POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PROSES KERJA

PS-13

PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

Disediakan oleh: Diluluskan oleh:

NAMA : MOHD KHAIRUDDIN BIN AHMAD KHAIR Jawatan : Pegawai Hal Ehwal Pelajar (Kebajikan & Disiplin Tarikh : 08-09-2017

NAMA : MOHD ARIFFIN BIN AMAN Jawatan : Timbalan Pengarah

Sokongan Akademik Tarikh : 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR

PS-13

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 1 /9

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

KANDUNGAN HALAMAN

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 2

1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 2

1.2 Rujukan .............................................................................................................. 2

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 .................................................................... 2

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ................................................................ 3

1.5 Definisi ................................................................................................................ 3

1.6 Singkatan ............................................................................................................ 4

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 .................................................................................................... 4

2.1 Pengurusan Disiplin Pelajar ................................................................................ 4

3. SWIMLANE 4.4.1 .............................................................................................................. 5

3.1 Pengurusan Disiplin Pelajar ................................................................................ 5

4. PROSES KERJA 4.4.1 ...................................................................................................... 6

4.1 Rancang Takwim Disiplin .................................................................................... 6

4.2 Urus Disiplin ....................................................................................................... 6

4.3 Urus Rayuan Saman ........................................................................................... 6

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ........................................................................................ 6

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 ............................................................................................ 7

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 ............................................................................ 7

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ..................................................... 8

9. LAMPIRAN 8.5 ................................................................................................................ 8

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 ........................................................................................ 9

PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR

PS-13

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 2 /9

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

1) Objektif Menggariskan tindakan-tindakan bagi pengurusan disiplin pelajar supaya dapat mengawal dan berusaha mengurangkan kadar kes disiplin pelajar

2) Skop (key activities) a. Perancangan disiplin b. Perlaksanaan disiplin c. Tindakan disiplin d. Analisis & Laporan Disiplin

3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Masalah disiplin pelajar dikenakan tindakan mengikut prosedur

b. Semua PDJ adalah kompeten c. Semua aduan dan tindakan pengawalan disiplin

direkod dan dianalisis.

4) Pemilik proses a. PHEP (KD)

5) Pelanggan proses 5.2 a. Ketua Jabatan Hal Ehwal & Pembangunan Pelajar b. Pegawai Disiplin Jabatan c. Ketua Jabatan d. Pelajar

6) Pihak berkepentingan 4.2 e. Jabatan Hal Ehwal & Pembangunan Pelajar f. Politeknik Melaka g. Jabatan Pendidikan Politeknik h. Badan persijilan

1.2 Rujukan

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan 7.5 (external references) a. ISO 9001:2015

Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Buku Panduan dan Peraturan Pelajar Politeknik. b. Garis Panduan Pengurusan Kebajikan Dan Disiplin

Pelajar Politeknik c. Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976

(Akta 174)

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7

SUMBER-SUMBER PENERANGAN

Manusia 7.1.2 Pengarah

KJHEPP

PHEP(KD)

Ketua Jabatan

PDJ

Pensyarah

Infrastruktur 7.1.3

Bangunan dan utility 7.1.3(a) Pejabat dan ruang kerja

PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR

PS-13

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 3 /9

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

Kemudahan bilik mesyuarat

Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Komputer, printer dan SPMP

Pengangkutan 7.1.3 (c) -

Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d)

Kemudahan internet

Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 -

Bahan 7 Alat tulis

Persekitaran7.1.4 Selamat & kondusif

Pengetahuan 7.1.6 Keperluan standard Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan

Kompetensi kakitangan 7.2 Mengikuti bengkel Akta 174

Lain-lain

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4

Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

1. Takwim Pengurusan Disiplin Tahunan Politeknik

PHEP(KD) Setiap awal tahun

Memo dan emel Semua PDJ

2. Borang Aduan Salahlaku Disiplin Pelajar

Pelapor Sepanjang masa

Serahan tangan PHEP(KD)

3. Fail Disiplin Pelajar PHEP(KD) Sepanjang masa

Serahan tangan KJHEPP

4. Aku Janji Pelajar Pelajar Sepanjang masa

Serahan tangan PHEP(KD)

5. Laporan Analisis Kes Disiplin

PHEP(KD) Setiap bulan Serahan tangan KJHEPP

6. Laporan Bulanan Pelaksanaan Disiplin Jabatan

PDJ Setiap bulan Serahan tangan PHEP(KD)

1.5 Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

Ketua Eksekutif Ketua Eksekutif adalah pegawai yang dilantik yang berkuasa mengambil tindakan tatatertib dan mengenakan hukuman yang diperuntukan di dalam Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976 dan pindaan-pindaannya.

Ketua Jabatan Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar

Ketua Jabatan Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar adalah pegawai yang dilantik bagi mengurusetiakan perbicaraan pelajar dan menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan kebajikan dan disiplin.

Pegawai Hal Ehwal Pelajar (Kebajikan dan Disiplin)

Pegawai Hal Ehwal Pelajar (Kebajikan dan Disiplin) adalah pegawai yang dilantik untuk menguruskan hal-hal berkaitan dengan kebajikan dan disiplin pelajar.

Urusetia Tatatertib Pelajar Urusetia Tatatertib Pelajar terdiri daripada KJHEPP, PHEP(KD) dan Pegawai Disiplin Jabatan serta pegawai yang dilantik bagi mengurus hal-hal berkaitan dengan perbicaraan pelajar di bawah Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976 dan pindaan-pindaannya.

PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR

PS-13

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 4 /9

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

Pegawai Disiplin Jabatan Pegawai Disiplin Jabatan adalah pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan untuk pengurusan disiplin pelajar di peringkat jabatan.

Jawatankuasa Disiplin Pelajar Jawatankuasa Disiplin Pelajar adalah jawatankuasa yang ditubuhkan untuk mengurus disiplin pelajar yang terdiri daripada KJHEPP, PHEP(KD) dan PDJ.

Jabatan Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar

Jabatan Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar adalah jabatan yang bertanggungjawab untuk memberi perkhidmatan dalam semua hal berkaitan dengan pelajar.

Pembantu Am Pejabat Pembantu Am Pejabat ditugaskan untuk memfailkan rekod disiplin.

1.6 Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

KJHEPP Ketua Jabatan Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar

PHEP (KD) Pegawai Hal Ehwal Pelajar (Kebajikan dan Disiplin)

PDJ Pegawai Disiplin Jabatan

KJ Ketua Jabatan

KP Ketua Program

KK Ketua Kursus

JKDP Jawatankuasa Disiplin Pelajar

JHEPP Jabatan Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar

PAP Pembantu Am Pejabat

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1

2.1 Pengurusan Disiplin Pelajar

SOURCE OF INPUTS

INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF OUTPUTS

PHEP (KD) Kalendar akademik

RANCANG TAKWIM DISIPLIN

Takwim disiplin

PDJ

KJHEPP

KJHEPP

PHEP (KD)

PDJ

Staf

Takwim disiplin

Buku panduan pengurusan disiplin

Akta 174

Borang aduan salah laku

URUS DISIPLIN PELAJAR

Notis denda kesalahan tatatertib terus

Laporan pemeriksaan bulanan

KJHEPP

PHEP (KD)

Pelajar

Pelajar Notis denda kesalahan tatatertib terus

Surat rayuan

URUS RAYUAN SAMAN

Surat rayuan yang disokong

Resit bayaran saman

KJ / KP / KK

KJHEPP

PHEP (KD)

Unit kewangan

PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR

PS-13

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 5 /9

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

3. SWIMLANE 4.4.1

3.1 Pengurusan Disiplin Pelajar

KJHEPP PHEP(KD) PEGAWAI

DISIPLIN JABATAN KJ/KP/KK PELAJAR

PENGESAHAN LAPORAN BULANAN

BAYAR SAMAN

RANCANG TAKWIM

LAPORAN BULANAN

LULUS RAYUAN

KELUAR SAMAN

PEMERIKSAAN DISIPLIN

TERIMA SAMAN

SOKONG RAYUAN

SAHKAN

TAKWIM

SAMAN

RAYUAN

TIDAK

TIDAK

TIDAK

YA

YA

YA

PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR

PS-13

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 6 /9

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

4. PROSES KERJA 4.4.1

4.1 Rancang Takwim Disiplin

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. PHEP (KD) a. Mengadakan Mesyuarat Takwim Pengurusan Disiplin Tahunan. b. Menyediakan Takwim Pengurusan Disiplin Tahunan

2. KJHEPP Mengesahkan Takwim Pengurusan Disiplin Tahunan

4.2 Urus Disiplin

Bil Tanggung jawab Tindakan

3. PDJ a. Melaksanakan pemeriksaan disiplin dan mengambil tindakan untuk

pengawalan disiplin.

b. Mengeluarkan saman terhadap pelajar yang melakukan kesalahan

disiplin dengan mengemukakan notis denda.

c. Menyediakan laporan bulanan pelaksanaan disiplin peringkat jabatan

4. PHEP (KD) Mengumpulkan laporan bulanan pelaksanaan disiplin jabatan

5. KJHEPP Mengesahkan laporan bulanan pelaksanaan disiplin jabatan

4.3 Urus Rayuan Saman

Bil Tanggung jawab Tindakan

6. KJ/KP/KK Menyokong surat rayuan pengurangan bayaran saman pelajar

7. KJHEPP Meluluskan surat rayuan pengurangan bayaran saman pelajar

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)

Perancangan 8.1 (P)

Output perancangan Takwim Pengurusan Disiplin Tahunan Politeknik

Kelulusan perancangan KJHEPP

Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

Kaedah kawalan 8.5 Buku Panduan dan Peraturan Pelajar Politeknik.

Garis Panduan Penguirusan Kebajikan Dan Disiplin Pelajar Politeknik

Rujuk dan akur kepada proses kerja

Penggunaan borang-borang seperti di lampiran

Kawalan Proses yang

disumber luar 8.4

Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976 (Akta

174)

Identifikasi dan

kemudahkesanan 8.5.2

No Pendaftaran Pelajar

No Kad Pengenalan Pelajar

Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Maklumat dan Data pelajar

Pemuliharaan 8.5.4 Fail Disiplin Pelajar

Notis denda (Saman)

PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR

PS-13

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 7 /9

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

Khidmat selepas

perkhidmatan 8.5.5

Rayuan pengurangan saman (jika perlu)

Kawalan Perubahan 8.5.6 Perancangan Pengurusan Disiplin Tahunan Politeknik

Garis panduan dan peraturan pelajar politeknik.

Tindakan 10(ACTION)

Penilaian keberkesanan 9.1.3 Laporan Analisis kes disiplin pelajar

Laporan bulanan pelaksanaan disiplin pelajar

Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan

Penambahbaikan 10.3 Semakan takwim pengurusan disiplin tahunan politeknik

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4

BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR

TINDAKAN PENCEGAHAN

(sebelum berlaku)

TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku)

1. Takwim Pengurusan Disiplin Tahunan Politeknik

Takwim tidak selari dengan tarikh pelaksanaan

Pemantauan dari KJHEPP

Pinda dan buat pembetulan hingga selari dengan takwim

2. Laporan pemeriksaan bulanan

Laporan pemeriksaan bulanan tidak dihantar

Pemantauan dari KJHEPP.

Kemaskini data secara berkala.

Surat arahan menghantar laporan dikeluarkan

PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR

PS-13

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 8 /9

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5

REKOD TEMPOH SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

KATEGORI

1. Perancangan Pengurusan Disiplin Tahunan Politeknik

3 tahun Pejabat

JHEPP

Am

2. Borang Aduan Salahlaku Disiplin Pelajar

3 tahun Pejabat

JHEPP

Terhad

3. Fail Disiplin Politeknik 3 tahun Pejabat

JHEPP

Terhad

4. Aku Janji Pelajar 3 tahun FPP di Pejabat

JHEPP

Terhad

5. Laporan Analisis Kes Disiplin Pelajar 3 tahun Pejabat

JHEPP

Terhad

6. Laporan Bulanan Perlaksanaan Disiplin Jabatan

3 tahun Pejabat JHEPP Terhad

9. LAMPIRAN 8.5

RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

1) PS-13(1)(08-09-17) Perancangan Pengurusan Disiplin Tahunan

2) PS-13(2)(08-09-17) Borang Aduan Salahlaku Disiplin Pelajar

3) PS-13(3)(08-09-17) Laporan Analisis Kes Disiplin Pelajar

4) PS-13(4)(08-09-17) Laporan Perlaksanaan Disiplin Peringkat Jabatan

PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR

PS-13

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 9 /9

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5

KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi. ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa

kebenaran ketua organisasi. iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa. iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses

kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran. v. Semua maklumat diedar melalui samada:

a. E-Document b. Hardcopy

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %

KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN TARIKH KUATKUASA

01 08-09-17

02

PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN

P01.

P02.

P03.

POLITEKNIK MELAKA

PERANCANGAN PENGURUSAN DISIPLIN TAHUNAN

BIL TARIKH PROGRAM TANGGUNGJAWAB LOKASI

KOS CATATAN

1

2

3

4

5

Disediakan Oleh:

…………………

PHEP(KD)

Disahkan Oleh:

..........................

KJHEPP

Diluluskan Oleh:

…………………

Pengarah Tarikh :

PS-13(1)(08-09-17)

POLITEKNIK MELAKA

BORANG ADUAN SALAHLAKU DISIPLIN PELAJAR

Tindakan oleh Pelapor

Nama Pelajar : ……………………………………………………………..............………………

No. Pendaftaran : ………………………… Jabatan :…………………………..

Jantina : …………..… Bangsa : ……………. Agama : ………………..………...

Jenis Kesalahan : ……………………………………………………………………......……….....

Keterangan Kesalahan :

..........................................................................................................................................................

..........................................................................................................................................................

..........................................................................................................................................................

Tarikh: …………………… Masa: …………………….

Pengakuan Pelajar : Bersalah / Tidak Bersalah

Tandatangan Pelajar : ………………………………..

Nama Pelapor : ……………………………………………. Jabatan/Unit : …………….........……

Tandatangan Pelapor : ……………………………………… Tarikh:……………….........……

Tindakan oleh PHEP(KD)/PDJ (tandakan (√) mana yang berkenaan)

Kes dirujuk kepada Jabatan Akademik untuk tindakan secara pentadbiran.

Kes dikendalikan oleh : .........................................................................................................

(Sila isikan ruangan Tindakan Oleh Ketua Jabatan / PDJ)

Kes dikendalikan oleh PHEP (KD) untuk tindakan secara pentadbiran.

Bentuk tindakan yang diambil : .....................................................................................

Kes diserahkan kepada KJHEPP.

Nama & Tandatangan PHEP (KD)/ PDJ : ............................................................

Tarikh : ................................................

PS-13(2)(08-09-17)

1/2

Tindakan oleh Ketua Jabatan / PDJ

Nyatakan bentuk tindakan secara pentadbiran yang telah diambil terhadap pelajar :

......................................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

Tandatangan Ketua Jabatan / PDJ : ……………………………….. Tarikh : ……………….

Nama dan cop:...................................................................

Tindakan oleh KJHEPP (tandakan (√) mana yang berkenaan)

Kes tidak mempunyai asas yang kukuh dan boleh ditutup

Kes melibatkan perundangan dan dirujuk kepada Pengarah/Ketua Eksekutif

Tandatangan KJHEPP : ………………………………

Tarikh : …………………

Nama dan cop : ..........................................................

PS-13(2)(08-09-17)

2/2

POLITEKNIK MELAKA

LAPORAN ANALISIS KES DISIPLIN PELAJAR

Sesi Pengajian :

Bil Keterangan Kes Disiplin Jumlah Kes Tindakan Yang

Telah Diambil Catatan

Jumlah Keseluruhan

Disediakan oleh : …………………………………….

PHEP (KD)

Nama dan cop:

Disahkan oleh:…………………………………. Tarikh:…………………………..

KJHEPP

Nama dan cop:

PS-13(3)(08-09-17)

LAPORAN PERLAKSANAAN DISIPLIN PERINGKAT JABATAN

JABATAN : __________________________________________

BULAN / TAHUN :___________________________________________(CTH: JAN/07)

BAHAGIAN A: PEMERIKSAAN RUPADIRI

Tarikh Dirancang :___________________________________________

Tarikh Perlaksanaan :___________________________________________

Bil Jenis Kesalahan Bil. Kesalahan Tindakan yang diambil Ulasan

1. Kad Pelajar

2. Kasut

3. Pakaian

4. Kuku

5. Rambut

6. Barang Perhiasan ( Lelaki)

7. Merokok

8. Lain-lain

(Nyatakan)

a.

b.

*(Perhatian: Sila kepilkan Borang Aduan Salahlaku bersama laporan.)

PS-13(4)(08-09-17)

1/2

BAHAGIAN B: PROGRAM / AKTIVITI DISIPLIN( CTH: TAKLIMAT, CERAMAH, LAWATAN DLL.)

Bil Tajuk Program/Aktiviti Tarikh Perancangan Tarikh Perlaksanaan Bil. Kehadiran Tindakan yang diambil Ulasan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Disediakan oleh:...................................... Disahkan oleh:.............................................

Nama PDJ:………………………………………………………………….. Nama Ketua Jabatan:..................................................................

Tarikh: …………………………..

PS-13(4)(08-09-17)

2/2