Politica de Desarrollo

7/23/2019 Politica de Desarrollo

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I - Introduccin a la evaluacin de colecciones

La coleccin de una biblioteca est conformada por todos los documentos que sta proporciona a sus usuarios.

Comprende tanto aquellos documentos que la biblioteca posee fsicamente, como los recursos accesibles en lnea

seleccionados y adquiridos deliberadamente e incluidos en el O!C o en otras bases de datos que la misma posea "I#O

$%&'().

*oda coleccin se desarrolla con un ob+etivo determinado. l ob+etivo de la coleccin de una biblioteca universitaria es

responder a las necesidades de informacin que demandan las actividades de estudio, docencia e investiacin que se

realian en el seno de la institucin universitaria.

*eniendo en cuenta que la coleccin es el recurso informativo que la institucin universitaria proporciona a sus docentes,

investiadores, alumnos, etc., de sus caractersticas tanto cuantitativas como cualitativas, como de su adecuacin a los

requerimientos y necesidades informativas de su comunidad de usuarios, depender en ran medida tanto el nivel de

satisfaccin que esos usuarios tenan de la biblioteca, como la calidad de las actividades de formacin acadmica e

investiacin cientfica que se desarrollen en la institucin a la que brinda servicios.

La evaluacin de la coleccin tiene como fin determinar en qu medida la coleccin responde a sus ob+etivos y a las

necesidades de sus principales rupos de usuarios "!L!, /&'&). s un proceso que permite a la biblioteca obtener

informacin ob+etiva y confiable de apoyo a la toma de decisiones en materia de los recursos informativos disponibles y

necesarios, y un instrumento que ua el establecimiento y adecuacin peridica de la poltica de desarrollo de colecciones

en concordancia con la misin y ob+etivos de la institucin a la que sirve.

La evaluacin de la coleccin es parte del proceso sistemtico de creacin y mantenimiento de colecciones sobre la base

de un con+unto de criterios que deben estar e0presados por escrito en un documento normativo que se constituye en la

oltica de 1estin de Colecciones "1C) de la biblioteca. La 1C establece los ob+etivos y perfil de la coleccin, ua la

seleccin, la adquisicin, la distribucin del presupuesto, el releo, el e0puro y la conservacin de los documentos, en

concordancia con la misin y ob+etivos de la institucin universitaria.

2uc3o se 3a escrito en materia de desarrollo y evaluacin de colecciones. #in embaro, poco se 3a 3ec3o en las

bibliotecas universitarias de nuestro medio, en las que por raones de diversa ndole no slo no tienen polticas escritas,

sino que adems adolecen de una falta de planificacin sistemtica de sus colecciones. llo 3ace que muc3as veces las

bibliotecas se vean impulsadas a actuar por acontecimientos aislados o entusiasmos individuales, y tomen decisiones

apresuradas que 3acen que las colecciones resultantes presenten desequilibrios, duplicidades innecesarias, se encuentrenobsoletas o no respondan a las necesidades de los usuarios.

ntre las principales dificultades que 3emos detectado durante el desarrollo de esta investiacin se encuentran4

la carencia de una poltica escrita de desarrollo de colecciones a partir de la que confrontar los resultados de la

evaluacin5

la carencia de datos y de fuentes de datos apropiadas para realiar la evaluacin5

la falta de personal y 6 o de tiempo para poner en marc3a procesos evaluativos, y sostenerlos en el tiempo,


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la falta de entrenamiento de los bibliotecarios en mtodos de evaluacin, y fundamentalmente

la carencia de una ua metodolica que recopile tcnicas, indicadores y e+emplos de aplicacin.

7o siendo este un tema nuevo, e0isten diversos antecedentes que 3an abordado la problemtica con miradas diversas.

8esde que 9ananat3an en /&(/ formulara los cinco principios4

Los libros son para ser usados (Books are for use)

Cada lector tiene su libro (every reader his or her book) y

A cada libro su lector (every book its reader),

"Hay que ahorrar tiepo al lector" (save the tie of the reader)!

"La biblioteca es un oraniso en creciiento" (the library is a ro#in oranis)

a lo laro de los a:os se 3an propuesto, desarrollado y aplicado diversas tcnicas de evaluacin de colecciones con

diferentes ob+etivos4

estudiar la distribucin de la literatura cientfica a partir del anlisis de la coleccin de la #cience 2useum Library

de Londres ";radford, /&(3orramade3,

/&''5 ;ritten, /&&%5#ilverstein, /&&?) entre otros. *ambin constituyeron un referente en esta temtica los traba+os

de Lancaster "/&@'5 /&&%5 /&&(). n el traba+o de /&&(, que versa sobre diferentes aspectos de la evaluacin de

bibliotecas, dedic oc3o captulos a la evaluacin de las colecciones, proponiendo alunos de los posibles mtodos

para llevarla a cabo, clasificndolos en dos randes rupos4 mtodos cuantitativos "tama:o, crecimiento, etc.) y

mtodos cualitativos "+uicio de e0pertos, uso de bibliorafas, anlisis de uso, etc.). Los estudios de usuarios, que

apuntan a identificar las necesidades de informacin reales y potenciales de los mismos, mediante el uso tanto de

mtodos directos como indirectos "#an Casado, /&&


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Otra estrateia Btil para la evaluacin de colecciones es la comparacin con normativas y estndares internacionales

y6o reionales, para obtener indicadores que permitan realiar bencharkinentre bibliotecas. n este sentido

oranismos internacionales como !L! e iberoamericanos como 9;IH7 y C!;I8 3an desarrollado alunos indicadores

especficos de colecciones como parte de las normas y las directrices para la evaluacin de bibliotecas universitarias.

Hna e03austiva revisin de mtodos e indicadores para la evaluacin de colecciones fue realiada por re Lpe en

su tesis doctoral, defendida en $%%$ en la Hniversidad de 1ranada, spa:a "re Lpe, $%%$a).! modo de

resumen incluimos a continuacin una somera descripcin de alunos de los mtodos, que son los que 3emos

empleado en nuestra propuesta metodolica.

Impresionista

ste mtodo consiste en el e0amen directo de la coleccin por parte de un e0perto o profesional bibliotecario

especialiado que e0amina detalladamente la coleccin, pudiendo e0traer conclusiones sobre el tama:o, la cobertura,

la profundidad y la sinificacin de la coleccin5 lmites temporales y distribucin de las fec3as de publicacin y la

condicin fsica de los materiales$

Listas de control

ste mtodo consiste en evaluar la coleccin comparndola con otro instrumento de evaluacin por e+emplo4 una

lista bibliorfica que represente una coleccin destacada o bsica, una bibliorafa de una rea temtica que est

aceptada como completa y sirva de modelo, o el catloo de otra biblioteca Jde prestiioK en esa rea temtica que

est siendo evaluada. La eleccin de la lista estar determinada en cualquier caso por el ob+etivo de la evaluacin y el

semento de la coleccin a evaluar. s un mtodo simple y prctico que proporciona una evaluacin de la adecuacin

de la coleccin. !dems, la lista de documentos no localiados puede servir como base para futuras adquisiciones

Comparacin con estndares

ste mtodo consiste en contrastar datos e indicadores cuantitativos de la coleccin con valores de referencia

establecidos en recomendaciones nacionales o internacionales, con el ob+etivo de determinar en qu medida la

coleccin se acerca a los valores de referencia recomendados por oraniaciones nacionales, reionales o

internacionales. +emplos de estndares para bibliotecas universitarias son4 !C9L "$%%%) #tandards for Collee

Libraries5 9;IH7 "/&&&) 7ormas y directrices para bibliotecas universitarias y cientficas4 8ocumento de

traba+o5 C9HCE "$%%() stndares para bibliotecas universitarias c3ilenas "$a. ed.).

Anlisis de uso

ste mtodo consiste en medir el comportamiento de la coleccin a partir del anlisis del uso que se 3ace de ella. #u

ob+etivo es identificar las fortaleas y debilidades de la coleccin a partir del conocimiento de los patrones de

utililiacin. ste mtodo puede aplicarse al estudio de los prstamos como al uso in situ dentro de la biblioteca. Las

diferencias estarn dadas por las tcnicas de recoleccin de datos a emplear en cada caso, especialmente si la

biblioteca es de entantera abierta.

Anlisis de citas


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ste mtodo consiste en 3acer un recuento, tabulacin y anlisis de la cantidad de veces que los documentos son

citados en la bibliorafa, notas a pie de pina y6o en 3erramientas de indiacin por parte de una determinada

comunidad de usuarios "de una disciplina, de una institucin, etc.). La aplicacin de este mtodo a la evaluacin y

desarrollo de colecciones se utilia con frecuencia para evaluar colecciones de investiacin, identificar el nBcleo de

revistas que la biblioteca debera suscribir, identificar las revistas que la biblioteca suscribe y que podra cancelar.

scasamente se utilia para evaluar y desarrollar colecciones de libros, aunque permite obtener la proporcin de

revistas citadas sobre las monorafas y comparar esa relacin con la distribucin del presupuesto. n eneral se

realia sobre un rea temtica especfica y para las necesidades de la investiacin.

II - oltica de estin de colecciones

Contar con una %ol&tica de 'estin de las Colecciones"1C) resulta fundamental para toda biblioteca que tena intenciones de planificar

sus actividades con miras a alcanar los ob+etivos propuestos, aprovec3ando al m0imo los recursos disponibles, en pos de optimiar y

ampliar los servicios y productos brindados a la comunidad de usuarios a la que atiende. #in embaro, muc3as son las bibliotecas

universitarias que aBn no cuentan con su propia 1C de manera e0plcita.

Con el ob+eto de animar y apoyar a esas bibliotecas, se presenta aqu una propuesta de contenidos y estructura para la elaboracin de

una 1C para una biblioteca universitaria.

Consideraciones preliminares

*oda biblioteca que se propona satisfacer las necesidades de informacin de la comunidad a la que sirve debe

desarrollar sus colecciones cuidando que sean suficientes tanto en calidad como en cantidad, buscando equilibrar sus

contenidos en las diferentes reas de inters y entre los diversos tipos de materiales. sto se lora mediante una

adecuada estin de colecciones "1C), un proceso que posibilita la identificacin de las fortaleas y debilidades de la

coleccin en relacin a las necesidades de informacin de los usuarios y del uso que ellos 3acen de dic3os materiales, y en

concordancia con los ob+etivos de la institucin en que se 3alla inserta la biblioteca, con miras a superar las debilidades

detectadas "vans $%%F 5 7erete $%%().

La estin de colecciones requiere de la creacin de un plan de accin donde se establecan estrateias y criterios que

procuren correir las debilidades de la coleccin mientras se mantienen sus puntos fuertes "vans $%%F). se plan debe

quedar plasmado en lo que se conoce comopol&tica de estin de colecciones"1C). #e trata bsicamente de un

documento prescriptivo que proporciona informacin de utilidad para orientar al personal de una biblioteca en la toma de

decisiones que conlleva la construccin y mantenimiento de las colecciones que se ponen a disposicin de una comunidad

de usuarios, constituyendo un instrumento fundamental para el buen funcionamiento de la biblioteca.

Cuando se piensa en las raones para su formulacin, tanto 1.. vans "$%%F) como . Go3nson "$%%


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proteiendo a la biblioteca de presiones e0ternas, ayudar en la evaluacin de la coleccin y en la racionaliacin del

presupuesto, constituyendo una 3erramienta indispensable al momento de establecer acuerdos cooperativos con otras

bibliotecas. !simismo, la poltica tambin suministrar informacin a los usuarios sobre los ob+etivos de la biblioteca y las

caractersticas de la coleccin, siendo una potente 3erramienta para el entrenamiento y orientacin de nuevo personal.

Hna poltica es un documento oficial, donde se describe a viva vo cmo se invierte el presupuesto de la institucin en

materia de colecciones y cmo son tomadas las decisiones. #u redaccin no debe ser idealista, terica o vaa sino

comprensible, fcil de entender y de usar. l formato, estilo y contenido deber ser acorde con la audiencia a la que va

diriida. La 1C debe ser pensada como un documento dinmico y fle0ible, que requiere revisiones peridicas y

adaptaciones, porque la comunidad de usuarios a la que la biblioteca sirve, as como los recursos financieros disponibles y

los recursos de informacin producidos son siempre cambiantes. 8ebe aclararse aqu que, si bien proveer un marco de

traba+o, nunca dir cmo seleccionar o rec3aar un ttulo especfico, por lo que seuir siendo necesario el +uicio del

personal bibliotecario para la valoracin de los documentos "Go3nson $%%


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*eniendo en cuenta los aspectos se:alados previamente, es necesario traba+ar lueo en la estructura +errquica de esos

contenidos. ara ello, conviene definir la tabla de contenidos de nuestra poltica, que nos uiar en la redaccin de la

misma por etapas, completando aquellas secciones de las que se posean ms datos. Con ello venceremos el mito de que

no puede escribirse una poltica 3asta poseer toda la informacin necesaria, idea eneraliada que slo 3a servido para

desmotivar a los bibliotecarios en su intento por establecer polticas e0plcitas para el desarrollo de sus colecciones.

2odelo para la elaboracin de una poltica de estin de colecciones

! partir de la lectura de la bibliorafa antes indicada, se 3a definido un modelo a seuir para elaborar una 1C, el cual se

e0plica a continuacin. ste modelo se estructura en die secciones, ms un ane0o y un ndice.

eccin * + *ntroduccin

Contemplando que la 1C es un documento pBblico, cuyos destinatarios no slo sern los bibliotecarios sino tambin

los usuarios del sistema de informacin, as como el personal docente y el personal administrativo de la institucin y las

autoridades acadmicas, ser necesario incluir una primera seccin donde se introducan los conceptos de 1C y 1C.

!simismo, se aprovec3ar esta seccin para indicar el propsito y ob+etivos que persiue la poltica, se asinarn

responsabilidades en torno al cumplimiento de lo establecido en la poltica, se describir el proceso de aprobacin de la

poltica en el marco de institucin en que la biblioteca se encuentra inserta, y se detallar la metodoloa para su

evaluacin y actualiacin peridica "se recomienda su revisin cada dos a:os).

eccin ** , %resentacin de la biblioteca y de la institucin ayor en que se encuentra inserta

n esta seccin se proceder a brindar una descripcin eneral de la biblioteca, incluyendo una breve rese:a

3istrica, su misin y ob+etivos, sus funciones principales y toda otra informacin que se considere de inters para

presentar la biblioteca ante el lector. ! continuacin, se incluir una descripcin eneral de la institucin mayor en la que

se 3aya inserta la biblioteca, se:alando, sobre todo, su misin y ob+etivos. or Bltimo, se destinar un apartado a brindar

informacin acerca de la posicin oficial de la biblioteca en cuanto al acceso a la informacin, la libertad intelectual y la

censura, la propiedad intelectual y los derec3os de autor, y el respeto a la intimidad.

ara obtener informacin que ayude a completar estos tems pueden consultarse ciertos documentos que suelen

e0istir en nuestras oraniaciones, tales como el estatuto de la Hniversidad, el relamento de la biblioteca, las memorias

de la biblioteca y los informes de estin de la institucin mayor, bibliorafa dita sobre la 3istoria de la institucin,

folletera diversa enerada a lo laro de la vida de la institucin as como sitios eb institucionales.

eccin *** , %erfil de la counidad de usuarios

#i bien esta seccin tendr mayor valor informativo a partir de la realiacin de estudios de usuarios, desde un

comieno puede incluirse una descripcin eneral de la comunidad a la que la biblioteca atiende, contemplando tanto los

usuarios reales como los potenciales. #e recomienda la lectura de Duentes 9omero "$%/%) para una caracteriacin
http://evacol.fahce.unlp.edu.ar/ii-politica-de-gestion-de-colecciones/index_html#modelo-para-la-elaboracihttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/ii-politica-de-gestion-de-colecciones/index_html#modelo-para-la-elaboraci


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eneral de los usuarios de bibliotecas universitarias, y de la ua de ;iblar "$%%/) para la aplicacin de mtodos que

posibiliten un anlisis de las necesidades informacionales de los usuarios.

s necesario se:alar aqu que, para obtener datos numricos sobre la cantidad de miembros de la comunidad

acadmica, debern consultarse anuarios estadsticos enerados tanto por la propia Hniversidad como por los oranismos

ubernamentales con competencia para ello, documentos sumamente Btiles para establecer la cantidad de miembros de la

unidad acadmica seBn una tipoloa determinada "estudiantes, docentes, personal administrativo), as como para

conocer la distribucin de los mismos por disciplina impartida.

or Bltimo se incluirn en esta seccin detalles sobre los mecanismos de comunicacin establecidos con los usuarios,

tanto para la captura de usuarios como para el reistro de que+as y reclamos, las solicitudes de bibliorafa para la

confeccin de la desiderata, entre otros.

eccin *- , .escripcin eneral y estado actual de las colecciones

l ob+etivo de esta seccin es brindar una idea lo ms detallada posible de las caractersticas principales de las

colecciones de la biblioteca. ara ello, se brindar una descripcin eneral del estado actual de las colecciones incluyendo4

una 3istoria eneral de las colecciones, su tama:o actual, el promedio anual de crecimiento, las reas temticas que

cubre "prioridades, amplitud, profundidad, porcenta+e en relacin al total del fondo), el nivel de cobertura "estudiantes,

docentes, investiadores), el rado de e03austividad "e03austivo, investiacin, estudio, bsico, mnimo), el nivel de

actualiacin "edad del fondo), los idiomas que contempla, las onas eorficas de preferencia, la cobertura cronolica,

los tipos de documentos6formatos y soportes que se incluyen y e0cluyen, el estado de conservacin de los documentos,

las colecciones especiales "autores locales, publicaciones oficiales, depsito leal), las relaciones interdisciplinares con

otras colecciones, la ubicacin de la coleccin y su acceso, y el uso de la coleccin actual. Los aspectos antes mencionados

podrn brindarse para toda la coleccin pero se suiere, en la medida de lo posible, ir sumando a la informacin anterior

un anlisis detallado por rea temtica.

ara obtener informacin que ayude a completar los aspectos antes mencionados pueden consultarse documentos que

suelen e0istir en nuestras oraniaciones, tales como el relamento de la biblioteca, las memorias de estin, estudios

ditos e inditos realiados sobre la coleccin y su uso, folletera diversa enerada a lo laro de la vida de la institucin,

sitios eb institucionales y claro est, el sistema de estin bibliotecaria si la biblioteca posee aluno.

La evaluacin de la coleccin aplicando metodoloas diversas tambin ser de muc3a utilidad y, cada ve que se

efectBe una, enriquecer con sus conclusiones las descripciones incluidas en esta seccin. 7o est dems decir que para

obtener informacin sobre mtodos y tcnicaspara evaluar la coleccin puede consultarse el apartado especfico del

presente royecto, o bien remitirse a los documentos incluidos en la recopilacin bibliogrfica producto del traba+o del

equipo de investiacin.

eccin - , Criterios para la seleccin de ateriales

sta seccin comenar con una breve presentacin y6o definicin del proceso de seleccin documental, para

continuar con la asinacin de responsabilidades, indicando nombre y apellido de quienes llevan adelante esta tarea

dentro de la biblioteca.
http://evacol.fahce.unlp.edu.ar/III-metodologia-de-evaluacion-de-coleccioneshttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/v-bibliografiahttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/v-bibliografiahttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/III-metodologia-de-evaluacion-de-coleccioneshttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/v-bibliografia


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Lueo se brindar un detalle de las fuentes empleadas para la seleccin, que en el caso de las bibliotecas

universitarias suelen ser las siuientes4 solicitudes de bibliorafa y recomendaciones de recursos electrnicos formulados

por los usuarios o bien por el personal de la biblioteca5 bibliorafas especialiadas5 rese:as bibliorficas aparecidas en

publicaciones peridicas acadmicas o cientficas de calidad5 boletines de novedades de editoriales y libreras5 catloos

de editoriales y libreras, y material promocional5 folletera diversa de proveedores de informacin5 proramas de

asinaturas, seminarios y cursos dictados en la institucin5 y proyectos de investiacin enlobados en la poltica

cientfico-acadmica de la institucin.

or Bltimo, y no por ello menos importante, se incluirn en esta seccin los mtodos, principios y criterios de

seleccin, arupados en dos randes clases4 a) criterios enerales, aplicables a todos los tipos de documentos, y b)

criterios especficos, aplicables a un tipo de documento en particular "publicaciones peridicas, bases de datos, recursos

electrnicos, obras de referencia, entre otros). stos criterios darn respuesta a preuntas tan variadas como las

siuientes4

- PQu reas temticas cubrir la coleccinR PCules sern prioritariasR PQu porcenta+e presentar cada rea respecto de

la coleccin en totalR

- PQu nivel de cobertura se alcanar "la coleccin se formar slo para estudiantes, para estudiantes y docentes, para

investiadores)R

- PQu rado de e03austividad tendr la coleccin "e03austivo, tratando de comprar todo lo que e0ista sobre el tema5

investiacin, adquiriendo materiales necesarios para las lneas de investiacin que e0isten en la unidad acadmica5

estudio, reuniendo slo los materiales necesarios para el proceso de ense:ana-aprendia+e de los alumnos5 bsico,

adquiriendo solamente te0tos elementales del tema)R

- PQu nivel de actualiacin se espera del fondoR PCul es la edad promedio aceptable que debera tener cada rea

temtica que compone la coleccinR

- PQu idiomas se incluirn en la coleccinR P#e dar prioridad a alunas lenuas, a cules, en qu reas temticasR

- PEabr onas eorficas de preferenciaR P#e adquirir material producido por un pas o una rein en particularR P#e

crear una coleccin de autores localesR

- PQu cobertura cronolica tendrn las reas temticasR

- PQu tipos de documentos, formatos y soportes se incluirn en la coleccinR PCules no se aceptarnR

- PCul ser el estado de conservacin que debern tener los documentos para su incorporacin al fondoR P#i se reciben

documentos donados en mal estado, cules sern las raones posibles de su aceptacinR

- P#e crearn colecciones especialesR P8e qu tipo "autores locales, publicaciones oficiales, depsito leal, entre otros)R

- P#e considerar la calidad de la edicinR PQu caractersticas de una edicin se valorarn como positivas o neativasR


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- P#e considerar el prestiio de la editorial o del proveedorR P0iste un listado de editoriales recomendadasR PQu

aspectos se valorarn ms de los proveedores "puntualidad de entrea, cuidado de la edicin y del envo, entre otros)R

- P#e contemplar el prestiio del autorR

- PQu caractersticas se considerarn para valorar positivamente la adquisicin de una base de datos o para la seleccin

de un recurso electrnicoR

- P#e prioriar el completar coleccionesR

- P#e adquirirn duplicados de materialesR Pn qu cantidad "relacin con la cantidad de alumnos6docentes)R P#e podr

reponer materiales e0traviados o deterioradosR

- PLos materiales que se desea seleccionar e incorporar al fondo estn disponibles en otras bibliotecas y son factibles de

solicitar por prstamo interbibliotecarioR P#i puede obtenerse va prstamo interbibliotecario, cules son las raones que

+ustificarn la adquisicin de un materialR

- PQu materiales se consideran problemticos o qu temas se consideran controvertidos, de manera que sea necesario

establecer criterios ms detallados para su seleccinR

eccin -* , %rocediientos para la adquisicin de ateriales

#e brindar aqu una e0plicacin breve acerca de los procedimientos vlidos para el inreso de materiales nuevos a la

coleccin de la biblioteca, indicando en cada caso el apellido y nombre de los responsables que intervienen en el

procedimiento.

n el caso de las compras, convendr e0plicar qu tipos de compras pueden 3acerse "ordinarias, e0traordinarias,

compras directas o por licitacin), si e0iste un precio m0imo por libro, cmo se mane+a el tema de las licencias, qu

criterios se valoran positivamente para la seleccin del proveedor "cumplimiento de lo pactado, entrea a tiempo,

servicios de valor a:adido, entre otros).

n cuanto a las donaciones, ser necesario de+ar asentadas las condiciones de aceptacin de las mismas.

9especto del can+e, se podrn indicar las modalidades que se practican en la biblioteca y las condiciones de

aceptacin de intercambios.

l depsito leal, si bien es un medio de inreso de materiales, no est presente en todas las bibliotecas5 sin embaro,

casi todas las unidades acadmicas tienen producciones propias y un respaldo de las mismas debera quedar en sus

bibliotecas. n este caso en particular, se debern incluir los criterios que determinan que un documento se considerar

para el depsito leal y qu procedimientos se seuirn.

9esultar Btil la inclusin de flu+oramas de cada modalidad de adquisicin, de manera de orientar al personal de la

biblioteca de forma rpida y comprensible.


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n este apartado se incluir tambin informacin relacionada con acuerdos de cooperacin que la biblioteca tena

vientes, aclarando cules son las responsabilidades asumidas.

eccin -** , /valuacin de la coleccin

sta seccin ir creciendo con el tiempo, ya que en ella debern indicarse los mtodos empleados para la evaluacin

de la coleccin y los indicadores que se calculan. Considerando que la biblioteca se est iniciando en estos temas, podrn

incluirse en un principio indicadores bsicos -de primer nivel-, ampliando el estudio en la medida en que el personal

bibliotecario adquiera mayor e0periencia en el tema.

8eber consinarse en esta seccin, adems, el nombre y apellido de las personas responsables de llevar adelante la

evaluacin de la coleccin y de su uso, as como la frecuencia con que se realiarn dic3as actividades.

eccin -*** , Criterios para el e0puro de ateriales

8ebido a la sensibilidad que suele despertar entre los miembros de la comunidad acadmica cuando se plantea el

descarte de materiales en la biblioteca, es conveniente iniciar esta seccin e0plicando en qu consiste el e0puro y por

qu las bibliotecas deben realiarlo. Lueo de esta +ustificacin, debern asinarse responsabilidades, indicando nombre y

apellido de quienes llevan adelante esta actividad en la biblioteca.

! continuacin, y con el mayor detalle y claridad posible, debern se:alarse los criterios enerales y los criterios

especficos por tipo de material que sern considerados para descartar materiales, tales como4 obsolescencia, uso nulo,

mal estado de conservacin, redundancia, duplicados innecesarios, espacio insuficiente, disponibilidad en otras bibliotecas,

entre otros. 9ecurdese que, por lo eneral, no alcana un Bnico criterio para decidir el descarte de un material5 esto

deber quedar claro en la redaccin de la poltica. #e recomienda la consulta del manual de 1audet "$%%%) para tomar

ideas respecto de criterios y de mtodos a aplicar para proceder al e0puro de materiales.

n esta seccin tambin deber indicarse cmo se procede a la ba+a de inventario en el sistema de la biblioteca y de

la universidad, as como los destinos posibles que pueden tener los materiales e0purados.

eccin *1 , %reservacin de las colecciones

Ea de iniciarse la seccin planteando en qu consiste la preservacin de colecciones, se:alando los responsables de

esta actividad en nuestra biblioteca.

! continuacin, se brindar informacin eneral sobre los planes de accin que se llevan a cabo, destinados a la

conservacin preventiva y a la prevencin y actuacin ante desastres.

8eber detallarse tambin principios bsicos para la uarda y manipulacin de los documentos, las actividades de

recuperacin de materiales posibles de implementar "encuadernacin, restauracin, diitaliacin) y pautas claras sobre la

reproduccin de documentos en relacin a su estado de conservacin.

eccin 1 , /l presupuesto


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uede ocurrir que la biblioteca no dispona de un presupuesto asinado o no cuente con informacin certera sobre

ello. #in embaro, sobre el clculo de los astos incurridos en el a:o puede estimarse un presupuesto mnimo de

funcionamiento, el cual deber reistrarse en esta seccin.

La idea es de+ar asentado cul es el presupuesto que mane+a la biblioteca para el desarrollo de sus colecciones, cmo

se distribuyen esos fondos econmicos y cules son las limitaciones presupuestarias detectadas.

Ane0os

s posible requerir de un espacio en particular para reunir documentos asociados a la poltica y que resulte de inters

y utilidad que formen parte de la misma mediante ane0os para ailiar su acceso y lectura. ntre dic3os documentos

pueden mencionarse4 el estatuto y6o relamento de la biblioteca, resoluciones a las que se 3ace referencia en el te0to de

la poltica, planes y proramas especficos orientados a la preservacin de los fondos, informes sobre estudios de usuarios

efectuados en la biblioteca y6o sobre evaluaciones efectuadas sobre la coleccin, normas internacionales para la

evaluacin de colecciones, entre otros.

*ndice

8ado que la poltica puede ser utiliada para propsitos mBltiples, es conveniente incluir un ndice detallado de sus

contenidos con miras a facilitar su acceso y lectura.

Comentarios finales

La estin de colecciones es un proceso comple+o y altamente sub+etivo. Hna poltica escrita, desarrollada con el

consentimiento y la participacin de todas las partes involucradas, ayudar a reular el proceso y a 3acerlo menos

problemtico.

#er importante tener en cuenta que la 1C4

- 8eber contemplar los ob+etivos de la biblioteca y de la institucin en que sta se encuentra inserta.

- 8eber seuir un plan democrtico5 ser preparada por los individuos que me+or entienden del asunto y que

aplicarn el plan pero deber ser pactada con las fueras sociales de la institucin.

- 8eber ser elaborada a partir de las necesidades reales.

- #upondr la evaluacin previa de la coleccin e0istente.

- 9equerir revisiones peridicas.

- 8eber emplear un lenua+e comprensible

- La estructura oraniativa de los contenidos deber ser fcil de entender y de usar
http://evacol.fahce.unlp.edu.ar/ii-politica-de-gestion-de-colecciones/index_html#comentarios-finaleshttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/ii-politica-de-gestion-de-colecciones/index_html#comentarios-finales


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s cierto que su redaccin lleva tiempo pero no es un imposible. ! lo laro del royecto 3emos analiado tanto la

literatura terica como e+emplos concretos de polticas de desarrollo de colecciones, pudiendo e0perimentar en carne

propia el proceso de redaccin de una 1C. Lueo de semanas de traba+o, a principios de $%%& pudimos darle forma al

primer borrador de la SPoltica general para la gestin eficiente de las colecciones T, elaborada para la ;iblioteca

rof. 1uillermo Obiols de la Dacultad de Eumanidades y Ciencias de la ducacin de la Hniversidad 7acional de La lata.

n el momento en que se estaba esta poltica tambin se estaban realiando otras en diversas Hniversidades, tal como

puede observarse en la lista de polticasque se incluyen como enlaces en el presente traba+o, muc3as de las cuales

tomaron forma entre $%%' y $%/%. #u lectura es recomendable para quienes aBn no 3ayan iniciado la importante tarea de

formular por escrito su poltica de estin de las colecciones.

#lo nos resta decir que esperamos que el modelo aqu presentado pueda ayudar a otras bibliotecas a e0plicitar la manera

en que construyen sus colecciones, apostando a optimiar los recursos disponibles y a me+orar los servicios brindados en

nuestras queridas bibliotecas universitarias.

III - 2etodoloa de evaluacin de colecciones

*radicionalmente, las uas o manuales para la evaluacin de la coleccin proponen una clasificacin de los mtodos seBn

se basen en la medicin de datos ob+etivos "cuantitativos), o en anlisis sub+etivos de profesionales o e0pertos

"cualitativos)5 o en mtodos centrados en la coleccin cuando el acento es puesto en el anlisis de las caractersticas

intrnsecas de la coleccin, o mtodos basados en el comportamiento de la coleccin, cuando el anlisis se centra en el

uso que los usuarios 3acen de ella.

La ua metodolica que proponemos como resultado de nuestra investiacin centra su atencin en los fines de la

evaluacin y en una estrateia procedimiental basada en los conceptos de minera de datos y de informacin.

2inera de datos

s la etapa del proceso de evaluacin en la que se seleccionan, e0traen y adaptan los datos residentes en el banco de

datos constituido por todas las bases de datos y6o arc3ivos de la biblioteca y de la institucin a la que presta servicios. l

resultado de esta etapa debera ser el menor arc3ivo estrictamente necesario para los ob+etivos de la evaluacin, cuya

estructura facilite el procesamiento de los mismos en las etapas posteriores. or e+emplo, si el ob+etivo es evaluar el

uso de la coleccin de libros seBn la anti=edad de los mismos por clases temticas, el arc3ivo resultante de la minera

de datos debera contener la fec3a de edicin, la clase temtica de los libros y las frecuencias de prstamos de la

coleccin a evaluar. #eBn sea el softare disponible, se procurar desarrollar procedimientos cuya e+ecucin no requiera
http://www.fahce.unlp.edu.ar/institucional/proyectos-institucionales/politica-general-para-la-gestion-eficiente-de-las-colecciones-2009http://evacol.fahce.unlp.edu.ar/ii-politica-de-gestion-de-colecciones/politicas-de-bibliotecas-universitarias-disponibles-en-la-webhttp://www.fahce.unlp.edu.ar/institucional/proyectos-institucionales/politica-general-para-la-gestion-eficiente-de-las-colecciones-2009http://evacol.fahce.unlp.edu.ar/ii-politica-de-gestion-de-colecciones/politicas-de-bibliotecas-universitarias-disponibles-en-la-web


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especialiacin. n nuestra e0periencia los procedimientos son desarrollados y e+ecutados por bibliotecarios sobre

softare de la familia I#I#.

structuracin de los datos

n esta etapa se define la me+or estructura de datos, en el sentido de que facilite el uso de funciones estadsticas de

proramas de clculo como, por e+emplo, 0cel. 2ediante la automatiacin de procedimientos, se trata de reducir las

operaciones manuales al mnimo necesario con el ob+eto de minimiar traba+o y errores. n el caso del e+emplo, se

pueden utiliar matrices en las que las filas corresponden a edades y las columnas a las clases temticas, siendo la

interseccin fila-columna la cantidad de prstamos.

2inera de informacin

! partir del resultado de la etapa anterior, comiena la etapa de minera de informacin5 tarea que consiste en e0traer

informacin de los datos. sta informacin ser una base sobre la que se tomen decisiones correspondientes al desarrollo

de la coleccin.

Cada biblioteca determinar los fines de la evaluacin de su coleccin en funcin las necesidades y6o requerimientos de la

institucin a la que brinda servicios. #e proponen aqu alunos e+emplos de estrateias de evaluacin basadas en las

necesidades ms frecuentes detectadas en las bibliotecas universitarias de nuestro medio. #e parte de considerar que

e0isten tres perspectivas principales para enfocar los estudios4

0ploracin y dianstico de la coleccin

!decuacin de la coleccin a las necesidades de ense:ana

!decuacin de la coleccin a las necesidades de investiacin

or otro lado, e0iste un aspecto dentro de la temtica que responde a una dinmica propia, por lo cual se considera ms

adecuado abordarlo por separado. 7os referimos al

!nlisis de uso de la coleccin
http://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iii-metodologia-de-evaluacion-de-colecciones/exploracion-y-diagnostico-de-la-coleccionhttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iii-metodologia-de-evaluacion-de-colecciones/confrontacion-de-la-coleccion-con-la-bibliografia-de-los-programas-academicoshttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iii-metodologia-de-evaluacion-de-colecciones/adecuacion-de-la-coleccion-a-la-bibliografia-citada-en-trabajos-de-investigacionhttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iii-metodologia-de-evaluacion-de-colecciones/analisis-de-uso-de-la-coleccion/introduccionhttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iii-metodologia-de-evaluacion-de-colecciones/exploracion-y-diagnostico-de-la-coleccionhttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iii-metodologia-de-evaluacion-de-colecciones/confrontacion-de-la-coleccion-con-la-bibliografia-de-los-programas-academicoshttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iii-metodologia-de-evaluacion-de-colecciones/adecuacion-de-la-coleccion-a-la-bibliografia-citada-en-trabajos-de-investigacionhttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iii-metodologia-de-evaluacion-de-colecciones/analisis-de-uso-de-la-coleccion/introduccion


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Dinalmente, se brinda material que aporta procedimientos especficos para abordar aluno de los estudios planteados en

los apartados anteriores, insistiendo especialmente en la presentacin didctica de un reducido rupo de temas

matemticos, que ms all del conte0to de la evaluacin de colecciones, son de imprescindible aplicacin en problemas de

;ibliotecoloa y Ciencia de la Informacin en eneral.

0ploracin y dianstico de la coleccin

La evaluacin con fines de e0ploracin y dianstico consiste en realiar una descripcin de la coleccin que tiene la biblioteca. #upone

determinar su composicin y tama:o en base a los criterios determinados por la propia biblioteca y establecidos en la poltica. n caso de

no disponer de una poltica escrita es posible uiarse por los criterios que sobre la coleccin proponen las recomendaciones internacionales.

!tento a ello, y slo con fines ilustrativos proponemos una ua de los aspectos que suelen ser considerados en esta descripcin de la

coleccin

7ivel de cobertura y rado de e03austividadLa evaluacin de este aspecto consiste en realiar una descripcin del alcance que la coleccin tiene en relacin con el tipo

de biblioteca y los principales rupos de usuarios a los que dirie sus servicios.

sta descripcin podra ser del tipo4

Sor el carcter de biblioteca universitaria, la coleccin de esta biblioteca est orientada prioritariamente a satisfacer lasnecesidades informacionales de los estudiantes, los docentes y los investiadores de la institucin, y en seundo luar a

las demandas del personal de estin y administracin. st conformada principalmente por documentos de carcter

acadmico y cientfico, quedando fuera de su cobertura el material de divulacin y de recreacin.T

Hn aspecto a atender en esta delimitacin de la cobertura y rado de e03austividad de la coleccin es la e0istencia de

subcolecciones especiales con valor 3istrico, biblioflico, cultural, etc. que forman parte del patrimonio bibliorfico de la

institucin, pero que no responden directamente a los fines acadmicos y cientficos de la comunidad actual de usuarios.

stas particularidades, propias de cada biblioteca, deberan refle+arse en la descripcin del nivel de cobertura y rado de

e03austividad de la coleccin, para facilitar lueo una correcta sementacin de la coleccin que sea ob+eto de cualquier

tipo de evaluacin.

*ama:o y crecimiento de la coleccin

l tama:o de la coleccin es la cantidad total de ttulos y volBmenes de documentos que conforman el fondo bibliorfico

de la biblioteca. n trminos relativos se refiere al ratio entre el nBmero de ttulos o volBmenes y la cantidad de

titulaciones o el nBmero de usuarios. l crecimiento de la coleccin es una medida que permite conocer su dinmica, y

principalmente en qu medida crece respecto de las nuevas titulaciones o la cantidad de usuarios.

Como valores de referencia del tama:o y crecimiento de la coleccin se pueden tener en cuenta las recomendaciones

internacionales para monorafas, publicaciones peridicas y bases de datos. n nuestro caso 3emos considerado las

recomendaciones cuantitativas de la !ssociation for Collee and 9esearc3 Libraries "!C9L, /&'&), de la 9ed de ;ibliotecas

Hniversitarias spa:olas spa:olas "9;IH7, /&&&) y del Conse+o de 9ectores de Hniversidades C3ilenas "C9HCE, $%%().
http://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iii-metodologia-de-evaluacion-de-colecciones/exploracion-y-diagnostico-de-la-coleccion#nivel-de-cobertura-yhttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iii-metodologia-de-evaluacion-de-colecciones/exploracion-y-diagnostico-de-la-coleccion#tama-o-y-crecimientohttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iii-metodologia-de-evaluacion-de-colecciones/exploracion-y-diagnostico-de-la-coleccion#nivel-de-cobertura-yhttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iii-metodologia-de-evaluacion-de-colecciones/exploracion-y-diagnostico-de-la-coleccion#tama-o-y-crecimiento


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Cabe aclarar que si bien la Bltima edicin de los estndares de !C9L "!C9L, $%%


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Identificar una coleccin ncleode tems que probablemente satisfaan la mayora de las demandas de

circulacin a corto plao "rela del '%6$%). Los ttulos intensamente usados pueden ser candidatos a duplicacin "o a

un tratamiento de alBn otro tipo) para me+orar su disponibilidad.

8escribir patrones de usoen reas temticas seleccionadas o determinados tipos de materiales, al comparar su

representacin en la coleccin total "e0presada como una proporcin de los ttulos o los volBmenes disponibles)

respecto de su circulacin "e0presada como porcenta+es de todas las circulaciones). La informacin resultante resulta

Btil para a+ustar las prcticas de desarrollo de la coleccin o la asinacin de fondos.

Conocer la disponibilidadde los materiales e0istentes en el momento en que son solicitados $

Las venta+as de estos estudios es que aportan informacin ob+etiva de ran valor para la toma de decisiones. ! veces los

datos pueden e0traerse en forma directa del sistema de prstamos, ordenarse fcilmente por las cateoras de anlisis

deseadas, y son fle0ibles en cuanto a duracin del estudio y tama:o de la muestra, entre otros.

Las desventa+as principales pasan porque si se toman slo datos del prstamo a domicilio, se estn e0cluyendo otras

formas de consulta que podran ser muy representativas, como el uso en sala o el uso investiador. 8e 3ec3o, ste Bltimo

se caracteria por la consulta frecuente a una amplia cantidad de materiales de diverso contenido y nivel, que no suele

verse refle+ado en el prstamo. l estudio sistemtico de una materia o disciplina, por el contrario, suele concentrarse

sobre una porcin ms peque:a de materiales5 requiere mayor tiempo de lectura, y por tanto suele refle+arse en los datos

de prstamo.

or otra parte, e0isten opiniones diversas acerca del 3ec3o de que si un lector retira un libro en prstamo no implica que

ste le 3aya sido Btil o lo 3aya ledo. or otra parte, el prstamo refle+a los 0itos de los usuarios, pero no sus fracasos en

intentar consultar materiales no posedos por la biblioteca. !simismo, el prstamo est condicionado por la accesibilidad

de materiales "libros uardados en depsitos cerrados le+anos, probablemente sean menos solicitados que aquellos

disponibles en la estantera abierta).

7o obstante estas dificultades, pueden utiliarse una variedad de tcnicas para medir el uso de las colecciones, que

combinen datos provenientes de diversas fuentes, de modo tal de superar las desventa+as individuales de cada mtodo.

Los estudios basados en el uso de las colecciones cobran valor, en funcin de que permiten testear si la poltica de

adquisiciones es correcta, ya que se puede astar muc3o dinero en la compra de materiales que tal ve nunca sean

utiliados.

Coleccin nBcleo

7umerosos estudios 3an demostrado que el patrn de uso de los libros en una biblioteca siue una distribucin

3iperblica, es decir, que una peque:a cantidad de items en la coleccin acumulan una lara proporcin de usos, mientras

que la mayora de los items son poco o qui nunca usados. La distribucin 3iperblica se aplica a una amplia variedad de
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actividades, tales como el uso de palabras en el lenua+e "Uipf, /&(F), o la dispersin de artculos en revistas cientficas

";radford, /&(


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ermite determinar, del total de obras en una coleccin dada, cul es el porcenta+e que constituye su nBcleo bsico,

entendindose nBcleo bsico como el rupo de libros que 3a recibido al menos un uso en el perodo del estudio. Lo ms

usual es utiliar los reistros de prstamo a domicilio para contabiliar los usos, aunque de e0istir otros reistros

"consultas in situ por e+emplo) tambin podran usarse. n eneral se comprueba que una peque:a porcin de la coleccin

acumula el mayor porcenta+e de usos, mientras que ran parte de la misma reistra un uso mnimo o incluso nulo. La

determinacin del nBcleo bsico de una coleccin es sencilla, y su conocimiento permitir a las bibliotecas tomar

decisiones en cuanto a distribucin fsica, descarte, seleccin de obras a adquirir seBn demanda, etc.

!simismo, esta misma metodoloa puede usarse para evaluar -por e+emplo- la poltica de adquisiciones recientes. n este

caso, se analiar el uso recibido por el con+unto de obras recientemente adquiridas, ya sea por compra, can+e y6o

donacin. *ambin en este caso se puede 3acer sobre las obras adquiridas en el Bltimo a:o, en los Bltimos F a:os, u otro

perodo que la biblioteca determine. #e puede 3acer slo sobre las obras inresadas por compra, o bien sobre el total de

adquisiciones.

Dinalmente, cabe se:alar que la determinacin del nBcleo bsico permite observar los patrones de uso actuales de la

coleccin, los cuales son buenos predictores de los patrones de uso futuro. Nale decir que, en una comunidad acadmica

pueden aparecer o desaparecer cursos, crearse nuevas carreras y proramas de estudio o investiacin, pero estos

cambios tardan un tiempo en verse refle+ados en la circulacin y el uso de materiales, que suele permanecer iual o con

leves modificaciones.

Caso ;I;EH2!4 +emplo de aplicacin de la tcnica de nBcleo bsico

8eterminacin de clases temticas

ara poder estudiar la coleccin en su con+unto siuiendo un criterio temtico, es necesario pensar, definir y determinar

cules sern las clases temticas seBn las cuales queremos dividir y analiar nuestro fondo bibliorfico, lo cual no es un

tema menor. sa clasificacin debe estudiarse cuidadosamente y su definicin debe ser e0plcita y +ustificada.

!lunas cuestiones a tener en cuenta para definir las clases temticas4

#i nos basamos en que todos los materiales de la ;iblioteca estn procesados y por lo tanto poseen una

clasificacin temtica asinada seBn el sistema en uso "por e+emplo, C8H), una posibilidad para 3acer una primera

divisin sera tomar el primer dito de la notacin "%, /, $, (, etc.) y ver cmo se distribuye el fondo de acuerdo a

esto. Lueo se pueden tomar los dos o tres primeros ditos, pero aqu, dependiendo del tama:o de la coleccin y de

su variedad, nos pueden quedar clases que tenan muy pocos libros, +unto a otras con muc3simos. or este motivo,

intentar 3acer la definicin de las clases de forma automtica es prcticamente imposible.

or otra parte, si lo que queremos es poder comparar la coleccin con los proramas de estudio y las lneas de

investiacin vientes en la institucin, sus denominaciones y arupaciones disciplinares debern tenerse en cuenta,

de modo tal de poder evaluar de qu manera la ;iblioteca respalda con su coleccin los ob+etivos de la institucin. or

e+emplo, para el caso de ;I;EH2!, seBn la C8H la clase literatura riea "'@F) entrara si tomamos los primeros
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tres ditos, mientras que literatura arentina "'?%"'$)) no, ya que utilia ? ditos. Y sin embaro, son clases del

mismo nivel de importancia para la Dacultad, ya que e0isten centros de estudios e investiaciones, as como revistas

cientficas especialiadas en ambas temticas.

Las clases temticas pueden cambiar con el tiempo, ampliarse, reducirse, crearse nuevos proramas, lneas de

investiacin y carreras, seBn cmo vayan cambiando los ob+etivos e intereses de la institucin, y esto debe

preverse para poder redefinir las clases si es necesario.

Los nombres de las clases temticas resultantes deberan ser, a su ve, entendidos facilmente por la comunidad

de usuarios "usar6respetar el lenua+e de cada disciplina), porque sera bueno que los resultados de los estudios que

se realicen sean difundidos ampliamente. !simismo, en el marco de los procesos de acreditacin y creacin de

carreras de rado y posrado, las aencias evaluadoras suelen contemplar entre sus requisitos la e0iencia de

conocer cuantitativamente con qu cantidad de volBmenes y6o recursos de otro tipo cuenta la ;iblioteca que da

soporte a las actividades de la carrera.

s de esperar que una ve definidas las clases temticas en una biblioteca, stas se utilicen no slo para estudios

de evaluacin interno, sino que tambin puedan usarse para difundir listas de novedades, solicitar suerencias

bibliorficas por clase, etc.

Las clases resultantes deberan permitir seccionar la coleccin en porciones relativamente equilibradas entre si,

teniendo en cuenta que deberan relacionar4 cantidad de volBmenes fsicos, proramas acadmicos vientes en el

tema, lneas de investiacin6e0tensin, cantidad de alumnos, docentes e investiadores del rea, otros recursos

bibliorficos y documentales en soportes variados, entre otros.

n el contenido relacionado puede verse un e+emplo de distribucin de temas de un con+unto de reistros e0trado de unabase de datos, en la que se fueron estableciendo divisiones arupando y rearupando cada clase para tratar de formarclases 3omoneas.

Caso ;I;EH2!4 +emplo de determinacin de clases temticas

Hso relativo

Hna ve que 3emos determinado cul es el nBcleo bsico de nuestra coleccin "uso absoluto), estamos en condiciones de

profundiar el anlisis para observar cul es el uso que recibe cada sector en particular "uso relativo). Nale decir, analiar

el uso de la coleccin por materias, para lo cual deberemos seccionar la coleccin en clases temticas diferentes,

siuiendo el sistema de clasificacin que utilice la ;iblioteca.

sto requiere determinar cules sern las clases temticas a travs de las cuales nos interesa dividir y estudiar nuestra

coleccin. La lista de clases debe poder definirse mediante alBn criterio a partir de la clasificacin temtica asinada al

reistro bibliorfico "lo usual es usar el campo sinatura toporfica).

Los datos de la circulacin y de la coleccin se utiliarn para revelar las diferencias entre la conducta actual y la

esperada, en un sentido probabilstico. or e+emplo, si en una ;iblioteca M los libros de fsica ocupan un /$ W de la

coleccin, la probabilidad suiere que esos libros de fsica deberan acumular el /$ W de la circulacin, es decir que si los
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porcenta+es coinciden, esa parte de la coleccin se estara comportando de acuerdo a lo esperado. #i en cambio los libros

de fsica acumulan slo el ' W de la circulacin total, se podra decir que esa clase est subutiliada "se usa menos de lo

esperado). n cambio, si acumula el /FW de la circulacin, estara sobreutiliada.

'lases 'oleccin 'irculacin

(ro. libros % coleccin (ro. )r&st. * circulac.

+- +/ .17 + 0 .45

1+0 12- .31 Ok 34 .33

402 /3 .52 - / .19

-4/ +33 .14 + 1 .25

n el e+emplo de la tabla anterior se observa la cantidad de libros e0istentes en una coleccin "columna $4 7ro.libros) y la

cantidad de prstamos reistrados "columna F4 7ro. prstamos) de cuatro clases temticas distintas4 /F& "sicoloa),

(/? "#ocioloa), '?% "Literatura espa:ola) y &'$ "Eistoria arentina). Las columnas ( y ? muestran el porcenta+e

acumulado de coleccin y de circulacin, respectivamente, sobre el total de la coleccin y el total de prstamos. n la

columna < se 3an marcado con sino "-) las clases que reistran escasa cantidad de prstamos en relacin a la cantidad

total de libros de esa clase, y con sino "Z) aquellas que, por el contrario, reistraron ms cantidad de prstamos que la

cantidad de libros e0istentes. Las primeras seran clases sub-utiliadas, y las seundas sobre-utiliadas. n este e+emplo,

la Bnica clase que parecera equilibrada es la (/?, que reistra una circulacin acorde con la coleccin e0istente en esa

temtica.

sta sencilla comparacin permite identificar a simple vista las clases temticas que ms se desvan de la conducta

esperada. #e asume que las clases ms desviadas son las que necesitan mayor atencin. #e podra decir que ambas "las

sub y las sobre utiliadas) estaran fallando a la 3ora de satisfacer las necesidades de los usuarios. #i una clase est muy

sobre-utiliada, implica que la biblioteca es dbil en esa rea para alcanar el volumen y variedad de demandas actuales.

Cuanto ms sobre-utiliada est una clase, menor es la probabilidad de que un libro se encuentre en el estante cuando un

usuario lo busque.


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8e la misma manera, las clases que presentan sub-utiliacin probablemente tenan materiales desactualiados, poco

pertinentes, o bien e0cesivos para la demanda actual en ese tema. Hna clase subutiliada puede ser tan molesta como

una muy usada, y pone en evidencia la falta de inters en ella por parte de la comunidad de usuarios. odra indicar que

la seleccin de libros en esa clase no es muy buena, qui la biblioteca est comprando libros equivocados "muy tcnicos,

muy tericos), o bien que tiene demasiados libros desactualiados y deberan descartarse. s posible que el uso de la

clase aumente y se vuelva ms atractiva si se descarta y se arearan nuevos libros.

Caso ;I;EH2!4 +emplo de aplicacin de la tcnica de uso relativo

Hso dentro de la ;iblioteca

Como se mencionara anteriormente, los datos de la circulacin no son suficientes para brindar una imaen completa del

uso de las colecciones, ms aBn en las bibliotecas universitarias o de investiacin, donde muc3as veces el uso dentro de

la biblioteca suele ser mayor que el prstamo. Las necesidades y caractersticas de la bBsqueda bibliorfica en el proceso

de investiacin suelen requerir de la consulta eventual y breve de una amplia cantidad de materiales de diverso tipo, que

en bibliotecas con estantera abierta puede pasar desapercibido.

or este motivo, numerosos autores critican el uso de los datos de la circulacin como Bnica medida para evaluar el uso

de la coleccin. #in embaro, otros estudios "2c1rat3, /&@/5 Dussler y #imon, /&?/ 5 Eindle y ;ucAland, /&@' 5 Earris,

/&@@) 3an mostrado que e0isten indicios de una fuerte correlacin entre los datos de la circulacin y el uso dentro de la

;iblioteca. Nale decir, se 3a comprobado que lo que sale en prstamo es ms o menos lo mismo, o bastante similar, a lo

que se usa dentro de la ;iblioteca.

or otra parte, es necesario definir qu entendemos por Suso dentro de la bibliotecaT. #i un usuario toma un libro, lo 3o+ea

y lo vuelve a de+ar, Ppodemos decir que ese libro realmente se 3a SutiliadoTR 7o puede aseurarse un uso sustantivo

dentro de la biblioteca a partir de estos datos, deberamos 3acer una entrevista a un rupo representativo de usuarios, o

al menos una observacin. #in embaro, lo mismo puede pasar con el prstamo, ya que las cifras de circulacin slo

refle+an el acto de Sllevar en prstamoT, pero nada dicen del nivel o tipo de utiliacin. s muy posible que un nBmero no

despreciable de documentos prestados no reciba un uso sinificativo. n eneral, se parte de la idea de que si un libro se

sac de su luar, aunque sea slo por un instante, es un libro utiliado.

8e todos modos, y teniendo en cuenta estas consideraciones, el mtodo ms sencillo que se utilia en forma eneraliada

para descubrir que se usa dentro de la ;iblioteca es e0aminar los materiales que los usuarios de+an en las mesas y6o

carros de reubicacin. La idea sera contar y anotar lo que se us antes de volver a uardarlo. odran anotarse, por

e+emplo, los nBmeros de inventario de los libros, para lueo e0traer del sistema de estin el resto de los datos

necesarios para la evaluacin "clase temtica, tipo de documento, anti=edad u otras caractersticas de inters). Eacer

esto de forma permanente podra llear a ser muy traba+oso, por lo cual es 3abitual proramar la realiacin de muestras

representativas en distintos momentos del a:o, para lueo poder 3acer estimaciones basadas en los datos de las

muestras.
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Las crticas a este mtodo son variadas4 alunos dicen que se subestima el uso real, ya que por ms que se les pida que

no reubiquen, muc3os usuarios iualmente vuelven a uardar lo que usaron en los estantes, alunos ms que otros, y

esos usos no se contaran. or otra parte, lo que queda sobre las mesas o carros podra usarse ms de una ve por

distintos usuarios, y eso tampoco quedara reistrado.

#in embaro, el propsito de estudiar el uso dentro de la biblioteca debera orientarse ms a conocer qu materiales se

estn usando, ms que cunto se estn usando, por lo que no resulta vlido para tener al menos una medida del uso

dentro de la ;iblioteca.

8isponibilidad

oll y *e ;oeA3orst "/&&') se:alan la disponibilidad de los documentos como uno de los indicadores de calidad de las

bibliotecas. ara ellos, la disponibilidad V... se define como la proporcin de materiales solicitados por el usuario que

puede utiliar inmediatamente en la biblioteca "incluida

la reproduccin del documento) o en prstamo a domicilioV. !qu lo que se trata de conocer es qu probabilidad de ser

satisfec3a tiene la demanda del usuario sobre un e+emplar determinado.

l anlisis de la disponibilidad tiene por ob+eto conocer en qu medida la biblioteca proporciona a los usuarios los

documentos que estos buscan. Contribuye a analiar4

los ttulos de la coleccin se 3an seleccionado de acuerdo a las necesidades de los usuarios

e0iste un nBmero adecuado de e+emplares mBltiples de ttulos muy utiliados

los estantes estn bien ordenados

se 3an cataloado todos los e+emplares adquiridos

los catloos son fciles de utiliar

IN - 1ua de referencia de indicadores para la evaluacin de

colecciones

Los indicadores son e0presiones "numricas, simblicas o te0tuales) usadas para caracteriar actividades "eventos,

ob+etos, personas), tanto en trminos cuantitativos como cualitativos "I#O //?$%4/&&').

Los indicadores seleccionados y presentados a continuacin permiten medir diferentes aspectos relacionados con la

coleccin de las bibliotecas. #e presentan en orden alfabtico e incluyen una definicin, los datos requeridos para su

clculo, el modo de clculo y un e+emplo.

Cada biblioteca podr eleir aquellos indicadores que le aporten la informacin especfica requerida en cada situacin de

evaluacin.
http://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iii-metodologia-de-evaluacion-de-colecciones/analisis-de-uso-de-la-coleccion/introduccion#disponibilidadhttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iii-metodologia-de-evaluacion-de-colecciones/analisis-de-uso-de-la-coleccion/introduccion#disponibilidad


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!dquisiciones por usuario

8isponibilidad de ttulos solicitados

8ocumentos en la coleccin por usuario

8ocumentos en la coleccin por titulacin

8ocumentos consultados en sala per cpita

8ocumentos prestados per cpita

Indice de circulacin

Indice de rotacin

orcenta+e de adquisiciones por clase temtica

orcenta+e de la bibliorafa de los proramas de ense:ana en la coleccin

orcenta+e de la bibliorafa de los proramas de investiacin en la coleccin

orcenta+e de la coleccin para prstamo

orcenta+e de la coleccin no utiliada

*asa de crecimiento de la coleccin

NolBmenes inresados 6 ttulos inresados

NolBmenes por ttulo

!dquisiciones por usuario

8efinicin

s una medida relativa de la cantidad de documentos adquiridos por usuario en un perodo de tiempo determinado

"eneralmente / a:o). !unque las normas no lo especifican se recomienda aplicar este indicador por tipo documental y

por usuario real.

8atos

*tulos monorficos adquiridos por usuario en el perodo
http://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/adquisiciones-por-usuariohttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/disponibilidad-de-titulos-solicitadoshttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/documentos-en-la-coleccion-por-usuariohttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/documentos-en-la-coleccion-por-titulacionhttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/documentos-consultados-en-sala-per-capitahttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/documentos-prestados-per-capitahttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/indice-de-circulacionhttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/indice-de-rotacionhttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/porcentaje-de-adquisiciones-por-clase-tematicahttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/porcentaje-de-la-bibliografia-de-los-programas-de-ensenanza-en-la-coleccionhttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/porcentaje-de-la-bibliografia-de-los-programas-de-investigacion-en-la-coleccionhttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/porcentaje-de-la-coleccion-para-prestamohttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/porcentaje-de-la-coleccion-no-utilizadahttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/tasa-de-crecimiento-de-la-coleccionhttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/volumenes-ingresados-por-titulos-ingresadoshttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/volumenes-por-titulohttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/adquisiciones-por-usuariohttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/disponibilidad-de-titulos-solicitadoshttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/documentos-en-la-coleccion-por-usuariohttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/documentos-en-la-coleccion-por-titulacionhttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/documentos-consultados-en-sala-per-capitahttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/documentos-prestados-per-capitahttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/indice-de-circulacionhttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/indice-de-rotacionhttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/porcentaje-de-adquisiciones-por-clase-tematicahttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/porcentaje-de-la-bibliografia-de-los-programas-de-ensenanza-en-la-coleccionhttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/porcentaje-de-la-bibliografia-de-los-programas-de-investigacion-en-la-coleccionhttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/porcentaje-de-la-coleccion-para-prestamohttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/porcentaje-de-la-coleccion-no-utilizadahttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/tasa-de-crecimiento-de-la-coleccionhttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/volumenes-ingresados-por-titulos-ingresadoshttp://evacol.fahce.unlp.edu.ar/iv-guia-de-referencia-de-indicadores-para-la-evaluacion-de-colecciones/volumenes-por-titulo


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NolBmenes monorficos adquiridos por usuario en el perodo

*tulos de publicaciones peridicas incorporados en el perodo

7Bmero de usuarios reales en el perodo

2odo de clculo

n primer luar 3ay que determinar el perodo a considerar. Lueo, en cada caso se contabiliarn los ttulos o volBmenes

de cada tipo documental inresados a la coleccin durante ese perodo, y la cantidad de usuarios reales de la biblioteca en

ese mismo lapso. Dinalmente el valor del indicador se obtendr como el cociente entre ambas variables.

! 6 ;

donde

![ 7ro. ttulos o volBmenes inresados en el perodo considerado

;[ 7ro de usuarios reales de la biblioteca en el perodo considerado

+emplo

Hna biblioteca adquiri durante el a:o $%%& F%% volBmenes monorficos, y la cantidad de usuarios reales durante ese

a:o fue de ?'%. l valor del indicador adquisiciones de volBmenes monorficos per cpita en $%%& es de F%% 6 ?'% [

%.@(. n otras palabras, durante ese a:o la biblioteca adquiri %.@( volBmenes monorficos nuevos por cada usuario

real. Las recomendaciones internacionales suieren un incremento anual de / volumen por usuario.

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