Prática e Gerenciamento de Projetosstoa.usp.br/mariojf/files/-1/11236/Seminário... · 2009-11-23 · Em geral, as estimativas de custos são expressas em unidades de moeda para

Prática e Gerenciamento de Projetos

Gerenciamento de Custos do Projeto

Equipe:Jhonas P. dos ReisMarcelo MarcianoMário Januário FilhoRodrigo Ferrassa

Universidade de São PauloEscola de Artes, Ciências e

Humanidades

ACH2027 - Prática e Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Custos do Projeto - Grupo 05

Introdução

O que é gerenciamento de custo?

É o conjunto de processos que irá garantir que o projeto seja executado dentro de um orçamento previsto

e pré-aprovado.


Introdução

Como fazer?

Estimando custos

Orçando

Controlando


Introdução

● Interação entre os processos de outras áreas

● Frequência

● Foco


Introdução

Plano de gerenciamento de custos

Um plano auxiliar do plano de gerenciamento do projeto que varia de acordo com as

necessidades do projeto


Introdução

Plano de gerenciamento de custos

Podem estabelecer:

●Nível de precisão●Unidade de medida●Ligações entre procedimentos organizacionais●Limites de controle●Regras do valor agregado ●Formato de relaórios●Descrição dos processos


Processos

Fonte: PMI(2004)


● Desenvolvimento de uma aproximação dos custos dos recursos necessários para terminar cada atividade do cronograma

● Na aproximação dos custos, considera-se as possíveis causas de variação das estimativas de custos, inclusive os riscos

● Em geral, as estimativas de custos são expressas em unidades de moeda para facilitar as comparações dentro de projetos e entre eles

Estimativa de Custos Introdução


● Exatidão de uma estimativa de projeto aumenta conforme o projeto se desenvolve

● Fontes de informação de entrada aparecem na forma de saídas dos processos do projeto de diversas outras áreas do conhecimento

Estimativa de Custos Introdução

Estimativa de Custos Entradas, ferramentas e técnicas, e saídas


Fonte: PMI(2004)

Estimativa de Custos Entradas


1. Fatores ambientais da empresa● Condições de mercado● Bancos de dados comerciais

2. Ativos de processos organizacionais● Políticas de estimativas de custos● Modelos de estimativas de custos● Informações históricas● Arquivos dos projetos● Conhecimento da equipe do projeto● Lições aprendidas

Estimativa de Custos Entradas


3. Declaração do escopo do projeto

4. Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

5. Dicionário da EAP

6. Plano de gerenciamento do projeto● Plano de gerenciamento do cronograma● Plano de gerenciamento de pessoal● Registro de riscos


1. Estimativa análoga● Usa o custo real dos projetos anteriores como base● Opinião especializada● Custa menos que outras técnicas, mas é menos precisa● Projetos verdadeiramente semelhantes

2. Determinar os valores de custo de recursos ● Conhecer valores de custo unitário, afim de estimar os

custos das atividades do cronograma● Coleta de cotações, bancos de dados comerciais● Se não for conhecidos, estimar próprios valores

Estimativa de Custos Ferramentas e Técnicas



3. Estimativa “bottom-up”● Estimativa dos custos de pacotes de trabalho

individuais ou de atividades do cronograma individuais● Nível mais baixo de detalhes● Custos detalhados são sumarizados para um nível mais

alto para fins de distribuição e acompanhamento● Motivados pelo tamanho e pela complexidade da

atividade do cronograma● As atividades com menor esforço associado aumentam

a exatidão das estimativas de custos


4. Estimativa paramétrica● Utiliza uma relação estatística entre dados históricos e

outras variáveis● Níveis mais altos de exatidão: dependendo da

sofisticação e da quantidade de recursos e dos dados de custos subjacentes incorporados ao modelo

● Exemplo: Multiplicar a quantidade planejada de trabalho a ser realizado pelo custo histórico por unidade para obter o custo estimado




5. Software de gerenciamento de projetos● Podem simplificar o uso de algumas técnicas de

estimativa de custo → Facilitar uma análise rápida de diversas alternativas de estimativa de custos

6. Análise de proposta de fornecedor● Casos em que os projetos foram obtidos através de

processos competitivos: Trabalho adicional de estimativa de custos para examinar o preço de entregas individuais → obter um custo que dê suporte ao custo final total do projeto.


7. Análise das reservas● Provisões para contingências● Problema: Exagerar potencialmente a estimativa de

custos da atividade do cronograma● Critério do gerente de projetos: lidar com eventos

antecipados mas não garantidos → “desconhecidos conhecidos”

● Opção I: Agregar a reserva de cada atividade de um grupo de atividades relacionadas, em uma única reserva para contingências que é atribuída a uma atividade do cronograma com duração não nula. Conforme as atividades do cronograma se desenvolvem, é possível ajustar a reserva para contingências → as variações de custos são mais exatas: estimativas não pessimistas




7. Análise das reservas (continuação)● Opção II: A atividade do cronograma pode ser uma

atividade buffer no método da cadeia crítica e é intencionalmente colocada diretamente no final do caminho de rede desse grupo de atividades do cronograma. Conforme as atividades do cronograma se desenvolvem, é possível ajustar a reserva para contingências → As variações de custos do grupo de atividades relacionadas são mais exatas → Estimativas de custos não pessimistas

8. Custo da qualidade

Estimativa de Custos: Saídas


1. Estimativas de custos da atividade● Avaliação quantitativa dos custos prováveis para

terminar o projeto● Não se limita a mão de obra, materiais, equipamentos,

serviços, provisão de inflação e reserva de contingência.

2. Detalhes que dão suporte à estimativa de custos da atividade

● Um documento que fornece de forma clara , profissional e completa do que originou a estimativa de custo.

Estimativa de Custos: Saídas


3. Mudanças solicitadas● Mudanças que podem afetar o plano de gerenciamento

de custos, recursos e qualquer outra informação descrita no plano.

● Serão processadas pelo processo de Controle integrado de mudanças

4. Plano de gerenciamento de custos (atualizações)● Atualização das mudanças aprovadas


● Agregação dos custos estimados de atividades do cronograma individuais ou pacotes de trabalho

● Fornecer uma linha de base dos custos totais para a medição do desempenho do projeto

● Declaração do escopo do projeto fornece o orçamentosumarizado, porém, as estimativas de custos são preparadas antes das solicitações de orçamento detalhado e da autorização do trabalho.

OrçamentaçãoIntrodução

OrçamentaçãoEntradas, ferramentas e técnicas, e saídas


Fonte: PMI(2004)


1. Declaração do escopo do projeto

2. Estrutura Analítica do Projeto

3. Dicionário da EAP

4. Estimativas de custos das atividades

5. Detalhes que dão suporte à estimativa de custos da atividade

OrçamentaçãoEntradas


6. Cronograma do projeto

7. Calendário de recursos

8. Contratos

9. Plano de gerenciamento de custos

OrçamentaçãoEntradas


1. Agregação de custos● As estimativas de custos da atividade do cronograma

são agregadas por pacotes de trabalho de acordo com a EAP. Pacote de trabalho são então agregadas para os níveis mais altos de componentes da EAP, e finalmente para todo o projeto

OrçamentaçãoFerramentas e Técnicas


2. Análise das reservas● Estabelece as reservas para contingências, como a

reserva para contingências de gerenciamento, que são provisões para mudanças não planejadas mas potencialmente necessárias (escopo e custos). Reservas para contingências não fazem parte da base dos custos, mas estão incluídas no orçamento do projeto. Elas não são distribuídas como um orçamento e, portanto, não fazem parte dos cálculos do valor agregado



3. Estimativa paramétrica● Utiliza características do projeto como parâmetros

em modelos matemáticos para prever os custos totais do projeto

● Podem ser simples:Exemplo, a construção de uma residência custará uma determinada quantia por metro quadrado construído

● Ou complexas:Exemplo, um modelo de custos de desenvolvimento de software usa treze fatores de ajuste separados, sendo que cada um deles possui de cinco a sete pontos



3. Estimativa paramétrica (continuação)● Tanto os custos quanto a exatidão dos modelos

paramétricos variam amplamente● Existe maior probabilidade de que eles sejam

confiáveis quando:

➢ As informações históricas usadas para desenvolver o modelo são precisas;

➢ Os parâmetros usados no modelo são prontamente quantificáveis;

➢ O modelo é escalável, no sentido de que funciona tanto para um projeto grande quanto para um pequeno.



4. Reconciliação dos limites de financiamento● Envolve ajustes nos cronogramas do trabalho para

nivelar ou regular variações indesejáveis nos gastos

● Realizado colocando restrições de data imposta para alguns pacotes de trabalho, marcos do cronograma ou componentes da EAP no cronograma do projeto



1. Linha de base dos custos● Orçamento dividido em fases● Soma os custos estimados por período● Desempenho de custos geral● Pode haver mais de uma linha de base:● Custos, recursos e produção de consumíveis● Representada graficamente por uma curva em S

OrçamentaçãoSaídas


1. Linha de base dos custos (continuação)


Exibição de fluxo de caixa, linha de base dos custos e financiamentoFonte: PMI(2004)


2. Necessidade de financiamento do projeto● Derivada da linha de base dos custos● Pode possuir uma “margem”● Quantias incrementais e contínuas (Função degrau)● Total = LinhaDeBase + Contingências● Reserva não utilizada => Defasagem no final do

projeto, entre recursos financeiros alocados e linha de base dos custos e os valores do fluxo de caixa



3. Plano de gerenciamento de custos (atualizações)● Orçamentação => Solicitação de Mudanças

aprovadas => Efeitos sobre gerenciamento dos custos => Atualização do Plano de gerenciamento de custos (componente do plano de gerenciamento do projeto

4. Mudanças solicitadas● Orçamentação => Mudanças solicitadas => Afetam

componentes do Plano de gerenciamento do projeto => Revisão pelo Controle integrado de mudanças



● Procura causas das variações positivas e negativas e faz parte do Controle integrado de mudanças

●Registrar exatamente as mudanças● Controlar fatores● Monitorar● Garantir acordo● Limites

Controle de Custos Introdução


Estouro nos custos x Financiamento● Limites

● Variações positivas e negativas x risco● Monitorar o desempenho

● Informar partes interessadas

Controle de Custos Introdução

Controle de Custos Entradas, ferramentas e técnicas, e saídas


Fonte: PMI(2004)


1. Linha de base dos custos● Descrita na Orçamentação: Saídas

2. Necessidade de financiamento do projeto● Descrita na Orçamentação: Saídas

3. Relatórios de desempenho● Os relatórios de desempenho fornecem informações

sobre desempenho de custos e de recursos como resultado do progresso do trabalho real

Controle de Custos Entradas


4. Informações sobre o desempenho do trabalho● São coletadas as informações sobre o desempenho do

trabalho relativas ao andamento e aos custos das atividades do projeto que estão sendo realizadas, como:

➢ Entregas terminadas e ainda não terminadas➢ Custos autorizados e incorridos➢ Estimativas para terminar as atividades do cronograma➢ Percentual fisicamente terminado das atividades do

cronograma



5. Solicitações de mudança aprovadas● Solicitações de mudança aprovadas do processo

Controle integrado de mudanças podem incluir modificações nas cláusulas relativas a custos do contrato, no escopo do projeto, na linha de base dos custos ou no plano de gerenciamento de custos

6. Plano de gerenciamento do projeto● O plano de gerenciamento do projeto e seu

componente plano de gerenciamento de custos, além de outros planos auxiliares, são considerados durante a execução do processo Controle de custos



Controle de Custos Ferramentas e Técnicas

1. Sistema de controle de mudanças nos custos● Procedimentos que autorizam as alterações na linha

de base dos custos● Formulários e documentações.

2. Análise de medição de desempenho● Técnicas para avaliar e determinar a extensão das

variações que podem ocorrer.● Técnica do Valor agregado● Variação de custo = VA-CR● Variação de prazos = VA - VP



Fonte: PMI(2004)



3. Previsão● Com ajuda de informações sobre o desempenho do

trabalho, ajuda a estimar ou prognosticar condições futuras do projeto com base nas informações do momento.

4. Análise de desempenho do projeto● Marcos esperados e marcos atingidos● Avaliam as atividades do cronograma, pacote de

trabalho ou situação e progresso da cota de custo.● Analise de variação, analise de tendências e técnica

do valor agregado.

6. Gerenciamento das variações



5. Software de gerenciamento de projetos● Planilhas computadorizadas para monitorar o VP e

CR e prever efeito de mudanças ou variações

6. Gerenciamento das variações● Como a variação dos custos serão gerenciadas de

acordo com o plano de gerenciamento de custos.● As maiores variações permitidas no inicio do projeto

podem diminuir conforme o projeto se aproxima do término.


1. Estimativas de custos (atualizações)● Modificações nas informações de custos das atividades● Partes interessadas notificadas conforme necessário● Estimativas de custos revisadas podem exigir ajustes

2. Linha de base dos custos (atualizações)● Mudanças da linha de base dos custos aprovada● Valores são revisados somente em resposta a mudanças

aprovadas no escopo do projeto● Variações de custos drásticas: Necessária uma linha de

base dos custos revisada → base realista para a medição de desempenho

Controle de Custos Saídas


3. Medições de desempenho● Documentação e comunicação às partes interessadas do

VC, VP, IDC e IDP de componentes da EAP

4. Previsão de término● Um valor de ENT e EPT é documentado e o valor é

comunicado às partes interessadas.

5. Mudanças solicitadas● A análise do desempenho do projeto pode gerar uma

solicitação de mudança: Aumento ou uma diminuição do orçamento

● São processadas para revisão e destinação pelo processo Controle integrado de mudanças



6. Ações corretivas recomendadas● Desempenho futuro esperado do projeto fique de acordo

com o plano de gerenciamento do projeto● Envolvem o ajuste dos orçamentos das atividades do

cronograma, como ações especiais tomadas para equilibrar as variações de custos

7. Ativos de processos organizacionais (atualizações)● Documentação das lições aprendidas: Causas-raiz das

variações, motivos pelos quais as ações corretivas foram escolhidas, outros tipos de lições aprendidas de controle de produção de recursos, custos ou recursos → Banco de dados históricos



8. Plano de gerenciamento do projeto (atualizações)● Componentes: Estimativas de custos das atividade do

cronograma, linha de base dos custos, plano de gerenciamento de custos e do orçamento do projeto

● Todas as solicitações de mudança aprovadas que afetam esses documentos são incorporadas como atualizações desses documentos.



Exemplo: Relatório de Custo de Linha de Base

Relatório de Custo de Linha Base

020000400006000080000

100000120000140000160000180000200000

Custo daLinha de Base

Custo Custo Real

Custo da Linha de BaseCustoCusto Real

Bibliografia


● PMI. Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. Pennsylvania, 2004.

ATIVIDADE


● Tarefa em grupo:

Aponte uma possível consequência de não se adotar corretamente(a) Uma boa estimativa de custos;(b) Boas técnicas de orçamentação e(c) Um bom controle de custos.

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