PORTADA2004 [Modo de compatibilidad] UCM.pdf · 2011-04-05 · ento durant la alerta so nstitución qu ... rante el curs o se han nor ntrol de los d s productore o Prepar va diri

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓN ADMINISTRATIVA

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE CIENCIASCOORDINACIÓN ADMINISTRATIVA

Fundamentos técnicos yFundamentos técnicos yprocedimentales

para la creación de unaUnidad de Mensajería y Registro

procedimentalespara la creación de una

Unidad de Mensajería y RegistroUnidad de Mensajería y Registrode Documentos para la

Facultad de Ciencias-UCV

Unidad de Mensajería y Registrode Documentos para la

Facultad de Ciencias-UCV

Departamento de Documentación, Información y ArchivoDepartamento de Documentación, Información y Archivop , yp , y

Equipo de Trabajo Administrativo

El b dElaborado por:Lic. Arcángel Sánchez y Lic. Marisol Landaeta

Caracas, Octubre de 2010

Universidad Central de VenezuelaFacultad de Ciencias Coordinación Administrativa Departamento de Documentación, Información y Archivo

PROYECTO DE CREACIÓN DE LA UNIDAD DE MENSAJERÍA Y REGISTRO DE DOCUMENTOS DE LA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA

Caracas, Octubre de 2010

Tabla d 1.‐ INTRO

2.‐ PROBL

3.‐ UNIDA

3.1.‐ M

3.2.‐ ES

3.3.‐ PR

3.4.‐ MA

3.5.‐ SE

3.6.‐ HO

3.7.‐ PE

3.8.‐ PO

3.8.1

3.8.2remis

3.8.3Facu

3.8.4OFIC

3.8.5

3.8.6

3.8.7

3.8.8

3.8.9

3.9.‐ PR

3.10.‐ G

3.11.‐ F

de conten

DUCCIÓN: ....

LEMÁTICA ACT

AD DE MENSA

ISIÓN, VISIÓN

STADO DESEA

ROCESOS ......

ARCO LEGAL

RVICIOS .......

ORARIO DEL S

ERSONAL ......

OLÍTICAS, NOR

1.‐ Sobre los s

2.‐ Sobre la esión de docum

3.‐ Sobre los mltad ..............

4.‐ Sobre el IALES ...........

5.‐ Sobre el RE

6.‐ Sobre el Ra

7.‐ Sobre las R

8.‐ Sobre la re

9.‐ Sobre la ef

ROPUESTA DE

GLOSARIO DE

FORMATOS ...

UNIVFACCOODep

nido

.....................

TUAL: ...........

AJERÍA Y REGIS

N Y FUNCION

ADO ...............

.....................

.....................

.....................

SERVICIO ......

.....................

RMAS Y LINEA

ervicios de la

laboración y mentos vía m

métodos de c.....................

envío de co.....................

EGISTRO UNIC

adicado de Do

Rutas de Men

cepción, cote

iciencia del se

E SELLOS .......

TERMINOS ..

.....................

VERSIDAD CEULTAD DE CIEORDINACIÓN artamento de

.....................

.....................

STRO DE DOC

ES .................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

AMIENTOS ....

a Unidad de M

uso de copiamensajería .....

control de los.....................

omunicacion.....................

CO DE COMU

ocumentos ...

sajería ..........

ejo y selecció

ervicio de me

.....................

.....................

.....................

ENTRAL DE VEENCIAS ADMINISTRAe Documenta

......................

......................

CUMENTOS: ..

......................

......................

......................

......................

......................

......................

......................

......................

Mensajería y R

as de las com......................

s documento......................

es oficiales: ......................

NICACIONES

......................

......................

n de comunic

ensajería .......

......................

......................

......................

ENEZUELA

ATIVA ación, Informa

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

Registro de D

municaciones .....................

s enviados po.....................

GUIA DE D.....................

OFICIALES ...

.....................

.....................

caciones ofici

.....................

.....................

.....................

.....................

ación y Archiv

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

ocumentos ..

y/o memorá.....................

or las distinta.....................

DESPACHO D.....................

.....................

.....................

.....................

ales ..............

.....................

.....................

.....................

.....................

vo

POc

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

ndum intern.....................

as dependenc.....................

DE COMUNIC.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

Página Nº 2 tubre 2010

.............3

.............4

.............5

.............5

.............6

.............7

.............7

.............8

.............8

.............8

.......... 10

.......... 10

o para la .......... 10

cias de la .......... 11

CACIONES .......... 13

.......... 18

.......... 21

.......... 21

.......... 26

.......... 26

.......... 27

.......... 27

.......... 29

P

1. INTR Uno de losus usuarproducciódocumentaplicaciónDocumentgestión amantenimprueba y aquellos tramitan, A partir dorganizacinormalizaactividadeestablecimincluyend Un tercer que se prode ella, dDocumencentralizatrámites ava dejandinformacióimportanc La presende la UCVlineamiensolventar

ROYECTO

RODUCCI

s requerimierios y proveeón normalizadtos, como gan de la Normatos. En esta administrativamiento, uso yla informaciprocesos orgorganizan o s

e lo expresadión, es iniciarr los diferentes expresadamiento de unao el uso adec

paso en la apoducen y tramdando como tos, comúnmr el registro dadministrativodo el documón, así comocia para una i

te propuestaV en materitos, serviciosestas dificult

UNIVFACCOODep

DE CREACDOCUM

IÓN:

ntos de cualqedores internda, registro, arantía de la a ISO 9000 deimportante na responsaby eliminación ión de las acganizativos y se decide su c

do en esta nr un proceso tes tipos docus en cada pra imagen instcuado de símb

plicación de emitan en el inresultando tmente denomde los documeos, facilitando

mento duranto la alerta sonstitución qu

tiene como a de mensas y pautas eades.


CIÓN DE LAMENTOS DE

quier organizanos como excontrol, orgeficiencia ad

e la calidad, senorma se defble del contde los docuctividades y archivísticos

conservación

orma, el primde revisión yumentales quroceso. De atitucional norbolos y logos.

este método dnterior de la angible, la cominada de Centos que se o el seguimiete su curso bre posibles ue desee ser e

fin exponer ajería y regisen la consolid


A UNIDAD D LA FACULT

ación que se xternos, es qganización, dedministrativae aprueba a nfine a la GESTtrol eficientementos, inclutransacciones relacionadotemporal, pe

mer paso pary simplificacióue se han de pllí que un parmada, que se.

de gestión, seorganización,onsolidación Correspondenreciben y proento y contropor el flujoretrasos en eficiente, efic

al lector la prstro de docudación de un

ENEZUELA


DE MENSATAD DE CIE

centre en la cque incluya eescripción, c. Por ello, ennivel mundial TIÓN DE DOCe y sistemáuyendo procs en forma os con los dermanente o

ra consolidar ón de sus proproducir duraaso paralelo e refleje en la

e refiere al re, así como dede una Unid

ncia. Esta unoducen en la ool de las activ del procesola ejecución caz y efectiva.

oblemática eumentos oficna nueva un

ación y Archiv

JERÍA Y REENCIAS

calidad de suentre sus poonservación n el año 200la norma ISOCUMENTOS ctico en la esos para cade documenocumentos, eliminación.

la gestión deocesos adminiante la realizaal estudio d

a papelería de

gistro y contre los que se edad de Mensnidad debe organización,idades vinculo, facilitandode las tarea.

xistente de laiales y persoidad adminis

vo

POc

EGISTRO DE

s servicios, taolíticas de gey eliminació

01, en el marO 15489 de Gecomo el ámbcreación, repturar y manntos, cubrienddesde que s

e documentoistrativos, proación de las dde los procese toda la orga

rol de los docenvían o recibsajería y Regser la encar, iniciando coladas con la to la recupers, elementos

a Facultad deonales, estabstrativa enca


E

anto para estión, la ón de los rco de la estión de bito de la ecepción, ntener la do todos se crean,

os en una ocurando iferentes sos, es el anización,

cumentos ben fuera gistro de rgada de on ello los traza que ación de s de gran

e Ciencias bleciendo rgada de

2. PRO

• Laredi

• Elcoco

• N• N• El

cuse

• OZono

• Elm

• Lodu

• Nco

• Lo

• Exco

• Alta

OBLEMÁT

a Facultad deecepción y eniferentes form Departameonsolidar un ontroles normo existe un reo se radican l Decanato deuales no se lee ha coordinatras dependeoología y Ecoormas estable Departamen

mensajería paros documentourante el curso se han norontrol de los dos productore

o Preparva diridestinaconsta

o Producprinciporiginadevuelcorrelaarchivo

o Remiside remremite

o Remisixisten disparorrespondenclgunas oficinaampoco se ut

UNIVFACCOODep

TICA ACTU

e Ciencias nonvío de docummas y con los nto de Admregistro y

mados egistro único los documente la Facultad ts tiene delimdo adecuadaencias de lalogía Tropicaecidos por lasnto de Admira la Coordinaos de la Facuso del trámitermalizado losdiferentes does de los docuración de unagida al destiatario. Se dancia de su rección de un pal y la otra al que van dirlven al remitativo de la ofo de la depenión del docummisión o meente ión del documidades entrecia, así como as no poseen ilizan sellos d


UAL:

o cuenta conmentos oficiarecursos queinistración sradicación d

de documenttos enviados,tiene adscritoitadas sus tarmente la sup Facultad, tal y la Escuela s oficinas a lanistración poación Adminisltad de Cience s códigos de ocumentos umentos conta copia del dnatario. Tantevuelve la ccepción original y dque incluyerigidos al desttente las copficina, la copindencia mento originamorándum i

mento originae las diferenten su posterio no utilizan

de “copia” o d


n una unidadales. Cada dee disponga e ha encargde document

tos en la Facu recibidos y to varios de loreas, formatopervisión de sales como lade Química, s cuales estánosee un menstrativa cias no son ra

las dependen

trolan el envíocumento prto el original copia al rem

dos copias, utodos los retinatario. El dpia, la copia a con recaud

al producido pnterno, que

al sin ningunates oficinas eior organizaciun sello de r

de “devolver c

ENEZUELA


d administratpendencia se

gado de realtos, centránd

ultad de Ciencramitados ints mensajerosos de trabajo,us actividadea Coordinacióposeen menn adscritos nsajero exter

adicados, por

ncias, con el

ío de estos derincipal que scomo la cop

mitente con

una conformacaudos o anedestinatario fdel docume

dos se organiz

por la entidades firmado

a copia o respen la manerión ecepción de ccopia firmada

ación y Archiv

iva que cente encarga de

izar algunas dose más en

cias ternamente s tanto intern, rutas de distes ón de Postgsajeros, que

rno que sólo

lo que no pu

objeto de co

e diferentes mse remite junpia son selladsello y firm

ada por la cexos que se irma las dos cnto principalza en el expe

d productora por el destin

aldo de su enra como gest

correspondena” o de “urgen

vo

POc

tralice la distrealizar esta

de estas tan su distribu

os como extetribución, así

grado, el Instsiguen lineam

o realiza gest

ueden ser con

onsolidar núm

maneras: to con el origdos y firmado

ma de recibid

copia del doremiten juntcopias y el or es organizaediente respe

junto con unnatario y dev

nvío tionan y reg

ncia, en muchnte”


tribución, tarea de

areas, sin ución sin

ernos, los como no

tituto de mientos y

tiones de

ntrolados

meros de

ginal que os por el do como

ocumento to con el riginal, se do en el ectivo del

n formato vuelto al

istran su

hos casos

• Sere

• Sey

• Mmevco

• N• M

pr• Es

de

3. UNI A partir deRegistro Informació No se incdocumentorganizaci

3 Esta unida Misión: Recomunicadentro dprocedimi

e omiten pasoealizar los proe producen colas copias exa

Muchos docummensajero losvidenciando orrespondenco existe un si

Muchos documroductores a stos problemescontrol doc

DAD DE M

e los problemde Documenón y Archivo

cluye en el tos de índoleión.

.1. MISIÓN

ad tendría co

ecibir, radicaciones oficiae la debidaientos institu

UNIVFACCOODep

os en la tramocesos de formopias innecesactas que se rmentos perms pase a reque no existcia permanenstema autommentos son fin de agilizar

mas traen comcumental y de

MENSAJER

mas anteriormntos para la de la Coordin

nombre de e personal qu

N, VISIÓN

mo:

r, registrar, dles enviadas reserva, cocionales esta


itación de doma rápida sarias de docrequieren parmanecen en etirar en el en rutas de ntemente matizado de codistribuidos r los trámitesmo consecuee los procesos

RÍA Y REG

mente reseñaFacultad de

nación Admin

la unidad la ue son envia

Y FUNCIO

distribuir y briy recibidas aon oportunidblecidos y el


ocumentos o e

umentos al nra cada trámilas oficinas momento qmensajería q

ontrol y regispor el persos ncia directa, s

GISTRO D

dos, se propoe Ciencias, aistrativa.

palabra cordos y recibid

ONES

indar el servica la Facultad dad, eficienccumplimient

ENEZUELA


en la consign

no estar normite luego de sque estos cque visiten la

tro de documonal de las o

retraso en l

E DOCUM

one la creacióadscrita al D

rrespondenciados por el re

cio de informde Ciencias,

cia y orden o del marco l

ación y Archiv

ación de reca

malizados y es

u producciónconsignen doas oficinas pa

mentos oficinas, inclu

la realización

MENTOS:

ón de una Unepartamento

a, ya que lacurso human

mación y mens vigilando quconsecutivoegal naciona

vo

POc

audos en búsq

studiados los

n esperandoocumentos eara entregar

usive por los

n de las activ

nidad de Meno de Docume

a misma se no que labora

sajería sobre ue la labor seo, con arregl e institucion


queda de

procesos

que un enviados, y retirar

s mismos

vidades y

nsajería y entación,

refiere a a en una

todas las e cumpla glo a los nal.

Visión: Seservicios dde produimplemen Funciones

1. Rede

2. Brco

3. Brre

4. Prre

5. In6. Pr

Fa7. At

core

8. Cuco

3.2.

1. Copeofla

2. Cosu

3. Cola

4. Co

er una unidadde recepcióncción y/o rentado en el Sis

s:

ecibir, radicare Ciencias, corindar un efomunicacionerindar un efieserva y confiroponer y siecepción y enncentivar el usrestar asesoríacultad de Cietender con pron el fin de equerimientoumplir con eonfundirse co

ESTADO D

ontar con loermitan recibficial, median atención de ontar con peus funciones ontar con pro unidad mismontar con tipo

UNIVFACCOODep

d administra, radicación yecepción, trástema de Ges

r, registrar y on celeridad, iiciente, eficaes oficiales ciente servicdencialidad dimplificar losvío de comunso de nuevas ía en materiaencias que lo rioridad a meentregar y r el marco legaon las labores

DESEADO

os espacios fbir, enviar y cnte servicios dlas solicitudersonal suficie

ocesos levantma ologías docum


tiva encargady distribuciónámite, distribstión de Docu

distribuir lasimparcialidadaz, efectivo y

io de informde la documes procedimienicaciones ofitecnologías aa de administrequieran enores de edaradicar comu

al nacional e propias del a

físicos, recurcontrolar opode mensajeríaes presentadaente, debidam

tados, simplif

mentales nor


da de gestion de las comubución y conumentos y Arc

comunicaciod y respetandy confiable s

ación a la contación e infoentos adminiiciales, con ela fin de moderación de com

ad, discapacitunicaciones y

institucionalarchivo

rsos tecnológortunamentea interna‐exteas por la comumente capacit

icados y docu

malizadas pa

ENEZUELA


nar de maneunicaciones onsulta del Prchivos (SIGED

nes oficiales o el derecho servicio de m

omunidad deormación questrativos refl objeto de mernizar y agilizmunicaciones

tados y adultoy solicitar inf

l en las área

gicos, materie el trámite derna, fax y diunidad tado y compr

umentados d

ra toda la Fac

ación y Archiv

era centralizaoficiales, cumrograma de DA) de la Facu

enviadas y rede turno mensajería, r

e la Facultad,e se maneja feridos a la ejorar la eficizar los process oficiales a la

os mayores qformación so

s de su com

iales, suminide las comungitalización, d

rometido par

e toda la Fac

cultad de Cien

vo

POc

ada y normalmpliendo con Gestión Doc

ultad de Cienc

ecibidas en la

recepción y e

, dentro de l

producción, iencia institucsos as dependenc

ue acudan a obre el trámi

petencia, sin

stros necesanicaciones dede modo que

ra el cumplim

ultad de Cien

ncias


izada los las fases cumental cias.

Facultad

envío de

a debida

registro, cional

cias de la

la unidad te de su

n llegar a

arios que carácter e faciliten

miento de

ncias y de

3.3.

1. Pr2. En3. D4. Re5. So

3.4.

1. Co2. De

G3. Le

014. De

6.5. Le6. Le7. Le

128. De

389. Ex

El10. Le11. Le12. Le13. Le

1914. Le15. Le

G16. Le

fe17. Se

de06

PROCESO

reparación y envío de comuistribución deecepción de colicitud de re

MARCO L

onstitución decreto con raaceta Oficial ey Orgánica d1‐07‐1981. ecreto con Ra.265, Gaceta ey de Correosey de Sellos. Gey de Reform2‐1955. ecreto Nº 368.958 de fechxposición de ectrónicas. Gey Contra la Cey de Archivoey de Registroey de Reform990. ey Orgánica dey Orgánica daceta Oficial ey Orgánica decha 26‐07‐20e dicta el Rege Información6‐05‐1997.

UNIVFACCOODep

OS

embalaje de unicaciones ofe comunicaciocomunicacionmisión de com

LEGAL

e la Repúblicaango, valor y Nº 5.890 extrde Procedimi

ango, Valor yOficial Nº 5.8s. Decreto Nº Gaceta Oficiama Parcial del

63, con Rangoha 23‐06‐2008Motivos. De

Gaceta Oficial Corrupción. Gos Nacionales.o Público y dema Parcial del

de Identificacide la ContralNº 37.347 dede Prevención005. lamento Parcn al Público y


documentosficiales ones oficialesnes oficiales, cmunicaciones

a Bolivariana fuerza de Leraordinaria deientos Admin

Fuerza de Le891 extraordin474, Gaceta l Nº 25.393 d Código de C

o y Fuerza de8. ecreto con FN° 37.148 Deaceta Oficial . Gaceta Oficiel Notariado. Código de P

ión. Gaceta Ooría Generale fecha 17‐12‐n, Condicione

cial de la Ley y Recepción y


s correspondens oficiales par

de Venezueley Orgánica de fecha 31‐07nistrativos. G

ey de Simplificnaria de fechaOficial Nº 25e fecha 28‐06

Comercio. Gac

e Ley de Refo

Fuerza de Leecreto Nº 1.0N° 5.637 extrial Nº 21.760 Gaceta Oficia

Procedimiento

Oficial Nº 38.4 de la Repúb‐2001. s y Medio Am

Orgánica de y Entrega de D

ENEZUELA


ncia y publicara firmas auto

a. Gaceta Ofide la Adminis7‐2008. aceta Oficial

cación de Tráa 31‐07‐2008.841 de fecha6‐1957. ceta Oficial N

orma Parcial d

ey N° 1.204 24 de fecha 2raordinaria dede fecha 13‐0al Nº 5.833 exo Civil. Gacet

458 de fecha 1blica y del Sis

mbiente de Tr

ProcedimientDocumentos.

ación y Archiv

aciones orizadas

cial Nº 5908 dtración Públi

Nº 2.818 ex

ámites Admin8. a 18‐12‐1958.

Nº 475 extrao

de Timbre Fis

del Mensaje28‐02‐2001. e fecha 07‐0407‐1945. xtraordinaria a Oficial Nº 4

14‐06‐2006. stema Nacion

rabajo. Gacet

tos Administr Gaceta Ofici

vo

POc

de fecha 19‐0ca. Decreto N

xtraordinaria

nistrativos. De

.

ordinaria de f

scal. Gaceta O

e de Datos

4‐2003.

de fecha 22‐4.209 de fech

nal del Contr

a Oficial Nº 3

rativos Sobre al Nº 36.199


02‐2009. Nº 6.217,

de fecha

ecreto Nº

fecha 21‐

Oficial N°

y Firmas

12‐2006. ha 18‐09‐

rol Fiscal.

38.236 de

Servicios de fecha

18. Le5.

19. DePa

20. Le21. De

lo20

22. DepaG

3.5.

1. At2. At3. M

4. M

3.6.

• De• Ho

3.7.

• Pe

ey Orgánica d.262 de fechaecreto N° 5.arcialmente. ey de Publicacecreto Nº 4.4os órganos y e006. ecreto Nº 82ara el desarraceta Oficial

SERVICIO

tención al usutención a con

Mensajería int• Depen• Depen

Mensajería ext

HORARIO

e 8:00 a.m. a orario de rep

o Mañano Tarde:

PERSONA

ersonal mínim

UNIVFACCOODep

de la Adminisa 31‐07‐2007..929, con RaGaceta Oficiaciones Oficial433, mediantentes de la Ad

5, mediante ollo cultural, Nº 36.955, D

OS

uario nsultas sobre erna dencias de ladencias de laterna

O DEL SERV

12:00 m y departo y distribna: 9:00 a.m. 2:00 p.m.

AL

mo requeridoUn (01) cooUna (01) reTres (03) mUn (01) me


stración Finan ango, Valor al Nº 39.165 dles. Gaceta Ofte el cual se cdministración

el cual se deeconómico, ecreto Nº 825

el estado de

a Facultad de a UCV

VICIO

e 1:00 p.m. a ución (Ronda

o: ordinador(a) dcepcionistaensajeros intnsajero exter


nciera del Se

y Fuerza dede fecha 24‐0ficial Nº 20.54crea el Sistemn Pública Nac

clara el accessocial y polít5 de fecha 10

trámites regi

Ciencias

4:00 p.m. a de mensajer

de la unidad

ternos rno

ENEZUELA


ctor Público.

e Ley de Con04‐2009. 46 de fecha 2ma Integral dcional. Gaceta

so y el uso detico de la Re0‐05‐2000.

strados

ros):

ación y Archiv

Gaceta Ofici

ntrataciones

22‐07‐1941. de Comunicaca Oficial Nº 38

e Internet coepública Boliv

vo

POc

ial 38.648 De

Públicas. Re

ción e Inform8.476 de fech

mo política pvariana de Ve


ecreto Nº

eformada

mación de ha 17‐04‐

prioritaria enezuela.

• Co

• Re

• M

oordinador (a

ecepcionista:

Mensajeros

UNIVFACCOODep

a) de la UnidaCoordina laToma decisSupervisa yTrabaja conregistros deElabora ind

: ResponsablRecibe, seleElabora y oPrepara el(establecidoElabora y oCoordina coOrganiza yMensajeríaColoca sellounidad de a

Cumplen code ruta conCumplen cohorario de Verifican y concordancNotifica a lque afecte


ad as actividadessiones centrady distribuye lanjuntamente e documentoicadores, est

le de gestionaecciona, radicrganiza las co(los) sobre(s)os rganiza las hoon los mensajy controla la y Registro deos de recibidacuerdo con s

on la distribucn la celeridad on los controreparto y distreciben docucia con la Guíaa recepcionisla entrega, re


s de la unidaddas en la presas actividadescon la receps adísticas e inf

ar el envío y rca, registra y donstancias de para el env

ojas de ruta djeros la entreas guías de e Documentoo, enviado, usus funciones

ción, envío y respectiva oles de registribución de dumentos a sera de Despachsta y al Coorecolección y/o

ENEZUELA


d stación permas entre el perscionista en e

formes de ge

recepción de distribuye do recepción devío de docum

de los mensajega y recepciódespacho deos) urgente, devus

recolección d

stro diseñadodocumentos er enviados poho dinador de lao distribución

ación y Archiv

anente y eficsonal de la unel mantenimie

estión

documentosocumentos ene documentomentos, de ac

eros ón de documee documento

uelto, y los d

de documento

os para tal fiestablecido or las depende

a Unidad, cuan de documen

vo

POc

iente de la unnidad ento de los d

: nviados y recis cuerdo a las

entos os (copia Un

emás que re

os asignada e

n, de acuerd

encias produc

alquier inconntos


nidad

iferentes

bidos

criterios

nidad de

equiera la

en la hoja

do con el

ctoras en

nveniente

3.8.

3.

•

3.m

•

POLÍTICA

.8.1. Sobre

Toda la coenviar, recdeberá conmensajeríadispuestosprocesos. Erecomendadistribució

.8.2. Sobrmemorándu

Las comunmáximo doproduzca:

• Un• Un

padede

• Unde

UNIVFACCOODep

AS, NORMA

e los servic

omunidad de cibir y distribunsignar de fora interna, yas oficialmenteEs importanteación de son de las comu

re la elabum interno

nicaciones ofos (02) copias

n original con na copia del dra que sea fistinatario. Ependencia rena copia con l archivo de la

Original y


AS Y LINEA

cios de la Un

la Facultad uir comunicarma personal que estas ae y a la genere la colaboracoluciones parunicaciones o

boración y para la rem

iciales enviads, dependiend

sus anexos adocumento prirmado y sellEsta copia semitente todos los ana dependenc

y anexos: Destinatar


AMIENTOS

nidad de M

de Ciencias aciones oficial documentosactividades tración de proción de todosra la mejoroficiales.

y uso de misión de d

das en sopordo del trámite

ser remitidorincipal sin anlado como acse conservar

exos, que seia remitente

rio Copia danexos

ENEZUELA


S

Mensajería y

deberá utilizales, por lo tas, o estableceraen consigooblemas de cs los miembroa de proble

copias de documento

rte papel, see y el procedi

al destinatarnexos, enviadcuse de recibrá en el co

erá organizad

del documento princs: Correlativo de la O

Productora

ación y Archiv

y Registro

ar el servicioanto ningún fer y/o utilizar o el uso de omunicaciónos de la comuemas puntua

e las comos vía mens

elaborarán imiento a seg

rio da junto con ebido del docuonsecutivo y

a en el expe

cipal sin Oficina

Coanexo

vo

PáOc

de Docume

o de mensajefuncionario oservicios parrecursos ext y seguimienunidad, inclusales de rece

municacionsajería

mínimo en oguir. Lo ideal e

el documentoumento por py/o numéric

ediente admin

opia documento prinos: Expediente Admde la Oficina Produc

ágina Nº 10 tubre 2010

entos

ería, para o usuario, ralelos de ras a los to de los sive en la epción y

nes y/o

original y es que se

o original parte del o de la

nistrativo

ncipal y inistrativo ctora

•

•

•

3.de

LaqucoPurebá

Con este sestablecenprocedimie

Toda comudel número

Sobre las cy Registro, este el casse manejecontrolen,

.8.3. Sobreependencia

a Unidad de Mue sean utilizontrol, pudienueden estabequisiciones, ásicas. En este

Decanato Consejo de CoordinacióCoordinacióCoordinacióCoordinacióCoordinacióEscuela de BEscuela de CEscuela de MEscuela de FEscuela de QInstituto de

UNIVFACCOODep

istema se gan medidas dento se deja d

unicación queo del docume

comunicacioningresando co, no se requn por esta nregistren y ra

e los métodas de la Fac

Mensajería y zadas por lasndo agregarllecerse difercirculares ene sentido, se

De

Facultad ón Académicaón de Investigón de Extensióón de Postgradón AdministraBiología Computación Matemática Física Química Biología Expe


rantiza la exie control dede producir lo

e de respuestento y fecha d

nes vía fax. Lacada fax, dánuerirían equipnorma, trae cadiquen.

dos de contcultad

Registro de Ds distintas dee o combinarentes controviados, entreproponen las

ependencia/O

gación ón do ativa

erimental


stencia de une todos los os memoránd

ta a otra, debdel que se le e

s mismas debdole tratamiepos de fax encomo consec

trol de los

Documentos ependencias arle al códigooles de docue otros, pero s siguientes s

Oficina

ENEZUELA


n archivo en documentos

dums internos

be incluir en está dando la

berían centraento de docun las dependeuencia que e

documento

deberá elabode la Faculta

o propuesto, umentos, tandeberá maniglas:

ación y Archiv

cada depends que se ens de envío de

la introduccióa respuesta.

alizarse en la mentos exterencias. El queestos docume

os enviado

orar una lista ad para sus otros códigonto para metenerse siem

vo

PáOc

dencia, a la vevían. Utilizane corresponde

ón o saludo,

Unidad de Mrnos recibidoe las dependeentos recibid

s por las d

de siglas básnúmeros intos de controlemorándumsmpre las mism

Siglas DEC CF

CACAD CINV CEXT CPOST CADM EB EC EM EF EQ IBE


ez que se ndo este encia.

los datos

ensajería s. Siendo encias no dos no se

istintas

sicas para ernos de l interno. , oficios,

mas siglas

Instituto de Instituto de Instituto de Postgrado ePostgrado ePostgrado ePostgrado ePostgrado ePostgrado ePostgrado ePostgrado ePostgrado ePostgrado ePostgrado ePostgrado ePostgrado eDepartamenDepartamenDepartamenDepartamenDepartamenDivisión de CBiblioteca AUnidad de PUnidad de SCentro de MFundación ACoral de la FOficina de AUnidad de AOrganizacióUnidad de OBolsa del LibCentro de CUnidad de M

UNIVFACCOODep

Zoología y EcCiencia y TecCiencias de la

en Biología Ceen Botánica en Zoología en Ecología en Ciencia y Teen Computacien Geoquímicen Instrumenten Matemáticen Modelos Aen Física en Física Médien Química nto de Adminnto de Presupnto de Recursnto de Documnto de IngenieControl de EsAlonso GamerPromoción, SeServicio ComuMicroscopía ElAmigos de la FFacultad de CApoyo al InvesAsesoría Jurídn de BienestaOrientación bro omputación Mensajería y R


cología Tropiccnología de Aa Tierra elular

ecnología de ón a tación ca leatorios

ica

nistración puesto sos Humanosmentación, Infería y Mantenstudios o elección y Adunitario lectrónica Facultad de Ciencias stigador ica ar Estudiantil

Registro de D


cal limentos

Alimentos

formación y Animiento

misión

Ciencias

Documentos

ENEZUELA


Archivo

ación y Archivvo

PáOc

IZET ICTA ICT PGBC PGBOT PGZOO PGECO PGCTA PGCOM PGGEO PGINST PGMAT PGMA PGFIS PGFM

PGQUIM DADM DPRES DRRHH DDIA DDIM CE BAG UPSA USC CME FAFC CFC OAI UAJ OBE UOR BL CC

UMRD


3.CO

PadeOoploht

Es

Todey desu

Eslofo Comno

.8.4. SobrOMUNICAC

ara el envío ependencias FICIALES, la ptimizar los ts miembros ttp://www.cie

ste formato ti• Registr

las dep• Servir

distrib• Norma

por la

odas las depeberán utilizauna copia. Laeberá ser firmu distribución

s de la respons mensajeroormato, se en

on la GUIA emorándumsormalizando l

UNIVFACCOODep

re el envíoCIONES OFI

o despacho de la Faculcual fue diseiempos en la de la comu

ens.ucv.ve/co

iene por objerar la informapendencias dede respaldo dución de docualizar el uso dmensajería, e

endencias dear este formaa original debmada por los m y conservada

nsabilidad tans mismos, elcuentre en fí

DE DESPACs internos dla producción


o de comuICIALES

de documentad deberáneñada en Exctranscripciónunidad de laoordad/umrd

eto ación básica de la Facultad de la ejecucióumentos e una mismaeliminando el

e la Facultadto, a ser llenaberá ser entremensajeros ca por la oficin

nto de los ful verificar qusico en el lote

CHO DE COMde envío de n documental


unicacione

tos oficiales n utilizar la cel utilizandon de la informa Facultad dd.html

de los documde Ciencias ón eficiente,

forma de en uso de mem

d que requieado de formaegada a los mcomo constanna productora

ncionarios quue los docume de docume

MUNICACIONcorrespondel y la consolid

ENEZUELA


es oficiales

a través del GUIA DE Do opciones dmación. Este fde Ciencias p

mentos a ser

eficaz y efect

viar y controlmos internos.

ran enviar da electrónica mensajeros concia que retiróa.

ue envíen domentos que sntos a ser dis

NES OFICIALEencia, ahorradación y organ

ación y Archiv

s: GUIA D

servicio de ESPACHO De lista pre‐dformato puedpara su uso

enviados vía

tiva de las lab

lar los docum

ocumentos ao manual, e n el lote de dó las comunic

cumentos víase encuentrastribuido.

ES, se dejarado de esta nización de ar

vo

PáOc

E DESPAC

mensajería, tE COMUNICiseñadas a ode ser descar, en la pági

mensajería p

bores de men

mentos que se

a través de limprimirlo endocumentos ycaciones ofici

a mensajería an reseñados

rían de prodforma pres

rchivos de ge


CHO DE

todas las ACIONES objeto de rgado por ina web:

por todas

nsajería y

e remiten

la UMRD n original y la copia ales para

como de s en este

ducir los supuesto, estión.

Actualmente se están adelantando gestiones para automatizar el proceso de envío de documentos a través de un Sistema de Gestión Electrónica, sin embargo el mismo mantendría la transcripción de datos de los documentos al sistema por parte de los funcionarios o personas remitentes de los documentos, igual como si estuvieran llenando la Guía de Despacho de Documentos Oficiales, ya que todo proceso administrativo se inicia en la oficina o dependencia productora.

3.8.4.1. Formato Guía de Despacho de Comunicaciones Oficiales: Especificaciones

DATOS GENERALES Objetivos del documento • Servir de registro y constancia de la consignación de

documentos entregados al(los) mensajero(s) de la Facultad de Ciencias, para su distribución vía mensajería

• Recopilar los datos principales de los documentos que serán incluidos en el Registro de Comunicaciones Oficiales para su distribución vía mensajería

Especificaciones • El formato deberá ser llenado en forma clara, completa y detallada con la información requerida en cada campo, presentando original (Unidad de Mensajería y Registro de Documentos) y una (01) copia (Remitente)

• Todos los mensajeros deberán hacerse responsables por los documentos que trasladan reseñados en la GUIA DE DESPACHO DE COMUNICACIONES OFICIALES, por lo que no podrán trasladar ningún documento que no se encuentre allí reseñado a la hora de prestar el servicio de mensajería

• Todos los mensajeros y funcionarios remitentes deberán cotejar los documentos en físico con los datos reseñados de estos, en la GUIA DE DESPACHO DE COMUNICACIONES OFICIALES

• El funcionario que envía los documentos, deberá incluir en la GUIA DE DESPACHO DE COMUNICACIONES OFICIALES, tanto en la original como en la copia, los datos del mensajero que recibe el(los) documento(s), incluyendo además la fecha y hora de su consignación

• El mensajero deberá firmar ambos ejemplares a fin de dejar constancia de su recepción

• El formato electrónico se presenta diseñado con listas desplegables para la facilidad y rapidez de la información a ser transcrita por los usuarios

• Se ha incluido en las diferentes celdas del formato electrónico a ser utilizadas, un aviso automático de descripción de las especificaciones que ha de seguir el

Nº 1 Depe

2 Fech

3 Funci

4 Fech5 Funci6 Nº Gu

7 Mens

8 Fech

9 Hora

10 Firma

11 ID

UNIVFACCOODep

Nombre delendencia Pro

a de envío

ionario remit

a de recepcionario UMRuía

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usuar• Si el

persoelaboRecuDirecrelacResede dformatiemp

DESCR Campo oductora

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ción UNMRDD receptor

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rio para llena usuario deonal o de ore un mem

ursos Humacción de Recione los dñe en la guídichos docaliza adecuapo en el llen

RIPCIÓN DEL

De la listdependvía mensColoqueestá envTranscribque rem

D No escribNo escribEspacio control dutilice enormalizcorrelatiEjemplo:2011. Lleutilizadodichos nposteriorEscriba ey nomdocumeEscriba ela cual sEscriba ela cual sEl mensoficializadistribuidNúmero docume

ENEZUELA


ar este formesea remitir

resolucionemorándum enos, al Cocursos Hum

diferentes día de despacumentos. adamente snado de este

DOCUMENTOExplica

a desplegabencia que sajería

e la fecha viadon los doba el nomb

mite y/o elabba en este reba en este re destinado de la guía deel listado zado por la vo junto co: DEC-001-20

eve un conts para este números enrmente. en letra de imbres del

entos en letra de ie le entregaen letra de e le entregasajero debear la recepcdos por el se consecutivo

ento a ser en

ación y Archiv

ato un lote de

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documentos acho el mem

Con este sus labores, ae formato.

O ación del Cable seleccioenvía el lot

(dd-mm-aaocumentos bre y apellidora el formaenglón ningenglón ningpara coloc

e despachode siglas UMRD y agon el dato 011 o ICTA-2rol de los núformato, int otras guías

mprenta (a mensajero

mprenta (a a al mensajeimprenta (a

a al mensajeerá estampción de los rvicio de meo y de contnviado vía m

vo

PáOc

e movimiensejo de FaDepartameFacultad oUCV, en do a ser en

morándum dprocedimie

a la vez que

ampo ne el nombrte de docu

aa) en la c

do del funcato una informauna informa

car un númo a enviar. Pade dependgregue un del año en15-2011 o ICúmeros corrtentando nos que se el

mano) los aque reci

mano) la fero los docum

a mano) la hro los docum

par su firmadocumento

ensajería rol de los da

mensajería


ntos de acultad, ento de o a la onde se nviados. e envío

ento se e ahorra

re de la umentos

cual se

cionario

ación ación mero de

ara ello, dencias número

n curso. CTA-216-relativos o repetir laboren

pellidos be los

echa en mentos hora en mentos a para os a ser

atos del

12 Tipo d

13 Nº de

14 Fech

15 Entida

16 Perso

17 Asunt

18 Obse

19 Incluy

20 Radic

UNIVFACCOODep

de Docume

e Documen

a de produc

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ona destinata

tos y Anexos

ervaciones

ye Copia Re

cación


nto

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aria

aria

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De la documeCircular,Solicitudde PersoCaja CAsistencInscripcióen la listeste datUtilizandcontrol ddocume159-2011Incluya produccDe la listdependdocumeen la cinstitucióorganizadireccióexterno forma efTranscribal cual reIncluya idocumeincluye eReseñe importanDe la listque envdestinatarecepciócopia leculminarNo escrib

ENEZUELA


lista disponento a ser e Invitación de Viático,

onal, ResolucChica –Fonia Diaria, Pón). Si el tipota, puede ao oficialmeno las siglas de docume

ento que en) la fecha

ción del docta disponibleencia o in

ento. De no casilla el noón a la cual ación fueran de la mi

pueda coficiente ba el nombremite el (losnformación

ento, así coen anexo cualquier otnte para la rta disponibl

vía fue enviaario la firmón del origine será devur el proceso ba en este re

ación y Archiv

nible, seleccnviado (Com

n, Requisici Solicitud deción del Condo RotatoPlanilla de o de documagregarse ante propuestas

entos, transcnvía (Ejemp

(dd-mm-aaumento e, seleccionstitución a encontrarse

ombre de lremite el do

a de la Uisma, a fin onsignar los

re de la per) document sobre el asu

omo de los

tra informacremisión de le, seleccion

ado con uname como nal. De colouelta a su de despachenglón ning

vo

PáOc

cione el timunicación ión de C

e Pago, Movonsejo de Faorio, Regist

Nota, Planmento no se a fin de esta

para el códcriba el númplo: DRRHH-F

aaa) del a

ne el nombrla cual e

e en la lista, a depende

ocumento, siUCV, coloqque el me

s documen

rsona o funco(s)

unto de que document

ción que coos documen

ne si el docua copia paraconstancia car la opcióoficina, lue

ho de mensauna informa


ipo de Oficial,

Compra, vimiento acultad, tro de nilla de incluye ablecer

digo de mero de

FC-UCV

año de

re de la nvía el escriba

encia o i es una que la ensajero ntos de

cionario

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ón SI, la ego de ajería

ación

3. LaUNCidodeendeenEstrOf

Sedodedideensesistr Toasve3.

.8.5. Sobre

a Unidad de NICO Y CENTencias, reseñocumento, fependencia pntidad), el asue de mensajen que el (los) ste registro, anscripción dficiales. Se dis

e están adelaocumentales e las hojas destintas depene forma rápidnvío, recepcióervicio, garanstema para saza que deja

odo documensentado en esez de dar cum4 del present

UNIVFACCOODep

e el REGIST

Mensajería yTRALIZADO dñando datos echa de elaproductora, runto que tratero, entre otrodocumento(sutiliza opciode la informaseñó utilizand

antando gesta través de ue ruta de menndencias se ada y eficienteón y distribuntizando que u uso en otroel document

nto producidoste registro, amplimiento a te documento


TRO UNICO

y Registro dede los documtales como: aboración deremitente (pta, cantidad yos. La vigencis) son radicadones de listaación que viedo el program

iones para aun Sistema densajeros, en lagrupen por de. De igual foción de doculos datos d

os sistemas do por su tram

o, enviado, rea fin de garanla legislacióno.


DE COMUN

e Documentomentos, envia

número de el documentersona y/o ey clase de aneia de todo trádo(s) en la Un pre‐diseñadene registradma Excel.

utomatizar ee Gestión Eleas cuales la indichas rutas, porma, el sisteumentos, pere los documde informaciómitación dura

ecibido y tramntizar la transn nacional vig

ENEZUELA


NICACIONE

os llevará de dos, recibidoradicación, fto, número entidad que exos que lo acámite admininidad de Mendas a objetoa en la Guía

el proceso dectrónica, connformación dpudiendo distema facilitarármitiendo estmentos produón, así como pnte la ejecuci

mitado en la sparencia de lgente en esta

ación y Archiv

ES OFICIALE

forma permos y tramitadfecha y horacorrelativo envía), desticompañan, tipstrativo, comsajería y Regi de optimizade Despach

e registro y s ello se podráe los documetribuir las comla visualizaci

tablecer estracidos quedepara su seguiión del proce

Facultad de las actividade materia, esp

vo

PáOc

ES

anente un Ros por la Fac de recibidoo de controinatario (perpo de empaqmienza en el mistro de Docuar los tiempo de Comun

seguimiento dá preparar unentos enviadomunicacionesión de los tieategias de mn almacenadimiento a traso administra

Ciencias debes que se realpecificada en


REGISTRO cultad de , tipo de ol de la sona y/o ue y ruta momento umentos. os en la icaciones

de trazas n reporte os por las s oficiales empos de ejora del dos en el vés de la ativo.

erá estar lizan, a la el punto

REGISTRO UNICO DE COMUNICACIONES OFICIALES

REGISTRO UNICO DE COMUNICACIONES OFICIALES

3.8.6. Sobre el Radicado de Documentos

• El RADICADO, consiste en consignar sobre el documento datos importantes en un lugar que no afecte el texto original, tales como: número consecutivo de radicación, fecha y hora de llegada del documento, dependencia a la cual se direcciona. Esta información tiene por objeto garantizar que todos los documentos posean un número de control que permita su ubicación durante la realización de los trámites o su búsqueda en los registros de correspondencia para fines de ubicación de datos y referencia documental. Este número de control o de radicación es colocado a los documentos a medida que se van ingresando los datos en el REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICINALES. Es importante garantizar que exista un estricto control en el orden consecutivo de la radicación de los documentos, ya sea por medios mecánicos, manuales o electrónicos. No debe confundirse el número de radicación de la Unidad de Mensajería y Registro de Documentos, con el número de control o consecutivo de las dependencias productoras de los documentos. Cada año inicia con un número de radicación que comienza en el 001 más el año en curso. Ejemplo: 001‐2010.

3.8.7. Sobre las Rutas de Mensajería

• Cada dependencia administrativa incluida en la ruta de mensajeros se encargará de centralizar el control de la recepción y envío de la correspondencia de las demás unidades orgánicamente adscritas

• Los mensajeros pasarán por cada una de las dependencias de las rutas en el orden establecido, dos veces por día, una en la mañana y otra en la tarde, iniciando el recorrido a las 9:00 a.m. y a las 2:00 p.m. respectivamente

• Se han establecido seis (06) rutas de mensajería, las cuales pueden ajustarse de acuerdo a las

necesidades de distribución y recolección de documentos

Rutas de mensajería interna:

ZONA DEPENDENCIAS A VISITAR RESPONSABLE 1 Departamento de Documentación, Información y Archivo

Departamento de Recursos Humanos Coordinación Académica Decanato Consejo de Facultad Departamento de Administración Departamento de Presupuesto Fundación de Amigos de la Facultad de Ciencias

Roberto Carpio

2

3

4

UNIVFACCOODep

CoordinacióDepartameDepartameCoordinacióCoordinacióUnidad de IDirección dCentro de MDirección dDirección dDirección dDepartameDirección dDirección dBolsa del LibBiblioteca ACoral de la FConsultoríaUnidad de PUnidad de SUnidad de OOrganizacióCentro de CDirección dControl de EOficina de ACoordinacióPostgrado ePostgrado ePostgrado ePostgrado ePostgrado ePostgrado ePostgrado ePostgrado ePostgrado ePostgrado e


ón Administranto de Ingeninto de Comuón de Investigón de Extensidiomas e la Escuela dMicroscopía Ee la Escuela del Instituto deel Instituto dento de Mateme la Escuela de la Escuela dbro Alonso GamerFacultad de C Jurídica Promoción, SeServicio ComuOrientaciónón de BienestComputación e la Escuela dEstudios Apoyo al Inveón de Postgraen Ecología en Zoologíaen Computacien Física en Física Méden Instrumenten Geoquímicen Matemáticen Modelos Aen Química


ativa iería y Mantenicaciones y gación ón

de Biología Electrónica de Química e Ciencias dee Zoología y Emática de Matemáticde Física

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Los mensadocumentoel PostgramensajeroPostgrado Despacho Documenttravés de len BiologíQuímica, ede esta deOficiales y

UNIVFACCOODep

sajería extern

DependencUCV)

• Inst• Pos• Pos• Inst• Pos• Dep

Los

• ConCom

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ajeros trabajaos que son enado en Zoolo de la Ruta 4en Zoología de Comunicaos, donde la a ruta de mea Celular. Ejel mensajero eependencia cy los llevará


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DEPENDias Centrales

DEPENDtituto de Biolostgrado en Biostgrado en Botituto de Cienstgrado en Ciependencias u Chaguaramoo Consejo o Direccióo Comisióo Comisióo Seguro do Depende

HumanidCiencias

nsejo de Desamisión Electodín Botánicopresas públicV

arán con susnviados y reciogía desea e, encargado dlos documenaciones Oficirecepcionistaensajero extejemplo 2: Si encargado decorrectamenta la Unidad


DENCIAS A VISy Facultades

DENCIAS A VISogía Experimología Celularotánica ncia y Tecnoloencia y Tecnobicadas en elos: de Estudios dn de Asistencn Clasificadorn de Reválidade empleadosencias de la Fdades y Educs Económicas arrollo Científral (La Florest

cas y privadas

s rutas en foibidos para laenviar documde la mensajentos a ser envales, los lleva los cotejaráerno (Ruta 6),el Decanato

e la Ruta 1 qute incluidos de Mensaje

ENEZUELA


SITAR de la UCV (C

SITAR ental r

ogía de Alimeología de Alim Centro Come

de Postgradocia y Seguridara Central as y Equivalens UCV Facultad de ación y Faculy Sociales fico y Humaníta)

s externas al c

orma de red,as rutas que lmentos al Pería de los poviados y correvará a la Uniá, revisará y r, el cual llevao desea remue incluye el Den la Guía ería y Regist

ación y Archiv

Campus

ntos mentos ercial

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D

gestionandoe han sido asPostgrado enostgrados, retectamente inidad de Menradicará, asigrá estos docu

mitir documenDecanato, retde Despachoro de Docum

vo

PáOc

RESPONSABRoberto Car

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o adecuadamsignadas. Ejemn Biología Cetirará de la oncluidos en lansajería y Regnándole la reumentos al Pntos a la Estirará los doco de Comunmentos, en d


BLE rpio

BLE ández

mente los mplo 1: Si elular, el ficina del a Guía de gistro de emisión a Postgrado cuela de cumentos icaciones donde se

•

cotejarán, de Química

Los mensacomo otromovimientchica y búUMRD rea(mañana yconsignar mensajeríaoriginales, recibido porealizado. Oficiales.

UNIVFACCOODep

revisarán y ra.

jeros distribuos formulariotos de personsqueda de filiza una selecy tarde) e implos documea. Este formaty a la vez por parte del dLa Hoja de


radicarán, ree

uirán los docus, elaboradonal, circularesirmas autorizcción de todoprime la hojantos de acuto sirve para para que el destinatario. Ruta incluy


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umentos ofics para la rems, requisicionzadas. Utilizaos los documa de ruta, conerdo al ordque los destiremitente fiRegistrando ye los datos

ENEZUELA


documentos

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ación y Archiv

a la Ruta 3 q

do el formatocumentos esra, órdenes drama Excel, lenviados por que el mensaente establecen la recepciópción de la cera todo el pdel Registro

vo

PáOc

que incluye la

o HOJAS DE Rspeciales, talede pago, viátia recepcionirutas dos vecjero pueda ocido en las ón de los doccopia del doproceso de mo de Comun


a Escuela

RUTA, así es como: icos, caja sta de la ces al día ordenar y rutas de cumentos ocumento ensajería icaciones

HOJA DE RUTA DE MENSAJEROS

3.8.8. Sobre la recepción, cotejo y selección de comunicaciones oficiales

• La Unidad de Mensajería y Registro de Documentos deberá recibir las comunicaciones que conciernen a las competencias de la Facultad de Ciencias, en caso que no se relacionen, se devolverán al respectivo destinatario

• Las comunicaciones que recibe la Facultad se someterán a un proceso de selección antes de oficializar su recibimiento, con fecha, hora, firma o sello, para determinar si son de carácter institucional (oficial) o personal, o si amerita su registro y radicación. Los documentos de carácter oficial se asentarán en el Registro y Control de Comunicaciones Oficiales

• Las comunicaciones de carácter privado o personal no deberán abrirse y se registrarán en un formato de control (Registro y Control de Comunicaciones Personales) distinto al de la comunicaciones oficiales

• Las publicaciones (libros, revistas, folletos, trípticos, publicidad, etc.) no deberán radicarse en el registro de comunicaciones oficiales, por lo que se deberá llevar un registro a parte para este tipo de documentos (Registro y Control de Publicaciones)

• Se le dará prioridad a los siguientes trámites: Solicitudes de compra o pago de servicio por requisición de compra, movimientos de personal, solicitudes de firmas autorizadas, pagos de nómina, solicitud de viáticos, remisiones de trámites a las Direcciones de Presupuesto, Administración y Recursos Humanos, inclusión de puntos para la reuniones del Consejo de Facultad, entre otros.

3.8.9. Sobre la eficiencia del servicio de mensajería

• Se deberá atender con prioridad menores de edad, incapacitados y adultos mayores que acudan a la Unidad de Mensajería y Registro de Documentos con el fin de entregar y radicar comunicaciones, o solicitar información sobre el trámite de su requerimiento

• El personal de la Unidad de Mensajería y Registro de Documentos deber guardar en estricta reserva o confidencialidad, sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia.

• El personal de la Unidad de Mensajería y Registro de Documentos deberá prestar asesoría en materia de administración de comunicaciones oficiales a las dependencias que requieran

• Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, la facultad establecerá en los manuales de procedimientos, la manera de elaborar, oficios, cartas, memorándums y otros, teniendo en cuenta las normas existentes.

• Resulta importante para la adecuada realización del servicio de mensajería, el levantamiento, registro y simplificación de los procesos, ya que esta actividad apoyará la adecuada distribución de los documentos siguiendo el flujo de los procesos

3.9. PR

3.10. G Comunicaasignadas Consecutihomogéne Corresponpersonal, ConstancidocumentMensajerícomo los Documengarantizardependen

RADICADOFecha de rDirigido a:

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Archivado e

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mación con tostos, firma au

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o producidasel medio utiliz

dades docummo consecuen

er privado qurámites para

e le entrega aecepción de y externos pr

odos los rasgutorizada, sel

ación y Archiv

, en desarrozado.

entales de esncia del ejerci

ue llegan a lalas institucio

a la personala Unidad d

rincipales de

gos y caractelo autentifica

vo

PáOc

ollo de las f

structura y ccio de sus fun

as entidadesnes.

que consignde Correspondicho docum

erísticas que ado de la inst


funciones

ontenido nciones.

, a título

na un(os) ndencia y mento, así

permiten titución o

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to público: Eión.

despacho: Retos, en donda través del s

ruta: Es un tos, en donderentes depera y entrega d

n: procedimio producidasu trámite y

de comunica, o automas, dándole uncias donde se

de documenen una inst

e requiere su mentos recibiue se realizan

Aquel documn, salida, entente en formente numera interés comente de los acrganizaciones

UNIVFACCOODep

Es el producid

egistro presede reseñan loervicio de me

registro elae se consignaendencias dede documento

ento por meas, dejando ccumplir con l

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ntos: Instrumitución, depaprocesamiendos sino tamn o solicitan e

mento sobre trada y circulma de volumeada en orde

mo para ser ectos administs externas.


do o tramitad

entado en oros datos fundensajería.

borado por an los datos de la facultad, os.

edio del cual,constancia deos términos d

ales: Procedimcorrespondende registro o.

mento que coartamento o to durante la

mbién para loen la institució

el que se pación de los en, (libro o een cronológiexactas y formtrativos intern


do por el func

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la recepcióndel recorrido así como los

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miento por encia, todas único que p

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a tramitación.os enviados, cón.

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ia que elabode las distint

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el cual las enlas comunic

permita cont

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ión administ, se presentao), o automatrmación o csentadas. Estremisiones d

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consecutivo, bo o envío, lezca la ley.

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s documentoto de los miste este registía de la rem

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PáOc

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os que ingresmos en los tro ha de llevaisión y gestió

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ATIVA ación, Informaación y Archivvo

PáOcágina Nº 30 tubre 2010

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