POE ACTUALIZADO

PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTÁNDAR

ELABORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTÁNDARES

Versión: 00 Departamento emisor:

Documentación Código: DO-POE-0001

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1.1 Disminuir

2. ALC ANC E 3. RESPON SABIL ID ADES

4. DEFINIC ION ES 4.1 Anexo

4.2 Copi a control ada

4.3 Desarrollo: Parte específica del procedimiento que describe la actividad y da respuesta a

las preguntas, ¿Qué?, ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿Dónde?, ¿Con qué? y ¿Por qué? Cuando sea aplicable en los procedimientos, el desarrollo puede incluir una tabla que contiene el diagrama de flujo, la descripción de la actividad y el responsable.

4.4 Documento controlado: Es el documento que tiene la necesidad de actualizarse.

4.5 Documento obsoleto: Es el documento que por variaciones de carácter metodológico,

tecnológico, de mejoramiento continuo y por caducidad de la fecha de validez; ya no tiene aplicación y es retirado del sistema documental.

4.6 Documento vigente: Es el documento que ya fue elaborado y aprobado para su uso y que

se encuentra dentro de su periodo de vigencia. 4.7 Procedimiento Operativo Estándar (POE): Documento que describe la ejecución de un

grupo de actividades o la operación de un proceso o equipo específico. En general, un procedimiento establece cómo debe realizarse la actividad, es decir, qué se debe hacer, cuándo, cómo y dónde debe hacerse y quién debe hacerlo.

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Generalidades: 5.1.1 Márgenes y formato de letra:

a. Para la elaboración de un POE se emplea márgenes de dos 2 centímetros (cm) tanto a la izquierda como a la derecha y de 1.5 centímetros (cm) en las partes superior e inferior.

b. Los POE deben ser elaborados en papel tamaño A4, con letra tipo arial y con un

tamaño de 11 (once) puntos.

NOTA: El tamaño de letra varía solamente para el encabezado y pie de página; ver en este POE el literal a. del punto 5.2.1 y literal a. del punto 5.2.3, respectivamente. Además no se debe usar papel reciclado para la elaboración de estos documentos.

5.1.2 Capítulos, títulos, subtítulos y párrafos:

a. Los capítulos del POE se alinean a lado izquierdo con letras mayúsculas y en negrilla. b. Los títulos y subtítulos del POE se alinean a lado izquierdo y se escribe la primera letra

en mayúscula, seguida de letras minúsculas. c. Los párrafos deben elaborarse en interlineado sencillo y justificado. d. La numeración y colocación de literales y viñetas se debe realizar de la siguiente

manera:





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Cada sección o capítulo debe ir numerado con un carácter numérico, seguido de un punto; ejemplo: 1.

Dentro de la sección o capítulo se enumera al título con dos caracteres numéricos separados por un punto; ejemplo: 1.1

Los subtítulos serán numerados con 3 caracteres numéricos separados por un punto; ejemplo: 1.1.1

Los párrafos subsiguientes se identificarán con literales comenzando por la letra a seguida de un punto; ejemplo: a.

En el caso de que se requiera continuar con la numeración de ítems dentro de los párrafos, se recomienda seguir con el orden secuencial que se muestra a continuación:

- Primero, puntos (•) - Segundo, guiones (-)

- Tercero, flechas hacia la derecha ( ) - Cuarto, vistos ( ).

5.1.3 Espacios entre líneas y sangrías:

a. Para separar los párrafos y/o después de cada punto aparte, dar un espacio de interlineado sencillo.

b. Para iniciar un nuevo capítulo, es decir luego de terminar el capítulo anterior, dar un espacio de 1,5 líneas.

c. Sangrías:

Para los capítulos, títulos y subtítulos, la sangría entre el margen izquierdo hasta el nombre del capítulo es de 1.25 cm. Ver Figura 1.

Figura 1. Sangrías para capítulos, títulos y subtítulos





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Para los literales, la sangría entre el margen izquierdo y el literal es de 1.25 cm y entre el literal y el párrafo es de 0.75 cm. Ver Figura 2.

Figura 2. Sangría para literales

Para el resto de párrafos que continúan con viñetas (ver Figura 3), las sangrías se colocan de la siguiente manera:

- Viñetas puntos (•); la sangría entre el margen izquierdo y la viñeta es de 2 cm y

entre la viñeta y el párrafo es de 0.5 cm. - Viñetas guiones (-); la sangría entre el margen izquierdo y la viñeta es de 2.5 cm

y entre la viñeta y el párrafo es de 0.5 cm.

- Viñetas flechas hacia la derecha ( ); la sangría entre el margen izquierdo y la viñeta es de 3 cm y entre la viñeta y el párrafo es de 0.5 cm.

- Viñetas vistos ( ); la sangría entre el margen y la viñeta es de 3.5 cm y entre la

viñeta y el párrafo es de 0.5 cm.

Figura 3. Sangrías para viñetas

5.1.4 Redacción:

a. La redacción de los POE debe ser clara, precisa y coherente, de tal manera que se facilite su comprensión y no permita falsas interpretaciones.

b. A lo largo del texto se debe garantizar uniformidad en la terminología, ortografía y

redacción, empleando un mismo término para designar cada concepto. El texto debe estar libre de términos subjetivos, tales como: suficientemente, generalmente, adecuadamente, apropiadamente o similares.





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c. Las frases de cualquier párrafo se deben construir en orden directa: sujeto, verbo y complemento. En la redacción del texto se deben usar frases cortas para facilitar el entendimiento.

d. Usar el verbo en infinitivo o en forma pasiva, precedido de la palabra “debe”; esto con

la finalidad de expresar obligatoriedad; ejemplos: Debe ser, debe llevarse.

NOTA: El verbo en futuro indicativo también indica obligatoriedad; ejemplos: Se hará, se medirá.

e. Usar el verbo en infinitivo, precedido de la palabra “puede” o “se recomienda”, con la finalidad de expresar una disposición opcional; ejemplos: Puede utilizar, se recomienda tener.

f. El verbo en infinitivo expresa una acción en la descripción de un proceso. Se recomienda redactar en infinitivo o en tiempo presente y en forma impersonal, evitando el uso de términos en idioma extranjero; excepto cuando corresponda al lenguaje común de uso técnico.

g. Si se va a utilizar abreviaturas, escribir la primera vez todo el término y seguido entre

paréntesis escribir la abreviatura y en la continuación del documento se recomienda usar solamente la abreviatura.

h. En el caso de que se requiera incluir tablas, gráficos, figuras u otros mecanismos para

brindar una mayor explicación y comprensión del procedimiento se recomienda citarlos dentro del texto y colocarlos cerca del párrafo que lo menciona. El nombre del gráfico, tabla o figura debe colocarse en la parte inferior del mismo, con letra tipo arial y con tamaño de 10 puntos. En el caso de ser necesario se puede colocar una pequeña explicación.

i. La fecha en los documentos emplea el formato del Sistema Internacional de Unidades,

que es el siguiente: aaaa-mm-dd, este formato se explica a continuación:

aaaa= 4 dígitos que hacen referencia al año, seguidos por un guión (-)

mm= 2 dígitos que hacen referencia al mes, seguidos por un guión (-)

dd= 2 dígitos que hacen referencia al día j. Para la versión del POE se utiliza dos números ordinales iniciando desde 00 y

avanzando consecutivamente con cada modificación o revisión. k. Si se requiere incluir “notas” dentro del texto, ya sea, para ampliar información, dar

explicación o ejemplos, restringir usos o aplicaciones; se hacen inmediatamente después del párrafo al cual hacen alusión, precedidas de la palabra “NOTA” o “NOTAS” en mayúscula o minúscula.

En el caso de que sea una sola nota, no se la numera.





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Si se requiere incluir más de una nota, se recomienda numerarlas de la siguiente manera:

- Para la numeración, iniciar con el número 1 (uno) seguido de un paréntesis;

ejemplo: 1) - En el caso de que se requiera continuar con la numeración dentro de “NOTAS”,

se prosigue con dos caracteres numéricos separados por un punto y seguidos de un paréntesis; ejemplo: 1.1) y luego con 3 caracteres numéricos separados por un punto y seguidos de un paréntesis; ejemplo: 1.1.1)

5.2 Estructura del POE 5.2.1 Encabezado

a. En la primera página, el encabezado se dispone de la siguiente manera:

El logotipo de la empresa, debe ir ubicado en la parte superior izquierda del POE. Ver Figura 4, numeral 1.

El título, debe iniciar con PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTÁNDAR y a continuación dejar un espacio sencillo y colocar el nombre del documento. Ver Figura 4, numeral 2; donde se muestra en la parte superior derecha del encabezado; en una fila, centrado, en letra tipo arial mayúscula, en negrilla y a 11 (once) puntos.

Versión, señala el número de ediciones que ha tenido el documento. Cuando se aprueba por primera vez se utiliza el número de versión cero (00) y se modifica consecutivamente, cada vez que se realice un cambio en el documento. Ver Figura 4, numeral 3; donde se muestra en la parte inferior izquierda del encabezado, en dos filas, centrado, en letra tipo arial a 10 puntos y en negrilla.

Vigente desde, indica la fecha en la que el POE fue aprobado. Este espacio debe ser llenado a mano por la persona que aprueba el documento. Ver Figura 4, numeral 3; donde se muestra en la parte inferior izquierda del casillero Versión.

Vigente hasta, indica la fecha en la que el POE pierde su vigencia y se convierte en un documento obsoleto. Este espacio debe ser llenado a mano por la persona que aprueba el documento. Ver Figura 4, numeral 3; donde se muestra en la parte inferior derecha del casillero Versión.

NOTAS:

1) El período de vigencia de un POE es de tres (3) años y este período inicia a

partir de la fecha de aprobación.

2) Terminado el período de vigencia del POE, éste inmediatamente se convierte en un DOCUMENTO OBSOLETO, el cual debe ser actualizado.





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Departamento emisor, indica el nombre del departamento que emite el POE. Ver Figura 4, numeral 4; donde se muestra en la parte inferior central del encabezado, centrado, en letra tipo arial a 10 puntos y en negrilla.

El código es empleado para identificar y asociar un documento con un proceso o dependencia. Ver Figura 4, numeral 5; donde se muestra en la parte inferior central del encabezado, centrado, en letra tipo arial a 10 puntos y en negrilla.

Cada página debe ser numerada, haciendo referencia al total de páginas del documento, por ejemplo: página 1 de 3, página 2 de 3, página 3 de 3. Ver Figura 4, numeral 6; donde se muestra en la parte inferior derecha del encabezado, centrado, en letra tipo arial a 10 puntos y en negrilla.




Documentación

Código: DO-POE-0001

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Vigente desde:

Vigente hasta:

Figura 4. Ejemplo de Encabezado (primera página de un POE)

b. A partir de la segunda página, el encabezado se dispone de la siguiente manera:

Se mantiene el mismo formato que se usa en la primera página del POE; sin embargo, a partir de la segunda se elimina los casilleros de vigencia del documento y el formato queda de la siguiente manera: Ver Figura 5.





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Figura 5. Ejemplo de Encabezado (a partir de la segunda página)

c. La codificación del POE tiene la finalidad de identificar los procedimientos y tener un manejo controlado de los mismos.

Los POE se identifican con un código alfa numérico, que posee la siguiente estructura:

XX-YYY-0000

Donde:

2

3 4

5 6

1





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XX: Código del departamento que genera el documento

- : Guión de separación YYY: Tipo de documento - : Guión de separación 0000: Número del documento con cuatro dígitos en orden consecutivo que inicia

de 0001 a 9999

Ejemplo:

PR-POE-0001

Donde: PR: Producción

POE: Procedimiento Operativo Estándar 0001: Documento número 1

Los códigos de los departamentos que generan documentos corresponden en su mayoría a las iniciales del nombre del departamento; si se crean nuevos departamentos deben identificarse con 2 letras, cuidando de que el código no sea igual al de un departamento ya existente, así constan los siguientes códigos: (Ver Tabla 1)

CÓDIGO (XX) ÁREA

BO Bodegas

CC Control de Calidad

CI Compras e Importaciones

CM Comercial

CO Contabilidad

DO Documentación

GG Gerencia

GP Gerencia de Planta

ID Investigación y Desarrollo

MA Mantenimiento

ME Médico

PR Producción

RH Recursos Humanos

Tabla 1. Código de los departamentos de Envapress Cía. Ltda.

Los códigos de identificación del tipo de documento son: (Ver Tabla 2)





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CÓDIGO (YYY) TIPO DE DOCUMENTO

POE: Procedimiento Operativo Estándar

Tabla 2. Código de documento

5.2.2 Cuerpo del POE

a. Formato y contenido del POE:

1. Objetivo: Presentar brevemente el propósito que se persigue con la aplicación del documento.

2. Alcance: Definir la extensión, las áreas, servicios y/o procesos a los cuales aplica el POE.

3. Responsabilidades: Definir las autoridades que son responsables de cada una de las actividades del proceso descrito en el POE.

4. Definiciones: Puntualizar el significado de los términos de carácter técnico que se empleen en la redacción del POE y no sean de amplio conocimiento o que su interpretación pueda generar confusión.

NOTA: A los términos en lengua extranjera, no considerados estándar en el país se recomienda definir sus significados en esta sección.

5. Desarrollo: Describir la actividad y responder a las preguntas ¿Qué?, ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿Dónde?, ¿Con qué? y ¿Por qué? o describir utilizando un diagrama de flujo o tabla de descripción de actividades e identificar el cargo responsable.

NOTA: En el Anexo 10.1 se puede observar los símbolos empleados para la elaboración de diagramas de flujo.

6. Bibliografía: Describir los documentos en los cuales se basa el desarrollo del POE.

NOTAS:

1) En esta sección también se pueden citar normas técnicas y de gestión

nacionales o internacionales aplicables a las cuales puede hacer referencia el texto del POE.

2) Para citar bibliografía en el texto, se emplean números en formato de

superíndice y éstos se colocan al final del párrafo. Para describir el documento al que hace referencia, esta descripción se coloca en la sección de BIBLIOGRAFÍA; haciendo reseña al número en formato de superíndice que se escribió en el texto.





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7. Documentos relacionados: Exponer los documentos que de una u otra manera se vean vinculados al POE. Colocar el código y el título del documento relacionado.

8. Historial de cambios: Describir brevemente las modificaciones realizadas al documento, la fecha en que se realizan dichas modificaciones y la nueva versión que se genera por el cambio; para su respectivo control. (Ver Tabla 3).

NOTA: Cualquier documento puede ser modificado fuera del período mínimo establecido, las veces que se requiera, ya sea, por cambio de proceso, modificación de equipos, observaciones de auditorías internas o externas o por cualquier otro motivo relevante.

Fecha Cambio Nueva versión

aaaa-mm-dd

Breve descripción de las modificaciones realizadas al POE

00

Tabla 3. Historial de cambios

9. Distribución de copias: Este capítulo contiene una tabla (ver Tabla 4), la misma que contiene 3 secciones, que se detallan a continuación:

ENTREGA DE DOCUMENTO VIGENTE

DOCUMENTO OBSOLETO

TIPO DE

DOCUMENTO

DEPARTAMENTO

QUE RECIBE DOCUMENTO

FECHA DE

RECEPCIÓN

FIRMA DE RESP. QUE

RECIBE

FECHA DE DEVOLUCIÓN DOCUMENTO OBSOLETO

FIRMA DE RECEPCIÓN

DOCUMENTO OBSOLETO

Original

Copia

Copia

Tabla 4. Distribución de copias

- Tipo de documento: En esta primera sección escribir “Original” o “Copia”

dependiendo si el POE a entregar es el documento original o es una copia del mismo. Ver Tabla 4, numeral 1.

- Entrega de documento vigente: Ver Tabla 4, numeral 2; en esta segunda sección

se encuentran 3 columnas, definidas de la siguiente manera:

Departamento que recibe documento: Colocar el nombre del departamento que va a recibir el POE. Ver Tabla 4, numeral 4.

1

2 3

4 5

6

7 8

1era

sección 2da

sección 3era

sección





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Fecha de recepción: Escribir la fecha en que el departamento recibe el POE. Ver Tabla 4, numeral 5.

Firma de resp. que recibe: Registrar la firma de la persona que recibe el POE.

Ver Tabla 4, numeral 6.

- Documento obsoleto: En esta tercera sección (Ver Tabla 4, numeral 3) se encuentran 2 columnas definidas de la siguiente manera:

Fecha de devolución documento obsoleto: Escribir la fecha en la que se

devuelve el POE caducado al responsable que entregó la copia del mismo. Ver Tabla 4, numeral 7.

Firma de recepción documento obsoleto: Registrar la firma de la persona

responsable que recibe el POE obsoleto. Ver Tabla 4, numeral 8.

NOTAS:

1) En el POE original todos los espacios de la tabla de la sección DISTRIBUCIÓN DE COPIAS deben encontrarse llenos, es decir que, debe registrarse en todos los casilleros: el nombre de los departamentos a los que se entregó el POE original y copias, sus firmas y las fechas de recepción.

1.1) Ejemplo: (Ver Tabla 5)

1.1.1) Fila 1: POE ORIGINAL, generado por el departamento de

Documentación. (Ver Tabla 5, fila 1)

1.1.2) Fila 2: Primera COPIA, entregada al departamento de Producción. (Ver Tabla 5, fila 2)

1.1.3) Fila 3: Segunda COPIA, entregada al departamento de Control de

Calidad. (Ver Tabla 5, fila 3)

Tabla 5. Ejemplo POE ORIGINAL

Fila 1

Fila 2

Fila 3





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2) En la copia del POE que es entregada a cada uno de los

departamentos, deberá llenarse únicamente los casilleros que correspondan al departamento al que se le entrega la copia y el resto de espacios deberán ser invalidados con una línea recta horizontal.

2.1) Ejemplo: (Ver Tabla 6)

2.1.1) Fila 1: POE original, se invalida espacios con una línea horizontal en

cada casillero. (Ver Tabla 6, fila 1)

2.1.2) Fila 2: Primera copia, entregada al Departamento de Producción; en esta fila sí se registra la información correspondiente, ya que la copia es para Producción. (Ver Tabla 6, fila 2)

2.1.3) Fila 3: Segunda copia, se invalida espacios con una línea horizontal en

cada casillero. (Ver Tabla 6, fila 3)

Tabla 6. Ejemplo POE COPIA

10. Anexos: Incluir información adicional que sirve de apoyo para la comprensión del POE. Se puede incluir gráficos, tablas, etc.

b. Pueden existir dos tipos de POE, uno para procesos y otro para equipos; a continuación se indica el formato a seguir para cada uno de ellos:

Formato del cuerpo del POE para procesos:

- 1. Objetivo - 2. Alcance - 3. Responsabilidades - 4. Definiciones

Fila 1

Fila 2

Fila 3





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- 5. Desarrollo - 6. Bibliografía - 7. Documentos relacionados - 8. Historial de cambios - 9. Distribución de copias - 10. Anexos

Formato del cuerpo del POE para equipos:

- 1. Objetivo - 2. Alcance - 3. Responsabilidades - 4. Definiciones - 5. Desarrollo

5.1 Especificaciones del equipo: Describir el equipo y sus componentes, si los

tuviere, indicando marca, modelo, número de serie, año de fabricación, voltaje de funcionamiento, condiciones especiales de funcionamiento (cuando aplique) y un resumen de la función del equipo y/o de sus componentes.

5.2 Equipo de protección personal: Enlistar los implementos de protección

personal necesarios para realizar la operación del equipo de una forma segura. Ejemplos: Guantes, gafas, botas de caucho, mascarilla/respirador etc.

5.3 Precauciones y recomendaciones: Incluir las precauciones y

recomendaciones de seguridad. Explicar cómo debe proceder el operador en el caso de existir una emergencia en la planta; ejemplo: Accionar el switch de parada de emergencia del equipo, abrir o cerrar válvulas, desenchufar el equipo, etc.

5.4 Descripción de las partes del equipo: En lo posible hacer la descripción

del equipo con fotografías para indicar sus partes. 5.5 Chequeo previo: Detallar el proceso de revisión de las condiciones de

operación que garanticen un trabajo seguro, antes de operar un equipo. Deben tomarse en cuenta algunos puntos; tales como: guardas de seguridad, niveles de aceite, energía eléctrica, conexiones a tierra, etc.

5.6 Operación del equipo: Este punto se puede dividir en 3 partes:





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Puesta en marcha: Describir secuencialmente el proceso de encendido del

equipo, incluyendo las recomendaciones que sean necesarias.

Operación: Detallar el proceso de funcionamiento del equipo, detallar cada parte de la operación. En los casos en los que aplique incluir los cuidados que deben ser observados en cada etapa; ejemplo: Registro de información, toma de muestras, controles de temperatura, niveles de aceite, agua, etc.

Apagado: Describir secuencialmente los pasos que el operador debe ejecutar para detener la marcha o funcionamiento del equipo, en los casos en los que aplique, indicar cual debe ser el proceso de detención de la marcha cuando se suspende el funcionamiento por cortos períodos durante la jornada o por suspensión de jornada. Además, incluir todas las recomendaciones de seguridad necesarias en esta etapa.

5.7 Limpieza del equipo: Detallar el proceso de limpieza y/o desinfección del

equipo y/o de sus partes, indicando el período en el que debe realizarse; éste puede ser diario, semanal, trimestral, etc.

5.8 Mantenimiento: Explicar los procesos de mantenimiento preventivo y/o

correctivo del equipo y/o de sus partes, indicando los períodos en los que se debe realizar; pude ser diario, semanal, trimestral, etc. Además, incluir el responsable de realizar cada tipo de mantenimiento.

- 6. Bibliografía - 7. Documentos relacionados - 8. Historial de cambios - 9. Distribución de copias - 10. Anexos

5.2.3 Pie de página

a. El pie de página debe ir solamente en la primera hoja del POE y debe contener 3 secciones que se detallan a continuación: (Ver Figura 6)

Elaborado por: Es la sección que indica quién elabora el documento, el cargo que ocupa en la empresa, la fecha en la que lo elabora y la firma de responsabilidad. Ver Figura 6, numeral 1, casillero ubicado en la parte izquierda del pie de página, con letra tipo arial y con un tamaño de 8 puntos.

Revisado por: Es la sección que indica quién revisó el documento, esta persona debe contar con la competencia en el tema y conocer las prácticas vigentes para cada proceso u operación; además que las mismas se encuentren conformes a las





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buenas prácticas de manufactura. Indica también el cargo que ocupa en la empresa, la fecha en que revisó el documento y la firma de responsabilidad. Ver Figura 6, numeral 2, casillero ubicado en la parte central del pie de página, con letra tipo arial y con un tamaño de 8 puntos.

NOTA: Para la revisión del documento por varios usuarios involucrados en su utilización, el responsable de la elaboración del documento enviará una copia electrónica para revisión y observaciones, previo a la elaboración del documento final.

Aprobado por: Es la sección que indica quién aprobó el documento, esta persona debe conocer el proceso y tener la competencia para aprobar un documento, ya que luego de esta aprobación, el documento se encuentra legalizado y vigente para ser puesto en uso. Ver Figura 6, numeral 3, casillero ubicado en la parte derecha del pie de página, con letra tipo arial y con un tamaño de 8 puntos.

NOTA: Todas las fechas (elaboración, revisión y aprobación) deben ser registradas con esferográfico.

Elaborado por: Cargo: Firma:

Revisado por: Cargo: Firma:

Aprobado por: Cargo: Firma:

Fecha: Fecha: Fecha:

Figura 6. Pie de página

5.3 Emisión, control y distribución de documentos 5.3.1 Después de que el responsable que genera el documento, recibe dicho documento con la

firma de aprobado, debe sacar las copias necesarias para ser distribuido de acuerdo al alcance del documento. En las copias debe colocarse un sello de color verde que dice: COPIA CONTROLADA Prohibida su reproducción (Ver Figura 7).

COPIA

CONTROLADA

Prohibida su reproducción

Figura 7. Sello verde de “COPIA CONTROLADA”

5.3.2 La persona responsable de documentación, es quien archiva el documento original en la carpeta correspondiente a los documentos vigentes, clasificados por departamentos y ordenados por secuencia numérica.

5.3.3 Las copias autorizadas de cada documento se entregan a los funcionarios descritos en el

cuadro de distribución de copias, en donde deben registrar la recepción del documento.

1 2 3





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NOTA: En caso de que se fotocopie la copia controlada de un documento, ésta es fácilmente identificable, pues el sello verde será de color negro, además es responsabilidad del lector asegurarse que ésta sea la última edición verificando con el responsable de documentación o que la copia impresa tenga el sello de color verde, ya que el uso de un documento no vigente puede generar errores en los procesos.

5.3.4 Previamente a la entrega de un POE actualizado, el responsable del departamento que va

a recibir el documento actualizado, debe entregar la copia del documento obsoleto al responsable que actualizó el documento, quien a su vez firmará y colocará la fecha de recepción en el casillero correspondiente a la recuperación del documento obsoleto.

5.3.5 La persona responsable de documentación es quien lleva un control de los documentos

originales y/o copias autorizadas, a través de un listado que contenga los documentos generados de todos los departamentos. Este listado se archiva en las carpetas que contienen los documentos de cada departamento y constituye el índice de los mismos.

5.3.6 Cada responsable de la elaboración de un documento debe enviar a la persona

responsable de documentación, el archivo electrónico del documento, para que ésta lo mantenga en el archivo general de documentos del sistema documental, clasificándolos por departamentos.

5.4 Documentos obsoletos

5.4.1 La persona responsable de documentación recepta el documento original obsoleto y copias obsoletas, les coloca un sello en la parte superior de la primera página del documento que dice: OBSOLETO Prohibido su uso (Ver Figura 8) y conserva el original obsoleto en una carpeta identificada como “Documentos Obsoletos”. NOTA: Los documentos obsoletos deben ser devueltos al responsable de Documentación y registrar en el punto 9. DISTRIBUCIÓN DE COPIAS del POE, en la sección DOCUMENTO OBSOLETO, registrando la fecha de entrega-recepción y la firma del responsable que recibe el documento obsoleto.

OBSOLETO

Prohibido su uso

Figura 8. Sello rojo de “OBSOLETO”

5.4.2 Las copias de los documentos obsoletos son destruidas físicamente por la persona

responsable de documentación en el momento que recibe estas copias.

5.4.3 Los documentos originales obsoletos se mantienen en el archivo hasta que sean reemplazados por las nuevas versiones de los documentos que hayan pasado a la categoría de obsoletos, luego son destruidos físicamente.





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6. BIBLIOGRAFÍA 6.1 No aplica

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS 7.1 No aplica

8. HISTORIAL DE CAMBIOS

Fecha Cambio Nueva versión

2012-12-10

Documento nuevo

00

9. DISTRIBUCIÓN DE COPIAS

ENTREGA DE DOCUMENTO VIGENTE

DOCUMENTO OBSOLETO

TIPO DE

DOCUMENTO

DEPARTAMENTO

QUE RECIBE DOCUMENTO

FECHA DE

RECEPCIÓN

FIRMA DE RESP.

QUE RECIBE

FECHA DE DEVOLUCIÓN DOCUMENTO OBSOLETO

FIRMA DE RECEPCIÓN

DOCUMENTO OBSOLETO

Original Documentación

Copia Bodegas

Copia Control de Calidad

Copia Compras e Importaciones

Copia Comercial

Copia Contabilidad

Copia Gerencia

Copia Gerencia de Planta

Copia Investigación y Desarrollo

Copia Mantenimiento

Copia Médico





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Copia Producción

Copia Recursos Humanos

10. ANEXOS 10.1 Símbolos usados para la elaboración de los diagramas de flujo

SÍMBOLO SIGNIFICADO INSTRUCCIONES

INICIO / FIN Indica el inicio o final del proceso o procedimiento

ACTIVIDAD Describe brevemente la actividad que debe desarrollarse

SENTIDO DEL FLUJO Define la secuencia y orden en que deben ejecutarse los procesos o actividades

DECISIÓN

Indica un punto en donde son posibles caminos alternativos, dependiendo de una condición dada. Se escribe en su interior la pregunta sobre la cual se tomára la decisión.

DOCUMENTO Representa un documento relativo al proceso o actividad. El nombre del documento debe escribirse al interior del símbolo.

COPIAS Se emplea cuando el documento tiene copias.

CONECTOR DE PÁGINA

Indica la conexión o enlace de un paso del proceso o procedimiento con otro dentro de página diferente. El símbolo lleva en su interior una letra mayúscula.





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BASE DE DATOS Representa una base de datos asociada al proceso o actividad.

PROCEDIMIENTO RELACIONADO

Enuncia los procedimientos relacionados

ARCHIVO Representa la actividad de archivo de los documentos o registros relacionados

Documents

POE ACTUALIZADO