T.C. İçişleri Bakanlığı

Portal Yardım Kılavuzu

İçindekiler Tablosu

Portal Adresleri..............................................................................................................................................3

İçişleri Portal Projesinden Yararlanacak Birim ve Personel...........................................................................3

Oturum Açma – Kapatma-Farklı Kullanıcıyla Oturum Açma........................................................................3

Portal Anasayfanız.........................................................................................................................................5

Doküman İşlemleri........................................................................................................................................6

1. Portala Doküman Ekleme...................................................................................................................6

a. Bir veya birden fazla dosyayı portala taşıma..................................................................................6

b. Klasör yapısını koruyarak çoklu doküman ekleme.........................................................................7

c. Hazırladığınız Word-Excel Gibi Office Dosyalarını Direk Portala Kaydetme...............................8

2. Portaldan Bilgisayara Belge Kaydetme...................................................................................................9

3. Belgeyi “Kullanıma Alma - İade Etme” (Check out – Check in)...........................................................9

a. Kullanıma Alma...........................................................................................................................10

b. İade etme......................................................................................................................................10

5. Dokümanlar Üzerindeki İşlemler.........................................................................................................14

6. Doküman İşlemleri Sırasında Dikkat Edilmesi Gerekenler..................................................................15

7. Aynı Anda Bir Belge Üzerinde İki Kişi Çalışma.................................................................................16

WebPartların Kullanımı...............................................................................................................................21

Duyurular WebPartı (Duyuru Ekleme)........................................................................................................22

Sayfalar Arasında Gezinme..........................................................................................................................24

Arama Yapma..............................................................................................................................................25

Yararlı Notlar...............................................................................................................................................29

İletişim.........................................................................................................................................................30

Portal AdresleriPortal Adresleri her Valiliğe kendine özgü URL şeklinde oluşturulmuştur. Böylelikle

Valilik Adminlerinin yetki verdikleri personel sadece kendi Valilik portal alanına giriş yapabilecektir. URL adresi http://valilikportal.icisleri.gov.tr/sites/iladınız şeklindedir.

Örneğin: http://valilikportal.icisleri.gov.tr/sites/ankara

http://valilikportal.icisleri.gov.tr /sites/iladiniz adresinden biriminizin portalına giriş yapabilirsiniz. (Sadece çalıştığınız birimin portal sayfasına yetkiniz vardır, diğer portal sayfaları açılmaz.)

Burada dikkat edilecek husus il adı kısmına ilinizin adını Türkçe karakter olmadan yazmanızdır. Örneğin; Çorum - corum, Kırıkkale – kirikkale, Muğla - mugla

İçişleri Portal Projesinden Yararlanacak Birim ve Personelİçişleri Portal Projesinden yararlanacak Valilik birimleri, İçişleri Bakanlığı VPN çatısı

altında olan birimlerdir.

İçişleri Portal Projesinden yararlanacak personel, İçişleri Bakanlığı VPN çatısı altında kurumsal kullanıcı hesapları ile açılan bilgisayarlardan giriş yapılabilen personeldir.

Adminler ve portalı kullanacak personeller İçişleri Bakanlığı personeli olmalı ve/veya İçişleri Bakanlığı kurumsal e-posta hesabının geçerli olması gerekmektedir. Kurum dışı personel için Bakanlık bilgi yönetim uygulamalarına erişimi amacıyla kullanıcı kaydı açılarak kurumsal E-posta hesabı alınması gerekmektedir.

Giriş panelinde yer alan Kullanıcı adı; e-içişleri sisteminde tanımlı olan adınız.soyadınız@icisleri.gov.tr. Parola ise yine e-İçişlerine, e-posta hesabınıza girmek ve bilgisayarınızda oturum açmak için kullandığınız sertifikasız giriş şifredir. (e-imza şifresi ile giriş yapılmamalıdır.)

Oturum Açma – Kapatma-Farklı Kullanıcıyla Oturum AçmaOturum açmak üzere sisteme şekil 1’deki gibi kullanıcı adı ve şifresiyle giriş yapılır.

Şekil 1. Oturum Açma Ekranı

Aktif sayfayı kapattığınızda oturumunuz kapanacaktır. Başka bir kullanıcı adıyla aynı bilgisayarda oturum açmak için şekil 2’de temsil edildiği şekliyle, sağ üst köşedeki menüden “Farklı Kullanıcı Olarak Oturum Aç” sekmesi tıklanır. Çıkan parola ekranında kullanıcı değiştir denilerek yeni kullanıcının isim ve parola bilgileri girilir.

Şekil 2. Farklı Kullanıcıyla Oturum Açma

Şekil 3. Oturum Açma Ekranı

Windows 10 işletim sistemi kullanan bilgisayarlarda; kullanıcı adı veya şifre hatalı yazıldığı takdirde yeniden oturum açma ekranı gelmesi gerekirken nadiren de olsa “Ne yazık ki bu sayfaya erişiminiz yok.” uyarısı vermekte ve oturum aç sekmesine dönüş vermemektedir.

Şekil 4. Hata Sayfası

Bu sorun işletim sisteminden kaynaklanmaktadır. Ancak çözümü için yapılması gereken işlem ise adres çubuğuna verdiğimiz URL adresini yazmanızdır. Böylece oturum aç sekmesi gelecektir. Burada dikkat edilecek husus il adı kısmına ilinizin adını Türkçe karakter olmadan yazmanızdır. Örneğin Çorum - corum, Kırıkkale – kirikkale, Muğla - mugla

Adres: http://valilikportal.icisleri.gov.tr/sites/iladiniz/_layouts/closeConnection.aspx?loginasanotheruser=true

Portal AnasayfanızAna sayfa orta ekranda bulunan klasörlerden yetkili olduğunuz klasörü görebilirsiniz.

Klasörlerin altına dosyalarınızı, belgelerinizi yükleyebilirsiniz. Üstlerine tıklayarak içeriğini görebilir, dosyayı seçip üst menüden veya klavuzda anlatıldığı diğer şekillerde üzerinde işlem yapabilirsiniz. Alttaki belge ekle butonuna basarak yeni belge ekleyebilirsiniz. Üst menüdeki arama menüsünü kullanarak belgelerinizde gelişmiş arama yapabilirsiniz.

Forum kısmında portalla ilgili sorularınızı, öneri ve görüşlerinizi diğer kullanıcılarla paylaşabilirsiniz. Sağ sütunda da girmiş olduğunuz duyuruları ve yemek listesini hava durumu gibi bilgileri görebilirsiniz. Duyuru girmek için web partların kullanımı kısmındaki açıklamayı okuyabilirsiniz.

Şekil 5. T.C.İçişleri Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Ana Sayfası

Doküman İşlemleri

1. Portala Doküman EklemePortala belge eklemenin iki yolu vardır. İstediğiniz yolu kullanabilirsiniz.

1. Bir veya birden fazla dosyayı portala taşıma

KarşıyaYükle > Belgeyi Karşıya Yükle butonunu kullanarak yükleyeceğiniz belgeyi bilgisayarınızdan seçebilir, portal içindeki istediğiniz klasöre yükleyebilirsiniz.

Şekil 6. Belge Ekleme

Aşağıdaki gibi bir pencere açılacaktır:

Şekil 7. Bir veya birden fazla dosyayı portala taşıma

Dosyaları seçip hedef klasörü belirttiğinizde seçtiğiniz dosyalar o klasöre yüklenecektir.

2. Klasör yapısını koruyarak çoklu doküman ekleme

Bu yöntemle dokümanları aktarmak için internet explorer tarayıcısı kullanmak gerekir. Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera vb. başka tarayıcılarda açılmaz.

Kütüphanenin başlığına tıklanarak kütüphane içine girilir.

Şekil 8. Bir veya birden fazla dosyayı portala taşıma

Üst kısımda “Kitaplık Araçları” menüsü çıkacaktır. Buradan “Kitaplık” sekmesini seçmemiz gerekir.

Üst menüden Şekil 9’daki gibi “Kitaplık” sekmesi seçilir ve “Open with Explorer” (Explorer ile Aç) tıklanır.

Şekil 9. Klasör yapısını koruyarak çoklu doküman ekleme (2)

Sisteme kullanıcı adı-şifre bilgisi girildikten sonra kullanıcının karşısına sunulan ekran portaldaki doküman kütüphanesidir. Bu ekran kapsamında şekil 10’deki gibi bilgisayarınızdan ya da ağdaki herhangi bir konumdan “Sürükle-Bırak” ya da “Kopyala-Yapıştır” ile doküman ve klasörler istediğiniz yere kopyalanabilir. (Windows klasörlerine dosya eklediğiniz veya ordan dosya aldığınız gibi)

Şekil 10. Klasör yapısını koruyarak çoklu doküman ekleme (3)

3. Hazırladığınız Word-Excel Gibi Office Dosyalarını Direk Portala Kaydetme

Portalın bir diğer özelliği de üzerinde çalıştığımız office belgelerini direk portalda belirttiğimiz hedefe kaydedebiliyor olmamızdır. Bunun için açık olan office belgesinde DOSYA kısmından KAYDET&GÖNDER seçeneğini seçip SHAREPOİNTE KAYDET i seçmek gerekir. Kayıt yerini belirtip KAYDETe bastığınızda dosyanız seçtiğiniz hedefe kaydedilir.

Şekil 11. Word’den Portala doküman kaydetme

Tüm office dosyalarında (word, excel, powerpoint vs.) bu şekilde kaydetme yapabilirsiniz.

2. Portaldan Bilgisayara Belge Kaydetme

Portaldaki bir dokümanı bilgisayarınıza indirmek için; indirmek istediğiniz doküman seçili durumdayken üst menüdeki Kopyasını İndir butonuna basmalısınız. Açılan pencereden bilgisayarınızda kaydetmek istediğimiz konumu seçip kaydedebilirsiniz.

Şekil 12. Portaldan dosya yükleme

3. Belgeyi “Kullanıma Alma - İade Etme” (Check out – Check in) (Belli bir dokümanda yalnızca bir kişinin işlem yapabilmesi istendiği durumlarda)

Aynı belge üzerinde birden fazla kişi çalışırken oluşabilecek çakışmaları önlemek için “Kullanıma Alma - İade Etme” sistemi kullanılır. Böylece bir belgeyi kullanıma aldığınızda başkaları yalnızca “okuma modu” ile belgeye ulaşabilir ve siz “iade edene” kadar belge üzerinde yapmış olduğunuz değişiklikleri göremez.

Bir belgeyi kullanıma aldıktan sonra yaptığınız değişiklikleri kaydetmek isterseniz “İade Et” sekmesine tıklanır. Kaydetmekten vazgeçmek isterseniz “Kullanıma Almayı İptal Et” seçeneği ile belgenin önceki haline dönebilirsiniz. (Her yaptığınız doküman güncellemesinde bu özelliği

kullanmak zorunda değilsiniz. Sadece belge üzerindeki çalışmanız tamamen bitene kadar başkalarının görmesini ve değiştirmesini istemediğinizde bu özelliği kullanmalısınız.)

Kullanıma alınmış belgeleri, solundaki yeşil ok işareti ile ayırt edebilirsiniz.

1. Kullanıma Alma

Sol taraftan işaretlediğiniz belgeyi kullanıma al seçeneği ile kendi üzerinize alabilirsiniz. Bu seçenek seçili olduğu sürece dosya üzerinde sizden başka kimse değişiklik yapamaz ve yaptığınız değişiklikleri göremez. Belgeyi güncellenmemiş haliyle görür.

Şekil 13. Belgeyi kullanıma alma

2. İade etmeİade et seçeneğine tıklamanız belge içinde yaptığınız işlemin bittiği ve artık belgeyi o

haliyle herkesin görüp üzerinde değişiklik yapabileceği anlamına gelir.

Şekil 14. Belgeyi iade etme

4. OFFİCE ONLİNE

SharePoint 2016 güncellemesinden sonra gelen Office Online, Office belgeleri üzerinde çalışabilmek için kullanılan bilgisayarda Microsoft Office kurulumu zorunluluğunu ortadan kaldırıyor. Office online sayesinde browserda word ve excel dosyalarını görüntüleyebilir ve düzenleyebilirsiniz. Belge çift tıklandığında otomatik olarak browserda açılacaktır. Şekil 15’te görüldüğü gibi Belgeyi düzenle > Tarayıcıda Düzenle seçeneği seçilerek Office dosyası üzerinde düzenleme yapabilirsiniz.

Şekil 15. Belgeyi tarayıcıda düzenleme

Eğer düzenlediğiniz belgede başka biri daha düzenleme yapıyorsa Şekil 16 ve Şekil 17 deki gibi kişinin belgenin hangi kısmında çalıştığını görebilirsiniz.

Şekil 16. Excel Online

Şekil 17. Word Online

Şekil 18’de görüldüğü gibi düzenlemek istediğiniz belgenin sağında bulunan üç noktaya tıkladığınızda sağda açılan pencereden office online önizlemesini görebilirsiniz. Yine açılan pencerenin sol altında bulunan üç noktaya tıklandığında belge üzerinde yapılabilecek işlemler görülebilir. Bu belgeyi Word Online İçinde Aç seçildiğinde belge browserda açılacak ve düzenlemeye hazır hale gelecektir.

Şekil 18

Açılan Word Online sayfasından bir önceki sayfaya geri dönmek istediğinizde, şekil 19 ve şekil 20’de gösterilen link’lere tıklamanız yeterli olacaktır.

Şekil 19. Belge düzenleme modunda değil

Şekil 20. Belge düzenleme modunda

5. Dokümanlar Üzerindeki İşlemlerDokümanın solundaki kutucuğu şekil 21’deki gibi işaretleyerek, o doküman üzerinde

uygulanabilecek tüm işlemleri üst menüde görüntüleyebilirsiniz. Ayrıca belgenin üzerinde yapılmış olan değişiklikleri yine bu menüdeki Sürüm Geçmişi’ nden takip edebilirsiniz.

Şekil 21. Belge üzerinde uygulanabilecek tüm işlemler (1)

Ya da şekil 22’deki gibi dokümanın sağındaki üç nokta işaretine tıkladığınızda açılan menüden işleminizi seçebilirsiniz.

Belgenin üstüne gelip farenin sağ düğmesini tıklayarak belgenin özelliklerini değiştirebilirsiniz.(Office programlarında belgeye sağ tıklamakla aynı işlevi görür.)Buradan sürüm geçmişi seçilerek belgenin kimler tarafından kaç kere değiştirildiklerini ve önceki sürümleri görebilirsiniz. Özellikler seçeneğinden belgenin ismini değiştirebilirsiniz. Yine belgeyi silmek için menüdeki sil seçeneğini kullanabilirsiniz.

Şekil 22. Belge üzerinde uygulanabilecek tüm işlemler (2)

6. Doküman İşlemleri Sırasında Dikkat Edilmesi Gerekenler Ulaşım kolaylığı açısından dokümanlara içeriğine uygun isimler verilmelidir. Dosya ve klasör isimleri en çok 123 karakter olabilir. Uzun isimler verirseniz ilerde

dosyaları açamayabilirsiniz. Mümkün olduğunca kısa isimler vermeye özen gösteriniz. Doküman isimlerinde Türkçe karakter içeren sözcükler kullanılabilir. Sözcük aralarında sadece alt çizgi karakteri “_” veya boşluk kullanılmalıdır. Sözcük

aralarında art arda iki nokta kullanılmamalıdır. Dosya isminin sonunda herhangi bir karakter bulunmamalıdır. Sözcüklerin ilk karakteri büyük diğerleri küçük harf olacak şekilde isimlendirme

yapılmalıdır. Yüklenen dokümanların kolayca aratılabilmesi açısından her doküman için en az 1 anahtar

sözcük yazılması yararlı olacaktır. Portala aşağıdaki dosya tipleri yüklenebilir.

Microsoft Office Dokümanları (Word, excel, powerpoint …) .pdf uzantılı dosyalar

Resim ve ses vb. formatındaki dosyalar. (css,js, zip, rar, xml, gif, png, jpg vb.)

Belirtilen dosya tipleri dışında farklı dosya tipleri yüklemeye çalışmayınız.

ÖNEMLİ UYARI: Portal aynı birimde çalışan personelin görevi gereği ortak çalıştığı dosyaların kullanılması, paylaşılması ve saklanmasını sağlamak amacıyla oluşturulmuştur. Kişisel dosyalarınızı saklamak için kullanılmamalıdır.

.exe dosyaları zararlı içerikler barındırabileceğinden yüklenemez. 2 GB üzeri dosyalar yüklenemez. Yüklemelerin 500 MB bölümler halinde olması tavsiye edilmektedir.

Kişisel resim, kişisel video, dizi, film, müzik gibi vb. görsel materyaller, oyunlar, uygulamaların çalıştırılabilir dosyaları (kurulum dosyaları) vb. yazılım materyalleri İçişleri portal projesine yüklenemez.

7. Aynı Anda Bir Belge Üzerinde İki Kişi Çalışma

*Bu çalışmayı yapabilmek için tarayıcı olarak internet explorer kullanmalısınız. Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera vb. başka tarayıcılarda kullanılmaz.

İşlem yapacağımız belgeyi Şekil 23’daki gibi Word içinde aç diyerek düzenleme modunda açıyoruz.

Şekil 23. Aynı anda iki kişinin belgeyi açması

Belge Microsoft Word Programında açılacaktır. Aynı zamanda başka bir kullanıcının daha düzenleme yaptığı aşağıda şu şekilde gözükür.

Şekil 24. Tek belge üzerinde iki kişi çalışma(1)

Şekil 25. Tek belge üzerinde iki kişi çalışma(2)

Yapılan düzenlemeler kaydedilmeden diğer taraf düzenlemeyi göremez. Belge üzerindeki düzenleme geçmişi portal üst menüdeki sürüm geçmişinden de takip edilebilir.

Ayrıca Portal Üst menüdeki “beni uyar” butonunu kullanarak takip ettiğiniz bir belgede başka biri tarafından değişiklik yapıldığında e-posta alabilirsiniz.

Belgeyi seçip “beni uyar” butonuna bastığınızda bu belge için uyarı ayarlamış olursunuz ve sizden başka biri belge üzerinde değişiklik yaptığında sizi haberdar etmek için içişleri.gov.tr uzantılı e-posta adresinize belge üzerinde değişiklik yapıldığına dair bir e-posta gönderilir. Bu özelliği birden fazla belge için kullanabilirsiniz.

Belgeye uyarı e-postası ekleme (1)

Şekil 26

Belgeye uyarı e-postası ekleme (2)

Şekil 27

WebPartların Kullanımı

Günün Menüsü, Hava Durumu ve Döviz Kurları webpartları tüm Bakanlık içinde ortaktır ve Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından güncellenmektedir. Ancak Duyurular kısmı size özeldir. Dilerseniz biriminizle ilgili duyuru girebilir, güncelleyebilir, silebilirsiniz. Dilerseniz portal sorumlularına başvurarak kullanmak istediğiniz başka webpartlar da ekletebilirsiniz.

Sağ üst menüdeki Ayarlar menüsünden (dişli çark) Site İçeriği seçeneğini seçtiğimizde tüm site içeriğiyle birlikte mevcut webpart listelerini de görebilirsiniz. Buradan kullanmak istediğiniz webpartı seçerek düzenleme yapabilirsiniz.

Şekil 28 Tüm site içeriğini görüntüleme

Duyurular WebPartı (Duyuru Ekleme)Ayarlar Site İçeriği

Şekil 29 Duyuru ekleme-güncelleme (1)

Listeyi seçtikten sonra yeni duyuru ekle diyerek duyurunuzu girebilirsiniz.

Şekil 30. Duyuru ekleme-güncelleme (2)

Dilerseniz girmiş olduğunuz duyuruyu sonradan güncelleyebilir veya kaldırabilirsiniz.

Şekil 31. Duyuru ekleme-güncelleme (3)

Sayfalar Arasında Gezinme

Hangi sayfada bulunduğunuzu görmek ve üst sayfalara dönebilmek için üstteki yolu şekil 32’deki gibi kullanabilirsiniz.

Şekil 32. Üst sayfalara erişim

Bulunduğunuz sitenin ana sayfasına dönmek için sol üstteki logoya şekil 33’daki gibi tıklayabilirsiniz.

Şekil 33. Ana sayfaya direk erişim

Arama Yapma

Şekil 34’da görülebileceği üzere, her şube için sağ üstte arama kutucuğu bulunur.Ayrıca daha detaylı arama için Arama Sekmesini kullanabilirsiniz.

Şekil 34. Arama menüsü

Şekil 35. Arama menüsü

Şekil 36. Arama sekmesi (1)

Şekil 37. Arama sayfası (2)

Portal kapsamında yapacağınız aramayı belirli filtreleme mekanizmalarından geçirmek suretiyle daha etkin bir hale getirebilirsiniz. Bunun için “arama” sayfası kapsamında öncelikle şekil 38’deki gibi “Gelişmiş” seçeneğine tıklamanız gerekmektedir.

Şekil 38. Arama sekmesi (3)

Ardından şekil 39’deki gelişmiş arama sekmesi aktif hale gelecektir. Bu ekran üzerinde arama işlemi, istenen kriterlere göre filtreleme mekanizması ile desteklenmektedir. Örneğin bir kullanıcı yalnızca “excel” ya da “word” dokümanları üzerinde bir kelimeyi arayabilmektedir. Keza “özellik kısıtlamaları ekle” başlığı altında, birden fazla arama kriteri birleştirilmek suretiyle portal üzerinde dokümanların aranması işlemi kapsamında kullanılabilmektedir.

Şekil 39. Gelişmiş arama ekranı

Gelişmiş arama ekranı kullanılarak yapılan arama işlemi sonucunda aktif hale gelen sonuç ekranı, kullanıcının belirtmiş olduğu kriterlere göre bir filtreleme mekanizmasından geçmiş olan sonuçları bulundurmaktadır.

Yararlı Notlar1. Yerel intranet’ten portal sistemine kullanıcı adı şifre sorulmadan giriş yapmak için

aşağıdaki Internet Explorer ayarlarını yapabilirsiniz.

Şekil 40. Portal için IE ayarları (1)

Şekil 41. Portal için IE ayarları (2)

İletişim

Soru, öneri ve görüşleriniz için portal@icisleri.gov.tr adresine e-Posta gönderilebilir veya 0312 422 4646 - 4647 numaralarından arayabilirsiniz.

T.C. İçişleri Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı İnternet Şube Müdürlüğü