UNIVERSITATEA CRESTINA DIMITRIE CANTEMIR

PROIECT PRACTICĂ

S.C.ECO MARKET STIL S.R.L

Student

Vacaru Mihaela-Lavinia

Capitolul I. Informații generale privind compania

1.1. Prezentarea companiei

SC ECO MARKET STIL S.R.Leste lider în furnizarea de servicii pentru industria

farmaceutică. Înfiinţată în 1994, compania a devenit parte a grupului Market (Centre de Gestion,

de Documentation, d’Informatique et de Marketing) în 2001. Cegedim România oferă

companiilor farmaceutice informaţii detaliate şi de calitate despre sectorul farmaceutic şi soluţii

de înaltă performanţă pentru eficientizarea forţei de vânzări şi pentru analiza datelor.

Fapte şi cifre esenţiale la nivel internațional:

- Peste 40 de ani de experienţă pe piaţa farmaceutică

- Peste 8.200 de angajaţi în întreaga lume

- Filiale în peste 80 de ţări

- 911 milioane de euro cifră de afaceri în 2011

- Parteneriate cu cele mai importante companii farmaceutice internaţionale

- Peste 600 de clienţi – companii farmaceutice din toată lumea

- Companie listată la Bursa din Paris din 1995

Forma de organizare a companiei: Societate comercială cu răspundere limitată.

Activitatea preponderentă (Cod și denumire CAEN): 7320 „Activități de studiere a pieței și

sondare a opiniei publice”.

1.1.1. Scurt istoric

Înființată în 1994 ca firmă cu capital local privat, sub denumirea de Global Pharma SRL,

ca prestator de servicii pentru domeniul farmaceutic, a evoluat în urmatoarele etape:

- încercarea diverselor servicii potențiale pentru companiile farmaceutice s-a soldat cu

orientarea către cercetarea cantitativă a pieței farmaceutice locale.

- transformarea, în 1996, în joint-venture (50% capital străin) cu Exmarket & Associates

International Ltd, firmă regională specializată în cercetarea pieței farmaceutice în Europa de Est,

schimbarea numelui în Exmarket Global Pharma SRL, separarea activității de editare a revistei

„Lumea farmaceutică” (realizată în cadrul firmei Global Pharma Consult SRL).

- câștigarea poziției de lider pe piața națională la auditarea vânzărilor, prin intermediul

produsului Pharma & Hospital Report, dublată de încercarea de diversificare mai puțin reușită în

alte direcții de cercetare a pieței.

- preluarea, în 2001, a majorității capitalului (75%) de către grupul european MARKET și

schimbarea numelui în Cegedim România SRL;

- optimizarea portofoliului de produse și servicii anterioare, dezvoltarea activității prin

lansarea produselor grupului: Teams (2002) – sistem de management al forței de vânzări,

Infosante (2003) – date de vânzări teritoriale și ICOMED (2006) – date de prescriere.

- menținerea și perfecționarea produselor firmei: Pharma & Hospital Report (date

naționale de vânzări), GeoCube (date teritoriale de distribuție), CAM (date naționale de

promovare), Teams (soluție de management al forței de vânzări), OneKey (bază de date

cuprinzând profesioniștii din domeniul sănătății), Interactiv Marketing (servicii adaptate nevoilor

clienților).

1.1.2. Scurtă prezentare a grupului

Grupul SC ECO MARKET STILa fost înființat în Franța în 1969 și a devenit rapid lider

european în furnizarea de date și servicii de marketing și vânzări pentru industria farmaceutică.

Expertiza Cegedim este prezentă în două divizii: Healthcare and Strategic Data, divizie care

cuprinde servicii specifice pentru companiile farmaceutice, profesioniștii din domeniul sănătății

(medici și farmaciști) și furnizorii de asigurări de sănătate și Technologies and Services, divizie

care cuprinde o varietate de sectoare.

Portofoliul activităților sale este vast, majoritatea produselor și serviciilor fiind adresate

celor peste 200 de clienți mari, grupuri farmaceutice internaționale.

1.1.3. Perspective locale

După optimizarea și integrarea în strategia de afaceri a grupului SC ECO MARKET

STIL este pregătită să ofere produse și servicii de calitate în două direcții majore în următorii ani:

- auditarea vânzărilor pe piața farmaceutică, la nivel național și local;

- eficientizarea forței de vânzări a companiilor farmaceutice.

Portofoliul actual de clienți conține atât companii farmaceutice multinaționale, cât și

companii farmaceutice locale: GlaxoSmithKline, Pfizer, AstraZeneca, Roche, Schering Plough,

Terapia, Biofarm, Labormed etc.

Pe termen mediu, după transformarea în filială 100% deținută de grup, în funcție de

evoluția pieței, va fi dezvoltat sau menținut portofoliul actual de produse.

1.1.4. Tipuri de produse oferite și servicii oferite

1) PHARMA & HOSPITAL REPORT

Este un instrument util pentru analiza pe plan naţional a consumului de medicamente,

oferind astfel o imagine de ansamblu a pieţei farmaceutice. Structurat pe produse, grupe

terapeutice, canale, companii, PHR redă imaginea generală a evoluţiei pieţei. Acesta este necesar

pentru fundamentarea strategiei de marketing şi alocarea de resurse pe termen mediu.

Pharma & Hospital Report presupune:

evoluţia pieţei, companiei şi competitorilor ca cifre de vânzări

evaluarea succesului în vânzări al campaniilor de promovare

evoluţia produselor proprii şi concurente

ciclul de viaţă al produselor

evoluţia grupelor terapeutice de interes

identificarea oportunităţilor de alocare a resurselor

2) INFOSANTÉ (Date de vânzări)

InfoSanté oferă industriei farmaceutice date teritoriale de vânzări. Datele de vânzare a

produselor la nivel de punct de vânzare şi agregate sunt livrate lunar, permiţând personalului din

sediul central, managerilor din teren şi reprezentanţilor medicali să evalueze succesul

iniţiativelor din vânzări şi marketing.

Acest produs care merge în adâncimea fenomenului, structurat pe teritorii din ce în ce

mai mici, mergându-se până la nivel de GSU (Geographical Sales Units – mic teritoriu, având în

medie 10 farmacii). InfoSanté arată exact vânzările produselor proprii şi concurente,

particularizat în funcţie de client și presupune:

monitorizarea vânzărilor proprii vs. concurenţa pe regiuni, judeţe, GSU

evaluarea performanţei reprezentanţilor medicali și a managerilor regionali

răspunsul rapid şi adecvat la schimbările din piaţă

încadrarea în buget prin flexibilitatea definirii pieţelor

3) CAM (Monitorizarea activităţilor globale de promovare şi studii de piaţă)

Produsul CAM se ocupă cu cercetarea pieţei globale cu scopul de a audita activităţile de

promovare şi de marketing din industria farmaceutică. CAM acoperă o gamă variată de canale

media, inclusiv rapoartele reprezentanţilor medicali, întâlniri şi congrese, experienţe clinice,

mostre, poşta directă, reclamă în ziare și activităţi informatizate. Pieţele-ţintă includ medici

generaliști, specialişti şi farmacişti.

4) ICOMED (Date de identificare a profilului medicilor)

Icomed măsoară tendinţele pieţei în industria farmaceutică. Prin studii regulate, Icomed

identifică preferinţele medicilor pentru anumite produse farmaceutice şi specialităţi clinice.

Aceste date sunt utile mai ales în elaborarea de profile de medici şi produse folosite în

determinarea ţintelor strategice pentru personalul din marketing şi vânzări. În plus, instrumentul

Icosurf al Icomed permite managerilor din vânzări din industria farmaceutică să analizeze atât

informaţiile de la nivel naţional, cât şi pe cele de la nivel regional.

1.2. Cadrul legal

Legea 82/1991, Legea Contabilității

Ordinul 3055/29 octombrie 2009

Reglementările contabile conforme cu Directiva a IV–a a Comunităților Economice

Europene

Codul Fiscal

Legea societăților comerciale 31/1990

Legea 15/1994

În cadrul companiei SC Cegedim România SRL, contabilitatea este întocmită în

conformitate cu Legea 82/1991, Legea Contabilității. Potrivit acestei legi, contabilitatea se ține în

limba română și în moneda națională. Situațiile financiare sunt întocmite anual de către

contabilul-șef. Această persoană are studii economice superioare.

Orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării

ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de

document justificativ. Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate

angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-

au înregistrat în contabilitate, după caz. Operațiunile efectuate în valută se țin atât în moneda

națională, cât și în valută, potrivit reglementărilor elaborate în acest sens.

Înregistrarea în contabilitate a elementelor de activ se face la costul de achiziție, sau la

valoarea justă pentru alte intrări decât cele prin achiziție sau producție, după caz. Creanțele și

datoriile se înregistrează în contabilitate la valoarea nominală, iar valoarea acțiunilor emise sau a

altor titluri, precum și vărsămintele efectuate în contul capitalului subscris se reflectă distinct în

contabilitate. Contabilitatea clienților și furnizorilor, a celorlalte creanțe și obligații se ține pe

categorii, precum și pe fiecare persoană fizică sau juridică, iar contabilitatea cheltuielilor se ține

pe feluri de cheltuieli, dupa natură sau destinația lor, după caz. Contabilitatea veniturilor se ține

pe feluri de venituri, dupa natura sau sursa lor, după caz.

Potrivit Legii Contabilității, în cadrul companiei profitul sau pierderea se stabilește

cumulat de la începutul exercițiului financiar. Rezultatul definitiv al exercițiului financiar se

stabilește la închiderea acestuia.

S.C.ECO MARKET STIL S.R.Lnu depășește limitele a 2 dintre criteriile de mărime

prevăzute în Art. 3 (1) din Ordinul 3055/2009 (../../../../Documents and Settings/apopescu/Sintact

2.0/cache/Legislatie/temp/00126814.HTM - #total active: 3.650.000 euro,../../../../Documents and

Settings/apopescu/Sintact 2.0/cache/Legislatie/temp/00126814.HTM - # cifra de afaceri netă:

7.300.000 euro,../../../../Documents and Settings/apopescu/Sintact

2.0/cache/Legislatie/temp/00126814.HTM - # număr mediu de salariaţi în cursul exerciţiului

financiar: 50), astfel că întocmește situaţii financiare anuale simplificate care

cuprind:../../../../Documents and Settings/apopescu/Sintact 2.0/cache/Legislatie/temp/00126814.HTM

- # bilanţ prescurtat,../../../../Documents and Settings/apopescu/Sintact

2.0/cache/Legislatie/temp/00126814.HTM - # cont de profit şi pierdere,../../../../Documents and

Settings/apopescu/Sintact 2.0/cache/Legislatie/temp/00126814.HTM - # note explicative la situaţiile

financiare anuale simplificate.

Contabilitatea firmei este condusă în partidă dublă și sunt respectate principiile contabile:

principiul continuității activității: firma își continuă în mod normal funcționarea într-un viitor

previzibil, fără a intra în stare de lichidare sau reducere semnificativă a activității; principiul

permanenței metodelor: se continuă aplicarea acelorași reguli și norme privind evaluarea,

înregistrarea în contabilitate și prezentarea elementelor de activ și de pasiv și a rezultatelor,

asigurând comparabilitatea în timp a informațiilor contabile; principiul prudenței, principiul

independenței exercițiilor, principiul evaluării separate a elementelor de activ și de pasiv;

principiul intangibilității conform căruia bilanțul de deschidere al unui exercițiu trebuie să

corespundă cu bilanțul de închidere al exercițiului precedent; principiul necompensării conform

căruia valorile elementelor activului nu sunt compensate cu valorile elementelor ce reprezintă

pasive.

Elementele de bilanț sunt încadrate în categoria specifică (ex :Active curente/necurente,

Datorii curente/necurente, capitaluri proprii). Totodată, sunt respectate prevederile privind

contabilizarea activelor imobilizate, activelor circulante, datoriilor, împrumuturilor financiare,

veniturilor, cheltuielilor (înregistrarea facturilor primite de la furnizori/emise către clienți,

evaluarea la intrare, evaluarea la ieșire, reevaluarea conturilor: Creanțe clienți externi, Datorii

furnizori externi, Conturi valută, casarea).

Societatea a încheiat contracte de leasing operațional (proprietarul bunului fiind locatorul

– soc. de leasing), iar amortizarea bunurilor care fac obiectul contractelor de leasing operațional

se efectuează de către locator. Chiria (rata de leasing) reprezintă pentru locatar o cheltuială

deductibilă (conform Codului Fiscal).

Cota de impozit pe profit este de 16% și se aplică la profitul impozabil, calculat astfel:

Profit Impozabil = Venituritotale – Cheltuielitotale – Veniturineimpozabile + Cheltuielinedeductibile

Veniturile neimpozabile sunt: veniturile din dividende de la persoane juridice române,

veniturile din dividende de la persoane juridice străine dintr-un stat membru al UE în cazul în

care societatea îndeplineste cumulativ condițiile: este plătitoare de impozit/profit, deține cel puțin

10% din capitalul social al societății străine, deține acțiunile de cel puțin doi ani la data

înregistrării veniturilor din dividende; veniturile din diferențele favorabile de valoare aferente

tilurilor de participare sau a altor investiții financiare pe termen lung care apar ca urmare a

încorporării rezervelor, primelor sau rezultatelor în capitalul social al societății emitente;

veniturile din anularea sau recuperarea cheltuielilor care au fost considerate nedeductibile la data

înregistrării în contabilitate (ex: cheltuieli datorate minusului constatat în gestiune); venituri din

provizioane și ajustări nerecunoscute din punct de vedere fiscal etc.

Cheltuielile nedeductibile sunt: cheltuielile cu impozit/profit; cheltuielile cu provizioane

și ajustări nerecunoscute din punct de vedere fiscal; cheltuieli aferente veniturilor neimpozabile;

cheltuieli cu amenzile și penalitățile datorate autorităților române și străine, precum și

persoanelor juridice nerezidente dacă sunt prevăzute în contracte; cheltuieli cu lipsurile

constatate la inventar și neimputate la care se adaugă TVA aferentă lipsurilor neimputate;

cheltuielile de sponsorizare și bursele private acordate (acestea diminuează impozitul/profit cu

minimul dintre 3‰*CA și 20%*Imp/Pr); cheltuielile de protocol ce depășesc 2% din (V tot – Chtot

+ Ch Imp/Pr – Vneimp + Chaferente Vneimp + Ch protocol); cheltuielile sociale care depășesc 2% din

cheltuielile cu salariile personalului; cheltuielile cu indemnizația de deplasare (diurna) care

depășește de două ori și jumătate nivelul legal pentru instituțiile publice (2,5 x 13 RON);

cheltuielile cu tichetele de masă peste limita legală; cheltuielile suportate de întreprindere în

numele unui angajat la schemele de pensii facultative care depășesc limita de 200 euro/an/pers;

cheltuielile cu amortizarea înregistrată în contabilitate în cazul în care aceasta este diferită de

amortizarea recunoscută din punct de vedere fiscal etc.

Impozitul pe profit se calculează și se înregistrează trimestrial pe baza datelor cumulate

de la începutul anului și se plătește până pe data de 25 ale lunii următoare trimestrului încheiat.

Sunt considerate venituri din salarii toate veniturile în bani și/sau natură acordate

salariaților în baza unui contract individual de muncă sau a unui alt statut special prevăzut de

lege, indiferent de natura venitului, de forma sub care se acordă sau de perioada la care se referă.

Următoarele venituri intră în categoria veniturilor asimilate salariilor: utilizarea unui bun

(inclusiv a mijlocului de transport din patrimoniul afacerii în scop personal, exclusiv costul

deplasării de la domiciliu la locul de munca și invers); costul abonamentelor telefonice, al

cartelelor telefonice și al convorbirilor telefonice în scop personal atunci cand sunt plătite de

întreprindere; împrumuturile nerambursabile acordate de întreprindere salariaților; cazare, hrana

și alte bunuri acordate salariaților în mod gratuit sau la un cost mai mic decât prețul pieței; orice

avantaj în bani sau natură acordat salariatului; etc. Nu sunt considerate venituri salariale deși sunt

în beneficiul salariaților, următoarele: ajutoare pentru naștere și înmormântare, bilete de

tratament și odihnă acordate salariaților; cadouri acordate salariaților și copiilor minori ai lor cu

ocazia sărbătorilor legale, în limita a 150 lei/persoană și pe sărbătoare legală, bonurile de masă,

cheltuielile privind echipamentele de protecție/lucru și igienico-sanitare de care beneficiază

salariatul la locul de muncă; contravaloarea folosinței locuinței de serviciu; etc.

Contribuțiile salariaților și ale întreprinderii legate de veniturile salariale sunt

următoarele:

Taxa pe valoare adaugată este un impozit indirect datorat bugetului de stat de către

persoanele impozabile, conform legii. Toate societățile private din România sunt plătitoare de

TVA, cu excepția acelora care de la data înființării și până în prezent nu au depășit plafonul de

scutire de TVA, reprezentând echivalentul a 35.000 euro cifra de afaceri într-un exercițiu

financiar. Dacă o persoană scutită de TVA atinge sau depășește plafonul de scutire, trebuie să se

înregistreze ca societate plătitoare de TVA în termen de 10 zile de la sfârșitul lunii în care

plafonul a fost atins sau depășit. O societate, odată înregistrată ca plătitoare de TVA va căpăta

acest statut definitiv, chiar dacă într-un exercițiu ulterior nu mai depășește plafonul de scutire.

Faptul generator reprezintă faptul prin care sunt îndeplinite condițiile legale necesare

pentru exigibilitatea TVA. Exigibilitatea TVA reprezintă data la care autoritatea fiscală devine

îndreptățită în fața legii să ceară plata TVA de la persoanele obligate să înregistreze TVA.

Societățile plătitoare de TVA pot realiza următoarele tipuri de operațiuni:

- operațiuni taxabile cu TVA 24% (majoritatea);

- operațiuni cu cotă redusă de 9% (ex: livrarea de manuale școlare, cărți, ziare, reviste, livrarea

de medicamente de uz uman și veterinar, cazarea în sectorul hotelier sau în alte instituții cu

funcții similare);

- operațiuni scutite de TVA, cu drept de deducere: sunt operațiuni pentru care nu se datorează

TVA înregistrat sau plătit pentru achiziții (ex: exportul, transportul internațional de persoane,

livrările intracomunitare către societățile plătitoare de TVA, livrările de mijloace de transport noi

în cadrul UE);

- operațiuni scutite de TVA și fără drept de deducere: sunt operațiunile pentru care societatea

nu datorează TVA, dar nici nu are dreptul să deducă (ex: spitalizarea, îngrijirile medicale,

jocurile de noroc organizate de persoanele autorizate, concesiunea, etc.)

Livrările intracomunitare de bunuri reprezintă vânzările realizate de o societate din

România către o altă societate dintr-un stat membru UE, altul decât România. Dacă o societate

plătitore de TVA realizează o livrare intracomunitară, va întocmi factura fără TVA dacă sunt

respectate condițiile: există dovada efectuării transportului și societatea străina este plătitoare de

TVA. Dacă o societate din România plătitoare de TVA vinde mărfuri către o societate străină

neplătitoare de TVA, deoarece nu se poate face dovada codului valid de TVA a societății straine,

societatea din România va emite factură cu TVA. Livrările intracomunitare de la o societate

plătitoare de TVA la o societate neplătitoare de TVA poartă denumirea de „vânzare la distanță”.

Vânzările la distanță nu pot depăși plafonul maxim fixat de fiecare stat, plafon cuprins între

35.000 și 100.000 euro.

Achizițiile intracomunitare de bunuri reprezintă cumpărări de bunuri de la o societate

dintr-un stat membru UE, altul decât România. O societate plătitoare de TVA din România va

înregistra achiziția intracomunitară fără TVA, pentru că societatea străină emite factura fără

TVA. De asemenea, societatea va face la cumpărare, taxare inversă (4426 = 4427). În cazul în

care valoarea achizițiilor intracomunitare realizate de o societate neplătitoare de TVA depășește

plafonul de 10.000 euro, societatea din România, societate neplătitoare de TVA, va trebui să se

înregistreze ca plătitoare de TVA pentru achiziții intracomunitare. În acest sens va primi din

partea Administrației Fiscale un cod fiscal de TVA valabil doar pentru achizițiile intracomunitare

pe care îl va furniza societății străine. Astfel, societatea străina emite factura fără TVA.

Conform Legii 15/1994, mijloacele fixe sunt recunoscute la intrare la costul de achiziție,

metoda de amortizare folosită este liniară, iar duratele de amortizare sunt respectate și în

conformitate cu nomenclatorul duratelor de utilizare. Casarea mijloacelor fixe se face cu acordul

administratorului.

Statutul (Actul constitutiv al societății):

Art. 1. Denumirea societății

Denumirea societății este SC MARKET STIL. În orice factură, ofertă, comandă și alte

documente întrebuințate în comerț trebuie să se menționeze denumirea, forma juridică, sediul

social, capitalul social, numărul din registrul comerțului și codul unic de înregistrare.

Art. 2. Forma juridică a societății

Societatea este persoană juridică română, având forma juridică cu răspundere limitată și

își desfășoară activitatea în conformitate cu legile române, prevederile legii nr. 31/1990 privind

societățile comerciale, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

În cadrul activității sale, SC ECO MARKET STIL este titulară de drepturi și obligații,

garantate cu patrimoniul social și poate să dobândească drepturi de proprietate și alte drepturi.

Art. 3. Obiectul de activitate al societății

Domeniul principal de activitate:

Cod CAEN 732 Activități de studiere a pieței și de sondare a opiniei publice.

Activitatea principală:

Cod CAEN 7320 Activități de studiere a pieței și de sondare a opiniei publice.

Art. 4. Durata societății

Societatea este constituită pe o durată nelimitată cu începere de la data înmatriculării la

Registrul Comerțului (12 decembrie 1994).

Art. 5. Capitalul social

Capitalul social subscris al societății este de 3000 RON, fiind împărțit în 600 părți sociale

în valoare nominală de 5 RON fiecare, în întregime subscris și vărsat de asociatul unic SC

MARKET STIL. Părțile sociale sunt indivizibile și nu vor putea fi reprezentate prin titluri.

Exercițiul financiar începe la 1 ianuarie și se termină la 31 decembrie al fiecărui an.

Capitolul II. Circuitul informațional

Facturi furnizori:

Toate facturile primite de la furnizori primesc un număr de intrare. Acestea sunt trecute

într-o bază de date la recepția companiei, unde se completează data sosirii și numele furnizorului

respectiv.

Ulterior, facturile sunt distribuite către Business Unit Manageri (BUM) pentru business

unit-urile CCI (Cegedim Customer Information), CRM (Cegedim Relationship Management) și

CSD (Cegedim Strategic Data) sau către șefii departamentelor de suport (Customer Service,

Human Resources, Financiar, Tehnic, Administrativ). Aceștia completează un formular care

însoțește factura la departamentul financiar, unde urmează a fi achitată și înregistrată în

contabilitate. Pe formularul respectiv sunt trecute următoarele informații: nume furnizor, data

facturii, data primirii, data scadentă, semnătura și cum se alocă respectiva cheltuială.

Semnătura unui BUM poate aproba pentru plată facturile a căror valoare nu este mai

mare decat echivalentul a 20.000 RON, iar ceilalți șefi de departamente pot aproba pentru plată

facturi a căror valoare nu depășește 5.000 RON. Pentru facturile care au valori mai mari decât

sumele indicate mai sus este necesară aprobarea General Manager-ului.

Facturi clienți:

Pentru emiterea facturilor către clienți este necesar importul comenzilor de vânzare dintr-

un program colateral softului contabil, și anume: Ascent. Comenzile de vânzare sunt introduse în

Ascent de către persoanele care fac parte din departamentul Customer Service. Prin urmare,

aceștia se ocupă de derularea contractelor, mențin relațiile cu clienții și cunosc foarte bine

produsele companiei.

După ce au fost introduse în Ascent, comenzile de vânzare sunt importate în contabilitate

de către contabilul junior, care face verificarea comenzilor și a facturilor emise. Facturile emise

sunt semnate de către contabilul șef și distribuite ulterior către departamentul Customer Service

pentru a le trimite către clienți (prin poștă cu confirmare de primire sau personal).

Deconturi:

Există patru mari tipuri de deconturi: deconturi card, deconturi cash, deconturi interne

pentru care s-a primit avans spre decontare (dispoziție de plată) și deconturi externe.

Deconturile tip „card”  se referă la cheltuielile decontate de către persoanele care au

achitat sumele respective cu cardurile de protocol ale companiei. Angajații introduc documentele

(bon fiscal sau factură) în Ascent folosind un user și o parolă, după o procedura standard (se

alege furnizorul, tipul de cheltuială, cota de TVA și se introduc sumele: baza, valoarea cu TVA

și TVA). Acestea afectează contul Bancă – 5121C.

Deconturile tip „Cash” se referă la documentele care au fost achitate de către angajați fără

ca aceștia să fi primit în prealabil un avans din partea companiei. Acestea afecteaza contul Casa

– 5311.

Pentru cele două tipuri de deconturi este stabilită o procedură standard cu ajutorul căreia

se introduc documentele1. Toate documentele se introduc pornind de la valoarea totală (inclusiv

TVA). Separat, după caz, se trece TVA-ul și după salvare (clic pe save item) apare și baza

(valoarea fără TVA). Când se introduc în decont datele de pe documente, se completează în mod

obligatoriu câmpurile :

1. „Tip document” după care se alege una dintre variante: Factură Fiscală sau Documente

Diverse (bon fiscal, tichet parcare, chitanță, bilet de transport etc).

2. „Furnizor” (excepție fac benzina și diurna).

La nivel de furnizor există o listă predefinită din care se poate alege. Când furnizorul

dorit nu există în listă, se contactează departamentul Financiar (Junior Accountant și la nevoie

Senior Accountant) pentru a se introduce noul furnizor. Furnizorii se introduc numai de către

departamentul financiar.

După apariția furnizorului în listă se reia introducerea documentelor. În acest interval

decontul deschis rămâne în statusul „în lucru”. Există și un număr finit de furnizori cu caracter

general: Parcare, Taxi, Benzină.

1 Prezentate în Anexa 1, Anexa 2 și Anexa 3.

Când se introduc datele documentelor ce aparțin unui decont, nu contează ordinea

completării casuțelor (tip cheltuială, număr document, dată document, cota TVA, valoare cu

TVA, valoare TVA, tip document, furnizor, comentarii). În situația introducerii unei cheltuieli cu

protocolul, cota de TVA apare în mod automat „99-TVA (protocol)” deci nu necesită intervenția

utilizatorului.

TVA-ul se completează numai pentru facturile fiscale. Cheltuielile mai mari de 100 RON

(exceptând combustibilul) se decontează doar pe bază de factură fiscală. De pe documentele cu

sume mai mici de 100 RON (dacă nu sunt însoțite de factură fiscală), chiar dacă TVA-ul este

trecut pe bonul fiscal respectiv, acesta nu trebuie luat în calcul. În acest caz, în Ascent, se trece

suma totală (inclusiv TVA) în casuța „valoare cu TVA”, în căsuța „cota TVA” se alege poziția

nr. 4 din lista de cote de TVA (adică 00, care semnifică Cota TVA 0%), iar în căsuța „valoare

TVA” rămâne valoarea zero).

Explicațiile codurilor cotelor de TVA:

- 19 = TVA 24% - pentru o masă largă de produse și servicii

- 09 = TVA 9% - reviste, medicamente, etc.

- 10 = scutit de TVA – acest procent este folosit pentru facturile externe

- 00 = TVA 0% - pentru documentele care nu sunt purtătoare de TVA

- 99 = TVA (protocol) – pentru facturile de protocol. Cota apare în mod automat

fără intervenția utilizatorului.

Deconturile interne și externe pentru care s-au primit avansuri spre decontare se operează

manual în softul contabil, se întocmeste dispoziție de plată, afectând astfel direct contul 542R

(pentru avansuri RON) și E542 (cont statistic) / 542E pentru avansurile deplasărilor externe.

Societatea aplică o politică de decontare a cheltuielilor rezonabile și legale ale angajaților

atunci când aceste activități și cheltuielile aferente sunt direcționate în îndeplinirea sarcinilor de

serviciu și sunt aprobate conform cerințelor acestei politici.

Categorii de cheltuieli decontabile:

Cheltuielile decontabile sunt acele cheltuieli efectuate în interes de serviciu și care

respectă politicile societății. Societatea recunoaște următoarele categorii de cheltuieli decontabile

efectuate cu titlu individual:

a) Cheltuieli de comunicare (telefonie fixă, telefonie mobilă)

b) Cheltuieli de mobilitate: cheltuieli cu autoturismul societății (benzină, spălat, parcare,

revizie, înlocuiri, reparații, asigurări obligatorii și opționale), taxi.

c) Cheltuieli de deplasare: transport, cazare, masă (diurnă), asigurare medicală, transport

local, comunicații cu ocazia deplasării.

d) Cheltuieli în legătură cu partenerii de afaceri: flori și aranjamente florale (pentru zilele

de naștere sau onomastice), coroane de flori (pentru decese), mese de afaceri și participări la

conferințe.

Aceste categorii sunt tratate uniform, indiferent de modalitatea de angajare (prin numerar

sau cărți de credit, în moneda locală sau străină, anterior sau ulterior facturării lor). Orice altă

cheltuială neîncadrată în categoriile de mai sus, va fi considerată, fie investiție, fie serviciu

suport (administrativ sau tehnic), caz în care necesită avizul șefilor departamentelor respective,

fie ca aparținând costului vânzărilor sau costurilor de personal, caz în care necesită aprobarea

responsabililor de activitate sau, după caz, a directorului general.

Orice cheltuială care nu respectă politicile societății nu va fi decontată. Acest lucru este

valabil și în cazul în care cheltuiala respectivă a fost decontată deja și s-a descoperit ulterior

necorespunderea ei.

Registrele contabile întocmite sunt următoarele:

Nr.crt. Registru/Jurnal Descriere

1Registrul jurnal

Centralizează toate tranzacțiile din lună.

2Registrul inventar

Centralizează rezultatele inventarierii patrimoniului la sfarșitul anului.

3Cartea mare

Centralizează detaliat corespondența între conturi.

4Jurnal de vânzări

Centralizează vânzările de bunuri/servicii ale firmei către clienți.

5Jurnal de cumpărări

Centralizează achizițiile de bunuri/servicii de la furnizori.

6Registrul Fiscal

Conține calculul impozitului pe profit/pierderii fiscale pentru fiecare trimestru.

7Registrul Unic de Control

Se completează de către organele de control care efectuează controlul.

8Registrul de casă

Evidențiază încasările și plățile zilnice în numerar.

9Registrul mijloacelor fixe

Conține detalii ale fiecărui mijloc fix (categorie; durata de viață,

amortizarea curentă, amortizarea cumulată, valoarea contabilă etc.).

Extrasele bancare:

Sunt ridicate de la bancă de către contabilul junior. Înregistrarea în contabilitate se face

de către aceeași persoană. Ulterior înregistrării se verifică soldurile extraselor pe fiecare tip de

monedă (RON, USD, EUR) și pe fiecare tip de extras (pentru cardurile de protocol în RON =

5121C; pentru cardurile de protocol în EUR = E5124C; pentru cardurile de protocol în USD =

U5124C; pentru conturile firmei: RON = 5121T; depozit = 5121TD; EUR = E5124T; USD =

U5124T; salarii = 5121S etc.)

Calculul salarial:

Se realizează de către o societate de consultanță specializată, această operațiune fiind

externalizată. Totuși, de întocmirea situațiilor centralizate pentru prelucrarea salariilor se ocupă

departamentul de resurse umane al companiei. În cadrul acestui departament se ține evidența

orelor suplimentare (la fiecare sfârșit de luna șefii de departamente depun situația orelor

suplimentare la departamentul Resurse Umane), a concediilor medicale, pontajul, evidența

concediilor de odihnă. Aceaste situații sunt predate sub o formă standardizată către compania

care efectuează calculul salarial.

Ulterior, calculul salarial ajunge la departamentul fiananciar unde este verificată

corectitudinea întocmirii salariilor după care se efectuează înregistrările în contabilitate (de către

Senior Accountant). Fluturașii de salarii sunt distribuiți de către departamentul de resurse umane,

iar plata salariilor se efectuează de către Chief Accountant.

Alocarea cheltuielilor:

Se face cu maxim de acuratețe de către cei care aprobă plățile, iar în caz de neclarități se

vor cere lămuriri. Ca reguli generale, cheltuielile se alocă astfel:

1. Pe firmă: cheltuielile generale care trebuie sau este oportun să fie făcute și pe care le suportă

de regulă toate BL (Business Line) și BU (Business Unit), în ponderi variabile. Există doar

următoarele posibilități (ne-negociabile) în ceea ce privește ponderile:

- Headcount: pe număr de persoane (ex: Christmas Party)

- Existing Turnover: menținerea clienților existenți (ex: Client Meeting)

- Total Turnover: dezvoltarea sănătoasă a companiei (ex: Sponsorizare Pharma Business)

- Suprafață: chirie, curățenie etc.

- Număr mașini: parcare etc.

2. Pe BU: Cheltuieli mai specifice, care de regulă se împart pe BL din BU-ul respectiv în funcție

de Total Turnover pe BU (ex: travel for budget meeting)

3. Pe BL: cheltuieli specifice direct alocabile unui BL (ex: advertising etc.)

Raportarea lunară către grup

Pentru raportarea lunară către grup, este necesar ca toate documentele din lună să fie

înregistrate în contabilitate. După ce se verifică balanța de către Chief Accountant și Senior

Accountant, se efectuează alocarea cheltuielilor și veniturilor. Se printeaza Conturile de Profit și

Pierdere pe total companie, pe Business Unit-uri și pe Business Line-uri, după care se efectuează

o verificare a corectitudinii alocării cheltuielilor (de către Senior Accountant și Junior

Accountant).

Informațiile obținute din P&L-uri sunt prelucrate de către Chief Accountant și trimise

spre aprobare către Business Unit Manageri, iar ulterior sunt trimise către grup (tot prin

intermediul Chief Accountant-ului).

Bibliografie:

Legea Contabilității 82/1991

Codul Fiscal

Legea societăților comerciale 31/1990

Legea 15/1994