Política de asignación y entrega de equipos nuevos de asignacion y entrega de...I. Introducción y Objetivos La Dirección General de Tecnologías de la Información (DGTI), con

DIRECCION GENERAL DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

DGTI – PO.001

Política de Asignación y Entrega de

Equipos Tecnológicos a usuarios internos

Versión: 2018-1 Página 1 de 17

Elaborado por: Mario Droguett; Director General de Tecnologías de la Información Fecha: Agosto-2018

Revisado por: Juan Pablo Gallardo; Director de Logística. Manuel Soto; Director de Servicios Contables Fecha: Agosto-2018

Aprobado por: Javier Valenzuela; Vicerrector de Asuntos Económicos y Administrativos Fecha: Agosto-2018

Política de Asignación y Entrega de Equipos Tecnológicos a usuarios internos.

Dirección General de Tecnologías de información


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Contenido I. Introducción y Objetivos ........................................................................................................................... 3

II. Definiciones ............................................................................................................................................... 3

III. Ingreso ....................................................................................................................................................... 4

IV. Movilidad Interna .................................................................................................................................. 5

A. Movilidad en Rol General de Personas ................................................................................................ 5

B. Movilidad en Rol Privado de Personas ................................................................................................ 6

V. Salida .......................................................................................................................................................... 7

VI. Cambios de Equipo ............................................................................................................................... 7

VII. Robo, Destrucción o Pérdida ................................................................................................................ 8

VIII. Administración de Inventario ............................................................................................................... 9

A. Inventario de Sede ................................................................................................................................ 9

B. Quiebre de Stock de Equipos en Sede ............................................................................................... 10

C. Sobre Stock de Equipos en Sede ........................................................................................................ 11

D. Préstamos y Asignaciones Especiales de Equipos ............................................................................. 11

E. Evaluación y Obsolescencia de Equipos ............................................................................................ 12

F. Reparación y Reacondicionamiento de equipos ............................................................................... 14

IX. Compras ................................................................................................................................................... 14

X. Estándares de Asignación ....................................................................................................................... 15

A. Relación Laboral .................................................................................................................................. 15

B. Tipos Estándares de Equipos a Asignar ............................................................................................. 16


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I. Introducción y Objetivos

La Dirección General de Tecnologías de la Información (DGTI), con el objetivo de facilitar la entrega y administración de los equipos tecnológicos de la USS, ha determinado los siguientes criterios que deben ser aplicados por las unidades de informática de todas las sedes de la Universidad y afecta a todas las unidades de la universidad.

II. Definiciones

Las siguientes definiciones son generales a la asignación de equipos en la USS:

a. Se entiende por Equipos Tecnológicos, los dispositivos que la Universidad asigna a los cargos y/o colaboradores, los cuales son necesarios que realicen correctamente las funciones que le son asignadas; esto es: Notebooks, PCs de escritorio, teléfonos y otros que se requieran dentro de esta línea.

b. La asignación de equipos distingue entre aquellos asignados al cargo (colaboradores que forman parte del Rol General de Personas), y aquellos asignados a la persona (colaboradores que forman parte del Rol Privado de Personas).

c. Los equipos corresponden al estándar definido por la USS, según se detalla en el apartado X de este documento, de acuerdo al cargo o función que la persona desempeñará.

d. En todos los casos descritos a continuación la unidad de TI deberá reflejar los cambios que se realicen en control de activos TI y aplicar lo dispuesto en la “Política de Activo Fijo e intangible” de la Universidad.

e. Cada entrega y retiro de equipos debe ser acompañada del formulario respectivo, según se indica en cada caso, verificando que la entrega esté firmada por el colaborador responsable y el retiro esté firmada por el jefe directo. Este formulario debe quedar resguardado en el sistema de activos de TI.

f. Todos los formularios mencionados en este documento se encuentran publicados en Mi Portal USS -> Normas Políticas y Procedimientos -> Dirección General de Tecnologías de la Información -> Procedimientos y formularios

g. Para todos los efectos de administración de presupuestos y equipamiento, se considera a Casa Central como parte integral del Campus Bellavista de la Sede Santiago.


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III. Ingreso

Se entiende por Ingreso a la llegada de un nuevo Colaborador a la Universidad. La Dirección General de Personas informará a la unidad de Informática de la sede correspondiente el Inicio del Proceso de Selección, tanto en el caso de un cargo existente, como en el caso de un nuevo cargo (aumento de dotación).

a. En el caso de un cargo existente correspondiente a Rol General de Personas, la unidad de TI de sede debe asignar el equipo existente correspondiente al Cargo. En el caso de Rol Privado de Personas se debe asignar un equipo al nuevo Colaborador (RUT) desde el Inventario de Equipos de la sede, siempre de acuerdo a los Estándares de Asignación definidos en el anexo Y

b. En el caso de un nuevo cargo la unidad de TI de sede debe asignar un equipo al Colaborador desde el Inventario de Equipos de la sede, y de acuerdo a los Estándares de Asignación. Este equipo es asignado al cargo en el caso de que corresponda al Rol General de Personas, y al Colaborador (RUT) en el caso del Rol Privado de Personas.

El equipo asignado queda reservado tanto físicamente como en el sistema de control de activos TI para el Colaborador a la espera del término del Proceso de Selección, esta reserva se informa a la Dirección General de Personas por la unidad de TI de la sede. La Dirección General de Personas debe, una vez terminado el Proceso de Selección, solicitar1 formalmente la creación de servicios y la entrega de equipo al jefe de TI de la sede. Para esto, debe enviar completo el formulario de solicitud de servicios “FORMULARIO CREACION DE SERVICIOS.XLSX”, con el cual la unidad de TI de la sede podrá preparar el equipo anteriormente asignado y dejarlo disponible para su entrega al Colaborador. Finalmente, el equipo puede ser entregado al Colaborador por cualquiera de las siguientes personas: Jefatura directa, Dirección de Personas de la sede, unidad de TI de la sede. El Colaborador a quien se le hace entrega del equipo, deberá firmar la ficha “FICHA ENTREGA DE EQUIPOS.doc”, la cual permite dejar constancia y registro de lo que le ha sido entregado. Esta ficha deber ser resguardada por la unidad de TI de sede y reflejada en el sistema de control de activos TI. Nota: Se deberá llenar una ficha por cada equipo según corresponda.

1 Al menos con 5 días hábiles de anticipación al Ingreso del Colaborador


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IV. Movilidad Interna Se entiende por Movilidad Interna al cambio de función o cargo de un Colaborador de la Universidad, el cual implica un cambio de dependencia jerárquica en la institución. La Dirección General de Personas en las sedes respectivas, debe informar con 5 días hábiles de anticipación a la unidad de TI de la sede correspondiente de situación de movilidad, detallando los cargos de origen y destino del Colaborador y las fechas asociadas. La administración de equipos por Movilidad Interna es diferente en el caso de Rol General de Personas y Rol Privado de Personas, por lo que se describirán separadamente. Sin perjuicio de lo anterior en ambos casos el movimiento se debe registrar a través del “Formulario de traslado” gestionado por la Dirección de Administración Sede.

A. Movilidad en Rol General de Personas Los equipos en este caso están asignados al cargo, por lo que el Colaborador debe hacer entrega del equipo asignado al cargo de origen para luego recibir un equipo asociado a su nueva responsabilidad. Por claridad se distinguen en este caso dos momentos: la salida desde el cargo de origen (entrega de cargo), y la llegada al cargo de destino (ingreso al cargo).

1. Entrega de Cargo El Colaborador debe hacer entrega del equipo de su cargo de origen a cualquiera de las siguientes personas: Jefatura directa, Dirección de Personas de la sede, unidad de TI de la sede. Es responsabilidad de la jefatura directa del colaborador que esto se cumpla. En ese momento el colaborador debe firmar la ficha “FICHA DEVOLUCION DE EQUIPOS.doc”, que permite dejar constancia y registro de los equipos que han sido entregados. Esta ficha deber ser entregada junto al equipo a la unidad de TI de sede y reflejada en el sistema de control de activos TI. El equipo entregado queda reservado tanto físicamente como en el sistema de control de activos TI para el reemplazo del cargo. En caso de desaparición del cargo, el equipo queda disponible en el inventario de TI de sede para reasignar.


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La reserva se informa a la Dirección General de Personas por la unidad de TI de la sede. Sin perjuicio de lo anterior, la unidad de TI de sede evaluará el equipo recibido para determinar si está en buenas condiciones para ser reasignado, si debe ser reacondicionado, o dado de baja y reemplazado para asegurar el equipo adecuado para el cargo.

2. Nuevo Ingreso al Cargo El nuevo cargo del colaborador puede ser uno existente o un cargo nuevo en la Universidad:

a. En el caso de un cargo existente, la unidad de TI de sede debe asignar el equipo existente correspondiente al cargo desde el Inventario de Equipos de la sede.

b. En el caso de un nuevo cargo la unidad de TI de sede debe asignar un equipo al Colaborador desde el Inventario de Equipos de la sede, y de acuerdo a los Estándares de Asignación. Este equipo es asignado al cargo.

La Dirección General de Personas debe solicitar formalmente la creación de servicios y la entrega de equipo al jefe de TI de la sede. Para esto, debe enviar completo el formulario de solicitud de servicios “FORMULARIO CREACION DE SERVICIOS.XLSX”, con el cual la unidad de TI de la sede podrá preparar el equipo anteriormente asignado y dejarlo disponible para su entrega al Colaborador. Finalmente, el equipo puede ser entregado al Colaborador por cualquiera de las siguientes personas: Jefatura directa, Dirección de Personas de la sede, unidad de TI de la sede. El Colaborador a quien se le hace entrega del equipo, deberá firmar la ficha “FICHA ENTREGA DE EQUIPOS.doc”, la cual permite dejar constancia y registro de lo que le ha sido entregado. Esta ficha deber ser entregada a la unidad de TI de sede y reflejada en el sistema de control de activos TI. Adicionalmente, se debe registrar a través del “Formulario de Alta” gestionado por la Dirección de Administración Sede. Nota: Se debe llenar una ficha por cada equipo según corresponda.

B. Movilidad en Rol Privado de Personas Los equipos en este caso están asignados al Colaborador (RUT) en su Ingreso, por lo que el Colaborador debe mantener del equipo asignado al cargo de origen, ya que utilizará el mismo equipo para asumir su nueva responsabilidad.


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De ser necesario, a solicitud de la Dirección General de Personas, la Dirección General de Administración y Finanzas instruirá los ajustes presupuestarios adecuados para que la unidad de origen del colaborador disponga de los recursos necesarios para asignar un equipo a quien reemplace al colaborador.

V. Salida Se entiende por Salida al cese de las funciones de un Colaborador de la Universidad. En caso de salidas de colaboradores de sus funciones, se debe seguir el “Procedimiento de Desvinculación” establecido por la Dirección General de Personas. El Colaborador debe hacer entrega del equipo a su cargo a cualquiera de las siguientes personas: Jefatura directa, Dirección de Personas de la sede, unidad de TI de la sede. Es responsabilidad de la jefatura directa del colaborador que esto se cumpla. En ese momento deberá firmar ficha “FICHA DEVOLUCION DE EQUIPOS.doc”, el cual permite dejar constancia y registro de los equipos que han sido entregados. Se debe registrar también a través del “Formulario de Bajas” gestionado por la Dirección de Administración Sede. La Dirección de Personas de sede debe informar a la unidad de TI correspondiente el retiro del equipamiento, el cual deberá ser entregado por el jefe directo a la unidad de TI junto con la ficha indicada anteriormente para su reflejo en el sistema de control de activos TI. Se establece un tiempo máximo para la entrega del equipamiento de 8 horas hábiles, desde la fecha de notificación de la salida. El equipo entregado queda reservado tanto físicamente como en el sistema de control de activos TI para el reemplazo del cargo, esta reserva se informa a la Dirección General de Personas por la unidad de TI de la sede. Sin perjuicio de lo anterior, la unidad de TI de sede evaluará el equipo recibido para determinar si está en buenas condiciones para ser reasignado, si debe ser reacondicionado, o dado de baja y reemplazado para asegurar el equipo adecuado para el cargo.

VI. Cambios de Equipo En el caso de una solicitud de cambio de equipo de algún colaborador o docente, éste debe ingresar una solicitud vía mesa de ayuda “Centro de Atención de Servicios (CAS)” o sistema equivalente.


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El técnico asignado realizará un diagnóstico del equipo para determinar la más adecuada de las alternativas descritas en la letra E punto 1 “Evaluación de Equipos” del apartado VIII “Administración de Inventario” de este documento. Después del análisis y recomendaciones del técnico, en los casos de reacondicionamiento o cambio de equipo, el solicitante debe completar y enviar el formulario “FORMULARIO CAMBIO DE EQUIPO.xlsx”, el cual debe estar firmado por el responsable del Centro de Costo respectivo. Recibido el formulario en la unidad de TI se deben solicitar los equipos, partes y/o piezas requeridas por solicitud interna del sistema de compras con cargo al centro de responsabilidad de la persona, indicando los datos del colaborador, y cuando corresponda los datos del equipo que será reemplazado y el que será asignado y/o mejorado. El jefe de informática de la sede deberá informar la nueva asignación de equipos y modificar la ubicación de activos según lo establecido en las “Política de Activo Fijo e intangible” referente a los traslados. Adicionalmente cuando corresponda deberá realizar el proceso de baja del equipo reemplazado según lo establecido en la “Política de Activo Fijo e intangible” informando a la dirección de administración de su Sede. Si el centro de responsabilidad del solicitante no dispone de presupuesto para realizar los cambios recomendados por el técnico, el jefe directo o responsable del centro podrá solicitar a la Dirección General de Administración y Finanzas instruir los ajustes presupuestarios adecuados para que disponga de los recursos necesarios para realizar el cambio solicitado.

VII. Robo, Destrucción o Pérdida En caso de que un colaborador sufra el robo, destrucción o pérdida del equipo asignado, deberá informar inmediatamente a la dirección de Administración de su Sede para realizar las gestiones respectivas para el cobro del seguro si corresponde y dar de baja el activo, según lo establecido en la “Política de Activo Fijo e intangible”, así como determinar la responsabilidad que le cabe al usuario en lo ocurrido y las acciones pertinentes a tomar, como por ejemplo una eventual restitución. Una vez recibida la denuncia, el jefe de informática de la sede deberá realizar una evaluación para la asignación de un equipo considerando lo indicado en el apartado VI “Cambios de Equipo” de este documento.


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Cabe destacar que el seguro USS sólo cubre casos de robos comprobables (por ejemplo, candado de seguridad cortado) que ocurran dentro de las instalaciones de la Universidad. Es decir, no cubre hurtos (por ejemplo, dejar el equipo desatendido sin su candado de seguridad), ni robos fuera de las dependencias, incluyendo trayectos. Los pasos a seguir en caso de robo están publicados en Mi Portal USS, en lo inmediato se debe tener en consideración lo siguiente:

a. Informar al departamento de administración de contratos o DAS Sede del siniestro, para que sea informado a la Compañía de seguros respectiva.

b. Documentación requerida: Parte Policial, cotización del equipo, factura del equipo robado (para demostrar que el equipo es de propiedad de la USS), relato de lo sucedido e indicar el contacto directo en la sede para que el liquidador se comunique en caso de necesitar mayor detalle, documentación o realizar la visita.

c. No debe pasar más de 24 horas del siniestro para informar. Importante: En caso de hurto, destrucción o pérdida de un equipo, el reemplazo será un computador reciclado, aplicando el procedimiento indicado en el apartado VI “Cambio de Equipo” de este documento.

VIII. Administración de Inventario La Administración del Inventario de equipos TI en cada sede es responsabilidad de la unidad de TI correspondiente y debe ajustarse a lo establecido en este documento y en la “Política de Activo Fijo e intangible” de la Universidad. Los siguientes puntos definen las normas bases establecidas para esta administración.

A. Inventario de Sede Cada Sede mantendrá un Inventario local, en su centro de responsabilidad, de equipos disponibles para asignación (no reservado para un proceso de selección o movilidad de cargos) según la siguiente tabla:

Tipo Mínimo Máximo Notas

Desktop Tipo 1 2 4 Equipo de escritorio base / All In One

Desktop Tipo 2 1 2 Equipo de escritorio Alto Desempeño

Notebook Tipo 1 2 4 Equipo portátil base


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Notebook Tipo 2 1 2 Equipo portátil de Alto Desempeño

Macbook Air/Pro 0 0 Equipo portátil MacOs

Los tipos de equipo están definidos en el apartado X de este documento. Este inventario puede estar conformado por equipos: a) Recuperados por Salidas o Cambios, b) Reacondicionados o Nuevos, que estén en condiciones adecuadas para ser asignados a un colaborador en cualquiera de los casos descritos en los apartados III y IV de este documento. Ante una solicitud de equipo por Ingreso, Movilidad Interna o Cambio de Equipo, la unidad de TI de la sede reservará/asignará equipos desde este inventario a la solicitud recibida (cargo o RUT). Los equipos reservados/asignados no estarán disponibles en el inventario y deberán estar registrados adecuadamente en el sistema de control de inventario TI. Cuando corresponda, el jefe de Informática de la sede solicitará a la Dirección General de Administración y Finanzas los cargos adecuados a los centros de responsabilidad del solicitante correspondientes al equipo asignado. Si el centro de responsabilidad del solicitante no dispone de presupuesto necesario, el jefe directo o responsable del centro podrá solicitar a la Dirección General de Administración y Finanzas instruir los ajustes presupuestarios adecuados para que disponga de los recursos necesarios para realizar la asignación solicitada.

B. Quiebre de Stock de Equipos en Sede Si al momento de una solicitud no hay disponible stock del tipo de equipo requerido el jefe de TI de la sede puede asignar temporalmente un equipo del tipo inferior (pero no superior), mientras recibe el equipo adecuado a la solicitud. Si el stock es insuficiente para atender la solicitud, o al asignar un equipo se produce un quiebre del stock mínimo definido para el tipo de equipo asignado, se debe solicitar a la DGTI un equipo para atender la solicitud, esta Dirección General tendrá un máximo de 6 días hábiles para entregar a la unidad de TI solicitante el equipo requerido. Para atender a tiempo la solicitud de equipo de la sede la DGTI puede asignar un equipo desde otra sede de la USS y coordinar su entrega antes de 6 días hábiles, para en paralelo reponer el equipo asignado a la sede donante. Si no hay equipos adecuados disponibles en otras sedes la DGTI coordinará con las sedes


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involucradas el proceso de compra del equipo de acuerdo a lo señalado en el apartado IX de este documento.

C. Sobre Stock de Equipos en Sede En los casos en que el stock de equipos en sede supere el máximo definido el jefe de Informática de la sede deberá utilizar este excedente para reemplazar equipos de la sede que estén obsoletos, presenten fallas o estén en malas condiciones. Esta evaluación corresponde a la descrita en la letra E de este apartado. El procedimiento en este caso corresponde al descrito en el apartado VI “Cambios de Equipo”, y el criterio de elección se debe basar en el reemplazo de los equipos equivalentes más antiguos primero.

D. Préstamos y Asignaciones Especiales de Equipos

1. Préstamos de Equipos El jefe de Informática de sede podrá prestar temporalmente a colaboradores de la Universidad equipos que forman parte del Inventario de Sede, descrito en la letra A de este apartado, siempre que el préstamo no interfiera con la normal asignación de equipos por los procesos de Ingresos, Movilidad Interna y/o Cambios de Equipo. El préstamo deberá estar registrado en el sistema de Inventario TI indicando todos los datos del receptor del préstamo, el motivo de dicho préstamo y las fechas de inicio y término del préstamo. El plazo del préstamo no podrá ser en ningún caso superior a 30 días corridos.

2. Asignaciones Especiales de Equipos Para atender situaciones especiales, tales como eventos, cursos especiales y otros, la unidad de TI de sede podrá mantener un inventario de equipos para este propósito conformado por equipos que si bien no son adecuados para ser asignados a colaboradores (por ejemplo, por desgaste cosmético menor), si pueden ser utilizados para situaciones puntuales. Estos equipos deben pertenecer a la clasificación “N” descrita en la letra E de este apartado, y no estar obsoletos (clasificación “O”).


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Este inventario será definido como “Inventario Especial” y estará registrado en el sistema de Inventario TI, al igual que las asignaciones que registre. De igual forma el volumen de inventario no podrá superar los 20 equipos de escritorio y los 20 equipos portátiles. Cuando se supere este máximo se privilegiará el reemplazo de equipos obsoletos del inventario general de equipos de la sede. Es importante considerar que estos equipos serán utilizados como parte de los activos de la Universidad, por lo que es relevante considerar la imagen que se proyecta a los usuarios respecto de la USS evitando mantener en este inventario equipos dañados, obsoletos o no adecuados para el uso que se le dará.

E. Evaluación y Obsolescencia de Equipos La unidad de TI de cada sede es responsable del correcto funcionamiento y operación de los equipos tecnológicos de la Universidad. Para lograr esto regularmente evaluará el estado de los equipos bajo su responsabilidad para determinar si están en buenas condiciones, presentan fallas en garantía, están obsoletos, si deben ser reacondicionados, presentan fallas recurrentes y/o deben ser dados de baja y reemplazados para asegurar un funcionamiento adecuado para su uso.

1. Evaluación de Equipos

El personal técnico de la unidad de TI realizará un diagnóstico de cada equipo a su cargo para determinar la más adecuada de las siguientes alternativas:

a. Equipo adecuado para uso, la evaluación del técnico no evidencia fallas u obsolescencia del equipo respecto del estándar USS definido en el apartado VIII, letra E, punto 2 de este documento, el equipo es adecuado para su uso.

b. Activación de garantía, el equipo presenta fallas no atribuibles al usuario y se encuentra dentro del período de garantía del proveedor. En este caso se debe activar el procedimiento de garantía del proveedor a través de la Dirección de Logística de la USS.

c. Reacondicionamiento o reparación del equipo, el equipo presenta fallas no atribuibles al usuario y/o está obsoleto de acuerdo al estándar USS, y puede ser reacondicionado cambiando componentes (el disco duro por disco sólido y/o asignando más memoria). Como recomendación, se debe reemplazar un equipo si el valor de su reacondicionamiento o reparación (considerando mano de obra y piezas de reemplazo), supera el 50% del valor comercial de un equipo nuevo.


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d. Cambio del equipo, el equipo presenta fallas no atribuibles al usuario y/o está obsoleto de acuerdo al estándar USS, y NO puede ser reparado o reacondicionado. Se requiere asignar otro equipo disponible en el inventario de la sede.

Después del análisis y recomendaciones del técnico, en los casos de reacondicionamiento o cambio de equipo el jefe de Informática de la sede aplicará el procedimiento de “Cambios de Equipo” descrito en el apartado VI de este documento.

2. Obsolescencia de Equipos Un equipo obsoleto tiene un impacto negativo y directo en la productividad. Se estima que una organización puede perder un mes de trabajo al año debido al tiempo que invierte en la reparación de los equipos informáticos que fallan. Adicionalmente, un equipo obsoleto:

a. Tiene un rendimiento más bajo, a menos rendimiento, menos productividad. Las fallas impactan los procesos de trabajo con la consecuente pérdida.

b. Está fuera de garantía, un equipo obsoleto tiene una mayor probabilidad de sufrir fallas. Al estar fuera de garantía puede suponer un costo importante la reparación.

c. Le faltan piezas para reparaciones, al estar obsoleto, puede que algunas piezas que ya no se fabriquen. De igual forma los equipos antiguos dejan de tener soporte por parte de los fabricantes de software o sistemas operativos, y no reciben mejoras o parches de seguridad.

Para evaluar la obsolescencia de los equipos tecnológicos se utilizará la siguiente tabla y definiciones:

Antigüedad Clasificación Definición

0 a 4 años M Son equipos que facilitan el logro de los objetivos de su función y tienen una antigüedad menor o igual a 4 años.

4 a 5 años N Son equipos que presentan dificultades para su función, que su tecnología se encuentra desactualizada, tienen una antigüedad mayor a 4 años y menor a 5 años.

5 años o más O Son equipos que por su antigüedad ya no funcionan adecuadamente y no permiten que los usuarios puedan desarrollar su trabajo eficientemente.


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Los equipos con clasificación “O” se consideran obsoletos y se recomienda su baja y reemplazo por un equipo de clasificación “N” o “M”, o un equipo nuevo de tipo equivalente al reemplazado según los tipos de equipos definidos en el apartado X de este documento. El procedimiento a aplicar en este caso corresponde al indicado en el apartado VI “Cambios de Equipo”. Debido a que los recursos disponibles anualmente para el plan de renovación son habitualmente insuficientes para cubrir el reemplazo de todos los equipos en clasificación “O” de un año determinado, se hace necesario priorizar para decidir que equipos serán renovados. La priorización se hará por antigüedad, esto es: Los equipos más antiguos tendrán mayor prioridad para la renovación. Para la preparación del plan anual de renovación de equipos, como parte de la preparación del presupuesto anual, se recomienda que se presenten separadamente los equipos que se encuentran en clasificación “O” al final del año en curso, de los que desde clasificación “N” pasan a clasificación “O” en el próximo ciclo presupuestario.

F. Reparación y Reacondicionamiento de equipos Todo equipo recibido por la unidad de TI de la sede para reparación o reacondicionamiento, así como los equipos recibidos en el proceso de salida de un colaborador, es respaldado de forma completa (imagen) y borrado de forma segura, luego, al igual que los equipos nuevos son reinstalados con el software correspondiente al cargo. Para la reparación y reacondicionamiento de los equipos de la sede, cada unidad de TI mantendrá un presupuesto base para reparaciones que será parte de su centro de responsabilidad.

IX. Compras En el caso que se requiera compra de Equipos, la Dirección de Logística realizará la gestión de compra del equipo requerido, de acuerdo al “Proceso de Compras USS”, es decir, siempre y cuando exista una solicitud interna de compra debidamente aprobada a través de dicho sistema. Esta solicitud la deberá gestionar área de Informática de la sede respectiva, a través del centro de responsabilidad de Dirección de Sistemas y Procesos de la sede respectiva (XX022) y deberá incluir como respaldo adjunto, y de forma obligatoria, los formularios indicados en los puntos a) y b), así como también


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se debe indicar en la glosa de esta solicitud el nombre de la persona a quien está destinado el equipo, el cargo y el código del centro de responsabilidad a la que pertenece el colaborador. Un vez gestionada y aprobada la solicitud en el sistema, el tiempo de entrega al jefe de informática de la sede será de 6 días hábiles desde la fecha de aprobación y 1 día al usuario una vez configurado y habilitado para su uso. Para poder cumplir con esta política, los jefes de informática de cada Sede deben cumplir con las normas y procedimientos establecidos para las altas (etiquetado), bajas y traslados de activos fijos, que están indicadas en las “Políticas de Activo Fijo” de la dirección general de finanzas, además de aplicar los siguientes criterios.

X. Estándares de Asignación

Las siguientes definiciones establecen los estándares a aplicar para la asignación de equipos tecnológicos en la USS. Se distinguen aquí las definiciones relativas al tipo de relación laboral, así como a las características de los equipos.

A. Relación Laboral Por relación laboral se establecen las siguientes definiciones:

a. Docente Planta 25 horas o menos, en este caso se deben instalar equipos (Computador y teléfono fijo) de uso compartido en los lugares que la Sede disponga para estos.

b. Docente Planta 26 horas o más, en este caso corresponde la asignación de un equipo que puede ser un Notebook o un PC dependiendo del uso y necesidad del docente y un teléfono fijo compartido.

c. Administrativo Jornada Completa, en este caso si el formulario lo indica, se debe asignar un equipo que puede ser un Notebook o un PC dependiendo del uso y necesidad. Si la persona no requiere movilidad y su trabajo requiere de un equipo con buen rendimiento, es altamente recomendable que se le asigne un PC, esto debe ser revisado y recomendado por el jefe de informática en conjunto con el jefe del nuevo colaborador.


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B. Tipos Estándares de Equipos a Asignar

1. Computadores de Escritorio Para personas que no requieren movilidad y privilegiar velocidad de procesamiento: Computador Desktop Tipo 1

Equipo destinado a Usuarios Administrativos y Jefaturas.

Procesador Intel® Core™ i5-7400T o superior Memoria 8GB Disco Duro Mecánico >=500GB Sistema Operativo MS Windows Monitor >=19’’

Computador Desktop Tipo 2

Equipo destinado a Usuarios Administrativos con alto procesamiento de información, Directores Generales o Superiores.

Procesador Intel® Core™ i7-7700K o superior Memoria 16GB Disco Duro SSD 120GB o mecánico 1TB" Sistema Operativo MS Windows Monitor HDMI, >=21’’

2. Computadores Portátiles Para personas que requieren movilidad y no requieren un alto nivel de rendimiento y procesamiento: Notebook Tipo 1

Equipo destinado a Usuarios Administrativos y Jefaturas, que por la naturaleza de sus funciones requieren movilidad.

Procesador Intel® Core™ i5-78200U o superior Memoria 8GB


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Disco Duro 500 GB SATA (7200 rpm) Sistema Operativo MS Windows Pantalla 14''

Notebook Tipo 2

Directores Generales o Superiores, que por la naturaleza de sus funciones requieren movilidad.

Procesador Intel Core i7-7500U o superior Memoria 16GB Disco Duro SSD 250GB Sistema Operativo MS Windows Pantalla 14''

MacBook / MacBook Air / MacBook Pro

Directores Generales o Superiores que por la naturaleza de sus funciones requieren movilidad, y que, por requerimiento específico de sus funciones, requieren utilizar este tipo de tecnología debidamente validado técnicamente por la DGTI. Administrativos y Jefaturas que, por requerimiento específico de sus funciones, requieren utilizar este tipo de tecnología debidamente validado técnicamente por la DGTI.

Procesador Intel Core i5 2.5ghz o superior Memoria 8GB Disco Duro 500GB SSD Sistema Operativo MacOS High Sierra o superior Pantalla 13,3''

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