Praktická ukázka elektronického úřadování na MV

Oskar Macek

Alena Uzlová

Vytvoření dokumentu

• 23. 7. 2010 vytvořil referent z generálního ředitelství hasičského záchranného sboru evidenční kartu dokumentu.

• Ke kartě byl přiložen elektronický soubor (vytvořený ve formátu aplikace MS Word).

Vytvoření dokumentu

• Všechny informace o tvorbě evidenční karty a přiložení elektronického souboru se zaznamenávají v historii změn.

• Historie obsahuje informace o veškerém nakládání se systémem a dokumenty - „kdo, co, kdy a jak“.

Posuzování dokumentu před schválením

• Dokument určený k podpisu ministra prošel nejprve posuzovacím procesem, který probíhal v několika úrovních v rámci GŘHZS.

• Každý z posuzovatelů osobně zapsal svoje rozhodnutí do uživatelské poznámky a tím umožnil další postup dokumentu.

Schválení a podepsání dokumentu

• Pokud byl dokument řádně posouzen a vybaven veškerými náležitostmi ke schválení, mohl postoupit do kanceláře ministra.

• V kanceláři ministra je dokument zkontrolován oprávněnou osobou.• V posledním kroku je předán ministrovi ke konverzi, podpisu a

opatření časovým razítkem.

Schválení a podepsání dokumentu

• Schvalovatel, v tomto případě ministr, po prostudování dokumentu provede jednoduchou konverzi, podepsání a schválení.

• Po schválení a provedení doprovodných akcí se opět informace zaznamenají v historii změn.

Schválení a podepsání dokumentu

• Informace o provedené konverzi, podpisu a schválení se následně projeví na různých místech, například:

– změnami v grafických prvcích evidenční karty (zjevné znaky);– v historii změn (podrobný přehled informací).

Podrobné informace

• Detailní informace o konečné verzi soboru el. dokumentu, včetně informace o zaručeném elektronickém podpisu a kvalifikovaném časovém razítku.

Vrácení dokumentu zpracovateli• Dokument připravený k odeslání se vrátil zpět ke zpracovateli.

• Zpracovatel vybavil dokument náležitostmi potřebnými k odeslání: – ověřil podepsání dokumentu,– zkonvertoval všechny soubory k odeslání,– vytvořil zásilku,– vypravil zásilku na elektronickou podatelnu.

• Dále na zpracovateli také závisí všechny zbylé činnosti:– odeslání,– vyřízení,– uložení do spisovny.

Výsledek podpisu dokumentu

Vizualizace „neviditelného“

el. podpisu

Ověření podpisu dokumentu

• Ověřením v systému se zpracovatel utvrdil, že dokument byl vyhotoven a hlavně podepsán a označen časovým razítkem validně.

Odeslání

• Toho samého dne byl také doručen na požadovanou adresu.

• Po kontrole provedení všech požadovaných činností byl dokument zpracovatelem vypraven a odeslán systémem datových schránek.

Vyřízení a uzavření spisu

• Zpracovatel již na počátku vložil dokument do spisu, který byl po odeslání uzavřen a vyřízen.

• V rámci vyřízení byl spisu i dokumentu přidělen zpracovatelem spisový znak.

Spisovna• Nakonec byl dokument zpracovatelem materiálu vložen do balíku a uložen ve spisovně.

Praktická ukázka elektronického úřadování na MV

Oskar Macek

Alena Uzlová

Děkujeme za pozornost