Poslovanje organov

javne uprave

mag. Onja Svitmag. Tatjana M.Zupan

Predmet urejanja

• predmet− poslovanje s strankami− zagotavljanje javnosti dela− poslovni čas ter uradne ure− uradne zgradbe, prostori in oprema ter zagotavljanje

varnosti− upravljanje z dokumentarnim gradivom− vročanje− izvajanje uradnih dejanj− poslovanje v jezikih narodnih skupnosti

• veljavnost

• izjeme

Predpisi

• Zakon o javnih uslu žžžžbencih (Ur. l.št. 63/07- upb, 65/08, 69/08-ZTFI-A,69/08-ZZavar-E in 40/12 ZUJF)

• Kodeks ravnanja javnih uslu žžžžbencev (Uradni list št. 8/01)

• Zakon o dostopu do informacij javnega zna ččččaja (Ur. l. 51/06 - upb, 117/06-ZDavP-2 , 23/14, 50/14 in 19/15 – odl. US in 102/15)

• Zakon o informacijskem pooblaš ččččencu (Uradni list št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A)

• Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list št. 94/07- upb)

• Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem pod pisu (Uradni list št. 98/04 – upb, 61/06 – ZEPT in 46/14)

• Uredba o upravnem poslovanju (Ur.l. št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 32/07, 63/07, 115/07, 122/07 - popr, 31/08, 35/09, 58/10, 101/10 in 81/13)

• Uredba o delovnem ččččasu v organih dr žžžžavne uprave (Uradni list št. 115/07 in 122/07-popr.)

• Uredba o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega zna ččččaja (Uradni list št. 76/05, 119/07 in 95/11)

Posebni primeri krajevne

pristojnosti

• potrjevanje podpore volivca za razpis referenduma• potrjevanje podpor kandidatom za volitve poslancev v DZ,

Evropski parlament in Predsednika republike• izdaja listin• potrjevanje dovoljenj zakonitega zastopnika oziroma

pristojnega centra za socialno delo• izdaja potrdil iz centraliziranih in informatiziranih uradnih

evidenc• upravne overitve• odločanje o denacionalizacijskih zahtevkih• vpis v register pridelovalcev grozdja in vina• prijava/odjava stalnega/začasnega prebivališča in

spremembe naslova

Naloge in pooblastila

• pooblastila predstojnika– v sistemizaciji, drugi interni akti organa ali posebno pooblastilo

– objava– trajna hramba pooblastil

– primeri vrst pooblastil

• naloge javnih uslužbencev– vsi javni uslužbenci opravljajo poslovanje po uredbi pod

nadzorom in ob strokovni pomoči vodij notranjih organizacijskih enot ter pod strokovnim vodstvom vodje glavne pisarne

Poslovanje s strankami

- zagotavljanje informacij o upravnih in drugih javnih storitvah

- uradni elektronski naslov organa- zagotavljanje odzivnosti

- informacije strankam o upravnih postopkih

- enotni kontaktni center

Zagotavljanje informacij o upravnih in

drugih javnih storitvah

• pojem splošnih informacij• zagotavljanje splošnih informacij• življenjski, poslovni, uslužbenski in sorodni dogodki• katalog informacij javnega značaja• dostopnost do splošnih informacij• objava seznama uradnih oseb• izkazovanje uradnih oseb

Uradni elektronski naslov organa

• uradni elektronski poštni naslov• objava seznama uradnih elektronskih naslovov

Zagotavljanje odzivnosti

• podajanje pripomb strank • obravnavanje in odgovarjanje na povratne inf. strank• ugotavljanje kakovosti• odgovarjanje na prejete dopise

Tržaška 21, 1000 Ljubljana01 478 83 84gp.ijs@gov.si

Informacije strankam o upravnih

postopkih

• dajanje obvestil o poteku postopka• elektronski vpogled v potek postopka• obvestila o razlogih za neizdajo odločbe• pregledovanje, prepisovanje in kopiranje

dokumentov• dostop strank in drugih udeležencev do

organa• obveznost obravnavanja stranke• pristojnost za dajanje podatkov

Enotni kontaktni center

Zagotavljanje javnosti dela

• javnost dela• obveščanje in spremljanje poročanja medijev• zahteva objave odgovora ali popravka• informacije o zadevah v reševanju• izražanje mnenj in stališč

Poslovni ččččas in uradne ure

• delovni čas• poslovni čas• uradne ure

• predpisi– Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS št. 21/13 in 78/13 - popr.)

– Uredba o delovnem času v organih državne uprave (Uradni list RS, št. 115/07 in 122/07 - popr.)

Polni delovni ččččas

• obseg polnega delovnega časa• razporeditev polnega delovnega časa• razporeditev polnega delovnega časa v

posebnih okoliščinah

Začčččasna prerazporeditev polnega

delovnega ččččasa

• odrejanje začasne prerazporeditve polnega del. Časa

• seznanitev z začasno prerazporeditvijo

• obseg polnega delovnegačasa pri začasniprerazporeditvi

Premakljiv začčččetek in konec

delovnega ččččasa

• organiziranje• obvezna prisotnost v vladnih službah, ministrstvih in

organih v sestavi• obvezna prisotnost v upravnih enotah, območnih

enotah organov in občinah• razporejanje polnega delovnega časa• presežek oziroma primanjkljaj ur• izkoriščanje presežka• pravica do vpogleda

Delo preko polnega delovnega ččččasa

• odrejanje• štetje nadur• največje dovoljeno število

nadur

Poslovni ččččas

• poslovni dnevi• poslovni čas• poslovanje• nadomeščanje poslovnega dneva

Uradne ure

• namen• uradne ure organa• uradne ure upravnih enot, območnih enot in občin• določitev minimalnega obsega uradnih ur po telefonu• poslovni čas in uradne ure pred dela prostima dnevoma

Uradne zgradbe, prostori in oprema

zagotavljanje varnosti

- zgradbe in prostori- oprema- zagotavljanje varnosti oseb in premoženja- informacijska varnost

Uradne zgradbe, prostori in oprema ter

zagotavljanje varnosti

• predpisi– Zakon o grbu, zastavi in himni RS ter slovenski narodni zastavi

(Uradni list RS št. 67/94 in 14/99 Odl.US: U-I-296/94)

– Kazenski zakonik (nezakoniti podatki v zvezi s primerno uporabo interneta)(Uradni list RS št. 95/04-upb in 55/08 – KZ-1)

– Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS št. 94/07-upb)

– Zakon o tajnih podatkih (Uradni list RS št. 50/06-upb, 9/10 in 60/11)

– Pravilnik o izvrševanju Uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS št. 75/05, 86/06, 47/08 in 58/10)

Uradne zgradbe, prostori in oprema ter

zagotavljanje varnosti

• pojmi– varnostna služba– informacijski varnostni dogodek

– varnostni dogodek

– tajni podatek

– varovani podatki

– centralni informacijski sistem– državni portal

– arhivski strežnik

Zgradbe in prostori

• hišni red• zastava in grb• označevanje zgradb • oznake na vratih• objava uradnih ur• oglasna deska • prostori za upravljanje z

dokumentarnim gradivom• varnostna območja z ITk

opremo

Oprema

• upravljanje z opremo• uporaba IK opreme v zasebne namene• primerna uporaba interneta• primerna uporaba elektronske pošte• el. pošta in posredovanje podatkov in

evidentiranje• oprema za upravljanje z dokumentarnim gradivom• zahteve za evidentiranje z informacijskim sistemom • pooblastila MJU glede evidentiranja z IS

Zagotavljanje varnosti oseb

in premožžžženja

• varnostna služba• vstop v zgradbo• dostop strank in drugih

udeležencev

Informacijska varnost -1

• informacijska varnost • navodila za uporabo in varnostna navodila• informacijski varnostni dogodki in okvare• varovanje poslovnih skrivnosti• varovanje in hramba varovanih podatkov• elektronsko posredovanje varovanih

podatkov• fizično in programsko zavarovanje opreme

Informacijska varnost - 2

• fizično in programsko zavarovanje opreme• uničevanje nosilcev podatkov• uničevanje pomožnega gradiva• fizično prenašanje nosilcev podatkov• delo na daljavo• uporaba službenih mobitelov

Informacije javnega značčččaja

• zagotoviti javnost dela in omogočiti pridobitev ijz

• prost dostop pravnim in fizičnim osebam

• na vpogled, prepis, fotokopija, elektronski zapis

• pravica do ponovne uporabe inf. v pridobitne ali nepridobitne namene

Oblike informacij javnega značčččaja

• oblike:– dokument, – zadeva,

– dosje, – register, – evidence ali

– dokumentarno gradivo.

• izdelal organ sam• izdelal organ v sodelovanju z drugim organom • organ pridobil od drugih oseb

Dostop do informacij javnega značčččaja

• katalog informacij javnega značaja • določitev uradne osebe pristojne za posredovanje

informacij javnega značaja• posredovanje informacij javnega značaja v svetovni splet

Postopek za dostop ali ponovno

uporabo - 1

• zahteva• pravno varstvo• neformalna zahteva• pisna zahteva

– pravila postopka

– vložitev zahteve

– obvezna vsebina zahteve

– dopolnitev zahteve– zavrženje zahteve

– ravnanje organa, če ne poseduje informacije

– odločanje o zahtevi

– odločba

Postopek za dostop ali ponovno

uporabo - 2

• postopek….nadaljevanje– rok za odločitev

– izjemne okoliščine– dostop do informacije

– zavrnitev zahteve

• pravica do pritožbe

• sodno varstvo

Odloččččanje o informaciji javnega značčččaja

• postopek vodi predstojnik ali za to določena uradna oseba

• zahtevi za dostop ugodi - uradni zaznamek• zahtevo delno ali v celoti zavrne - odločba• zahteva za ponovno uporabo – odločba• odločitev nemudoma ali 20 delovnih dni• podaljšanje roka za največ 30 dni

Pravno varstvo prosilcev

• pritožba– zoper odločbo, s katero je organ zahtevo zavrnil– zoper sklep, s katerim je organ zahtevo zavrgel– kadar prosilec meni, da informacija, s katero se je seznanil, ni

informacija javnega značaja, ki jo je navedel v zahtevi

• uporaba določil zakona o splošnem upravnem postopku

• o pravnem varstvu odloča informacijski pooblaščenec

• sodno varstvo (upravni spor zoper odločbo informacijskega pooblaščenca)

Stroški in drugi pogoji

Poroččččanje

• stroški posredovanja• cena in drugi pogoji ponovne uporabe• predpisi vlade• objava stroškovnika in cene• prepoved diskriminacije

• letno poročilo• sprejem in objava skupnega letnega poročila

Sodelovanje civilne družžžžbe pri pripravi

predpisov in drugih aktov

• dostop do informacij javnega značaja• postopek sodelovanja javnosti pri sprejemanju aktov

javne uprave• sodelovanje javnosti v analizi učinkov predpisov (del, ki

predpisuje posvetovanje z javnostjo)• instrumenti, ki zagotavljajo participacijo javnosti pri

sprejemanju odločitev javne uprave

odprta uprava

Informacijski pooblašččččenec

• samostojen državni organ

• imenuje ga državni zbor na predlog predsednika RS

• državljan Republike Slovenije

• ni bil pravnomočno obsojen na nepogojno kazen zapora

• imenovanje za 5 let, lahko je 1x ponovno imenovan

• funkcionar

Upravljanje z dokumentarnim

gradivom

– splošne določbe

– sprejemanje pošte in vlog

– razvrščanje (klasificiranje)– dodeljevanje (signiranje)

– splošno o evidentiranju

– evidentiranje pošte in neevidenčno gradivo

– evidentiranje dokumentov

– evidentiranje zadev, dosjejev in dokumentnih seznamov– vodenje rokovnika

– sejno gradivo

– priprava dokumentov in celostna podoba

– odprema gradiva

Predpisi

• Uredba o upravnem poslovanju (Ur.l. št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 32/07, 63/07, 115/07, 122/07 - popr, 31/08, 35/09, 58/10, 101/10 in 81/13)

• Pravilnik o izvrševanju uup (Ur.l. št. 75/05, 86/06, 47/08 in 58/10)

• Uredba o celostni grafi ččččni podobi Vlade RS in drugih organov držžžžavne uprave (Ur.l. št. 58/10 in 57/11)

• ZVDAGA (Ur.l. št. 30/06 in 51/14)

• Uredba o varstvu dok. in arhivskega gradiva (Ur.l. št. 86/06)

• Pravilnik za dolo ččččanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi (Ur.l. št. 52/09)

• Pravilnik o vodenju evidence o upravnem postopku (Ur.l. št. 18/03 in 7/06)

• Pravilnik o potrjevanju dokon ččččnosti in pravnomo ččččnosti (Ur.l. št. 43/05 in 94/07)

• Zakon o dostopu do informacij javnega zna ččččaja (Ur. l. 51/06 - upb, 117/06-ZDavP-2, 23/14 in 19/15 – odl. US in 102/15)

• Zakon o tajnih podatkih (Ur.l. št. 50/06-upb, 9/10 in 60/11)

• Zakon o el. poslovanju in el. podpisu (Uradni list št. 98/04 – upb, 61/06 –ZEPT in 46/14)

Pojmi - 1

– dokument– dokument v elektronski obliki– dokument v fizični obliki– elektronska kopija dokumenta v fizični obliki– fizična kopija dokumenta v elektronski obliki– fizična kopija dokumenta v fizični obliki– vhodni, izhodni, lastni dokument– priloga– zadeva– dosje– klasifikacijski znak– številka zadeve, številka dokumenta

Pojmi - 2

− signirni (dodeljevalni) znak− evidenca dokumentarnega gradiva− uradna evidenca− dokumentarno gradivo− arhivsko gradivo− trajno gradivo− zbirka nerešenih zadev− tekoča zbirka dokumentarnega gradiva− stalna zbirka dokumentarnega gradiva− pisarniška odredba− zaznamek− rokovnik

Splošne določčččbe

• način upravljanja z dokumentarnim gradivom• glavna pisarna• vodja glavne pisarne

Sprejemanje pošte in vlog-1

• pojem pošte• oblika pošte• sprejem pošte • preverjanje identitete pošiljatelja v el. obliki• čas sprejema pošte• odpiranje pošte• prepoved odpiranja pošte• postopek s pomanjkljivo in nepravilno pošto• ravnanje s prilogami

Sprejemanje pošte in vlog-2

• sprejem fizičnega nosilca zapisa el. podatkov• sprejemanje vlog v fizični obliki• obveznost sprejema vloge• sprejemanje vlog v elektronski obliki• poslovni ponudniki za posredovanje vlog v el. obliki• postopki in storitve ponudnika za sprejem vlog v el. obliki• tehnološke zahteve in pogoji za sprejem vlog v el. obliki• enotni državni portal in poslovni ponudniki• obveznost sprejema vlog v elektronski obliki• elektronska izmenjava podatkov

Sprejemanje pošte in vlog-3

• obrazci vlog• plačila upravnih storitev• elektronsko plačevanje upravnih

taks• potrjevanje sprejema pošte• prejemna štampiljka

Razvršččččanje (klasificiranje)

• klasifikacija zadev in dokumentov• načrt klasifikacijskih znakov

Dodeljevanje (signiranje)

• dodeljevanje zadev in dokumentov• dopolnilno dodeljevanje dokumentov v organizacijski

enoti• načrt signirnih znakov

Splošno o evidentiranju

• pomen evidence dokumentarnega gradiva• ravnanje s specifičnim dokumentarnim gradivom• način vodenja evidence• evidentiranje v el. obliki

Evidentiranje pošte in

neevidenččččno gradivo

• evidentiranje pošte

• neevidenčno gradivo

Evidentiranje dokumentov

• evidentiranje prejetih (vhodnih) dokumentov

• informacijski sistem za sprejem vlog, vročanje in obveščanje

• evidentiranje izhodnih dokumentov

• evidentiranje lastnih dokumentov

Zadeva,

dosje in dokumentni seznam

• vsebina evidence o zadevi

• evidentiranje povezanih zadev

• ovoj zadeve

• pisarniške odredbe

• dosje, dokumentni seznam

• rešitev zadev v upravnih postopkih

Dokument

• dokumenti v zadevi

• evidenca dokumentov

• postopek vpisa dokumenta v evidenco

• vlaganje dokumentov v zadevo

• vloga dokumenta

• kopije dokumentov

Vodenje rokovnika

• vloga rokovnika

• način vodenja rokovnika

• dolžnost spremljanja rokovnika

• zaznamek v rokovniku

Sejno gradivo

• evidenca

• vsebina evidence sejnega dosjeja

• sejno gradivo

• evidenca sklepov

Priprava dokumentov

in celostna podoba

• enotna podoba in prepoznavnost• pravilnost in enotnost vsebine• oblikovne značilnosti dokumentov• žigi organov državne uprave in nosilcev

javnih pooblastil v fizični obliki• elektronski žigi

Odprema gradiva

• nosilec odpreme

• priprava pošte za odpremo

• odreditev odpreme

Vroččččanje v fiziččččni obliki

Ovojnica za os. vroččččanje v fiz. obliki

• vročanje v fizični obliki

• uporaba ovojnice

• oblika ovojnice

Osebno elektronsko vroččččanje

Elektronsko vroččččanje drugih dokumentov

• priprava za osebno elektronsko vročanje• centralni informacijski sistem• prevzem dokumentov• elektronska vročilnica in sporočila

elektronsko vročanje drugih dokumentov

Hramba dokumentarnega

gradiva

• zbirke dokumentarnega gradiva• hramba dokumentarnega gradiva• vrste dokumentarnega gradiva• izločanje in odbiranje dokumentarnega gradiva

Zbirke dokumentarnega

gradiva

• zbirke in vpogled v zbirke• zbirka nerešenih zadev• tekoča zbirka• seznam in izpis rešenih zadev• stalna zbirka

Hramba dokumentarnega

gradiva

• hramba posameznih zbirk • oblika hrambe• način hrambe• mikrofilmanje dokumentarnega gradiva• hramba gradiva s tajnimi podatki

notranja pravila

Vrste dokumentarnega

gradiva

• arhivsko gradivo• trajno gradivo• roki hrambe

Izloččččanje in odbiranje

dokumentarnega gradiva

• izločanje in odbiranje gradiva iz zbirk• komisija za izločanje in odbiranje

dokumentarnega gradiva• uničenje izločenega gradiva

Uradna dejanja

• pridobivanje in posredovanje podatkov

• upravna overitev lastnoročnih podpisov, prepisov in kopij

• uradne objave

Pridobivanje in posredovanje

podatkov

• pristojnost za pridobivanje podatkov• način pridobivanja podatkov• pridobivanje podatkov z vpogledom• pridobivanje podatkov na zahtevo• rok za posredovanje podatkov na zahtevo• zavrnitev zahteve za posredovanje podatkov• brezplačno posredovanje podatkov

Upravna overitev lastnoroččččnih

podpisov, prepisov in kopij

• splošno o overitvi• overitev lastnoročnega podpisa• evidentiranje overitve lastnoročnega podpisa• elektronska evidenca overitev• overitev prepisa ali kopije• overitev elektronske kopije dokumenta• poštna elektronska kopija dokumenta

Uradne objave

• objave v CIS-u ter osebno in elektronsko spremljanje obvestil in objav ter poteka postopka

• javne objave

Poslovanje v jezikih narodnosti

• poslovanje v jezikih italijanske in madžarske narodne skupnosti

Chiunque vi abbia interesse, per tutela di situazioni giuridicamente rilevanti, può, provvisto di documento valido, richiedere copia o visione di atti amministrativi.[ ...]

Európai Unió és civil szervezetek kapcsolódási pontjai

Nadzor nad izvajanjem uredbe

• odgovorni za izvajanje uredbe• izvajanje nadzora• uvajanje novih rešitev• usposabljanje javnih uslužbencev• poročilo državnega arhiva

Vprašanja in odgovori

onja.svit@gov.sitatjana.mizori-zupan@ gov.si