegu EZD podpis elektroniczny pełni bardzo istotną rolę. Przede wszystkim zabezpiecza dokument przed nieautoryzowanymi zmianami oraz zapewnia niezmienność dokumentu od momentu jego podpisania. Oznacza to, iż użytkownik korzystający z danego dokumentu może przed jego przetwarzaniem sprawdzić, czy jest on wiarygodny. Oprócz tego dokument zawierający podpis elektroniczny będzie posiadał taką samą moc prawną jak dokument tradycyjny z własnoręcznym podpisem.

Akceptant, korzystając z Addina, może zmodyfikować treść dokumentu. Aby złożyć podpis należy kliknąć na

ikonę , w sekcji Akta, w widoku pisma/sprawy. Następnie należy wprowadzić kod PIN.

Podświetlona ikona podpisu oznacza, że dokument został zaakceptowany certyfikatem, a także informuje

o danych osoby, która złożyła podpis.

6.24 Weryfikacja składanych dokumentów

Aby zweryfikować podpisany dokument, należy użyć ikony , w sekcji Akta, w widoku pisma/sprawy.

Wówczas pojawi się okno, w którym możliwe jest sprawdzenie szczegółów dotyczących podpisu.


Strona 124 z 204

Użytkownik prowadzący sprawę przygotowuje korespondencję do wysyłki w formie papierowej, tworzy

etykietę/kopertę/wkładkę adresową zawierającą dane adresata oraz zaznacza odpowiedni rodzaj

wysyłki. Dzięki takiemu rozwiązaniu możliwe jest automatyczne redagowanie codziennej książki

nadawczej listów wychodzących czy generowanie rejestru pism wychodzących.

6.25 Wydruk uwierzytelnienia podpisu elektronicznego

W celu wydrukowania uwierzytelnienia podpisu elektronicznego, należy z menu podręcznego wybrać ikonę

, a następnie wybrać odpowiedni plik.

6.26 Umieszczenie formuły uwierzytelnienia podpisu elektronicznego pod treścią dokumentu

stworzonego za pomocą add-ina

Aby umieścić formułę uwierzytelnienia podpisu elektronicznego pod treścią dokumentu należy wybrać

opcję „Uwierzytelnienie”, znajdującą się w aplikacji Addin. Następnie należy wskazać, którego

uwierzytelnienia dotyczy formuła, dokumentu czy dekretacji.

6.27 Przygotowanie wysyłki (list tradycyjny)

W widoku pisma/sprawy należy przejść do zakładki .


Strona 125 z 204

a. W zakładce należy zaznaczyć checkbox dokumentu, który zostanie wysłany.

b. Następnie należy uzupełnić dane w widoku „Nowy adresat” (opcja dostępna tylko na uprawnienie:

Adresaci – dodawanie nowego adresata 166).

c. W celu zatwierdzenia należy kliknąć na przycisk „Dodaj”.

d. Adresata można także wyszukać przy pomocy globalnej bazy.

e. Aby wyszukać adresata należy uzupełnić co najmniej dwa pola lub wpisać 5 znaków. Po

wyszukiwaniu adresata po prawej stronie widoku ukażą się wszyscy pasujący adresaci.


Strona 126 z 204

f. Wybranie adresata dodaje go do pierwszej zakładki.

W sytuacji, gdy wprowadzone zostaną błędne dane lub należy dodać zwroty grzecznościowe istnieje

możliwość modyfikowania adresata. Widok edycji pojawia się po kliknięciu przycisku „Edytuj”.

W polu Zwrot, przed Nazwisko i Imię można wprowadzić zwrot grzecznościowy. Nie zapisze się on

w bazie danych, jest to opcja na potrzeby konkretnej wysyłki, podlega modyfikacji.

Po wprowadzeniu zmian, należy zatwierdzić wykonywane czynności klikając „Zapisz”.


Strona 127 z 204

W kolejnym widoku należy wybrać ustawienia koperty oraz rodzaj przesyłki. Pole „Inne” – służy do

wpisywanie wartości listu z zadeklarowaną wartością.

Po wybraniu odpowiedniej przesyłki należy zatwierdzić przyciskiem „Rejestruj”.

Następnie należy wybrać format koperty/etykiety oraz zapisać klikając na przycisk „Generuj”.

Wówczas z systemu wygeneruje się plik w formacie pdf, w którym możliwe będzie sprawdzenie

poprawności oraz wydruk.


Strona 128 z 204

UWAGA!

Kopertę można zostać usunięta do czasu wysłania jej przez kancelarię. Jeśli zostanie wysłana

w systemie EZD przez kancelarię, już tylko z jej poziomu można ją anulować.

UWAGA!

Możliwe jest zdefiniowanie wkładki adresowej oraz koperty.

Informację o wysłanej korespondencji znajdziemy w aktach sprawy.

Kolorowa kropka oznacza odpowiedni status wysyłki:

korespondencja niewysłana

korespondencja przyjęta na stan kancelarii, ale jeszcze nie wysłana

korespondencja wysłana

Ponadto najeżdżając kursorem na kropkę pojawi się informacją dotycząca wysyłki korespondencji.

W celu wycofania wysyłki, należy skasować wpis przy pomocy ikonki .

W tym celu po zarejestrowaniu korespondencji należy wejść w zakładkę „Wkładka”/”Koperta”, zaznaczyć

odpowiednią wkładkę adresową/kopertę i wybrać przycisk .


Strona 129 z 204

UWAGA!

Chcąc wysłać korespondencję ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, należy zaznaczyć odpowiedni rodzaj

przesyłki z końcówką „+ZPO”. Należy pamiętać o wygenerowaniu zwrotki. W zakładce „Zwrotki”, należy

wybrać odpowiedni format i zatwierdzić przyciskiem .

6.28 Wygenerowanie rozdzielnika

Aby wygenerować rozdzielnik w oparciu o wysyłki należy:

Z moduły „Rejestry” wybrać funkcję „Wychodząca” lub z widoku koszulki, w której została przygotowana

korespondencja do wysyłki klikając w ikonę .


Strona 130 z 204

Funkcjonalność ta pozwala wysyłać zbiorczą przesyłkę, zawierającą korespondencję zarejestrowaną

w całym urzędzie w ciągu danego tygodnia, zaadresowaną do konkretnej instytucji bądź urzędu.

● w widoku „Wyszukiwanie korespondencji wychodzącej” należy uzupełnić kryteria wyszukiwania

oraz kliknąć przycisk „Szukaj”

● oznaczyć pole typu checkbox przy odpowiednich adresach

● wygenerować rozdzielnik

6.29 Korespondencja Zbiorcza

Chcąc zarejestrować korespondencję zbiorczą, należy w widoku koszulki/sprawy kliknąć przycisk

.


Strona 131 z 204

Aby wybrać dokumenty, których wersja papierowa zostanie wysłana, w zakładce „Załączniki” należy

zaznaczyć ich checkboxy.

Adresata korespondencji można wybrać poprzez przyciski „Listy adresatów (seryjna)” lub „Szukaj adresata”.

Chcąc wybrać adresatów z listy seryjnej należy przejść do zakładki , a następnie

z rozwijalnego spisu wybrać daną listę.

Następnie należy kliknąć przycisk . Wówczas wybrana lista adresatów zostanie

wczytana do systemu. W celu zarejestrowania listy adresatów należy kliknąć na przycisk .

Chcąc wyszukać adresata, należy przejść do zakładki . Aby znaleźć konkretnego adresata

konieczne jest wpisanie co najmniej 5 znaków, bądź uzupełnienie minimum 2 pól. Po prawej stronie

pojawią się wszystkie pasujące do wyszukania adresy.


Strona 132 z 204

Kliknięcie na jednego z adresatów spowoduje przeniesienie go do pierwszej zakładki .

Jeżeli popełniony został błąd, możliwe jest jego skorygowanie na potrzeby korespondencji - zmiany nie

zapiszą się w bazie. Kliknięcie przycisku pozwala zmienić zapisane wcześniej dane adresata. Po

poprawnym uzupełnieniu danych należy zatwierdzić je przyciskiem .

Istnieje również możliwość usunięcia adresata z listy seryjnej przy pomocy ikonki .


Strona 133 z 204

Aby zarejestrować korespondencję należy kliknąć przycisk .

Pracownik kancelarii ogólnej pod koniec każdego tygodnia wysyła korespondencję zbiorczą. W celu

wysłania korespondencji zbiorczej, na stronie głównej, w module „Kancelaria” należy wybrać zakładkę

„Wydruk”, a następnie w widoku wydruku korespondencji wychodzącej kliknąć „Zbiorcza”.

W widoku formatki należy wybrać dni, których dotyczy wysyłka i kliknąć przycisk

.


Strona 134 z 204

Wyświetlona zostanie korespondencja z danych dni, podzielona pod kątem adresu odbiorcy. Konieczne jest

zaznaczenie checkboxów korespondencji do wysyłki. Następnie należy kliknąć przycisk

Następnie należy uzupełnić ustawienia koperty - rodzaj przesyłki, strefę przesyłki i zatwierdzić przyciskiem

.


Strona 135 z 204

Kolejnym widok umożliwia wybór rozmiaru koperty, etykiety oraz w razie potrzeby zwrotki. Należy kliknąć

na odpowiedni format koperty i zapisać poprzez przycisk .

Wówczas z systemu wygeneruje się plik w formacie PDF, w którym możliwe będzie sprawdzenie

poprawności korespondencji oraz jej wydruk.


Strona 136 z 204

Celem tej funkcjonalności jest możliwość dostarczenia korespondencji osobiście lub do innego resortu.

Pracownik, który prowadzi sprawę, przygotowując wysyłkę korespondencji, w systemie EZD tworzy

etykietę zawierającą dane adresata, a także rodzaj przesyłki.

6.30 Korespondencja osobista/międzyresortowa

Aby przygotować wysyłkę należy w widoku koszulki/sprawy przejść do zakładki „Korespondencja”.

Należy zaznaczyć checkboxy dokumentów, których wersja papierowa zostanie wysłana.

Następnie należy dodać Adresata. Po kliknięciu na zakładkę , pojawi się okno, w którym

należy wypełnić dane osoby, do której zostanie nadana przesyłka i zatwierdzić przyciskiem .

Adresata można również wyszukać, wpisując minimum 5 znaków lub uzupełniając co najmniej dwa pola.


Strona 137 z 204

Dodanie adresata powoduje przeniesie go do pierwszej zakładki .

Jeżeli podczas wypełniania danych popełniony został błąd, można go skorygować klikając przycisk „Edytuj”.

Wszelkie zmiany należy zatwierdzić przyciskiem .

Następnie należy wybrać rodzaj i strefę przesyłki oraz zatwierdzić klikając na przycisk .


Strona 138 z 204

W kolejnym widoku należy kliknąć na kopertę, której format został wybrany.

Następnie należy zatwierdzić wybór klikając na przycisk . Informacja o korespondencji znajduje się

w aktach sprawy.

Aby wydrukować potwierdzenie korespondencji odbieranej osobiście/międzyresortowej, z poziomu strony

głównej należy przejść do sekcji Kancelaria, Wydruk, a następnie wybrać zakładkę

Osobista/Międzyresortowa.


Strona 139 z 204

W kolejnym widoku należy wybrać datę, a w razie potrzeby również godzinę rejestracji korespondencji.

Wybraną datę należy zatwierdzić klikając na przycisk .

System wyświetli listę przesyłek do oznaczenia jako wysłane.

Wybór należy zatwierdzić klikając na przycisk .

Na wygenerowanym wydruku powinny pojawić się informacje o

Tytule koszulki

Sygnaturze sprawy

ID wysyłki


Strona 140 z 204

Funkcjonalność dostępna na uprawnienie - Wydruk potwierdzenia korespondencji osobistej (216).

Umożliwia wygenerowanie i wydrukowanie potwierdzenia odebrania korespondencji osobiście.

W koszulce rejestruje się korespondencję z opcją przesyłki „Osobiście”.

Danych pracownika, który rejestrował przesyłkę

Danych adresata

Treściach, zawartych w rubryce „Dodatkowe informacje”

Wydruk będzie prezentował się następująco:

Podczas ponownego wczytania korespondencji, wysyłki wcześniej zaznaczone jako wysłane, oznaczone

zostaną kolorem zielonym.

6.31 Korespondencja osobista wysyłana przez pracownika merytorycznego


Strona 141 z 204

Aby oznaczyć korespondencję jako wysłaną i wydrukować potwierdzenie, należy kliknąć w czerwone kółko

przy zarejestrowanej korespondencji.

Korespondencja odebrana osobiście jest możliwa do wyszukania z poziomu wyszukiwarki korespondencji

wychodzącej.


Strona 142 z 204

W przypadku, kiedy pracownik nie ma możliwości wydruku koperty/etykiety na swoim stanowisku

pracy, może przejść na stanowisko z drukarką/czytnikiem kodów i tam dokonać wydruku.

Wydruk etykiet/wkładek adresowych jest możliwe za pomocą wygenerowania kodu EZD w zakładce

„Eksport” przy rejestrowaniu korespondencji.

Do momentu wygenerowania wydruku istnieje możliwość usunięcia korespondencji, przy czym informacja

o usunięciu odkłada się w historii sprawy.

W momencie odbioru osobistego korespondencji, użytkownik drukuje potwierdzenie odbioru, które kwituje

adresat.

Druku potwierdzenia należy dokonać w dniu odbioru korespondencji, gdyż data widniejąca na piśmie jest

generowana automatycznie z systemu oraz zapisuje się w historii koszulki, jako data wysłania.

Kolorowe kropki komunikują czy dana korespondencja została wysłana.

korespondencja wysłana

korespondencja niewysłana

6.32 Drukowanie kopert/etykiet na innym stanowisku niż rejestracja wysyłki

W sekcji akta w wybranej koszulce należy przejść do Korespondencji wychodzącej i wybrać ikonę .

W widoku drukowania należy przejść do zakładki Eksport, zaznaczyć format „Kod EZD” i kliknąć przycisk


Strona 143 z 204

UWAGA!

Pole „Kod kreskowy” na stronie głównej dostępne jest po nadaniu uprawnienia „Kod kreskowy na

głównej stronie 97”.

.

Następnie należy zapisać podany kod EZD.

Aby wydrukować etykiety, należy z wygenerowanym kodem udać się do stanowiska z drukarką i wpisać kod

EZD w pole kod kreskowy na stronie głównej i nacisnąć klawisz ENTER.


Strona 144 z 204

W widoku Wyszukiwania korespondencji wychodzącej w sekcji Rejestry należy zaznaczyć korespondencję

do druku.

Następnie przy pomocy przycisku „Drukuj zaznaczone”, można wygenerować i wydrukować

etykiety/wkładki lub koperty.

6.33 Rejestrowanie wychodzących maili/faxów

System EZD umożliwia wysyłkę dokumentów korzystając z e-maila bądź faxu.

Chcąc zarejestrować mail/fax wychodzący należy dołączyć go do koszulki w formie załącznika, a następnie

kliknąć przycisk „Mail” lub „Fax”.

Formularz rejestracji maila bądź faxu wypełnia się tak, jak w przypadku korespondencji listownej.

W sekcji załączników należy zaznaczyć checkbox dokumentu, który ma zostać wysłany.

Następnie należy wybrać adresata, do którego ma zostać wysłany mail/fax. Można skorzystać

z listy seryjnej, odszukać konkretną osobę, wpisując co najmniej 5 znaków lub uzupełniając minimum 2 pola

lub dodać nowego adresata.

Każdego adresata, do którego ma zostać wysłany mail, należy edytować w celu podania adresu e-mail.


Strona 145 z 204

Dzięki liście adresatów użytkownik ma możliwość seryjnej wysyłki dokumentów do konkretnej grupy

adresatów.

Każdego adresata, do którego ma zostać wysłany fax należy edytować w celu podania numeru Fax.

Po dodaniu adresu e-mail bądź numeru fax należy zatwierdzić wprowadzone dane przyciskiem .

Aby zarejestrować mail/fax należy kliknąć przycisk .

6.34 Tworzenie list adresatów

Podczas sporządzania korespondencji seryjnej system EZD umożliwia korzystanie z list adresatów. Zalecane

jest tworzenie globalnych list tak, aby mógł z nich korzystać dowolny użytkownik. System pozwala również

tworzyć własne listy.

Aby utworzyć własną listę seryjną należy w sekcji „Rejestry” wybrać zakładkę „Listy seryjne”.


Strona 146 z 204

Aby dodać nową listę należy kliknąć przycisk .

W kolejnym widoku należy wpisać nazwę listy i zatwierdzić przyciskiem „Zapisz”.

W widoku dostępnych list należy wybrać nowoutworzoną i za pośrednictwem przycisku

dodawać nowe osoby do listy.

W pierwszej kolejności należy wprowadzić podstawowe dane adresata (opcja dostępna tylko na

uprawnienie: Adresaci – dodawanie nowego adresata 166).


Strona 147 z 204

Po kliknięciu na przycisk , w oknie pojawią się dodatkowe zakładki, między innymi

do wpisania adresu adresata. Należy wprowadzić adres osoby, do której zostanie wysłana korespondencja.

Każdą czynność należy zapisać używając przycisku .

Do listy seryjnej można również dodać adresatów z bazy globalnej. W tym celu należy wpisać minimum 5

znaków w wyszukiwarce lub uzupełnić co najmniej 2 pola.


Strona 148 z 204

UWAGA!

Aby wyszukać listę seryjną należy w sekcji „Rejestry” przejść do zakładki „Listy seryjne”. W górnej części

widoku znajduje się wyszukiwarka list.

System EZD umożliwia samodzielny import adresatów przez dowolnego użytkownika. Konieczne jest

jednak nadanie uprawnienia „Import adresatów 172”.

Kliknięcie na konkretną osobę spowoduje dodanie jej do listy adresatów.

Utworzona lista będzie dostępna dla całego oddziału, w którym pracownik ją dodał. Sporządzając wysyłkę

korespondencji seryjnej, należy postąpić tak, jak w przypadku generowania etykiety przesyłki pojedynczej.

W polu „Wyszukaj po nazwie” należy wprowadzić szukaną nazwę, a następnie kliknąć przycisk .

6.35 Import adresatów

W arkuszu kalkulacyjnym należy stworzyć listę adresatów, zawierającą dane do zaadresowania koperty

z podziałem na kolumny, np. imię, nazwisko.

System wyświetli pasujące wyniki

wyszukiwania.


Strona 149 z 204

Plik należy zapisać w formacie CSV.

W sekcji „Rejestry” należy przejść do zakładki „Listy seryjne”. Kliknięcie na przycisk „Import adresatów”

spowoduje przeniesienie do kolejnego widoku

System wymusi wybór kodowania znaków w pliku. Należy wybrać kodowanie Windows.

Następnie należy wybrać plik, który ma zostać zaimportowany i kliknąć na przycisk .


Strona 150 z 204

System EZD wspiera prowadzenie rejestrów.

W rejestrach można rejestrować sprawy/koszulki/dokumenty w zależności od typu prowadzenia, które

konfiguruje administrator systemu.

W kolejnym widoku należy dopasować pola z formatki, do pól z importowanego pliku.

Następnie należy nazwać zaimportowaną listę i kliknąć na przycisk .

Poprawny import zostanie potwierdzony komunikatem.

6.36 Prowadzenie rejestrów


Strona 151 z 204

Typy prowadzenia rejestrów:

● Sprawa – opcja rejestracji pojawia się tylko przy sprawach,

● Koszulka - opcja rejestracji pojawia się tylko przy koszulkach,

● dokument – opcja rejestracji pojawi się tylko przy dokumencie,

● ręcznie dodany wpis – opcja pozwala wprowadzać dane tylko z widoku rejestru,

● tylko odczyt.

● Typ prowadzenia: dokument

Aby zarejestrować pismo w rejestrze należy wybrać z menu podręcznego zakładkę Rejestry oraz wybrać

z rozwijalnej listy odpowiedni rejestr.

Po wybraniu odpowiedniego rejestru, należy wypełnić formularz przypisany do danego rejestru oraz zapisać

zmiany:


Strona 152 z 204

W koszulce/sprawie w zakładce Rejestry pojawia się adnotacja, iż pismo zostało dodane do rejestru:

Również w sekcji Rejestry – Inne po otworzeniu odpowiedniego rejestru będziemy mogli przejrzeć dodane

wpisy do rejestru:


Strona 153 z 204


Strona 154 z 204

Również edytować je lub usunąć (w niektórych rejestrach należy przewinąć pasek przeglądania, by pojawiły

się przyciski funkcyjne):

Typ prowadzenia: koszulka

Aby w rejestrze zarejestrować koszulkę należy w widoku koszulki wejść w zakładkę Rejestry

i wybrać za pomocą rozwijalnej listy odpowiedni rejestr:


Strona 155 z 204

Po wybraniu rejestru należy wypełnić odpowiedni dla danego rejestru formularz przypisany do danego

rejestru.

W zakładce Rejestry w koszulce również odłoży się informacja, iż koszulka została dodana do rejestru:


Strona 156 z 204

Również w sekcji Rejestry – Inne po otworzeniu odpowiedniego rejestru będziemy mogli przejrzeć dodane

wpisy do rejestru. W tym miejscu możemy również wpisy edytować bądź usuwać:

● Typ prowadzenia: sprawa

Aby zarejestrować sprawę w rejestrze, należy postępować tak jak w przypadku rejestrowania koszulki.


Strona 157 z 204

● Typ prowadzenia: ręczny

Jeśli dla danego rejestru wprowadzimy typ prowadzenia ręczny, będziemy mogli dodawać wpisy do rejestru

bezpośrednio z zakładki Rejestry – Inne, wybrać odpowiedni rejestr oraz za pomocą przycisku „Dodaj nowy

wpis”.

Wypełnić formularz rejestracji, wprowadzając odpowiednie dane:

Eksport wpisów z rejestrów do pliku

Wchodząc do rejestru poprzez zakładkę Rejestry – Inne oraz wybierając odpowiedni rejestr, należy wybrać

jedną z ikonek znajdujących się w prawym górnym rogu rejestru:


Strona 158 z 204

Petenci oraz inne instytucje mogą komunikować się z urzędem poprzez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą

(ESP), w szczególności z platformy ePUAP. System EZD automatycznie rejestruje pisma, które zostały

przesłane przez platformę (ePismo), w Rejestrze Pism Wpływających (RPW) oraz zapisuje podstawowe

metadane.

Ikony pozwalają eksportować wpisy w rejestrze do plików Word/Excel/CSV.

6.37 ePismo

Koszulka, w której znajduje się pismo elektroniczne zawiera dokumenty w formacie XML:

- dokument właściwy oparty o wzorzec z Centralnego Repozytorium Wzorów Pism i Dokumentów ePUAP

(CRW),

- załączniki do dokumentu, w przypadku ich dołączenia i rozpoznania przez system EZD.

W przypadku, gdy z treści pisma wynika, że powinno ono zawierać załączniki, jednak w koszulka ich nie

zawiera, należy skontaktować się z Administratorem, aby zweryfikować dokument.

- UPP czyli Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (forma zgodnie z art. 16 ustawy o informatyzacji

działalności podmiotów realizujących zadania publiczne), w którym znajdują się informacje odnoszące się

do:

odbiorcy dokumentu, którego dotyczy poświadczenie

nadawcy pisma, którego dotyczy poświadczenie

danych poświadczenia

danych dodatkowych, np. kto wystawił poświadczenie

danych odnoszących się do podpisu

Według rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 września 2011r. w sprawie

sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz


Strona 159 z 204

Przy wysyłce korespondencji przez ePUAP konieczne jest odpowiednie formatowanie, musi ona

spełniać konkretne wymogi, co jest automatycznie wykonywane podczas tworzenia w systemie EZD

korespondencji w formie ePisma.

Korespondencja za pośrednictwem platformy ePUAP tworzona jest w formie formularza dokumentu

elektronicznego (formularz ePisma), posiadającego własną treść, informacje o nadawcy i adresacie,

a także załączniki podpisane elektronicznie. Poprawnie stworzone ePismo jest gotowe do wysyłki do

wskazanego adresata.

udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz.U.z 2011 Nr 206, poz. 1216),

każdy dokument, który wpłynie z ePUAP do EZD musi zawierać UPP, czyli poświadczenie informujące, że

urząd przyjął dane pismo. Jeżeli w koszulce pisma wpływającego brakuje dokumentu UPP, konieczny jest

kontakt z Administratorem, w celu wyjaśnienia zaistniałej sytuacji.

6.38 Dodatkowe informacje o dokumentach

Aby otrzymać dodatkowe informacje o dokumencie m.in. o złożonych podpisach elektronicznych

i zgodności dokumentów ze wzorem CRW, należy w widoku koszulki kliknąć przycisk .

Wyświetli się wówczas okienko „Weryfikacja dokumentu”, w którym znajdą się informacje o wszelkich

złożonych podpisach. Jeśli podpis został złożony profilem zaufanym, w kolumnie „Uwagi” znajdą się

podstawowe informacje o profilu poufnym (numer PESEL oraz identyfikator na platformie ePUAP). Jeśli

dokument został wysłany z ePUAP, okno weryfikacji przedstawi również informacje o przesyłce – adres

skrytki ePUAP nadawcy („Adres skrytki odpowiedzi”), a także adresata („Adres skrytki”).

Jeżeli podpis nie został złożony, w oknie pojawi się komunikat „Dokument nie zawiera podpisu”.

6.39 eKorespondencja


Strona 160 z 204

UWAGA!

Dokumenty powinny mieć uzupełnione metadane.

Tworzenie korespondencji ePUAP (ePismo)

Aby przygotować korespondencję elektroniczną dla adresata, konieczne jest przygotowanie w systemie EZD

dokumentów, które mają zostać przekazane za pośrednictwem platformy ePUAP do adresata.

Dokumenty przygotowywane do wysyłki należy podpisać kwalifikowanym podpisem cyfrowym. Tak

podpisany dokument będzie posiadał zabezpieczenie przed zmianami, a jednocześnie oznaczony będzie

znacznikiem czasowym, informującym o czasie i dacie podpisania. Dokument, który został podpisany

cyfrowo posiada ikonę kotylionu z czerwoną szarfą.

Następnie należy utworzyć formularz korespondencji. W tym celu należy kliknąć na przycisk ePismo.

W formularzu dane nadawcy zostaną uzupełnione automatycznie, natomiast dane odbiorcy należy

wprowadzić do poszczególnych pól. Dane wymagane do wypełnienia pozostaną podświetlone na kolor

czerwony do momentu uzupełnienia.


Strona 161 z 204

W formularzu należy również zaznaczyć, czy korespondencja kierowana jest do osoby fizycznej czy do

instytucji. Jest to istotne z uwagi na mechanizmy funkcjonujące na platformie epUAP, określające sposób

dostarczenia przesyłek.


Strona 162 z 204

W przypadku kiedy tworzony formularz ePisma wysyłany będzie jednocześnie do kilku odbiorców i nie ma

możliwości wprowadzenia informacji o każdym z nich, wówczas konieczne jest zaznaczenie opcji „Jeżeli

pismo ma nie zawierać danych adresata, należy zaznaczyć pole z lewej strony”.

Następnie należy uzupełnić pole „Treść pisma”.

W przypadku, kiedy treść zawarta jest w załącznikach, w polu „Załączniki” należy zaznaczyć ich checkboxy.

Wprowadzone dane należy zatwierdzić klikając na przycisk .

W widoku koszulki pojawi się nowododany plik, będący dokumentem ePisma.

Edycja (poprawki) i sprawdzenie formularza ePisma .

Klikając na dokument ePisma w formacie xml, otworzy się do wglądu jego zawartość, którą można

sprawdzić oraz porównać ze wskazanymi załącznikami.


Strona 163 z 204

Załączniki podpisane za pomocą podpisu elektronicznego widoczne będą w postaci dwóch plików, przy

czym pierwszy z nich zawiera właściwą treść, z kolei drugi to ten sam dokument z dopisanym rozszerzeniem

.xades, będący dokumentem podpisu cyfrowego. Oba dokumenty figurują pod tą samą nazwą.

W przypadku konieczności dokonania zmian na dokumencie ePisma, należy wybrać kliknąć na zakładkę

Edycja. Wówczas wyświetli się ponownie formularz ePisma, w którym będzie można dokonać dowolnych

zmian.

Wysyłka dokumentu przez platformę ePUAP

Wysyłanie ePisma z systemu EZD przy pomocy platformy ePUAP odbywa się przy użyciu przycisku

e-Korespondencja”.


Strona 164 z 204

Najpierw należy wskazać dokument ePisma do wysyłki (w formacie .xml), zaznaczając checkbox przy nazwie

wybranego ePisma w zakładce „Załączniki”.

Dokument ePisma, który zostanie podpisany elektronicznym podpisem będzie posiadał aktywną ikonę

symbolizującą podpis.

Aby wyszukać odbiorcy należy w sekcji „Wybrani adresaci” wejść w zakładkę „Szukaj” i wyszukać adresata z

dostępnej listy adresatów.

W celu wyszukania adresata należy w wybranym polu wpisać dane, na podstawie których system wyszuka

odbiorcy.

Wpisując wyszukiwaną frazę w dostępnych polach zawęzimy ilość wyników wyszukiwania.

Aby wskazać konkretnego adresata, bądź też wielu adresatów należy zaznaczyć checkbox

w odpowiednim wierszu, a następnie kliknąć przycisk „Dodaj zaznaczonych adresatów”.


Strona 165 z 204

Wskazani odbiorcy zostaną dodani do listy „Wybranych adresatów”. Aby wysłać dokument należy wybrać

przycisk „Wyślij”.

Czynność wysłania korespondencji przez platformę ePUAP należy zatwierdzić kliknięciem przycisku „OK”

w wyświetlonym komunikacie.

Prawidłowe wysłanie korespondencji zostanie potwierdzone odpowiednim komunikatem w systemie EZD.

W zakładce „Akta” w widoku koszulki pojawi się pozycja „Korespondencja wychodząca”, w której po

rozwinięciu będzie widoczna pozycja bądź lista odbiorców e-Korespondencji.

Jeśli korespondencja została wysłana do urzędu, to w ciągu kilkunastu sekund do kilku minut w sekcji „Akta”

powinno pokazać się tzw. Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPP) –dokument w formacie .xml


Strona 166 z 204

potwierdzający złożenie pisma na skrytce adresata. Dokument ten jest automatycznie wystawiany przez

platformę ePUAP w momencie wysłania pisma na konto Podmiotu Publicznego.

W sytuacji, gdy dokument zostanie dostarczony do instytucji kropka statusu przy nazwie adresata wybarwi

się na kolor zielony.

Jeśli w koszulce nie pojawią się wyżej opisane pozycje należy odświeżyć zawartości okna poprzez kliknięcie

przycisku „Odśwież”.

W sytuacji, gdy wysyłka jest adresowana do osób prywatnych ten czas ulega wydłużeniu, gdyż osoby

fizyczne nie wystawiają takiego poświadczenia z góry. W tym przypadku ePUAP wystawia Urzędowe

Poświadczenie Odbioru (UPO) jedynie w sytuacji, gdy osoba prywatna zaloguje się na koncie ePUAP

i odbierze korespondencję.

Jeśli korespondencja za pośrednictwem ePUAP nie zostanie wysłana to w widoku koszulki pojawi się

informacją zwrotna zawierająca LOG z niewykonanej operacji.

Przeważnie taka informacja jest niezrozumiała dla użytkownika systemu. Aby uzyskać więcej informacji na

ten temat należy spisać ID koszulki i skontaktować się z koordynatorem wydziałowym lub administratorem

systemu EZD.

6.40 Zamówienie wypożyczenia dokumentu ze składu chronologicznego przez pracownika

System EZD umożliwia użytkownikom zamawianie wypożyczenia dokumentów będących na stanie składu

chronologicznego.


Strona 167 z 204

W sytuacji, gdy pracownik jest nieobecny, osoba wykonująca czynności w systemie EZD za osobę

nieobecną realizuje je pracując „w zastępstwie”.

Aby zamówić wypożyczenie dokumentów ze składu chronologicznego, należy przejść do widoku koszulki

pisma/sprawy, a następnie do sekcji . Należy kliknąć na ikonkę znajdującą się przy

dokumencie, który ma zostać zamówiony.

W okienku „Zamówienie dokumentu składu” należy wpisać uwagi do zamówionego dokumentu. Będą one

widoczne w raporcie zamówień ze składu chronologicznego.

Status dokumentu zostanie zmieniony z „Dostępny” na „Zamówiony do wypożyczenia”.

Po kliknięciu na ikonę przy dokumencie zamówionym do wypożyczenia, operacja ta zostanie anulowana.

Następnie należy udać się do kancelarii w celu odebrania zamówionego dokumentu.

6.41 Ustawianie zastępstw

Na stronie głównej systemu EZD znajduje się okno „Osoby zastępowane”.


Strona 168 z 204

Należy wybrać opcję „Ustaw zastępców”, aby system przeniósł nas do nowego widoku „Zarządzanie

zastępcami”.

UWAGA!

Zaleca się, aby każdy pracownik miał ustalonego zastępcę w systemie EZD.

Z listy rozwijalnej należy wskazać użytkownika, który będzie pracował na zastępstwie oraz okres ważności

zastępstwa. Zatwierdzić wykonywaną czynność przyciskiem „Dodaj”.

Po dodaniu zastępcy jego dane pojawią się w widoku „Obecni zastępcy”.


Strona 169 z 204

Aby sprawdzić swoich zastępców należy przejść do strony głównej systemu EZD.

Na głównej stronie systemu EZD należy wybrać nazwisko osoby zastępowanej, co spowoduje przelogowanie

na konto innego użytkownika.

W czasie zastępstwa w oknie logowania widać taką informację.


Strona 170 z 204

Po upływie określonego w zapisach instrukcji kancelaryjnej okresu od zakończenia spraw w EZD, sprawy

te powinny zostać przekazane na stan archiwum zakładowego.

7. Typowe zadania w systemie EZD PUW realizowane przez pracownika archiwum

Moduł archiwum w systemie opiera się na poniższych zasadach:

1. Przejmowanie dokumentów w formie elektronicznej ma na celu nadzorowanie nad nimi

w systemie EZD poprzez przekazanie archiwiście odpowiednich uprawnień do zarządzania

dokumentacją w postaci elektronicznej, a przede wszystkim do:

a) udostępniania dokumentów tworzących akta spraw oraz ich nietworzących;

b) sortowania i przekazania do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej, której upłynął okres

przechowywania;

c) przekazanie dokumentacji archiwalnej do archiwum państwowego;

d) uzupełnianie metadanych, jeśli istnieje taka potrzeba.

2. Po nadaniu uprawnień, które zostały opisane w ust.1, komórka organizacyjna przekazująca

dokumentacje wciąż ma dostęp do dokumentacji stworzonej w systemie EZD, jednak nie może

modyfikować danych czy metadanych ,a także udostępniać jej innym użytkownikom systemu.

Moduł archiwum umożliwia wcześniejsze przekazanie akt spraw zakończonych w formie elektronicznej do

archiwum zakładowego w sytuacji, gdy dokonano zmian organizacyjnych w jednostce, co wynika z zapisu

§ 64 ust. 4 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z

18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w

sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych: „Pozostała dokumentacja jest przekazywana

niezwłocznie do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach, o których mowa w instrukcji archiwalnej.

7.1 Przekazywanie spraw prowadzonych w systemie EZD do Archiwum Zakładowego

W celu przekazanie sprawy do Archiwum Zakładowego przez pracownika obowiązkowe jest nadanie mu

uprawnienia: Archiwum – przekazywanie zawsze dostępne na Spisie Spraw (142), co spowoduje

wyświetlenie checkboxów w widoku Spis spraw, należy również uruchomić skrypt w bazie danych.


Strona 171 z 204

UWAGA!

Pola typu checkbox bedą widoczne jedynie przy zakończonych sprawach, którym upłynął 2- letni okres

przechowywania na stanowiskach prowadzących sprawę i które tym samym powinny zostać

skierowane do Archiwum Zakładowego.

W celu przekazanie sprawy do Archiwum Zakładowego należy wejść w moduł Spis Spraw, dokonać wyboru

odpowiedniej teczki z JRWA, zaznaczyć pole chceckbox, a następnie zatwierdzić klikając „Przekaż

Archiwum”.


Strona 172 z 204


Strona 173 z 204

Sprawy, przy których użytkownik zaznaczył checboxy, a nastepnie kliknął „Przekaż Archwium” tworza tzw.

partie spraw. Partię może tworzyć nawet jedna sprawa.

Po przekazaniu dokumentacji do archiwum przy numerach spraw wyświetli się czarna pionowa kreska,

która syganlizuje, dokumentacja, których spraw została przeniesiona do archiwum zakładowego.


Strona 174 z 204

Moduł Archiwum dostępny jest tylko na uprawnienie: Archiwum – weryfikacja przekazanych partii (141),

po jego nadaniu w panelu po lewej stronie pojawi się nowy moduł „Archiwum”.

7.2 Weryfikacja i przyjmowanie spraw przez Archiwum Zakładowego


Strona 175 z 204

W w folderze „Przekazane sprawy” gromadzą się partie spraw zatwierdzone przez użytkoników do

przekaznia do Archwium

Partię sprawstanowi koszulka, która zawiera:

informację o tym, z ilu spraw (w nawiasie) składa się partia „Przekazanie spraw (5)”,

dane pracownika, który przekazał dokumentację do archiwum,

symbol z JRWA, który znajduje się w znakach spraw przekazanych w danej partii,

kat. arch. spraw przekazanych w danej partii.

Po przejściu do przekazanej dokumentacji pracownik archiwum otrzymuje następujący widok:


Strona 176 z 204

W koszulkach z partiami spraw, które zostały przekazane do archiwum zakładowego znajdują się znaki

spraw przekazanych w danej partii, a także linki pozwalające na przekierowanie akt odpowiedniej sprawy w

celu jej sprawdzenia przez pracownika archiwum.

Po przejściu w widok koszulki z partią dokumentów pracownik archiwum posiada dwie możliwości:

1. Zwrócić niepotwierdzone sprawy do poprawy

2. Zaakceptować niepotwierdzoną sprawę

Zanim jednak podejmie decyzję, czy zaakceptować i przyjąć całą partię dokumentacji do Archiwum

Zakładowego, czy zwrócić do pracownika sprawę w celu naniesienia poprawek, pracownik archiwum może

poprzez kliknięcie w tytuł sprawy wejść do koszulki z aktami tej sprawy.

W przypadku stwierdzenia przez archiwistę, iż w aktach sprawy występują braki, archiwista powinien

odznaczyć, w których sprawach z danej partii takie braki stwierdził. Wystarczy w tym celu kliknąć

w pomarańczową kropkę widoczną przy znaku sprawy. Wówczas kropka ta uzyska kolor czarny

, co będzie oznaczało, iż w danej sprawie archiwista stwierdził braki.


Strona 177 z 204

Wybranie pierwszej możliwośći spowoduje, iż cała partia przekazanej dokumentacji zostanie cofnięta do

pracownika w celu jej uzupełnienia (np. brak metadanych, błędne nazewnictwo itp.).

Druga opcja umożliwia zaakceptownie i przyjęcie całej partii do Archiwum Zakładowego.

Kropki przy znakach spraw wybarwiają się z koloru pomarańczowego na zielony i koszulka

z dokumentacją trafia do folderu „Sprawdzone sprawy” w module Archiwum.

System umożliwia poprzez ustawienia administracyjne decyzję, czy archiwista będzie zwracał do poprawy

całą partię, nawet gdy poprawy wymagają tylko niektóre z przekazanych w danej partii sprawy. Czy też

podzieli daną partię na sprawy przyjęte do archiwum i zwrócone do poprawy prowadzącemu sprawę .

W sytuacji, gdy mamy włączoną na ON opcję „Archiwum - tylko odrzucanie/przyjmowanie partii”, to cała

przekazana partia spraw trafia wówczas do pracownika.

Jeżeli to ustawienie jest wyłączone (OFF)

wówczas z poziomu każdej sprawy widoczne są dwa przyciski:

1. Potwierdź przyjęcie na stan Archiwum ,

2. Zwróć sprawę do referenta,

Co oznacza, iż pracownik archiwum może podzielić przekazaną partię spraw na sprawy przyjęte do

archiwum i zwrócone do poprawy.


Strona 178 z 204

Archiwista zwracając sprawy do poprawy prowadzącemu sprawę, ma możliwość wskazania jakie błędy

znalazły się w dokumentacji do zarchiwowania. Po wybraniu opcji system

wyświetli okno, w którym należy oznaczyć uwagi lub je opisać.

Każdy urząd może zdefiniować swoje „podpowiedzi” w tabeli SlownikiAplikacji dla IdSlownika=15.

7.3 Ponowne przekazanie spraw na stan archiwum zakładowego

Po cofnięciu przez pracownika archiwum dokumentacji do poprawy, dokument ten jest odsyłany na konto

pracownika do folderu „Nowe”.


Strona 179 z 204

Pracownik prowadzący sprawe widzi czarną kropkę i oznaczone przez archiwistę przy sprawach, które

wymagają naniesienia poprawek oraz wskazane przez archiwistę w polu uwagi błędy.

Po naniesieniu poprawek pracownik powinien kliknąć przycisk , a cała partia

trafi ponownie na stan archiwum do zakładki „Przekazane sprawy”. Przy czym kropka czarna automatycznie

wybarwia się na kolor czerwony w przypadku wykonania przez prowadzącego sprawę, co najmniej jednej z

następujących operacji w koszulce ze sprawą zwróconą do poprawy:

zmiana tytułu sprawy

zmodyfikowanie metadanych

zmiana nazwy dokumentu w aktach sprawy

W przypadku, gdy mamy wyłączoną opcję „Archiwum – tylko odrzucenie/ przyjmowanie partii”,

użytkownik będzie otrzymywał pojedyncze sprawy zwracane przez archiwistę. Po dokonaniu weryfikacji

oraz poprawek powtórne przekazanie tejże sprawy może nastąpić z poziomu spisu spraw. Jeżeli po edycji

dokumentu checkbox nie jest widoczny należy kliknąć „Odśwież spis spraw”.

7.4 Zarządzanie sprawami zarchiwizowanymi

Po przyjęciu spraw do Archiwum Zakładowego, czyli akceptacji przez archiwistę przyjęcia spraw, partie

spraw znajdują się w folderze „Sprawdzone sprawy”.

Pracownik archiwum nie posiada uprawnień do dokonywania zmian w zarchiwizowanych sprawach poza

możliwością wykonania trzech operacji:


Strona 180 z 204

Aby powiązać koszulkę z dokumentem do zarchiwizowanej sprawy należy posiadać uprawnienie

„Powiązywanie koszulek do spraw zarchiwizowanych 219”.

System EZD umożliwia wygenerowanie raportu, który może być wykorzystany do sprawdzania, czy

wszystkie sprawy podlegające archiwizacji przekazane na stan Archwium Zakładowego.

- zmiany tytułu sprawy

- zmiany nazw poszczególnych dokumentów (poprzez ikonkę metadanych i edycje pola Tytuł)

- modyfikacji metadanych.

Wykonanie którejkolwiek z wyżej opisanej operacji powoduje odpowiedni zapis w historii sprawy.

Pracownik prowadzący sprawę zachowuje dostęp do widoku zarchiwizowanych spraw poprzez spis spraw,

przy czym nie może dokonać na nich żadnych operacji.

7.5 Raport stanu archiwum

7.6 Archwizacja spraw pracownika

Poniżej znajduje się kod procedury, którą należy uruchomić w przypadku archiwizacji spraw konkretnego

pracownika. Jako parametr należy podać id Pracownika dostępne: struktura -> edycja użytkownika ->

zakładka …. -> pole …, którego sprawy mają otrzymać status oczekiwania do archiwizacji (tzw. checkbox).

Procedura dostępna jest z poziomu bazy danych.

SET ANSI_NULLS ON

GO


Strona 181 z 204

SET QUOTED_IDENTIFIER ON

GO

ALTER PROCEDURE [dbo].[Jednostki_UstawDoArchiwum_Pracownikow]

@IdPracownika int

AS

BEGIN

SET NOCOUNT ON;

update ss

set ArchiwumStatus = 1

From SpisSpraw ss

INNER JOIN Pisma p on p.ID = ss.Pismo

WHERE

p.IdPracownikaKonczacego = @IdPracownika

AND p.zakonczone_data IS NOT NULL

AND ss.TypProwadzenia = 0

update p

set ArchiwumStatus = 1

From SpisSpraw ss

INNER JOIN Pisma p on p.ID = ss.Pismo

--INNER JOIN Dziennik d on d.Pismo = p.ID and d.Rodzaj in (120,121,127)

WHERE

p.IdPracownikaKonczacego = @IdPracownika

AND p.zakonczone_data IS NOT NULL

AND ss.TypProwadzenia = 0

END

7.7 Archwizacja spraw pracownika

Uprawnienia archiwisty: Archiwum – weryfikacja przekazywanych partii (141)

Uprawnienia pracowników merytorocznych: Archiwum przekazywanie zawsze dostępne na Spisie Spraw

(142)

Ustawienia administracyjne:

System EZD umożliwia włączenie funkcji przyjmowanie/odrzucanie całych partii, bez grupowania na

konkretne sprawy.


Strona 182 z 204

8 Zasady bezpieczeństwa związane z pracą w systemie EZD PUW

Za bezpieczeństwo systemu EZD PUW w organizacji odpowiedzialny jest urząd użytkujący oprogramowanie.

Użytkownik nie może przekazywać swoich haseł dostępu do systemu EZD PUW oraz PINu do podpisu

elektronicznego.

System EZD PUW odzwierciedla wszystkie czynności wykonywane przez użytkowników, również

administratorów, także bezpośrednio w systemie baz danych.

9 Wsparcie dla użytkowników – procedura przekazywania zgłoszeń do HelpDesk PUW

Zgłoszenia problemów i zagadnień rozwojowych są dokonywane przez Partnerów PUW poprzez

dedykowany Portal ezd.gov.pl – dostęp do systemu zgłoszeń posiadają tylko i wyłącznie członkowie

zespołów ds. wdrożenia EZD PUW oraz wytypowani i zgłoszeni PUW administratorzy poszczególnych

urzędów. Poniżej przedstawiony jest schemat procedury przekazywania i obsługi zgłoszeń przez HelpDesk

PUW, począwszy od końcowego użytkownika systemu EZD PUW (pracownika danego urzędu), przez zespół

ds. wdrożenia, na HelpDesk PUW kończąc.

10 „Porady dnia” dla użytkowników systemu EZD PUW

Ustawianie zastępstw

Ustaw swoich zastępców w systemie EZD!

Ustaw swoich zastępców w systemie EZD, aby podczas Twoich nawet krótkich nieobecności, Twój zastępca

mógł mieć dostęp do Twojego konta i realizować sprawy w Twoim imieniu.

Pamiętaj! Czynności wykonywane na zastępstwie będą odnotowane w historii sprawy!


Strona 183 z 204

Przypomnienia

Ustaw przypomnienia dla swoich pilnych spraw realizowanych w systemie EZD.

System EZD poinformuje Cię na stronie głównej o zbliżającym się terminie realizacji. System wyświetla

nawet do 6 przypomnień.

Przypomnienia możesz ustawić w każdej koszulce, należy jedynie wskazać w kalendarzu datę

obowiązującego przypomnienia.

Szablony obiegu

Zaprojektuj ścieżkę obiegu pisma i twórz szablony obiegu.

Zautomatyzuj ścieżkę obiegu sprawy i zdefiniuj własne szablony obiegu. Określ, jakim osobom po kolei

będzie przekazywana sprawa, np. przy wielostopniowej akceptacji pisma. Wejdź w funkcję

dowolnej koszulki i stwórz szablony obiegu, z tego poziomu możesz również modyfikować szablony lub

usuwać nieaktualne.

Indywidualne grupy dystrybucyjne

Twórz grupy dystrybucyjne, by szybko udostępniać pliki konkretnej grupie osób.

Jeśli często udostępniasz dokumenty konkretnej grupie osób w instytucji, nie musisz wybierać każdej z nich

z osobna z drzewka struktury. Wejdź w funkcję , wybierz pracowników ze struktury i zapisz

jako grupę dystrybucyjną.


Strona 184 z 204

Przy kolejnych operacjach będziesz mógł jednym kliknięciem wybrać całą grupę.

Powiadomienia

Korzystaj z powiadomień w systemie EZD.

System EZD posiada rozwiniętą opcję powiadomień na temat operacji przeprowadzanych w koszulce. Aby

ułatwić swoją pracę, możesz być informowany, jakie czynności były na danej koszulce czy sprawie

wykonywane.

Skorzystaj z powiadomień globalnych – obowiązujących dla wszystkich koszulek bądź powiadomień

indywidualnych – dla konkretnej koszulki. Jeśli nie masz odpowiednich uprawnień do tej funkcji, skontaktuj

się ze swoim administratorem.


Strona 185 z 204

Powiadomienia globalne możesz skonfigurować, korzystając z ustawień profilu .

Powiadomienia indywidualne znajdziesz w zakładce Powiadomienia w każdej koszulce.

Etykiety

Twórz własne foldery osobiste w systemie EZD.

Aby mieć szybki dostęp do konkretnych spraw bądź koszulek, stwórz własne foldery. Foldery osobiste będą

wyświetlane pod folderami systemowymi, takimi jak: Nowe, W realizacji, Udostępnione, itp.

Etykiety tworzymy w ustawieniach profilu użytkownika .


Strona 186 z 204

Zapytaj swojego administratora o uprawnienia do tworzenia i dodawania dokumentów do osobistych

folderów.

Listy seryjne

Twórz listy seryjne adresatów i zarządzaj nimi.

W sekcji Rejestry – Listy seryjne możesz sporządzić własne listy adresatów, do których wysyłasz

korespondencję tradycyjną. Możesz korzystać z opcji dodawania adresatów z bazy, dodawać nowych lub

importować adresatów. Twoje listy seryjne mogą być dostępne dla Twojego oddziału lub całej instytucji.

Zapytaj swojego administratora o odpowiednie uprawnienia do tworzenia list seryjnych.

Wiadomości

Wysyłaj i odbieraj wiadomości wewnętrzne w EZD.

Wiadomości możesz odbierać poprzez niebieskie powiadomienia w prawym górnym rogu strony .

Zakładkę zarządzania wiadomościami, gdzie będziesz mógł nadawać wiadomości znajdziesz w sekcji

Rejestry po nadaniu odpowiednich uprawnień. Możesz wysłać wiadomość do wszystkich pracowników lub

tylko do wybranych osób.


Strona 187 z 204

Przydatne linki

Korzystaj ze skrótów na stronie głównej systemu EZD, czyli przydatnych linków.

Przydatne linki znajdziesz na stronie głównej EZD i pomogą Ci w szybki sposób stworzyć na przykład nową

koszulkę. Nie musisz udawać się do folderu W realizacji lub Nowe, wystarczy, że klikniesz na przydatny link

na stronie głównej – Nowa koszulka, który od razu przeniesie Cię do okna tworzenia koszulki.

Kod kreskowy na stronie głównej

Skorzystaj z szybkiego wyszukiwania korespondencji lub wpływu poprzez kod kreskowy.

Znajdź szybko wpływ lub zarejestrowaną korespondencję wychodzącą – poproś o nadanie uprawnienia do

funkcji Kodu kreskowego na stronie głównej EZD. W pole kod kreskowy możesz wczytać dowolny kod


Strona 188 z 204

kreskowy i dzięki temu od razu mieć dostęp do koszulki z daną przesyłką wpływającą bądź korespondencji

wychodzącej, by wydrukować etykiety/koperty.

Korespondencja osobista

Generuj potwierdzenie odbioru korespondencji osobistej.

Jeśli generujesz w systemie EZD korespondencję odbieraną osobiście, możesz skorzystać z funkcji i z

poziomu sprawy samodzielnie oznaczyć taką korespondencję jako wysłaną oraz wydrukować potwierdzenie

odbioru przesyłki.

Potwierdzenie odbioru wydrukujesz, klikając na czerwoną kuleczkę znajdującą się przy wygenerowanej

korespondencji osobistej.

Uwaga! Funkcja wydruku potwierdzenia dostępna jest na uprawnienie 216.

Porównywanie dokumentów

Porównuj dokumenty znajdujące się w systemie EZD.

Możesz porównać 2 wersje tego samego dokumentu lub 2 różne dokumenty. Wybierz ikonę historii

dokumentu, dodaj za pomocą ikony porównywania 2 wersje dokumentu lub wybierz z menu

podręcznego 2 dokumentów opcję Porównaj.


Strona 189 z 204

Porównywanie dokumentów jest możliwe dzięki funkcji programu Microsoft Word:

Rejestrowanie maili

Rejestruj korespondencję mailową w systemie EZD.

Aby zarejestrować wychodzącą pocztę elektroniczną w systemie EZD, wystarczy wejść z poziomu koszulki w

opcję , wybrać dokument, który został wysłany oraz wyszukać bądź dodać adresata przesyłki.

Poprzez edycję danego adresata możesz dodać dodatkowe informacje, w tym adres e-mail.

Pamiętaj, że dodawanie nowych adresatów jest dostępne wyłącznie na uprawnienie.


Strona 190 z 204

W koszulce pojawi się również informacja o zarejestrowanej korespondencji mailowej:

Doudostępnianie

Korzystaj z funkcji doudostępniania dodatkowych dokumentów.

Jeśli potrzebujesz udostępnić dodatkowy dokument dla wszystkich osób, którym już wcześniej

udostępniałeś dokumenty z danej koszulki, nie musisz wykonywać kolejnego udostępnienia i wybierać osób

z drzewa struktury. Wystarczy, że otworzysz menu podręczne doudostępnianego dokumentu oraz

wybierzesz opcję Udostępnij oraz wskażesz rodzaj udostępnienia – Do odczytu/Do edycji. W tym momencie

wszystkim osobom w koszulce pojawi się dodatkowy plik.

Zwrotne potwierdzenie odbioru

Generuj zwrotki bezpośrednio z systemu EZD.

System EZD oprócz etykiet/kopert umożliwia również generowanie zwrotek podczas wysyłki listów ze

zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Wystarczy, że w oknie generowania wydruków przejdziesz do zakładki

Zwrotki i wybierzesz odpowiedni wydruk.


Strona 191 z 204

Zwrotka wytworzona w systemie EZD automatycznie zaciągnie dane Twojej korespondencji oraz dzięki

umieszczonemu na niej kodzie kreskowemu po przyjęciu jej na stan kancelarii, zostanie ona dołączona do

Twoich akt sprawy.

Generowanie wydruku metryki sprawy

Generuj wydruk metryki sprawy lub eksportuj do plików.

Metryka sprawy prowadzonej elektronicznie w systemie EZD tworzy się automatycznie, znajdują się w niej

czynności wykonywane w prowadzonej sprawie. Aby móc wygenerować wydruk metryki sprawy, należy

wejść w zakładkę Metryka sprawy oraz wybrać

.

W widoku wydruku metrykę możemy nie tylko wydrukować, lecz także eksportować do kilku wybranych

formatów, m.in. PDF lub Excel.


Strona 192 z 204

Cofnięcie koszulki udostępnionej

Cofnij błędnie udostępnioną koszulkę.

Błędnie wybrałeś osobę do udostępnienia dokumentów? Możesz tę czynność cofnąć na każdym etapie

udostępnienia. Wystarczy, że naciśniesz na kuleczkę oznaczającą status udostępnienia, widniejącą przy

nazwisku osoby, której chcesz cofnąć udostępnienie pliku.

Cofnięcie udostępnienia spowoduje, że nastąpi usunięcie wszystkich informacji o piśmie u odbiorcy.

W Twojej koszulce pozostanie jednak ślad po błędnym udostępnieniu:

Użytkownik, do którego wykonałeś udostępnienie, otrzyma automatyczne powiadomienie o cofnięciu

udostepnienia:

Zwracanie błędnie przekazanej koszulki


Strona 193 z 204

Cofnij błędnie przekazaną koszulkę.

Przekazałeś koszulkę niewłaściwemu pracownikowi ze struktury urzędu? Jeśli nie zdążył on odebrać pisma z

folderu Nowe, możesz zwrócić koszulkę na własne konto przechodząc do folderu Przekazane, a następnie

do widoku koszulki i wybierając opcję . Koszulkę możesz odebrać z folderu Nowe, a następnie

przekazać właściwej osobie.

Termin realizacji przekazanej koszulki/udostępnionego dokumentu

Ustal termin realizacji udostępnionej lub przekazanej koszulki.

Jeśli termin realizacji danej sprawy jest krótki i potrzebujesz szybkiej reakcji ze strony swoich

współpracowników, możesz podczas przekazywania bądź udostępniania zaznaczyć termin, w którym

oczekujesz odpowiedzi. Aby podkreślić priorytetowość, możesz skorzystać również z opcji Pilne, by adresat

pisma od razu z widoku folderu Nowe zauważył wyróżnioną przez Ciebie koszulkę.

Zamówienie dokumentu ze składu chronologicznego

Zamawiaj oryginały dokumentów ze składu chronologicznego ze swojego konta w EZD.

Jeśli prowadzisz sprawę elektroniczną w systemie EZD oraz potrzebujesz wglądu do oryginału pisma

znajdującego się w składzie chronologicznym, nie musisz udawać się za każdym razem do kancelarii, by

zamówić dokument do wypożyczenia. Wystarczy, że przy tytule dokumentu w sekcji Skład chronologiczny

koszulki zaznaczysz takie zapotrzebowanie za pomocą ikony wypożyczania oraz uzupełnisz uwagi do

zamówienia.

Po wykonaniu zamówienia zmieni się również status dokumentu:

Do kancelarii będziesz mógł udać się, gdy zostanie dla Ciebie przygotowany oryginał pisma.

Kopia/Wewnętrzna

Kopiuj koszulki na potrzeby innych pracowników, korzystając z funkcjonalności Kopia/Wewnętrzna.

Jeśli w oparciu o dokument/y z jednej koszulki konieczne jest założenie kilku spraw w różnych komórkach

organizacyjnych, skorzystaj z funkcji Kopia/Wewnętrzna.


Strona 194 z 204

Wybierz pracowników, do których mają trafić kopie, wskaż pliki podlegające kopiowaniu oraz wpisz

uzasadnienie wykonania kopii w polu uwag.

Skopiowane koszulki pojawią się w folderze Nowe u wybranych pracowników.

Kopia hurtowa

Kopiuj koszulki na własne potrzeby, korzystając z funkcjonalności Kopia hurtowa.

Jeśli w oparciu o dokument/y z jednej koszulki musisz założyć kilka odrębnych spraw, skorzystaj z funkcji

Kopia hurtowa.

Wpisz liczbę kopii, które chcesz stworzyć i zapisz.


Strona 195 z 204

Skopiowane koszulki pojawią się na Twoim koncie, w folderze Nowe. Dostęp do nich jest możliwy z poziomu

koszulki głównej: w zakładce Kopie, w Aktach sprawy.

Funkcjonalność ta jest dostępna dla osób mających nadane uprawnienie 156 Kopia hurtowa.

Pobranie hurtowe dokumentów z koszulek

Korzystaj z możliwości hurtowego pobierania dokumentów z koszulek.

Możesz skorzystać z funkcji hurtowego pobrania dokumentów z koszulek. Będąc w folderze W realizacji,

przytrzymując klawisz Control na klawiaturze, wybierz koszulki, z których chcesz pobrać dokumenty. W

oknie z wybranymi koszulkami, wybierz opcję Pobierz.

W folderze Nowe pojawi Ci się nowa koszulka, w której będzie znajdował się plik ZIP zawierający wszystkie

dokumenty z wybranych wcześniej koszulek.

Funkcjonalność ta jest dostępna dla osób mających nadane uprawnienie 157 Pobranie hurtowe

dokumentów koszulek.

Alternatywny sposób dodawania załączników

Skorzystaj z alternatywnego sposobu dodawania załączników.

Skorzystaj z alternatywnego sposobu dodawania załączników. Poproś swego administratora, by nadał Ci

odpowiednie uprawnienie (numer 94 Przeciąganie plików - Silverlight 5.0), dzięki któremu będziesz mógł


Strona 196 z 204

dodawać załączniki poprzez ich przeciągnięcie do pola wtyczki w aktach sprawy, co umożliwi Ci dodanie

kilku załączników jednocześnie i znacznie ułatwi Ci pracę.

Zgłoś problem

Jeśli w Twoim systemie EZD pojawił się problem, zgłoś go do swego zespołu wsparcia.

W przypadku wystąpienia problemów w Twoim systemie EZD zgłoś je do swego zespołu wsparcia.

Użyj do tego opcji Zgłoś problem (ikona znaku zapytania w prawym górnym rogu przeglądarki):

W zgłoszeniu podaj jak najwięcej informacji o danym problemie, co znacznie ułatwi sprawne jego

rozwiązanie.

Hurtowe przekazywanie koszulek

Korzystaj z możliwości hurtowego przekazywania koszulek.

Przyspiesz swoją pracę korzystając z możliwości hurtowego przekazywania koszulek. Będąc w folderze W

realizacji, przytrzymując klawisz Control na klawiaturze, wybierz koszulki, które chcesz przekazać. W oknie z

wybranymi koszulkami, wybierz opcję Przekaż.

Następnie wskaż osobę, do której koszulki mają zostać przekazane, wybierz i potwierdź przekazanie.

Koszulki pojawią się w folderze Nowe u pracownika, który został wskazany.

Przekazywanie wraz z udostępnianiem

Masz możliwość udostępniania dokumentów podczas operacji przekazywania koszulki.


Strona 197 z 204

Podczas przekazywania koszulki możesz jednocześnie udostępniać innym pracownikom dokumenty się w

niej znajdujące. By to zrobić, po wybraniu osoby, do której koszulka będzie przekazana, przytrzymując

klawisz Control, wybierz ze struktury organizacyjnej urzędu osoby, którym chcesz udostępnić dokumenty z

tej koszulki (na liście wybranych pracowników osoby te będą miały zaznaczony checkbox).

Następnie wybierz pliki podlegające udostępnieniu (w trybie do odczytu lub do edycji), wpisz ewentualne

uwagi, kliknij Przekaż i potwierdź operację.

Szablony pism

Wykorzystuj dostępne szablony do tworzenia nowych pism.


Strona 198 z 204

Nowe projekty pism twórz na podstawie domyślnego szablonu pisma. Dodatkowo po rozwinięciu listy

szablonów nowe pismo możesz utworzyć na podstawie zdefiniowanych szablonów (konfiguracją

przydatnych szablonów zajmie się Twój administrator).

Wyszukiwanie

Wyszukuj sprawy, koszulki, wpływy i dokumenty zarejestrowane w systemie EZD.

Skorzystaj z modułu Wyszukiwanie, żeby znaleźć sprawy, koszulki, wpływy czy dokumenty zarejestrowane w

systemie EZD. Wypełnij co najmniej dwa atrybuty stanowiące kryteria wyszukiwania i kliknij Szukaj.

Spis spraw

Przeglądaj sprawy zarejestrowane w systemie EZD.


Strona 199 z 204

Skorzystaj z modułu Spis spraw, żeby przeglądać sprawy zarejestrowane w systemie EZD. Sprawy są

pogrupowane zgodnie z symbolami i hasłami klasyfikacyjnymi z jednolitego rzeczowego wykazu akt.

Użytkownik ma dostęp do spraw wynikający z nadanych mu uprawnień.

Ochrona dokumentu

Nałóż ochronę na dokument zawierający dane wrażliwe.

Możesz ograniczyć dostęp do koszulki z dokumentami zawierającymi dane wrażliwe. Z menu podręcznego

dokumentu wybierz zakładkę Ochrona danych:

Po potwierdzeniu czynności dokument zostanie oznaczony jako wrażliwy. Dostęp do koszulki zostanie

ograniczony tylko dla osób, które od momentu nałożenia ochrony będą występowały w obiegu dokumentu.

Historia pliku

Zobacz historię dokumentu i jego wcześniejsze wersje.


Strona 200 z 204

Jeśli dokument z akt sprawy ulegał modyfikacjom, możesz uzyskać dostęp do jego wcześniejszych wersji. Z

menu podręcznego dokumentu wybierz zakładkę Historia. Możesz także użyć ikony znajdującej się z prawej

strony danego dokumentu.

Zobaczysz okno z wszystkimi wersjami danego dokumentu, uporządkowanymi w kolejności od najnowszej

do najstarszej.


Strona 201 z 204

11 Słownik pojęć

AddIn - aplikacja desktopowa wymagana do bezpośredniego edytowania dokumentów w EZD oraz

wydruku kodów EPL (RPW oraz składu).

Akceptacja - wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną, dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę

treści pisma.

Akta sprawy - dokumentacja, w szczególności tekstowa, fotograficzna, rysunkowa, dźwiękowa, filmowa,

multimedialna, zawierająca informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlająca

przebieg jej załatwiania i rozstrzygania.

Dekretacja - przekazanie pisma wraz z dołączoną do niego adnotacją, zobowiązującą do podjęcia

określonych czynności w danej komórce organizacyjnej lub przez danego pracownika; może dodatkowo

zawierać dyspozycje, co do terminu i sposobu załatwienia sprawy.

Dekretacja zastępcza - adnotacja umieszczana na piśmie w postaci nieelektronicznej lub do niego

dołączana, odzwierciedlająca treść dekretacji elektronicznej dołączonej do pisma zarejestrowanego w

systemie EZD i potwierdzona podpisem odręcznym osoby przenoszącej treść dekretacji na pismo.

ePismo – pismo przesyłane przez platformę ePUAP za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej.

ePUAP – (elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) – ogólnopolska platforma

teleinformatyczna służąca do komunikacji obywateli z jednostkami administracji publicznej w ujednolicony,

standardowy sposób.

Identyfikator dokumentu - nadawany automatycznie, unikatowy w całym systemie EZD numer dla

każdego dokumentu, zwany dalej numerem ID, znajdujący się w metadanych dokumentu.

Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) - jednolita, niezależna od struktury organizacyjnej urzędu,

klasyfikacja dokumentacji powstającej w toku jego działalności, zawierająca także kwalifikację archiwalną.

Kategoria archiwalna – kategorie (grupy) dokumentacji twórcy zespołu wyróżnione w zależności od

przyporządkowanej im wartości historycznej lub praktycznej, oznaczane symbolami literowymi: A, B, BE, BC.

Kofax – oprogramowanie służące do skanowania oraz wysyłania zeskanowanej dokumentacji w wersji

elektronicznej do systemu EZD.

Listy seryjne – listy służące do szybkiego tworzenia, różniących się tylko niektórymi elementami, szeregu

identycznych dokumentów (seria), przy wykorzystania bazy adresowej, np. do drukowania kopert i etykiet.

Korespondencja wpływająca/Wpływy - wpływające do urzędu dokumenty zewnętrzne.

Koszulka - widok w systemie EZD, który umożliwia grupowanie w systemie dokumentów, rejestrowanie i

prowadzenie sprawy. Wszystkie operacje na dokumentach (aktualizacja, usuwanie, przekazywanie,

udostępnianie) odbywają się zawsze z widoku koszulki.

Meta adresat – osoba lub instytucja, do której kierowana jest przesyłka, oraz której przypisany został

zbiór metadanych.


Strona 202 z 204

Metadane - dane przy pomocy, których są opisywane dokumenty elektroniczne. Są to zestawy

usystematyzowanych informacji logicznie powiązanych z pismem, sprawą lub innym dokumentem

elektronicznym. Mają za zadanie ułatwienie: wyszukiwania, kontroli, zrozumienia treści, długotrwałego

przechowywania oraz zarządzania.

Metryka - zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną

dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie

Monit załącznika – wyróżnienie pliku przeznaczonego do podpisu spośród innych dokumentów oraz

jego akceptacji.

Naturalny dokument elektroniczny - dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem

zapisanym w postaci elektronicznej, możliwy do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich

urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej.

Numer RPW - generowany z systemu EZD unikatowy identyfikator, tj. kolejny numer z Rejestru Przesyłek

Wpływających.

Odwzorowanie cyfrowe - dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści

zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez

konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru.

Pieczęć wpływu - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany przez punkt kancelaryjny na przesyłkach

wpływających na nośniku papierowym, zawierający nazwę instytucji, nazwę komórki organizacyjnej w

której znajduje się dany punkt kancelaryjny, datę wpływu, a także miejsce na umieszczanie informacji o

liczbie załączników.

Pismo - dokument zawierający wyrażoną tekstem informację stanowiącą całość znaczeniową niezależnie

od sposobu jej utrwalenia.

Pismo przetwarzane w trybie wsadowym - dokument znajdujący się w koszulce, który oczekuje na

odwzorowanie cyfrowe.

Podpis kwalifikowany - bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany kwalifikowanym certyfikatem,

czyli podpis elektroniczny spełniający warunki określone w ustawie o podpisie elektronicznym. Dane w

postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy

ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom

opatrzonym podpisami własnoręcznymi.

Prowadzący sprawę - osoba realizująca merytorycznie daną sprawę, realizująca w tym zakresie

przewidziane czynności, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowanie projektów pism w sprawie,

dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy.

Przesyłka (wpływająca lub wychodząca) - dokumentacja otrzymana lub wysłana przez podmiot, w każdy

możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki

podawczej.


Strona 203 z 204

Punkt kancelaryjny - komórka organizacyjna, w tym sekretariat, Kancelaria Główna lub stanowisko

pracy, których pracownicy są uprawnieni w szczególności do przyjmowania lub wysyłania przesyłek.

Raport – zestawienie danych z różnych okresów, typów danych, wydziałów w zależności od wymogów

oraz typu raportu i jego przeznaczenia. Raporty przeliczane na bieżąco lub o określonej godzinie oraz za

odpowiedni rok lub lata nazwane są statystycznymi.

Rejestr - narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism określonego typu lub

rodzaju. Rejestr w systemie tradycyjnym może być prowadzony w postaci elektronicznej lub papierowej, a

w systemie EZD jako odrębny dokument elektroniczny lub automatycznie generowany raport.

Rejestr Pism Wewnętrznych - raport generowany w systemie EZD lub odrębny dokument

elektroniczny w tym systemie służący do ewidencjonowania pism przekazywanych pomiędzy komórkami

organizacyjnymi i rejestrowania pism powstających na użytek wewnętrzny podmiotu.

Rejestr Przesyłek Wpływających (RPW) - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności

chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez daną jednostkę, prowadzony w systemie EZD jako jeden

rejestr dla całej jednostki.

Rejestr Przesyłek Wychodzących - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej

przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez podmiot, w systemie EZD jest prowadzony jeden rejestr dla

całego podmiotu.

Scan Plus – nieodpłatny program napisany przez programistów Podlaskiego Urzędu

Wojewódzkiego służący do skanowania dokumentów oraz eksportowania plików do

systemu EZD.

Skład chronologiczny - to usystematyzowany zbiór dokumentów w postaci nieelektronicznej,

uporządkowanych zgodnie z kolejnością wprowadzenia do systemu EZD, stworzony w podmiocie, w którym

wdrożony został system EZD. Dokumentacja w postaci papierowej wraz z kopertą, prowadzona w oparciu o

system EZD, powinna zostać przekazana na stan składu chronologicznego. Pracownik zajmujący się obsługą

składu chronologicznego powinien przyjmować pełną dokumentację.

W zależności od instrukcji kancelaryjnej danej instytucji, można skonfigurować wiele zbiorów składów

chronologicznych, na przykład:

8. Skład chronologiczny przesyłek, które zostały w pełni odwzorowane cyfrowo, z nadanym numerem

z SCP.

9. Skład chronologiczny przesyłek, które nie zostały w pełni odwzorowane, posiadających numer z

SCN.

10. Innych dokumentów wytworzonych w instytucji, będących częścią akt spraw elektronicznych, z

nadanym numerem z SCW.

11. Skład nośników danych pełny, z nadanym numerem z NDP.

12. Skład nośników danych niepełny, z nadanym numerem NDN.

13. Skład chronologiczny zwrotek.


Strona 204 z 204

Spis spraw - narzędzie w systemie EZD służące do rejestrowania spraw w obrębie klasy z jednolitego

rzeczowego wykazu akt w danym roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej.

Sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające

rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości.

System EZD - należy przez to rozumieć system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania

dokumentacją, umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu

załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych.

System tradycyjny - należy przez to rozumieć system wykonywania czynności kancelaryjnych,

dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci

nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu

dokumentacji w tej postaci.

Znak sprawy - zespół symboli, na który składają się co najmniej: oznaczenie komórki organizacyjnej,

symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw i

cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

Zwrotka – zwrotne potwierdzenie odbioru - dodatkowy formularz, który otrzymuje adresat listu

poleconego do pokwitowania, co stanowi dowód doręczenia w postaci podpisu odbiorcy.

Documents

Podręcznik użytkownika systemu EZD PUWezd.it.uw.edu.pl/.../sites/268/...systemu_EZD_PUW.pdfP Podręcznik użytkownika EZD PUW Strona 6 z 204 1 System EZD PUW – wprowadzenie EZD