POUR UNE CROISSANCE RESPONSABLE

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NOS ENGAGEMENTSPOUR UNE CROISSANCERESPONSABLE

Notre code de conduite

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Chez Capsum, nous cocréons avec les marques les plus beaux produits cosmétiques.

Notre créativité repose sur l’art de la formulation et nos procédés de fabrication

innovants. Nous pensons que la manière de produire est aussi importante que le produit. Ainsi, en Europe et

aux Etats-Unis, nous fabriquons pour les marchés Soin, Maquillage et Capillaire, avec une vision très claire :

Nous hackons la beauté avec des produits chargés d’émotion

tout en limitant notre impact sur l’environnement

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Capsum est née en 2008 dans un monde bouleversé par les crises économiques, les tensions climatiques et environnementales, et les évolutions rapides de notre société. Des changements profonds qui impactent le monde du travail et la culture d’entreprise.

Pour grandir de manière pérenne dans un tel contexte, nous sommes convaincus, chez Capsum, de l’importance d’asseoir nos actions sur un socle solide de valeurs qui doit guider nos pratiques.

Ce code de conduite est l’occasion d’exprimer clairement nos engagements pour une croissance juste et durable au sein de notre entreprise, une croissance fondée sur le respect de l’environnement et de l’humain.

C’est notre conviction : la protection de la planète est l’affaire de tous et nous nous efforçons chaque jour d’y contribuer au mieux à travers des mesures concrètes. Mais le champ de la lutte contre le réchauffement climatique est vaste et, parce qu’elles nous paraissent majeures et de notre responsabilité, nous avons choisi nos batailles sur lesquelles nous concentrons nos efforts quotidiens :• Mise au point de formules toujours plus naturelles,• Réduction de nos émissions de CO2, notamment grâce au levier des énergies décarbonées,• Réduction de notre consommation d’eau potable,• Limitation de nos déchets plastiques.

Chez Capsum, l’humain est au centre, par choix mais aussi par nécessité, parce que notre métier d’artisan scientifique fait la part belle à la création et à l’innovation. Le bien-être de nos salariés et l’entretien des liens de confiance tissés avec nos fournisseurs et nos clients sont au cœur de nos préoccupations et sont essentiels au bon développement de l’entreprise.

Le berceau de Capsum, c’est Marseille. Une ville de diversité et de mélange comme l’est notre entreprise. Et c’est dans le respect de cette mixité, dans un environnement sain et respectueux que travaillent les salariés de Capsum, aventuriers de l’innovation, qui cocréent au quotidien avec nos partenaires et clients dans un état d’esprit particulier fait d’ambition innovatrice, de collaboration et de célébration des victoires, petites et grandes.

Nous souhaitons porter haut ces valeurs environnementales, sociales et citoyennes et être exemplaires dans ce domaine. Nous les formalisons aujourd’hui à travers ce texte pour dire à tous nos partenaires qu’elles sont une part de notre identité, pour dire à tous nos salariés que nous les respecterons et les accompagnerons, qu’ils sont notre richesse.

Ce code de conduite est l’occasion d’un nouvel élan positif, un guide dans notre écosystème commercial et industriel, ainsi qu’un soutien à nos équipes.

MESSAGE DE SÉBASTIEN BARDON

Sébastien Bardon, Fondateur PDG de Capsum

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ENGAGEMENT COMEX

1. SÉBASTIEN BARDON Fondateur & PDG

2. CAROLINE BOULLIER Directrice Business Support

3. SOPHIE AGAT Directrice Offre et Developpement Produit

4. ANTHONY BRIOT Directeur Opérations

5. CHRISTOPHE AUGIER Directeur Industrialisation

6. MATHIEU GOUTAYER Directeur Nouvelles Plateformes Technologiques

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Ce code de conduite est un socle voulu par nous tous. Il représente la concrétisation de ce que nous vivons avec nos équipes au quotidien, mais aussi et surtout un élan pour aller plus loin, une référence sur laquelle s’appuyer pour les situations complexes, qui doit devenir demain un élément constitutif de notre culture d’entreprise.

Au-delà de notre participation à l’effort collectif environnemental, le bien-être de nos salariés, notre réputation, la valeur de notre marque dépendent de notre conduite, et elle se doit d’être exemplaire.

Notre ambition pour Capsum est de devenir un leader inspirant, une référence de notre industrie pour sa responsabilité sociale et environnementale.

Nous nous engageons à respecter ce Code de Conduite dans notre quotidien, à le promouvoir au sein de nos équipes, à l’expliciter, à le faire vivre.

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DROITS DE L’HOMME

Principe 1 : Promouvoir et respecter la protection du droit international relatif aux Droits de l’Homme.

Principe 2 : Veiller à ne pas se rendre complices de violations des Droits de l’Homme.

NORMES INTERNATIONALES DU TRAVAIL

Principe 3 : Respecter la liberté d’association et reconnaître le droit de négociation collective.

Principe 4 : Contribuer à l’élimination de toutes les formes de travail forcé ou obligatoire.

Principe 5 : Contribuer à l’abolition effective du travail des enfants.

Principe 6 : Contribuer à l’élimination de toute discrimination en matière d’emploi.

ENVIRONNEMENT

Principe 7 : Appliquer l’approche de précaution face aux problèmes touchant à l’environnement.

Principe 8 : Prendre des initiatives tendant à promouvoir une plus grande responsabilité en matière d’environnement.

Principe 9 : Favoriser la mise au point et la diffusion de technologies respectueuses de l’environnement.

LUTTE CONTRE LA CORRUPTION

Principe 10 : Agir contre la corruptionsous toutes ses formes, y compris l’extorsion de fonds et les pots-de-vin.

LES 10 PROPOSITIONSDU PACTE DES NATIONS UNIES

Les Dix Principes du Global Compact des Nations Unies sont dérivés de : la Déclaration Universelle des Droits de l’Homme, la Déclaration de l’Organisation Internationale du Travail relative aux principes et des droits fondamentaux au travail, la Déclaration de Rio sur l’environnement et le développement, et la Convention des Nations Unies contre la corruption.

Capsum est signataire du Pacte

des Nations Unies. Ces 10 propositions sont l’un

des piliers de ce code de conduite.

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Notre engagement pour notre écosystème p.20• Lutter contre la fraude

• Lutter contre la corruption

• Activités politiques et lobbying

• Conflits d’intérêts

• Relations avec nos fournisseurs et partenaires

3.

Introduction p.7• Qu’est-ce que le Code de Conduite ?

• A qui s’applique le Code de Conduite ?

• Qui est responsable de la mise en œuvre du Code de Conduite ?

• Où peut-on trouver le Code de Conduite ?

• Comment nous assurer que nous prenons la bonne décision ?

• Respect des lois et réglementaires

Notre engagement pour la planète p.10• Protéger l’environnement, préserver les ressources naturelles

• Prévenir les risques environnementaux

• Réduire nos déchets

• Energie et CO2

• Marketing Responsable

1.

Notre engagement en tant qu’employeur p.26• Santé, bien-être et sécurité au travail

• Diversité et non-discrimination

• Harcèlement moral et sexuel

• Équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle

• Protection des biens de l’entreprise

• Confidentialité

• Vie privée et données personnelles

• Liberté d’association, syndicale

4.

Annexes p.36• Remonter des questions et des inquiétudes• Documents de référence

Notre engagement pour la société p.16• Droits Humains et Droit du travail

• Sincérité des états financiers

• Ventes et commerce à l’international

2.

TABLE DES MATIÈRES

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Introduction

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OU PEUT-ON TROUVER LE CODE DE CONDUITE ?

Ce Code de Conduite expose les principes et les valeurs qui font l’identité de l’entreprise et que doivent respecter dans leurs activités professionnelles tous les salariés de Capsum, ainsi que tous nos partenaires.

Il est un référent qui définit les comportements à adopter et les attitudes à promouvoir, afin d’agir de manière responsable et juste au quotidien.

Ce Code de Conduite a pour ambition d’accompagner les décisions, de résoudre les conflits, de permettre des relations de confiance et d’améliorer nos pratiques et celles de nos partenaires.

QUI EST RESPONSABLE DE LA MISE EN ŒUVRE DU CODE DE CONDUITE ?

Ce Code de Conduite s’applique à tous les salariés et partenaires de Capsum :

• Toutes nos équipes, dans tous nos pays d’implantation.

• Tout notre écosystème y compris : - Les sous-traitants, les consultants, les indépendants, les intérimaires - Les stagiaires - Le personnel détaché - Les travailleurs saisonniers - Les distributeurs, agents et revendeurs.

Nous demandons également à nos fournisseurs d’appliquer des standards au moins équi-valents aux nôtres. Ils sont précisés dans le Code de Conduite Fournisseurs.

Le Code de Conduite doit être connu et respecté de tous dans l’entreprise. Le Comité Exécutif (COMEX) joue un rôle clé et a des responsabilités supplémen-taires. Chaque membre Comex doit :

• Promouvoir ce Code et s’assurer qu’il est bien diffusé et compris dans son équipe,• Garantir un environnement dans lequel les questions peuvent être librement posées et les inquié- tudes exprimées,• Se comporter de manière exemplaire, en accord avec les valeurs de Capsum,• Veiller à ce que ce Code soit appliqué et répondre aux questions.

Le département Business Support est responsable de la supervision du Code. Il accompagne les équipes dans sa mise en œuvre, en évaluant les risques, en développant des politiques et des guides, en veillant à ce que des formations en lien avec ce Code soient proposées à tous et en répondant aux questions.

Le code est donné en version papier à tous les salariés, y compris les nouveaux arrivants. Son approbation est une condition nécessaire à l’embauche. Le Code de Conduite est aussi disponible en lecture ou en téléchargement sur :

• MyCapsum, l’intranet de Capsum accessible aux salariés• capsum.net, le site web de Capsum accessible à tous

Le Code de Conduite Fournisseurs est disponible lui aussi sur capsum.net.

QU’EST-CE QUE LE CODE DE CONDUITE ?

A QUI S’APPLIQUE LE CODE DE CONDUITE ?

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COMMENT NOUS ASSURER QUE NOUS PRENONS LA BONNE DÉCISION ?

Le Code est un guide conçu pour nous aider à faire face à la plupart des situations dans notre vie professionnelle qui pourraient poser des problèmes éthiques. Cependant, il ne peut pas prévoir toutes les situations auxquelles nous pourrions être confrontés dans l’exercice de nos activités professionnelles.

En cas de doute quant à l’attitude à adopter, nous devons faire preuve de discernement et nous poser les questions suivantes :

• Est-ce conforme à la loi ?

• Cela donne-t-il une bonne image de moi et de l’entreprise ?

• En parlerais-je à un collègue ?

• Serais-je à l’aise si cela était rendu public ?

Si la réponse à l’une de ces questions est « Non », nous ne devons pas prendre cette décision.

En cas de doute, nous pouvons nous adresser au contact approprié (voir information contact dans « Remonter des questions et des inquiétudes » en page 36).

Chacun de nous, dans chaque entité de Capsum, est tenu de respecter les lois et les réglementations du pays dans lequel il travaille. Dans le cas où les réglementations locales seraient plus strictes que notre Code de Conduite, ce sont ces dernières qui prévalent.

Chacun de nous doit savoir que toute violation de lois et de réglementations peut être passible de sanctions civiles et/ou pénales, autant pour la personne impliquée que pour la Société.

Dans le cadre de nos activités professionnelles, nous devons signaler à notre supérieur hiérarchique au Département Business Support, à n’importe quel membre du COMEX ou à l’adresse d’alerte confidentielle de Capsum [email protected] tout comportement que nous considérons comme allant à l’encontre des lois et réglementations applicables.

RESPECT DES LOIS ET RÉGLEMENTATIONS

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1.Notre engagement

pour la planète

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NOUS NOUS ENGAGEONS

Chez Capsum, nous sommes convaincus de la responsabilité des entreprises et du rôle essentiel qu’elles jouent dans la bataille pour un monde plus durable. La préservation des ressources naturelles et la réduction de notre impact environnemental sont et doivent être pour chacun de nous des priorités.

Cet engagement se retrouve à chaque étape du processus de production, régulièrement analysée et revue sous l’angle de la protection de l’environnement, que ce soit à travers les formules que nous proposons à nos clients, toujours plus naturelles, toujours plus soucieuses de l’impact sur l’environnement, ou le packaging, tant pour nos propres collections que pour les co-développements avec nos clients. Il en est de même des activités et pratiques dans chacun des départements de l’entreprise.

En particulier, l’utilisation de l’eau potable dans nos usines est devenu un indicateur-clé, sur lequel nous nous fixons des objectifs de réduction toujours plus ambitieux.

C’est à nous tous, dans nos rôles respectifs, de respecter et faire évoluer positivement cette politique environnementale, en respectant les réglementations, mais aussi en allant plus loin.

• A respecter l’ensemble des réglementations et surveiller leurs évolutions.

• A contrôler nos paramètres environnementaux et à les mettre à la disposition de tous sous forme d’indicateurs.

• A produire chaque année un rapport RSE repre- nant ces indicateurs, en toute transparence.

• A effectuer de la veille environnementale, pour identifier les meilleures pratiques de la profession, et à nous en inspirer.

• A recueillir les bonnes idées de tous, les analyser et les mettre en œuvre autant que possible.

• Limiter notre impact sur l’environnement est important pour la durabilité de notre société.

• Être une société responsable améliore égale- ment notre image et favorise les opportunités commerciales.

• Nous devons être dans un processus d’améliora- tion continue sur les questions environnementales.

PROTÉGER L’ENVIRONNEMENT PRÉSERVER LES RESSOURCES NATURELLES

NOUS CONSIDÉRONS QUE

Les indicateurs Capsum et leur évolution sont partagés et consultables par tous sur MyCapsum. Ainsi chacun peut mesurer le résultat de nos efforts.

INDICATEURS ENVIRONNEMENTAUX

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Capsum s’engage à prévenir l’impact de ses activités sur l’environnement, afin d’éviter toutes répercussions nuisibles. Car les conséquences potentielles d’un risque environnemental sont importantes : atteinte à la nature ou à la santé de nos salariés et de nos voisins, pertes financières, sanctions juridiques ou encore dégradation de l’image de Capsum. La nécessaire vigilance s’applique en priorité aux équipes de production, mais concerne aussi l’ensemble de l’entreprise.

QU’EST-CE QU’UN RISQUE ENVIRONNEMENTAL ?

NOS ENGAGEMENTS

• Pour chaque nouveau process de production, ou pour chaque modification de process, les risques environnementaux sont évalués, et des mesures de prévention sont mises en place si nécessaire.

• Nous contrôlons nos paramètres environnementaux.

• Nous explicitons et faisons respecter les procé- dures de déplacement des matières dangereuses pour les humains et pour l’environnement.

• Nous traitons nos effluents en fonction de leur dangerosité.

PRÉVENIR LES RISQUES ENVIRONNEMENTAUX

Le risque environnemental représente la pos-sibilité de survenance d’incidents ou accidents générés par l’activité d’une entreprise qui peuvent entraîner des répercussions nuisibles et significatives sur l’environnement.Cela peut se matérialiser par une pollution de l’eau, de l’air, des sols, des sous-sols ou encore des eaux souterraines du site.

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Convaincus de l’importance de cette problématique pour la protection de l’environnement, nous avons fait de la réduction de nos déchets, en particulier plastiques, une priorité chez Capsum, aussi bien dans les processus de fabrication de nos produits que dans notre environnement professionnel quotidien.

Chaque flux est suivi, trié, mesuré. Sur chaque contenant, en R&D comme en production, la question de la réutilisation est systématiquement posée. Pour ses collections propres, Capsum veut se montrer exemplaire : l’utilisation du plastique pour le conditionnement et les envois est réduite au minimum.

Le tri a été mis en place dans nos bureaux et grâce aux propositions de nos salariés, de nombreuses actions pour limiter nos déchets ont été mises en œuvre. Chez Capsum, la réduction des déchets nous concerne tous.

RÉDUIRE NOS DÉCHETS

TOUS IMPLIQUÉS

Être exemplaire pour les emballages de nos collections.

Gérer les déchets à la source et les prendre en compte dans notre politique d’achats.

Effectuer un suivi et des rapports sur chaque filière de déchets.

Former et informer tous les salariés au tri. Trier tout ce qui peut l’être.

Être à l’écoute des propositions des salariés pour réduire encore nos déchets.

Effectuer une veille permanente sur les meilleures pratiques.

Si vous avez une idée, vous pouvez la proposer. Une boite à idée est disponible dans la salle de pause principale de chaque site Capsum. De nombreuses initiatives ont été mises en place grâce aux propositions des collaborateurs : mugs, covoiturage, gourde, couverts non jetables… Beaucoup d’autres restent à inventer.

NOS ENGAGEMENTS

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Capsum se veut une entreprise modèle dans le domaine de l’énergie et s’engage à réduire son empreinte carbone. Pour cela, nous avons identifié deux priorités :

• la maîtrise de notre consommation énergétique d’une part,

• l’utilisation de sources d’énergie non carbonées d’autre part. Ces deux sujets sont au cœur des préoccupations de Capsum, sur chacun de ses sites.


• L’énergie est un bien précieux, quel que soit son coût financier.

• Économiser l’énergie, c’est bon pour la planète et c’est bon pour Capsum.

ÉNERGIE ET CO2

Utiliser systématiquement de l’électricité non carbonée pour l’ensemble de nos sites, à chaque fois que c’est possible.

Intégrer systématiquement la production d’énergie décarbonée à nos projets immobiliers.

Limiter autant que possible nos trajets en avion. Nous privilégions les transports en commun partout où ils sont disponibles et nous prenons le train plutôt que l’avion sur un trajet équivalent.

Compenser les émissions de CO2 de nos trajets en avion.

NOS ENGAGEMENTS

Pour guider les Capsumiens dans leurs choix tout en respectant les engagements de l’entreprise, une note encadrant les déplacements est dispo-nible sur MyCapsum.

CHOISIR SON MOYEN DE TRANSPORT

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Conscients de la nécessaire évolution de notre marché, nous nous efforçons de proposer et mettre en valeur des produits éco-conçus et toutes nos opérations marketing sont axées sur des produits et des services plus respectueux de l’environnement et de l’humain.

NOS PRIORITÉS

• Développer une offre plus responsable à travers :

- nos choix de matières premières favorisant la naturalité

- notre engagement à ne tester aucune formule sur les animaux

- notre vigilance sur les conditions de travail liées à leur fabrication (ex. certification Responsible Mica Initiative ou RSPO)

- la promotion de packagings plus vertueux en terme de recyclabilité et de réduction d’emballage

- l’attention portée à la diffusion de cette offre à nos clients (donneur d’ordre – marque de cosmétiques) avec des modes d’emballage réduits en poids et encombrement, en carton FSC.

• Inciter nos clients à développer des produits plus respectueux et en adéquation avec les attentes grandissantes des consommateurs : pour les formules, par exemple, nous transmettons sur demande à nos clients une cotation aux standards reconnus sur le marché tels que l’ISO 16128, EWG et Clean at Sephora.

Ces valeurs fondamentales environnementales s’expriment tant dans nos produits développés que dans nos propres collections.

MARKETING RESPONSABLE

Le label du Forest Stewardship Council garantit aux consom-mateurs que leurs produits en bois ou issus du bois proviennent de forêts aménagées de façon durable.

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2.Notre engagement

pour la société

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En tant qu’entreprise responsable et engagée, Capsum s’engage à respecter les droits humains dans le cadre de ses activités et de ses relations commerciales et à garantir l’évolution de ses salariés dans un environnement de travail sain et respectueux, dans le monde entier. Nous adhérons aux principes exposés dans la Déclaration universelle des droits de l’homme, les conventions fondamentales de l’Organisation Internationale du Travail (OIT) et le Pacte Mondial des Nations Unies, que nous avons ratifiés.

DROITS HUMAINS ET DROIT DU TRAVAIL

NOS ENGAGEMENTS

• Nous devons connaître et respecter toutes les lois et réglementations applicables en matière de Droit du Travail.

• Tout comportement allant à l’encontre des droits fondamentaux des personnes doit être signalé à notre supérieur hiérarchique ou au Départe- ment Business Support.

Nous pouvons aussi contacter :

> L’adresse d’alerte confidentielle de Capsum [email protected]

> N’importe quel membre du COMEX.

• Toutes les formes d’esclavage moderne, notamment le travail forcé et le trafic d’êtres humains, sont interdites.

• Toutes les formes de travail des enfants dont l’âge est inférieur à l’âge minimum défini par les standards de l’OIT sont interdites.

• Le droit d’association de chacun (syndicats, affi- liation politique, etc.) doit être respecté.

• La rémunération doit être au moins égale au salaire minimum légal dans le pays en question.

• Nos fournisseurs se doivent d’appliquer des standards au moins équivalents aux nôtres.


Le risque environnemental représente la possibilité de survenance d’incidents ou accidents générés par l’activité d’une entreprise qui peuvent entraîner des répercussions nuisibles et significatives sur l’environnement. Cela peut se matérialiser par une pollution de l’eau, de l’air, des sols, des sous-sols ou encore des eaux souterraines du site.

Les 4 principes et droits fondamentaux du travail de l’OIT

• la liberté d’association et la reconnaissance effective du droit de négociation collective

• l’élimination de toute forme de travail forcé ou obligatoire

• l’abolition effective du travail des enfants

• l’élimination de la discrimination en matière d’emploi et de profession.

L’ORGANISATION INTERNATIONALE DU TRAVAIL (OIT)

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Des rapports financiers exacts et fiables sont essentiels pour l’intégrité de notre entreprise, les performances actuelles et futures et la prise de décisions stratégiques adéquates. Il est donc essentiel que nos états reflètent les activités de la société de manière exacte, conformément aux normes comptables nationales et internationales.

SINCÉRITÉ DES ÉTATS FINANCIERS

UNE VIGILANCE DE TOUS

NOS ENGAGEMENTS

« Je ne travaille pas dans le départe-ment Finances. L’exactitude des rapports financiers est-elle de ma responsabilité ? »

Oui, l’exactitude financière est la responsabi-lité de tous. Des notes de frais aux factures reçues par les fournisseurs, nous devons tous nous assurer que les transactions sont exactes, complètes et correctement enregis-trées.

• Les écritures comptables, les comptes et les états financiers de Capsum doivent respecter les exigences légales et refléter de manière exacte les opérations effectuées par Capsum.

• Les contrôles internes ainsi que les audits externes garantissent l’exactitude de nos comptes. Ils nous permettent de rester vigilants sur le risque de fraude et de blanchiment d’argent.

• En cas de doute, nous devons le signaler à notre supérieur hiérarchique.

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La vente de produits et services, importés ou exportés, est soumise à des réglementations spécifiques. Capsum respecte toutes les règles applicables en matière de commerce international, conformément à nos valeurs et aux standards internationaux applicables, notamment les embargos et sanctions commerciales des Nations Unies et de l’Union Européenne.

Nous respectons aussi toutes les lois et règlements propres aux produits chimiques.

Des pratiques commerciales transparentes et l’application des réglementations douanières garantissent des collaborations durables et respectueuses avec nos partenaires commerciaux.

VENTES ET COMMERCE À L’INTERNATIONAL

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3.Notre engagement pour un écosystème

sain et pérenne

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La fraude est inadmissible, quelle que soit sa forme et c’est à chaque salarié de Capsum, ainsi qu’à toute partie tierce agissant pour le compte de Capsum, de contribuer à sa prévention.

Pour lutter contre la fraude, des procédures internes ont été mises en place. Les managers jouent ici un rôle clé pour les faire respecter mais aussi pour contribuer à la détection et la prévention de la fraude.

Mais nous pouvons tous et toutes, salariés ou partenaires de Capsum, être amenés à être témoin de malversations et il est de notre ressort d’en avertir les personnes référentes. Toute fraude avérée ou présumée doit être signalée à notre supérieur hiérarchique, au département Business Support, à n’importe quel membre du COMEX ou à l’adresse [email protected].

Si Capsum était un être vivant, son écosystème serait constitué de ses fournisseurs, clients, sous-traitants, intérimaires, consultants, collectivités locales, etc. En bref, tous ceux qui échangent des flux financiers, de travail, de produits et de services avec Capsum.

Il nous paraît essentiel d’établir avec eux des relations basées sur la confiance et la transparence. Pour eux, nous voulons être irréprochables dans nos pratiques, et continuer à grandir chaque jour avec eux à travers la mise en place de procédures et de standards exemplaires pour lutter contre la fraude, la corruption ou les conflits d’intérêts.

LUTTER CONTRE LA FRAUDE

NOTRE ÉCOSYSTÈME

• le vol physique des biens de Capsum• le vol physique des produits fabriqués par Capsum ou confiés par nos clients même s’ils ont été mis au rebut• la falsification de reçus ou de notes de frais• la contrefaçon ou la modification de comptes financiers• le détournement de fonds, titres ou autres actifs• le blanchiment d’argent• la malversation• la surfacturation d’un fournisseur et l’obtention d’un paiement personnel en retour• la divulgation d’informations confidentielles à des parties prenantes externes• la corruption• etc.

QUELQUES EXEMPLES DE FRAUDE (LISTE NON EXHAUSTIVE)

CAS PRATIQUE

Non, pour plusieurs raisons :• la première, c’est que nos poubelles nous appartiennent, et qu’il s’agirait d’un vol. • la seconde, c’est que le produit fait peut-être l’objet d’un accord de confidentialité, et que le sortir de nos murs serait trahir nos clients.

Un produit a été jeté à la poubelle, puis-je le prendre ?

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Capsum s’engage à lutter contre la corruption et le trafic d’influence sous toutes ses formes, dans ses relations avec les acteurs publics et privés.

Au-delà de l’indispensable application de la loi, une politique de tolérance zéro protège notre réputation et nous permet de développer des relations fondées sur la confiance avec nos parties prenantes.

Les salariés et partenaires de Capsum doivent s’engager au quotidien et refuser certaines pratiques :

• Nous ne devons ni offrir, ni promettre, ni donner des pots-de-vin, quelle que soit la somme, directement ou par un intermédiaire, à un interlocuteur du secteur privé ou à un agent public.

• Nous ne devons ni accepter ni recevoir toute forme de pot de vin, quelle que soit sa somme et son origine.

• Nous n’effectuons ni ne recevons de paiements officieux.

LUTTER CONTRE LA CORRUPTION

DÉFINITIONSLa corruption comprend le fait de promettre, offrir, donner, recevoir, accepter de recevoir tout objet de valeur, directement ou indirectement, dans le but d’obtenir un avantage illégitime ou d’influencer une décision.

Les paiements officieux sont des paiements réalisés de manière frauduleuse pour faciliter ou accélérer des démarches ou l’accès à des services auxquels le payeur a légalement droit.

CADEAUX ET INVITATIONS

Les cadeaux et invitations sont des outils professionnels destinés à renforcer les relations. Cependant, ils ne doivent jamais influencer nos décisions, ou avoir pour but d’influencer les décisions de nos parties prenantes.

Nous devons donc faire preuve de discernement et de modération, et veiller à ce que la fréquence et la valeur restent raisonnables.

• Nous devons éviter tout cadeau ou invitation lors d’un processus de négociation ou d’appel d’offres.• Nous ne devons jamais demander un cadeau ou une invitation.

• Si le cadeau est une somme d’argent en espèce, c’est un pot de vin, quelle que soit la somme.

Cadeaux et invitations peuvent rapidement amener à des situations embarrassantes. Si nous nous posons la question de la perti-nence d’un cadeau ou d’une invitation, c’est peut-être qu’il est temps d’en parler.

Au moindre doute, à la moindre ambigüité, nous pouvons contacter notre supérieur hiérarchique ou le Département de Business Support.

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CAS PRATIQUE

Capsum ne finance ni ne rend service à aucun parti politique, à aucune personne candidate à une élection ou en fonction officielle. Nous respectons le droit de chacun de contribuer au processus politique et de participer à des activités politiques, tant que le salarié ne représente pas Capsum en cette qualité.

• Capsum ne verse aucune donation politique d’aucune forme, que ce soit de manière directe ou indirecte.

• Tout le monde est libre de devenir membre d’un parti politique et peut faire des dons à des partis politiques, tant que cette activité reste dans la sphère privée et est pratiquée dans le temps libre du salarié, qu’elle n’entraîne pas de situation de conflit d’intérêts et qu’elle n’est pas considérée comme du lobbying.

• Les opinions et dons politiques personnels ne traduisent en aucun cas les valeurs de la société, que ce soit de manière directe ou indirecte.

• Les personnes liées à la politique ne peuvent collaborer avec Capsum que dans des situations gérées avec précaution.

ACTIVITÉS POLITIQUES ET LOBBYING

CAS PRATIQUE

« Mon frère est candidat à une élection locale et j’aimerais l’aider dans sa campagne. Puis-je le faire ? »

Votre activité politique est une affaire privée. Cependant, vous devez vous assurer que vous n’utilisez pas le nom ni les ressources de Capsum pour cette campagne. Par exemple, vous ne pouvez pas utiliser la marque Capsum ou votre adresse électronique professionnelle, et vous ne devez pas consacrer du temps à cette campagne sur vos heures de travail.

« Puis-je accepter un déjeuner professionnel de la part d’un fournisseur ? »

• Dans la plupart des cas, les déjeuners professionnels modestes et peu fréquents sont acceptés. Cependant, lorsqu’un fournisseur paye pour un déjeuner, vous devez toujours vous demander si cela peut compromettre votre impartialité ou semble compromettre votre impartialité vis-à-vis des autres.

• Si le déjeuner est offert lors de négociations de contrat, vous devez toujours poliment refuser l’invitation.

« Quels types de cadeaux sont considérés comme étant de faible valeur ? »

• Les cadeaux comme les sacs, stylos, carnets, t-shirts, chapeaux ou les autres objets à but promotionnel sont généralement considérés comme de valeur modeste.

Le Comité Social et Economique (CSE) récupère les cadeaux offerts pour les redistribuer lors d’une tombola annuelle.

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Tout salarié de Capsum doit prendre des décisions qui servent au mieux les intérêts de la société. Un conflit d’intérêts peut survenir lorsque les intérêts personnels s’opposent, ou seraient susceptibles de s’opposer à nos devoirs professionnels ou aux intérêts de Capsum. Les conflits d’intérêts réels ou présumés peuvent aussi entacher l’image de Capsum.

Un conflit d’intérêts n’est pas une faute en soi. La faute, c’est de ne pas le traiter.

• Les conflits d’intérêts doivent être évités à tout moment.

• Les conflits d’intérêts doivent être signalés le plus tôt possible pour être pris en charge par notre supérieur hiérarchique ou le Département Business Support.

• Les managers et la direction doivent veiller à ce que chaque conflit d’intérêts signalé soit géré de manière efficace.

• Tout nouveau salarié ou tout salarié changeant de poste doit signaler tout intérêt personnel à l’égard de tout salarié, client, intermédiaire ou agent public travaillant avec la société.

• Les parties tierces agissant pour le compte de Capsum doivent signaler tout conflit d’intérêts.

CONFLITS D’INTÉRÊTS

QUELQUES EXEMPLES DE SITUATIONS PROBLÉMATIQUES

TEST RAPIDE

• Un salarié a un lien proche de parenté/ d’amitié avec l’un de nos fournisseurs alors qu’il est responsable de la relation avec ce fournisseur chez Capsum,

• Un salarié utilise sa situation ou son statut chez Capsum pour influencer indirectement la décision d’acheter des biens ou des fournitures d’une entreprise dans laquelle un proche a un intérêt financier direct.

• Un salarié est un proche d’un concurrent de Capsum.

• Existe-t-il un éventuel conflit d’intérêts ?

• Me sentirai-je redevable envers quelqu’un ?

• Mon discernement professionnel pourrait-il être compromis ?

• Cela donnerait-il l’impression que mon discernement professionnel est compromis ?

Si la réponse est « Oui » à une de ces questions, nous pourrions nous trouver dans une situation de conflit d’intérêts. Nous devons en parler à notre supérieur hiérarchique ou au Département Business Support.

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Nous sommes riches des liens que nous tissons. Nos fournisseurs constituent un élément clé de la qualité de nos produits et dans notre capacité à innover. Notre souhait est de grandir avec eux, dans la confiance, le respect et dans une interdépendance positive afin que notre image s’embellisse mutuellement.

C’est pour cela qu’un Code de Conduite Fournisseur leur est dédié. Nous leur demandons de le signer, de s’engager à nos côtés.

RELATIONS AVEC NOS FOURNISSEURS ET PARTENAIRES

NOS ENGAGEMENTS

Recevoir nos fournisseurs avec courtoisie, même si leurs produits et services ne sont pas adaptés à nos besoins.

Intégrer les principes de ce Code de Conduite dans le processus de sélection. Favoriser les fournisseurs respectueux de l’environnement et aux pratiques sociales exemplaires.

• Un engagement fort et clair, avec des standards au moins équivalents aux nôtres.

• Des relations commerciales fondées sur le respect et la confiance.

CE QUE NOUS ATTENDONSLE CODE DE CONDUITE

FOURNISSEURS

Dans le cadre de notre démarche, nous avons écrit un code de conduite pour nos fournisseurs fondé sur les principes du Global Compact des Nations Unies et les conventions de l’Organisation Internationale du Travail (OIT). Ce code de conduite nous permet de construire avec nos partenaires une relation à long terme en créant une croissance durable.

Pour tous, ce document complète les différents règlements, normes et lois en vigueur dans les différents pays. Les fournisseurs s’engagent aussi à respecter ces réglementations, normes et lois dans les pays où ils exercent leur activité. Les fournisseurs de Capsum sont tenus de suivre et de communiquer ce code de conduite à tous leurs salariés travaillant avec nous.

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4.Notre engagement

en tant qu’employeur

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Nos salariés sont notre première richesse et les protéger est notre devoir. Leur santé impacte leur créativité et leur force de travail. Nous devons donc, tous ensemble, minimiser et prévenir les risques d’incidents, accidents et maladies liés au travail. Nos premiers outils de prévention sont la formation et l’information.

Pour ce qui est du bien-être, notre objectif et notre responsabilité sont de maintenir un environnement professionnel sain et épanouissant, dans lequel nos salariés peuvent exprimer leur potentiel, atteindre leurs objectifs et créer.

Si nous rencontrons des difficultés au travail ou si nous pensons que notre environnement professionnel a un impact négatif sur notre bien-être ou notre santé, nous devons en parler avec notre supérieur hiérarchique un représentant du département Business Support ou n’importe quel membre du COMEX.

SANTÉ, BIEN-ÊTRE ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL

NOUS NOUS ENGAGEONS À

• Respecter toutes les lois et réglementations liées à la santé et à la sécurité au travail.

• Former à la sécurité au travail l’ensemble de nos salariés et des intérimaires travaillant pour Capsum.

• Signaler et analyser chaque accident, maladie ou incident et prendre les mesures nécessaires pour éviter que ces derniers se reproduisent.

• Fournir tous les EPI* nécessaires aux salariés, in- térimaires et visiteurs.

• Encourager les propositions des employés concernant leur poste de travail, les analyser et les mettre en œuvre selon leur pertinence.

• Mettre régulièrement à la disposition de tous les salariés des informations et des tutoriels concernant la sécurité.

• Contribuer à la sécurité par des affichages clairs dans les endroits critiques, en particulier dans les zones de production.

• Tous les salariés ont le droit de travailler dans un environnement sain, qui prend en compte leur bien-être.

• Nous devons rester vigilants afin d’identifier tous les risques, les prévenir et sensibiliser les personnes exposées.

• La santé est physique mais aussi morale et la lutte contre le harcèlement et les discriminations participe à la bonne santé de nos salariés.

• Tout le monde doit s’engager, individuellement et collectivement.

• Les employés et les parties tierces doivent respecter les règles.


FLASH SÉCURITÉ

Une dizaine de « Flashs sécurité » sont diffusés par le service Sécurité Hygiène Environnement chaque année. En général très ciblés, ils servent à rappeler les règles ou à revenir sur un incident. Ne les ratez pas !

CAS PRATIQUE

Je dois amener un visiteur dans notre zone de fabrication, et je ne trouve pas d’EPI*. Puis-je quand même faire la visite ?

Non, il suffit dans ce cas de s’adresser au département Sécurité Hygiène Environnement, qui vous fournira l’équipement nécessaire.

*EPI : Equipement de Protection Individuel

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Le siège historique de Capsum est à Marseille, ville de diversité et de mélange. Une mixité qui se retrouve naturellement chez nos salariés et dont nous sommes fiers. Chez nous, tout le monde doit avoir les mêmes chances de réussir et toute contribution doit être valorisée. Les discriminations, quelle qu’en soit la forme, ne sont et ne seront jamais tolérées chez Capsum.

Notre priorité est de fournir un environnement professionnel sain, dans lequel tout le monde peut apprendre, se développer, progresser et contribuer à l’essor de Capsum et être reconnu pour cela. Nous veillons aussi à la non-discrimination dans nos relations commerciales.

DIVERSITÉ ET NON-DISCRIMINATION

NOS ENGAGEMENTS

• Respecter le droit du travail en vigueur. La discrimination est un délit.

• Contribuer à maintenir un climat de confiance

• Interagir avec respect à tout moment et avec tous.

• Notre diversité stimule la créativité, favorise la collaboration, augmente les performances et représente un atout pour nous tous. Elle nous aide à mieux comprendre le monde et accompagne l’essor de l’activité. Elle nous enrichit.

• Tous les salariés et parties tierces ont le droit d’être traités avec le même niveau de respect et de dignité, sans considération de leur ethnie, nationalité, genre, religion, âge, expérience professionnelle, opinion politique, handicap, apti- tude, situation médicale, orientation sexuelle ou différence culturelle.

• Les processus de recrutement, de formation et de promotion de Capsum sont fondés uniquement sur les qualifications, les compétences, les réalisations et les performances.


NOUS@CAPSUM

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Chez Capsum, nous mettons tout en œuvre pour que le travail reste un plaisir. Le harcèlement, qu’il soit moral ou sexuel, est un enjeu majeur et un fléau que nous ne tolérons pas, et nous nous engageons à mener une politique forte de lutte contre le harcèlement. Nous définissons le harcèlement comme tout comportement verbal, visuel ou physique indésirable ou tout autre comportement qui crée un environnement professionnel menaçant, choquant ou hostile. Nous incluons aussi dans cette définition le manque de reconnaissance, point de départ potentiel de comportements harcelants.

En situation de harcèlement, plus le temps passe, plus la souffrance s’accumule. Que vous soyez victime ou témoin d’une telle situation, elle doit faire l’objet d’un signalement et d’une réaction rapides, pour prendre les mesures qui s’imposent au plus vite.

HARCÈLEMENT MORAL ET SEXUEL

NOUS DEVONS

Respecter toutes les lois et réglementa-tions qui interdisent le harcèlement.

Ne tolérer aucune forme de harcèlement, ni pour nous ni pour nos collègues, dans l’entreprise comme dans nos relations professionnelles.

Informer notre supérieur hiérarchique ou le référent harcèlement du CSE à l’adresse :

[email protected] l’’adresse d’alerte confidentielle :[email protected] peut aussi recevoir les signalements.

• Tous les salariés doivent être protégés contre toutes les formes de persécution et de harcè- lement.

• Toutes les formes de harcèlement sont interdites. Cela comprend, de manière non exhaustive, le racisme, le sexisme, l’homophobie, le harcèlement sexuel, ainsi que les comportements intimidants ou menaçants.


S’il existe des formes de harcèlement claires et facilement détectables (violence verbale, humiliations, racisme, sexisme), d’autres formes sont moins évidentes. Si une personne dit se sentir harcelée, il faut faire cesser immédiatement le comportement en question, quelle que soit notre opinion sur la situation.

LA LUTTE CONTRE LE HARCÈLEMENT COMMENCE PAR L’ÉCOUTE

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Chez Capsum, nous savons que maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée est essentiel. Cela contribue à notre bien-être et à nos performances au travail. Les salariés ont une vie en dehors du travail, avec des loisirs, des engagements, des responsabilités et des obligations et il est important que la vie professionnelle ne vienne pas empiéter sur ce temps précieux et essentiel. Nous nous engageons à nous assurer que les salariés aient toutes les cartes en main pour atteindre leurs objectifs au travail, tout en respectant leurs engagements personnels.

Ce chapitre du Code de Conduite concerne tout particulièrement les managers, qui doivent veiller au respect des équilibres au sein de leur équipe.

ÉQUILIBRE ENTRE VIE PERSONNELLE ET VIE PROFESSIONNELLE

NOS BONNES PRATIQUES

• Dans notre propre gestion du temps, nous devons veiller à établir et maintenir un équilibre sain entre nos obligations personnelles et professionnelles.

• Nous devons limiter les communications professionnelles à un usage raisonnable en dehors des heures de travail. Les courriers électroni- ques, les appels téléphoniques ou les messages téléphoniques en dehors du travail doivent être limités aux urgences et aux situations exceptionnelles.

• Si nous ou nos proches sentons que notre charge de travail chez Capsum a un impact négatif sur notre capacité à investir suffisamment de temps dans notre vie personnelle, nous devons en parler à notre supérieur hiérarchique ou au Départe- ment Business Support.

• Tous les salariés ont le droit de maintenir une vie personnelle enrichissante en dehors du travail.

• La charge de travail des salariés ne doit pas avoir un impact inadéquat sur leur vie et leurs engagements personnels.

• L’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle de chaque salarié doit être respecté.


Nous faisons notre possible pour nous adapter aux horaires de nos clients. Si nos clients dépendent d’un autre fuseau horaire que celui de notre lieu de travail, notre agenda peut être adapté pour nous permettre de concilier vie personnelle et vie professionnelle. Dans tous les cas, il faut en parler avec son supérieur hiérarchique.

LES FUSEAUX HORAIRES

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La première richesse de Capsum, ce sont ses salariés. Viennent ensuite son savoir-faire, ses brevets, son image et sa réputation, sa marque, ses biens matériels et incorporels, sa capacité à produire, ses actifs financiers, etc.

Ces biens, nous devons les protéger contre la perte, la dégradation, l’utilisation illicite et le vol.

Nos droits et devoirs concernant l’utilisation responsable des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) sont définis dans un document spécifique, appelé Charte IT, listé dans les documents de référence à la fin de ce Code et disponible pour tous les salariés sur MyCapsum.

PROTECTION DES BIENS DE L’ENTREPRISE

• Les biens « support » (logiciels et programmes informatiques, téléphones et smartphones, ordinateurs portables, équipements de bureau et fournitures, véhicules de la société, machines et outils, etc.) sont destinés à l’usage professionnel.

• Chacun de nous est responsable, dans le cadre de sa fonction, de la bonne utilisation et de la protection des biens matériels et incorporels de la société.

• Nous devons limiter l’utilisation des outils TIC, notamment les systèmes de messagerie électro- nique et l’Internet, à des usages professionnels. L’usage personnel de ces outils est toléré s’il est exceptionnel et rare.

• Nous nous engageons à ne jamais utiliser les TIC d’une manière qui pourrait détériorer le système, le réseau IT, les intérêts de la société, nos clients ou les autres parties prenantes.

• Nos mots de passe doivent rester confidentiels.

NOUS RAPPELONS QUE VIGILANCE HAMEÇONNAGE

Les mails frauduleux tentent de récu- pérer les données personnelles et profes-sionnelles par la tromperie.

Les bons réflexes afin de ne pas être hameçonné :

• Avant d’ouvrir un mail, vérifier toujours l’adresse de l’expéditeur. La fraude peut être subtile avec une adresse mail semblable à celle de collaborateurs internes ou externes.

• Ne pas cliquer sur un lien ou télé- charger une pièce jointe sans avoir de certitudes sur le contenu et la provenance.

• En cas de doute ou de tentative de fraude avérée, transférer l’e-mail à l’adresse [email protected]

Testons nos capacités de vigilance grâce aux campagnes de formation IT.

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L’Information fait partie de nos actifs les plus précieux. Capsum s’engage à protéger les informations, qu’elles nous appartiennent ou qu’elles appartiennent à une autre société partenaire. Cela est indispensable à notre succès, notre réputation et notre pérennité. Les réseaux sociaux prennent une place toujours plus importante et nous sommes conscients qu’ils peuvent être un outil utile pour communiquer avec nos parties prenantes. Cependant, il faut utiliser ces outils avec précaution.

Nous ne devons pas partager des informations confidentielles avec toute personne autre que le destinataire voulu, sauf autorisation préalable obtenue de la part du propriétaire de ces informations ou sauf obligation légale. En cas de doute, nous devons poser la question à notre supérieur hiérarchique.

Les informations que nous donnent les fournisseurs, les clients et les partenaires ne doivent pas être divulguées sans autorisation préalable.

Nous devons suivre toutes les étapes nécessaires afin de prévenir la mauvaise utilisation ou la divulgation accidentelle de ces informations confidentielles. Cela implique d’agir avec discrétion dans les lieux publics, de conserver les informations confidentielles dans un lieu sûr et de prendre toutes les précautions nécessaires lors de l’envoi, de la copie ou de la destruction de documents ou de données.

Afin de protéger les informations confidentielles, il est essentiel d’adopter les mêmes standards, tant dans la vie privée que professionnelle, lors de l’utilisation d’Internet et des réseaux sociaux.

CONFIDENTIALITÉ

• Nous ne devons pas divulguer d’informations confidentielles.

• Nous devons respecter tous les accords de confidentialité conclus entre la société et ses partenaires.

• Nous devons protéger les informations de toute divulgation ou modification accidentelle, même après avoir quitté la société.

• Nous devons utiliser les réseaux sociaux de manière responsable, même en dehors du travail.

• Nous ne devons pas utiliser les informations de la société sans autorisation (par exemple, les photos ou vidéos de nos locaux).

• Nous devons toujours distinguer les communications professionnelles des communications personnelles.

• Nous devons nous assurer que le temps passé sur les réseaux sociaux à titre privé n’a aucun impact sur notre travail.

NOS RESPONSABILITÉSDE QUOI PARLE-T-ON ?

Les informations confidentielles comprennent, de manière non exclusive :

• les informations financières, juridiques et économiques relatives à la société ou à ses partenaires,

• la stratégie de la société et de ses partenaires (projets, acquisitions, marketing et prévisions de vente, stratégie d’achat, etc.),

• les capacités de production,

• les secrets de fabrication et les savoir-faire,

• les informations relatives à la recherche et aux développements produits en cours,

• les informations concernant les clients, fournisseurs et partenaires,

• les brevets non publiés,

• les logiciels spécifiques,

• les informations personnelles des salariés.

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J’ai l’habitude de poster des images positives sur les réseaux sociaux. Puis-je poster une photo d’un produit que je trouve beau ?

• Non, vous ne pouvez pas. Nous nous engageons à une confidentialité stricte vis-à- vis de nos clients. Nous travaillons souvent au développement de produits non encore disponibles à la vente, et toute communication relative à ces produits, même informelle, est strictement interdite. Une photo sur un réseau social peut être lourdement préju- diciable à Capsum.

Je suis dans le train avec un autre Capsumien, puis-je parler de stratégie, de projets ou d’organisation ?

• C’est un lieu public. Je dois donc agir comme si ma parole était publique, et veiller à ne rien dire qui pourrait porter préjudice à la confidentialité.

Astuces : utiliser l’écrit, remplacer les noms par des initiales, etc.

CAS PRATIQUES

ACCORDS DE CONFIDENTIALITÉ

Capsum signe avec chaque prospect et client un document appelé NDA (Non Disclosure Agreement = Accord de Confidentialité). Cet accord protège les deux parties qui échangent et partagent des informations confidentielles à propos de leur technologies, projets, stratégie, etc.

Signé à l’échelle de l’entreprise, il couvre et engage le respect de la confidentialité par TOUS les salariés de Capsum.

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Chacun a le droit à une vie privée. Capsum s’engage à respecter les informations confidentielles de ses salariés, partenaires commerciaux et autres parties prenantes et à protéger leurs données personnelles.

Capsum respecte les législations des pays dans lesquels il est implanté.

VIE PRIVÉE ET DONNÉES PERSONNELLES

• Chaque personne a le droit de contrôler la col- lecte, le traitement, l’utilisation et la diffusion de ses données personnelles.

• Ces dernières doivent être utilisées de façon juste à des fins spécifiques, explicites et légitimes et doivent être conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux fins du traitement.

• Chaque personne doit être informée de la col- lecte de ses données personnelles, de la manière dont ces dernières seront utilisées et des personnes à contacter en cas de questions.

• Capsum ne communique aucune donnée personnelle aux parties tierces, sauf si les lois et réglementations applicables le requièrent.

Nous devons respecter la vie privée de tous.

Nous devons garantir la confidentialité des informations de nos partenaires commerciaux.

Nous devons collecter, utiliser, traiter, transférer et conserver les données personnelles de nos collègues et celles de nos partenaires commerciaux en respectant les politiques internes de protection des données personnelles et les lois applicables.

En cas de doute ou de requête, nous de-vons contacter le Data Protection Officer à l’adresse [email protected].

NOS ENGAGEMENTS NOS RESPONSABILITÉS

« Donnée personnelle » désigne toute information liée à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne physique identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par l’intermédiaire de son nom, son numéro d’identification, son adresse, ses identifiants informatiques, ou tout autre élément spécifique à l’identité physique, physiologique, génétique, mentale, économique, culturelle ou sociale de cette personne physique. Par exemple son nom, sa date de naissance, son numéro de sécurité sociale, sa photographie, son adresse e-mail, le numéro d’identification de son ordinateur, etc.

LES DONNÉES PERSONNELLES

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• Collecter les données personnelles néces- saires à des fins légitimes et commerciales, archiver et supprimer des données personnelles si elles ne sont plus utiles.

• Protéger par un mot de passe ou crypter les documents contenant des données personnelles lors de leur transfert à des tierces parties autorisées.

• Verrouiller votre ordinateur en cas d’absence du bureau et changer votre mot de passe lorsque cela est demandé.

• Supprimer de manière sécurisée tout document contenant des données personnelles.

• Limiter le nombre de fichiers d’extraction de données.

• Conserver des données personnelles car vous pensez qu’elles seront utiles pour de futurs projets.

• Divulguer des données personnelles à une personne non autorisée ou envoyer des documents sensibles par courrier électronique sans mot de passe.

• Laisser des données personnelles sur une im- primante ou sur un serveur partagé.

• Conserver ou transférer des documents professionnels sur des appareils personnels (télé- phones, ordinateurs portables).

• Partager ses mots de passe.

À FAIRE À NE PAS FAIRE

COMMENT AGIR

Capsum reconnait le droit de ses salariés à se réunir, s’organiser et adhérer au syndicat de leur choix, ainsi que le droit à la négociation collective. Capsum respecte le droit du travail dans chaque lieu d’implantation, et le rôle important des institutions représentatives du personnel : le Comité Economique et Social (CSE).

L’entreprise considère que la liberté d’association et d’expression repose en grande partie sur la reconnais-sance des représentants élus par les salariés et leurs rôles. L’entreprise reconnaît leur légitimité d’action dans l’entreprise et veille à laisser la possibilité à tout salarié d’exercer ses droits à la liberté d’association, en vertu des législations locales.

LIBERTÉ D’ASSOCIATION SYNDICALE

• Les membres du CSE ont une légitimité d’action.

• La négociation collective est au centre du dialo- gue social.

• L’adhésion à un syndicat est libre pour chaque salarié.

• Le CSE est consulté sur des thèmes essentiels comme par exemple les conditions de travail des salariés.

• Le CSE a accès à l’information de l’entreprise, conformément à la Loi, pour mener ses actions de représentation.

• Les membres du CSE ne subiront aucune discrimination, menace ou intimidation liée à leur appartenance ou à leur statut de représentant du personnel.

NOUS CONSIDÉRONS QUE NOS ENGAGEMENTS

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QUELLES SITUATIONS PEUVENT ÊTRE SIGNALÉES ?

À QUI FAUT-IL S’ADRESSER ?

Peuvent être signalées toute situation et toute violation, avérée ou présumée, du Code de Conduite, des réglementations de l’entreprise ou des lois applicables. Dans le doute, signaler permet de lever les craintes.

Si une situation problématique est signalée a posteriori par une personne impliquée, Capsum s’engage à accueillir le signalement avec bienveillance. Le droit à l’erreur fait partie des principes fondamentaux de Capsum et il sera appliqué dans ce cas aussi.

Dans la plupart des cas, notre supérieur hiérarchique doit être notre premier interlocu-teur. Il/Elle est probablement la personne la mieux placée pour comprendre notre inquié-tude et prendre les mesures nécessaires, si besoin.

Le Département Business Support est aussi disponible pour répondre à nos questions, conseiller et accompagner.

Si nous ne nous sentons pas à l’aise de partager nos inquiétudes avec notre supérieur hiérarchique ou avec le Département Business Support, ou si nous avons déjà partagé nos inquiétudes et que nous pensons qu’aucune réponse appropriée n’est proposée, nous pouvons contacter :• L’adresse d’alerte confidentielle de Capsum : [email protected]• N’importe quel membre du COMEX

Nous avons conscience qu’il faut du courage pour partager ses inquiétudes.

Capsum ne tolèrera aucune forme de représailles envers tout salarié ou partie tierce agissant pour le compte de Capsum qui signale, de bonne foi, une violation avérée ou présumée du Code de Conduite ou des lois applicables.

REMONTER DES QUESTIONS ET DES INQUIÉTUDES

Les salariés, toute partie tierce agissant pour le compte de Capsum et toute autre partie prenante sont encouragés à poser des questions ou soulever des inquiétudes. Cela permettra à Capsum d’éviter les préjudices tant pour l’entreprise que pour les salariés.

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DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE

• Pacte des Nations Unies

• Charte IT

• Code de Conduite Fournisseurs

• Rapport RSE

• Déclaration de l’OIT de 1998

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NOTES

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www.capsum.net