Upload
hoangcong
View
251
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
PROSES KERJA
PPP-05
PENGURUSAN KURSUS KOKURIKULUM
SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015
Disediakan oleh: Diluluskan oleh:
NAMA : ABD. HALIM BIN MAHAT
Jawatan : Ketua Unit Sukan, Kokurikulum & Kebudayaan Tarikh : 25 Jun 2018
NAMA : HILMUN BINTI MOHAMED Jawatan : Timbalan Pengarah Akademik Tarikh : 25 Jun 2018
MAKLUMAT TERKAWAL
PENGURUSAN KURSUS KOKURIKULUM
PPP-05
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 1 /13
Tarikh
25-06-2018
MAKLUMAT TERKAWAL
KANDUNGAN HALAMAN
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 2
1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 2
1.2 Rujukan .............................................................................................................. 2
1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 .................................................................... 3
1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ................................................................ 3
1.5 Definisi ................................................................................................................ 4
1.6 Singkatan ............................................................................................................ 4
2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 .................................................................................................... 5
2.1 Proses Pengajaran dan Pembelajaran Kursus Kokurikulum Berkredit ................ 5
3. SWIMLANE 4.4.1 .............................................................................................................. 6
3.1 Penyediaan Takwim Pengajaran & Pembelajaran Kokurikulum .......................... 6
3.2 Penyediaan Jadual Waktu Untuk Sistem i-KOKO di SPMP ................................. 7
4. PROSES KERJA 4.4.1 ...................................................................................................... 8
4.1 Penyediaan Takwim Pengajaran & Pembelajaran Kokurikulum .......................... 8
4.2 Penyediaan Jadual Waktu Untuk Sistem I-KOKO di SPMP ................................ 8
5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ........................................................................................ 9
6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 .......................................................................................... 10
7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7 .......................................................................... 10
8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ................................................... 12
9. LAMPIRAN 8.5 .............................................................................................................. 12
10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 ...................................................................................... 13
PENGURUSAN KURSUS KOKURIKULUM
PPP-05
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 2 /13
Tarikh
25-06-2018
MAKLUMAT TERKAWAL
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES
1.1 Maklumat Umum Proses
MAKLUMAT PENERANGAN
1) Objektif a. Memastikan lebih 85 % pelajar lulus penilaian kursus kokurikulum
b. Kehadiran pelajar dalam kokurikulum melebihi 80%
c. Aktiviti kokurikulum dilaksanakan mengikut takwim pengajaran & pembelajaran kokurikulum
2) Skop (key activities) a. Perancangan aktiviti kokurikulum
b. Pendaftaran kursus kokurikulum
c. Pelaksanaan proses pengajaran & pembelajaran kokurikulum
d. Penilaian pensyarah oleh pelajar
e. Penilaian kerja kursus pelajar
f. Pemantauan kehadiran kokurikulum
3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Aktiviti kokurikulum dijalankan setiap semester
b. Pensyarah yang mengajar adalah kompeten dengan kursus yang di ajar
c. Panduan Arahan Peperiksaan
4) Pemilik proses a. Ketua Unit Sukan, Kokurikulum & Kebudayaan
5) Pelanggan proses 5.2 a. Pelajar
b. Timbalan Pengarah (Akademik)
c. Ketua Kursus Kokurikulum
d. Pensyarah Kursus
e. Pegawai Belia & Sukan
6) Pihak berkepentingan 4.2 a. JPPKK
b. Badan Beruniform (RELA, APM, Askar Wataniah dll)
c. Badan persijilan & pengiktirafan
d. Kementerian Belia dan Sukan
e. Majlis Sukan Negara
f. Persatuan Sukan/Kelab
g. Komuniti setempat
1.2 Rujukan
RUJUKAN MAKLUMAT
Rujukan 7.5 (external references) a. Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015
b. Pekeliling, peraturan & perundangan
Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Prosedur Kualiti
b. Kurikulum
c. Panduan Arahan Peperiksaan
d. Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian,
JPP KPT
PENGURUSAN KURSUS KOKURIKULUM
PPP-05
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 3 /13
Tarikh
25-06-2018
MAKLUMAT TERKAWAL
1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7
SUMBER-SUMBER PENERANGAN
Manusia 7.1.2 Timbalan Pengarah (Akademik)
Ketua Unit Sukan, Kokurikulum & Kebudayaan
Ketua Kursus Kokurikulum
Pensyarah Kursus
Pegawai Belia & Sukan
Pegawai Kebudayaan & Warisan
Jurulatih
Pembantu Operasi Pejabat
Infrastruktur 7.1.3
Bangunan dan utility 7.1.3(a)
Kemudahan sukan tertutup & terbuka, pejabat sukan, bilik & dewan kuliah
Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b)
Komputer, pencetak, peralatan sukan
Pengangkutan 7.1.3 (c)
Kenderaan Jabatan, bas
Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d)
Internet, Telefon & SPMP
Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 -
Bahan 7 Alat tulis, dokumen & borang berkaitan
Persekitaran7.1.4 Selamat & kondusif
Pengetahuan 7.1.6 Keperluan standard
Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan
Kompetensi kakitangan 7.2 Pernah mengikuti kursus kejurulatihan dan kepengadilan
Kompetensi dengan bidang masing-masing
Lain-lain -
1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4
Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima
1. Kalendar Akademik Penyelaras Kualiti Sebelum Semester bermula
Memo & email Semua Pensyarah
2. Takwim P&P Kursus Kokurikulum
Ketua Unit Sukan Kokurikulum & Kebudayaan
Hari Pertama Semester bermula
Memo & email Semua Pensyarah
3. Kurikulum Penyelaras Kualiti Sebelum Semester bermula
Senarai edaran Semua Pensyarah
4. Course Outline Pensyarah Kursus Minggu Pertama P&P bermula
Edaran & verbal Pelajar
PENGURUSAN KURSUS KOKURIKULUM
PPP-05
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 4 /13
Tarikh
25-06-2018
MAKLUMAT TERKAWAL
1.5 Definisi
PERKATAAN PENERANGAN
Kokurikulum Kursus Kokurikulum yang terdiri daripada aktiviti Unit Beruniform, Sukan & Permainan dan Kelab Persatuan
USKK Unit Sukan, Kokurikulum dan Kebudayaan
KUSKK Ketua Unit Sukan, Kokurikulum dan Kebudayaan
KK Kokurikulum Ketua Kursus Kokurikulum
Penyelaras Kokurikulum
Pegawai yang dilantik untuk menguruskan hal-hal berkaitan dengan kursus kokurikulum
PBS Pegawai Belia & Sukan
PKW Pegawai Kebudayaan & Warisan
PKK Pensyarah Kursus Kokurikulum yang dilantik untuk merancang dan menyelaras sesuatu kursus
SPMP Sistem Pendaftaran Maklumat Pelajar
i-KOKO Sistem pendaftaran kursus kokurikulum
iDaftar Sistem pendafaran kursus
FRP Fail Rekod pensyarah digunakan untuk menyimpan semua rekod kualiti yang berkaitan
Bahan Pengajaran Bahan yang digunakan untuk mengajar kokurikulum
Waktu Satu waktu bersamaan dengan satu (1) jam tempoh pengajaran
RKK Rekod Ketidakhadiran Pelajar
PB Penilaian Berterusan ialah pentaksiran yang dibuat secara berterusan dalam satu semester
Penilaian Pensyarah Penilaian yang dilakukan ke atas proses P&P oleh pelajar & pihak pengurusan
RM Rancangan Mengajar yang dirancang oleh pensyarah kursus.
1.6 Singkatan
SINGKATAN PENERANGAN
JPPKK Jabatan Pendidikan Politeknik & Kolej Komuniti
TPA Timbalan Pengarah Akademik
KUSKK Ketua Unit Sukan, Kokurikulum & Kebudayaan
KK Ketua Kursus
CO Course Outline
FRP Fail Rekod Pensyarah
RKK Rekod Ketidakhadiran Pelajar
PB Penilaian Berterusan
KUJK Ketua Unit Jaminan Kualiti
SPMP Sistem Pendaftaran Maklumat Pelajar
KJ Ketua Jabatan
PA Penasihat Akademik
PJWJ Penyelaras Jadual Waktu Jabatan
KU Ketua Unit
P&P Pengajaran & Pembelajaran
PENGURUSAN KURSUS KOKURIKULUM
PPP-05
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 5 /13
Tarikh
25-06-2018
MAKLUMAT TERKAWAL
CORR Course Outcome Review Report
KSP Kajian Semula pengurusan
2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1
2.1 Proses Pengajaran dan Pembelajaran Kursus Kokurikulum Berkredit
SOURCE OF INPUTS
INPUTS SUB-PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS
KUSKK / KK
Takwim Proses P&P
Kalendar Akademik Tahunan
SEDIA TAKWIM PENGAJARAN & PEMBELAJARAN KOKURIKULUM
o Jadual Waktu Pensyarah Kursus
o Takwim P&P Kokurikulum
KUSKK / KK
KUSKK / KK
Jadual waktu Pensyarah Kursus
Senarai pensyarah
Senarai kursus
Bilangan pelajar
SEDIA JADUAL
WAKTU UNTUK
SISTEM i-KOKO DI
SPMP
o Senarai Kursus dalam i-KOKO
TPA/KJ/KP/KK
PKK
Pelajar
PENGURUSAN KURSUS KOKURIKULUM
PPP-05
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 6 /13
Tarikh
25-06-2018
MAKLUMAT TERKAWAL
3. SWIMLANE 4.4.1
3.1 Penyediaan Takwim Pengajaran & Pembelajaran Kokurikulum
TPA PJWJ KUSKK KK
Tidak
BINCANG & BUAT KEPUTUSAN
SEDIA MAKLUMAT PENSYARAH DAN SENARAI KURSUS
SEDIA DRAF TAKWIM P&P KOKURIKULUM
SAHKAN TAKWIM
PINDAAN
SEDIA TAKWIM
PAMER TAKWIM YANG DISAHKAN PADA AWAL MINGGU PERTAMA SEMESTER
SERAH KEPADA PENSYARAH SELEWAT-LEWATNYA PADA HARI PERTAMA SEMESTER BERMULA
LULUS
SEMAK
Ya
PENGURUSAN KURSUS KOKURIKULUM
PPP-05
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 7 /13
Tarikh
25-06-2018
MAKLUMAT TERKAWAL
3.2 Penyediaan Jadual Waktu Untuk Sistem i-KOKO di SPMP
TPA/KJ
PJWJ
KUSKK
KK
PELAJAR
TIDAK
YA
KENALPASTI BILANGAN
PELAJAR SETIAP SEMESTER
DRAF BILANGAN KELAB /
PERSATUAN YANG PERLU DIWUJUDKAN
MELANTIK PENSYARAH
SEDIAKAN JADUAL
SAH
BINCANG & BUAT
KEPUTUSAN
LULUSKAN JADUAL
SET BILANGAN KUOTA PELAJAR SETIAP KURSUS
PAMER DALAM I-KOKO SPMP UNTUK PENDAFTARAN PELAJAR
PELAJAR MEMILIH KURSUS
TIDAK
PENGURUSAN KURSUS KOKURIKULUM
PPP-05
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 8 /13
Tarikh
25-06-2018
MAKLUMAT TERKAWAL
4. PROSES KERJA 4.4.1
4.1 Penyediaan Takwim Pengajaran & Pembelajaran Kokurikulum
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. KUSKK Menyediakan Takwim Kokurikulum dan Perancangan P&P serta Perancangan Strategik Organisasi
Mengenalpasti sukatan kursus terkini
2. KUSKK / KK Menguruskan segala urusan berkaitan Kokurikulum di SPMP /
Pangkalan data
Mengadakan Taklimat kepada Pelajar
3. KUSKK / KK Mengesahkan Takwim P&P Kokurikulum
4. KUJK
KUSKK / KK Membuat cetakan & mengedarkan Sukatan Kursus Kokurikulum
(Salinan Terkawal)
5. KUSKK / KK Menyediakan Kalendar Akademik, Takwim P&P Kokurikulum &
Sukatan Kursus
4.2 Penyediaan Jadual Waktu Untuk Sistem I-KOKO di SPMP
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. KK
Mengenalpasti bilangan pelajar setiap semester.
Menyediakan bilangan & senarai kursus yang akan ditawarkan
Draf bilangan kelab / persatuan yang perlu diwujudkan.
2.
KK Menyenaraikan pensyarah & menetapkan bilangan pelajar setiap kursus kokurikulum di dalam sistem i-KOKO
Set bilangan kuota pelajar setiap kursus di dalam system i-KOKO.
Pamer dalam i-KOKO SPMP untuk pendaftaran pelajar
3. KUSKK Mengesahkan senarai kokurikulum yang akan dilaksanakan.
4. TPA Meluluskan senarai kokurikulum yang akan dilaksanakan.
PENGURUSAN KURSUS KOKURIKULUM
PPP-05
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 9 /13
Tarikh
25-06-2018
MAKLUMAT TERKAWAL
5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)
Perancangan 8.1 (P)
Output perancangan Takwim P&P Kokurikulum
Senarai Kursus Kokurikulum
Senarai Pensyarah
Kelulusan perancangan Pengarah
Timbalan Pengarah Akademik
Ketua Unit Sukan, Kokurikulum & Kebudayaan
Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)
Kaedah kawalan 8.5 Garis Panduan Kokurikulum
Borang Penilaian Pensyarah
Borang Tempahan Peralatan & Kemudahan
Kawalan Proses yang disumber luar 8.4
Buku Rujukan Sukan Permainan
Garis Panduan Pelaksanaan Unit Beruniform
Pekeliling yang berkaitan
Badan Beruniform (RELA, APM, Askar Wataniah & Pandu Puteri)
Identifikasi dan kemudahkesanan 8.5.2
Kod Kursus Kokurikulum
No IC & Kad Pelajar
SPMP
Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Maklumat & Data Pelajar
Rekod Markah Penilaian Pelajar
Pemuliharaan 8.5.4 Peralatan dan Kemudahan Sukan & Pejabat
Maklumat dan Markah Pelajar
Khidmat selepas perkhidmatan 8.5.5
Markah Pencapaian Pelajar
Kawalan Perubahan 8.5.6 Takwim P&P Kokurikulum
Modul Kokurikulum
Tindakan 10(ACTION)
Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian Jurulatih Luar
Penilaian Pelajar
Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan
Penambahbaikan 10.3 Semakan pelaksanaan kursus kokurikulum oleh TPA
PENGURUSAN KURSUS KOKURIKULUM
PPP-05
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 10 /13
Tarikh
25-06-2018
MAKLUMAT TERKAWAL
6. RISIKO DAN PELUANG 6.1
Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang
7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7
BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK
AKUR TINDAKAN
PENCEGAHAN (sebelum berlaku)
TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku)
1. Takwim P&P Tidak selari dengan tarikh yang ditetapkan
Semakan oleh ketua
Pinda dan buat pembetulan hingga selari dengan takwim organisasi
2. Senarai Pelajar Tidak sama dengan senarai SPMP
Semakan oleh Ketua Kursus & Pelajar
Pembetulan maklumat dalam SPMP
3. Jadual Waktu Induk Pensyarah Kursus
Jadual Waktu Pensyarah Kursus
Bilangan Pelajar
Susunan jadual & bilangan pelajar yang bertindih
Semakan JK Jadual Waktu & KUSKK
Pembetulan pada data SPMP
4. Senarai edaran Senarai semak edaran yang tidak lengkap
Sentiasa membuat semakan
Pembetulan
5. Course Outline
Tidak lengkap Sediakan template yang selaras
Pinda maklumat
Pembetulan
6. FRP Tidak lengkap Sediakan senarai semak
Pembetulan untuk kelulusan
Pinda maklumat
Lengkapkan
7. Course Outline yang diluluskan
Senarai semak edaran yang tidak lengkap
Sentiasa membuat semakan
Pembetulan & Disahkan
8. Refleksi dan CQI pada Course Outline
Tatacara tindakan pembetulan tidak mematuhi Proses kerja tindakan pembetulan dan keperluan standard
Memberi taklimat kepada pemilik proses berkaitan tatacara tindakan pembetlan
Pembetulan
9. Borang Ketidakhadiran Pelajar
Surat Amaran
Surat Tunjuk Sebab Bagi Kehadiran Kuliah/ Amali Kurang 80%
Tidak disediakan dalam FRP
Senarai Semak KUSKK serta Ketua Jabatan yang berkaitan
Semakan dan pembetulan
Lengkapkan
10. Instrumen Pemantauan P&P
Rubrik Pemantauan P&P
Insturmen Penilaian Pensyarah Oleh
Laporan dan analisis yang tidak lengkap dan tidak menyeluruh
Sediakan template
Membuat analisis & Bentang dalam Mesyuarat KSP
Tindakan pembetulan
PENGURUSAN KURSUS KOKURIKULUM
PPP-05
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 11 /13
Tarikh
25-06-2018
MAKLUMAT TERKAWAL
Pelajar
Borang Analisis Pemantauan Proses P&P Setiap Pensyarah
Analisis Pemantauan Proses P&P
Laporan Pemantauan Pensyarah
11. Penilaian kerja Kursus
Laporan penilaian yang tidak lengkap
Semakan KUSKK Lengkap & Lampirkan
12. Pangkalan Data semasa
Rekod Penilaian Kerja Kursus Pelajar
Markah tidak direkodkan dalam pengkalan data semasa
Semakan KUSKK / KK
Pensyarah perlu key in
13. Rekod Penilaian Kerja Kursus Pelajar
Rekod dan analisis yang tidak lengkap dan tiada
Semakan KUSKK / KK
Lengkap & Lampirkan
14. Pamer Graf CORR Grade
Pamer CLO/PLO/GSA
Analisa CORR
Laporan dan analisis yang tidak lengkap
Semakan KUSKK / KK
Lengkap & Lampirkan
15. Analisa CORR
Minit Mesyuarat Pengurusan Jabatan/Minit Mesyuarat Perolehan Jabatan/Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
Laporan dan analisis yang tidak lengkap dan tidak menyeluruh
Semakan KUSKK / KK
Sediakan pelaporan
Lengkap & Lampirkan
PENGURUSAN KURSUS KOKURIKULUM
PPP-05
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 12 /13
Tarikh
25-06-2018
MAKLUMAT TERKAWAL
8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5
REKOD TEMPOH SIMPANAN
TEMPAT SIMPANAN KATEGORI
1. Borang Penilaian Pengajaran Penceramah/Jurulatih
1 Semester Fail Penilaian Penceramah
Terhad
2. Borang Analisis Pengajaran Penceramah/Jurulatih
1 Semester Fail Penilaian Penceramah
Terhad
3. Course Outline 1 Semester Fail Pensyarah Kursus Terhad
4. Rancangan Mengajar 6 semester Fail FRP di pejabat
Pensyarah Kursus Am
9. LAMPIRAN 8.5
RUJUKAN NAMA LAMPIRAN
1) PPP-04(11)(08-09-17) Rekod Markah Kerja Kursus Pelajar
2) PPP-04(1)(08-09-17) Rancangan Mengajar
PENGURUSAN KURSUS KOKURIKULUM
PPP-05
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 02
Mukasurat 13 /13
Tarikh
25-06-2018
MAKLUMAT TERKAWAL
10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5
KAWALAN MAKLUMAT
i. Semua maklumat yang didokumenkan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi
ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi
iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa kesemasa
iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran
v. Semua maklumat diedar melalui samaada:
a. Hardcopy
b. Laman web
vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; Maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal
vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%
viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %
KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:
KELUARAN TARIKH KUATKUASA
01 08-09-17
02 25-06-18
PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN
P01. SIPOC, SWIMLANE & PROSES KERJA
5-8 5.6.2018 KSP BIL 1/2018
P02.
P03.