POSLOVNIK SISTEMA MENADŽMENTAtehnoplam.com/media/pdf2019/Poslovnik i.1-2_12.06.2019._s.9.pdf · Poslovnik i ostala dokumentacija sistema menadžmenta Kontrolnog tela u skladu je

TEHNOPLAM DOO Petrovac na Mlavi-Leskovac

Izdanje obrasca: 1. Strana od ukupno strana: 1 / 44

POSLOVNIK SISTEMA MENADŽMENTA

Odobrio Dušan

Zdravković

Tehnički

rukovodilac Izdanje: 1. / 2. Datum:12.06.2019. ime i prezime funkcija potpis


Izdanje:

1. / 2.


SADRŽAJ

Uvod ..................................................................................................................................... 3

1 Predmet i područje primene .................................................................................................. 3

2 Normativne reference ........................................................................................................... 3

3 Termini i definicije ............................................................................................................... 3

4 Opšti zahtevi ......................................................................................................................... 4

4.1 Nepristrasnost i nezavisnost ................................................................................................. 4

4.2 Poverljivost ........................................................................................................................... 9

5 Zahtevi za strukturu .............................................................................................................. 9

5.1 Administrativni zahtevi ........................................................................................................ 9

5.2 Organizacija rukovođenja ..................................................................................................... 10

6 Zahtevi za resurse ................................................................................................................. 12

6.1 Osoblje .................................................................................................................................. 12

6.2 Postrojenja i oprema ............................................................................................................. 17

6.3 Podugovaranje ...................................................................................................................... 20

7 Zahtevi za proces .................................................................................................................. 21

7.1 Metode i procedure kontrolisanja ......................................................................................... 21

7.2 Postupanje sa predmetima i uzorcima kontrolisanja ............................................................ 24

7.3 Zapisi o kontrolisanju ........................................................................................................... 25

7.4 Izveštaji o kontrolisanju i sertifikati o kontrolisanju ............................................................ 26

7.5 Prigovori i žalbe ................................................................................................................... 27

7.6 Proces sa prigovorima i žalbama .......................................................................................... 27

8 Zahtevi sistema menadžmenta .............................................................................................. 28

8.1 Opcije ................................................................................................................................... 28

8.2 Dokumentacija sistema menadžmenta ................................................................................. 29

8.3 Upravljanje dokumentima .................................................................................................... 29

8.4 Upravljanje zapisima ............................................................................................................ 35

8.5 Preispitivanje koje vrši rukovodstvo .................................................................................... 39

8.6 Interne provere ...................................................................................................................... 40

8.7 Korektivne mere ................................................................................................................... 41

8.8 Preventivne mere .................................................................................................................. 43


Izdanje:

1. / 2.


UVOD

TEHNOPLAM DOO Petrovac na Mlavi-Leskovac (nadalje: Organizacija) je privredni subjekt koji

se, pored ostalog, bavi i delatnošću kontrolisanja u organizacijskoj celini: Kontrolno telo.

Reference:

- Dokumentacija od organa uprave o statusu i delatnosti: Rešenje o upisu u registar privrednih

subjekata Agencije za privredne registre;

- Interni akti o statusu organizacije: Odluka o manjoj delatnosti, Pravilnik o unutrašnjoj

organizaciji i sistematizaciji poslova i zadataka po radnim mestima.

1 PREDMET I PODRUČJE PRIMENE

Ovaj Poslovnik o kvalitetu kontrolnog tela (nadalje: Poslovnik), opisuje uspostavljeni sistem

menadžmenta u organizacijskoj celini: Kontrolno telo.

Poslovnik koristi u radu osoblje Kontrolnog tela, a namenjen je i za prikazivanje sistema

menadžmenta Kontrolnog tela korisnicima njegovih usluga-klijentima.

Reference:

- Interni akti o statusu organizacije: Pravilnik o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji poslova i

zadataka po radnim mestima, Organizacijska šema;

- Spisak dokumenata sistema menadžmenta, Zaduženja dokumentima sistema menadžmenta

2 NORMATIVNE REFERENCE

Poslovnik i ostala dokumentacija sistema menadžmenta Kontrolnog tela u skladu je sa važećim

normativnim dokumentima, naznačenim od Akreditacionog tela Srbije, prevashodno standardima

serije ISO 17000 i srodnim, a sam sistema menadžmenta organizovan je po modelu iz standarda

- SRPS ISO/IEC 17020 Ocenjivanje usaglašenosti - Zahtevi za rad različitih tipova tela koja

obavljaju kontrolisanje (nadalje: Standard).

Reference:

- Spisak važnijih normativnih dokumenata za poslovanje kontrolnog tela.

3 TERMINI I DEFINICIJE

Terminologija, korišćena u ovom Poslovniku i ostaloj dokumentaciji sistema menadžmenta

Kontrolnog tela, u skladu je sa važećim normativnim dokumentima:

- SRPS ISO/IEC Guide 2 Standardizacija i srodne aktivnosti – Opšti rečnik;

- SRPS ISO 9000 Sistemi menadžmenta kvalitetom – Osnove i rečnik;

- SRPS ISO/IEC 17000 Ocenjivanje usaglašenosti – Rečnik i opšti principi.

Reference:



Izdanje:

1. / 2.


4 OPŠTI ZAHTEVI

4.1 Nepristrasnost i nezavisnost

4.1.1 U poslovanju Kontrolnog tela nema bilo kakvih sukoba interesa ili su rešeni tako, da ne

mogu negativno da utiču na aktivnosti Kontrolnog tela. Na taj način Kontrolno telo nepristrasno

sprovodi aktivnosti u postupku kontrolisanja u odnosu na bilo kojeg klijenta – podnosioca zahteva.

Reference:

- Interni akti u oblasti radnih odnosa: Pravila rada (izjava o razumevanju značaja nepristrasnosti

u obezbeđivanju objektivnosti), Izjava o zaštiti integriteta kontrolnog tela, Izjava o poštovanju

poslovne etike.

4.1.2 Osoblje Kontrolnog tela nije ni pod kakvim komercijalnim, finansijskim ili drugim

pritiskom, koji bi mogao da utiče na njihovo prosuđivanje. Način poslovanja Kontrolnog tela

(prevashodno celovita dokumentovanost poslovanja i odsustvo formalnog uticaja na politiku

funkcionisanja i na odlučivanje), obezbeđuje da eksterne i interne osobe, ili druge organizacije, ne

mogu da utiču na rezultate obavljenog kontrolisanja.

Reference:





poslovne etike.

4.1.3 Radi uočavanja potencijalnog rizika po nepristrasnost kontrolisanja, u Kontrolnom telu

prate se tokovi аktivnоsti kontrolisanja, odnosi Kontrolnog tela i njegovog osoblja sa klijentima, a

povremeno se analizira i sistem uprаvlјаnja i rukоvоđеnja.

Ovakve analize mogućnosti rizika po nepristrasnost kontrolisanja razmatraju se na sastancima

rukovodstva, a obavezno prilikom preispitivanja sistema menadžmenta. U zaključcima se definišu

kriterijumi, metode i tehnike za utvrđivanje potencijalnih rizika po nepristrasnost.

Saglasno predviđenim merama za obezbeđivanje nepristrasnosti procesa kontrolisanja, tehnički

rukovodilac ocenjuje nepristrasnost i razmatra rizike po nepristrasnost, na osnovu analize atributa

nepristrasnosti u okviru mogućih rizika, u razmatranom periodu, i donosi zaključke o postignutom

nivou obezbeđenja nepristrasnosti u Kontrolnom telu.

Uočeni izvori opasnosti i posledični mogući rizici po nepristrasnost, koje tehnički rukovodilac

razmatra pre svakog određivanja izvršioca posla/zaduženog kontrolora, radi obavljanja

kontrolisanja po primljenom zahtevu za kontrolisanje od klijenta, kao i mere, koje se preduzimaju,

za svođenje ovakvih rizikā na najmanju moguću meru, su sledeći:

1. određivanje izvršilaca kontrolisanja, koje može, u slučaju sistematskog ili običajnog načina

određivanja izvršilaca na poslovima kontrolisanja (isti kontrolor za određenog korisnika u

dužem periodu vremena!), prouzrokovati uspostavljanje takvih odnosa zaposlenih sa

predstavnicima korisnika usluga, koji predstavljaju opasnost od stvaranja mogućnosti za

bliskost ili familijarnost i, posledično, pojavu potencijalnog rizika ugrožavanja nepristrasnosti,

što kao meru za smanjenje rizika zahteva poštovanje utvrđenog postupka davanja zaduženja


Izdanje:

1. / 2.


osoblju, a sprovodi se kroz:

• podjednako angažovanje svih izvršilaca na poslovima kontrolisanja u dužem periodu

vremena, u skladu sa njihovim mogućnostima;

• zamenu (rotiranje) izvršilaca posle određenog broja kontrolisanja kod istog korisnika usluga

kontrolisanja, ako postoje mogućnosti;

• obezbeđivanje, u najvećoj mogućoj meri, raspoloživosti svih zaposlenih na poslovima

kontrolisanja dobrim planiranjem rada, odsustvovanja (godišnji odmori, službena putovanja

nevezana za kontrolisanje van radnih prostorija Kontrolnog tela, stručno usavršavanje i

obuke zaposlenih), i sl.;

2. preispitivanje rada, povezanosti i odnosa zaposlenih u Kontrolnom telu sa licima i/ili

organizacijama korisnika usluga kontrolisanja ili potencijalnih korisnika, pri čemu se

razmatraju odnosi osoblja i podnosioca zahteva – klijenta, koji mogu predstavljati opasnost zbog

konflikta interesa, koji je osnova za rizik ugrožavanja nepristrasnosti, što obuhvata, na primer,

razmatranje i proveru sledećih elemenata povezanosti:

o razni oblici angažovanja/rada osoblja kod klijenta, osim javne obuke, koja je podjednako

dostupna, svojom cenom i načinom izvođenja, svim organizacijama i proverljiva u smislu

sagledavanja potencijalnog konflikta interesa;

o prihvatanje naknada za obavljen rad/obavljenu obuku, konsultantske usluge i/ili pomoć u

izradi stručnih radova/recenzija/ocenjivanja usaglašenosti;

o obavljene konsultantske usluge;

o primanje sitnih poklona ili sličnih znakova pažnje, koji stvaraju osećaj obaveze ili zahvalnosti;

o pokrivanje troškova ishrane, prevoza i drugih troškova službenih putovanja za izvršenje usluga

kontrolisanja izvan radnih prostorija Kontrolnog tela, odnosno kod korisnika usluga, i sl.,

a, kao meru za smanjivanje ovakvog rizika po nepristrasnost, podrazumeva sledeće:

• obavezno davanje izjave od strane zaposlenih o nepostojanju uslova za konflikt interesa i

rizik od ugrožavanja nepristrasnosti u svakom pojedinačnom poslu kontrolisanja i za svaku

organizaciju – korisnika usluga;

• proveru radne knjižice novozaposlenih, koji imaju prethodno radno iskustvo, radi provere

postojanja povezanosti sa organizacijom uobičajenih klijenata ili povezanih organizacija –

ćerki firmi ili članica grupe privrednih društava, holdinga i sl.;

• obavezno informisanje novozaposlenih, bez radnog iskustva, o svim aspektima postojanja ili

stvaranja uslova za konflikt interesa i rizik ugrožavanja nepristrasnosti;

• obavezu svih zaposlenih da traže saglasnost za svako angažovanje na poslovima/

aktivnostima, koji mogu dovesti do opasnosti stvaranja uslova za konflikt interesa i

potencijalnog rizika ugrožavanja nepristrasnosti;

• proveru elemenata potencijalnog konflikta interesa zaposlenog pri odobravanju njegovog

angažovanja na poslovima obuka, konsultacija, izrade stručnih radova i bilo kakvih

učestvovanja u radu tela za ocenjivanje usaglašenosti, i sl.;

3. proveru postojanja opasnosti od finansijskog uticaja, koji neminovno dovodi do rizika

ugrožavanja nepristrasnosti, pri čemu se razmatra pre svega sledeće:

o mogući direktni finansijski odnosi Kontrolnog tela i klijenta (postojanje finansijskih

transakcija ili dugovanja, kupoprodajni odnosi/trgovanje, dužničko-poverilački odnosi,

kreditiranje ili davanje finansijskih garancija, odnosno garancija, koje posredno dovode do

finansijskih obaveza, i sl.);

o ostali finansijski ili komercijalni aspekti: na primer, odstupanja od cenovnika usluga, izvan

obima i propisanog, objavljenog i javno poznatog načina stimulisanja korisnika usluga za

obavljanje većeg broja kontrolisanja, i dr.;

o finansijski ili komercijalni posredni odnosi, preko trećih i/ili povezanih lica;

o davanje i/ili primanje novčanih pozajmica, i dr.

pri čemu se, kao mera za umanjivanje ovakvih rizika, sprovodi sledeće:

• provera svih finansijskih i komercijalnih elemenata godišnjih izveštaja Kontrolnog tela, listā

dobavljača i klijenata, izdate i/ili primljene garancije i dr.;


Izdanje:

1. / 2.


• upozorenje organizacijama, sa kojima se uspostavlja finansijski i /ili komercijalni odnos (na

primer, banke, fondovi i dr.), o potencijalnom konfliktu interesa za obavljanje usluga

kontrolisanja za njihove proizvode/usluge ili proizvode/usluge sa njima povezanih trećih lica;

4. proveru potencijalnog uticaja osnivača i rukovodstva, kao opasnosti za održavanje

nepristrasnosti, objektivnosti, nezavisnosti i kompetentnosti, što predstavlja ozbiljan rizik po

održanje nepristrasnosti, pri čemu se razmatraju:

o mogući uticaji vlasnika/rukovodstva Kontrolnog tela (na primer, odnosi vlasničke strukture

u Kontrolnom telu i kod podnosioca zahteva, kao i povezanost preko trećih lica);

o pisani ili verbalni uticaji na proces kontrolisanja;

o zastrašivanje izvršilaca pretnjama prekidom radnog odnosa u slučaju nepovoljnog izveštaja

o kontrolisanju, i dr.

a kao meru za smanjivanje ovakvog rizika Kontrolno telo sprovodi sledeće:

• postavljanje zahteva osnivaču/rukovodstvu, da se u ugovorima o radu zaposlenih obavezno

unese klauzula, kojom poslodavac preuzima obavezu pridržavanja svih uslova, koji

obezbeđuju regularne uslove rada zaposlenih na poslovima kontrolisanja i omogućavaju

njihovu nepristrasnost;

• obavezu prijavljivanja osnivača/vlasnika ili njihovih predstavnika, odnosno rukovodstva

Kontrolnog tela, svih vlasničkih prava, ili prava članova njihovih porodica/ostalih povezanih

lica, u drugim organizacijama;

5. sopstveni interes osoblja, pri čemu se razmatraju pretnje od rizika da izvršioci rade za svoj

sopstveni emocionalni, finansijski ili drugi lični interes (na primer, prevelika zavisnost od

ugovora za pružanje usluge ili od honorara, ili strah od gubljenja klijenta, ili strah od gubljenja

zaposlenja, što bi negativno uticalo na objektivnost sprovođenja aktivnosti kontrolisanja), što se,

pored ostalog, prevazilazi i stalnim preispitivanjem izveštaja o radu kontrolora i ohrabrivanjem

osoblja da javno iskaže sve nedoumice i strah, ako postoje, u vezi poslovanja uopšte ili sa

pojedinim klijentima, kao i sistemskim merama na otklanjanju uzroka ovakvog rizika kroz dobro

utvrđene stavove i raščišćene odnose u opštim i posebnim internim aktima o radnim odnosima;

6. samostalno preispitivanje, pri čemu se razmatraju pretnje od rizika da izvršioci Kontrolnog

tela, na primer, sprovođenje aktivnosti kontrolisanja vrednuju na osnovu rezultata drugih

usluga, koje su već sprovedene, kao što su, na primer, usluge projektovanja ili konsaltinga, pri

čemu se, kao mera za umanjivanje ovakvih rizika, sprovodi stalno preispitivanje izveštaja o

radu kontrolora i analiza prikupljenih informacija o zadovoljstvu klijenata, kao i insistiranje i

povremene provere nadziranjem, da osoblje stalno izvršava aktivnost kontrolisanja u skladu sa

prihvaćenim metodama i tehnikama, da poštuje utvrđena pravila rada i kodeks ponašanja;

7. zastupanje, pri čemu se razmatraju pretnje od rizika da, na primer, zaposleni u Kontrolnom telu

podržavaju ili su u opoziciji sa postojećim ili potencijalnim klijentom, odnosno Kontrolno telo je

naručilac usluga klijenta ili je u procesu žalbi ili sudskom procesu sa njim, što se, pored ostalog,

prevazilazi preispitivanjem odnosa Kontrolog tela i klijenta, kao i insistiranjem i povremenim

proverama nadziranjem, da osoblje poštuje utvrđena pravila rada i kodeks ponašanja;

8. prekomerna familijarnost, pri čemu se razmatraju

o rodbinski i prijateljski odnosi zaposlenih u Kontrolnom telu i kod klijenta (postojanje bliskih

rođaka i prijatelja), ili

o ugrožavanje, koje dolazi od Kontrolnog tela i njegovih zaposlenih, koji postaju previše

familijarni ili previše poverljivi sa klijentom i nisu u stanju da realno sagledaju dokaze o

usaglašenosti pri obavljanju kontrolisanja (na primer, razvoj odnosa osoblja Kontrolnog tela

i osoblja klijenta van radnog vremena ili takvo njihovo organizovanje, da su efekti protivni

interesima objektivnosti i strogosti odredbi aktivnosti kontrolisanja za klijenta),što se, pored

ostalog, prevazilazi i poštovanjem utvrđenog postupka davanja zaduženja osoblju -

podjednako angažovanje svih izvršilaca na poslovima kontrolisanja u dužem periodu

vremena, u skladu sa njihovim mogućnostima;

9. zastrašivanje (na primer, objektivno delovanje osoblja može da bude sprečeno ugrožavanjem

ili strahom, koje potiče od klijenta ili od drugih zainteresovanih strana), što se, pored ostalog,


Izdanje:

1. / 2.


prevazilazi i redovnim preispitivanjem izveštaja o radu kontrolora i podsticanjem da se prijave

sve takve pojave, kako bi se na vreme delovalo na otklanjanje uzroka ovakvog ponašanja;

10. suparništvo/nadmetanje (na primer, između zaduženog izvršioca Kontrolnog tela i osoblja

klijenta), što se, pored ostalog, prevazilazi i redovnim preispitivanjem ovih odnosa na osnovu

izveštaja o radu kontrolora i informacija od klijenata ili njihovih reklamacija, na osnovu čega bi

se, u slučaju nastanka problema, odmah razgovaralo sa svim akterima radi otklanjanja uzroka

poremećenih odnosa;

11. angažovani podugovarači (na primer, uticaj, na završetak posla, sukoba sa podugovaračem ili

njegov sa klijentom, ili ako neki oblik sukoba već postoji ili je ranije postojao), što se, pored

ostalog, prevazilazi i redovnim preispitivanjem odnosa između Kontrolnog tela, podugovarača i

klijenta, na osnovu prikupljenih informacija o predmetnom odnosu i dotadašnjem načinu rada

podugovarača i klijenta, kako bi se preventivno delovalo na otklanjanju uzroka;

12. nepridavanje dovoljne važnosti aspektima nepristrasnosti i potencijalnog konflikta

interesa od strane zaposlenih na poslovima kontrolisanja, što može predstavljati opasnost

od neprijavljivanja podataka/informacija, koje su bitne za procenu rizika ugrožavanja

nepristrasnosti; kao mere za smanjenje rizika Kontrolno telo sprovodi:

• stalno podsećanje izvršilaca na neophodnost održanja principa nezavisnosti, nepristrasnosti,

objektivnosti, poverljivosti i kompetentnosti u postupku kontrolisanja, a obavezno pri

davanju izjave o nepostojanju konflikta interesa od strane zaposlenog;

• izgrađivanje kulture nepristrasnosti, ličnog integriteta i očuvanja reputacije Kontrolnog tela

kao kompetentne, objektivne, nezavisne i nepristrasne organizacije, kroz periodično

preispitivanje sistema menadžmenta i organizacije rada Kontrolnog tela;

• uspostavljanje etičkog kodeksa i kodeksa rada, koji ističu neophodnost pridržavanja

osnovnih principa nepristrasnosti i izbegavanja konflikta interesa od strane svih zaposlenih u

Kontrolnom telu, članova njihovih porodica, povezanih lica i prijatelja;

• komunikaciju i promovisanje pozitivnih primera iz sopstvene prakse i prakse drugih tela za

ocenjivanje usaglašenosti;

• ukazivanje na moguće negativne posledice za Kontrolno telo i njegove zaposlene ako se,

svesno ili nesvesno, dovede u pitanje nepristrasnost, nezavisnost, objektivnost i

kompetentnost organizacije;

U slučaju, da se analiziranjem zahteva svakog klijenta utvrdi postojanje bilo kojeg od navedenih ili

nekih drugih rizika (identifikacija rizika po nepristrasnost), koji se ne mogu otkloniti, niti efektivno

smanjiti na prihvatljiv, tolerantno zadovoljavajući nivo, Kontrolno telo primenjuje uvek istu meru

za njihovo otklanjanje - ne vrši se usluga kontrolisanja za tog klijenta.

Opšta mera za smanjenje rizika od ugrožavanja nepristrasnosti Kontrolnog tela jeste ovlašćenje

tehničkog rukovodioca da, u pogledu utvrđivanja i obezbeđenja nepristrasnosti, ima pravo na:

- davanje sopstvenog mišljenja i procene o tome da li postoji pretnja po nepristrasnost, i

- donošenje odluka u vezi neposrednog sprovođenja mera za smanjivanje ustanovljenih rizika po

održavanje nepristrasnosti Kontrolnog tela.

Reference:

- Izveštaj o stanju sistema menadžmenta;

- Operativni ciljevi sistema menadžmenta za <period>;

- Zapisnik o preispitivanju sistema menadžmenta;

- Radni nalog;

- Kontrolna lista za proces identifikacije opasnosti i potencijalnih rizika po nepristrasnost;

- Izjava kontrolora o mogućem/potencijalnom konfliktu interesa u postupku kontrolisanja;

- Zapisi sa sastanaka u kontrolnom telu.


Izdanje:

1. / 2.


4.1.4 Iz pomenutih zaključaka (4.1.3) proističu preventivne mere za sprečavanje rizika ili se

preduzimaju korektivne mere, ako je rizik po nepristrasnost identifikovan, kako bi se otklonio ili

sveo na najmanju moguću meru (videti 8.7 i 8.8).

Operativno, prilikom određivanja zaduženja izvršiocima, za obavljanje poslova i zadataka

kontrolisanja, rukovodstvo Kontrolnog tela, pored ostalog, uvek procenjuje i rizik po nepristrasnost,

u skladu sa kriterijumima i analizom, opisanom u 4.1.3.

Reference:

- Evidencija nalaza u sistemu menadžmenta;

- Evidencija mera za rešavanje neusaglašenosti/zabrinutosti

i za poboljšavanje sistema menadžmenta;

- Radni nalog;

- Kontrolna lista za proces identifikacije opasnosti i potencijalnih rizika po nepristrasnost;

- Izjava kontrolora o mogućem/potencijalnom konfliktu interesa u postupku kontrolisanja;


u obezbeđivanju objektivnosti);

- Ugovori iz poslovanja: ugovori sa klijentima - komercijalni, o poslovno-tehničkoj saradnji, ...;

- Operativni plan rada.

4.1.5 Rukovodstvo Kontrolnog tela - tehnički rukovodilac, zamenik tehničkog rukovodioca/lice

za verifikaciju isprava o kontrolisanju i rukovodilac kvaliteta, ličnim stavom i stalnim delovanjem

dokazuje da je posvećeno nepristrasnosti kontrolisanja i zaštiti integriteta odlučivanja osoblja, što je

i dokumentovalo u politici i opštim ciljevima poslovanja, a i u drugim internim dokumentima.

Reference:

- Izjava o politici kvaliteta;



poslovne etike;

- Osnovna interna poslovna dokumentacija za prodaju: Uslovi poslovanja, Ponuda za

kontrolisanje, Ugovor o pružanju usluga kontrolisanja.

4.1.6 Kontrolno telo je nezavisno u zahtevanoj meri, uzimajući u obzir uslove pod kojima pruža

svoje usluge, i zadovoljava kriterijume kao kontrolno telo tip „C”. Organizacija rada u Kontrolnom

telu i međusobne veze rukovodstva i njihove odgovornosti i ovlašćenja u potpunosti obezbeđuju

nezavisnost rada Kontrolnog tela.

Pored ostalog, Kontrolno telo sprovodi zaštitne mere, kako bi osiguralo adekvatno razdvajanje

odgovornosti i ovlašćenja između kontrolisanja i drugih aktivnosti u Organizaciji. Kontrolno telo,

kao organizacijska celina, ne obavlja poslove projektovanja, proizvodnje, isporuke, montaže i

servisiranja/održavanja predmeta kontrolisanja. U slučaju, da je za navedene poslove angažovan

izvršilac iz Kontrolnog tela, on ne može da bude određen za kontrolisanje datog predmeta

kontrolisanja, koje sprovodi Kontrolno telo, o čemu se stara tehnički rukovodilac prilikom

planiranja rada i raspoređivanja posla, kao i dodeljivanja poslova i zadataka pojedinim izvršiocima.

Reference:


- Radni nalog;





Izdanje:

1. / 2.


u obezbeđivanju objektivnosti), Izjava o zaštiti integriteta kontrolnog tela;



4.2 Poverljivost

Kontrolno telo obezbeđuje poverljivost informacija dobijenih tokom postupka kontrolisanja ili iz

drugih izvоra, bilo da ga ono realizuje samo ili sa podugovorenim organizacijama. Vlasnička prava,

prava industrijske svojine i poslovne tajne korisnika su zaštićeni, za šta je Organizacija / Kontrolno

telo i pravno odgovorna. Posebno, organizovana je zaštita informacija i dokumenata u

informacionom sistemu (videti odgovarajuće opise u 7 i 8). Politika kvaliteta Kontrolnog tela,

između ostalog, sadrži i opredeljenje, da se poštuju zahtevi, koji se odnose na poverljivost.

Pored ostalog, Kontrolno telo pogodno obaveštava klijente o pravilima pristupanja poverljivim

informacijama iz postupka kontrolisanja. Osim u slučajevim sankcionisanim propisima ili odlukom

nadležnih organa uprave, sve ovakve poverljive informacije nikome nisu dostupne bez dozvole klijenta.

Tehnički rukovodilac i zamenik tehničkog rukovodioca/lice za verifikaciju isprava o kontrolisanju,

zajedno sa direktorom, radi zaštite poverljivosti informacija i podataka, dobijenih tokom postupka

kontrolisanja ili iz drugih izvоra, preduzimaju radnje i mere, koje omogućavaju zaštitu

poverljivosti. Ove mere mogu biti pravne (donošenje opštih i pojedinačnih akta, koji se tiču zaštite

poverljivosti, kao i preduzimanje sankcija predviđenih ugovorom o radu, za kršenje istih), tehničke

(kontrolisano korišćenje komunikacije osoblja sa klinetima i dr.), organizacione (fizičko odvajanje

prostorija u kojima postoji protok i pohranjivanje poverljivih dokumenata i informacija) i druge

mere.

Vlasnička prava, prava industrijske svojine i poslovne tajne korisnika su zaštićeni, za šta je

Organizacija / Kontrolno telo i pravno odgovorna, jer:

- pogodno obaveštava korisnike (internet stranica, ponude, ugovori, ...) o pravilima pristupanja

poverljivim informacijama iz postupka kontrolisanja;

- svaka preuzeta obaveza poslovne saradnje sa strankom (ugovor, prihvaćena ponuda, predračun,

... – na bilo kojem mediju) predstavlja obligacionu obavezu, što za sobom povlači pravni osnov

za regulisanje međusobnih prava; Kontrolno telo će klijentu dostaviti pravno valjan dokument,

kojim potvrđuje pravnu odgovornost za menadžment svim informacijama dobijenim ili nastalim

tokom obavljanja aktivnosti kontrolisanja;

- svako postupanje osoblja, u pogledu čuvanja poslovne tajne, protivno ovim odredbama i izjavi, koju

su potpisali, predstavlja povredu radne obaveze; zaposleni, koji povredom dužnosti čuvanja poslovne

tajne, namerno ili iz krajnje nepažnje prouzrokuje materijalnu štetu Organizaciji / Kontrolnom

telu, dužan je da štetu nadoknadi, shodno merama, predviđenim u uređenju radnih odnosa, te će

se prema odgovornom licu primeniti mere predviđene propisima i opštim aktima Organizacije.

Osim u slučajevima sankcionisanim propisima ili odlukom nadležnih organa uprave, sve ovakve

poverljive informacije nikome nisu dostupne bez dozvole klijenta.

Reference:


- Interni akti organizacije i kontrolnog tela u oblasti radnih odnosa: Pravila čuvanja poslovne

tajne (izjava o postupanju sa poverljivim informacijama i vlasničkim pravima klijenta);

- Osnovna interna poslovna dokumentacija za prodaju:Uslovi poslovanja, Zahtev za kontrolisanje,

Ponuda za kontrolisanje, Ugovor o pružanju usluga kontrolisanja.


Izdanje:

1. / 2.


5 ZAHTEVI ZA STRUKTURU

5.1 Administrativni zahtevi

5.1.1 Organizacija, čiji je neodvojivi deo Kontrolno telo, pravno je odgovorna i registrovana

samo za pretežnu delatnost. Manja delatnost kontrolisanja, kako to propisi nalažu, regulisana je

odlukom osnivača. Poslovanje Organizacije, pa i Kontrolnog tela, regulisano je svim propisanim i

ostalim neophodnim opštim internim aktima.

Reference:

- Spisak vidova interne poslovne dokumentacije organizacije, koja se koristi kao podrška

poslovanju kontrolnog tela;

- Spisak dokumenata sistema menadžmenta;



- Opšti interni akti o statusu organizacije: Odluka o manjoj delatnosti.

5.1.2 Delokrug rada Kontrolnog tela je isključivo delatnost kontrolisanja.

Reference:


zadataka po radnim mestima, Organizacijska šema.

5.1.3 Kontrolno telo poseduje dokumentaciju, koja opisuje njegovu funkciju i tehničko područje

aktivnosti, za koje je kompetentno.

Reference:




- Obim akreditacije;

- Radni nalog;





5.1.4 Kontrolno telo posluje u okviru Organizacije, koja je registrovana kao društvo sa

ograničenom odgovornošću. Pored osnovnih uzansi poslovanja, kojih u svom radu mora da se

pridržava ovakva vrsta privrednog subjekta, Kontrolno telo je svoju pravnu odgovornost definisalo i

osiguranjem, u korist svojih klijenata, od rizika nastajanja štete iz delatnosti - pričinjene

poslovanjem Kontrolnog tela sa njima.

Reference:



- Dokumentacija o osiguranju: ugovor i polisa o osiguranju od odgovornosti iz delatnosti.


Izdanje:

1. / 2.


5.1.5 Pored ostalog, Kontrolno telo ima dokumentaciju, koja opisuje uslove pod kojima obavlja

delatnost.

Reference:

- Osnovna eksterna poslovna dokumentacija za prodaju: Zahtev za kontrolisanje / Upit za ponudu

za kontrolisanje;



5.2 Organizacija i rukovođenje

5.2.1 Kontrolno telo je strukturirano tako da je očuvana nepristrasnost kontrolisanja. Strukturu

Kontrolnog tela čine nezavisne funkcije: tehničko rukovođenje, rukovođenje sistemom

menadžmenta i funkcija kontrolisanja.

Pored ostalog (videti 4.1), nepristrasnost kontrolisanja obezbeđena je i kroz utvrđen postupak

kontrolisanja: zaduženi izvršilac za kontrolisanje kod predmetnog klijenta - podnosioca zahteva, ne

učestvuje ni u jednoj drugoj aktivnosti iz primenjenog postupka kontrolisanja na tog klijenta.

Reference:




u obezbeđivanju objektivnosti), Izjava o zaštiti integriteta kontrolnog tela.

5.2.2 Organizacijska uređenost Kontrolnog tela (resursi i uspostavljeni odnosi, odgovornosti i

ovlašćenja), omogućava mu da zadovoljavajuće održava svoju sposobnost za obavljanje tehničkih

funkcija kroz aktivno učestvovanje u razmeni tehničkih iskustava sa ostalim kontrolnim telima srodnog

obima akreditacije i sličnim organizacijama u ovoj struci i, po potrebi, u poslovima standardizacije, kao

i na stručnim skupovima. Posebno, rukovodstvo Kontrolnog tela posvećeno je sprovođenju stalnog

programa osposobljavanja osoblja iz delatnosti kontrolisanja, da bi se pratio razvoj tehnologija.

S obzirom da Kontrolno telo ne obavlja samostalno nikakva analitička ispitivanja, kao podršku

kontrolisanju, ono i ne učestvuje neposredno u programima međulaboratorijskih poređenja,

odnosno programima ispitivanja osposobljenosti. Ali, kad god je to moguće, radi obezbeđenja

poverenja u kvalitet rezultata kontrolisanja, Kontrolno telo planira i samostalno sprovodi pogodne

načine praćenja valjanosti obavljanih poslova.

Reference:

- Okvirni plan poslovanja za <period>;



- Zapisi o saradnji.

5.2.3 Kontrolno telo ima utvrđene odgovornosti, ovlašćenja i međusobne veze celokupnog osoblja,

koje upravlja, obavlja ili verifikuje rad. Takođe, definisano je i neposredno izveštavanje iz oblasti

kontrolisanja rukovodstva Kontrolnog tela u direktnom govornom i pisanom komuniciranju osoblja.

Reference:



- Spisak vrsta zapisa sistema menadžmenta;


Izdanje:

1. / 2.





u obezbeđivanju objektivnosti).

5.2.4 Delokrug rada Kontrolnog tela je kontrolisanje predmeta iz obima akreditovanja. Za ovu

delatnost Kontrolno telo ne pruža nikakve druge usluge klijentima.

Posebno, neophodne prateće aktivnosti iz postupka kontrolisanja (marketing, računovodstveni

poslovi i sl.), pretežno izvršava organizacijska funkcija za podršku osnovnoj delatnosti.

Reference:



5.2.5 Kontrolno telo ima rukovodioca, tehnički kompetentnu osobu, sa odgovarajućim

kvalifikacijama, odgovornostima i ovlašćenjima, za organizovanje i nadziranje sprovođenja

tehničkih aktivnosti iz postupka kontrolisanja, nužnih za obezbeđenje zahtevanog kvaliteta rada. Za

verifikaciju isprava o kontrolisanju odgovoran je i ovlašćen zamenik tehničkog rukovodioca/lice za

verifikaciju isprava o kontrolisanju, kompetentna osoba sa odgovarajućom licencom iz oblasti

zaštite od požara i iskustvom u oblasti kontrolisanja uređaja i instalacija za gašenje požara.

Reference:



- Interni akti organizacije i kontrolnog tela u oblasti radnih odnosa: Rešenje o imenovanju

tehničkog rukovodioca, Ugovor o radu tehničkog rukovodioca, Rešenje o imenovanju zamenika

tehničkog rukovodioca/lica za verifikaciju isprava o kontrolisanju, Ugovor o radu zamenika

tehničkog rukovodioca/lica za verifikaciju isprava o kontrolisanju. - 5.2.6 Predviđeno je da, u slučajevima duže odsutnosti sa posla, tehničkog rukovodioca

zamenjuje, sa svim posebnim pravima i ovlašćenjima, zamenik tehničkog rukovodioca/lice za

verifikaciju isprava o kontrolisanju - kompetentna nadležna osoba, sa odgovarajućom licencom iz

oblasti zaštite od požara i iskustvom u oblasti kontrolisanja uređaja i instalacija za gašenje požara,

koja preuzima odgovornost za organizovanje rada u Kontrolnom telu. bez posebnih prava i

ovlašćenja koje ima tehnički rukovodilac.

Reference:



- Interni akti u oblasti radnih odnosa: Rešenje o imenovanju zamenika tehničkog rukovodioca/

lica za verifikaciju isprava o kontrolisanju.

5.2.7 Dokumentovani su opisi poslova i zadataka, minimalni uslovi za zasnivanje radnog odnosa

i odgovornosti za sva radna mesta - funkcije, koje imaju neposredan uticaj na kvalitet pružanja

usluga kontrolisanja.

Reference:




Izdanje:

1. / 2.


6 ZAHTEVI ZA RESURSE

6.1 Osoblje

6.1.1 Kontrolno telo definisalo je zahteve za kompetentnost osoblja, koje obavlja kontrolisanje,

uklјučuјući zаhtеvе zа оbrаzоvаnjе, оbuku, tеhničkо znаnjе, vеštinе i iskustvо (videti 5.2.7).

Reference:



6.1.2 U Kontrolnom telu radi dovoljan broj kompetentnog osoblja, utvrđenih kvalifikacija, za

obavljanje predviđenih poslova i zadataka iz oblasti kontrolisanja i za, po potrebi, profesionalno

rasuđivanje o toku kontrolisanja i stručno tumačenje dobijenih rezultata.

Reference:

- Spisak osoblja;



- Interni akti u oblasti radnih odnosa: Ugovori o radu za osoblje kontrolnog tela, propisani zapisi

u oblasti kadrovskog poslovanja, personalni dosijei, ... .

6.1.3 Osoblje Kontrolnog tela, odgovorno za kontrolisanje, poseduje odgovarajuće kvalifikacije,

iskustvo, obuku i dobro poznaje zahteve kontrolisanja, koje obavlja. Osoblje profesionalno obavlja

ocenjivanje usaglašenosti rezultata kontrolisanja sa zahtevima i izdaje odgovarajuće dokumente.

Posebno, osoblje, pored navedene osposobljenosti, takođe:

- poseduje odgovarajuće znanje o tehnologiji proizvodnje objekta kontrolisanja, odnosno o načinu

njegove upotrebe ili predviđenog korišćenja, kao i o kvarovima ili degradaciji tokom upotrebe ili

pri opsluživanju;

- poznaje opšte zahteve propisa i standarda;

- razume značaj nađenih odstupanja, koji se odnose na uobičajenu upotrebu pomenutog objekta.

Reference:

- Zapisnik o osposobljavanju osoblja;

- Evidencija osposobljenosti osoblja;

- Vrednovanje sposobnosti izvršioca;



- Interni akti u oblasti radnih odnosa: ugovori o radu, propisani zapisi u oblasti kadrovskog

poslovanja, personalni dosijei, dokazi o eksternoj i internoj osposobljenosti osoblja, ... .

6.1.4 Upoznavanje osoblja sa dužnostima, odgovornostima i nivoima ovlašćenja u utvrđenoj

organizaciji rada sprovedeno je kroz obučavanje u sistemu menadžmenta i neposrednom

dodeljivanju seta interne dokumentacije, uz potpis svakog izvršioca o prijemu i upoznatosti.

Reference:

- Zaduženja dokumentima sistema menadžmenta;






Izdanje:

1. / 2.


- Interni akti u oblasti radnih odnosa: ugovori o radu, posebni interni akti o raspoređivanju na

radna mesta, Pravila rada (izjava o razumevanju značaja nepristrasnosti u obezbeđivanju

objektivnosti), Pravila čuvanja poslovne tajne (izjava o postupanju sa poverljivim informacijama

i vlasničkim pravima klijenata), ovlašćenja, ... .

6.1.5 Politika Organizacije, a time i Kontrolnog tela, jeste da se stvore preduslovi za visok nivo

stalne kompetentnosti osoblja. Zbog toga su i utvrđeni postupci zа odabir, оbučavanje, zvаničnо

оvlаšćivаnjе i prаćеnjе rada osoblja, uključenog u аktivnоsti kоntrоlisаnja, za čiju primenu su

odgovorni tehnički rukovodilac i rukovodilac kvaliteta, svaki u domenu svoje nadležnosti.

6.1.6 Dokumentovani postupci stalnog obrazovanja obuhvataju radni vek zaposlenog u

Kontrolnom telu – od zasnivanja do prestanka radnog odnosa.

Već kod izbora i prijema kadra u radni odnos, prilikom oglašavanja slobodnih radnih mesta,

postavljaju se uslovi u pogledu stručne spreme, iskustva i posebnih sposobnosti, koji su primereni

vrsti poslova i zadataka na tim radnim mestima. O izboru uslova za oglašavanje stara se tehnički

rukovodilac, na osnovu odgovarajućeg opšteg internog akta.

Program i plan obuke prilagođeni su trenutnim i budućim zadacima Kontrolnog tela. Plan obuke

izrađuje tehnički rukovodilac u sklopu godišnjeg planiranja poslovanja, a program obuke izrađuje

rukovodilac kvaliteta. Ovaj program i plan koncipirani su i u zavisnosti od prethodne

osposobljenosti kandidata (novozaposleni; osoba sa nedovoljnim iskustvom; osoba koja dugo nije

obavljala određenu vrstu posla; ...), te obuhvataju:

- period uvođenja u posao;

- mentorski period - period rada pod nadzorom iskusnih kontrolora;

- stalnu stručnu obuku, da bi se pratio razvoj tehnologije.

Vrši se i vrednovanje efektivnosti sprovedene obuke.

Kasnije, tokom rada, podstiče se određeno osoblje na permanentno usavršavanje i, kad god je to

moguće, na učešće na odgovarajućim stručnim skupovima. Takvim osobama Kontrolno telo /

Organizacija omogućava, tokom trajanja odabranog stručnog osposobljavanja, preraspodelu radnog

vremena i učestvuje u troškovima preuzetih obaveza.

O potrebama obučavanja u oblasti sistema menadžmenta stara se tehnički rukovodilac, na predlog

rukovodioca kvaliteta. O odabiru vida permanentnog usavršavanja i vrste stručnog skupa, o

postavljanju kriterijuma za odabir polaznika obuke, po potrebama koje zavise od vrste poslova i

zadataka na pojedinim radnim mestima, stara se i vrednuje tehnički rukovodilac. Pojedinim

zaposlenim, koji steknu utvrđena specifična znanja, veštine i sposobnosti, posebnim ovlašćenjem

dozvoljava se samostalno obavljanje takvih poslova.

Uopšte, vrednovanje uspešnosti obučavanja sprovodi tehnički rukovodilac, kroz osnovne vidove

nadziranja: kontrolisanje rada novozaposlenih i periodično preispitivanje znanja stalno zaposlenih.

Tehnički rukovodilac, tokom određenog perioda, vrednuje uspešnost obučavanja polaznika obuke,

pažljivo prateći njihov rad, procenjivanjem poboljšanja njihovih sposobnosti, primene naučenog u

obavljanju redovnih aktivnosti i koristi od toga za unapređivanje poslovanja Kontrolnog tela. O

tome se daje odgovarajući zapis.

6.1.7 Videti 6.1.6.

Reference:

- Spisak osoblja;


Izdanje:

1. / 2.


- Okvirni plan poslovanja za <period> (deo koji se odnosi na obučavanje osoblja);

- Obaveštenje o osposobljavanju osoblja, sa programom;





- Interni akti u oblasti radnih odnosa: ugovori o radu, posebni interni akti o raspoređivanju na

radna mesta, Pravila rada (izjava o razumevanju značaja nepristrasnosti u obezbeđivanju

objektivnosti), Pravila čuvanja poslovne tajne (izjava o postupanju sa poverljivim informacijama

i vlasničkim pravima klijenata), ovlašćenja, ...;

- Eksterni akti u oblasti radnih odnosa: dokazi o eksternoj osposobljenosti osoblja: diplome,

svedočanstva, uverenja, sertifikati, licence, ...;

- Zapisi o proveri usvojenog znanja polaznika obučavanja.

6.1.8 Predviđeno je da nadziranje rada zaposlenih u Kontrolnom telu sprovodi tehnički

rukovodilac – stručna i iskusna osoba, koja dobro poznaje ciljeve, metode, postupke kontrolisanja i

ocenjivanje rezultata kontrolisanja.

Referentni dokumenti, na osnovu se obavlja nadziranje, dati su u spisku normativnih dokumenata,

pri čemu se koristi i odgovarajuća dokumentacija sistema menadžmenta.

Nadziranje rada odnosi se na osoblje na obučavanju, odnosno na novozaposlene, na stalno zaposleno

osoblje, kao i, ako je primenljivo, na osoblje podugovarača. Sve aktivnosti nadziranja se planiraju.

Kada su u pitanju novozaposleni, nadziranje uključuje stalni program osposobljavanja. Ono se

odnosi na upoznavanje osoblja sa postupkom kontrolisanja za dati obim akreditovanja, sa samom

organizacijom rada kontrolnog tela, opštim i posebnim internim aktima, pravilima rada - sa

obavezom potpisivanja izjave o razumevanju značaja nepristrasnosti i obezbeđivanja objektivnosti,

pravilima čuvanja poslovne tajne - sa obavezom potpisivanja izjave o postupanju sa poverljivim

informacijama i vlasničkim pravima klijenta.

Praktikuje se direktno nadziranje, ali tako da je svеdеnо nа minimum rеmеćеnjе i ometanje

kоntrоlisаnja, koje se sprovodi tom prilikom. Ovaj način nadziranja sastoji se u neposrednom,

neupadljivom, pažljivom posmatranju rada izvršioca aktivnosti tokom određenog perioda, uz, po

potrebi, povremenu razmenu mišljenja o načinu obavljanja nekog dela zadatka/zahvata. Korisno je

da se rad izvršioca proveri pri više puta ponovljenoj pojedinačnoj operaciji nekog zadatka. Tehnički

rukovodilac vrednuje uspešnost obučavanja polaznika obuke, procenjivanjem poboljšanja njihovih

sposobnosti, primene naučenog u obavljanju redovnih aktivnosti i koristi od toga za unapređivanje

poslovanja Kontrolnog tela.

Ako se radi o manjem broju malih neusaglašenosti u radu, one se otklanjaju na licu mesta, tokom

obavljanja zadataka, razjašnjavanjem nedoumica i pokazivanjem pravilnog izvršenja pojedinih zahvata.

Nakon ove faze nadziranja sledi vrednovanje rezultata nadziranja i procena kvaliteta rada izvršioca,

na osnovu utvrđenih kriterijuma iz sistema obučavanja/osposobljavanja osoblja, o čemu tehnički

rukovodilac sačinjava formalni zapis, koji se odlaže u personalni dosije zaposlenog.

Ako su ukupni rezultati takvi, da je ocena kompetentnosti izvršioca pozitivna, tehnički rukovodilac

mu to saopštava, a u navedenom zapisu pravi belešku o mogućnosti motivisanja i sl.


Izdanje:

1. / 2.


Ako su ukupni rezultati takvi, da je ocena kompetentnosti izvršioca negativna, tehnički rukovodilac

mu to saopštava i u navedenom zapisu pravi odgovarajuću belešku, na osnovu koje se u program/

plan obučavanja/osposobljavanja unosi ime tog izvršioca, radi pohađanja doobuke.

Po potrebi, tehnički rukovodilac iznalazi načine dodatnog motivisanja izvršioca, odnosno

preduzimanja odgovarajućih korektivnih mera.

Ako je to primenljivo, za osoblje podugovarača, ocena kompetentnosti saopštava se rukovodiocu

podugovarača, a unosi se u odgovarajući ocenski list, koji se koristi za buduće vrednovanje

isporučilaca-podugovarača.

Nadziranje rada tehničkog rukovodioca sprovodi se pri internim proverama, od strane

kompetentnog eksternog proveravača ili prilikom sprovođenja aktivnosti obezbeđenja poverenja u

kvalitet rezultata rada.

Reference:


- Okvirni plan poslovanja za <period>(deo koji se odnosi na nadziranje osoblja);

- Vrednovanje sposobnosti izvršioca;

- Ocenski list za vrednovanje isporučioca, na osnovu postavljenih kriterijuma.


u obezbeđivanju objektivnosti), Pravila čuvanja poslovne tajne (izjava o postupanju sa

poverljivim informacijama i vlasničkim pravima klijenata).

6.1.9 Videti 6.1.8.

6.1.10 U kadrovskoj evidenciji Organizacije čuvaju se zapisi o akademskim i drugim

kvalifikacijama osoblja Kontrolog tela – o ovlašćenjima, kompetentnosti, obrazovanju i stručnim

kvalifikacijama, obučavanju, tehničkom znanju, veštinama, iskustvu i o praćenju i nadziranju

celokupnog tehničkog osoblja, kao i osoblja pod ugovorom. Ovi podaci su lako dostupni i sadrže

datum kad je kompetentnost potvrđena.

Reference:



- Vrednovanje sposobnosti izvršioca:

- Interni akti u oblasti radnih odnosa: kadrovska dokumentacija, dokazi o internoj osposobljenosti

osoblja - uverenja, potvrde, ...;

- Eksterni akti u oblasti radnih odnosa: dokazi o eksternoj osposobljenosti osoblja - diplome,

svedočanstva, uverenja, sertifikati, licence, ... .

6.1.11 Zarade osoblja, koje obavlja poslove kontrolisanja, su fiksne, te ne zavise direktno od broja

izvršenih kontrolisanja, niti od njihovih rezultata.

Reference:


zadataka po radnim mestima;


obezbeđivanju objektivnosti), Izjava o poštovanju poslovne etike, Izjava o zaštiti integriteta

kontrolnog tela.


Izdanje:

1. / 2.


6.1.12 Osoblje, interno ili eksterno-podugovoreno, uključeno u pružanje usluga Kontrolnog tela,

odgovorno je da nepristrasno obavlja sve aktivnosti iz postupka kontrolisanja, sledeći pravila iz

utvrđenog kodeksa poslovnog ponašanja (videti 4.1).

Reference:


u obezbeđivanju objektivnosti), Izjava o zaštiti integriteta kontrolnog tela.

6.1.13 Sve osoblje Kontrolnog tela, uključujući i podugovarače, osoblje eksternih tela, kao i

pojedince koji deluju u ime Kontrolnog tela, obavezano je da čuva, kao poverljive, sve informacije,

koje su dobijene ili one koje su nastale tokom obavljanja aktivnosti kontrolisanja, osim ako se to

zahteva zakonom (videti 4.2).

Reference:




- Osnovna interna poslovna dokumentacija za prodaju: Uslovi poslovanja.

6.2 Postrojenja i oprema

6.2.1 Kontrolno telo je opremljeno svim uređajima i delovima opreme, pogodnim za obavljanje

kontrolisanja.

Reference:

- Spisak merno-tehničke opreme, Dosije opreme

6.2.2 Opremom rukuje nadležno, obučeno osoblje, koji su upoznati sa načinom upotrebe i

održavanjem opreme. Oprema se koristi po odgovarajućem rasporedu, u skladu sa planiranim

obavljanjem poslova, koji proističu iz uzansi ponuda ili ugovora sa klijentima - podnosiocima zahteva.

Reference:

- Spisak merno-tehničke opreme;

- Tehnička dokumentacija opreme kontrolnog tela: dokumentacija o korišćenju i održavanju

- Dosije opreme

- Operativni plan rada.

6.2.3 Navedeni oprema i uređaji održavaju se u funkcionalnom i ispravnom stanju, stalno

spremni za predviđenu namenu. Kada se ne koriste, čuvaju se u namenskom, posebnom prostoru,

pod standardnim/normalnim referentnim uslovima. Tehnički rukovodilac odgovoran je za

obezbeđenje propisanih uslova čuvanja opreme i za periodične provere stanja opreme i sredine.

Reference:

- Tehnička dokumentacija opreme kontrolnog tela: dokumentacija o korišćenju i održavanju;

- Dosije opreme;

- Dokumentacija o održavanju opreme: dokumentacija o servisiranju, uverenja o etaloniranju.

6.2.4 Svaki pojedinačni deo pomenute opreme i njen softver, koji se koriste za kontrolisanje, a

značajni su za dobijanje rezultata, identifikuju se svojom proizvodnom i/ili inventarskom oznakom.

Reference:

- Spisak merno-tehničke opreme.


Izdanje:

1. / 2.


6.2.5 Sa opremom zaduženi rukovaoci postupaju u skladu sa preporukama iz odgovarajuće

tehničke dokumentacije, radi bezbednog rukovanja, čuvanja, korišćenja i planiranja održavanja,

obezbeđenja njenog ispravnog funkcionisanja i sprečavanja kvarenja.

O organizovanju preventivnog i korektivnog održavanja, funkcijskog i metrološkog (za mernu

opremu), stara se tehnički rukovodilac, u skladu sa zahtevima iz pripadajuće tehničke dokumentacije.

Reference:


- Dosije opreme;


6.2.6 Pre stavljanja u upotrebu ključna merna oprema uvek je etalonirana, a neposredno pre

upotrebe proverava se opšta funkcionalnost korišćene opreme.

Postoje planovi etaloniranja za ključnu mernu opremu, koja bitno utiče na rezultate kontrolisanja, u

kompetentnim metrološkim laboratorijima za etaloniranje, koje poseduju dokaz o sledivosti

rezultata etaloniranja.

Reference:

- Plan etaloniranja ključne merne opreme.

6.2.7 Kontrolno telo sprovodi program etaloniranja ključne merne opreme radi obezbeđenja, kad

god je to moguće, sledljivosti obavljenih merenja od strane Kontrolnog tela, do nacionalnih ili

međunarodnih etalona mernih jedinica Međunarodnog sistema (SI).

Period etaloniranja ključne merne opreme određuje se nakon odgovarajuće analize relevantnih

kriterijuma na osnovu starosti, učestalosti i uslova korišćenja, uslova skladištenja i transporta,

nivoa tačnosti kao i praćenja njene dugotrajne stabilnosti a u skladu sa smernicama iz relevantnih

međunarodnih dokumenata.

Reference:

- Plan etaloniranja ključne merne opreme;

- ILAC G-24:2007 / OIML D 10:2007;

- Period etaloniranja ključne merne opreme.

6.2.8 Kontrolno telo ne poseduje referentne etalone, niti vrši interna etaloniranja svoje merne opreme.

6.2.9 Tehnička svojstva postojeće merne opreme i preporuke proizvođača, kao i način i uslovi

njenog korišćenja, ne iziskuju dodatne potrebe za redovnim među-proverama, osim u specifičnom

slučaju merača protoka vode (nemogućnost etaloniranja u zemlji) za koji se među provera vrši

poređenjem sa alternativnom metodom određivanja protoka na osnovu merenja pritiska i

korelacionih tablica pritisak/protok.

Proveravanje merne opreme tokom rada, između redovnih etaloniranja, izvodi se jedino ako postoji

sumnja u njenu tačnost ili pouzdanost. To se sprovodi tako, što se ona vizuelno pregleda i/ili proveri

njena funkcionalnost, što se porede i stave u korelaciju rezultati merenja pre i posle sumnje u

ispravnost ili se, što je praksa, obavi vanredno etaloniranje, pre planiranog roka od strane

kompetentne laboratorije za etaloniranje. O svemu tome brine i odlučuje tehnički rukovodilac.


Izdanje:

1. / 2.


Reference:


- Izveštaj o međuproveri merača protoka voda, sa rezultatima poređenja različitim metodama;

- Evidencija međuprovere merne opreme

- Dokumentacija o održavanju opreme: dokumentacija o servisiranju.

6.2.10 Kontrolno telo ne poseduje referentne materijale, jer metode i tehnike kontrolisanja, koje

se koriste, niti referentni dokumenti, to ne zahtevaju.

6.2.11 Politika Kontrolnog tela za izbor i nabavku usluga i proizvoda sastoji se u odabiru

kompetentnog isporučioca, koji ima odgovarajuće sertifikate o kvalitetu za one proizvode i usluge,

koji utiču na kvalitet kontrolisanja. Postoji specifikacija ključnih poslova u okviru osnovne

delatnosti kontrolisanja, kao i specifikacija proizvoda i usluga, koji utiču na kvalitet kontrolisanja,

odnosno obavljanja ključnih poslova.

U pomenutoj specifikaciji proizvoda i usluga navedeni su oni, za koje se obavezno zahteva da

isporučilac obezbedi odgovarajući sertifikat o kvalitetu, te se ili uopšte ne obavlja- ili se obavlja

isključivo kvantitativno prijemno kontrolisanje. Za ostale proizvode i usluge naznačena je vrsta i

način prijemnog kontrolisanja (kvalitativno, kvantitativno), odnosno potvrđivanja njihove

usklađenosti sa standardnim specifikacijama ili zahtevima.

Ovako nabavljeni proizvodi i usluge ne koriste se dok se ne izvrši njihovo utvrđeno kontrolisanje i

dok se ne pokaže da ispunjavaju specificirane kriterijume za prihvatanje. O proveri ispunjavanja

ovih zahteva vode se utvrđeni zapisi, kako sledi:

- na dostavljenoj otpremnici – potvrda provere, datum i potpis primaoca;

- po potrebi, na odgovarajućem obrascu.

Takođe, u pomenutoj specifikaciji proizvoda i usluga navedeni su i svi posebni zahtevi, ako postoje

i razlikuju se od uobičajenih, poznatih referentnih uslova, za postupanje sa pojedinim proizvodima

(odlaganje, čuvanje, korišćenje, vraćanje u skladište, odstranjivanje/ rashodovanje), ili je upućeno

na posebnu specifikaciju ovih zahteva, odnosno na tehničku dokumentaciju proizvođača. Sva

značajna tehnička dokumentacija proizvođača za pomenute proizvode čuva se u Kontrolnom telu,

kod rukovodioca kvaliteta.

Po potrebi, za neke od ovih proizvoda i usluga, koji se ne nabavljaju po kataloškoj oznaci

proizvođača, postoje i naznačene specifikacije zahteva za nabavku, koje je preispitao i odobrio

tehnički rukovodilac.

Samu nabavku pokreće tehnički rukovodilac, koji daje nalog za nabavku (neformalni zapis) usluga i

proizvoda. Dalji tok nabavke realizuje nadležna organizacijska celina Organizacije. Tok nabavke

sastoji se od potraživanja, prevashodno prihvaćenih isporučilaca, preispitivanja prispelih ponuda i

odlučivanja na osnovu utvrđenih specifikacija.

Organizacija vrednuje isporučioce za kritične ključne proizvode i usluge na osnovu podataka o

potencijalnim kandidatima, dobijenim iz odgovarajućeg upita, kao i liste za vrednovanja

isporučilaca, popunjenog u skladu sa utvrđenim okvirnim kriterijumima za vrednovanje, sačinjenog

u odnosu na sledeće opšte zahteve:

- mogućnost i pouzdanost isporuke proizvoda;

- usaglašenost poslovanja u skladu sa standardima sistema menadžmenta;

- kvalifikovanost kadra;

- istorijat prethodnih isporuka (kvalitet/reklamacije i rok);

- cene i način plaćanja.


Izdanje:

1. / 2.


Za obavljanje vrednovanja (po potrebi, a najmanje jedanput godišnje), kao i za formiranje liste

prihvaćenih isporučilaca proizvoda i usluga, zadužen je tehnički rukovodilac.

Osnovna poslovna dokumentacija za svaki pojedini predmet nabavke (upiti/zahtevi za nabavku,

ponude, predračuni/računi, ugovori, ...), čuva se u nadležnoj organizacijskoj funkciji Organizacije.

Reference:

- Okvirni plan poslovanja kontrolnog tela za <period> (deo koji se odnosi na nabavljanje ...);

- Spisak ključnih poslova i proizvoda, čije se nabavke prate i vrednuju;

- Specifikacija karakteristika ključnog proizvoda, koji se nabavlja, i njegovo prijemno kontrolisanje;

- Zapisnik o kontrolisanju nabavljenog proizvoda;

- Upitnik za isporučioca;

- Kriterijumi za vrednovanje isporučioca;

- Ocenski list za vrednovanje isporučioca, na osnovu postavljenih kriterijuma;

- Spisak isporučilaca-dobavljača, čije se isporuke prate i vrednuju (potencijalni, prihvaćeni);

- Osnovna eksterna poslovna dokumentacija za nabavku (ponude dobavljača, profakture, fakture, ...);

- Osnovna interna poslovna dokumentacija za nabavku (knjiga ulaznih računa, ...).

6.2.12 Čuvanje opreme za kontrolisanje se sprovodi u skladu sa zahtevima proizvođača. Tehnički

rukovodilac povremeno nadgleda uslove čuvanja, kako bi se pravovremeno otkrila eventualna oštećenja.

Reference:


- Dosije opreme.

6.2.13 U Kontrolnom telu koriste se personalni kompjuteri za izradu poslovne dokumentacije i

obradu rezultata kontrolisanja. Softverska podrška zasnovana je na licenciranim komercijalnim

programima, a obezbeđeno je sledeće:

- kompjuterski softver je validovan, da bi se potvrdila njegova pogodnost za upotrebu (opis u 7.1.8);

- uspostavljeni su i primenjuju se postupci za zaštitu integriteta podataka (opis u 7.3);

- kompjuter ili automatizovana oprema održavani su u dobrom radnom stanju (opisi u ostalim

pododeljcima ovog odeljka);

- uspostavljeni su i primenjuju se postupci za održavanje sigurnosti podataka (opis u 7.1.8).

6.2.14 Ako bi se dogodilo da oprema bude izložena preopterećenju, ili da se sa njom pogrešno

rukovalo, ili da daje sumnjive rezultate, odnosno da pokazuje očiglednu neispravnost ili da je izvan

specificiranih granica, takva oprema bi se povukla iz upotrebe. Tehnički rukovodilac bi preispitao

novonastalu situaciju i, ako bi posumnjao u funkcijsku ili metrološku ispravnost, naložio bi da se

takva oprema jasno obeleži nalepnicom „VAN UPOTREBE” i izdvoji sve dok se ne popravi i ne

dokaže ispravan rad, etaloniranjem ili ispitivanjem. U skladu sa postupanjem u slučaju uočavanja

neusaglašenog posla (opis u 8.7), tehnički rukovodilac analizirao bi uticaj neispravnosti ili

odstupanja od specificiranih granica takve opreme na pređašnja kontrolisanja i, po potrebi, preduzeo

bi odgovarajuće mere (opis u 8.7).

Reference:


- Tehnička dokumentacija proizvođača opreme kontrolnog tela.


Izdanje:

1. / 2.


6.2.15 Pored ostalog, informacije o identifikaciji, etaloniranju i održavanju opreme i uređaja,

obuhvaćene su odgovarajućim zapisima.

Reference:

- Plan etaloniranja ključne merne opreme;

- Dosije opreme;


6.3 Podugovaranje

6.3.1 Kontrolno telo, po pravilu, samostalno obavlja kontrolisanja koja su ugovorena. Trenutno,

ne vrši se podugovaranje bilo kakvih kontrolisanja iz osnovne delatnosti.

U slučajevima nepredviđenog ili neuobičajenog povećanja obima posla u kratkom ugovorenom

roku, privremene sprečenosti za rad ključnog osoblja, nedostatka specifične opreme ili trajnog

podugovaranja obavljanja dela posla, Kontrolno telo bi takav posao ugovorilo sa kompetentnim

podugovaračem. Kompetentni podugovarač, je, na primer, onaj, koji je za taj posao akreditovan od

odgovarajućeg akreditacionog tela.

U slučaju potrebe za podugovaranjem, Kontrolno telo bi ispunilo sve odredbe ovog zahteva

Standarda, pored ostalog, i u skladu sa opisom zadovoljenja zahteva 6.2.11.

6.3.2 Kontrolno telo bi u pisanoj formi obavestilo klijenta o takvom ugovoru i zatražilo od njega

pisano odobrenje, uz navođenje iskaza da na Kontrolnom telu ostaje odgovornost za utvrđivanje

usaglašenosti kontrolisanog predmeta sa zahtevima važećih normativnih i referentnih dokumenata.

6.3.3 Za ovako ugovoren posao Kontrolno telo je odgovorno klijentu, osim ako klijent, organ

uprave ili pravosudni organ sami odrede podugovarača.

U odgovarajućoj izlaznoj ispravi o kontrolisanju, koju Kontrolno telo izdaje klijentu-podnosiocu

zahteva, bio bi naznačen deo, koji je radio podugovarač.

6.3.4 Ako bi podugovorilo obavljanje poslova, Kontrolno telo bi održavalo odgovarajući registar

svih svojih podugovarača i zapise o dokazu usklađenosti posla koji je u pitanju sa Standardom, kao

i o svojoj proveri osposobljenosti i podobnosti ovih podugovarača, koji bi se sproveli, zabeležili i

čuvali, u skladu sa principima obavljanja internih provera (opis u 8.6), kao provera druge strane.

Reference:

- Spisak stalnih spoljnih saradnika;

- Ugovori iz poslovanja: ugovor sa saradnikom (poslovno-tehnička saradnja, komercijalni, ...);

- Zapisi o eksternoj proveri podugovarača/saradnika (videti odgovarajuće zapise u 8.6).

7 ZAHTEVI ZA PROCES

7.1 Metode i procedure kontrolisanja

7.1.1 U Kontrolnom telu koriste se prikladne metode i srodna dokumentacija sistema

menadžmenta, za sva kontrolisanja u području rada. Metode i tehnike kontrolisanja su objavljene u

odgovarajućim tehničkim propisima, odnosno relevantnim međunarodnim, regionalnim i/ili


Izdanje:

1. / 2.


nacionalnim standardima, važećih izdanja. Gde je bilo neophodno i primenljivo, metode su

dopunjene dodatnim tehničkim detaljima, radi obezbeđenja dosledne primene.

O odabiru i sprovođenju metoda kontrolisanja stara se tehnički rukovodilac.

Ako klijent, u obraćanju Kontrolnom telu, ne specificira metodu, saopštava mu se da Kontrolno telo

koristi opšte priznate i propisane standardne metode, podesne za predviđenu namenu. Pre

započinjanja kontrolisanja potvrđuje se da se može valjano sprovesti metoda, odnosno obaviti

dogovoren posao. Ako se, tokom rada, utvrdi da se mora odstupiti u sprovođenju dogovorenog,

konsultuje se klijent i ponavlja potvrđivanje sprovođenja odstupanja, odnosno novog dogovora.

Dogovori sa klijentom se beleže i čuvaju u dosijeima predmeta.

Reference:

- Spisak važnijih normativnih dokumenata za poslovanje kontrolnog tela;


- Obim akreditacije.

7.1.2 Shodno korišćenim metodama i tehnikama kontrolisanja, Kontrolno telo ne obavlja

uzorkovanja.

7.1.3 Kontrolno telo ne koristi nestandardne metode u svom radu.

7.1.4 Sva uputstva, standardi, priručnici, radne liste i referentni podaci, relevantni za rad

Kontrolnog tela, ažuriraju se i lako su dostupni, o čemu se stara rukovodilac kvaliteta (opis u 8.3).

7.1.5 Potencijalni eksterni korisnik usluga - klijent obraća se govorno (lično ili telefonom) ili

podnosi pisani zahtev Kontrolnom telu (dopis, faks, elektronska pošta), sa navođenjem obima

usluge. Ove kontakte obavlja tehnički rukovodilac, tako da uz njegove konsultacije klijent formira i

dostavlja odgovarajući zahtev - na svom poslovnom pismu ili na obrascu Zahtev za kontrolisanje

(sa ugovornim uzansama poslovanja, pravilima rada, pravilima čuvanja poslovne tajne, izjave o

poverljivosti), kao i, po potrebi i dogovoru, prateću tehničku dokumentaciju i ostale podatke važne

za kontrolisanje.

Tehnički rukovodilac odgovoran je za preispitivanja zahteva, ponuda i ugovora, koje prethode

obavljanju kontrolisanja za klijenta. Preispitivanje, jednostavno ili obimnije, obavlja se za svaki

posao kontrolisanja, dogovoren sa klijentom ili podugovoren sa partnerom. Takođe, svi prihvaćeni

poslovi kontrolisanja, bez obzira na oblik polaznog zahteva, evidentiraju se u delovodniku, u skladu

sa postupanjem sa poslovnom dokumentacijom (videti opis u 8.3).

Preispitivanje se obavlja na osnovu kriterijuma za vrednovanje zahteva i pravila prihvatanja posla,

zasnovanih na mogućnostima kontrolisanja, kao i na pravilima rada u Kontrolnom telu. Takođe, pri

dogovaranju posla uzima se u obzir okvirni operativni plan rada Kontrolnog tela koji, pored ostalog,

obuhvata terminski raspored rada i zauzetost kapaciteta-resursa (neformalni zapis).

Ako Kontrolno telo ne može da izvrši kontrolisanje, eventualno do tada primljena dokumentacija

vraća se podnosiocu zahteva, a on se uvodi u evidenciju potencijalnih korisnika usluga (neformalni

zapis). Postupak je završen.

Ako se donese odluka da se prihvata obavljanje kontrolisanja, pristupa se izradi Ponude za

kontrolisanje, odnosno pripremanju tražene dokumentacije za tender. Ponuda, osim cene usluge i roka

završetka, sadrži i opis ponuđenog obima kontrolisanja. Ove poslove obavlja tehnički rukovodilac i


Izdanje:

1. / 2.


dostavlja ponudu podnosiocu zahteva preko nadležne organizacijske celine Organizacije.

Pri formiranju ponude koristi se važeći cenovnik pružanja usluga.

Ako podnosilac zahteva ne usvoji ponudu, evidentira se kao potencijalni korisnik usluga. Ako, pak,

prihvati ponudu ili se dobije posao na tenderu, prelazi se na sledeću fazu.

Na osnovu prihvaćene ponude, tehnički rukovodilac izrađuje podloge za finansijski obračun i

odgovarajući Predračun/Avansni račun, koji izrađuje nadležna organizacijska funkcija Organizacije

i dostavlja ga podnosiocu zahteva.

Ako je tako dogovoreno sa korisnikom usluge, može se sklopiti Ugovor sa njim, a obavezno ako je u

pitanju dobijeni posao na tenderu. Ugovor može biti za jednokratno obavljanje posla ili trajniji ugovor o

poslovno-tehničkoj saradnji. Ugovaranje predviđa definisanje međusobnih obaveza po pitanju obavljanja

kontrolisanja, plaćanja, rokova i čuvanja poslovne tajne. Ugovor sačinjava nadležna organizacijska

funkcija Organizacije, na osnovu tehničkih i ostalih podloga, koje pruža tehnički rukovodilac.

Pozitivan rezultat preispitivanja - prihvatanje zahteva/ponuda/ugovora za kontrolisanje, predstavlja

sam čin izdavanja ponuda/ugovora za kontrolisanje, odnosno odgovarajućih finansijskih

dokumenata. Tom prilikom tehnički rukovodilac daje nalog za rad - obavljanje posla.

Klijent se uvek obaveštava o svakom odstupanju od polaznog dogovora, a posebno ako je

podugovoren rad sa partnerom.

Ako se početni sporazum menja nakon započetog posla, sve izmene preispituju se na isti način. Sa

dogovorenim izmenama upoznaje se i klijent i osoblje zaduženo za posao.

Prihvaćen posao kontroliše se redovnim preispitivanjem i korektivnim merama (opis u 8.5 i 8.7), a

obavljen posao preispituje se da bi se potvrdilo da su zahtevi zadovoljeni.

Osnovna dokumentacija iz postupka kontrolisanja (upiti/zahtevi za ponudu, ponude, zahtevi za

kontrolisanje, ...), čuva se u Kontrolnom telu, a ostala poslovna dokumentacija za svaki pojedini predmet

prodaje usluga (predračuni/računi, ugovori, ...), čuva se u nadležnoj organizacijskoj funkciji Organizacije.

Reference:

- Uputstva za kontrolisanje ...;


- Spisak isprava o usaglašenosti koje se izdaju podnosiocu zahteva za kontrolisanje;

- Zahtev za kontrolisanje;

- Radni nalog;



- Osnovna interna poslovna dokumentacija za prodaju: cenovnik, uslovi poslovanja, ponuda,

predračun/avansni račun, račun, putni nalog, putni nalog za vozilo, knjiga izlaznih računa, ...;

- Operativni plan rada;

- Delovodnik;

- Službena radna beležnica;

- Ugovori iz poslovanja: ugovori sa klijentima - komercijalni, o poslovno-tehničkoj saradnji, ... .


Izdanje:

1. / 2.


7.1.6 U slučaju da su Kontrolnom telu potrebne i da prilikom kontrolisanja kоristi infоrmаciје i

podatke, dоbiјеnе оd nеkе drugе strаnе, kao deo procesa kontrolisanja, оndа valjanost i

verodostojnost tih podataka proverava tehnički rukovodilac, koji i verifikuje njihovo korišćenje.

7.1.7 Opšta zapažanja i podatke o komuniciranju sa nadležnim izvršiocima klijenta, dobijene

tokom kontrolisanja, zaduženi izvršioci Kontrolnog tela pravovremeno beleže u svoje radne

beležnice (neformalni zapis), da se relevantne informacije ne bi izgubile. Rezultati kontrolisanja

unose se u predviđene obrasce – zapisnike.

Reference:

- Spisak isprava o usaglašenosti koje se izdaju podnosiocu zahteva za kontrolisanje.

7.1.8 Pre distribuiranja, sve proračune i prenose podataka proveravaju nadležni izvršioci, a

verifikuje tehnički rukovodilac.

Osoblje Kontrolnog tela obučeno je za rad sa kompjuterskim hardverom i softverom.

Reference:

- Evidencija osposobljenosti osoblja.

7.1.9 U skladu sa važećim propisima, preduzete su i mere u vezi:

- osiguranja svih resursa Kontrolnog tela;

- zaštite zdravlja i bezbednosti osoblja na radu;

- protivpožarne zaštite.

Po potrebi, u pojedinim normativnim dokumentima, naznačene su mere, koje se moraju preduzeti

radi zaštite zdravlja i bezbednosti na radu izvršilaca. Posebno, Kontrolno telo kroz ponudu i uslove

poslovanja obavezuje klijenta za pripremu mesta kontrolisanja za bezbedan rad osoblja.

Reference:


- Interni akti u oblasti zaštite zdravlja i bezbednosti na radu;

- Interni akti u oblasti zaštite od požara;



7.2 Postupanje sa predmetima kontrolisanja

7.2.1 U Kontrolnom telu osmišljeno je postupanje sa predmetima podnetim na kontrolisanje, što

je navedeno u odgovarajućoj dokumentaciji. To obuhvata, po potrebi, prijem predmetā

kontrolisanja i rukovanje njima za pojedina kontrolisanja, uključujući i odredbe neophodne za

potpunu zaštitu interesa Kontrolnog tela i korisnikā.

Korisniku, ako to želi, omogućava se da prisustvuje kontrolisanjima isključivo njegovih predmetā

kontrolisanja.

Sistem označavanja predmetā kontrolisanja oslanja se na kancelarijsko poslovanje, koje je

primenjeno na postupanje sa dokumentacijom. Nadležni izvršilac posla, na osnovu prihvaćenog

zahteva korisnika, predmete kontrolisanja povezuje sa oznakom zahteva iz evidencije i, po potrebi,

nazivom korisnika, ili se preuzeti predmeti kontrolisanja vode pod odgovarajućim identifikacionim


Izdanje:

1. / 2.


oznakama (proizvodnim, inventarskim). Ovakva, pogodna veza održava se i na eventualnim

situacionim crtežima kontrolisanih objekata.

7.2.2 Nakon prijema predmeta kontrolisanja, nadležni izvršilac zapisuje sve nepravilnosti ili

odstupanja od uobičajenog ili specificiranog stanja, opisanog u odgovarajućem normativnom

dokumentu za kontrolisanje. Ako postoji sumnja u prikladnost predmeta kontrolisanja, ili se sumnja

u njegov integritet i ispravnost, ili ako predmet kontrolisanja nije u skladu sa dobijenim opisom iz

tehničke dokumentacije ili odgovarajućeg sertifikata o kvalitetu, koji prati predmetne predmete

kontrolisanja, ili ako zahtevi za kontrolisanje nisu dovoljno detaljno specificirani, pre započinjanja

posla nadležni izvršilac konsultuje klijenta za dalja uputstva i zapisuje rezultate konsultacija u

službenu radnu beležnicu. Po potrebi, tehnički rukovodilac preduzima odgovarajuće mere, u skladu

sa postupanjem u slučaju uočavanja neusaglašenog posla (opis u 8.7).

7.2.3 Pri preispitivanju zahteva korisnika (opis u 7.1.5), Kontrolno telo utvrđuje da li je predmet

kontrolisanja pripremljen na odgovarajući način ili korisnik zahteva da tu pripremu izvrši ili

organizuje Kontrolno telo, o čemu se vode zapisi u pripadajućem izveštaju o kontrolisanju, odnosno

službenoj radnoj beležnici.

7.2.4 Sa predmetima kontrolisanja tokom kontrolisanja rukuje iskusno osoblje, obučeno za

postupanje sa svim predmetima kontrolisanja iz obima akreditacije, koje, po potrebi, koristi i

odgovarajuća uputstva za upotrebu. Time je sprečena mogućnost oštećenja predmeta kontrolisanja

tokom preuzete odgovornosti osoblja za njih.

Reference:


- Spisak dokumenata sistema menadžmenta.



- Zahtev za kontrolisanje;

- Osnovna eksterna poslovna dokumentacija za prodaju: Zahtev za kontrolisanje, Upit za ponudu,

tenderska dokumentacija, ...;

- Službena radna beležnica.

7.3 Zapisi o kontrolisanju

7.3.1 Zapisi čine dokumentacionu osnovu za dokazivanje funkcionisanja poslovanja, odnosno

obavljenih aktivnosti i ostvarenog kvaliteta. Upravljanje zapisima objašnjeno je u 8.4. Zapisi su

okvirno svrstani u:

- zapise o kvalitetu, kojima se dokazuje efektivnost postojećeg sistema menadžmenta (na primer,

zapisi o internim proverama, o korektivnim i preventivnim merama, o preispitivanjima od strane

rukovodstva i sl.);

- tehničke zapise – podatke i informacije o obavljenim kotrolisanjima, koji ukazuju na ostvarenje

specificiranih zahteva kvaliteta ili parametara procesa (obrasci, ugovori, radne liste, radne knjige,

kontrolne liste, radne beleške, kontrolni dijagrami, izveštaji, primedbe klijenata, dopisi i povratni

odgovori, i dr.).

7.3.2 Zapisi o svakom kontrolisanju sadrže dovoljno podataka, koji pomažu u otkrivanju

činjenica, koje utiču na nesigurnost i omogućavaju da se, po potrebi i ako je moguće, celokupan

posao ponovi u uslovima bliskim prvobitnim. Ovi zapisi sadrže identitet osoblja odgovornog za

sprovođenje svake aktivnosti u postupku kontrolisanja i omogućavaju proveravanje rezultata, čime

je obezbeđena sledivost dokumenata, uključiv i osobu, koja je za to odgovorna.


Izdanje:

1. / 2.


Reference:


- Spisak isprava o usaglašenosti koje se izdaju podnosiocu zahteva za kontrolisanje.

7.4 Izveštaji o kontrolisanju

7.4.1 Nakon obavljenog posla, Kontrolno telo izdaje klijentu – podnosiocu zahteva pripadajući

izveštaj o kontrolisanju - ispravu, na osnovu odgovarajućih zapisa, vođenih tokom kontrolisanja.

7.4.2 Za izradu isprava o usaglašenosti zadužen je neposredni izvršilac kontrolisanja - kontrolor,

a za njihovo preispitivanje i verifikovanje nadležan je tehnički rukovodilac.

Ostale informacije o obavljenim kontrolisanjima, o kojima se ne izveštava klijent kroz pomenute

izlazne dokumente, lako su dostupne u Kontrolnom telu., na zahtev klijenta, jer se čuvaju u

registratorima i/ili fajlovima-folderima sa nazivom klijenta i godinom registrovanja, u skladu sa

odredbama iz 7.3.

Ako mišljenja i tumačenja nisu sastavni delovi isprava o kontrolisanju, već se saopštavaju klijentu u

direktnom razgovoru, u Kontrolnom telu se vode zapisi o takvom razgovoru.

Ako se, u skladu sa zahtevom klijenta, ne obavlja kompletno kontrolisanje – neke aktivnosti

kontrolisanja se izostavljaju, tada izjava o usaglašenosti za predmet kontrolisanja se odnosi

isključivo na one zahteve iz normativnog dokumenta, za koje je obavljeno kontrolisanje.

Isprave o usaglašenosti izdaju se kao trajni zapis.

Isprava o kontrolisanju sadrži sve podatke, utvrđene u ovom odeljku Standarda i propisane u

relevantnom normativno-referentnom dokumentu za kontrolisanje datog predmeta kontrolisanja iz

obima akreditacije.

7.4.3 Kontrolno telo ne izdaje serifikate o kontrolisanju, već isključivo navedene isprave o

usaglašenosti.

7.4.4 Rezultati kontrolisanja i utvrđivanja usaglašenosti na osnovu tih rezultata (ishod), svakog

kontrolisanja ili niza kontrolisanja, koje je izvršilo Kontrolno telo, prikazuju se tačno, jasno,

nedvosmisleno i objektivno, u skladu sa svim posebnim instrukcijama datim u normativnim dokumentima

za kontrolisanje, a obuhvataju i sve podatke koje traži korisnik, a koji su neophodni za tumačenje rezultata.

Ako bi isprava o kontrolisanju sadržala rezultate dobijene od podugovarača, ti rezultati bili bi

nedvosmisleno naznačeni, zbog jasnog prepoznavanja.

7.4.5 Nakon izdavanja isprave o usaglašenosti, njene izmene izrađuju se isključivo u formi

drugog dokumenta ili prenosa podataka, koji sadrži iskaz, iz kojeg se nedvosmisleno vidi da je to

izmenjen dokument. Ako je neophodno izdati kompletno novu ispravu o usaglašenosti, takav nov

dokument ima novu evidencionu oznaku, ali sadrži pozivanje na izvorni dokument, koji se menja.

I ovakve dokumente izrađuju, preispituju i verifikuju iste funkcije, kao u 7.4.2.

Reference:


Izdanje:

1. / 2.






- Isprave o kontrolisanju ...;

- Službena radna beležnica.

7.5 Prigovori i žalbe

7.5.1 U Kontrolnom telu ozbiljno se shvataju svi eventualni prigovori/žalbe iz okruženja i

odmah se na njih reaguje. Ako se, kao rezultat analiziranja, dokaže njihova opravdanost, prigovori

se tretiraju kao ozbiljan oblik neusaglašenosti i razrešavaju u skladu sa opisom iz 8.7.

U 7.6 je opisan način postupanja sa prigovorima/žalbama.

7.5.2 Na zahtev klijenta dostavlja im se postupak razrešavanja prigovora/žalbi, opisan u ovom

dokumentu.

7.5.3 Svaki primljeni prigоvоr Kontrolno telo odmah analizira radi utvrđivanja, dа li sе on

оdnоsi nа pоslоvе kоntrоlisаnjа zа kоје је ono оdgоvоrno.

7.5.4 Kоntrоlnо tеlo spremno prihvata оdgоvоrnost zа svе оdlukе, donesene nа svim nivоimа

prоcеsа pоstupаnjа sа prigоvоrimа i žаlbаmа.

7.5.5 Razmatranje prigovora i odluke po njima nikad ne rezultiraju bilo kakvim

diskriminatorskim merama prema predmetnom podnosiocu prigovora/žalbe.

7.6 Proces sa prigovorima i žalbama

7.6.1 Postupak rešavanja prigovora/žalbi u Kontrolnom telu оbuhvаta slеdеćе osnovne еlеmеntе:

a) priјеm, vаlidаciјu, istrаživаnjе prigоvоrа/žаlbе, kао i dоnоšеnjе оdlukа o tome, kоје mеrе

prеduzеti kао оdgоvоr;

b) prаćеnjе i zаpisivаnjе prigоvоrā/žаlbi, uklјučuјući i prеduzеtе mеrе zа njihоvо razrеšаvаnjе;

c) оsigurаnjе dа su prеduzеtе svе оdgоvаrајućе mеrе.

Ovaj postupak javno je objavljen na internet stranici!

7.6.2 Klijenti ili druge zainteresovane strane mogu uložiti pisani-u prigоvоr/žаlbu na svom

poslovnom pismu ili na odgovarajućem, raspoloživom obrascu Kontrolnog tela.

Tehnički rukovodilac je оdgоvоran zа prikuplјаnjе i vеrifikаciјu pоtrеbnih infоrmаciја, radi

vrednovanja primljenog-e prigоvоrа/žаlbe.

7.6.3 Na zahtev klijenta, Kontrolno telo će potvrditi prijem pisanog-e prigоvоrа/žаlbе i, tokom

postupka, obaveštavaće klijenta, na pogodan, dogovoren način, o napretku procesa razrešavanja

prigоvоrа/žаlbе.

7.6.4 O analiziranju uzroka prigоvоrа/žаlbе stara se rukovodilac kvaliteta, za prigоvоre/žаlbе koji

se odnose na proceduralna pitanja postupka kontrolisanja, ili tehnički rukovodilac, za prigоvоre/žаlbе

koji se odnose na tehnička pitanja kontrolisanja. Sva predložena rešenja razmatra i, na osnovu njih

donosi konačnu odluku, tehnički rukovodilac, po potrebi usaglašavajući mišljenje sa rukovodiocem

kvaliteta i osobljem, koje nije neposredno učestvovalo u predmetnim postupcima kontrolisanja.


Izdanje:

1. / 2.


U slučaju, ako je tehnički rukovodilac na bilo koji način učestvovao u predmetnom postupku

kontrolisanja, njegovu ulogu u razrešavanju prigovora/žalbe na ovaj postupak kontrolisanja

preuzima njegov zamenik ili tročlana komisija, oformljena od osoba, koje nisu neposredno

povezane sa predmetom prigovora/žalbe.

7.6.5 Rokovi za razrešavanje prigоvоrа/žаlbе uvek su kratki.

Ako je prigovor/žalba opravdan-a, konačna odluka prvenstveno mora da zadovolji podnosioca

prigovora/žalbe. Teži se dogovoru sa podnosiocem prigovora/žalbe.

Ako bi to bilo svrsishodno i opravdano, podnosiocu prigovora/žalbe refundirala bi se i eventualna

šteta, nastala nepažljivim radom osoblja Kontrolnog tela.

Kontrolno telo zvanično, pisanim putem (zapis u slobodnoj formi), uvek obaveštava klijenta o

ishodu razmatranja njegovog podneska prigovora/žalbe i donetoj odluci.

U duhu upravljanja neusaglašenostima, vode se zapisi o svim prigovorima/žalbama i njihovom

rešavanju, kao i o donetim odlukama – preduzetim korektivnim merama u Kontrolnom telu (videti

takođe 8.7).

Posebno, Kontrolno telo je i imenovano, od organa državne uprave nadležnog za oblast zaštite od

požara, za obavljanje delatnosti kontrolisanja uređaja i instalacija za gašenje požara. Zbog činjenice,

da je Organizaciji-Kontrolnom telu zakonom povereno javno ovlašćenje, postoji i propisan

upravnopravni odnos između njega i njegovih korisnika, u postupku kontrolisanja.

U slučaju da se ne postigne dogovor sa podnosiocem žalbe, shodno opštem upravnom postupku, on

ima pravo da podnese novu žalbu protiv rešenja donetog u prvostepenom postupku, preko ove

ovlašćene Organizacije-Kontrolnog tela, navedenom organu uprave, kao drugostepenom u

odlučivanju po žalbama klijenata privrednih subjekata, koje je on ovlastio. Pouka o ovom pravnom

sredstvu navedena je u ispravama o usaglašenosti, koje ovlašćeni privredni subjekt, Organizacija-

Kontrolno telo, izdaje strankama.

Sa izjavljenom žalbom stranke Organizacija-Kontrolno telo postupa potpuno u skladu sa odredbama

propisanog opšteg upravnog postupka, naročito poštujući propisane rokove i njeno procesuiranje.

Organizacija-Kontrolno telo će pokušati, u fazi prethodnog rada prvostepenog organa po pomenutoj

žalbi stranke, razmotriti žalbu - dopuniti postupak i, prema rezultatu dopunjenog postupka, a u

granicama zahteva stranke, stvar rešiti drukčije i novim rešenjem zameniti rešenje, koje se žalbom

pobija. Protiv ovog, novog rešenja, stranka takođe ima pravo na žalbu.

Takođe, Organizacija-Kontrolno telo će, po potrebi, u potpunosti da sarađuje u postupku, koji, po

izjavljenoj žalbi stranke, vodi drugostepeni organ uprave.

Reference:




- Zapisi o razrešavanju prigovora/žalbi: potvrda prijema pisanog prigovora/ žalbe, saglasnost

korisnika o načinu razrešavanja prigovora/žalbe i sl.;

- Dokumentacija o osiguranju: ugovor i polisa osiguranja odgovornosti iz delatnosti.


Izdanje:

1. / 2.


8 ZAHTEVI SISTEMA MENADŽMENTA

8.1 Opcije

Kоntrоlnо tеlо uspоstаvilo je i оdržаvа sistеm mеnаdžmеntа, koji doslednо оstvаruје zаhtеvе

referentnog Stаndаrdа, u sklаdu sа „оpciјоm А”.

U Poslovniku je dokumentovan sistem mеnаdžmеntа Kontrolnog tela, u smislu zadovoljenja

zahteva Standarda. Dokumentacija sistema mеnаdžmеntа, koja se trenutno koristi u Kontrolnom

telu, sastoji se od Poslovnika, metodoloških uputstava za rad i seta neophodnih zapisa.

Reference:





- Obaveštenje o osposobljavanju osoblja, sa programom;



8.2 Dokumentacija sistema menadžmenta

8.2.1 Tehnički rukovodilac je definisao Izjavu o politici kvaliteta, opšte ciljeve i posebne

(operativne) ciljeve. Tehnički rukovodilac Kontrolnog tela je obezbedio da se Politika i ciljevi

razumeju, sprovode i održavaju na svim nivoima u Kontrolnom telu.

Opšti ciljevi Kontrolnog tela su:

- Neprekidno poboljšavanje nivoa kvaliteta kompletne usluge kontrolisanja - kvalitetan rad,

dogovoren rok, prihvatljiva cena;

- Trajno zadovoljenje zahteva i ispunjenje očekivanja klijenata;

- Poštovanje propisa i ostalih normativnih akata, kao i odredbi međunarodnih standarda sistema

menadžmenta;

- Efektivno i efikasno korišćenje resursa.

Reference:

- Izjava o politici kvaliteta.




8.2.2 Najviše rukovodstvo Kontrolnog tela posvećeno je razvoju i primeni sistema menadžmenta i

stalnom poboljšavanju njegove efektivnosti, kroz primenu sistemskih mera za sticanje i održavanje

poverenja u kvalitet rada (videti, pored ostalog, odgovarajuće opise postupanja u odeljku 8, posebno 8.5).

8.2.3 Na predlog tehničkog rukovodioca, direktor je imenovao rukovodioca kvaliteta, koji ima

definisano ovlašćenje i odgovornost za održavanje i ažuriranje sistema menadžmenta unutar

Kontrolnog tela. Rukovodilac kvaliteta je u direktnoj vezi sa najvišim rukovodstvom.

Reference:



- Interni akti u oblasti radnih odnosa: Rešenje o imenovanju rukovodioca kvaliteta.


Izdanje:

1. / 2.


8.2.4 Svi elementi poslovanja Kontrolnog tela obuhvaćeni su sistemom menadžmenta, za čije

obezbeđenje je odgovoran rukovodioca kvaliteta.

8.2.5 Odgovarajuća dokumentacija sistema mеnаdžmеntа stalno je dostupna osoblju, koje je

obučeno da je primenjuje, primereno pojedinačnoj оdgоvоrnоsti (videt opise u 8.3 i 8.4).

8.3 Upravljanje dokumentima

U Kontrolnom telu održava se sistem upravljanja celokupnom dokumentacijom (internom i eksternom),

bez obzira na kojem je medijumu, a koja se odnosi na njene aktivnosti, čime se obezbeđuje:

- raspoloživost važećih izdanja odgovarajuće dokumentacije na utvrđenim mestima i za sve

osoblje na koje se odnosi;

- blagovremeno obavljanje izmena ili dopuna dokumenata i dostavljanje izmenjenih dokumenata

na utvrđena mesta;

- povlačenje nevažećih dokumenata iz upotrebe i ispravno arhiviranje kopija zastarelih

dokumenata u određenom periodu;

- obaveštavanje o izmenama.

Najopštija klasifikacija poslovne dokumentacije u Kontrolnom telu je na:

- eksterne dokumente, koje iz okruženja prima Kontrolno telo i koje koristi njeno osoblje ili

osoblje cele Organizacije;

- interne dokumente, koji nastaju u Kontrolnom telu i koristi ih u radu osoblje Kontrolnog tela/

Organizacije ili se šalju eksternim korisnicima.

Kad god je primenljivo, postupak koji sledi primenjuje se u celoj Organizaciji, za upravljanje i ostalom

srodnom poslovnom dokumentacijom, internom i eksternom, bez obzira na kojem je medijumu.

Rukovanje poslovnom dokumentacijom, iz različitih segmenata poslovanja, zasniva se na pravilima

uobičajenog kancelarijskog poslovanja.

U upravljanju poslovnom dokumentacijom koriste se osnovni vidovi internog komuniciranja u

organizaciji: direktni kontakti i sastanci osoblja, dogovori telefonom i elektronska pošta.

Eksterni dokumenti

Za tipične vidove eksterne dokumentacije utvrđeni su sledeći elementi upravljanja (po potrebi, svi

ili primenljivi!):

- utvrđen je način pribavljanja i preporučljiv medij, kao i izvršioci;

- definisani su oni vidovi dokumenata, neophodni u radu izvršiocima, koji se kupuju, a čiji se

prijem registruje, kao i način/mesto/izvršilac registrovanja;

- određeni su izvršioci, zaduženi za razmatranje i preispitivanje;

- utvrđeno je postupanje sa konkretnim vidovima dokumenata i njihovo korišćenje;

- utvrđeno je mesto odlaganja i rok čuvanja;

- utvrđena su pravila pristupa i naknadnog korišćenja;

- utvrđeni su kriterijumi/rok/izvršilac za ažuriranje nevažećih i zastarelih dokumenata i način

njihovog povlačenja, u odnosu na vid medija;

- utvrđeni su kriterijumi/rok/izvršilac za arhiviranje i/ili odbacivanje nevažeće i zastarele

dokumentacije, kao i načini za sprovođenje istog, u odnosu na vid medija.


Izdanje:

1. / 2.


Tehnički rukovodilac je odgovoran za odabir oblasti i vrsta propisa i standarda, koji se prate jer su

značajni za poslovanje Kontrolnog tela, kao i za obezbeđenje navedenih dokumenata. Ako propisi i

standardi nisu dostupni na internetu, tehnički rukovodilac realizuje nabavku. Rukovodilac kvaliteta

je zadužen za preispitivanje i ažuriranje evidencija eksternih dokumenata u folderu „KVALITET”,

koji se nalazi na njegovom kompjuteru, kao i odštampana u registratoru „KVALITET-Primena”.

Eksterni dokumenti, u zavisnosti od medija, a u skladu sa utvrđenim pravilima pristupa, dostupni su

osoblju u elektronskom obliku, na kompjuteru rukovodioca kvaliteta u folderu „KVALITET”, ili u

papirnom obliku, u registratorima, sa odgovarajućim natpisima na riknama. Interni korisnici sami

odlučuju da li će neki eksterni dokument da koriste u elektronskom ili papirnom obliku.

Nevažeće i zastarele eksterne dokumente, koji se čuvaju zbog propisa ili sticanja znanja, čuva

rukovodilac kvaliteta izdvojeno, na posebnim mestima, poznatim osoblju, i to:

- kad god je primenljivo, u elektronskom obliku (na CD/DVD/eksternoj memoriji),

- u papirnom obliku, u registratorima sa odgovarajućim natpisima na riknama,

u periodu utvrđenom po sopstvenoj proceni neophodnosti, nakon čega se pogodno izlučuju.

Rukovodilac kvaliteta obaveštava osoblje o prijemu svakog novog eksternog dokumenta, koji koristi u

radu celokupno osoblje. Ako takav dokument zamenjuje prethodno izdanje istog dokumenta,

odgovarajući nevažeći ili zastareli dokumenti, kao i njihove kopije, odmah se povlače sa svih mesta

izdavanja ili korišćenja, radi sprečavanja njihove nenamenske upotrebe.

Po potrebi, na osnovu odredbi evidentiranih normativnih dokumenata, relevantnih za poslovanje

Kontrolnog tela, izrađuju se odgovarajući opšti i posebni interni akti Organizacije/Kontrolnog tela.

Interni dokumenti

Opšta podela interne dokumentacije u Kontrolnom telu je na:

- dokumentaciju sistema menadžmenta;

- ostalu internu poslovnu dokumentaciju u Organizaciji, kao podršku poslovanju Kontrolnog tela.

Dokumentacija sistema menadžmenta

Za proces upravljanja dokumentacijom sistema menadžmenta odgovoran je rukovodilac kvaliteta.

Pripremanje dokumenta sistema menadžmenta

Pripremanje dokumenta sistema menadžmenta sastoji se od:

- pokretanja postupka za izradu/reviziju – bilo ko od osoblja;

- razmatranja inicijative i odobrenja izrade – tehnički rukovodilac uz, po potrebi, konsultacije sa

rukovodiocem kvaliteta;

- određivanja autora, roka i neophodnih resursa za izradu – tehnički rukovodilac uz, po potrebi,

konsultacije sa rukovodiocem kvaliteta;

- izrade – zadužen autor, uz, po potrebi, poznavanje utvrđene strukture-sadržaja dokumenta;

- razmatranja predloga – tehnički rukovodilac uz, po potrebi, konsultacije sa rukovodiocem kvaliteta;

- implementacije u praksi i praćenja efekata (provera upotrebljivosti i procena da li odražava

aktuelnu praksu) – zadužen izvršilac i rukovodilac kvaliteta.

Zaposleni, koji daje inicijativu za izradu/izmenu dokumenta sistema menadžmenta, u obavezi je da

popuni odgovarajući obrazac, koji dostavlja rukovodiocu kvaliteta elektronskom poštom, a koji ga,


Izdanje:

1. / 2.


uz mišljenje, prosleđuje tehničkom rukovodocu na odobrenje. Pisano komuniciranje između

navedenih funkcija, tokom postupka pripremanja i odobravanja dokumenta sistema menadžmenta,

kad god je to svrsishodno, obavlja se elektronskom poštom.

U navedenom obrascu ostaje zapis o svim fazama pripremanja i donošenja dokumenta sistema menadžmenta.

Sadržaj

Struktura poslovnika o kvalitetu prati sadržaj referentnog standarda.

Ako se izrađuju, svaki postupak ili uputstvo moraju da sadrže numerisane odeljke, kako sledi:

1 PREDMET I PODRUČJE PRIMENE

2 ODGOVORNOSTI I OVLAŠĆENJA

3 NORMATIVNA I REFERENTNA DOKUMENTA

4 DEFINICIJE I SKRAĆENICE

5 OPIS AKTIVNOSTI

6 DODATAK

U odeljku 1 navodi se odgovor na pitanje šta je cilj dokumenta, odnosno zašto dokument postoji,

kao i šta je tema teksta dokumenta. Formulisanje ovog odeljka je kratko i jasno.

Takođe, u ovom odeljku navodi se gde se primenjuje dokument.

U odeljku 2 navodi se ko su nosioci aktivnosti, koje su opisane u dokumentu, i sa kojim

odgovornostima i ovlašćenjima.

U odeljku 3 se navode propisi i standardi kao normativna i referentna dokumenta.

U odeljku 4 se navode važnije definicije termina koji se koriste u dokumentu i korišćene skraćenice.

U odeljku 5 opisuje se šta, kada, ko, kako i čime treba da ostvari predmet pojedine aktivnosti, uz

neophodne odgovornosti i ovlašćenja za izvršavanje opisanih aktivnosti. U postupcima je nivo

opisivanja opštiji, a u uputstvima detaljniji.

U odeljku 4 specificiraju se neophodni podaci i dokumenti za podršku izvršavanju opisanih

akrivnosti, obično standardizovani zapisi-obrasci. Ako nema dodatka, navodi se rečenični oblik:

„Nema dodatka”.

Oblikovanje

Oblikovanje dokumenata sistema menadžmenta sastoji se od primene utvrđenih elemenata izgleda i

označavanja dokumenata.

Svi dokumenti sistema menadžmenta pripremaju se na računaru. Koristi se program MS Word iz

paketa MS Office i, po potrebi, CorelDRAW. Za obradu dokumenta u MS Word koristi se šablon (sa

svim stilovima), u kome su definisani elementi koji određuju izgled i elemente sadržaja dokumenta.

Na predviđenim obrascima/podlogama definisani su izgledi: prve strane poslovnika, prve strane

postupka/uputstva, druge i ostalih stranica poslovnika/postupka/uputstva. Prvo izdanje svakog

obrasca ima oznaku „1.”, a svako sledeće za jedan više od prethodnog.

Zvanično pismo za izradu dokumentacije sistema menadžmenta je latinica, a ćirilica se koristi po potrebi.


Izdanje:

1. / 2.


Ne postoji posebno označavanje dokumenata sistema menadžmenta, već se njihovo identifikovanje

vrši kroz nazive.

Pozivanje u tekstu nekog dokumenta sistema menadžmenta na drugi dokument sistema

menadžmenta, odnosno normativni dokument, vrši se navođenjem naziva tog prozivanog

dokumenta ili oznake, ako je opšte poznata, bez navođenja njegovog izdanja, jer se podrazumeva da

se u poslovanju koristi važeće izdanje.

Odobravanje i izdavanje dokumenata sistema menadžmenta

Odobravanje i izdavanje dokumenta sistema menadžmenta sastoji se od (navedene nadležne funkcije!):

- preispitivanja – tehnički rukovodilac;

- odobravanja dokumenta – tehnički rukovodilac;

- završnog oblikovanja odobrenog dokumenta – rukovodilac kvaliteta;

- donošenja dokumenta i potpisivanja originalnog primerka – tehnički rukovodilac;

- evidentiranja verifikovanog dokumenta u spisku dokumentacije sistema menadžmenta –

rukovodilac kvaliteta;

- (u skladu sa definisanim načinom korišćenja radnog primerka dokumenta) po potrebi,

dostavljanja radnih primeraka dokumenta korisnicima na mestima korišćenja dokumenta –

rukovodilac kvaliteta;

- nadzora nad korišćenjem dokumenata u praksi – rukovodilac kvaliteta.

U konačan tekst dokumenta sistema menadžmenta rukovodilac kvaliteta unosi podatke u

odgovarajućim rubrikama gornjeg i donjeg zaglavlja prve i ostalih strana, i evidentira svu

dokumentaciju u odgovarajućem spisku dokumentacije sistema menadžmenta.

Sve dokumente sistema menadžmenta pre objavljivanja preispituje tehnički rukovodilac, koji ih,

potpisivanjem štampanog originala, i odobrava za upotrebu. Dokument važi počev od narednog dana

od datuma odobrenja tehničkog rukovodioca. Originale dokumenata čuva rukovodilac kvaliteta.

Prvo izdanje svakog dokumenta sistema menadžmenta ima oznaku „1.”, a svako sledeće za jedan

više od prethodnog.

Dokumentaciju sistema menadžmenta u elektronskom obliku PDF čuva rukovodilac kvaliteta na

svom kompjuteru – na lokaciji „KVALITET”, za čije je ažuriranje odgovoran. Dokumentaciju

sistema menadžmenta u elektronskom obliku WORD rukovodilac kvaliteta čuva na svojoj eksternoj

elektronskoj/magnetnoj memoriji, na posebnom mestu, pod ključem.

Štampane originale dokumenata sistema menadžmenta čuva rukovodilac kvaliteta u posebnom

registratoru „KVALITET-Aktuelno”.

Rukovodilac kvaliteta za svaki dokument sistema menadžmenta vodi usvojen spisak korisnika, kao

i spiskove zaduženja dokumentima sistema menadžmenta po korisnicima.

Rukovodilac kvaliteta odgovoran je za distribuiranje svih važećih izdanja dokumenata sistema

menadžmenta i obezbeđenje njihove raspoloživosti korisnicima na mestima primene. Nakon

usvajanja svakog dokumenta sistema menadžmenta, on obaveštava osoblje Kontrolnog tela

dopisom elektronskom poštom, sa potvrdom prijema, da je nov/izmenjen dokument sistema

menadžmenta u primeni i da je postavljen na kompjuteru, na predviđenoj lokaciji, kao i njegov

štampani original u pomenutom posebnom registratoru.

Dokumentacija sistema menadžmenta dostupna je osoblju u elektronskom obliku, na kompjuteru

rukovodioca kvaliteta, ili mogu koristiti štampane originale, iz pomenutog registratora.


Izdanje:

1. / 2.


Nakon primljene informacije, određeni korisnik obavezan je da se odmah upozna sa svojim nivoom

odgovornosti u pripadajućim zaduženjima dokumentima sistema menadžmenta kontrolnog tela, i,

nakon toga, ako je primenljivo, sa predmetnim dokumentom i tekstom tog dokumenta, čime je

ozvaničen početak obavezne primene predmetnog dokumenta za tog korisnika, što i potvrđuje

povratnim dopisom elektronskom poštom, sa potvrdom prijema, rukovodiocu kvaliteta.

Interni korisnici sami odlučuju da li će neki dokument sistema menadžmenta, za koji su zaduženi,

da koriste u elektronskom ili papirnom obliku. Shodno tome, ako se obavlja kontrolisanje van

sedišta Kontrolnog tela, zaduženi izvršioci u obavezi su da sa sobom nose odgovarajuća uputstva

i/ili normativna dokumenta za kontrolisanje.

Direktor može dati i odobrenje za izdavanje i dostavljanje nekontrolisanog primerka dokumenta

sistema menadžmenta ili drugog internog dokumenta (papirni oblik) klijentu.

U spisku dokumenata sistema menadžmenta Kontrolnog tela definisano je postupanje sa njom, i to:

- definisani su oznake, nazivi i vidovi dokumenata;

- utvrđeni su brojevi i datumi izdanja dokumenata;

- utvrđene su veze dokumenata sa odeljcima referentnog standarda;

- određeni su korisnici pojedinih dokumenata;

Izmene dokumenta sistema menadžmenta

Dokumenti sistema menadžmenta obavezno se preispituju pri internim proverama ili po zahtevu

osoblja i, ako je potrebno, revidiraju, da bi se obezbedila stalna prikladnost i usklađenost sa

primenljivim zahtevima.

Svi zaposleni koriste važeća izdanja dokumentacije sistema menadžmenta, neprestano,

samoocenjivanjem, vrednujući njihovu svrsishodnost i upotrebljivost. Takođe, ako dođe do

promene načina rada ili se proverom utvrdi drugačiji način rada od onog propisanog nekim

dokumentom, tehnički rukovodilac nalaže reviziju tog dokumenta.

Zaposleni-inicijator može da zatraži izmenu (reviziju ili povlačenje), svakog dokumenta u primeni,

podnošenjem predloga rukovodiocu kvaliteta. Revizija postojećeg dokumenta prolazi iste faze kao i

njegovo prethodno pripremanje i donošenje, uključujući i njegovo preispitivanje i odobravanje od

iste funkcije.

Osoblje ima pristup poreklu informacija, odnosno izvornim tekstovima dokumentacije, koja je bila

osnova za formiranje kriterijuma za preispitivanje i odobrenje svih donesenih dokumenata – kod

rukovodioca kvaliteta.

Ažuriranje evidencije dokumenata sistema menadžmenta sastoji se od evidentiranja datuma revizije

i broja novog izdanja. Revidirani tekstovi povučenih izdanja dokumenata, sa osenčenim izmenama

(žuto – izostavljen tekst u novom izdanju i/ili plavo – nov tekst u novom izdanju), čuvaju se

isključivo u elektronskom obliku, u posebnom folderu („ARHIVA”), na kompjuteru rukovodioca

kvaliteta, sa odgovarajućom oznakom u nazivu fajla dokumenta i u predviđenim rubrikama u

samom dokumentu <broj prethodnog izdanja - broj narednog izdanja>. Prečišćen izmenjen tekst

novog izdanja dokumenta dostupan je izvršiocima u elektronskom obliku, u folderu važećih

dokumenata sistema menadžmenta na kompjuteru rukovodioca kvaliteta, dok se papirni oblik –

potpisan original, čuva u pomenutom registratoru „KVALITET-Postavka-Aktuelno”.


Izdanje:

1. / 2.


Sistem upravljanja dokumentacijom Kontrolnog tela ne dopušta ručno ispravljanje dokumenata.

Prilikom izdavanja novog dokumenta, koji zamenjuje neki postojeći, ili revidiranog postojećeg,

odgovarajući nevažeći ili zastareli dokumenti odmah se povlače sa svih mesta izdavanja ili korišćenja,

radi sprečavanja njihove nenamenske upotrebe, i uništavaju (originali i kopije na papiru).

Dokumenti sistema menadžmenta, koji su povučeni iz upotrebe, trajno se čuvaju kod rukovodioca

kvaliteta u elektronskom obliku, na CD/DVD/eksternoj memoriji.

Organizovan je i odgovarajući način kompjuterske zaštite dokumenata sistema menadžmenta, tako

da se u njima ne mogu vršiti izmene, niti se mogu štampati, bez odobrenja tehničkog rukovodioca.

Postoje sledeće vrste zaštita:

- zaštita od neovlašćenog korišćenja ili izmena, preko lozinke za kompjuter, koju znaju samo

rukovodilac kvaliteta i tehnički rukovodilac;

- fizička zaštita „bekapom”, tj. povremenim presnimavanjem (pod)foldera i fajlova na neki od

medijuma: CD/DVD, eksterna memorija, hard-disk, koji se čuvaju kod rukovodioca kvaliteta;

- zaštita od „virusa” - ostvaruje se redovnim dnevnim testiranjem eksternih

magnetskih/elektronskih medijuma na „antivirus” program.

Interna poslovna dokumentacija

Sva pomenuta opšta pravila za upravljanje dokumentacijom sistema menadžmenta, kad god je

primenljivo, koristi se i na postupanje sa internom poslovnom dokumentacijom Organizacije.

U spisku interne dokumentacije Organizacije, koja se koristi kao podrška poslovanju Kontrolnog

tela, definisano je postupanje sa njom, i to:

- definisani su tipovi dokumenata;

- određeni su tipovi dokumenata, za koje je neophodno kontrolisanje teksta, kao i ko obavlja

verifikovanje;

- utvrđeno je koji tipovi dokumenata se pečate pre izdavanja;

- određeno je koji tipovi dokumenata se evidentiraju u utvrđenoj evidenciji pre izdavanja;

- utvrđeno je ko je korisnik/primalac pojedinih tipova dokumenata;

- određen je uobičajen način dostavljanja korisnicima/primaocima;

- utvrđen je period čuvanja;

- definisano je mesto odlaganja;

- utvrđena su pravila pristupa, odnosno naknadnog korišćenja, za pojedine poverljive dokumente.

Po pravilu, ova dokumentacija čuva se u elektronskom obliku, a samo po potrebi, odnosno u skladu

sa odredbama propisa, čuva se i u papirnom obliku.

Interni dokumenti, koji su povučeni iz upotrebe, trajno se arhiviraju u elektronskom obliku, na

CD/DVD/eksternoj memoriji, dok se dokumenti u papirnom obliku ekološki izlučuju.

Organizovan je i odgovarajući način kompjuterske zaštite interne poslovne dokumentacije u

elektronskom obliku, tako da se ne mogu u njima vršiti izmene bez odobrenja zaduženog izvršioca,

slično kao za dokumentaciju sistema menadžmenta.

Reference:

- Prva strana poslovnika/postupka/uputstva;

- Ostale strane poslovnika/postupka/uputstva i podloga za izradu izjave;

- Spisak vidova eksterne poslovne dokumentacije kontrolnog tela;




Izdanje:

1. / 2.





- Inicijativa za izradu/reviziju dokumenta sistema menadžmenta.

8.4 Upravljanje zapisima

Oblici i sadržaji zapisa utvrđeni su u dokumentaciji sistema menadžmenta ili van nje, kao:

- zapisi na obrascima (formalizovani), definisanih oblika i sadržaja, internim ili komercijalnim;

- neformalni zapisi – u slobodnoj formi (na poslovnom pismu ili, na primer, službene beleške

osoblja na običnoj hartiji).

Zapisi mogu da budu na ma kom medijumu, kao trajni zapisi ili elektronski zapisi, a po pravilu se

koristi predviđeni obrazac-podloga (uspravna i vodoravna forma).

Minimum predefinisanih informatičkih parametara opisa izgleda i sadržaja koristi se, kao podloga,

za izradu zapisa, i to:

- donje zaglavlje (u kome se nalaze sledeći podaci: oznaka/izdanje obrasca i broj strana/ukupno strana);

- gornje zaglavlje (u kome se nalaze sledeći podaci: logotip/stilizovan naziv Organizacije/

Kontrolnog tela, naziv dokumenta i, po potrebi, oznaka zapisa),

dok se ostali deo teksta u rubrikama prilagođava konkretnim potrebama.

Opšta pravila postupanja sa zapisima na papirnom mediju (prevashodno, protok zapisa od mesta

nastajanja do mesta dostavljanja, uključujući signiranje, zavođenje, administrativno-tehničko

obrađivanje, otpremanje, razvođenje i sl.), u skladu su sa pravilima kancelarijskog poslovanja.

Upravljanje zapisima obuhvata sledeće aktivnosti (rezultati aktivnosti sadržani su u odgovarajućem

zapisu o vrstama zapisa, o čijoj ažurnosti se stara rukovodilac kvaliteta):

▪ uočavanje potrebe

Osoba, zadužena za opis nekog procesa/aktivnosti u dokumentu sistema menadžmenta, dužna je da, u

razumnoj meri, sagleda potrebu za zapisivanjem dokaza o sprovedenim aktivnostima, i da definiše vid

zapisa - neformalan ili formalan-na obrascu, čiji izgled i sadržaj takođe definiše; takođe definiše i

medijum zapisa – papirni ili elektronski/magnetni, na kojem se čuvaju, odnosno izdaju korisnicima.

▪ obeležavanje

Obeležavanje zapisa, po potrebi, obavlja zadužen izvršilac na mestu nastajanja zapisa. Svaki zapis, po

pravilu, pored ostalog, sadrži datum nastajanja, i, ako je neophodno, pogodnu identifikacionu oznaku,

potpis zaduženog izvršioca/autora i verifikaciju tehničkog rukovodioca. Pored toga, neformalni zapisi

sadrže, po potrebi, obeležje Organizacije/ Kontrolnog tela i broj strane od ukupno strana.

Označavanje formalnih zapisa je prilagođeno svrsi:

- kumulativni zapisi, koji nisu vezani za trenutni događaj, nego dokumentuju istorijat nekog događanja

u dužem periodu vremena (na primer, sve evidencije - evidencija neusaglašenosti, evidencija mera,

evidencija osposobljenosti osoblja i sl.), identifikuju se kroz podatak o datumu ažuriranja;

- jednokratni zapisi, koji dokumentuju trenutni događaj (na primer, zapisi o proveri, zapisi o

preispitivanju od strane rukovodstva, neposredni zapisi o predmetu kontrolisanja – zahtev, izlazne

isprave, i sl.), identifikuju se podesnom oznakom, čija je struktura navedena u datom obrascu.

U slučaju izdavanja zapisa na elektronskom/magnetnom medijumu ne koristi se verifikacija

potpisom i pečatom autora i rukovodioca, već samo odštampano ime i prezime sa dodatkom „s.r.”.

U futeru/podbeleški takvog zapisa odštampan je tekst: „Punovažan dokument bez potpisa i pečata”.


Izdanje:

1. / 2.


Sledljivost zapisa u elektronskom obliku postiže se stavljanjem pogodne kombinacije naziva zapisa,

godine i rednog broja u toj godini u nazivu fajla, a zapisa u papirnom obliku pogodnim

razvrstavanjem po godinama i/ili korisnicima na predviđenim mestima čuvanja.

▪ izrada

Zapisi se izrađuju u skladu sa objašnjenjima datim u dokumentima sistema menadžmenta, iz kojih

proističu, ili su ova objašnjenja navedena u samim obrascima za izradu zapisa.

Zapažanja, podaci i proračuni beleže se u trenutku kad se dogode, uz mogućnost prepoznavanja

posla na koji se odnose. Tako sačinjeni zapisi podvrgavaju se proverama, pre konačnog

uobličavanja/izdavanja.

U zapisu o vrstama zapisa i/ili u samom zapisu navedeno je u koliko primeraka se pojedine vrste

zapisa izrađuju i ko su korisnici.

▪ prikupljanje/registrovanje/distribuiranje

Zapisi, interni ili eksterni, po potrebi se evidentiraju pre izdavanja/slanja, i potom distribuiraju

korisnicima, internim ili eksternim. U samim zapisima nadležni izvršilac navodi kojim korisnicima

se dostavljaju kopije, ako je to predviđeno postupkom. Takođe, u zapisu o vrstama zapisa navedeno

je koje vrste zapisa se evidentiraju pre izdavanja/slanja korisniku i ko je verifikator (po potrebi).

Ako se takvi zapisi izrađuju i izdaju krajnjim korisnicima van prostorija Kontrolnog tela, naknadno

se, u roku od jednog dana, verifikuju i, po potrebi, izdaju ostalim korisnicima.

Ostale, prvenstveno interne zapise, direktno dostavlja korisnicima njihov autor uz, po potrebi,

verifikaciju tehničkog rukovodioca. Ovo se, prevashodno, odnosi na zapise na elektronskom/

magnetnom medijumu.

Po potrebi, postoje prikladne, evidencije zapisa, kod rukovodioca kvaliteta i/ili njihovih korisnika.

▪ odlaganje/pristupanje/korišćenje

Zapise odlažu na predviđena mesta zaduženi korisnici. Zapisi se hronološki odlažu – razvrstani su

po godinama izdavanja i/ili korisnicima/primaocima, tako da se mogu lako pronaći. Svaki zapis je

sledljiv u odnosu na određen predmet kontrolisanja i podnosioca zahteva.

Definisana su pravila pristupa, odnosno naknadnog uvida:

- poverljivim zapisima pravo neposrednog pristupa ima isključivo tehnički rukovodilac, koji ovo

pravo može preneti na određenog zaposlenog, ili predmetne zapise može, po potrebi, lično dati

ostalom osoblju;

- ostalim zapisima pravo pristupa imaju, prevashodno, njihovi neposredni korisnici, odnosno

tehnički rukovodilac ili osoba koju on ovlasti.

Zapisi se koriste za analize, radi utvrđivanja trendova kvaliteta, preispitivanja ili potrebe za

korektivnim merama i ocenjivanje njihove efektivosti, i sl. Ako je to utvrđeno ugovorom ili planom

aktivnosti, raspoloživi su za ocenjivanje/proveru, koju vrši krajnji klijent - investitor, isporučilac ili

od njih podugovorena treća strana.

▪ čuvanje-arhiviranje/održavanje/zaštita

Zapisi se čuvaju na prikladan način, radi sprečavanja oštećenja, obezvređenja ili gubitka, na

sigurnom mestu, zaštićeni od neovlašćenog pristupa ili izmene, i to:

- zapisi na papirnom mediju u odgovarajućim registratorima/fasciklama, na policama ormara ili

stelaža, u radnim stolovima, u prostorijama u kojima su radna mesta njihovih korisnika/imalaca;

po odobrenju tehničkog rukovodioca, pojedini izvršioci mogu zaključavati mesta (radne stolove,

police), u kojima čuvaju/arhiviraju korišćene zapise; rezervni ključ čuva tehnički rukovodilac ili

osoba koju on ovlasti; ključ od prostorija čuva tehnički rukovodilac ili osoba, koju on ovlasti;

- zapisi na elektronskom mediju (podaci i dokumenti) u odgovarajućim kompjuterima zaduženih

izvršilaca, koji imaju lozinke za pristup, kao i odgovarajući antivirusni program (koji se redovno

ažurira), za proveru korišćenih prenosnih nosilaca elektronskih podataka; zaštita pristupa je

opisana u 8.3.


Izdanje:

1. / 2.


Uobičajeno, rezervne kopije zapisā u elektronskom obliku izrađuju jednom sedmično na rezervnim

memorijskim medijumima njihovi korisnici/imaoci i arhiviraju ih u odgovarajućim ormarima, koji

se zaključavaju, a ključeve čuva tehnički rukovodilac ili rukovodilac kvaliteta.

Po potrebi, za veoma važne zapise za poslovanje ili ako to zahtevaju odredbe propisa, čuva se

kopija pomenutih zapisa i u papirnom obliku na istom mestu, gde se čuvaju kopije tih zapisa u

elektronskom obliku ili na nekom drugom mestu, u arhivi.

Poverljivi zapisi, bez obzira na medijum, čuvaju se na način, koji odobri tehnički rukovodilac, kod

njega ili kod izvršilaca, koje on ovlasti.

S obzirom na zahteve referentnog pravilnika, verifikovane isprave o kontrolisanju instalacija i

uređaja za gašenje požara se moraju čuvati trajno, ako je u pitanju prvo kontrolisanje instalacija

hidrantske mreže, ili minimum šest meseci ako su u pitanju periodično kontrolisanje hidrantske

mreže i periodično ispitivanje mobilnih uređaja za gašenje požara. Isprave o kontrolnom ispitivanju

mobilnih uređaja (uključuju proveru nepropusnosti suda aparata metodom HVP – hladnog vodenog

pritiska) se moraju čuvati ili pet godina (za boce do 15 godina nakon proizvodnje) ili dve godine (za

boce starije od 15 godina). Isprave se u elektronskom obliku pohranjuju u posebnom folderu

“ISPRAVE”, na računaru kome pod šifrom mogu prići: tehnički rukovodilac, zamenik tehničkog

rukovodioca i rukovodilac kvaliteta. Kada je to uslovljeno pravnom odgovornošću Kontrolnog tela,

pristup je omogućen i direktoru TEHNOPLAM-a. U papirnom obliku, isprave o prvom

kontrolisanju se čuvaju u zaključanom ormanu ili, po mogućstvu, u malom sefu, kome samo

rukovodstvo Kontrolnog tela ima pristup, kao i direktor. Na ovaj način je ispunjen zahtev

referentnog standarda o poverljivosti isprava o kontrolisanju (ograničen i kontrolisan pristup),

nepristrasnosti (u sastavljanju isprava i oceni usaglašenosti), kao i o pravnoj odgovornosti jer

ispravu verifikuje odgovorno lice u pravnom licu – direktor, nakon preispitivanja i odobrenja od

strane zamenika tehničkog rukovodioca – lica sa licencom.

Tokom perioda arhiviranja zapisa u papirnom obliku (samo zapisi koji moraju biti overeni!), oni su

zaštićeni od oštećenja, gubljenja i propadanja, korišćenjem pogodnih savremenih sredstava za

uskladištenje papirne dokumentacije.

Načelno, zapisi u papirnom obliku čuvaju se u periodu po slobodnoj proceni korisnika, ako postoje i

u elektronskom obliku, u kom se čuvaju trajno. Za vrste zapisa, koji ne postoje u elektronskom

obliku, mesto i rok čuvanja zapisa u papirnom obliku naveden je u zapisu o vrstama zapisa.

Izlazni dokumenti za aktivnosti pod akreditacijom, koje izdaje Kontrolno telo, čuvaju se tri godine.

▪ uklanjanje/odbacivanje

Po isteku perioda čuvanja/arhiviranja zapisa, rukovodilac kvaliteta vrši preispitivanje i, po

sopstvenoj proceni neophodnosti, donosi odluku o odbacivanju/uništavanju takvih zapisa, na

pogodan način, u odnosu na vrstu medijuma.

Po pravilu, navedeni zapisi u papirnom obliku se izlučuju, a zapisi u elektronskom obliku mogu se i

trajno arhivirati na elektronskom/magnetnom medijumu, koje čuvaju njihovi korisnici/imaoci, na

njima poznatom mestu.

U Kontrolnom telu se, tokom utvrđenog perioda, čuvaju zapisi o izvornim zapažanjima, podaci koji

proizilaze iz tih zapažanja, kao i dovoljno informacija radi pronalaženja neke provere, zapisa o

kontrolisanju, zapisa o osoblju i kopije svakog izdatog izveštaja o kontrolisanju. Zapisi o svakom

kontrolisanju sadrže dovoljno podataka, koji pomažu u otkrivanju činjenica, koji utiču na

nesigurnost i omogućavaju da se, po potrebi i ako je moguće, kontrolisanje ponovi u uslovima

bliskim prvobitnim.

U slučaju ponovljenog izdavanja zapisa (izdavanje duplikata), u kojem je u međuvremenu uočena

greška, izdaje se zapis sa ispravljenom greškom.


Izdanje:

1. / 2.


U slučaju uočene greške u izdavanom ili izdatom (izdavanje duplikata) zapisu na magnetnom mediju,

uvek se izdaje zapis sa ispravljenom greškom, ali koji klijent može samo čitati („read only”).

Reference:

- Inicijativa za izradu/reviziju dokumenta sistema menadžmenta:

- Spisak vrsta zapisa sistema menadžmenta.

8.5 Preispitivanje koje vrši rukovodstvo

U skladu sa unapred utvrđenim planom, rukovodstvo Kontrolnog tela periodično (najmanje

jedanput godišnje), sprovodi preispitivanje sistema menadžmenta i aktivnosti kontrolisanja, radi

obezbeđenja njihove trajne prikladnosti i efektivnosti, radi utvrđivanja pogodnosti, adekvatnosti i

efektivnosti u primeni politike kvaliteta i postizanju utvrđenih ciljeva kvaliteta, kao i radi uvođenja

neophodnih promena ili poboljšavanja, uključujući i potrebu za izmenama politike i ciljeva

kvaliteta. Preispitivanje ukazuje na moguću potrebu da se promene politika, ciljevi i drugi elementi

sistema menadžmenta, na osnovu rezultata praćenja i provera sistema menadžmenta, okolnosti koje

se menjaju i obaveze stalnog poboljšavanja.

Za planirane sastanke rukovodilac kvaliteta priprema izveštaj o stanju sistema menadžmenta, po

sledećim okvirnim temama:

- izveštaj tehničkog rukovodioca-performanse i neusaglašenosti procesa pružanja usluga, analiza

rizika po nepristrasnost, ...;

- rezultati poslednjih/prethodnih internih provera i eksternog ocenjivanja;

- povratnim informacijama/reagovanjima korisnika usluga/klijenata – prigovori/žalbe/osporavanja;

- status korektivnih i preventivnih mera (praćenje efektivnosti sprovedenih mera), kao i dodatnim

merama proisteklim iz prethodnih preispitivanja od strane rukovodstva;

- izmenama u sistemu menadžmenta (uključujući politiku i ciljeve kvaliteta, kao i dokumentaciju

sistema menadžmenta) i očuvanje celovitosti sistema menadžmenta prilikom njegovih promena;

- adekvatnost postojećih ljudskih resursa i opreme, promenama u obimu i vrsti posla, koje bi

mogle uticati na sistem menadžmenta;

- potrebe za aktivnostima radi obezbeđivanja sistema menadžmenta: organizacija rada,

optimizacija resursa, program obuke, plan budžeta za obezbeđenje sistema menadžmenta, i sl.

Razmatranje pojedinih navedenih tema i srodnih pitanja obavlja se i na ostalim redovnim

sastancima rukovodstva. Zbog objektivnosti i efikasnosti preispitivanja tehnički rukovodilac može,

po potrebi, angažovati i eksterne eksperte.

O nalazima preispitivanja i proisteklim merama rukovodilac kvaliteta vodi odgovarajuće zapise.

Zaključci preispitivanja sadrže odluke i mere, koje se odnose na moguće izmene politike, opštih i

posebnih ciljeva sistema menadžmenta i druge elemente, koji su u skladu sa stalnim

unapređivanjem sistema menadžmenta, a koji se odnose na:

- poboljšavanje efektivnosti sistema menadžmenta i njegovih procesa;

- poboljšavanje kvaliteta pružanja usluga u vezi sa zahtevima korisnika;

- potrebne resurse za ostvarivanje ciljeva i politike kvaliteta.

Tehnički rukovodilac obezbeđuje da se ove aktivnosti obave u odgovarajućem i prihvatljivom roku.

Rezultati preispitivanja uključeni su u sistem planiranja Kontrolnog tela, a obuhvataju ciljeve, svrhu

i planove aktivnosti za narednu godinu.

Reference:

- Izveštaj o stanju sistema menadžmenta;



Izdanje:

1. / 2.


- Zapisnik o preispitivanju sistema menadžmenta;

- Okvirni plan poslovanja za <period> (deo koji se odnosi na preispitivanje sistema menadžmenta

od strane rukovodstva).

8.6 Interne provere

U Kontrolnom telu se periodično, u skladu sa unapred utvrđenim planom, sprovode redovne interne

provere (po pravilu najmanje jedanput godišnje), radi verifikacije stalne usklađenosti sopstvenih

aktivnosti sa zahtevima sistema menadžmenta i Standarda, kao i radi provere efektivnosti primene i

održavanja sistema menadžmenta. Po nalogu tehničkog rukovodioca vrše se i vanredne interne

provere sistema menadžmenta, prvenstveno u slučaju potrebe za procenjivanjem efekata

sprovedenih značajnijih korektivnih mera, zbog ozbiljnijih prigovora/žalbi klijenata ili ukupno

povećanog broja reklamacija, i sl.

Tok interne provere obuhvata sledeće aktivnosti (navedene nadležne funkcije!):

- iniciranje provere – redovna, planirana (planira je rukovodilac kvaliteta) ili vanredna (određuje je

tehnički rukovodilac);

- izbor proveravača – obučeno osoblje Kontrolnog tela ili eksterni proveravač (izbor vrši

rukovodilac kvaliteta);

- priprema za proveru – izrada detaljnog programa interne provere, koji vrši rukovodilac kvaliteta

ili eksterni proveravač, koji je u obavezi da program provere, pre provere, dostavi na saglasnost

rukovodiocu kvaliteta;

- provera i ocenjivanje sistema menadžmenta – utvrđivanje i ocenjivanje usaglašenosti stvarnog

stanja sistema menadžmenta sa deklarisanim, na osnovu uvida u prikupljene dokaze provere i

nalazima neusaglašenosti sa interne provere (obavlja određeni tim proveravača);

- priprema i distribuiranje izveštaja – analiziranje krajnjih rezultata i donošenje konačnog

zaključka-rezultata provere u izveštaju provere (obavlja određeni tim proveravača/vođa tima);

- praćenje sprovođenja definisanih korektivnih mera – naknadne aktivnosti ponovne provere

obuhvataju verifikaciju preduzetih mera i izveštavanje o rezultatima verifikacije, odnosno o

efektivnosti primenjenih mera (obavlja rukovodilac kvaliteta/vođa tima).

Rukovodilac kvaliteta je odgovoran za planiranje i organizovanje internih provera, po utvrđenom

rasporedu i zahtevu rukovodstva. Program interne provere obuhvata sve elemente sistema menadžmenta,

uključujući aktivnosti kontrolisanja, kao i proveru rezultata prethodnih provera, ako je primenljivo.

Interne provere obavlja obučeno i kvalifikovano osoblje, koje je nezavisno od aktivnosti koja se

proverava, da bi se osigurala objektivnost i nepristrasnost provere. Po potrebi, na zahtev tehničkog

rukovodioca i odobrenju direktora, interne provere mogu da sprovedu i podugovoreni kompetentni

eksterni proveravači.

Eksterni proveravači mogu koristiti dokumente Kontrolnog tela za izvođenje interne provere ili

sopstvenu dokumentaciju.

Ako nalazi na proveri ukažu na nedovoljnu efektivnost rada ili sumnju u ispravnost ili valjanost

rezultata kontrolisanja, tehnički rukovodilac pravovremeno preduzima odgovarajuću korektivnu

meru, u skladu sa odredbama 7.8. Ako bi istraživanje/analiza uzroka neusaglašenosti ukazivalo da

su pomenuti rezultati mogli naneti štetu klijentu, on bi bio pisano obavešten o nastaloj situaciji i, u

dogovoru sa njim, potražilo bi se rešenje, po potrebi, i do obeštećenja klijenta zbog učinjene mu

eventualne štete (videti opis u 3.4).


Izdanje:

1. / 2.


Područja proveravanih aktivnosti, nalazi provera i proistekle korektivne mere beleže se.

Rezultate provera i nadzora u primeni korektivnih mera rukovodilac kvaliteta prezentira i ocenjuje

pri preispitivanju sistema menadžmenta.

Reference:

- Nalog za vanrednu proveru sistema menadžmenta;

- Program provere sistema menadžmenta;

- Kontrolna lista provere sistema menadžmenta;

- Nalaz provere sistema menadžmenta;

- Izveštaj provere sistema menadžmenta;

- Okvirni plan poslovanja za <period>(deo koji se odnosi na provere sistema menadžmenta);




- Spisak isporučilaca-dobavljača, čije se isporuke prate i vrednuju (potencijalni, prihvaćeni);

- Spisak stalnih spoljnih saradnika;

- Ugovori iz poslovanja: ugovor sa eksternim proveravačem.

8.7 Korektivne mere

8.7.1 Praćenje zadovoljstva klijenata

Osoblje Kontrolnog tela spremno sarađuje sa klijentima ili njihovim predstavnicima, na

razjašnjavanju njihovih zahteva i na praćenju posla koji se obavlja za pojedinog klijenta. Održava se

kontakt sa klijentom, posebno kod obimnih zadataka, tokom trajanja posla. Osoblje obaveštava

klijenta o bilo kojim kašnjenjima ili većim odstupanjima od dogovorenih uzansi sprovođenja

kontrolisanja, što se evidentira u radnim beležnicama.

Kontrolno telo redovno potražuje povratne informacije od svojih klijenata, dostavljajući im anketne

upitnike, najmanje jednom godišnje, o čemu se stara rukovodilac kvaliteta, kao i o analizi dobijenih

rezultata ankete klijenata.

Povratne informacije koriste se i analiziraju radi poboljšavanja sistema menadžmenta, kontrolisanja

i usluga klijentima.

8.7.2 Upravljanje neusaglašenostima

Do pojave neusaglašenosti može doći:

- u sistemu (struktura, funkcija, resursi);

- u procesu ili aktivnosti;

- na pribavljenom proizvodu i tokom realizacije usluge.

Politika Kontrolnog tela je pravovremeno reagovanje na pojavu- i hitno razrešavanje bilo kakvih

neusaglašenosti u poslovanju.

Ako su u pitanju neusaglašenosti bilo kog entiteta (proizvoda/usluge, procesa ili sistema), važe

sledeća opšta pravila:

- neusaglašenost treba utvrditi što ranije;

- ako je moguće, neusaglašene entitete odvojiti/razlučiti od usaglašenih;


Izdanje:

1. / 2.


- preispitati neusaglašenost, po mogućnosti istražiti njen uzrok;

- doneti odluku o daljem statusu neusaglašenog entiteta;

- doneti odluku o potrebi pokretanja korektivnih/preventivnih mera.

Svi koji su uključeni u bilo koju aktivnost procesa upravljanja neusaglašenostima moraju poštovati

ova opšta pravila.

U svom radu, osoblje Kontrolnog tela stalno uočava neophodna poboljšavanja i moguće izvore

neusaglašenosti, bilo da su tehničke prirode ili u vezi sistema menadžmenta.

Ako posumnja ili je očigledno, da ma koji aspekt izvršavanja zadataka i poslova iz delatnosti

Kontrolnog tela nije saglasan utvrđenim postupcima ili zahtevima dogovorenim sa klijentom,

odnosno, u slučaju bilo kakve nedoumice tokom obavljanja aktivnosti, osoblje Kontrolnog tela

podstiče se da zaustavi izvršenje zadatka/obavljanje posla i konsultuje tehničkog rukovodioca, radi

usaglašavanja mišljenja i prevazilaženja problema.

Neusaglašenosti, koje se javljaju u poslovanju Kontrolnog tela, mogu biti:

- trenutne neusaglašenosti – one koje nemaju uticaj na odvijanja procesa i kod kojih nema potrebe

za preduzimanjem korektivnih mera, već samo jednostavnih korekcija tokom rada;

- neusaglašenosti sistemske prirode – one koje mogu imati uticaj na odvijanja procesa i za koje je

obavezno preduzimanje korektivnih mera (pored ostalog, to su i često ispoljavane trenutne

neusaglašenosti u istom procesu).

Takođe, pri proveravanju sistema menažmenta Kontrolnog tela mogući su sledeći oblici odstupanja

od utvrđenog:

- neusaglašenosti, i to

o u dokumentaciji – nedokumentovanost procesa/postupka, koji utiče na odvijanje poslovanja,

na efektivnost sistema menadžmenta ili na kvalitet realizacije usluge,

o u primeni – očigledno nepridržavanje dokumentovanog postupanja;

- zapažanja – smernice za otklanjanje tehničkog propusta u obradi teksta dokumenta, ispoljene

nesigurnosti izvršioca u postupanju, i sl.

Postupanje sa neusaglašenostima obuhvata sledeće faze/aktivnosti (navedene nadležne funkcije!):

▪ uočavanje

Osoblje Kontrolnog tela obučeno je da, ako posumnja ili je očigledno da ma koji aspekt izvršavanja

zadataka i poslova iz delatnosti Kontrolnog tela nije saglasan utvrđenim postupcima ili zahtevima

dogovorenim sa klijentom, zaustavi obavljanje posla i obavesti (govorno ili pisano-neformalni

zapis), tehničkog rukovodioca o svojim sumnjama- ili evidentnim dokazima o pojavi

neusaglašenosti; po mogućnosti, dokazi se prilažu uz obaveštenje.

▪ (ako je primenljivo) izdvajanje i obeležavanje neusaglašenih proizvoda

Na primer, ako se radi o uočenoj neispravnosti (funkcionalnoj ili metrološkoj) merne opreme, koja

se koristi za kontrolisanje, ili ako je reč o sličnoj neusaglašenosti predmeta kontrolisanja;

zaduženje: zaduženi neposredni izvršilac.

▪ preispitivanje i rešavanje

Utvrđene su odgovornosti i ovlašćenja za upravljanje neusaglašenim poslom:

- analiziranje uzroka i vrednovanje značaja neusaglašenog posla obavlja tehnički rukovodilac, po

potrebi, konsultujući se sa rukovodiocem kvaliteta pri procenjivanju obima i posledica

predloženih rešenja;

- tehnički rukovodilac i donosi konačnu odluku: o preduzimanju mera; o prihvatljivosti ili opozivu

neusaglašenog posla; po potrebi, o obaveštavanju klijenta; o zadržavanju izveštaja o kontrolisanju; i sl.

-


Izdanje:

1. / 2.


▪ evidentiranje

Obavezno se vode zapisi o neusaglašenostima i rezultatima svih aktivnosti, preduzetih u postupku

rešavanja neusaglašenosti, kao i o donetim odlukama – utvrđenim korekcijama, odnosno

korektivnim merama.

Ako vrednovanje pokaže da se neusaglašen posao može ponoviti ili postoji sumnja u usklađenost

rada Kontrolnog tela sa sopstvenom politikom i procedurama, tehnički rukovodilac odmah pokreće

postupak za sprovođenje korektivnih mera.

8.7.3 Preduzimanje korektivnih mera

Politika Kontrolnog tela je pravovremeno preduzimanje odgovarajućih korektivnih mera ako se

ustanovi neusaglašenost posla ili odstupanje od politike i odredbi dokumentacije sistema menadžmenta

ili tehničkih aktivnosti. Tehnički rukovodilac ovlašćen je za pokretanje postupka za korektivne

mere, na osnovu sopstvene procene potrebe ili prijavljene pojave neusaglašenosti. On odlučuje:

- da se ne sprovode nikakve mere;

- da se sprovede jednostavan postupak korekcije-operativno otklanjanje uočene neusaglašenosti ili

jednostavna prevencija moguće neusaglašenosti – zaduženi rukovodilac kvaliteta i odgovoran za

proces/aktivnost;

- da se izvrši temeljna analiza situacije i sprovede zahtevna mera – imenuje se nosilac preduzimanja

mera ili, po potrebi, ceo tim, koji deluje po planu preduzimanja i praćenja sprovođenja mera.

Utvrđivanje korektivnih mera započinje istraživanjem porekla uzroka problema. Vrednovanje

problema i rizika, radi izbora odgovarajućih mera, vrši rukovodilac kvaliteta, po potrebi zajedno sa

tehničkim rukovodiocem. Pri tome, procenjuje se i opravdanost ulaganja napora (obezbeđenje

potrebnih resursa i ekonomičnost) za otklanjanje uzroka konkretnog problema.

Pri odabiru, od više uočenih mogućih korektivnih mera, bira(ju) se ona(e), koja(e) je(su) najpogodnija(e)

za uklanjanje problema i sprečavanje njegovog ponavljanja. Takva(e) korektivna(e) mera(e) uvek

je(su) primerena(e) problemu i riziku, odnosno značaju i eventualnim posledicama uočenih

neusaglašenosti. Ostaje zapis o odabranim i, eventualno, o uočenim mogućim korektivnim merama.

Rukovodilac kvaliteta je odgovoran za sprovođenje odabranih korektivnih mera, kao i za

dokumentovanje svih sprovedenih zahtevanih promena, kao posledice primene ovih korektivnih

mera. Takođe, rukovodilac kvaliteta prati i preispituje rezultate preduzetih korektivnih mera,

analizira i beleži njihovu efektivnost.

Po potrebi, ako se uoči ozbiljan spor ili rizik posla, ili se posumnja u usklađenost rada Kontrolnog

tela sa sopstvenom politikom i dokumentacijom sistema menadžmenta ili sa Standardom, tehnički

rukovodilac ili rukovodilac kvaliteta po hitnom postupku sprovode vanrednu proveru, u skladu sa

8.6, u odgovarajućem području delatnosti. Takve provere često prati primena korektivnih mera, radi

potvrđivanja njihove efektivnosti.

Reference:

- Inicijativa za izradu/reviziju dokumenta sistema menadžmenta;




- Anketni upitnik za klijenta;

- Analiza ankete klijenata;

- Prijava neusaglašenosti.


Izdanje:

1. / 2.


8.8 Preventivne mere

Osoblje Kontrolnog tela edukovano je da stalno uočava moguće izvore neusaglašenosti, bilo da su

tehničke prirode ili u vezi sistema menadžmenta, kao i da uočava potrebu za neophodnim

poboljšanjima, i o tome izveštava rukovodioca kvaliteta. Rukovodilac kvaliteta vodi zapise o

prikupljenim idejama za poboljšavanje sistema menadžmenta, analizira ih sa tehničkim

rukovodiocem i, ako su uočene mogućnosti za poboljšavanja ili ako je potrebna preventivna mera,

izrađuje, primenjuje i prati plan sprovođenja mera, radi smanjenja verovatnoće pojavljivanja takvih

neusaglašenosti i da bi se iskoristila prilika za poboljšavanje.

Upravljanje preventivnim merama obuhvata:

- iniciranje potrebe za merama, u skladu sa uočenim potencijalnim neusaglašenostima – inicijativa

zaposlenih;

- preispitivanje mogućih mera, sa kriterijumom „da se neusaglašenost ne pojavi” – rukovodilac

kvaliteta i, po potrebi, tehnički rukovodilac;

- definisanje plana sprovođenja odabranih mera – rukovodilac kvaliteta i tehnički rukovodilac;

- primena mera, nadziranje implementacije i beleženje rezultata preduzetih mera – rukovodilac

kvaliteta i zaduženo osoblje;

- analiziranje efekata preduzetih mera – rukovodilac kvaliteta.

Reference:



i za poboljšavanje sistema menadžmenta.

Documents

POSLOVNIK SISTEMA MENADŽMENTAtehnoplam.com/media/pdf2019/Poslovnik i.1-2_12.06.2019._s.9.pdf · Poslovnik i ostala dokumentacija sistema menadžmenta Kontrolnog tela u skladu je