PPT Inducción Implantación PMO TIC

Sub Gerencia de Gestión de Negocios TIC

Agosto 2012

Inducción Metodología PMO v.1.0Gerencia TIC Empresas

Objetivos de la presentación

2

• al equipo de trabajo de la PMO - TIC Empresas de Telefónica Chile

Presentar• la primera versión de la Metodología PMO de la Gerencia TIC

EmpresasIntroducir• retroalimentación de los asistentes

Obtener• el apoyo activo necesario para la implementación de los lineamientos

de gestión de proyectos establecidos en el ManualComprometer

Contenido

1. Introducción

2. Estrategia TIC & Metodología PMO

3. Presentación del Equipo PMO – TIC Empresas

4. Manual del Jefe de Proyectos

5. Beneficios Metodología PMO

6. Próximos pasos

Inducción Metodología PMO

v.1.0Gerencia TIC

Empresas

3

Con el objetivo de propagar la aplicación de buenas prácticas de gestión de proyectos en la

Gerencia TIC Empresas Chile se propone la extensión de la Metodología PMO en el área de

Implantación para:

1. Potenciar la convergencia TIC Empresas, apoyando la integración de los equipos de Gestión de

Ofertas, Diseño e Implementación y Operaciones

2. Alinear esfuerzos durante el desarrollo de proyectos TIC para clientes de Telefónica

3. Cumplir con la calidad de servicio que demandan nuestros clientes de soluciones TIC

1. Introducción

4

“UNA ESTRATEGIA CORRECTA PUEDE SOBREVIVIR A UNA CAMPAÑA MEDIOCRE, PERO INCLUSO UNA CAMPAÑA BRILLANTE PUEDE FALLAR SI LA ESTRATEGIA ES ERRÓNEA”.

Joseph Napolitan

2. Estrategia TIC & Metodología PMO

Queremos consolidar un equipo de trabajo comprometido, que se hagan cargo, innovador, propulsor del cambio, unido.

Un equipo que sepa seguir a sus líderes, cultivar el hábito de escuchar, afrontar y adaptarse.

“La colaboración es un deber, no un favor” (Presidente Telefónica)

“Hacer las Cosas Simples” (Gerente General Telefónica Empresas)

“Excelencia en la Implantación” (Director Segmento empresas)

“Cero Incertidumbre y reducir los Tiempos” (Gerente TIC)

Un Equipo Capaz de lograr la Integración y Obtener el Éxito.“

6

Equipo PMO TIC Empresas

3. Presentación Equipo PMO – TIC Empresas

7

•Ubicación física:

Piso 17 Torre Telefónica

•Correo:

[email protected]

•Servicios enfocados al Jefe de

Proyectos:

– Generación, Actualización y

Custodia de la Metodología PMO

– Atención de consultas

– Evaluación de Adherencia

Metodológica

– Cálculo de indicadores PMO

aplicables al Rol Jefe de Proyecto

Subgerente Gestión y

Procesos

Jenny Vera

PMO Líder

PMO Soporte del Negocio

Procesos Facturación

PMO Senior

PMO Operativo

Implantación

PMO OperativoPre Venta

PMOs Dedicados

8

Manual del Jefe de Proyectos

4. Contenido del Manual del Jefe de Proyectos

9

• Metodología PMO: Fases del Proyecto y Actividades del Jefe de proyecto

• Documentación de Proyectos TIC• Mecanismo de Control de Cambios• Evaluación• Generación de Bases de Conocimiento (riesgos y

lecciones aprendidas)• Consultas a la PMO

Manual del Jefe de Proyectos

10

Metodología PMO: Fases del Proyecto y actividades del JP

Metodología PMO

METODOLOGÍA PMO

IMPLANTACIÓN

Estrategia Gerencia TIC

Empresas

Necesidades de la Subgerencia

Diseño e Implementación

TIC

Norma ISO 20.000

Estándar PMI

11

Fases del Proyecto

INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN CIERRE

MONITOREO

Reuniones de

Seguimiento

Cálculo Indicadores

PMO

12

Actividades del JP para la gestión de proyectos

Inicio Planificación Ejecución Cierre Fases

Actividades

Leyenda:

13

EDT: Estructura Desagregada de Trabajo

SOW: Enunciado del Trabajo del Proyecto

Actividad a cargo de la PMO Actividad en la cual debe participar el Ingeniero Preventa

Actividad requerida para mantener Certificación ISO 20000

Monitoreo y Control

PMO

Documentar SOW inicial

Documentar EDT inicial

Formalizar aceptación de SOW final por parte de

Cliente

Documentar EDT, Carta Gantt,

Riesgos y SOW final

Escalar situaciones que afecten al

proyecto

Documentar e Informar Estado de

Avance del Proyecto

Establecer Requerimientos de

Cambio del Proyecto

Desarrollar y/o Monitorear actividades planificadas

Realizar Encuesta de Satisfacción

Documentar Lecciones

Aprendidas

Documentar Memoria Técnica,

Modelo de Servicio e Informe de Pruebas

Formalizar Cierre del Proyecto con

Cliente

Realizar Kick Off con Cliente

Documentar riesgos iniciales del proyecto

PMO

PREVENTA

Realizar Kick Off interno

Documentar RFC

ISO

ISO

ISOPREVENTA

PREVENTA

PREVENTA

14

Documentación de Proyectos TIC

Documentación PMO

EDT inicial

EDT final

Carta Gantt

Ficha de Seguimiento

SOW inicialSOW firmado por

Cliente


Flujo de Documentos

1

6

4

Acta Traspaso3

PPT Kick Off Interno

PPT Kick Off Cliente2

RFC7


Control de Cambio9

Memoria Técnica

Pruebas de Aceptación

Modelo de Servicio

10

11

Base de Lecciones AprendidasPMO

12

5

Inicio Planificación Ejecución Cierre Fases

Monitoreo y Control

Acta de Aceptación firmada por Cliente

Encuesta de Satisfacción

ISO

Leyenda:

EDT: Estructura Desagregada de Trabajo

SOW: statement of work, Declaracion de trabajo

Documento a cargo de la PMO Documento requerido para mantener Certificación ISO 20000

PMO

ISO

ISO

ISO

ISO

13

14

Minutas de Reunión

Minutas de Reunión

Minutas de Reunión8

Documentación PMO por tipo de proyecto

16

Obligatorio para Proyectos

Que incluyan • Backup On Demand• Storage On Demand

• Hosting Virtual• Correo COlaborativo

DOCUMENTO A ELABORAR

POR MUESTREO

Complejidad del Proyecto(según listado validado por Gerencia TIC)

Top 75 y Especiales Top 305 Resto de

CarteraAlta / Extrema Complejidad PMO – N1 PMO – N1 PMO – N2

Media Complejidad PMO – N1 PMO – N2 PMO – N3

Baja Complejidad PMO – N2 PMO – N3 PMO –N3

Documento PMO – N1 PMO – N2 PMO – N3EDT •CARTA GANTT • • •PPT KICKOFF • • ACTA DE TRASPASO • •SOW • • •FICHA DE SEGUIMIENTO • • •MINUTA DE REUNIÓN • • •ACTA DE ACEPTACIÓN • • •RFC • • •MEMORIA TÉCNICA • • •MODELO DE SERVICIO • • •PRUEBAS DE ACEPTACIÓN • • •CONTROL DE CAMBIO SI APLICA SI APLICA SI APLICA

ENCUESTA DE SATISFACCIÓN 30% 20% 10%

LECCIONES APRENDIDAS 30% 20% 10%

Cada Jefe de Proyectos es responsable de generar y adjuntar la documentación del proyecto en el

Sistema GIT, para lo cual debe:

1. Adjuntar sólo las últimas versiones de cada documento.

2. Adjuntar documentos de manera oportuna y adecuada. La PMO evaluará existencia y calidad.

3. Respetar la nomenclatura de documentación establecida en el Manual del Jefe de Proyectos.

Manejo de Documentación PMO

17

La Documentación PMO estará disponible en la carpeta:

Carpeta Compartida PMO

18

http://dempresas/TI_Empresas/PMO%20Empresas/Forms/AllItems.aspx

https://owa.pragmaconsultores.net/owa/redir.aspx?C=9dbe4a190ce246f484f26cf6e66f151c&URL=http://dempresas/TI_Empresas/PMO%20Empresas/Forms/AllItems.aspx

19

Documentación de Proyectos TIC - Plantillas

Documentación PMO (Cont.)

20

• Es una presentación simple y ordenada del trabajo requerido para completar el proyecto. EDT

Criterios de Calidad de Documentos que serán evaluados por la PMO

Documento es coherente con SOW, GanttDocumento incluye duraciones estimadas


21

• Consolida el entendimiento del Jefe de Proyecto de la necesidad del Cliente y los acuerdos iniciales realizados con el Cliente respecto a Tiempo, Alcance y Facturación del Proyecto.

PPT KICK OFF


Contenido de la PPT coherente con la EDT y Ficha de Seguimiento


22

• Evidencia de la entrega de información por parte del Ingeniero Preventa al Jefe de Proyecto. ACTA DE TRASPASO


Debe indicar la documentación recibida y pendiente

Debe incluir las firmas correspondientes


23

• Formaliza y precisa el alcance del proyecto y los compromisos adquiridos entre Telefónica y el Cliente para su ejecución.

SOW (Statement of work)


Documento indica Fecha de término de proyecto (día, mes, año)

Documento indica Fecha de hitos de pago (día, mes, año)

Se indican criterios de aceptación del proyecto

Se establecen Compromisos del cliente ( si no aplican compromisos, el Jefe de proyectos incluye justificación

Incluye firmas correspondientes


24

• Es una herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para la ejecución de las actividades del proyecto.

CARTA GANTT

Criterios de Calidad de Documentos que será evaluados por la PMO

Carta Gantt final tiene concordancia con EDT final

Carta Gantt final tiene concordancia con fechas de SOW final

Carta Gantt final indica responsables de las actividades


25

• Apoyo a las actividades cotidianas del Jefe de Proyecto. Consolida la información de: Estado del proyecto, Riesgos, Compromisos, Problemas, Cambios, Actividades, Contactos del proyecto.

FICHA DE SEGUIMIENTO

• Estado del Proyecto• Riesgos• Compromisos• Problemas• Cambios• Bitácora de Actividades• Matriz de Comunicaciones• Matriz de Escalamiento Interno• Matriz de Escalamiento con

Cliente• Contactos del Proyecto

Criterios de Calidad de Documentos que será evaluados por la PMO

Los datos ingresados en la ficha deben concordar con los datos del proyecto y estar completosDebe contener información en cada una de las pestañasEsta información debe ser incremental a lo largo del tiempo (se mantiene información histórica)


26

• Evidencia formal de los acuerdos y compromisos establecidos en las reuniones del proyecto. MINUTA


La información contenida en la minuta es coherente con el proyecto

La fecha de generación de la minuta sea igual o posterior a la fecha de ejecución de la reunión

El plazo de entrega de la minuta es igual o menor a 1 día hábil


27

• Formaliza y precisa cambios que impacten significativamente el desarrollo de un proyecto, con base en lo establecido en el SOW de inicio.

CONTROL DE CAMBIO


La información debe concordar con el proyecto y estar completa

Debe estar reflejado en la ficha de seguimiento

Debe ser firmado por todos los involucrados en la aprobación, según Metodología

Debe indicar “Número Correlativo” asignado por PMO

En caso de aprobar un Control de Cambios, el Jefe de Proyectos actualizó, según corresponda: EDT, Carta Gantt y SOW


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• Soporte para la determinación de la calidad de servicio percibida por el Cliente durante el desarrollo de proyectos de la Gerencia TIC.

ENCUESTA DE SATISFACCIÓN


Debe contener la fecha (día, mes, año)

Debe ser completada por el cliente e incluir las firmas correspondientes


29

• este documento especifica lo que se requiere implementar en el ambiente de producción (interno) para la ejecución del proyecto y los impactos correspondientes.

RFC (request for change)

Criterios de Calidad de Documentos que serán evaluados por la PMOEstá identificado el estado del RFCEstá identificado el tipo de cambioEstá identificado el impacto del cambioEstán completos todos los datos de Identificación del RFCEstán completos todo los datos de Identificación del ClienteEstá registrada la descripción del cambio Está especificado el detalle del cambio solicitadoEstán completos los datos de Identificación de la Persona que autoriza al solicitanteEstán especificados los Items de configuración afectados

Están registrados los riesgos que existen al ejecutar el cambio solicitado

Está especificado el Impacto sobre ClientesEstá registrada la prioridad del cambioEstá identificado el servicio afectado

Está completa la información del Programa de implementación del cambio

Está completa la información del Ejecutor responsable del cambio

Están registrados los trabajos a realizarEstá registrado el Plan Backout o Vuelta atrásEstá registrado el Plan de Pruebas de Aceptación a realizar para éste cambio (Funcionales por parte del cliente)Está completa la información de la Revisión de la EjecuciónEstán completos los datos de la Evaluación Final del RFC


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• constituye un resumen del trabajo técnico realizado. Debe ser entregado al Cliente y a Operaciones TIC, a fines de apoyar la continuidad operativa de los proyectos implantados.

MEMORIA TÉCNICA


Contiene todos los datos del proyecto

Están todos los datos del proyecto necesarios para ingresarlo en Remedy

Están especificados los alcances técnicos del proyecto

Están incluidos todos los diagramas de conectividad que corresponden al proyecto


31

• este documento indica cómo se gestionará el proyecto desde que pasa a Continuidad Operacional.MODELO DE SERVICIO


Incluye los datos generales del proyecto

Incluye el alcance del proyecto

Se especifican cada uno de los Servicios TI Contratados

Se describe el Modelo Service Support

Se describe el Modelo Atención - Continuidad Operacional

Se describe el Modelo de Resolución

Están definidos los tiempos de respuesta SLAs

Está definido el Plan de Escalamientos


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• especifica pruebas realizadas al proyecto y su resultado, validando que el proyecto puede ser entregado al Cliente, pues cumple con los requerimientos y criterios de aceptación, según SOW

PRUEBAS DE ACEPTACIÓN


Están especificadas las pruebas realizadas con los resultados correspondientes, según los criterios de aceptación descritos en la última versión del SOW firmado por el cliente


33

• Formaliza el cierre del proyecto y por ende la culminación de actividades por parte de Telefónica.ACTA ACEPTACIÓN


Debe contener la fecha (día, mes, año)

Debe incluir el listado de servicios que se entregaron al cliente

Debe incluir las firmas correspondientes

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Mecanismo de Control de Cambios

Mecanismo de Control de Cambios

35

Jefe de Proyecto

• Documenta Control de Cambios

• Solicita aprobaciones (AM, Cliente, según corresponda)

• Envía a la PMO para aprobación final y asignación de Número Correlativo

PMO

• Revisa solicitud de control de cambio

• Asigna Número Correlativo

• Actualiza Registro de Control de Cambios de la Gerencia TIC

Jefe de Proyecto

• Comunica cambio a todas las partes interesadas en el proyecto

PMO

• PMO realiza seguimiento a los compromisos establecidos en el Control de Cambios

El proceso de Control de Cambios debe activarse cuando se producen o se anticipan situaciones en el proyecto que modificarán: • fecha de cierre del proyecto• alcance (productos y servicios que deben ser entregados al cliente)• costos

36

Evaluación del Jefe de Proyectos

Evaluación del Jefe de Proyectos

37

Evaluación de

Adherencia

Metodológica

Indicador

es PMO

Evaluación

del Jefe de

Proyectos

Evaluación de Adherencia Metodológica

Inicio Siguiente Ciclo de Evaluación

PMO

• Define muestra de proyectos a evaluar y lo envía al Jefe de Área

• La muestra contendrá proyectos de complejidad baja, media, alta y extrema

Jefe de Área

• Distribuye entre Supervisores y Jefes de proyectos aquellos casos que serán evaluados por la PMO

PMO

• Realiza evaluación de proyectos, midiendo:

- Existencia- Calidad de los

documentos

PMO

• Envía resultados de Adherencia Metodológica:

- Por proyecto- Por Jefe de

proyecto- Por Supervisor- Por Jefe de Área

Durante los primeros 2 meses: - La PMO informará al Jefe de Área el listado de proyectos a evaluar - La PMO escogerá un proyecto por JP y lo evaluará de manera presencial, con la finalidad de generar una instancia de consulta. (El resto de proyectos del JP se evaluará con base a la información disponible en GIT).

A partir del tercer mes: - La PMO informará a discreción el listado de proyectos a evaluar- La evaluación se realizará de manera no presencial

Cálculo de Indicadores PMO

Dimensión Jefe de Proyecto

Supervisor Jefe de Área Subgerente

Satisfacción Cliente

Nivel de Satisfacción de Cliente por proyecto

Nivel de Satisfacción de Cliente por cartera de proyectos

Nivel de Satisfacción de Cliente por área

Nivel de Satisfacción de Clientes TIC

Adherencia Metodológica

%Adherencia Metodológica por proyecto

%Adherencia Metodológica por cartera de proyectos

%Adherencia Metodológica por área

%Adherencia Metodológica de la Subgerencia

Estado de Proyectos

Estado de proyecto Estado de proyectos por cartera

Estado de proyectos por área

Estado de proyectos por Subgerencia

Mejora Continua y Gestión

%Cumplimiento de acciones de mejora asignadas por el Supervisor

%Cumplimiento de acciones de mejora (propias y del equipo de trabajo asignado)

%Cumplimiento de acciones de mejora definidas para el área

%Cumplimiento de acciones de mejora de la Subgerencia

Las reuniones que realiza el JP por proyecto son evaluadas a través del indicador %Adherencia Metodológica

%Cumplimiento de Reuniones de Seguimiento con Jefes de Proyectos

%Cumplimiento de Reuniones de Seguimiento con Supervisores del Área

%Cumplimiento de Reuniones de Seguimiento con Jefes de Área

Relación entre resultados individuales y grupales

Rel

ació

n en

tre

resu

ltado

s po

r di

men

sión

39

Criterios de Evaluación – Adherencia Metodológica

Criterio a Medir Evaluación Peso Nota GlobalAdherencia Metodológica

Documentos adjuntos en Sistema GIT Con Nombre, Formato y alcance según Metodología

7 Cumple

30%4 Cumple, con observaciones

1 No cumple


Ficha con información completa, actualizada y coherente

7 Cumple


1 No Cumple

Cambios en la Planificación

Si se presentó cambio de fecha de cierre del proyecto, el Jefe de Proyecto activó un Control de Cambios oportunamente y actualizó la documentación correspondiente: SOW, EDT, Carta Gantt, Ficha de Seguimiento

7 Cumple


1 No Cumple

Criterios Generales

41

Ciclo de Mejora Continua

Ciclo de Mejora Continua

Usuarios Metodología PMO

• Envían sugerencias y oportunidades de mejora a la Metodología, Documentos y/o procedimiento PMO

PMO

• Consolida oportunidades de mejora enviadas por los usuarios

PMO

• PMO convoca “Comité de Mejora Continua”

• Los asistentes definen plan de mejora y compromisos de implementación

PMO

• PMO realiza seguimiento a los compromisos establecidos durante el “Comité de Mejora Continua”

Ciclos de mejora, frecuencia bimensual:1. Noviembre 20122. Enero 20133. Marzo 20134. .....

La frecuencia del ciclo de mejora será evaluada conjuntamente por la PMO y Gerencia TIC, en función de la madurez de la organización

El Comité de Mejora Continua estará conformado por al menos un Jefe de Área, un Supervisor, un Jefe de Proyecto y un representante de la PMO (responsabilidad rotativa)

43

Generación de Bases de Conocimiento

Bases de Conocimiento

PMO

• Consolida base de riesgos y lecciones aprendidas, con base en información registrada en fichas de proyecto y consultas realizadas a la PMO

PMO

• PMO convoca “Comité de Bases de Conocimiento”

• Los asistentes validan y complementan las bases de conocimiento documentadas por la PMO

PMO

• PMO publica Bases de Conocimiento y comunica a usuarios

Ciclos de generación de base de conocimientos, frecuencia bimensual1. Octubre 20122. Diciembre 20133. Febrero 2013 …..

La frecuencia de generación de Bases de Conocimiento será evaluada conjuntamente por la PMO y Gerencia TIC, en función de la madurez de la organización

El Comité de Bases de Conocimiento estará conformado por al menos un Jefe de Área, un Supervisor, un Jefe de Proyecto y un representante de la PMO (responsabilidad rotativa)

Riesgos &Lecciones Aprendidas

45

Consultas a la PMO

Consultas a la PMO

Usuario

• Dirige consulta al Analista PMO asignado a su área y/o línea de negocio

• La consulta se realizará vía correo electrónico a fines de control de gestión de la PMO

PMO

• Analizará consulta realizada por el Jefe de proyecto

• Responderá consulta dentro de los plazos establecidos para ello.

PMO

• Realizará seguimiento a las acciones que fueran requeridas para solventar la consulta realizada por el Jefe de Proyecto, en los casos que aplique

SLA respuesta a consulta: 1 día hábil

Consulta

47

Beneficios de la Metodología PMO

5. Beneficios de la Metodología PMO

48

La utilización de la Metodología PMO permitirá a la Gerencia TIC Empresas:

1. Disponer de un lenguaje común para manejar los

proyectos del área

2. Mejorar la comunicación de los equipos de proyecto

3. Conocer el estado del proyecto en todo momento

4. Administrar proactivamente los riesgos del proyecto

5. Emplear un mecanismo de Control de Cambios que

permita analizar impactos (tiempo, costo, calidad)

6. Generar indicadores de gestión de proyectos,

identificando desafíos y oportunidades de mejora.

“No pretendamos que las cosas cambien, si siempre hacemos lo mismo…”

Albert Einstein

49

Próximos pasos

6. Próximos pasos - Cronograma de Implantación

InducciónPMO

Mejora Continua

Implementación y Evaluación de la

Metodología PMO

Seguimiento y Control PMO

Q3 - 2012 Q4 - 2012 Q1 - 2013

Visibilidad Indicadores de Gestión PMO

Ejecución On-going

Inicio27 de

agosto

2012

Desarrollo de Habilidades de Gestión de Proyectos

50

6. Próximos pasos (Cont.)

• Interiorizar y desarrollar las prácticas de gestión de proyectos indicadas en el Manual del Jefe de Proyectos

• Comunicar al equipo PMO necesidad de soporte y/o oportunidades de mejora

Jefes de Proyecto: Aplicación Metodología

• Primera medición: Semana del 24 al 28 de septiembre• Primer ciclo de mejora: Noviembre 2012

PMO: Medición Adherencia

Metodológica / Mejora Continua

• Incluir nuevas tareas sistémicas• Parametrizar documentos PMO en SISON

Sistemas:Alineación metodología y flujo

sistémico(en desarrollo)

51

¡Muchas gracias!¿Dudas y Consultas?

52

Documents

PPT Inducción Implantación PMO TIC